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05-Junio /13
Proceso
Compras y
Almacenes

PROCEDIMIENTO
MANEJO DE BODEGAS
(CA-PR-02)


1. PROPSITO:

Definir y mantener el procedimiento general para realizar las labores de manejo,
control, almacenamiento, recepcin y envo de materiales herramientas y equipos,
para garantizar el correcto funcionamiento de las bodegas de REDES &
EDIFICACIONES S.A
2. ALCANCE:

El procedimiento aplica para todas las actividades relacionadas con el manejo,
control, almacenamiento, manipulacin, recepcin y entrega de materiales
herramientas y equipos de propiedad de la empresa como los de propiedad del
cliente.

Elaboro: Reviso: Aprob:

Auxiliar de CA

Director CA

Codirector Ejecucin


Procedimiento Manejo de Bodegas
Cdigo: CA-PR-02
Versin: 01
CA Vigente:05 /06/2013


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3. DEFINICIONES

Inventario: existencias de bienes y servicios que se encuentran almacenados
y disponibles para su consumo o utilizacin inmediata.
Requisicin: documento por medio del cual un usuario solicita a Compras y
suministros los productos que se requieren.
Traslado entre bodegas: documento en el cual se registran y se envan
productos o servicios entre las bodegas.
Stock inventario: Cantidades mximas y mnimas que se establecen de
acuerdo a la rotacin de inventario.
Embalaje: Mtodo que se utiliza para el empaque y rotulado para proporcionar
una proteccin adecuada contra daos.
Entrada a almacn: Formato fsico en el cual se registran las entregas de
material por parte de proveedores o de otras localizaciones.
Salidas de almacn: documento en el que se registran los materiales que salen
del almacn con destino a un proyecto o para cumplir con una requisicin
especfica.
Reintegro a almacn: Formato en el cual se registran las devoluciones de
materiales que no se utilizaron en el terreno.
Trazabilidad: Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos
procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el
histrico, la ubicacin y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo
largo de la cadena de suministros en un momento dado, a travs de unas
herramientas determinadas
Seguimiento: Observacin minuciosa de la evolucin y el desarrollo de un
proceso
Bienes y Servicios: Son todas las cosas aptas para la satisfaccin de
necesidades humanas y son producidas por el trabajo.
Son actividades que si bien van dirigidas a satisfacer necesidades humanas,
son trabajo improductivo porque no generan valor, no producen valor y, por
tanto, son servicios inmateriales, tales como el servicio de transporte, servicio
domstico, servicios financieros, servicios del gobierno, etc.

4. CONDICIONES GENERALES

Para el manejo y control de inventarios de la bodega general, la empresa
cuenta con un software para la administracin de inventario, el cual permite
un manejo eficiente de los recursos. Para el manejo de inventarios se utilizara
el sistema PEPS (primeros en entrar, primeros en salir).



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Se cuenta con una bodega principal y bodegas ubicadas en cada proyecto
donde se reciben, almacenan, verifican, inspeccionan, embalan y distribuyen,
los materiales, herramientas y equipos de propiedad de la empresa o del
cliente.
El almacenista o persona autorizada deber contar con el perfil definido para
este cargo para el correcto desempeo de sus funciones. PERFIL DE
CARGO ALMACENISTA GH-FO-01

4.1 Fuentes de Requerimientos

El almacenista o persona autorizada con base en los inventarios o stocks
mnimos exigidos por cada proyecto, con la programacin de obra, y o
requerimientos del Director del Proyecto identifica el momento de solicitar
materiales al Director de Compras, en el formato CA-FO-05 Requisicin de
Materiales, Herramientas y Equipos V. El almacenista o persona responsable debe
identificar claramente en el requerimiento, los cdigos, referencias,
descripciones de cada tem y todas aquellas caractersticas fsicas y tcnicas
que exija el proyecto o cliente final o que se encuentren estipulados en los
pliegos.

4.2 Seguimiento y Control

Se har un seguimiento a cada requerimiento con el fin de identificar en qu
estado se encuentra y para saber con exactitud cundo sern entregados los
materiales en bodega. Para esto se establece un control con la trazabilidad,
donde el almacenista o la persona encargada debern estar alimentando las
requisiciones, entradas, y comparando esta informacin con el departamento de
compras. CA-FO-11 Trazabilidad de Materiales
4.3 Recepcin de los Requerimientos
Los equipos, materiales y suministros en el momento de la recepcin se
verifican, se inspeccionan comprobando que corresponda a las cantidades y
especificaciones establecidas en la orden de compra, factura, remisin o gua
de despacho del proveedor y se rechazaran los productos que no cumplen por
deterioro o por que no estn acorde a lo solicitado.


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Al recibir la mercanca y verificarla con la remisin o traslado formato CA-FO-10
se debe proceder con la elaboracin de la entrada y el respectivo ingreso al
programa por parte del responsable o el almacenista, Esta entrada debe quedar
elaborada en original y dos copias y una de esas debe ser entregada al
proveedor quien la adjuntara a la factura de compra para su respectiva
radicacin. Cada una de estas entradas debe estar relacionado, PROVEEDOR,
REMISION o FACTURA, NUMERO DE GUIA, PERSONAL QUE LA
TRANSPORTA, ITEM O MATERIALES. En caso en que los materiales sean
recibidos mediante encomienda, se elabora la entrada y se enva copia va
correo electrnico a la direccin de compras. En el caso de recibir los materiales,
herramientas o equipos en guacales, bultos, cajas, por docenas o millares o que
sea difcil de inspeccionar todo el lote, se toma una muestra significativa para
hacer la revisin.

4.4 Verificacin cantidades y especificaciones
Solo se recibirn los materiales, herramientas y equipos acordados con el
Director de Compras o con el almacn general, siempre que cumplan con los
criterios de aceptacin (normas de seguridad, permisos ambientales y
calidad). De presentarse alguna inconsistencia se tratara con el Director de
Obra con el Director de Compras para tomar las acciones correctivas del
caso. El almacenista tendr bajo su responsabilidad el mantenimiento,
ubicacin y ordenamiento de los materiales y equipos recibidos en la bodega.
Debe tener en cuenta los siguientes criterios de almacenamiento:
Si los productos son demasiado pesados el apilamiento de cajas no debe
exceder de 4, o lo indicado por el fabricante en el empaque del producto.
Los materiales se deben ubicar de manera que genere el menor esfuerzo fsico
para los empleados (es decir los pesados en la parte inferior y los livianos en
la parte superior)
La altura mxima permisible para la estantera no debe sobrepasar los 2 m del
piso, si es mayor se debe utilizar entrepaos como corredores, o el uso de
montacargas o estibadoras.
La estantera debe estar fijada al piso y/o a la pared y no debe representar
riesgo al personal que trabaja en estas reas
Identificar y sealizar las diferentes reas de la bodega; al igual establecer las
zonas de almacenamiento de productos qumicos e inflamables, en esta rea
deben estar publicadas hojas de seguridad.
Identificar y rotular elementos qumicos especialmente los inflamables y
txicos, y se deben almacenar en los envases originales.


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Cuando el contrato especifique que el cliente suministra los materiales para
la su ejecucin, estos sern almacenados en la bodega en un lugar aparte
y plenamente identificado como MATERIALES PROPIEDAD DEL CLIENTE.
Deben ser inspeccionados de acuerdo al procedimiento manejo de bodegas,
dejando soporte e informando sobre el estado en que se reciben.
En el caso en el cual se acuerde con el proveedor que los materiales, equipos
o herramientas se enven directamente a la obra, el Director de Compras
enva al almacenista copia de la orden de compra para que tenga contra que
comparar lo que le entregue el proveedor (cantidad y especificaciones). El
almacenista debe hacer las mismas pruebas e inspecciones y dejar registro
en la remisin con la que se recibe el material. Si no cumplen con las
especificaciones requeridas, se devuelven al proveedor, informando al
Director de Compras para que tome las acciones correctivas del caso.
5. SALIDA DE ALMACN

Para retirar un material, herramienta o equipo del almacn se debe diligenciar
el formato SALIDA DE ALMACEN CA-FO-07. Este documento debe ser
diligenciado con el nombre, identificacin y numero de cedula de la persona
que est reclamando el material. Este registro debe ingresar a la base o
sistema para control de inventarios y control de trazabilidad.
6. AUTORIZACIN DE LA SALIDA DE ALMACN

Todas las salidas de materiales, herramientas o equipos deben ser
autorizadas por el Director de Obra, o la persona que este autorice y se
deben establecer en el formato SALIDA DE ALMACEN CA-FO-07, los
cuales deben llevar un control de su utilizacin y registrarlos en los formatos
requeridos para cada caso.
6.1 Traslado entre Bodegas
Este se debe realizar en el formato CA-FO-10 Traslado a Bodegas, es
utilizado para el movimiento de materiales entre bodegas de la organizacin.
En cada uno de estos documentos debe estar correctamente relacionado el
nmero de gua, empresa o persona que realizo el transporte de la mercanca



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7. CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS

Se debe realizar mnimo un inventario mensual el cual se hace fsico y se
corrobora con la base de datos que se lleve en cada obra, hacer los ajustes
necesarios y enviar copia del reporte de inventario al Director de Compras o
Director de Almacenes los primeros 5 das de cada mes.

7.1 Entrega de Materiales
El almacenista hace entrega de los materiales nicamente a quien est
autorizado en el formato SALIDA DE ALMACEN CA-FO-07.Esta salida
debe llevar todos los requisitos establecidos y la persona quien recibe la
mercanca debe firmar y colocar su nmero de cedula.
7.1.1 Reintegro de materiales
Todo material sobrante o que sea retirado en terreno, servible o inservible
debe ser reintegrado diligenciando el formato REINTEGRO DE
MATERIALES CA-FO-08 y para el reintegro de los materiales del cliente se
debe utilizar el formato que ellos establezcan.
7.1.2 Verificacin reintegro
El almacenista verificar que el material relacionado en el formato reintegro
de materiales CA-FO-08 corresponda al ingresado a bodega, y el Director de
Obra verificara que quede relacionado en los formatos establecidos para
control de materiales.
7.2 Reintegro de Materiales, Herramientas y Equipo a Bodega General

Una vez terminado el contrato, el Director de Obra junto con el almacenista,
coordinarn el reintegro de los materiales, herramientas y equipos al almacn
general, dejando registro de la entrega mediante acta firmada por las
personas involucradas. Antes de la entrega de los equipos y herramientas se
les debe hacer mantenimiento preventivo y correctivo y entregarlas limpias y
en buen estado tal como lo describe el procedimiento de mantenimiento. Para
hacer reintegros a los Clientes se realizara en los formatos establecidos por
cada uno y bajo las condiciones exigidas, y solicitando documento que lo
certifique.




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8. TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
Si se detectan inconsistencias en las cantidades de materiales recibidos, el
Director de Obra tomara las acciones correctivas del caso implementando el
formato HSEQ-FO-08 Tratamiento de AC, AP y AM.
Se debe informa al Director de Proyecto o al Director de Compras cualquier
irregularidad en la recepcin de los materiales.

Si se presentan situaciones anormales tales como problemas de
seguridad como por ejemplo: cerraduras en mal estado, puertas o
ventanas que puedan ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas
en mal estado, techos o cielo rasos que permitan el ingreso de aguas
lluvias que puedan deteriorar los materiales almacenados,
instalaciones elctricas defectuosas, peligros de contaminacin o
incendio, el almacenista deber reportarlo al Director de obra quien
a su vez determinara las acciones que se deban tener en cuenta
dependiendo el caso.

9. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

Documentos que se maneja por el sistema de calidad de REDES Y
EDIFICACIONES SA
CA-FO-05 Requisicin, materiales, herramientas y equipos
CA-FO-06 Entrada a Almacn
CA-FO-07 Salida de Almacn
CA-FO-08 Reintegro a Almacn
CA-FO-09 Control de Devoluciones
CA-FO-10 Traslado a Bodegas
CA-FO-11 Trazabilidad de Materiales

Se deben tener en cuenta los formatos establecidos por cada uno de los
clientes y los que arroje cada uno de los sistemas que se estn utilizando en
los proyectos.
SISTEMA UNO
SISTEMA DE INFORMACION GESTION CONTRATO SIGC
CONSTRUCONTROL