MANUAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL EN LOS PDVS

1. Creacin de Clientes.
Responsable: Asesor de ventas.
1.1 Verificar que la informacin registrada sea confiable y completa de acuerdo a lo
requerido por SAP.
1.2 Asegurarse de contar con toda la documentacin legal de respaldo de acuerdo al
tipo de cliente y a las regulaciones tributarias de cada pas.

2. Cotizacin.
Responsable: Asesor de Ventas.
2.1 Registrar adecuadamente la informacin relacionada a precios, materiales y
descuentos.

3. Pedido.
Responsable: Asesor de Ventas y Gerente de PDV.
3.1 Depurar a diario aquellos pedidos los cuales no fueron facturados.

4. Entrega.
Responsable: Asesor de Ventas y Gerente de PDV.
4.1 Depurar a diario aquellos movimientos los cuales no fueron facturados.

5. Facturacin.
Responsable: Cajero Administrador.
5.1 En todos los Documentos Legales el Gerente del PDV deber colocar su firma.
5.2 EL cajero debe exigir firma, No. DUI y NIT del cliente cuando la factura de
consumidor final exceda los $.200.00 o que un Comprobante de crdito fiscal
exceda los $. 11,428.57 caso Galvanissa.

6. Procesamiento de devoluciones.
Responsable: Gerente de PDV y Bodeguero.
6.1 Verificar que el producto se encuentre en las condiciones segn fue despachado.
6.2 Validar que se ejecute adecuadamente el ingreso al stock de inventario.
6.3 Que la operacin est debidamente autorizada.
6.4 En caso de haber devolucin de efectivo, que se elabore un memorndum con toda
la informacin necesaria del cliente dirigido al Departamento de Contabilidad.
6.5 En caso de efectuarse una anulacin el mismo da de la operacin deber
asegurarse de dejar el juego completo de la factura.
6.6 Toda factura anulada debe llevar el sello de ANULADO en cada una de sus copias.

7. Descuentos/Cambios de precios.
Responsables: Cajero Administrador.
7.1 Revisar que las polticas de descuento se estn aplicando adecuadamente de
conformidad a los niveles autorizados en SAP.

8. Cobro.
Responsables: Cajero Administrador.
8.1 Queda terminantemente prohibido la recepcin de anticipos en documentos
diferentes al Recibo de caja.
8.2 Se deben ingresar ntegramente los anticipos y liquidaciones de OP al sistema.
8.3 Aceptacin de Billetes
8.3.1 Los cajeros estn en la obligacin de hacer uso de los implementos para la
revisin de los billetes y que como mnimo deben tener una mquina
detectora de billetes falsos y/o plumn. Si por algn motivo, alguno de estos
implementos no funciona, el gerente debe informar inmediatamente al
supervisor para buscarle solucin a este problema lo ms pronto posible.
8.3.2 S despus de haber realizado el procedimiento de revisin de billetes y se
detectara que alguno es falso, se deber rechazar inmediatamente al cliente.
8.3.3 En el caso de GALVANISSA DE C.V. se debe colocar el sellito pequeo con las
iniciales del PDV a cada billete para indicar a donde se recibi la moneda.
8.4 Aceptacin de Cheques
8.4.1 Verificar que est bien redactado, que haya sido librado a favor de la
empresa correcta: GALVANIS, S.A. DE C.V., GALVANISSA DE C.V.,
GALVANIZADORA INDUSTRIAL SALVADOREA, S.A. DE C.V. FERROMX S.A.,
adems debe asegurarse que la cantidad escrita en nmeros coincida con la
cantidad escrita en letras.
8.4.2 No recibir cheques girados a nombre de terceros.
8.4.3 Si el cheque fue hecho correctamente, el cajero procede a reservar los
fondos va telefnica con el banco correspondiente. Acto seguido, si no hay
ningn problema, el cajero debe solicitar al cliente su nmero telefnico y
anotarlo en el cheque junto con el nmero de reserva de fondos y nmero de
documento de identidad.