Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Econmicas S-3

Contadura Pblica y Auditora
Auditora IV
Marco Antonio Velez Gonzlez
Saln 101



















Ciclo de Transacciones















Silvia Patricia Mazariegos Hernndez
No. Carn 201010676
Fecha 17 de Julio 2014





INTRODUCCIN



El presente trabajo denominado Ciclo de Transacciones describe
los procedimientos sistemticos bsicos en los cuales nos debemos
fundamentar para evaluar de manera objetiva las principales reas de
actividades de una empresa.

Estos se consiguen con la informacin proporcionada por los Estados
Financieros y por el movimiento econmico de la empresa, para poder
reducir errores o fallas que puedan suceder en sus operaciones.

Dentro de la clasificacin de los ciclos de transacciones estn; el de
ingresos, de egresos, ciclo de informes financieros, ciclo de produccin y
los ciclos de auditoria, tambien se presenta cada una de sus funciones
tipicas las cuales sirven de guia al auditor para llevar un control interno, los
asientos comunes de cada uno de ellos, las formas y documentos vitales y
las bases de datos que usualmente se utilizan.

Finalmente, se presenta la importancia de los Ciclos de Transacciones y sus
diferentes tipos, ya que estos varan dependiendo la compaa que trate de
implementarlos.


















INDICE







PAGINA
INTRODUCCION i
CICLO DE TRANSACCIONES. 1
DEFINICIN 1
IMPORTANCIA... 1
CLASIFICACION 2
CICLO DE INGRESOS. 2
CICLO DE EGRESOS.. 5
CICLO DEL INFORME FINANCIERO 8
CICLO DE PRODUCCIN.. 11
CICLO DE TESORERIA 13
CONCLUSIONES.. 15
RECOMENDACIN.. 16
BIBLIOGRAFIA.. 17

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CICLO DE TRANSACCIONES

Definicin: describe los procedimientos sistemticos bsicos en los cuales nos
debemos fundamentar para evaluar de manera objetiva las principales reas de
actividades de una empresa.

Ciclo: Es una serie de secuencias operacionales que tiene como resultado un
producto final similar, consistente en bienes o servicios. El tiempo transcurrido
desde el comienzo hasta el final constituye la duracin del ciclo.

Transaccion: Evento, suceso o condicin cuyo reconocimiento se expresa en
forma de un asiento en los registros de contabilidad, expuesta en conceptos y
cantidades monetarias. Una transaccin u operacin tal como la concibe un
contador, se encuentra formada por una igualdad entre dbitos y crditos.

Ciclo De Transacciones: Es un proceso sistemtico para obtener y evaluar
evidencia de una manera objetiva, respecto de las principales reas de actividad
de los negocios de una entidad, el cual proporcionados por los estados financieros
y la realidad econmica de una empresa. Al presentarse puede ser de una forma
codificada y aceptada.


Importancia:
Estos ciclos de transacciones son utilizados tanto por el auditor como la
administracin de la empresa, ya que se comprende mejor y porque se reducen
los riesgos de errores, dndole as ms confianza tanto al auditor como a la
administracin.

Los ciclos de transacciones varian de acuerdo al tipo de compaa en que
se trate de implementar este ciclo.

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Clasificacion:
Como se haba dicho anteriormente los ciclos de transacciones varian de
acuerdo a la actividad de la empresa.

Por lo que se clasifica de la siguiente forma:

1. Ciclo de Ingresos
2. Ciclo de Egresos
3. Ciclo de Tesorera
4. Ciclo de Produccin
5. Ciclo de Informe Financiero

Ciclo de Ingresos:
Este ciclo se refiere a todos los ingresos que tenga la empresa ya sea por
cambiar por efectivo los productos o servicios. Dentro de estas funciones que
tiene la empresa est en la de realizar pedidos a los clientes, transportar los
productos terminados, concedindoles as a los clientes todas aquellas
prestaciones que concede la compaa, y mantener y cobrar los saldos de los
clientes recibindolas estas en efectivo.

Las funciones que se detallan a continuacin sirven nicamente como una
gua para el auditor para que pueda llevar a cabo su control interno. Se dice
entonces que este ciclo es el control fsico y el derecho de propiedad sobre los
recursos convertidos para la determinacin del costo de ventas, siendo esta una
funcin contable que identifica al ciclo de ingresos.

Funciones Tipicas:
Dentro de estas funciones tenemos las siguientes:

Toma de Pedidos
Evaluacin y aprobacin del crdito
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Entrega de la mercadera
Facturar la salida de la mercadera
Cobrar en efectivo
Realizar el ingreso en la contabilidad
Depositarlo
Determinar las cuentas incobrables
Cuentas por cobrar
Cobranza
Contabilizacin de las garantas
Contabilizacin de comisiones
La emisin de notas de crdito

Dentro de los asientos contables comunes encontramos:

Ventas
Costo de Ventas
Ingresos de Caja
Devoluciones y Rebajas sobre ventas
Descuento por pronto pago
Provisiones para cuentas dudosas
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables
Gastos de comisiones
Pasivos por impuestos a las ventas
Cheques rechazados

A continuacin se describen las formas y documentos que deben de llevar:

Pedidos de clientes
Ordenes tanto de la transportacin como de la venta
El conocimiento del transportista
Facturas de ventas
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Notas de Crditos
Recibos
Cheques recibidos
Resmenes del diario de efectivo
Relacin diaria de depsitos

Dentro de las Bases que se utilizan en este ciclo estn:

1. Bases de Referencia: Es aquella informacin que servirn de referencia para
el proceso de las transacciones. Dentro de estas bases nos hacemos
referencia a: listas o archivos maestros de clientes y de los gastos de
productos y listados o archivos de precios.

2. Bases Dinmicas: Es aquella informacin que resulta del proceso de las
transacciones y que se encuentra en constante modificacin. Dentro de estas
bases se encuentran: archivo de ordenes de clientes pendientes de entregar,
auxiliares de clientes, diarios de ventas.

Est relacionado con otros ciclos, entre estos mencionamos:

El ingreso de caja relacionado con el Ciclo de Tesorera.
El de la transportacin de productos relacionado con el Ciclo de Produccin.
El registro de las Plizas relacionado con el Ciclo de Informe Financiero.


Objetivos: El cliclo de ingresos contiene como objetivo realizar transacciones y
un acceso a los activos, pero que este debidamente autorizada por la gerencia y
administracin.

Origen: El ciclo de Ingresos proviene del intercambio de bienes y servicios con
clientes y la cobranza del ingreso de efectivo. Para empresas comerciales en este
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ciclo incluyen lo que son ventas, ajustes de venta, rebajas, descuentos,
bonificaciones, devoluciones, y cuentas incobrables.

Control Interno: Este control interno est basado en lo que son las transacciones
de ventas, dentro de las cuales podemos mencionar en que las ventas pueden ser
tanto al crdito como al contado, aceptando as las rdenes de los clientes con la
debida autorizacin, y luego embarcarlos, y despacharlos.

El ingreso del dinero deber ser manejado por una persona autorizada,
realizando as un resumen diario del movimiento de efectivo, cuadrando as
diariamente los ingresos.

Este control interno deber de aplicarse a las transacciones de entradas de
efectivo asociadas con la percepcin de ingresos, y las transacciones de ajustes
de ventas.


Ciclo De Egresos:
Dentro de los tres tipos bsicos de transacciones en el ciclo de Egresos estn:

1. Compras
2. Desembolsos de Efectivo
3. Nominas

Ciclo De Egresos De Compra
Este tambin llamado de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de los
recursos entre diversas cuentas de activo y gastos.

Funciones Tpicas:
Seleccin del mejor proveedor
Solicitar compra
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Comprar
Recibir materiales
Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos
Verificacin de las cuentas por pagar

Asientos Comunes:
Compras
Desembolsos de efectivo
Ajustes
Distribucin de Cuentas
Pagos adelantados acumulaciones.

Formas Y Documentos Vitales:
Compra
Orden de compra
Autorizacin para hacer la compra
Documentacin de recepcin
Factura de proveedores
Notas de dbito y crdito
Autorizacin para emitir cheques para cuentas por pagar.

Bases De Datos Usuales:
Archivo de Proveedores
Nombre y direccin de los proveedores
Precios
Cuentas a pagar

Ciclo De Egresos Nmina:
Este tipo de ciclo incluye al personal asalariado, obrero que se le paga por
hora o a destajo, comisin a los vendedores, premios a ejecutivos, seguros
mdicos a los trabajadores que son las prestaciones.
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Funciones Tpicas:
Seleccin de la persona que va a trabajar
Relaciones Laborales
Capacitacin y evaluacin al personal
Pago de nomina
Preparacin de informes de asistencia.
Autorizacin de pagos y recuperacin de anticipos varios.

Asientos Comunes:
Nominas Pagadas
Beneficios de empleados
Distribucin de mano de obra
Ajustes de nomina
Pagos adelantados/acumulaciones

Formas Y Documentos Vitales:

Solicitud de empleo.
Informes de tiempo
Entrevista y prueba del empleo
Seleccin preliminar
Exmenes fsicos
Tarjetas de reloj
Contratos de trabajo
Despidos de personal
Formas de autorizacin de pagos especiales

Control Interno:
Este control interno sobre las transacciones de las nminas es que estas
debern estar debidamente ejecutadas, debidamente autorizadas tanto lo que la
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contratacin de personal, el salario, el cambio de puestos, los despidos, el pago
de remuneraciones del empleado cuando este trabaja realmente en la empresa.


Ciclo Del Informe Financiero:
Es llamado tambin ciclo Contable, este ciclo no procesa transacciones,
sino que se refiere a informar los resultados del procesamiento de la informacin.
En este ciclo se obtiene la informacin contable y operativa de los dems ciclos y
analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que
pueda darse a conocer a la gerencia o a terceros.

El Ciclo del Informe Financiero de una empresa es la ejecucin o puesta en
accin de un sistema contable, el cual procesa datos para producir informacin
financiera que cumpla con las caractersticas de: utilidad, confiabilidad,
oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad.
Para poder comprender el significado de un ciclo contable es necesario
definir que es un sistema de informacin contable, entendiendo ste, como un
conjunto de personas, procedimientos e instalaciones que procesan las
transacciones y finalmente originan los estados financieros y otros informes.
Comprende todo lo relativo al plan de cuentas, comprobantes, libros de
contabilidad, rutinas de trabajo, utilizacin de mquinas, controles, inventarios,
preparacin de balances, comprobacin de estadsticas y, en general, cuanto sea
menester para el mejor funcionamiento de un sistema de informacin de una
empresa.

ASPECTOS RELACIONADOS: El ciclo de Informacin Financiera tambin
incluye generalmente funciones tales como el anlisis de impuestos a las
utilidades, la conversin de estados financieros de filiales en moneda extranjera,
consolidacin, reclasificaciones y ajustes. Adems, la apreciacin de la gerencia
del medio externo, el reconocimiento de hechos externos que requieren
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exposicin, y la obtencin de datos para notas e informacin suplementaria que
ocurren dentro de este ciclo.

Para tener una mejor enfases sobre este ciclo, se establece como punto de
partida la parte contable, ya que en la mayora de los trabajos la evidencia que
respalda las transacciones figuran en el estado de cambios en la situacin
financiera como son los resultados de pruebas y anlisis de saldos de cuentas en
los ciclos. Dentro de los diarios que comprende este ciclo estn:

Compra y devoluciones de compra
Venta y devoluciones de venta
Cobros
Pagos
General

Dentro de las funciones tpicas mencionamos:

Asientos Comunes:
Valuacin (si no se hacen en otro ciclo)
Eliminacin
Reclasificacin


Documentos Vitales:
Partidas de Diario
Libros de Contabilidad (y tambin auxiliares)
Estados Financieros
Informes Financieros

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Combinacion Y Consolidacion
Dentro de los procedimientos tpicos para probar un juego de Estados
Financieros de consolidacin incluyen:

1. Probar las conversiones de aquellos estados financieros de componentes que
se preparan en una moneda extranjera.
2. En la revisin analtica se sugiere que se pueden reducir o eliminar otras
pruebas sustantivas. Esta revisin analtica es una parte comn de probar una
consolidacin.


Control Interno: Los asientos contables para este ciclo debern ser autorizados
por la gerencia, ya que estos procedimientos debern de establecerse y
mantenerse de acuerdo a las polticas de la gerencia.

Aprobndose as solamente aquellos asientos que llenes estos requisitos y
que estn preparados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados. Verificar que los asientos de diarios este debidamente preparados.
Que los Estados Financieros llenen el requisito de una revelacin suficiente.
Reflejar bien los saldos de las cuentas de diarios iniciados por la funcin de
contabilidad general a este ciclo.

Informes ms comunes dentro de este ciclo:
Balance de Comprobacin
Balance General
Estados Financieros
Estados de los movimientos de caja
Declaraciones sobre impuestos de las ganancias.


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Ciclo De Produccion
Este ciclo consiste en determinar y desarrollar tipos especficos de
proteccin, llamados tambin planes o lneas de seguros y establecer la prima a
cobrar por la proteccin ofrecida. Elaborado el producto es colocado en el
mercado, lo que requiere la captacin y entrenamiento de fuerza de venta,
localizar y contactar posibles compradores, vender y cobrar esta produccin.

Este ciclo tambin es conocido como Ciclo de Conversin. Dentro de las
transacciones que se deben de ver en este ciclo est la conversin de bienes,
activos y servicios adquiridos en el ciclo de gastos en productos adecuados para
la venta a los clientes y para la presentacin de estos productos a los clientes.

Dentro de este ciclo se contabilizan las depreciaciones, amortizaciones y el
agotamiento por medio de inventarios, gastos pagados por anticipado, activos
fijos, activos tangibles, gastos diferidos.

Dentro de este ciclo se establecen tanto lo que es la planeacin de la
produccin como la distribucin de los recursos ya sean estos materiales, mano
de obra directa, materia prima).

Funciones Tipicas:
Ordenes de Produccin
Concesin de crditos
Entrega de Pedidos
Transferencia de productos terminados al almacn
Entrega del embarque
Facturacin
Contabilizacin de garantas
Cuentas a cobrar
Ingresos de efectivo

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Asientos Comunes:
Ventas
Depreciacin y amortizacin de activos
Ingresos de caja
Descuentos sobre ventas
Devoluciones y rebajas sobre ventas
Provisin para cuentas dudosas
Gastos de fabricacin absorbidos
Cambios en el valor en libros en inventarios, propiedades y otros costos
diferidos.
Acumulacin gastos de garanta

Formas Y Documentos Vitales:
Pedido de clientes
Ordenes de Compra de Materia Prima
Orden de Venta
Conocimiento de Embarque
Facturas de Venta
Recibos
Informe de desperdicios
Hojas de trabajos, incluyen el costo de produccin.

Relacion Con Otros Ciclos:
Este ciclo tiene relacin con los ciclos de tesorera, de informacin
financiera.

Bases Usuales De Datos:
Archivo maestro del cliente (Referencias)
Archivo de rdenes pendientes (Dinmicas)
Catlogo de productos y listas de precios (Referencias
Archivo de anlisis e historia de ventas (Dinmicas)
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Detalle de cuentas a cobrar (Dinmicas
Hoja de Ruta del vendedor

Control Interno: Se debe de ejecutar las transacciones de conversin con la
debida eficiencia operativa. Tiene que haber autorizacin para la aceptacin de la
produccin de las cantidades solicitadas. Las materias primas debern de ser de
materiales debidamente aprobados.


Ciclo De Tesoreria
Dentro de este ciclo se incluye el manejo de efectivo as como la emisin de
obligaciones tanto de una deuda como de acciones de capital.

Funciones Tpicas:
Venta de Valores
Relacin con Accionistas
Compra de Valores
Emisin de Obligaciones y acciones que representan capital social
Custodia fsica del efectivo y los valores
Contabilizacin de transacciones
Necesidades del capital
Recursos y disponibilidades de capital
Actualizar los libros de mayor y auxiliares


Asientos Comunes:
Emitir y retirar acciones
Adquirir y vender acciones de tesorera
Incurrir en deudas y pagarlas
Acumulacin de pagos de dividendos
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Amortizacin de descuentos, gastos y prima diferidos, en relacin con deudas
e inversiones.
Comprar y vender inversiones
Cambios en el valor de libros de inversiones y deuda

Forma Y Documentos Vitales:
Certificacin de los titulos de las acciones
Acciones y bonos adquiridos como inversin
Documentos por pagar
Contratos relacionados a beneficios del empleado

Relacin Con Otros Ciclos:
Ciclo de Ingresos
Ciclo de Egresos

Control Interno: Este establece que todas las transacciones que se operen
deben de operarse adecuadamente. Todo documento deber estar debidamente
autorizado dentro de los que podemos mencionar la emisin de cheques, tambin
las inversiones si estas son temporales deben ser autorizadas por un funcionario
ejecutivo, y si son permanentes por el Consejo Consultivo.












CONCLUSIONES

Los ciclos de transacciones son utilizados por las empresas para medir la
eficacia de sus operaciones y con ello lograr optimizar sus recursos. En el ciclo de
ingresos las funciones que tiene la empresa, realizar pedidos a los clientes,
transportar los productos terminados, concedindoles as a los clientes todas
aquellas prestaciones que concede la compaa, y mantener y cobrar los saldos
de los clientes recibindolas estas en efectivo.

El Ciclo Del Informe Financiero, llamado tambin ciclo Contable, este ciclo no
procesa transacciones, sino que se refiere a informar los resultados del
procesamiento de la informacin. En este ciclo se obtiene la informacin contable
y operativa de los dems ciclos y analiza, evala, resume, concilia, ajusta y
reclasifica esa informacin de modo que pueda darse a conocer a la gerencia o a
terceros.

El Ciclo del Informe Financiero de una empresa es la ejecucin o puesta en accin
de un sistema contable, el cual procesa datos para producir informacin financiera
que cumpla con las caractersticas de: utilidad, confiabilidad, oportunidad,
objetividad, verificabilidad y provisionalidad. Comprender el significado de un ciclo
contable es necesario definir que es un sistema de informacin contable,
entendiendo ste, como un conjunto de personas, procedimientos e instalaciones
que procesan las transacciones y finalmente originan los estados financieros y
otros informes.








RECOMENDACIONES

Las empresas implementen y supervisen el cumplimiento de los ciclos de
transacciones utilizados y medir la eficacia de sus operaciones y con ello lograr
optimizar sus recursos. El cumplimiento del ciclo de ingresos es muy importante
para la empresa, que es el motor para que la empresa pueda funcionar y
mantener a sus trabajadores, conoce a sus clientes, recibir los pedidos y mover
los productos terminados a travs de sus ventas. Mantener de manera eficaz el
movimiento de efectivo.

La empresa debe manejar correctamente el Ciclo Del Informe Financiero, llamado
tambin ciclo Contable, el informe debe elaborarse de manera objetiva para lograr
visualizar a la empresa de acuerdo a sus logros alcanzados, el procesamiento de
informacin debe ser analizada, evaluada, resumida, conciliada, ajustada y
reclasificada para que los gerentes o terceras personas conozcan de la situacin
real de la empresa.

Lograr que el Ciclo del Informe Financiero de una empresa, procese datos para
presentar informacin financiera certera con caractersticas de: utilidad,
confiabilidad, oportunidad, objetividad, verificabilidad y provisionalidad. Aprender el
significado de un ciclo contable y definir un sistema de informacin contable.











BIBLIOGRAFIA

Auditora por Ciclos de Transacciones en Compaas de Seguros
Gabriel Echeverra, Mario David
Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Guatemala, Julio de 1993

Recopilacin de Auditora por Ciclos.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Econmicas
Departamento De Publicaciones.


Material preparado por: Licda. Esperanza R. de Morales
Fecha de Publicacin 25 de Julio de 1997.