Table de matires

1re PAR TIE : GESTION DE L 'INFORMATION

I- DEFINITION DE L'INFORMATION
I-1- INFORMATION ET DONNEE
I-2- INFORMATION ET COMMUNICATION I-3-INFORMATION ET
CONNAISSANCE
II- ESSAI DE DEFINITION
III- UN CONCEPT, DES DOMAINES
III-1- DROIT :
III-2- LA PRESSE :
III-3- PHYSIQUE :
III-4- INFORMATIQUE :
_ L 'INFORMATION FORMALISEE
_ L 'INFORMATION INFORMELLE
IV- L'EVALUATION DE L'INFORMATION
IV-1-LES NOUVEAUX CRITERES D 'E VALUATION D 'UNE
INFORMATION
IV-2-LA GRILLE D 'ANALYSE DE LA VALEUR DE L 'INFORMATION
IV -3-LE SPECTRE DE L 'INFORMATION
IV -4-CRITERES D 'E VALUATION DE L 'INFORMATION SUR INTERNET
IV -4-1- LE CREATEUR
IV -4-2- LA DATE DE PUBLICATION IV -4-3- L 'OBJ ECTIF DU SITE
IV -4-4- L 'ANALYSE DU DISCOURS
IV -4-5- LA VALIDATION DE L 'INFORMATION IV -4-6- L 'A UDITOIRE VIS
IV -4-7- L 'ORGANISATION DU SITE
IV -4-8- LA QUALITE DU TEXTE
V- LES COUTS DE L'INFORMATION
V-1-DEFINITION DES `'COUTS DE L 'INFORAMTION''
V-2-LES COUTS FIXES LIEES A LA GESTION E L 'INFORMATION
V-3-LES COUTS VARIABLES DE L 'INFORMATION
V.4.LA STRUCTURE DES COUTS DE L 'INFOMATION
V-4-1- LES COUTS D 'ACQUISITION V-4-2- LES COUTS DE VALORISATION V-4-
3- LES COUTS DE GESTION V-4-4- LES COUTS DE STOCKAGE V-4-5- LES
COUTS DE SYNTHESE V-4-6- LES COUTS D 'EXPLOITATION
V-5- POURQUOI CONTROLER LES COUTS DE L 'INFORMATION ?
V-5-1- LE COUTS DE LA NON-INFORMATION EST SUPERIEUR AU COUTS DE L
'INFORMATION.
V.5.2. LE CO UT DE LA NON-UTILISATION D 'UNE INFORMATION EST
SUPERIEUR A SON COUTS D 'ACQUISITION
V-5-3- UNE TRIPLE APPROCHE
V-5-4- LES BUTS DU CONTROLE DES COUTS DE
L 'INFORMATION
2me Partie : SYSTEMES D 'INFORMATION DE L 'ENTREPRISE
I- Les systmes d'information (SI)
I-1- DEFINITION DU SYSTEME D 'INFORMATION
I-2- LES SYSTEMES MANUELS
II- INFORMATISATION DE LA VIE DE L 'ENTREPRISE
II-1- QUOI INFORMATISER ? LE SI ET LES FONCTIONS DE L 'ENTREPRISE
II-1-1- COMPTABILITE ET GESTION DES DTOCKS II-1-2- L 'INFORMATIQUE
BUREAUTIQUE
II-1-3- VENTES ET MARKETING
II-1-4- PRODUCTION ET BRICATION
II-1-5- LOGISTIQUE ET RELATION CLIENT-FOURNISSEUR II-1-6- MANA
CIEMENT ET DIRECTION
II-1-7- GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
II-2- LE `COMMENT' DE LA GESTION DE L 'INFORMATION
II-2-1- LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) II-2-1-1-
DOCUMENTS PAPIER, DOCUMENTS
LECTRONIQUES
II-2-1-2- NUMRISA TION DES DOCUMENTS PAPIER II-2-1-3- CLASSEMENT ET
RECHERCHE
II-2-1-4- GESTION DES VERSIONS
II-2-1-5- LES BENEFICES DE LA GED
II-2-1-5-1- RD UCTION DES COTS DE L 'ESPACE DE STOCKAGE
II-2-1-5-2- RD UCTION DES COTS ET DES TEMPS DE RECHERCHE
II-2-1-5-3- RD UCTION DES COTS ET DES TEMPES DE DIFFUSION
II-2-1-5-4- ACCS SIMULTAN
II-2-1-5-5- AMLIORATIONS DE LA SRET ET DE LA SCURIT
II-2-1-6- LA GED, FONDEMENT DES TECHNIQUES DE GROUPE
II-2-1-7- EXEMPLE DE GED : BPS GED
II-3- Les Progiciels de Gestion Intgrs (PGI)
II-3-1- HISTORIQUE ET DEFINITION DES PROGICIELS DE GESTION INTEGRES
II-3-2- FONCTIONNALITES ET MODULARITE
II-3-3- NATURE DE L 'INTEGRATION
II-3-4- MISE EN PLACE ET MARCHE DES ERP
II-4 Les MES (Manufacturing Execution System)
II-4-1- DEFINITION
II-4-2 FONCTIONNALITES II-4-3 L 'OFFRE DU MARCHE
II-5- Les SGDT (Systmes de gestion des donnes techniques)
II-5-1- DEFINITION
II-5-2- FONCTIONNALITES D'UN SGDT
3me Partie : G-Perso -SYSTEME D 'INFORMATION POUR GRH
I- INTRODUCTION
II- PRESENTATION DU SERVICE DU PERSONNEL ET DE AFFAIRES SOCIALES
III- LA PROBLEMATIQUE
IV- OBJ ET DU PROJ ET
Section 1 : PHASE D 'ANALYSE ET DE CONCEPTION
I- ANALYSE DES DONNEES
II- MODELISA TION
Section 2 : DVELOPPEMENT
I- ENVIRONNEMENT DU TRAVAIL
II- PROGRAMMATION
III- LES INTERFACES IV- MODELISATION
Section 3- PROGRAMMATION CONCLUSION
Une socitpeut tre dite nouvelle quand il y a transformation
structurelle dans les relations de production, dans les relations de
pouvoir, dans les relations entre les personnes.
Comme l'humanit en a connu bien peu dans son histoire, nous vivons une
rvolution, un vritable changement d're et de socit, qui se traduit une
rapidit surprenante et dont nous arrivons difficilement prendre toute la
mesure.
L'apparition des technologies numriques et informatiques, et leur utilisation
- de plus en plus en augmentation - ont boulevers nos modes de vie et de
production, au point qu'on a peine imaginer que l'utilisation d'Internet
remonte moins de dix ans. C'est donc depuis relativement peu de temps
que nous sommes entrs vraiment dans l're de l'information, de la
communication et du spectacle. Il s'agit d'une nouvelle socit, avec de
nouvelles structures et de nouvelles relations, on parle d'un passage d'une
socit d'nergie une socit appele d'information. Il faut se rendre
l'vidence, la socit, les conditions de travail et les protections sociales en
sont durablement affectes mais c'est l'ensemble de notre monde qui en
fondement transform, un changement vital mais mfiant.
Le secret de ce nouveau monde, est l'information en tant qu'elle s'oppose
l'nergie et la matire. Cela ne veut pas dire que l'information explique
tous les bouleversements actuels, mais qu'il faut prendre la mesure de tout
ce qu'elle permet d'expliquer. En effet, sur de nombreux plans nous
quittons le monde matriel, de l'nergie et de la lutte, pour intgrer l'univers
de l'immatriel, le monde de l'information et de la coopration. Pour
caractriser cette opposition entre l'ancien et le nouveau monde, deux
termes sont utiliss, on parle de "socit thermodynamique" et de "socit
de l'information" (ou bien l're de l'nergie et l're de l'information), deux
socits dfinies comme suit :
La socit de l'nergie : C'est ce que nous connaissons depuis le
nolithique sans doute, mais surtout depuis la rvolution industrielle et
thermodynamique. Les guerres du ptrole se situent encore entirement
dans ce contexte, retour de la vieille Amrique domine par le ptrole, bien
loin de la nouvelle conomie. C'est le domaine matriel de la force, de la
contrainte, de la lutte, de la
comptition, de l'appropriation, du nombre, de la quantit, du travail et de la
peine. C'est le monde industriel de la mcanique et des machines, d'une
productivit immdiate mesure par le temps salari.
La socit de l'information : C'est l'univers immatriel du savoir, de la
direction par objectif, du contrle, de la persuasion, de la coopration, de la
qualit, de la rsolution de problme et donc des pannes... C'est, au niveau
du software, aussi bien la programmation et les communications que
l'ducation ou le spectacle, et, pour le hardware, les automatismes aussi
bien que les mdias ou les appareils numriques. On n'y a plus tant besoin
de force de travail contrainte et subordonne mais de formation,
d'innovation, d'autonomie, d'un travail virtuose qui ne se mesure pas son
temps d'excution, pas plus qu'un travail de recherche ou un travail cratif
dont les rsultats restent compltement alatoires par dfinition.
Dans ce mme cadre Norbert Wiener (1894-1964) dit :
``Prendre conscience de notre entre dans l're de l'information ne signifie
aucunement vouloir enrichir la situation et s'en faire le spectateur emport,
c'est bien plutt vouloir prendre en main notre destin, assumer notre
responsabilit collective, corriger le tir, surmonter nos checs''.
Et cela veut bien dire qu'il s'agit -seulement- de nouvelles possibilits que
nous pouvons transformer en opportunits mais qui peuvent aussi bien se
retourner contre nous, dtruire de fragiles quilibres. C'est nous de savoir
tirer profit des nouvelles potentialits de rgulation, de coopration et de
dveloppement humain ouvertes par les technologies informationnelles,
ainsi que de lutter contre leurs mauvais cts (flexibilit, temps rel,
dictature du court terme, fracture numrique, insignifiance). Seulement,
pour construire un monde plus humain et s'adapter ses transformations, il
faut d'abord l'interprter correctement, essayer d'en comprendre la nouvelle
logique.
La rcolte, le stockage et la diffusion de l'information est devenue une
industrie part entire. Et toute organisation quelle qu'elle soit, doit
consacrer une partie de son effort rcolter, traiter, stocker et diffuser
l'information issue de son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu'on
appelle systme d'information..
Comprendre cette nouvelle logique, impose donc de bien cerner un concept
primordial dans cette nouvelle re. Il s'agit de ``l'information'' qu'on va
essayer de traiter dans une 1
re
partie, avant de consacrer une 2
me
partie
aux systmes d'information.
1re PARTIE : GESTION DE
L'INFORMATION
I- DEFINITION DE L'INFORMATION
Avant d'essayer de donner une dfinition ce concept, il s'avre important
d'liminer certaines confusions entre l'information et d'autres notions tel que
:

Donne
Communication Connaissance
I-1- INFORMATION ET DONNEE
Les donnes sont des faits qui n'ont pas encore t traits et dont on ne
peut, ce stade, tirer aucun enseignement. Par exemple, une simple
opration de paiement ne nous dit pas si le paiement a t effectu en
temps voulu et ne nous claire pas sur la situation du prt.

Les informations sont des donnes traites ou transformes qui aident
quelqu'un prendre une dcision ou tirer des conclusions. La
comparaison entre les paiements effectus et le calendrier des versements
nous renseigne sur la situation du prt et sa chronologie - informations qui
peuvent tre utilises pour prendre une dcision concernant le suivi ou le
provisionnement du prt en question. Une institution peut tre noye sous
les donnes, sans pour autant avoir beaucoup d'informations.
Un information et quelque chose de beaucoup plus qu'un donne brute.
C'est une donne qui a un sens, et ce sens vient d'un certain modle
d'interprtation. Une mme donne peut avoir plusieurs sens selon le
modle d'interprtation qui lui est associ.
Ainsi, la donne `12101995' peut tre aussi interprt - par un anglo-saxon-
comme la date du 10 dcembre 1995 (et non pas 12 octobre 1995). On
peut tre qu'une information est une donne qui a besoin d'tre interprte.
Information = Donne + Modle d'interprtation
La notion de modle d'interprtation peut aller trs loin, et une information
n'est pas toujours facile apprhender si on ne connat pas le contexte
smantique auquel rfre le modle d'interprtation.
I-2- INFORMATION ET COMMUNICATION
Activits socio-conomiques, les sances, qu'elles soient de la matire, de
la vie, de l'homme ou de la socit (et de l'information), sont productrices et
utilisatrices de connaissance scientifique et technique. Le systme de la
recherche s'apparente fort un systme conomique. On peut ainsi le
construire partir du schma conomique classique :
Production 4 distribution 4 consommation.
Analogie des phnomnes mais non des concepts, aussi parlerons-nous
plutt de construction que de production de connaissance distingueront
ainsi bien culturel et biens matriels. Construction donc de connaissance
scientifique et techniques qui de viendront une fois enregistres sous forme
crites ou orales, imprims ou numrises des informations scientifiques et
techniques pour la mme raison, pour dcrire deux autres phrases de ce
qu'on appelle le cycle de l'information (fig. 1) nous utiliserons les mots
communication au lieu de distribution et usage au lieu de consommation.
Les trois processus, constructions et usage se succdent et s'alimentent
mutuellement.

Fig. 1 : Le cycle de l'information
Cette mondialisation permet de s'affranchir de celles habituelles mais
simplicits des masses mdias qui limitent la communication une relation
bilatral : informateur / inform
Ou de celle, pire, de la thorie de l'information qui linarit cette relation et
croit l'amliorer en y insrant les messages. On retrouve cette modlisation
dans la clbre chane documentaire. Canal, code, bruit, rtroaction sont
venus la raffiner mais non la transformer en un modle de communication
sociale.


La communication est donc le processus intermdiaire qui
permet l'change d'informations entre les individus.
I-3-INFORMATION ET CONNAISSANCE
Toujours en essayant de dfinir l'information, un autre groupe d'auteurs
introduit une nouvelle dimension, qui est celle de l'assimilation de
l'information la connaissance. Par rapport au monde de la connaissance
ou des ides, l'information serait pour Jacques Arsac "la forme qui porte la
connaissance"et donc le porteur de la pense. On aurait donc d'une part un
contenu, la connaissance, d'autre part une forme, qui serait charge
d'exprimer ce contenu, l'information. Ainsi, toute connaissance nous
arriverait sous forme d'information.
C'est dans une mme logique d'assimilation que l'UNESCO considre
l'information comme "un lment de connaissance, susceptible d'tre
reprsent afin d'tre conserv, trait, communiqu". On en trouve une
dfinition plus complte dans le dictionnaire des termes officiels : "Elment
de connaissance, susceptible d'tre reprsent, l'aide de conventions,
pour tre conserv, trait
ou communiqu. " .Enfin, l'universitaire Anne Mayre, spcialise dans
l'conomie de l'information, reprend la dfinition de Mc Kay : "l'information
est ce qui forme ou qui transforme une reprsentation", et elle y ajoute :
"dans la relation qui lie un systme son environnement".
Ds lors, on spare l'information de la connaissance qu'elle peut
ventuellement apporter, et on dduit que :

L'information est le support de la
connaissance
II- ESSAI DE DEFINITION
La notion d'information se dploie travers de nombreux champs
d'application : le droit, la presse, la physique, la biologie, l'informatique, la
communication.Mais paradoxalement peu d'crits (y compris ceux oprant
dans le champ mme des "Sciences de l'information") prennent la peine de
dfinir au pralable ce qu'est l'information. On parle alors de "traitement de
l'information", de "systmes d'information", etc. sans mme avoir dfinit
l'avance le coeur du sujet. Il y a donc pour le moins ambigut.
Lorsque l'on trouve des dfinitions explicites celles-ci sont rarement
concordantes. Elles largissent ou au contraire restreint considrablement
la sphre d'application du concept.
En cherchant une dfinition de l'information, on trouve que la majorit des
ouvrages traitant ce concept le font sans en donner une dfinition prcise,
au contraire ils l'utilise pour dfinir d'autres notions. Le document, par
exemple, est dfini comme un "objet informationnel visible et touchable et
dou d'une double indpendance par rapport au temps".
La communication est elle-mme dcrite comme "le transport d'une entit
mesurable appele arbitrairement information".Par consquent "il est
possible maintenant de dire que la communication est un acte et que
l'information est son produit".
Etymologiquement, le terme information driv du latin informare, signifie :
Renseigner

Donner une forme
Avertir
Instruire
Le dveloppement de ces notions nous donne :



Renseigner : apprendre, faits, donnes, matire, service de
renseignement, clairer, voir...
Donner une forme : synthtiser, laborer, traiter, dgrossir, rendre
accessible, comprhensible, intelligible, assimilable, utilisable, oprationnel,
valeur ajoute, mettre aux normes, modliser, forme vivante, en
mouvement, flux...
Avertir : contredire, infirmer des ides reues, prvoir, voir plus loin, parer
un danger, avenir, horizon, rflexe, logique du rflexe, grer, prparer,
catalyser et ragir...
Instruire : former, sensibiliser, armer, culture, connaissance,
ordonner, renforcer, affiner, entraner, rflchir...
Pour le sociologue et thoricien de la communication Daniel
Bougnoux "est information ce qui apporte une variation par rapport un
thme ( une forme), ou une rponse sur le fond d'une alternative". Edgar
Morin (sociologue et philosophe) la dfinit en disant :"L'information est ce
qui, pour un observateur ou rcepteur plac dans une situation o il y a au
moins deux occurrences possibles, dnoue une incertitude ou rsout une
alternative, c'est--dire substitue du connu l'inconnu, du certain de
l'incertain" .
Une autre raison de la difficult de dfinir ce concept rside dans son
utilisation par plusieurs domaines qui essayent de la dfinir.
III- UN CONCEPT, DES DOMAINES
III-1- Droit :
Dans la sphre juridique, "l'information" est une construction. "Ouvrir une
information", c'est prparer la constitution d'un dossier, entamer un long
travail de qute de renseignements, de tmoignages, c'est extraire un fait
de la masse des vnements. D'aprs une tude mene par Gilbert
Varet dans des listes bibliographiques parfois trs anciennes, ce sens est
encore "trs vivant, voire touj ours prpondrant" dans la langue
espagnole, o il dsigne un type de publication particulier, "dossiers
reproduisant in extenso des pices ou documents classs dans un ordre
raisonn, et qui viennent l'appui d'une argumentation auprs d'un
tribunal."
On notera que le terme "document" possde lui aussi une origine juridique
puisqu'il signifie au dpart "crit qui sert de preuve".
Dans le langage de tous les jours, le concept "d'information" est
naturellement assimil l'information de presse. Pourtant les
professionnels de l'information cherchent se distinguer de cette
comprhension trop courante. L'analogie entre l"information" en milieu
professionnel et l'information au sens journalistique du terme mrite
cependant d'tre quelque peu prcise.
D'une certaine manire la pratique du journaliste peut apparatre comme
archtypique en ce qui concerne la production d'informations. Le journaliste
a prcisment pour tche d'extraire des vnements qui constituent la
ralit quotidienne une cohrence qui, mise en forme et commente,
fournit"l'information".
Il est d'ailleurs noter que, ses origines, la presse moderne se concevait
quasi exclusivement comme un organe de formation de l'opinion, alors qu'
partir des annes 1860-80, industrialisation aidant, elle se prsente avant
tout comme un vecteur "d'information", pour un large public, dconnect
des intrts particuliers.
Au passage se forme ainsi la fiction d'une information neutre, objective,
dont le journaliste serait le garant, indpendamment de ses opinions ou de
celle de son public,dont la distinction est touj ours renouvele, dans les
coles de journalisme et parfois dans la mise en page des publications,
entre le "fait" et le commentaire.
Cette distinction a aussi son pendant sur le plan national. Il est frquent
d'opposer la presse d'information anglo-saxonne la presse d'opinion
franaise. Il peut sembler paradoxal que toute une frange des mtiers du
traitement de l'information ne se reconnaisse pas dans la figure du
journaliste, alors qu' bien des gards il peut prtendre constituer un
modle dans la production de l'information.
En effet, il est de l'essence de son mtier de traduire en information des
vnements, d'extraire des faits de la ralit courante et de les porter la
connaissance d'autrui. Il est donc de ce point de vue un fournisseur
essentiel de cette matire premire qu'est l'information. Cependant cette
information doit faire l'objet d'une formalisation adapte. C'est le rle du
journal par rapport la dpche.
Lorsque le professionnel de l'information se situe dans une perspective de
collecte, d'harmonisation, d'agencement, de description, de commentaire
d'une matire premire, il est effectivement en aval des mtiers du
journalisme proprement dit.
En revanche, il peut tre amen lui-mme collecter les faits et les mettre
en forme, comme dans le cas de l'activit de veille, et/ou formaliser des
informations. Dans les deux cas, les techniques qu'il emploie sont en
grande partie similaires celles employes par le journaliste (par exemple
les techniques de recoupement de la veille, et les techniques
rdactionnelles dans le domaine de la diffusion de l'information). En fait, la
grande diffrence entre les deux acteurs est que la sphre du journalisme
est parfaitement identifie, depuis longtemps travers un produit qui est le
mdia "presse", alors que les produits issus du traitement de l'information
sont multiples (journaux d'entreprise, revues de presse, dossiers,
synthses, banques de donnes, rapports d'tonnement, produits de la
veille stratgiques, etc.) et chappent souvent encore une pure logique
de march.
III-3- Physique :
Les thories propres la transmission et la mesure des signaux dans le
cadre de la cyberntique ont introduit le concept de science de l'information
et en ont fait un champ d'investigation particulier. L encore, le concept est
loin d'tre stabilis, puisque cette thorie du signal est aussi bien connue
sous le nom de thorie de l'information que sous celui de thorie de la
communication, avec d'ailleurs les mmes effets smantiques pervers qui
font que l'on entretient facilement une confusion sur le fond et la forme.
Cette ouverture scientifique a attir de nombreux esprits qui se sont
efforcs d'laborer une thorie scientifique de l'information, voire
d'appliquer la thorie de l'information la science. Lon Brillouin est parmi
ceux-ci. On lui doit une premire grande synthse dans ces domaines.
Contrairement certains disciples qui agissent dans le champ des sciences
humaines, il prend soin de dfinir le champ de validit de sa conception en
restreignant le concept d'information une seule dimension. Il en donne
une dfinition unique qui carte a priori ce qu'il appelle la "valeur humaine
de l'information", c'est--dire le sens, le contenu qu'elle vhicule, et qui
n'est comprhensible, valuable que par les individus qui la reoivent.
Comme la subjectivit de l'apprciation rend particulirement difficile la
mesure de l'information, il est ncessaire, pour tablir une dfinition
applicable au plan scientifique, d'carter cette "valeur humaine" de
l'information. Pour traiter l'information sur le plan quantitatif, pour pouvoir la
mesurer, il faut ignorer l'intrt que prsente l'information, sa valeur
d'usage, pour reprendre un concept de l'conomie politique.
Aprs avoir circonscrit le concept d'information dans son application
scientifique, il peut recevoir une premire dfinition. L'information est relie

la rduction de l'incertitude. Plus un systme peut connatre d'tats
diffrents, plus grande est l'incertitude, plus la quantit d'information devra
tre grande pour la rduire. L'information se prsente alors comme une
"fonction du rapport des rponses possibles aprs et avant qu'on l'ait
reue"6. Si l'on obtient une information, le nombre des rponses possibles
diminue et lorsque l'information est complte il est possible qu'une seule
rponse soit pertinente. On peut dj entrevoir l'usage lapidaire qui peut
tre fait de cette conception dans le domaine de la gestion de l'entreprise
quand, rompant avec la stricte dlimitation de Brillouin, certains auteurs
tendent les concepts sans prcaution.
Dans ce cas l'information rduit le degr d'incertitude et conduit une prise
de dcision ou rponse plus rationnelle, moins arbitraire. Plus le degr
d'incertitude initial est grand, plus la masse d'information ncessaire pour
dfinir la solution sera importante.
Brillouin fait ensuite remarquer, la suite de Lo Szilard et de Claude
Shannon, que l'information a un lien remarquable avec la notion employe
dans la thermodynamique que l'on nomme entropie. Il n'entre pas dans
notre propos d'aller plus avant dans ce domaine. Il y a cependant un aspect
de cette thorie qui revt une importance particulire, sinon capitale. En
mettant en relation l'entropie d'un systme et l'information, Brillouin montre
que toute information se traduit par un accroissement de l'entropie. Dans
les cas limites, la prcision la plus grande mobiliserait une nergie infinie.
Dans une telle conception, l'observateur n'est pas neutre dans le systme
et il faut que le cot en entropie d'une observation soit ngligeable en
regard de l'entropie du systme pour pouvoir l'ignorer.
Quant l'information, elle a un prix, un cot, une valeur croissante,
consommatrice des ressources internes. Plus elle est prcise, plus le cot
crot. En d'autres termes, le cot de production marginal est croissant. Ce
qui se constate dans le physique des particules au niveau de la
microphysique, nous le retrouvons au niveau de la socit et de
l'entreprise, sur le plan conomique, qu'il soit macro ou micro conomique.
II-4- Informatique :
La notion d'information revt une importance toute particulire dans le
domaine de l'informatique. En effet, c'est sur la racine de ce terme que
Philipe Dreyfus inventa en
1962 le mot-valise "informatique", contraction de information et
automatique, pour trouver une traduction franaise ce que les anglo-
saxons appellent "computer science", science du calcul. C'est bien le reflet
de cette conception
que l'on trouve dans les dfinitions de dictionnaires, qu'il s'agisse du Petit
Larousse : "Science du traitement automatique et rationnel de
l'information", ou du Petit Robert :"ensemble des techniques de la collecte,
du tri, de la mise en mmoire, de la transmission et de l'utilisation des
informations traites automatiquement l'aide de programmes mis en
oeuvre sur ordinateurs."
Il est certain que l'irruption de l'informatique et sa considrable expansion
dans la socit contemporaine a rendu la situation encore plus complexe
pour apprhender la notion d'information. D'une part car elle s'inscrit dans
la tradition de la cyberntique, et reprend l'assimilation du signal de
l'information, et d'autre part parce qu'elle est justement dans son objet
d'tre une machine traiter de l'information.
Mais, du fait mme qu'elle est une machine, elle ne sort pas du cadre
traditionnel du machinisme, dfini ds le 19 sicle, et visant liminer
l'activit de l'homme (manuelle ou intellectuelle) de la production. Et ce
traitement automatique, mme s'il donne l'illusion contraire, laisse lui aussi
de ct la comprhension des contenus, car il les enserre dans le cadre
strict des rgles de la logique formelle, ce qui n'est d'ailleurs pas un
moindre progrs et conduit des applications spectaculaires. Mais, comme
le montre l'volution de la science moderne, des mathmatiques la
biologie en passant par la physique, cette logique est insuffisante pour
rendre compte compltement du mouvement complexe de la nature et de la
socit
D'aprs toutes ces dfinitions, on peut dduire une dfinition -englobante-
de l'information en disant que :
L'information est mission, rception, cration, et
retransmission, de signaux groups oraux ou crits,sonores, visuels ou
audiovisuels,en vue de la diffusion et de la communication d'ides, de
faits,de connaissances, d'analyses, de concepts, de thses,de plans,
d'objets, de projets,d'effets de toute sorte, dans tous les domaines, par un
individu, par des groupes d'individus ou par un ou plusieurs organismes
agissant ou rtroagissant ainsi sur leur environnement immdiat,proche ou
lointain, et dont le but est de dclencher ventuellement des processus
dialectiques plus ou moins amples alimentant l'change, base naturelle et
indispensable de l'animation de la vie sociale.
Ainsi, toute information peut tre soit formalise ou informelle :
~ L'information formalise
Il s'agit d'une information par destination, son but est prcisment
d'informer, et son degr de formalisation varie d'une source l'autre. D'une
manire gnrale, les sources formalises sont le fait d'un travail
d'enrichissement,de
valorisation, de synthse de l'information : tudes de march,revues de
presse,enqutes j ournalistiques,rapports annuels...
Par consquent, plus une information est formalise, plus sa gestation fut
longue : c'est pourquoi sa fracheur est moindre, mais au contraire elle est
plus aisment exploitable et oprationnelle.
De mme, plus une information est formalise, plus son cot est lev.
~ L'information informelle :
Les sources informelles ne sont, quant elles, pas destines priori
informer, mais leur intrt est pourtant considrable. En effet, reprsentant
les trois quarts des donnes utiles l'entreprise, les sources informelles
offrent un avantage indniable, n'tait pas formalises, elles sont souvent
plus rcentes et leur intrt s'en trouve accru1.
De plus, certaines sources informelles ont un caractre unique, voire
exclusif, car non publiques elles sont l'apanage du plus petit nombre.
De ce fait, une information informelle faible et fort potentiel peut apporter
ses dtenteurs un avantage concurrentiel dterminant si elle est vrifie
et utilise dans les plus brefs dlais.
En interne comme en externe, les sources d'informations informelles
englobent :

Les contacts spontans avec les collaborateurs, les clients, les prospects,
voire les concurrents ou la presse professionnelle spcialise. Le
phnomne du ``Bouche oreille'' qui vhicule aussi bien des informations
vitale que fantaisistes mais dont la vitesse de propagation ncessite une
vigilance accrue.
Les changes avec tous les acteurs de l'environnement juridique, politique,
conomique, syndical ou mdiatique.
Les circuits de communication informels mais non ngligeable :
associations, clubs, salons, rencontres interprofessionnels...
La typologie de l'information la plus utilise est base sur la nature de
l'information et est sous-entendue par la dichotomie ``formalis/informel''.
IV- L'EVALUATION DE L'INFORMATION
La typologie classique de l'information n'est plus adapte aujourd'hui pour
rpondre aux besoins des dcideurs, lesquels doivent prendre des
dcisions
rapides et sres pour faire face aux changements constants et brusques de
l' environnement.
Or, au risque d'tre premptoire, la seule vision possible de l'information
consiste prendre en compte l'utilit et la valeur des donnes recherches
ainsi que leur adquation aux besoins de l'entreprise.
III-1-LES XNOUVEAU CRITERES 'D EVALUATION 'D UNE
INFORMATION
La recherche de donnes de valeur directement exploitables, en totale
adquation avec les besoins mains aussi les moyens financiers, techniques
et humains de l'entreprise, afin d'optimiser le processus de prise de
dcision et de catalyser l'action, rend prime toute classification de
l'information par nature.
Les critres d'efficacit, d'utilit et de valeur doivent donc prvaloir dans
toute tentative, action ou politique de gestion de l'information.
Cependant, mme si cette approche est absolue, il demeure intressant de
sparer encore les sources formalises des sources informelles, car elles
offrent des avantages et prsentent des inconvnients trs diffrents et
complmentaires. Ds lors, on trouve les neuf (9) critres suivants :

Facilit d'accs l'information
Plus une information prsente un temps d'accs rduit et est accessible,
plus vos concurrents peuvent s'en emparer, sauf si elle est interne
l'entreprise. De mme, plus l'information est accessible, plus votre raction
doit tre rapide afin qu'elle ne perde pas son actualit et son intrt.

Cot d'acquisition
Le cot d'acquisition est variable selon le degr de formalisation des
informations. Ainsi, une information brute reprsente un cot
d'investissement limit au regard d'une information enrichie, valorise et
travaille.
Mme si le cot d'acquisition d'une information est dterminant, il n'est pas
suffisant, et ce pour deux raisons fondamentales :
v' Toute information acquise entrane des cots induits qu'il fut apprcier a
priori et no pas une fois l'acquisition faite (cot de stockage, de traitement,
d' exploitation, de valorisation...).
v' Aussi coteuse qu'elle soit, une information doit correspondre aux
besoins de l'entreprise, de mme qu' ses moyens financiers, techniques et
humains.
En effet, quoi bon acqurir une base de donnes sophistiques si vos
besoins rels sont moindres et que personne n'est mme de l'exploiter.

Critre d'actualit
La pertinence et la valeur d'une information sont de toute vidence lies
sa ``fracheur'', son actualit ou sa rcence.
Une entreprise qui, faute de moyens ou d'lments d'valuation, se nourrit
d'informations tombera malade court terme.

La fiabilit
Comme tout organisme vivant, l'entreprise se doit d'viter d'ingurgiter
des denres douteuses.
Pour ce faire, avant de valider une information dont l'utilisation irrflchie
pourrait menacer l'entreprise, encore faut-il valuer sa fiabilit !
Dans ce but, la connaissance de source de son mode de compilation, tout
comme de sa rcence, sont des prcautions utiles.

La valeur ajoute
L'intrt d'une information est proportionnel ses apports ; or toute
information comporte des lments que vous connaissez dj ! Ce qui
prime, c'est la nouveaut de certains lments qu'elle vhicule.
En outre, une donne enrichie, non brute, sera directement exploitable et le
temps de rponse prcdent l'action s'en trouvera rduit.
Au contraire, une information faible valeur ajoute ncessite un travail de
formalisation, d'enrichissement plus ou moins long ; de ce fait votre raction
sera moins prompte et vous risquez d'tre dpass par l'volution
constante de votre environnement.

L'exploitation et l'adquation aux besoins
Encore une fois, plus une information est formalise, moins elle ncessite
un traitement, une valorisation, pour tre directement oprationnelle. De
plus, le critre d'exploitabilit est indissociable du critre mesurant
l'adquation de l'information recherche aux besoins de l'entreprise.

Les cots induits
L'acquisition d'une information est la 1
re
tape d'une longue chane menant
la prise de dision. Ainsi, toute donne doit tre stocke, enrichie,
valorise, mise en forme, pure, gre, avant d'tre utilise.

L'unicit et l'exclusivit
Lorsqu'un dcideur dtient de manire exclusive une information fort
potentiel, l'entrepris dispose d'un avantage stratgique concurrentiel
dterminant, condition bien sr d'exploiter cette manne de faon rapide et
efficace.
Cependant, afin d'apprcier l'unicit d'une information ou d'une source, il
faut la comparer d'autres sources qui pourraient s'y substituer.
Les surprises peuvent tre grandes, car il est souvent possible de
remplacer une source qu'on croait unique par une autre offrant des
caractristiques quivalentes voire suprieures.

La dure de vie
L'information est une denre prissable, plus l'on tarde l'utiliser, plus elle
et obsolte, encombrante et coteuse pour l'entreprise.
Cependant, la dure de vie d'une information dpend galement de sa
nature ; ainsi un tuyau boursier est aussi phmre qu'un papillon, alors
qu'un dossier toff rsultant d'un long travail de formalisation, telle une
tude de march, offre une dure de vie de plusieurs semaines, voire de
plusieurs mois sil est assorti de prvention terme.
Chacun de ces critres prsente des liens de corrlation forts avec les
autres ; cependant le critre majeur et omniprsent est li la notion de
cot. Ces cots, s'ils sont bien apprcis, grs et contrls reprsentent
un investissement et non une dpense. De plus, ils prfigurent l'apport futur
et la rentabilit d'une vritable politique de gestion stratgique de
l'information.
III-2-LA GRILLE ' DANALYSE DE LA VALEUR DE
'LINFORMATION
Que l'information soit formalise ou non, les critres d'valuation
dvelopps prcdemment nous permettent de scanner l'information avec
prcision. C'est ce que nous avons fait ci-dessous en tenant compte de la
dichotomie ``formalis/informel'', afin que la grille d'analyse ainsi
dveloppe soit un outil efficace.
CRITERES INFORMATION
FORMALISEE
INFORMATION
INFORMELLE
Facilit d'accs Trs faible moyenne Forte trs forte
Cots d'acquisition Moyens trs forts Trs faibles faibles
Actualit Trs faible moyenne Moyenne trs forte
Fiabilit Forte trs forte Faible moyenne
Valeur ajoute Forte trs forte Trs faible moyenne
Exploitabilit/adquation Moyenne trs forte Trs faible moyenne
Cots induits Trs faibles moyens Moyens trs forts
Unicit Moyenne trs forte Faible moyenne
Dure de vie Moyenne trs forte Trs faible moyenne
Grille d'analyse de la valeur de l'information
III-3-LE SPECTRE DE 'LINFORMATION
La mise en lumire des avantages et inconvnients respectifs de
l'information formalise et de l'information informelle est possible grce au
spectre de l'information.
Il va sans dire que cette mise en forme est pour le moins ``parlante'' et
qu'elle peut tre utilise pour tous types de donnes et sources.

III-4-CRITERES 'D EVALUATION DE 'LINFORMATION SUR
INTERNET
Internet est un rseau de rseaux qui regorge d'information. Si certaines
sources fournissent des informations de haute qualit, d'autres laissent
dsirer. Aucune politique ditoriale globale ne gre l'information qu'on
retrouve sur Internet. Cette responsabilit relve de l'utilisateur qui doit
continuellement critiquer et analyser les sources.
Voici des critres qui pourront vous aider valuer l'information. Un seul
conseil : soyez professionnel et ne vous laissez pas confondre !
III-4-1-LE CREATEUR
Est-ce que le crateur du site est bien identifi ?
Si le document provient d'une source anonyme, mfiez-vous.
Un crateur ou un auteur peut tre un individu ou une organisation. Parmi
les organisations, on trouve frquemment des maisons d'enseignement,
des gouvernements, des entreprises prives, des associations, etc.
Chacune de ces sources peut tre valide en autant qu'elle soit crdible.
Pour mesurer la crdibilit, il s'agit de se demander si l'auteur possde une
expertise reconnue relie au sujet trait.
iI-4-2-LA DATE DE NPUBLICATIO
Plusieurs questions se posent ici.
~ Quand le site a-t-il t cr ?
~ Est-ce qu'on l'entretient rgulirement ?
~ Quelle est la date de la dernire mise jour ?
~ L'information mise notre disposition est-elle jour?
L'engouement pour Internet et surtout pour le WWW donne naissance un
nombre toujours croissant de sites. Mais, plusieurs sites sont abandonns
aprs leur cration. L'information prsente risque d'tre prime et les
liens hypertextuels ne fonctionneront plus. Les sources d'information de
qualit mentionneront la date de cration de l'information et la dernire
mise jour de leur site.
iI-4-3-L'OBJECTIF DU SITE
On peut crer un site Internet pour diffrentes raisons. L'objectif peut tre
promotionnel, informationnel, commercial, altruiste ou toutes ses raisons
la fois.
Il est important de dterminer les intentions des crateurs pour discerner
les biais possibles. Un auteur n'est jamais totalement neutre et mieux vaut
connatre son point de vue lorsqu'on consulte l'information qu'il fournit.
Pour russir percer l'univers d'Internet, il faut comprendre sa culture
base sur l'change. On peut promouvoir, annoncer et vendre des produits
et services sur
le Net, mais il faut galement nourrir le rseau en incluant des informations
pertinentes.
Malheureusement, ce n'est pas tous les crateurs de sites qui adoptent
cette philosophie.
III-4-4- L' ANALYSE DU DISCOURS
Une fois les intentions de l'auteur identifies, reste savoir si les
informations fournies prsentent des faits, une opinion ou de la
propagande. Malheureusement, les auteurs n'indiquent pas touj ours quel
niveau ils se situent et la limite n'est
p
as toujours clairement tablie entre
ces conce
p
ts.
Fait Petit lexique
Ce qui existe rellement; ce qui est du domaine du rel
Opinion Point de vue, position intellectuelle, ide ou ensemble des ides
que l'on a dans un domai ne dtermin
Propagande
Action exerce sur l'opinion pour l'amener avoir certaines ides
politiques et sociales, soutenir une politique, un gouvernement,
un reprsentant
III-4-5- LA VALIDATION DE ' L INFORMATION
Certains auteurs valident leur information, la corroborent avec d'autres
sources sur support lectronique ou papier.
Un site bien document et la prsence de multiples rfrences indiquent
gnralement que le crateur du site matrise son sujet. Si l'information
contenue sur un site n'est pas valide, vous devez effectuer cette
validation.
Une mthode pour juger l'exactitude d'une information est de la retrouver
dans plusieurs sources diffrentes.
Mfiez-vous des statistiques recycles et des chiffres lancs en l'air. Si
vous le pouvez, vrifiez ce type de donnes la source.
III-4-6- L'AUDITOIRE VIS
Internet tait sa naissance un produit militaire. la fin de la guerre froide,
le rseau perce dans les milieux universitaires et la communaut
scientifique l'exploite pour changer des informations. Depuis quelques
annes, Internet envahit nos vies. Les entreprises et le grand public
accdent au rseau.
Ces diffrents passages ont laiss leur marque et influencent le contenu
'Internet. Des ressources trs spcialises ctoient des ressources
d'information destines un public plus gnral.
Il est donc ncessaire de se demander si la source d'information est ** Trop
gnrale
** Trop technique
** Trop spcialise
pour rpondre adquatement nos besoins informationnels.
III-4-7- L'ORGANISATION DU SITE
La navigation hypertextuelle sur le WWW (World Wide Web) tend crer
un phnomne de dsorientation. En navigant de lien en lien, le visiteur
prouve quelquefois des difficults se situer dans l'espace.
Un site o l'information est bien organise sera plus facile consulter. Une
segmentation logique de l'information et des titres clairs aideront les
visiteurs s'orienter l'intrieur mme du site.
Les crateurs qui pointent vers d'autres ressources Internet commentent
gnralement les sources cibles. Leurs commentaires avisent les visiteurs
qu'ils changent de site et leurs permettent d'valuer la pertinence de se
rendre cette autre adresse.
La qualit de l'organisation est primordiale car elle influence notre
comprhension de l'information. .
III-4-8- LA QUALITE DU TEXTE
Au-del de l'organisation du site, subsiste l'information elle-mme. L'auteur
ou le crateur prsente-t-il clairement ses ides? Son argumentation est-
elle rptitive ou dcousue?
La qualit de l'information est souvent tributaire de ces facteurs.
La qualit de la langue est galement un indicateur pour valuer une
source d'information.
Internet c'est aussi une srie d'enchevtrements, une toile d'araigne qui
relie l'information contenue dans divers rseaux. Lorsque plusieurs sites
crent des liens hypertextes vers une mme source, il y a de forte chance
que ce site soit de qualit. La communaut Internet se rvle assez auto-
critique et identifie souvent elle-mme les meilleures ressources
d'information.
Toute information, pauvre ou pertinente, simple ou labore une
incidence sur la vie de l'entreprise. Une donne d'intrt certain doit tre
recueillie au plus vite, avant les concurrents, traite, analyse, transforme,
enrichie, synthtise et utilise, alors qu'une donne obsolte ou dj en
possession de l'entreprise doit tre identifie comme telle et immdiatement
rejete, sans quoi son cot de traitement tant humain que financier ou
technique, mobilisera des ressources en pure pertes au dtriment d'autres
informations vitales.
L'acquisition, le traitement, le stockage et l'exploitation de toute information
mobilise des charges supplmentaires que subit l'entreprise, et donc qu'elle
doit grer et contrler.
IV- LES COUTS DE L'INFORMATION
Le contrle des cots de l'information n'est possible que si l'on prcise la
notion de cots lis sa gestion : ainsi nous faut-il dfinir ces cots et nous
pencher sur leur structure. C'est pourquoi, nous vous proposons la
dfinition suivante :
IV-1-DEFINITION DES `'COUTS DE 'L''INFORAMTION
Un cot reprsente une somme de charges ncessaires l'laboration d'un
produit ou au fonctionnement d'une activit, en l'occurrence la gestion de
l'information.
Un cot se dfinit par :

-cot complet (traditionnel, conomique) -cot partiel (direct, variable)
-cot d'activit, de structure, marginal...
SON NIVEAU
SON OBJET / SA DELIMITATION
SON MOMENT DE CALCUL
SON CONTENU
(Activit, fonction, produit)
Cot constat (rel, historique)
Cot prtabli (prvisionnel, standard)
(Cot d'approvisionnement, de production, de distribution,
d'administration, de revient)
De plus, lorsque l'on considre l'entreprise en tant qu'organise gnrateur
et consommateur d'informations, mais galement en tant que systme de
gestion de l'information part entire, il importe de distinguer les cots
variables des cots fixes de cette gestion.
IV-2-LES COUTS FIXES LIEES A LA GESTION E 'LINFORMATION
Ils sont inhrents la structure mme du systme de gestion de
l'information existant dans l'entreprise et ce, que le dit systme fonctionne
pleine capacit ou non. Le but premier tant de crer un troisime flux
d'informations catalyseur sans pour autant se doter d'une usine gaz ;
la mesure des cots fixes de l'information dpend donc de la capacit
d'absorption et de traitement de l'information offerte par l'entreprise.
Ces cots fixes reprsentent ainsi un indicateur important quant au respect
des besoins et moyens de l'entreprise en matire de gestion de
l'information ; autrement dit, leur volume doit demeurer raisonnable !
IV-3-LES COUTS VARIABLES DE 'LINFORMATION
Pour leur part, ces cots variables dpendent logiquement du volume
d'informations trait, ainsi que de la nature de ces informations, car, comme
nous le savons selon le degr de formalisation d'une donne, les cots
induits diffrent sensiblement.
LIV. 4. A STRUCTURE DES COUTS DE 'LINFOMATION
S'inscrivant dans le cadre des cots variables lis l'activit du systme de
gestion de l'information, la structure des cots de l'information doit tre
tudie afin, terme, de pouvoir contrler ces cots.
Or, au regard de l'analyse systmique des flux d'information, les donnes
franchissent six tapes, et chacune de ces tapes correspondent des
charges ou cots :
Ds lors, en suivant ces tapes de la vie d'une information- depuis
l'acquisition de celle-ce jusqu' sa synthse qui la rend utilisable et
consommable- nous allons pouvoir reconstituer le cot global d'une
information !

Contrler les cots, c'est suivre leur parcours
IV-4-1- LES COUTS ' DACQUISITION
Par dfinition, ces cots reprsentent la `` la partie visible de l'iceberg'', car
l'achat, une donne peut sembler peu onreuse, alors que les cots
induits ncessaires pour la rendre exploitable, sont pour leur part
importants. Au contraire, l'inverse est vrai, et si certains rechignent
acqurir des information a pris fort, ils n'ont peut tre pas mesur les cots
induits inhrents, lesquels peuvent s'avrer modestes, si toute fous
l'information est immdiatement exploitable. Autrement dit, juger la valeur
d'une information son simple cot d'acquisition est restrictif et dangereux.
IV-4-2- LES COUTS DE VALORISATION
Ils dpendent directement du degr de formalisation de l'information
acquise ou recueilli. Encore un fois, moins une information est formalise,
plus ses cots de valorisation sont importants, et vis versa.
Exemple 1 : Une tude documentaire offre des donnes brutes et
essentiellement quantitatives ncessitant un travail de valorisation
consquent, et ce afin de pouvoir aboutir la ralisation d'une vritable
tude de march, offrant pour sa part des informations labore et
directement exploitable pour les dcideurs.
Exemple 2 : Un fichier brut inutile en tat, peut servir de base une
opration d'identification, de prospects par fonction, puis une compagne
de qualification de ces mmes prospects.
Ds lors, les cots de valorisation reprsentent les taxes tlphoniques, la
formation des tlacteurs, les cots horaires de saisie des donnes
recueillies, les cots d'immobilisation du parc informatique, etc.
IV-4-3- LES COUTS DE GESTION
Ces cots sont polymorphes, trs variables et correspondent une charge
incontournable lorsque l'entreprise dtient une source, ou encore un outil
de gestion de l'information volu, lequel sans entretien, prirait.
A titre d'exemple, le fonctionnement d'une base de donnes ncessite non
seulement des mises jour rgulires, mais galement des
enrichissements priodiques permettant de suivre l'volution des besoins
de l'entreprise. C'est pourquoi une base de donnes doit-elle tre volutive
et se prter l'introduction de nouveaux critres de segmentation, de tri,
d'historisation, d'analyse, et l'incorporation de nouveaux outils statistiques.
Les cots inhrents la gestion d'une base de donnes sont donc
consquents, aussi bien en terme de moyens techniques qu'humains.
IV-4-4- LES COUTS DE STOCKAGE
Prenons l'exemple classique des archives comptables ou mme marketing
d'une socit de plus de cinq (5) ans. Il est clair que l'historique de
l'entreprise est primordial et sert d'lment de prise de dcision. Il faut donc
conserver ces donnes vitales, tant conomiques que culturelles de
manire formalise, afin de pouvoir les consulter en temps rel ds que le
besoin s'en fait sentir. Et prenons, comme exemple les archives comptables
ou mme marketing d'une socit.
Ds lors, la technique la plus moderne et la plus adapte, sera celle de la
Gestion Electronique de Documents (G.E.D) qui sera trait d'une manire
dtaill dans la partie qui suit.
Cette gestion indispensable reprsente un cot important, et ce cot crot
avec l'ge, la taille et la structure de l'entreprise.
Encore une fois, ce cot de stockage constitue une charge invitable, car
une entreprise prive de son `histoire' devient aveugle et amnsique de
surcrot.
IV-4-5- LES COUTS DE SYNTHESE
La synthse de donnes correspond au stade ultime de formalisation de
l'information, et la rend directement oprationnelle, utilisable par les
dcideurs. Il en va ainsi, entre autres, toutes les donnes quantitatives ou
financires organises sous forme de tableau de bord, des schmas
synoptiques rsumant un processus de production, ou encore d'un cran
sommant le potentiel d'une base de donnes en fonction de ses principaux
critres de segmentation.
Par consquent, la synthse de l'information reprsente une charge
variable primordiale afin de rendre un ensemble de donnes lisibles
intelligibles et encore exploitables.
IV-4-6- LES COUTS 'DEXPLOITATION
Une information ayant franchi les tapes d'acquisition, de valorisation, de
gestion, de stockage et de synthse ressemblerait une voiture sans
roues si l'on la rendait pas exploitable.
Ce serait en quelque sorte un investissement effectu en pure perte.
L'exploitation d'une source d'information ou encore d'un ensemble de
donnes, mobilise des moyens techniques (informatique...) ou humains,
reprsente ce titre une charge ou un cot supplmentaire.
Ainsi l'dition d'un fichier issu de votre base de donnes constitue u cot d'
exploitation classique.

IV-5- POURQUOI CONTROLER LES COUTS DE ' L
INFORMATION ?
Dans le cadre d'une politique d'information management , l'information
constitue le 3
me
flux catalyseur des flux physiques et financiers et, de ce
fait, devient part entire une source de profits, d'conomies et productivit
indispensable.
Or de toute vidence, afin de crer, dvelopper, grer et optimiser ce flux
d'informations, il faut en matriser les cots car :
L'information
v' cote cher
v' catalyse la prise de dcision
v' doit tre exploitable
v' doit tre slctionne
v' doit tre accessible en temps rel
v'
De plus, le flux d'informations gnr et matris est double au sens o :
** tout comme un flux commercial et physique, son exploitation est source
de matire consommable par l' entreprise.
** tout comme un flux financier, il est source de profits.

Ds lors, la gestion de l'information est un investissement et non pas une
dpense.
Et avant mme d'valuer la rentabilit d'une politique efficace de gestion
d'information, il est ais d'voquer deux lments capitaux, lesquels
rendent une telle politique vitale et indispensable pour toute entreprise
moderne.
IV-5-1- LE COUTS DE LA -NON INFORMATION EST SUPERIEUR
AU COUTS DE L'INFORMATION
A ce titre, les exemples sont nombreux - sans qu'il soit ncessaire de les
dmontrer avec force dtails- et tout aussi difiants. Pensez seulement que
ceux qui suivent vous adviennent pour avoir nglig votre gestion de
l'information.
Exemple1 : Quelque soit votre mtier, eu gard une conjonction en
permanence volution, les besoins de vos clients ou marchs-cibles sont
extrmement variables. Ainsi, vous faut-il aller au devant de la demande,
identifier ses tendances, prvoir ses humeurs, rechercher les motivations,
donc tudier pour comprendre, ne pas tre dpass et agir en
consquence. En quelque sorte, il est vital de tendre l'oreille et
d'ouvrir les yeux .
Aussi la survie de votre entreprise est elle lie l'efficacit de votre
synthse de veille concurrentielle, commerciale, technologique et mme
juridique.
Faire profit de ces vidences , c'est accepter que vos concurrents
sortent un produit bien plus adapt que les vtres la demande ; un produit
ayant demand des investissements lourds et une gestation longue, de
sorte que malgr votre aptitude ragir promptement aux sollicitations du
march, vous ne puissiez vous adapter et rpondre temps de sorte qu'il
vous faudrait changer votre outil de production, vos mthodes de travail...
La prcaution indispensable afin de prvoir ce type de catastrophe
malheureusement courante de nos jours : une politique de veille dynamique
ncessitant des investissements en rapport avec l'importance stratgique
que revt l'information concurrentielle.
Quoique vous en disiez, son cot sent touj ours infrieur celui du dclin
de votre entreprise !!
Exemple 2 : L'un de vos commerciaux est en contact avec un nouveau
prospect pour une affaire juge importante. Il se dplace plusieurs
reprises pour rencontrer ce prospect et y investit du temps, de l'nergie et
bien sr se montre pas avare en frais, croyant que la fin justifie les moyens.
A terme, il apprend, alors qu'il pensait tre sur le point de conclure le
contrat, que le client n'est pas solvable.
Vous en conviendrez, ce genre de dconvenue est frquent, mais encore
une fois les moyens de les prvoir sont nombreux et peu coteux !!!
Ainsi existe-t-il de trs efficaces serveurs tlmatiques mme de vous
renseigner sur la solvabilit d'une entreprise, de mme que le greffe du
Tribunal de Commerce, qu'un appel la banque ou l'un des fournisseurs de
ce prospect et t salvateur.
Pensez l'argent ainsi gaspill en salaires, charges sociales et frais, outre
que le manque gagner inhrent l'indisponibilit de votre commercial vis-
-vis de prospects plus srs, ou de clients dj acquis qui ne demandent
qu' tre fidliss pour consommer plus et gnrer plus de bnfices.
IV. 5.2. LE COUT DE LA -NON UTILISATION 'D UNE
INFORMATION EST SUPERIEUR A
SON COUTS ' DACQUISITION
En effet, nombreuses sont les tudes menes grands frais sans que les
conclusions soient suivies d'actions ; sans compter les informations
formalises prsentant des cots de gestion, de stockage et d'exploitation
levs et qui soit ne sont pas utilises soit le sont trop tardivement, alors
que toute information est prissable.
Prenons encore l'exemple d'un simple fichier lou 10 francs l'adresse,
lequel ne sera utilis qu'au bout de 6 mois suite un report de l'opration
initialement prvue.
Or, au bout de 6 mois, environ 30% des adresses sont primes, vous
perdrez ainsi les fais de routage, le cot unitaire de votre message (colis ou
mailing) et les frais d'affranchissement rapports ces 30% d'adresses
obsoltes.
De mme 30% de votre opration sera hors cible, donc susceptible de vous
attirer l'inimiti de ces nouveaux destinataires.
Sur quelques milliers d'adresses, le cot de la non-utilisation de ce fichier
durant 6 mois sera n'en pas douter suprieur celui de son acquisition.
Ce quoi vous pouvez raj outer le manque gagner sur les 30% de la cible
initiale qui s'avre non couverte.
IV-5-3- UNE TRIPLE APPROCHE
Par consquent, toute une politique de gestion stratgique de l'information
est tributaire d'une approche des cots de l'information pour que son retour
sur investissement soit quantifiable !
Pour se faire, une triple approche est ncessaire :
- Prvisionnelle ;
- En temps rel ;
- Historique
- Prvisionnelle : le pralable toute acquisition de ses cots de gestion
et d'exploitation, ainsi la mesure de sa rentabilit venir est-elle possible.
- En temps rel : chaque instant vous devez, grce ce systme de
gestion de l'information, tre mme de contrler l'volution des cots
inhrents la gestion d'une information ou d'une source.
En effet, tant que son rapport se justifie conomiquement, la mesure en
temps rel de son cot de revient permet de dcider de poursuivre cet
investissement et dans le cas contraire d'y mettre fin. Dans le cadre du
contrle des couts de l'information, les mesures en temps rel sont donc
primordiales pour prendre une dcision de type STOP/GO.
- Historique : A quoi bon grer l'information ncessaire au fonctionnement
de votre entreprise si vos outils de gestion de l'information ne vous
permettent pas le calcul de son retour sur investissement.
La mesure des cots historiques, et donc rels, est ainsi une condition
essentiel au contrle des cots de l'information.
IV-5-4- LES BUTS DU CONTROLE DES COUTS DE 'LINFORMATION

Les buts du contrle des outils de l'information la lumire des lments
voqus ci-dessous peuvent-ils se rsumer dans le schma suivant :
2me Partie : SYSTEMES D
'INFORMATION DE L 'ENTREPRISE
I- LES SYSTEMES D'INFORMATION
A l're de l'information et des technologies de communication,
consciemment ou inconsciemment, chacun de nous, est en contact quasi-
permanent avec un ou plusieurs systmes d'information. Les apprciations
et les points de vue peuvent varier, mais l'impact des systmes
d'information sur la socit, l'conomie et la vie quotidienne de chacun de
nous est incontestablement perceptible.
La dfinition usuelle d'un systme d'information (SI) ressemblait ceci : ``
Le systme d'information est l'ensemble des informations formalisables
circulant dans l'entreprise et caractrises par des liens de dpendance,
ainsi que des procdures et des moyens ncessaires pour les dfinir, les
rechercher, les formaliser, les conserver, les distribuer ''.
Mais cette dfinition n'indique ni quoi sert le SI, ni comment il est construit
: elle ignore sa dynamique. Pour dcrire celle-ci, il faut distinguer deux
faces du SI: l'une oriente vers les moyens (systme informatique), l'autre
vers les besoins et usages (fonctions d'un SI), auxquels la rflexion sur le
systme d'information donne dsormais une place croissante.
Historiquement, les SIs ont dbut avec les outils de gestion. Il tait alors
question de ``robotiser, l'aide de l'informatique, des tches difficiles et
rptitives lies au traitement des donnes, afin de gagner en rapidit et
fiabilit''.
Cette informatisation a offert de nouvelles possibilits, et a induit une
ncessaire rorganisation des tches humaines ainsi qu'une organisation
du processus informationnel. L'informatisation d'une activit humaine
devenait donc plus qu'une simple robotisation ou automatisation d'une
tche ; elle faisait appel une prise en compte globale de l'information, des
traitements, de l'organisation et des aspects humains de activit.
Afin de prendre en compte cette globalit, la notion de systme
d'information (SI) est apparue. Elle peut cependant fortement varier suivant
les disciplines (informatique, organisation, management, etc.) qui la
travaillent.
Un SI est une construction forme d'informations, de traitements, de rgles
d'organisation et de ressources humaines et techniques. Les ensembles
d'informations sont des reprsentations partielles de faits qui intressent
l'institution, l'organisation ou l'entreprise. Les traitements constituent des
procdes d'acquisitions, de mmorisation, de transformation, de recherche,
de prsentation et de communication d'informations. Les rgles
d'organisation rgissent l'excution de traitements informationnels. Les
ressources humaines et techniques sont ce qui est requis pour le
fonctionnement du SI.
Les SIs sont forms a partir de reprsentations partielles de la ralit
(informations, traitements, rgles) qui sont mises en oeuvre dans un
espace informatique ralis grce a des ressources techniques (ordinateur,
rseaux, etc.). Leur fonctionnement n'est cependant possible que grce a
des acteurs humains qui sont en interaction avec le SI.
I-1- DEFINITION DU SYSTME D'INFORMATION
Vu le rle primordial que joue l'information dans cette nouvelle re ( re de
l'information toute organisation quelle qu'elle soit,doit consacrer une partie
de son effort et de son activit rcolter, traiter, stocker et diffuser
l'information issue de son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu'on
appelle systme d'information. C'est la tche principale du systme
d'information, qu'on va tenter de dfinir dans les pages qui suivent.
Pour introduire d'une manire un peu formelle le concept de systme
d'information, on va recourir ce qu'on appelle la vision systmique d'une
entreprise.
On distingue d'abord le systme oprant o les produits finaux sont
fabriqus partir d'une certaine matire premire. On rduit l'organisation
une sorte d'usine, qui travaille sur la matire premire pour fournir un
produit final.

Toute organisation est pilote par une direction, une quipe dirigeante. Ce
systme de pilotage a pour mission de conduire l'organisation vers des
objectifs qui lui sont fixs, et de vrifier que ces objectifs ont bien t
atteints. Ce qui ncessite souvent un contrle continu du fonctionnement du
systme oprant et d' ventuelles modifications (recrutement,
investissement, nouveaux dveloppements...) apporter au systme
oprant.
Paralllement donc au flux physique, il y a un flux de dcision. Ce flux
correspond aux dcisions prises par la direction de l'organisation pour que
celleci fonctionne dans les meilleures conditions et puisse atteindre ses
objectifs. Et toute organisation est soumise des contraintes extrieures et
intrieures qui contraignent son action et l'empche d'voluer librement.

Et c'est dans ce contexte qu'apparat le systme d'information. Ce sous-
systme de l'organisation s'occupe de rcolter l'information, de la stocker,
de la traiter et de la diffuser dans le systme oprant et dans le systme de
pilotage. Dans le systme oprant, cette information va permettre celui-ci
de fonctionner. Car chaque individu et chaque tche ont besoin d'tre
informs sur le flux physique qui la traverse.
En gnral, cette information est trs dtaille, ne concerne qu'un petit
lment de l'organisation, et elle est tourne vers le prsent.
Dans le systme de pilotage, l'information va permettre celui-ci de
prendre les bonnes dcisions en tant constamment inform de ce qui se
passe dans le systme oprationnel.
Cette information a tendance tre trs synthtique, elle concerne une
grande partie de l'organisation (si ce n'est toute l'organisation, tel que le
Chiffre d'Affaire annuel), et elle est tourne vers le pass et/ou le futur.
La tche principal du SI est donc de fournir un flux d'information qui d'une
part, reflte le plus fidlement possible le flux physique, et d'autre part
fournit au systme oprationnel les lments ncessaires pour son
fonctionnement quotidien et au systme de pilotage les lments
ncessaires une prise correcte de dcision.

Ainsi, le flux d'information est une image du flux physique. Il reprsente
sous une forme plus ou moins rduite, tous les vnements survenus dans
le systme oprant ainsi que tous les lments d'information qui permettent
de traiter ces vnements.
Cette image est forcment une rduction de la ralit, elle ne concerne que
les aspects pertinents ayant une incidence et/ou un rle dans le
fonctionnement de l'organisation.
Plus prcisment, on dit que dans le SI il y a des modles de la ralit
organisationnelle. Ces modles ont t construits par ceux qui mettent en
place le SI, on parle de la conception d'un SI.
La validit et la pertinence de ces modles sont indispensables au
fonctionnement du SI lui mme, et elles garantissent la qualit de
l'information fournie.
I-2- LES SYSTEMES MANUELS
Un systme manuel, certes plus facile comprendre, est le moyen le plus
sujet erreur et le plus inefficace de stocker et d'extraire des donnes
financires. Il se prte des abus et la fraude, des erreurs
mathmatiques et la perte d'informations du fait d'un mauvais stockage,
et ne permet de produire de rapports qu'au bout d'un temps considrable et
moyennant d'normes ressources humaines.
Enfin, ce type de systme ne permet pas facilement de procder une
analyse statistique des tendances et de leurs causes. Et le plus important
c'est qu'il offre une rduction trs importante des cots de gestion de
l'information.
Pour une organisation ayant un fort volume d'activit, une base de donnes
informatise est de loin prfrable. Beaucoup d'organisations, d'entreprises
et d'tablissement utilisent encore des systmes manuels, mais la plupart
d'entre elles informatiseraient immdiatement leur systme si elles
pouvaient assumer le cot de cette opration, avaient le personnel
comptent requis et pouvaient se procurer des logiciels rpondant leurs
besoins.
Au fur et mesure que la technologie de l'information s'amliorera, que le
cot de l'informatisation baissera, que le volume de leurs oprations
augmentera et que la concurrence s'intensifiera et, partant, favorisera les
organisations qui ont plus facilement et plus rapidement accs
l'information, elles prouveront de plus en plus la ncessit de passer d'un
systme manuel un systme informatis.
Informatis non systmes d'information c'est utiliser les nouvelles
technologies de l'information et de communication, c'est tirer profit du
dveloppement rapide des solutions informatiques et s'adapter au
changement et l'volution pour pouvoir rsister la concurrence et garder
vie et pourquoi pas tre comptitif et se dvelopper.
II- INFORMATISATION DE LA VIE DE L'ENTREPRISE
Quelque soit l'entreprise (petite, moyen ou grande) et quelque soit son
domaine d'activit (production, service, commercialisation), il y a des
fonctions communes :
- Les ressources humaines qu'il faut recruter, former, rmunrer, grer
- La comptabilit et la finance pour calculer les dpenses, les recettes, la
rentabilit, le taux d'endettement, etc.
- La production o les produits (voiture, aliments, services bancaires, cours
de formation, etc.) sont fabriqus et o on doit planifier, organiser, grer
le stock des produits, les processus de fabrication, la livraison, etc.
- La vente et le marketing, o le contact avec le client a lieu pour le
dmarcher et lui vendre les produits; et o on doit grer la relation avec le
client et avoir une information prcise sur les produits, les tarifs, les
promotions, la marge de manoeuvre, etc.
- L'ingnierie, o les nouveaux produits sont imagins, conus, tests et
valus et o on se proccupe des processus de fabrication et des
mthodes de travail; on a besoin ici d'une information plus spcifique selon
la nature du produit conu On va donc regarder pour toutes ces fonctions
de ce qu'apporte l'informatique et les spcificits des besoins en terme de
systme d'information.
II-1- Quoi informatiser ? LE SYSTEME D'INFORMATION ET LES
FONCTIONS DE L'ENTREPRISE
Depuis l'apparition de l'informatique dans les annes 1950, celle-ci a
envahit l'entreprise par vagues successives. Petit petit, l'informatique est
devenu l'outil principal pour la gestion de l'information.
Cela a commenc par le service comptabilit, a envahit l'usine
(robotisation) et le bureau de l'ingnieur (CAO) pour finalement devenir
l'outil quotidien du manager et du directeur (tableaux de bords et SIAD).
II-1-1- COMPTABILITE ET GESTION DES STOCKS
C'est la principale porte d'entre de l'informatique dans l'entreprise. Les
fonctions comptables sont les premires tre automatises
Calcul et dition des fiches de paie.
Suivi des achats, des livraisons, des ventes.
Calcul et dition des factures.
Etats comptables et gestion financire.
Chaque entreprise doit grer ses stocks de matires premires ainsi que
ses stocks de produits finis. La comptabilit est un lment cl dans toute
organisation, et c'est celle qui s'adapte le plus facilement l'utilisation de
l'informatique (pourquoi ?).
L'exemple auquel fait rfrence la photo est celui d'une entreprise
d'assurance dans l'tat de Californie aux Etats-Unis. Il y avait chaque jour
une navette entre le sige de l'entreprise et l'entrept dans lequel sont
stocks tous les dossiers de clients, les dclarations de sinistres, les
demandes de remboursement, les contentieux non rgls, etc. On se
demande combien de personnes taient affect la gestion de cette masse
norme d'information
Heureusement que cette entreprise a dmarr un projet d'informatisation de
la gestion des dossiers, avec notamment un archivage sur CD-ROM.
II-1-2- L'INFORMATIQUE BUREAUTIQUE
Elle remplit 3 tches essentielles
Le secrtariat et la production de l'crit, grce au logiciels de traitement de
texte, aux tableurs, et autres logiciels Office.
L'organisation et la gestion des informations locales un individu.
La communication grce principalement la messagerie lectronique,
mais aussi le groupware et le travail en groupe.
La machine crire n'existe plus dans les secrtariats, et Bill Gates a fait
fortune avec Windows et la suite bureautique Office qui offre une solution
bureautique complte.
~ Microsoft Word : Traitement de texte
~ Microsoft Excel : Tableur
~ Microsoft Access : Systme de Gestion de Bases de Donnes
~ Microsoft PowerPoint : Logiciel de reprsentation
~ Microsoft Outlook : La messagerie lectronique
~ Autres composants d'Office
La micro-informatique a ainsi boulevers le travail des secrtariats, et le PC
est devenu l'outil de travail central de tout cadre dans l'entreprise.
II-1-3- VENTES ET MARKETING
Pour un vendeur, il est indispensable de bien connatre
~ Les produits, leurs prix et ses possibilits de manoeuvre;
~ La disponibilit des produits;
~ Le profil du client : volume d'achat, habitudes de consommation,
prfrences,
Dans certain cas, notamment pour les vendeurs qui se dplacent chez les
clients, on utilise de plus en plus des connections mobiles au systme
d'information. Cela peut tre un ordinateur plus un accs par ligne
tlphonique mobile, ou plus simplement un assistant lectronique (ou PDA
en anglais) dans lequel sont charges rgulirement toutes les informations
dont le vendeur a besoin (base clientle, les produits avec les disponibilits,
les prix, les marges de manoeuvre etc..).
En plus de la gestion des relations client, les SI `Ventes et Marketing'
grent de mme les commandes et ditent les factures, bien sr en gardant
trace de l'ensemble des commandes d'un client.
Autre aspect du SI ventes est la relation avec les fournisseurs. Cette
fonction ne relve pas vraiment des ventes mais plutt des achats, mais on
les a confondus ici parce que dans n'importe quelle entreprise, on aura
besoin de garder trace des fournisseurs.
II-1-4- PRODUCTION ET FABRICATION
Aprs l'automatisation des usines et l'utilisation des machines et appareils
de haute technologie dans l'industrie, l'ordinateur lui aussi a y trouv sa
place et a jou pleinement son rle pour avoir des produits (tels que les
voitures ou les microprocesseurs) qui sont en grande partie fabriqus par
des machines pilotes par des ordinateurs.
Ainsi, la tendance actuelle est la fabrication de produits sur mesure et la
demande du client. Pour atteindre cet objectif, il faut une interconnexion
optimale des diffrents systmes d'information de l'entreprise pour que la
commande du client puisse arriver le plus vite possible l'usine qui va
fabriquer (en grande partie automatiquement) le produit demand et
l'expdier ensuite chez le client.
L'ordinateur dans l'atelier et dans l'usine a pour objet
~ Baisser les prix de revient et augmenter la productivit en automatis ant
et en robotisant les tches de production.
~ Fabriquer le bon produit au bon moment.
~ Fabriquer de produits en masse et la demande (selon l'ide de mass
customisation).
Le SI de production gre aussi la base d'information des produits qui sont
commercialiss par l'entreprise. On parle de production, mme s'il n'y a pas
de fabrication proprement parler de produit. Ceux-ci sont achets des
fournisseurs extrieurs et revendus des clients.
II-1-5- LOGISTIQUE ET RELATION CLIENT-FOURNISSEUR
La relation avec le client est devenu un enjeu majeur pour la majorit des
entreprises. Ce qu'on appelle le CRM connat un trs fort dveloppement,
et les entreprises dpensent des sommes normes pour obtenir ce
nouveau or gris : ``l'information sur le client''.
Bien sr, l'information a toujours t l, mais elle n'tait pas exploitable car
parpille dans des systmes htrognes et des formats incompatibles.
Les propositions commerciales des entreprises ne pouvaient pas s'adapter
au profil
de chaque client. On essayait plus tt de construire une offre commerciale
qui puisse satisfaire le maximum de clients.
Ce n'est plus le cas aujourd'hui. Si vous passez souvent des coups de
tlphone l'tranger (ou un pays en particulier), votre oprateur va vous
proposer rapidement une offre adapte pour vous fidliser et augmenter la
dure et/ou la frquence vos consommations.
Si vous achetez des livres ou des CDs chez Amazon.com, au bout de
quelques achats le systme vous fera des propositions d'ouvrage ou
d'oeuvre qui auront une grande chance de vous intresser.
L'EDI (Echange de Donnes Informatise ou Electronic Data Exchange) est
une technologie qui existe depuis une dizaine d'annes. Elle est apparue
dans le secteur de l'industrie textile, ou un format standard d'change de
donnes est apparu.
Grce ce format, les clients et les fournisseurs ont pu connect leurs
systmes d'information respectifs. Les changes de donnes sont devenus
beaucoup plus fluides, ont permis d'conomiser de l'argent et surtout
beaucoup de temps.

Un autre exemple (moins significatif) est celui du domaine bancaire, o
depuis plusieurs annes le rseau SWIFT permet aux banques d'changer
leurs donnes et de traiter plus rapidement les virements nationaux et
internationaux. Depuis quelques annes, on essayera d'appliquer la mme
logique d'autres secteurs de l'industrie. L'industrie automobile et la grande
distribution sont parmi les plus avances.
II-1-6- MANAGEMENT ET DIRECTION
C'est le systme d'information du patron, c'est la base de la prise de
dcision qui offre d'normes tats de synthse,de statistiques qui facilitent
et assistent la prise de dcision.
Dans ce cadre on remarque un dveloppement rapide des :
Tableaux de bord bass sur des indicateurs cls.
Diverses terminologies: EIS (Executive Information System), SIAD
(Systme Interactif d'Aide la Dcision), SI stratgique.
Exemple:

Business Objects -

II-1-7- GESTION DES RESSOURCES HUMAI NES
``Le Capital humain rgie tous les autres capitaux de l'entreprise''
La GRH est l'un des principaux piliers d'une gestion moderne des
comptences et d'amlioration et la performance au sein de toute
organisation quelque soit une socit prive ou une administration
publique.
Cette gestion consiste suivre le parcours administratif de l'agent depuis le
recrutement jusqu' la fin des ses fonctions au sein de l'organisation en
question.
Et comme il y a des organisations dont l'effectif des employs est assez
grand, cette tache sera trs difficile et demandera plus de temps et
d'agents, c'est la raison pour laquelle on a essay de l'informatiser.
L'informatisation de cette gestion, et l'utilisation des nouvelles technologies
permettra donc une gestion efficace, rapide, avec un gain de temps et des
cots dans la mesure o elle permettra de matriser une masse trs
importante de donnes et de pouvoir l'exploiter de manire efficace et
efficiente, chose qui va faciliter la prise de dcision par la direction.
A ce propos, et dans le cadre d'une formation altern en informatique nous
avons ralis (comme projet de fin d'tudes) une application de gestion de
personnel qui informatise cette fonction dans sa totalit. L'tude et l'analyse
de ce projet feront l'objet d'un dernier chapitre de cette partie et qui sera
une occasion pour aborder le sujet de conception, d'analyse et de
programmation d'un SI avec un cas rel en suivant sans cycle de vie ds la
problmatique jusqu' sa mise en place.
VISION FONCTIONNELLE DU SI

Ce schma fait la synthse de la vision fonctionnelle du Systme
d'Information. On y voit que le SI a deux facettes :
~ La premire facette est tourne vers le systme oprant et dont la
finalit et d'assister le fonctionnement oprationnel et la gestion quotidienne
de l'organisation. Ce sont les diffrents SI fonctionnels qu'on a vu, et qui
sont accessibles depuis des postes de travail de type bureautique. Les
applications informatiques qui supportent ces SI sont de type
transactionnel, et utilisent intensivement des bases de donnes de
production. Elles traitent de grandes masses de donnes qui sont
faiblement agrges (c..d ne concerne qu'un lment atomique de
l'organisation tel que la commande d'un client et les congs d'un salari) et
qui sont accessibles en quasi temps rel. Ces applications informatiques
sont devenues de plus en plus ouvertes vers l'extrieur pour le commerce
lectronique (vente et achat en ligne) et le travail collaboratif (intranet,
extranet).
~ La seconde facette est tourne vers le systme de pilotage et dont la
finalit est d'assister la direction de l'entreprise et la prise de dcision des
dirigeants. Ce sont des applications informatiques rcentes qui font appel
des technologies nouvelles (entrepts de donnes ou datawarehouse et
SIAD). Elles manipulent des donnes o le degrs de prcision est relatif
(tel que la variation du panier moyen dans un hypermarch par mois sur les
24 derniers mois), et qui sont fortement agrges (elles concernent de
grand ensemble d'lments de l'organisation, il faut par exemple calculer la
moyenne pour plusieurs centaines
de milliers de donnes). Ces systmes sophistiqus et coteux permettent
aux dirigeants d'avoir une vision synthtique de condense de l'activit de
l'entreprise. Le but est faciliter les projections et les simulations, en
intgrant notamment des donnes externe au SI de l'entreprise (tel que les
donnes des concurrents, ou la corrlation avec l'indice dvolution des prix,
ou la rcupration du taux de certaines taxes). La finalit ultime de ces
systmes est d'aider le dirigeant dans la prise de dcision.
II-2- LE `COMMENT' DE LA GESTION DE L'INFORMATION II-2-
1- LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
Lorsqu'un document est sous forme numrique, il devient facile et
conomique de les stocker sur un poste de travail ou un serveur, de le
retrouver, de le copier et de le transmettre travers un rseau un autre
poste de travail, le tout en quelques dizaines de secondes. Plusieurs
personnes peuvent les consulter en mme temps. Les outils de recherche
deviennent si puissants qu'ils peuvent satisfaire dans des dlais trs courts,
n'importe quel type de recherche. L'espace occup par les documents est
rduit dans des proportions considrables.
Ainsi, les technologies `matriels' et `logiciels' pour grer lectroniquement
des documents sont maintenant matrises. Avec la baisse rapide des
cots, ces
technologies, autrefois rserves aux situations les plus critiques, vont se
diffuser largement.
Les applications de gestion lectronique de documents visent prendre en
compte le cycle de vie complet des documents, de leur cration jusqu' leur
archivage. La vie d'un document soit papier ou lectronique, suit en effet un
cycle stable. Ce cycle fait appel des oprations de toutes sortes:
? Cration
? Classement
? Copie
? Consultation
? Transmission
? Commentaires
? Annotations
? Rvisions
Ces oprations ont une traduction diffrente pour des documents papiers et
des documents lectroniques.
Crer un document est l'opration matresse dans le cycle de vie d'un
document. Elle correspond une phase de cration du contenu, une phase
de mise en page, puis une phase de matrialisation. Pour les documents
lectroniques, ce sont le diteurs de texte qui prennent en charge la
cration, la mise en page et l'affichage ou l'impression sous forme finale
avec une efficacit incomparablement suprieurs celle obtenue par les
moyens classiques. Le dveloppement de l'utilisation des diteurs de texte
est li celui de la bureautique, dj largement accompli. Avec l'change
lectronique des documents, une part croissante des documents d'une
entreprise et ainsi sous forme numrique, ce qui ne peut que favoriser
l'utilisation des applications de GED pour en assurer la gestion et mise en
commun.
Classer un document correspond deux oprations diffrentes :
* Trouver au document une place pour le stocker,
* Enregistrer les informations ncessaires pour le retrouver.
Dans la plupart des systmes manuels de classement, ces deux oprations
sont confondues.Des tagres sont en effet rserves chaque thme. Il
n'en est pas de mme dans les systmes lectroniques o chaque
document stock reoit un numro de rfrence.
Le systme de classement ne gre plus que l'association entre le plan de
classement sous forme d'armoires, classeurs et dossiers et les rfrences
des
documents classes chaque niveau du plan. Un mme document peut
ainsi tre class simultanment (rfrenc) en plusieurs endroits du plan de
classement sans qu'il soit ncessaire de le copier pour autant. Le stockage
des documents lectroniques et beaucoup moins coteux que celui des
documents papier, et l'accs un document par sa rfrence y est quasi
immdiat.
Indexer un document correspond enregistrer une fiche qui dcrit les
caractristiques significatives du document en vue d'une recherche
ultrieure, la manire des fiches utilises dans les bibliothques.
L'indexation d'un document implique une connaissance de son contenu
plus dtaille que celle qu'exige l'opration de classement. Dans certains
cas, l'indexation de documents lectroniques peut tres totalement
automatise, comme c'est parfois le cas dans des applications de
numrisation de documents avec reconnaissance de caractres.
Copier un document est l'opration de base de la communication papier
dans le bureau. Dans le cas des documents lectroniques, c'est toujours
une copie qui est dlivre par les systmes de classement. Le cot de
copie lectronique est ngligeable et la dure de l'opration quasi
instantane. Dans bien des cas, la diffusion classique par envoi chacun
d'une copie est remplace par l'information de l'existence d'un nouveau
document dans le systme de classement.
Rechercher un document se fait, soit en utilisant le plan de classement,
soit en utilisant les fiches d'indexation. Dans une bibliothque, cela
correspond se promener travers les rayonnages, ou feuilleter les
fiches dans les bacs. C'est incontestablement dans ces oprations que
l'apport de l'informatique est dterminant, puisque n'importe lequel des
champs de la fiche peut tre utilis comme critre de recherche ( sujet,
auteur, mots-clefs, date, nombre de pages). Ceci supprime l'quivalent des
bacs de fiches par thmes, par auteurs, par titres, tels qu'on les trouve
encore dans bien des bibliothques.
Envoyer/Recevoir un document (en fait une copie d'un document), qu'il
soit papier ou numrique, est le rle d'un service courrier. La messagerie
lectronique joue ce rle pour les documents numrique. Elle transporte
une copie lectronique du document. Le document reu est ainsi rvisable
par l'diteur appropri. Il peut tre directement class et index. La
messagerie lectronique est beaucoup plus rapide, fiable et conomique
que le courrier postal, qu'il soit public ou priv.
Commenter un document, c'est n aprs en avoir pris connaissance, rdiger
des commentaires qui donnent l'auteur des indicateurs sur des
amliorations
possibles. Les documentaires reus sous forme lectronique peuvent tre
directement utiliss pour la rvision du document.
Annoter un document, c'est ajouter des commentaires sur le documents
luimme sans changer sa forme originale. Des annotations papier modifient
en fait le support papier document. Il n'en est pas de mme pour un
document lectronique puisque les annotations sont enregistres part et
sont prsentes par superposition sur l'image du document affich. Un
document lectronique annot peut toujours tre prsent sans ses
annotations.
Rviser un document, c'est en crer une nouvelle version intgrant les
modifications ncessaires pour le rendre plus actuel ou conforme son
objectif. Sur papier, cela veut dire recrer compltement le document. Sous
forme lectronique rvisable, c'est uniquement lui appliquer les
changements indispensables au moyen de l'diteur de texte qui a permis
sa cration, et grer l'historique de ces modifications.
Archiver c'est transporter le document de son lieu de stockage vers un lieu
d'archivage, moins cher, mais aussi moins rapidement accessible. Le
document peut disparatre de son systme de stockage d'origine et y libre
la place qu'il occupait. Ce qui avec les systmes papier tait une opration
lente et complique, devient une opration quasiment instantane avec les
systme de GED .il suffit de marque le document archiver,et
rgulirement le systme collecte les document marqus pour les
transfrer et les stocker dans l espace d'archivage . En cas de besoin, c'est
en quelques minutes au plus que le document archiv peut tre recharg
dans l'espace actif. Notons l'importance de la fonction d'archivage en terme
de volume conserv.
II-2-1-1- Documents papier, documents lectroniques
Les principaux avantages des documents lectroniques par rapport aux
documents papier sont les suivants :
? Rvisables directement et facilement
? Faciles stocker, classer, indexer et rechercher.
? Accessibles plusieurs, distance
? Faciles et peu coteux copier, envoyer et faire circuler
A ces avantages s'ajoute la possibilit de crer des documents multimdia
comportant, outre des textes et des images, des sons ( voix,musique,
enregistrement), de l'image anime (de la vido), des tableaux de chiffres
avec leurs formules de calcul, et du graphique structur deux ou trois
dimensions. Il
est bien sr touj ours possible de traiter ces formes de contenu au moyen
de l' diteur appropri.
En outre, les documents lectroniques peuvent tre composs d'lments
partage entre plusieurs documents. Un document peut aussi pointer vers
d'autres documents ou parties de documents. Un mot soulign peut
correspondre, lorsqu'on le slectionne, l'apparition sur l'cran de sa
dfinition dtaille et l'ensemble de ses synonymes, mais aussi celle
d'une photo. Un document de ce type, en fait un ensemble de documents
lis par des relations, est nomm ` hyper document' dans le langage des
informaticiens. C'est la forme de
prsentation des documents disponibles sur Internet. Cependant, pour
pouvoir bnficier de ces fonctionnalits , il faut que les entreprises
disposent de document sous forme lectronique . Or , elles recevront
encore longtemps de l' extrieur des documents papier .C' est
particulirement vrai pour les relations entre les personnes et les
entreprises .C'est l qu' interviennent les technologies de numrisation .
II-2-1-2- Numrisation des documents papier
La transformation d'un document papier en document lectronique se fait
au moyen d'un numriseur .il s'agit d'une sorte de photocopieur qui lit du
papier et en produit une image numrique sous forme de point .les
appareils actuels sont capables de prendre en compte des document
couleur avec une dfinition photographique, et des vitesses de quelque
pages par minute plusieurs centaines de pages par minute.
Une fois numris un document est ditable comme une image. Pour
reprsenter sous forme numrique son contenu (les textes. les images. les
cadres).il faut raliser une opration de reconnaissance. Les logiciels de
reconnaissance de texte sont capables d'identifier les zones ne comportant
que du texte et de reconnatre la structure de chaque page et d'en dduire
un dcoupage en zones et une mise en page. Ils isolent les parties images
proprement dites et les laissent intactes. Le rsultat en un document
rvisable.
Lorsqu'il s'agit de formulaires, certains logiciels de reconnaissance plus
lourds sont capables de traiter l'criture manuscrite. Connaissant le type de
formulaire, le logiciel reconnatra ainsi les valeurs des diffrents champs du
formulaire. Ces donnes pourront tre directement exploites, par exemple
pour stocker et indexer ce formulaire. L'utilisation de codes barres permet
d'indiquer simplement au systme le type de formulaire ( facture, note de
frais, commande, dclaration d'accident...).
Les numriseurs haut de gamme avec alimentation automatique travaillent
par lots de plusieurs centaines de pages. Lors de la saisie de masse en
continu d'un lot, les pages du lot sont identifies par leur place dans le
lot(n de la page). Or le lot peut tre constitu d'une succession de
documents, chaque document est
lui-mme constitu d'un nombre variable de pages. Pour permettre au
systme de faire la distinction entre les pages de chaque dossier, des
sparateurs sont introduits entre chaque dossier. Ceci permettre le
fonctionnement autonome du lecteur pour la dure du lot. L'utilisation de
logiciels de reconnaissance de caractres et de forme permet d'aller
beaucoup plus loin dans la sparation des lments du lot, par exemple en
distinguant les pages de couverture des documents.
Chaque fois que l'on numrise un document, il est ncessaire de faire une
vrification visuelle l'cran de la lisibilit de l'image numrique. Les
appareils sont en effet sensibles la couleur et la qualit du papier et de
l'impression, comme le sont les photocopieurs. On en profite gnralement
pour indexer le document. L'indexation peut tre manuelle ou automatique (
partir des informations reconnues sur le document). Mme dans le cas de
la numrisation par lots avec reconnaissance de contenu et indexation
automatique, il faut raliser un contrle visuel de la qualit obtenue.
Compte tenu de ces divers paramtres, une personne peut atteindre des
performances trs variables : de 10 20 pages par minute dans le cas du
seul contrle visuel (saisie par lots avec indexation automatique). Pour aller
plus vite, il faut introduire des techniques de contrle visuel par
chantillonnage, dans lesquelles seul 1 document sur 10 ou plus est
contrl.
Le cas du Fax est plus direct. Un Fax est un document qui a dj t
numris. C'est l'image numrise qui est transmise et reconstitue dans la
mmoire du Fax. Cette image peut donc tre directement prise en compte
par les ordinateurs, stocke, et traite telle quelle, sans opration manuelle.
II-2-1-3- Classement et recherche
La rfrence de stockage est le seul moyen d'accs au document. Il est
toujours possible de prendre note de cette rfrence et de l'utiliser
directement ( bien que ce soit fort incommode). C'est ce qui est fait dans de
nombreuses applications o c'est l'application elle-mme qui enregistre la
rfrence de stockage du document dans sa base de donnes, par
exemple associe au client concern par le document. Dans ce cas, on
pourra accder aux documents uniquement travers l'application (pour
chaque client, montrer la liste des documents associs).
Trois autres moyens de classer et de rechercher les documents sont
utiliss : le plan de classement, les fiches, le texte intgral.
1- Plan de classement: IL prsente un classement hirarchique de type
armoire, dossier, tiroir, classeur. Il faut grer une base de donnes qui
reprsentera cette hirarchie et associera chaque niveau la liste des
documents rattachs par leurs rfrences de stockage (ce que font
gnralement les bons systmes de GED). La recherche dans ce cas se
fera par accs au bon dossier puis rechercher dans le contenu du dossier
le bon document, exactement comme dans un systme de classement
classique, mais en plus rapide. Ce mode de classement a l'avantage d'tre
connu par tous et de ne ncessiter aucune formation. Il est et restera
largement utilis bien qu'il soit inefficace pour la recherche dans les
grandes bases de documents.
2- Une fiche: qui dcrit chaque document au moyen d'une srie de champs
tels que date, client, mots-clefs, produit. Chaque fiche est associ un
document et connat par sa rfrence de stockage. Il devient possible
`interroger le systme au moyen d'une requte portant sur les lments de
la fiche, par exemple :'tous les documents postrieurs 12/06/96 et
concernant le produit clavier `. Ce mode de recherche est beaucoup plus
efficace que le prcdent. Il offre des modes d'accs multiples ( par client,
par date, par produit). Il est plus rapide en terme de temps de recherche. Il
est cependant plus lourd en indexation et un peu plus compliqu utilis.
3- Le texte intgral est un mode d'indexation qui trouve de plus en plus de
succs au fur et mesure que la puissance des systmes augmente. Dans
ce mode, c'est l'intgralit de la partie texte du document qui est prise en
compte dans l'indexation ou la recherche. L'indexation est alors
automatique. Tous les mots du texte sont pris pour mot-clef. Sur une base
de documents ainsi indexs, il st possible de poser n'importe quelle
question. Certains logiciels ne ralisent jamais d'indexation mais analysent
systmatiquement tous les textes de tous les documents chaque
interrogation. Ceci conomise les traitements d'innervation et l'espace
ncessaire pour les index (plusieurs fois l'espace du texte index). Mais le
cot de traitement d'une requte est beaucoup plus lev et le temps de
rponse est beaucoup plus long.
Ces trois moyens permettant de classer et de retrouver des documents
peuvent tous tre utiliss en m^me temps pour des donnes de natures
diffrentes.
~ Un plan de classement pour les documents connus par tous. Trs facile
maintenir et d'accs ais, ce mode de classement est efficace si
l'on sait ce que l'on met d'habitude dans chaque armoire, tiroir, et dossier.
~ Un classement par fiche pour les documents nombreux et de mme
type. Par exemple un dossier par accident ou par client, avec dans la fiche
les lments synthtique dcrivant l'accident et le client. Au prix de la
cration d'une fiche pour chaque accident, il est possible de rechercher une
slection des accidents selon, les critres varis.
~ Enfin une indexation automatique pour l'ensemble des textes de
jurisprudence propres l'entreprise ( par exemple l'ensemble des
procdures du personnel). Ceci permettra une recherche sut des critres
imprvus et complexe.
II-2-1-4- GESTION DES VERSIONS
Un part importante de la GED traite la gestion des diffrentes versions d'un
mme document, rsultats es modifications successives qui lui sont
apportes. Ce problme est particulirement critique dans l'industrie pour la
gestion des documents de fabrication et de la maintenance des objets
complexes. Lors de mise en fabrication d'un produit, les concepteurs
doivent fournir un dossier de fabrication constitu d'un ensemble de
documents dcrivant chaque lment fabriquer dans la version
correspond la version du produit. De mme, lors de la livraison d'un
produit au client, les documentations d'utilisation et de maintenance doivent
correspondre cette version.
Le premier besoin, c'est de grer la numrotation des diffrentes versions
et les correspondances des versions entre elles. Ainsi, il est important de
savoir que la documentation d'une machine version 1.1.2, correspond
celle de son moteur version 3.1.3.
Ce sont en effet prcisment ces documents qu'il faut utiliser ensemble et
aucun autre. En gnral les systmes de gestion de version offrent une
opration ` nouvelle version ` qui cre une copie du document sous forme
rvisable. Ce nouveau document est alors l'objet d'un cycle de
modifications, envoi pour commentaires, rvision, approbation. Quand
l'auteur le dcide, le document devient la nouvelle version du document
source. Quand un document fait rfrence un autre document, il faut
grer les volutions d'indices des versions de chacun des documents et du
lien entre eux.
II-2-1-5- LES BENEFICES DE LA GED
Les apports principaux de la GED sont les suivants :
~ Rduction des cots de l'espace de stockage et du classement ~
Rduction des cots et temps de recherche et de diffusion ~ Prise en
compte de la gestion des versions
~ Accs simultans
~ Amlioration de la scurit
Pour chacun de ces apports, on va prsenter comment constater et valuer
les bnfices possibles.
II-2-1-5-1- Rduction des cots de l'espace de stockage
Une armoire occupe 1m

pour une capacit de 5 000 20 000 pages. Un

disque magntique peut contenir le mme nombre de pages numrises. Il
permet donc de gagner 1m

de surface, condition de numriser, classer,

et indexer les 5 000 20 000 pages. En prenant un cot complet (charges
de location, d'entretien, de gardiennage, d'assurance...). En effet la
numrisation des documents papier ne peut se justifier par les seuls gains
de cot de stockage, c'est par les gains en cot d'utilisation que se justifiera
le passage au numrique, sauf dans le cas- rare- o plus de 80% des
information sont dj sous forme lectronique (messages lectronique,
Fax, documents produits par traitement de texte...)
II-2-1-5-2- Rduction des cots et des temps de recherche
Une opration de recherche se dcompose en plusieurs tapes :
recherche, extraction, ventuellement transmission aller et retour (ou copie
et transmission aller), puis classement nouveau. Le tableau suivant
donne les temps lmentaires pour ces oprations ainsi que les temps
d'options combines.
~ Un consultation = Recherche+ Extraction + Reclassement.
~ Une transmission de copie de dossier =Recherche + Extraction
+Copie+Transmission + Reclassement.
~ Un transmission puis restitution de dossier = Recherche + Extraction +
Transmission + Transmission +Reclassement.
Un intrt majeur de la GED rside dans la rapidit de la recherche,
compare la recherche manuelle dans un systme de classement papier
aussi bon soit-il. Dans le tableau 6 nous avous estim 15 secondes le
temps de recherche pur, or, quels que soient les besoins, il est toujours
possible d'organiser le classement et l'indexation pour retrouver un
document en quelques secondes (au prix parfois d'une indexation trs
dtaille, voire intgrale des documents).D'autre
part, des recherches irralisables autrement vu leur complexit peuvent
prendre plusieurs minutes.
~ Dans le cas d'un systme de classement hirarchique simple (armoire,
tiroir, dossier, document), un document peut tre localis en moins de 10
secondes .Si ces document portant une rfrence, et qu'ils sont de plus
indexs sur cette rfrence, les temps d'accs par leur rfrence peuvent
descendre en dessous de la seconde.
~ Avec une indexations plus consquente (metteur, taille, date, auteur,
numro de client)il est possible, en quelques secondes, de rpondre des
questions pratiquement impossibles traiter sur un classement manuel
.Par exemple, donnez -moi classement manuel .Par exemple, donnez -moi
`' les document de plus de 30 page , postrieurs mars 1996, dont l'auteur
est Monsieur Dupont .
~ Avec une recherche en texte intgral, pourvu que les documents soient
sous forme lectronique, il devient possible de traiter des questions
compltement libres, sans pour cela avoir d au pralable indexer les
documents. Le temps de recherche est alors de quelques minutes
quelques heures selon la taille de la base, et sa complexit.
~ En ralisant une indexation intgrale des documents, les mmes
possibilits sont offertes avec des tempes de rponse de quelques
secondes quelques minutes.
A ces caractristiques correspondent de nouvelles applications devenues
possibles ou rentables. Par exemple il devient possible de renseigner au
tlphone un client sur l'tat de son dossier en moins de deux minutes,
alors u'avec des dossiers papier circulant dans l'organisation, il faudrait
plusieurs dizaines de minutes (si c'est possible), de qui est trop long pour
une rponse tlphoniques.
II-2-1-5-3- Rduction des cots et des tempes de diffusion
La diffusion du document papier ncessite la ralisation d'une copie par
destinataire, suivie d'un envoi (mise sous enveloppe, rdaction de
l'adresse). Dans le cas de diffusions multiples, rptitives, la diffusion
lectronique soit par message, soit par mise disposition sur un serveur
sera plus conomique. Dans ce cas, il s'agit de documents produits par
l'entreprise, et l'on peut faire l'hypothse qu'ils ont t produits
lectroniquement. Le tableau suivant donne le temps de main-d'oeuvre en
secondes dans le cas d'une opration manuelle ou
lectronique. Le cot de revient de la photocopie manuelle (papier et
location photocopieur) est ajout au cot de main-d'oeuvre pour obtenir le
cot total dans le cas manuel. Il fait apparatre des gains de plus de 70%.
La diffusion d'un document lectronique est beaucoup plus rapide, et
beaucoup moins coteuse que sa diffusion par papier .Un message
lectronique est achemin en quelques heures au plus. Le temps
ncessaire pour mettre disposition un document sur un serveur est de
quelques minutes.
II-2-1-5-4- Accs simultan
Plusieurs utilisateurs peuvent accder simultanment au mme dossier
voire au mme document. Ceci permet d'introduire des paralllismes dans
les traitements des dossiers alors qu'il faut traiter en srie les dossiers
papiers. En plus de la souplesse qu'apportent ces paralllismes dans la
planification des travaux, ils permettent des gains de temps sur le dlai total
de rponse une sollicitation. Ceci peut en soi justifier l'utilisation d'une
gestion lectronique de documents.
II-2-1-5-5- Amliorations de la sret et de la scurit
Une fois les documents sous forme lectronique, il devient conomique
d'en faire autant de copie que ncessaire pour les besoins d'intgrit des
donnes, et de stocker ces copies dans un endroit diffrent et plus
scuris. Il est de mme beaucoup plus facile de grer les droits d'accs
aux informations jusqu'au niveau du fichier et de l'interlocuteur.
II-2-1-6- La GED, fondement des techniques de groupe
La GED apporte une franche rduction des cots de traitement des
documents dans toutes des phases : classement, recherche et diffusion.
Elle offre surtout des rductions sensibles des dlais d'obtention et de mise
disposition des documents, avec des possibilits de recherche
impossibles envisager sans elle.
En permettant la mise en commune efficace des documents, elle est le
ferment de l'organisation collective en groupes dans l'entreprise. Les
groupes doivent en effet se mettre d'accord dur le critre de classement
des documents dans la base, et pour cela mettre en commun leurs besoins
de recherche.
C'est sur la base des systmes de GED que se sont dveloppes les
techniques de workflow et de groupeware. Ces techniques s'appuient sur
l'existence d'une
base d'information et de documents partage par le groupe pour offrir des
services complmentaires en prenant en compte plus en profondeur les
caractristiques du groupe et son organisation.
II-2-1-7- Exemple de GED : BPS GED
Ce logiciel de Gestion Electronique de documents ddie aux particuliers et
aux petites structures professionnelles offre :
~ Gestion de dossiers, de tiers, de contacts. ~ Numrisation et indexation
des documents. ~ Systme puissant de recherche multicritres.
~ Edition des documents. Envoi de documents par messagerie
lectronique intgre et par messagerie fax intgre. ~ Gestion des
historiques.
~ Archivage automatique de la base de donnes. ~ Contrle d'accs par
login et mot de passe.
~ Possibilit de contrle d'accs par serveur distant. ~ Fichier d'aide
complet.
~ Capacit de gestion de 4.000 5.000 documents.

II-3- Les Progiciels de Gestion Intgrs (PGI)
Les Progiciels de Gestion Intgrs constituent des rponses possibles aux
besoins d'information.
II-3-1- Historique et Dfinition des progiciels de gestion intgrs
A la fin des annes 70, les fonctions de comptabilit et d'entre des
commandes sont intgres aux systmes de Gestion de Production
Assiste par Ordinateur (GPAO) pour donner naissance aux Manufacturing
Resource Planning (MRP). MRP, planification des ressources de
fabrication, couvre au del de la production proprement dite, la tenue du
plan directeur de production, la gestion des hommes et des outils, la
gestion des stocks, des approvisionnements, de la logistique, etc. Au cours
des annes 80, les besoins des entreprises devenant de plus en plus
complexes, on cherche faire le lien entre la comptabilit et les changes
lectroniques. Apparat alors une nouvelle gnration de systmes, les
DRP (Distribution Resource Planning), qui permettent de coordonner la
gestion des entrepts, des centres de distribution et de la chane
d'approvisionnement.
Les PGI, sont de fait, une gnralisation de ces systmes, ils sont
dsormais capables de grer l'ensemble du processus de production, de la
prise de commande au service aprs vente en passant par les dossiers
d'employs, les logiciels de simulation et la maintenance prventive.
Aujourd'hui on semble dfinir un PGI comme un systme d'information
intgr qui soutient

Nous reprendrons les dfinitions complmentaires donnes par deux
organismes rputs comptents en la matire : le CXP, organisme franais
(Conseil sur les systmes d'information base de progiciels, www.cxp.fr),
et l'APICS, association amricaine American Production Inventory Control
Society, www.apics.org) de notorit internationale.
Pour le CXP, un progiciel de gestion d'entreprise est dit intgr s'il vrifie
l'ensemble des conditions suivantes : s'il mane d'un fournisseur unique,
garantit l'unicit de l'information, assure une mise jour en temps rel des
donnes et fournit les lments d'une traabilit totale des oprations.
L'APICS considre qu'un ERP est un systme d'information orient
comptabilit permettant de grer toutes les ressources ncessaires pour
satisfaire le besoin du client. Il correspond une extension des systmes
MRP2 comportant les technologies suivantes : base de donnes
relationnelle, architecture client-serveur, interface homme-machine unifie
et commune, systme ouvert...
Ces dfinitions ne donnent pas de prcision sur les aspects fonctionnels
mais la concentration du march sur quelques diteurs permet d'identifier
clairement cinq domaines de comptence
~ Gestion de production
~ Gestion de la production
~ Gestion des stocks, des approvisionnements et des achats ~ Gestion
commerciale
~ Gestion des ressources humaines
~ Gestion comptable et financire
II-3-2- Fonctionnalits et modularit
Les cinq domaines qui viennent d'tre dcrits, assez gnraux, se
dcomposent en sous-groupes qui correspondent peu prs au
dcoupage modulaire des logiciels proposs:
~ La gestion financire a pour objectif de matriser la situation financire
de l'entreprise. Elle gre les livres comptables, les comptes des clients et
des fournisseurs, les immobilisations. Elle permet galement de consolider
les tats financiers des diverses filiales.
~ Le contrle de gestion permet d'analyser l'aide de tableaux de bords
la rentabilit de l'entreprise sous divers angles (par produits, par processus,
par types d'activit...).
~ La gestion de projet planifie et contrle les tapes d'un projet et la
disponibilit des ressources ncessaires sa ralisation.
~ L'administration des ventes gre les diffrentes activits commerciales
envers les clients, dont les supports de vente, la facturation, la gestion des
expditions.
~ La gestion des ressources humaines met disposition les outils
permettant de grer le personnel. Au-del de la gestion des salaires et des
activits corollaires, elle gre le recrutement, les absences et congs du
personnel et, surtout, de plus en plus, les comptences des personnes.
~ La gestion de la qualit assure l'enregistrement et la traabilit des
informations relatives l'laboration des produits.
~ La gestion de la production supporte videmment la planification et
l'excution de la production sur les diffrents horizons comme nous avons
pu le voir (PIC, PDP, CBN, gestion d'atelier), et elle gre les donnes
techniques associes comme dans les progiciels de GPAO.
~ La gestion des achats gre le processus d'achat auprs des
fournisseurs avec notamment leur volution et le contrle de la facturation.
~ La gestion des approvisionnements et des stocks planifie les besoins
en matires et composants achets en optimisant niveaux des stocks et
des emplacements.
Ces diverses catgories se retrouvent dans les diffrentes offres du
march. Elles constituent le noyau du systme d'information et servira aux
diffrents acteurs de l'entreprise. L'adaptation l'entreprise de ces
progiciels est ralise par un paramtrage important qui ncessite un effort
considrable de structuration de l'entreprise pour faire coller son mode
de fonctionnement aux possibilits du progiciel.
II-3-3- Nature de l'intgration
La nature de l'intgration peut tre plus ou moins profonde, allant de
l'interfaage d'applications existantes, la base de donnes unique,
servant tous les modules.

Diffrentes approches de l'intgration L'interfaage d'applications existantes
est une connexion de type point point qui a engendr, par le pass,
beaucoup de travail pour les Socits de services informatiques (SSII)
puisqu'il faut N(N- 1)/2 interfaces pour connecter N modules. Il s'agit donc
d'une approche lourde, coteuse et peu prenne (en cas d'volution des
logiciels). En revanche, elle prsente l'avantage d'utiliser les logiciels de
chaque fonctionnalit.
Comme nous l'avons vu, les diteurs d'ERP ont opt pour le
dveloppement de gros logiciels couvrant l'ensemble des fonctions
permettant de grer l'entreprise (figure 13. 1b). La plupart du temps, ils sont
partis d'un noyau dur relatif une application particulire (la production, la
finance...) et ont gonfl leur offre par dveloppement d'applications
supplmentaires ou par intgration d'applications existantes. On s'attend
ce que l'unicit de l'information soit assure par une base de donnes
unique, commune aux divers modules. Ce n'est pas toujours le cas mais
l'utilisateur ne le voit pas a priori.
Dans ce contexte, le rle des SSII a volu vers le dploiement de l'ERP
qui ncessite une rorganisation en profondeur de l'entreprise, de ses
donnes, puis un paramtrage du progiciel devant s'adapter aux
spcificits de l'entreprise.
La SSII assurera en outre un certain nombre de dveloppements adapts
au fonctionnement spcifique de l' entreprise.
Une troisime solution, sduisante mais encore peu utilise en pratique
ce jour, est constitue par les EAI (Enterprise Application Integration) qui
permettent d'interfacer les diverses applications de gestion informatique de
l'entreprise existantes (figure 13. 1c).Cet interfaage standard est constitu
d'un moteur d'intgration (Message Broker) qui permet aux applications de
communiquer entre elles grce une couche basse de transport de
donnes (Middleware).
Ces solutions cherchent se positionner en tant que solution de
substitution aux ERP, mais aussi comme un complment. C'est sans doute
d'ailleurs en tant que complment que l'avenir des EAI est le plus ouvert.
En effet, quel que soit l'ERP, il existera toujours dans un coin ou dans un
autre un logiciel traitant un point particulier du mtier de l'entreprise qui
aura besoin de communiquer. Dans ce cas, se reposera le problme de la
connexion point point des logiciels. En ce qui concerne leur structure, les
EAI les plus performants sont organiss pour matrialiser, dans le systme
d'information, les processus de l'entreprise.
Ainsi, on a reprsent le processus de revue de contrat existant dans le
rfrentiel ISO 9000 de l'entreprise matrialis dans l'EAI. Bien que
l'entreprise soit quipe d'un ERP trs sophistiqu, on constate nanmoins
qu'il reste un certain nombre de connexions ncessaires entre des
applications trs diffrentes:
~ On doit rcuprer les donnes techniques et administratives de la
commande directement du fournisseur.
~ Le calcul de devis tant trs spcifique, il a t dvelopp en solution
locale sur un tableur.
~ La vrification de la capacit pour accepter le dlai ncessite un dialogue
avec l'ERP.
~ L'acceptation doit tre transmise au fournisseur.
~ Tout au long du processus, les diffrents acteurs doivent tre informs de
l'avancement de la procdure et parfois donner leur accord. Cela ncessite
une connexion avec la messagerie interne de l'entreprise.

Une application EAI performante doit tre capable de dcrire les
procdures de l'entreprise et de dfinir les connexions ncessaires entre
les diffrents systmes. Elle doit bien entendu fournir les outils capables de
configurer toutes ces connexions depuis ou vers les diffrents systmes
htrognes.
L'intgration horizontale du systme d'information pousse un change
d'information de plus en plus important entre diffrentes entreprises. Si
l'ERP monolithique s'est plus ou moins impos au sein d'une mme
entreprise, il semble difficile d'envisager qu'un macro ERP permette en un
seul produit de faire fonctionner l'ensemble de la chane logistique. Dans ce
contexte, l'EAI s'impose comme tant une solution prometteuse. Capable
de garantir les changes entre deux ERP, l'EAI est a fortiori capable
d'assurer l'change d'information entre plusieurs applications recouvrant
chacune une fonction de l'ERP.
II-3-4- Mise en place et march des ERP
Comme il vient d'tre dit, les ERP sont des solutions lourdes mettre en
place bien que modulaires. Les entreprises se font accompagner par des
socits de consultants qui doivent avoir des comptences la fois en
organisation et en informatique. Les annes prcdant le passage l'an
2000 et le passage l'euro ont donn lieu de nombreux projets de cette
nature. Les grandes socits multi-sites et multinationales ont initi le
mouvement, puis ce fut au tour des PME les plus grosses. Aujourd'hui, les
plus petites d'entre elles sont concernes pour des raisons techniques,
lgales ou conomiques mais aussi en vue de se doter d'un support du
systme d'information ractif pour accrotre leur performance globale.
Les diteurs de progiciels intgrs ont aujourd'hui enrichi leur offre avec de
nouvelles fonctionnalits comme le management de la chane logistique
(Supply Chain Management ou SCM), le management de la relation client
(Customer Relationship Management ou CRM), le
commerce lectronique (e-Business)...
II-4 Les MES (Manufacturing Execution System)
Comme leur nom l'indique, il s'agit de systmes destins aux processus de
production, aux aspects techniques et l'atelier.
II-4-1- Dfinition
Il s'agit d'une intgration au niveau de l'atelier. En effet, au niveau de
l'atelier, les nombreuses fonctions qui se sont dveloppes ont donn lieu
des applications informatiques :
~ Ordonnancement de la production
~ Suivi de production
~ Suivi des heures et des personnes
~ Gestion de la qualit, suivi statistique de la qualit (SPC, pour Statistical
Process Control, ou MSP, pour Matrise Statistique des Procds)
~ Gestion de la maintenance
~ Gestion de la documentation et des donnes techniques
~ Suivi des actions correctives
De la mme faon que pour les ERP, la redondance des informations, en
entre ou en sortie, a conduit la ncessit d'unicit de l'information et a
donn naissance une nouvelle offre logicielle : les MES.
II-4-2 Fonctionnalits
Les divers MES du march prsentent des diffrences parmi les fonctions
assures car les diteurs se sont souvent spcialiss selon leur cible
d'activit. Toutefois, on peut s'appuyer sur les onze fonctionnalits
identifies par une association regroupant des socits impliques
dans le domaine des MES (diteurs, consultants...), MESA International :
~ Ordonnancement capacit finie (Operations/Detail Scheduling) qui
dfinit le squencement des oprations jug optimal.
~ Gestion des ressources de production (Resource Allocation and
Status) qui dfinit l'utilisation et assure le suivi du personnel, des machines,
des outils et de la matire.
~ La gestion des ordres de fabrication (Dispatching Production Unit) qui
gre le flux des ordres et des lots et s'assure que tout ce qui est ncessaire
sera disponible au moment du lancement.
~ La gestion des documents (Document Control) relatifs aux produits, aux
process, la conception et aux ordres de fabrication, et parfois aux
conditions de travail et aux certifications.
~ La traabilit des produits (Product Tracking and Genealogy) qui suit
les produits en temps rel afin de conserver l'historique complet des
composants utiliss et des conditions de production de chaque produit fini.
~ L'analyse des performances (Performance Analysis) qui suit les divers
indicateurs de performance concernant les oprations de production (taux
d'utilisation, temps de cycle, TRS...).
~ La gestion du travail (Labor Management) assurant le suivi des temps
machines et oprateurs, des activits indirectes (outils), du statut des
oprateurs.
~ La gestion de la maintenance (Maintenance Management) permettant
d'effectuer le suivi et la planification des activits de maintenance
priodique ou prventive (alarmes, historique...).
~ La gestion des process (Process Management) pour matriser la
production avec correction et amlioration des activits (par exemple,
alarmes si dpassement de tolrance ou mieux des limites naturelles).
~ La gestion de la qualit (Quality Management) assure l'enregistrement
et la traabilit des informations relatives l'laboration des produits, le
suivi des action correctives et la capitalisation des connaissances (KM,
pour Knowledge Management).
~ L'acquisition de donnes (Data Collection) fournissant des interfaces
pour collecter des donnes en temps rel sur les quipements de
l'entreprise ou par relev manuel des oprateurs.
II-4-3 L'offre du march
Les MES se situent au niveau oprationnel des entreprises, or leurs modes
de fonctionnement ont assez divers. Les besoins sont alors trs varis et
les diteurs de logiciels proposent aujourd'hui des produits gnralistes
modulaires destins coller l'ventail de la demande.
Certains diteurs se sont spcialiss dans une fonction particulire du MES
comme la maintenance (GMAO, pour Gestion de la maintenance assiste
par ordinateur) ou la gestion de la qualit (GQAO).
D'autres, au contraire, ont vis un secteur industriel ou un type de process
et proposent une offre transversale plus ou moins complte. Dans ce cas,
les progiciels ont tendance dborder de la fonction de gestion de l'atelier
vers le niveau de l'entreprise.
On pourra remarquer que certains diteurs d'ERP proposent quelques
fonctionnalits hautes du MES. Par ailleurs, les fournisseurs
d'automatismes proposent souvent des logiciels de supervision avec leurs
matriels et fournissent gnralement les fonctionnalits basses du
MES.
Nous ajouterons que certains produits de l'offre peuvent s'interfacer avec
des logiciels spcialiss comme la GMAO (Gestion de la maintenance
assiste par ordinateur) ou les APS (Advanced Planning and Scheduling),
destins traiter la planification et l'ordonnancement.
II-5- Les SGDT (Systmes de gestion des donnes techniques)
Les SGDT touchent aux diverses fonctionnalits de la gestion industrielle et
de ses processus transversaux. Ils ont la caractristique d'tre centrs sur
les informations des produits et constituent un sous-ensemble du systme
d'information.
II-5-1- Dfinition
Les SGDT (ou PDM pour Product Data Management) sont issus du monde
la CAO (Conception assiste par ordinateur). l'origine, ils taient utiliss
pour la gestion des donnes d'ingnierie mais ils ont pris au fur et mesure
une tout autre dimension. Ils fournissent un rfrentiel de donnes
produit/process partages par les acteurs de l'entreprise, qu'ils soient
crateurs ou utilisateurs d'informations sur les produits. Leur vocation s'est
donc tendue et ils constituent un support au systme d'information centr
autour du produit.
La gestion des donnes techniques est un point extrmement important
pour une entreprise. Toutes les mthodes que nous avons dveloppes
dans cet ouvrage reposent sur des donnes techniques.
Un point fondamental qu'il est bon de rpter est celui de l'indispensable
fiabilit des donnes. En effet, comment envisager de planifier et piloter
une production avec des donnes errones?
Mais d'un point de vue informatique, la difficult ne s'arrte pas l ; en effet,
les donnes techniques doivent pouvoir tre mises en forme selon
diffrents points de vue. Par exemple, partir d'un produit fini, je dois tre
capable de voir :
~ L'arborescence des composants du produit.
~ Pour chaque composant, la liste des oprations de fabrication.
~ Pour une opration de fabrication, la liste des documents de travail
ncessaires.
Cette premire arborescence est une vision produit, mais on peut obtenir
une vision processus en partant d'une instruction de travail sur un poste
pour lequel je veux connatre:
~ La liste des oprations pour lesquelles elle est applicable ; ~ La liste de
composants concerns par cette instruction ; ~ La liste des produits finis
comportant un tel composant.
Enfin, une des difficults majeures rside encore dans l'intgration. En
effet, les donnes techniques ne sont jamais issues d'un seul et mme
logiciel, et pourtant un SGDT doit tre capable de grer l'ensemble des
formats de fichiers.
II-5-2- Fonctionnalits d'un SGDT
Tout d'abord, une premire exigence d'un SGDT est de constituer une sorte
d'armoire lectronique scurise puisqu'il assure le stockage, l'accs
scuris et le partage de l'information technique pour l'ensemble des
acteurs de l'entreprise.
Un tel logiciel permet ensuite de classer et regrouper l'information dans le
but de faciliter la standardisation, la rutilisation et la recherche de
l'information (familles d'objets, typologies de liens, bibliothques de
composants).
Le SGDT gre la configuration du produit et son volution, mais au travers
de vues adaptes aux multiples intervenants, et peut agrger les donnes
au sein de dossiers spcifiques (dossier de dfinition, dossier d'excution,
dossier de configuration finale) selon la vie du produit.
Les SGDT doivent grer les modifications des processus industriels et
l'volution des produits. Ces processus sont gnralement considrs
comme des processus de workflow, c'est--dire une dmarche consistant
concevoir, contrler, automatiser et suivre les circuits du flux des
documents, et plus gnralement de l'information dans l'entreprise.
Enfin, bien que non spcifique des SGDT, la gestion de projet est une
brique ncessaire dans la planification et le suivi des tches et des
ressources toutes les tapes de la vie du produit.
ce titre, c'est un lment permettant le pilotage et l'intgration des
processus informationnels aux niveaux dcisionnel et oprationnel de
l'entreprise.
3me Partie : G-Perso -SYSTEME
D'INFORMATION POUR GRH
I- INTRODUCTION
Ce travail a t ralis dans le cadre d'une formation alterne en
informatique l'institut de technologie applique-Roches Noires-
Casablanca, comme un projet de fin d'tude.
Il porte sur une application de gestion du personnel visant l'informatisation
de ce service et l'ensemble de ces transactions d'information.
Il s'agit d'une application standard, utlisable par n'importe quelle entreprise
prive ou publique, petite, moyenne ou grande.
On a choisit le service du personnel pour raison de la quatit trs
importante d'informations qu'il gre, et donc les grands problmes de
stockage, de recherche, d'actualisation et de diffusion d'information su'il
rencontre.
II - PRESENTATION DU SERVICE DU PERSONNEL ET
DES AFFAIRES SOCIALES.
Vu la diversit des oprations effectues quotidiennement au sein du
service du personnel concernant les agents et les nouveaux recrus, le
Bureau de Gestion de carrires s'est attribu les tches suivantes :
Suivi des recrutements.
Suivi des nominations.
Suivi des mutations et affectations.
Gestion des promotions :
Avancement d'chelon ;
Reclassement au choix ;
Reclassement sur titre ;
Reclassement suite au concours interne.
Suivi des formations.
Gestion des absences :
Congs administratifs ;
Congs de maladies ;
Congs exceptionnels ;
Suivi des absences des Accidents de travail ;
Suivi des absences et des retards.
Suivi de Mise en disponibilit.
Cessation des fonctions (admission la retraite, dmission, licenciement
et rvocation, dcs).
Suivi des notations.
Suivi des sanctions.
Suivi des dcorations.
III - LA PROBLEMATIQUE
Aujourd'hui, avec la pousse technologique et la comptitivit accrue dans
le domaine des nouvelles technologies de communication et d'information,
les organisations sont invites, voire obliges prendre en compte toute
volution informatique, et ce pour faciliter les changes de donnes ainsi
que leur gestion.
Pour les instituts publics, l'apport de l'outil informatique tait trs faible. En
effet et suite l'apparition de nouveaux besoins, un problme majeur s'est
dclar qui rside dans la difficult de rassembler les donnes puisque la
plupart des oprations son traites manuellement, et l'outil informatique
n'tait pas totalement exploit.
La consquence directe de cet incident se rsume dans la perte de temps
et d'nergie du personnel en plus de la dilution de la responsabilit. La
Cause principale de ce drapage est l'insuffisance de formation.
Aussi et dans le cadre des activits du service du personnel, une
interrogation nous interpelle : La gestion de l'information par le biais de
l'outil informatique permet-elle, effectivement, d'viter les pertes de temps,
et par-l amliorer la performance de l'organisation ?
IV- OBJET DU PROJET
Le but de ce projet est de constituer une application relationnelle qui
permettra de grer la totalit de l'information transitant dans le service des
ressources humaines, notamment le bureau de gestion des carrires. Cette
Application devra inclure les modules de saisie, de traitement et de
diffusion de l'information.
Afin de raliser ces tches, il sera ncessaire de restructurer l'information et
rorganiser les tables qui constitueront la base de donnes.
Ce travail sera trait en deux parties, la premire sera consacre au
diagnostic, la conception et l'analyse d'une solution adquate pour les
problmes relats ; la deuxime partie, quant elle, se penchera sur le
dveloppement d'une nouvelle application pour la gestion des carri.
Section 1 : PHASE D 'ANALYSE ET DE CONCEPTION
I- ANALYSE DES DONNEES
I-1- PRESENTATION DU CAS
L'application Gestion du Personnel permet de grer les plans de
carrire des employs, depuis leurs souhaits jusqu'aux plans de
successions.
L'application permet d'automatiser :
~ La gestion des recrutements.
~ La gestion des nominations.
~ La gestion des mutations et affectations.
~ La gestion des promotions.
~ La gestion des formations.
~ La gestion des congs/absences.
~ La gestion de mise en disponibilit.
~ La gestion de cessation des fonctions.
~ La gestion des notations.
~ La gestion des sanctions.
~ La gestion des dcorations.
II - CHOIX DE LA METHODE
Aprs tablissement du cahier de charges de l'application raliser, et
suite aux besoins exprims par les utilisateurs potentiels, le choix est port
sur MERISE comme mthode d'analyse de ce problme.
Cette mthode est base sur la sparation des donnes et des traitements
effectuer en plusieurs modles -conceptuels et physiques-. La sparation
des donnes et des traitements assure une longvit au modle. En effet,
l'agencement des donnes n'a pas tre souvent remani, tandis que les
traitements le sont plus frquemment.
Cette mthode est date de 1978-1979, et fait suite une consultation
franaise lance en 1977 par le ministre de l'Industrie pour choisir des
socits de conseil en informatique afin de dfinir une mthode de
conception de systmes d'information. Les deux principales socits ayant
mis au point cette mthode sont le CTI (Centre Technique d'Informatique)
charg de grer le projet, et le CETE (Centre d'Etudes Techniques de
l'Equipement) implant Aix-en-provence.
Merise est une mthode systmique qui aborde les problmes dans leur
globalit et non pas comme un ensemble de sous-problmes.
C'est une mthode de conception et de dveloppement de systmes
d'information qui permet de traduire une vue globale de l'organisation en
question.
III - DIAGNOSTIC DE L 'EXISTANT
Au sein du bureau de gestion des carrires, il existe plusieurs supports
d'information dont les plus importants se prsente comme suit :
~ Sur support manuel :
-Dossier du personnel : il est constitu des documents lists ci Dessous :
~ Demande de recrutement.
~ CV.
~ Photocopie certifie conforme de C I N.
~ Photocopie certifie du diplme.
~ Extrait d'acte de naissance.
~ Extrait d'acte de naissance concernant chacun des enfants de l'employ.
~ Certificat de scolarit concernant chacun des enfants ayants 16 ans ou
plus.
~ Certificat mdical et un clich.
~ Extrait du cassier judiciaire.
~ Attestation de position militaire.
~ Photocopie de l'acte de mariage certifi.
~ Certificats originaux des services et salaires antrieurs. ~ Questionnaire
de contrle de recrutement auprs du
Ministre Charg de la Modernisation des Secteurs
Publics.
~ Rapport d'valuation.
~ Dcision de recrutement ou contrat d'engagement.
- Fiche individuelle du personnel : remplit par le responsable du bureau
de gestion des carrires, celle-ci dcrit les informations relatives
l'identification de l'agent. Elle est classe en fonction de l'chelle et de la
date de recrutement.
Cette fiche sera actualise chaque changement dans le plan de carrire
de l'agent (promotion, dpart provisoire ou dfinitif).
- Fiche des congs : Remplit par le responsable du bureau de gestion des
carrires, celle-ci dcrit les diffrents congs de l'agent.
~ Sur support informatique:
L'intgralit des informations contenues dans les fiches manuelles est
ressaisie dans des fichiers Excel ou Word.
IV - CRITIQUES DE L 'EXISTANT
Les fiches individuelles du personnel sont ranges par chelle et par date
de recrutement ce qui rend la recherche difficile dans le cas ou plusieurs
dossiers portent la mme date.
Des tches lourdes et rptitives, lors de l'tablissement de :
Une fiche de carrire pour chaque agent.
Une liste du personnel selon les besoins de la direction gnrale :
Par date de recrutement ;
Par service,
Par grade ;
Par statut administratif.
Une liste du personnel en cong par priode et par affectation.
De ce qui prcde, la mthode classique base sur le support papier ainsi
que le traitement des donnes sur des fichiers Excel ou Word prsente des
limites pour un volume de donnes d'envergure importance ; en effet,
l'information est difficile trouver, et risque d'tre errone ou incohrente,
ce qui valide - par un cas sur terrain- tous ce qui a t dis lors de la
2
me
partie, concernant la rigidit des systmes manuels et le rle des systmes
d'informations automatiss en terme de rductions de cots te temps de
gestion de l'information.
V - LES REGLES DE GESTION
Un secrtariat gnral fait partie d'une direction gnrale et un seul. Un
dpartement fait partie d'un secrtariat gnral et un seul.
Une division fait partie d'un dpartement et un seul.
Un service fait partie d'une division et une seule.
Un agent est recrut selon le mode de recrutement.
Chaque employ est recrut par un grade et une fonction.
Un cong pay de 30 jours par anne est accord au personnel titulaire et
contractuel.
Un cong pay de 21 jours par anne est accord au personnel
occasionnel. Un agent peut avoir plusieurs congs durant l'anne si l'on a
droit. Un agent peut avoir un accident de travail ou plusieurs.
Un agent peut avoir plusieurs congs exceptionnels selon la nature de ce
dernier :
Mariage de l'agent : Quatre jours.
Naissance d'un enfant : Trois jours.
Mariage d'un enfant : Deux jours.
Dcs d'un conjoint ou d'un enfant : Trois jours.
Dcs d'un ascendant, d'un frre ou d'une soeur : Deux jours.
Circoncision : Un jour.
Un agent peut avoir un cong de maladie ou plusieurs mais ne peut
dpasser six mois dont trois mois plein traitement et trois mois demi
traitement avec maintien des allocations familiales.
Un agent peut avoir une mise en disponibilit ou plusieurs.
Un cong de maternit de 98 jours pour les agents titulaires et contractuels
et de 75 jours pour les agents occasionnels.
Un agent titulaire ou contractuel est not chaque anne de 0 9.
Les agents titulaires ou contractuels peuvent avoir plusieurs avancements
d'chelon et d'chelle s'ils sont inscrits au tableau d'avancement (d'chelle
ou d'chelon) prpar et arrt chaque anne.
Un agent titulaire peut avoir plusieurs dcorations.
Un agent peut avoir plusieurs sanctions.
Un agent peut avoir plusieurs titres (Diplme) dans sa carrire
administrative.
Un agent peut tre mis la cessation dfinitive des fonctions entranant la
radiation des cadres rsulte :
De la dmission ;
Du licenciement ;
De l'admission la retraite ou de limite d'ge ;
Du dcs..
VI - DICTIONNAIRE DE DONNEES :
Il consiste dresser la liste des donnes concernes. Cette liste ou plus
prcisment dictionnaire de donnes regroupe l'ensemble des donnes
signaltiques.
Ce dictionnaire suivra tout le processus de ralisation du projet et sera
actualiser par les donnes qui apparatront pour la premire fois au cours
des diffrentes tapes. Pour chaque identifie est alors cre une fiche
descriptive comprenant les rubriques suivantes :
> Nom du champ.
> Signification.
Nom du champ (Code) Signification
Personnel
Mat
Nom
Prnom Date-Naissance Adr
Sexe
CIN Li-Nassance Nation
Tel
Gsm
E- Mail
Depart
Serv
Fonct
D-Recrut Echelle Sit-Famil Da- Mar Nom-Conj Pren-Conj Prof-Conj Enf-
charg
Matricule
Nom du personnel
Prnom du personnel
Date Naissance du personnel Adresse du personnel Sexe du personnel
Carte Identit Nationale
Lieu de Naissance du personnel
Nationalit du personnel Tlphone du personnel GSM du personnel
E-Mail du personnel Dpartement
Service
Fonction
Date du personnel
Echelle du personnel Situation familiale
Date de mariage
Nom du conjoint
Prnom du conjoint
Profession du conjoint Enfant en charge
CNSS
CIMR
Assur
Mut
C-Banq
Echelle
Code-Echl Echelle
N CNSS
N CIMR
N Assurance
N Mutuelle
Compte bancaire
Code d'Echelle Echelle
Formation
Code-For
Thme
Code de formation
Thme de formation
Da-dbut
Da-Fin
Institut-For Prise-Charge
Date de formation
Date de fin
Institut de formation
Prise en charge de formation
Diplme
Dip
Thme
D-Obtention Institut-Dip
Diplme
Thme de diplme
Date d'obtention de diplme Institut d'obtention
du diplme
Notation
Notat
Anne-Notat Note
Observ
Notation
Anne de la notation Note
Observation
Sanction
N Sanc
Objet-Sanc Mesur-Sanc Ref-Dc-Sanc
Anne-Sanc
N Sanction
Objet de sanction
Mesure de sanction
Rfrence de la dcision de sanction Anne de
sanction

Enfant en charge
Code-Enf
Nom-Enf
Pren-Enf
Da-Naissa-Enf Annul-Enf
Da-Annul-Enf Cause
Code enfant
Nom enfant
Prnom enfant
Date naissance d'enfant Annulation enfant
Date annulation enfant Cause d'annulation
Dplacement
Da-sor Da-Ent Dest
Mont
Date sortie Date entre Destination montant
Dpartement
Code-Depar Depart Code du dpartement Dpartement
Type Conge
Code-Cong Type-Cong Code conge Type conge
Type
Da-Debut-Cong Da-Fin-Cong
Motif
Titre-Anne
Date dbut de conge Date fin de conge Motif de
conge
Titre anne de conge
SECTION II - MODELISaTION
La conception de l'application passe en premier lieu par une phase de
modlisation des systmes informatiques qui revient dresser
successivement un Modle Conceptuel des Donnes ( MCD), un Modle
Logique de Donnes ( MLD), un Modle Physique de Donnes( MPD), et
un Modle Conceptuel des Communication ( MCC).
Il s'agit de modle qui refltent la ralit sur papier, ils offrent une
dmatrialisation de vie de l'organisation en question, et la schmatisation
des flux d'informations qui y circulent, afin de pouvoir en dduire son
besoin.
I - MODLE CONCEPTUEL DE DONNES ( MCD)

Type Conge
ECHELLE


Code Cong Type_Cong
Cod Echel Ech elle
1,1

1 ,n

Avoir

Code Depar Depart
Formation

Notation
N otat
Ann e_N otat N ote
Observ
1,1
N ote r
Code For Thme Da_dbut Da_Fin Institut_For Prise_Charge
Passer


Diplme Dip
Thme D_Obtention Institut_Dip
1 ,n
AvoirD
1,1
1,1
0,n
D partem e nt
1,1
Sanction
Personnels MAT
1,1
1 ,n
Nom Prnom Date_Naissance Adr
Sexe CIN Li_Nassance Nation
Tel
Gsm E_Mail
Depart
Serv Fonct D_Recrut Echelle
1,1
S it_Fam il Da_Mar Nom_Conj Pren_Conj Prof_Conj
0,n
1 ,n
En f_charg CNSS CIMR Assu r M ut
0,n
0,n
Appartenir
Sanctionner
Conge
Da_Debut_Cong Da_Fin_Cong
Motif
Titre_Anne
Appartien
1 ,n
Effectuer
1,1
1,1
Dplacement
Da sor Da_Ent Dest
Mont

N Sanc
Objet_S anc M esu r_S anc
Ref_Dc_Sanc Anne_Sanc

Enfant en charge

Code Enf Nom_Enf Pre n_E nf Da_Naissa_Enf
Annul_Enf Da_Annul_Enf
Cause

II - MODLE LOGIQUE DE DONNES (MLD)

ECHELLE
Cod Echel Echelle
Type Conge
Code Cong Type_Cong
Code conge Mat
Da_Debut_Cong Da_Fin_Cong Motif
Titre Titre_Anne

Dpartement
CodeDepar Depart


Formation
CodeFor Thme Da_dbut Da_Fin Institut_For Prise_Charge
Diplme Dip
Thme D_Obtention Institut_Dip
Notation Notat
Anne_Notat Note
Observ
Personnels MAT
Nom Prnom Date_Naissance Adr
Sexe CIN Li_Nassance Nation
Tel
Gsm E_Mail
Depart
Serv Fonct D_Recrut Echelle Sit_Famil Da_Mar Nom_Conj Pren_Conj
Prof_Conj Enf_charg CNSS CIMR Assur Mut
Conge

Dplacement
Da sor Da_Ent Dest
Mont
Sanction


N Sanc Objet_Sanc Mesur_Sanc
Ref_Dc_Sanc Anne_Sanc

Enfant en charge

CodeEnf Nom_Enf Pren_Enf Da_Naissa_Enf
Annul_Enf Da_Annul_Enf Cause

III - MODLE PHYSIQUE DE DONNES (MPD)
Personnel (Mat, Nom, Prnom, Date_Naissance, Adr, Sex, CIN,
LI_Naissance, Nation, Tel, GSM, E-Mail, Depart, Serv, Fonct, D_Recrut,
Echelle, Sit_Famille, Da_Mar, Nom_Conj, Pren_Conj, Prof_Conj, Enf_Conj,
Enf-Charg, NCNSS, NCIMR,NMut)
Echelle (Code Echell, Echell)
Formation (Code For, Thme, Da_Dbut, Da_Fin, Institut_For,
Prise_Charge)
Diplme (Dip, Thme_Dip, D_Obtention, Institut_Dip)
Notation (Notat, Anne_Notat, Note, Observ)
Sanction (N Sanc, Objet_Sanc, Mesur_Sanc, Ref_Dc_Sanc,
Anne_Sanc)
Enfant En Charge (Code Enf, Nom_Enf, Pren_Enf, Da_Naissa_Enf, Annul
_Enf, Da_Annul_Enf, Cause)
Dplacement (Da Sor, Mat, Da_Ent, Dest, Mont)
Dpartement (Code Dpar, Dpart)
Type Conge (Code Cong, Type_Cong)
Cong ( Code cong, Mat, Da_Dbut_Cong, Da_Fin_Cong, Motif, Titre,
Titre_Anne)
IV- MODLE CONCEPTUEL DE COMMUNICATION (MCC)


Flux 1 : Attestation de travail.
Flux 2 : Dossier de recrutement.
Flux 3 : Etat des Enfants prises en charge pour chaque employ.
Flux 4: Etats et statistiques d'volution d'effectif des employs selon plus
ieurs critres.
SECTION III - PROGRAMMA TION
Afin de rpondre aux besoins du service du Personnel et des Affaires
Sociales, nous avons mis au point une application la gestion des carrires
du personnel G-Perso .
Cette application a t raliser comme suit :
Nous avons procd en premier lieu imaginer et tracer les futures
interfaces de l'application et les prsenter sous forme de maquettes des
agents exprimentes dans ce domaine et les modifier selon leurs critiques
et remarques.
I- CONCEPTION DES INTERFACES
Pour dvelopper notre application nous avons utilis les deux outils
suivants:
~ MICROSOFT ACCESS :
Systme de gestion de base de donne relationnel qui nous a permis de
concevoir la base de donne base.mdb dans laquelle seront enregistrer
les informations concernant les rparations.
On a convertie cette base de donnes la version 97 pour pouvoir tablir
une relation entre cette dernire et VB6.
Les avantages d'Access:
Nous offrons facilit et souplesse lors de la cration de notre base de
donnes Met notre disposition un puissant crateur des tables
~ VISUAL BASIC :
Langage de programmation vnementiel qui nous a permis de concevoir
les interfaces qui utiliseront la base de donne [base.mdb] dj cre.
Les avantages de Visual Basic :
Il met notre disposition une large bibliothque de composants.
Il nous permet de concevoir des interfaces esthtiques.
Il nous offre des fonctionnalits diversifies.
La programmation dans un environnement aussi riche et illimite.
Il nous donne la possibilit d'exploiter largement nos capacits d'innovation.
II - PROGRAMMATION :
Une fois la phase de l'criture des algorithmes est finie, nous avons
procd leur traduction et codage en utilisant le langage de
programmation VB. Cette opration consiste en la saisie du code
l'intrieur des procdures vnementielles mise disposition par
l'environnement de ce langage de programmation.


Cette fentre donne pour chaque employ la rpartition des jours jours de
dplacement, et de cong selon les jours fris de chaque anne. Elle offre
une analyse synthtique, et un support d'information facilement expliatable
et trs dtaill permettant une affectaion plus fficace des dplacements et
des congs sans perturber le travail.
CONCLUSION
L'amlioration de l'efficacit et de l'efficience des organisations est la
proccupation permanente des dirigeants d'entreprises. Dans une
conomie qui se mondialise, o la concurrence s'accrot, o les
organisations cherchent offrir davantage de services aux clients,
l'information est de plus en plus une variable stratgique essentielle. Elle
est ncessaire au processus de dcision. Mais, si l'information accrot la
connaissance et rduit ainsi l'incertitude, c'est le systme d'information,
grce toutes ses composantes et en liaison avec les autres moyens
oprationnels, qui permet l'entreprise de rpondre aux besoins des
diffrents marchs, de fournir en tous lieux les biens et services
personnaliss une clientle avertie et exigeante dans des dlais et des
cots satisfaisants.
Le systme d'information est aujourd'hui au coeur de la cration de valeur
au sein des entreprises. C'est un ensemble complexe, souvent htrogne
car constitu d'lments qui se sont juxtaposs au fil du temps au gr des
choix stratgiques, des volutions technologiques des systmes
informatiques en place, du dveloppement de l'organisation elle-mme, etc
Le march des nouvelles technologies d'information et de communication
prsente aujourd'hui une offre trs satisfaisante, et bon march, la port
de n'impote quelle organisation quelle que soit sa taille, ses moyens et ses
objectifs.
De mme, tous les programmes de formation intgrent l'informatique ou
tout simplement une initiation l'utilisation des outils informatiques utiliss
dans la gestion, ce qui offre des laurats capables d'informatiser ou tout
simpelement d'accepter et de s'adapter l'informatisation de leurs tches.
Toute organisation est donc tenue de suivre le dveloppement rapide du
monde de la technologie, et en profiter le plus possible afin d'assurer sa
continuit et acroitre sa comptitivit dans une poque o la concurrence
ne cesse de s' accrotre.