EL PROCESO DE UNA AUDITORA

La Auditora de Calidad debe constar de 4 etapas. Estas deben aplicarse

rigurosamente en las auditoras externas pero pueden ser tambin aplicables, con las
modificaciones necesarias, en las auditoras internas.
Estas cuatro etapas son las siguientes:
o Recopilacin de informacin.
o Reunin previa
o Proceso de la auditora
o Reunin Final
ETAPA 1. RECOPILACIN DE INFORMACIN
Mediante llamadas telefnicas, cartas, cuestionarios, visitas de reconocimiento o
cualquier otro medio de comunicacin o combinacin de ellos se obtienen la siguiente
informacin:
Tamao, complejidad y alcance de la organizacin a auditar en lo que respecta a
su superficie, fuerza y rango de productos.
La propia opinin de la organizacin respecto a cmo cumple los requisitos de
Calidad normalizados objeto de la auditora.
Certificaciones de homologaciones de clientes o Certificaciones de organismos
independientes.
Para las auditoras es til disponer previamente del
Manual de Calidad, de forma que pueda prepararse
la misma con anterioridad a la visita del equipo
auditor a la organizacin.
Toda la informacin obtenida de esta manera
permitir al auditor conocer qu es lo que se hace
y planificar las actividades de la auditora en
funcin de la cantidad de trabajo a desarrollar.



ETAPA 2. REUNIN PREVIA
Habindose preparado el grupo auditor, la primera actividad de la auditora es la
reunin de introduccin. En ella el jefe auditor deber exponer varios puntos:
Presentarse a s mismo y a su equipo
Explicar el alcance de la auditora y asegurarse de que sta es comprendida,
incluyendo:
Determinacin de la norma a usar como base de la auditora y acordar la
secuencia de la realizacin.
Explicacin de las diferencias entre los diferentes tipos de desviaciones, si se
va a utilizar esta clasificacin. En las auditoras por una tercera parte esta
clasificacin adquiere especial importancia, puesto que una desviacin de gran
alcance puede impedir la certificacin.
Dar detalles del objetivo de la reunin final.
Conocer la documentacin que constituye la aplicacin del Sistema de calidad
de la organizacin auditada y que ser utilizada durante la auditora de
cumplimiento.
Asegurarse de que los interlocutores de nivel suficiente estn disponibles y
que han sido debidamente informados.
Confirmar que se han hecho los arreglos oportunos como disponer de la oficina
a utilizar, lugares a visitar, comidas, etc.
Verificar que los niveles directivos de la organizacin han sido informados de
que la auditora est teniendo lugar.
Preparar una visita a las instalaciones o un mapa de ellas, para el equipo auditor.
Invitar a preguntar dudas acerca de la auditora.

Una vez completadas estas actividades, el equipo
se trasladar a su oficina, o local reservado para
ello, para poner en orden la informacin y para
preparar los horarios a los que debern reunirse
para comentar la planificacin de los trabajos.



ETAPA 3. PROCESO DE LA AUDITORA
Si el Manual de Calidad de la organizacin no fue
recibido para preparar la misma, antes de comenzar
este punto un miembro del equipo deber revisar el
mismo.
Mientras dure la auditora, el jefe de equipo ser
responsable de asegurar varios aspectos:
Se cubren todos los objetivos de la auditora.
Se elaboran informes claros y precisos de las desviaciones detectadas.
Todas las desviaciones se basan en evidencias objetivas.
Las reuniones de enlace con su equipo y reuniones de revisin se mantendrn
regularmente durante la auditora.
La auditora marcha de acuerdo al plan establecido y los recursos son
conducidos segn las necesidades para alcanzar los objetivos.
Si se utiliza la clasificacin de desviaciones/observaciones, que los
responsables de la organizacin estn informados de las desviaciones
detectadas.
Prdida de tiempo
Por muchas razones, los auditados tratan a menudo de hacer perder tiempo a los
auditores. Puesto que un da de auditor es de, aproximadamente, 6 horas quizs
convengan pocos retrasos, para ello habr que tener en cuenta lo siguiente:
Introduccin

Es mejor que sta se realice slo una vez, por parte del jefe del grupo auditor,
pidiendo que todas las personas representativas de la organizacin se
encuentren presentes durante la reunin inicial.
Los participantes en esta reunin pueden variar segn la importancia de la
auditora, pero deben estar, al menos, el Director de Calidad, los responsables
de las reas funcionales a auditar y los interlocutores designados.
Es deseable que el Director Gerente, como responsable ltimo de la Calidad se
encuentre tambin presente.



Descansos para refrigerios y comidas.

Una comida sencilla tomada en la propia oficina y combinada con las reuniones
de coordinacin, puede ser ms beneficiosa que una comida copiosa e
interminable. Si se necesita tomar algn refrigerio, ste puede ser tomado sin
necesidad de interrumpir la auditora.
En algunos lugares, la comida del medioda suele ser demasiado abundante como
para poder continuar por la tarde con plenas facultades.
Este es un peligro real para el auditor que debe evitarse con la mayor cortesa.

Charlas sobre materias de inters comn.

La relacin entre el auditor y los responsables de las reas auditadas es
esencial para el buen flujo de comunicacin, pero sta no debe interferir con el
trabajo que se est realizando. No hay que permitir que el auditado distraiga
del camino que se ha fijado, llevando al auditor por donde l quiere.

Desplazamientos durante la auditora.

El desplazamiento entre las reas a auditar puede ocasionar prdidas de
tiempo importantes. El recorrido debe ser organizado por el Jefe auditor,
teniendo esto en cuenta.

Discusiones sobre los puntos no conformes detectados.

El tiempo perdido en discusiones puede evitarse por el auditor, haciendo
constar las desviaciones y observaciones por escrito al mismo tiempo que
aparecen teniendo al interlocutor como testigo. Debe tenerse en cuenta que
haciendo esto, el interlocutor no est aceptando la situacin observada como
una desviacin, pero constata la evidencia objetiva observada por el auditor.




ETAPA 4. LA REUNIN DE CIERRE
La reunin de cierre se desarrollar normalmente al final de la auditora, pero si se
est utilizando el sistema de desviacin/observacin y se encuentra alguna desviacin,
la reunin puede celebrarse en ese momento, a no ser que la gravedad resulte de la
conjuncin de varias observaciones.
A estas reuniones debern asistir las mismas personas convocadas a la reunin de
apertura inicial.
En la preparacin de la reunin de clausura el equipo auditor deber:
Permitir a cada miembro del equipo relatar las desviaciones detectadas.
Evaluar y revisar estas desviaciones.
Decidir la accin correctiva a tomar para corregir las desviaciones detectadas.
En el caso de auditora para una tercera parte habra que decidir adems si se
otorga la certificacin o registro.
Informar de las observaciones detectadas.
Realizar un borrador del informe final.
Posteriormente se mantiene la reunin de clausura para cerrar la auditora de forma
concluyente, para acordar datos sobre la toma de la accin correctiva y para
establecer las acciones de seguimiento oportunas.