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ECOLE DES SCIENCES DE LINFORMATION

Anne universitaire : 2011/2012 N






Etude archivistique et mise en place dune application
GED : Cas du Dpartement des Amnagements de lOffice
Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb


Projet de fin dtudes
Cycle des informatistes


Ralis par :

CHKIRI Zhor EL KARCHOULI Ghizlane



Encadr par :
Dr.FAYAD El Mustapha

Co-Encadr par :
Mme. RHANOUI Meryam

Tuteur :
Mr. EL YAAGOUBI Redouane







II



Fiche bibliographique


CHKIRI, Zhor

Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas de lOffice
Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, dpartement des
amnagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :
2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.

Projet de fin dtudes : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.
Bibliogr.
Annexes

T.
ELKARCHOULI, Ghizlane




ELKARCHOULI, Ghizlane

Etude archivistique et mise en place dune application GED : Cas de lOffice
Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb, dpartement des
amnagements/ CHKIRI Zhor, ELKARCHOULI Ghizlane.-[S.L] : [S.N] :
2012.- 70p. : Tab. ; 30 cm.

Projet de fin dtudes : sc.inf. : Rabat, ESI, 2012.
Bibliogr.
Annexes

T.
CHKIRI, Zhor



III

Ddicaces
Je ddie ce modeste travail :

A ALLAH le Tout Puissant, le Clment le Trs Misricordieux
qui a guid mes pas depuis l'aube de ma vie, lou soit ALLAH.

A ma trs chre maman GHAMMAM Souad, raison de mon existence. Pour tes
sacrifices, ton soutien, ta gnrosit et ta tendresse. Tu tais toujours l prs de moi
pour me soutenir, mencourager et me guider avec tes prcieux conseils. Aucun mot
ne saurait exprimer ma grande reconnaissance, ma gratitude et mon profond amour.
QuALLAH te garde et te procure une bonne sant et une longue vie. Je taime Omi.

A mon cher pre ElHaj EL KARCHOULI Ahmed, source de sacrifice. Pour ta
tendresse, ton soutien, tes conseils et tes encouragements. Veuillez trouver dans ce
travail lexpression et le tmoignage de mon attachement, ma reconnaissance et mon
respect. QuALLAH taccorde la sant et la longue vie. Je taime Abi.

A ma chre deuxime mre EL YACOUBI Fatima, source de tendresse. Pour tes
prires, ton soutien et ta gnrosit. Aucun mot ne saurait exprimer mon immense
attachement que je te tmoigne, ma reconnaissance et mon profond amour envers toi.
QuALLAH te procure la sant et la longue vie. Je taime Omi Fatima.

A ma chre sur et amie EL KARCHOULI Ikram. QuALLAH soit tes cts et
te procure la russite et le bonheur. Je taime ma petite.

A mon cher frre EL KARCHOULI Hamza. QuALLAH te garde, je te souhaite
tout le bonheur que tu mrites. Je taime mon cher.

A mes grands-parents : GHAMMAM Allal, RACHADI Fatima, BOUSSAJRA
Fatima et la mmoire de mon grand-pre EL KARCHOULI MHamed.

A ma tante GHAMMAM Aicha et sa petite famille, pour leur soutien et leur
gnrosit durant ses quatre annes. Merci normment.

A la famille EL KARCHOULI, GHAMMAM, EL YACOUBI. Que je ne pourrais
nommer de peur doublier quelquun. Veuillez trouver dans ce travail lexpression de
mon attachement et mes affections les plus sincres.

A ma sur dme, mon amie et mon binme CHKIRI Zhor, Merci amie et veuillez
trouver dans ce projet lexpression de mon profond attachement.

A mes deux surs dme : TAIYMI Afafe et MATAICH Fatima Zahra.

A toutes mes amies surtout le groupe Best friend for ever . Je vous aime toutes.

A toute promotion ESI Promo 2008-2012 .

Ghizlane

IV



Ddicaces


A mon trs cher pre Ahmed, le premier et le dernier homme de ma vie, source
damour, daffection, de gnrosit et de sacrifices. Tu tais toujours l prs de moi
pour me soutenir, mencourager et me guider avec tes prcieux conseils. Que ce
travail soit le tmoignage des sacrifices que vous navez cess de dployer pour mon
ducation et mon instruction. Aucune ddicace ne saurait exprimer lamour et
ladmiration que je porte au grand homme que vous tes. Puisse Dieu le tout puissant,
vous prserver et vous accorder sant, longue vie et bonheur.

A ma trs chre mre Fatima, source de ma vie, damour et de tendresse qui na pas
cess de mencourager et de prier pour moi. Vous mavez toujours aid par vos
conseils et vos sacrifices. Puisse Dieu le tout puissant taccorder meilleure sant et
longue vie.
A mes surs Zineb et Meryem pour leur patience, soutien et leurs sentiments damour
aux moments les plus difficiles. Je vous souhaite plein de succs, de joie et de
bonheur. Que dieu vous garde et illumine vos chemins.
A mon frre Jamal, que Dieu te garde, je te souhaite tout le bonheur que tu mrites.

A ma tante Chrifa, merci pour tous les sacrifices et les efforts que vous a avez fait
pour nous.
A ma tante Nadia et ses filles Ibtissam, Meryam, et Sanae merci pour votre accueil,
votre soutien et votre aide durant toute la priode de mon stage.
A ma grande mre Rahma, mon oncle Mohammed et ma tante Aicha pour leur
soutien, amour et gnrosit.
A mes cousins et cousines
A ma chre amie et sur Ghizlane EL KARCHOULI, merci pour ta patience, ta
tolrance, et pour les bons moments quon a partag, afin de donner naissance ce
projet.
A mes meilleures amies, le groupe Best friends for ever . Merci pour les trs bons
moments quon avait partag ensemble. Je vous aime toutes.

Je ddie ce travail.
Zhor







V


Remerciements


En prambule ce travail, nous souhaitons adresser nos remerciements les plus
sincres aux personnes qui nous ont apport leur aide et leur soutien et qui ont contribu
llaboration de ce projet de fin dtudes.
Nos premiers remerciements ALLAH le Tout Puissant.
Nous tenons remercier notre professeur et encadrant Dr.FAYAD El Mustapha qui sest
montr lcoute et disponible, ainsi pour linspiration, laide et les conseils fructueux quil
nous a prodigues tout au long de la ralisation de ce travail.
Nous adressons nos remerciements aussi notre professeur et encadrante Mme. RHANOUI
Meryam pour qui nous a accueillies avec toute simplicit, bont et gentillesse. Vous serez
pour nous lexemple de droiture et de srieux.
Nous remercions galement Mr. EL YAAGOUBI Redouane, qui nous accompagn en la
qualit du tuteur tout au long de la priode du stage, par ses services, expriences et
orientations, et sans qui, cette priode de stage naurait pu tre aussi enrichissante.
Nous remercions aussi tout le personnel de lOffice Rgional de Mise en Valeur agricole du
Gharb, surtout le personnel du dpartement des amnagements pour leur disponibilit et leur
collaboration durant toute la priode de stage.
Nous saisissons cette occasion pour exprimer notre profonde gratitude en vous tmoignant
notre reconnaissance et notre respect.

Zhor & Ghizlane






VI


Rsum


Le dpartement des amnagements de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole
du Gharb a pour mission la gnralisation de lirrigation et lamnagement des zones Bour et
les Souks, pour ce faire le DAM ncessite des tudes damnagement, des plans, des cartes et
des calques qui ne cessent de saccrotre.

Notre travail a pour objectif de concevoir une politique darchivage et de mettre en place une
application de gestion lectronique des documents reposant sur un logiciel Open Source,
permettant la gestion de lensemble des tudes raliss par le DAM.

Pour y parvenir, trois objectifs ont t fixs :

Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation et
dexploitation des tudes du dpartement damnagement(DAM) de lORMVAG.
Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes
ralises par loffice, et des diffrents plans et calques y affrents.
Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en
place une application GED qui facilitera davantage lexploitation du patrimoine
archivistique de lORMVAG, notamment les tudes.
Les mthodes de recherche utilises afin de rpondre aux objectifs ci-dessus sont linterview
informelle auprs au personnel du DAM et lobservation directe.

La combinaison entre les mthodes nous a permis de collecter des informations qui ont servi
atteindre les deux premiers objectifs du travail. Les rsultats et les recommandations issues
de la revue de la littrature ont contribu aboutir au troisime objectif.

De ce fait, ltude propose des lments dune politique de gestion rationnelle de
linformation pouvant perfectionner lorganisation du travail et assurer ainsi une bonne prise
de dcision.










VII


Liste des abrviations

Abrviation Dveloppement
ORMVAG Office Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb
DAM Dpartement des Amnagements
SAM Service des amnagements
TTI Troisime tranche dirrigation
PTI Premire tranche dirrigation
STI Seconde tranche dirrigation
GED Gestion lectronique des documents
GEIDE Gestion lectronique d'informations et de documents de
l'entreprise
ISO Organisation internationale de normalisation
UNESCO Organisation des nations unies pour lducation, la
science et la culture
GED Cold GED Computer Output LaserDisc
Microfiches COM Microfiches Computer Output Microfilm
OCR Reconnaissance Optique des Caractres
ANCFCC Agence Nationale de la Conservation Foncire, de
cadastre et cartographie
APS Avant-projet Sommaire
DSA Diagnostic de la situation actuelle
APD Avant-projet dtaill
PO Projet dexcution
PC Plan de classement
CC Calendrier de conservation
SAE Systme darchivage lectronique
ECM Entreprise content management
AOP Programmation Oriente Aspects












VIII

Liste des tableaux

N de tableau Description Page
1 Mesure de temprature et de lhumidit des
archives
40
2 Inventaire physique des calques 43
3 Inventaire physique des tudes 44
4 Etude comparative des outils GED Open source 50
5 Rles attribus dans lespace Alfresco 61
Liste des figures

N de figure Description Page
1 Dfinition du document 22
2 Dfinition du document lectronique 23
3 Dcomposition dun systme GED 28
Liste des captures

N de capture Description
1 Etapes 1, 2, 3et 4 de linstallation
2 Etapes 5, 6, 7et 8 de linstallation
3 Etapes 9, 10, 11et 12 de linstallation
4 Lemplacement du fichier de commande Startup
5 Page daccueil dAlfresco
6 Tableau de bord dans lespace Alfresco
7 & 8 Cration dun site dans Alfresco
9 Accder lespace documentaire dun site
10 Cration dun nouveau dossier dans lespace documentaire
11 Ajouter un fichier un dossier
12 Cration dun nouvel utilisateur
13 Rejoindre un site dans Alfresco
14 Attribuer un rle un utilisateur










IX

Liste des annexes

N dannexe Description
1 Organigramme de lORMVAG
2 Primtre dtude de dpartement des amnagements
3 Exemple de bordereau de versement
4 Exemple de formulaire dinventaire des tudes
5 Exemple de formulaire dinventaire des calques
6 Exemple de bordereau dlimination
7 Exemple de calendrier de conservation
8 Exemple de fiche de prt
9 Exemple de fiche fantme






















X

Table des matires
Fiche bibliographique ................................................................................................................ II
Ddicaces ..................................................................................................................... III
Remerciements ......................................................................................................................... V
Rsum .................................................................................................................................... VI
Liste des abrviations ............................................................................................................. VII
Liste des tableaux ................................................................................................................. VIII
Liste des figures ................................................................................................................... VIII
Liste des captures ................................................................................................................. VIII
Liste des annexes ..................................................................................................................... IX
Table des matires .................................................................................................................... X
Introduction ......................................................................................................................... - 12 -
Enonc de la problmatique ................................................................................................ - 13 -
Premire partie : Contexte dtude, mthodologie de recherche et concept de ltude ..... - 14 -
Chapitre 1 : Prsentation du contexte de ltude ............................................................ - 14 -
I. Prsentation de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole Gharb (ORMVAG)
- 14 -
II. Prsentation du dpartement damnagement .................................................. - 18 -
Chapitre 2 : Revue de la littrature ................................................................................. - 21 -
I. Concepts de base ............................................................................................... - 21 -
II. Gestion lectronique des documents (GED) ..................................................... - 23 -
Chapitre 3 : Mthodologie de recherche ......................................................................... - 31 -
I. Objectifs de la recherche ................................................................................... - 31 -
II. Questions de recherche ..................................................................................... - 31 -
III. Population cible ............................................................................................. - 32 -
IV. Mthodes et instruments de recherche .......................................................... - 33 -
V. Envergure de la recherche ................................................................................. - 33 -
VI. Dfinitions oprationnelles ........................................................................... - 33 -
VII. La valeur de ltude ....................................................................................... - 35 -
VIII. Contraintes et limites de la recherche ........................................................ - 36 -
Chapitre 4 : Etude de lexistant ...................................................................................... - 37 -
I. Les structures organisationnelles ...................................................................... - 37 -
II. Identification des archives ................................................................................ - 37 -
III. Gestion et lorganisation des archives ........................................................... - 38 -
IV. Identification des problmes lis la gestion des archives ........................... - 39 -
V. Analyse des besoins .......................................................................................... - 40 -
VI. Proposition et suggestion de solutions .......................................................... - 40 -

XI

Deuxime Partie: Mise en place dune politique darchivage ............................................. - 42 -
Chapitre 1 : Elaboration dun systme darchivage des documents physiques .............. - 42 -
I. Versement des documents ................................................................................ - 42 -
II. Linventaire physique ....................................................................................... - 43 -
III. Tri et limination ........................................................................................... - 44 -
IV. Plan de classement ........................................................................................ - 45 -
V. Calendrier de conservation ............................................................................... - 46 -
VI. Communication des documents .................................................................... - 48 -
Chapitre 2 : Conception dun systme de gestion lectronique des documents ............. - 49 -
I. Grille dvaluation des solutions GED ............................................................. - 49 -
II. Prsentation du logiciel Alfresco ...................................................................... - 53 -
III. Installation et configuration de la solution .................................................... - 55 -
Conclusion ........................................................................................................................... - 62 -
Bibliographie & webographie ............................................................................................. - 63 -
ANNEXES .......................................................................................................................... - 65 -






- 12 -

Introduction


Lagriculture tait toujours un secteur stratgique pour le dveloppement socio-
conomique du Maroc. Ce secteur connait de nombreux programmes de dveloppement
agricole et de rformes structurelles afin de contribuer dans la croissance conomique du
pays et dassurer sa scurit alimentaire. En effet, loffice rgional de mise en valeur
agricole a pour mission dencadrer et dorganiser professionnellement les agriculteurs, grer
et maintenir les quipements hydro-agricoles, amnager des terres agricoles et aider au
dveloppement rural.
Linformation est une ressource indispensable la performance et au dveloppement des
organisations quelles que soient leurs tailles, leurs missions, et leurs sphres dactivit.

Ainsi, la bonne gestion dun tel secteur ncessite une bonne prise de dcision, pour atteindre
les objectifs prdfinis et accomplir les missions de lorganisme. Toutefois la prise dune
bonne dcision repose sur la disponibilit des informations fiables dans le moment opportun.
Par ailleurs, labsence dun systme adquat de gestion des informations, constitue une
entrave devant lexistence et le bon fonctionnement des entreprises, ce qui implique une
connaissance des nouvelles technologies et spcialement une maitrise des outils et techniques
de traitement documentaire.

De nos jours, on constate une croissance exponentielle de la masse des archives et des
informations et une diversit qualitative des supports qui ont considrablement modifi les
donnes de larchivage dans les administrations et les entreprises. Do la ncessit dun
systme darchivage qui permet une bonne maitrise des documents et une utilisation
optimale pour une prise de dcision performante. Un systme de gestion informatise des
archives a pour but dapporter plus de clart et de transparence dans lexercice de la
profession archivistique, la diminution du temps dattente et donc lamlioration de la qualit
du service. Il est noter que linformatisation ne concerne pas seulement les documents
darchives mais aussi les instruments de recherche notamment les plans de classement et les
index.

Pour ce faire, la mise en place dune politique darchivage soutenue par une application
GED est une solution efficiente qui peut aider grer tous les besoins concernant les
documents, leur gestion et leur utilisation.

En effet notre travail sest tal sur deux parties, la premire comprend le contexte de
ltude, la mthodologie de recherche, la revue de littrature ainsi que ltude de lexistant. Et
la deuxime prsente la stratgie suivie pour la mise en place de la politique darchivage afin
de rsoudre les problmes lis la gestion des archives du DAM.









- 13 -

Enonc de la problmatique


Linformation et la prise de dcision sont en troite relation dans la mesure o les
dcideurs ou bien les acteurs de toute organisation ne peuvent jamais accomplir une activit
sans que linformation soit pntrable et la porte au bon moment. Cependant, les archives
du Dpartement des Amnagements de lORMVAG notamment les tudes et les calques ne
font lobjet daucune activit de gestion et de traitement, ceux-ci sont stockes dans un local
qui ne dispose pas des conditions adquates de conservation dun fonds darchives qui
saccroit de plus en plus. Ainsi les usagers perdent leur temps et nergie en passant des
heures et parfois des jours dans la recherche dun dossier. Donc, on constate labsence totale
dune politique darchivage qui se concrtise dans labsence :

Dune procdure de traitement, de gestion et de circulation des documents.
Des instruments de recherche de reprage et de consultation de ces documents.
Des conditions favorables de conservation et de prservation des tudes et des
calques.
Des normes et rgles de conservation, de traitement, et de communication.
Devant cette situation, il est primordial dimplanter un systme darchivage qui va assurer
une gestion rationnelle des documents au sein du DAM pour pallier ces entraves en vue
daccrotre sa productivit et son rendement en rduisant de faon tangible le temps de
recherche, de reprage, daccs, et de partage de linformation.














- 14 -

Premire partie : Contexte dtude, mthodologie de
recherche et concept de ltude

Chapitre 1 : Prsentation du contexte de ltude

Pour tre en mesure de mener un projet quel que soit sa taille et sa nature, il importe
dacqurir une excellente connaissance de lenvironnement interne et externe de lorganisme,
ainsi tous les partenaires censs produire ou utiliser les documents dans le cadre de leurs
fonctions.
Cest pour cette raison quon commence notre projet par une analyse en profondeur du
Ministre dAgriculture et de la Pche Maritime, lOffice Rgionale de Mise en Valeur
Agricole du Gharb et le dpartement des amnagements lobjet de notre tude.

I. Prsentation de lOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole
Gharb (ORMVAG)

LORMVAG est un tablissement public dot de de personnalit civile et de
lautonomie financire. Sa cration est rgie par le Dcret royal n 830-66 du 07 Rajab 1386
(22 octobre 1966) et plac sous tutelle technique du Ministre de lagriculture et des pches
maritimes et sous tutelle financire du Ministre des finances.
1. Politique et missions
LORMAVG est habilit promouvoir ou de poursuivre dans sa zone daction les
amnagements hydro-agricoles et de mise en valeur. Il entreprend dune manire gnrale les
actions qui visent amliorer la productivit agricole et le dveloppement du monde rural. Il
est charg de favoriser la mise en valeur des exploitations agricoles. Il ralise les oprations
dcides par le Gouvernement en matire foncire et de mise en valeur, en particulier sur le
patrimoine de lEtat et des collectivits.

Dune manire gnrale, loffice a la responsabilit de lensemble des actions de mise en
valeur dont principalement lquipement hydro-agricole, lamnagement des terres,
lencadrement des agriculteurs, la vulgarisation des techniques modernes de production, la
promotion des productions vgtales et animales et des actions de dveloppement socio-
conomique. Loffice soccupe galement de la gestion de lexploitation et de la maintenance
des ouvrages hydrauliques et des rseaux dirrigation.

2. Axes dintervention

Les interventions de loffice sont axes principalement sur :
Lamnagement foncier;
Lamlioration des structures foncires;
La mise en uvre des projets de mise en valeur en zones Bour;

- 15 -

La lutte contre lanalphabtisme;
Le dveloppement de projets gnrateurs de revenus au profit de la femme rurale;
La promotion des entreprises de prestation de services agricoles et encouragement
des investissements dans le primtre.


3. Organisation et structure de lORMVAG

LOffice Rgional de Mise en Valeur Agricole du Gharb comprend, outre la
Direction, le Service de lAudit Interne et de Contrle de Gestion et le Service des Moyens
Gnraux, Cinq Dpartements au niveau du sige et des Arrondissements au niveau local.
LAdministration centrale est compose des structures suivantes:
Au sige de loffice, outre le Secrtariat et le Bureau dOrdre ;

3.1.Service de lAudit Interne et du Contrle de Gestion

Ce service est plac sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en
Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur, il est charg de :

Examiner et valuer le systme de contrle interne en vue damliorer le
fonctionnement global de lOffice en troite collaboration avec lensemble des
responsables ;
Dtecter les forces et les faiblesses apparentes de lorganisation, et tablir le
programme de vrification portant sur les faiblesses constates ;
Etablir le rapport daudit sur les insuffisances constates et les recommandations
damlioration et suivre la mise en place de ces recommandations, et mettre jour, en
liaison avec les diffrents responsable, le manuel de procdure ;
Participer et coordonner les oprations dinventaire du patrimoine en liaison avec les
responsables des diffrentes fonctions ;
Etablir priodiquement les indicateurs de gestion et les tableaux de bord destins la
Direction et la tutelle ;
Etablir priodiquement les rapports de contrle de gestion avec recommandation
dactions ;
Analyser les rsultats et les performances des diffrents dpartements ;
Etablir les rapports dactivits de lOffice destins au Conseil dAdministration de
lOffice.

3.2.Service des Moyens Gnraux
Ce service est charg sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en
Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur de :
Satisfaire les besoins des diffrentes fonctions en moyens de fonctionnement dans les
conditions optimales de prix, de qualit et de dlais ;
Connatre en permanence et suivre lvaluation de ltat des stocks des diffrentes
matires, pices de rechange, fournitures et matires consommables, et dclencher le
processus de commande en fonction de ltat des stocks ;

- 16 -

Contrler les oprations immobilires institues par les textes en vigueur, instruire les
dossiers dexpropriation, grer les affaires administratives de lOffice et, tenir jour
linventaire du patrimoine de lOffice ;
Grer les moyens gnraux de lOffice : la documentation, le reprographie des
documents, latelier de reproduction, et le standard tlphonique ;
Assurer lentretien des btiments administratifs, des logements, des vhicules, des
matriels et mobilier de bureau.
3.3.Dpartement des Ressources Humaines

Ce service est charg sous lautorit du directeur de lOffice Rgional de Mise en
Valeur Agricole du Gharb et en conformit avec les textes en vigueur concernant la gestion
du personnel de :

Concevoir et coordonner la mise en uvre de la politique de gestion des ressources
humaines de lOffice sous tous ses aspects (politiques salariale, formation,
recrutement, licenciements ) ;
Suivre et valuer le personnel en liaison avec lensemble des services, prparer et
grer les plans de formation annuels et les plans de carrire ;
Veiller lutilisation optimale du personnel dans les diffrents services et de proposer
toutes les mesures favorisant leurs conditions de travail.

3.4.Dpartement de la Planification et des Finances

Ce service est charg de lamlioration de linformation comptable et financire. A ce
titre il est charg de :

Planifier les actions qui dcoulent des missions globales assignes lOffice dans le
cadre du plan de dveloppement et en assurer leurs budgtisation ;
Suivre et valuer les actions dveloppes par les diffrents dpartements ;
Appliquer la politique financire et comptable et assurer la gestion financire de
lOffice ;
Coordonner et assurer les travaux darrts comptables et de consolidation des tats
financiers ;
Concevoir et assurer le fonctionnement du systme dinformations comptables et
financires ;
Assurer lharmonisation et la mise en uvre du systme informatique.

3.5.Dpartement des Amnagements

Le dpartement damnagement est un dpartement oprationnel qui prvoit : La
gnralisation de lirrigation, lamnagement des zones Bour, lquipement communal
concernant ladduction deau potable ; rseaux de pistes et dlectrification ; ainsi que
lamnagement des souks, de plus lorganisation de lhabitat dans la zone daction concerne.
Ce travail ncessite un certain nombre de documents de diffrents types et natures savoir :
Des plans (plan des zones daction) ;
Des cartes, des calques ;
Des rapports dtude de terrain.

- 17 -


3.6.Dpartement de la Gestion des Rseaux dIrrigation et de Drainage

Ce service est charg dassurer le service de leau dans les meilleures conditions
techniques et conomiques au bnfice des usagers, conformment aux objectifs initiaux du
projet damnagement, et la prennit du patrimoine hydro-agricole. A ce titre il est charg
de :

Grer les ressources en eau alloues aux primtres dirrigation et assurer le service
de leau aux usagers en fonction des disponibilits ;
Veiller sur la maintenance des ouvrages des quipements des rseaux et leur
utilisation optimale.
3.7.Dpartement du Dveloppement Agricole

Ce service a comme objectifs, dans la zone de lOffice de :

Transfrer le savoir-faire de lOffice en matire de Dveloppement Agricole aux
exploitants agricoles ;
Appliquer les orientations de politique gnrale du Ministre de lAgriculture et de la
Rforme Agraire ;
Dvelopper la mise en valeur des exploitations agricoles en aidant amliorer leur
gestion technique et leur rentabilit ;
Dvelopper la production animale et assurer la protection sanitaire du cheptel ;
Dvelopper laccs des exploitants agricoles aux techniques modernes de culture,
dlevage et de gestion, aux encouragements et subventions procurs par lEtat ;
Assurer le suivi-valuation des volutions essentielles des exploitations agricoles ;
Assurer le suivi continu des conditions de commercialisation des productions
animales et vgtales, notamment des prix des produits agricoles, pratiqus au niveau
des diffrents marchs et les communiquer aux exploitations agricoles ;
Dvelopper des conventions avec lenseignement et la recherche agricole portant sur
le dveloppement de la recherche agricole applique, des techniques de productions,
et lorganisation des stages mutuels ;
Dvelopper la communication et la diffusion de linformation agricole par radio au
profit des exploitations agricoles.

3.8.Arrondissements et les Centres de Dveloppement Agricole

Ils sont en nombre de Cinq Arrondissements ils grent lexcution des programmes
assigns par le dpartement et le budget de fonctionnement correspondant. Les spcialistes
matires, constituant les quipes pluridisciplinaires, encadrent et forment les conseillers
agricoles, ils assurent des visites frquentes des exploitations agricoles et prennent le relais
des conseillers dans les cas des exploitations bon niveau de technicit. De mme quils sont
tenus dassurer les contacts requis avec les tablissements de lenseignement et de la
recherche agricoles, dans le cadre de conventions tablies par le dpartement en vue de
sinformer de lvolution des techniques et de la technologie agricoles. Ces contacts
revtiront plusieurs formes notamment des stages et des visites mutuelles au profit des
agriculteurs. Il sagit des arrondissements de :

- 18 -


SIDI KACEM
SIDI ALLAL TAZI
SOUK EL ARBAA
KSIRI
SIDI SLIMANE

3.9.Arrondissements et les Centres de la Gestion des Rseaux dIrrigation et
de drainage

Ils sont en nombre de Quatre Arrondissements ils entreprennent des actions visant
lamlioration des conditions dutilisation de leau et le cot de sa mise disposition. Ils
veillent la protection de la qualit des eaux et de lenvironnement en gnral. Il sagit des
arrondissements de :

BEHT
MECHRAA BEL KSIRI
SOUK EL ARBAA
SIDI ALLAL TAZI

II. Prsentation du dpartement damnagement
1. Missions et attributions

Le dpartement des amnagements est charg de la mise en uvre des programmes
dquipement hydro-agricole, de viabilisation du milieu rural en zone Bour notamment, et de
lamlioration foncire en vue de lever un certain nombre de contraintes physiques au
dveloppement de lagriculture. A ce titre il est charg de :

Entreprendre et superviser les tudes de base et de dtail des projets damnagement
dans la zone daction de lOffice ;
Raliser les travaux dquipement hydro-agricole, damliorations foncires et
dinfrastructure rurale selon les rgles de lart. et conformment au programme
retenu ;
Entreprendre et superviser les travaux de rhabilitation des ouvrages et des
quipements ;
Assurer le rle de conseil et dassistance aux agriculteurs et aux collectivits locales.

2. Organisation et services

Le dpartement se compose outre du secrtariat, dun bureau administratif et des
marchs, de deux services et dun arrondissement damnagement des secteurs rcemment
quips Est1 et Est4. Les attributions de chaque entit peuvent tre rsumes comme suit :
2.1.Bureau administratif et des marchs (BAM)

Ce bureau est Charg de :

- 19 -


Des tches administratives lies lexercice de la fonction ;
Du suivi des procdures de llaboration des marchs, de leur lancement et de leur
jugement ;
Du suivi des procdures de llaboration des marchs, de leur approbation et de leur
excution (ordres de service, cautions, dcomptes, situation etc.)
De larchivage de tous les documents se rapportant chaque march.

2.2.Service Ingnierie (SIG)

Ce service est charg de :
De planifier, programmer et superviser les tudes damnagements hydro-agricoles
conformment aux orientations de la politique damnagement arrte par le
Ministre de lAgriculture ;
Dinstruire les dossiers de qualification des entreprises intervenant dans le secteur de
lamnagement hydro-agricole.
Pour laccomplissement de ces missions outre le secrtariat, le service comprend 3 bureaux :
Bureau des Etudes ;
Bureau des Travaux ;
Bureau de Topographie.
Le chef du bureau des travaux fait partie de la commission permanente charge de lexamen
des dossiers dirrigation localise.

2.3.Service des Amnagements (SAM)

Ce service est charg de :
De conduire toutes les oprations de remembrement et les projets de mise en valeur
en Bour ;
Dexaminer les demandes de construction en milieu rural et les documents et projets
durbanisme et ce pour les localits entrant dans la zone daction de lORMVAG. Son
rle consiste veiller sur la protection et la sauvegarde du potentiel agricole contre
des usages non agricoles et ce conformment la rglementation en vigueur. Dans ce
cadre, loffice est reprsent par deux techniciens au niveau du guichet unique
instaur au niveau de lAgence Urbaine Kenitra/Sidi Kacem ;
Dtablir les dossiers techniques dexpropriation pour cause dutilit publique et
doccupation temporaire ;
Dlaborer les tats dindemnisation inscrits dans le cadre des interdictions de mise en
cultures des secteurs amnager ;
Dinstruire les demandes de plans de constructions dlevage.
3. Primtre des tudes

Les tudes ralises par le DAM porte sur un primtre divis en quatre tranches :

- 20 -

Premire tranche dirrigation ;
Deuxime tranche dirrigation ;
Beht ;
Troisime tranche dirrigation ;
Dans le but de faciliter les tudes et mieux cerner le primtre, chacune de ces tranches se
compose de parties appeles zones et ces zones sont devises en secteurs. Pour chaque
secteur, le DAM mne un ensemble dtudes, ces tudes peuvent porter sur une ou plusieurs
de composantes damnagement, savoir :
Station de pompage (lectromcanique/ gnie civil) ;
Adduction ;
Canal principal ;
Rseau dirrigation ;
Rseau dassainissement ;
Drainage ;
Nivellement ;
Pistes agricoles.
Ainsi ces tudes sont ralises sur des tapes ou phases appeles aussi missions, notamment :
Diagnostic de la situation actuelle
Projet de mise en valeur agricole
Avant-projet sommaire
Avant-projet dtaill
Projet dexcution
Dossier de consultation des entreprises
Equipement hydro-agricole
Tous les renseignements recueillis facilitent le processus dvaluation des besoins en matire
de gestion des documents de lORMVAG en gnral, des tudes et des calques du DAM en
particulier, ainsi que lidentification des solutions appropries.

















- 21 -

Chapitre 2 : Revue de la littrature

Dans le prsent projet, on est appel bien dterminer les concepts sur lesquels on va
travailler travers des dfinitions prcises et concises. Une attention particulire devrait tre
accorde aux concepts relatifs larchivistique en prenant en compte les notions de
linformation, du document, darchives, et du document lectronique. Ainsi les termes,
principes, mthodes et techniques lis la gestion lectronique des documents, la
conception et la mise en place dune application GED au sein dun organisme.

I. Concepts de base
1. Notion de linformation

Linformation est un lment de base, on doit le dfinir et tudier ses sources, ses
types et les supports de cette information.
Linformation est une donne, transforme et structure sous une forme conventionnelle et
intelligible pour tre insre dans une dynamique de diffusion et/ou dchange (pour tre
communique).
Linformation seule nest pas un savoir, pour quelle le devienne, il lui faut des structures
conceptuelles qui la supportent et lui donnent du sens. Linformation nest pas neutre, elle
est toujours charge dintentions dtermines tant par la volont consciente de celui qui
lemploi que par sa culture, sa morale, son idologie, les moyens physiques, institutionnels,
les comptences et capacits humaines mises contribution pour la crer, lchanger et la
diffuser (elle est donc influence par la communication).
Linformation nest pas fige. Le temps et le contexte dans lesquels elle est change et
analyse peuvent modifier sa valeur et linterprtation quon en donne, de mme que les
diverses influences voques prcdemment.
2. Notion du document

Selon la dfinition donne par lOrganisation Internationale de Normalisation (ISO),
un document est un ensemble form par un support et une information, gnralement
enregistre de faon permanente et tel qu'il puisse tre lu par l'homme et la machine. Le
document est un objet autonome permettant de diffuser des informations dans le cadre dun
processus identifi sur un support donn.
1

Les documents sont reprsents sous plusieurs reprsentations :
Papier
Electronique : lisible sur un cran. Soit cr initialement sous une forme numrique
ou rsulte dun processus de numrisation partir dun document papier.
Multi mdia : regroupe plusieurs type de mdia tels que : son, image, texte, vido.


1
Diffusion de contenus et de documents sur Internet - Thomas Dechilly Publier sur Internet - ADBS
ditions.

- 22 -


Figure 1: Dfinition du document

3. Notion darchives
3.1.Dfinition des archives

La dfinition des archives se doit dtre assez large pour englober les archives quelle
que soit leur prsentation matrielle, tant au niveau de la forme quau niveau du support.
Ainsi la dfinition admise par la profession et normalise par lUNESCO dfinit les archives
en fonction de lobjet ou de la provenance. Cest ainsi quelles sont dfinies comme
lensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel,
produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme
public ou priv, dans lexercice de leur activit. La conservation de ces documents est
organise dans lintrt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des
droits des personnes physiques ou morales, publiques ou prives, que pour la documentation
historique de la recherche .

3.2.Rle des archives dans lentreprise

Les archives constituent la mmoire de lentreprise, elles reprsentent les activits
ralises dans le cadre dune affaire ou dun ensemble daffaires. Les dfinitions donnes par
la littrature incitent sur la ncessit de la conservation des archives pour la justification des
droits, la recherche scientifique et historique et pour la sauvegarde du patrimoine. La
conservation des archives permet une bonne gestion et organisation de lensemble des
donnes et informations circulant dans ces archives et par consquent une prise de dcision
efficace et efficiente.
Larchiviste amricain Theodore R.Sechellenberg dfinit deux valeurs essentielles des
archives : la valeur primaire et la valeur secondaire, la premire correspond aux valeurs
administratives, lgales et financires autrement dit les raisons pour lesquelles ces archives
existent. La deuxime valeur reflte les valeurs dinformation, du tmoignage et de recherche
cest--dire la finalit des documents darchives.


- 23 -

4. Notion du document lectronique

Le document lectronique est :
Un lieu de composition et dassemblage de fragments documentaires divers
Une plate-forme partir de laquelle peuvent tre drivs de nombreux supports
matriels.
Le document lectronique est un fichier :
Cod en binaire
Non lisible directement (ncessite un PC + logiciel)
Obtenu par numrisation (dmatrialisation), par saisie au clavier (fichier natif) ou bien par
dition de sortie (facturation, reporting, ).

Figure 2: dfinition du document lectronique
II. Gestion lectronique des documents (GED)
La prsente partie a pour but de clarifier les notions et les concepts relatifs la GED,
dapprofondir les connaissances lies un systme GED, sa conception et sa mise en
uvre.
1. Dfinition de la GED

La GED, gestion lectronique des documents, ou GEIDE gestion lectronique
dinformations et de documents existants, est un ensemble doutils et de techniques
permettant la dmatrialisation, le classement, la gestion et le stockage des documents
partir dapplications informatiques dans le cadre normal des activits dune entreprise.
La GED peut tre dfinie comme tant le systme informatique compos de matriels et
logiciels qui permet de traiter, de consulter et de diffuser des documents non matrialiss sur
un support classique .



- 24 -

2. Objectifs de la GED
2

2.1.Objectifs lis au stockage
Rduction du volume de transactions et de lencombrement ;
Accroissement de charge ;
Diminution des risques (vols, incendie, pertes) ;
Diminution des duplications.
2.2.Objectifs lis la gestion
Diminution des dlais de recherche ;
Accs linformation par critres multiples ;
Amlioration de la confidentialit ;
Rduction des cots de consultation et restitution.
2.3. Objectifs lis la diffusion
Diffusion interne ou externe ;
Amlioration de laccs linformation et de sa pertinence ;
Scurit daccs ;
Accs partag ;
Accs distant ;
Dcentralisation du traitement.
2.4.Objectifs de communication et de coopration
Travail collaboratif ;
Communication, structure des changes ;
Procdures dorchestration des changes.
3. Applications GED
Les solutions GED peuvent faire lobjet de diffrentes classifications mais par souci
de simplification, nous navons retenu que cinq grandes catgories reconnues par les
spcialistes, notamment :
GED Bureautique ;
GED documentaire ;
GED image ;
GED COLD ;
GED administrative.
3.1.GED Bureautique

La GED bureautique permet la gestion des documents bureautiques vivants de
lentreprise, sous leur forme dchange et de flux entre les postes de travail producteurs.
Les solutions de GED de cette catgorie doivent prsenter les caractristiques suivantes :
Intgration forte de lenvironnement de productivit, tant en terme darchitecture
technique que fonctionnelle, loutil GED peut tre peru comme llment fdrateur
des changes documentaires au sein du groupe de travail : gestion de la traabilit des

2
Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion lectronique documentaire. Paris : Dunod,
2004.

- 25 -

flux sur un rseau, archivage automatique avec gestion des versions successives dun
document (versioning), filtres dinter-compatibilit des fichiers, scurit ;
Trs grande facilit dutilisation au moment de la production : lindexation doit se
faire en quelques secondes, et au moment de la recherche : critres simples,
consultation par viewer universel ;
Gestion de document vivants : liens dynamiques vers le document natif, versioning ;
Intgration de fonctions de messagerie, annotations, workflow qui permettent denrichir
le document, de le faire vivre au sein dun flux du travail.
3.2.GED documentaire

La GED documentaire gre les documents de rfrence de lentreprise. Lobjectif est
de constituer une mmoire organisationnelle qui prend en compte les acteurs et les contextes.
A cet effet la GED documentaire doit laborer un langage dindexation gnralement au
travers dun thesaurus, qui soit la fois gnrique pour que la smantique soit partage par
tout le monde, et spcifique pour que le moteur de recherche soit prcis et pertinent.
Le processus dindexation des documents tant plus lourd que dans le cas de la GED
bureautique, il est souvent ncessaire dorganiser une fonction de collecte qui ncessite des
comptences de documentaliste, savoir la conception de thesaurus, liste permute de mots-
cls, slection des documents rfrentiels
La recherche et la consultation se font, en revanche, depuis les postes clients et doivent
tre assez simples.
3.3.GED Cold
Sous lappellation GED-Cold (Computer Output LaserDisc) sont regroups les
programmes et les applicatifs conus pour grer des fichiers spools gnrs par des
ordinateurs centraux ou des systmes transactionnels. Il sagit de factures, de bons de
livraison, de fiches de paie, etc.
La GED-Cold complte ou remplace les ditions traditionnelles de microfiches COM
(Computer Output Microfilm) ou les listings.
Une solution de GED-Cold comprend plusieurs modules logiciels permettant lextraction de
donnes de fichiers spools(en connexion directe avec un ordinateur central ou par lecture
dun support de stockage temporaire).
Le logiciel de GED-Cold indexe les donnes du fichier spool selon les critres propres
lapplication. Ces donnes enrichissent une base de donnes sur laquelle lusager pourra
ensuite effectuer des recherches multicritres.
Les applications de GED-Cold sont dun usage beaucoup plus souple que les
microfilms/microfiches COM ou les listings. Elles rendent possibles la consultation slective
dinformation en quelques secondes et le partage des fichiers entre plusieurs utilisateurs.
3.4.GED image
Le terme GED-image regroupe toutes les applications de GED grant des images ou
des documents numriss.

- 26 -

Cette segmentation est purement formelle car un mme logiciel est en gnral capable de
grer la fois des images et des fichiers issus de traitement de textes, de tableurs, etc.
Pour capturer les images, il existe plusieurs mthodes qui dpendent de la nature des
documents et des besoins de lapplication. On peut numriser des documents laide de
scanners, importer des fichiers dj existants (exemple de photo-CD) ou capture des images
partir dune camra vido couple une carte de numrisation place dans le micro-
ordinateur.
3.5.GED administrative
La GED administrative permet de procder au classement de documents
administratifs les plus divers (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires,
devis...) sous forme de fichiers numriss qui pourront tre ventuellement diffuss via le
rseau interne de l'entreprise. Elle est souvent associe une LAD (Lecture Automatique des
Documents).
4. Infrastructure dun systme GED
Linfrastructure dun systme GED comprend les lments suivant :
Un rseau informatique et des moyens de communication : cest un rseau gnral
dentreprise avec des outils de communication internes (accs aux applications
informatiques et mulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne,
etc.) et externes (passerelles fax, tlex, accs des messageries publiques, accs des
banques de donnes externes, etc.);
Des dispositifs matriels et/ou logiciels appels serveurs dont lobjet est doffrir des
services lensemble des usagers internes et externes de lentreprise (services
dimpression, de sauvegarde de donnes, de bureautique, dapplications
informatiques, de bases de donnes, etc.) ;
Des postes client spcialiss en fonction de lutilisateur, ce sont les postes de travail
dont lentreprise est quipe. Cette infrastructure est organise selon des choix et des
rgles darchitecture par exemple une architecture de type client- serveur .
5. Etapes fonctionnelles de la GED
5.1.Lacquisition des documents
Le premier maillon de la chane de GED est lacquisition numrique afin de grer
linformation par ordinateur, elle doit tre disponible sous forme numrique (suite de bits 0
ou 1). Nous nous retrouvons devant trois possibilits dacquisition des documents:
Acquisition directe de linformation en mode numrique : soit une faon plus
simple (saisie directe de texte sur traitement de texte) soit une faon plus
sophistiqus (acquisition graphiques sur table traante);
Conversion en numrique de documents analogiques : il sagit l deffectuer
une conversion en faisant appel diffrentes technologies : scanner, carte de
numrisation et ce selon les supports analogiques concerns.
Collecte et assemblage de documents dj numriques : il sagit dune
information numrique mais souvent parpille sur diffrents postes et
serveurs, et surtout disparate dans son format et dans sa forme. Le travail est
ax sur la conversion de format.

- 27 -

5.2.Enregistrement des documents
Une fois acquis, les documents doivent tre enregistrs en leur attribuant une
rfrence (nom de fichier, numro, cote alphanumrique, dates extrmes) en fonction des
rgles de gestion de l'organisme et en rpondant des utilisations diffrencies du document
(cration de copie rvisable, de copie de diffusion).
5.3.Classement des documents
Lorsqu'un document est enregistr dans le systme de gestion, il doit pouvoir tre
facilement rcupr. Il est donc index selon ses mtadonnes (type de fichier, date d'ajout,
responsable de l'ajout) et son contenu (recherche en texte intgral ou par descripteur).
5.4.Indexation des documents
Lindexation dun document consiste dcrire le document dans le but de permettre
une exploitation rapide et facile sans ncessairement recourir la consultation du document
lui-mme. On distingue :
L'indexation par type en utilisant les mtadonnes (catgorie, auteur, titre, date...) du
document ;
Lindexation par mots-cls : Il s'agit de slectionner et de rpertorier les termes qui
apparaissent le plus souvent et qui se rapportent au document dans une liste de mots
prdfinie appele thesaurus ;
Lindexation en full text (ou texte intgral) consiste lire les documents numriss
dans leurs intgrit par des logiciel dOCR (reconnaissance optique des caractres).
5.5.Stockage et conservation des documents
Le stockage et la conservation sont impratifs pour garantir l'intgrit, la scurit et la
sauvegarde des documents dans un systme GED. Ils doivent tre tudis avec minutie avant
de choisir le type du priphrique du stockage. Le stockage seffectue en fonction des types
des documents, de leur frquence dutilisation, de la dure de conservation et aussi de
limportance stratgique de linformation circule dans ces documents.
5.6.La recherche et la consultation des documents
Lune des finalits essentielles dun systme GED est de rechercher des documents
dans le but dune restitution, dune consultation ou dune modification. La qualit et la
rapidit de la recherche dpendent de la qualit de lindexation et de lacquisition.
La recherche dans un systme GED peut se faire soit par :
Le biais dune requte de recherche ;
Le biais dun navigateur ou technique hypertextuelle ;
Le biais dune navigation en plein texte (en texte intgrale).
La recherche est soumise aux contrles daccs, un systme GED doit offrir une gestion forte
des droits d'accs (lecture, modification, suppression, cration). Ces droits sont alors attribus
des personnes et des groupes de personnes prdfinis en fonction de leurs tches et leurs
postes administratifs.

- 28 -

5.7.La diffusion des documents
Les documents ont souvent vocation tre diffuss, sous forme lectronique ou aprs
impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.
La diffusion des documents recouvre plusieurs technologies, pouvant tre combins selon le
besoin. Elles comprennent laffichage cran, limpression et les diffrentes formes de
communication sur rseau, comme la messagerie ou le Workflow.


















Figure 3 : la dcomposition dun systme GED
3


6. Phases dimplantation dun projet GED
La russite dun projet GED repose essentiellement sur une dmarche
mthodologique suivie, rationnelle et rigoureuse.
Les phases de la mise en place dun systme GED peuvent tre rsumes comme suit :
Ltude de lexistant ;
Critique et analyse de lexistant ;
Ralisation du diagnostic ;
Choix de la solution (loutil) ;
Installation de la solution (le logiciel) ;
Paramtrage du logiciel afin de ladapter aux besoins de lorganisme ;
Tester la solution pour vrifier les fonctionnalits du logiciel et leurs adaptations aux
besoins ;
Formation de lensemble des usagers (utilisateurs et administrateurs) ;

3
Cours de Mme. Daoudi : ECM. 4ACI.

- 29 -

Exploitation et maintenance.
Limplantation dun systme GED exige la constitution de deux comits :
Comit du pilotage : prend les dcisions, pilote et conduit toutes les phases du
projet ;
Comit de suivi : excute le projet, planifie le travail des excutants.
7. Les outils dchange
7.1.Workflow
La GED (gestion lectronique de documents) rationalise les processus de traitement
des documents. Elle est un partenaire du dveloppement de workflows formaliss dans
l'entreprise.
Un workflow (ou flux de travail) dcrit et formalise toutes les tapes d'un processus et les
flux d'informations associs. Un workflow n'est pas ncessairement linaire. Il peut contenir
des embranchements et des boucles accompagnes de conditions.
Par abus de langage, le terme de workflow peut aussi dsigner le logiciel permettant
d'excuter ces flux.

Il est considr comme un enchainement de tches, initi par un vnement dclencheur,
possdant des boucles et des tests conditionnels et visant la production dun produit final.
Le processus est compatible aux structures et aux fonctions de lentreprise.
Les workflows sont applicables de nombreux niveaux dans une entreprise :
Workflow pour l'criture d'un rapport : criture, corrections, validation des
corrections, validation du document, signature, diffusion,
Workflow pour la gestion d'une non-conformit : dclaration de la non-conformit,
validation, correction, validation de la correction,
Workflow pour la GED : cration, stockage, diffusion, archivage, destruction.

7.2.Groupware
Le Groupware est un concept qui dsigne la fois le processus humain et
organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques ncessaires pour
laccomplissement de ce travail.
LAFCET
4
parle de collecticiel quelle dfinit ainsi :
Un ensemble de techniques et de mthodes qui contribuent la ralisation dun objectif
commun plusieurs acteurs, spars ou runis par le temps et lespace, laide de tout
dispositif interactif faisant appel linformatique, aux tlcommunications et aux mthodes
de conduite de groupe.
Le Groupware est donc un concept polymorphe, cest--dire qui vise plusieurs objets, et
utilise plusieurs outils, les principaux tant :
La messagerie,
Lagenda de groupe,

4
AFCET : Association franaise pour la cyberntique conomique et technique

- 30 -

Le partage dinformation,
La confrence lectronique.
Les outils du Groupware apportent au travail en groupe une somme de bnfices :
Le travail asynchrone ;
Le travail distance ;
La rutilisation des donnes changes ;
La communication de n personnes n personnes.
Ces bnfices qui les dmarquent des outils traditionnels du travail de groupe runion
physique (contraintes de lieu et de temps), tlphone (synchrone, limite en nombre de
personnes et sans rutilisabilit), tlcopie (non rutilisabilit).
































- 31 -

Chapitre 3 : Mthodologie de recherche

I. Objectifs de la recherche

Notre travail a pour objectif la mise en place dune politique darchivage ainsi que
lintgration dun module de gestion lectronique pour les dossiers darchives au sein du
dpartement damnagement de lORMVAG.
Les objectifs de la prsente tude sarticulent autour des axes suivants :
Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation et
dexploitation des tudes du dpartement damnagement(DAM) de lORMVAG.
Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes
ralises par loffice, et des diffrents plans et calques y affrents.
Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en
place une application GED qui facilitera davantage lexploitation du patrimoine
archivistique de lORMVAG, notamment les tudes.
II. Questions de recherche
Latteinte des objectifs prcits et la bonne conduite de ce projet reposent sur la
rponse un certain nombre de questions, notamment :
Questions relatifs au premier objectif :
Etudier lexistant en matire de gestion, dorganisation, de conservation, et
dexploitation des tudes du dpartement damnagement (DAM) de lORMVAG.

Existe-t-il des normes ou des textes rglementaires rgissant lorganisation et
la gestion des tudes ralises pour le dpartement damnagement au sein de
lORVAG ?
Quels sont les moyens humains affects la gestion des tudes et des plans du
point de vue nombre et profil ?
Comment se prsente le local de conservation des tudes et des plans et
calques ?
Quel quipement de classement et de conservation des tudes et plans utilise-
t-on ?
Est-il adquat pour le rangement des tudes et des plans et calques ?
Quel est le volume des tudes conserves au sein du local ?
Quelles sont les oprations de traitement effectues sur les tudes et les plans
et calques ?
Quel est le type de classement adopt ?
Quels sont les instruments utiliss pour le reprage de linformation contenue
dans les tudes ?
Comment se fait la communication des tudes et des plans et calques ?
Quels sont les oprations de tri et dlagage effectues sur les dossiers des
tudes ?
Quelles sont les conditions de conservation des tudes et des plans et calques ?

- 32 -

Questions relatifs au deuxime objectif :
Proposer des solutions pour rsoudre les problmes relatifs larchivage des tudes
ralises pour loffice, et des diffrents plans et calques produits dans le cadre de ces
tudes.
Quelles sont les suggestions formules par les utilisateurs pour une meilleure
gestion des tudes et des plans et calques ?
Quels sont les moyens humains indispensables pour la gestion des tudes et des
plans et calques ?
Quelles sont les procdures de traitement mettre en place ?
Quel serait le plan de classement le plus adquat une gestion rationnelle des
tudes et des plans et calques ?
Quelles stratgies de slection, danalyse, de tri et dlimination appliquer
aux tudes et aux plans et calques ?
Quel est le systme de communication qui serait le plus adquat et le plus
performants pour la gestion des tudes et des plans et des calques ?
Quelles sont les conditions ncessaires la bonne conservation des tudes et
des plans et calques ?

Quels sont les producteurs et utilisateurs de linformation et des pices
constituant les tudes ?
Quelles sont les catgories dutilisateurs des tudes et des plans et calques ?
Quelles sont les procdures administratives de cration et dutilisation des
tudes et des plans et calques ?
Quelle est la frquence dutilisation des tudes et des plans et calques ?
Quels sont les obstacles utiliss lors de leur utilisation ?

Questions relatifs au deuxime objectif :
Choisir un chantillon et en appliquer les rgles et normes darchivage et mettre en
place une application GED qui facilitera davantage laccs ces documents.
Quels sont les critres de choix de lchantillon ?
Quels sont les rgles et les normes choisies pour appliquer la politique
darchivage pour les archives du dpartement de lamnagement ?
Quels sont les critres de choix de la solution GED ?
III. Population cible

La population objet de notre tude est reprsent par le personnel du dpartement des
amnagements y compris le service charg darchiver les tudes et les plans raliss par le
DAM, aussi les partenaires de lORMVAG notamment les socits qui soccupent de la
ralisation des tudes et des calques, ainsi quautres organismes publiques telle lAgence
National de la Conservation Foncire ,du Cadastre et de la Cartographie ( ANCFCC), sans
oublier les agriculteurs qui demandent rgulirement les plans et les calques auprs du
dpartement.

- 33 -

IV. Mthodes et instruments de recherche
Pour rpondre aux questions de recherche, nous avons commenc par une visite du
dpartement des amnagements (DAM), et on a pu relever les diffrentes carences qui
existent au niveau des moyens matriels et humains. Deux moyens ont t utiliss pour cette
fin :
1. Lobservation directe
Lobservation directe permet de focaliser lattention sur le personnel, le matriel et les
moyens disponibles dans le dpartement, elle permet de recueillir les informations utiles
pour rpondre aux questions de recherche.
Dans notre cas, il sagit dune simple visite aux deux salles darchives (Salle des calques, et
celle des tudes) o lobservation est le seul moyen qui permet lobtention de linformation
sur lexistent en ce qui concerne ltat des documents, ltat des locaux, ltat du matriel de
rangement et le classement des documents.
2. Enqute par entretien
Lentretien est une technique permettant dlaborer un rapport de communication
verbale entre deux personnes, lenquteur et lenqut, afin de recueillir des informations
relatives un objet prcis.
Lentretien a t men auprs du chef de dpartement DAM, du chef du service des
amnagements (SAM) et des fonctionnaires responsables du dpt darchives. Cet entretien
nous a permis de complter linformation, recueillie par le biais de lobservation directe, sur
ltat des documents, les moyens de rangement, les moyens de reprage des documents et les
modalits de communication.
V. Envergure de la recherche

Ce projet vise la conception et la mise en place dune application solide de gestion
lectronique des documents qui va prendre en charge les tudes produites par le
dpartement des amnagements de lORMVAG.
Le projet comporte plusieurs tapes complmentaires :
Une tude de lexistant, il sagit dun diagnostic du fonds darchives afin de dtecter
les informations sur la structure des archives, les types des documents, et le systme
darchivage actuel suivi par le DAM.
Une tude archivistique qui est indispensable pour mettre en valeur les documents (les
tudes et les calques) du DAM, concevoir un plan de classement appropri et un
calendrier de conservation volutif et conforme avec les besoins et le systme de
lORMVAG
La conception et la ralisation de lapplication GED reposant sur une solution
adquate aux besoins du DAM.
VI. Dfinitions oprationnelles

Notre projet fait appel un certain nombre de termes techniques de larchivistique
classique ainsi que larchivage lectronique et le traitement lectronique des archives, cest
pour cela, quon est cens dfinir les termes oprationnels, savoir :
Archives ;

- 34 -

Archivage;
Archivage lectronique ;
Versement ;
Tri et limination ;
Classement ;
Conservation ;
Communication.
1. Archive
La dfinition en langue franaise du Conseil International des Archives (CIA)
considre les archives comme un ensemble des documents de toute nature, produits ou
reus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou priv, rsultat de son
activit, organis en consquence de celle-ci et conservs en vue dune utilisation
ventuelle.
5

2. Archivage
Larchivage est considr comme lopration qui consiste assurer la conservation
moyen ou long terme des documents, dans le but de les exploiter ventuellement et
ultrieurement.
Selon une approche plus pragmatique et plus concrte, larchivage peut tre dtermin
comme suit :
Conservation : volontaire, organise, scurise et pour une priode assez longue,
Dune information,
Qui na plus ncessairement dutilit immdiate,
En vue dun ventuel usage ultrieur.
6

3. Archivage lectronique
A lre des technologies de linformation, on parle souvent de larchivage
lectronique au lieu de larchivage traditionnel. Nanmoins, les deux concepts ont les mmes
motivations et les mmes finalits. Mais larchivage lectronique reprsente des
caractristiques spcifiques, on cite :
La simplicit : un systme darchivage lectronique permet laccs diffrents
documents en mme temps et depuis le poste de travail de lusager ;
Laccessibilit de linformation : larchivage lectronique permet laccs
linformation quel que soit la localisation de lutilisateur ;
Rduction des cots : les cots du logistique et du personnel ;
Rduction des risques : les risques relatifs la perte des documents, aux catastrophes
naturelles (les sinistres), et ainsi la scurit des documents.
7



5
Portail international archivistique francophone, <http://www.piaf-archives.org/espace-
formation/mod/resource/view.php?id=20> consult le 23/04/2012
6
Livre blanc : archivage lectronique : valeur probatoire disponible sur le lien : <http://www.group-
sts.com/documents/LivreBlanc_Archivage_valeur%20probatoire.pdf> consult le 18/04/2012.
7
Idem.

- 35 -

4. Versement
Il sagit de lopration matrielle et administrative qui consiste transfrer les
archives d'un service versant vers le centre d'archives. En se rfrant un bordereau de
versement.
5. Tri
Le dictionnaire de terminologie archivistique dfinit lopration du tri comme tant la
fonction fondamentale qui consiste dterminer le sort des documents en se basant sur leurs
valeurs, cest--dire sparer les documents qui doivent tre conservs de ceux qui sont vous
llimination. Cest une opration la fois matrielle et intellectuelle.
6. Elimination
La fonction de llimination est une procdure rglementaire qui consiste soustraire
un document, un dossier de lensemble des dossiers auquel ils appartiennent parce quils
sont dpourvus dutilit administrative et dintrt historique.
7. Classement
En archivistique, le classement est dfinit comme tant lopration la fois matrielle
et intellectuelle qui consiste ordonner lensemble des documents cres ou reus selon des
critres bien dtermins, quil sagit de classement des documents lintrieur des dossiers
ou de lorganisation des dossiers entre eux.
On entend par classement les oprations de classification, de codification et de rangement des
dossiers sur les rayonnages.
8. Conservation
Le dictionnaire de terminologie archivistique considre la conservation comme tant
la fonction principale des archives qui permet dassurer le stockage et la gestion des
archives dans des magasins adapts aux conditions de scurit et en fonction de la nature des
archives. Ainsi elle peut tre dfinit comme tant lensemble de procds et des mesures
destins assurer dune part la protection physique et dautre part, la remise en tat des
documents endommags.
9. Communication
La communication est une opration matrielle et administrative, qui rgisse une
rglementation en fonction de lorganisme et selon la typologie et la nature des documents,
de sortie darchives dun centre ou dpt darchivage vers un utilisateur.
VII. La valeur de ltude
Le prsent travail sinscrit dans le cadre du projet de fin dtude du cycle des
informatistes. Il vise llaboration dun systme de gestion lectronique des dossiers
iconographiques du dpartement damnagement de lORMVAG, la mise en place dun tel
systme est une solution efficiente qui peut aider grer tous les besoins concernant les
documents, leur gestion et leur utilisation en facilitant le traitement, le reprage, et la
communication de lensemble des documents du dpartement pour un bonne prise de
dcision.

- 36 -


VIII. Contraintes et limites de la recherche
La contrainte majeure de ce travail rside dans labsence dune politique darchivage
qui rgisse la gestion des documents du DAM, ainsi le manque dune rglementation de tri et
dlimination des documents et par consquent on constate un encombrement des documents
sur les rayonnages.
Une autre contrainte relative au personnel charg des deux locaux darchives, qui nont pas
assez de connaissance en matire des normes et des rgles darchivage et la gestion des
archives et donc la non comprhension du jargon archivistique utilis.
Face ces contraintes, on a opt une sensibilisation du personnel notamment le chef du
dpartement et le chef du service des amnagements pour penser des solutions long terme.





































- 37 -

Chapitre 4 : Etude de lexistant

Ltude de lexistant quon a men au sein du DAM a rvl labsence dun systme
de gestion des archives.
En effet, la situation actuelle des archives du DAM est le rsultat de plusieurs facteurs :
Labsence de moyens humains ;
Problmes lis aux locaux ;
Problmes de procdures de traitement des dossiers ;
Linapplication et la ngligence de la rglementation qui rgit la gestion des archives.
I. Les structures organisationnelles
1. Les ressources humaines

Les ressources humaines affectes pour la gestion des archives du DAM dans les deux
locaux sont deux personnes qui dtiennent les cls et quelques registres dans lesquels sont
enregistrs les calques reus par le DAM. Ces personnes nont aucune connaissance en
matire des normes et rgles darchivage.
2. Les ressources matrielles
Le DAM dispose de deux salles darchives, la premire est occupe par les botes
contenant les tudes ralises par des socits partenaires du DAM, et la deuxime et
occupe par les calques qui sont produits au cours du projet dexcution.
Durant notre visite la salle dans laquelle sont stockes les tudes on a pu dgager les
observations suivantes :
La diversit du matriel de conditionnement (bote en plastique, bote cartonne,
carton) : chaque socit charge de raliser une tude utilise son propre matriel
de conditionnent, ce nest que dernirement que loffice a impos aux socits un
matriel uniforme pour la conservation des dossiers ( partir de 2011) ;
Prsence dtudes provisoire , qui ne sont pas consults et utiliss, avec les autres
tudes dans le mme local ;
Rayonnages saturs ;
Certains dossiers sont poss sur terre d la saturation des rayonnages et de la salle ;
Prsence de calques et de cartes qui ne sont pas classs ;
Certains dossiers ne sont pas apparents, ils se trouvent derrire dautres dans des
rayonnages mtalliques, tandis que les calques sont rangs dans des rayonnages en
bois ;
Rangement de dossiers dont on ne connat pas le contenu et jug dinutile dans le
local.
II. Identification des archives
1. Typologie des archives
En faisant linventaire des archives du DAM, on a remarqu que les dossiers des
tudes peuvent comporter des rapports, des plans, des albums photo, et des calques
(documents cartographiques). Ces derniers sont conservs dans une salle darchives part.


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2. Volume des archives
Linventaire des archives du dpartement des amnagements a fait ressortir un
volume de 71.72 rpartis dans les deux salles comme suit : La 1
re
salle qui est rserve aux
dossiers des tudes comporte 49.22 ml, et la deuxime rserve aux calques comporte 22.5
ml.
III. Gestion et lorganisation des archives
1. Le classement
Lorganisation et le classement est un lment fondamental pour une gestion efficace
et efficiente dun fonds darchives. Cela consiste ranger les documents selon un ordre
prcis afin de pouvoir accder linformation rapidement. Cependant, les archives du DAM
sont ranges dans les rayonnages sans aucun plan de classement ou moyen de reprage, par
exemple, les dossiers appartenant la mme zone peuvent se trouver dans diffrents
emplacements. Il ny a quune petite partie de ces tudes qui sont classes par zone mais qui
nont aucune cte ou indice pour les reprer facilement.
2. Les instruments de recherche
Les instruments de recherche sont llment essentiel et la cl de vote du systme de
gestion des archives et de la communication de linformation quelles contiennent.
Cependant aucun instrument nest produit ou utilis pour rcuprer les dossiers des tudes,
dailleurs on ne peut pas laborer un instrument de recherche si les tudes ne sont pas dj
classes et traites puisque l'instrument de recherche est l'aboutissement du travail de
classement fond sur le principe de respect des fonds. Ce qui rend la gestion des archives et
leur communication une opration trs dlicate. Le personnel responsable sur les deux salles
darchives na que des registres dans lesquels ils inscrivent les numros des calques reus.
3. La communication
Tout document conserv est ou sera un jour communiqu. Mais il n'est pas toujours
immdiatement communicable. Selon la rglementation tablie dans chaque pays, des dlais
sont observer avant que certains documents, certains fonds, puissent tre librement ports
la connaissance du public.
Linterview avec lun des responsables dans le DAM a rvl quil y a une rglementation
qui rgit la communication des archives et qui dit quil faut remplir une fiche pour avoir la
possibilit de consulter une tude, et il faut payer 50DH pour avoir une copie.
4. Lvaluation, le tri et llimination
Le tri est lune des fonctions les plus difficiles en archivistique, mais surement celle
qui permet de contrler et maitriser laugmentation hypertrophique du volume des archives
dans les administrations.
Pour les archives du DAM aucune politique ou opration dvaluation, de tri ou dlimination
nest ralise. Ils gardent mme les exemplaires et les versions provisoires des tudes qui
nont aucune utilit pour le dpartement et qui occupent un espace trs important dans le
local.

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IV. Identification des problmes lis la gestion des archives
1. Au niveau de la rglementation
Aucune norme ou rgle darchivistique nest applique dans la gestion des archives
du DAM. En effet, une anarchie et une diversification en matire de traitement des archives
apparaissent dans leur organisation. Cependant la rglementation sur les archives est un
pralable essentiel la mise en place dun systme de gestion des archives entre autres la
rglementation doit aborder toutes oprations relatives au traitement archivistique (le
classement, le tri, les versements etc.)
2. Au niveau des ressources humaines
Llment humain est un facteur cl dans la russite dun systme de gestion des
archives. En effet, la mise en place dun systme de gestion des archives ncessite,
lexistence dun effectif humain suffisant et comptent, et une formation spcialise du
personnel qui lui permet de faire face aux exigences du traitement des archives.
Cependant, le personnel responsable sur les archives du DAM nest pas form en sciences
de linformation et larchivistique. De plus ils nont aucune connaissance sur les rgles et les
normes archivistiques et sur limportance des archives, et aucune politique darchivage nest
applique. Dans la salle occupe par les calques la recherche se fait par numro, mme si
quelques calques ne disposent pas de numro. Pour la salle des tudes Ils connaissent
seulement lemplacement de quelques boites darchives, sinon pour le reste aucun moyen de
repre nest utilis. La recherche dune tude prend des heures et parfois des jours.
3. Au niveau des locaux
Les locaux destins la conservation des archives du DAM souffrent de plusieurs
problmes qui les rendent inadquat et insuffisant pour la bonne conservation et prservation
des dossiers des tudes et des calques :
Matriel de conditionnement inadquat ;
Conditions de conservation qui peuvent entrainer la dgradation des dossiers
darchives et parfois la perte de ceux-ci ;
Rayonnages insuffisant et inadquats pour le rangement des tudes ;
Rangement des calques dans des rayonnages en bois ce qui entrainera le
dveloppement de plusieurs facteurs de dgradation ;
Apparences des fils lectriques et de canaux deaux qui peuvent causer des incendies.
4. Au niveau du reprage
Parmi les problmes pineux de la gestion des archives du DAM on trouve celui du
reprage. En effet, le personnel du DAM passe des heures sinon des jours dans la recherche
dun dossier, cela est d labsence dun instrument de recherche, le dclassement des
dossiers ou bien la perte totale de ceux-ci qui sont encombrs dans le local.
Seules les deux personnes responsables qui peuvent localiser et reprer certains dossiers et
non pas tous. De plus, certains dossiers ne comportent aucune fiche qui dcrit leur contenu,
ce qui impose louverture de la boite pour identifier le contenu et donc cela entraine plus
dnergie et de temps.


- 40 -

V. Analyse des besoins

Ainsi, ltude de lexistant et lanalyse de la situation des archives du DAM nous ont
permis didentifier et de dterminer les besoins et les attentes des utilisateurs des produits
documentaire du dpartement (tudes et calques) et qui sont :

Un personnel constitu de professionnels de linformation spcialis dans le domaine
des archives, pour laborer une politique darchivage et un plan daction afin de
reconstituer le fonds darchives et de le rendre disponible et accessible aux usagers.

Un local adapt et qui dispose des conditions adquates pour la bonne prservation et
conservation des tudes et des calques. En effet, la majorit des archives conserves
ce jour sont des documents sur papier. Toutefois les documents sur nouveaux support
exigent des conditions climatiques qui lui sont propres. Ces conditions doivent tre
prises en compte lors de la construction dun btiment neuf puisquelles sont plus
difficiles obtenir dans les btiments anciens. Dailleurs, il importe de respecter dans
toute la mesure du possible les tempratures et pourcentage dhumidit relative
indiqus dans les normes climatiques et hygromtriques internationales.

Support Temprature Humidit relative
Papier 18C (+ ou 2C) 55% (+ ou 5%)
Photographies
Noir et blanc
Couleurs

12C (+ ou 1C)
5C (+ ou 1C)

35% (+ ou 5%)
35% (+ ou 5%)
Tableau 1 : Mesure de temprature et de lhumidit des archives
8


De plus, il faudra prendre toutes les mesures ncessaires pour la protection contre les
agresseurs des archives et qui sont : les animaux nuisibles, les insectes, et les
champignons ou moisissures. Et aussi, il faudra dresser un plan de prvention et
daction en cas de sinistres ou cataclysmes.

Un outil de gestion lectronique des documents qui facilitera la gestion, laccs et la
communication des archives du DAM. Cet outil doit remplir les critres suivants :
La gratuit : le DAM ne dispose pas dun budget qui favorisera lutilisation
dun outil payant. Lopen source est une solution optimale pour le DAM.
La possibilit de la gestion de lensemble du cycle de vie des documents.
Une interface conviviale et facile utiliser et manipuler pour lensemble des
utilisateurs du logiciel.
La possibilit de configurer loutil et de ladapter aux besoins du dpartement.
VI. Proposition et suggestion de solutions

Afin de faire face et de rsoudre lensemble des problmes cits relatives au systme
darchivage du DAM, il faudra mettre en place un programme daction qui sarticulera sur les
lments suivantes :
Linventaire des archives du DAM.
Llaboration dun calendrier de conservation.

8
Favier, Jean. La pratique archivistique franaise. Paris, 1993.

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Llaboration dun plan de classement.
La conception dune application qui permettra la gestion informatise du fonds
darchives, et donc faciliter le traitement, la conservation, la sauvegarde, la recherche
et la consultation des documents.
Il est noter que lORMVAG tudie la possibilit de numriser toutes les archives de loffice
et de mettre en place un systme de gestion lectronique des documents, cest pour cette
raison quil a appel un certain de nombre de socits spcialises en la matire pour
rsoudre ces problmes.




































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Deuxime Partie: Mise en place dune politique
darchivage
Chapitre 1 : Elaboration dun systme darchivage des documents
physiques
Dans la prsente tude, nous allons traiter toutes les tapes de la chane archivisti-
que : la collecte et le versement, linventaire physique des documents, le tri et llimination,
le plan de classement, le calendrier de conservation et la communication au public. Cette
tude a pour objectif de mettre en valeur les documents du dpartement vu leur importance
dans la gestion des projets (construction de nouvelles infrastructures, amnagement dun
nouveau terrain, relation avec les prestataires extrieurs) et la prise de dcision.
Cest pour cette raison, quon propose dans ce chapitre les procdures respecter pour bien
mener et grer les archives du DAM depuis leur rception jusqu leur communication en
proposant des outils de gestion savoir : bordereau de versement, fiche sommaire, plan de
classement, calendrier de conservation, fiche de prt.
I. Versement des documents
Le dpartement des amnagements reoit aprs chaque tude un document qui rsume
et prsente les donnes, les procdures et les rsultats de cette tude. Ce document se
compose dans la plupart des cas de plans, rapports, albums photos et de calques. Une fois
reue et contrle, ltude est verse au dpt darchivage, qui dpend du dpartement,
accompagn dune lettre appel lettre denvoi qui servira de preuve que le dpartement a
envoy ltude et que le personnel responsable du dpt la reue.
La matrise et lorganisation des versements est la condition du bon fonctionnement du
dpartement pour :
Planifier lentre des documents au dpt darchives,
Ne pas encombrer les magasins par des dossiers inutiles,
Prparer les classements futurs.
En principe, tout versement un dpt darchives doit tre accompagn dun bordereau de
versement rdig par le service versant, ce bordereau permet de retrouver le document coup
sr et sert de rpertoire. Il est rdig en deux exemplaires :
Lun est remis au service versant titre de dcharge et pour quelle ait la cote donne
aux archives.
Lautre est rang par numro de versement, cest--dire par ordre chronologique
darrive.
Le bordereau de versement contient plusieurs informations dont une partie est rserve au
service versant et une deuxime rserve au dpt darchives.
La partie rserve au service versant comprend les lments suivants :
Nom de lunit versante (ministre, direction, division),
N de tlphone de lagent responsable du versement,
Le nombre total darticles,
Type de documents (dossiers, plans, cartes),
Date de versement.


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La partie rserve au dpt darchives comprend :
N dordre de larticle (contenant),
La description de larticle (contenu des dossiers),
Les dates extrmes,
La communicabilit des documents : les modalits de communication seront fixes
par le service versant en collaboration avec le dpt darchives,
Lanne dlimination,
La cote des archives (dpt darchives)
Le bordereau de versement doit tre sign par le service versant et le dpt darchives.
II. Linventaire physique
Linventaire physique des documents a sa raison dtre dans la mesure o il aide
recueillir des donnes permettant :
De complter lvaluation des besoins,
De formuler les recommandations visant lamlioration des pratiques en matire de
gestion des documents.
Pour pouvoir exploiter de manire dynamique les donnes dun inventaire, il est fortement
recommand de se doter dun formulaire dinventaire uniforme pour lensemble des
documents et cela pour :
Gagner du temps au moment de la collecte,
Obtenir des donnes facilement comparables,
Et surtout faciliter lanalyse des rsultats.
(Voir annexe : Exemple formulaire dinventaire).
Linventaire physique consiste faire le relev exhaustif, et sur les lieux mme de leur
conservation, de tous les documents et dossiers du dpartement, il sert faciliter
lidentification des problmes affectant les documents, ainsi le reprage de linformation
ncessaire la cration doutils de gestion adapts.
Dans notre cas, linventaire a couvert deux dpts darchives :
Dpt rserv aux calques obtenus lors de ltape dexcution du projet,
Et dpt rserv aux tudes (rapports, plans, cartes, photos)

Tableau 2: Inventaire physique des calques




N dordre Nomenclature des calques N du calque
18 Rgulation N1 grilles de protection batardeaux 327
19 Rgulation N1 bassin de dissipation coffrage 324
20 Rgulation N1 convergent divergent coffrage 321
21 Pont-type coffrage 326
22 Rgulation N1 coffrage Plan I 322
23 Rgulation N1 coffrage Plan II 323
24 Rgulation N1 Plan densemble coffrage 320
25 Plan dimplantation des ouvrages 305

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Titre du document Tranche Zone Mission Anne Contenu
Etude de faisabilit de
lamnagement hydro-
agricole de la zone ctire
de la troisime tranche
dirrigation du Gharb

TTI Zone
ctire
Mission 3
(APS)
Novembre
2011
Plan de
situation
Plan
densemble
au 1/20000
Canevas
hydraulique
au 1/5000
Etude damnagement de
la zone centrale de la TTI
du Gharb

TTI Zone
centrale
Mission
1(DSA)
Mai 1997 Plans
Annexes
Rapport
principal
Etude de reconversion en
irrigation gravitaire du
secteur Akehal
STI _ Rseau
dirrigation
Janvier
1998
Mmoire
explicatif
Note de
calcul
Avant mtr
Plan de
situation au
1/50 000
Plan
densemble
au 1/20 000

Tableau 3 : Inventaire physique des tudes
Pour faciliter linventaire des documents et pour reprer linformation ncessaire pour
laborer les outils de gestion, chaque dossier ou boite darchives doit comprendre une fiche
sommaire dcrivant le contenu des dossiers cest--dire les pices et les articles et leurs
nombre en dtail, plus les informations susceptibles de donner un rsum sur lensemble des
dossiers.
III. Tri et limination
Il est noter que certains dossiers navrent gure dutilit au-del de leur usage
courant, que ce soit pour ladministration ou pour lhistoire. Le tri est considr comme la cl
de la fonction archive, pierre angulaire de tout systme darchivage et mission majeur de
larchiviste, un tri planifi et raisonn des archives a pour but :
De diminuer la masse documentaire vu limpossibilit de les conserver dans leur
intgralit ;
De rduire les cots de conservation des archives ;
De sauvegarder les documents ayant une valeur lgale, administrative ou historique ;
Dassurer la traabilit des documents en indiquant leur cheminement et leur dure
de conservation en tant quarchives courantes, intermdiaires et leur sort final ;
Dsencombrer linformation par llimination des documents inutiles.
Les documents produits et reus par le DAM sont conserver dune manire permanente et
ne pas liminer ou dtruire vu leur importance pour loffice et pour ses partenaires. Malgr
cela il est impossible de conserver la totalit des documents, surtout quil existe dans le

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dpt darchives plusieurs exemplaires des tudes (entre 2 et 6 copies), ainsi des ditions
provisoires dtudes avec leurs copies. Selon linterview men avec les responsables du
DAM, on constate que les ditions provisoires nont plus de valeur aprs la rception de
ldition finale, autrement dit ce sont des documents liminer, mais il sest avr que celles-
ci servent de preuve pour loffice et par consquent elles ne peuvent pas tre lobjet dune
limination. Ainsi lexistence de plusieurs exemplaires des tudes peut encombrer les
magasins darchives donc on ne peut pas conserver la totalit des duplicates.
Cest pour cette raison quon propose au DAM de mener une politique de triage et
dlimination des ditions provisoires et un nombre dexemplaires en prenant en
considration lavis et la dcision du service versant et du responsable du dpt. Aucune
limination ne peut tre effectue sans laccord du service versant et de la haute
responsabilit du dpartement. Lopration est accompagne dun bordereau dlimination
qui doit tre sign par les deux parties et tabli en deux exemplaires, dont lun sera rendu au
service versant.
IV. Plan de classement
Quels que soient la mthode choisie et le matriel employ, la qualit dun classement
sapprcie au quotidien en fonction de la dure et les rsultats de recherche, un classement est
efficace sil permet chacun de trouver rapidement et sans difficult les documents dont il a
besoin.
Tout dabord, le classement doit tre structur par une des mthodes simples et connues par
tous les utilisateurs des documents, il doit tre souple et rendre possible lextension future du
nombre de dossiers classer.
La mise en ordre des documents est base sur le principe du respect du fonds , ce qui veut
dire que chaque unit productrice darchives garde son autonomie et que les documents
rsultats dune activit ne seront pas mlangs ceux dune autre activit.
Dans le cas du DAM, ce principe peut faire place lutilisation de la structure fonctionnelle
du dpartement, il sagit bien videment du primtre des tudes couvert par lORMVAG.

Pour les tudes, on propose un plan de classement alphanumrique bas sur le primtre des
tudes, les tudes sont ralises en fonction les tranches de lORMVAG, ensuite par les
zones, puis par les missions et enfin en fonction dannes. Pour cette raison on propose un
plan de classement qui dcrit la fois le primtre et lordre chronologiques des tudes.
Proposition de plan de classement des tudes

Dossier de : Cote
Premire tranche dirrigation PTI
Premire tranche dirrigation, Rmila PTI-01
Premire tranche dirrigation, Rmila, avant-projet sommaire PTI-01-01
Premire tranche dirrigation, Rmila, avant-projet dtaill PTI-01-02
Premire tranche dirrigation, Rmila, projet dexcution PTI-01-03
Premire tranche dirrigation, Rmila, dossier de consultation des entreprises PTI-01-04
Seconde tranche dirrigation STI
Seconde tranche dirrigation, Chkakfa STI-01
Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, avant-projet sommaire STI-01-01
Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, avant-projet dtaill STI-01-02

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Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, projet dexcution STI-01-03
Seconde tranche dirrigation, Chkakfa, dossier de consultation des entreprises STI-01-04
Beht B
Beht, Beht centrale B-01
Beht, Beht centrale, S5/2 B-01-01
Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet sommaire B-01-01-01
Beht, Beht centrale, S5/2, avant-projet dtaill B-01-01-02
Beht, Beht centrale, S5/2, projet dexcution B-01-01-03
Beht, Beht centrale, S5/2, dossier de consultation des entreprises B-01-01-04
Troisime tranche dirrigation TTI
Troisime tranche dirrigation, Est TTI-01
Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2 TTI-01-01
Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, avant-projet sommaire TTI-01-01-
01
Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, avant-projet dtaill TTI-01-01-
02
Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, projet dexcution TTI-01-01-
03
Troisime tranche dirrigation, Est, Est 2, dossier de consultation des
entreprises
TTI-01-01-
04

V. Calendrier de conservation
Le calendrier de conservation a pour objectif fondamental de rduire la masse de
documents ou dinformations conserver tout en assurant lidentification et la prservation
de ceux qui ont une valeur administrative, lgale et historique ou de recherche. Llaboration
et la mise en place des rgles de conservation permet de :
Rduire les cots de conservation des documents ;
Augmenter lefficacit administrative ;
Identifier les documents essentiels.
Pour la conception du calendrier de conservation du DAM, on a pass par une srie
dtapes quon peut rsumer comme suit :
1. Lanalyse de lexistant et des besoins
Cette tape vise situer les documents dans le contexte de production autrement dit
collecter des donnes sur les circonstances de production de ces tudes. Toujours dans la
mme tape on collecte des donnes sur les archives : volumtrie, nature, support, document
principal ou secondaire, usage et frquence dutilisation, original ou copie.
2. Compilation des donnes collectes
Dans cette tape on a dress un rpertoire sommaire, il sagit dune liste des
documents en activit du dpartement, lobtention de cette liste ncessite un travail de
supplmentaire celui fait dans llaboration de linventaire.

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3. Rencontre avec les responsables du DAM
Il est noter que le calendrier de conservation est un travail collgial qui ncessite la
constitution dun comit compos dun archiviste, un juriste, responsable du dpartement
concern. Mais dans notre cas, on sest content dune runion avec les responsables du
DAM, qui ont dtermin la dure de conservation des tudes et des calques. Le dpartement
conserve les tudes et les calques dune manire permanente parce quil les utilise
rgulirement, une tude peut tre consulte aprs 10 ans ou plus de sa production.
4. Elaboration des rgles de conservation
Comme la rgle de conservation constitue une norme institutionnelle, elle doit tre le
rsultat dune analyse objective de toutes les valeurs de documents. Il faut dterminer des
dlais de conservation en fixant la priode de conservation maximale, cest--dire la dure
dutilit administrative (Dure de lge courant+ dure de lge intermdiaire). Les
exemplaires secondaires sont gnralement dtruits au cours ou la fin du premier ge. Pour
le cas du DAM, les documents (tudes et calques) ont une dure dutilit administrative
continue cest--dire ils sont toujours dans le stade intermdiaire (ge semi-actif), les
exemplaires sont conserver pour une priode limite de deux ans, les ditions provisoires
des tudes sont conserver aprs chantillonnage.
5. Elaboration du calendrier de conservation
Une fois approuves et valides les rgles de conservation sont runies dans un
calendrier de conservation. Le calendrier de conservation comprend les informations
suivantes :
Rgle de conservation ;
Le titre du document ou description ;
Exemplaire principal ou secondaire ;
Support du document ;
Les dlais de conservation selon la thorie des trois ges ;
Les remarques.
N de
rgle
Titre
Document/
Dossier
Ex. Pr/
Sc.
Sup. Rgles de conservation Remarques
AC S A I N
1 Etude de
faisabilit de
lamnagement
hydro-agricole
de la zone
ctire de la
troisime
tranche
dirrigation du
Gharb :
Edition finale
Pr. Papier 5 2 C Conservation
Continue
2 Etude de
faisabilit de
lamnagement
Pr. Papier 999*
1
2 Ech* *
1
Conservation
jusqu la
rception de la

- 48 -

hydro-agricole
de la zone
ctire de la
troisime
tranche
dirrigation du
Gharb :
Edition
provisoire
version finale.
*Conservation
aprs
chantillonnage
3 Etude de
faisabilit de
lamnagement
de la zone
centrale de la
TTI du Gharb
et scurisation
de
lalimentation
en eau
dirrigation des
secteurs Beht 3
et Beht4
Sc. Papier 5 2 Ech* *Conservation
aprs
chantillonnage
4 Rgulation N1
bassin de
dissipation
coffrage
Pr. Papier 5 2 C Conservation
continue

Le calendrier de conservation peut tre prsent sous forme dun livre ou la forme dun
classeur feuilles mobiles plus pratiques pour les modifications et les mises jour.
Une fois mis en place, le CC doit tre rgulirement valu pour en mesurer les performances
et apporter les corrections et les mises jour ncessaires en cas de besoin.
VI. Communication des documents
Laccs aux archives du DAM est non autoris sauf au personnel responsable du
dpt. Cependant la communication des dossiers doit se faire par le biais dune demande
tablie par le service versant qui sera adresse au personnel responsable du dpt. Pour
chaque demande, lemprunteur doit remplir une fiche de dplacement du dossier ou fiche de
prt. Elle comporte des indications prcises sur le dossier demand ainsi que les
renseignements relatifs lemprunteur et la date demprunt.
Au retour du dossier emprunt, lemprunteur rempliera la case rserve la date d retour de
la fiche fantme. Cette dernire rempli en parallle avec la fiche de prt et prendra la place du
dossier sur les rayonnages en attendant la restitution des documents emprunts.
Le service versant doit dterminer au pralable les documents confidentiels qui ne doivent
pas tre consults par le public.

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Chapitre 2 : Conception dun systme de gestion lectronique des
documents
I. Grille dvaluation des solutions GED
L'Office rgional de mise en valeur agricole du Gharb opte pour la mise en place
d'une solution GED afin de grer les tudes produites par le dpartement des amnagements
correctement et dans les normes qui rgissent le domaine archivistique ainsi que pour
faciliter le traitement, la circulation et la consultation de ces documents car les tudes du
DAM ncessitent un traitement spcifique vu leur nature et leur confidentialit. Une
solution GED doit permettre aux fonctionnaires de reprer les documents dans le moment
opportun soit pour rpondre leurs propre besoins administratifs, soit pour rpondre un
besoin informationnel des prestataires / agriculteurs. Pour ce faire, on a opt pour une tude
benchmark de trois solutions GED qui peuvent faire l'objet d'un projet SAE au sein de cet
organisme, il s'agit bien videmment de:

Alfresco: un systme de gestion de contenu libre (Entreprise Content Management ECM)
permettant de capturer, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents grce
des services complets de bibliothque et de gestion de cycle de vie, dans un rfrentiel unifi
et robuste. Alfresco propose une gestion documentaire reposant sur des interfaces familires
facilitant ladoption par les utilisateurs et sur un rfrentiel offrant des services transparents
dans le cadre dune solution ECM trs complte.
9


Maarch: Maarch est une infrastructure gnrique comprenant lacquisition, la circulation, et
la conservation de documents caractre statique. Les applications Maarch fournissent un
environnement complet pour grer tous les documents de manire efficace et scurise.
Cest une solution darchivage lectronique robuste disposant de nombreuses
fonctionnalits.
10


Nuxeo Ep : Nuxeo est une plate-forme particulirement adapte pour mettre en uvre des
solutions de gestion lectronique de documents collaboratives. En effet, elle propose
nativement les fonctions suivantes : gestion des droits, collaboration, gestion des versions,
stockage et indexation de fichiers externes, workflow et autres.
Il s'agit d'une application ouverte respectant les standards et les normes d'interoprabilit
pouvant s'interfacer avec d'autres applications et s'intgrer dans des systmes d'informations
existants.
11

Nous prsentons ci-dessous un tableau comparatif de ces solutions :




9
<http://www.alfresco.com/fr/resources/datasheets/> consult le 28 /05/2012

10
<http://www.maarch.org/projets/entreprise/fonctionnalites> consult le 28/05/2012

11
<http://www.nuxeo.com/fr/societe/actualites/nuxeo-editeur-de-la-plateforme-de-gestion-de-contenu-
open-source-continue-sa-croissance> consult le 28/05/2012

- 50 -

Alfresco Maarch Nuxeo Ep

Editeur Alfresco Maarch Nuxeo Ep

Type Open source Open source Open source

Environnement
informatique
Compatible avec :
Le systme d'exploitation Windows ;
Linux.
Compatible avec :
Windows XP/Vista/ Server2 003
Linux (toute distributeur) Mac.

Windows 2003 +, Mac OS X, Unix,
Linux.... tout systme sur lequel on
peut
installer une JVM Sun 1.5 ou 1.6.
Nuxeo recommande pour Windows
lutilisation
serveur 64 bits. Nuxeo supporte les
environnements virtualiss
Administration Une administration simple pour la
modification des paramtres serveur,
qui peut s'oprer par le biais d'outils
JMX standard, sans ncessiter l'arrt
du serveur Alfresco
Le module de gestion des archives
physiques (Module APA) vous permet
d'organiser vos documents papier et de
les classer dans les botes d'archives, puis
de ranger ces boites sur leur site de
stockage dfinitif. Vous saurez o vos
documents sont rangs et pourrez ainsi
rpondre aux demandes de restitution des
archives papier.
Dans les tapes de numrisation, vous
pouvez indiquer dans quelle boite
d'archive est vers l'original papier, et
faire ainsi le lien lectronique-physique.
Nuxeo Platform propose un ensemble
d'outils puissants afin de faciliter
l'accs aux applications des
administrateurs, ce qui leur permet
d'optimiser le monitoring et la
maintenance.
Nuxeo Shell, notre interface en ligne
de commande, propose des services
d'administration, notamment des
commandes planifies, un outil de
rcupration de donnes et un outil de
test de performances.

Indexation L'indexation dans Alfresco est rapide
et adaptative aux documents grs
par le logiciel
Lindexation est adaptative parce que les
index sadaptent la collection
documentaire, au type de dossier et au
type de document.
Notion de facettes. La saisie des
mtadonnes est manuelle ou
automatique en utilisant le contenu des
fichiers. Les nouveaux types de
documents ou de facettes sont crs

- 51 -

partir de schmas XML (XSD) et sont
ajouts en crant un nouveau plug-in.
Classement Plan de classement sous forme dune
hirarchie par catgorie.
Propose de crer des types de documents
sur lesquels il est possible deffectuer des
recherches.
Plan de classement sous forme de mots
cls pour lindexation des documents,
la navigation et la recherche dans le
moteur de recherche.
Gestion des
versions
Fonctions avances de rservation et
de gestion de versions pour
lensemble des documents.
Distinction entre versions mineure et
majeure, les commentaires de
version, et la rservation automatique
lors de ldition en ligne dun
document.
Ne propose pas ce type de fonctionnalits Fonctions avances de rservation et
de gestion de versions pour lensemble
des documents. Distinction entre
versions mineure et majeure, les
commentaires de version, et la
rservation automatique lors de
ldition en ligne dun document.
Scurit et droits
daccs
Gestion fine des droits utilisateurs.
Dfinition des droits pour un dossier
(ou espace) donn peut tre dlgue
un responsable. Utilisation dun
annuaire LADP. Configuration dun
systme de SSO. Niveaux de
scurit ajusts en fonction de la
gestion des utilisateurs, des groupes
et des rles ; contrle de l'accs au
contenu gr par Alfresco
Supporte lauthentification via un
annuaire LDAP. Une scurisation des
donnes archives, Maarch permet de
suivre lhistorique complet de toutes les
actions.
Nuxeo est scuris tous niveaux,
depuis les contrles d'accs raliss au
niveau du rfrentiel jusqu'aux
stratgies dfensives au niveau de
l'application et aux mthodes
d'authentification plug gables
(utilisateur/mot de passe, certificat
client, mot de passe usage unique).
Les applications bases sur Nuxeo
peuvent tre scurises par le biais de
HTTPS.

Recherche Intgration native dOpenSearch
pour Firefox ou IE7 fdrant
plusieurs instances dAlfresco ou
dautres rfrentiels OpenSearch
Intgre un module de recherche
relativement limit par dfaut, mais qui
couvre lessentiel, savoir la recherche
sur les mtadonnes et les documents
bureautiques.
Recherche en texte intgral sur les
documents bureautiques.
Recherche sur chaque mtadonne et
possibilit de sauvegarde.
Enregistrement de stratgie de
recherche pour un rexcution la

- 52 -

demande.
Import et export Permet dimporter et exporter sous
forme darchives des espaces entiers
du rfrentiel, en incluant les
mtadonnes ainsi que les rgles et
les droits au format XML.
Permet de grer limport et lexport de
donnes via un module disponible sous
licence commercial.
Dispose dun module qui ralise des
oprations dimport et dexport de
documents et de mtadonnes, y
compris les droits. Ces fonctions
peuvent tre pilotes par une interface
en ligne de commande le Nuxeo
Shell .
Workflow Outil trs complet bas sur un
moteur de workflow (JBPM). Forte
intgration et ralisation des
workflows documentaires ou
mtiers.
Dispose dun systme de workflow par
dveloppement PHP. Notons quil
propose nanmoins une reprsentation
graphique du flux du Workflow.
Nuxeo DM inclut un moteur de
workflow qui permet notamment de
grer :
La dfinition de processus (tapes et
transitions), l'tat des processus, la
dfinition des tches et la dfinition
des acteurs

Tableau 4 : tableau comparatif des solutions GED
12









12
< http://www.blogoergosum.com/16750-maarch-une-puissante-ged-open-source> Consult le 28/04/2012.
<http://www.nuxeo.com/fr> Consult le 28/04/2012.
<http://www.smile.fr/Produits/Alfresco> Consult le 28/04/2012.



- 53 -


II. Prsentation du logiciel Alfresco
Nous avons choisi comme solution pour la gestion des tudes du dpartement des
amnagements loutil Alfresco car il rpond lensemble des besoins du DAM, et il offre des
fonctionnalits compatibles avec le cas des tudes du DAM notamment le rfrentiel de
classement qui est rpond exactement larborescence du primtre du Gharb.
1. Prsentation gnrale de la solution
13

Alfresco est une solution de gestion de contenu dentreprise (ECM), cest un projet
Open source, utilisant des standards ouverts, et bas sur la technologie J2EE. Il tait cr en
2005 par John Newton et John Powell. Alfresco dveloppe une architecture moderne qui
utilise les derniers outils Open source pour optimiser les performances, et la Programmation
Oriente Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularit et ladaptabilit de lapplication. Il
permet de grer les documents lectroniques (GED) au sein dune entreprise et fournit des
services de recherche et de catgorisation du contenu.
Alfresco met en uvre un outil collaboratif complet pour grer le partage d'informations
entre les utilisateurs ayant un projet ou un centre d'intrt commun en centralisant en un seul
endroit tous les lments associs :
les documents ;
la documentation dans un wiki ;
la communication dans un blog ;
la liste des vnements ;
un forum.
Pour ainsi faciliter la communication dans des quipes lies un projet, ou partageant un
centre dintrt commun.
2. Principales fonctionnalits
14

Nous prsentons ci-dessous les principales fonctionnalits dAlfresco comme tant un
des leaders outils ECM Open source sur le march des ECM.
2.1.Administration
Simple dinstallation ;
Possibilit dinviter des utilisateurs dans un espace ;
Importation et exportation du contenu ;
Scurit et gestion des utilisateurs par utilisateur, groupe et rle ;
Gestion des accs aux documents depuis le client Web ;
Gestion des mises jour et des migrations ;
Importation et exportation globales de tout lespace de stockage ;
2.2.Personnalisation
Personnalisation du serveur via JavaScript ;

13
<http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> consult le 20/05/2012

14
<http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consult le 20/05/2012

- 54 -

Personnalisation du client via un Framework ouvert pluggable ;
Interface utilisateur simple tendre via le Dialog Wizard Framework ;
Configuration simple des menus ;
Un modle de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ;
Templating : Simplicit pour dvelopper une nouvelle interface utilisateur vers un
espace ou pour appliquer un Template un document ;
Model de personnalisation unique pour Linux et Microsoft Windows ;
2.3.Services documentaires
Extraction/Importation de copies de travail (Check-in/Check-out) - contrle des
versions ;
Auditor : Quel est le crateur, qui a mis jours, date de cration, date de mise jour ;
Liens entre les documents, entre les diffrents espaces.
2.4.Gestion des donnes et moteur de transformations
Transformations (par exemple Word vers PDF, Powerpoint vers Flash) ;
Content Streaming ;
Moteur de transformation extensible.
2.5.Contribution de contenus
Contribution depuis des applications natives ;
Systme de fichiers virtuel rendant la gestion de contenu dentreprise aussi simple que
le partage de fichiers.
2.6.Collaboration des quipes
Guide pour la cration despaces : packs regroupant la connaissance des meilleures
pratiques pour la structure des rpertoires, les contenus, les templates ;
Forum : discussions hirarchises ;
Personnalisation de la mise en page des emails ;
Workflow simple avec notification par email : inclusion dURLs pour la validation et
le rejet de modification ;
Notification des changements demail.
2.7.Workflow intgr
Workflow intgr, gestion documentaire, scurit et gestion de ltat des documents ;
Conformit - gestion scurise des cycles de vie dun document.
2.8.Catgorisation du contenu
Extraction automatise des mtadonnes quel que soit linterface utilise ;
Catgorisation automatique.
2.9.Recherche avance
Recherche combine sur les mtadonnes, le contenu, la localisation, le type de
contenu et lappartenance une ou plusieurs catgories ;
Enregistrement des recherches.

- 55 -

2.10. Interface utilisateur
Interface simple et prte lemploi ;
Interface utilisateur ouverte - JSR-168 et Web Service.
III. Installation et configuration de la solution
Linstallation de la solution GED passe par deux tapes : linstallation des outils
connexes de la solution et linstallation du logiciel Alfresco .
1. Installation des outils connexes

Linstallation et la mise en place de la solution GED Alfresco exige dans un premier
temps linstallation de certains outils connexes, savoir Java et Tomcat.

1.1.Installation de java

Tlcharger la dernire version du JDK
15
partir du lien suivant :
http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/jdk-7u4-downloads-
1591156.html
Lancer le tlchargement
Excuter le fichier et suivre les instructions

1.2.Installation de Tomcat

Tlcharger la dernire version de Tomcat partir du lien suivant :
http://tomcat.apache.org/download-60.cgi

Lancer le tlchargement
Excuter le fichier et suivre les instructions
Saisir dans la barre dadresse du navigateur web http://nonserver:8080 pour sassurer
que linstallation sest bien droule.

2. Installation dAlfresco

Pour linstallation dAlfresco, il faut tlcharger le pack Alfresco Community 3.4 partir du
site officiel dAlfresco http://www.alfresco.com, et plus exactement sur le lien suivant :
http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_file_list_3.4.d
1) Aprs le tlchargement du pack, Il faut excuter le fichier et suivre les instructions
dinstallation ;
2) Slectionner les composants que vous voulez installer (GED, WCM.) ;
3) Choisir le type dinstallation (configuration par dfaut) ;
4) Choisir le rpertoire dinstallation sur votre poste ;

15
JAVA Development Kit .

- 56 -

5) Slectionner la configuration de la base des donnes : base de donnes MySQL ;
6) Saisir les informations dindentification MySQL : mot de passe racine de serveur
MySQL : admin ;
7) Saisir le mot de passe de ladministrateur : admin ;
8) Suivre les tapes dinstallation en cliquant sur Suivant ;


- 57 -


9) Cliquer sur Terminer la fin de linstallation.
3. Utilisation de la solution
Pour dmarrer lapplication, il faut suivre les tapes suivantes :
Disque local => Alfresco => Tomcat => Bin => Fichier commande Startup.bat


Une fois le serveur est dmarr, on lance Alfresco via le menu dmarrer => Alfresco
Community => Alfresco Share.
On accde la plateforme dAlfresco partir du compte administrateur : nom dutilisateur :
admin ; mot de passe : admin.
http://127.0.0.1:8080/share/page/site-index

- 58 -



Linterface dAlfresco saffiche sous forme dun tableau de bord, travers lequel on peut
naviguer sur les sites de lapplication et les diffrentes fonctionnalits de loutil savoir
calendrier des vnements, listes des tches, les membres, ainsi on peut modifier et
personnaliser le tableau de bord selon les besoins et selon les fonctions de lorganisme.



3.1.Crer un site

Pour grer les documents de dpartement des amnagements, on cre un espace sur Alfresco
quon appelle site, il sagit dun espace avec un nom spcifique et un URL travers lequel on
peut y accder.


- 59 -



Un site offre plusieurs fonctionnalits notamment : page wiki, blog, espace documentaire,
calendrier, liens, discussions, listes des donnes, membres du site et autres lments.

3.2.Insrer les documents (dossiers)
Pour grer les documents, on accde lespace documentaire de notre site, dans lequel on
cre les dossiers selon larborescence et le plan de classement dj tabli.




- 60 -

Un dossier est dcrit par un nom et par une description et on peut ajouter des tags (mot cls),
travers la rubrique modifier les mtadonnes, qui servent pour reprer les dossiers lors de la
recherche.
Ainsi on peut ajouter un contenu en PDF et des fichiers Microsoft aux dossiers :


Les contenus comme les dossiers sont caractriss par des mtadonnes quon peut modifier
en ajoutant des tags pour faciliter la recherche.
3.3.Crer des utilisateurs
Un espace documentaire a certainement des utilisateurs qui consultent les documents, les
modifient ou les mettent jour.
On choisit dans le menu Autres la fonction utilisateurs et on cre un nouvel
utilisateur :

Un utilisateur est identifi par un nom, un prnom, un e-mail, un nom dutilisateur et un mot
de passe.
Une fois la cration dun nouvel usager est termine, on se dconnecte en tant
quadministrateur et on se connecte par le compte du nouvel usager. Lusager rejoint le site.


- 61 -

3.4.Attribuer les rles aux utilisateurs
Pour la premire fois, lutilisateur est considr comme un simple lecteur du site,
ladministrateur lui seul qui a le droit dattribuer les rles aux diffrents utilisateurs selon leur
fonction et selon leurs taches dans lorganisme.


Les rles procurent des droits particuliers lutilisateur pour un espace/ contenu donn. On
distingue quarte rles dans le site dAlfresco dont les droits sont rsums dans le tableau
suivant :
Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire
Voir tous les
espaces et
contenus

X

X

X

X
Mettre jour
et diter
X X


Ajouter des
contenus
X X X
Editer les
proprits
X X
Grer les
droits
X
Sapproprier
un contenu
X
Tableau 5: les rles attribus dans un espace Alfresco.
16


Il est important de retenir que les rles sattribuent un ou plusieurs utilisateurs sur les
espaces ou les contenus.




16
<http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf> Consult le 24/05/2012

- 62 -

Conclusion

Les organisations se trouvent de nos jours dans une situation particulire du point de
vue de la gestion de l'information en gnral et plus spcifiquement, de la gestion des
archives. Elles mettent, reoivent et accumulent une masse importante de documents papier
dont la maitrise pose un rel problme. Or une gestion inapproprie de ces documents actifs
aura des consquences sur la fiabilit, l'intgrit ou l'exhaustivit des documents d'archives.
Dailleurs, le mot archives peut dsigner trois ralits trs diffrentes : les documents (qui
font lobjet de la conservation), les services ou bureaux (dont la fonction est de grer les
documents darchives), et les locaux et btiments (dont la fonction est de conserver des
documents et de loger les services qui en sont chargs). Ainsi, on ne peut pas parler dun
aspect et ngliger lautre vu leur troite relation qui fait que la prsence de ces trois lments
en bon tat fait preuve de lapplication dune bonne politique darchivage et de gestion.
Ainsi, dans le prsent travail, on a essay de contourner lensemble des problmes et
insuffisances en matire de gestion des archives du DAM, de les analyser, et de proposer
ventuellement des solutions afin de pouvoir grer et conserver les archives dans des
situations optimales et favorables.
Ces propositions ont t concrtises par llaboration dun plan de classement, calendrier de
conservation et une application GED qui soutiendra la gestion et la communication des
tudes et calques du DAM. Lappui, laide et la disponibilit des fonctionnaires avec lesquels
on a travaill nous a t dune grande utilit dans la mesure o a nous a permis dacqurir
des connaissances sur une partie des archives technique dun domaine aussi large que
lagriculture et de dtecter le dysfonctionnement des deux dpts darchives du dpartement
et ainsi dlaborer et de mettre leur dispositions les lments essentiels dune politique
darchivage quon estime quelle a t tre la hauteur des attentes des fonctionnaires du
DAM, a rpondu lensemble de leurs besoins en matire darchives, et a t dune grande
utilit dans les processus de travail notamment dans la prise de la bonne dcision au bon
moment.















- 63 -

Bibliographie & webographie
Monographie
Association des archivistes franais. Archives prives : un patrimoine mconnu.
Paris : 2005.
Harache, Christine. Launet, Martine. Les guides pratiques : organiser et faire vivre le
classement. France : Esf, 2000.
Organisation des nations unies pour lducation, la science et la culture. Evaluation et
tri des documents informatiques en archivistique : une tude RAMP, accompagne de
principes directeurs. Paris, 1986.
Durand, Claude. Durand-Evard, Franoise. Guide pratique lusage de larchiviste-
Documentaliste : un exemple concret, les communes. Paris : Cedex, 1987.
Favier, Jean. La pratique archivistique franaise. Paris, 1993.
Les archives des administrations centrales : conseils pratiques. 1979
Prax, Jean-Yves. Larcher, Simon. La gestion lectronique documentaire. Paris :
Dunod, 2004.
Chabin, Marie-Anne. Rietsch, Jean-Marc. Dmatrialisation et archivage
lectronique : mise en uvre de lILM. Paris : Dunod, 2006.
Couture, Carol. Larchivistique : une science de linformation en plein essor : recueil
de textes. Montral : Ecole de bibliothconomie et des sciences de linformation,
1985.
Le concept darchives et les frontires de larchivistique : actes. Paris : imprimante
nationale, 1963.
Travaux acadmiques

Tamraoui, hassna.2010 Conception dun centre de pr archivage au sein du
ministre de lhabitat, de lurbanisme et de lamnagement de lespace . Travail de
fin dtudes du cycle des informatistes. Rabat. Ecole des Sciences de linformation.
Rachdi, Hajar.2010 conception dun systme de gestion lectronique des documents
darchives de lentraide nationale .Travail de fin dtudes du cycle des informatistes.
Rabat. Ecoles des Sciences de lInformation.
Souhaili, Mohamed. 2011 Analyse et conception dun systme GED pour la
direction des domaines . Travail de fin dtudes cycle des informatistes. Rabat.
Ecole des Sciences de lInformation.
Bouhda, Ali. 2006 Evaluation des documents et dossiers relatifs la gestion des
ressources humaines et laboration dun calendrier de conservation : cas de
lORMVA de Tafilalt . Mmoire de troisime cycle. Rabat. Ecole des sciences de
linformation.
El Ouhabi, Touria. Naciri, El Hassania. 2011 Audit de modernisation de la politique
darchivage de Barid Al Maghrib par la conception et la mise en place dun systme
darchivage lectronique . Projet de fin dtudes cycle des informatistes. Rabat.
Ecole des Sciences de linformation.


- 64 -

Webographie

<http://www.archivsystem.fr/archivage-electronique.aspx> Consult le
15/04/2012
<http://www.piloter.org/techno/gestion-de-la-connaissance/projet-ged.htm>
Consult le 15/04/2012
http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-un-archiviste Consult le 04/05/2012
< http://www.prestataires.com/dossiers/ged.asp> Consult le 20/04/2012
<http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-
ged.shtml > Consult le 20/04/2012
<http://www.prestataires.com/dossiers/groupware.asp> Consult le
20/04/2012
<http://www.logistiqueconseil.org/Articles/Entrepot-magasin/Inventaire-
methodologie.htm> Consult le 20/04/2012
<http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf> Consult le 20/04/2012
<http://www.imetaux.net/cfao/documents/ged-mb2i.pdf> Consult le
20/04/2012
<http://www.atolcd.com/uploads/media/alfresco_2_1_site_internet.pdf
Consult le 24/05/2012.
<http://www.adaltas.com/ressources/alfresco/fonctionnalites.html> Consult
le 23/05/2012.
<http://actualites.epfl.ch/modules/smartpdf/files/1ed5575a6e74e13f035d3cf9e
de77f14.pdf> Consult le 30/03/2012.
<http://www.journaldunet.com/solutions/ssii/classement/08/bpms/0111-bpms-
ged.shtml> Consult le 15/05/2012.
<http://cours.ebsi.umontreal.ca/sci6116/Supportsdecours_attachments/2-
Archives.ppt.pdf> Consult le 17/05/2012.
<http://ngominh.zevillage.org/files/GED.pdf> Consult le 16/05/2012.




- 65 -




ANNEXES

- 66 -



- 67 -

Primtre du Gharb


Premire tranche
dirrigation

Seconde tranche
dirrigation
Beht Troisime tranche dirrigation

Beht Central

Beht Ouest

Beht
Est

TTI
Est
TTI
Zone
Ctire
TTI
Zone
Centrale
TTI
Casier
Sud
Z5+Z6






















































- 68 -

Exemple de bordereau de versement

Bordereau de versement


Nom du service versant :
N de tlphone du responsable :
Nombre darticles :
Date de versement :
Type de documents :

Numro
dordre
Description
du dossier
Dates
extrmes
Communicabilit Anne
dlimination
Cote au
niveau du
dpt
darchives



Signature
du service
versant :


Signature du
dpt
darchives :




Exemple formulaire dinventaire des tudes

Titre de ltude Tranche Zone Mission Anne Contenus

.. . .. . .. .








Exemple formulaire dinventaire des calques

N dordre Nomenclature des calques N du calque










- 69 -

Exemple de bordereau dlimination

Dsignation
des articles ou
dossiers
(1)
Nombre
darticles
(2)
Date
dlimination
Observations







(1) Les documents dsigns pour lopration dlimination
(2) Le nombre de documents verss pour liminer

Exemple de calendrier de conservation

N de
rgle

Titre
Document/
Dossier
Ex. Pr/
Sc.
(1)
Sup.

(2)
Rgles de conservation Remarques
AC S A I N







(1) Exemplaire principale ou secondaire
(2) Support du document ( papier ou lectronique)

E = Elimination
C= Conservation
Ech= Echantillonnage
888= Conserver jusquau dnouement ou rglement final
999= Conserver jusqu la production dune nouvelle version


- 70 -

Exemple de fiche de prt


Fiche de prt
Service :

Titre de document :

Date de retour :

Emprunt par :

Date :



Signature de lemprunteur:




Exemple de fiche fantme

Description du dossier
Cote du dossier :
Service :
Nom de
lemprunteur

Date de retour

Signature





















La fiche fantme remplace physiquement le document afin de rappeler son
emprunt.





- 71 -

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