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Introduccin

El ceremonial es tan antiguo como la historia misma, podemos decir desde las civilizaciones como
a lo largo de la historia, ya que se han manifestado en los pueblos ms antiguos pasando por todas
las Eras hasta nuestros das. En el antiguo Egipto, el ceremonial estaba ligado con la religin, rega
tanto para la vida cotidiana como para la vida despus de la muerte. En China, si bien estaba
ligado a lo religioso, su carcter estaba ms relacionado con lo tico. Respetar los ritos y
ceremonias implicaba alejar la soberbia, la arrogancia, la maldad y mantenerse en el camino de la
rectitud.
En la actualidad la organizacin de eventos se ha convertido en una herramienta para proyectar la
imagen corporativa de las instituciones y empresas, lo cual exige al profesional de hoy en da el
conocimiento de las normas protocolares y los elementos bsicos para el buen desarrollo de los
eventos institucionales.
En esta unidad se brindan las normas bsicas del protocolo con el fin de desarrollar en los futuros
profesionales las competencias que permitan su desenvolvimiento exitoso al momento de
planificar y realizar un evento en su ejercicio profesional.
OBJETIVO
Conocer los conceptos bsicos del protocolo que son la base fundamental para la
preparacin, organizacin y ejecucin de actos oficiales y privados.
Conocer los criterios de ordenamiento ms usados en el protocolo de eventos.
Conocer algunas de las aplicaciones de los ordenamientos protocolarios.

Unidad 01: Gestin Protocolaria Institucional.











SECUENCIA DE APRENDIZAJE
Tema 01: Conceptos Bsicos sobre Protocolo.
El protocolo es una forma de comunicacin y sistematizacin del orden de funcionamiento de las
relaciones y actos institucionales. Mediante el cumplimiento de las normas y ordenaciones se
logra transmitir y reforzar el mensaje que la empresa desea comunicar a sus pblicos internos y
externos.

El protocolo permite dar a conocer sin palabras la jerarqua, el prestigio o el respeto de una
persona, empresa o institucin en un acto, haciendo uso de los espacios fsicos, para comunicar las
caractersticas de la empresa o de sus productos con el diseo adecuado de sus escenarios,
colores, materiales y mobiliarios.
OBJETIVOS
Conocer los conceptos bsicos del protocolo que son la base fundamental para la preparacin,
organizacin y ejecucin de actos oficiales y privados.

Tema 01: Conceptos Bsicos sobre Protocolo.
CONCEPTO DE PROTOCOLO
Su significado se asocia con la parte escrita, aquella que fija las reglas del Ceremonial. Estas
normas pueden ser fijadas por decreto (tal como se hace en el campo oficial) o bien tomadas de
los usos y costumbres de los pueblos y las instituciones. Estas ltimas enriquecen a las primeras,
les sirven de base, dado que nada se inventa, nada se crea sin una slida razn que lo respalde
Este concepto ha cambiado significativamente y con un nfasis ms funcional se proponen
tambin las siguientes definiciones:
Conjunto de normas consensuadas dependientes de la jurisprudencia, la tradicin, el
sentido comn de los pases que determinan el orden jerrquico de las autoridades en los
actos oficiales.
Conjunto de normas o reglas establecidas por ley, decreto, disposiciones o costumbres,
as como tcnicas especficas tradicionales o modernas que son de aplicacin para la
organizacin de actos pblicos y privados de carcter formal, ya sean de naturaleza oficial
o no oficial (II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla).
El protocolo es mucho ms que una norma palatina o una costumbre inmemorial que termina
consolidndose como regla. Segn Kilda E. Pitty, oficial de protocolo de la Universidad de Panam
Es un conjunto de tcnicas mediante las cuales organizamos los actos, les damos contenido y
profundidad, ordenamos a las personas y a las cosas y pretendemos con l alcanzar los fines que
se propone el anfitrin.

CEREMONIAL
Se refiere al aspecto funcional, es decir, a la creacin de un escenario y atmsfera para la puesta
en prctica de las normas protocolares. Es el desarrollo y contenido de los actos, as como el
conjunto de formalidades para la celebracin de los mismos. Cuando hablamos de formalidades
nos referimos a los diferentes momentos que componen un acto, mismos que les dan un carcter
nico. De este trmino se desprende una de las funciones esenciales en todo evento formal: el
maestro de ceremonias, la persona encargada de conducir el programa de un evento y dar paso
armnico a cada una de las formalidades.

PRECEDENCIA
Definida por los especialistas como:

Primaca de rango.
Derecho a ocupar el primer lugar.
Superioridad jerrquica.
Preferencia o anterioridad que una persona o cosa tiene respecto a otra, con el objeto de
garantizar o concederle a uno el lugar que le corresponde.
Proviene de la palabra preceder, que significa estar o ir delante, anteceder o tener preferencia
en un lugar con respecto a otra persona.

Es el ordenamiento de personas o cosas que utilizamos en las ceremonias con el objeto de
garantizar y conceder a cada una de ellas el lugar que le corresponde.
a precedencia es el punto crucial y base del protocolo. Dado que hace respetar la jerarquas y
establece la ubicacin de las mismas dentro de las estructuras internas de la organizacin. En
nuestro pas la precedencia oficial est normada por la Ley del Ceremonial Diplomtico de la
Repblica de El Salvador.

Los parmetros aceptados internacionalmente para establecer la precedencia son:
1. Alfabticamente.
2. Por antigedad (fecha en que tom posesin o fue creada).
3. Por jerarqua o rango.
4. El prestigio intelectual y los roles que hubiese desempeado en la misma.

La precedencia puede considerarse la columna vertebral del protocolo, pues es mediante esta que
se circunscribe gran parte de la labor protocolar. A travs de esta establecemos:
Distribucin de autoridades en una mesa, carro, palco u otros.
Se establece el ordenamiento de un programa.
Se define el saludo protocolar para el maestro de ceremonias.
Se ubican a los invitados.
Se determina la ubicacin de las firmas en convenios o documentos a suscribir.
Ubicacin de logos en tarjetas, certificados o papel membretado.
Se define el ordenamiento de las banderas.

ANFITRIN:
El anfitrin es aquella persona que convoca, disea y organiza un acto; quien invita, recibe, ordena
y despide a sus invitados. En otras palabras, es el dueo del evento. Ver video Reglas de Oro del
Protocolo: El Anfitrin.
PRESIDENCIA
El mayor honor en un acto. Las presidencias pueden ser: pares o impares.
Debe tenerse en cuenta la posibilidad de Cesin de la presidencia. En este caso la persona que
cede la presidencia se situar a la izquierda de la persona a quien se le cede.
Situacin contemplada con mucha frecuencia en los actos de las empresas, en los que el lugar de
mayor honor se cede a un invitado especial o a un funcionario pblico de alto rango.

Reglas de oro del protocolo
LA COSTUMBRE ADQUIERE RANGO DE NORMA
Existen tradiciones y costumbres propias de cada pas o de carcter internacional que han
trascendido en el tiempo y su aplicacin es inobjetable. Estas se convierten en normativas por su
uso. Por ejemplo, en nuestro pas el himno nacional siempre se entona al inicio en los actos, es
nuestra costumbre, sin embargo, en Panam la costumbre es entonar el himno nacional al final de
todos los actos.
LA CORTESA
Es el principio fundamental que preside los actos. En el protocolo es un factor social que debe
considerarse como prueba de respeto hacia nuestros semejantes.
LA PRESIDENCIA
Es el lugar que corresponde por derecho al anfitrin de un evento, dado el caso puede compartirse
con el cnyuge.

LA LEY DE LA DERECHA
Concepto que otorga el lugar preferencial o de privilegio a un individuo. A la derecha se ubicarn
las personas y objetos de mayor jerarqua. Por ejemplo, el podio en un auditorio debe colocarse a
la derecha de la mesa de honor.
LA PUNTUALIDAD
Norma de mutuo respeto y educacin, tanto del anfitrin como de los invitados a un evento.
LOS TRATAMIENTOS
Son las diferentes formas de dirigirnos a las personas de manera correcta, de acuerdo a su cargo o
investidura. Es el ttulo de cortesa para dirigirse a otras personas tanto de forma hablada como
escrita. Estos ttulos honorficos pueden variar de pas a pas.

Tema 02: Tipos de Ordenamiento y sus Aplicaciones.

En el apartado anterior del mdulo, examinamos los conceptos bsicos del protocolo, los cuales
al momento de realizar un acto formal se conjugan para formar un todo armnico, ya que a
diferencia de lo que muchos piensan el protocolo no es una camisa de fuerza sino ms bien una
herramienta que nos facilitar la realizacin de un evento y nos permitir dar a cada persona el
trato adecuado de acuerdo a su jerarqua o rango, o en lenguaje ms tcnico de acuerdo a su
precedencia.
En este sentido uno de los aspectos importantes a tomar en cuenta al momento de determinar
cmo ubicar a las personas que forman parte de evento es, qu lugar le corresponde a cada
quin? y cules son los criterios para establecer ese orden?En el apartado anterior del mdulo,
examinamos los conceptos bsicos del protocolo, los cuales al momento de realizar un acto
formal se conjugan para formar un todo armnico, ya que a diferencia de lo que muchos piensan
el protocolo no es una camisa de fuerza sino ms bien una herramienta que nos facilitar la
realizacin de un evento y nos permitir dar a cada persona el trato adecuado de acuerdo a su
jerarqua o rango, o en lenguaje ms tcnico de acuerdo a su precedencia.

En este sentido uno de los aspectos importantes a tomar en cuenta al momento de determinar
cmo ubicar a las personas que forman parte de evento es, qu lugar le corresponde a cada
quin? y cules son los criterios para establecer ese orden?

OBJETIVOS
Conocer los criterios de ordenamiento ms usados en el protocolo de eventos.
Conocer algunas de las aplicaciones de los ordenamientos protocolarios.

Tema 02: Tipos de Ordenamiento y sus Aplicaciones.
El orden de las personas y los objetos en un evento comunica de forma no verbal quienes son las
personas que presiden el mismo, quien es el anfitrin y cules son las instituciones involucradas y
el grado de protagonismo de las mismas. Este mensaje requiere de algunos cdigos muy precisos
que examinaremos en este apartado.
Sin embargo, antes debemos conocer dos conceptos importantes para luego establecer los
criterios de cmo y por qu ordenaremos de tal o cual forma a las personas u objetos en un acto.
El primero de ellos es el principio del centro, el cual establece que el anfitrin, o quien ocupe su
lugar debe ubicarse en el centro mtrico del lugar (mesa, palco, estrado, etc.)
Existe solamente una excepcin y es cuando el Presidente de la Repblica est invitado a la
ceremonia, el anfitrin tiene la obligacin de cederle el lugar de mayor honor y se ubicar en el
centro mtrico.



El segundo concepto es la llamada Ley de la derecha esta establece que el lugar de honor es a la
derecha de la persona que preside el evento (anfitrin) en cualquier tipo de acto o evento.
Excepcionalmente el anfitrin puede ceder su lugar al invitado de honor. Esto es aplicable tambin
a la ubicacin de objetos que forman parte del protocolo del evento como banderas, el podio los
distintivos de las instituciones, etc.

TIPOS DE ORDENAMIENTO
En el desarrollo de un evento hay diferentes elementos que deben ir acordes a la normativa
protocolar, como por ejemplo, las banderas, las personas que integran la mesa de honor, la
ubicacin de las personas en una mesa al momento del almuerzo, etc. Recordemos que el
objetivo del protocolo es que nuestro evento proyecte la mejor imagen de nuestra institucin o
empresa y, en definitiva, de nosotros mismos.

Las formas aceptadas para ordenar las precedencias en el ceremonial de los eventos son las
siguientes:
Formas aceptadas para ordenar
Ordenamiento Lineal
Se utiliza para establecer el orden de una lnea de personas cuando existe un recorrido. En este
tipo de ordenamiento la persona de mayor precedencia va delante y el resto de personas va tras
ella en orden decreciente segn sus precedencias. En el mbito diplomtico este ordenamiento se
usa cuando se reciben delegaciones de otros pases.


Ordenamiento por Alternancia
En los casos de grupos de personas que ocupan mesas, estrados, la precedencia se fija de acuerdo
con un sistema convencional que establece el orden partiendo de la persona que preside y luego
ubicando a la derecha del centro a la segunda precedencia y luego a la izquierda del centro a la
tercera precedencia y, as sucesivamente, alternando a la derecha y a la izquierda.

APLICACIONES
Veamos algunas aplicaciones ms comunes de los ordenamientos protocolares:
1. ORDENAMIENTO DE MESAS
En la mayora de eventos nos encontramos con elementos que son usados para expresar de forma
no verbal el papel de las distintas personas en el mismo, sin duda, uno de los ms usados son las
mesas, las cuales a parte de su funcin prctica en las comidas o reuniones de trabajo juegan un
papel muy importante en los diversos actos pblicos y privados.

1.1 LA MESA DE HONOR
Representa el lugar de honor donde estarn ubicadas las mximas autoridades de evento, estar
ubicada frente al pblico, en algunos casos montada en una tarima para enfatizar el carcter de
importancia que reviste.
Existen dos formas de ordenar una mesa de honor, de acuerdo al nmero de integrantes de la
misma.
Mesa de honor impar: este tipo de ordenamiento se utiliza cuando la presidencia es ocupada por
una persona y el nmero de integrantes de la mesa es impar. Se ubican las precedencias partiendo
del centro, donde estar ubicada la persona de mayor precedencia, que como se afirm
anteriormente este lugar le corresponde por derecho al anfitrin, sin embargo, l puede ceder su
lugar al invitado de honor. Grficamente la mesa de honor impar se presentara de la siguiente
forma:

Mesa de honor par: en este caso la presidencia est ocupada por dos personas, el nmero de
personas que se ubicarn en la mesa debe ser par y es utilizada cuando se quiere comunicar que el
protagonismo es compartido por dos instituciones. Grficamente se expresa de la siguiente forma:


Siempre tomaremos el punto de vista de los integrantes de la mesa, es decir, de la mesa hacia el
pblico. En otras palabras, la derecha vista desde el punto de vista de quienes estn en el lugar de
honor y no desde quienes estn formando parte del auditorio. El mismo criterio se usa para
establecer el lugar del podio, el cual se situar a la derecha de la mesa de honor.



1.2 MESA PARA BANQUETE
Otra de las aplicaciones de ordenamiento de precedencias es cuando se ubican a las personas en
una mesa para banquete. Al respecto existen dos estilos aceptados por las normas de etiqueta
para ordenar a los invitados en una mesa para una comida formal:
a) El estilo francs:
El anfitrin y su cnyuge o el invitado principal se ubican al centro de los dos lados largos de la
mesa, frente a frente. Este tipo de ordenamiento permite un mayor contacto entre las dos
presidencias y, por tanto, posibilita una conversacin fluida. Los invitados de menor jerarqua, que
van en los extremos quedan al margen del dilogo central.


b) El estilo ingls:
Las dos presidencias se ubican en los dos extremos de la mesa larga, es decir, en los lados cortos.
Se crean dos polos de dilogo. Este tipo de mesa es ms apropiado si queremos una amplia
participacin y un clima de
integracin y camaradera.






1.2 ORDEN DE BANDERAS
La bandera constituye uno de los principales smbolos de una nacin, regin, municipio e
institucin. El uso de las banderas es algo imprescindible cuando se habla de temas de protocolo.
No hay encuentro, reunin, ceremonia, o cualquier otro tipo de acto donde no figuren las
banderas, ya sea dentro del mbito institucional, local, regional, nacional e internacional.
El orden de las banderas obedecer a la ubicacin de las mismas en el lugar donde se realice el
acto y a la naturaleza del mismo. Sin embargo, por convencin de uso internacional siempre se
ubicarn en orden alfabtico de acuerdo al idioma del pas anfitrin, correspondindole a este el
lugar de mayor honor.
Aqu unos ejemplos de cmo se ordenan las banderas en un acto:
Detrs de una mesa de honor: por alternancia.

Cuando hay un recorrido de autoridades: en orden lineal.


Tema 03: Etapas en la Organizacin de Eventos.
Introduccin
La organizacin de un evento no es una tarea que pueda dejarse al azar, es una accin
intencionada, no cae por su propio peso. Un evento es algo que nosotros hacemos que ocurra,
no algo que esperamos que suceda.

Para la realizacin de un evento debe seguirse una planificacin detallada. Posteriormente, se
presentan las diferentes etapas para la organizacin de un evento como una gua metodolgica
para comprender mejor los diferentes aspectos a tomar en cuenta al momento de planificar un
evento.
OBJETIVOS
Conocer la clasificacin de los eventos por su naturaleza.
Examinar las diferentes etapas para la realizacin de un evento institucional.

Tema 03: Etapas en la Organizacin de Eventos.
El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola define evento como: Suceso
importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica o deportiva.

Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gmez (Gerencia de eventos especiales,
1995) persiguen comunicar el mensaje de una organizacin a un pblico especfico,
utilizando medios adecuados para alcanzar un feedback positivo. Este mensaje se percibe
a travs de los sentidos y uno de ellos es la vista. Eso significa que un evento refleja una
imagen segn la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la buena
ubicacin, la armona, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el control del tiempo, del
espacio y de los recursos.
1. CLASIFICACIN DE LOS EVENTOS

Los actos se clasifican fundamentalmente por el ente que los organiza, es as que podemos
hablar de dos grandes clasificaciones de los actos: actos oficiales y no oficiales.

1.1 EVENTOS OFICIALES:

Son organizados por las instituciones pblicas (Ministerio de Relaciones Exteriores,
alcaldas, etc.) y pueden clasificarse en:
1. De carcter general.
2. De carcter especial.
Carcter general: Cuando se organizan para conmemorar acontecimientos nacionales.
Carcter especial: Cuando son organizados en ocasin de un acontecimiento especfico (como por ejemplo, una
cumbre presidencial).
Los aspectos relacionados con la organizacin de los actos oficiales estn normados y regulados por la Ley del
Ceremonial Diplomtico de la Repblica de El Salvador y por los reglamentos internos de las instituciones pblicas.

1.2 EVENTOS NO OFICIALES:
Son todos los que se organizan a iniciativa de las instituciones privadas. Y estos pueden ser
pblicos o privados. Se les llama pblicos cuando son abiertos a la participacin de
personas ajenas a la organizacin; en cambio, se denominan de carcter privado cuando se
limita la participacin del pblico.

Los actos no oficiales no cuentan con un protocolo rgido, como es el caso de los eventos
oficiales, y el mismo ser fijado por el anfitrin. Sin embargo, si asistieran autoridades de
gobierno el orden de precedencia se fijar de acuerdo a lo establecido en el protocolo
oficial.
2. CUL ES EL OBJETIVO DE LOS ACTOS?

Un evento es un acontecimiento premeditado que tiene como objetivo promover la imagen
favorable de una organizacin o de un grupo de personas. Podemos considerar un evento
como un fenmeno de comunicacin que atiende las necesidades humanas de socializacin
e integracin en torno a un tema, motivo o grupo social.

Objetivo de un evento

Promover la imagen positiva de una empresa, producto, servicio o idea.
Atender pblicos especficos con la finalidad de transmitirles ideas o propuestas.
Integrar los intereses de los pblicos sobre un tema en particular o general (nuevos
productos, servicios, cambios, etc.)
Establecer canales de comunicacin directos y permanentes de la empresa con sus
pblicos.

Por qu realizar un evento?

1. Es una excelente forma de comunicacin y divulgacin.
2. Ayudan a solucionar problemas de imagen y credibilidad.
3. Son una excelente alternativa de promocin institucional.
4. Nos permiten marcar la diferencia con relacin a la competencia.

En este enlace encontrar una clasificacin de diversos tipos de eventos: Tipologa y
clasificacin de los eventos.

CULES SON LAS ETAPAS EN LA ORGANIZACIN DE UN EVENTO?

La organizacin de un evento no es una tarea que pueda dejarse al azar. Recordemos que es
una accin intencionada, no cae por su propio peso. Un evento es algo que nosotros
hacemos que ocurra, no algo que esperamos que suceda.

Para la realizacin de un acto deber seguirse una planificacin detallada. A continuacin,
se presentan las diferentes etapas para la organizacin de un evento:
ETAPASENLAORGANIZACINDEUNEVENTOInvestigacin
Paralarealizacindeuneventoesnecesario,enprimerlugar,hacerundiagnsticodelasnecesidades
quesetienenparallevarloacaboyconocerlasinquietudesyexpectativasdelospblicosmeta.En
algunoscasos,existensituacionesomomentosquesepuedentraducirenunevento,porejemplo,el
aniversariodelaempresaolainnovacindeunproductopuedendarpieparaorganizarunevento.
Enestaetaparespondemoslassiguientespreguntas:qu,cmo,cundo,porqu,paraqu,paraquin
yconqurecursos
Planificacin
Enestaetapaseelaboranendetallelosdiferentespasosaseguirparacumplirconlosobjetivosque
quiereelanfitrinconlospblicosmeta,seorganizacmoseusarnlosrecursosylasdiferentes
actividadesatravsdecronogramas,procedimientos,listadeseguimientoycontrol,presupuesto,
horarios,nmerodeinvitadosypersonaldeapoyo.Seconformanlasdiferentescomisiones,programas,
ladivulgacinypromocindelevento.
Ejecucin
Eselmomentoenelcuallaplanificacinsematerializa,momentodelaverdad,enelcualloplanificado
tomavida.
Desarrollodelevento,lista,cuadrosogrficaspormenorizadasdeseguimiento,eventosculturales
socialesopreparativosparaloimprevisto.
Evaluacin
Informes,cuestionarios,balances,comparaciones,recomendacionesocartasdeagradecimiento.