Tiempo Todo trabajo es un proceso. Todos los procesos evolucionan con el tiempo. Al principio, se establece un buen proceso. Las necesidades del negocio cambian gradualmente este proceso. Los cambios no siempre son para mejorar. Todos hacen su mejor esfuerzo, pero el proceso evoluciona a su estado actual. Probablemente muy pocas personas han visto el proceso completo de principio a fin. Mapeo de Procesos Que son los Mapas de Procesos? Los mapas de procesos son diagramas que utilizan smbolos grficos para describir la naturaleza y el desarrollo de los distintos pasos que componen un proceso. Tambin son llamados Diagramas de flujoso flujogramas. Mapeo de Procesos Porque trazar Mapas de Procesos? Tener perspectiva Localizar desconexiones, fallas, problemas Generar soluciones Reducir el tiempo del ciclo Comunicarnos Mapeo de Procesos Para que se utilizan los Mapas de Procesos? Para comprender los procesos de la empresa Como herramientas de entrenamiento e induccin a nuevos empleados Para resaltar las relaciones cliente-proveedor Para identificar problemas y oportunidades de mejora Mapeo de Procesos Cuando el mapa es utilizado para identificar problemas y oportunidades de mejora suelen realizarse dos o tres tipos de mapas, que describan: Cmo Est Cmo Debera Estar Cmo Podra Estar Mapeo de Procesos Existen distintos tipos de Mapas de Procesos, por ejemplo: Lineal Funcional cruzado IDEF Mapeo de Procesos Existen distintos tipos de Mapas de Procesos: Lineal Describe las secuencia de cada paso del proceso. Ayuda a identificar las etapas con reprocesos, y los pasos redundantes y/o innecesarios. Funcional cruzado IDEF Mapeo de Procesos Ejemplo Mapa lineal: Inicio Ir a clase Estudiar Tengo los conocimientos suficientes? Tomar examen FIN SI NO Mapeo de Procesos Existen distintos tipos de Mapas de Procesos: Lineal Funcional cruzado Contiene los mismos beneficios del Mapa de proceso lineal, pero adems identifica que roles o sectores realizan cada paso del proceso. Ayuda a comprender como cada rol se relaciona con otro. IDEF Mapeo de Procesos Ejemplo Mapa funcional cruzado: DUCSA FJ R Proceso de entrega de combustible (macro) Inicio Solicitar Combustible Tomar pedido y derivar a Planta correspondiente Asignar Fletero Cargar Combustible Realizar viaje Cobrar al estacionero Entregar Combustible Pagar a DUCSA Verificar pago Pagar al Fletero FIN Mapeo de Procesos Existen distintos tipos de Mapas de Procesos: Lineal Funcional cruzado IDEF Integration Definition for Function Modeling Describe los procesos en niveles, describiendo para cada actividad que recursos se utilizan, que ingresa a la actividad, que sale como resultado y que controles/polticas/manuales se utilizan. Mapeo de Procesos Ejemplo Mapa IDEF: A0 Actividad INPUTS OUTPUTS Recursos Controles/Polticas/Manuales Mapeo de Procesos Mapeo de Procesos Mapeo de Procesos Pasos iniciales para realizar Mapas de Procesos: Identificar las personas correctas para desarrollar el Mapeo Determinar que se espera del Mapa de Proceso Identificar quien y como lo usar Definir el nivel de detalles del Mapa de Proceso Establecer los lmites del Proceso a describir Mapeo de Procesos Que smbolos se utilizan? Terminador: indica el inicio y el fin del proceso Actividad: indica qu se realiza en este paso en particular Decisin: indica distintos pasos a seguir, dependiendo del resultado Subproceso: indica otro proceso, descrito en otro mapa de procesos Espera: indica que el proceso es interrumpido por alguna razn Mapeo de Procesos Cuales son los niveles de descripcin? El nivel de descripcin es establecido de acuerdo a la utilizacin del mapeo del proceso. Macro Mini Micro Mapeo de Procesos Pasos a seguir para construir un Mapa de Procesos: 1. Definir que proceso se describir, y cual es el propsito de la descripcin 2. Establecer los limites del proceso: cual es el inicio y cual es el resultado final Identificar que SI va a ser descrito y que NO Identificar las actividades principales 3. Realizar un inventariode los pasos, actividades y decisiones del proceso, y en el caso del mapa funcional cruzado incluir que rol cumple la tarea 4. Colocar los en la secuencia que corresponda 5. Asignar los smbolos correspondientes 6. Revisar el Mapa de Proceso Mapeo de Procesos Observaciones importantes a tener en cuenta: Las personas seleccionadas para realizar el mapeo de procesos Empezar siempre por la versin Macro Si se describe el proceso actual, describir lo que realmente ocurre, y no lo que se quisiera que pasara. Mapeo de Procesos Interpretacin de Mapas de Procesos Determinar quien est involucrado en el proceso Encontrar las causas raz de los problemas Encontrar maneras de realizar el proceso de forma ms eficiente Determinar como implementar cambios al proceso Encontrar pasos que no agreguen valor Proveer entrenamiento de cmo funciona el proceso, o como debera funcionar. Mapeo de Procesos Interpretacin de Mapas de Procesos 1. Determinar Cuellos de Botella Debilidades Pasos pobremente definidos Pasos que no agregan valor 2. Examinar puntos de decisin 3. Examinar los tiempos de espera 4. Examinar los loops del proceso 5. Examinar cada actividad 6. Examinar el proceso como un todo. Mapeo de Procesos Ejercicio