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ADMINISTRACIN GENERAL I
APUNTE DE CURSO - MDULO 2
ANA MARA ROA

APUNTES MDULO 2



1. Introduccin:

Los apuntes del Mdulo 2, del curso de Administracin General 1, se refieren a los
siguientes tpicos:
LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Organizacin funcional versus divisional
LA EMPRESA: Los factores que influyen, tanto del mbito interno y externo.
Por lo tanto, en este Word se presenta una revisin bibliogrfica de ellos, incluyendo la
lectura complementaria del curso, es decir, el libro Administracin: una perspectiva
global de Harold Koontz y Heinz Weihrich, 12a Edicin y alineado a los conceptos
tratados en los videos del mdulo. Por ello, las definiciones entregadas en los videos, se
sealarn entre comillas para que puedan diferenciarla del resto de la bibliografa que
ser identificada su fuente.

2. Resumen Inicial.

Para comenzar los apuntes del Mdulo 2 Curso Administracin General 1, debemos
recordar los conceptos aprendidos, que se refieren a las definiciones de:
Empresa
Administracin
Funciones Administrativas
Funcin de la Empresa
Rol de las Utilidades
Historia de la evolucin de la administracin

A continuacin veremos cmo se constituye una empresa en su interior, es decir, las
herramientas administrativas disponibles para disear la empresa, para ello

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comenzaremos con la definicin de estructura organizacional, como se seala en el
siguiente punto.


3. Estructura Organizacional

En la Revisin Bibliogrfica, podemos destacar dos definiciones de Estructura
Organizacional:

Strategor: (1988) la define como el conjunto de las funciones y de las relaciones que
determinan formalmente las tareas que cada unidad debe cumplir y el modo de
comunicacin entre cada unidad.

Mintzberg: (1984) en su Libro Estructuras Organizacionales Eficientes, establece que es el
conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior
coordinacin de las mismas.

Por su parte, en el video del mdulo se define como la Estructura Organizacional como la
Forma en que se dividen, coordinan y organizan las diferentes actividades dentro de una
organizacin Es decir, la estructura organizacional es una estructura intencional de roles,
cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento
posible.

As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea
perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que
ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.

A continuacin se enumeran y explican los elementos de la organizacin los cuales, una
vez comprendidos y asimilados contribuyen a una mejor administracin:

a) Divisin del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que
abarca las siguientes etapas: la primera; (jerarquizacin) que dispone de las funciones de
la empresa por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalizacin)
que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades especficas, con base en
su similitud.

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b) Coordinacin. Se refiere a la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de los
miembros de una empresa, con el fin de lograr los objetivos propuestos.

Para ello contamos con la primera herramienta administrativa: los Organigramas, pero
Qu es un organigrama?


3.1 Organigrama

Es una de las herramientas ms importantes al definir la estructura de la empresa. Dado
que proporcionan una imagen grfica de la empresa, es decir, es el instrumento idneo
para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una empresa.


3.1.1 Cul es la utilidad de los organigramas?
a. Muestran una imagen formal de la organizacin.
b. Son una fuente de consulta oficial tanto para os usuarios internos y externos de la
empresa.
c. Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones de jerarqua.
d. Constituyen un elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional.


3.1.2 Cules son los criterios para preparar un organigrama?

a. Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben
establecerse con exactitud.
b. Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma
clara y comprensible.
c. Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin.
d. Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo
que deben prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en
funcin de su objeto.
e. Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable
que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
preparacin, as como la fecha de autorizacin.



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3.1.3. Tipos de Organigramas:

Existen dos Estructuras bsicas de organigramas:
a. Funcional
b. Divisional

A continuacin se presentan los principales conceptos de cada uno.

a. Estructura Funcional:

La Estructura funcional: es aquella que hace las diferencias y organiza a la gente en base
a sus funciones
Significa en reas que trabajan en esa funcin como finanzas, marketing, recursos
humanos, produccin, para una empresa manufacturera. En cambio para una empresa
que comercializa productos la funcin de produccin se reemplaza por comercializacin.
.

a.1.Ventajas y desventajas de la Estructura Funcional:

Las ventajas y desventajas de un organigrama funcional, segn lo sealado en el video del
mdulo se resumen en:

Ventajas Desventajas
Refleja cules son las funciones de cada
uno
nfasis en los objetivos generales de la
empresa
Otorga poder y prestigio Visin reducida
Especializacin ocupacional Lenta coordinacin entre las funciones
Alto control de la direccin Lenta adaptacin al cambio

Por lo tanto, esta estructura funcional es ms adecuada para empresas de tamao
mediano a pequeas, puesto que, en general, poseen poco personal y requieren tener
claridad en las funciones que cada uno realiza.
En lo que se refiere a la segunda forma bsica de un organigrama, se presenta en el
siguiente punto.



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b. Estructura divisional:

La estructura u organigrama funcional, es aquel que se divide en entes propios, es decir,
cada divisin acta como una mini empresa, dentro de la misma empresa, implica reas
completamente definidas y autnomas en el proceso de toma de decisiones.


b.1.Ventajas y desventajas de la Estructura Divisional:

Las ventajas y desventajas de un organigrama divisional, segn lo sealado en el video del
mdulo se resumen en:

Ventajas Desventajas
Se hace nfasis en las distintas divisiones Se requiere ms personal con habilidades
gerenciales Mayor coordinacin entre las tareas
Se identifican los problemas de forma
integral
No existe un control acucioso de la alta
direccin

Por lo tanto, esta estructura divisional es ms adecuada para empresas de tamao grande
o transnacional. Dado que sus divisiones pueden ser geogrficas, de mercados, entre
otras.
A su vez, la estructura divisional se adapta mucho mejor a los cambios y, a su vez genera
la autonoma en sus propias decisiones

Una vez que se ha definido el organigrama de la empresa, se requiere describir los cargos,
segunda herramienta administrativa de la estructura organizacional, como veremos a
continuacin:


3.2. Descripcin de cargo

La descripcin de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones
que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en una
empresa; es decir:
describe Qu realiza?
la periodicidad de la ejecucin Cundo lo hace?
los mtodos aplicados para la ejecucin de las tareas Cmo lo hace?
y los objetivos del cargo Por qu lo hace?


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Bsicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los
deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el
trabajo constituyen el cargo total.

Por tanto, un cargo es la reunin de todas aquellas actividades realizada por una sola
persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el
organigrama de la empresa.

En sntesis y conforme a lo definido en el video del mdulo la descripcin de cargo es lo
que est escrito respecto a un puesto laboral

Los elementos bsicos de la descripcin de cargo son:
objetivos del puesto
cules son las responsabilidades
cules son mis funciones
niveles de decisin
requisitos



Complementario al organigrama y descripcin de cargos es la tercera herramienta
administrativa que compone la Estructura Organizacional, los manuales de
procedimientos que se sealan en el siguiente punto.

3.3 Manual de Procedimientos:
3.3.1. Qu es un Manual de Procedimientos?
Los manuales de procedimientos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin, dado que registran y transmiten en forma ordenada y
sistemtica la informacin de una empresa y la forma de realizar los procesos.
3.3.2. Cules son los objetivos de los manuales?
a. Presentar una visin de conjunto de la empresa
b. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
c.Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerrquicos.
d.Contribuir a la correcta atencin de las labores asignadas al personal.

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e.Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo.
f.Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de
servicios, usuarios y clientes.
Por ejemplo las empresas Certificadas ISO 9.001, es decir, la ISO de Calidad deben poseer
una estructura organizacin con las tres herramientas descritas, las cuales, son auditadas
por personal externo a la empresa para poder acceder al Certificado de Calidad.
3.3.3. Qu contiene un Manual de Procedimientos?
Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta
un breve modelo de este tipo de manual:



Figura N: Ejemplo de Formato de Manual de Procedimientos
Fuente: Wikipedia de manual de procedimientos

Para concluir este punto, la Estructura Organizacional es importante destacar lo planteado
en el video del mdulo que se refiere a las siguientes afirmaciones, a saber:
La estructura organizacional es la base para la correcta implementacin de una
estrategia
Se debe reconocer que adems de la estructura organizacional formal, existe una
Organizacin informal, es decir, una red de contactos que se genera dentro de una

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empresa a travs de la interaccin social entre los trabajadores que es de
generacin espontnea pues nace a travs de la interaccin de las personas
Usar esa organizacin informal a travs de la alta direccin, para que sea a favor de
la empresa.
Para que la Estructura Organizacional sea correctamente definida debe ser una
consecuencia de los objetivos propuestos por la empresa. Es decir, primero se
definen los objetivos (Qu hacer?) y luego la Estructura Organizacional que
responde a la pregunta Cmo nos organizamos para alcanzar estos objetivos?
Si el objetivo cambia, la estructura organizacional tambin debe hacerlo y para ello
recuerden el ejemplo de la empresa que decide brindar un servicio al cliente
presentado en el video en referencia

Ahora que hemos visto el primer punto de los contenidos de este mdulo, esto es la
Estructura Organizacional, pasamos a abordar el segn y ltimo tpica que se refiere a la
empresa y los factores que influyen, tanto del mbito interno y externo, como se seala a
continuacin.


4.- La Empresa: Los Factores que influyen, tanto del mbito interno y externo.

En el mdulo 1 vimos que una empresa nace para satisfacer una necesidad insatisfecha, es
decir, se vincula con el mercado, pero adems dijimos que no era una isla, dado que es un
sistema abierto inmerso en un sistema mayor.

Eso es lo que estudiremos en este punto, identificando los factores que la influyen tanto
del ambiente interno como externo


4.1. Factores Internos que influyen en la Empresa:

Como su nombre lo indica, son internos, propios y estn dentro de la empresa, por tanto,
de ella dependen, es decir, la empresa tiene la capacidad y el poder para influir en ellos.

Entonces nos referimos a:
Proceso de Toma de Decisiones: es un proceso interno que puede influir a la
empresa en el logro de sus objetivos
Los procesos pueden afectar su productividad y eficiencia
Las estrategias pueden hacer una empresa exitosa o no.


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Por eso, el administrador debe estar permanentemente observando y evaluando el
mbito interno de su empresa, es decir, controlando que como dijimos en el mdulo 1, no
slo se refiere a la comparacin entre los resultados y lo esperado, sino lo ms importante
es detectar esas brechas y tomar decisiones ya sean preventivas (anticipndose a un
resultado negativo) o correctivas (corregir el curso de accin para lograr los objetivos
propuesto)

Ms adelante veremos un modelo de anlisis que ayuda al administrador en esta labor,
pero primero debemos terminar con los factores que influyen en la empresa, que
corresponde ahora a aquellos del mbito externo como se sealan en el siguiente punto.


4.2. Factores Externos que influyen en la Empresa:

Como su nombre lo indica, son factores externos, es decir, estn fuera de la empresa, la
influyen pero no necesariamente la empresa tiene la capacidad para afectarlos, s puede
tomar decisiones para minimizar su impacto dentro de la organizacin o aprovechar las
posibilidades que le brinde el medio externo.

Para identificar de una manera ordenada el mbito externo, utilizamos en el Anlisis
SEPTE que explicamos a continuacin:


4.2.1. Anlisis SEPTE

Para nosotros en espaol, es anlisis SEPTE, es decir, analiza la influencia de los
factores Sociales, Econmicos, Polticos, Tecnolgicos y Ecolgico en la Empresa,
como se detalla en el siguiente punto:

Los factores se clasifican en cinco bloques, la pertinencia del anlisis de cada variable para
una empresa determinada depender de su tamao y del sector al cual pertenece, es
decir, no se trata de realizar un estudio acadmico de cada variable en trminos de
profundidad, sino de analizar la o las variables relevantes para la empresa identificando su
potencial impacto en ella.

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A modo de referencia, se identifican las principales variables por bloque, sin ser la
enumeracin exhaustiva, es decir, puede haber variables que no han sido mencionadas y
que si pueden influir en la empresa que estn analizando, por tanto, deben incorporarla,
pero las ms tradicionales son:

A.Socio-culturales: Evolucin demogrfica, Distribucin de la renta, Movilidad social,
Cambios en el estilo de vida, Actitud consumista, Nivel educativo, Patrones culturales. Por
ejemplo, en Chile observamos un consumidor cada vez ms informado y que exige sus
derechos, por lo cual, la empresa debe ser coherente entre lo que dice y hace, como es el
caso de las etiquetas de los productos o la informacin entregada al firmar un contrato y
la letra chica que en mbito financiero hoy esta ad portas de comenzar sus operaciones
el SERNAC Financiero.

b.Econmicos: Ciclo econmico, Evolucin del Producto Interno Bruto (PIB) Tipos de
inters, Oferta monetaria, Evolucin de los precios, Tasa de desempleo, Ingreso
disponible, Disponibilidad y distribucin de los recursos, Nivel de desarrollo o Tasa de
Crecimiento proyectada, ente otras variables del ambiente econmico.

c. Poltico - legales: se refiere al ambiente poltico y los proyectos de legislacin del
ejecutivo, tales como los ya existentes y en proceso de aprobacin. Por tanto, se debe
considerar la Legislacin antimonopolio, Leyes de proteccin del medioambiente, Polticas
impositivas, Regulacin del comercio exterior, Regulacin sobre el empleo, Promocin de
la actividad empresarial, Estabilidad gubernamental. La variable a analizar depender del
tipo de empresa y del sector donde se encuentre inmersa, por ejemplo una empresa que a
travs de su proceso productivo genera residuos y desechos, debe analizar la normativa
medio ambiental para tener licencia para operar.

d. Tecnolgicos: Preocupacin gubernamental y de industria por la tecnologa, Madurez
de las tecnologas convencionales, Desarrollo de nuevos productos, Velocidad de
transmisin de la tecnologa.

e. Ecolgicos: Incidencia en el medio ambiente, beneficios y perjuicios para el entorno
ambiental inmediato y la biosfera.



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5. Sntesis Integradora
Estructura Organizacional como la Forma en que se dividen, coordinan y organizan las
diferentes actividades dentro de una organizacin Para ello debe existir dos elementos
claves y complementarios: divisin del trabajo y coordinacin.


Para ello, se cuenta con tres herramientas fundamentales:
Herramienta Definicin Tipos/elementos bsicos
Organigrama Imagen grfica que estable
las relaciones y niveles de
jerarqua en la empresa
Funcional: finanzas,
administracin, personal,
etc.
Divisional: divisin 1 a n
Descripcin Describe todo lo que realiza
un puesto de trabajo
Elementos bsicos:
Objetivos
Responsabilidades
Funciones
Niveles de decisin
Requisitos
Manual de procedimientos Registra y transmite en
forma ordenada y
sistemtica la informacin
de una empresa y la forma
de realizar los procesos.
Principales objetivos:
Visin de conjunto de la
empresa
Medio de comunicacin
interno y externo

Pero la empresa no es una isla, tiene un contexto donde se desenvuelve y con el cual
interacta, dependiendo del nivel de influencia, si es un factor interno (debilidades y
fortalezas) pues la empresa tiene la capacidad de influir en ellas, no as con los factores
externos (amenazas y oportunidades) que la empresa no puede afectarlas pero s
aprovecharlas en el caso de las oportunidades o minimizarlas si se trata de las amenazas y
para ello utilizamos el Anlisis SEPTE, que implica que estudiamos las variables que aplican
a la empresa y su efecto en los mbitos social, econmico, poltico, tecnolgico y
ecolgico.


6. Bibliografa

Administracin: una perspectiva global de Harold Koontz y Heinz Weihrich, 12a Edicin
Estructuras Organizacionales Eficientes, Mintzberg (1984)