Comercial

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 155
29/04/03
GERENCIA : COMERCIAL
CARGO : GERENTE COMERCIAL
I. FUNCIN GENERAL
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial,
diseando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el
desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los servicios postales
y afines.
II. FUNCIONES ESPECFICAS
a) Definir, proponer, coordinar y ejecutar las polticas de comercializacin orientadas al logro
de una mayor y mejor posicin en el mercado.
b) Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.
c) Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos
internacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban con stos.
d) Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de
terceros a nivel nacional.
e) Organizar y supervisar el desarrollo de polticas, procedimientos y objetivos de promocin
y venta de los servicios que ofrece la Empresa.
f) Investigar y prever la evolucin de los mercados y la competencia anticipando acciones
competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.
g) Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecucin.
h) Evaluar la creacin de nuevos servicios postales identificando nuevas oportunidades de
negocio.
i) Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y condiciones
establecidos.
j) Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la Empresa, procurando
obtener las mejores participaciones en el mercado.
k) Realizar las funciones de vocero autorizado de SERPOST S.A. ante los medios de
comunicacin, con la autorizacin de la Gerencia General, generando as corrientes de
opinin favorables al desarrollo de la Empresa.
l) Autorizar descuentos promocionales en la venta de sellos postales y dems productos
filatlicos, segn la oportunidad de negocio, en coordinacin con la Sub Gerencia de
Finanzas.
m) Supervisar los asuntos relacionados con los representantes comerciales de Lima.
n) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.
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III. LNEA DE AUTORIDAD
SUPERIOR: Gerente General
INFERIOR : Sub Gerente de Marketing
Sub Gerente de Ventas
Personal a su cargo
IV. NIVELES DE COORDINACIN
INTERNO : Gerencia General, otras gerencias y reas de la Empresa
EXTERNO: Clientes
29/04/03
CARGO : SECRETARIA DE GERENCIA
I. FUNCIN GENERAL
Apoyar al Gerente en todas las actividades propias del trabajo secretarial.
a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa a la
Gerencia.
b) Tomar dictados, realizar trabajos mecanogrficos y redactar la correspondencia que se
solicite.
c) Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentacin recibida y emitida por
las gerencias de la Empresa, a fin de facilitar su rpida ubicacin.
d) Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de informacin
que le sean requeridas.
e) Preparar la agenda de actividades de la gerencia, estableciendo las coordinaciones
necesarias para su conocimiento y cumplimiento.
f) Remitir a las Sub Gerencias la copia de los documentos normativos que apruebe la
Gerencia General para conocimiento y aplicacin de las mismas.
g) Atender a los directivos, empleados y personal externo que soliciten concertar entrevistas
con la Gerencia.
h) Realizar el seguimiento y control de los expedientes y documentos elaborando informes
peridicos sobre la situacin de los mismos.
i) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza as lo requieran.
j) Proveer la correcta implementacin de tiles de oficina y materiales de limpieza
necesarios.
k) Mantener actualizado el archivo de documentos normativos.
l) Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente.
SUPERIOR: Gerente Comercial
INFERIOR : Ninguna
Todas las reas de la Empresa en el cumplimiento de sus funciones.
29/04/03
SUB GERENCIA : MARKETING
CARGO : SUB GERENTE DE MARKETING
I. FUNCIN GENERAL
Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar polticas de mercadeo a nivel nacional en lo
referente al servicio postal y conexos, cuyo objetivo principal es conocer el mercado postal
para crear nuevos productos postales y delinear campaas promocionales que incrementen la
participacin de SERPOST S.A. en el mercado postal.
a) Proponer el Plan de Marketing Integral que contenga los objetivos, estrategias, programas
de comercializacin de los servicios postales.
b) Proponer polticas de mercado y sectorizacin a fin de optimizar el servicio postal de la
Empresa.
c) Recomendar la ejecucin de estudios de mercado a nivel nacional tanto para el servicio
que se viene prestando, como para la incorporacin de nuevos servicios y apertura de
nuevos puntos de venta.
d) Estructurar el Plan de Publicidad (corporativo y por servicio), que otorgue la adecuada
presencia de SERPOST S.A.
e) Orientar, coordinar, controlar y evaluar con las diferentes reas el desarrollo de programas
y campaas publicitarias de los servicios.
f) Evaluar en forma permanente los resultados de las ventas de los servicios postales,
campaas promocionales, y filatelia.
g) Delinear la poltica de comunicacin interna y externa de SERPOST S.A.
h) Realizar actividades para evaluar la aceptacin de la opinin referente a la imagen de la
Empresa.
i) Coordinar las acciones promocionales, publicitarias y comerciales con la Gerencia Postal.
j) Participar en la elaboracin del Plan Operativo y Presupuesto anual de su Gerencia.
k) Elaborar proyectos de normativa de los departamentos de su competencia.
l) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo que le sean asignadas por el Gerente.
INFERIOR :
Jefe del Dpto. de Publicidad
Jefe del Dpto. de Filatelia
Jefe del Dpto. de Marketing
Personal a su cargo
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INTERNO : Gerencia General, otras gerencias y reas de la Empresa
EXTERNO: Clientes
Empresas proveedoras de servicios publicitarios y marketing
29/04/03
DEPARTAMENTO : PUBLICIDAD
CARGO : JEFE DPTO DE PUBLICIDAD
I. FUNCIN GENERAL
Programar, proponer y ejecutar el Plan de Publicidad corporativo y por servicios, que otorgue
la adecuada presencia de SERPOST S.A., capaz de posicionar la Empresa como una
organizacin gil y moderna.
a) Disear, programar, presupuestar y ejecutar campaas publicitarias permanentes y
peridicas, con el fin de incrementar el posicionamiento de marca.
b) Disear y suministrar a las diferentes reas de la Empresa, el material publicitario
necesario.
c) Disear y realizar campaas publicitarias corporativas y por servicios y gestionar la
participacin de SERPOST S.A. en los diferentes eventos promocionales que conlleven a
mantener una buena imagen en el mercado postal.
d) Evaluar los proyectos de canje publicitario, con fines de promocin y difusin empresarial.
e) Disear, coordinar y evaluar la ejecucin de estrategias de comunicacin, con fines de
promocin y difusin empresarial orientndola a la creacin de una imagen positiva,
ajustada a las posibilidades econmicas de la Empresa.
f) Elaborar el portafolio de servicios que brinda la Empresa.
g) Elaborar y gestionar el presupuesto publicitario de la Empresa.
h) Proponer los requerimientos de recursos humanos y materiales de su departamento.
i) Verificar el avance y la ejecucin de las campaas publicitarias, as como evaluar el
impacto de estos en el pblico.
j) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo encargadas por el Sub Gerente
SUPERIOR: Sub Gerente de Marketing
INFERIOR : Diseador Publicitario
Tcnico Administrativo
INTERNO : Todas las reas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones
EXTERNO: Colegios, universidades, entidades educativas, empresas de servicios,
clientes, empresas de artculos de publicidad, otros
29/04/03
CARGO : DISEADOR PUBLICITARIO
I. FUNCIN GENERAL
Disear y elaborar las artes finales y bocetos de publicidad empleando para eso herramientas
de diseo grfico en computadora.
a) Participar en la concepcin del material publicitario de acuerdo al Plan de Publicidad.
b) Disear avisos de prensa. (revistas, peridicos) y publicaciones informativas internas
(boletines)
c) Disear merchandising usados por la Empresa. (lapiceros, llaveros, etiquetas, otros)
d) Preparar y proponer bocetos para el desarrollo de artes finales.
e) Realizar informes necesarios para el anlisis, control y supervisin de estas actividades.
f) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo encargadas por el Jefe del departamento.

SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Publicidad
INFERIOR : Ninguna
EXTERNO: Empresas de artculos de publicidad
29/04/03
CARGO : TCNICO ADMINISTRATIVO
I. FUNCION GENERAL
Apoyar al Jefe del departamento en el desarrollo de las actividades de su competencia.
II. FUNCIONES ESPECIFICAS
a) Desarrollar y ejecutar las campaas de promocin de los diferentes servicios con los
diferentes medios de comunicacin. (televisin, radio, prensa, otros)
b) Apoyar en la programacin, presupuestar y ejecutar campaas publicitarias permanentes y
peridicas, con fines de ventas del servicio postal.
c) Apoyar en la programacin del lanzamiento de publicidad con fines de promocin de
venta del servicio y de los valores incorporados al mercado postal.
d) Apoyar la evaluacin de los canjes publicitarios y auspicios a las instituciones solicitantes.
e) Efectuar el seguimiento y coordinacin de campaas y medir la eficacia de las mismas.
f) Participar en la promocin y comercializacin de los servicios en los eventos especiales
que determine la Empresa.
g) Participar en la elaboracin de normas, directivas y procedimientos de procesos tcnicos
administrativos.
h) Confeccionar cuadros estadsticos resmenes y formatos necesarios para las actividades
administrativas.
i) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Publicidad
INFERIOR : Ninguna
EXTERNO: Medios de comunicacin
29/04/03
DEPARTAMENTO : FILATELIA
CARGO : JEFE DPTO DE FILATELIA
I. FUNCIN GENERAL
Programar, proponer y ejecutar las polticas y actividades a fin de desarrollar el servicio
filatlico y la presentacin del calendario anual de emisiones postales.
a) Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las actividades para el desarrollo filatlico
y el adecuado abastecimiento de sellos postales.
b) Proponer el calendario anual de emisiones postales.
c) Coordinar y dirigir el proceso de desarrollo filatlico de acuerdo con las metas
programadas.
d) Programar, proponer y ejecutar la preparacin de estampillas conmemorativas.
e) Planear, organizar e investigar temas de inters relacionados al Departamento de Filatelia.
f) Planear, coordinar y dirigir las actividades del museo filatlico de SERPOST S.A.
g) Supervisar, coordinar y desarrollar las actividades que permitan el adecuado y oportuno
abastecimiento de sellos postales.
h) Proponer la importancia de las efemrides, personajes histricos, lugares tursticos y otros
elementos posibles de proyectarlos como timbres postales de trayectoria internacional.
i) Formular el Plan Operativo y Presupuesto de su departamento.
j) Proponer los requerimientos de recursos humanos y materiales de su departamento.
k) Coordinar el dictado de charlas filatlicas a centros educativos en el mbito nacional.
l) Coordinar la elaboracin de artes de los sellos postales y los matasellos de primer da de
emisin y todo producto filatlico que se elabore.
m) Evaluar a los dealers filatlicos que deseen ser representantes de los productos peruanos.
n) Dictar charlas filatlicas a los centros educativos del pas.
o) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo encargadas por el Sub Gerente.
III. LINEA DE AUTORIDAD
INFERIOR : Especialista grfico y filatlico
Asistente Administrativo
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EXTERNO: Colegios, universidades, entidades educativas, empresas de servicios,
clientes filatlicos, proveedores filatlicos, dealers filatlicos, UPU,
UPAEP, administraciones postales internacionales, otros.
29/04/03
CARGO : ESPECIALISTA GRFICO Y FILATLICO
I. FUNCIN GENERAL
Disear las artes finales y bocetos de publicidad y filatelia empleando para ello herramientas
de diseo grfico en computador.
a) Establecer estndares de medicin que permitan a las administraciones postales en el
mbito nacional, evaluar el mercado filatlico y adecuarlo de acuerdo a sus necesidades.
b) Proponer y desarrollar las actividades que permitan incrementar las ventas filatlicas.
c) Proponer normas y procedimientos que permitan mejorar el desarrollo filatlico.
d) Disear sellos postales (estampillas) mejorando a los estndares tcnicos grficos actuales
y realizando estudios de investigacin temtica filatlica.
e) Disear sobres de primer da de emisin.
f) Disear el matasello del primer da de emisin y conmemorativos.
g) Disear los boletines filatlicos.
h) Apoyar en las charlas filatlicas a los centros educativos del pas a solicitud del Jefe
inmediato.
i) Disear productos filatlicos. (lbumes, carpetas, etc.)
j) Disear y confeccionar lbumes protocolares.
k) Coordinar con las asociaciones filatlicas propuestas de motivos para la elaboracin de los
sellos postales.
l) Analizar la importancia de las efemrides, personajes histricos, lugares tursticos y otros
elementos posibles para ser incorporados al calendario anual de emisiones postales.
m) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo encargadas por el Jefe de departamento.

SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Filatelia
INFERIOR : Ninguna
EXTERNO: Proveedores filatlicos y dealers filatlicos
29/04/03
CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO
I. FUNCIN GENERAL
Apoyar al Jefe del departamento en el desarrollo de las actividades de su competencia.
II. FUNCIONES ESPECFICAS:
a) Recepcionar cheques o giros que envan los abonados filatlicos y remitir los mismos al
rea de Caja para su depsito respectivo.
b) Coordinar la atencin oportuna de los abonados filatlicos.
c) Recepcionar, elaborar y archivar documentos en general y atender la venta de productos
filatlicos.
d) Participar en la elaboracin de normas, directivas y procedimientos de procesos tcnicos
administrativos.
e) Formular el registro de informacin administrativa que contribuya a la administracin de
su rea de trabajo.
f) Coordinar las ceremonias de matasellos conmemorativos y de primer da de emisin.
g) Controlar el manejo de los sellos protocolares.
h) Apoyar a los abonados filatlicos en la atencin del servicio.
i) Confeccionar cuadros estadsticos, resmenes, formatos necesarios para las actividades
administrativas.
j) Efectuar la apertura las cuentas corrientes, mediante kardex, a cada abonado filatlico.
k) Efectuar el despacho de productos filatlicos de acuerdo a lo solicitado por cada abonado.
l) Coordinar las actividades de matasellado del primer da y conmemorativos.
m) Elaborar cartas, boletas de venta y estado de cuenta corriente para abonados.
n) Elaborar el informe mensual de ventas y depsitos al Departamento de Contabilidad.
o) Coordinar con las instituciones que solicitan sellos postales conmemorativos.
p) Elaborar el informe sobre saldos de productos filatlicos al rea de Caja (Bveda de
Valores) mensuales.
q) Coordinar con las instituciones lo referente al Canje publicitario.
r) Llevar el control de la venta filatlica de las administraciones que tengan ventanillas
filatlicas.
s) Atencin e informacin al pblico filatelista de las estampillas y nuevos productos
filatlicos.
t) Realizar los pedidos de los productos filatlicos (sellos postales, sobres del primer da,
lbumes y otros) a bveda.
u) Llenado del kardex de cada producto filatlico.
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v) Enviar los boletines filatlicos a las instituciones filatlicas.
w) Llevar el control de envo de fotolitos con las revistas con la que se realiza el canje
publicitario.
x) Confeccionar los lbumes protocolares para la venta.
y) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Filatelia
INFERIOR : Ninguna
EXTERNO: Proveedores filatlicos y dealers filatlicos
29/04/03
DEPARTAMENTO : MARKETING
CARGO : ANALISTA DE MARKETING
I. FUNCIN GENERAL
Analizar, planificar, ejecutar y controlar las acciones y programas destinados a realizar las
estrategias comerciales a fin de alcanzar los objetivos de venta de los servicios postales y
afines y la satisfaccin del cliente.
a) Disear, desarrollar, ejecutar y coordinar el plan y estrategias comerciales y de marketing
para los servicios postales y afines a corto, medio y largo plazo.
b) Proponer planes y programas de mercadeo a corto, mediano y largo plazo.
c) Realizar el control y seguimiento (cuantitativo y cualitativo) de las diferentes actividades
promocionales.
d) Segmentar y estratificar mercados por negocios y orientar a las diferentes unidades en el
proceso de comercializacin de los servicios.
e) Programar, presupuestar, proponer y ejecutar campaas promocionales de los servicios
postales.
f) Evaluar peridicamente el comportamiento del mercado en cada uno de los servicios
prestados por la Empresa para determinar problemas de saturacin.
g) Definir claramente los instrumentos de mercadeo y las tcticas a utilizar para alcanzar los
objetivos de cada servicio.
h) Disear estrategias para el lanzamiento y promocin de nuevos servicios.
i) Proponer la poltica de merchandising.
j) Coordinar con las administraciones postales la ejecucin de las campaas promocionales
as como la elaboracin de informes y recomendaciones para la Gerencia Comercial.
k) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
INFERIOR : Tcnico Administrativo
EXTERNO: Empresas proveedoras de servicios de marketing
29/04/03
DEPARTAMENTO : MARKETING
CARGO : TCNICO ADMINISTRATIVO
I. FUNCION GENERAL
Analizar, apoyar, desarrollar y supervisar la adecuada aplicacin de las actividades relacionadas
con el marketing de la Empresa.
a) Informar a la Sub Gerencia los asuntos relevantes sobre el comportamiento del mercado
postal como: actividades y tarifas de la competencia, ingreso de nuevos competidores
(directos e indirectos) y posibles clientes potenciales entre otros.
b) Proponer programas especficos de accin para cada servicio.
c) Crear y desarrollar las estrategias para las campaas promocionales.
d) Establecer los criterios de segmentacin para cada producto.
e) Elaborar informes y recomendaciones relativos a la ejecucin de campaas
promocionales.
f) Proyectar y programar los pedidos de merchandising a la Sub Gerencia de Logstica.
g) Determinar la cantidad de unidades de merchandising que se asignarn a las reas
pertinentes as como llevar el control de las mismas.
h) Ejecutar y hacer seguimiento de las campaas promocionales .
i) Apoyar las campaas publicitarias permanentes y peridicas con fines de ventas del
servicio postal.
j) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo encargadas por el responsable del departamento.
SUPERIOR: Analista de marketing
INFERIOR : Ninguna
EXTERNO: Empresas proveedoras de servicios de marketing
29/04/03
SUB GERENCIA : VENTAS
CARGO : SUB GERENTE DE VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las polticas y programas de venta de acuerdo
al mercado nacional e internacional de servicios postales.
II. FUNCIONES ESPECIFICAS
a) Administrar en forma directa lo relacionado a la participacin de la Empresa en
licitaciones, concursos pblicos y/o convocatorias que se oferten en el mercado de
mensajera.
b) Evaluar la captacin y desarrollo de las ventas de servicios postales y afines.
c) Realizar el planeamiento y control de ventas.
d) Disear las polticas y estrategias para la captacin de la correspondencia de empresas y
entidades pblicas y privadas.
e) Evaluar la gestin desarrollada, respecto del cumplimiento del plan y metas de ventas y el
grado de satisfaccin de los clientes.
f) Proponer polticas de ventas orientadas el servicio postal y lneas complementarias
estimadas de acuerdo a la investigacin del mercado.
g) Proponer medidas correctivas orientadas a la optimizacin del servicio postal en
coordinacin con Finanzas.
h) Participar en la elaboracin del Plan Operativo y Presupuesto anual de su Gerencia.
i) Elaborar proyectos de normativa de los departamentos de su competencia.
j) Comunicar a las reas operativas la suspensin del servicio a los clientes empresariales.
k) Coordinar con el Departamento de Tesorera la demora en los pagos de los clientes
empresariales.
l) Autorizar la prestacin del servicio a crdito a nivel nacional y descuentos en coordinacin
con la Sub Gerencia de Finanzas.
m) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente Comercial.
INFERIOR : Jefe Dpto. de Ventas
Jefe Dpto. de Planeamiento y Control de Ventas
Personal a su cargo
29/04/03
EXTERNO: Clientes
29/04/03
CARGO : SECRETARIA
I. FUNCIN GENERAL
Apoyar al Sub Gerente en todas las actividades propias del trabajo secretarial.
a) Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa a la Sub
Gerencia.
b) Tomar dictados, realizar trabajos mecanogrficos y redactar la correspondencia que se
solicite.
c) Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentacin recibida y emitida por
la Sub Gerencia, a fin de facilitar su rpida ubicacin.
d) Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de informacin
que le sean requeridas.
e) Preparar la agenda de actividades de la Sub Gerencia, estableciendo las coordinaciones
necesarias para su conocimiento y cumplimiento.
f) Atender a los directivos, empleados y personal externo que deseen concertar entrevistas
con el Sub Gerente.
g) Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza as lo requieran.
h) Proveer la correcta implementacin de tiles de oficina y materiales de limpieza
necesarios.
afines al cargo que le sean encargadas por el Sub Gerente.
SUPERIOR: Sub Gerente de Ventas
INFERIOR : Ninguna
Todas las reas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones.
29/04/03
DEPARTAMENTO : VENTAS
CARGO : JEFE DEL DPTO. DE VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Dirigir, planificar, organizar e implantar los programas de ventas de la Empresa .
a) Dirigir y evaluar las estrategias de ventas, los planes y programas orientados al desarrollo
de las polticas de ventas establecidas por la direccin de la Empresa y realizar ajustes de
acuerdo a la coyuntura empresarial y del mercado.
b) Coordinar con el rea operativa a seguir, en funcin a las especificaciones tcnicas en
licitaciones, concursos pblicos u otras convocatorias relacionadas a la venta del servicio
postal.
c) Disear y negociar los contratos de servicios postales.
d) Proponer al Sub Gerente y aplicar estrategias, planes y programas de venta de la Empresa,
asumiendo la responsabilidad de su cumplimiento.
e) Dar lineamientos a las administraciones postales para el desarrollo y control de todas sus
actividades relacionadas con las ventas de los servicios.
f) Desarrollar las relaciones internas con los clientes, detectando sus necesidades y
oportunidades de negocio, coordinando con el resto de la organizacin para prestar el
mejor servicio.
g) Realizar acciones comerciales encaminadas a promover las ventas, garantizando el
cumplimiento de los objetivos de ventas asignados.
h) Realizar prospeccin de mercado y negocio, evaluando la potencialidad y rentabilidad de
nuevos clientes.
i) Disear las polticas de ventas de sus productos segn la estrategia global comercial de la
empresa.
j) Elaborar las carteras de clientes y una estrategia real de desarrollo de sus competencias
vitales para el desarrollo de la empresa.
k) Supervisar el tratamiento que recibe el cliente por cualquier rea de la Empresa.
l) Administrar los concursos pblicos, licitaciones o cualquier convocatoria para la venta del
servicio postal en coordinacin con las reas internas.
m) Coordinar con la Sub Gerencia los informes de coyuntura, evaluaciones trimestrales,
formulacin del Plan Operativo del departamento, del Presupuesto desarrollo de los
estudios econmicos y proyectos de investigacin.
n) Atender los procesos de comercializacin, venta y postventa de servicios a los grandes
clientes.
o) Elaborar propuestas de acciones que conduzcan a la obtencin de una eficiente gestin
comercial.
p) Velar por la aplicacin de las polticas y procedimientos del sistema administrativo
aprobados.
29/04/03
q) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Sub Gerente.
SUPERIOR: Sub Gerente Ventas
INFERIOR : Supervisor de Ventas
Especialista en Ventas
Promotor de Ventas
Especialista Administrativo
Tcnico en Prefacturacin
Auxiliar Administrativo
EXTERNO: Clientes
29/04/03
CARGO : SUPERVISOR DE VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Dirigir, controlar y coordinar a cada uno de los promotores de venta, delegndoles funciones
de acuerdo a los objetivos del rea y verificar el cumplimiento de las clusulas de los
contratos suscritos con los clientes empresariales.
a) Mantener las coordinaciones necesarias con los clientes, asesorndoles en los servicios
que ofrece la Empresa.
b) Realizar y mantener actualizada una base de clientes con informacin comercial y
administrativa.
c) Atender reclamaciones de clientes empresariales respecto a plazos de entrega o procesos
administrativos.
d) Realizar la promocin, comercializacin, asesora, cotizacin y contratacin de los
servicios que brinda la Empresa.
e) Entender de manera integral las necesidades y problemtica que tengan y/o presenten los
clientes, coordinndose con otras reas de la empresa cuando esto sea necesario.
f) Efectuar la asignacin de clientes y programacin continua de las visitas que realicen los
promotores a stos, teniendo en cuenta el tipo de visitas y la carga laboral de los
promotores.
g) Controlar mediante la solicitud de reportes escritos la gestin de los promotores en cuanto
a nmero de visitas y resultados obtenidos.
h) Elaborar reportes al Sub Gerente Ventas con la periodicidad que este le indique, sobre los
resultados obtenidos como consecuencia de la gestin de ventas de los promotores.
i) Revisar las rdenes de atencin al cliente verificando que estn hechas de manera clara,
completa y oportuna alcanzndolas al Sub Gerente de Ventas, para su aprobacin.
j) Controlar que los pedidos tomados por los promotores estn siendo atendidos por la
Gerencia Postal a travs del rea responsable, de acuerdo a lo solicitado por el cliente.
k) Controlar lo relacionado con las clusulas de los contratos con clientes y a la facturacin y
cobranza solicitando informes a las reas responsables.
l) Coordinar con las gerencias de Administracin de Recursos y Postal la ejecucin de
cobranzas y penalidades.
m) Velar por la motivacin capacitacin del personal a su cargo, proponiendo las mejoras
necesarias proponiendo los procedimientos necesarios para mejora del trabajo.
n) Administrar el material promocional que se le encargue, controlando la disponibilidad de
ste en la calidad y cantidad suficiente.
o) Evaluar los factores cualitativos referentes al rendimiento de los vendedores.
p) Planificar y programar las ventas de los productos /servicios.
29/04/03
q) Proponer y cumplir el presupuesto de ventas y el plan de ventas.
r) Proponer y cumplir las polticas y estrategias de ventas.
s) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe del departamento.
SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Ventas
INFERIOR : Ninguna
INTERNO : Especialista en Ventas
Promotor de Ventas
Especialista Administrativo
Todas las reas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones
EXTERNO: Clientes
29/04/03
CARGO : ESPECIALISTA EN VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Proponer y elaborar la metodologa operativa a seguir, en funcin a las especificaciones
tcnicas en licitaciones, concursos pblicos u otras convocatorias relacionadas al servicio
postal.
a) Preparar la propuesta tcnica para los concursos, licitaciones, etc.
b) Atender las solicitudes pendientes de cotizaciones y servicios, realizando las labores
administrativas que se deriven de dichos procesos de acuerdo a las normas y polticas
comerciales.
c) Coordinar con las reas internas de la Empresa todos los requerimientos operativos y
administrativos para los concursos, licitaciones,.
d) Definir, calcular y evaluar los indicadores de calidad de la Sub Gerencia a la que pertenece
as como los indicadores estadsticos.
e) Coordinar con las dems reas de la Empresa con respecto a la documentacin a presentar
en los diferentes procesos de seleccin.
f) Organizar y administrar la documentacin referente a los procesos de seleccin en marcha:
bases, consultas, pliego de absolucin de consultas, copia de la propuesta tcnica,
informes de otros departamentos.
g) Mantener debidamente clasificados todos los archivos que por los concursos se generen.
h) Elaborar cuadros mensuales del comportamiento de los concursos.
afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de departamento.
INFERIOR : Ninguna
EXTERNO: Clientes
29/04/03
CARGO : PROMOTOR DE VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Ofrecer en el mercado los servicios de la Empresa, con las mejores condiciones de precio y de
cobranzas de acuerdo a las normas, directivas y procedimientos que se le indique.
a) Preparar y programar la visita a los clientes y prospectos, verificando previamente el
material informativo y de promocin necesarias, elaborando los argumentos de venta
adecuados a cada cliente.
b) Visitar a los prospectos que se le asignen, analizando las necesidades de stos y dando a
conocer todos los aspectos sobre la Empresa y los servicios que sta ofrece, con el fin de
incluirlos en la cartera de clientes de SERPOST S.A.
c) Efectuar visitas peridicamente a los clientes activos, con el fin de mantenerlos bien
atendidos absolviendo consultas, vigencia de contratos y requerimientos de nuevos
servicios, logrando la satisfaccin de estos.
d) Elaborar y alcanzar semanalmente al responsable de ventas un informe de las actividades
realizadas, as como todo lo relacionado al mercado postal, tarifas de la competencia,
ingreso de nuevos competidores (directos o indirectos) y posibles clientes potenciales,
otros aspectos que le sean solicitados.
e) Negociar los contratos, dentro de los mrgenes prefijados, condiciones de venta, formas de
pago, plazos, descuentos y seguimientos de su realizacin, etc.
f) Preparar las cotizaciones negociadas con los posibles clientes.
g) Verificar el cumplimiento de las clusulas que involucren actividades operativas de los
contratos de los servicios a favor de SERPOST S.A.
h) Efectuar coordinaciones con los clientes empresariales a fin de brindar solucin a los
reclamos relacionados con los procedimientos operativos, tiempos de entrega y otros.
i) Elaborar las rdenes de atencin al cliente, en forma completa y oportuna, entregndosela
al Jefe de Ventas para su visto bueno y trmite respectivo.
j) Coordinar con las reas vinculadas la atencin oportuna en los servicios ofrecidos a los
clientes, tales como: cantidades, recojo de correspondencia, retorno de cargos, facturacin
y cobranza de acuerdo al plazo establecido.
INFERIOR : Ninguno
29/04/03
INTERNO : Supervisor de Ventas
Todas las reas de la Empresa en cumplimiento de sus funciones
EXTERNO: Clientes
29/04/03
CARGO : ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO
I. FUNCIN GENERAL
Apoyar en las actividades del departamento relativas a la preparacin de las cotizaciones e
informes de los servicios ofrecidos a los clientes.
a) Apoyar en la preparacin de las cotizaciones solicitadas por los posibles clientes.
b) Apoyar al Jefe de Ventas en las gestiones administrativas.
c) Elaborar el cuadro de necesidades de bienes y servicios del Departamento.
d) Apoyar al Jefe del Departamento en la elaboracin del Plan Operativo de acuerdo a los
lineamientos de la Empresa.
e) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
INFERIOR : Ninguno
Supervisor de Ventas.
29/04/03
DEPARTAMENTO : VENTAS PREFACTURACIN
CARGO : TCNICO EN PREFACTURACIN
I. FUNCIN GENERAL
Ejecutar actividades relacionadas a la prefacturacin de los diferente servicios otorgados a
cada cliente, elaborando la respectiva Hoja de Liquidacin.
a) Coordinar con el Departamento de Contabilidad sobre la facturacin a los grandes
clientes.
b) Coordinar con el rea de Control de Cargos para la elaboracin de reportes a la
dependencia de Prefacturacin.
c) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
SUPERIOR: Jefe del Dpto. Ventas
INFERIOR : Ninguna
29/04/03
DEPARTAMENTO : VENTAS PREFACTURACIN
CARGO : AUXILIAR ADMINISTRATIVO
I. FUNCIN GENERAL
Recepcionar, clasificar y ordenar la documentacin procedente de las Administraciones
Postales a nivel nacional.
a) Efectuar la elaboracin de consolidados de Guas de Admisin por los envos admitidos en
las Administraciones Postales de Lima y provincias de los grandes clientes.
b) Efectuar la elaboracin de consolidados de Guas de Admisin del servicio internacional
(EMS) de grandes clientes.
c) Realizar informes sobre incidencias.
d) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de departamento
INFERIOR : Ninguna
29/04/03
DEPARTAMENTO : PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS
CARGO : JEFE DEL DPTO. DE PLANEAMIENTO Y CONTROL
DE VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Planear, apoyar, proponer y ejecutar las polticas, normas y procedimientos en funcin al
departamento con la finalidad de establecer un buen control de las ventas.
a) Realizar el seguimiento de las estadsticas de venta y las campaas promocionales.
b) Realizar estudios y anlisis de ventas por reas geogrficas, ventas por promotor, y
descuentos, etc.
c) Establecer los indicadores de la gestin comercial.
d) Analizar los informacin de ingresos y trfico postal de las diferentes administraciones
postales.
e) Elaborar cuadros estadsticos que permitan optimizar la toma de decisiones.
f) Participar en la elaboracin del Plan Operativo de la Sub Gerencia.
g) Elaborar y presentar mensualmente informes de la gestin de ventas.
h) Realizar el planeamiento y control de post venta del servicio postal.
i) Verificar el control y seguimiento de las cotizaciones de los diferentes clientes
empresariales para garantizar el fiel cumplimiento de los contratos suscritos.
j) Coordinar el control de la emisin y vencimiento de Cartas Fianzas emitidas a los clientes
empresariales para garantizar el fiel cumplimiento de los contratos suscritos.
k) Elaborar proyectos de normatividad para la Sub Gerencia.
l) Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, as como realizar otras funciones
SUPERIOR: Sub Gerente de Ventas
INFERIOR : Ninguno
EXTERNO: Clientes
29/04/03
DEPARTAMENTO : PLANEAMIENTO Y CONTROL DE VENTAS
CARGO : TCNICO EN CONTROL DE VENTAS
I. FUNCIN GENERAL
Apoyar, evaluar y controlar las estadsticas de venta, proponiendo mejoras para el desarrollo
de las mismas.
a) Coordinar y llevar el control de la suspensin, reanudacin y bajas de los servicios de los
clientes empresariales de la Sub Gerencia.
b) Elaborar e informar las actividades relevantes de la Sub Gerencia en forma mensual,
trimestral y semestral.
c) Realizar el anlisis y control estadstico de las ventas por servicios y centro de
responsabilidad.
d) Analizar las estadsticas de las ventas del servicio postal detectando problemas de calidad
y seguridad de los envos. (factores internos y externos)
e) Tramitar, verificar, efectuar, controlar y coordinar el seguimiento a los convenios de pago,
suspensin, reanudacin y bajas de los servicios.
f) Verificar el cumplimiento de las metas de venta de las administraciones postales a nivel
nacional.
g) Evaluar los indicadores de gestin en forma trimestral y semestral.
h) Llevar el control de la situacin contractual de los clientes de la Sub Gerencia, para su
renovacin en coordinacin con el Departamento de Ventas.
i) Llevar el control estadstico de las cotizaciones emitidas a los diferentes clientes.
j) Proponer mejoras en las normas internas operativas referentes al planeamiento y control de
ventas.
SUPERIOR: Jefe del Dpto. de Planeamiento y Control de Ventas
INFERIOR : Ninguno
EXTERNO: Clientes

Comercial

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES 155

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