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COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC)
& ADMINISTRACIN BASADA EN
ACTIVIDADES (ABM)
Herbert Rico Jerez
Secuencia en el tiempo
Asignacin de costos por
reas o departamentos
(Operativos y de Servicio)
Asignacin de Costos de
Deptos. Operativos a los
Productos/Servicios
Cmo opera el costeo tradicional?
Sistemas de
Costeo
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Efecto de los enfoques de costeo globales
Subcosteo del Producto
Un producto consume una cantidad relativamente alta de
recursos, pero se informa que tiene un costo total
relativamente bajo.
Sobrecosteo del Producto
Un producto consume una cantidad relativamente baja de
recursos, pero se informa que tiene un costo total
relativamente alto.
Cmo operan los Costeos Tradicionales?
Amigo
Plato
fuerte Postre Bebidas TOTAL
Mayte 6 0 2 8
Jaime 10 2 6 18
Mario 13 5 8 26
Paty 7 3 4 14
Total 36 10 20 66
Promedios 9 2.5 5 16.5
Qu sucede si la cuenta total se reparte
por igual entre todos?
Problemas de los sistemas contables tradicionales
Tpicamente estn orientados a
satisfacer informacin de terceros
Los rendimientos de ciertos
productos no parecen
consistentes con la realidad
(inclusive la mezcla de productos
se presenta rentable pero no
mejoran la utilidad neta)
Pareciera existir inconsistencia de
precios con la competencia
Los costos no reflejan los
esfuerzos de mejora realizados en
los procesos (hay gerentes con
sistemas privados de costos)
Se presentan inexplicables
variaciones de costos
peridicamente
Personal haciendo estudios
especiales de costos
No se identifican las ineficiencias
tampoco las eficiencias
No se basan en puntos crticos de
control ni en factores crticos de
desempeo (calidad, tiempos de
ciclo, costos)
Cambios de productos,
competencia, estrategia,
regulacin, tecnologa, compras,
produccin, mercadotecnia,
distribucin, actividades de apoyo,
rediseo organizacional, etc. sin
cambios en el sistema de costos

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Propsitos del sistema de costos
Recopilar informacin financiera y operativa que
refleje el desempeo de las actividades
Proporcionar informacin para planear, controlar y
dirigir las actividades de la empresa para:
Mejorar sus procesos
Eliminar el despilfarro
Ejecutar operaciones y estrategias empresariales
Ayudar a la administracin a
tomar decisiones inteligentes!
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Los costos y el sentido comn
PLANTA A PLANTA B
Produce bolgrafos azules Produce bolgrafos azules
1,000,000 unidades al ao 1,000,000 unidades al ao
60,000 bolgrafos negros
12,000 bolgrafos rojos
10,000 bolgrafos verdes

1,000,000 bolgrafos por ao 1,000,000 bolgrafos por ao

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Cmo funciona la Empresa B?
Mayor personal de apoyo
Realizar ms procedimientos
Pedidos
Requisiciones
Material de empaque
Codificaciones

Mayor recepcin e inspeccin de piezas

Mayor programacin de produccin
Ms negociaciones con proveedores
Ms ajuste de mquinas, cargas y descargas

Necesidad de ABC
Incremento de la competencia
Cambios en la estructura de Costos
Presiones econmicas
Precios y mrgenes disminuyen
Productividad y Competitividad
Tendencia eterna a reduccin de costos
Mayor predictibilidad
% de las Estructuras de Costos
Robin Cooper y Robert Kaplan
Sistemas Tradicionales de Contabilidad
Los Costos no reflejan los cambios en el
desempeo de los procesos
No se identifican las ineficiencias (Recursos
Utilizados y No Utilizados)
No se basan en puntos crticos de control
Cmo afecta la toma de decisiones?
Los sistemas de costos tradicionales ya no son
eficaces para tomar decisiones conforme las
demandas actuales de informacin.
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Estrategias usuales
Congelar las contrataciones
Congelar aumentos de sueldo
Eliminar viajes no esenciales
Reduccin o eliminacin de horas extras
Despidos de personal
Fusin de puestos de trabajo
Reduccin de gastos no esenciales
Reduccin de servicios internos y externos
Reducir planes de expansin
Despedir trabajadores; compactar la organizacin
...
Cules son los efectos de las medidas anteriores?
Empleados vrs. la cantidad y calidad del Trabajo
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Fallas en programas de reduccin de
costos tradicionales
Se impulsa muy poco la ventaja competitiva de la
organizacin
Se debilitan controles, usualmente los descuidos tienen
efecto superior a la reduccin de costos generada por el
programa
Se disminuye el personal de la empresa pero no las
actividades realizadas (personal cargado excesivamente
de trabajo)
Disminucin generalizada de costos, generando
descuido en la calidad de los productos, servicios y
procesos.
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QU DEBE HACERSE?
La clave est en:
Hacer cada vez MS EFICIENTES
LOS PROCESOS
Cmo se logra esto?
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Origen del problema
No todos los costos estn en funcin del volumen
de produccin.
Los generadores de costos basados en el volumen
se fundamentan en los atributos del producto.
Cada actividad de produccin genera Transacciones.
La complejidad y la diversidad del proceso de
manufactura tambin es un generador de costos.
CENTRO DE RESPONSABILIDAD
Sueldos y beneficios $ 60,000
Depreciaciones 10,000
Gastos de viaje 14,000
Papelera y tiles 3,000
Alquileres 4,000
Seguros 1,000

Otros Gastos 8,000

Total $ 100,000
Sistema tradicional de acumulacin de costos Sistema tradicional de acumulacin de costos
Ante la realidad
actual:
Qu decisiones
se podran tomar
con este sistema
de informacin?
Cmo impactan esas
decisiones a la
organizacin?
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ACTIVIDADES DEL PROCESO
Visitar prospectos $ 27,000
Procesar solicitudes 15,600
Preparar ingresos 3,000
Disear promociones 16,400
Preparar planillas 3,500
Ajustar programas de TI 5,000
Investigar segmentos de clientes 4,500
Revisar y ajustar procesos 10,000
Cobrar a clientes 12,000
Tramitar expedientes 3,000
Total $ 100,000
Vista de un Costeo Basado en Actividades Vista de un Costeo Basado en Actividades
Qu decisiones
se podran tomar
con este sistema
de informacin?
Cmo impactan
esas decisiones a la
organizacin?
Terminologa bsica para ABC
FUNCIN: es una rea de responsabilidad que debe ser
atendida por la empresa.
PROCESO: conjunto de actividades que toman insumos, le
agregan valor y los transforman en productos y servicios.
RECURSO: Elemento econmico que se aplica o se utiliza en
la realizacin de actividades (Sueldos, Suministros,
Instalaciones, Viajes, Tecnologa, )
ACTIVIDAD: Trabajo que se realiza en una organizacin
(Carga de mquinas, Procesar rdenes de compra, atender
llamadas, consultar una cuenta, distribuir o asignar el
trabajo, )
OBJETO DE COSTO: Un cliente, servicio, producto,
departamento u otra unidad para la que se desea medir
individualmente sus costos (Clientes, servicios, productos,
proyectos, contratos, )
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Ejemplo de generador de recursos
Sueldos Depto.
de Compras
Porcentaje de
tiempo
Atender
requerimientos
Pedir cotizaciones
Evaluar cotizaciones
Hacer orden de
compra
Recibir mercaderas
Elaborar orden de
pagos
Enviar mercadera
Recurso
Generador de
recursos
Actividades
Qu es lo que genera el volumen de Actividades?
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Fundamentos del ABC
Una empresa trabaja por medio de su estructura
organizacional (Funciones definidas)
En el proceso de disear, producir, vender y
entregar, se cruza la estructura organizacional
Un proceso consta de actividades realizadas por la
organizacin
Las actividades consumen recursos
Los productos consumen actividades
Se costea la actividad
Se costea el producto/servicio
Costeo Tradicional
$
Centro de
Costos
General 1
$
Centro de
Costos
General 2
$
Centro de
Costos
General n
. . .
PRODUCTOS
Centro de
Costo de
Produccin 1
Centro de
Costo de
Produccin 2
Centro de
Costo de
Produccin n
. . .
Materiales
Directos
Mano e Obra
Directa
Horas
Mquina
Horas
Hombre
Asignaciones
Costeo ABC
$
Costo de los
Recursos
1
$
Costo de los
Recursos
2
$
Costo de los
Recursos
n
. . .
OBJETOS DE COSTO
Productos, Servicios y Clientes
Actividad 1 Actividad2 Actividad n . . .
Materiales
Directos
Mano e Obra
Directa
Inductores de Costo de la Actividad
Inductores de Costo de la Actividad
Costeo Tradicional Vrs. ABC
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Costeo ABC
Actividades
Costeo de
Actividades
Costeo de:
Productos
Servicios
Clientes
Objetos del
Costo
fundamentales
Asignacin a
otros objetos
de costo
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Tcnica del Costeo ABC
1. Identificacin de las Actividades
2. Costeo de las Actividades
3. Seleccin del generador de costos
4. Asignacin del costo de las actividades a los
productos/servicios.
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Jerarquas del Costo
Actividades de Produccin a nivel de Unidades:
Actividades que se producen cada vez que se produce una unidad.
Actividades de produccin a nivel de lotes:
Actividades necesarias para producir cada lote.
Actividades relacionadas con el soporte del
producto (o de soporte al servicio):
Las que se hacen para producir cierto producto o servicio.
Actividades relacionadas con el soporte de las
instalaciones:
Actividades que se realizan para posibilitar los procesos en general.
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Ejemplo de Costeo Tradicional y ABC
Ejemplo de Costeo Tradicional y ABC
COMPARACION DE COSTEO TRADICIONAL VRS. ABC
Diferencia Absoluta 112 (112.00)
Diferencia Relativa 40% -40%
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Seleccin del Cost Driver
Cost Driver es una medida cuantitativa
de lo que se invierte de un determinado
recurso en una Actividad.
Tipos de Cost Drivers:
1. Por Transaccin
2. Por Duracin
3. Por Intensidad
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Seleccin del Cost Driver
Por Transaccin
Es el ms fcil de obtener y el menos costoso, pues la
empresa ya cuenta con los datos para su
determinacin.
Puede ser el ms inexacto, al asumir que se utiliza la
misma cantidad de recursos cada vez que la actividad
se realiza.
Ejemplo: Nmero de tiradas de produccin, clientes
atendidos, estados de cuenta enviados.
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Seleccin del Cost Driver
Por Duracin
Representa el tiempo requerido para
llevar a cabo una actividad.
Deben utilizarse cuando existe una
variacin significativa entre lo que
diferentes productos requieren de una
misma actividad.
Ejemplo: Horas de inspeccin, horas
mquina, horas de mano de obra directa.
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Seleccin del Cost Driver
Por Intensidad
Asigna directamente los recursos utilizados cada vez
que una actividad es llevada a cabo.
Son ms exactos, pero ms costosos de implantar,
pues requieren un sistema para rastrear todos los
recursos utilizados por una actividad en particular.
Ejemplo: Peso del material transportado, cantidad de
materia prima procesada.
Ejemplos de Actividades
(para productos electrnicos)
Desarrollo de programas de pruebas
Pruebas de productos
Preparacin de lotes
Recopilacin de datos de ingeniera
Manejo de lotes de placas
Insercin de circuitos
Suministro de servicios generales
Suministro de espacio
Compras de materiales
Pago de materiales
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Ejemplos de Cost Drivers
Horas mquina
Horas de mano de obra directa
Nmero de arranques de mquina
Nmero de rdenes de compra
Nmero de empleados
Tiempo de computadora
Nmero de clientes
Horas de vuelo
Cantidad de estados de cuenta
Nmero de llamadas recibidas

Los Cost Drivers deben explicar porqu las actividades son ejecutadas
Ejemplos de Cost Drivers
Actividades Drivers
Compras * # De compras
Recepcin de inventarios * # De informes de recepcin
Ingeniera
* Horas de ingeniera,
* # Empleados
Planeacin de la produccin
* # De ordenes de produccin
* Unidades de produccin
Produccin * Tiempos de produccin
Control de calidad * # De inspecciones
Administracin de personal * # De empleados
Procesamiento de datos
* # De registros almacenados
* Horas hombre
Administracin de bodegas * # De piezas, de materia prima
Contabilidad * # De transacciones
Servicio al cliente * # De clientes
Mercadeo
* # Visitas a clientes
* # Unidades vendidas
Transporte y distribucin * # De facturas
Mantenimiento
* # De empleados
* Horas de mantenimiento
Ejemplos de Cost Drivers
Recursos Drivers
Materias primas (costo directo al objeto de costo)
* Cantidad
* Costo de los materiales
Mano de obra (costo directo al objeto de costo)
* Costo de la mod
* Horas de mod
* Horas de mo
* Nmero de trabajadores
Maquinaria, equipo y tecnologa
* Horas mquina
* Costo de la maquinaria, eq. Y tec.
* Tiempo del proceso
* Tiempo de ciclo productivo
Edificio e instalaciones fsicas (capacidad) * rea ocupada en m por actividad
Vehculos
* Costo de los vehculos
* Horas de utilizacin
* Kilmetros recorridos
Suministros
* Cantidad
* Costo de los suministros
Servicios pblicos * Cantidad (segn tipo de servicio)
Sistemas de informacin * Horas mquina
Impuestos a la propiedad * Area ocupada en m
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Administracin Basada en Actividades
Es una disciplina que se enfoca en la administracin de
las actividades como la gua para el mejoramiento del
valor recibido por el cliente y la ganancia lograda al
proporcionar este valor.
Incluye:
Anlisis de inductores de costo
Anlisis de las actividades
Medicin del desempeo
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Administracin Basada en Actividades
Determinar las Actividades de la empresa
Determinar el costo de las actividades y el desempeo
de las actividades
Determinar el resultado y la medida del resultado
Rastrear el costo
Determinar factores Crticos de xito
Evaluar Eficacia y Eficiencia
Incorporar sistemas de mejora continua
Emplear tcnicas de reingeniera

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Distincin entre
Clientes Rentables y No Rentables
Ordenan pequeas cantidades
Ordenan productos especiales
Ordenan productos con bajos
mrgenes
Piden descuentos fuertes
Hacen demandas impredecibles
Cambian fechas de envos
Requieren gran soporte tcnico
Tardan en pagar
Ordenan grandes cantidades
Ordenan productos estndar
Ordenan productos con grandes
mrgenes
Requieren pequeos
descuentos
Piden demandas predecibles
No cambian envos
Requieren poco soporte tcnico
Pagan a tiempo
Clientes con costos y beneficios ocultos
1
1/
Robert Kaplan, Kanthal, Caso 9-190-002 - HBS
Clientes
A
Clientes
B
Clientes
A
Clientes
B
Beneficios
aparentes
Costos
ocultos
Beneficios
ocultos
Ingresos
Costos
Sistemas de
costeo tradicional
Sistemas de Costeo
Basado en Actividades
Rentabilidad del Cliente o Segmento*
Pasivo
El producto es crucial
Buena qumica con el
proveedor
Agresivo
Sacan partido de su potencial
de compra
Precio bajo y muchas
caractersticas personalizadas
Caro de servir, pero
paga un precio alto
Muy sensible al precio
pero pocas demandas
especiales
Bajo Alto
Bajo
Alto
M
a
r
g
e
n

n
e
t
o

o
b
t
e
n
i
d
o
Costo de servir
* Coste & Efecto, Robert Kaplan y Robin Cooper, Ed. Gestin 2000, 1998.
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Porqu un enfoque basado en Actividades?
Las actividades pueden visualizarse
Las actividades consumen recursos
Las actividades son fciles de entender por la
mayora de las personas
Las actividades enlazan planeacin y control e
integran medidas financieras y no financieras
Las actividades destacan las interdependencias
entre los departamentos
Las actividades facilitan el entendimiento de los
generadores o impulsadores de costos
Las actividades proporcionan la base para un
mejoramiento continuo.
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Consideraciones finales
Su implementacin puede resultar una inversin inoficiosa si no se
adopta como un sistema de gestin apropiado al modelo.
El no acertar con adecuados inductores o conductores del costo,
sera aceptar las inconsistencias de los mtodos tradicionales.
Si se trabaja bajo ABC sin la ABMes sacrificar los beneficios del
modelo.
Es un sistema dinmico que demanda una logstica de
mantenimiento, como producto del mejoramiento continuo.
En cualquier actividad de mejora de procesos debe participar el
personal responsable de ejecutarlos.
Un proceso de Administracin Basada en Actividades (ABM), debe
actuar en paralelo con una gestin para administrar el proceso de
cambio en la organizacin.
Cuidarse de no crear incentivos perversos.
A menos que cambiemos el rumbo, lo ms probable es
que lleguemos al lugar hacia el cual nos dirigimos
Antiguo dicho chino