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Unidad 3.

Proceso de Auditora

Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.


REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA
Representante: Camilo Andrs Vaquen

OBJETIVOS

Proporcionar la metodologa para realizar las auditoras internas con el fin
de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de
la calidad se estn ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado
y est acorde con las polticas administrativas y legales.
Realizar recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el
grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y
procesos

CRITERIOS DE AUDITORIA

Manual de procedimientos
Manual de implementacin MECI
Manual de competencias
Plan de mejoramiento
Plan de auditoria
Informes de auditoras anteriores
Poltica de gestin financiera
Poltica de logstica y servicio al cliente
Norma ISO 9001:2008



FECHA

Reunin de apertura: 24 de octubre del 2014
Hora: 8:00 am

Reunin de cierre: 24 de octubre del 2014
Hora: 4:00 pm

ASISTENTES

Gerencia General

Secretaria de Gerencia

Superintendencia de Logstica

Supervisor de Logstica

Oficina Asesora de Control interno

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en los objetivos de este documento. El objetivo proporcionar
la metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el
sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se estn
ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las
polticas administrativas y legales y realizar recomendaciones imparciales sobre la
base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes,
programas, proyectos y procesos. La visita ser realizada por un equipo de tres (3)
auditores de calidad y debe ser atendida el da 24 de Octubre del presente ao,
con una duracin de 8 horas. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener
alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin, por favor
comunicarla al lder del grupo auditor, antes del 10 de Octubre de 2014. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser
auditada. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de la documentacin,
condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems de
disponer de los equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se
conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por
parte del equipo auditor.



ASISTENTES FIRMA
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad APERTURA CIERRE
Luis Fernando Alandete
Alcala Alviz Urueta
Camilo Andres Vaquen
Auditados APERTURA CIERRE
Coordinador disciplinario y preventivo
Coordinador estratgico
Coordinador financiero
Coordinador de gestin humana y
seleccin
Coordinador administrativo

HORA PROCESO AUDITOR
8:00am Reunin de apertura
Luis Fernando
Alandete
9:00am Direccin del sistema Camilo Andres Vaquen
10:00am Administracin de compras Alcala Alviz Urueta
12:00pm Almuerzo
2:00pm Medicin, anlisis y mejora de procesos Camilo Andres Vaquen
3:30pm Reunin de cierre
Luis Fernando
Alandete

OBSERVACIONES: Favor devolver este documento diligenciado con los nombres
y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@zzz.ko
Cualquier duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3
(control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones
correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las
reas y procesos aplicables.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.







N Documento revisado Observaciones del documento
1
Poltica de Logstica y Servicio
al Cliente

ltima actualizacin 18 de julio 2014

2
Poltica de Gestin
Financiera y Administrativa

ltima actualizacin 5 de enero 2014


3
Manual de Documentos de
Retencin y Archivo del SGC

Libros de registro de auditorias

4 Manual de Calidad Versin Marzo de 2014


c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de
comunicacin que usar durante la auditora.

RTA// La escucha activa

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

RTA// Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental,
fsicas y escritas

e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: 24 Oct 2014
Auditor(es): Oficina asesora de control
interno
Proceso auditado: Compras
Auditado(s): Superintendencia de
Logstica.
N
Evidencia de
auditora
Criterios de la
auditora
Hallazgos de la
auditora
C NCM NCm
1
Procedimientos de
costos en materiales
en bodega.
poltica de gestin
financiera
Falta agregar
implementacin de
procedimiento para
costos.
X
2 formato nico de
despachos, Manual
de procedimientos
Cap. Compras y
logstica
No se tiene en cuenta
el formato nico de
despachos y recibo.
X
3 Cambios Poltica de Falta actualizacin de X


organizacionales logstica y servicio
al cliente
la poltica de logstica,
cuya ltima
actualizacin fue el 18
de julio 2014
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor


f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento
para el manejo de costos en materiales.
Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no se
han agregado los cambios organizacionales del ao 2014.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Comprend que por medio del proceso de auditoria se espera contar con un
proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse
la supervisin de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados
para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los
indicadores establecidos dentro de una organizacin.


Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.

No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.

Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.







CAMILO VAQUEN
Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.