ESQUEMA DE PROPUESTA METODOLGICA PARA EL SEGUIMIENTO DE

LOS PROYECTOS.
Introduccin.
1. Conceto! "ener#$e!

El proceso de control del proyecto consiste en comparar el desempeo real del
tiempo y los costos, con los tiempos y costos planeados, con el propsito de
tomar acciones correctivas frente a las desviaciones identificadas.
De manera particular el proceso de control del proyecto debe permitir
responder a las siguientes preguntas:
El proyecto se encuentra atrs o adelante de la programacin? en
que porcentae?
!ue tan eficiente el equipo del proyecto est usando el tiempo?
El proyecto se encuentra adelante o atrs en los costos? en que
porcentae?
!ue tan eficiente estn siendo utili"ados los recursos del proyecto?
# continuacin se ilustra el procedimiento general para responder a estas
preguntas a partir de un eemplo $ipot%tico.
E%e&$o'
&royecto: 'onstruccin de () casas
*iempo de eecucin: () meses a ra"n de una casa por mes
+alor presupuestado de construccin de cada casa: ,(.))).)))
Reorte de !e"ui&iento'
#l finali"ar el mes - el reporte de seguimiento indica:
. casas construidas / lo que equivale al .)0 de avance o de eecucin del
proyecto.
'osto real de las . casas construidas: ,1.))).)))
(E$ ro)ecto !e encuentr# #tr*! o #de$#nte de $# ro"r#&#cin+ (en ,ue
orcent#%e+
2e procede de la siguiente manera:
2e determina la cantidad de trabao presupuestado de obra al mes -.
Este valor se denomina el 'osto &resupuestado del *rabao &rogramado
3CPTP4. 5epresenta, el valor del trabao, en t%rminos del presupuesto,
que se debe $aber reali"ado a la fec$a.
Este valor se encuentra acumulando el costo presupuestado por per6odo.
7es ( 7es . 7es 8 7es - 7es 9 7es 1 7es: 7es ; 7es < 7es
()
&resupuesto
por per6odo
( ( ( ( ( ( ( ( ( (
&resupuesto
#cumulado
( . 8 - 9 1 : ; < ()
#l mes - el '&*& es ,-.))).))) correspondiente a -)0 de avance del
proyecto.
2e determina la cantidad de trabao realmente obtenido a la fec$a de
corte, mes -. Este valor se denomina el 'osto &resupuestado del
*rabao 5eali"ado 3CPTR4. 5epresenta, el trabao efectivamente
reali"ado a la fec$a, valorado en t%rminos del presupuesto.
El '&*5 al mes - es ..))).))) correspondiente al .)0 de avance del proyecto
2e compara la cantidad de trabao presupuestado 3'&*&4 con la
cantidad de trabao obtenido, ambos valorados en t%rminos del
presupuesto.
=as diferencias entre estos dos valores indican la +ariacin en la &rogramacin
/ -P >. 2e espera que esta diferencia sea nula o que la cantidad de trabao
obtenido sea mayor que la cantidad de trabao presupuestado. ?na situacin
contraria indica un atraso en la programacin del proyecto.
=a +& del eemplo ser6a:
+& @ '&*5>'&*&.
+&@ ..))).))) / -.))).))) @ 3..))).)))4. =uego el proyecto se encuentra
atrs en la programacin.
En que porcentae?
0+& @ +& A '&*&
0+&@ ..))).))) A -.))).))) @ ).9
El proyecto se encuentra 9)0 atrs en la programacin.
=a situacin grfica al momento de la fec$a de corte ser6a:
(Que t#n e.iciente e$ e,uio de ro)ecto e!t* uti$i/#ndo e$ tie&o.
Esta pregunta se resuelve calculando el Bndice de rendimiento en la
&rogramacin C5&, el cual eDpresa el equivalente de tiempo efectivo invertido
por el equipo de trabao en la obtencin del trabao.
C5& @ '&*5 A '&*E& @ ..))).))) A -.))).))) @ ).9 lo que indica que de las ;
$oras de trabao el equipo invierte - $oras efectivas para la obtencin del
trabao.
(E$ ro)ecto !e encuentr# #de$#nte o #tr*! en $o! co!to!+ (en ,ue
orcent#%e+
2e determina la cantidad de trabao realmente obtenido a la fec$a de
corte, mes -. Este valor se denomina el 'osto &resupuestado del
*rabao 5eali"ado 3CPTR4. 5epresenta, el trabao efectivamente
reali"ado a la fec$a, valorado en t%rminos del presupuesto.
VP
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Costo acumulado
millones
Costo real
La cantidad de trabajo presupuestado a la ec!a de corte
La cantidad de trabajo obtenido en terminos del presupuesto
El '&*5 al mes - es ..))).))) correspondiente al .)0 de avance del proyecto
2e determina el costo real del trabao obtenido a la fec$a de corte. Este
valor se denomina el 'osto 5eal del *rabao reali"ado 0CRTR1.
2e compara la cantidad de trabao obtenido, valorado en t%rminos del
presupuesto, con el costo real para obtenerlo >'5*5
=as diferencias entre estos dos valores indican la +ariacin en los costos / -C
>. 2e espera que esta diferencia sea nula o que la cantidad de trabao obtenido,
valorado en t%rminos del presupuesto, sea mayor que su costo real. ?na
situacin contraria indica un sobrecosto en el proyecto.
Debe observarse que el eDceso o defecto en los costos se mide contra la
cantidad de trabao obtenido y no contra el trabao presupuestado, valorados en
t%rminos del presupuesto.
=a +' del eemplo ser6a:
+' @ '&*5>'5*5.
+&@ ..))).))) / 1.))).))) @ 3-.))).)))4. =uego el proyecto se encuentra
adelante en costos. 35eali"ar las . casas cost -.))).))) ms de lo previsto4
=a situacin grfica al momento de la fec$a de corte ser6a:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
Costo acumulado
millones
Costo real
La cantidad de trabajo presupuestado a la ec!a de corte
La cantidad de trabajo obtenido en terminos del presupuesto
VC
En que porcentae?
0 +' @ +' A '&*5 @ 3-.))).)))4 A ..))).))) @ ..
El proyecto se encuentra en un .))0 arriba en los costos.
(Que t#n e.iciente e!t*n !iendo uti$i/#do! $o! recur!o! de$ ro)ecto+
Esta pregunta se resuelve calculando el Bndice de 5endimiento en los 'ostos
C5', el cual indica cuanto el valor equivalente en trabao obtenido por cada
peso que se eecuta.
C5' @ '&*5 A '&*E5 @ ..))).))) A 1.))).))) @ ).88 lo que indica que por
cada peso que se gasta se obtiene solamente 88 centavos en trabao
equivalente.
2. Proce!o de$ contro$ de$ ro)ecto.
3. E!t#4$eci&iento de $# $5ne# de 4#!e de tie&o ) de co!to.
'aso: Desde la tabla de costo del diagraman de gantt, guardar la l6nea de base
de un proyecto formulado.
+ista requerida: +erA diagrama de ganttA tablaA costo
FerramientasA2eguimiento A Establecer l6nea de base
#l digitar G#ceptarH observe que la columna de costo previsto se $ace
igual a la columna de costo total. Este $ec$o comprueba que ya se $a
guardado el proyecto con l6nea de base.
6. Inici#cin de$ ro)ecto.
Este paso corresponde al inicio formal de la eecucin de las actividades del
proyecto. &ara el proyecto se generan los siguientes reportes:
'aso (: Ienerar el reporte de la cantidad de trabao por actividad
+ista requerida: +erACnformesA carga de trabaoAuso de tareasA
'aso .: Ienerar el reporte del presupuesto del proyecto
+ista requerida: +erACnformesA costo A presupuestoA
'aso 8: Ienerar el reporte de las actividades por responsable
+ista requerida: +erACnformesA actividades actuales A tareas que comien"an
pronto A
2eleccione G7odificarH
En el campo GJiltroH seleccione la opcin G!ue utili"an el recursoH.
2eleccione G#ceptarH
2eleccione la opcin Gtareas que comien"an prontoH y G2eleccionarH
2eleccione un recurso del campo G !ue utili"an el recursoH
'aso -: Ienerar el reporte de las actividades a desarrollar en la primera
semana de eecucin del proyecto.

+ista requerida: +erACnformesA actividades actuales A tareas que comien"an
pronto A
'aso: EDportar los datos de las actividades a EDcel para disear el formato de
seguimiento durante el per6odo.
+ista requerida: #rc$ivoA Iuardar como A
Digite en el campo GKombre de arc$ivoH H el nombre del arc$ivo en
formato EDcel donde se van a eDportar los datosG.
2eleccione del campo GIuardar como tipoH la opcin G=ibro de 7icrosoft
EDcelH.
Digite GIuardarH y a continuacin el campo G2iguienteH.
2eleccione la opcin GDatos seleccionadosH
2eleccione G2iguienteH.
2eleccione la opcin Gequivalencia nuevaH
2eleccione G2iguienteH
2eleccione el tipo de dato GtareasH
2elecciones G2iguienteH
2eleccione del campo GDe 7icrosoft Lffice &roectH las siguientes
variables:
Kombre
2ucesoras
'omien"o
Jin
'omien"o previsto
Jin &revisto
'omien"o real
Jin real
2eleccione GJinali"arH
Cngrese al arc$ivo de EDcel donde se encuentra los datos que $a
eDportado desde 7icrosoft &roect.
'onfigure el formato de las columnas a formato tipo GJec$aH
Morre la informacin de las columnas Gcomien"o realH, GJin realH y 0
de completadoH.
#uste el formato al diseo deseado.
Cdentifique las tareas a las cuales se les va a reali"ar seguimiento
para el per6odo establecido. En este caso para la primera semana
que corresponde alas actividades que inician entre el martes .) de
noviembre y el viernes .8 de noviembre.
=a tarea de identificacin de las actividades que inician en un per6odo
determinado se puede reali"ar a trav%s del 7s &roect. &ara ello.
Desde una vista de tareas o de recursos seleccione del menN la
opcin ver A informes A actividades actuales A tareas que comien"an
pronto.
2eleccione la opcin G7odificarH
?bique en el campo GJiltroH la opcin GCntervalo de fec$asH
Faga 'lic en G#ceptarH
Faga 'lic en G2eleccionarH
Digite la fec$a a partir de la cual desea que se desplieguen las
actividades a las cuales se les va a reali"ar seguimiento en el campo G
7ostrar tareas que comiencen o finalicen despu%s del G
Faga clic en aceptar
Digite la fec$a de corte de control del proyecto en el campo GO antes
del G
Faga clic en G#ceptarH
#qu6 se puede observar el reporte con las actividades que empie"an
entre el .) y el .8 de noviembre.
7. Cnformacin sobre el desempeo real
'aso: 5ecoger la informacin sobre los avances y observaciones a las
actividades que iniciaron o deber6an $aber iniciado en el per6odo de control
del proyecto. En el GJormato para el control del proyectoH se registra la
siguiente informacin:
8. Actu#$i/#cin de $# ro"r#&#cin ) co!to! de $#! #cti9id#de!
'aso: 5egistrar los avances en tiempo y costo de las actividades que
iniciaron o deber6an $aber iniciado en el per6odo establecido para el control
del proyecto.
+ista requerida: +er A Diagrama de Iantt A *abla A 2eguimiento
5egistre los datos de las actividades del GJormato para el control del
proyecto Gen los campos correspondientes de la vista seleccionada.
:. Actu#$i/#cin de$ ro"r#&#; e$ re!uue!to ) $o! ron!tico! de$
ro)ecto.
'aso: +erificar que se $an actuali"ado los datos de tiempo, presupuesto y
pronsticos del proyecto.
+ista requerida: &royecto A Cnformacin del proyecto A Estad6sticas.
Desde una vista de tareas seleccione la opcin G&royectoH A
GCnformacin del proyectoH del menN.
2eleccione GEstad6sticasH
'ompare los campos G#ctualH y G&revistoH para las categor6as
G'omien"oH, GJinH, GDuracinH, G*rabaoH y G'ostoH. =a informacin del
campo G#ctualH representa la proyeccin del valor en cada categor6a
y la de G&revistoH la informacin de la l6nea de base o promesa.
<. An*$i!i! de $# !itu#cin #ctu#$ en co&#r#cin con e$ $#n.
'aso (: +erificar los indicadores de desempeo en la programacin.
+ista: +erA*ablaA 7s tablasA valor #cumulado A
Faga clic sobre la opcin G#plicarH
#parecen las columnas Acampos correspondientes al '&*&, '&*5,
'5*5, +&. +', 'EJ, '&J y +#J.
El '&*& es el costo del trabao programado a la fec$a de corte.
El '&*5 es el costo del trabao real obtenido, en t%rminos del
presupuesto.
El '5*5 es el costo real del trabao obtenido.
+& es la variacin de programacin.
+' es la variacin de los costos del proyecto respecto del trabao
realmente obtenido.
'EJ es el costo estimado a la finali"acin del proyecto si las
actividades y lo recursos se siguen eecutando a las mismas tasas de
rendimiento.
'&J es el costo presupuestado a la finali"acin o presupuesto final
del proyecto.
+#J es la diferencia entre el 'EJ y el '&J.
IMPORTANTE'
ESTOS DATOS NO SON LOS REALES SI NO SE =A ESTA>LECIDO LA
?E=A DE CORTE DEL PROYECTO EN EL MS Pro%ect.
Estable"ca la fec$a de corte del proyecto. En este caso .8 de noviembre
Faga clic en G#ceptarH. Estos si son los datos reales de valor acumulado.
#nalice la informacin de valor acumulado para la programacin. &ara
este caso el proyecto se encuentra atrs en la programacin 3+&@ >.))4.
+erifique el Bndice de 5endimiento en la &rogramacin C5& a trav%s de la
ruta +er A *ablasA 7s tablasA Cndicadores de programacin de valor
acumulado.
Faga clic en G#ceptarH.
#nalice la informacin. &ara este proyecto los datos arroan que el
proyecto se encuentra atrasado en la programacin un (:0. 2u C5& es
de ).;8 lo que significa que por cada ; $oras del d6a, el equipo trabaa
1.1- $oras de manera efectiva, aproDimadamente.
'aso .: +erificar los indicadores de desempeo en los costos
+ista: +erA*ablaA 7s tablasA valor #cumulado A
Faga clic sobre la opcin G#plicarH
#nalice los datos de variacin de costo 3+'4, costo estimado a la
finali"acin 3'EJ4 y variacin a la finali"acin 3+#J4. Este proyecto se
encuentra sobre los costos, es decir, su variacin de costo es cero, lo
que significa que el costo real del trabao alcan"ado a la fec$a, .8 de
noviembre, es igual al su costo presupuestado.
+erifique el Bndice de 5endimiento en los 'ostos C5' a trav%s de la ruta
+er A *ablasA 7s tablasA Cndicadores de costo de valor acumulado.
Faga clic en G#plicarH
El C5' de este proyecto es (, lo que significa que por cada peso gastado
se $a obtenido un peso de trabao efectivo.
En re!u&en; e!te ro)ecto !e encuentr# #tr#!#do en $# ro"r#&#cin en
un 1:@ ) !in !o4reco!to #r# e$ tr#4#%o #$c#n/#do # $# .ecA# de corte.
B. Inc$u!in de c#&4io! #$ $#n de ro)ecto.
a. &rocedimiento para el registro de cambios
b. Jormatos para consignar el registro de cambios del proyecto.