10 Frmulas de Excel para ser Ms Productivo

NOVEMBER 13, 2013 BY PABLO FARAS1 COMMENT

No tiene sentido pasar horas y horas frente a una
planilla repitiendo tareas tediosas si puedes ahorrarte este dolor con slo algunos tips. Las
frmulas de Excel que veremos a continuacin te ayudarn a ser ms productivo y efectivo en
tu trabajo.
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1. SUMA
Esta es una frmula elemental que no puedes no conocer. Si no la has usado hasta ahora creo
que ya puedes darte por satisfecho porque vers cmo te ahorra tiempo.
SUMA te permite, tal como su nombre lo indica, sumar un grupo de celdas, o incluso filas y
columnas enteras!
=SUMA(A1:A10), =SUMA(A:A), =SUMA(A1:Z10)

2. CONTAR
Esta frmula te permite contar la cantidad de celdas en una seleccin que tienen nmeros. Las
celdas vacas o con texto son ignoradas. Muchas veces tenemos planillas con datos
incompletos y se necesita contar solamente los datos y no el total de celdas. En esos casos
sirve muchsimo!
=CONTAR(A1:B10), =CONTAR(A:A)

3. CONTARA
Similar a CONTAR pero cuenta no solamente las celdas con nmeros sino todas las celdas no
vacas (es decir, pueden contener tambin texto).
=CONTARA()

4. CONTAR.SI
Esta frmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser
por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un
valor, o que sean iguales que algn texto, etc. Veamos algunos ejemplos:
Cuenta la cantidad de celdas con un nmero mayor que cero:
=CONTAR.SI(A1:B10, >0)

Cuenta la cantidad de celdas con la palabra azul:
=CONTAR.SI(A1:B10, azul)

5. SI
Esta frmula te permite tener un valor u otro en la celda dependiendo de una cierta condicin.
Las condiciones son similares a lo que se puede hacer con la frmula CONTAR.SI. Por
ejemplo, podemos tener las notas de un alumno en un listado, y si el promedio es mayor o
menor que un cierto lmite, podemos escribir aprobado o reprobado para el alumno:
=SI(A1 > 0, VALOR POSITIVO, VALOR NEGATIVO)

6. BUSCARV
Permite buscar un valor especfico en la primera columna de una tabla, y retornar el valor en
la misma fila para otra columna diferente. Esto suena algo abstracto as que lo voy a ilustrar
con un ejemplo.
Tenemos un listado con alumnos y sus notas en cada evaluacin. Queremos obtener la nota
que el alumno PEDRO obtuvo en la tercera evaluacin, entonces utilizamos la siguiente
frmula:
=BUSCARV(PEDRO, A1:Z100, 10, FALSO)

Notar que el FALSO se ingresa para indicar que queremos una bsqueda exacta, es decir
slo queremos el valor para la entrada con ndice PEDRO. Notas tambin que la primera
columna que se cuenta es la primera, por eso la que buscamos (la tercera evaluacin) es la
columna nmero 4.
7. BUSCARH
Similar a BUSCARV pero utilizando la misma analoga en sentido horizontal. Es decir
buscamos un valor en la primera celda de la tabla, y luego obtenemos el valor de la celda
ubicada en la misma columna que nuestro ndice, con el nmero de fila ingresado:
Ejemplo, tenemos las ventas de distintos productos, y queremos saber el total que se vendi
para el producto jabn en el cuarto mes:
=BUSCARH(JABON, A1:C10, 4, FALSO)

El uso de FALSO es igual al caso anterior. La cuenta de las filas parte desde la fila con los
encabezados, por lo que el tercer mes corresponde al ndice 4.
8. SUMAR.SI, PROMEDIO SI
Estas funciones nos permiten realizar una suma o un promedio solamente para los valore que
cumplen una condicin.
Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo formato que las condiciones
utilizadas en CONTAR.SI y el SI.
=SUMAR.SI(A1:Z1, >0)

9. CONCATENAR
Esta frmula nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una sola celda. Por ejemplo
tenemos una columna nombres y otra apellidos, y queremos crear una tercera columna
llamada nombre completo. En este caso queremos unir el nombre con el apellido, y adems
poner un espacio entremedio. Se hara de la siguiente manera:
=CONCATENAR(A1, , B1)

10. ALEATORIO.ENTRE
Muchas veces se necesita llenar una tabla con nmeros distintos de manera rpida, solamente
para mostrar algo y nos pasamos un buen rato escribiendo nmero uno a uno y tratando de
que sean distintos entre s.
Bueno, ALEATORIO.ENTRE nos permitegenerar un nmero aleatorio en un rango que
nosotros especificamos:
=ALEATORIO.ENTRE(100, 1000)

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Utilizacin de control de cambios y comentarios para trabajar en equipo de manera
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Clculos con fechas y horas en Excel
Publicado el 12 agosto, 2011 por josenrique
ltimamente me plantean con demasiada frecuencia dudas y problemas sobre el manejo de
fechas y horas en Excel. ste es un tema en el que a veces empleamos frmulas demasiado
complicadas por no entender bien desde el principio cmo interpreta y maneja Excel este tipo de
informacin. Por todo ello he decidido hacer este pequeo tutorial. Te aconsejo que tengas
abierto Excel y vayas probando mientras lees esta gua.
Lo primero que debes saber es que en el tema de las fechas y horas hay que estar jugando
constantemente con el formato de la celda. A veces un simple cambio de formato te da la
solucin que necesitabas de forma inesperada. Cuando escribes en una celda de Excel 6/8/11
se le asigna de forma automtica a esa celda el formato de fecha (dd/mm/aaaa) pero debes
saber que afectos de clculos esa fecha tiene asignado un nmero (40761). Ese nmero
corresponde con un contador que empieza con la fecha 1/1/1900, a esa fecha se le asigna el
nmero 1, al 2/1/1900 se le asigna el nmero 2, y as sucesivamente. De manera que es muy
importante que entiendas que para Excel 6/8/11 es lo mismo que 40761 es cuestin de elegir el
formato (fecha o nmero) que mejor se adapte a lo que necesitamos.
Por ejemplo, para calcular cuntos das hay entre dos fechas slo tendrs que restar la fecha
mayor menos la menor y si el resultado sale en el formato inadecuado (fecha) slo le tendrs
que cambiar a formato nmero.
Prueba el siguiente ejemplo:
Recuerda que al resultado de la celda
C3 seguramente le tendrs que cambiar el formato a nmero.
Cmo es posible que Excel reste fechas? Es debido a que realmente resta nmeros, acurdate
que detrs de cada fecha hay un nmero as que si cambias el formato de la celda A3 y B3 el
resultado es el siguiente:

En otras ocasiones te interesar que el resultado lo de en formato de fecha. Si nos dan una
fecha de solicitud y unos das mximos de resolucin nos interesar calcular la fecha lmite de
resolucin:

Es como si a 40761 le sumaras 15, el resultado es 40776 que al pasarlo a formato de fecha da
21/8/11
Ya has visto que cuando restas dos fechas
calculas los das que han pasado entre una y otra. Pero, claro, hablamos de das naturales y
los das laborables? Para ello existe la funcin
=DIAS.LAB(Fecha inicio; Fecha final; Festivos). Para poder usar esta funcin en Excel 2003 hay
que activar un complemento. Puedes entrar en Herramientas, Complementos y marcar
Herramientas para anlisis, de esta manera podrs usar esta funcin y muchas ms que no
estaban instaladas por defecto.En Excel 2007 y 2010 viene de fbrica.
Prueba el siguiente ejemplo:
La funcin
DIAS.LAB calcula los das transcurridos entre dos fechas quitando los fines de semana (sbados
y domingos) y los festivos indicados en el rango del tercer argumento.
Aqu hay diferencia de opiniones porque hay quien dice que el sbado es laborable y hay quien
dice que el fin de semana entero es festivo, la funcin DIAS.LAB considera esto ltimo.
Para solucionar este dilema la versin 2010 de Excel ha sacado la funcin
=DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial; fecha_final; fin_de_semana; festivos) donde en el argumento fin
de semana se puede elegir qu consideramos como festivo siguiendo los siguientes cdigos:

Pasemos a las horas y minutos.
Cuando en una celda escribes 9:54 Excel le asigna el formato de horas y minutos h:mm y
cuando escribes 9:54:25 se le asigna formato de horas, minutos y segundos h:mm:ss
Pero detrs de ese formato tambin hay un nmero. Las
horas, minutos y segundos tienen una equivalencia numrica que es con la que Excel opera.
Cul es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que escribas tiene un valor
numrico de cero y unos decimales que representan la parte proporcional de un da de 24 horas.
Por ejemplo las 6 de la maana (6:00) equivale a un cuarto de da, es decir, 0,25. Las 12:00
sera 0,5.
Escribe en cualquier celda de Excel 8:15 y cuando le cambies el formato a nmero vers que
sale 0,34375. Ve haciendo pruebas hasta que lo asimiles. Las 24:00 ser el nmero 1.
Por eso tambin puedes restar horas minuto y segundos porque realmente lo ests haciendo con
nmeros.
Hasta aqu es bastante
bsico. Los problemas se plantean cuando hablamos de horarios de diferentes das. Debes
saber que en la misma celda puedes escribir una fecha y un horario dejando un espacio entre
ambos. Por ejemplo para indicar el da 6 de agosto de 2011 a las 5 y 20 de la tarde lo puedes
expresar en una celda como 6/8/11 17:20, prueba a escribirlo en una celda vaca de Excel. Si
entras a ver el formato de la celda vers dd/mm/aaaa hh:mm.
En este caso el valor numrico que Excel le asigna es un nmero con decimales. La parte entera
es la que se le asigna a la fecha y la parte decimal es la equivalente a la hora. Si le cambias el
formato a la fecha anterior y la muestras como nmero aparecer la cantidad 40761,72222. Es la
suma de 40761 de la fecha y de 0,72222 de la hora. Incluso podras sumar una celda que
contenga una fecha con una celda que contenga un horario, eso s, las tres celdas tienen
formato diferente.
Una vez que comprendemos la
manera en que Excel interpreta la informacin de fechas y horas estamos en disposicin de
afrontar cualquier clculo. Por ejemplo si tienes diferentes fechas y horas, Cmo calcular el
tiempo que pasan entre ellas?, es decir, Cmo calcular cuntos das, horas y minutos hay entre
dos fechas?
Primero te pongo un ejemplo en el que tienes en la misma celda la fecha y la hora:
Si te fijas en las fechas a la ligera diras que han pasado 3 das sin embargo si compruebas con
detenimiento las horas falta 1 hora y 5 minutos para completarse el tercer da.
Cmo es posible que se resuelva as de fcil? Te cuento. El valor real de la celda A3 es
40762,4375 (prueba a cambiar el formato de la celda A3 a numrico) y el valor real de la celda
B3 es 40765,39236. Recuerda que la parte entera representa el valor numrico de la fecha y la
parte decimal es equivalente a la hora. Si restas esos dos valores da 2,954861111. La parte
entera es 2. La funcin RESIDUO se queda con la parte decimal (0,954861111), que al darle
formato de horas y minutos da el resultado que esperbamos.
En ocasiones te encontrars con que la fecha y la hora estn en celdas diferentes:
En este caso lo que debes hacer (como puedes comprobar en la imagen) es sumar la fecha y la
hora antes de hacer las restas, es decir, sumas 40762 (A4) ms 0,4375 (B4) y da 40762,4375
que es la cifra con la que partamos en el ejemplo anterior.
Un matiz muy importante a tener en cuenta es que cuando escribes en una celda 13:25 ests
indicando a Excel que son las 13:25 en el reloj. Cuando insertas en una celda 13:25:40 significa
que son las 13 horas, 25 minutos y 40 segundos.
A veces no querrs indicarle a Excel una hora de reloj sino que ha pasado un tiempo
determinado. No es lo mismo decir son las 13 horas y 25 minutos que han pasado 13 horas y
25 minutos. Por ejemplo en el primer caso no tendra sentido escribir 43:50 en una celda de
Excel, esa hora no existe, pero en el segundo caso s.
Para que Excel lo entienda en un sentido o en el otro el truco est en el formato de la celda. El
formato h:mm indica hora de reloj y el formato [h]:mm indica tiempo. De esta manera podrs
poner en Excel 43:50 siempre y cuando el formato de esa celda sea [h]:mm
Aqu tienes un ejemplo:
Si hubieras sumado la columna D sin ms no hubiera salido ese resultado pero con slo cambiar
el formato a [h]:mm ya lo tenemos. Por eso te deca al principio de este tutorial que con el tema
de las fechas y las horas un simple cambio de formato puede ser la solucin.
El valor real de la celda D10 es 1,431944444. Cada vez que las horas superen 24 se le suma 1 a
la parte entera y el resto es la parte decimal. Por ejemplo 50:25 han pasado dos das completos
y 2 horas y 25 minutos. Por eso el valor real de 50:25 sera 2,100694444. El 2 indica los das y el
0,100694444 sera la parte proporcional de da que queda, que pasado a formato de horas y
minutos sera las 2:25 que quedaban.
Por ejemplo, partiendo de un tiempo hay que calcular cuntos das y horas son:
Qu simple! Verdad?
Me gustara contarte la funcin HORA(), MINUTO() Y SEGUNDO(). Estas funciones extraen de
una hora (h:mm:ss) las horas, los minutos y los segundos respectivamente.
Por ejemplo si en la celda A1 hay escrito 19:25:30 la funcin =HORA(A1) dar 19, la funcin
=MINUTO(A1) dar 25 y la funcin =SEGUNDO(A1) devolver 30.
Esto te resultar muy til en aquellos casos en los que hay que pasarlo todo a minutos para
multiplicar por algn importe en concreto. Por ejemplo:
Te explico la frmula de la celda D4. Por un lado sacas las horas de la celda C4 y las multiplicas
por 60 para pasarlo a minutos HORA(C4)*60, por otro lado extraes los minutos con MINUTO(C4)
y por ltimo calculas cuantos minutos son los 20 segundos de la celda C4 con
SEGUNDO(C4)/60. Todo eso sumado nos dice cuantos minutos son 5 horas, 44 minutos y 20
segundos. Nos quedaba por pasar a minutos los 10 das con B4*24*60 que sumado a lo anterior
da los minutos totales:
Creo que con estas tcnicas sers capaz de resolver la mayora de los problemas que se te
planteen en Excel con el tema de las fechas y las horas, sobre todo es importante no perder de
vista el valor real que almacena la celda y jugar con el formato.
Espero que te sirva y buena suerte con las fechas,

Jos Enrique Martnez
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65 respuestas a Clculos con fechas y horas en Excel
1. M Carmen dijo:
13 agosto, 2011 en 10:54
Me ha resultado muy til la explicacin. Gracias!
2. Laura dijo:
14 agosto, 2011 en 14:25
Muy interesantegracias.
3. Carmen Pantoja dijo:
15 agosto, 2011 en 18:35
Muy ilustrativo el atculo y muy til, ya que se desconcen cosas bsicas como las expuestas que son sin embargo
esenciales saber y comprender para afrontar ejercicios de mayor dificultad, y entender lo que se est haciendo de paso,
y adems siguiendo tu lnea de explicar de manera sencilla y clara, para que llegue a todos con ms o menos idea de
este mundo tan complejo como es Excel.
4. Yolanda dijo:
16 agosto, 2011 en 20:52
Muchsimasssss gracias!! Te explicas de maravilla, xD.
5. SANDRA dijo:
17 octubre, 2011 en 19:55
MUY BUENA EXPLICACIN, ME FUE DE MUCHA AYUDA PORQUE FUE FCIL DE APLICAR!! GRACIAS
6. lucero dijo:
23 noviembre, 2011 en 16:22
excel_ente aporte muy didactico y completo este manual me ilustrado lo que habia buscado por varias horas
gracias
7. Yigo dijo:
28 noviembre, 2011 en 17:53
Hola, sobre el tiempo que ha pasado excel no me respeta las horas al restar entre dos fecha, es decir, que me resta la
hora aparte de la fecha.
Ejemplo:
C3 == > 27-11-2011 3:00
D3 ==> 28-11-2011 13:50 . Formula = RESIDUO(D3-C3;1) Resultado: 10:50:45
Cuando devera ser por lo menos: 32:50:45
en cuanto a que fueron las 3:00am del da anterior v/s las 13:50 del da siguiente
8. Yigo dijo:
28 noviembre, 2011 en 17:56
*O*, Hola de nuevo, simplemente rest a secas los dos campos (D3-C3) y formati la celda como est en tu tutorial
[h]:mm y me funcion Gracias por tremendo aporte..
9. Mikel dijo:
27 diciembre, 2011 en 14:55
Muy amable por tu aportacin.
La verdad es que me ha ayudado. Es ni ms ni menos la info que buscaba.
Gracias por compartir tu conocimiento.
saludos.
10. Carlos dijo:
19 enero, 2012 en 13:11
Cmo puedo calcular el nmero de horas festivas en un turno de trabajo que empiece o acabe entre un da laboral y
un da festivo?
Gracias
11. josenrique dijo:
21 enero, 2012 en 12:46
Uf, quin nos ayuda con esta duda de carlos?
12. Carlos dijo:
22 enero, 2012 en 10:24
Creo que ya he resuelto el problema para los domingos. Es decir, el turno puede empezar el sbado y acabar el
domingo, empezar el domingo y acabar el domingo, o empezar el domingo y acabar el lunes.
SI(O(DIASEM(L3;2)=7;DIASEM(M3+N3;2)=7);SI(Y(DIASEM(L3;1)=1;DIASEM(M3+N3;1)=1)=VERDADERO;(M3+N3)-
L3;SI(DIASEM(L3;1)=1;(E3+1)-L3;SI(DIASEM(M3+N3;1)=1;(M3+N3)-(E3+1);)));)
L3= Hora inicio
M3= Hora Fin de turno
N3= prolongacin de jornada que se aade a M3
Ahora me falta hacer lo mismo pero con festivos especiales, y es donde estoy atrancado pues los domingos los detecto
fcilmente con la funcin DIASEM pero no acabo de dar con la forma de que me detecte el da festivo.