Anlisis de las personas

Junto con el anlisis de la organizacin y el de las tareas es necesario realizar un

anlisis de las personas. El anlisis de las personas implica determinar qu
empleados requieren capacitacin y cules no. En este sentido la realizacin de
un anlisis de las personas es importante por varias razones. Primero un anlisis
minucioso ayuda a las organizaciones a evitar el error de enviar a todos los
empleados a una capacitacin cuando algunos no lo necesitan. Adems, ayuda a
los gerentes a determinar qu pueden hacer los participantes prospecto cuando
se incorporan a una capacitacin, de tal forma que los programas se puedan
disear para enfatizar las reas en las que son deficientes.
La informacin de la evaluacin del desempeo puede ser utilizado con el fin de
realizar un anlisis de la persona. Sin embargo, aunque la evaluacin del
desempeo puede revelar quin no cumple con las expectativas, por lo general no
revela el porqu. Si las deficiencias del desempeo se deben a problemas de
habilidad, la capacitacin puede ser una buena intervencin. Sin embargo, si se
deben a una motivacin deficiente o a otros factores fuera del control del
empleado, la capacitacin puede ser no la respuesta. Al final los gerentes tienen
que reunirse con los empleados para hablar acerca de las rea en las que se
pueden mejorar, de tal forma que puedan determinar de manera conjunta los
enfoques de desarrollo que tendrn un mximo beneficio.
FASE 2: DISEO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN
Cuando ya se han determinado las necesidades de capacitacin, el siguiente paso
es disear el programa de capacitacin.
Los expertos consideran que el diseo de capacitacin debe enfocarse, al menos,
en cuatro asuntos relacionados: objetivos instruccionales, disposicin y motivacin
de los capacinandos, principios de aprendizaje y caractersticas de los
instructores.
1. OBJETIVOS INSTRUCCIONALES
Como resultado de realizar los anlisis de la organizacin, de las tareas y de las
personas, los gerentes tendrn una imagen ms completa de las necesidades de
capacitacin. Con base a esta informacin pueden establecer de maneras ms
formal los resultados deseados de la capacitacin mediante los objetivos
instruccionales escritos. Po lo general los objetivos instruccionales describen las
habilidades o conocimientos que se van a adquirir y las actitudes que se van a
cambiar.
Un tipo de objetivo instruccional, el objetivo centrado en el desempeo, es muy
utilizado porque se presta a una evaluacin imparcial de los resultados.
Por ejemplo, el objetivo establecido para un programa de capacitacin podra ser
que los empleados capacitados en mtodos de equipo sean capaces de
desempear los diferentes puestos de sus compaeros de equipo en un plazo de
seis meses. Los objetivos centrados en el desempeo por lo general incluyen
trminos preciosos, como calcular, repara, ajustar, construir, reunir y
clasificar.
2. DISPOSICIN Y MOTIVACIN DE LOS CAPACITANDOS

Dos condiciones previas para el aprendizaje afectan al xito de aquellos
que van a recibir capacitacin: disposicin y motivacin.

La disposicin de los capacitandos se refiere a si su experiencia los
ha hecho receptivos a la informacin que recibirn. Los capacitandos
prospecto deben ser analizados a fondo para determinar que tengan loa
antecedentes del conocimiento y las habilidades necesarias para
absorber lo que les presentarn. Reconocer las diferencias individuales
en la disposicin es tan importante en la capacitacin de las
organizaciones como lo es en cualquier otra situacin de enseanza.
En consecuencia, a menudo es deseable agrupar a las personas con
base en su capacidad para aprender, conforme a lo determinado por
las puntuaciones de las pruebas u otras evaluaciones de informacin, y
proporcionar un tipo de instruccin alternativo para quienes lo
necesiten.
La receptividad y la disposicin de los participantes en los programas de
capacitacin pueden incrementarse al pedirles que completen
cuestionarios acerca de por qu estn asistiendo a la capacitacin y
qu esperan lograr. Tambin se pueden pedir a los participantes que
entreguen a sus gerentes copias de los cuestionarios contestados.

La motivacin de los capacitandos. La organizacin necesita ayudar
a los empleados a entender la relacin entre el esfuerzo que dedican a
la capacitacin y la recompensa. Por qu es importante la
capacitacin? Qu pasara si no ocurre? Ms an, Qu hay en ella
para el empleado? Al enfocarse en los capacitandos, los gerentes
pueden crear un ambiente de capacitacin que conduce al aprendizaje.
La mayora de los empleados estn motivados por las oportunidades de
capacitacin que les permitan desarrollar sus habilidades y avanzar en
sus carreras. Sin embargo, en ciertas ocasiones difieren unos de otros
en cuanto a la importancia relativa de sus necesidades en un tiempo
dado. Por ejemplo los recin egresados de la universidad suelen sentir
grandes deseos de progresar, y se han propuesto metas especificas
para su carrera profesional. Para que los programas de capacitacin
tengan xito, las metas deben relacionarse claramente con las
necesidades individuales de los capacitandos. Permitir que los
empleados reciban capacitacin en las reas que quieren seguir en
lugar de limitarse a la asignacin de ciertas actividades de capacitacin
tambin puede ser muy motivador.

3. PRINCIPIOS DE APRENDIZAJE
Cuando pasamos de la evaluacin de las necesidades y objetivos
instruccionales ala disposicin y motivacin del empleado, el enfoque
cambia de la organizacin a los empleados. Al final, la capacitacin tiene
que construir un puente entre los empleados y la organizacin.
Un paso importante en esta transicin es considerar por completo los
principios psicolgicos del aprendizaje, es decir, las caractersticas de los
programas de capacitacin que ayudan a los empleados a entender el
nuevo material, vincularlo con su vida personal y aplicarlo de nuevo en el
puesto.

a) Establecimiento de metas
El valor de establecer metas para enfocar y motivar el
comportamiento se extiende tambin de la capacitacin.
Cuando los capacitadores se toman el tiempo de explicar las
metas y los objetivos a los participantes (o cuando los animan
a establecerlos por s mismos), es probable que aumente el
nivel de inters, comprensin y empeo en la capacitacin. En
algunos casos establecer metas puede solo tomar la forma de
una hoja de ruta del curso o programa, de sus objetivos y de
sus puntos de aprendizaje.

b) Importancia de la presentacin
Uno de los principios de aprendizaje es que el material que se
aprender se debe presentar de la manera ms significativa
posible. Muy simple, los participantes aprender mejor la nueva
informacin (de la capacitacin) si la asocian con algo que les
sea familiar. Esta la razn para que con frecuencia los
capacitadores utilicen ejemplos muy descriptivos para que los
capacitandos los puedan relacionar. Los ejemplos hacen que
el material sea significativo. Adems, el material debe
asignarse de tal forma que cada experiencia se base en la
anterior. De esta manera, los participantes pueden integrar las
experiencias en un patrn til de conocimientos y habilidades.

c) Modelado
El viejo refrn de una imagen dice ms que 1 000 palabras
se aplica a la capacitacin.
As como los ejemplos aumentan de significado del material
objetivo o de los nuevos conocimientos en el ambiente de la
capacitacin, el modelado aumenta la importancia de la
capacitacin actual. Sencillamente, aprendemos mirando. Por
ejemplo, para aprender a montar caballo, es mucho ms fcil
ver a alguien cmo lo hace y despus intentarlo, que leerlo en
un libro o escuchar una conferencia y esperar hacerlo bien.
El modelado puede tomar muchas formas: a menudo son
tiles las demostraciones de la vida real o los videos; incluso
las imgenes o los dibujos comunican el mensaje visual. La
cuestin es que el modelado ensea el comportamiento o el
mtodo deseado que se va a aprender. En algunos casos.
Incluso modelar el comportamiento incorrecto puede ser til.

d) Diferencial individuales
Las personas aprenden a diferentes ritmos y de diferentes
maneras. Los aprendices visuales absorben mejor la
informacin a travs de imgenes, diagramas y
demostraciones. Los aprendices verbales absorben mejor la
informacin a travs de palabras habladas o escritas. Del
mismo modo, algunos fallan de manera terrible en grandes
conferencias pero despus sobresalen en pequeas sesiones
de anlisis. Los capacitadores pueden ayudar adaptarse a los
diferentes estilos de aprendizaje en una variedad de maneras.
La clave consiste en evitar la entrega del material en un solo
sentido as, por ejemplo, en lugar de la entrega de un
monlogo, los capacitadores deben incorporar la variedad en
sus presentaciones. Se debe utilizar ayudas visuales,
fomentar las participaciones de los capacitandos mediante su
inclusin en las demostraciones, y hacerles preguntas acerca
de sus propias experiencias. Las actividades prcticas y
ropera grupos grandes en grupos ms pequeos para
actividades especficas tambin pueden ayudar a los
capacitadores a adaptarse a los diferentes estilos de
aprendizaje.

e) Prctica activa y repeticin
La cosa que hacemos a diario se vuelve parte de nuestro
repertorio de habilidades. Los capacitandos deben tener la
oportunidad de practicar con frecuencia as tareas del puesto
del modo en que se espera que las realicen al final. La
persona que est aprendiendo a manejar una mquina debe
tener la oportunidad de practicar con ella. Al gerente que est
aprendiendo a capacitar deben ofrecrsele prcticas de
capacitacin supervisadas.
En algunos casos el valor de la prctica es el que hace que
las conductas se conviertan en una segunda naturaleza. Por
ejemplo, al aprender a manejar un automvil, hay mucha
concentracin en lo mecnico: Dnde tengo las mano y los
pies? Voy muy rpido?.
Con la prctica se empieza a pensar menos en lo mecnico y
ms en la carretera, el clima y el trfico. Otras formas de
aprendizaje no son diferentes: con las prctica el capacitando
puede olvidarse de las diferentes conductas y concentrarse en
las sutilezas de cmo hacerlo.

f) Aprendizaje global en comparacin con el aprendizaje
parcial
Casi todos los trabajos y tareas pueden dividirse en partes
que se prestan a un mayor anlisis. Determinar la forma ms
efectiva de realizar cada parte proporciona luego una base
para dar una instruccin especfica. Aprender a vender u
producto, por ejemplo, incluye varia habilidades que son parte
de un proceso total. Aunque suene agotador, el proceso se
divide en distintos pasos:
o Encontrar clientes potenciales.
o Describir las necesidades de stos planteando las
preguntas correctas.
o Presentarles el producto de la empresa de manera que
satisfaga esas necesidades.
o Aprender cmo y cundo solicitarles que compren el
producto (cerrar el trato).
Al evaluar el aprendizaje global frente al parcial es necesario
tener en cuenta la naturaleza de la tarea que se va a prender.
Si es posibles segmentarla con xito, tal vez deba
segmentarse para facilitar el aprendizaje; de lo contrario,
quizs deba ensearse como una unidad.

g) Aprendizaje masivo en comparacin con aprendizaje
distribuido
Otro facto que determina la eficacia de la capacitacin es la
cantidad de tiempo que se dedica a practicar en una sesin.
Se debe dar a los participantes la capacitacin en cinco
periodos de dos horas o en 10 periodos de una hora? Se ha
descubierto que en la mayora de los casos espaciar la
capacitacin da como resultado un aprendizaje ms rpido y
una retencin mayor. ste es el principio de aprendizaje
distribuido.

h) Retroalimentacin y refuerzo
Puede darse un aprendizaje sin retroalimentacin? Parte de
ella proviene de supervisarse uno mismo, mientras que otra
proviene de los capacitadores, de los compaeros y de otras
personas. La retroalimentacin ayuda a las personas a
discernir lo que estn haciendo bien y lo que estn haciendo
mal. Recuerde que cuando aprendi por primera vez a lanzar
una pelota, a montar n bicicleta o a nadar. Alguien, quizs
alguno de sus padres, le dijo qu haca bien y qu deba
corregir. A medida que lo haca, mejoraba.
Adems de sus aspectos informativos, la retroalimentacin
tambin ejerce una importante funcin de motivacin. Por
ejemplo, el progreso en la capacitacin, medido en trminos
de errores o aciertos, se puede mostrar mediante una grfica
que se conoce como curva de aprendizaje. En numerosas
situaciones de aprendizaje hay pocas en las que no hay
avance. Tales perodos se muestran en la curva como una
lnea horizontal, casi recta, llamada meseta. Una meseta
puede ser el resultado de una menor motivacin o de mtodos
ineficaces para la realizacin de la tarea. Es un fenmeno
natural del aprendizaje y por lo comn hay una recuperacin
espontnea.
A travs de los aos las organizaciones han utilizado la
modificacin conductual, una tcnica que se basa en el
principio de que el comportamiento que se recompensa se
mostrar con ms frecuencia en el futuro, mientras que el
comportamiento que se castiga o que no se recompensa
disminuir en frecuencia.
Por ejemplo, en la capacitacin de seguridad se pueden
identificar perfiles de comportamiento seguros, es decir,
acciones que aseguran menos accidentes, de igual modo que
perfiles inseguros. Como seguimiento de la capacitacin, o
como parte de la misma, los gerentes puede utilizar
recompensas hasta cierto punto sencillas para alentar y
mantener el comportamiento deseado.
El estmulo es ms eficaz cuando se administra
inmediatamente despus de que un capacitando lleva a cabo
con xito una determinada tarea. Por esta razn algunos
empleadores han instituido programas de recompensas
inmediatas. Estos programas permiten la adjudicacin de
premios a los empleados de forma inmediata cuando hacen
algo especialmente bien durante el entrenamiento o en el
trabajo. Los premios pueden constituir en dinero en efectivo,
tarjetas de regalo, tiempo libre, o cualquier otra cosa de valor
para los empleados.

i) Caractersticas de los instructores
El xito de cualquier esfuerzo de capacitacin depender en
gran medida de las habilidades de enseanza y de las
caractersticas personales de los responsables de dirigirla.
Qu distingue a los buenos capacitadores de los mediocres?
A menudo un buen capacitador es quien realiza un poco ms
de esfuerzo o demuestra una preparacin mas instructiva. Sin
embargo, en la capacitacin tambin influye el modo personal
del capacitador y sus caractersticas.
A continuacin se presenta una breve lista de rasgos
deseables:
1) Conocimiento del tema: Los empleados esperan que
los capacitadores conozcan a fondo su trabajo o tema.
Adems, se espera que demuestren ese conocimiento.

2) Adaptabilidad: Como no todas las personas aprenden a
la misma velocidad, las instrucciones se deben ajustar
a la capacidad de aprendizaje de los capacitandos.

3) Sinceridad: Los capacitandos aprecian la sinceridad de
los capacitadores, los cuales deben tenerlas paciencias
y mostrar tacto por sus preocupaciones.

4) Sentido de humor: El aprendizaje puede ser divertido;
con mucha frecuencia es posibles sealar un punto
mediante una historia o ancdota.

5) Inters: Los buenos capacitadores se interesan ene l
tema que ensean y tienen facilidad para trasmitirlo a
los capacitandos.

6) Instrucciones claras: Como es natural, la capacitacin
se concluye con ms rapidez y se conserva por ms
tiempo cuando los capacitadores dan instrucciones
claras.

7) Ayuda individual: Cuando capacitan a ms de un
empleado, los capacitadores exitosos siempre
proporcionan ayuda individual.

8) Entusiasmo: Una presentacin dinmica y una
personalidad vibrante indican a los capacitandos que el
capacitador disfruta su trabajo; los empleados tienden a
responder de manera positiva a un ambiente
entusiasta.

Para que la mayora de los programas de capacitacin tenga
xito, las organizaciones deben recompensar a los gerentes
que demuestran ser excelentes capacitadores, ya que muy a
menudo no se les reconocen sus contribuciones a este
importante aspecto de la administracin de recursos
humanos. Los especialistas en capacitacin de funciones de
recursos humanos tambin deben ser reconocidos.