24/07/2014

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La Funcin de Planeacin
Luz Moncada Vergara
LA FUNCION DE PLANEACIN
Temas a tratar:


1. Qu es Planeacin?

2. Porqu planifican los Gerentes?

3. Qu son los planes?

4. Qu es la misin?

5. Qu es la visin?

6. Qu son los objetivos?

7. Qu son las metas?

8. Propsito de las metas

9. Criterios para las metas efectivas

10. Cules son los tipos de metas?

11. Indicadores de metas para medir la efectividad
organizacional

12. Qu son las estrategias?

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Qu es la Planeacin?
Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo
en cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir
en el logro de los objetivos que se diseen as como los medios para
alcanzarlos
Implica
Definir los objetivos y metas de la
organizacin
Establecer una estrategia para
alcanzar esos fines
Desarrollar una jerarqua de planes
para integrar y coordinar las
actividades
La Planeacin define la ruta a seguir
La Planeacin es una funcin fundamental de la
Administracin pues las dems funciones se
derivan de ella (Organizacin, Direccin y
Control).

En las organizaciones pequeas la planeacin
es informal; y en las ms grandes, los
administradores siguen un marco de planeacin
bien definido.

Las organizaciones desarrollan tambin Planes
de Contingencia o escenarios adecuados a
circunstancias inesperadas y Planes de
recuperacin de desastres.

Los Gerentes definen con claridad la ruta que desean seguir para conducir a la organizacin
desde el punto en que se encuentran inicialmente hasta donde ellos desean llegar.
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Porqu tienen que planificar los Gerentes?
La planificacin ofrece una
direccin.

Marca el rumbo para la toma de
decisiones.

Establece los estndares que se
usarn para el control.

Ayudan a los administradores a
decidir cmo distribuir los recursos.

Mejora el desempeo financiero y
operativo de la organizacin.
La planificacin obliga a los gerentes a reflexionar sobre lo que desean hacer
y cmo podrn hacerlo
Qu son los Planes?
La planeacin involucra determinar los objetivos y metas de la organizacin
as como definir los medios para alcanzarlas.
Mapa que especifica la distribucin de los recursos, los programas y otras
acciones necesarias para alcanzar las metas. Trata de dar respuestas al qu,
cmo, cundo, donde y quin
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La visin responde a las preguntas:

Qu hacemos?
Qu necesidad fundamental satisfacemos?
Cules son nuestros principales productos o
servicios?
Cul es nuestra diferenciacin o mayor ventaja
competitiva?
Quines son nuestros clientes?
Cules son nuestros mercados?
Cul es nuestra tecnologa?
Cules son nuestros valores, principios o
creencias?
Qu es la misin organizacional?
Misin es la definicin formal del objeto, propsito y razn de ser de la empresa.
Define las operaciones de negocios, mercados y clientes y los valores que distinguen a
la organizacin
Una misin debe ser:

Clara y comprensible para todos los miembros de la
empresa.
Breve al definir las operaciones de negocios
Distinguir a la empresa de otras similares
No ser muy limitada de manera tal que no limite el
accionar de los miembros de la empresa; pero tampoco
muy amplia que pueda provocar confusiones sobre el
propsito de la empresa.

Establecer la misin permite:

Motivar a los miembros de la empresa de manera tal que
se sientan identificados y comprometidos con ella.
Darle identidad y personalidad a la empresa
Cimentar las bases para su cultura organizacional
Comunicar a los empleados, clientes, inversionistas,
proveedores y competidores, actuales y potenciales, lo que
representa la empresa as como lo que busca alcanzar.
Distinguirla de otras empresas similares.
Qu es la misin organizacional?
Video: Misin de una empresa
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Para desarrollar la declaracin de la misin se opta por convocar a los miembros del equipo directivo
y/o los principales trabajadores.

La participacin de otros miembros de la empresa en la formulacin de la misin permite que los
mismos se sientan identificados y comprometidos con ella y por consiguiente con la empresa.
Declaracin de la misin de las empresas
Es recomendable que el equipo directivo se rena por lo menos una vez al ao para revisarla y
asegurarse de que la misin an refleje lo que hacemos y actualizarla en caso de ser necesario.
La misin debe ser de conocimiento
de todos los miembros de la
empresa.

Una vez definida la misin se debe
comunicarla de manera interna
como externa.

Se opta por publicarla en los
murales de la empresa,
documentos internos, planes de
negocios, pgina web y material
publicitario como folletos, catlogos.


Misin de algunas organizaciones
Disney: Creamos felicidad al brindar el ms fino
entretenimiento para personas de todas las edades,
en todas partes.

Samsung: Dedicar nuestro talento y tecnologa a
crear productos y servicios superiores que contribuyan
a una mejor sociedad global.

Facebook: Darle a las personas el poder de
compartir y hacer el mundo ms abierto y conectado.

Starbucks: Inspirar y nutrir el espritu humano, una
persona, una taza y una comunidad a la vez.

Procter & Gamble: Proveer marcas y productos de
superior calidad que generen valor para la vida de los
consumidores de hoy y del maana.
Video: Misin de una empresa
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La visin responde a las preguntas:

Qu queremos llegar a ser?
en qu nos queremos convertir?.
Cul es la imagen futura que queremos proyectar?

Una visin debe ser:

Altamente deseable a mediano y largo plazo.

Breve, clara, coherente y convincente.
Positiva, alentadora e inspiradora capaz de promover la
identificacin y compromiso de todos los miembros de la
empresa.

Desafiante y ambiciosa, pero a la vez factible y realista
teniendo en cuenta el entorno, los recursos y la
capacidad de la empresa.

Coherente con los valores, los principios y la cultura de la
empresa.
Qu es la visin organizacional?
Visin es una declaracin o manifestacin de una empresa que indica lo que
la organizacin desea ser en el futuro y hacia dnde debe dirigirse.
Declaracin de la visin de las empresas
La visin debe ser formulada por los lderes pero
pueden participar tambin en su formulacin los
miembros del equipo directivo y/o principales
trabajadores.

Una vez definida la declaracin de la visin, se
debe publicar en lugares visibles tanto para los
miembros de la empresa como para los clientes,
proveedores y pblico en general.
Las empresas suelen publicar la declaracin de su visin en sus reportes o documentos internos,
sus planes de negocios, su pgina web y su material publicitario como folletos y tarjetas.

An cuando las condiciones y las estrategias organizacionales puedan modificarse con el tiempo, la
visin puede permanecer inalterable en su esencia.
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Visin de algunas organizaciones
McDonalds: Ser el lugar y la forma de comer
preferidos de nuestros clientes.

Adidas: Ser la marca lder de deportes en el
mundo.

Lenovo: Convertirnos en una de las compaas de
tecnologa personal ms grandes del mundo.

LG: Convertirnos en un lder mundial en tecnologa
digital que asegure la satisfaccin dl consumidor a
travs de productos innovadores y un servicio
superior.

Procter & Gamble: Ser y lograr ser reconocida
como la mejor compaa de productos de consumo
masivo y de servicio en el mundo.
Video: Visin de una empresa
Los Objetivos: La base de la Planificacin
Propsito de los Objetivos:

Constituyen los principios generales que han
de ser seguidos por los miembros de la
organizacin.

Representan la razn de ser para la
organizacin y los resultados que busca a fin
de lograrlo.

Marcan el rumbo para todas las decisiones
de administracin.

Permiten a los Directivos establecer
prioridades, unificar esfuerzos y cohesionar
criterios.
Los objetivos empresariales son formulaciones que establecen el estado
futuro deseado que intenta conseguir una organizacin.
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Qu son las metas?
Responden a la pregunta:

Cunto queremos lograr y para
cundo?

Son mensurables.

Se establecen para el
cumplimiento de objetivos
Meta organizacional es un resultado deseado de los negocios que la
Organizacin pretende lograr. Es la parte cuantificable del objetivo
Objetivos y metas
INCREMENTAR
NUESTRA CARTERA
DE CLIENTES EN 20%
PARA FINALES DEL
AO 2014
REDUCIR LOS
COSTOS
OPERACIONALES EN
10% PARA EL FINAL
DEL PROXIMO
BIMESTRE
% DE
INCREMENTO DE
LA CARTERA DE
CLIENTES
OBJETIVO INDICADOR META
INCREMENTAR
NUESTRA
CARTERA DE
CLIENTES
(20%, DIC.
2014)
REDUCIR LOS
COSTOS
OPERACIONALES
%REDUCCION
COSTOS
OPERACIONALES
(10%, B2)
Qu
queremos
lograr?
Cunto
queremos
lograr?
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Objetivos Vs Metas
METAS

Cuantitativas
Expresa nmeros
A corto plazo
Puntos concretos
Especficas
OBJETIVOS

Cualitativos
Enunciados escritos
A largo plazo
Puntos vitales
Generales
Propsito de las metas:
a) Son fuente de motivacin y
compromiso:

Ofrecen a los empleados un sentido de
direccin, de modo que saben hacia dnde
van.

Representan una motivacin para el empleado
para el logro de metas especficas y resultados
importantes.

Altas metas especficas pueden aumentar
significativamente el desempeo del empleado.


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Propsito de las metas:
c) Brindan orientacin para la toma
de decisiones:

Se constituyen en lineamientos que
brindan orientacin para la toma de
decisiones apropiadas respecto a la
estructura organizacional,

b) Normas de desempeo:

Ofrecen un criterio para la evaluacin.

Representan un estndar de evaluacin o
estndar de medicin del nivel de desempeo
organizacional respecto a:

Utilidades,
Unidades producidas,
Grado de satisfaccin del empleado,
Nmero de quejas del cliente, etc.







a) Especficas y mensurables:

Las metas se deben expresar en trminos
cuantitativos.
Las metas poco precisas tienen un poder reducido
para motivar a los empleados.
La clave es que se pueda medir los progresos o
avances.

b) Que cubran reas de resultados clave:

Unas cuantas metas claras, directas, concentran la
atencin, la energa y los recursos de la
organizacin.

Se debe identificar reas de resultados clave, esto
es, actividades que contribuyen en mayor medida
al desempeo y la competitividad de la empresa.
Criterios para las metas efectivas
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c) Desafiantes pero realistas:

Las metas deben ser desafiantes pero no
inalcanzables.
Si las metas son demasiado fciles, es probable
que los empleados no se sientan motivados.

d) Metas de exigencia:

Deben ser realistas y forzar a los empleados a
cumplir con estndares altos.

e) Definidas en el tiempo:

Deben especificar el plazo en el que se
alcanzarn.

Si el plazo es largo, deben establecerse fechas
para medida de avances.
Criterios para las metas efectivas
f) Vinculadas con las recompensas:

Las recompensas dan significado e
importancia a las metas y ayudan a que las
personas se comprometan a lograrlas.

Hay que tener en cuenta que el hecho de
no alcanzarse una meta puede deberse a
factores fuera del control de los
empleados.
Criterios para las metas efectivas
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Cules son los tipos de metas organizacionales?
Los tipos de metas ms comunes son:

a) Metas de Desempeo

b) Metas de recursos

c) Metas de mercado

d) Metas de desarrollo de los empleados

e) Metas de productividad
Cules son los tipos de metas organizacionales?
a) Metas de desempeo:
La rentabilidad refleja el desempeo general de las organizaciones.

La rentabilidad de pueden expresar en trminos de utilidad neta,
utilidad por accin, o rendimiento sobre la inversin.

Otras metas de desempeo generales son:

Metas de crecimiento: que puede ser el incremento de las ventas,
el incremento de las utilidades en el tiempo.

Ejemplo: Incrementar las ventas en un 25% con respecto al ao
anterior.

Metas de volumen de produccin: corresponde al volumen de las
ventas totales, o de la cantidad de productos o servicios
proporcionados.

Ejemplo: Llegar a 200 millones de soles en ventas para lograr un
25% de incremento con respecto al ao anterior.

Las metas de crecimiento tambin pueden ser indicadores de
desempeo general en organizaciones sin fines de lucro.

Por ejemplo para una organizacin de servicio social su meta sera:
Incrementar en un 20% el nmero de clientes nuevos atendidos .


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b) Metas de Recursos:

Corresponde a la adquisicin del material y recursos
financieros que requiere la organizacin; por ejemplo:

Obtener financiamiento para un determinado fin,
Encontrar recursos menos caros para materias primas
Contratacin de profesionales en tecnologa de alta
calidad
Reclutamiento de voluntarios para una organizacin sin
fines de lucro.
c) Metas de Mercado:

Se relacionan con la participacin o la
posicin que la organizacin desea tener
en ste.

Son responsabilidad principalmente de
los Departamentos de Marketing, Ventas
y Publicidad.


Cules son los tipos de metas organizacionales?
d) Metas de Desempeo de empleados:

Referentes a la capacitacin, promocin, seguridad
y crecimiento de los empleados.
e) Metas de Productividad:

Se relacionan con la cantidad de produccin
obtenida de los recursos disponibles.

Por lo general describen la cantidad de
entradas de recursos requeridos para
alcanzar los resultados deseados; por
ejemplo:

Costo por unidad de produccin
Unidades producidas por empleado
Costo de recursos por empleado
Cules son los tipos de metas organizacionales?
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Los indicadores que se buscan medir con el enfoque
de metas incluyen:

Crecimiento: La capacidad de la organizacin para
aumentar sus ventas, utilidades o base de clientes con
el tiempo.

Participacin de mercado: el porcentaje del mercado
que la empresa est en posibilidad de captar en
relacin con los competidores.

Rentabilidad: La ganancia positiva de operaciones de
negocios o inversiones despus de restar los gastos.

Responsabilidad social: el nivel en que la
organizacin sirve a los intereses de la sociedad, as
como a s misma.

Calidad del producto o servicio: la capacidad de la
organizacin para tener productos o servicios de alta
calidad.
Indicadores de metas para medir la Efectividad
Organizacional
Ejemplos de indicadores de metas:

Cumplimiento de los plazo establecidos

Grado de idealizacin (repeticin de la visita).

Nmero de no conformidades de mercadera

Tiempo medio de espera (atencin personalizada)

Nmero de pacientes atendidos/Nmero de pacientes
visitantes totales a un hospital

Nmero de reclamaciones o devoluciones por servicio

Nmero de llamadas de emergencia atendidas al ao
por los bomberos

Nmero de averas

Consumo de recursos por usuario
Indicadores de metas para medir la Efectividad
Organizacional
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Qu son las estrategias?
Las estrategias pueden incluir cualquier nmero de
tcnicas para alcanzar la meta.

Por ejemplo; una meta podra ser alcanzar el 25% de
crecimiento en ventas con respecto al ao anterior y las
estrategias para lograr dicha meta podran ser:

Implementar publicidad dirigida a atraer clientes nuevos
Motivar a los vendedores a aumentar el tamao
promedio de las compras de los clientes.
Adquirir otros negocios que generen productos
similares, etc.

La decisin principal de la organizacin en la
formulacin de las estrategias es elegir si:

a) La organizacin realizar actividades diferentes a las de
sus competidores,

b) O si la organizacin ejecutar actividades semejantes
pero de manera ms eficiente que su competencia.
Video: Michael Porter Qu es estrategia?
Estrategia es un conjunto de acciones orientadas al logro de un objetivo o fin y que se
plasma a travs de un plan que define el cmo alcanzar dichos objetivos o fines de la
organizacin.
Cules son los modelos para formular estrategias?
Existen dos modelos para formular las estrategias:

1) El Modelo de Porter de las estrategias competitivas
2) La tipologa estratgica de Miles y Snow


1) El Modelo de Porter y las estrategias
competitivas

Porter propuso que los Gerentes pueden formular una
estrategia que permita a la organizacin tener una
mayor rentabilidad y ser menos vulnerable si
entienden las cinco fuerzas del entorno de la industria o
rubro del negocio.

Las siguientes fuerzas determinan la posicin de una
empresa frente a los competidores:

1. La amenaza de nuevos competidores
2. El poder de los proveedores
3. El poder de los compradores
4. La amenaza de los sustitutos
5. Rivalidad entre los competidores existentes

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1) El Modelo de Porter y las estrategias competitivas
1) La amenaza de nuevos competidores:

La organizacin se puede ver presionada por la amenaza de
nuevos competidores que ingresan a una industria o rubro de
negocios.

Frente a ello la organizacin puede optar por mantener precios
bajos o a aumentar su nivel de inversin.

Por ejemplo, cuando los directivos de Nike se enteraron de que
Under Armour, la compaa de ropa deportiva de rpido
crecimiento pensaba entrar al negocio de la venta de calzado
deportivo, de inmediato invirtieron para revivir la abandonada
categora cross training mediante el nuevo calzado SPARQ.

2) El poder de los proveedores:

Los proveedores grandes y poderosos pueden fijar
precios altos, limitar los servicios o la calidad y cambiar
los costos a sus clientes.

El poder del proveedor depende del grado de
concentracin de los proveedores y la disponibilidad de
los proveedores sustitutos.
1) El Modelo de Porter y las estrategias competitivas
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3) El poder de los compradores:

Los clientes poderosos pueden obligar a reducir los precios,
exigir una mejor calidad de producto o servicio.

Ello puede conllevar a aumentar los costos para la
organizacin proveedora.
4) La amenaza de sustitutos:

La existencia de productos o servicios sustitutos o
alternativos puede desviar la lealtad de los
compradores a la organizacin.

Por ejemplo las compaas farmacuticas estn
bajo una gran presin de la competencia de los
medicamentos genricos.

Los proveedores de telefona a larga distancia se
han visto afectados por lo econmico de los
servicios de telefona a travs de internet.
1) El Modelo de Porter y las estrategias competitivas
5) Rivalidad entre los competidores existentes:

Adems de la diferencia de costos y productos, las
cuatro fuerzas anteriores influyen en la rivalidad entre los
competidores.

Por ejemplo la rivalidad entre Coca Cola y Pepsi: Coca
Cola tuvo el gran acierto de patrocinar los juegos
olmpicos de Beijing; pero la creatividad en Marketing de
Pepsi logr que muchos chinos tambin lo consideraran
un patrocinador oficial.
1) El Modelo de Porter y las estrategias competitivas
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1) Estrategia de Diferenciacin

En esta estrategia las organizaciones intentan
diferenciar sus productos o servicios de otros
en la industria.

La estrategia est orientada; por lo general, a
clientes a quienes no les preocupa
particularmente el precio.

La organizacin puede usar publicidad,
caractersticas distintivas de un producto,
servicio excepcional o nueva tecnologa para
obtener un producto percibido como nico.

Esta estrategia requiere actividades costosas
como diseo e investigacin del producto y
extensa publicidad.
Estrategias segn Porter: Diferenciacin, Liderazgo en
costos bajos y enfoque
Asimismo necesitan capacidad de
marketing slidas y empleados creativos a
quienes se les d el tiempo y los recursos
para buscar innovaciones.


Esta estrategia puede reducir la rivalidad
con los competidores y acabar con la
amenaza de los productos sustitutos
porque los clientes son leales a la marca.


Ejemplo: Apple aplica esta estrategia: No
intenta competir en precios y prefiere que
se le perciba como una marca de elite. ,

Estrategias segn Porter: Diferenciacin, Liderazgo en
costos bajos y enfoque
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2) Estrategia de Liderazgo en costos bajos

Se busca aumentar la participacin de mercado al
mantener los costos bajos en comparacin con la
competencia.

La organizacin busca agresivamente la eficiencia
en el desarrollo de sus operaciones para generar
productos o servicios de forma ms eficiente que
sus competidores.

Costos bajos no necesariamente significa precios
bajos. Ello le permite obtener utilidades ms altas
que los competidores debido a su eficiencia.

Si entran al mercado productos sustitutos o nuevos
competidores potenciales, el productor de costos
bajos tiene una mejor posicin para evitar la prdida
de su participacin en el mercado.

Ejemplo: Wal Mart puede ofrecer precios ms bajos
y an as ganar una utilidad razonable.
Walmart, es una corporacin multinacional de
origen estadounidense que cuenta con 8.500
tiendas en 15 pases, con 55 nombres
diferentes
3) Estrategia de enfoque

Con esta estrategia la organizacin se concentra
en un mercado regional o grupo de compradores
especfico.

La empresa intentar lograr una ventaja en
costos bajos o una ventaja de diferenciacin en
un mercado definido muy estrecho.

Por ejemplo, una diferenciacin enfocada es el
caso de Puma que estuvo a punto de la
bancarrota.

Su Gerente le volvi a dar vida al tener como
meta una seleccin de grupo de clientes, en
especial los atletas en sillas de ruedas y crear
calzado y ropa con estilo que establecan
tendencias en el diseo.
Estrategias segn Porter: Diferenciacin, Liderazgo en
costos bajos y enfoque
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Raymond Miles y Charles Snow desarrollaron otra
tipologa estratgica a partir del estudio de estrategias
de negocios.

Se basaron en el concepto de que los Gerentes
buscan formular estrategias que sean congruentes
con el entorno externo.

Parte de que las organizaciones aspiran a un ajuste
entre las caractersticas internas de la organizacin,
la estrategia y el entorno externo.


Las cuatro estrategias que los negocios pueden
desarrollar son:

a) La estrategia de exploracin
b) La estrategia de defensa
c) La estrategia de anlisis
d) La estrategia reactiva
2) La tipologa estratgica de Miles y Snow
2) Tipologa estratgica de Miles y Snow
a) Estrategia de exploracin:

Se trata de innovar, arriesgarse, buscar nuevas
oportunidades y crecer.

Es adecuada para un entorno dinmico en
crecimiento. La creatividad es ms importante
que la eficiencia.

Por ejemplo el nuevo Air Jordan X3 de Nike es el
primero en un programa de calzado deportivo
que se basa en diseos que pueden
manufacturarse con materiales reciclados y
cantidades limitadas de pegamentos qumicos
txicos.

Las empresas como Facebook y Google tambin
reflejan la estrategia de exploracin.
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2) Tipologa estratgica de Miles y Snow
b) Estrategia de Defensa:

Es contraria a la estrategia de la exploracin. No hace
innovaciones ni busca el crecimiento.
En lugar de arriesgarse y buscar nuevas
oportunidades, se preocupa por la estabilidad e
incluso el retraimiento.
Se preocupa por la eficiencia interna a fin de generar
productos confiables y de alta calidad para sus
clientes constantes.
Esta estrategia puede ser aplicable cuando la
industria se encuentra en descenso o en un entorno
estable.
c) Estrategia de anlisis:

Intermedio entre la exploracin y la defensa
Busca mantener un negocio estable al mismo
tiempo que hay innovacin.
Para algunos productos se aplicar una estrategia
diseada para conservar a los clientes actuales.
Para otros productos con entornos nuevos y
dinmicos se podra aplicar la estrategia de
exploracin.
2) Tipologa estratgica de Miles y Snow
d) Estrategia reactiva

No es una estrategia en s
Solamente responde a amenazas del entorno y a las
oportunidades.
Los altos directivos no definen un plan a largo plazo ni
presentan a la organizacin una misin o meta
especfica.
La organizacin toma las medidas que considera que
satisfacen las necesidades inmediatas.
En algunos casos esta estrategia puede tener xito; pero
tambin puede provocar el fracaso de la empresa.