VIVIENDO EL PROCESO ADMINISTRATIVO

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Para fines de la materia se llev a cabo un evento de cierre de semestre, en el
que aplicamos cada paso del proceso administrativo. Es muy diferente saber la
teora a poder aplicarla correctamente. Nuestro evento no fue nada fcil, tuvimos
muchos inconvenientes de ltima hora, pero pudimos resolverlos fcilmente
gracias al trabajo en equipo.
Comenzamos con ponerle nombre a nuestro evento, de una larga
lista tuvimos que elegir slo uno, nos tom trabajo ya que los
ponentes deban tener dominado el tema que se iba abordar.
Una vez que decidimos el tema y los ponentes, comenzamos a hacer las
invitaciones formales hacia ellos. Y tambin empezamos a debatir sobre el lugar,
ya que una mitad de la empresa se inclinaba a que fuera en el valo (Saln del
Campus Calasanz) y la otra mitad a que fuera en el Auditorio (Campus
Torrentes), despus de analizar los pros y los contras se lleg a la conclusin
de efectuar el evento en el Auditorio del Campus Torrentes.
Continuando con nuestro proyecto, debamos decidir a qu pblico invitar, como
el nombre de nuestro evento se inclinaba hacia las reformas, se nos ocurri que
invitar a los alumnos de derecho sera buena idea. Tenamos contemplado unos
200 invitados como meta final, la mayora seran estudiantes. Todas estas ideas
fueron centralizadas, ya que todo nuestro equipo particip en ellas.
Teniendo ya la idea clave, nos dividimos en comits para cumplir cada uno con
diferentes objetivos. Se cre el comit de contenido (el cul tena como objetivo
principal la calidad de los ponentes y los temas abordados), el comit de
promocin (encargado de la imagen del evento), el comit de logstica (encargado
del saln) y el comit de asistentes (encargado de la atencin de los invitados).
A continuacin podrn observar como se vive el proceso administrativo en una
empresa


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PLANEACIN
La primera etapa es la planeacin, como ya hemos visto es definir hoy hacia
donde se quiere llegar en el futuro y cmo. Por lo tanto lo primero que hicimos
fue una grfica de Gantt para ubicarnos en las fechas:

Actividades Septiembre Octubre Noviembre
Iniciar organizacin del evento.
Definir nombre y programa.
Definir comits.
Confirmar ponentes/ patrocin.
Iniciar promocin.
Realizar evento.

Comenzando con la organizacin del evento, buscamos un nombre que quedara
acorde con nuestra temtica, se propusieron los siguientes:
a) El papel de los economistas en el mundo
b) Economa y negocios
c) Factores econmicos y su impacto
d) Economa democrtica, autoritaria y comunitaria
e) Modelos econmicos para una sociedad
f) Economa... es de todos o todos somos economa
g) La escasez en Mxico Cmo enfrentarla?
h) Existe la economa perfecta?
i) Enfrentado la crisis, un enfoque mundial
j) La economa como utopa permanente
k) El mundo o la economa
l) Dualidad econmica


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m) Un mundo sin competencia, un mundo inservible
n) Un fin ltimo, la economa como vida
o) Los mercados y su influencia en la vida del hombre
p) El hombre frente a la economa
q) Somos seres econmicamente fuertes?
r) El origen de la economa actual
s) Economa un fin o un medio?
t) La destruccin econmica de las economas emergentes


*Una vez discutido, llegamos a la conclusin que nuestro evento se llamara
"Mxico Un pas econmicamente fuerte? La economa como utopa
permanente", claro despus surgiran modificaciones en el nombre.

Teniendo ya el tema seleccionado podemos decidir quines seran nuestros
ponentes, en un principio eran:

El Lic. Salvador Rodrguez (Coordinador Regional de Veracruz; Banco de
Mxico) que hablara sobre El panorama actual de la situacin econmica
del pas.
La Dra. Elena Moreno (Directora General de la Licenciatura en Economa)
con su tema Qu se necesita para lograr el desarrollo econmico?.

As que hicimos sus cartas formales para invitarlos a nuestro evento. A
continuacin un ejemplo:




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Dra. Elena Moreno Garca
Docente Investigador
Universidad Cristbal Coln

P R E S E N T E
Asunto: Invitacin Ponente Mxico: Una economa en vas de desarrollo.

Nos complace hacer de su conocimiento que los alumnos de 1er
semestre de la Licenciatura en Economa de la Universidad Cristbal Coln
hemos organizado el evento Mxico: Una economa en vas de desarrollo.
Conocedores de su brillante trayectoria profesional, nos permitimos
invitarla a participar en dicha actividad como ponente, el da 4 de noviembre,
a las 10:00 horas en el auditorio del Campus Torrente, Universidad Cristbal
Coln.
En espera de recibir su respuesta a la brevedad y con la certeza de
poder contar con su valiosa participacin, aprovechamos la oportunidad para
extenderle un cordial saludo.
Se anexa programa del evento.


ATENTAMENTE
Comit de Contenido

. Josu Monfil Diego Morales Katia Salazar

Juan Josu Monfil Ruiz Diego Morales Cceres Katia Emilia Salazar Cruz




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MXICO: UNA ECONOMA EN VAS DE DESARROLLO.
EL IMPACTO DE LAS DECISIONES ACTUALES
8:00 Registro de asistentes.
9:00 Inauguracin a cargo de:
Mtro. Sergio Hernndez Meja.
Coordinador de la Licenciatura en Economa
Universidad Cristbal Coln.
9:15 Conferencia 1: Inequidad econmica en Mxico".

Dr. Luis Enrique Portales Derbez
Coordinador de Maestras del rea Econmico-Administrativa.
Universidad Cristbal Coln.
10:15 Conferencia 2: Panorama actual de la situacin econmica del pas

Dra. Elena Morena Garca
Docente-Investigador de la Licenciatura de Economa.
Universidad Cristbal Coln
11:15 Coffee Break.
11:30 Panel de Expertos:
Impacto de las reformas (hacendaria, energtica, educacin) en la economa mexicana
Mtro. Sal Gibrn Pizarro Cervantes.
Abogado.
Locutor MVS Radio.

Mtro. Miguel ngel Crdoba Zamudio.
Director del ICCE (Instituto Calasanz de Ciencias de la Educacin).
Universidad Cristbal Coln.

Mtro. Romn Culebro Martnez
Maestro en Economa
Universidad Cristbal Coln.

CP. Edgar Adrin Luengas Orozco
Contador Pblico
Empresa SWIPE
12:45

Clausura a cargo de:

Mtro. Sergio Hernndez Meja.
Coordinador de la Licenciatura en Economa
Universidad Cristbal Coln.


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Siguiendo con nuestro orden, definimos los comits:



















Comit de promocin:
Melissa Lpez Carrin
Alejandro Olivares
Uriel Larios


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Comit de logstica:
Jimena Lagos
Blanca Soto
Carolina Simo
Arturo Ley

Comit de asistentes:
Axel Berriel
Xcaret Mendoza
Ana Cruz
David Pintueles



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Y nuestra coordinadora general: Paty Aja.
Ahora tenemos que definir objetivos
principales de cada comit:

COMIT DE CONTENIDO:
Contar con un evento cuyo contenido sea de inters para los asistentes.
COMIT DE PROMOCIN:
Crear y difundir una imagen formal del evento Mxico: Una economa en
vas de desarrollo a llevarse a cabo el lunes 4 de noviembre del 2013.
Lograr que 200 personas asistan al evento Mxico: Una economa en vas
de desarrollo a llevarse a cabo el lunes 4 de noviembre del 2013.
COMIT DE LOGSTICA:
Lograr que todo lo que se necesite en trminos de lugar, mobiliario, equipo
y recursos este en tiempo y forma.
COMIT DE ASISTENTES:
Llevar el control y registro de las personas que asistan al evento del 4 de
noviembre del 2013.
Tener el control y orden para servir en el coffee break del evento 4
noviembre del 2013.
Enviar a los 200 asistentes al evento, diploma (carta) de agradecimiento va
correo electrnico a ms tardar el 17 de noviembre del 2013.


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Elaboracin de grfica de Gantt de cada comit:
COMIT DE PROMOCIN:
Mes Sep Octubre Nov Responsable

Semana 4 1 2 3 4 1
Crear nombre, logotipo y slogan.
Planeado Melissa Lpez, Uriel Larios
Real y Alejandro Olivares.
Buscar y conseguir PATROCINADORES
de materiales promocionales.
Planeado Uriel Larios y
Real Melissa Lpez
Disear cartas y carteles.
Planeado Melissa Lpez, Uriel Larios
Real y Alejandro Olivares.
Disear invitaciones.
Planeado Melissa Lpez, Uriel Larios
Real y Alejandro Olivares.
Hacer el diseo e imprimir cartas a
ponentes y panelistas.
Planeado Uriel Larios
Real
Hacer invitaciones al pblico.
Planeado

Melissa Lpez, Uriel Larios
Real y Alejandro Olivares.
Disear y mandar a hacer lonas,
tabloides, separadores, libretas,
banners, plumas.
Planeado Uriel Larios
Real
Establecer lugares de promocin.
Planeado Melissa Lpez C. y
Real Alejandro Olivares
Comprar y armar el Kit (libretas,
separadores, plumas).
Planeado

Melissa Lpez, Uriel Larios
Real y Alejandro Olivares.
Invitar al director y asistentes de
Economa, Derecho y Bachillerato.
Planeado Melissa Lpez C. y
Real Alejandro Olivares


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Establecer presupuestos:
COMIT DE PROMOCIN:
Concepto Descripcin Unidades Costo x U. Total
Lonas A Lona de 2 metros cuadrados a color. 1 $100 $100
Lonas B Lona de 3 metros cuadrados a color. 2 $150 $300
Posters Posters de promocin tamao tabloide a color. 4 $10 $40
Plumas Plumas con nombre del evento. 200 $6 $1200
Libretas Libretas con imagen del logotipo. 200 $6 $1200
Separadores Impresiones de diseo de separadores (programa
del evento) a color.
200 $1.5 $300
Invitaciones para
pblico
Impresin de invitaciones tamao carta (a color). 25 $1.5 $37.50
Cupones de Coffee
Break
Impresin de cupones (b/n) (40 por pgina) 50 $2 $100
Diplomas para
ponentes100
Impresiones a color papel couch. 7 $10 $70
Banners Banners de 1.7 m x .7m 2 $150 $300
Total $3647.50





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COMIT DE ASISTENTES:
Concepto Descripcin Unidades Costo x U. Total
Bocadillos Bocadillos tipo gourmet (pambazos, tutis, hojaldras y
cuernos rellenos).
210 $5.50 $1155
Cucharas Bolsas con Cucharas desechables para el caf que cuentan
con 100 c/u.
3 $31.50 $95
Servilletas Paquetes de servilletas para los bocadillos con 100
servilletas c/u.
3 $35 $105
Vasos Paquete de vasos desechables para servir el caf con 100
piezas c/u.
3 $60 $180
Coffee mate Sobres de sustituto de crema para el caf. Una bolsa con
200 sobres de 4 g.
1 $68 $68
Azcar Azcar normal para el caf. 4 (1 kg) $8.50 $34
Agua Agua purificada para hacer el caf. 5(120 l) $25 $125
Caf Granos de caf molido tipo gourmet. 3(1.36 kg) $155 $465
Galletas Cajas de surtido rico para acompaar con caf 5 cajas $53 $265
Total $2486








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Diseo de procedimientos:
COMIT DE CONTENIDO:
LO QUE EST EN RECUADRO Y EN ROJO: NO SE LEE ES SOLO LA GUIA DE
INSTRUCCIONES PARA MESTROS DE CEREMONIA.
Apertura del evento:
Muy Buenos das profesores, alumnos e invitados, es un honor para nosotros
darles la bienvenida al evento que los alumnos de 1er semestre de Economa
hemos organizado.
En el evento Mxico: una economa en vas de desarrollo. Se abordarn temas
de suma relevancia y controversia, como el panorama econmico general de
Mxico.
Para ello, Contamos con la grata presencia de personalidades importantes en
cada mbito, los cuales nos han brindado su ms sincero apoyo para hacer este
evento posible.
A continuacin el Coordinador de la Licenciatura en Economa, el Mtro. Sergio
Hernndez Meja, nos dirigir unas palabras.
PALABRAS DEL MAESTRO SERGIO
Muchas gracias, maestro Sergio por sus palabras.
Para dar inicio con este evento, solo algunas indicaciones:
1) Mantener apagados sus celulares o en modo vibrador.
2) Evitar la entrada y salida mientras el ponente expone.
3) No introducir alimentos ni bebidas.
4) Colocar la basura en su lugar.
5) La sesin de preguntas ser al final de cada ponencia y se dispondr de
mximo 10 minutos.


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A continuacin, el Dr. Luis Enrique Portales Derbez impartir la conferencia
titulada: "Inequidad econmica en Mxico"
LEER CURRICULUM
Recibmoslo con un fuerte aplauso.
CONFERENCIA DEL DR. LUIS ENRIQUE 9:15 10:15
Le agradecemos al Dr. Luis Enrique Portales por su valiosa participacin.
CHECAR RELOJ, SI SON ANTES DE LAS 10:15 SE PREGUNTA:
Alguno de los aqu presentes, Tiene alguna pregunta qu hacer?
CHECAR RELOJ, SI YA SON LAS 10:15 SE PROCEDE A LA ENTREGA DE
DIPLOMA Y OBSEQUIO
Proseguimos con la entrega de un reconocimiento al Dr. Luis Enrique Portales
Derbez, para lo que pedimos asistencia a nuestras edecanes.
SUBEN DOS EDECANES UNA CON EL DIPLOMA Y OTRA CON EL REGALO
MAESTRO DE CEREMONIAS LEE TEXTUAAL LA COPIA DEL DIPLOMA
(EL ORIGINAL LO TIENE LA EDECAN)
Los alumnos de la Licenciatura en Economa de la Universidad Cristbal Coln,
otorgan el siguiente reconocimiento al doctor Luis Enrique Portales Derbez por su
valiosa participacin en la conferencia Inequidad econmica en Mxico.
Despidmoslo con un fuerte aplauso.
EDECAN 1 ENTREGA DIPLOMA



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Continuamos con nuestra siguiente ponente, la Dra. Elena Morena Garca
Docente-Investigador de la Licenciatura de Economa DE la Universidad Cristbal
Coln.
LEER CURRICULUM
Recibmosla con un fuerte aplauso
CONFERENCIA DRA. ELENA. DE 10:15 A 11:15
Le agradecemos a la Dra. Moreno por habernos acompaado el da de hoy con su
conferencia.
CHECAR RELOJ SI SON ANTES DE LAS 11:15 SE PREGUNTA:
Alguno de los aqu presentes, Tiene alguna pregunta?
CHECAR RELOJ SI YA SON LAS 11:15 SE PROCEDE A LA ENTREGA DE
DIPLOMA Y OBSEQEUIO.
Proseguimos con la entrega de un reconocimiento a la Dra. Elena Moreno, por lo
que pedimos el apoyo de nuestras edecanes.
SUBEN DOS EDECANES UNA CON EL DIPLOMA Y OTRA CON EL REGALO
MAESTRO DE CEREMONIAS LEE TEXTUAL LA COPIA DEL DIPLOMA (EL
ORIGINAL LO TIENE LA EDECAN)
Los alumnos de la Licenciatura en Economa de la Universidad Cristbal Coln,
otorgan el siguiente reconocimiento a la doctora Elena Moreno Garca por su
valiosa participacin con la conferencia Panorama actual de la situacin
econmica del pas.
Dmosle un fuerte aplauso.



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EDECAN 1 ENTREGA DIPLOMA
EDECAN 2 ENTREGA DEL REGALO
EDECANES ACOMPAAN A LA DRA ELENA MORENO A BAJAR Y LE
DICEN DONDE SENTARSE (DEBE SER EN LA PRIMERA FILA)

A todos los asistentes se les invita a pasar al rea de coffee break ubicado en el
exterior del auditorio, les pedimos seguir las indicaciones de nuestros edecanes.
Se les recuerda que:
1) Dentro del kit que se entreg en la entrada, encontrarn un ticket con el cual
podrn pasar a alguna de las tres mesas de coffee break; les pedimos hacer fila
en la mesa de su preferencia para agilizar la atencin que les brindamos.
2) Disponemos solamente de 15 min, por lo que les rogamos su puntualidad para
estar de regreso a las a las 11:30, y dar inicio a nuestro panel de expertos.
3) No estn permitido introducir alimentos ni bebidas.
4) La basura la podrn en las bolsas que estarn disponibles para ello.

COFFEE BREAK


Continuando con el programa, daremos inicio con nuestro Panel titulado
Impacto de las reformas en la economa mexicana a cargo de: Alan Mauricio
Cisneros Jcome y Alberto Valerio Bez ambos alumnos de sptimo semestre de
la licenciatura en economa.
Cedemos el uso de la palabra a nuestros compaeros.

ALAN Y ALBERTO ENTRAN EN ACCIN A LAS 11:30-13:00

PRESENTAN A LOS PANELISTA


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Al finalizar:
Hacemos entrega del reconocimiento al Mtro. Sal Gibrn Pizarro Cervantes, al
Mtro. Miguel ngel Crdoba Zamudio, al Mtro. Romn Culebro Martnez y al
contador pblico Edgar Adrin Luengas Orozco, Todos por su valiosa participacin
en el panel de opinin Impacto de las reformas en la economa mexicana
Despidmoslos con un fuerte aplauso.
A continuacin le cedemos la palabra a nuestro coordinador de carrera Sergio
Meja Hernndez, quien nos dar unas breve palabras de clausura.
Les damos las gracias por haber asistido, esperamos lo hayan disfrutado y que
pasen buena tarde.
COMIT DE PROMOCIN:
El primer paso es conocer los rasgos esenciales del evento. Cules son los
motivos por los cuales existe el evento?
El segundo paso es conocer nuestro objetivo: Cul es el pblico al cual nos
dirigiremos? Cul es el fin del evento?
El tercer paso es cuidar los detalles del logotipo, para comunicar la esencia de
nuestra empresa a travs de signos grficos es necesario:
Que el logotipo se pueda memorizar de manera fcil e inmediata.
Que la percepcin del pblico pueda captar a travs del logotipo el mensaje
de nuestro evento.
El logotipo tiene que ser verstil y reproducible en diferentes formatos y
soportes (papelera personalizada, lonas publicitarias, flyers y folletos, etc.)
El proceso de creacin de un logotipo finaliza con el feedback con el pblico.
Hemos acertado si el pblico encuestado obtiene una impresin exacta sobre la
trama del evento.


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COMIT DE ASISTENTES:
Este procedimiento de registro SOLO
APLICA SI TIENEN LOS DATOS DE TODOS
LOS ASISTENTES EN LAS BASES DE DATOS.
Los encargados de registro debern
1. Saludar a los asistentes:
Buenos das, bienvenido al evento: Mxico una economa en vas de desarrollo
"Me puedes dar tu apellido por favor?"
2. Buscar apellido de la persona en base de datos.
a) En caso de que s est en base de datos. Leer en voz alta y verificar con el
asistente que el nombre, apellidos y correo electrnico estn completos y bien
escritos. Una vez corroborado se le da "OK" y se le entrega kit.
b) En caso de que no estn completos ni correctos. Corregir nombre, apellido y
correo electrnico. Al terminar poner "ok" y entregar kit.
c) Si no estn en la base de datos (nombres, apellidos, correos) se debern
escribir cuidando no cometer errores. Rectificar con el asistente, dar "OK" y
entregar el kit.
3. Al entregar el kit decir:
"Te pedimos cuides el vale para el coffee break que debers entregar en el receso
y te rogamos, al final del evento, llenar la encuesta de salida y entregar a nuestras
edecanes. Bienvenido, muchsimas gracias por asistir".




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Establecer problemas recurrentes y crear reglas y polticas:
COMIT DE PROMOCIN:
. REGLAS
Elaborar presupuesto.
Otorgar responsabilidades.
Presentarse formalmente al hablar con los
directores y ser puntual.
Llevar siempre cartas formales al hablar con
directores, patrocinadores o ponentes.
Colocar carteles en lugares visibles.
Obedecer las fechas para cada tarea.

POLTICAS
Llevar camisa blanca cuando invitemos al pblico.
Invitar primero al director de carrera y luego a los alumnos y maestros.
Pedir listas de los alumnos a directores.
Mostrar mucho entusiasmo al invitar al pblico.
Pegar carteles tanto en las escuelas como en la calle.
Todo el comit deber asistir cuando se inviten a los alumnos.




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COMIT DE ASISTENTES:
REGLAS
Otorgar responsabilidades.
Presentarse formalmente el da del evento.
Tratar de manera respetuosa a los invitados.
Entregar el kit completo al momento de su registro.
Obedecer las fechas para cada tarea.
POLTICAS
Todo integrante del comit de asistentes debe estar presente el da del evento
a las 8 de la maana, en el auditorio.
Queda prohibido el uso de celulares durante el evento.














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ORGANIZACIN
Pasando con la etapa de organizacin, que se va a hacer y quien. Tenemos que
distribuir el trabajo, establecer autoridades y disear cargos y tareas.
Especializacin o trabajo especfico:
COMIT DE CONTENIDO:
a) Conseguir e invitar ponentes y panelistas del evento.
b) Definir temtica, programa y horarios del evento.
c) Asegurarse que el diploma de los ponentes estn.
d) Escoger, entregar y conseguir los obsequios a los panelistas y ponentes.
e) Asegurarse que el obsequio de los ponentes estn.
f) Comprar el agua para ponentes.
g) Fijar los temas que se van a abordar.
h) Estructurar contenido de las invitaciones.
i) Recibir y atender a los panelistas y ponentes.
j) Entregar los diplomas a los ponentes y panelistas.
k) Recibir a los ponentes desde su llegada al estacionamiento, atenderlos.
l) Verificar estacionamiento (6 espacios).
m) Elaboracin del speech para maestro de ceremonias.



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COMIT DE PROMOCIN:
a) Crear nombre, logotipo y slogan.
b) Buscar y conseguir PATROCINADORES de materiales promocionales.
c) Disear cartas y carteles.
d) Conseguir las listas o los nombres de los alumnos a invitar.
e) Invitar y registrar a los asistentes.
f) Disear invitaciones.
g) Disear los formatos de cartas para invitar a ponentes.
h) Disear el formato de los diplomas para ponentes y asistentes.
i) Disear y mandar a hacer lonas, tabloides, separadores, banners, vales de
coffee break.
j) Conseguir libretas y plumas.
k) Imprimir encuesta de salida.
l) Establecer lugares de promocin.
m) Comprar libretas, separadores con el programa del evento y plumas.
n) Armar el kit. Contenido: libreta, separador, plumas, vale de coffee break y
encuesta de salida.
o) Llevar invitaciones a los directores de carrera.




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COMIT DE LOGSTICA:
a) Reservar el auditorio.
b) Conseguir para coffee break:
3 mesas
3 manteles
3 Extensiones
c) Conseguir para escenario:
Sala lounge
Arreglos florales
4 micrfonos
2 pdiums
Hacer el video de introduccin
d) Conseguir para registro:
1 Mesa
3 sillas
Extensiones
e) Reservar espacios de estacionamiento (6 espacios)
COMIT DE ASISTENTES:
Coffee break
a) Cotizar precios de productos y ajustar presupuestos.
b) Comprar los productos necesarios.


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c) Verificar que estn las mesas.
d) Montar mesas y cafeteras.
e) Acomodar los alimentos.
f) Preparar el caf y servirlo.
g) Atender personalmente a los invitados.
h) Recibir los tickets de canje.
Registro
a) Crear el formato de registro pertinente y tenerlos en las computadoras.
b) Entregar al kit (pluma, separador, libreta, ticket del coffee break y encuesta).
c) Evitar que la gente pase sin registrarse (se deben registrar con su nombre,
correo electrnico).
d) Enviarle mediante correo electrnico a los invitados un agradecimiento y
diploma por haber asistido.
e) Verificar que los materiales (mesas, computadoras, sillas para los de registro)
estn donde deben de estar).
Encuesta de salida y memorias
a) Recopilar las fotos durante todo el proceso hasta su final.
b) Formular las encuestas del evento (si fue un gusto asistir a la conferencia, si
cumplieron con las expectativas de las personas y si volveran a asistir a una
conferencia).
c) Recopilacin y grficas representativas de las encuestas.
d) Hacer el libro con las fotos recopiladas y los resultados de las encuestas
aadidos en dicho libro.


124

Coordinador
General
Comit de
contenido
1
2
3
Comit de
promocin
1
2
3
Comit de
logstica
1
2
3
4
Comit de
asistentes
Coffee break
Edecanes
Encuesta de salida
y memorias
Registro

Edecanes
a) Supervisar a los invitados que asistan en el evento.
b) Estar al pendiente de si alguien del pblico quiere participar cederle el
micrfono.
c) Limpiar si algo se ensucia.
d) Verificar que nadie entre al auditorio con alimentos y bebidas.
e) Prohibir que la las personas pasen al 2do nivel (solo al bao).
f) Recoger encuestas y verificar que estn resueltas.
Se procede a la departamentalizacin, cadena de mando y amplitud de control:














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Es muy importante tener en cuenta las ideas centralizadas y las descentralizadas:

Algunas ideas centralizadas son las siguientes
Nombre del evento.
Ponentes y panelistas.
Lugar del evento.
Fecha del evento.

Y descentralizadas
COMIT DE CONTENIDO:
Preguntas del panel de expertos.
Regalo para los ponentes y panelistas.

COMIT DE PROMOCIN:
Lugar de impresin para el kit, diplomas
y lonas.
Diseo de la lona.
COMIT DE LOGSTICA:
Cantidad de micrfonos.
Lugar para comprar las flores.
COMIT DE ASISTENTES:
Patrocinador para el coffee break.
Tipo de bocadillos.


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Descripcin de puestos:
COMIT DE PROMOCIN:
a) Encargado de patrocinios: Debe buscar y hacer un acuerdo formal con la
empresa que va a patrocinar el evento, por medio de una carta firmada por
ambas partes y conservar una copia de la misma. Tambin debe asegurarse
que la aportacin del patrocinador llegue a su destino.
b) Encargado de promover evento: Su labor es disear la imagen del evento,
as como todo tipo de publicidad que se vaya a emplear para la promocin.
Se encarga tambin de seleccionar al pblico e invitarlos; esto implica
tambin elaborar las invitaciones y hacerlas llegar.
c) Encargado de impresin: Obtiene los diseos del encargado de promover
el evento y se encarga de pagar por ellos e imprimirlos. Debe decidir dnde
colocarlos y asegurarse de que toda la publicidad est impresa y sea
expuesta.











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DIRECCIN
Una vez que ya tenemos nuestros comits bien definidos y sus tareas a ejercer,
se lleva a cabo el proceso de direccin, para verificar que no hayan factores
intrnsecos que incomoden a nuestro equipo.
Para mantenernos motivados, establecimos ciertas reglas:
1) Ser agradecidos siempre.
2) Proporcionar feedback (retroalimentacin, informacin del proceso).
3) Cuidar el ambiente de trabajo (si algo no nos pareca, decirlo de buena forma y
proponer nuevas ideas).
4) Fomentar la autonoma.
5) Celebrar los xitos.
Factor extrnseco:
Nuestra calificacin en la materia.
1 punto.
Factor intrnseco:
Afortunadamente todos nos sentimos
bien con nuestras tareas, nadie se cambi
de puesto, ni se quej del suyo.



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CONTROL
Por ltimo debemos checar, verificar y corroborar que lo planeado se haya
cumplido, es decir que se haya hecho realidad.
Proceso de control:
Comparar planeado vs. real

El ponente Lic. Salvador Rodrguez
nos cancel de ltimo minuto.
Los alumnos de bachillerato del rea
de humanidades nos cancelaron.
Fue cambiado por el ponente Dr.
Luis Enrique Portales Derbez.
Se sustituyeron por la licenciatura
de administracin.

Preguntarse Qu se puede controlar?
LOS PLANES:

Se lograron los objetivos? Se podra decir que en su totalidad s se lograron,
tuvimos un problemita con el nmero de invitados ya que se estableci como
meta 200 y slo llegaron 180.
Se estn respetando las polticas y las reglas? S se respetaron.
Se est siguiendo el procedimiento? No se sigui al pie de letra, ya que
tuvimos muchos inconvenientes, nos cancelaron panelistas y ponentes, pero
pudimos improvisar al momento.
Los presupuestos se estn cumpliendo? Se cumplieron en casi todos los
comits, menos en el de promocin.
Las estrategias estn dando resultados? S, porque aunque no sali como lo
planeamos, el da del evento no tuvimos muchos imprevistos.




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LA ORGANIZACIN:

Est funcionando el organigrama? S funcion, se respetaron todos los
comits y cada uno cumpli con su objetivo satisfactoriamente.
Las descripciones de puesto son claras? S fueron claras, ya que nadie dudo si
le tocaba alguna tarea o no.
Est bien dividido el trabajo? A pesar de que ramos poquitos, estbamos
bien divididos y nos ayud que todos trabajramos en equipo.

LA DIRECCIN:

El estilo de liderazgo est funcionando? Si funcion, nuestra coordinadora no
solo checaba que cumpliramos con nuestra tarea, sino que tambin nos
motivaba.
La comunicacin est siendo efectiva? No lo creo, ya que no hubo suficiente
comunicacin entre comits.
La motivacin es adecuada? S lo fue, ya que una buena calificacin nos
motivaba.

EL CONTROL MISMO:

El sistema de control est permitiendo verificar, corroborar, checar que lo
planeado se lleve a cabo? As es, todo se est llevando segn lo planeado.
El control permite evaluar el
desempeo? S, porque al finalizar el
evento, pudimos hacer una
retroalimentacin.
El control permite detectar desviaciones
entre lo planeado y lo real? S, como la
cancelacin de ponentes y panelistas de
ltimo momento, tuvimos que sustituirlos
por otros.


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Realizar una retroalimentacin, para establecer unas reglas y polticas para
eventos futuros
REGLAS:
REVISIN FINAL DEL SPEECH: Se deber tener listo el speech 5 das antes de la
conferencia, para que los alumnos puedan revisarlo y aadirle lo que le haga
falta.
LA ENTREGA DE DIPLOMAS A LOS PANELISTAS: Se deber ensayar la entrega
de diplomas hacia los panelistas con das de anticipacin y aadir el proceso al
speech, para que los maestros de ceremonia den el espacio necesario entre
uno y otro.
NO HUBO SUFICIENTE CAF: Los encargados de coffee break debern tener
una cantidad mnima de personas (200), que asistirn al evento, dependiendo
de esta cantidad, debern comprar suficiente caf.
NOS FALL UN PONENTE: Los encargados del comit de contenido debern
tener una segunda opcin, por s un ponente cancela de ltimo minuto.
POLTICAS:
LA VESTIMENTA ERA ADECUADA: Todas las mujeres debern ir vestidas con
blusa blanca sin mangas y falda negra larga de la misma marca.
NOS PASAMOS DE TIEMPO EN EL PANEL: Cada panelista tendr 5 minutos para
contestar cada una de las preguntas que se hagan en panel.









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Realizar una evaluacin de mi desempeo
COMPETENCIAS (CAPACIDADES) EXCELENTE

MUY
BIEN
BIEN

MAL

Creatividad:
Realic propuestas sumamente diferentes a lo ya existente.

Trabajo en equipo:
Fui una persona que colabor y apoy en todo momento a
mis compaeros.

Efectividad en la realizacin:
Me involucr y supe desde el principio en qu consista mi
funcin. Realic las actividades que me correspondan y las
hice con calidad. No al ah se va.

Efectividad en los tiempos de entrega: Realic todas las
actividades que me correspondieron (de acuerdo a mi
funcin) y las entregu de manera oportuna (para cuando se
me peda, no para cuando se me antojaba).

Comunicacin:
Se me facilit externar mis ideas, supe escuchar a los dems y
trat de captar sus ideas antes de cuestionarlas; si los dems
tenan puntos de vista diferentes a los mos no me enojaba ni
me lo tomaba personal.
Mantuve siempre informados a los dems de lo que haba
realizado y lo que estaba pendiente.

Compromiso:
Mis responsabilidades las asum, nunca las delegu a nadie
ms y no descans hasta estar seguro(a) de que la actividad se
realizara.

Actitud positiva:
Mostr disposicin para realizar las actividades poniendo lo
mejor de m, de buena manera y entusiasmo.

Iniciativa:
Fui una persona que no esperaba a que le dijeran qu era lo
que se tena que hacer y cmo hacerlo. Lo haca.

Liderazgo:
Logr motivar a las personas y hacer que estuvieran
dispuestas a trabajar de la mejor manera para el logro de los
objetivos.



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BIBLIOGRAFA

Chiavenato, I. (2006). Introduccin a la teora general de la administracin
(Sptima edicin). Mxico: Mc Grawl-Hill Interamericana editores S.A de C.V.
Welsh, Hilton y Gordon (1990). El proceso administrativo (Primera edicin).
Mxico: Prentice Hall.
Stoner, J. y Wankel, C. (1990). Administracin (Primera edicin). Mxico:
Prentice-Hall.
Monografas: Proceso administrativo. Recuperado de
http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml
El prisma: Proceso administrativo. Recuperado de
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadm
inistrativo/












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