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Procedimiento para la Gestin de

Proyectos de la DNMCYTI

Manual especifico SENAE-ME-3-3-001-V1

Abril 2014

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POR QU EXISTEN LOS PROYECTOS?
Un Proyecto es un conjunto de actividades temporales, que
estn estructuradas para satisfacer una necesidad en la forma
de productos o servicios.

Un proyecto tiene que dar como resultado un Producto o
Servicio claramente, definido, indicando sus caractersticas
lgicas y fsicas, calidad, precio, cobertura geogrfica y a quien
va dirigido.

La Evaluacin de un Proyecto busca la mejor utilizacin de los
recursos (escasos), con el fin de obtener l mximo beneficio.




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Direccin de Proyectos
La Direccin de Proyectos es el proceso de la
aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un
proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo.
La Direccin de Proyectos es un grupo
interrelacionado de procesos que si son
seguidos permite al equipo de proyecto lograr
un proyecto exitoso
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Alcance
Organigrama
Asignar
Responsabilidades
Criterios Tcnicos PLAN DEL
PROYECTO
Programacin
CUNDO
Objetivos
PORQU

Misin
Objetivos
Metas
QUIN
QU
CMO
CUNTO
PRESUPUESTO
Personal
Materiales
Equipamiento
Subtareas
Planificacin integral
Definir el
problema
Plan
Estratgico
PROYECTO
Ampliacin
2.- EJECUCION
AMPLIACION
1.- PLANEAMIENTO
AMPLIACION
2.2.- Control de
Efectividad
2.1.- Modificacin
zona de carga
1.2.- Desarrollo
de Ingeniera
1.1. Control de
Ingeniera
GERENCIA
GENERAL
INGENIERA MARKETING PRODUCCION INGENIERA MARKETING PRODUCCION
PrProoyyectoect
o 11
PrProoyyectoect
o 22
PrProoyyectoect
o 33
PROYECTOS
PrProoyyectoect
o 11
PrProoyyectoect
o 22
PrProoyyectoect
o 33
PROYECTOS
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
PROYECTOS
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
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reas del conocimiento
CALIDAD
ALCANCE
RR.HH
COMUNICACIONES
ADQUISI-
CIONES
RIESGO
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Proyectos exitosos
Definir el
problema
Plan
Estratgico
Misin
Objetivos
Metas
Qu tienen en comn los proyectos exitosos?

Definieron una misin acorde a la visin
Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles)
Implementaron una ESTRATEGIA
ADMINISTRACIN EFICIENTE => Plan
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*Fuente: Standish Group, USA.
17 %: proyectos exitosos.
50% : proyectos con cambios en los objetivos
33%: proyectos cancelados


USA => fracasos supera los USD 80.000 M
Fracaso Tecnolgico
Cohete Espacial Challenger


Fracaso Comercial
Concorde
Fracaso de Proyectos
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Fracaso de Proyectos
Puentes ms largos del mundo
Golden Gate
George Washington
Tacoma Narrows Bridge


Ao 1940
Plazo Ok
Presupuesto Ok
No cumplio la calidad
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1. Planificacin Inadecuada
2. Problemas con Recursos Humanos
3. Controles Inapropiados
4. Factores Externos
Razones de fracaso
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El riesgo no se puede eliminar pero si
administrar
Tiempo
Entregables (deliverables): bienes que se producen en c/ etapa
INICIO
Concepcin
EJECUCIN
Implementacin
PLANIFICIN
Desarrollo
CIERRE
Ciclo de vida del proyecto
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CONTROL Y SEGUIMIENTO
Procesos gestin de proyectos

Iniciacin, define y autoriza el proyecto.
Planificacin, define y refina los objetivos y planifica el curso de
accin.
Ejecucin, integra personas y otros recursos para llevar a cabo el
plan de proyecto.
Control integrado de cambios.-revisar todas las solicitudes de
cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los
entregables del proyecto.
Seguimiento y control, mide y observa de manera regular el
progreso para identificar variaciones respecto del plan del proyecto
de modo que puedan aplicarse acciones correctivas segn sea
necesario.
Cierre, formaliza la aceptacin del producto, servicio, o resultado y
lleva al proyecto a un fin en forma ordenada.
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Inicio: Acta de Constitucin
Autoriza formalmente el inicio del Proyecto y en ella debe quedar
asignado el Lder de Proyecto. Este documento le otorga la autoridad y
los lineamientos a seguir ante el equipo de trabajo, interesados y
dems participantes.
El acta provee los objetivos y los requisitos de alto nivel para el
proyecto. Debe ser lo bastante amplia realista y consensuada posible,
para no necesitar cambios a media que avanza el proyecto.
El jefe de Mejora Continua, el jefe de Desarrollo Informtico, el
director de Mejora Continua y Normativa y/o su delegado, el director
de Tecnologas de la informacin y/o su delegado, sern responsables
de autorizar el acta de constitucin del proyecto. En caso de que el
producto o servicio para el cual ha generado el proyecto, sea requerido
por un Director Nacional o un Director Distrital, tambin formara parte
de la autorizacin del Acta de Constitucin del proyecto y ser
referenciado como patrocinador del mismo.
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Recursos y Roles

Los roles del
equipo del
proyecto, quedan
establecidos y
formalizados en el
acta de
constitucin del
proyecto.
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Roles y Responsabilidades
Lider de Proyecto.- Es el encargado de definir el proyecto, su alcance, as como
controlar y supervisar el avance a lo largo del ciclo de vida del mismo, asimismo de
resolver incidentes que puedan aparecer en el tiempo.

Responsabilidades

Definir las actividades del proyecto y de asignar a los dems miembros del equipo que
las realizarn, en el cronograma de trabajo.
Definir el alcance real del proyecto en los entregables del proceso de planificacin del
proyecto, as como los planes de gestin respectivos.
Asegurar que se cumplan los tiempos y costos de las actividades del proyecto.
Monitorear los avances del proyecto en el proceso de ejecucin y presentar reportes
cuando sus superiores lo soliciten.
Planificar y asegurar la calidad del producto final del proyecto.
Administrar los riesgos del proyecto y ejecutar planes de contingencia.
Aceptar los entregables del proyecto previo a su implementacin.
Realizar el seguimiento post-produccin con el equipo del proyecto y los principales
usuarios identificados.
Coordinar capacitaciones relacionadas a los usuarios y a los servidores de las unidades
de anlisis funcional y atencin al usuario, previo a la implementacin del proyecto.
Cerrar el proyecto.
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Roles y Responsabilidades
Jefes y Directores.- Proporcionar las funciones de respaldo para la direccin
de proyectos bajo la forma de capacitacin, software, polticas estandarizadas
y procedimientos, hasta la direccin y responsabilidad directas en s mismas
para lograr los objetivos del proyecto.

Analista de Mejora Continua.- Responsable del levantamiento de
informacin, anlisis, casos de uso de negocio, diseo de pruebas, definicin
de mejoras y solicitudes de cambio.

Tester.- Encargado de elaborar escenarios de prueba, ejecutar el plan de
pruebas e informar el resultado de las pruebas funcionales e integrales sobre
de los mdulos del sistema.

Desarrollador.- Responsable del diseo, programacin, pruebas unitarias,
implementacin y documentacin tcnica de los diversos submdulos del
sistema.

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Planificacin
La Planificacin define y refina objetivos y planifica el curso de
accin.

El plan incluye todas las actividades y tareas necesarias para
lograr los objetivos. Este incluye:

Definir requerimientos y alcance
Identificar y Programar Actividades y Duraciones Asociados
Planificar Recursos
Estimar Costos y Presupuestos,
Identificar y Gestionar Riesgos,
Planificar las Comunicaciones,
Planificar la Calidad

El resultado global es un plan de proyecto integral.
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Planificar
Alcance
Definir
Alcance
Definir
Actividad
Planificar
Recursos
Secuenciar
Actividades
Estimar
Duracin
Estimar
Costos
Desarrollar
Cronograma
Presupuesto
Desarrollar
PLAN
Planificacin
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Plan de Proyecto
PLAN => Qu?
Cmo? Quin?
Cundo? Cunto?

Participar en la elaboracin del plan a los
responsables de implementar las tareas!

CONTENIDOS DEL PLAN:
Alcance (entregables)
Estudio de factibilidad y trazabilidad de
requisitos.
Requerimiento funcional.
Casos de Uso
Tiempo
Cronograma
Calidad
Plan de Pruebas
Comunicacin
Plan de comunicaciones
Riesgo
Plan de Riesgos
Definicin del Alcance
PLAN DETALLADO
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Planificacin: Riesgos
Estimacin y planificacin de riesgos:
Identificacin de riesgos: Genera una lista de riesgos
capaces de romper la planificacin del proyecto.
Anlisis de riesgos: Mide la probabilidad y el impacto
de cada riesgo, y los niveles de riesgo de los mtodos
alternativos.
Priorizacin de riesgos: Genera una lista de riesgos
ordenados por su impacto.
Planificacin de la gestin de riesgos: Genera un plan
para tratar cada riesgo significativo. Tambin asegura
que los planes para la gestin de riesgos de cada uno
de ellos son consistentes entre s y con el plan del
proyecto.

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Ejecucin

La Ejecucin integra personas y otros recursos
para llevar a cabo el plan de proyecto.
Se completa el trabajo que se defini en los
planes de gestin de proyecto y en los
alcances definidos con el fin de lograr los
objetivos establecidos.
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Ejecucin
Direccin
Seguir los planes
Equipo de trabajo
Forma de trabajo
Entregables
Solicitudes de Cambios

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Ejecucin: Entregables
Escenarios de Pruebas
Entregables de desarrollo.
Documentos de Diseo (Diagrama de Clases, Diagrama de Base de datos, Diagrama de
Componentes).
Cdigo Fuente versionado.
Sentencias y objetos de Base de datos.
Documentos de pases a ambiente de pruebas.
Estimado de almacenamiento en disco.
Documento de pases a produccin.
Manuales tcnicos o guas de Instalacin.
Solicitudes de cambio
Manual General.
Manual Especfico.
Instructivo de Trabajo.
Instructivo de Sistemas.
Manuales Tcnicos.
Informes de desempeo.
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Ejecucin: Desarrollo
Solo versionar cuando estn conformes las
pruebas funcionales y se tenga toda la
documentacin disponible. (Requerimiento,
escenarios de pruebas, etc.)
Si se detiene el pase a produccin, reversar de
manera inmediata los programas en el
repositorio de archivos.
Dar apoyo en el seguimiento post
produccin.
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Seguimiento y control
Seguimiento y control mide y observa de manera regular el progreso
para identificar variaciones respecto del plan del proyecto de modo
que puedan aplicarse acciones correctivas segn sea necesario. Incluye
Revisar, Analizar y Regular los procesos del proyecto.
El Seguimiento incluye:
Recopilar
Medir
Distribuir informacin sobre el desempeo, as como el anlisis de
tendencias para efectuar mejoras al proceso.
El Control incluye:
Identificar acciones correctivas o preventivas
Solicitudes de cambio
Revisar la ejecucin de los planes de accin.
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Seguimiento y control
Cronograma
El proceso de seguimiento del estado de las actividades del
proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los
cambios a fin de cumplir con los planes.
Revisiones de desempeo (Ruta critica)
Compresin de cronograma
Gestin del valor ganado (trabajo Ejecutado/trabajo
planificado)
Software de gestion de proyectos
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Seguimiento y control
Validacin
El alcance y la calidad del proyecto, se valida a travs
del proceso de pruebas.
Las pruebas muestran la presencia de errores y
verifican el nivel de concordancia con:
Requerimientos funcionales.
Requerimientos de rendimiento.
Estndares
Los tipos de pruebas son los siguientes:
Pruebas de componentes (unitarias)
Pruebas funcionales
Pruebas de Integracin
Pruebas de sistemas (rendimiento)

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Seguimiento y control
Plan de Pruebas (Planificacin)
Resultados de ejecucin de Plan de Pruebas
Revisiones Peridicas
Entendimiento de documentos.
El Proceso es formal, basado en reglas y listas de
control, y utiliza criterios de entrada y salida.
Identificacin e informe de los problemas revisados
Respuesta del autor de las acciones a tomar.



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Control Integrado de Cambios
Realizar el control Integrado de cambios.- Es el
proceso que consiste en revisar todas las solicitudes
de cambios, aprobar y gestionar los cambios a los
entregables, a los procesos, a los documentos del
proyecto y al plan para la direccin del proyecto.
Quien autoriza los cambios?.- Un comit con
autoridad (que debe designarse), revisa, da de baja o
autoriza los cambios. Debe revisar el impacto de los
cambios solicitados de acuerdo a las restricciones del
proyecto. Una vez autorizado, se actualizan
documentos (requerimientos, planes de pruebas),
entregables, planes de gestin, y lneas bases
(alcance, cronograma, costos).
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Control Integrado de Cambios
El Jefe de Mejora Continua, el jefe de Desarrollo de
sistemas, el director de Mejora Continua y
Normativa y/o su delegado, el director de
Tecnologas de la Informacin y/o su delegado y el
funcionario delegado del proceso de control de
calidad de software, conformaran el denominado:
Comit de Control de Cambios, que se encargara
de revisar, autorizar o rechazar los cambios o ajustes
solicitados a los entregables, durante los procesos de
ejecucin y seguimiento del proyecto, a travs del
formulario: Solicitud de Cambios.

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Control Integrado de Cambios
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Control Integrado de Cambios
Restricciones
Costo
Tiempo
Alcance
Calidad
Riesgo
Recursos
Satisfaccin del Cliente

Se implementa la solicitud de cambios, a ser autorizada o
rechazada por el comit de control de cambios, quin
evala las restricciones y establece la estrategia para
implementarlos.
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Cierre
Generar acta de cierre del proyecto
Obtener aceptacin del usuario y del
patrocinador
Transferencia del producto a los
usuarios:
Documentar lecciones aprendidas
Comparar costes y beneficios finales
para retroalimentar el proceso
(histricos).
Registrar lo logros tcnicos del
proyecto para realimentar el proceso
de desarrollo.
Revisar xitos y fracasos del proyecto
para el futuro.
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Procesos de Gestin de Proyectos
Inicio

Acta de Constitucin
del Proyecto
Planificacin
Estudio de
factibilidad y
trazabilidad de
requisitos
Requerimiento
Funcional
(enunciado del
alcance)
Casos de Uso
Cronograma
Plan de Pruebas
Plan de
Comunicaciones
Plan de Riesgos
Ejecucin
Elaboracin de
Entregables de desarrollo
Documentos de Diseo
Cdigo Fuente
Sentencias y objetos de
Base de datos
Documentos de pases a
ambiente de pruebas
Documentos de pases a
produccin
Manuales Tcnicos
Elaboracin Escenarios de
Pruebas
Manuales Generales y
Especficos
Instructivos de sistemas
*Trminos de referencia y
seleccin de proveedor.
(contratacin)
Informes de desempeo
Ejecutar plan de riesgos
Ejecutar plan de
comunicaciones
Solicitudes de cambios
Seguimiento y control
Verificacin del
Alcance
Pruebas
Funcionales
Pruebas Integrales
Solicitudes de
cambios
Control de la calidad
Revisin fuentes
entregables contra
estndares
Revisin de
alcance y Plan de
Pruebas (Lo
ejecutado contra
lo definido)
Inspecciones
Peridicas
Entregables
Verificados
Cierre
Acta de Cierre de
Proyecto
Registro de lecciones
aprendidas.
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* Depende del proyecto se podra planificar costos y adquisiciones. Los procesos de contratacin son parte de la ejecucin.
Plantillas Entregables
\\B028CAE01\Usuarios\JYIT\Analisis_funcional\Proyectos
52
NORMATIVA
Documento SENAE-ME-3-3-001-V1 Manual
especifico para la Gestin de Proyectos para la
DNMCYTI expedido en resolucin SENAE-
DGN-2014-0010-RE del 6 de enero del 2014
http://www.aduana.gob.ec/files/pro/leg/res/
2014/SENAE-DGN-2014-0010-RE.zip

53
Gracias..!

Angel Fiallos Ordoez

Direccin Nacional de Mejora Continua y
Tecnologas de la Informacin
E-mail: afiallos@aduana.gob.ec
Web Site: www.aduana.gob.ec
Dir.: Av. 25 de Julio, Km. 4.5, va Puerto Martimo
Pbx: 5934-248-0640 ext. 1432
Guayaquil Ecuador

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