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LAS CUENTAS CONTABLES

En este principio de clasificacin se siguen criterios


claros y sencillos, que hacen generalmente obvio el
mtodo para la asignacin de nombre a las cuentas.
Veamos por ejemplo el uso de estos criterios en la
nominacin o bautismo de las cuentas:

DEFINICIN: Una cuenta contable es la expresin
del principio de clasificacin o agrupacin de
los distintos entes que son sujetos de contabilidad
por tener un valor econmico o por poder afectar
una situacin patrimonial

Cuadro 4. Criterios de clasificacin de las cuentas

Si se utilizan os criterios de homogeneidad funcional y sustancial con propiedad, el
estudiante puede perfectamente nominar o bautizar cualquier identidad que se
reconozca dentro de un negocio.

Debe tenerse en cuenta que generalmente, un grupo de elementos para ser
reunidos en una cuenta deben cumplir simultneamente con los dos requisitos.
Pensemos por ejemplo, que para la fbrica de muebles ARTECTO, los escritorios
utilizados por sus empleados como dotacin de sus oficinas, pueden guardar
similitud sustancial con los muebles que se ofrecen en sus salas de ventas; sin
embargo, los unos son para la venta y los otros estn slo para el uso de sus
empleados; es decir, no pueden ser clasificados bajo el mismo rubro de
mercancas o de muebles y enseres. Lgicamente los unos sern del rubro
mercancas y los otros del rubro muebles y enseres.

Criterio De Homogeneidad Sustancial: Varios elementos del activo o del pasivo
pueden agruparse bajo el nombre de una cuenta, SI su naturaleza sustancial o
material sOn iguales y homogneos. Sea el caso de los elementos del activo:
Escritorios, sillas, archivadores, bibliotecas, mesas auxiliares, etc., dado su
parecido material o sustancial (todos ellos son elementos de madera y otros
accesorios que los hacen homogneos por forma), pueden ser controladas
contablemente en una sola cuenta denominada muebles y enseres. Bajo este
mismo criterio de agrupamiento se llega a cuentas como mercancas,
terrenos, equipo de oficina.
Criterio De Homogeneidad Funcional.- Dos o ms elementos, an sin tener
parecido material, puedan ser reunidos o agrupados bajo la misma cuenta si
cumplen con igual funcin dentro del contexto del ente contable. As por ejemplo
todo lo que usted encuentra en un gran hipermercado como Carrefour, que se
pueda comprar, an siendo de diferente material y presentacin, como tan
distinto pueden ser un juguete, un vestido para nio, una lmpara de noche, una
botella de whiskey o una caja de jabn, pero todos ellos son para el comerciante
artculos con igual funcin: mercancas para la venta. Por esta razn tienen
entonces homogeneidad funcional y por tanto deben o pueden manejarse
contablemente bajo el mismo rubro o cuenta inventarios.
C
R
I
T
E
R
I
O
S

D
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C
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A
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F
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C
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N

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U
E
N
T
A
S
Las cuentas pueden ser clasificadas desde dos aspectos; segn su naturaleza, y
segn su posicin o clasificacin para balance.


1.4.3. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

SEGN SU NATURALEZA

Las cuentas se clasifican en cuatro subgrupos:

1.- Cuentas Reales o de Balance

2.- Cuentas Nominales o de Prdidas y Ganancias

3.- Cuentas de Orden

4.- Cuentas de valuacin

Cuentas reales o de balance: Son las que representan la conformacin de la
empresa y la forma como esta se financia. Las cuentas que conforman la empresa
se denominan activos los cuales se pueden financiar con acreedores
denominados pasivo y con socios denominado patrimonio. As como los activos
representan la empresa, los pasivos y el patrimonio representan la estructura
financiera de la empresa.

Cuentas nominales o de prdidas y ganancias: Son aquellas que representan el
movimiento comercial de la empresa, el desarrollo del objeto principal, tienen por
objetivo acumular el saldo de los hechos o actividades que desarrolla la empresa
que aumentarn o disminuirn las cuentas de balance dependiendo de s se
genera utilidad o prdida.

Cuentas de orden: Estas cuentas representan los bienes o valores recibidos en
simple consignacin o custodia y no por compra o traslado de propiedad. No
siendo entonces bienes adquiridos, no deben formar parte de los activos ni
constituir deuda cierta alguna. Sin embargo sobre estos bienes o valores recibidos
se genera una responsabilidad sobre su integridad y conservacin. Esto hace
necesario que an sin ser de propiedad de la empresa, se tenga sobre ellos un
registro o contabilidad.

Otro tipo de circunstancias que genera la utilizacin de las cuentas de orden es el
de las contingencias originadas por ejemplo en fianzas otorgadas; en limitacin de
la propiedad de nuestros activos por embargos; con requerimientos oficiales por
impuestos o sanciones; y en general todo proceso de orden civil, fiscal, penal, etc.,
que de alguna manera ofrezca la contingencia de afectar los activos actuales o el
pasivo.

Finalmente, debe tambin incluirse como caso para uso de cuentas de orden el de
los procesos que la empresa esta adelantando contra terceros o el mismo estado
y que por encontrarse con un grado de probabilidad aceptable a favor, deben
incluirse como contingencia positiva; por el valor econmico del proceso que se
est adelantando, puede perfectamente usarse una cuenta de orden.

Ciertas entidades que manejan ttulos valores como chequeras, formatos de
seguridad para expedicin de ttulos de propiedad sobre cdulas o certificados a
trmino, ttulos sobre bonos por emitir, ttulos sobre acciones por emitir, etc.,
controlan las existencias de estos documentos con el uso de cuentas de orden,
usando para cada documento valor simblico, como sera el caso de representar
por cada $1.00 en la cuenta, una chequera por entregar al cuentacorrentista en las
entidades bancarias.

Cuentas de valuacin: Son aquellas que disminuyen el valor de una cuenta de
Activo, por ejemplo la depreciacin acumulada disminuye el valor de los activos
fijos depreciables, las provisiones disminuyen el valor de los inventarios, de las
inversiones y de las cuentas por cobrar.


CLASIFICACION GENERAL DE LAS CUENTAS



Cuadro 5 Clasificacin de las cuentas

Reales o de
Balance
Nominales o de
Resultado
De orden De Valuacin
Activos Ingresos Responsabilidades Depreciaciones
Pasivos Egresos Contingencias Provisiones
Patrimonio Estadsticas Amortizaciones
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS SEGUN SU SITUACION PARA BALANCE

Clasificacin de los Acti vos

Las cuentas del activo se clasifican para su presentacin en el balance segn su
grado de liquidez, es decir que primero se colocarn aquellos cuya convertibilidad
en efectivo es ms inmediata hasta llegar a mostrar al final los de ms lenta
realizacin.

De acuerdo con lo anterior los tipos de activos y su orden de presentacin son los
siguientes:

Activos corrientes
Activos fijos
Inversiones de largo plazo
Activos diferidos
Otros activos

Activos Corrientes. Aquellos que la empresa puede convertir en efectivo en un
tiempo no mayor de un ao. Estos activos constituyen la herramienta del da a da
que le permite a la empresa operacionalizar su objeto social. Tres grupos de
cuentas conforman esta parte del balance: el efectivo, la cartera y los inventarios.

El efectivo se genera en las ventas de contado y en el recaudo de cartera. Dicho
efectivo se recauda en cheque, en billetes y monedas o por va transferencia
electrnica. En cualquiera de los tres casos, el trnsito del dinero debe ser de la
caja de la empresa a la cuenta corriente en el banco y de all a inversiones
temporales, debido a que si el dinero no se invierte pierde poder de compra por
efecto de la inflacin y genera un costo de oportunidad por la rentabilidad que deja
de percibir.

Las inversiones temporales son aquellas que la empresa efecta en valores o
papeles negociables de liquidez inmediata en el mercado financiero o burstil
como CDTS, TES, aceptaciones financieras, papeles comerciales, papeles
fiduciarios.

La determinacin de clasificar una inversin en el activo corriente o en de largo
plazo depende de la intencionalidad de la compra, por ejemplo si una empresa
adquiere acciones de otra compaa, la cual es proveedora de la materia prima
utilizada en el proceso productivo, con la intencin de ejercer control administrativo
y de esa manera asegurar el abastecimiento de dicha materia prima, esta
inversin se debe clasificar como de largo plazo, pero si las acciones se compran
con intencin de venderlas en el corto plazo, debido a que en el mercado se filtr
informacin sobre algn acontecimiento que podr afectar en el corto tiempo su
valor al alza, dicha compra se debe clasificar como una inversin temporal.

El siguiente cuadro muestra la relacin de las inversiones que aparecen en el plan
nico de cuentas comercial colombiano



CUENTA DENOMINACIN DE LA CUENTA
1205 Acciones
1210 Cuotas o partes de inters social
1215 Bonos
1220 Cdulas
1225 Certificados
1230 Papeles comerciales
1235 Ttulos
1240 Aceptaciones bancarias o financieras
1245 Derechos fiduciarios
1250 Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS)
1255 Inversiones obligatorias
1260 Cuentas en participacin

Como el Plan nico de Cuentas vigente en el pas no distingue entre
inversiones temporales y permanentes, bien vale la pena reiterar que
son temporales aquellas inversiones que representan valores
negociables, es decir que cotizan en bolsas de valores o son operados a
travs del sistema financiero y que pueden ser convertidos en dinero en
el corto plazo, normalmente dentro de los doce meses siguientes a la
fecha de publicacin del respectivo balance.

Las cuentas por cobrar pueden ser comerciales si se generan en la venta a
crdito de los inventarios que la empresa compra o fabrica, pero tambin existen
cuentas por cobrar no comerciales como las generadas en prstamos a socios o a
empleados de la compaa.

Las cuentas por cobrar comerciales se originan bien sea por una estrategia
empresarial de incrementar las ventas o simplemente porque el mercado as lo
exige para poder ser competitivos. Lo ideal es que las empresas vendan de
contado lo cual les generara de un lado agilizar el ciclo del efectivo
1

1
Lapso que transcurre desde el momento en que la empresa compra materia prima hasta que recauda la
cartera
, y de otro
aumentar el valor del flujo de caja libre
2

al disminuir la inversin en capital de
trabajo, conceptos que se vern ms adelante.
El hecho de vender a crdito genera un riesgo de prdida de cartera
para el empresario razn por la cual el estado colombiano ha generado
un incentivo de carcter tributario, consistente en permitirle registrar al
empresario un gasto deducible del impuesto a la renta, sin que este
implique erogacin de dinero. Estamos hablando de la provisin de
cartera, tambin denominada provisin para cuentas de dudoso recaudo
que nace de la aplicacin de la norma contable del conservadurismo y
que consiste en aplicar un porcentaje determinado por las normas
tributarias a la cartera con algn tiempo de vencimiento. En Colombia
existen dos sistemas autorizados para efectuar el clculo de la
provisin. El sistema de cartera en forma general que consiste en
aplicarle el cinco por ciento a las cuentas vencidas con ms de noventa
das y hasta ciento ochenta das, el diez por ciento a la cartera vencida
con ms de ciento ochenta das y hasta trescientos sesenta das y el
quince por ciento para cartera con ms de trescientos sesenta das de
vencimiento. El sistema de cartera en forma individual permite aplicar el
treinta y tres por ciento a las cuentas por cobrar con un vencimiento
superior a trescientos sesenta das. Las empresas que opten por uno de
los sistemas debern seguirlo utilizando en forma consistente perodo
tras perodo atendiendo a la norma contable de la consistencia.

El gasto de provisin de cartera genera un ahorro en impuestos equivalente a
multiplicar el valor de dicho gasto anual por el porcentaje de impuesto a la renta.

Atendiendo al principio de la partida doble, el gasto de provisin de cartera genera
una contrapartida en la cuenta provisin acumulada de cartera, la cual se clasifica
como una cuenta de valuacin del activo, disminuyendo el valor de las cuentas por
cobrar

A continuacin se ilustra la manera como la empresa debe calcular el valor de la
provisin de cartera elaborando al final del ao un cuadro de cartera por edades


2
Es el flujo de caja que le queda a la empresa despus de descontar todos los costos, gastos, impuestos e
inversiones en activos productivos con destino a pagar acreedores y socios.

Cuadro 5 Cuadro de cartera por edades para calcular la provisin

El cuadro 5 muestra el clculo de la provisin de cartera por el sistema general.

Si la empresa aplicara el sistema individual calculara el 33% a $ 95.000.000, valor
de la cartera con vencimiento mayor de un ao lo cual generara una provisin de
$31.350.000.

La presentacin de la cartera en el balance general a 31 de Diciembre es como
sigue:

Cuentas por cobrar comerciales $292.800.000
(Menos) Provisin acumulada de cartera 22.375.000
Valor neto de cartera $270.425.000


Los inventarios estn constituidos por todos los bienes que la empresa compra
con el nimo de vender. Sern inventarios para el hipermercado Carrefour todo lo
que un cliente puede comprar, no siendo as por ejemplo las estanteras y las
cajas registradoras.

Los inventarios que manejan las empresas industriales son los de materia prima,
productos en proceso y productos terminados. Las empresas comerciales utilizan
nicamente productos terminados que adquieren con el objeto de ser vendidos.

Las empresas industriales compran materia prima, la involucran a un proceso
productivo hasta obtener productos terminados. Al final del periodo contable es
necesario que el empresario efecte un conteo fsico de los inventarios para
determinar su valor correcto. Podrn existir entonces, materias primas que no han
sido trasladadas a produccin, unidades semi elaboradas con un grado especfico
de terminacin, y unidades totalmente terminadas que no se vendieron.

Una vez determinada la cantidad de existencias de cada tipo de inventario se debe
determinar su valor, para lo cual se utiliza alguno de los mtodos de valoracin
permitidos por las normas tributarias.

VENCIMIENTO EN
DIAS
MONTO DE LA
CARTERA
PORCENTAJE DE
PROVISION
VALOR DE LA
PROVISION
0 90 85,300,000 0% -
91 180 62,500,000 5% 3,125,000
181- 360 50,000,000 10% 5,000,000
MAS DE 360 95,000,000 15% 14,250,000
TOTALES 292,800,000 22,375,000
La decisin de inversin que el empresario efecta en el rublo de inventarios esta
relacionada directamente con el ciclo del efectivo y con la generacin de flujo de
caja libre. A mayor inversin en inventarios ms lento es el ciclo del efectivo y
menor generacin de flujo de caja libre. Lo ideal es tener la menor cantidad de
inventario posible, logrando implementar lo que se denomina justo a tiempo o
inventario cero. En algunas empresas esto es muy difcil debido a las condiciones
del mercado o por que las materias primas o los productos terminados son
importados y sera demasiado costoso efectuar un alto volumen de compras al
exterior.

Activos fijos. Un activo se considera fijo cuando cumple con todas y cada una de
las siguientes caractersticas:

Que tenga una larga vida

Que no haya sido comprado para la venta
sino para uso exclusivo de la empresa

Que est destinado para el desarrollo del
objeto social de la entidad

Se clasifican en dos grupos, los activos tangibles y los intangibles


Cuadro 6 Activos Tangibles

Se denominan activos fijos depreciables por estn sujetos al desgaste por
efecto del uso y por lo tanto tienen una vida til limitada. Dicho desgaste se
registra como un costo de depreciacin, si estn dedicados a la produccin o
como un gasto de depreciacin, si estn dedicados a las actividades
administrativas y de ventas, lo cual genera que el activo reparta su valor en el
tiempo de duracin hasta quedar contablemente en cero.

El tiempo de duracin de los activos fijos es relativo pues depende del uso y del
trato que se les d. Sin embargo, la duracin no solo se refiere al aspecto fsico
sino a la obsolescencia que pueda tener el activo, razn por la cual las empresas
DEPRECIABLES NO DEPRECIABLES RENOVABLES AGOTABLES
Equipo de cmputo Terrenos Bosques Minas
Vehculos Obras en construccin Cultivos Pozos
Maquinaria y equipo Maquinaria en montaje Vetas
Equipo de oficina Canteras
Muebles y enseres
Herramientas
Edificios
ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
perfectamente podran determinar la vida til estimada de cada uno de dichos
activos, con lo cual no habra uniformidad haciendo muy difcil comparar utilidades
y activos de diferentes empresas e incluso en diferentes perodos de la misma
empresa, lo cual dificultara tomar decisiones sobre inversin y financiacin por
parte de terceros y an de la misma empresa.

La Depreciacin: Es el desgaste que sufren los activos fijos debido al uso. Desde
el punto de vista financiero constituye un incentivo tributario dado que sin constituir
salida de dinero aumenta el valor de los costos y gastos disminuyendo la utilidad y
por consiguiente el valor a pagar del impuesto a la renta. Este ahorro en
impuestos no debe ser susceptible de reparto a socios va utilidades, debe estar
destinado a la reposicin del activo que se est depreciando para lo cual la
gerencia debe solicitar a la asamblea de socios la aprobacin de una reserva para
tal fin.

Para calcular la depreciacin, lo cual se hace generalmente cada ao, se siguen
los siguientes pasos:

a) Se clasifican los Activos fijos depreciables en cinco categoras de la
siguiente manera:

Vehculos: Bicicletas, motocarros, carros, camionetas, camiones.

Equipos de cmputo: CPU, teclado, pantallas
Equipo de oficina: Calculadoras, telfonos, registradoras, Fax

Muebles y enseres: Salas de recibo, escritorios, sillas, lmparas

Maquinaria y equipo: Mquinas y herramientas de produccin, troqueladoras,
cortadoras, guarnecedoras, sierras, mquina de coser, cortadoras, dobladoras

Edificios y construcciones

b) Se averigua el valor de cada categora de bienes
c) Se calcula la depreciacin para cada categora de bienes.

La tabla siguiente da una pauta para el clculo de la depreciacin anual:




Cuadro 7 Porcentajes de depreciacin por el mtodo de lnea recta

Ejemplo: En Enero 15 de 2009 se compr una mquina por $150.000.000 Veamos
cul es el gasto por depreciacin de dicho activo a 31 de Diciembre de 2009:

Valor de compra $150.000.000
Nmero de das a depreciar 345
Clculo del gasto por depreciacin 14.375.000

El clculo se efecta con la siguiente frmula:


360
%
.
NodeDas cinAnual deDeprecia rico CostoHist
D G

=

000 . 375 . 14
360
345 % 10 000 . 000 . 150
. =

= D G

Por tanto la presentacin de la maquina en el balance general a 31 de Diciembre
de 2009 es como sigue:

Maquinaria y Equipo $150.000.000
(Menos) Depreciacin acumulada 14.375.000
Valor neto de Maquinaria y Equipo a 31-12-09 135.625.000
Aunque debido a la inflacin el valor comercial de los activos fijos puede estar por
encima de su costo de adquisicin, y sobretodo de su valor ya depreciado en la
contabilidad, las cuentas se llevan a partir del costo de adquisicin y solamente
cuando uno de estos bienes se vende se registra la utilidad o la perdida o sea la
diferencia entre el precio de venta y su valor depreciado.

En Colombia se debe depreciar por el mtodo de lnea recta, aplicado en el
ejemplo anterior, aunque las empresas pueden utilizar mtodos de depreciacin
acelerada como la suma de los dgitos de los aos, previa autorizacin de las
autoridades en materia tributaria.

ACTIVO FIJO AOS DE VIDA UTIL
% DEPRECIACION
ANUAL
Equipo de Cmputo 5 20% anual
Vehculos 5 20% anual
Maquinaria y Equipo 10 10% anual
Muebles y enseres 10 10% anual
Equipo de oficina 10 10% anual
Edificios y Construcciones 20 5% anual
Son activos fijos no depreciables los terrenos, la maquinaria en montaje, las
obras en construccin. Los terrenos no se deprecian por que no pierden su valor
con el uso, es decir no hay que pensar en reponerlos en el futuro. Mientras se
est construyendo el edificio o montando la maquina, dichos activos no sern
susceptibles de depreciacin; una vez terminado el proceso de construccin o
montaje dejan de ser activos no depreciables para convertirse en edificios y
maquinaria respectivamente para lo cual se deben trasladar contablemente al
rublo de activos depreciables.

Los activos renovables son aquellos que como su nombre lo indica se renuevan
cada determinado tiempo como es el caso de los cultivos.

Los activos fijos agotables son aquellos a los cuales se les fija una vida til de
acuerdo con estudios geolgicos. En este grupo se encuentran los pozos de
petrleo, las canteras, las minas, las vetas. Como tienen una vida til su valor va
disminuyendo, mediante un proceso contable denominado agotamiento.

Dentro de los activos intangibles se pueden contar el crdito mercantil tambin
denominado Good Will o prima del negocio, el know how, las marcas de fbrica,
patentes, concesiones, franquicias, derechos de autor. Se denominan intangibles
por que no tienen forma material, ms bien representan derechos que se tienen
sobre algo. De acuerdo con su naturaleza pueden ser amortizables o no
amortizables. Se consideran amortizables cuando por alguna circunstancia se
determina que existe una vida limitada del activo. Por ejemplo si un inversionista
compra un negocio por el cual paga $ 150.000.000 y adems $25.000.000 por la
acreditacin o prima del negocio, el valor de la prima o crdito mercantil deber
registrarse como no amortizable ya que se supone que el negocio se crea o se
compra para toda una vida de acuerdo con el principio contable de negocio en
marcha. Pero si al cabo de un tiempo al dueo se le notifica que el edificio donde
funciona su negocio se va a demoler, inmediatamente se debe empezar a registrar
un gasto de amortizacin dependiendo del tiempo que vaya a durar el negocio.

Los Activos diferidos son aquellos que se convierten en gasto en el tiempo. Se
registra en el gasto de cada periodo contable la parte que se vaya causando.
Existen dos clasificaciones los gastos pagados por anticipado y los cargos
diferidos.

Los gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros, inte-
reses, arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros, siempre y
cuando se paguen por anticipado
Los cargos diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son
susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn momento. Se deben
amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen los
costos o gastos. En este grupo, se clasifican los siguientes conceptos, entre otros:

- Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organizacin,
exploracin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha del negocio

- Los costos de constitucin del negocio

- Los costos y gastos ocasionados en la investigacin y desarrollo de estudios y
proyectos.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento.

- Los tiles y papelera.

- Publicidad, propaganda y promocin.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a suscripciones en publicaciones
peridicas pues estas ltimas debern clasificarse como gastos pagados por
anticipado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflacin.

La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo con las
instrucciones contenidas en el Plan nico de Cuentas:

- Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para computador
(software) en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respectivamente.

- Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el
consumo.

- Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, en el perodo menor
entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til
probable.

- Publicidad y propaganda, durante un perodo igual al establecido para el
ejercicio contable.

- Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente.


Inversiones a Largo Plazo. Son los bienes que la empresa ha adquirido con la
intencin de mantenerlos durante tiempo indefinido, al trmino del cual los vender
con algn grado de utilidad.

En este grupo se incluyen las inversiones en acciones de otras compaas,
compradas ya sea por una decisin de carcter estratgico por ejemplo de
participar en su administracin para ejercer control sobre el mercado, o para
asegurar el abastecimiento de materias primas, o por que se ha efectuado un
cuidadoso estudio de la empresa emisora dando como resultado la posibilidad de
que el valor de la accin en el mercado aumente al cabo de unos cuantos aos.

Tambin hacen parte las inversiones en bonos de las cuales no se tiene la
intencin de vender en el corto plazo.

Si la empresa compra un lote en una zona de Bogot donde se proyecta la
construccin a futuro de un gran complejo comercial con la intencin de venderlo
en su debido momento con una utilidad, estamos hablando que el valor de dicha
inversin debe registrarse en el rublo de inversiones de largo plazo, tambin
denominado Inversiones Permanentes
Otros Activos. En este grupo se registran todos los dems activos que no estn
destinados al desarrollo de la operacin del negocio, pero que adems no se
puedan clasificar en ninguno de los grupos anteriores.

Si por ejemplo los dueos de una empresa dedicada al mantenimiento de
oleoductos compran caballos de paso por pura aficin y lo hacen con recursos de
la empresa, el valor pagado se debe registrar en el rubro de otros activos; y si
adems adquieren un terreno donde se ubicarn los caballos, tambin este activo
ser del rubro de otros activos.

Activos operativos y no operativos. La anterior clasificacin de los activos es de
tipo contable. Desde el punto de vista financiero, los activos se clasifican en
operacionales o productivos y no operacionales o improductivos. Se consideran
activos productivos aquellos que tienen relacin causa efecto con el desarrollo del
objeto social de la empresa y que por lo tanto sirven de instrumento para generar
utilidad operacional. Son productivos la cartera comercial, los inventarios y los
activos fijos

CLASIFICACION DE LOS PASIVOS

El pasivo, por definicin expresa del decreto 2650 de 1993, es el conjunto de
cuentas que representa las obligaciones contradas por el ente econmico en
desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en
servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrn siempre saldos de natura-
leza crdito

Las cuentas del pasivo se clasifican segn su grado de exigibilidad. En primer
lugar se presentan las cuentas de mayor exigibilidad y finalmente las de menor
exigibilidad. Los pasivos cuya exigibilidad es menor de un ao se denominan
pasivos corrientes o de corto plazo y los dems reciben el nombre de pasivos no
corrientes o de largo plazo. Para ciertos fines se hace necesario agregar una
clasificacin intermedia para pasivos a mediano plazo; siendo entonces estos, los
de vencimiento de uno a tres aos; y los de largo plazo los superiores a tres aos.
La anterior clasificacin no es muy utilizada en Colombia pero s en algunos
pases como Estados Unidos

Pasivos corrientes. Integrado por dos tipos de cuentas: las que no implican pago
de gastos financieros y las que si lo implican.

En la primera categora se ubican las deudas que la empresa tiene con sus
proveedores de bienes y servicios, como los proveedores de materia prima o
productos terminados, prestaciones sociales por pagar, gastos acumulados por
pagar, Acreedores varios, dividendos por pagar, impuestos, gravmenes tasa y
multas por pagar.

Los que implican pago de gastos financieros regularmente se generan en deudas
adquiridas por la empresa con entidades financieras como bancos, corporaciones
financieras, compaas de financiamiento comercial. Tambin pertenece a este
grupo la financiacin de la empresa mediante emisin de papeles comerciales.

Al final de cada ao las empresas deben reclasificar los pasivos de largo plazo
trasladando al pasivo de corto plazo la porcin corriente del pasivo de largo plazo,
o sea la parte que vence en el siguiente ao a la fecha de presentacin del
Balance General.

Pasivos no corrientes. Formados que generan pago de gastos financieros:
bonos por pagar y obligaciones financieras de largo plazo, y los que no: cesantas
parte no corriente, pensiones de jubilacin y los dems pasivos que se deban
cancelar en un plazo mayor de un ao.

Segn el tipo de acreedor el pasivo se puede clasificar en:

Pasivo comercial, el que es obtenido con los proveedores, entendindose estos
como los que le venden a la empresa ya sea las materias primas con las que se
fabrican los productos a para la venta o los que le venden productos terminados
para la venta

Pasivo fiscal, deudas de la empresa con el estado colombiano representadas en
impuestos por pagar y retencin en la fuente. Actualmente (Agosto de 2.008),
existen en el pas los impuestos de renta, al valor agregado (IVA), predial, de
rodamiento de vehculos, arancelarios, al consumo de bebidas y tabaco, de
industria y comercio, al turismo. La retencin en la fuente es un mecanismo
utilizado por el gobierno para recaudar en forma anticipada un impuesto
determinado y consiste en que la persona que efecta el pago o abono en cuenta
(registro contable), resta de este una parte para consignar en los bancos
autorizados en las fechas determinadas por la direccin de impuestos y aduanas.

Pasivo laboral que hace referencia a los beneficios econmicos adicionales al
salario que, por ley o en virtud de convenciones de trabajo o pactos colectivos, de-
ben reconocer las empresas a sus trabajadores. Se les conoce bajo el nombre
genrico de prestaciones sociales y comprende: cesantas, intereses sobre las ce-
santas, prima de servicios, vacaciones y pensiones de jubilacin, entre las ms
importantes. Adicionalmente con la elaboracin de la nmina se genera otro
pasivo denominado aportes parafiscales que son pagos que la empresa debe
efectuar al SENA, ICBF y cajas de compensacin.

Pasivo Financiero, comprende las deudas del ente econmico con las entidades
financieras (bancos comerciales, corporaciones financieras y compaas de
financiamiento comercial), y con los inversiones que compren bonos y papeles
comerciales emitidos por la empresa

CLASIFICACION DEL PATRIMONIO

El patrimonio es matemticamente la diferencia entre activos y pasivos.
Contablemente es la propiedad de los socios en los activos y financieramente es
la fuente de financiacin interna de la empresa.

Cuando la empresa inicia operaciones el patrimonio esta formado exclusivamente
por el capital inicial constituido por el aporte de los socios. Ese patrimonio se
incrementa posteriormente debido fundamentalmente a dos razones: las utilidades
provenientes del desarrollo del objeto social y los incrementos en el valor de los
activos derivados de las valorizaciones de activos o de la prima en colocacin de
acciones o de donaciones recibidas, circunstancias que no afectan la utilidad del
negocio.

El patrimonio entonces se divide en tres grupos:



El capital es el aporte de los socios. Si es efectuado a una sociedad colectiva o
limitada, esta formado por cuotas partes de inters y deber ser pagado
totalmente al momento de protocolizar escritura pblica. Si el aporte es efectuado
a una sociedad por acciones como la son las annimas y las comandita por
acciones, est repartido en partes iguales denominadas acciones y debido a su
naturaleza, se generan tres nombres: capital autorizado, capital suscrito y capital
pagado



El capital autorizado es la mxima cuanta de aporte que pueden efectuar los
socios a la empresa. Es autorizado por la entidad estatal de control
correspondiente ya sea la Superintendencia de Sociedades o la Superintendencia
bancaria y debe figurar en la escritura pblica de constitucin.

El capital suscrito corresponde a la cantidad de acciones que los socios se
comprometen a comprar. Segn el Cdigo de Comercio deber ser una cifra
mayor o igual al 50% del capital autorizado. La compra de acciones se podr
pagar de contado o por insta lamentos (a plazos).

El capital pagado es la cantidad de acciones que los socios deben pagar al
momento de protocolizar la escritura pblica de constitucin. Segn el cdigo de
comercio no puede ser una cifra inferior a la tercera parte del capital suscrito.

Si por ejemplo una empresa es autorizada para emitir un capital autorizados de
900.000.000 de pesos, al momento de protocolizar escritura pblica, la empresa
debe vender y los socios comprar (suscribir) por lo menos el 50%, o sea una cifra
mayor o igual a 450.000.000 de pesos, y en ese mismo momento deben pagar
una cantidad no inferior a la tercera parte del capital suscrito, o sea la suma de
150.000.000 de pesos.

La estructura bsica del patrimonio de un ente econmico segn su constitucin
legal es como sigue:






Las utilidades retenidas son aquellas que ao tras ao la asamblea de socios
decide no repartir. Representa el aumento patrimonial generado por el desarrollo
del objeto social del negocio.

Las utilidades retenidas estn formadas por dos tipos de cuentas:

SOCIEDAD POR ACCIONES
SOCIEDADES POR CUOTAS O
PARTES DE INTERES
Capital autorizado (+)Aportes sociales
Menos: capital por suscribir (+)Supervit de capital
(=)Capital suscrito (+)Reservas
Menos: Capital suscrito por pagar (+)Utilidad (prdida) del ejercicio
(=)Capital suscrito y pagado (+)Utilidades (prdidas) acumuladas
(+)Supervit de capital (+)Supervit por valorizaciones
(+)Reservas (=) TOTAL PATRIMONIO
(+)Utilidad (prdida) del ejercicio
(+)Utilidades (prdidas) acumuladas
(+)Supervit por valorizaciones
(=) TOTAL PATRIMONIO


Las reservas o apropiaciones de las utilidades son efectuadas con fines
especficos como la reposicin de activos fijos, ensanches futuros, inversin en el
capital de trabajo de la compaa, etc.

Las reservas son de tres tipos:



La reserva legal, corresponde al 10% de la utilidad neta y es obligatoria, segn las
normas del cdigo de comercio, hasta completar un monto igual al valor del capital
suscrito y pagado

La reserva estatuaria, contemplada como su nombre lo dice, dentro de los
estatutos de la sociedad.

Reservas ocasionales, aprobadas por la asamblea de socios para un fin
especfico, en un momento determinado como por ejemplo para patrocinar la
vuelta a Colombia en bicicleta

El supervit de capital es el aumento patrimonial debido a aumentos en el valor de
los activos ya sea por valorizaciones o por donaciones.










CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y EGRESO

Estos dos grupos de cuentas se clasifican atendiendo a su relacin con el objeto
social de la empresa, si los ingresos o egresos tienen relacin directa con el objeto
social se conocen con el nombre de operacionales, si por el contrario se trata de
ingresos o egresos extras o no necesarios o no generados dentro del normal giro
del negocio, se les clasifica como no operacionales.

Son ingresos operacionales para un banco los provenientes de los servicios
bancarios e intereses sobre prstamos, y no operacionales, los provenientes de
utilidades por venta ocasional de sus activos fijos, o por arrendamientos de sus
propiedades.

Son ingresos operacionales para un almacn de cadena (Carulla, Carrefour, etc.)
los provenientes de sus ventas de almacn; y no operacionales los que se derivan
de sus otras actividades como arrendamientos, intereses por prstamos, renta
sobre sus inversiones en acciones, etc.

De igual forma los gastos necesarios para mantener los ingresos operacionales se
consideran egresos operativos y los que no son necesarios u ocurren por
eventualidades como faltantes, robos, averas, etc., se consideran como egresos
no operativos.

Las cuentas de ingresos y egresos se resumen en el estado financiero
denominado de resultados o de prdidas y ganancias cuyo objetivo es mostrar si
el resultado del desarrollo de la operacin del negocio produjo utilidad o prdida.

Existe una clasificacin importante que obedece a la relacin que tienen las
diferentes cuentas con la generacin de utilidad operacional o lo que es lo mismo
con el desarrollo del objeto social En ese orden de ideas las cuentas se clasifican
en operativas y no operativas segn el siguiente cuadro: