En la actualidad las exigencias que el mercado laboral solicita a los profesionales son

mucho ms altas de lo que eran tiempo atrs. Las empresas se han vuelto
sumamente exigentes al contratar asistentes y secretarias, razn por la que la
formacin que se les brinda hoy da es relevante as como tambin las habilidades y
competencias que tienen que ser capaces de desarrollar.
La secretaria es una pieza imprescindible en la maquinaria de toda organizacin, por
ello su desarrollo profesional es de gran envergadura. Para el correcto desempeo
profesional la secretaria tiene que poseer la cualidad de discrecin, flexibilidad,
polivalencia, cuidado por el detalle e iniciativa, a la vez ser capaz de combinar estas
caractersticas son las herramientas y tcnicas inherentes a la profesin.

Exigencias tcnicas de una secretaria

Manejo de idiomas: el ingls de forma imprescindible, pero adems las empresas
valoran el manejo de otras lenguas como el francs, italiano, alemn, portugus y
chino.

Formacin: las secretarias en la actualidad tienen que estar formadas en
Secretariado de Direccin, estar especializadas y mantenerse al tanto de las ltimas
tendencias.

Conocimientos de paquete de Office: toda secretaria de direccin tiene que poder
manejar esta herramienta informtica.

Conocimientos varios: una profesional debe de saber a rasgos generales sobre
legislacin, marketing, protocolo, gestin personal, contabilidad, etc.

Experiencia: si bien no es un requisito excluyente en todos los trabajos, siempre
se valora la experiencia por ello es que resulta tan importante realizar pasantas
durante el cursado de la carrera.

Cualidades personales de una secretaria:
Discrecin: tiene que poder manejar informacin confidencial de forma profesional.
Iniciativa y pro actividad: una secretaria tiene que ser capaz y tener autonoma para
manejar la agenda, organizar reuniones, elaborar cartas, memos y discursos, solicitar
informacin de forma anticipada para presentaciones, entre otras cosas.
Capacidad de adaptacin: la secretaria tiene que poder adaptarse al directivo tanto
en el ritmo de trabajo como en la manera en que lo realiza, as como en la
comunicacin y presentacin de documentos.
Disponibilidad: la secretaria tiene que tener disponibilidad y adaptarse a los horarios
del directico, asegurar tiempo presencial y usar medios telemticos.
Capacidad de comunicacin: toda buena profesional tiene que ser capaz de
gestionar las relaciones con los contactos de la empresa de forma ptima y poder
adaptarse a los distintos niveles de interlocucin.


Claves para una imagen profesional de la secretaria a
distancia, tradicional o freelance


Para el desarrollo de la imagen profesional de una secretaria freelance, a distancia o
tradicional, la atencin telefnica es una tarea importantsima. Mostrar una actitud
totalmente positiva y solucionadora ante cualquier situacin que pueda presentarnos
la persona que se encuentra al otro lado del telfono.

Tanto si hablamos de una secretaria o asistente virtual, o de una secretaria
tradicional, para estar seguros que nuestra comunicacin telefnica es efectiva
tengamos en cuenta:
Ser claro y conciso
Confirma que entiendes y te haces entender
Ten los objetivos claros, previamente a la llamada
Infrmate antes de realizar la llamada
Siempre s corts y muy educada
Mantn un tono de voz, parejo durante la conversacin
Utiliza los nombres, cuando lo creas apropiado
Lleva siempre el control de la llamada
Secretaria altamente efectiva
Una asistente personal por horas, est aportando todos sus conocimientos en
optimizacin del tiempo para poder cumplir eficientemente con todos los
requerimientos de sus clientes.

Optimizacin del tiempo


Sabe priorizar lo importante de lo urgente, establece claramente los parmetros
de su decisin, sabiendo qu objetivo quiere alcanzar y qu opciones tiene para
lograrlo.

Rene toda la informacin del objetivo a lograr y sobre cada una de las alternativas a
considerar. Suele decirse la informacin es poder en este caso el poder reside en
poder llegar a tomar la decisin correcta en el momento de clasificar las tareas del
da con la seguridad que lo que hacemos primero es realmente lo importante y que lo
urgente aunque tiene prisa no es tan importante.
Una secretaria eficiente, tiene muy claro que para llevar a cabo su tarea con
total dominio del buen hacer, tiene que basarse en el control total de su
organizacin, el control total de la organizacin de su tiempo.





5 aspectos relevantes del tema son:
1. Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al
momento de resolver situaciones extremas.
2. El buen humor, por su parte, contribuye a disolver el estrs propio y el de su jefe,
as como a la contencin y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los
conflictos puedan ser neutralizados.
3. La capacitacin y el entrenamiento continuos son primordiales. En el momento de
iniciar la bsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta muchos
requisitos pero, sin duda, se busca cada vez ms personal especializado. No
todas las secretarias aunque tengan estudios especficos- son aptas para todas
las bsquedas.
4. contar con una formacin completa en temas de cultura general y del mbito
poltico y econmico esto depender del rubro de la compaa- resultan
indispensables sus competencias tcnicas y conocimientos especficos de acuerdo
al rea a la que deba asistir.
5. solidez actitudinal: la empata, la comunicacin y el esfuerzo por despejar el
camino o simplificar las tareas son cualidades importantes.



2 ARTICULOS BREVES DEL TEMA


1.
CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA

El o la tcnico de nivel medio en Secretariado puede desempearse en empresas,
tanto pblicas como privadas de diversos tamaos y sectores, donde se
desarrollen procesos administrativos y de gestin, desempendose como
secretaria/o o asistente administrativo de jefaturas, ejecutivos o directivos de
dichas empresas o de otros profesionales independientes.

Empresas Pblicas
Empresas Privadas
Consulados
Secretarias de Colegios Fiscales, Municipales, Particulares
Organizaciones no gubernamentales
Microempresas Propias
Secretarias de Agencias de Viajes
Agencias de Publicidad
Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales
Aeropuertos
Empresas de Telecomunicaciones

COMPETENCIAS LABORALES

Ejecuta correctamente las tareas planificadas:
Cumple con las tareas anteriormente planificadas de manera correcta superando
cualquier
tipo de dificultades.
Se interesa y motiva por aprender:
La Secretaria se interesa por poner atencin en lo que su jefe o compaero de
trabajo le est enseando.
Demuestra puntualidad en su quehacer laboral:
Debe llegar a su trabajo correctamente a la hora asignada.
Es capaz de adaptarse a nuevas situaciones
Es decir si ocurre algn cambio brusco o liviano en la empresa u oficina, esta
deber aceptar y adecuarse correctamente.
Puede traducir ideas en acciones:
Es decir cuando se le ocurran tareas por hacer, y tiene confianza de ellas, esta
deber efectuarlas sin ningn temor.
Trabaja con confianza y seguridad:
Realiza sus labores confiando en sus capacidades y aptitudes sin demostrar duda
en lo que se est haciendo.
Solicita y ofrece colaboracin para cumplir con los objetivos del equipo:
Ayuda a sus compaeros cuando se lo piden y tambin pide ayuda a sus
compaeros para realizar un efectivo trabajo en equipo.
Aplica alternativas de solucin en su quehacer laboral:
Cuando tenga alguna dificultad, esta tendr disponibilidad e iniciativa


2. Cualidades de la secretaria


09 MAR 12
La simpata es un plus Hace poco hablamos en este blog sobre las cualidades del
oficinista, y detallamos qu puntos fuertes tena que tener una persona que trabaja
en el mbito de una oficina, fuera cual fuera su empleo. Hoy nos centramos en
una profesin que suele desarrollarse en una oficina. Al concretar un oficio
podemos acotar mejor las cualidades necesarias para llevarlo a cabo, pero
siempre teniendo en cuenta todas aquellas de las que ya hablamos en su da. As
que, sin perder de vista los requisitos de un buen oficinista, describimos a
continuacin las cualidades de la secretaria o secretario. La definicin ms comn
de secretaria se corresponde con la persona que ejerce de filtro, gestora personal
y mano derecha del encargado o encargada de una empresa o departamento. De
este modo, su funcin.






TRES RAZONES POR LAS QUE INVESTIGAMOS EL
TEMA.

1. La primera seria porque es parte importante para nuestro desarrollo
profesional en un prximo empleo.
2. Por la simple y sencilla razn de que el tema es bastante interesante y a las
ves bastante importantes para nuestros estudios.
3. Tambin porque hay mucho que aprender de este tema para ponerlo en
prctica a diario y en un futuro bastante prximo.

Instituto Nacional de San Bartolo

3 bilinge B

Integrantes: Mairena Yamileth Garca Flores N: 16
Estefany Guadalupe Murca Zelaya 35
Heysel Soleivy Pereira Martnez 31
Johana Estefany Rauda Corcio 37
Brenda Elizabeth Snchez Serrano 39