Gestion de Datos en Excel

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GESTION DE DATOS EN EXCEL PRESENTACION

Lo poco que he aprendido carece de valor,
comparado con lo que ignoro
y no desespero en aprender.
Ren Descartes.

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD 3

ndice:

Presentacin ................................................................................................................................ 5
Gestin de Datos con Excel........................................................................................................ 7
Mdulo 1 Funciones Avanzadas ................................................................................................ 9
INTRODUCCIN ............................................................................................................................................... 11
1.1 GENERALIDADES SOBRE BASES DE DATOS ...................................................................................... 11
1.2 ORDENAMIENTOS ..................................................................................................................................... 11
1.3 FILTROS ...................................................................................................................................................... 12
FILTROS AUTOMTICOS .................................................................................................................................. 12
FILTROS AVANZADOS ...................................................................................................................................... 13
1.4 FORMULARIOS O FICHAS ......................................................................................................................... 13
1.5 FUNCIONES DE ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS Y DE LISTAS ............................................ 14
Funcin BDSUMA() ............................................................................................................................................. 15
Funcin BDPROMEDIO() .................................................................................................................................... 15
Funcin BDMAX() ............................................................................................................................................... 15
Funcin BDMIN() ................................................................................................................................................. 16
Funcin BDCONTAR() ........................................................................................................................................ 16
1.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA ......................................................................................... 19
Funcin BUSCARV ............................................................................................................................................. 19
1.7 FUNCIONES LGICAS ............................................................................................................................... 17
1.8 FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................................................. 20
Mdulo II Tablas Dinmicas, Esquemas, Escenarios, Buscar Objetivos .............................. 21
INTRODUCCIN ............................................................................................................................................... 23
2.1 TABLAS DINMICAS .................................................................................................................................. 23
2.2 ESQUEMAS ................................................................................................................................................. 24
2.3 COMPARACIN DE ALTERNATIVAS ........................................................................................................ 25
2.4 BSQUEDA DE OBJETIVOS ...................................................................................................................... 25
2.5 TABLAS DE UNO Y DOS INGRESOS ........................................................................................................ 26
2.6 EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS....................................................................................................... 26
Mdulo III Organizacin y Proteccin de Datos. ................................................................... 29
INTRODUCCIN ............................................................................................................................................... 31
3.1 OPERACIONES CON FRMULAS ENTRE HOJAS DE CLCULO .......................................................... 31
3.2 PROTECCIN DE HOJAS DE CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO ......................................................... 32
Proteger una hoja ................................................................................................................................................ 32
Proteger un Libro ................................................................................................................................................. 32
Proteger un Rango de Celdas ............................................................................................................................. 33
Proteger Archivos ................................................................................................................................................ 33
PRESENTACION GESTION DE DATOS EN EXCEL
4 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD
Mdulo IV Validacin de Datos y Configuracin de Excel ..................................................... 35
INTRODUCCIN ...............................................................................................................................................37
4.1 VALIDAR UNA COLUMNA ..........................................................................................................................37
4.2 VALIDAR CON CUADROS COMBINADOS ................................................................................................37
4.3 MENSAJES DE ERROR ..............................................................................................................................38
4.4 FORMATOS PERSONALIZADOS ...............................................................................................................38
4.5 PERSONALIZACIN DE EXCEL ................................................................................................................39
Comentarios .............................................................................................................................. 41


P Pr re es se en nt ta ac ci i n n
El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del
Seguro Social comprometidos con la superacin y actualizacin del personal, impulsan la Capacitacin
en materia de Informtica, Humanstica, Promocional y de Programas Institucionales que se vinculen a
la solucin de los problemas de la operacin, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad.
En este contexto la Coordinacin de Informtica del Centro Nacional de Capacitacin y Calidad, cumple
con la tarea de Disear los cursos de capacitacin y elaborar los Materiales de Apoyo Didcticos de
conformidad con la NTCL (Norma Tcnica de Competencia Laboral) Diseo e Imparticin de Cursos de
Capacitacin para sustentar el programa de capacitacin en Informtica que integran el Plan de Trabajo
de esta Coordinacin y que estn abiertos a todos nuestros compaeros trabajadores basados en la
NTCL Elaboracin de documentos mediante herramientas de cmputo.
As pues, se presenta a continuacin el Material de Apoyo Didctico del Participante Gestin de Datos
en Excel, que ha sido elaborado con base en la Unidad de Competencia Elaboracin de hojas de
clculo mediante aplicaciones de cmputo Cdigo UINF0652.01 con informacin actualizada y el
sustento pedaggico y didctico para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y ayudar en
el aprendizaje de los trabajadores, que implica la autosuficiencia en la operacin de herramientas para el
procesamiento de Hojas de Clculo, desde el inicio de la aplicacin, el formato a la Hoja, el tratamiento a
los datos, la reproduccin en impresora o archivos y el guardado del documento.

PRESENTACION GESTION DE DATOS EN EXCEL

Este material de apoyo didctico para el participante est estructurado en cuatro Mdulos.
Mdulo I: Funciones Avanzadas una de las cosas que probablemente har con frecuencia en Excel es
ordenar y gestionar listas de datos, las cuales estn organizadas dentro de una lista, con cabeceras de
columna que definen campos y filas que contienen registros. Un campo es un elemento especfico de
informacin de su lista de datos como por ejemplo, el nombre, matrcula, puesto y sueldo. Un registro
contiene toda la informacin sobre un apartado concreto.
Mdulo II: Tablas Dinmicas, Esquemas y Escenarios, cuando crea un informe, a menudo necesita
con frecuencia visualizar sus datos de formas diferentes. Tal vez tenga una lista de ventas por persona,
y necesita listar las ventas por regin. O tal vez tenga una simple lista de personal, y necesita ver los
totales por departamento o seccin. En lugar de crear un informe con subtotales, puede utilizar una tabla
dinmica que agregue los datos de su lista y muestre nicamente las categoras que se escojan. Luego,
puede decidir para cules categoras desea mostrar resmenes, y qu funciones utilizar en los
resmenes. En lugar de la lista, puede crear un informe en el que pueda aadir, suprimir o sustituir
campos fcilmente, sin afectar sus datos originales.
Mdulo III: Organizacin de Informacin en los libros de trabajo y proteccin de Archivos, si las
hojas de clculo son los bloques bsicos en los que se almacena la informacin en Excel, los libros de
trabajo son las herramientas de organizacin utilizadas para gestionar esa informacin de manera
eficiente.
Mdulo IV: Validacin de Datos y Configuracin de Excel, Una vez creados y almacenados los libros
de trabajo puede ser interesante protegerlos en todo o en parte, impidiendo el acceso a los mismos a
otos usuarios o restringiendo las operaciones de modificacin de algunas o todas las celdas.
Mediante el empleo de contraseas (claves secretas de acceso) pueden combinarse distintos niveles de
proteccin para el mismo libro de trabajo. Tambin es posible ocultar hojas completas o algunas zonas
de la misma.
Es indispensable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimiento previo que
le brindan los curso Formato y Operaciones con Excel y Fundamentos de Programacin, con lo
que seguir un proceso continuo de enseanza-aprendizaje.
Es recomendable la prctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didctico, a fin de
que adquiera un mayor dominio de Excel 2003.

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Objetivo General: Al trmino del curso el participante construir una hoja de clculo integrando una lista de
datos, con tablas dinmicas, Esquemas, Buscar Objetivos, Tablas de uno y dos Ingresos,
Enlace entre hojas y Archivos, as como la proteccin de Hojas, Libros, Rangos y Archivos,
que le permitan automatizar sus tareas diarias.

Dirigido: Personal de reas contables, financieras, estadsticas, actuariales, etc., que necesiten
hacer informes, clculos u otras operaciones en su rea laboral.

Requisitos: Cursos Introduccin al uso y operacin de las Microcomputadoras, Administracin
de Recursos con Windows XP, Formato y Operaciones con Excel y Fundamentos
de Programacin (Opcional), con lo que seguir un proceso continuo de enseanza-
aprendizaje.

GESTION DE DATOS EN EXCEL MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS

Objetivo Especifico:
Al finalizar el mdulo el participante:

Crear consultas e Informes de Bases de Datos utilizando Filtros Automticos y
Avanzados.
Aplicar Funciones de Base de Datos, de Bsqueda, Lgicas y de Texto en la
gestin de sus Bases de datos.

MODULO I: FUNCIONES AVANZADAS GESTION DE DATOS EN EXCEL

INTRODUCCIN
Una de las actividades que realizar con frecuencia en
Excel, ser ordenar y gestionar listas de datos. Los
datos estn organizados dentro de una lista con
cabeceras de columna que definen campos y filas que
contienen registros. Un campo es un elemento
especfico de informacin de su lista de datos como por
ejemplo, nombre, matrcula, puesto y sueldo. Un
registro contiene toda la informacin sobre un apartado
concreto de su lista.
Se denomina base de datos a una lista completa de
datos organizada en campos y registros como por
ejemplo, la lista de empleados de su empresa.
Siempre que tenga una base de datos con personas,
lugares o productos, necesita una forma de filtrarlo todo
y quedarse con la informacin especfica que necesita
en cada momento. Tambin necesita poder ordenar los
datos segn criterios concretos.
Por ejemplo, si necesita preparar un informe sobre los
empleados que trabajan en el departamento administrativo,
tendra que visualizar en su lista nicamente dicho
departamento. Excel proporciona dos herramientas
tiles para localizar la informacin especfica de una
lista: el filtrado y la ordenacin. Con estas
herramientas, podr ordenar y filtrar fcilmente los
datos de su hoja.
1.1 GENERALIDADES SOBRE
BASES DE DATOS
En Microsoft Excel, se puede utilizar una tabla o lista
de informacin como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la lista, como bsquedas,
clasificaciones o datos subtotales, Excel la reconoce
automticamente como una base de datos y utiliza
los siguientes elementos de la lista para organizar los
datos.
Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres
de los campos en la base de datos y cada fila de la lista
es un registro en la base de datos.
DEFINIR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL?
En Excel no se necesita definir la base de datos como
tal. Slo tiene que escribir los ttulos de las columnas
en las celdas y en la siguiente fila empezar a introducir
la informacin de la misma.
Por ejemplo, si desea crear un directorio telefnico con
los campos de Nombre, Apellido, Edad, Telfono, slo
tiene que teclearlos en Excel quedando de la siguiente
manera:

Cuando se utiliza una lista como base de datos, se
puede manipular la informacin de una mejor forma
utilizando para ello el comando Formulario. Un
formulario de datos es un cuadro de dilogo que
permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una
fila entera de informacin (registro) en una lista de una
sola vez. Tambin se pueden usar para ubicar y
eliminar registros.
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un
registro a una lista nueva, sta debe tener rtulos en la
parte superior de cada columna que contenga.
Microsoft Excel utiliza estos rtulos para crear campos
en el formulario.
1.2 ORDENAMIENTOS
Ordenar una lista
Puede ordenar y reorganizar las filas o las columnas de
una lista basndose en los valores. Excel reorganizar
las filas, columnas o celdas individuales utilizando el
orden que especifique. Pueden ordenarse listas en
orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden
descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden
ordenarse basndose en el contenido de una o ms
columnas.
Como valor predeterminado, Excel ordenar las listas
alfabticamente. Si es necesario ordenar meses y
semanas segn el calendario en lugar de ordenarlos
alfabticamente, utilice un orden personalizado.
Tambin pueden reorganizarse las listas en un orden
especfico mediante la creacin de rdenes
personalizadas. Por ejemplo, si hay una lista que
contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una
columna, puede crearse un orden que disponga en
primer lugar, las filas que contengan "Bajo"; a
continuacin, las filas que contengan "Medio" y, por
ltimo, las filas que contengan "Alto".
Colocarse en la Base de datos
Clic en el men Datos > Ordenar
Ordenar por: Clic en el cuadro combinado y
seleccionar el campo por que se desea ordenar.
Seleccionar el Orden (Ascendente, Descendente)
Aceptar

1.3 FILTROS
Cuando trabaja con una base de datos, necesita
encontrar rpidamente la informacin. Tal vez tenga
una lista con nmeros de telfono de clientes o cdigos
de productos y descripciones. Si necesita encontrar
todos los nmeros de telfono en un cdigo de rea o
todos los cdigos de producto que representan
impresoras, probablemente no querr examinar toda la
lista y escoger los nombres manualmente. Puede
utilizar los nombres de campo de su base de datos
para filtrar sus datos automticamente y mostrar
nicamente los registros que necesita.
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un
subconjunto de datos de un rango y trabajar con el
mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una
columna. Los criterios son condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en
el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar
filtros a los rangos:
Autofiltro: que incluye filtrar por seleccin,
utilizando criterios simples
Filtro avanzado: para criterios ms complejos
A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza
los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas
que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar
formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto
del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para ejecutar un filtrado, debe seleccionar cualquier
celda de su lista, y luego haga clic en men Datos >
Filtro > Autofiltro para conectar el filtrado automtico.
Cuando filtra una lista automticamente, puede
seleccionar cualquier celda y toda la lista alrededor de la
celda quedar seleccionada, tal como ocurre cuando
utiliza el botn AutoSuma para totalizar un rango
automticamente. Enseguida filtre los datos, utilizando
los nombres de campo para mostrar nicamente los
registros que necesita. Cuando haya terminado de
filtrar los datos, desconecte el filtrado automtico.

FILTROS AUTOMTICOS
Para filtrar informacin en una lista de datos, realice el
siguiente procedimiento:
Colquese en la Base de datos
En el men Datos > Filtro elija Autofiltro
Seleccione el cuadro combinado del campo a consultar
Seleccionar una opcin
Mostrar nuevamente todos los datos
Clic en el campo que acaba de consultar
Elegir la opcin (Todas) (es la primera)
Mostrar todos los datos cuando se han
consultado varios campos
Clic en el men Datos > Filtro > Mostrar Todo
Consultas personalizadas con filtros automticos.

Clic en el cuadro combinado del campo a consultar
Elegir la opcin (Personalizar ...)
Llenar la ventana de acuerdo a los criterios
solicitados
Aceptar
Desconectar el Autofiltro
Al finalizar su consulta deber desconectar el autofiltro
para eliminar los marcas de campos combinados que
se generaron. Proceda de la forma siguiente:
Clic en el men Datos > Filtro > Autofiltro

FILTROS AVANZADOS
Un Filtro avanzado le permite filtrar un rango como el
comando Autofiltro, pero a diferencia de este, no muestra
listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
usted deber escribir los criterios segn los cuales
desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de
criterios permite filtrar criterios ms complejos.

Para ejecutar un filtro avanzado realice el siguiente
procedimiento
Copie los ttulos de la Base de datos dos veces (en
celdas a la derecha o debajo de la lista de datos)
Coloque los criterios de extraccin debajo de los
primeros ttulos que copi.
Haga clic en cualquier celda de la Base de datos
Clic en el Men Datos > Filtro > Filtro avanzado...
Active la Accin: Copiar a otro lugar
Rango de la lista: (Son las coordenadas de la
base de datos incluyendo los ttulos)
Rango de criterios: (Son las coordenadas en
donde colocamos los criterios incluyendo ttulos)
Copiar a: (Son las coordenadas de la segunda fila
de ttulos que copi, bajo las cuales Excel
entregar el resultado de la consulta)
Aceptar
1.4 FORMULARIOS O FICHAS

Una ficha o formulario de datos es un cuadro de
dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de informacin (registro) en una
lista de una sola vez.
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un
registro a una lista nueva, sta deber tener rtulos en
la parte superior de cada columna que contenga.
Microsoft Excel utiliza estos rtulos para crear campos
en el formulario.
Tener una Base de Datos. Clic en cualquier celda
dentro de ella.
Clic en el Men Datos > Formulario...
Elegir opciones. Seguir alguno de los siguientes
procedimientos:
Agregar un registro

Clic en Nuevo. Teclee la informacin para el nuevo
registro.
Una vez escritos los datos, presione INTRO para
agregar el registro.
Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar
para cerrar el formulario de datos.
Cambiar un registro
Busque el registro que desee modificar. Cmo?
Para desplazarse entre registros de uno en uno,
utilice las flechas de la barra de desplazamiento
del cuadro de dilogo. Para moverse de 10 en 10
registros a la vez, haga clic en las flechas de la
barra de desplazamiento.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista,
haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al
registro anterior de la lista, haga clic en Buscar
anterior.
Para definir las condiciones de bsqueda o
criterios de comparacin, haga clic en Criterios y,
a continuacin, introduzca los criterios en el
formulario de datos. Para buscar los registros
que coinciden con los criterios, haga clic en
Buscar siguiente o Buscar anterior. Para regresar
al formulario de datos sin buscar los registros
basndose en los criterios especificados, haga
clic en Formulario.
Los siguientes caracteres comodn pueden usarse
como criterios de comparacin para filtros, as como
para buscar y reemplazar contenido.
UTILICE PARA BUSCAR
? (signo de
interrogacin)
Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar
"Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)
Un nmero de caracteres
Por ejemplo, *este buscar
"Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de
?, *, o ~
Un signo de interrogacin, un
asterisco o una tilde.
Por ejemplo, fy91~? buscar
"fy91?".

Cambie la informacin en el registro.
Los campos que contienen frmulas presentan los
resultados de la frmula como un rtulo. El rtulo
no puede modificarse en el formulario de datos.
Si cambia un registro que contenga una frmula,
sta no se calcular hasta que presione
ENTRAR; tambin puede hacer clic en Cerrar
para actualizar el registro.
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al
campo anterior, presione MAYS + TAB.
Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR
para actualizar el registro y desplazarse al registro
siguiente.
Una vez cambiados los registros, haga clic en
Cerrar para actualizar el registro presentado y
cerrar el formulario de datos.
Eliminar un registro
Busque el registro que desee eliminar.
Haga clic en Eliminar.
Notas
Los formularios de datos pueden presentar 32
campos como mximo a la vez.
Mientras se est agregando o cambiando un
registro, pueden deshacerse los cambios
haciendo clic en Restaurar siempre que el
registro sea el registro activo en el formulario de
datos
1.5 FUNCIONES DE ADMINISTRACIN
DE BASES DE DATOS Y DE LISTAS
Microsoft Excel incluye funciones de hoja de clculo
que analizan los datos almacenados en listas o bases
de datos. Cada una de estas funciones, denominadas
colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios.
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja
de clculo empleados en la funcin para base de datos.
Una base de datos es una lista de datos relacionados
en la que las filas de informacin son registros y las
columnas de datos, campos. La primera fila de la lista
contiene los rtulos de cada columna.
Donde:
Base_de_datos: Es el rango de celdas que compone la
lista o base de datos.
Nombre_de_campo: Indica el campo que se utiliza en
la funcin. Nombre_de_campo puede ser texto con el
rtulo encerrado entre dobles comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Campo", o como un nmero que
represente la posicin de la columna en la lista: 1 para
la primera columna, 2 para la segunda y as
sucesivamente.
Criterios: Es el rango de celdas que contiene las
condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier
rango en el argumento Criterios mientras ste incluya
por lo menos un rtulo de columna y por lo menos una
celda debajo del rtulo de columna que especifique una
condicin de columna.
Funcin BDSUMA()
Suma los nmeros de una columna de una lista o base de
datos que concuerden con las condiciones especificadas.
Esta funcin tiene la siguiente Sintaxis:
BDSUMA(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)

Ejemplo:
Copie un ttulo de la Base de Datos a una celda en
blanco.
Coloque un criterio debajo del ttulo que acaba de
copiar (Estas 2 celdas sern los criterios)
Colocarse en la celda donde necesita el resultado
Clic en el icono Pegar funcin (Clic en Men
Insertar > Funcin ...)
Seleccionar una categora: Base de datos
Seleccione una funcin: BDSUMA
Base_de_datos: Coordenadas de la base de datos
incluyendo los Ttulos
Nombre_de_campo: La coordenada del campo
Numrico de la Base de datos. (Tiene que ser un
campo numrico obligatorio para que funcione)
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio
por el que se desea sumar
Aceptar
Funcin BDPROMEDIO()
Devuelve el promedio de los valores de una columna
de una lista o base de datos que coinciden con las
condiciones especificadas. Esta funcin tiene la
siguiente Sintaxis:
BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:

blanco.
Clic en la celda donde desea el resultado
Insertar, Funcin ...)
Seleccione una funcin: BDPROMEDIO
incluyendo Ttulos
Numrico de la Base de datos (Tiene que ser un
campo numrico obligatorio para que funcione)
por el que se desea promediar
Aceptar
Funcin BDMAX()
Devuelve el valor mximo de una columna de una lista
o base de datos que coincida con las condiciones
especificadas. Sintaxis:
BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:

blanco.
Seleccione una funcin: BDMAX
campo numrico obligatorio de lo contrario no funciona)
Criterios: Las coordenadas del campo con el criterio por el
que se desea encontrar el valor mximo
Aceptar
Funcin BDMIN()
Devuelve el valor mnimo de una columna de una lista
o base de datos que coincida con las condiciones
especificadas. Sintaxis:
BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo

blanco
Seleccione una funcin: BDMIN
Numrico de la Base de datos (Tiene que ser un
campo numrico obligatorio de lo contrario no
funciona).
por el que se desea encontrar el valor mnimo
Aceptar
Funcin BDCONTAR()
Cuenta las celdas que contienen nmeros en una
columna de una lista o base de datos y que
concuerdan con las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se
pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los registros
de la base de datos que coinciden con los criterios.
Sintaxis:
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Ejemplo:

blanco
Seleccione una funcin: BDCONTAR
Aceptar
campo numrico obligatorio de lo contrario no funciona)
por el que se desea contar
Aceptar

1.7 FUNCIONES LGICAS
Funcin Y
La funcin Y es una funcin lgica que devuelve
VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO
y devuelve FALSO si uno o ms argumentos son
FALSO. Sintaxis:
=Y(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... Son entre 1 y 30
condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores
lgicos, como VERDADERO o FALSO, o los
argumentos deben ser matrices o referencias que
contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o
celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto
Si el rango especificado no contiene valores lgicos,
la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!
Funcin O
La funcin lgica O devuelve VERDADERO si alguno
de los argumentos es VERDADERO; devuelve FALSO
si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis:
=O(valor_lgico1,valor_lgico2, ...)
Valor_lgico1,valor_lgico2,...Son entre 1 y 30
condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Ejemplo de stas funciones:
Ejemplo 1: Uso de la Funcin Y
Se nos presenta la siguiente lista en donde se registra
un grupo de alumnos de ambos sexos con sus
calificaciones obtenidas. En la columna E debern
aparecer como VERDADERO slo las mujeres que
tengan calificacin aprobatoria; los varones y las
mujeres reprobadas aparecen con resultado FALSO.
Solucin: Puesto que existen dos condiciones a cumplir:
a) Que sean mujeres
b) Que estn aprobadas.
Adems, conociendo que la funcin Y da resultado
VERDADERO siempre que ambas pruebas lgicas
sean verdaderas, por lo tanto, es la funcin que
necesitamos. En la columna E colocamos la frmula:
=Y(C4=F,D4>=6) como se muestra en la figura.

Ejemplo 2: Uso de la Funcin O
En este ejemplo deseamos que aparezcan con
resultado VERDADERO todas las mujeres y adems
los varones que hayan aprobado. Los varones
reprobados aparecern con resultado FALSO.
Solucin:
Sabemos que la funcin O da como resultado
VERDADERO si por lo menos alguna de sus pruebas
lgicas es verdadera y el resultado es FALSO cuando
ambas pruebas lgicas son falsas. La frmula que
debemos aplicar en la columna F es =O(C4=F,D4>=6).
El resultado obtenido en ambos ejemplos puede verse
en la tabla.

Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales
en valores y frmulas. Sintaxis:
=SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)
Para hojas de clculo y de macros.
Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda
evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolver si
prueba_lgica es VERDADERO. Si prueba_lgica es
VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero,
la funcin devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero
puede ser otra frmula.
Valor_si_falso: Es el valor que se devolver si
prueba_lgica es FALSO. Si prueba_lgica es FALSO
y se omite el argumento valor_si_falso, la funcin
devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones:
Es posible anidar hasta siete funciones SI como
argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
construir pruebas ms elaboradas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el
valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz,
cada elemento de la matriz se evaluar cuando se
ejecute la instruccin SI. Cuando alguno de los argumentos
valor_si_verdadero o valor_si_falso es una funcin
que ejecuta una accin, se ejecutan todas las acciones.
=SI(Condicin ,Valor Verdadero, Valor Falso)
Si la condicin se cumple se ejecuta el Valor Verdadero
Si la condicin no se cumple se ejecuta el Valor Falso
Ejemplo de la Funcin SI
Tenemos una lista de alumnos a los cuales queremos
ponerles un calificativo de acuerdo a su calificacin, la
funcin SI es la opcin adecuada a utilizar.

Anidamiento de Funciones
En algunos casos, pueden utilizarse funciones como
argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una
funcin como un argumento o anidada, deber devolver
el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.
Si una funcin anidada no devuelve el tipo de valor
correcto, Excel presentar el valor de error #VALOR!
Una frmula puede contener como mximo siete
niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se
utiliza como un argumento en la Funcin A, la Funcin
B es una funcin de segundo nivel. Si la Funcin B
contiene la Funcin C como un argumento, la Funcin
C ser una funcin de tercer nivel.
La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de
la funcin seguido de un parntesis de apertura, los
argumentos de la funcin separados por comas y un
parntesis de cierre. Si la funcin inicia con una
frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre
de la funcin.
Funcin SI (anidada)
Sintaxis:
=SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,
SI(cond,x,SI(cond,x,SI(cond,x,y)))))))
Donde: x es el valor verdadero; y es el valor falso.
Nota: Slo se pueden anidar un mximo de 7 funciones.
Ejemplos de Funcin SI Anidada


Funcin SI con Y
Sintaxis:
=SI(Y(cond_1,cond_2),valor_si_verdadero, valor_si_falso)
Al igual que la funcin SI anterior el valor verdadero se
ejecuta siempre y cuando las dos condiciones sean
verdaderas, en caso contrario, se ejecuta el valor falso.
Ejemplo de Funcin SI con Y

Funcin SI con Y (anidada)
Sintaxis:
=SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,
cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,
SI(Y(cond1,cond2),x,SI(Y(cond1,cond2),x,valor falso)))))))
Donde x es el valor verdadero.
Nota: Solo se pueden anidar un mximo de 7 funciones.
Ejemplo de Funcin SI con Y anidada:

1.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA Y
REFERENCIA
Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la
izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma
fila de una columna especificada en la tabla. Utilice
BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de
comparacin se encuentren en una columna situada a la
izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis:
BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_de_comparacin,
Indicador_de_columnas,Ordenado)
Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera
columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un
valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparacin: Es la tabla de informacin
donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los
valores de la primera columna del argumento deben
colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ...
; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario,
BUSCARV podra devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija
el comando Ordenar del men Datos y seleccione
la opcin Ascendente.
Los valores de la primera columna de Matriz_de_
comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Indicador_columnas: Es el nmero de columna de
matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse
el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas
es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_de_comparacin si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve
el valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin
y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor
que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!;
si indicador_columnas es mayor que el nmero de
columnas de matriz_de_comparacin, BUSCARV
devuelve el valor de error #REF!
Valor Ordenado: es un valor lgico que especifica si
BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o
aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver
una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no
localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor ms alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no
encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A.
Observaciones:
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado
y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms
grande que sea menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de
la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado
y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error
#N/A.
(Ejemplos y Ejercicios)
1.8 FUNCIONES DE TEXTO
FUNCION CONCATENAR
Concatena argumentos de texto. Sintaxis
=CONCATENAR (texto1,texto2, ...)
Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto
que se unirn en un elemento de texto nico. Los
elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
nmeros o referencias a celdas nicas.
Observaciones:
Puede utilizar el operador "&" en lugar de
CONCATENAR para unir elementos de texto.
(Ejemplos)
FUNCION ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio
normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en
texto procedente de otras aplicaciones que pueda
contener un separacin irregular. Sintaxis:
ESPACIOS(texto)
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
(Ejemplos)
FUNCION EXTRAE
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres
de una cadena de texto, comenzando en la posicin
que especifique y en funcin del nmero de caracteres
que especifique. Su sintaxis es:
EXTRAE(texto,posicin_inicial,nm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que desea extraer.
Posicin_inicial es la posicin del primer carcter que
desea extraer de texto. La posicin_inicial del primer
carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres especifica el nmero de
caracteres que desea que EXTRAE devuelva del
argumento texto.
Observaciones
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de
texto, EXTRAE devuelve "" (texto vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de
texto, pero posicin_inicial ms nm_de_caracteres
excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los
caracteres hasta el final de texto.
Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE
devuelve el valor de error #VALOR!
Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE
devuelve el valor de error #VALOR!
(Ejemplos)

Adelante con su capacitacin!

GESTION DE DATOS CON EXCEL MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS

Objetivo Especifico:
Disear una lista de datos utilizando tablas dinmicas.
Agrupar totales usando esquemas.
Conocer y aplicar la herramienta Buscar Objetivos.
Crear Tablas de Un Ingreso y Dos Ingresos.
Utilizar la herramienta Administrador de Escenarios para administrar sus listas
de datos.

MODULO II: TABLAS DINAMICAS, ESQUEMAS, BUSCAR OBJETIVOS GESTION DE DATOS CON EXCEL
INTRODUCCIN
Cuando elabora un informe, frecuentemente necesita
visualizar sus datos de formas distintas. Tal vez tenga
una lista de ventas por persona, y necesita listar las
ventas por regin. O tal vez tenga una simple lista de
personal, y necesita ver los totales por departamento o
seccin. En lugar de crear un informe con subtotales,
puede utilizar una tabla dinmica que agregue los datos
de su lista y muestre nicamente las categoras que se
escojan. Luego, puede decidir para cules categoras
desea mostrar resmenes, y qu funciones utilizar en
los resmenes. En lugar de la lista, puede crear un
informe en el que pueda aadir, suprimir o sustituir
campos fcilmente, sin afectar sus datos originales.
Su lista de personal tiene determinados campos de base
de datos, representados por rtulos a lo largo de la parte
superior de la lista y contiene varios registros. Si desea
informar nicamente de los subtotales, puede utilizar
los subtotales o las rdenes de resumen para crear un
informe resumen. Pero, si lo que desea es crear un
informe que combine todos los datos y que muestre un
conjunto de slo ciertos subconjuntos de los datos,
ser ms fcil utilizar en su lugar una tabla dinmica.
Si utiliza Excel 2003 en un marco de organizacin o
empresa, necesitar compartir la informacin de sus
libros de trabajo con otras personas. Normalmente, la
presentacin de sus datos a otros implica el uso de un
informe. Excel hace que le resulte fcil producir informes
lgicos y claros al proporcionarle formas para que
resuma o consolide sus datos. Los informes raramente
constan de todos los detalles; en vez de ello, los
informes muestran una panormica, una tendencia o
una sinopsis con datos de apoyo en el segundo plano.
En este mdulo, aprender a crear subtotales para
localizar la informacin que requiera cuando la necesite, a
modificar las lneas generales de su hoja para resumir
la informacin que desea, y a consolidar sus datos para
producir un cuadro conciso pero preciso de stos..
2.1 TABLAS DINMICAS
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que
combina y compara rpidamente grandes volmenes
de datos. Podr girar las filas y las columnas para ver
diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar
los detalles de determinadas reas de inters.
Con su lista de personal, podra crear una tabla
dinmica que muestre todos los departamentos de
cada seccin y que calcule la media del nmero de
empleados. O su tabla dinmica podra mostrar los
salarios mximos o mnimos de cada seccin,
departamento y puesto. Las posibilidades de una tabla
dinmica slo estn limitadas por el tipo de datos con el
que est trabajando.

Tambin puede ocultar fcilmente ciertos puestos, departa
mentos o secciones dentro de la lista. Cuando desarrolle
una tabla dinmica, incluir campos de tabla dinmica,
campos que actan como cualificadores mostrando
nicamente un resumen de los datos. As, puede modificar
simplemente el campo Departamento que contenga
nicamente el departamento de Contabilidad o que los
tenga todos menos el departamento de Informtica.
Para crear una tabla dinmica, seleccione simplemente
la base de datos que desea utilizar, y luego use la orden
Asistente para Tablas dinmica... del men Datos.
Una vez que ha decidido qu campos va a incluir,
puede decidir en qu lugar de su libro de trabajo colocar
la tabla dinmica. Normalmente, es mejor crear sus tablas
dinmicas en una hoja separada del libro de trabajo.
Tendr entonces bastante espacio para trabajar con su
tabla sin superponer otra informacin de la hoja.
Crear una Tabla Dinmica

Tener una Base de Datos
Colocarse dentro de ella
Clic en el Men Datos > Informe de tablas y
grficos dinmicos
Dnde estn los datos que desea analizar?
Seleccione: Lista o base de datos de Microsoft
Excel
Qu tipo de informe desea crear? Seleccione:
Tabla dinmica
Siguiente

Rango: Son las coordenadas de la Base de Datos
incluyendo ttulos (si no aparecen teclelas)
Siguiente

Dnde desea situar el Informe de la Tabla Dinmica?
Seleccione: Hoja de clculo nueva
Finalizar

Arrastre los ttulos de campos a las reas especificadas
para disear la tabla dinmica

Modificar una Tabla Dinmica
La primera vez que desarrolle una tabla dinmica para
un informe, puede no estar seguro de qu datos
necesitar. Las tablas dinmicas hacen que resulte fcil
modificar los datos que ha incluido. Si fuera a crear una
hoja a mano, tendra que realizar una mayor reestructuracin
y posiblemente una mayor entrada de datos a reordenar,
aadir, o eliminar datos. La barra de herramientas de la
tabla dinmica incluye herramientas que puede utilizar
para modificar su tabla dinmica sin usar ninguna
orden de men.
Eliminar una Tabla Dinmica
Clic dentro de la Tabla Dinmica
Clic sobre los campos de la Tabla Dinmica que
desea eliminar, y arrstrelos fuera de la Tabla
Dinmica.
Elimine toda la hoja
2.2 ESQUEMAS
Microsoft Excel puede crear un esquema de los datos
en el que podr mostrar y ocultar niveles de detalle con
slo hacer clic con el mouse (ratn). Puede hacer clic
en los smbolos del esquema , y para
mostrar rpidamente slo las filas o columnas que
ofrecen resmenes o encabezados de secciones de la
hoja de clculo, o bien utilizar los smbolos para ver los
detalles de cada resumen o encabezado individual.
Los datos que se van a incluir en un esquema deben
estar en formato de lista, en que cada columna tenga
un rtulo en la primera fila y contenga informacin
similar, y de modo que la lista no contenga filas ni
columnas en blanco.
Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente
ordenar los datos de modo que las filas que deban
agruparse estn juntas. En la ilustracin anterior, la
lista se ha ordenado por regin y luego por mes, de
modo que las filas detalladas de marzo y abril de la
regin Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la
regin Oeste estn tambin juntas.

Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de cada
grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores
resultados, las filas de resumen debern contener
frmulas que hagan referencia a las celdas de cada
una de las filas de detalle. En la ilustracin, existe una
fila de totales debajo del detalle de cada mes y regin.
Por ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13 se
totalizan en la fila 14. Tambin puede trazar el
esquema cuando las filas de resumen contengan texto
descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas,
asegrese de que la lista tenga rtulos en la primera
columna, y de que haya columnas de resumen a la
izquierda o a la derecha de las columnas de detalle.
Crear un Esquema
Para realizar el esquema de ejemplo deber seguir stos
pasos:
Tener una hoja donde existan frmulas.
Clic en el men Datos > Agrupar y esquema >
Autoesquema
Cuando cre el esquema, Excel esquematiz su hoja
automticamente. Cada seccin y sus productos fueron
agrupados juntos, y cada nombre de producto y su total
fueron agrupados.

Las lneas que ve en el margen a la izquierda y los
nmeros por encima de las lneas son smbolos de
esquema que le permiten controlar cuntos detalles ve
en su informe. Puede plegar su esquema, pulsando los
smbolos del nivel de fila, los botones numerados de la
parte superior del rea de esquema. Los smbolos del
nivel de fila estn numerados 1,2,3,4 etc, para
corresponder con los niveles de detalle de su hoja. Si
desea ver nicamente los grandes totales, pulse el
primer botn del nivel de fila. Si lo que desea ver son
todos los detalles, pulse el cuarto botn del nivel de fila.
Borrar un Esquema
Clic en el men Datos >Agrupar y esquema
Borrar esquema
2.3 COMPARACIN DE ALTERNATIVAS
Cuando trabaje con sus datos, tal vez se encuentre
preguntndose " Qu pasara si este pago tuviera $50
menos?" o "Qu pasara si el tipo de inters
cambiara?" o "Qu pasara si el plazo de amortizacin
fuera slo de un ao en lugar de tres"?. Realizar estos
anlisis de forma manual puede resultar difcil y
representar adems un consumo de tiempo. Sin
embargo, con Excel 2003, puede fcilmente llevar a
cabo estas preguntas "Qu pasara s". Con las
herramientas de anlisis de hiptesis de Excel, puede
colocar distintas entradas en las frmulas de su hoja y
comparar los resultados. Para descubrir cunto debe
cambiar un valor para producir un resultado especfico,
puede utilizar la bsqueda de un objetivo. Puede utilizar
una tabla de datos para ver una lista de posibles
valores que dependan de uno o dos factores
cambiantes. Si necesita conocer todas las posibilidades
o todo el escenario para sus datos, puede utilizar estas
herramientas que le ayudarn a descubrir lo que "qu
sucedera s...".
2.4 BSQUEDA DE OBJETIVOS
Cuando busque respuestas a las preguntas "qu
pasara si", tal vez desee descubrir cul sera el
resultado de una frmula si slo cambiara una variable.
Por ejemplo, podra necesitar descubrir cunto tendra
que incrementar las ventas para alcanzar un objetivo
concreto de ingreso de explotacin o cunto
desembolso inicial tendra que realizar para comprar
una casa. Cuando necesite encontrar un valor
cambiando solamente una variable, puede utilizar la
bsqueda de objetivo. En este proceso, introducir su
valor de objetivo, seleccionar la variable que desea
cambiar, y luego el programa encontrar el valor que le
permitir alcanzar su objetivo. Con la bsqueda de
objetivo, puede examinar valores e introducirlos en su
hoja cuando encuentre lo que necesita.
SOLVER

Agregue una nueva hoja de clculo a su libro de
trabajo y nmbrela como Buscar Objetivos
En A3 teclee Prstamo, en B3 10000
En A4 teclee Inters, en B4 3%
En A5 teclee Tiempo, en B5 24
En A6 teclee Pago, en B6 Teclee la siguiente
frmula =PAGO(B4,B5,B3)*-1, esta frmula nos
sirve para determinar el pago peridico
Colocarse en una celda que contenga una formula
(para nuestro ejemplo colquese en B6)
Clic en Men Herramientas > Buscar objetivo
Definir la celda: B6 Con el valor: 2000
Para cambiar la celda: B3
Aceptar, Aceptar
2.5 TABLAS DE UNO Y DOS INGRESOS
Crear Tablas de un Ingreso

En la hoja de Buscar Objetivos coloque en B10
una lista de 7 prstamos que van desde 5000 hasta
11000
En C9 haga una igualdad a la formula que est en B6
Marque los datos de B9 a C16
Clic en el Men Datos >Tabla ...
Celda de entrada (columna): B3 (Es la celda que
contiene los prstamos, que es lo que estamos
variando)
Aceptar (Su mquina le devuelve los pagos que
deber hacer de acuerdo a las caractersticas que
usted coloque en la parte superior)
Crear Tablas de dos Ingresos

En la hoja de Buscar Objetivos coloque en E10
una lista de 7 prstamos que van desde 5000 hasta
11000
En F9 hacia adelante coloque los siguientes porcentajes
1%,1.5%, 2.0%, 2.5%, 3.0%, 3.5%, 4.0%
En E9 haga una igualdad a la frmula que est en B6

Marque los datos de E9 a L16
Clic en el Men Datos >Tabla ...
Celda de entrada (fila): B4
Celda de entrada (columna): B3
Aceptar
2.6 EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS
Utilizacin del Administrador de
Escenarios, para analizar datos.
A veces, puede necesitar examinar los posibles
resultados en una escala mayor que la que realiza la
bsqueda de objetivos o la que las tablas de datos
puedan gestionar. Si necesita ver una coleccin de
valores de entrada a sustituir dentro de su hoja y
necesita conservar varios conjuntos de estas
colecciones, puede utilizar el Administrador de
Escenarios. Por ejemplo, si desea descubrir el resultado
que tendran sobre su precio de compra, un desembolso
inicial diferente y un tipo de inters diferente, pero desea
ver cada resultado por separado, podra crear
escenarios separados para almacenar distintas
combinaciones de datos. O, si desea ver si la
contratacin de otro vendedor o el incremento de
anuncios tendran un mayor efecto sobre el aumento de
sus ventas, podra comparar los escenarios. Con el
Administrador de escenarios, puede establecer cada
coleccin de datos por separado y examinarla cuando
tome esa decisin.
Para establecer escenarios separados, necesita
comenzar con una hoja que ya contenga datos y
frmulas que desee utilizar. Luego puede utilizar el
Administrador de escenarios para denominar los
escenarios y sustituir valores diferentes en las celdas
que se especifiquen.
Crear ESCENARIOS

Agregue una nueva hoja de clculo a su libro de
trabajo y nmbrela Escenarios
En B3 coloque el ttulo Productos y teclee 5
nombres de productos hacia abajo
En B10 teclee Total
En C3 coloque Cantidad
En C10 sume de C4 a C8
Marque los datos de B4 a C8 que son los nombres de
los productos con las celdas vacas de la derecha.
Clic en el men Insertar > Nombre >Crear ...
Crear nombres en: Columna izquierda
Aceptar
Agregar Escenarios

Clic en el men Herramientas > Escenarios ... >
Agregar ...
Nombre del escenario: Teclee un nombre (por
ejemplo el nombre de un vendedor)
Celdas cambiantes: C4..C8 (que son las celdas que
van a recibir los datos)
Aceptar

Llenar la ficha que aparece en pantalla (cambie de
celda en celda usando TAB no use Enter)
Aceptar (si desea ms escenarios haga clic en
agregar coloque el nombre para el escenario,
aceptar, llene los campos, aceptar)
Aceptar, Cerrar
Ver los valores de los escenarios

Clic en el men Herramientas > Escenarios ...
Seleccionar el nombre del escenario
Pulse el botn Mostrar
Cerrar
Modificar escenarios
Seleccione el nombre del escenario a modificar.
Pulse el botn Modificar ...
Aceptar
Modifique los valores
Aceptar, Cerrar
Eliminar escenarios


Seleccionar el nombre del escenario
Pulse el botn Eliminar
Cerrar

Crear un Resumen de Escenarios
Clic en el men Herramientas > Escenarios
Pulse el botn Resumen ...
Tipo de Informe: Resumen
Celdas resultantes: La celda que tiene la suma de
las cantidades de los productos
Aceptar

GESTION DE DATOS CON EXCEL MODULO III: ORGANIZACIN Y PROTECCION DE DATOS

Objetivos Especificos:
Utilizar Proteccin de Hoja de clculo, libros de trabajo, Celdas y Archivos para
proteger su informacin.
Crear enlaces de datos entre Hojas de Clculo..
Aplicar las diferentes opciones de Pegado Especial.
MODULO III: ORGANIZACIN Y PROTECCION DE DATOS GESTION DE DATOS CON EXCEL

INTRODUCCIN
Si las hojas de clculo son los bloques bsicos en los
que se almacena la informacin en Excel, los libros de
trabajo son las herramientas de organizacin utilizadas
para gestionar esa informacin de manera eficiente.
Cuando crea una hoja, necesita con frecuencia utilizar
datos almacenados en una hoja o libro de trabajo
diferente. Puede copiar y pegar los datos, pero qu
ocurre si los datos cambian con frecuencia? Si copia y
pega, necesitar hacerlo de nuevo cuando cambien los
datos. Existe una solucin a este problema: el enlace.
En ste mdulo aprender a crear un enlace entre una
hoja dependiente, que utilizar los datos, y una de
origen, en la que se encuentran los datos originales. Su
hoja dependiente se actualizar siempre que cambien los
datos de la hoja origen, puede crear enlaces fcilmente
entre estas hojas, con Excel 2003 se actualizan los
datos automticamente cuando stos cambian.
Adems crear enlaces que le permitan utilizar los
mismos datos para ms de una hoja, a actualizar los
datos enlazados si los datos originales cambian, y a
modificar o restablecer enlaces rotos o perdidos.
3.1 OPERACIONES CON FRMULAS
ENTRE HOJAS DE CLCULO
Cuando se crea un libro de trabajo que contiene varias
hojas de clculo, es posible que se quieran referenciar los
datos de alguna de las hojas a la hora de crear alguna
frmula en otra hoja. Establecer una relacin entre
diferentes hojas de clculo se denomina, en la terminologa
de Excel, crear un vinculo. Los vnculos entre hojas de
clculo tambin proporcionan una ventaja adicional:
cuando se hacen cambios en una hoja de clculo
fuente, Excel actualiza automticamente toda la
informacin en las hojas de clculo a las que est vinculada.
Creacin de Enlaces
Para hacer esto, comience con el libro de trabajo
dependiente, el cual recibe los datos enlazados y
utilice una frmula para sealar la informacin del libro
de trabajo origen, el cual contiene los datos originales.
La frmula que utilizar para enlazar los datos origen
con los datos dependientes toma la forma de una
referencia de celda externa. Dgale simplemente a la
hoja dependiente la posicin en la que se encuentran
los datos de la hoja origen, y Excel har el resto.
Debe tener mnimo dos hojas en su libro con los
totales que desee sumar
Colquese en una tercer hoja donde desee colocar
el total global y escriba la frmula:
=Nombre_de_la_hoja!celda+Nombre_de_la_Hoja!celda
Enter
Nota: Coloque un signo de igual en la celda donde
desea el resultado, y con su Mouse cmbiese a las
hojas que desea operar y seleccione la celda que tiene
el valor a sumar, oprima el operador y repita para las
siguientes hojas, al final oprima Enter.
Operaciones entre Hojas con Pegado
Especial
Debe de tener mnimo dos hojas en su libro con
totales que desee sumar
Marque los primeros totales que desea sumar
Clic en el men Edicin > Copiar
Cmbiese a la hoja donde desea colocar los
totales globales
Colquese en la celda inicial para los totales
Clic en el men Edicin > Pegado especial ...
Pegar : Valores, Operacin : Sumar
Aceptar
Esc

Marque los totales de la Segunda Hoja que desea
sumar
Clic en el men Edicin > Copiar
Cmbiese a la hoja donde peg la informacin
anterior y colquese en la celda inicial de los
totales
Clic en el men Edicin > Pegado especial ...
Pegar : Valores Operacin : Sumar
Aceptar
Esc
Nota: Puede Multiplicar, Dividir, Restar y
Transponer informacin utilizando el Pegado
Especial.
Actualizacin de Enlaces
Si los datos de su libro de trabajo cambian mientras se
cierra el libro de trabajo dependiente, la informacin de
MODULO III: ORGANIZACIN Y PROTECCION DE DATOS GESTION DE DATOS CON EXCEL
su libro de trabajo dependiente se actualiza la prxima
vez que lo abra. Si se abren ambos libros de trabajo, la
actualizacin se produce inmediatamente. Si realiza un
cambio en los datos origen, pero no abre el libro de
trabajo dependiente, aparecer un cuadro de dilogo la
prxima vez que abra el libro de trabajo dependiente,
preguntndole si desea actualizar los datos. Tambin
puede actualizar un enlace con la orden Vnculos del
men Edicin
Cambio y restablecimiento de Enlaces
Si lleva a otro directorio el archivo origen del libro de
trabajo, lo renombra o lo suprime, los enlaces con sus
datos se rompern. Si posee una copia de seguridad
de su archivo origen, o si su archivo est en otro
directorio, puede cambiar fcilmente el vnculo para
que sus datos aparezcan como antes en el libro de
trabajo dependiente. Si necesita llevar un archivo a un
nuevo directorio, asegrese de que tambin desplaza
al mismo directorio cualquier otro archivo que est
enlazado con l.
Si rompe un enlace entre un archivo origen y uno
dependiente, puede restablecer el enlace con la orden
Vnculos del men Edicin. Si restablece un enlace con
un libro de trabajo origen que fue llevado a otro
directorio o cambia un enlace para sealar a un nuevo
libro de trabajo origen.
Nota: Si desea suprimir un archivo origen y eliminar
cualquier enlace que haya con l, puede seleccionar
las celdas enlazadas de la hoja dependiente y borrar
las frmulas de enlace. Si desea retener la informacin,
pero no el enlace, puede copiar las celdas de la hoja
dependiente que contienen la informacin enlazada, y
luego utilizar la orden Pegado especial para pegar
nicamente los valores en lugar de los enlaces.
3.2 PROTECCIN DE HOJAS DE
CLCULO Y LIBROS DE TRABAJO
Excel permite proteger una hoja de clculo completa o
un libro de trabajo con una opcin denominada
Proteccin con contrasea. Cuando las hojas de
clculo o los libros de trabajo se protegen de esta
manera, los usuarios pueden abrir el archivo pero no
pueden modificar las secciones protegidas. Esta es la
opcin apropiada para compartir libros de trabajo, sin
que sea posible modificar sus datos.
Proteger una hoja
Clic en men Herramientas > Proteger >
Proteger hoja...
Teclear Contrasea para proteger hoja
Aceptar
Repetir Contrasea
Aceptar

Desproteger una hoja
Clic en el men Herramientas>Proteger >
Desproteger hoja...
Teclear Contrasea

Aceptar
Proteger un Libro

Clic en el men Herramientas > Proteger
Proteger libro ...
Teclear Contrasea (opcional):
Aceptar
Repetir Contrasea
Aceptar
Desproteger Libro
Clic en el men Herramientas > Proteger
Desproteger libro ...
Teclear Contrasea

Aceptar
Proteger un Rango de Celdas
Marcar los datos que no van a estar protegidos
Clic en el men Formato > Celdas ... > Proteger
Desactive la casilla de verificacin de bloqueada
Aceptar
Proteger hoja ...
Teclear Contrasea para proteger la hoja:
Aceptar
Repetir contrasea
Aceptar

Desproteger Rango de Celdas
Desproteger hoja ...
Teclear Contrasea
Aceptar
Proteger Archivos
Clic en el men Archivo > Guardar como...
Nombre de archivo (Teclear el nombre)
Clic en Herramientas > Opciones generales ...
Contrasea para abrir: (Teclear la contrasea)
Aceptar
Repetir contrasea de proteccin
Aceptar
Guardar
Reemplazar si es necesario
Desproteger Archivos
Recuperar el archivo protegido
Clic en el men Archivo > Guardar como ...
Clic en Herramientas > Opciones generales ...
Limpiar contrasea
Aceptar
Guardar
Reemplazar

GESTION DE DATOS EN EXCEL MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGURACION DE EXCEL

Objetivos Especificos:
El participante configurara la hoja de clculo para introducir y validar la
informacin que se captura en las bases de datos.
Introducir mensajes de error en sus celdas validadas.
Aplicar formatos personalizados para la introduccin de sus datos en Excel
MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGUACION DE EXCEL GESTION DE DATOS CON EXCEL

INTRODUCCIN
Con la configuracin de Excel 2003 conocer la forma
de manejarlo de una manera optima para la ubicacin
de archivos, el color de la fuente, el movimiento del
cursor, la visualizacin de los datos y frmulas, el
nmero de hojas que desea en cada libro nuevo etc.
Con la opcin de validacin de datos el participante, podr
mejorar la captura de datos y ser ms eficiente, lo que
generar un margen pequeo de error en los mismos.
4.1 VALIDAR UNA COLUMNA
Seleccione una columna
Clic en el men Datos> Validacin ...
En la ficha Configuracin:
Permitir: Seleccione Nmero entero
Datos: Seleccione: Entre
Mnimo: Teclee 1, Mximo: Teclee 10
Aceptar

As, esta columna acaba de ser validada para aceptar
nicamente valores enteros entre 1 y 10, haga la
prueba.
4.2 VALIDAR CON CUADROS
COMBINADOS
Cree una lista de datos, por ejemplo los das de la
semana.
Seleccione una columna
Clic en el men Datos >
Validacin ...
En la ficha Configuracin:
Permitir: Seleccione: Lista
Origen: Seleccione las
coordenadas de la lista
Aceptar

As, esta columna acaba de ser validada para aceptar
valores contenidos en un cuadro combinado.

Quitar Validacin
Seleccione la columna que esta validada
Clic en el Men Datos > Validacin ...
Permitir: Seleccione: Cualquier valor
Aceptar
Colocar Mensajes en las Celdas
Colocarse en la celda donde quiere el mensaje
Clic en men Datos > Validacin ... > Mensaje entrante
Titulo: Teclee un ttulo
Mensaje de entrada:
Coloque un mensaje
Aceptar

MODULO IV: VALIDACION DE DATOS Y CONFIGUACION DE EXCEL GESTION DE DATOS CON EXCEL
Quitar Mensajes
Colocarse en la celda que tiene el mensaje
Elija la ficha Mensaje entrante
Pulse el botn Borrar todos
Aceptar
4.3 MENSAJES DE ERROR

Colocarse en la celda donde desea el mensaje
Elija la ficha Mensaje de error
Estilo: Elija un estilo
Ttulo: Coloque un ttulo
Mensaje de error: Coloque un mensaje
Aceptar
Nota: Para poder ver el mensaje de error valide la
celda para un determinado valor, y coloque uno distinto.
Mensaje de error de LIMITE:
Slo permite al usuario avanzar si introduce un dato
vlido. Si no la hace el mensaje aparece y tiene la
opcin de REINTENTAR o CANCELAR

Mensaje de error de ADVERTENCIA:
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dato escrito; NO para intentar de nuevo CANCELAR
para eliminar la accin.

Mensaje de error de INFORMACION:
Si el usuario pulsa el botn Aceptar acepta el dato
escrito. Si lo hace en Cancelar podr corregir el dato.

Quitar Mensajes de Error
Colocarse en la celda que contiene el mensaje
Elija la ficha Mensaje de error
Pulse el botn Borrar todos Borre el Ttulo y el
Mensaje de error.
Aceptar
4.4 FORMATOS PERSONALIZADOS
Clic en el Men Formato > Celdas ...
Elija la Ficha: Nmero
Categora: Elija Personalizada
Tipo: Elimine todo lo que contenga esta celda y
teclear el nuevo formato
Aceptar
Ejemplo 1
[>=1000][AZUL] $ #,###.00;[<1000][ROJO]
Este formato hace lo siguiente:
Formatea en azul, con $, separador de miles y 2
decimales a todas las cantidades >= 1000 y en Rojo a
todas las cantidades < 1000
Ejemplo 2 (Este formato sirve para ocultar celdas)
Clic en el Men Formato > Celdas ...
Elija la Ficha: Nmero
Categora: Elija Personalizada
Tipo: Elimine todo lo que contenga esta celda y
teclee el nuevo formato ( ;;; )
Aceptar
4.5 PERSONALIZACIN DE EXCEL
Nmero de Hojas en Libros Nuevos
Clic en el men Herramientas > Opciones ...
Elija la ficha General
Nmero de hojas en nuevo libro: Teclear
nmero de hojas
Aceptar
Ubicacin de Archivos
Elija la ficha General
Ubicacin predeterminada del archivo:
Teclear la ruta de acceso
Aceptar

Nmero de Decimales

Ficha Modificar. Active la opcin Nmero fijo de
decimales
Posiciones decimales: Teclear # de decimales
Aceptar

Ver Frmulas en la Hoja

Elija la ficha Ver. Seleccione la casilla Frmulas
Aceptar
VER VALORES CERO EN LA HOJA
Clic en el men Herramientas> Opciones ...
Elija la ficha Ver y Seleccione la casilla Valores
Cero
Aceptar

EXCEL 2003 BSI CO COMENTARI OS FI NALES

C Co om me en nt ta ar ri io os s

Deseamos que el presente material de apoyo le haya facilitado el aprendizaje de los temas que componen cada
mdulo de este evento y que le sea til para futuras consultas.
Le felicitamos por haber concluido este curso de capacitacin, contine practicando; recuerde que su habilidad
depender del manejo cotidiano de esta paquetera.
Le invitamos a tomar el curso de Excel 2003 Intermedio, en el cual conocer el uso de las Tablas Dinmicas,
Escenarios, Esquemas, Funciones de Bases de Datos, Solver, Buscar Objetivos, etc., dichas herramientas le
ayudarn a realizar mejor sus funciones laborales y personales, con Excel 2003 Avanzado, aprenders a crear y
aplicar las macros de Excel, con esta herramienta podrs automatizar todos tus procesos de una manera eficaz,
atrvete a entrar al mundo maravilloso de la aplicacin de las matemticas en una hoja de clculo.

La perseverancia nos lleva al XITO
C a p a c t a t e !

BI BLI OGRAFI A EXCEL 2003 BSI CO
Bibliografa:

La BIBLIA de Microsoft Office 2003
Ed Bott
Woody Leonhard
Editorial Anaya Multimedia
Pas Espaa
1084 Pginas
2005

Edicin Especial Microsoft Office XP
ED BOTT y WOODY LEONHARD
Editorial Prentice Hall
Pas Espaa
1344 Pginas
2004

Microsoft Excel 2003 Paso a Paso
C. Nossiter Joshua
Editorial Prentice Hall
Pas Mxico
426 Pginas
2004

Excel 2003 Super Book
McFedries Paul
Editorial SAMS Publishing
Pas EEUU
1772 Pginas
2004

Obra literaria propiedad del:
Centro Nacional de Capacitacin y Calidad IMSS-SNTSS
Elaborado por:
Eliseo Robles Hernndez

Gestion de Datos en Excel

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