HOJA DE CLCULO

Una hoja de clculo (o programa de hojas de clculo) es un software a travs del cual se pueden
usar datos numricos y realizar clculos automticos de nmeros que estn en una tabla.
Tambin es posible automatizar clculos complejos al utilizar una gran cantidad de parmetros
y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.
Se utilizan a veces para hacer pequeas base de datos, informes y otros usos. Las
operaciones ms frecuentes se basan en clculos entre celdas, las cuales son
referenciadas relativamente mediante la letra de la columna y el nmero de la fila, por
ejemplo =B1*C1. Es tambin habitual el uso de la referencia absoluta anteponiendo el
signo $ a la posicin a fijar, por ejemplo, =B$1*$C$1 ($1 fija la fila y $C fija la
columna en el caso de copiar o cortar esta celda a otra posicin).

Mas que nada se utilizan en empresas y en la Contabilidad que les sirve de mucho a los
Contadores as se les facilita el trabajo de Trabajar con las Cuentas.

Elementos bsicos.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el rea de trabajo, como ya hemos dicho. En el
caso de Excel l 97, sta consta de 65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256
columnas, que van desde la letra A hasta las letras IV. Varias hojas, relacionadas entre s,
conforman un libro. Excel trae predeterminada la cantidad de 3hojas por libro, pero eso no
impide que podamos reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro, segn las necesidades
e inclusive darle un nombre determinado o cambirselo.

Las distintas celdas de las hojas contendrn los datos o la informacin, que puede ser no
solamente en forma numrica, sino tambin textos (llamados rtulos) y frmulas donde
intervengan el contenido de otras celdas y funciones predefinidas para clculos ya sea
financieros, matemticos, estadsticos, etc.
Las frmulas tienen la capacidad de recalcularse si el contenido de una de las celdas a la que
hace referencia cambia. Esta capacidad es una de las prestaciones fundamentales de este tipo
de software, debido a la utilidad para resolver los problemas decisionales, analizando varias
hiptesis.

*Barra de ttulos:
Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el icono del men de
control de la aplicacin y el nombre de la aplicacin (Microsoft Excel) junto al nombre
del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de abrir, aparecer Libro 1. A la
derecha aparece la opcin de minimizar ventana, maximizar/restaurar y cerrar
ventana, que son los tpicos del Windows. Cuando se trabaja con otras aplicaciones
puede resultar muy til reducir el tamao de la ventana a una ventana flotante, ya que
se puede variar su tamao y no ocupa toda la pantalla.

*Barra de mens:
Situada debajo de la barra de ttulos. Contiene todos los comandos de la aplicacin agrupados
en Nueve mens: ARCHIVO, EDICIN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS,
DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Adems, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo
que est activa se visualice a tamao completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones
para la utilizacin de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar.

Barra de herramientas o iconos.
En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas predefinidas que contienen botones que
proporcionan un acceso fcil y rpido a los comandos de uso ms frecuente. Cuando se ejecuta
por primera vez este software se visualizan, bajo la barra de mens, la barra de herramientas
estndar y la barra de herramientas formato.

Barra de frmulas.
Est situada bajo la de formato, es la barra donde se van a editar los datos introducidos en la
hoja de clculo. En caso de que no se visualice esta barra, se activar desde VER/BARRA DE
FORMULAS. Esta barra contiene cuatro elementos: cuadro dereferencia que recoge la
direccin de la celda u objeto activo; botn con la flecha hacia abajo, que abre la lista con los
nombres asignados a celdas o grupos de celdas (rangos).

Barra de frmulas (Cont.)
Un cuadro con tres botones, de los cuales, los dos primeros solo se muestran si se estn
introduciendo o modificando datos. El botn cancelar (x) que se utiliza para anular los datos
introducidos. El botn introducir ( ) que se utiliza para aceptar la entrada. El botn
introducir/modificar frmula (=) que sirve para acceder a la paleta de frmulas que asiste al
usuario en la construccin de las mismas. El cuadro de edicin, que muestra el contenido de la
Celda activa con independencia de su formato

rea de trabajo de la hoja de clculo.
Es la zona que va a contener los modelos de hojas de clculo, que incluye la ventana de edicin
de los libros de trabajo, la cual contendr, a su vez, diferentes hojas de clculo, grficos, etc.
Para activar una hoja basta pulsar sobre su pestaa y la hoja pasar a primer plano (hoja activa)
apareciendo en la etiqueta de su pestaa su nombre en negrita.

Barra de estado.
Est situada en la parte inferior de la pantalla de edicin, muestra los mensajes que
corresponden a lo que se est realizando. Si no se visualiza esta barra, se activar desde la orden
VER/BARRA DE ESTADO. En esta barra aparecen tres reas diferentes:
rea modo de trabajo: que muestra una breve informacin del estado o modo de trabajo de la
Hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y Calcular).

rea de auto calcular: muestra cuando se tiene seleccionada ms de dos celdas (y al menos dos
de ellas con algn valor) la suma de sus valores, o el promedio, etc., segn se elija entre varias
opciones (pulsando el botn derecho del ratn encima).

rea de estado del teclado: indica si determinadas teclas estn o no activadas. Por ejemplo,
aparecer el letrero NUM cuando se activa la tecla de nmeros; MAY, cuando est activada la
tecla de maysculas, etc.