SUPERVISION

1. Diseo de factores y medio ambiente de la ofcina.

FACTORES Intrnsecos.
Factores motivacionales o factores intrnsecos, estn relacionados con la
satisfaccin en el cargo y con la naturalea de las tareas !ue el indi"iduo e#ecuta.
$or esta ran, los factores %oti"acionales estn &a#o el control del indi"iduo,
'ues se relacionan con a!uello !ue (l )ace y dese%'e*a. +os factores
%oti"acionales in"olucran los senti%ientos relacionados con el creci%iento y
desarrollo 'ersonal, el reconoci%iento 'rofesional, las necesidades de
autorrealiacin, la %ayor res'onsa&ilidad y de'enden de las tareas !ue el
indi"iduo realia en su tra&a#o.
- ,aturalea del tra&a#o de oficina.
- -istri&ucin del tra&a#o.
- Enri!ueci%iento del 'uesto.
- Actitud )acia el tra&a#o.
- Senti%iento del logro.
FACTORES E.trnsecos.
1. Factores higinicos o factores extrnsecos, estn relacionados con la
insatisfaccin, 'ues se localian en el a%&iente !ue rodean a las 'ersonas
y a&arcan las condiciones en !ue dese%'e*an su tra&a#o. Co%o esas
condiciones son ad%inistradas y decididas 'or la e%'resa, los factores
)igi(nicos estn fuera del control de las 'ersonas. +os 'rinci'ales factores
)igi(nicos son/ el salario, los &eneficios sociales, el ti'o de direccin o
su'er"isin !ue las 'ersonas reci&en de sus su'eriores, las condiciones
fsicas y a%&ientales de tra&a#o, las 'olticas y directrices de la e%'resa, el
cli%a de relaciones entre la e%'resa y las 'ersonas !ue en ella tra&a#an,
los regla%entos internos, el estatus y el 'restigio, y la seguridad 'ersonal,
etc.
Son factores de conte.to y se sit0an en el a%&iente e.terno !ue circunda al
indi"iduo.

- Relaciones su'erior su&ordinado.
- Relaciones for%ales e infor%ales.
- Relaciones e.ternas.
- Es'acio dis'oni&le.
- 1o&iliario y e!ui'o.
- Instalaciones.
Condiciones fsicas.
Realiar un cuadro sin'tico acerca de a%&os factores intrnsecos y e.trnsecos.
Analiar )erra%ientas ad%inistrati"as dentro de la su'er"isin de los siste%as de
ad%inistracin 'ara el desarrollo de o'eraciones dentro del rea de tra&a#o.
Incor'orar t(cnicas y conoci%ientos 'ara 'oder tener un a%&iente agrada&le dentro del rea
de tra&a#o y en su "ida la&oral.
2. DEFINE QUE ES UN OFI!IN.
3. 1.1.2 Su'er"isin de los
siste%as de control de oficinas.
Definicion de supervisin es un proceso mediante el cual una persona procesadora de
un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras
para obtener con ellos resultados
"a s#$er%isi&n es #na acti%idad t'cnica y es$eciali(ada )#e tiene como
fn f#ndamental #tili(ar racionalmente los factores )#e le *acen $osible
la reali(aci&n de los $rocesos de traba+o, el *ombre- la materia $rima- los
e)#i$os- ma)#inarias- *erramientas- dinero- entre otros elementos )#e en
forma directa o indirecta inter%ienen en la consec#ci&n de bienes-
ser%icios y $rod#ctos destinados a la satisfacci&n de necesidades de #n
mercado de cons#midores- cada d.a m/s e0i1ente- y )#e mediante s#
1esti&n $#ede contrib#ir al '0ito de la em$resa.
OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN
Mejorar la productividad de los empleados
Desarrollar un uso ptimo de los recursos
Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada
Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral
Monitorear las actitudes de los subordinados
Contribuir a mejorar las condiciones laborales
CARACTERSTICAS DEL SUPERVISOR
Conocimiento del Trabao: Esto implica ue debe conocer la tecnolog!a de la
funcin ue supervisa, las caracter!sticas de los materiales, la calidad deseada, losa
costos esperados, los procesos necesarios, etc"
Conocimiento de !"! Re!#on!abilidade!$ Esta caracter!stica es de gran
importancia, ya ue ella implica ue el supervisor debe conocer las pol!ticas,
reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con
otros departamentos, las normas de seguridad, produccin, calidad, etc"
%abilidad Para In!tr"ir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para
poder obtener resultados ptimos" #as informaciones, al igual ue las instrucciones
ue imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas"
%abilidad Para &eorar &'todo!: El supervisor debe aprovec$ar de la mejor
forma posible los recursos $umanos, materiales, t%cnicos y todos los ue la empresa
facilite, siendo cr!tico en toda su gestin para ue de esta manera se realice de la
mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del
trabajo"
%abilidad #ara Diri(ir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigi%ndolo
con la confianza y conviccin necesaria para lograr credibilidad y colaboracin de
sus trabajos"
)UNCIONES DEL SUPERVISOR
De manera muy general se puede decir ue todo supervisor tiene cuatro &'( grandes
funciones:
PRO*ECTAR$ )e debe programar o planificar el trabajo del d!a, establecer la
prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para $acerlo, de
igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, as! como la forma de
desarrollar dic$o trabajo dentro de su departamento" *royectar en el corto,
mediano y largo plazo" es uno de los pilares fundamentales para el %xito de
cualuier supervisor"
DIRI+IR$ Esta funcin comprende la delegacin de autoridad y la toma de
decisiones, lo ue implica ue el supervisor debe empezar las buenas relaciones
$umanas, procurando ue sus instrucciones claras, espec!ficas, concisas y
completas, sin olvidar el nivel general de $abilidad de sus colaboradores"
DESARROLLAR$ Esta funcin le impone al supervisor la responsabilidad de
mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo,
estudiando y analizando m%todos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento
para el personal nuevo y antiguo, as! elevar+ los niveles de eficiencia de sus
colaboradores, motivar+ $acia el trabajo, aumentar+ la satisfaccin laboral y se
lograra un trabajo de alta calidad y productividad"
CONTROLAR$ )ignifica crear conciencia en sus colaboradores para ue sea cada
uno de ellos los propios controladores de su gestin, actuando luego el supervisor
como conciliador de todos los objetivos planteados" )upervisar implica controlar" El
supervisor debe evaluar constantemente para detectar en ue grado los planes se
est+n obteniendo por %l o por la direccin de la empresa"
SUPERVISIN * CO,-.O# DENTRO DE LA OR+ANI,ACIN
)on todas las actividades ue se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los
$ombres, con el objeto de ue %stos, en grupo o individualmente cumplan con las
funciones o tareas ue le $an sido asignadas"
#os supervisores act/an como jueces y como solucionadores de problemas en el
proceso de control en una organizacin" #os supervisores cumplen 0 funciones: en el
primer rol, act/an como un juez observando lo ue sucede en el departamento para ver
si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba" En el
segundo rol, act/an al solucionar problemas y tomar decisiones" Esto se $ace con el fin
de averiguar porue no sali bien algo y luego decidir ue $acer al respecto"
En su rol de juez, los supervisores observan lo ue sucede a trav%s del proceso de
conversin y luego compara estas observaciones con los est+ndares de lo esperado"
Estos est+ndares se derivan de las metas ue se establecieron durante el proceso de
planeacin o puedo ser las mismas metas"
En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores de decisiones, los
supervisores no solo no deben averiguar porue las condiciones o resultados est+n
por debajo de los est+ndares, sino tambi%n corregir esas condiciones y lograr los
resultados esperados"
LA OFICINA ES UN CENTRO DE 2R34O F!I"I2DOR DE "OS NE5O!IOS -
!U"QUIER QUE SE " !2IVIDD DE " E6PRES. PR "O5RR"O -
" OFI!IN !U6P"E UN "3OR DE SERVI!IO 5ENER" - O
ESPE!I"I7DO.
+A OFICI,A ES 4, E+E1E,TO -E +A E1$RESA 54E $RO$ORCIO,A
SER6ICIOS A S4S OTRAS -E$E,-E,CIAS, ES E+ SITIO E, 54E O$ERA,
S4S 1ECA,IS1OS -E CO,TRO+.
+a oficina tiene 2 funciones.4,A -IRECTI6A 7 S4$ER6 ISORA 7 +A OTRA ES
4,A $RO-4CTORA -E SER6ICIOS 7 -OC41E,TOS.
ESTR4CT4RA 1ATERIA+ -E +A OFICI,A
E+ 1E-IO A18IE,TE ESTA I,TE9RA-O $OR -IFERE,TES FACTORES,
TO-OS E++OS I1$ORTA,TES / +A FOR1A +A I+41I,ACIO, E+ CO+OR +AS
$ARE-ES , TEC:IOS 7 $ISOS +A 6E,TI+ACIO, +A TE1$ERAT4RA +A
C+ASE -E AIRE 54E SE RES$IRA E+ R4I-O ETC, SE :A -E1OSTRA-O
54E :A7 4,A ESTRAC:A RE+ACIO, E,TRE AS$ECTOS FISICOS -E +A
OFICI,A 7 +A $RO-4CTI6I-A- , ES$IRIT4 -E 9R4$O 7 -E TRA8A;O -E+
$ERSO,A+ , ASI CO1O TA18IE, :A7 I,F+4E,CIA -E eSTOS E+E1E,TOS
E, +OS 6ISITA,TES .
<. 6EN!ION QUE ES UN 6ODE"O DE SUPERVISION
1.2.1 $roceso 'ara la ela&oracin de la nor%ati"idad 'ara el control de la oficina.
O&#eti"o.
1etologa.
1odelos de su'er"isin.
A'licacin.
=. F!2ORES 63IEN2"ES DE " OFI!IN.
>. INDI! !U" ES " NOR62IVIDD IN2ERN DE "S !R5S DE
2R34O.
?. !O6O PUEDO IN!RE6EN2R " PRODU!2IVIDD EN "
OR5NI7!I8N.
@. E9P"I! QUE ES PRODU!2IVIDD.
A. 6EN!ION QUE ES OR5NI7!I8N.
" OR5NI7!I8N 2IENE POR O34E2O " !OORDIN!I8N R68NI! DE "S
!2IVIDDES :U6NS ; DE "OS RE!URSOS 62ERI"ES- PR QUE
2R34EN EN " !ONSE!U!I8N DE UN FIN.
" IDE DE OR5NI7!I8N PRESUPONE " DE2ER6IN!I8N ; E" ES2UDIO DE
"S 6E2S E" N<"ISIS DE "S PO=SI3I"IDDES ; DE "OS PRO3"E6S QUE
REPRESEN2N "!N7R"OS PR DE UN FOR6 IN2E"I5EN2E DE2ER6INR
E" P"N DE !!ION- " PO">2I!- SE5UIR ; !ON 3SE EN E""O !RER "
ES2RU!2UR QUE PER6I2 PRE!IR EN QUE FOR6 SE PRIVE!:N ;
!OORDINN 6E4OR "OS RE!URSOS :U6NOS ; 62ERI"ES.
EN SU 6S 6P"I !EP!I8N OR5NI7R SI5NIFI! R6ONI7R 2ODOS "OS
RE!URSOS !ON QUE !UEN2E , :U6NOS . 62ERI"ES O IN2N5I3"ES.- PR
QUE 2R34EN ; SE PROVE!:EN EFI!76EN2E EN " !ONSE!U!I8N DE UN
O34E2IVO
LA ORGANIZACION FUNCIONAL ES E, +A 54E CA-A 9R4$O O SECCIO,
-E E1$+EA-OS 4 O8REROS ES$ECIA+IBA-OS SE ACT4A 8A;O +AS
OR-E,ES -IRECTAS -E 4, S4$ER6ISOR O ;EFE TA18IE, A+TA 1E,TE
ES$ECIA+IBA-O.
-I6ISIO, -E+ TRA8A;O
TODA DIVISION DE TRABAJO SUPONE LA DIVISION DEL MISMO .LA
ESPECIALIZACION REQUIERE UN ANALISIS PREVIO DE LAS DIFERENTES
OPERACIONES A QUIENES SE LES ADIESTRA ENSEANDOLES UN METODO
CIENTIFICAMENTE DETERMINADO COMO EL MEJOR PARA ESA OPERACIN
Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, en la
diferenciacin e integracin de los participantes de acuerdo con algn
criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorios la
organizacin planeada; la que est en el papel. Es generalmente
aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de manuales
de organizacin, de descripcin de cargos, de organigramas, de reglas
y procedimientos, etc. En otros trminos, es la organizacin
formalmente ocializada.
DIVISION DEL TRABAJO
Coordinacin: Es la sincroni(aci&n de los rec#rsos y de los esf#er(os
de #n 1r#$o social- con el fn de lo1rar o$ort#nidad- #nidad- armon.a y
ra$ide(- en el desarrollo y la consec#ci&n de los ob+eti%os.
Divisin del trabajo
Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de
reali(ar #na f#nci&n con la mayor $recisi&n- efciencia y el m.nimo
de esf#er(o- dando l#1ar a la es$eciali(aci&n y $erfeccionamiento
en el traba+o.
Jerarquizacin:
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango,
grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que
realicen.
La Jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por
medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre
si con precisin.
de'arta%entaliacion.Es la divisin y el agrupamiento de
las funciones y actividades en unidades especficas, con base
en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente
secuencia:
1 Listar todas las funciones de la empresa.
2 Clasificarlas.
3 Agruparlas segn un orden jerrquico.
4 Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
5 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad,
y obligacin entre las funciones y los puestos.
6 Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre
los departamentos.
7 El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de
un departamento debern relacionarse con el tamao y
las necesidades especficas de la empresa y las
funciones involucradas.
$ara :er&erg, la estrategia de desarrollo organiacional %s adecuada y el
%edio 'ara 'ro'orcionar %oti"acin continua en el tra&a#o, es la reorganiacin
!ue el deno%ina Cenri!ueci%iento de tareasC, ta%&i(n lla%ado Cenri!ueci%iento
del cargoC D#o& enric)%entE, el cual consiste en la constante sustitucin de las
tareas %s si%'les y ele%entales del cargo 'or tareas %s co%'le#as, !ue
ofrecan condiciones de desafo y de satisfaccin 'rofesional, 'ara !ue de esta
%anera el e%'leado 'ueda continuar con su creci%iento indi"idual. As, el
enri!ueci%iento de tareas de'ende del desarrollo de cada indi"iduo y de&e
)acerse de acuerdo con sus caractersticas 'ersonales.

Seg0n :er&erg, el enri!ueci%iento de tareas trae efectos alta%ente desea&les,
co%o el au%ento de la %oti"acin y de la 'roducti"idad, la reduccin del
ausentis%o Dfallas y atrasos en el ser"icioE y la reduccin de la rotacin del
'ersonal Dretiros de e%'leadosE. ,o o&stante, algunos crticos de ese siste%a
anotan una serie de efectos indesea&les, co%o el au%ento de la ansiedad 'or el
constante enfrenta%iento con tareas nue"as y diferentes, 'rinci'al%ente cuando
no son e.itosas las 'ri%eras e.'erienciasF au%ento del conflicto entre las
e.'ectati"as 'ersonales y los resultados de su tra&a#o en las nue"as tareas
enri!uecidasF senti%ientos de e.'lotacin cuando la e%'resa no aco%'a*a el
enri!ueci%iento de tareas con el au%ento de la re%uneracinF reduccin de las
relaciones inter'ersonales, dada la %ayor dedicacin a las tareas enri!uecidas.

+as teoras de la %oti"acin G desarrolladas 'or 1asloH y 'or :er&erg G
'resentan 'untos de coincidencia !ue 'er%iten ela&orar un cuadro %s a%'lio y
rico so&re el co%'orta%iento )u%ano. +os factores )igi(nicos de :er&erg se
refieren a las necesidades 'ri%arias de 1asloH Dnecesidades fisiolgicas y
necesidades de seguridad, 'rinci'al%ente, aun!ue incluyen algunas de ti'o de
socialE, %ientras !ue los factores %oti"acionales se refieren a las lla%adas
necesidades secundarias Dnecesidades de esti%a y de autorrealiacinE.

1.2.2 Control de nor%as de la oficina.
+a infor%acin co%o %ateria 'ri%a del control.
Identificacin del control.
+as 'olticas y el regla%ento interno de tra&a#o.
El control y las relaciones )u%anas.
+a ad%inistracin 'or o&#eti"os y el control.
2. Esta&leci%iento de estndares 'ara la %edicin del tra&a#o.
2.1.1 Estndares de %edicin.
-efinicin
O&#eti"os
6enta#as
-ise*o
- 1etodologa
- A'licacin
- Segui%iento
2.1.2 1edicin del tra&a#o de oficina.
$rcticas y nor%as de tra&a#o.
4nidades de %edicin.
$ar%etros de %edicin.
Criterios de %edicin.
2.1 Estandariar las unidades de %edicin del tra&a#o de oficina, %ediante la seleccin de factores de
e"aluacin y las %edidas e%'leadas, 'ara e#ercer un control %s efecti"o so&re la e#ecucin de las la&ores
enco%endadas a la unidad organiacional.
2.2.1 Estandariacin.
Conce'to
8eneficios
1edicin del Tra&a#o.
Factores de e"aluacin.
A'licacin.
Segui%iento.
2.2.2 El control y los estndares.
1edios 'ara e.'resar los estndares.
Ca%&ios y estndares.
Registro de estadsticas.
REACI!O"
1. I5u( es su'er"isinJ
2. I+os factores e.ternos e#ercen alguna influencia en la 'roducti"idadJ
3. ICules son los ele%entos fsicos !ue 'ueden influir en los resultados de la oficinaJ
<. I5u( es el regla%ento interno de tra&a#oJ
=. ICules son los o&#eti"os del regla%ento interno de tra&a#oJ
>. ICules son las de nor%as de la oficinaJ
?. IC%o afectan las relaciones )u%anas a la 'roducti"idad de la oficinaJ
@. I5u( es la ad%inistracin 'or o&#eti"os y su relacin con el controlJ
A. I5u( factores deter%inan la efecti"idad del dese%'e*o del tra&a#o de oficinaJ
1K. ICules es la diferencia entre las unidades de %edicin cuantitati"a y cualitati"aJ
11. ICul es la funcin de las estadsticas de la oficinaJ
12. ICules son algunos %ecanis%os 'ara garantiar la seguridad en la oficinaJ
13. ICul es la funcin de los re'ortesJ
1<. I5u( instru%entos ad%inistrati"os se e%'lean 'ara controlar la oficinaJ
1=. ICul es la utilidad del control de los %ateriales de oficinaJ
1>. I5u( es el regla%ento interno de tra&a#oJ
1?. I5ue entiende 'or controles de seguridadJ
1@. I5u( entiende 'or %edida correcti"aJ
1A. ICul es la utilidad del control de las lla%adas telefnicasJ
2K. I5u( entiende usted 'or %anual de 'rocedi%ientosJ
RE"#UE"A"
1. Es el 'roceso %ediante el cual se da segui%iento a la delegacin realiada a un deter%inado 'uesto.
2. -esde luego !ue s, 'er#udican o &enefician de'endiendo de su frecuencia, duracin o intensidad.
3. Es'acio, te%'eratura, colores, "entilacin y %o&iliario y e!ui'o.
<. Es un docu%ento !ue contiene la nor%ati"idad 'ara regular la relacin ca'italLtra&a#o, 'ara garantiar
e!uidad en ese interca%&io infor%ando a a%&as 'artes de sus derec)os y res'onsa&ilidades dentro del
rea de tra&a#o.
=. 9arantiar orden y disci'linaF cu%'li%iento de las tareas enco%endadas, infor%ar a los tra&a#adores del
alcance de sus res'onsa&ilidades, ser instru%ento de control del tra&a#o y ser"ir de gua 'ara orientar al
tra&a#ador.
>. $untualidad y asistencia, "acaciones, 'er%isos, co%'ensaciones, derec)os, res'onsa&ilidades, relacin
entre #efes y su&ordinados y relacin entre iguales.
?. +as relaciones )u%anas, cuando son 'ositi"as, tienden a alentar la 'artici'acin del 'ersonal en la
e#ecucin y 'laneacin de las acti"idades, logrando de esa for%a un %ayor 'artici'acin del tra&a#ador
co%o resultado de su inclusin en la to%a de decisiones. El resultado de est accin es !ue la
'roducti"idad tender a au%entar. Sin e%&argo, cuando la relacin )u%ana es negati"a o desigual, o
si%'le%ente no res'onde a las e.'ectati"as de los actores, los resultados tienden a ser negati"os.
@. Es una t(cnica %ediante la cual se esta&lece una relacin estrec)a, franca y a&ierta entre un su'erior y sus
su&ordinados 'ara la e#ecucin de tareas %uy concretas. Su 'articularidad radica en !ue el #efe y el
su&ordinado llegan a un acuerdo res'ecto a los tie%'os y calidades en !ue de&er concluirse un tra&a#o
deter%inado sin necesidad de la su'er"isin.
A. $roducti"idad, tie%'o, costo, calidad del tra&a#o realiado, calidad de la relacin )u%ana, a%&iente de
tra&a#o y ni"el de retroali%entacin entre las 'artes.
1K. +a diferencia estri&a en !ue los factores de %edicin cuantitati"a se e.'resan nu%(rica%ente y los factores
cualitati"os se e.'resan en t(r%inos su&#eti"os.
11. Ser"ir de control 'ara e"aluar la %arc)a )istrica de una e%'resa o de una de sus reas.
12. 9afete de identificacin, reas restringidas, "igilancia 'olicaca, siste%a de "deo, siste%a de alar%as,
control de ingreso de gente e.tra*a a la oficina.
13. -ar segui%iento tanto al 'ersonal co%o a sus actos con el 'ro'sito de e"aluar los resultados e i%'lantar
%edidas correcti"as ante la ocurrencia de irregularidades en el dese%'e*o de sus funciones.
1<. 1anuales ad%inistrati"os Dde organiacin, de 'rocedi%ientos, de 'olticas, de )istoria, etc.E
1=. Conocer el status de cada ru&ro, e"itar los faltantes y o'ti%iar sus costos.
1>. Son nor%as y estatutos, !ue regulan las relaciones entre la e%'resa y el 'ersonal.
1?. Son dis'osiciones tendientes a %ini%iar o e"itar los riesgos e"identes o 'otenciales de todo ti'o en un
rea deter%inada.
1@. Son sanciones de di"ersa %agnitud, !ue se a'lican al tra&a#ador en relacin a una falta co%etida.
1A. Sir"e co%o %e%oria y 'ara calcular costos.
2K. -escri&e los 'asos a seguir en las diferentes eta'as de una funcin.