Reg Lament of On Dos

SECRETARA DE EDUCACIN
REA FINANCIERA
Proyecto: Liliana Lancheros C- Walter Rojas A
Carrera 25 Nmero 25-04 PBX: (2) 2339300 Ext: 1015-1020-1026
www.tulua.gov.co email: seceducacion@tulu..gov.co

MUNICIPIO DE TULUA

SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

MANUAL OPERATIVO
PARA LA GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL MUNICIPIO DE
TULU.

PRESENTADO POR:
REA FINANCIERA
REA INSPECCION Y VIGILANCIA

TULU NOVIEMBRE 26 DE 2012

REA FINANCIERA

Continuacin manual operativo para la gestin administrativa y financiera de los fondos de servicios educativos del municipio de Tulu

MANUAL OPERATIVO PARA LA GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL MUNICIPIO DE TULU.

Pg.

Presentacin 1
Introduccin 2

CAPITULO 1 Fundamentacin Legal 3

CAPITULO 2 Generalidades de los fondos
2.1 Definicin 4
2.2 Creacin y administracin de los fondos
De servicios educativos 5-7
2.3 Funciones del consejo directivo 7-9
2.4 Responsabilidades y obligaciones del rector 9-10

CAPITULO 3 Contabilidad
3.1 Definicin del proceso contable 11
3.2 Presentacin de informes y estados financieros 12
3.3 Acta de apertura o autorizacin de libros oficiales 12
3.4 Registro Contable 13
3.5 Manejo de Tesorera 14
3.51 Perfil y funciones del auxiliar administrativo
Encargado de la Tesorera 15-17
3.5.2 Proceso de ingresos Recaudo de la Tesorera 17
3.5.3 Requisitos de comprobantes (ordenes de pago) 17-18 3.6
3.6 Caja Menor 19-21
Muebles de las instituciones educativas. 24-33
3.7 Organizacin y administracin de los bienes muebles
De las instituciones educativas 22-33

CAPITULO 4 Presupuesto
4.1 Principios presupuestales 34-35
4.2 Etapas y procesos de ejecucin presupuestal 35

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4.3 Presupuesto de Ingresos 36-39
4.4 Estructura presupuestal de Ingresos 39-41
4.5 Presupuesto de gastos o apropiaciones 41-45
4.6 Estructura presupuestal de Gastos 45-47
4.7 Ejecucin de los fondos de servicios educativos 47-49

CAPITULO 5 Contratacin
5.1 Generalidades de la contratacin 50
5.2 Modalidades de seleccin 51-60
5.3 Formalidades contractuales de las Instituciones educativas 60

CAPITULO 6 Seguimiento, Control y rendicin de cuentas
6.1 Control asesora y apoyo 61-62
6.2 Responsabilidad fiscal y disciplinaria 62
6.3 Comunidad educativa 62

CAPITULO 7 Orientaciones Generales
7.1 Orientaciones para la priorizacin de necesidades para
Inversin de recursos de los fondos de servicios educativos
Por parte de la secretara de educacin. 63
7.2 Presentacin de informes obligatorio 63
7.2.1 Informes a la secretara de educacin 63
7.2.1.1 Estados financieros 64
7.2.1.2 Informacin de recursos de gratuidad 64
7.2.1.3 Informacin contable mensual 64
7.2.1.4 Informacin semestral de gestin 65
7.2.1.5 Informacin presupuestal 65
7.2.2 Informacin a entes externos 65
7.2.3 Informacin a la comunidad 65-66
73. Sistema de seguimiento a los recursos de los
Fondos educativos 66-67
7.4 Contrato de arrendamiento para la cafetera o tienda
Escolar 67-68

CAPITULO 8 Formatos y Anexos
8.1 Formatos y anexos de contratacin 68
8.1.1.1 Modelo de reglamento de contratacin 69-72
8.1.1.2 Modelo de contrato de concesin 72-76

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8.1.1.3 Resolucin No. 280-054.0676 del 7 de septiembre de
2012 manual de contratacin interventora y supervisin
Del nivel central del Municipio de Tulu 76
8.2 Formatos y Anexos contables 76

8.2.1.1 Inventarios 77
8.2.1.2 Modelo para dar de baja activos de las instituciones
Educativos 78
8.3 Formato de modelos presupuestales 79
8.3.1 Modelo de resolucin Plan de compras 79-87
8.3.1.1 Formato modelo Pac 87
8.4 Anexo Decreto No. 280-018-0490 de junio 1 de 2012
Por medio del cual se incorpora las funciones del cargo
las funciones del cargo de auxiliar administrativo cdigo
407 grado 06 al manual especfico de funciones de la
Secretara de educacin de Tulu. 87

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PRESENTACIN:

De acuerdo al artculo 67, inciso 5 y 6 de la Constitucin Poltica Nacional, le
corresponde al estado regular y ejercer la suprema inspeccin y vigilancia de la
educacin. Con la expedicin de la Ley 715 de 2001, decreto 4791 de 2008 y el
decreto 4807 de 2011, se crea una nueva cultura administrativa, financiera y
organizacional en las instituciones educativas del pas, estableciendo
responsabilidades en el manejo y uso de los recursos.

Con este manual el Municipio de Tulu proporciona las herramientas para
mejorar la eficiencia de la gestin Administrativa y financiera de las instituciones
oficiales del sector educativo, enfocndose en los aspectos relacionados con el
manejo del Fondo de Servicios Educativos. Se da as cumplimiento a los
parmetros establecidos en el artculo 18 del Decreto 4791 de 2008 en lo referente
a que las entidades territoriales debern ejercer la asesora financiera,
presupuestal y contable , ejercer el control Interno , brindar apoyo administrativo
a las Instituciones Educativas en el manejo de los Fondos de Servicios
Educativos de conformidad con las normas vigentes.

Este manual pretende facilitar y unificar criterios en el proceso de elaboracin y
ejecucin del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos, los
procedimientos de contratacin, las normas tcnicas de la Contabilidad Pblica y
los lineamientos en la presentacin de las cuentas e informes ante los organismos
de control.

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INTRODUCCIN

La educacin se enlaza con la productividad y la competitividad. El estado as lo
ha entendido y adopta polticas para construir un Sistema Educativo ms agresivo,
experimental, compatible con las fortalezas regionales que marcarn las pautas en
el futuro.

En el marco de las Polticas Nacionales, con la implantacin de los Fondos de
Servicios Educativos en las Instituciones Educativas, el estado busca
descentralizar la Educacin en el pas y por ende responsabilizar a estas
instituciones en cabeza de sus Rectores o Consejos Directivos en el manejo de los
recursos, asumiendo retos y posibilitando oportunidades, orientando el gasto hacia
objetivos que cumplan con los propsitos del Servicio Educativo, dentro de las
circunstancias propias de cada establecimiento. Para que esta poltica sea efectiva
el Municipio har su gestin mejorando los conocimientos al personal encargado
de administrar y ejecutar estos fondos. As este manual tiene como propsito
evidenciar el compromiso del Municipio con las Instituciones Educativas y la
poblacin estudiantil.

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CAPITULO I
FUNDAMENTACIN LEGAL:

La estructura presupuestal, las definiciones de los rubros y dems conceptos
utilizados en este manual, estn fundamentados en las siguientes normas:

Ley 1450 de 2011 Plan de Desarrollo Nacional
Ley 715 de diciembre 21/01
Ley 80 de 1993. Contratacin Estatal
Ley 1150 de 2007
Decreto 111 de enero 15/96. Estatuto Orgnico del Presupuesto de la
Nacin
Decreto 568 del 21 de marzo/96
Decreto No. 4791 diciembre de 2008
Decreto 4807 de diciembre 2011.
Decreto 734 de 2012
Acuerdo No. 013 del 25 mayo de 2012-Plan de desarrollo municipal.
Resolucin Municipal 280-054-0676 del 7 de septiembre de 2012.

Contabilidad
Constitucin Poltica. Artculo 354
Decreto reglamentario No. 2649 de 1993-Contabilidad pblica
Decreto reglamentario No 624 de 1989 -Estatuto Tributario Colombiano
Decreto. No. 4791/08 F.S.E.
Resolucin No. 354/07 Rgimen de Contabilidad Pblica.
Resolucin No. 355/07 Plan General de Contabilidad Pblica. Contadura
General de la Nacin.
Resolucin No. 356/07 Manual de Procedimientos.
Circulares y directrices de la Secretara de Educacin del Ente Territorial.

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CAPITULO II

GENERALIDADES DE LOS FONDOS

2.1 DEFINICION:

Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los
establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestin
presupuestal y ejecucin de recursos para la adecuada administracin de sus
ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los
de personal.

Dichos Fondos perciben ingresos de los diferentes niveles de Gobierno y de otras
fuentes privadas, destinados exclusivamente a atender el servicio fundamental de
educacin y por lo tanto, son recursos pblicos que deben manejarse de
conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en
beneficio de la comunidad. Por consiguiente, cada entidad territorial certificada a
travs de sus secretaras de educacin en cumplimiento de sus funciones debe
ejercer un papel fundamental en la orientacin y control de su ejecucin.

Como un prerrequisito para el funcionamiento de los Fondos, la Secretaria de
Educacin verifica la existencia de: Consejo Directivo, Consejo de Padres de
Familia y Proyecto Educativo Institucional.

Para el manejo administrativo y financiero de los fondos de servicios educativos,
es necesario tener en cuenta, adems de su funcionamiento, los aspectos
contables, presupuestales, tributarios, aspectos en la contratacin y el control
interno del sector educativo oficial, que les rige a travs de las diferentes normas,
no slo de los decreto 4791 del 2008 y 4807 de 2011 que reglamenta su
funcionamiento, sino tambin por ejemplo: El plan general de la contabilidad
pblica, el presupuesto orgnico de la nacin, el estatuto general
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de la contratacin de la administracin pblica , el Plan de Desarrollo Municipal y
el Plan educativo municipal.

2.2 CREACION Y ADMINISTRACION DE FONDOS DE SERVICIOS
EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Para que una institucin educativa estatal pueda poner en marcha un Fondo de
Servicios Educativos, es necesario contar previamente con la autorizacin de la
Secretara de Educacin de Tulu. Como prerrequisito para la creacin del Fondo
de servicios educativos, cada establecimiento debe:

A. Contar con la resolucin de creacin y aprobacin de la institucin educativa,
expedida por la Secretara de Educacin de Tulu.

B. Contar con la autorizacin de la Secretara de Educacin de Tulu y la
aprobacin del Consejo Directivo correspondiente.

C. Contar con la resolucin de nombramiento del Rector de la institucin
educativa.

D. Tener organizado el Consejo Directivo.

E. Tener definidas las tarifas requeridas, de conformidad con los lineamientos de
la Secretaria de Educacin de Tulu.

F. Disponer de los recursos fsicos, humanos y financieros para administrar de
manera adecuada el Fondo, y contratar los servicios profesionales del Contador.
En este punto, es importante recordar que cada fondo debe contar por los menos
con un auxiliar administrativo que ejerza las funciones relacionadas con la
tesorera y apoye al rector en la organizacin y administracin del Fondo de
servicio educativo.

Una vez verificadas estas condiciones, el rector de cada establecimiento debe:

1. Abrir una cuenta bancaria denominada Fondo de Servicios Educativos a
nombre de la institucin educativa, en una entidad bancaria que se
encuentre vigilada por la Superintendencia Financiera. Al momento de
gestionar la apertura de la cuenta, se debe presentar resolucin de 5

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2. nombramiento del ordenador del gasto y del funcionario que registre la
segunda firma para los retiros, el acto administrativo de creacin y
aprobacin del establecimiento educativo y solicitar las exenciones del
caso.

3. Abrir una cuenta para manejar los recursos del Sistema General de
Participacin, por concepto de gratuidad educativa.

Tener en cuenta los siguientes aspectos:

Est prohibido colocar recursos en cooperativas y Entidades que no estn
vigiladas por la superintendencia Financiera.

Las instituciones educativas, que obtengan recursos propios menores a dos
salarios mnimos mensuales, al ao; podrn decidir si usan cuenta de caja
(efectivo), o manejarlos como caja menor con toda la reglamentacin
exigida; por cunto debido a su monto tan pequeo, y los costos bancarios
que se originan, no justifican tenerlos all.

Respecto al manejo del disponible, se debe:

* Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del
personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de pagos
previos.

* En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja, se aconseja
determinar una suma mxima para pagos individuales

* Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja.

3. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y
presentarlo para aprobacin al Consejo Directivo, teniendo en cuenta la
proyeccin de matrcula, las tarifas definidas, la destinacin especfica de
recursos, las necesidades del establecimiento educativo, y el PEI.

4. De acuerdo con el presupuesto aprobado, constituir pliza de manejo que
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REA FINANCIERA


5. ampare como mnimo al funcionario administrativo que ejerza las funciones
de tesorera. Es recomendable que dicha pliza ampare tambin al rector
en su calidad de ordenador del gasto.

ACTORES Y RESPONSABILIDADES FRENTE A LA ADMINISTRACIN
DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

El Decreto 4791 de 2008 y el artculo 8 del decreto 4807 de 2011 establece
funciones tanto de los Consejos Directivos como de los Rectores, frente a los
Fondos de Servicios Educativos. Estas funciones no modifican de ninguna
manera las establecidas en la Ley 715 de 2001 y Ley 115 de 1994, nicamente
puntualiza aquellas relacionadas directamente con el tema en materia.

La administracin del Fondo exige la coordinacin entre los lineamientos y
aprobaciones del Consejo Directivo y las actuaciones como ordenador del gasto
realizado por el rector, de manera que concurran a la obtencin de metas y
resultados orientados al mejoramiento del establecimiento y el cumplimiento del
proyecto educativo institucional.

Se agrega a lo anterior, el tema de los recursos de calidad destinados para
gratuidad, los cuales se administrarn a travs de los Fondos de Servicios
Educativos conforme a lo definido en el artculo 11 de la Ley 715 de 2001, el
Decreto 4791 de 2008 y las normas de contratacin vigentes.

Adems en el artculo 5 del decreto 4807 establece la responsabilidad en el
reporte de informacin a los rectores y directores de las instituciones educativas
estatales, los secretarios de educacin y los gobernadores y alcaldes de los
departamentos y de los municipios certificados, sern responsables solidariamente
por la oportunidad, veracidad y calidad de la informacin que suministren para la
asignacin y distribucin de los recursos de gratuidad. Las inconsistencias en la
informacin darn lugar a responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales, en
concordancia con lo dispuesto en el inciso 2 del artculo 96 de la Ley 715 de
2001.

2.3 FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO:

1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar
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mediante acuerdo o resolucin el presupuesto de ingresos y gastos con base en el
proyecto presentado por el rector.

2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorera, el cual por lo menos
determinar la forma de realizacin de los recaudos y de los pagos, atendiendo lo
dispuesto en este reglamento, as como el seguimiento y control permanente al
flujo de caja y los responsables en la autorizacin de los pagos.

3. Aprobar las adiciones y reducciones al presupuesto vigente y los traslados
presupuestales que afecten el mismo.

4. Verificar la existencia y presentacin de los estados financieros por parte del
rector, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por
el Contador General de la Nacin, con la periodicidad sealada por los organismos
de control.

5. Determinar los actos administrativos o contratos que requieran su autorizacin
expresa.

6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas
para toda contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos
legales mensuales vigentes. (s. ID.1. m. v.).

7. Aprobar la contratacin de los servicios que requiera la institucin educativa y
que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley.

8. Autorizar al rector para la utilizacin eventual por parte de terceros de los
bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo,
bien sea gratuita u onerosamente, previa verificacin del procedimiento
establecido por dicho rgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el
decreto 1860 de 1994.

9. Aprobar la utilizacin de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la
realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos, o la
participacin de los educandos en representacin del establecimiento educativo y
fijar la cuanta que se destine para el efecto.
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10. Verificar el cumplimiento de la publicacin en lugar visible y de fcil acceso, del
informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos y del
informe de gestin semestral.

11. Participar en el diagnstico de las necesidades de la institucin educativa y
en su priorizacin de la elaboracin del presupuesto.

12. Participar activamente en la rendicin de cuentas semestrales y anuales.
13. Autorizar la existencia y el manejo de la caja menor.
14. Autorizar las bajas de inventarios

2.4 RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL RECTOR:

En relacin con el Fondo de Servicios Educativos los rectores son responsables
de:

1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y
presentarlo para aprobacin al Consejo Directivo.

2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes
a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecucin
por lo menos trimestralmente al consejo directivo.

3. Elaborar con la justificacin correspondiente los proyectos de adicin o
reduccin presupuestal y los de traslados presupuestales, para aprobacin del
Consejo directivo.

4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos
con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el
flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa
disponibilidad presupuestal y de tesorera. Se exceptan contratos que impliquen
utilizacin de las instalaciones educativas en forma permanente las cuales deben
ser firmadas por el seor Alcalde.

5. Presentar mensualmente el informe de ejecucin de los recursos tanto de
ingresos como de gastos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con las
normas que rigen la materia.
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6. Realizar los reportes de informacin financiera, econmica, social y ambiental,
con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la
Contadura General de la Nacin, y efectuar la rendicin de cuentas con la
periodicidad establecida en las normas.

7. Suscribir junto con el contador los estados financieros y la informacin
financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin.

8. Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la
respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecucin presupuestal
incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin
perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.

9. Velar porque no se realice ningn cobro por derechos acadmicos o servicios
complementarios a los estudiantes matriculados en la institucin educativa estatal
entre transicin y undcimo grado, en ningn momento del ao, de acuerdo con la
normatividad vigente.

10. Ejecutar los recursos de gratuidad, de acuerdo con las condiciones y
lineamientos establecidos en la Ley 715 de 2001, los Decretos 4807 de 2011 y
4791 de 2008, y las normas de contratacin pblica vigentes.

11. Reportar trimestralmente la ejecucin de los recursos de gratuidad a la
secretara de educacin, de acuerdo con los lineamientos y procedimientos que
defina el Ministerio de Educacin Nacional.
12. Presentar a la comunidad educativa el informe semestral de gestin
atendiendo lo preceptuado en la directiva ministerial 026 del 21 de noviembre de
2011.

13. Autorizar las cuantas y el funcionario responsable del manejo de la caja
menor.

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CAPITULO III

CONTABILIDAD:

3.1 Definicin Proceso contable

Los fondos de servicios educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo
con las normas vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin.

El proceso contable consiste en mantener un registro, relevante,
comprensible, confiable y verificable de las operaciones financieras del
Establecimiento Educativo, que permita realizar un adecuado control y
seguimiento de la informacin, as como, obtener los estados econmicos-
financieros y patrimonial, garantizando herramientas para la planeacin y
toma de decisiones. Con el fin de optimizar el uso de los recursos, dos o
ms establecimientos educativos podrn celebrar acuerdos entre s con el
fin de contratar conjuntamente los servicios contables requeridos.

El proceso contable debe garantizar:

La adecuada y oportuna presentacin de los estados financieros de las
instituciones educativas a la Secretara de educacin, en forma individual y
consolidada debidamente certificada y validada con el sistema de la
Contadura General de la Nacin, para posteriormente ser agregada a la
informacin del municipio de Tulu, para ser enviada a la Contadura
General de la Nacin.

El correcto y oportuno registro de las operaciones financieras.

La correcta imputacin de las cuentas y subcuentas prescritas para
contabilizar las operaciones.

Ser aportado en medio fsico y magntico.

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3.2 Presentacin de informes y estados financieros.

El Rector de la institucin educativa entregar anualmente, como mnimo, la
siguiente informacin a la Secretara de Educacin Municipal:

a. El Balance General: El cual comprende en forma resumida la situacin
financiera, econmica y social de la Institucin educativa.

b. Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental: Es un
estado contable bsico que revela el resultado de la actividad financiera,
econmica, social y ambiental.

c. Estado de cambios en el patrimonio: Contiene la informacin patrimonial
del Establecimiento Educativo.

d. Estado de flujos de efectivo: Es un estado contable bsico que revela los
fondos provistos y utilizados por las entidades contables pblicas en
desarrollo de sus actividades de operacin, inversin y financiacin.

e. Notas a los estados contables bsicos: Las Notas a los estados
contables bsicos corresponden a la informacin adicional de carcter
general y especfico, que complementa los estados contables bsicos y
forman parte integral de los mismos.

Esta informacin deber remitirse a la Secretaria de Educacin en las fechas
establecidas en el calendario de presentacin de informes, para ser revisada y
entregada a la Secretara de Hacienda para su agregacin en los estados
financieros del Municipio de Tulu.

La Secretara de Educacin podr solicitar los dems informes contables que crea
conveniente.

3.3 ACTA DE APERTURA O AUTORIZACION DE LIBROS OFICIALES

El nombre de la entidad pblica.
El nombre del libro.
La fecha de oficializacin 12

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El nmero de folios a utilizar con numeracin sucesiva y continua
Firma del ordenador del gasto

3.4 REGISTRO CONTABLE

TODOS LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEBERAN LLEVAR LOS
SIGUIENTES LIBROS:

Libro de registro de ingresos: En l se registran las operaciones inherentes
al recaudo de los ingresos reales segn fuente de financiacin.
Libro de registro de apropiaciones, compromisos, Obligaciones y Pagos:
Registra los movimientos y saldo sobre rubros.
Libro de registro de reservas: Muestra el estado de ejecucin de las
reservas constituidas por cada uno de los rubros.
Libro diario columnado, libro mayor y balance, y libros auxiliares.
Libro de inventario.
Libro de Actas.
En el Libro Mayor y de balance se consolida el movimiento de activos, pasivos
y patrimonios de la Institucin

LIBROS DE CONTABILIDAD

Son estructuras que sistematizan de manera cronolgica y nominativa los datos
obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situacin y la
actividad en las entidades contables pblicas.

LIBRO DIARIO
Presenta en los movimientos dbito y crdito de las cuentas, el registro
cronolgico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en
los comprobantes de contabilidad.

LIBRO MAYOR
Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los
movimientos dbito y crdito de cada una cuentas del respectivo mes, que
han sido tomadas del Libro Diario, y el saldo final del mismo mes.

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SOPORTES CONTABLES: Segn el numeral 37 del Plan General de Contabilidad
Pblica. Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes
de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las
transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables
pblicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y
conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por
medios fsicos, pticos o electrnicos

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD:

Son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales de la entidad contable pblica y sirven de
fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.

COMPROBANTE DE INGRESO: Resume las operaciones relacionadas con el
recaudo de efectivo o documento que lo represente.

COMPROBANTE DE EGRESO: Constituye la sntesis de las operaciones
relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.

COMPROBANTE GENERAL: Resume las operaciones relacionadas con
movimientos globales o de integracin, tales como estimaciones, ajustes,
correcciones y otras operaciones en las que no interviene el efectivo o su
equivalente.

3.5 MANEJO DE TESORERA

Es la parte del Fondo que garantiza una eficiente labor de recaudo y una ptima
administracin de pagos utilizando como herramienta principal el programa anual
de caja, PAC. Debe velar por la custodia de los fondos y valores.

Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se reciben y manejan en una
cuenta especial a nombre del Fondo de Servicios Educativos, establecida en una
entidad del sistema financiero sujeta a la inspeccin y vigilancia de la
Superintendencia Financiera. Adicionalmente, la institucin educativa deber dar
apertura a otra cuenta donde se manejarn los recursos propios. 14

REA FINANCIERA


El manejo del Fondo de servicio educativo, no puede ser ejercido por el personal
docente o directivo docente, y debe estar amparada por una pliza de manejo
equivalente al 20% del presupuesto aprobado para la vigencia fiscal, destinando el
10% para el rector y 10% para el auxiliar administrativo encargado del manejo de
los fondos de servicios educativos El retiro de recursos requerir la concurrencia
de al menos dos firmas, una de las cuales deber ser la del rector en su calidad
de ordenador del gasto y la otra el auxiliar administrativo encargado del manejo de
los fondos de servicios educativos.

3.5.1 PERFIL Y FUNCIONES DEL AUXILIAR ADMINISTRATIVO ENCARGADO
DE LA TESORERA

Conocimientos Bsicos Esenciales
a) Sistema de gestin documental institucional
b) Tcnicas de archivo
c) Ley de presupuesto
d) Conocimiento en Office ( Word, excell, power point)
e) Normatividad vigente en los fondos de servicio educativo

Requisitos de estudio y experiencia:

Ttulo de formacin tcnica profesional o aprobacin de tres aos de
educacin superior y dieciocho (18) meses de experiencia relacionada con
las funciones.

Descripcin de las funciones esenciales:

a) Colaborar con el rector en la elaboracin del proyecto de presupuesto.
b) Participar en los comits en que sea requerido
c) Manejar y controlar los recursos financieros de la institucin
d) Tramitar oportunamente la transferencia de los giros hechos al plantel
para cancelar puntualmente las obligaciones contradas
e) Manejar las cuentas corrientes y llevar los libros reglamentarios de
acuerdo a las normas vigentes.
f) Elaborar los boletines diarios de caja y bancos.
g) Hacer las consignaciones bancarias.

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h) Preparar y remitir a los entes de control los informes contables
(mensuales, trimestrales y anuales), correspondientes al manejo del
presupuesto y planeacin de los gastos de los recursos de la
institucin.

i) Liquidar y pagar las cuentas de cobro de las obligaciones contradas
por el plantel y girar los cheques respectivos.
j) Hacer los descuentos de ley y los dems que sean solicitados por la
autoridad competente o por el interesado y enviarlos oportunamente, a
las entidades correspondientes.
k) Registrar y tener en cuenta las novedades de personal.
l) Expedir constancias del pago, descuentos y certificados de paz y salvo
del personal.
m) Llevar el control de los pagos efectuados al personal
n) Enviar peridicamente las actividades programadas y ejecutadas y
presentar oportunamente informe al rector
o) Responder por el uso adecuado, mantenimiento y seguridad de los
muebles, equipos y materiales conforme a su manejo.
p) Realizar los pagos oportunos a la Dian , en lo concerniente a retefuente
Iva y otros.
q) Realizar los pagos a la Gobernacin del Valle en lo concerniente a las
estampillas.
r) Liquidar las cesantas definitivas correspondientes a los docentes que
laboran en la institucin educativa.
s) Cumplir las dems funciones que le sean asignadas de acuerdo a la
naturaleza de su cargo.

Contribuciones Individuales:

a) Los informes contables y financieros deben contener toda la informacin
requerida por los Entes de control.
b) Presentar en las fechas estipuladas por la secretaria de educacin los
informes contables y financieros mensual y trimestralmente.
c) Aplicar los formatos establecidos en los reportes de novedades del personal
de la institucin educativa para los trmites de prestaciones econmicas.
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d) Administrar los fondos de servicios educativos, de acuerdo a las directrices
del MEN.

3.5.2 PROCESO DE INGRESOS- RECAUDOS DE LA TESORERA

REQUISITOS BASICOS PARA EL RECIBO DE CAJA

Numeracin contina previamente impresa.
Lugar y fecha de expedicin.
Nombre y nmero de identificacin de la entidad o persona que paga.
Concepto u origen del ingreso
Valor del ingreso en letras y nmeros.
Modalidad de ingreso: efectivo o cheque
Firma del funcionario que ejerza la funcin de tesorera (Auxiliar financiero

3.5.3 REQUISITOS DE COMPROBANTES (ORDENES) DE PAGO

PAGOS (Egreso)
Identificacin de la Institucin educativa
Nmero consecutivo, lugar y fecha de expedicin del comprobante
Nmero de disponibilidad presupuestal
Nombre o razn social del beneficiario
Nmero de identificacin (Cdula o RUT) del beneficiario
Concepto o transaccin que origina el pago
Orden de Pago.
Imputacin presupuestal contable
Nmero de la orden de entrada a almacn (si se requiere)
Total a pagar en nmeros y letras
Liquidacin de la cantidad a pagar, deducciones legales (Retefuente, IVA,
etc.) y saldo neto
Nmero del cheque girado y el banco correspondiente
Firma del ordenador del gasto
Firma del beneficiario, documento de identidad o Rut.

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REA FINANCIERA


CICLO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

Identificacin de la necesidad Cotizacin
Trmites de contratacin Certif. de Disponibilidad Presupuestal
(Publicidad Invit. Pblica)

Documentos y firma, Orden Compromiso presupuestal
de compra o contrato

Recibo a satisfaccin Factura de venta o documento
Equivalente
Orden o comprobante de
Pago

CONTROLES EN EL MANEJO DE CHEQUES Y CHEQUERAS

Girados a nombre del Fondo y no del Rector o Auxiliar Financiero.
Girado con sello de cruce restrictivo para consignar en cuenta de primer
beneficiario.
Debe contener al respaldo los datos del tercero como nombre completo,
identificacin, direccin y telfono.
No se deben emitir cheques posfechados.
Si el cheque es elaborado en mquina poner papel carbn por el reverso
para que quede consignada la informacin por ambos lados.
las chequeras o talonarios se deben utilizar en su totalidad y los esqueletos
daados o anulados se deben anotar en el libro de bancos.
se debe conciliar semanalmente el estado de sus cuentas en el banco con
el libro de bancos, al momento que llegue el extracto bancario, verificar que
la informacin este bien y anexarlo a la conciliacin.
todo desembolso de tesorera debe tener doble control antes y despus por
el ordenador del gasto y el auxiliar financiero.

FLUJO DE CAJA. Es el instrumento mediante el cual se define mes a mes los
recaudos y los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el
presupuesto y con los requerimientos del plan operativo.

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REA FINANCIERA


Las Instituciones Educativas si pueden adquirir ttulos valores. Solo deben de
tener en cuenta que existe un flujo de necesidades al interior de cada institucin
Educativa; el cual requiere cumplir con unos pagos; llegado el momento tener de
donde cancelar, ya que es responsabilidad del consejo directivo su autorizacin

3.6 CAJA MENOR:

Desde el punto de vista presupuestal y contable, la caja menor es un fondo de
recursos de liquidez previstos para atender gastos imprescindibles, inaplazables,
imprevistos y urgentes del inmediato plazo definido en los conceptos del
presupuesto anual del respectivo Fondo de Servicios Educativos.

Por contener estas caractersticas, estos recursos, no se ejecutan mediante el
proceso normal de contratacin; tienen amparo de disponibilidad y registro
presupuestal; se entregan mediante avances de tesorera mensualmente girados a
un funcionario de planta distinto del ordenador del gasto y del auxiliar
administrativo encargado del manejo del fondo de servicio educativo, quien debe
estar amparado por pliza que garantice el buen manejo de recursos.

Adems de las caractersticas que deben reunir los gastos por caja menor,
mencionadas anteriormente, existe una serie de prohibiciones para realizar pagos
con recursos de caja menor, debindose tener presente que los gastos previsibles
y que no tengan el carcter de urgente o inaplazable no pueden atenderse con
estos recursos.

El funcionamiento de la Caja Menor est reglamentado por el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico mediante las resoluciones 01 de enero 2 y 08 del 24
de febrero de 2009.

CONSTITUCIN

Se constituye para cada vigencia fiscal, autorizada por el Consejo Directivo
mediante acuerdo.
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REA FINANCIERA


Se constituye por resolucin de Rectora, indicando en este acto
administrativo de creacin la cuanta para cada rubro presupuestal.
Definido el valor de la caja menor, el auxiliar administrativo encargado del
manejo del fondo de servicio educativo, previa solicitud formulada por el
rector elabora el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor anual
de la caja.
La ordenacin del gasto corresponde al rector quien encargar a un auxiliar
administrativo, diferente del encargado del manejo del fondo de servicios
educativos.
Es responsabilidad de quien ejecuta el gasto, el buen uso de los recursos y
el cumplimiento del reglamento interno establecido para tal fin.
El valor anual de la caja menor puede ser hasta del 10% del presupuesto
general de la institucin educativa, excluyendo de este los recursos
destinados a transporte escolar, y su reembolso no podr superar el 50%
de un salario mnimo legal mensual vigente. Para entregar nuevos recursos
a un funcionario se debe legalizar el gasto anterior.

DESTINACIN

La Caja Menor se autoriza para atender gastos para los rubros de:
Materiales y suministros
Mantenimiento
Impresos y publicaciones
Comunicaciones y transporte

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REA FINANCIERA


PROHIBICIONES

Fraccionar compras de un mismo elemento.
Realizar desembolsos con destino a gastos diferentes a la institucin y
sedes.
Efectuar pagos de contratos que deban constar por escrito (art. 39 Ley 80)
Reconocer y pagar gastos de servicios personales.
Cambiar cheques o efectuar prstamos.
Adquirir elementos cuya existencia est comprobada en almacn o depsito
de la institucin educativa.
Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su
legalizacin (recibos de registradora o de caja menor y facturas).
DE LA APERTURA DEL LIBRO

El funcionario responsable del manejo de la Caja Menor abrir un libro de
contabilidad a 5 columnas para el registro del movimiento diario indicando: fecha,
detalle, debe, haber y saldo.

LEGALIZACIN

Para efectos de legalizar los gastos efectuados con recursos de Caja Menor, se
debe cumplir con los siguientes:

REQUISITOS:

Gastos agrupados por rubros, en los comprobantes de pago o en la
relacin anexa.
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REA FINANCIERA


Documentos originales, firmados por acreedores, razn social,
documento de identidad o Nit, objeto y cuanta.
Que la fecha del comprobante corresponda a la vigencia fiscal que se
est legalizando..
Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o
reembolsado la Caja Menor.
REEMBOLSO

Los reembolsos se efectuarn en forma mensual o cuando se haya consumido
ms del 70% de los recursos de la Caja.

TRASLADO PRESUPUESTAL.

Cuando se agota uno de los rubros de Caja Menor, el rector mediante resolucin
har el traslado presupuestal correspondiente, siempre y cuando no se haya
agotado el monto total de la Caja.

3.7 ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS BIENES MUEBLES DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS

OBJETIVO:
Conocer, administrar y controlar los recursos fsicos a cargo de las instituciones
educativas.

ALCANCE:
Aplica para el ingreso, traslado, reposicin, altas y bajas del servicio de los bienes
de una Institucin Educativa del municipio de Tulu.

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REA FINANCIERA


Manejo de bienes.

Se refiere a los bienes muebles e inmuebles que en propiedad, bajo custodia o
mantenimiento tiene una Institucin Educativa.

Responsabilidad de la Institucin:

Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles de la
Institucin educativa.

Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos de la

Incorporar los valores reales del inventario a los estados financieros de la

Inventario.

Comprende los bienes transferidos o adquiridos para la Institucin
educativa; se clasifican en elementos de consumo y devolutivos. Es
fundamental que la Institucin cuente con un inventario actualizado de los
bienes, partiendo de un levantamiento de informacin anual, el cual debe
reportarse a la Secretaria de Educacin del Municipio de Tulu.

En el inventario se debe tener en cuenta lo siguiente:

Llevar en orden cronolgico los documentos que soportan el comprobante
de entrada y salida de los elementos de consumo y devolutivos.

Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia,
donde se contemple, lo siguiente:

Nombre del elemento y su codificacin.
Unidad.
Fecha de cada movimiento.
Descripcin del bien. 23

REA FINANCIERA


Nmero del comprobante.
Entrada y salidas.
Identificacin de los respectivos comprobantes.
Cantidad de elementos.
Valor unitario, valor total y llevar un control de inventarios por cada
bien existente.

Revisar peridicamente el inventario de los bienes de consumo y
devolutivos con el inventario fsico.

Activos fijos.

Son los bienes muebles e inmuebles al servicio del Establecimiento Educativo
para los cuales es importante:

Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes inmuebles y
devolutivos que se encuentren prestando servicio.
Llevar un registro de los activos fijos que no se encuentren prestando
ningn servicio.
Observar que todas las adquisiciones que haya hecho la institucin
educativa estn legalizadas.
Los activos fijos que pertenecen a la institucin educativa deben estar
soportados por documentos que respalden su pertenencia (Factura de
Compra).
Establecer la responsabilidad de cada funcionario en la custodia, uso y
administracin de los bienes o activos fijos que se les haya entregado para
el cumplimiento de sus obligaciones.
El Auxiliar administrativo encargado del almacn, responder por los bienes
que se encuentren en bodega y los que tenga para su custodia.

Bajas.

Son los bienes muebles e inmuebles que se retiran por venta, permuta, donacin,
destruccin, hurto, caso fortuito o fuerza mayor, o por haber sido declarados
inservibles obsoletos y otros, mediante acto administrativo, avalado por el Consejo
Directivo:
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REA FINANCIERA


Con destino a la venta: Debe haber un acto administrativo motivado en el
cual se indique detalladamente los bienes objeto de venta, valor por grupo,
nmero de unidades y valor por unidad.

Con destino a destruccin: Acto administrativo motivado autorizando la
destruccin, nombres y cargos de los funcionarios responsables para ejecutar
la actuacin. Detallar los bienes por grupo de inventario, nmero de unidades
por cada agrupacin, valor por unidades, sus totales e identificaciones de
acuerdo a los registros.

Por hurto, caso fortuito o fuerza mayor. Descargar del inventario tan pronto
se produzca su desaparicin, y llevado a la cuenta de responsabilidades a
nombre del funcionario bajo cuyo cuidado estaba al ocurrir la prdida o dao
iniciando la investigacin correspondiente.

Administracin de la infraestructura.

Cada Establecimiento Educativo debe reportar oportunamente daos en la
infraestructura de gran magnitud y que no puedan ser solucionados directamente,
o los requisitos de ampliacin y mejoramiento de los ambientes escolares, para
ser incluidos en el plan de infraestructura educativa municipal, asegurando de
esta forma una planta fsica ptima para la prestacin del servicio educativo.

Igualmente, debe reportar cambios en el inventario de infraestructura de la entidad
para asegurar su contina actualizacin.

Se incluye como inventarios los artculos que valgan ms de medio salario mnimo
legal mensual vigente, de lo contrario se considera como gasto el cual debe ser
controlado y saber su ubicacin.

Los bienes muebles son aquellos que pueden transportarse de un lugar a otro por
una fuerza externa. Se clasifican en fungibles o consumibles cuando su uso
conduce a su extincin; y no fungibles cuando el uso no los destruye.

Bienes Fungibles o de Consumo: son los elementos que se consumen en
25

REA FINANCIERA


su primer uso, o los que por su uso frecuente generan un desgaste
acelerado o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen. Por lo tanto,
no debern clasificarse como devolutivos; entre estos figuran: papelera,
tintas, cintas para mquina, alimentos u otros que la clasificacin del
sistema de control establecido, determine expresamente.

Bienes No Fungibles o Devolutivos: son aquellos que no se consumen
en su primer uso, aunque con el tiempo se deterioran a largo plazo, as
como los que por su estado no son tiles o se han desactualizado
tecnolgicamente. Estn sujetos a depreciacin y es exigible su devolucin,
tales como pupitres, sillas, tableros, maquinaria y equipo etc. y otros que la
clasificacin del sistema de control establecido, determine expresamente.

Por otra parte, los bienes muebles de acuerdo con su ubicacin se clasifican en:

Bienes en Almacn: que son aquellos elementos materiales que se
encuentran almacenados en el rea fsica destinada al almacn o bodega
del establecimiento, con disponibilidad para su uso o porque han sido
reintegrados como devolutivos inservibles.

Bienes en Uso: que son los entregados a funcionarios de las diferentes
dependencias del establecimiento para el cumplimiento de sus funciones y
sobre los cuales tienen la responsabilidad por su adecuada administracin y
proteccin.

Bienes que se controlan pero que no ingresan al Inventario: Como los
balones y algunos artculos e implementos deportivos.

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REA FINANCIERA


Organizacin de los Bienes Muebles

La organizacin de los muebles, consiste en: 1) establecer un inventario de los
elementos existentes y su ubicacin y 2) realizar la evaluacin econmica,
conciliar los valores con los datos del balance y efectuar los asientos de
contabilidad respectivos.

Se habr concluido la organizacin de los bienes muebles cuando se cuente con
la totalidad del inventario y de los registros en contabilidad con el valor actualizado
segn las normas de la Contadura General o documento que las sustituyan.

Organizacin y administracin de bienes muebles
DEFINIR TIPO DE INVENTARIO
A. Organizacin
- Establecer inventario o toma fsica de los bienes.
- Realizar evaluacin econmica para actualizar el avalo del bien.

B. Administracin
- Mantenimiento: acciones peridicas para conservar los bienes
en buen estado.
- Adquisicin: definicin del plan de adquisiciones para reponer o
ampliar dotacin.
- Actualizacin de inventarios: ajustes y reclasificaciones que
deben ser registradas.

Inventario o Toma Fsica de Bienes Muebles

Para realizar el inventario o toma fsica de estos bienes se deber registrar la
informacin correcta, estableciendo una organizacin que impida su duplicidad y
asegure los datos necesarios para actualizar la tarjeta de inventario, el registro
contable y elaborar los planes de mantenimiento y reposicin.

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REA FINANCIERA


El inventario deber hacerse sobre los bienes no fungibles ubicados en almacn y
los que se encuentran en servicio. Los bienes no fungibles debern quedar
identificados con el cdigo que se les asigne, mediante una plaqueta de
informacin adherida al bien que ser el dato de acceso a la base de informacin
de inventarios.

Debern identificarse los bienes que se encuentren en poder de terceros o en
servicio en dependencias ajenas al establecimiento educativo, los cuales debern
ser revertidos a la institucin, en caso de encontrarse servibles, por tratarse de
bienes con destinacin especfica, cuyo uso indebido acarrear sanciones a los
funcionarios responsables de la administracin de los mismos.

De acuerdo con la clase de servicio que prestan los bienes se debern agrupar de
conformidad con las guas de administracin de inventarios de la Contralora de la
Repblica y registrarlos en el inventario fsico con la codificacin correspondiente.

En el caso del material bibliogrfico que se encuentra en las bibliotecas, se
requiere que los asientos bibliogrficos presenten informacin de: asignatura
topogrfica, autor del libro, ttulo de la obra, edicin, ciudad de publicacin,
editorial, fecha de publicacin y/o copyright, nmero de pginas o volmenes,
ilustraciones, serie, nmero de identificacin (ISBN) y encabezamientos de
materia.

El registro tendr para cada bien, los datos de identificacin, descripcin, uso,
cantidad, estado de conservacin y la clasificacin en la agrupacin especfica que
le corresponda de acuerdo a la codificacin asignada.

A partir de la informacin registrada se podrn determinar las siguientes
situaciones:

a) Identificacin, clasificacin y ubicacin de los bienes servibles en uso.

b) Identificacin, clasificacin y ubicacin de los bienes inservibles,
obsoletos e innecesarios para darlos de baja.
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REA FINANCIERA


c) Identificacin de los bienes que no aparecen en el fsico pero figuran en
los registros de la entidad para ubicarlos o darlos de baja.

d) Identificacin de bienes no registrados en inventarios para incorporarlos.

e) Posibilidad de compensar bienes en las dos situaciones anteriores, de
iguales caractersticas.

f) Identificacin de bienes que figuran en inventario pero por sus
caractersticas pueden ser considerados de consumo para retirarlos.
Ejemplo: los juegos didcticos.

g) Identificacin y clasificacin de los bienes recibidos y entregados en
comodato.

La toma fsica (inventario) se podr realizar con personas de la institucin
educativa, o por convenio con cualquier otra institucin.

Los resultados debern registrarse en una base de datos y las planillas imprimirse
para que cada funcionario respalde con su firma la responsabilidad sobre los
bienes a su cargo.

Evaluacin Econmica:

La actividad final es la actualizacin del avalo del bien a fin de ajustar su registro
contable. Este avalo podr formar parte del proceso de inventario o realizarse en
forma separada y posterior con base en los resultados del inventario. Para el
avalo se seguirn las instrucciones de la Contadura General de la Nacin
relacionada con la valoracin de bienes para efectos contables.

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REA FINANCIERA


Con base en la valoracin efectuada el bien quedar registrado contablemente por
el valor actualizado y de esta manera se revelar correctamente en el patrimonio
de la entidad territorial.

Administracin de los bienes muebles

La administracin de los bienes muebles consiste en: mantenimiento; adquisicin;
y actualizacin del Inventario.

Mantenimiento de Bienes Muebles.

Esta actividad contempla la limpieza que deber realizarse de manera rutinaria;
para tal fin debern atenderse las recomendaciones de los proveedores y de los
catlogos. Se sugiere elaborar un manual de uso y mantenimiento, acorde con el
tipo de material de los bienes.

El mantenimiento peridico corresponde a las acciones que se debern llevar a
cabo con alguna periodicidad, mximo anualmente, orientadas a conservar los
bienes en buen estado, tales como reparacin, reposicin de partes y piezas de
maquinaria y equipos. Se debern tener en cuenta dentro de este concepto, hacer
un mantenimiento predictivo sobre la base de revisiones peridicas de la
maquinaria y equipo, para la sustitucin oportuna de piezas o partes que requieren
una reposicin inmediata por desgaste, para garantizar la continuidad del
funcionamiento de los bienes.

Adquisicin de Bienes Muebles

Esta actividad puede realizarse con fines de reposicin o de ampliacin de la
dotacin. Los bienes muebles de acuerdo con sus caractersticas tienen una vida
til que obliga a su reposicin peridica, en particular la maquinaria y equipo, que
representan duraciones limitadas ocasionadas por desgaste o por obsolescencia
tecnolgica. La compa de bienes deber definirse con base en un plan de
adquisiciones que establezca prioridades y disponibilidad de recursos.

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REA FINANCIERA


Actualizacin de Inventarios

Los ajustes y reclasificaciones se debern realizar con un acto administrativo,
soportado por los documentos generados o recuperados en el proceso de
depuracin de saldos. Los ingresos y egresos debern registrarse con
comprobantes de entrada o de salida, identificando el tipo de transaccin y
servirn de soporte para la contabilidad. Los movimientos originados por ingresos
y egresos de bienes al almacn debern ser incluidos en las plizas de seguros
adquiridas.

Ingresos al Inventario. Se pueden hacer por compra; por traspaso de los bienes
de una entidad a otra; por bienes sobrantes, cuando en el momento de practicarse
un conteo fsico, se determina que el nmero de elementos es superior a los que
se reflejan en el registro; por compensacin, cuando se encuentren elementos
sobrantes que en el movimiento del almacn hayan podido confundirse con otros
semejantes de los cuales hay cantidad de faltantes en el almacn, podrn hacerse
las compensaciones del caso, siempre que se trate de artculos similares, de una
misma naturaleza o clase que puedan ser causa de confusin. As mismo, por
donacin cuando por voluntad de una persona natural o jurdica se transfiere,
gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de
un establecimiento educativo, previa aceptacin del funcionario administrativo
competente. En todos los casos se seguirn los procedimientos regulados en la
gua para el manejo de inventarios de la Contralora General de la Repblica.

Egresos del Inventario. Son originados por situaciones como traspaso entre
entidades, cuando por necesidades del servicio se deba enviar el bien a otra
institucin. Por baja de bienes, cuando se decide retirar un bien definitivamente del
patrimonio de la entidad. Puede referirse a bienes servibles innecesarios que se
encuentran en condiciones de comercializacin, pero que no son requeridos para
las actividades de la entidad por obsolescencia tecnolgica o falta de uso.
Tambin a bienes inservibles que por su desgaste, deterioro u obsolescencia
fsica, no son tiles para el servicio al cual se haban destinado, estn o no en uso.
La baja se podr materializar por destruccin o comercializacin; en ste ltimo
caso se podr hacer por venta directa o por subasta pblica mediante el sistema
de martillo.

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REA FINANCIERA


Control de la administracin de los bienes

La gestin de los bienes pblicos est sujeta al sistema de control interno y es
vigilada por la Contralora correspondiente, que supervisa lo relativo a la
organizacin del sistema de control y acta sobre las responsabilidades fiscales.
De igual forma, las actuaciones de los funcionarios pblicos que administran los
bienes estn sujetas a las sanciones establecidas en el Cdigo nico Disciplinario,
cuando se aparten de las regulaciones que aplican al uso de los bienes.

El control de la administracin est sealado por la Constitucin Nacional y
reglamentado en distintas leyes, que le asignan estas funciones a dependencias
dentro de la entidad y a organismos de control relacionados con las diferentes
clases de responsabilidad que los funcionarios pblicos asumen por sus
actuaciones como tal, entre otras por el uso y proteccin de los bienes a su cargo
y cuyas modalidades son:

Control Disciplinario Interno. Es la vigilancia que se ejerce sobre las
actuaciones de los funcionarios de una entidad pblica, la cual est
facultada para adelantar los procesos de investigacin, entre otros por la
utilizacin indebida de los bienes fiscales o la negligencia en la proteccin
de los mismos por parte del funcionario responsable.
Control Disciplinario Externo. Es la vigilancia superior que se ejerce
sobre la conducta de los funcionarios pblicos en relacin con sus
actuaciones, entre otras en la defensa de los bienes patrimoniales del
Estado; se ejerce por la Procuradura General de la nacin y las
Personeras territoriales.
Control Fiscal. Es la vigilancia sobre la gestin fiscal de los
administradores pblicos y de los particulares o entidades que manejan
fondos o bienes pblicos, y de los particulares o entidades que manejan
fondos o bienes pblicos, se ejerce por medio del control financiero, de
gestin y de resultados, con base en la eficiencia, la economa, la equidad y
la valoracin de los costos ambientales.
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REA FINANCIERA


Dicho control se ejerce en forma posterior y selectiva conforme a los
procedimientos, sistemas y principios que establece la ley que reglamenta
el control fiscal, a cargo de la Contralora General de la Repblica.

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REA FINANCIERA


CAPITULO IV

PRESUPUESTO:

4.1 PRINCIPIOS PRESUPUESTALES

Planificacin: Debe guardar concordancia con los objetivos que contempla el
proyecto educativo institucional logrando obtener homogeneidad en los resultados
obtenidos que es el mejoramiento de la calidad educativa.

Anualidad: Hace referencia al periodo o vigencia en que se debe realizar
el presupuesto del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao.

Universalidad: Este principio hace referencia al reconocimiento de la
totalidad de los gastos o erogaciones pblicos en el cual la institucin va
incurrir durante la vigencia fiscal. En consecuencia, ningn rector podr
efectuar gastos que no se encuentren reflejados dentro del presupuesto.

Unidad de caja: Es el manejo que se le da a los recursos que ingresan al
fondos, generando as, que los pagos o erogaciones previamente
autorizados con el presupuesto de gasto, sean cancelados de una manera
oportuna y eficiente.

Programacin integral: Radica en la priorizacin de los gastos de
inversin y de funcionamiento, con el fin de acudir al cubrimiento de las
necesidades ms oportunas, que faciliten el mejoramiento de la calidad
educativa.

Especializacin: todos los gastos deben referirse al objeto y funciones y
se ejecutarn estrictamente conforme al fin para el cual fueron
programadas.

Inembargabilidad: de las rentas del presupuesto nacional y del SGP. As
como bienes y derechos del Estado.
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REA FINANCIERA


Coherencia macroeconmica: Hace alusin a la compatibilidad del
presupuesto con las metas y planes fijadas por la administracin central.

Homeostasis presupuestal: Conforme a este principio el crecimiento del
presupuesto institucional debe guardar concordancia con el crecimiento
econmico, de tal manera que no se genere desfases tericos al ser
confrontados con la realidad.

4.2 ETAPAS Y PROCESO DE EJECUCION PRESUPUESTAL

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REA FINANCIERA


PROGRAMACIN PRESUPUESTAL:

4.3 PRESUPUESTO DE INGRESOS. Contiene la totalidad de los ingresos que
reciba la institucin educativa a travs del Fondo de Servicios Educativos sujetos o
no a destinacin especfica. Se clasificar en grupos con sus correspondientes
tems de ingresos de la siguiente manera:

1-Ingresos operacionales. Son las rentas o recursos pblicos o privados de que
dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del
establecimiento, los cuales se obtienen por utilizacin de los recursos del
establecimiento en la prestacin del servicio educativo, o por la explotacin de
bienes y servicios.

En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de
bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice
la cobertura de costos y someterse a aprobacin de la Secretara de educacin y
del Alcalde.
36

REA FINANCIERA


Cuando la explotacin del bien sea eventual debe contar con la autorizacin previa
del consejo directivo y quien lo usa deber restituirlo en las mismas condiciones
que le fue entregado.

Ingresos por venta de productos: estos ingresos se presentan especialmente en
instituciones educativas que cuentan con proyectos productivos que son
comercializados por el establecimiento, un ejemplo de estos son venta de
alimentos o de productos elaborados en el establecimiento. Estos ingresos deben
contar con el soporte de consignacin. Para su proyeccin deber tenerse en
cuenta lo percibido en el ao inmediatamente anterior y si es un producto nuevo,
en el estudio de mercadeo realizado por el lder del proyecto.

Ingresos por arrendamientos de bienes y servicios: obtenidos por el pago de
un canon de arrendamiento o de alquiler de bienes y servicios como: la tienda
escolar, talleres, laboratorios, coliseo, salones especializados, entre otros.

En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de
bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice
como mnimo el valor del mantenimiento adecuado del espacio y el pago de
servicios complementarios utilizados como agua, energa entre otros, y someterse
a aprobacin de la Secretara de Educacin y del Alcalde Municipal. Cuando la
explotacin del bien sea eventual debe contar con la autorizacin previa del
Consejo Directivo y quien lo usa deber restituirlo en las mismas condiciones que
le fue entregado. La proyeccin de este ingreso se calcula con base en el
comportamiento de aos anteriores y en la tarifa establecida.

Otros Ingresos: hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se
puedan clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente.

1. Transferencias de recursos pblicos. Son los recursos financieros que las
entidades pblicas de cualquier orden y sin contraprestacin alguna deciden girar
directamente al establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios
Educativos.

2. Recursos de Capital. Son principalmente los ingresos provenientes de recursos
del balance, rendimientos de operaciones financieras; venta de activos (muebles e
inmuebles), cancelacin de reservas, donaciones y excedentes financieros
37

REA FINANCIERA


generados en la vigencia anterior.

Es importante recordar que los Fondos de Servicios Educativos no pueden
presupuestar ni contraer crditos internos o externos de conformidad con la
normatividad vigente teniendo en cuenta que el Rector es solamente ordenador
del gasto y no tiene la representacin legal del establecimiento.

3. Recursos del Balance. Son los ingresos provenientes de la liquidacin del
ejercicio fiscal del ao inmediatamente anterior, que corresponden bsicamente a
recursos no ejecutados o comprometidos en la vigencia anterior.

4. Rendimientos por Operaciones Financieras. Corresponde a los ingresos
obtenidos por intereses, dividendos y correccin monetaria resultado de la
colocacin de recursos en cuentas bancarias, ahorros y eventualmente en ttulos
valores. En el evento de existir este tipo de inversiones debe tenerse en cuenta la
normatividad existente tanto a nivel nacional como territorial sobre inversin de
recursos pblicos que garantice la seguridad y rentabilidad de los mismos.

5. Donaciones. Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones
privadas de carcter nacional o internacional para apoyar proyectos o acciones
especficas.

Los recursos de asistencia o cooperacin internacional de carcter no
reembolsables, se incorporan al presupuesto como donaciones de capital, previa
certificacin de su recaudo expedido por el rgano receptor. Su incorporacin al
presupuesto se realizar mediante acto administrativo firmado por el Consejo
Directivo y se deben conservar el concepto de gasto de la donacin. En principio
se rigen por las condiciones del Organismo que realice la donacin. De no tener
unas condiciones especficas le aplica la normatividad establecida para el resto de
recursos. En el evento en que dichas donaciones exijan una cuenta especfica,
esta debe ser registrada en la entidad territorial anexando la justificacin y los
recursos deben incorporarse al presupuesto del Fondo de Servicios Educativos.

6. Otros Recursos de Capital. Corresponde a aquellos recursos de capital
diferentes a los definidos anteriormente.

38

REA FINANCIERA

Continuacin manual operativo para la gestin administrativa y financiera de los fondos de servicios educativos del municipio de Tulu 39

El presupuesto de ingresos de los fondos de servicios educativos, se podr
elaborar con base en la matricula del ao anterior con corte al 30 de octubre, la
proyeccin de cupos realizada por el rea de cobertura de la Secretara de
Educacin y teniendo en cuenta las metas de desercin. La matrcula resultante
se liquida con la tipologa (preescolar, bsica primaria, bsica secundaria, media
acadmica o tcnica y educacin por ciclos, urbana o rural.) de la vigencia
anterior, incrementando el porcentaje de IPC.

4.4 Estructura Presupuestal de Ingresos:

CATALOGO DE CUENTAS DE PRESUPUESTO
CODIGO DE CUENTA DESCRIPCION DE LA CUENTA
1 INGRESOS
1.1 INGRESOS CORRIENTES
1.1.02 NO TRIBUTARIOS
1.1.02.01 Tasas, Multas y Contribuciones
1.1.02.01.01 Tasas
1.1.02.01.01.37 Venta de Bienes y Servicios
1.1.02.01.01.37.03 Venta de Bienes y Servicios Instituciones Educativas
1.1.02.01.01.37.03.01 Certificaciones y constancias
1.1.02.01.01.37.03.02 Derechos de grado
1.1.02.01.01.37.03.03 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
1.1.02.01.01.37.03.03.01 NOCTURNO
1.1.02.01.01.37.03.03.01.01 Ciclo 2
1.1.02.01.01.37.03.03.01.02 Ciclo 3
1.1.02.01.01.37.03.03.01.03 Ciclo 4
1.1.02.01.01.37.03.03.01.04 Ciclo 5
1.1.02.01.01.37.03.03.01.05 Ciclo 6
1.1.02.01.01.37.03.03.02 SABATINO
1.1.02.01.01.37.03.03.02.01 Ciclo 2
1.1.02.01.01.37.03.03.02.02 Ciclo 3
1.1.02.01.01.37.03.03.02.03 Ciclo 4
1.1.02.01.01.37.03.03.02.04 Ciclo 5
1.1.02.01.01.37.03.03.02.05 Ciclo 6
1.1.02.01.01.37.03.04 OTROS SERVICIOS

REA FINANCIERA

1.1.02.01.01.37.03.04.01 Agropecuarios
1.1.02.02 TRANSFERENCIAS
1.1.02.02.03 TRANSFERENCIAS PARA INVERSION
1.1.02.02.03.01 Del Nivel Nacional
1.1.02.02.03.01.01 Del Nivel Central Nacional
1.1.02.02.03.01.01.01 Sistema General de Participaciones -Educacin-
1.1.02.02.03.01.01.01.01 S. G. P. Educacin - Prestacin de Servicios
1.1.02.02.03.01.01.01.01.01 Educacion Formal Preescolar
1.1.02.02.03.01.01.01.01.02 Educacion Formal Basica Primaria
1.1.02.02.03.01.01.01.01.03 Educacion Formal Basica Secundaria
1.1.02.02.03.01.01.01.01.04 Educacion Formal Media Academica
1.1.02.02.03.01.01.01.01.05 Educacion Formal Media Tecnica
1.1.02.02.03.05 Del Nivel Municipal y/o Distrital
1.1.02.02.03.05.01 Del Nivel Central Municipal y/o Distrital
1.2 RECURSOS DE CAPITAL
1.2.02 OTROS RECURSOS DE CAPITAL
1.2.02.01 RECURSOS DEL BALANCE
1.2.02.01.01 Recuperacion de Cartera
1.2.02.01.01.98 Otras Recuperaciones de Cartera
1.2.02.03 RENDIMIENTOS POR OPERACIONES FINANCIERAS
1.2.02.03.01 Intereses
1.2.02.03.01.01 Provenientes de Recursos de Libre Destinacin
1.2.02.03.01.01.98 Otros Intereses de libre destinacin
1.2.02.06 DONACIONES
1.2.02.06.01 De Particulares y Organismos Privados
1.2.02.06.01.03 De Empresas Privadas No Financieras
1.2.02.06.01.05 De Empresas Privadas Financieras
1.2.02.06.03 De Organismos Internacionales
1.2.02.07 UTILIDADES Y EXCEDENTES FINANCIEROS
1.2.02.07.03 Excedentes de Establecimientos Pblicos
1.2.02.07.03.01 Excedentes de destinacin para educacin
1.2.02.98 Otros Recursos de Capital no especificados
1.2.02.98.01 Proyecto Pedagogico Productivo
1.2.02.98.02 Venta de servicios de Laboratorio de Fisica y Quimica
1.2.02.98.03 Concesiones espacios
1.2.02.98.03.01 Concesion Cafeteria, Tienda Escolar

REA FINANCIERA

1.2.02.98.03.02 Concesion Fotocopias
1.2.02.98.03.03 Concesion Auditorio
1.2.02.98.03.04 Concesion Aulas
1.2.02.98.03.05 Concesion Parqueaderos
1.2.02.98.04 Ajustes al Peso

4.5 PRESUPUESTO DE GASTOS O APROPIACIONES: Contiene la totalidad de
los gastos, las apropiaciones o erogaciones que requiere la institucin educativa
para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo
Institucional demande, diferentes de los gastos de personal.

El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de
ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones
mximas de gasto.

EJECUCIN DEL PRESUPUESTO: La ejecucin del presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos debe realizarse con sujecin a lo determinado en la Ley 715
de 2001, los decretos 4791 de 2008 y el 4807 de 2011, y las disposiciones
territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo caso, deben observarse
las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en adelante las
modifiquen.

El rector no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del
flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera, ni puede
contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios
Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.

Las transferencias o giros que las entidades territoriales efecten al Fondo de
Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el rector, hasta tanto se
reciban los recursos en las cuentas del respectivo Fondo. El Municipio deber
informar a cada institucin educativa a ms tardar en el primer trimestre de cada
ao, el valor y las fechas que por concepto de dichas transferencias realice, y dar
estricto cumplimiento a la informacin suministrada.

Los ingresos obtenidos con destinacin especfica deben utilizarse nicamente
para lo que fueron aprobados por quien asign el recurso.

41

REA FINANCIERA


UTILIZACIN DE LOS RECURSOS: Los recursos slo pueden utilizarse en los
siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relacin con el Proyecto
Educativo Institucional:

1-Dotaciones pedaggicas del establecimiento educativo tales como mobiliario,
textos, libros, materiales didcticos y audiovisuales, licencias de productos
informticos y adquisicin de derechos de propiedad intelectual.

2. Mantenimiento, conservacin, reparacin, mejoramiento y adecuacin de los
bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, y adquisicin de
repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificacin de la infraestructura
del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio tcnico y
aprobacin previa de la Secretara de educacin de Tulu.

3. Adquisicin de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y
estn destinados a la produccin de otros bienes y servicios, como muebles,
herramientas y enseres, equipo de oficina, de labranza, cafetera, mecnico y
automotor.

4. Adquisicin de bienes de consumo final que no son objeto de devolucin, como
papel y tiles de escritorio, elementos de aseo, cafetera, medicinas y materiales
desechables de laboratorio, gas, carbn, o cualquier otro combustible necesario
para el establecimiento educativo.

5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el
funcionamiento del establecimiento educativo.

6. Adquisicin de impresos y publicaciones.

7. Pago de servicios pblicos domiciliarios, telefona mvil e Internet, los cuales
debern contar con los respectivos controles de consumo, por parte del rector de
la institucin educativa.

8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes de
instituciones educativas, cuando no estn amparadas por un seguro general del
Municipio , as como las primas por la expedicin de las plizas de manejo que
sean obligatorias.
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REA FINANCIERA


9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y
manutencin, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con
el reglamento interno de la institucin. Los costos que deban asumirse por tal
concepto podrn incluir los gastos del docente acompaante, siempre y cuando la
comisin otorgada por la secretara de educacin no haya generado el pago de
viticos.

10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y proyectos
pedaggicos productivos.

11. Contratacin de servicios tcnicos y profesionales prestados para una gestin
especfica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas,
cuando no sean atendidas por personal de planta. Estos contratos requerirn la
autorizacin del consejo directivo del establecimiento educativo y se rigen por las
normas y principios de la contratacin estatal. En ningn caso podrn celebrarse
contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales
tales como subordinacin, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En
todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrn destinarse al
pago de acreencias laborales de ningn orden.

12. Realizacin de actividades pedaggicas, cientficas, deportivas y culturales
para los educandos, en las cuantas autorizadas por el consejo directivo.

13. Inscripcin y participacin de los educandos en competencias deportivas,
culturales, pedaggicas y cientficas de orden local, regional, nacional o
internacional, previa aprobacin del consejo directivo.

14. Acciones de mejoramiento de la gestin escolar y acadmica enmarcada en
los planes de mejoramiento institucional. Las adquisiciones a que hacen
referencia los numerales 1, 3,4 y 5 se harn con sujecin al programa general de
compras debidamente aprobado por el consejo directivo y de conformidad con las
normas que rigen la materia.

15. Contratacin de los servicios de transporte escolar de la poblacin matriculada
entre transicin y undcimo grado, cuando se requiera, de acuerdo con la
reglamentacin expedida por el Ministerio de Transporte.
43

REA FINANCIERA


16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la poblacin
matriculada entre transicin y undcimo grado, incluyendo alimentacin, transporte
y materiales.
17. Costos asociados al trmite para la obtencin del ttulo de bachiller.
18. Costos asociados a la elaboracin de certificaciones de estudio solicitadas por
los estudiantes activos en el sistema, boletines, agenda y manual de convivencia,
carn escolar.

La destinacin de los recursos para gratuidad educativa deber realizarse
teniendo en cuenta las polticas, programadas y proyectos en materia educativa
contemplados en el plan de desarrollo de la respectiva entidad territorial y en
coordinacin con esta.

ADICIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES:

Toda modificacin al presupuesto de ingresos y gastos implica necesariamente
modificacin del PAC y el Plan de Compras de la Institucin Educativa.

Existen bsicamente tres tipos de modificaciones presupuestales, a saber:

Las adiciones, incrementan tanto el presupuesto de ingresos como el de
gastos, son movimientos con los que el establecimiento incorpora nuevos
recursos en su presupuesto provenientes de mayores recaudos en sus
ingresos operacionales, en sus recursos de capital o en las transferencias
de los diferentes niveles de Gobierno. En el transcurso de la vigencia, las
adiciones permiten financiar nuevos proyectos o incrementar la apropiacin
de los existentes; ser objeto de una adicin presupuestal mediante
acuerdo del consejo directivo, previa aprobacin de la Secretara de
educacin, cuando supere el 20% del presupuesto inicial.

Las reducciones o aplazamientos, disminuyen el presupuesto de ingresos
y el de gastos. Son movimientos mediante los cuales el Establecimiento
recorta o aplaza su presupuesto, cuando los recaudos de sus ingresos
durante la vigencia son menores a los presupuestados.
44

4

REA FINANCIERA


Los traslados, disminuyen una partida del gasto para incrementar otro
gasto, pero sin incrementar o disminuir el presupuesto total. Son
movimientos entre rubros o unidades presupuestales dentro de un mismo
concepto de apropiacin del presupuesto aprobado; debe tenerse especial
cuidado en la afectacin que se realice para acatar cabalmente lo normado
en este tipo de modificaciones, para lo cual se sugiere efectuar un anlisis
detallado de su conveniencia y respetar las destinaciones especficas.

Cuando se requiera efectuar un gasto cuyo rubro no tenga apropiacin
suficiente, de existir disponibilidad presupuestal se efectuarn los traslados
presupuestales a que haya lugar, previa autorizacin del Consejo Directivo,
sin afectar los rubros de destinacin especfica.

4.6 Estructura Presupuestal de Gastos:

CATALOGO DE CUENTAS DE PRESUPUESTO
CODIGO DE CUENTA DESCRIPCION DE LA CUENTA
2 GASTOS
2.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
2.1.01 GASTOS DE PERSONAL
2.1.01.02 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
2.1.01.02.03 Honorarios Profesionales
2.1.01.02.09 Remuneracin por Servicios Tcnicos
2.1.02 GASTOS GENERALES
2.1.02.01 ADQUISICION DE BIENES
2.1.02.01.01 Materiales y Suministros
2.1.02.01.03 Compra de Equipos
2.1.02.02 ADQUISICION DE SERVICIOS
2.1.02.02.05 Comunicaciones y Transporte
2.1.02.02.07 Servicios Pblicos
2.1.02.02.09 Seguros
2.1.02.02.13 Impresos y Publicaciones
2.1.02.02.15 Mantenimiento
2.1.02.02.21 Arrendamientos
2.1.02.02.23 Comisiones, Intereses y dems Gastos Bancarios y Fiduciarios

REA FINANCIERA

2.1.02.02.25 Sistematizacin
2.1.02.02.98 Otras Adquisiciones de servicios
2.1.02.02.98.01 Ajustes al Peso
2.3 GASTOS DE INVERSIN
2.3.01 INFRAESTRUCTURA
2.3.01.01 INFRAESTRUCTURA PROPIA DEL SECTOR
2.3.01.01.01 Construccin de Infraestructura propia del Sector
2.3.01.01.01.49 Planteles Educativos
2.3.01.01.02 Adquisicin de Infraestructura propia del Sector
2.3.01.01.03 Mejoramiento y Mantenimiento de Infraestructura propia del Sector
2.3.01.02 INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
2.3.01.02.01 Construccin de Infraestructura Administrativa
2.3.01.02.02 Adquisicin de Infraestructura Administrativa
2.3.01.02.03 Mejoramiento y Mantenimiento de Infraestructura Administrativa
2.3.02 DOTACIN
2.3.02.01
EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS
PROPIOS DEL SECTOR
2.3.02.01.01
Adquisicin y/o produccin de equipos, materiales, suministros y
servicios propios del Sector
2.3.02.01.01.01 Dotacin y/o Adquisicin de Maquinaria y Equipo
2.3.02.01.01.05 Adquisicin de Semovientes
2.3.02.01.01.07 Dotacin de Material Educativo
2.3.02.01.01.11 Sistemas de Informacin Educativos
2.3.02.01.01.15 Adquisicin de Equipo de Laboratorio
2.3.02.01.01.98
Otros Gastos Adquisicin y/o produccin equipos, materiales, suministros
y servicios propios Sector
2.3.02.01.01.98.01 Insumos Agropecuarios
2.3.02.01.01.98.02 Servicios de Laboratorio
2.3.02.01.02
Mantenimiento de equipos, materiales, suministros y servicios
propios del Sector
2.3.02.01.02.01 Maquinaria y Equipo
2.3.02.01.02.07 Material Educativo
2.3.02.01.02.11 Sistemas de Informacin Educativos
2.3.02.01.02.15 Equipo de Laboratorio
2.3.02.01.02.98
Otros Gastos en Mantenimiento de equipos, materiales, suministros y
servicios propios del Sector
2.3.02.01.02.98.01 Insumos Agropecuarios

REA FINANCIERA

2.3.04 INVESTIGACIN Y ESTUDIOS
2.3.04.01 INVESTIGACION BASICA, APLICADA Y ESTUDIOS
2.3.04.01.98 Otros Gastos en Investigacin bsica, aplicada y Estudios
2.3.04.01.98.01
Proyectos o actividades Pedagogicas, Cientificas, Deportivas y
Culturales
2.3.04.01.98.02 Inscripcion Pedagogicas, Cientificas, Deportivas y Culturales

4.7 EJECUCIN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.

Liquidacin del presupuesto.

Una vez el Consejo directivo, mediante Acuerdo, apruebe el Presupuesto General
de Rentas y Gastos de la institucin educativa, el rector proceder a liquidarlo
mediante acto administrativo conforme a los montos autorizados.

El acto mediante el cual se debe liquidar el presupuesto del Fondo de Servicios
Educativos aprobado por el rector de la institucin educativa, y que tendr como
propsito facilitar y hacer ms transparente la ejecucin del mismo, deber
contener: el detalle de los rubros de ingresos y gastos, las definiciones de los
conceptos de ingresos y gastos y las disposiciones generales aplicables a los
Fondos de Servicios Educativos.

El Flujo de Caja o PAC de los Fondos de Servicios Educativos se elabora a partir
del Acto de Liquidacin y con ambos se inicia la ejecucin de los Fondos de
Servicios Educativos.

El Programa Anual Mensualizado de Caja PAC o Flujo de Caja.

El PAC o Flujo de caja fue definido por el Decreto 4791 de 2008 (artculo 14) como
el instrumento mediante el cual se define mes a mes los recaudos y los gastos
que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los
requerimientos del plan operativo.

PROHIBICIONES EN LA EJECUCIN DEL GASTO: El ordenador del gasto del
Fondo de Servicios Educativos no puede:

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REA FINANCIERA


1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de Servicios
Educativos.

2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administracin de personal, tales
como viticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y dems,
independientemente de la denominacin que se le d, sin perjuicio de lo dispuesto
en el numeral 9 del artculo 11 del decreto 4791 de 2008.

3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.

4. Financiar alimentacin escolar, a excepcin de la alimentacin para el
desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias, sealadas en el artculo
9 del decreto 4807 de 2011.
5. Financiar cursos preparatorios de pruebas SABER - ICFES, entre otros que
defina el Ministerio de Educacin Nacional.
6. Financiar la capacitacin de funcionarios.
Mecanismos de ejecucin del gasto.

El Presupuesto General de Gastos de los fondos educativos se ejecuta a travs
del "PAC y el Plan de compras; adems existen otros mecanismos formales que
reflejan el desarrollo de la fase de ejecucin del presupuesto, a saber:

Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento expedido por
el auxiliar administrativo encargado del manejo del fondo de servicios
educativos, con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de
compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto
mientras se perfecciona el Compromiso y se efecta el correspondiente
Registro Presupuestal.

Compromiso Presupuestal: Son los actos realizados por los rganos que en
desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a
nombre de una persona jurdica de la cual hagan parte, se encuentren en el
proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos.

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REA FINANCIERA


Mediante el Compromiso se afecta en forma definitiva la apropiacin,
garantizando que esta solo se utilizar para ese fin, indicando el valor y el
plazo a las que haya lugar.

Registro Presupuestal del Compromiso: Exige que se indique el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya lugar, en lo que una vez suscrito el
contrato ya se cuenta con la determinacin de estos dos elementos, y
puede proceder la entidad contratante a efectuar el respectivo Registro
Presupuestal.

El pago.
Reservas presupuestales y cuentas por pagar.
Vigencias futuras.

El ordenador del gasto.

El concepto de ordenador del gasto se refiere a la capacidad de ejecucin del
presupuesto. Ejecutar el gasto, significa que, a partir del programa de gastos
aprobado, limitado por los recursos aprobados en la ley de presupuesto, se decide
la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto,
funciones que ataen al ordenador del gasto

El concepto de ordenador del gasto hace referencia a la capacidad de ejecucin
del presupuesto. Es decir, que en las Instituciones educativas Oficiales, el Rector,
como ordenador del gasto (Decreto 4791 de 2008, artculo 4), es el que tiene la
capacidad de ejecutar el presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos.

El ordenador del gasto es quien tiene por funciones:
Decidir la oportunidad de contratar
comprometer los recursos, y
ordenar el gasto.

49

REA FINANCIERA


CAPITULO V

CONTRATACIN.

NORMATIVIDAD:

LEY 80 DE 1993, LEY 1150 DE 2007, 1450 de 2011, 1474 de 2011 y 019 de 2012,
Decreto Ley 734 de abril 13 de 2012 "Por el cual se reglamenta el estatuto
general de contratacin de la administracin pblica y se dictan otras
disposiciones, y resolucin Municipal No. 280-054-0676 del 7 de septiembre de
2012.

5.1 Generalidades de la contratacin.

El artculo 13 de la Ley 715 de 2001, reglamentado parcialmente por el artculo 17
del Decreto 4791 de 2008, establece el procedimiento de contratacin de los
Fondos de Servicios Educativos, con el propsito fundamental de proteger los
derechos de los nios y los jvenes buscando la eficacia y celeridad en la atencin
del servicio educativo y buscando economa en el uso de los recursos pblicos.

En cumplimiento de este fin los recursos mencionados deben ejecutarse
respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad
expuestos en la Ley y Decretos reglamentarios de la Contratacin Pblica.

Los actos y contratos celebrados por los Fondos de Servicios Educativos cuya
cuanta sea inferior a veinte (20) salarios mnimos mensuales legales vigentes se
rigen por el procedimiento establecido en el reglamento expedido por el Consejo
Directivo de cada institucin educativa (Artculo 13 de la Ley 715 de 2001 y
Numeral 6 Artculo 5 del Decreto 4791 de 2008).

El artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 define las modalidades de seleccin para la
escogencia del contratista: licitacin pblica, seleccin abreviada, concurso de
mritos y contratacin directa.

La escogencia del contratista como regla general se realizar a travs de
LICITACIN O CONCURSO, salvo los casos en que se podr contratar conforme
50

REA FINANCIERA


el Reglamento de Contratacin dictado por el Consejo Directivo de la institucin
educativa en los trminos del artculo 13 de la Ley 715 de 2001 y el numeral 6 del
artculo 5 del Decreto 4791 de 2008, cuando la cuanta no supere los veinte (20)
salarios mnimos mensuales legales vigentes y en los dems eventos que
establezca Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Decreto Ley 734 de abril 13 de
2012, el Decreto 2474 de 2008, y dems disposiciones concordantes o
reglamentarias, dentro de los que se encuentran :

Mnima Cuanta (Para los Fondos de Servicios Educativos se aplicar
cuando el valor del bien, servicio u obra adquirir resulta mayor a 20 SMMLV
y menor a 28 SMMLV).
Menor Cuanta (Para los Fondos de Servicios Educativos se aplicar
cuando el valor del bien, servicio u obra adquirir resulta mayor a 28 SMMLV
y menor a 280 SMMLV).
Servicios profesionales, ejecucin de trabajos artsticos, actividades
cientficas o tecnolgicas, teniendo en cuenta las prohibiciones dispuestas
en los artculos 11 y 13 numeral 11 del Decreto 4791 de 2008, en
concordancia con lo establecido en el presente acto administrativo.
Arrendamiento o adquisicin de inmuebles.
Urgencia Manifiesta.
Declaratoria de desierta de licitacin o concurso.
Cuando no se presente propuesta alguna en un proceso licitatorio o las
propuestas no se ajusten al pliego de condiciones.
Bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
En el tema de donaciones, el artculo 17 del Decreto 4791 de 2008 expresa:

Cuando un particular destine bienes o servicios para provecho directo de la
comunidad educativa, debe realizarse un contrato entre este y el rector, previa
autorizacin del consejo directivo, en el cual se seale la destinacin del bien y la
transferencia o no de la propiedad. Este contrato se regir por las normas del
Cdigo Civil.

5.2 MODALIDADES DE SELECCIN

Las modalidades de seleccin del contratista estn expresamente estipuladas en
la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2011 y el Decreto 734 de 2012, as: licitacin
pblica, seleccin abreviada, concurso de mritos, contratacin directa y mnima cuanta.
51

REA FINANCIERA


Licitacin Pblica
La modalidad de seleccin del contratista corresponde, por regla general, a la
Licitacin Pblica, de acuerdo a lo dispuesto por el artculo 2, numeral 1 de la
Ley 1150 de 2007, con las excepciones previstas en los numerales 2, 3 y 4 en que
se podr optar por las modalidades de Seleccin Abreviada, Concurso de Mritos
y Contratacin Directa.

En general se desarrolla cuando se trata de suplir necesidades que demandan un
presupuesto superior al de la menor cuanta, y su objeto no se enmarca para llevar
a cabo otro procedimiento diferente, verbi gracia, adquisicin de bienes de
caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, en donde sin importar la
cuanta el procedimiento se har por subasta inversa. De igual forma y segn lo
establecido en el Decreto 734 de 2012 artculo 3.3.1.1 se acudir a la modalidad
de seleccin por licitacin pblica o seleccin abreviada, segn corresponda,
cuando el objeto contractual incluya los servicios de consultora y otras
obligaciones principales, como por ejemplo la ejecucin de proyectos en donde se
pretenden contratar los diseos y la obra dentro de un mismo proceso. El artculo
30 de la Ley 80 de 1996 estableci las reglas a que debe someterse el trmite, las
cuales deben estar precedidas por el principio de planeacin en la entidad. Debe
igual forma, en el desarrollo del proceso, deber tenerse en cuenta, conforme lo
expuesto por los artculos 2.2.9 y 3.1.2 del Decreto 734 de 2012, lo siguiente:

1. La oferta ms ventajosa en el proceso por licitacin ser la que resulte de
aplicar alguna de las siguientes alternativas:
a) La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o
frmulas sealadas en el pliego de condiciones;
b) La ponderacin de los elementos de calidad y precio que representen la mejor
relacin de costo-beneficio para la entidad, bajo los parmetros establecidos en el
pliego de condiciones y los cuales debern estar reglados conforme al numeral 3.
del artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012.
2. Se podr utilizar el mecanismo de la subasta inversa para conformar
dinmicamente las ofertas en procesos de Licitacin Pblica, de conformidad con
lo dispuesto en el inciso 2 del numeral 1 del artculo 2 de la ley 1150 de 2007.
El tiempo desde que se reciben los documentos por parte de la Unidad
Administrativa y la elaboracin y suscripcin del contrato consecuencia de un
proceso de licitacin pblica, vara dependiendo las circunstancias especiales que
puedan presentarse en cada proceso. Sin embargo, el tiempo estimado para
52

REA FINANCIERA


desarrollar un proceso de licitacin pblica, siempre y cuando los documentos
previos estn debidamente elaborados y completos, es de aproximadamente dos
meses a dos meses y medio.

Seleccin Abreviada
Est modalidad de seleccin corresponde a aquellos casos en que por las
caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin la
cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual.
A pesar de que el Decreto 734 de 2012 trae para la seleccin del contratista bajo
esta modalidad diversas causales, de acuerdo con la naturaleza y misin de la
entidad, dentro de este manual solo se har referencia a la seleccin abreviada
por subasta inversa, menor cuanta y seleccin abreviada cuando deviene de una
licitacin pblica declarada desierta.

Seleccin abreviada por subasta inversa

Sin consideracin a la cuanta, esta modalidad de seleccin se utiliza cuando el
bien o servicio requerido es de caractersticas tcnicas uniformes y de comn
utilizacin, se encuentra regulada por literal a) numeral 2 del artculo 2 de la Ley
1150 de 2007 y los artculos 3.2.1.1.1 a 3.2.1.1.11 del Decreto 734 de 2012.
Son bienes de caractersticas tcnicas uniformes aquellos que poseen las mismas
especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o sus caractersticas
descriptivas y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente
definidos.
Por bienes y servicios de comn utilizacin entindanse aquellos requeridos por
las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien lo
solicite en los trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin
de sus necesidades.
Dentro de los estudios previos para esta modalidad de seleccin es obligatorio
contar con una ficha tcnica que rena los requisitos establecidos en el Decreto
734 de 2012 artculo 3.2.1.1.3, ficha que deber elaborar la dependencia origen de
la necesidad; es decir, la misma que elabora los estudios previos de la
contratacin.
La subasta inversa es una puja dinmica efectuada presencial o electrnicamente
mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado.

53

REA FINANCIERA


Seleccin abreviada por menor cuanta

Esta modalidad de seleccin se encuentra regulada por literal b) numeral 2 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artculos 3.2.2.1 y subsiguientes del
Decreto 734 de 2012.
Se utiliza en los eventos en que el valor total estimado del contrato requerido es
igual a la menor cuanta determinada en funcin del presupuesto anual de la
entidad.
Procede anotar que la seleccin abreviada de menor cuanta integra como
aspecto diferenciador la presentacin de expresiones de inters dentro de los 3
das hbiles siguientes a su apertura. En el evento de que se presenten ms de 10
expresiones de inters, la entidad puede optar por realizar sorteo para escoger
entre ellos un nmero no inferior a este que podr presentar oferta en el proceso
de seleccin.

Seleccin abreviada por declaratoria de desierta de la licitacin.
Cuando se produce la declaratoria de desierta de la una licitacin pblica si
persisten la necesidad para contratar, la Unidad Administrativa Municipal podr
iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, un
proceso de seleccin abreviada, aplicando las reglas sealadas para el
procedimiento de seleccin abreviada de menor cuanta, excepto la publicacin
del proyecto de pliego de condiciones, la manifestacin de inters y el sorteo de
consolidacin de oferentes.

Concurso de Mritos
Respecto de los contratos de consultora enunciados en el numeral 2 del artculo
32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura, la entidad debe utilizar la
modalidad de concurso de mritos para seleccionar proyectos especficos o
consultores, mediante los denominados sistemas de concurso abierto o de
precalificacin.
El criterio para determinar si debe optarse por un sistema u otro depende del tipo
de propuesta que ha de solicitarse. Si se solicita una Propuesta Tcnica
Simplificada (PTS) puede utilizarse cualquiera de los dos sistemas. Si se solicita
una Propuesta Tcnica Detallada (PTD) solamente puede utilizarse un sistema de
concurso con precalificacin para la conformacin de una lista corta. La clase de
propuesta (PTS o PTD) deber quedar definida en el pliego de condiciones.
La presentacin de la denominada Propuesta Tcnica Simplificada (PTS) debe
54

REA FINANCIERA


exigirse a los interesados cuando la entidad suministre en los requerimientos
tcnicos del pliego de condiciones la metodologa exacta para la ejecucin de la
consultora, as como el plan y cargas de trabajo para la misma.
La presentacin de la Propuesta Tcnica Detallada (PTD) se exigir cuando en los
requerimientos tcnicos del pliego de condiciones se establezca que los servicios
de consultora puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas.

Sistema de precalificacin.
Consiste en la conformacin de una lista limitada de oferentes para uno (lista
corta) o varios concursos de mritos (lista multiusos), quienes sern los nicos
que podrn participar en los mismos.
El pliego de condiciones para el concurso de mritos deber contener adems de
las exigencias del artculo 2.2.3 del Decreto 734 de 2012, un anexo con los
requerimientos tcnicos de los servicios que se van a contratar, el cual es
responsabilidad de su correcta elaboracin, de la dependencia donde se requiere
la necesidad.
La precalificacin debe ser anterior e independiente de los procesos de concurso
de mritos para los que se aplique.
El proceso se iniciar con el aviso de convocatoria pblica a travs del SECOP, el
cual deber contener los requisitos establecidos en el artculo 3.3.3.2 del Decreto
734 de 2012, y su elaboracin estar a cargo de la Unidad Administrativa
correspondiente. Estos requisitos debern estar acompaados de los referentes a
la experiencia general y de estructura y organizacin del interesado, as mismo,
podrn solicitarse criterios de capacidad intelectual, cumplimiento de contratos
anteriores, entre otros, requisitos que debern ser solicitados por la dependencia
origen del proceso (donde surgi la necesidad).
La publicacin de este aviso de convocatoria, ser responsabilidad de la Unidad
Administrativa.
Una vez realizado por el Comit el anlisis pertinente, rendir el informe que
servir a la entidad para adoptar la decisin de integracin de la lista corta o de la
lista multiusos.

Conformacin de la lista corta:
El comit asesor evaluador verificar el cumplimiento de requisitos habilitantes y
posteriormente valorar la informacin allegada con la manifestacin de inters,
segn las exigencias del aviso de convocatoria.

55

REA FINANCIERA


La lista corta deber contar con un nmero plural de precalificados que no podr
exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta tcnica detallada
(PTD), ni de diez en caso de una propuesta tcnica simplificada (PTS).
Si no se lograra su integracin con al menos dos (2) interesados, se revisarn las
condiciones, realizar los ajustes que considere pertinentes y realizar una nueva
convocatoria. Y si realizada no se logra la conformacin de la lista, se podr
adelantar el proceso si solo se ha presentado una oferta y resulta habilitada.
La vigencia de la lista corta no podr exceder de 6 meses contados desde la
firmeza del acto administrativo por el cual queda conformada.
La lista corta se publicar el SECOP y se notificar en audiencia, la cual ser
precedida por el Contralor (a) o su delegado.
Contra el acto de conformacin de lista corta solo proceder el recurso de
reposicin.

Etapas del Concurso de Mritos:
1. Acto administrativo de apertura, cuya elaboracin ser de cargo de la Unidad
Administrativa y en los casos de precalificacin solo se elaborar una vez en firme
la lista corta o lista multiusos.
2. Publicacin del pliego de condiciones.
3. Audiencia de aclaracin del pliego de condiciones para los procesos de mayor
cuanta, en la precalificacin deber realizarse antes de la presentacin de
manifestaciones de inters.
4. Invitacin a presentar propuestas, es de anotar, que esta solo procede en la
precalificacin.
5. Presentacin de ofertas.
6. Verificacin de ofertas, para el concurso de mritos abierto, y evaluacin de las
propuestas tcnicas.
7. Elaboracin del informe de evaluacin.
8. Traslado
10. Verificacin propuesta tcnica
11. Adjudicacin o declaratoria de desierta.

Sistema de Concurso Abierto.
Proceso de Seleccin. El concurso de mritos se surtir en las siguientes etapas,
sin perjuicio de los requerimientos que traen las normas comunes sobre
planeacin contractual:

56

REA FINANCIERA


1. Publicacin del proyecto de pliego de condiciones, junto con el respectivo
estudio previo y aviso de convocatoria.
2. Expedicin y publicacin del acto administrativo de apertura del proceso de
seleccin.
2. Publicacin del pliego de condiciones
3. Audiencia de aclaracin de pliegos de condiciones para los procesos cuyo valor
exceda de la menor cuanta.
4. Presentacin de las ofertas.
6. Verificacin de los requisitos habilitantes y evaluacin de las propuestas
tcnicas.
7. Elaboracin del informe de evaluacin de las propuestas tcnicas.
8. Traslado del informe de evaluacin por un trmino no superior a tres (3) das
hbiles.
9. Apertura de la propuesta econmica del primer elegible.
10. Verificacin de la consistencia de la propuesta econmica.
11. Adjudicacin del contrato o declaratoria de desierta.
Mediante este procedimiento deber seleccionarse al intermediario de seguros.

Contratacin Directa
Mediante la contratacin directa la entidad tiene la facultad excepcional y reglada,
sin convocatoria pblica, de seleccionar a la persona jurdica o natural que con
quien contratar la ejecucin del objeto que ha de suplir la necesidad institucional
siguiendo un procedimiento excepcional y abreviado.

Se encuentra sometida a un procedimiento especial, pero debe sujetarse a los
principios que gobiernan la contratacin estatal y a las normas especficas que
consagran esta modalidad.

Seleccin abreviada por declaratoria de desierta de la licitacin.
Cuando se produce la declaratoria de desierta de la una licitacin pblica si
persisten la necesidad para contratar, la Unidad Administrativa Municipal podr
iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, un
proceso de seleccin abreviada, aplicando las reglas sealadas para el
procedimiento de seleccin abreviada de menor cuanta, excepto la publicacin
del proyecto de pliego de condiciones, la manifestacin de inters y el sorteo de
consolidacin de oferentes.
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REA FINANCIERA


Concurso de Mritos
Respecto de los contratos de consultora enunciados en el numeral 2 del artculo
32 de la Ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura, la entidad debe utilizar la
modalidad de concurso de mritos para seleccionar proyectos especficos o
consultores, mediante los denominados sistemas de concurso abierto o de
precalificacin.
El criterio para determinar si debe optarse por un sistema u otro depende del tipo
de propuesta que ha de solicitarse. Si se solicita una Propuesta Tcnica
Simplificada (PTS) puede utilizarse cualquiera de los dos sistemas. Si se solicita
una Propuesta Tcnica Detallada (PTD) solamente puede utilizarse un sistema de
concurso con precalificacin para la conformacin de una lista corta. La clase de
propuesta (PTS o PTD) deber quedar definida en el pliego de condiciones.
La presentacin de la denominada Propuesta Tcnica Simplificada (PTS) debe
exigirse a los interesados cuando la entidad suministre en los requerimientos
tcnicos del pliego de condiciones la metodologa exacta para la ejecucin de la
consultora, as como el plan y cargas de trabajo para la misma.
La presentacin de la Propuesta Tcnica Detallada (PTD) se exigir cuando en los
requerimientos tcnicos del pliego de condiciones se establezca que los servicios
de consultora puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas.

Sistema de precalificacin.
Consiste en la conformacin de una lista limitada de oferentes para uno (lista
corta) o varios concursos de mritos (lista multiusos), quienes sern los nicos
que podrn participar en los mismos.
El pliego de condiciones para el concurso de mritos deber contener adems de
las exigencias del artculo 2.2.3 del Decreto 734 de 2012, un anexo con los
requerimientos tcnicos de los servicios que se van a contratar, el cual es
responsabilidad de su correcta elaboracin, de la dependencia donde se requiere
la necesidad.
La precalificacin debe ser anterior e independiente de los procesos de concurso
de mritos para los que se aplique.
El proceso se iniciar con el aviso de convocatoria pblica a travs del SECOP, el
cual deber contener los requisitos establecidos en el artculo 3.3.3.2 del Decreto
734 de 2012, y su elaboracin estar a cargo de la Unidad Administrativa
correspondiente. Estos requisitos debern estar acompaados de los referentes a
la experiencia general y de estructura y organizacin del interesado, as mismo,
podrn solicitarse criterios de capacidad intelectual, cumplimiento de contratos
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REA FINANCIERA


anteriores, entre otros, requisitos que debern ser solicitados por la dependencia
origen del proceso (donde surgi la necesidad).
La publicacin de este aviso de convocatoria, ser responsabilidad de la Unidad
Administrativa.
Una vez realizado por el Comit el anlisis pertinente, rendir el informe que
servir a la entidad para adoptar la decisin de integracin de la lista corta o de la
lista multiusos.

Restriccin de la contratacin directa en perodo electoral.

De conformidad con el Decreto 734 de 2012 en su artculo 3.4.2.7.1 no se podr
hacer uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa dentro de los
cuatro (4) meses anteriores a las elecciones presidenciales.
Para las dems elecciones distintas a las presidenciales, incluidas las elecciones
atpicas, las entidades territoriales, adicional a las dems prohibiciones
establecidas en el pargrafo del artculo 38 de la Ley 996 de 2005, no podrn
celebrar contratos o convenios interadministrativos cuando ejecuten recursos
pblicos, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.
Las prrrogas, modificaciones o adiciones de los contratos suscritos, as como la
cesin de los mismos, podrn tener lugar dentro de los cuatro (4) meses
anteriores a las elecciones, sin que ello haga nugatoria la restriccin de la
contratacin directa y siempre que cumplan las reglas aplicables a la materia,
dentro del principio de planeacin, transparencia y responsabilidad.

Seleccin de Mnima Cuanta.

APLICACIN. La modalidad de seleccin denominada de mnima cuanta, es
aquella utilizada para adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no
exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la Alcalda Municipal.
Todos los actos y documentos se surjan con ocasin de esta modalidad de
seleccin debern ser publicados en el SECOP, incluidos la invitacin pblica,
estudios previos, observaciones, respuestas a observaciones, planilla de
recepcin de ofertas, acta de cierre, evaluacin y calificacin de propuestas
aceptacin de oferta y oferta seleccionada. Segn artculo 3.5.4 inciso 2 del

58

REA FINANCIERA


Las garantas no sern obligatorias en los contratos celebrados con sujecin
a esta modalidad de seleccin. En el evento en el cual la Alcalda Municipal las
estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma
de pago, as lo justificar en el estudio previo de conformidad con lo establecido
en el artculo 7 de la Ley 1150 de 2007, atendiendo lo establecido en el artculo
3.5.7 del decreto 0734 de 2012.

Para la contratacin de mnima cuanta, no se requerir en ningn caso del
Registro nico de Proponentes de conformidad con lo establecido en el artculo
221 del Decreto 019 de 2012.

Procedimiento de Seleccin

Estudios Previos.
La Oficina que requiere satisfacer la necesidad a contratar, deber justificarla,
basndose en argumentos de tipo econmico, financiero si as lo requiere, de
gestin y de oportunidad, dicha justificacin se plasmara en el documento de
estudios previos, los cuales seguirn las reglas establecidas en el artculo 3.5.2 del
decreto 0734 de 2012 y que debe contener:

Descripcin de la necesidad de la contratacin,
Descripcin del objeto a contratar
Las condiciones tcnicas exigidas
Valor estimado del contrato justificado
Certificado de disponibilidad presupuestal
Plazo de ejecucin
Lugar de ejecucin
Supervisin contractual
Garantas si se considera necesario exigirlas.

Elaboracin de la Invitacin.

La Unidad Administrativa, con base en los estudios previos, elaborara la invitacin
pblica, determinando claramente el objeto a contratar, el cronograma del proceso y
establecer reglas claras que permitan la presentacin de ofrecimientos de la misma
ndole y aseguren una escogencia objetiva.

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REA FINANCIERA


La invitacin deber contener:
El objeto a contratar,
El plazo de ejecucin
La forma de pago
Las causales de rechazo o declaracin de desierto del proceso,
El cronograma
El lugar para recibir las ofertas
Los requisitos habilitantes, de conformidad con el artculo 3.5.3 del Decreto 0734 de
2012.

La apertura del proceso contractual se entiende aprobada con la firma de la invitacin
por parte del ordenador del gasto y publicada junto con los correspondientes estudios
previos en el SECOP por parte de la Unidad Administrativa correspondiente.

5.3 FORMALIDADES CONTRACTUALES DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA
Para el inicio de todo proceso de seleccin la institucin deber verificar la
existencia de la necesidad en la planeacin financiera, igualmente la disponibilidad
de fondos. Sern documentos del proceso de seleccin y posterior contratacin:

DOCUMENTO
REQUERIDO
PARA MOMENTO DE
PRESENTACION
NORMA
1. Certificado de disponibilidad
presupuestal (CDP)
Contrato, orden de compra,
orden de servicio
Previo al proceso de seleccin o
adquisicin del bien o servicio
Decreto 111 de 1996,
decreto 4791 de 2008
2 Estudio y documentos previos Contratos superiores a 20
SMLMV
adquisicin del bien o servicio.
Art. 25 ley 80 de 1993,
artculo 3 decreto 734
de 2012
3 Aviso de convocatoria Contrato, orden de compra,
orden de servicio. En cartelera
institucional para procesos
hasta los 20 SMLMV y a las
entidades que los soliciten.
Art. 8 decreto 734 de
2012.
4 Pliego de condiciones Contratos que se adjudique
por convocatoria pblica:
licitacin, seleccin abreviada,
concurso de mritos.
Decreto 734 de 2012
5 Acto administrativo de
apertura
Contratos que se adjudique
por convocatoria pblica:
licitacin, seleccin abreviada,
concurso de mritos.
Decreto 734 de 2012

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REA FINANCIERA

6 Acto administrativo
contratacin directa
Contratos que se adjudiquen
por seleccin bajo la
modalidad de contratacin
directa
adquisicin del bien o servicio
7 Publicaciones SECOP aviso
de convocatoria, proyecto de
pliegos, actos de apertura,
documento final pliego
condiciones, actas audiencia,
informe de evaluacin, Acta de
adjudicacin y/o acto
declaratoria desierta, contrato-
adiciones-modificaciones-
suspensiones, acta de
liquidacin
Contratos superiores al 10%
de la menor cuanta. Se
excepta procedimientos de
contratacin directa, en donde
solo se publica el acto
administrativo que la sustenta.
La seleccin objeto de mnima
cuanta (hasta 28 SMLMV)
precisa de la publicacin en el
SECOP.
Antes, durante y hasta la
liquidacin del contrato
Decreto 734 de 2012

Decreto 734 de 2012
8 Aprobacin de la garanta
nica
Contratos superiores al 10%
menor cuanta
Una vez suscrito el contrato Decreto 734 de 2012.
Artculo 7 ley 1150 de
2007.
Se exceptan contratos
interadministrativos, de
seguro y emprstitos.

CAPITULO VI

SEGUMIENTO, CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS:

6.1 CONTROL ASESORA y APOYO: Respecto del Fondo de Servicios
Educativos, corresponde a la Secretara de educacin brindar asesora y apoyo
administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las
normas vigentes. As mismo ejercer seguimiento en la administracin y
ejecucin de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual la
institucin educativa debe suministrar toda la informacin que le sea solicitada;
adems en el cumplimiento del artculo 12 del decreto 4807 de 2011, para el
monitoreo al uso de los recursos del SGP girados a los fondos de servicios
educativos , estar en servicio una aplicacin preliminar, mientras se desarrolla e
implementa la herramienta definitiva, por parte del ministerio de educacin; para
que las instituciones educativas reporten la informacin financiera de los fondos
de servicios educativos por fuente de ingresos y gastos de funcionamiento e
inversin definidos.
61

REA FINANCIERA


Con dicho aplicativo se busca garantizar que las instituciones educativas den
cumplimiento al reporte trimestral de la ejecucin de los recursos de gratuidad a la
secretara de educacin de acuerdo con los criterios sealados en el literal C del
numeral 1 del artculo 11 del Decreto 4807 de 2011.

Es importante aclarar que los establecimientos educativos pueden tener en sus
cuentas un mayor grado de desagregacin de los conceptos de gastos al indicado
en el aplicativo, que les permita efectuar un mejor control al uso de los recursos y
al seguimiento de los mismos por parte de la secretara de educacin y el
ministerio de educacin.

Las dudas conceptuales que se presenten en el diligenciamiento del reporte, as
como el apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable
deben ser solicitados por las instituciones educativas a la secretara de educacin.

RENDICIN DE CUENTAS Y PUBLICIDAD. Con el fin de garantizar los principios
de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los
recursos del Fondo de Servicios Educativos el rector debe garantizar el
cumplimiento de lo siguiente:

1. Publicar en el sitio web de la institucin educativa o su defecto en un lugar
visible y de fcil acceso, el informe de ejecucin de los recursos y los
estados contables del Fondo de Servicios Educativos.

2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la Secretara de educacin, copia
del acuerdo anual del presupuesto del Fondo, numerado, fechado y
aprobado por el consejo directivo.

3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fcil acceso la relacin de los
contratos y convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la
vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del contratista,
objeto, valor, plazo y estado de ejecucin del contrato.

4. Previa convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencias pblicas
semestrales, para presentar informes de la gestin realizada con
61

REA FINANCIERA


5. explicacin de la informacin financiera correspondiente, incluyendo los
ingresos obtenidos por convenios con particulares, premios, donaciones u
otros, cuyo principal propsito sea el de beneficiar a la comunidad
educativa.

6.2 RESPONSABILIDAD FISCAL Y DISCIPLINARIA. Siempre que el
Estado sea condenado con ocasin de obligaciones contradas en
contravencin de lo dispuesto en las normas vigentes, el municipio de Tulu
proceder a iniciar los proceso de responsabilidad disciplinaria y fiscal a
que haya lugar, y a ejercer la accin de repeticin de conformidad con la ley
contra los servidores pblicos que resultaren responsables de dicha
contravencin o contra los miembros del consejo directivo, cuando estos
ltimos no fueren servidores pblicos.

6.3 COMUNIDAD EDUCATIVA:

La comunidad educativa en general tiene una funcin de veedura relacionada con
los recursos pblicos manejados por los establecimientos a travs de los Fondos
con el fin de apoyar el uso eficiente y la transparencia en su aplicacin. Para el
efecto, se establece que el rector debe garantizar el cumplimiento de la respectiva
rendicin de cuentas y publicidad, de la cual se destaca la obligatoriedad de
publicar en lugar visible tanto la ejecucin de los recursos de manera peridica
(mnimo trimestralmente) como los contratos realizados con dichos recursos, el
objeto y nivel de avance de los mismos

62

REA FINANCIERA


CAPITULO VII

ORIENTACIONES GENERALES

7.1 ORIENTACIONES PARA LA PRIORIZACION DE NECESIDADES PARA
INVERSIN DE RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
POR PARTE DE SECRETARIA DE EDUCACIN:

Teniendo en cuenta que las restricciones al uso y manejo de los recursos de los
fondos de servicios educativos, son pocas por la norma, la Secretara de
educacin requiere que se priorice la inversin teniendo en cuenta las siguientes
necesidades:

1-Baterias sanitarias
2-Iluminacin y sistema elctrico
3-Alcantarillado y acueducto
4-Arreglo de techos
5-Suministros de elementos bsicos para la labor del docente
6-Adquirir elementos ahorradores de energa de acuerdo a la Ley
5- Suministros como marcadores, almohadillas, balones
6-Pupitres
7-Elementos de apoyo pedaggico.

7.2 PRESENTACION DE INFORMES OBLIGATORIOS:

7.2.1 Informes a la Secretaria de educacin:

63

REA FINANCIERA


7.2.1.1 Estados Financieros:

Balance general
Estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de Flujos de Efectivo
Notas a los estados contables bsicos.

Periodicidad de los informes Fecha de presentacin
Primer trimestre de enero a marzo 20 de abril
Segundo trimestre de abril a junio 20 de julio
Tercer Trimestre a septiembre 20 de octubre
Cuarto trimestre a diciembre 20 de enero

7.2.1.2 Informacin de Recursos de Gratuidad:

Se debe de reportar trimestralmente la ejecucin de los recursos de Gratuidad,
desagregado por cada uno de los conceptos de gastos permitidos; adems se
debe anexar la ejecucin presupuestal:

Periodicidad de los informes Fecha de presentacin
Primer trimestre de enero a marzo 20 de abril
Segundo trimestre de abril a junio 20 de julio
Tercer Trimestre a septiembre 20 de octubre
Cuarto trimestre a diciembre 20 de enero

7.2.1.3 Informacin contable mensual del Sistema gestin y Control
Financiero.

Informe contable mensual de las Instituciones
Educativas, que se deben presentar para el
diligenciamiento del aplicativo Sistema y
gestin de control financiero (SGCF).
Enero a
diciembre
La periodicidad es el
15 de cada mes
siguiente.

64

REA FINANCIERA


7.2.1.4 Informacin semestral de gestin:

Presentacin de un informe semestral de gestin administrativa que incluya las 4
gestiones, a ms tardar el 31 de julio de cada ao y febrero 15 del ao siguiente
para el informe correspondiente al segundo semestre.

1-Gestin Directiva
2-Gestin Administrativa y Financiera
3-Gestin Comunitaria
4-Gestin Acadmica

7.2.1.5 Informacin Presupuestal:

El 20 de enero de cada vigencia se debe presentar el presupuesto
aprobado.
Plan de Compras Aprobado
Decreto de adicin del supervit
La Resolucin de caja Menor
Plan Mensualizado de Caja
Liquidacin del presupuesto

7.2.2 Informacin a Entes externos:

Informacin exgena de la DIAN: Es la metodologa o medio por el cual la
DIAN obtiene la informacin directa real y confiable de todas las empresas
colombianas con el nimo de generar cruces de informacin.
Los fondos de servicios, deben presentar informacin exgena sobre
personas naturales y jurdicas a quienes se ha efectuado retenciones en la
fuente. Ingresar para ver las instrucciones en la pgina www.dian.gov.co.

7.2.3 Informacin a la comunidad:

Presentacin de un informe semestral de gestin administrativa que incluya las 4
gestiones, a ms tardar el 31 de julio de cada ao y febrero 15 del ao siguiente
para el informe correspondiente al segundo semestre. Este informe una vez sea
presentado a la comunidad debe ser presentado a la Secretara de Eduaccin.
65

REA FINANCIERA


1-Gestin Directiva
2-Gestin Administrativa y Financiera
3-Gestin Comunitaria
4-Gestin Acadmica

7.3 SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS DE LOS FONDOS
EDUCATIVOS

Dentro de las polticas del Ministerio de Educacin Nacional, para el control,
manejo y uso de los recursos de gratuidad, las instituciones educativas debern
reportar la ejecucin trimestral a travs de la pgina web que designe el ministerio
de educacin. Cronograma sujeto a fechas del Ministerio.

De acuerdo a lo anterior, la ejecucin presupuestal de Ingresos y gastos se deben
de homologar o agrupar en las siguientes fuentes de Ingresos y conceptos de
gastos:

FUENTE DE INGRESOS:

Ingresos Operacionales
Gratuidad
Transferencias municipales de calidad SGP
Otras transferencias recursos pblicos
Cobros ciclos educacin de adultos
Recursos de Capital.

CONCEPTOS DE GASTOS:

a) Funcionamiento:

01. Adquisicin de bienes
02. Arrendamientos de bienes
03. Acueducto, alcantarillado y aseo

66

REA FINANCIERA


04. Energa
05. Telfono
06. Internet
07. Otros Servicios pblicos
08. Seguros
09. Contratacin de servicios tcnicos profesionales
10. Impresos y publicaciones
11. Otros gastos Generales

b) Inversin desagregados en los siguientes proyectos:

01. Construccin ampliacin y adecuacin de infraestructura educativa.
02. Mantenimiento de infraestructura educativa.
03. Dotacin institucional de infraestructura educativa
04. Dotacin institucional de material y medios pedaggicos para el
aprendizaje.
05. Transporte Escolar
06. Sostenimiento de semovientes y proyectos pedaggicos productivos
07. Alimentacin
08. Actividades pedaggicos
09. Acciones de mejoramiento a la gestin escolar y acadmica

En la anterior codificacin de gastos, hacemos claridad en el cdigo 03 acueducto,
alcantarillado y aseo, y el cdigo 04 Energa, teniendo en cuenta que es la
Secretaria de educacin la encargada de cancelar los servicios pblicos
mencionados. Se incluyen estos conceptos para realizar control sobre excesos de
consumo, los cuales debern ser asumidos por los fondos de servicios educativos.

7.4 Contrato de arrendamiento para la cafetera o tienda escolar:

Como parte de las polticas de bienestar de las instituciones educativas, podrn
ceder parte de las construcciones para instalacin y funcionamiento de cafetera o
tienda escolar y fotocopiadora, para lo cual se deber convocar a los posibles
proponentes mediante comunicado escrito, que se publicar en la pgina web de
la institucin educativa o en un lugar visible de la institucin educativa. De las
ofertas viables se seleccionara aquella que para el caso de la cafetera, ofrezca
67

REA FINANCIERA


las mejores garantas de seriedad, diversidad de productos lcitos y propios de una
tienda escolar adems de la certificacin debidamente actualizada sobre la
manipulacin de alimentos otorgados por un organismo competente. El consejo
directivo de la institucin educativa deber reglamentar los criterios de seleccin.
Ver anexo No.9.1.13

CAPITULO VIII

FORMATOS Y ANEXOS:

8.1 Formatos y anexos de Contratacin.

El cuadro siguiente establece los valores para el ao fiscal 2012. Se debe tener
en cuenta que estos valores varan cada ao de acuerdo al salario mnimo
mensual legal vigente y al presupuesto aprobado del Municipio de Tulu.

8.1.1 Tarifas de contratacin.
Salario Mnimo mensual legal vigente
para el 2012
566.700
Presupuesto del Municipio ao 2012 145.269.222.322
120.000 Salarios mnimos mensuales 68.004.000.000
400.000 Salarios mnimos mensuales 226.680.000.000
450 salarios mnimos mensuales 225.015.000 Menor Cuanta
10% de la menor cuanta 25.201.500 Mnima cuanta
A partir de 20 SMLMV iniciales y hasta
28 salarios mnimos mensuales legales
vigente en caso de adicin hasta el
50% del contrato.
11.334.000
a 15.867.000
Reglamento Consejo
directivo de la
Despus de 28 salarios mnimos
mensuales
15.867.601 Se remite a los
procesos establecidos
en el decreto 734 de
2012.

68

REA FINANCIERA


8.1.1.1 Modelo de reglamento de contratacin.

Acuerdo Reglamentario para la Contratacin hasta 20 SMMLV

ACUERDO____
IE______________________________________
Por medio del cual se aprueba el reglamento para contratacin hasta los 20
SMLMV

El consejo directivo en uso de sus atribuciones legales, en especial las
conferidas en el decreto 1860 de 1994, ley 715 de 2001, decreto 4791 de 2008
y 4807 de 2011

Considerando que:

1. Es necesario establecer el reglamento para contratacin hasta el lmite de
20 SMLMV.
2. El artculo 13 de la ley 715 de 2001 y el artculo 17 del decreto 4791 de
2008, establecen como competencia de los consejos directivos, la
expedicin de reglamentacin que contenga los procedimientos para la
adquisicin de bienes y servicios hasta los 20 SMLMV.
3. Las citadas normas autorizan al rector como ordenador del gasto para las
adquisiciones de los bienes y/o servicios hasta el lmite de los 20 SMLVM,
en concordancia con las necesidades que fueron reportadas oportunamente
para la conformacin del plan anualizado de compras, POAI, flujo de caja y
proyectos educativos de la vigencia fiscal, debida y oportunamente
aprobados por el consejo directivo como parte integral de la planeacin
financiera y el presupuesto institucional.

ACUERDA:

ARTICULO 1. Adoptar el reglamento para contratacin a travs de recursos

| 69

REA FINANCIERA


del Fondo de servicios educativos hasta el lmite de 20 SMLMV, segn el
siguiente detalle:

- Cumplimiento de los principios contractuales: igualdad, moralidad,
imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las
circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse los contratos. Con
los procedimientos descritos, se garantizar la proteccin de los derechos
de los nios y de los jvenes, asimismo la eficacia y celeridad en la
atencin del servicio educativo, y la economa en el uso de los recursos
pblicos.

Publicidad. Se proceder a convocar a los interesados en presentar propuesta
para un determinado proceso de seleccin mediante aviso que se publicar en la
cartelera institucional, al menos por un da hbil, sealando en el mismo:
Descripcin de los bienes requeridos, presupuesto oficial del que se dispone,
plazo y forma de presentacin de la oferta, requisitos de aceptacin del
proponente (se consideraran los habilitantes).

Criterio de escogencia: El menor precio presentado para los bienes o servicios
descritos, ser el criterio de seleccin. Si no se presentare propuesta que facilite la
seleccin bien porque no se ajuste al menor precio o porque los interesados no
acreditan la totalidad de requisitos habilitantes, se proceder a las reglas de
subsanabilidad reconocidas en el decreto 734 de 2012, a saber: solicitud de
presentacin de documentos faltantes en el plazo que establezca la institucin
educativa. Si se refiere a una situacin de precio, se proceder a una consulta de
actualizacin en mercado para una nueva apertura del proceso, caso en el cual la
institucin ajustar el presupuesto oficial al referente de precio consultado.
Luego de un proceso de invitacin para una seleccin, en el que solo se reciba
una propuesta, podr ser aceptada siempre que se ajuste a las condiciones
tcnicas econmicas y requisitos habilitantes, definidos en el aviso de invitacin.

Cuando se trate de la adquisicin de bienes exclusivos o propios de distribucin

70

REA FINANCIERA


de un proveedor, la certificacin de tal condicin suscrita por el representante
legal y sobre la que se presume existencia de buena fe, ser el documento que
evidencie la ausencia de la publicacin y criterios de seleccin.

Forma contractual. La forma contractual aplicable ser segn la siguiente
clasificacin: hasta los 5 SMLMV se emplear orden de compra o prestacin de
servicios; segn corresponda al objeto contractual. Superior a 5 SMLMV.
Contratacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin. La seleccin
de estos perfiles se har por parte del rector de la institucin, con fundamento en
el requerimiento del servicio y tomando como soporte de la escogencia los
documentos de idoneidad presentados.

Actos, contratos y convenios que requieren autorizacin expresa del
consejo directivo. Requerirn autorizacin expresa del consejo directivo,
voluntad que constara en acta, aquellos actos contractuales que superen los 20
SMLMV.

Publicacin de la relacin de contratos. Mensualmente y en cartelera
institucional, con un mximo de 10 das calendario siguiente al corte comercial (30
de cada mes) se publicar la relacin de contratos suscritos en el respectivo
periodo. Se indicar: fecha del contrato, valor, nombre e identificacin del
contratista, objeto contractual, duracin. De lo anterior debern dejar registro
fotogrfico con la fecha y llevar archivo de lo publicado.

FORMALIDADES DE LOS CONTRATISTAS.

La institucin educativa iniciar la conformacin de un directorio codificado y
base de datos con la documentacin de todas las personas naturales y jurdicas
que se vinculen a la misma, mediante negociaciones de suministro de bienes o
servicios, para lo cual cada proveedor se permitir presentar la siguiente
documentacin segn corresponda al objeto contractual y con ocasin del proceso
de seleccin en el que participa, o soporte contractual que suscribe, sin perjuicio
de adicionar otros propios de cada modalidad especifica de seleccin. De modo
71

REA FINANCIERA


general, la base de datos fsica, registrar la documentacin que se relaciona y de
conformidad con las normas que se citan:

NOTA : Los documentos sern aportados durante el proceso de seleccin si se
consideran habilitantes. Si durante esta fase no fueron requeridos, sern
presentados para el momento de suscripcin del contrato.

La documentacin requerida para personas jurdicas se solicita con respecto al
representante legal, ya que la persona jurdica carece de la capacidad para ejercer
deberes y derechos, por esto actan por intermedio de sus representantes.

8.1.1.2 MODELO CONTRATO DE CONCESION.

AUDJUDICACION CAFETERIA.

Objeto: Concesin de cafetera del establecimiento educativo: del municipio de
Tulu:

Por medio del cual, EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA, en uso de sus facultades conferidas por la Ley 115 de 1994 y el
Decreto reglamentario 4791 del 19 de Diciembre de 2008, adjudica al seor u
organizacin:

Identificado con:
Domicilio en:
Direccin:
Telfono:

ARTCULO PRIMERO: CONCEPTO: La cafetera de la institucin educativa , no
es un establecimiento comercial sino un servicio privado a satisfacer las
necesidades complementarias del personal directivo, administrativo, operativo,
docente y discente, durante la actividad escolar.

ARTICULO SEGUNDO: OBJETIVO: La cafetera ofrece un servicio a menor costo
que rige en el comercio local.

ARTICULO TERCERO. CALIDAD Y PRECIOS: El adjudicatario de la cafetera
72

REA FINANCIERA


se compromete a ofrecer un servicio de buena calidad y a menos costo del
comercial local.

ARTCULO CUARTO: BIENES: La cafetera funcionar en instalaciones fsicas
de propiedad del municipio. Los bienes muebles del establecimiento educativo
destinados a la cafetera y que son de su propiedad, sern entregados al
adjudicacatario bajo riguroso inventario por la direccin del plantel, acta de
entrega adjunta a este contrato.

ARTICULO QUINTO: ADJUDICACION: La cafetera se adjudicar mediante
contrato de concesin, al seor u organizacin:

ARTICULO SEXTO. CONTROL: El Rector (a) de la institucin educativa
tendr acceso a las instalaciones de la cafetera con el fin de vigilar su
funcionamiento y verificar calidad, aseo y precios.

ARTICULO SEPTIMO: OBLIGACIONES: El contratista deber cumplir las
siguientes obligaciones:

Cancelar dentro de los diez (10) primeros das de cada mes y en forma
anticipada el valor pactado entre febrero y noviembre del ao. El
incumplimiento de esta obligacin causar inters moratorio, segn sea
establecido por la superintendencia Bancaria para el periodo respectivo.

Velar por el buen estado de las instalaciones fsicas de la cafetera y de los
bienes muebles que le hayan sido entregado.

Responder por los daos ocasionados a los enseres del inventario
entregado.

Entregar a ms tardar el da 10 de diciembre las instalaciones de la
cafetera y los bienes entregados bajo riguroso inventario.

Expender artculos de buena calidad a precios moderados y con sujecin a
las normas de aseo y cultura hacia el personal del plantel educativo.

73

REA FINANCIERA


Cumplir con la propuesta de vinculacin acadmica, social o de inversin,
presentada en la propuesta objeto de la adjudicacin, adjunta al presente
contrato.

Tramitar registro de sanidad ante autoridad competente.

Ofrecer tratamiento calificado en cuanto a: manejo de basuras y reciclaje,
manipulacin de alimentos, atencin y relaciones interpersonales.

Ubicar buzn de sugerencias en espacio visible de la cafetera, este ser
revisado conjntame ante con la coordinadora de servicios administrativos
de la institucin Educativa.

Disear estrategias de atencin e implementacin para las sugerencias
recogidas en el buzn, en el trmino de 30 das calendario siguientes a la
auditoria del mismo.

Contratar dentro del personal dependiente del adjudicatario de la cafetera,
un perfil calificado para ofrecer una correcta variedad nutricional a la
poblacin atendida en el establecimiento educativo.

ARTICULO OCTAVO. GARANTIAS. Para garantiza el cumplimiento de este
contrato, el adjudicatario deber constituir pliza de cumplimiento a favor del
establecimiento educativo por el 10% de la sumatoria anual de pagos por
concepto de derecho en la concesin y vigencia del control y dos meses ms.

ARTICULO NOVENO. PROHIBICIONES: El servicio de la cafetera estar sujeto
a las siguientes prohibiciones por parte del adjudicatario.

a. Almacenar y expender bebidas embriagantes y dems sustancias
prohibidas por la Ley.
b.
c. Alterar precios sin previa autorizacin de la Direccin del establecimiento.

d. Abrir el local en horas o das en que el plantel educativo no est laborando,
salvo autorizacin escrita de la Direccin.
74

REA FINANCIERA


e. Arrendar o subarrendar las instalaciones de la cafetera.

f. Admitir alumnos dentro del local de la cafetera, salvo previo contrato de
trabajo conocido por la Direccin del establecimiento.

g. Admitir personal ajeno al plantel educativo en las instalaciones de la
cafetera, salvo previa autorizacin de la Rectora del plante.

h. Utilizar las instalaciones fsicas de la cafetera para pernoctar.

i. Efectuar mejoras o reformas al local destinado para el funcionamiento de la
cafetera, salvo autorizacin del consejo Directivo.

ARTICULO DECIMO: VIGENCIA: La adjudicacin de la cafetera tendr una
vigencia del periodo escolar (meses), comprendidos entre y , En caso de que
se requiera el servicio de cafetera en los meses de enero diciembre, se expedir
autorizacin de la Direccin de la institucin educativa el valor del servicio ser
igual al que rige para los meses adjudicados o proporcional segn sea el caso.

ARTICULO DECIMO PRIMERO: Adjudicase la administracin y manejo de la
Cafetera al Seor:---- a razn de $ -----mensuales, los cuales sern pagaderos
en los diez (10) primeros das de cada mes y por anticipado durante (tiempo
escolar) meses.

ARTICULO DECIMO SEGUNDO: El presente contrato ser cancelado
automticamente y de forma unilateral cuando.

El adjudicatario incumpla las condiciones del mismo.
Pasados diez das del plazo para el arriendo no lo haya cancelado.
Finalizados los dos (2) primeros meses de prestacin del servicio en la
cafetera, la calificacin efectuada por la comunidad educativa, resulta
desfavorable.

ARTICULO DECIMO TERCERO: El contratista declara que no se haya incurso en
ninguna inhabilidad y acepta que sta se generar luego de dos evaluaciones
trimestrales sucesivas. Esta inhabilidad se establece para el trmino de dos aos
contados a partir de la reprobacin de las evaluaciones institucionales.
75

REA FINANCIERA


ARTICULO DECIMO CUARTO: El presente contrato perder sus efectos por las
causales de ley, trmino y violacin de cualquiera de las prohibiciones y
obligaciones contempladas en el mismo.

Para constancia de aceptacin se firma en el municipio de...

CONTRATANTE
REPRESENTANTE LEGAL
C.C.

CONTRATISTA

Nombre:
C.C.
Direccin
Telfono:

8.1.1.3 Resolucin No. 280-054.0676 del 7 de septiembre de 2012. Manual de
contratacin, interventora y supervisin del nivel central del municipio de Tulu.

8.2 Formatos y anexos contables

76

REA FINANCIERA


8.2.1 1 INVENTARIOS

Modelo para el levantamiento de activos o movimientos que se realicen por
diferentes situaciones como son: Traspaso, prstamo, devolucin de almacn.

Institucin educativa: xxxxxxxxxx

SOLICITUD MOVIMIENTO DE ACTIVOS

Pgina 1 de 1
FECHA D _______ M _______ A ___________

FUNCIONARIO QUE ENTREGA : ---------------------------------------

FUNCIONARIO QUE RECIBE : -----

SOLICITO: Traspaso Devolucin almacn Levantamiento de inventarios

Prstamo

OBSERVACION:

CANTIDAD CODIGO ARTICULO DESCRIPCION ARTICULO ESTADO DEL ARTCULO

77

REA FINANCIERA


8.2.1.2 Modelo para dar de baja activos de la institucin educativa.

MUNICIPIO DE TULUA
SECRETARIA DE EDUCACIN
INSTITUCION EDUCATIVA XXXXXXXXX

Acta
No.___________________________
Tulu_____ de _________ del
________
_____________

GRABADO: Firma__________________
Fecha:_________________
Acta No. ____________________
Tulu_____ de ________del_201X___

en su calidad de Rector de la Institucin Educativa _________debidamente autorizado por el consejo
Directivo, segn acta No. ----------de fecha--------------solicita a la SEM de Tulu, autorice darle de baja
A los siguientes elementos.

Se realiza por el siguiente motivo______________________________________________________
_________________________________________________________________________________
NOTA: INDICAR MARCA, REFERENCIA, NMERO, SERIE Y OTROS DATOS (SI ES EL CASO)

CANTIDAD C O N C E P T O V/R. UNIT. V/R. TOTAL

____________________________ __________________________________ ______________________
Vo. Bo. SECRETARIA DE EDUCACION FUNCIONARIO QUE ENTREGA
Funcionario que recibe en bodega

(RECTOR) DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

C.C. GRUPO BIENES Y SERVICIOS

78

REA FINANCIERA


8.3 Formato de modelos presupuestales

8.3.1 Modelo de Resolucin Plan de Compras

SECRETARA DE EDUCACIN MUNICIPAL
INSTITUCIN EDUCATIVA XXXXXXXXXXXXXXXXX
TULU VALLE

(FEHA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX)

Por medio de la cual se aprueba el Plan de Compras de la Institucin Educativa
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX para la vigencia 201X

EL RECTOR DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por la Ley 115
de 1994, la Ley715 del 2001 y sus Decretos Reglamentarios 1860 de 194, Decreto
de 992 del 21 del2002 y Decreto 4791 de 2008,

C O N S I D E RA N D O:

1. Que el Plan de Compras es un instrumento de programacin y planificacin
que se convierte en una herramienta para apoyar el control de la gestin
administrativa, integrado al Presupuesto; al sistema contable y financiero; al
Plan de Accin Institucional, regido por todas las normas presupuestales
dentro del marco del Estatuto compilado en el Decreto 111/1996, las
normas de contratacin administrativa, Ley 80 de 1993, decreto 734 de
2012 y dems normas que la complementan o la reglamentan, las normas
de austeridad en el gasto pblico. Ejemplo: Decretos 1737, 1738 de 1998,
la Ley 598 de 2003 Por la cual se crean el Sistema de Informacin para la
Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE.

79

REA FINANCIERA


2. Que corresponde al rector como ordenador del gasto elaborar el Plan de
Compras de la Institucin Educativa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX para la
vigencia fiscal ------.
CONTINUACIN DE LA RESOLUCIN No. XXX, MEDIANTE LA CUAL SE APROBA EL PLAN DE COMPRAS
DEL AO XXXX.

3. Que el Consejo Directivo mediante Acta de Acuerdo No.--- emanada de la
reunin ordinaria celebrada el da --- de ------ ao---- aprob el presupuesto
de Ingresos y Gastos de donde se desprende el Plan de Compras por la
suma de $XXXXXXXXXXXXX de la Institucin Educativa
XXXXXXXXXXXXXXXXX para la vigencia fiscal 2012 y mediante acuerdos
No. XXX, XXX y XXX de fecha XXXXXXXXXX, XXXXXXXXX y

XXXXXXXXXX se adicion la suma de $XXXXXXXXXXXXXXXXX para la
presente vigencia.

4. Que de lo anterior expuesto,

INGRESOS APROBADOS
VENTA DE SERVICIOS EDUCATIVOS
VENTA DE SERVICIOS EDUCATIVOS XXXXXXX
Educacin Formal Bsica Secundaria X
Educacin Formal Media Acadmica X
Educacin Nocturna Pria - ciclo 2 XXXXX
Educacin Nocturna Secund. Ciclo 3 y 4 XXXXXX
Educacin Nocturna Media - 5 y 6 XXXXXX

VENTA DE OTROS INGRESOS XXXXXX
SERV. CONEXOS A LA EDUCACIN XXXXXX
Certificados y Constancias XXXXXX
Certificaciones Grado 9o. XXXXXX
Derechos de Grado XXXXXX
Sabatinos XXXXXX

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS XXXXXX
Arrendamientos XXXXXX

REA FINANCIERA

CLASIFICACIN CANTIDAD
Vr fijado
UNITARIO
VALOR
TOTAL
GASTOS APROBADOS XXXXXXX
ACTIVOS
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
OBRAS Y MEJORAS EN PROPIEDAD AJENA XXXXXXX
Construccin zona restaurante sede XXXX XXXXXXXX
Levantam. de pared en aula XXXXXXXXXX XXXXXXXX

MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE OFICINA
MUEBLES Y ENSERES XXXXXXX
Compra de aire acondicionado sede XXXX XXXXXXXX
Pupitres universitarios XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX
Archivadores institucin XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXX

LIBROS DE INVESTIGACIN Y CONSULTA XXXXXXX
Libros y Textos para todos los grados XXXXXXXX

81

Arrendamiento locales T. escolar XXXXXX
Otros ingresos XXXXXX

RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS XXXXXX
Subsidio del Municipio XXXXXX
Donaciones y otros XXXXXX
Recuperacin de cartera XXXXXX

TRANSFERENCIAS Y APORTES APROBADOS XXXXXX
Recursos de transferencia y Gratuidad

SUPERAVIT XXXXXX

TOTAL PRESUPUESTO INGRESOS XXXXXXXX

REA FINANCIERA

EQUIPO DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN
EQUIPO DE COMUNICACIN XXXXXXX
Grabadoras o minicomponentes XXXXXXXX
Cabinas de sonido XXXXXXXX

EQUIPO DE COMPUTACIN XXXXXXX
Computadores Biblioteca XXXXXXXX
Mouse XXXXXXXX

INTANGIBLES XXXXXXX
Software XXXXXXXX

SUB - TOTAL INVERSIN XXXXXXX

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO CANTIDAD
Vr fijado
UNITARIO
VALOR
TOTAL

ESTUDIOS Y PROYECTOS XXXXXXX

Para diferentes proyectos y comits XXXXXX

Para Expociencia Institucional XXXXXX

COMISIONES, HONORARIOS Y SERVICIOS XXXXXXX

Honorarios Profesionales XXXXXX

Profesor Banda Marcial XXXXXX

VIGILANCIA Y SEGURIDAD XXXXXX

Reemplazos vigilantes en perodos de vacaciones o
compensatorios XXXXXX

Turnos diarios ocasionales XXXXXX

MATERIALES Y SUMINISTROS XXXXXX

Materiales de construccin y accesorios XXXXXX

Elementos elctricos XXXXXX

82

REA FINANCIERA

MANTENIMIENTO XXXXXX

Mantenimiento planta fsica de las sedes XXXXXX

Mantenimiento de muebles y enseres XXXXXX

SERVICIOS PBLICOS XXXXXX

Sede XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX

Sede XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX

ARRENDAMIENTOS XXXXXX

Alquiler de auditorios XXXXXX

VITICOS Y GASTOS DE VIAJE XXXXXX

Rector XXXXXX

Pagador XXXXXX

IMPRESOS, PUBLICACIONES, SUSCRIPCIONES Y
AFILIACIONES XXXXXX

Impresiones, publicaciones y otros. XXXXXX

Argollados, anillados XXXXXX

FOTOCOPIAS XXXXXX

copias XXXXXX

COMUNICACIN Y TRANSPORTE XXXXXX

Transporte de docentes y alumnos XXXXXX

Transporte de carga XXXXXX

SEGUROS GENERALES XXXXXX

Plizas de rector y pagador XXXXXX

OTROS GASTOS GENERALES XXXXXX

Gastos menores - imprevistos XXXXXX

MATERIALES DE EDUCACIN XXXXXX

REA FINANCIERA

Material de Geometra y matemticas XXXXXX

Material Didctico para primaria y secundaria XXXXXX

IMPLEMENTOS DEPORTIVOS XXXXXX

Balones de microftbol XXXXXX

Balones de Ftbol XXXXXX

EVENTOS CULTURALES XXXXXX

Eventos culturales especiales segn organigrama XXXXXX

Inscripcin educandos a eventos deportivos XXXXXX

COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES XXXXXX

Combustible para la Institucin Educativa XXXXXX

ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERA XXXXXX

Elementos de aseo y cafetera en general XXXXXX

GASTOS FINANCIEROS XXXXXX

Comisiones y chequeras XXXXXX

TOTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO XXXXXX

GRAN TOTAL XXXXXX

R E S U E L V E:

ARTCULO 1. Aprobar el Plan de Compras para la vigencia fiscal XXXX de
acuerdo al Presupuesto aprobado y las adiciones respectivas al mes XXXXX de
XXXXX de la Institucin Educativa XXXXXXXXXXXXXXXXXXX, en la suma de
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX M/CTE, ($ XXXXXXXXXX,XX), segn el
siguiente detalle:

84

REA FINANCIERA

ARTCULO 2. Aprubese el flujo de Ingresos y Gastos para la vigencia fiscal del
01 de enero al 31 de diciembre del ao------, segn el detalle anexo.

La ejecucin del presupuesto de Ingresos y Gastos se har a travs del flujo
aprobado mediante ste Acuerdo por el Consejo Directivo. El flujo de Ingresos y
Egresos es el instrumento mediante el cual se hace la programacin anual
mensualizada del presupuesto del Fondo de Servicios, definiendo mes a mes los
recaudos y los pagos que se pueden efectuar, clasificados de acuerdo al
presupuesto y con los requerimientos del plan operativo. No se podrn adquirir
compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorera.
CONTINUACIN DE LA RESOLUCIN No. XXX, MEDIANTE LA CUAL SE APROBA EL PLAN DE COMPRAS DEL AO
xxx
ARTCULO 3. DISPOSICIONES GENERALES. Las disposiciones generales del
presente acuerdo son complementarias a la Ley 115 de 1994, al Decreto 1857 de
1994, la Ley 715 del 2001, al Decreto 4791 de 2008, decreto 4807 de diciembre
20 de 2011 y la Ley Orgnica del presupuesto y deben aplicarse con armona a
este. Las disposiciones generales del presente acuerdo rigen para la Institucin
Educativa XXXXXXXXXXXXXXX.
Pargrafo 1. Corresponde al Consejo Directivo la administracin del Fondo de
Servicios Educativos de la Institucin Educativa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
ARTCULO 4. DE LOS INGRESOS. El presupuesto de rentas contiene la
estimacin de los ingresos corrientes, transferencias y recursos de capital que se
espera sean recaudados para la vigencia fiscal del1 de Enero al 31 de Diciembre
de 20XX.
Los ingresos que perciba la Institucin Educativa
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, por los diferentes conceptos, debern ser
consignados por parte de los responsables de estos en las fechas y plazos que se
generen los recursos, en depsitos bancarios en la entidad financiera (BANCO
XXXXXXXXXX donde se encuentra la cuenta corriente de sta Institucin) vigilada
por la Superintendencia Bancaria; la cual garantiza adecuados niveles de servicio,
eficacia y rentabilidad.

85

REA FINANCIERA


ARTCULO 5. DE LOS GASTOS. Todos los actos administrativos que expida el

rector que afecte el presupuesto, tendrn que contar con el certificado de
Disponibilidad Presupuestal, la disponibilidad en efectivo y el Registro
Presupuestal, en los trminos de la Ley Orgnica del Presupuesto. En
consecuencia, no podr contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o
en exceso del saldo disponible con anticipacin a la apertura del crdito adicional
correspondiente con cargo a recursos del crdito cuyos contratos no se
encuentren perfeccionados. El funcionario que lo haga responder personal y
pecuniariamente de las obligaciones que se originen. Las obligaciones que se
adquieran con cargo al presupuesto con violacin a ste precepto, no tendrn
valor alguno.
Las afectaciones al presupuesto se harn teniendo en cuenta la presentacin
principal originada en los compromisos que se adquieren y con cargo a ste rubro
presupuestal, que sean afectadas con los compromisos iniciales, se atendern las
obligaciones derivadas de stos compromisos, tales como, los costos imprevistos,
ajustes y revisin de valores.

ARTCULO 6. CLASIFICACIN Y DEFINICIN DE LOS GASTOS. El presupuesto
de gastos est conformado por los gastos de funcionamiento y los gastos de
inversin.

ARTCULO 7. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. La presente resolucin rige a
partir de la fecha de su publicacin y surte efectos fiscales a partir del 01 de enero
del 20XX su vigencia ser hasta el 31 de diciembre del 20XX.

86

REA FINANCIERA


PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE,

Expedido en las instalaciones de la INSTITUCIN EDUCATIVA
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX de la ciudad de Tulu, a los XX
das del mes de XXXXXXXXXXXX del ao 20XX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
RECTOR (A).

8.3.1.1 Formato anexo modelo del PAC.

8.4 Anexo- Decreto No. 280-018.0490 de junio 1 de 2012 Por medio del Cual se
incorpora las Funciones del cargo de auxiliar administrativo cdigo 407 grado 06
al manual especifico de funciones de la secretara de educacin de Tulu.

87

REA FINANCIERA

Rector (a)
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
_____________________________________________ _____________________________________________
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
Auxiliar Administrativo Pagador (a)
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS
SUB - TOTAL DE SERVICIOS
TOTAL GLOBAL (BIENES + SERVICIOS)
Fecha: XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
ESTUDIOS Y PROYECTOS
COMISIONES, HONORARIOS Y SERVICIOS
VIGILANCIA Y SEGURIDAD
MANTENIMIENTO
REPARACIONES
SERVICIOS PBLICOS
VITICOS Y GASTOS DE REPRESENTACION
IMPRESOS, PUBLICAC; SUSCRIP. Y AFILIAC.
FOTOCOPIAS
COMUNICACIONES Y TRANSPORTE
SEGUROS GENERALES
CAPACITAC. DOCENTE, DIRECT. Y ESTUD.
EVENTOS CULTURALES
PROCESAMIENTO DE INFORMACIN
OTROS GASTOS GENERALES
INSTITUCIN EDUCATIVA "XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX"
8.3.1.1 Formato modelo PAC.SECRETARA DE EDUCACIN MUNICIPAL
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
DICIEMB
RE
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC 20 XXXX
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO CONCEPTO TOTAL ENERO
PRESUPUESTO APROBADO DEFINITIVO XXXXXXXXXXXX
PRESUPTO DE INGRESOS APROB. INICIAL
INGRESOS NO TRIBUTARIOS
TRANSFERENCIAS Y APORTES
RECURSOS DE CAPITAL
ADICIONES
OTROS INGRESOS
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERA
OTROS GASTOS GENERALES
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
SUB - TOTAL DE BIENES
ADQUISICIN DE SERVICIOS
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
ADQUISICIN DE BIENES
EQUIPOS DE ENSEANZA
EQUIPOS DE COMUNICACIN
EQUIPO DE COMPUTACIN
MUEBLES ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA
GASTOS FINANCIEROS
MATERIALES Y SUMINISTROS
MATERIALES DE EDUCACIN
IMPLEMENTOS DEPORTIVOS

Reg Lament of On Dos

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