INDICE

INTRODUCCIN . 6

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION

Razn Social... 8
Giro y Negocio. 8
Ubicacin Geogrfica . 8
Organizacin:
Objetivos ..... 8
Relacin entre Objetos .... 8
Organigrama ... 9
Funciones Generales (Descripcin de las reas funcionales) ...... 9

CAPITULO II SITUACION ACTUAL

Misin ..12
Visin .. 12
Objetivos de la empresa ...12
Mapa de Procesos (Operacionales, Apoyo y Estratgicos) 12
Levantamiento de la informacin ... 13
Descripcin de la Realidad ( Modelo Mental) .... 18
Anlisis Estratgico
Fortalezas .....19
Oportunidades ..19
Debilidades .. 19
Amenazas .... 20
CAPITULO III PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACION
Planteamiento del Problema
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0

Descripcin de la realidad . 22
Formulacin del Problema ... 22
Objetivo
Objetivo General ..

22

Objetivos Especficos .... 22

Justificacin e Importancia
Justificacin .. 23
Importancia 23
Alcance y Limitaciones
Alcance .. 23
Limitaciones ... 24

CAPTULO IV GESTION DEL PROYECTO

Planeamiento del Proyecto
Factibilidad Operativa .. 26
Factibilidad Tcnica .

26

Factibilidad Econmica .... 27

Organizacin del Proyecto ...

30

Roles y Responsabilidades ... 31

CAPTULO V MODELO DEL NEGOCIO

Organizacin Interna ...
Reglas del negocio .......................................................................................................................
Funciones de las reas Involucradas en el Proceso .
Especificacin de los Casos de Uso ..

33
34
34
34

CAPITULO VI DESARROLLO DEL MODELO DE NEGOCIO ACTUAL

Modelo de Casos de uso del Negocio .
SISTEMA DE MATRICULA COLEGIO MAHADMA GHANDI
1

41

Casos de uso del Negocio ....

42

Actores del Negocio ....

42

Diagrama de Casos de uso del Negocio ..

44

Diagrama de Actividades .

46

CAPITULO VII ANALISIS Y DISEO

Requerimientos Funcionales ..... 52
Requerimientos no Funcional... 53
Modelo del Sistema Propuesto
Anlisis del Sistema Propuesto
Identificacin de Subsistemas (Mdulos) . 54
Especificacin de casos de uso del sistema .. 55
Identificacin de actores del sistema . 57
Identificacin de casos de uso del sistema . 57
Diagramas de interaccin
Diagrama de Secuencia ...... 59
Diagrama de Colaboracin 65

CAPITULO VIII CONCLUSIONES

Conclusiones .. 67

CAPITULO IX - BIBLIOGRAFIA
Bibliografa . 69

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2

INTRODUCCION

El presente documento es una versin preliminar preparada para ser incluida en la propuesta de
desarrollo del proyecto de implementacin de un sistema de matrcula para la institucin educativa
particular Mahatma Gandhi.

Este documento provee una visin general del proceso de desarrollo propuesto. El proceso de desarrollo
propuesto

constituye un sistema de matrcula de acuerdo a las caractersticas del proyecto,

seleccionando los roles de los participantes, las actividades a realizar y los entregables que sern
generados.

Como primer paso nos centraremos en el estudio de los procesos y actividades que estn inmersos en la
actividad educativa Mahatma Gandhi, de la cual identificaremos los puntos ms crticos donde la
intervencin manual en ciertos procesos, pueden ser transformados a procesos automatizados para
optimizar recursos y tiempo en la ejecucin de tales procesos. Como segundo paso se describir la
alternativa de solucin para la implementacin del sistema de matrcula.

CAPITULO I
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3

ASPECTOS
GENERALES
DE LA
INSTITUCIN
RAZON SOCIAL: Mahatma Gandhi
GIRO Y NEGOCIO: Educacin

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4

UBICACIN GEOGRAFICA: Villa Santa Isabel

AVENIDA LOS PINOS MZ N LOTE 11, Lima, Santiago de Surco.

ORGANIZACION
Objetivos
Realizar acciones que permitan al personal acadmico mantenerse actualizado; mejoren su trabajo y
participen en actividades que impacten directamente en la informacin fsica, mental, emocin y
espiritual del alumno.

Organigrama
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5

FUNCIONES GENERALES
rea pedaggica
Esta rea tienes como un objetivo una educacin en responsabilidad social: que desarrolle actitudes
personales y comunitarias, que conformen la defensa y enriquecimiento ecolgico, trabajando por la paz
y amor a la patria, personas crticas capaces de actuar. Con rectitud y honestidad, ante situaciones
conflictivas, con capacidad de aportar y dar alternativas de democratizacin, dando responsabilidad y
confianza a todos los estamentos de la comunidad educativa.

rea administrativa
El rea administrativa del colegio Mahatma Gandhi esta cargo de administrador, quien tiene la
responsabilidad de velar por los asuntos econmicos, financieros, relaciones laborales y servicios
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6

generales. Como rgano de apoyo del colegio, tiene como finalidad, entre otras, brindar informacin y
tratar con los padres de familia sobe las condiciones econmicas a las que se ajusta el proceso
educativo, organizar la matricula, realizar el planteamiento, direccin, coordinacin y supervisin de la
administracin del personal, de los recursos econmicos, financieros, materiales y tecnolgicos.

rea Logstica
El rea logstica se encarga del mantenimiento del colegio interiores como exteriores de mantener una
buena imagen, tanto en aulas, baos y patios del colegio para que pueda brindar un buen servicio.

CAPITULO II

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7

SITUACION
ACTUAL
MISION

Esta precisa una visin del proyecto desde la perspectiva del cliente, sealado cuales son las
necesidades y caractersticas que deber contener el proyecto, mejorando as las actividades de la
empresa.

VISION

Implementar una solucin que permita procesar la forma rpida e eficiente el proceso de matrcula de la
institucin Educativa Mahatma Gandhi considerando necesario para esto el desarrollo de un sistema
de gestin de matrculas.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

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8

El objetivo del proyecto es analizar, disear e implementar su sistema de matrcula orientado a agestin
educativa de un centro de e educacin, que brinde soporte a las labores y actividades pedaggicas
efectuadas por la institucin.

ANALISIS ESTRATEGICOS
Fortaleza.
La fortaleza que tiene nuestro proyecto es que somos una empresa nueva y contamos con tecnolgicos
en nuestro sistema.

Oportunidades
La oportunidad que tenemos una sistema funciona en la institucin educativa nos podrn recomendar
con otra institucin o empresa.

Debilidades
Nuestra debilidad seria que ser posible que nos funcione el sistema, ya que es nuestro primer proyecto.

Amenazas

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9

Las amenazas son que los otros proyectos con un sistema como el que estamos desarrollando y que han
funcionado bien como en otras instituciones.

CAPITULO III

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10

PLANTEAMIENTO
DE LA
INVESTIGACION
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Descripcin de la realidad
El colegio Mahatma Gandhi no tiene un sistema eficiente para llevar la matriculacin de su alumnado,
hasta el momento todo ha sido manual o en programas sencillos, el colegio cuenta con enseanza en
inicial y la primaria, este colegio en su calidad de institucin educativa desea cumplir con los nuevos
objetivos que demanda el nuevo milenio y as enfrentarlos eficazmente.

Al iniciar las clases la escuela acepta alrededor de 20 alumnos por ao, al no tener automatizados los
procesos administrativos de la escuela se les dificulta llevar un control o reporte del personal
matriculado tanto en inicial como primaria, al igual que una mejor atencin interna al personal docente
y administrativo, y externa a los estudiantes y padres de familia.

La falta de integracin de los procesos que se manejan en las diferentes reas del colegio, no permite
tener un completo control, que ayude a incrementar la competitividad del espacio acadmico de la
institucin, ya que al no tener sus procesos complementados con la tecnologa, no dan a sus estudiantes
SISTEMA DE MATRICULA COLEGIO MAHADMA GHANDI
11

un valor agregado, que integre la calidad acadmica que brinda la institucin, con la utilizacin de
tecnologa acorde con las necesidades del colegio.

En el colegio no existe una atencin eficaz y rpida en la matricula ya que dos personas se encargan de
esto y al mismo tiempo llevan la informacin del alumnado. La escuela no da un registro digitalizado de
notas, lista de estudiantes, evaluaciones, exmenes finales, lo que genera un problema en la obtencin
de la informacin, pues el manejo manual provoca errores y malestar en los estudiantes y padres de
familia.

Formulacin del Problema

El problema claro que tiene el colegio es que no cuenta con un sistema que automatice sus tareas
acadmicas administrativas, lo que ocasiona que cada ao la planificacin acadmica se vuelva una
tarea sumamente compleja, que frecuentemente ocasiona gran prdida de tiempo y esfuerzo, iniciando
con la matrcula de alumnos en cada ao, registro de notas y faltas, seguido con la dificultad que
involucra manejar un amplio nmero de registros en hojas de clculo, y junto a la generacin de
reportes que ocupan una gran cantidad de recursos materiales y humanos , que podran ser canalizados
en otras actividades.
Sin duda al colegio le falta medio apropiado para el ingreso de las calificaciones de los estudiantes, para
cada ao bsico existe una serie de datos correspondientes a las asignaturas, esto lo hace muy
cuidadosamente cada docente porque tiene que realizar varias operaciones para sacar el promedio por
alumno. Este proceso se ampla por la cantidad de educandos con que cuenta la institucin por lo tanto
esto hace que a los estudiantes y padres de familia no se les proporcione a tiempo las calificaciones o
cualquier otra informacin que conforma el registro acadmico.

OBJETIVO
Objetivo General

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12

Desarrollar un Sistema de Matrcula Escolar para el colegio Mahatma Gandhi

combinando las

metodologas con el programa, para administrar, matricular y controlar la informacin de los estudiantes
de forma automatizada por el usuario final.

Objetivos Especficos

Revisar el marco terico referente a las metodologas para el desarrollo de sistemas de informacin.
Realizar la especificacin de requerimientos del sistema de control escolar.
Realizar la planificacin del sistema utilizando la metodologa que el colegio designe.
Aplicar las metodologas que indica el colegio para el desarrollo e implementacin del sistema.
Proponer un sistema de Gestin de Matrculas orientado a mejorar la atencin al cliente.
Proporcionar informacin oportuna y confiable, en el momento que se precise.

Justificacin e Importancia
Justificacin
El proyecto est enfocado en automatizar los procesos mediante el desarrollo de un sistema informtico,
el cual debe permitir a este centro educativo manejar la informacin de sus alumnos de nivel bsico (de
primero a sptimo de bsica) de forma ptima, mejorando el registro acadmico en:

Proceso de matrcula al inicio de cada ao lectivo.

Actualizacin de informacin general de los alumnos

Actualizacin de notas y promedios.

Respuesta inmediata en consultas de informacin acadmica y datos generales de los alumnos.

Manejo digitalizado de archivos de informacin como: el ingreso de calificaciones, lista de

alumnos, lista de docentes, libretas de calificaciones, entre otras.

Mejoramiento en la elaboracin de reportes, y entrega oportuna de la informacin acadmica

requeridos por padres de familia.

Importancia
La importancia estratgica que el proceso de matrcula representa para alcanzar las metas de ampliacin
de cobertura educativa, las entidades territoriales deben controlar los costos educativos. As mismo es
SISTEMA DE MATRICULA COLEGIO MAHADMA GHANDI
13

necesario acompaar todo el proceso con una amplia campaa de divulgacin para que toda la
comunidad est enterada de los requisitos, trmites, actividades y fechas.
Aunque en el proceso de matrcula participan prcticamente todas las reas de las secretaras de
Educacin (planeacin, recursos humanos, recursos fsicos, financiera y calidad), son los rectores y
directores los actores principales. Ellos proyectan los nuevos cupos, establecen las necesidades de
recursos para soportar la oferta educativa, reciben y registran las solicitudes de los nuevos estudiantes,
renuevan la matrcula a los antiguos y matriculan a los nuevos.

Alcance y Limitaciones

Alcance
El sistema se encargara de automatizar y optimizar los procesos de matrcula para el colegio.
El sistema realizar las funciones que se definen a continuacin:

En la administracin: Administrar los permisos de los usuarios y controlar su acceso a cada ventana
del sistema.
Para la secretaria:

Ingresar las matriculas, registrar a los nuevos alumnos con los datos que el
sistema le pide.

Para los alumnos:

Registrarse en algn nuevo curso ingresar nuevos datos del alumno o

apoderado, ver el horario de los profesores, ver sus promedios.

Para los docentes:

Ingresar los datos personales, el horario y materias designadas para sus clases.

Limitaciones

Para este sistema de matrcula escolar las limitaciones son:

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14

No se automatizar la gestin de recursos financieros de la institucin.

No se automatizar la gestin de recursos humanos del plantel.
No se ingresar en el sistema informacin histrica.

CAPITULO IV

GESTION
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15

DEL
PROYECTO
PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO

FACTIBILIDAD OPERATIVA
Hasta la fecha el colegio ha realizado todas sus matrculas manualmente y ha usado hojas de clculo
para llevar los datos de sus alumnos, esto les ha trado problemas en el proceso de la matrcula, este
sistema mejorara la organizacin y la reduccin del tiempo, evitara muchos problemas causados en. El
sistema trae beneficios como son:

Con el sistema se podr procesar de manera ptima todo los datos ingresados.
La interaccin entre las reas ser eficaz y eficiente.
La entrega de reportes entre las reas ser ms precisa y detallada, as ayudara a la toma de

decisiones, como contabilidad y secretaria acadmica.

El sistema permite utilizar los distintos componentes y ventanas que lo conforman.
Tendrn manuales para su fcil comprensin.

El sistema ser manipulado por el personal de secretaria acadmica, quienes son los encargados del
registro de matrcula.
El sistema es evaluado por la misma secretaria acadmica y los encargados del sistema mediante
pruebas, con el fin de identificar fallas de conexin a la base de datos o fallas de almacenamiento u
otros problemas que se presenten.

En cuanto al personal del colegio que colabora en este proyecto se encuentran los siguientes:

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Secretaria: Juana del Rosario Mercado Castillo

Subdirectora: Sarita Cabrera
Coordinadora de inicial: Rosario Lora
Coordinadora de primaria: Jessica Saavedra

FACTIBILIDAD TECNICA
En el rea de secretara acadmica del colegio encontramos tres computadoras, dos se usan para hacer el
registro de matrcula, y una est de apoyo para cualquier inconveniente, en esta ltima se alojar la base
de datos del sistema y ser utilizado como un servidor.
Antes se hace una observacin a cada una acerca del hardware y software con el que cuentan, para
poder instalar el sistema, a continuacin las caractersticas de cada computadora:
Primera computadora, usada como servidor, donde se alojara la base de datos.

Computadora #1
Sistema Operativo

Windows XP

Case

HP ATX

Procesador

Pentium (R) 4 CPU 253 GHZ

Memoria RAM

252 GHZ, 512 MB de RAM

Disco duro

320 Gb

Monitor

COMPAQ CRT de 15

Teclado

Marca HP de Puerto USB

Mouse

Marca Genius de Puerto USB

Internet

No tiene conexin

Garanta

Expiro

Como se observa la computadora no tiene los requisitos necesarios para funcionar como servidor, a
continuacin el detalle de lo necesario:
Computadora por adquirir, como servidor
Sistema Operativo

Windows 7

Case

Cooler Master HAF 932 RC-932

Procesador

Core I5 - CPU M 540 - 2.53 GHz

Memoria RAM

4 GB de RAM

Disco duro

500 Gb

Monitor

Pantalla Led 19

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17

Internet

Tendr conexin

Garanta

1 ao

Con estas caractersticas se podr implementar el servidor.

Las siguientes computadoras son las dos que usan normalmente las secretarias para el proceso de
matrcula, vemos que ambas cuentan con diferente hardware.
Computadora #2
Sistema Operativo

Windows XP

Case

HP ATX

Procesador

Pentium (R) 4 CPU 253 GHZ

Memoria RAM

252 GHZ, 512 MB de RAM

Disco duro

320 Gb

Monitor

Samsung CRT de 15

Teclado

Marca BostonTek de Puerto USB

Mouse

Marca Microsoft de Puerto USB

Internet

Tiene conexin

Garanta

5 meses desde Abril 2014

Computadora #3
Sistema Operativo

Windows XP

Case

HP ATX

Procesador

Pentium (R) 4 CPU 253 GHZ

Memoria RAM

252 GHZ, 512 MB de RAM

Disco duro

320 GB

Monitor

COMPAQ CRT de 15

Teclado

Marca HP de Puerto USB

Mouse

Marca Genius de Puerto USB

Internet

Tiene conexin

Garanta

5 meses desde Abril 2014

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18

Verificando y analizando las caractersticas, llegamos a la conclusin que el hardware debe ser
cambiado para que el sistema se pueda ejecutar sin ningn problema.

FACTIBILIDAD ECONOMICA
Costos de desarrollo del proyecto
Recurso Humano
En este estudio se incluye el costo del recurso humano para dar una aproximacin ms real del valor del
proyecto.
La mano de obra es el recurso ms importante y a la vez el ms costoso que se ve involucrado en la
realizacin de cualquier tipo de proyecto.
El cul se especifica a continuacin:
Recurso

Salario Mensual
(S/.)

Cantidad

Meses

Jefe del proyecto

S/. 1,500.00

S/. 10,500.00

Analista de sistemas

S/.1,000.00

S/. 7,000.00

Analistas programadores

S/. 950.00

S/. 11,400.00

TOTAL

Total (S/.)

S/. 28,900.00

Recursos Consumibles
Los recursos consumibles que sern utilizados para la realizacin del proyecto se detallan a
continuacin se estimaron en base a proyectos realizados anteriormente y los precios se obtuvieron de
cotizaciones realizadas.

Detalle

Cantidad

Precio Unitario
(S/.)

Total (S/.)

Caja de Studio de papel Bond tamao A-4

S/. 80.00

S/. 80.00

Caja de CDs

S/ 25.00

S/. 25.00

S/. 30.00

S/. 60.00

S/. 30.00

S/. 90.00

500

S/. 0.05

S/. 25.00

Cartuchos de tinta de Color para Epson Stylus

T25
Cartuchos de tinta Negro para Epson Stylus
T25
Fotocopias

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19

Gastos varios

S/. 200.00

TOTAL

S/. 480.00

Recursos Tecnolgicos
Para el desarrollo del proyecto es necesario la adquisicin del hardware que se detalla en el siguiente
cuadro:

Rubro

Cantidad

Costo (S/.)

Total (S/.)

Metros de cable UTP ( Conectores RJ-45

incluidos)

30

S/ 1.00

S/. 30.00

Servidores (Web y Aplicaciones) ya se poseen

S/. 0.00

S/. 00.00

Computadoras completas

S/. 1,200.00

TOTAL

S/. 2,400.00

S/. 27,320.00

TABLA RESUMEN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO:

Recurso
Recurso Humano

Total (S/.)
S/. 28,900.00

Recurso Consumibles

S/. 480.00

Recurso Tecnolgicos

S/. 27,320.00

TOTAL

S/. 56,700.00

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20

ORGANIZACION DEL PROYECTO

Jefe del proyecto: Mariela Mercado.

Se encargara de organizar el proyecto, asignar tareas y revisar la documentacin antes de ser

presentado.

Analista de sistemas: Fodiana Acostupa.

El analista trabajara junto al jefe de proyecto, apoyara en la distribucin de las tareas, se encargara
de recopilar informacin relacionada a la institucin y llevara a cabo el anlisis del proyecto.

Analistas programadores: Marielena Huamn, Yoselyn Vila.

Se encargaran bsicamente del desarrollo del proyecto, de la creacin de este.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Rol

Jefe
de
proyecto

Analista
de
sistema

Responsabilidad

Definir el proyecto.

Evaluar sus necesidades.

Adems redactar las especificaciones del proyecto

Calcular el costo del proyecto.

Realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Delimita el anlisis para ver definir que se hace

antes y despus.

Dar al cliente nuevas opciones de uso.

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Responsables

Mariela Mercado
Castillo

Fodiana Acostupa
Vargas

Analistas
programadores

Construccin de prototipos.

Elaborar las pruebas funcionales, modelo de datos y

Marielena Huamn
Yoselyn Vila

validaciones con el usuario

CAPITULO V

MODELO
DEL
NEGOCIO
REGLAS DEL NEGOCIO

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22

Propsito: El propsito de este proyecto es dar a conocer las polticas, normas, operaciones,
definiciones y restricciones presentes en la institucin y que son de gran importancia para conseguir los
objetivos planificados.
Las reglas del negocio especifican en un nivel adecuado de detalle lo que la institucin educativa realice
en el desarrollo de sus actividades organizacionales.

Alcance: Se ocupa del Sistema integral de gestin de los procesos de una institucin educativa. Dicho
Sistema ser desarrollado por el grupo de desarrollo de software.
El sistema permitir a los encargados de la institucin controlar todos los procesos que realiza la
institucin (matrcula de alumnos, cobro de pensiones y pago de obligaciones tributarias, seguimiento
del desempeo de los alumnos y docentes, gestin de contenido acadmico, etc.).Adems, tambin
permitir a los docentes llenar actas de calificaciones on-line, a los alumnos acceder a contenido
acadmico va Web y a los apoderados mantenerse informado del progreso de sus dependientes a travs
de Internet.

Referencias:
El presente documento de reglas del negocio hace referencia a los siguientes documentos:

Documento Plan de Desarrollo Software del Proyecto

Documento Visin del Negocio
Documentos de Especificacin de Casos de Uso del Proyecto
Documentos de Especificacin de Casos de Pruebas del Proyecto

FUNCIONES DE LAS AREAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO

reas

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23

Secretara Acadmica
Objetivo:
Favorecer el desarrollo de las mejores condiciones para contribuir en el mejoramiento acadmico de los
alumnos, a travs de propiciar la calidad de la docencia y del Plan de Estudios, acordes a las
necesidades de la sociedad actual y las previsiones a futuro.

Funciones:

Supervisar y coordinar la poltica acadmica tanto de los planteles como de las dems reas que
integran a la Secretara Acadmica.

Apoyar en el diseo de los proyectos acadmicos hacia la comunidad con el fin de cumplir con los
objetivos previstos en el Plan de Estudios, elevando la calidad acadmica.

Acordar con el director general, los directores de los planteles, as como el secretario General del
Colegio, la aplicacin de polticas que coadyuven al objetivo de la Secretara Acadmica.

Promover y estimular el trabajo acadmico con base en un adecuado programa de trabajo.

Disear e instrumentar programas para la formacin y actualizacin del personal acadmico, as

como supervisar la programacin de otras alternativas en esta materia, generadas por otras reas.

Planear, organizar, impulsar, dirigir, supervisar y evaluar de acuerdo con la Direccin General las
actividades programadas que hagan posible el cumplimiento de la labor acadmica que el Colegio le
tiene asignada, estableciendo acciones que incidan en la prctica docente, para aumentar la
eficiencia terminal de los educandos.

La direccin
La direccin se encarga de la organizacin, planificacin y de ejecutar las normas de la institucin, en
este proceso se encargara de aperturar las clases.

Contabilidad

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24

El rea de contabilidad se involucra mediante el pago de matrcula, y los pagos posteriores mensuales.
Su intervencin en este proceso es con la secretaria, ya que cualquier movimiento viene de esta rea.

CAPITULO VI
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25

DESARROLLO
DEL MODELO
DE NEGOCIO
ACTUAL
MODELO DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO
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CASOS DE USO DEL NEGOCIO

1. Requerimiento de Matrcula

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2. Llenar formato de Inscripcin de Matrcula

3. Gestionar Matrcula

4. Autorizar Matrculas

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5. Administra Informacin Acadmica

6. Entrega Reporte de Notas

7. Registra Matrcula

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8. Administra Informacin Acadmica

9. Documentacin Caso de Entregar notas

10. Ingresar Notas

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ACTORES DEL NEGOCIO

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1. Requerimiento de Matrcula

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2. Llenar formato de Inscripcin de Matrcula

3. Gestionar Matrcula

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4. Autorizar Matrculas

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