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Identify the process for creating a project charter. Project title - the proper name used to identify this project. Project ID - the working name or acronym that will be used for the project. Executive summary - provide a brief overview of this project. Business Need / Problem - State in specific terms the issue or opportunity this project will address.
Identify the process for creating a project charter. Project title - the proper name used to identify this project. Project ID - the working name or acronym that will be used for the project. Executive summary - provide a brief overview of this project. Business Need / Problem - State in specific terms the issue or opportunity this project will address.
Identify the process for creating a project charter. Project title - the proper name used to identify this project. Project ID - the working name or acronym that will be used for the project. Executive summary - provide a brief overview of this project. Business Need / Problem - State in specific terms the issue or opportunity this project will address.
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Project Charter Applicable Processes/Procedures: Identify the process for creating a project charter 1. General Information: Project Title The proper name used to identify this project; Project ID The working name or acronym that will be used for the project; Sponsoring Organization The organization sponsoring this project; Sponsor Representative The name of the person representing the Sponsoring Organization; Prepared by The person(s) preparing this document; Version Version of this document. Project Title: Gestin de Citas y de personal mdico para consultorio Odontolgico Project I D: 0001 Sponsoring Organization: Consultorio Luis Carlos Sponsor Representative: Luis Carlos Daz Rebaza Prepared by: Santillan Chuquiruna Milagros Version: 0.1
2. Project Stakeholders: List all applicable project stakeholders. Position Title/Name/Organization Phone E-mail Sponsor Representative Luis Carlos Daz Rebaza 988003450 luiscdiaz@hotmail.com Project Manager Santillan Chuquiruna Milagros 987456321 Msantillanc1@upao.edu. pe Customer / User Representative(s) Luis Carlos Daz Rebaza 988003450 luiscdiaz@hotmail.com
3. Executive Summary Provide a brief overview of this project.
El presente proyecto contempla tres procesos importantes dentro de un consultorio odontolgico, los cuales son: Admisin de personal medico, gestion de pacientes y gestion de citas. Al final del proyecto se espera que el consultorio atienda a sus pacientes de una manera ms rpida y ordenada. Y contar con un control del personal medico.
4. Project Purpose Explain the reason(s) for doing this project.
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Page 2 of 9 Template Version: 1 4.1. Business Need / Problem The Business Need / Problem is an issue or opportunity pertaining to the business which needs to be resolved / acted upon. State in specific terms the issue or opportunity this project will address. Often, the Business Need / Problem is a critical business issue or initiative in the Sponsoring Organizations Strategic Plan. Actualmente se producen los siguientes problemas: no se cuenta con la adecuada administracin del personal mdico, como horarios, salario, currculos; perdida de informacin de los pacientes, demora en la programacin de citas, deficiencia en la obtencin de reportes. 4.2. Business Objectives Define the specific Business Objectives of the project that correlate to the strategic initiatives or issues identified in the Sponsoring Organizations Strategic Plan. Every Business Objective must relate to at least one strategic initiative or issue and every initiative or issue cited must relate to at least one project business objective. Strategic Plan Element Project Business Objectives Atender a ms pacientes por da Automatizar la gestin de citas Identificacin del personal mdico con el centro de trabajo Controlar personal medico Fidelizar a los pacientes Automatizar gestion de pacientes
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Page 3 of 9 Template Version: 1 5. Project Overview 5.1. Project Description Describe the project focus, approach, customer(s), and the boundary limits of the project. El motivo de este proyecto consiste en analizar, desarrollar, probar e implantar un software de escritorio que ayudara a llevar una buena administracin de la informacin de los pacientes, es decir desde el momento que llega un nuevo paciente, de quien se debe obtener sus datos bsicos como: nombre, tipo de persona (natural o jurdica), direccin, edad, telfono, sexo y ocupacin, as como datos mdicos bsicos como tipo de sangre, alergias, enfermedades hereditarias para de esta manera poder abrir su historia clnica y evitar daos futuros al paciente ; al igual que la informacin de todas sus consultas, de las cuales se recopilara la siguiente informacin: diagnostico (revisin detallada de la boca), odontograma (grafica de todos los dientes en los cuales se podr editar la informacin de cada diente), pronostico(la secuencia de citas a futuro, es decir, en cada cita se avanzara con una parte del problema diagnosticado) y tratamiento(lista de servicios que se le brindara al paciente como: curaciones, extracciones, endodoncias, profilaxis, prtesis, puentes, coronas, blanqueamiento dental, radiografas dentales, etc.); Por otra parte, dentro de la gestin de citas se debe buscar al paciente dentro de la base de datos, una vez que se ha seleccionado, se procede a buscar el turno deseado por el paciente, dentro de ese turno el paciente debe escoger un horario dentro de los que se encuentran disponibles, y si hay diferentes doctores disponibles a esa hora, podr seleccionar segn su preferencia. En cuanto a gestin del personal, abarcara desde la postulacin, es decir la evaluacin de curriculums, la seleccin del personal capacitado segn los requerimientos, y la asignacin de su salario de acuerdo a cargo de desempeo y su horario de trabajo(se asignara los das y horas que cumplir su funcin) .
Los usuarios son personas con diferentes niveles de estudio, la secretaria ser quien maneje el rea de gestin de citas, desde la recepcin de paciente, consultas de pacientes, doctores, horarios; registro de informacin bsica de pacientes; el doctor realizara la parte de la consulta mdica, en la cual actualizara la historia clnica, podr modificarla de acuerdo a la fecha de la consulta, consultar reportes y verificar su perfil; en la parte de gestin de personal, el administrador evaluara al personal postulante y lo registrara en la base de datos, as como realizara la asignacin de salario y horarios de trabajo.
5.2. Scope The Project Scope addresses the who, what, where, when, and why of a project. El usuario (Secretaria) podr manejar la parte de registro de pacientes que llegan por primera vez al consultorio para tener la informacin digital y posteriormente hacer consultas y actualizacin de su informacin; .tambin manejara la asignacin de citas de acuerdo a horarios y disponibilidad mdica en el consultorio, automatizando el proceso que actualmente se hace manual. El usuario (administrador) manejara la parte de gestin del personal del consultorio para automatizar el proceso de planillas. Y el tercer usuario (medico) actualizara la informacin de la consulta (mantenimiento de diagnstico, pronstico, tratamiento). Finalmente todos los usuarios podrn realizar reportes de acuerdo a las reas que manejan. Developed By and For the Use of the PMI Baltimore Chapter
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5.3. Assumptions Assumptions are statements taken for granted or accepted as true without proof. Assumptions are made in the absence of fact. List and describe the assumptions made in the decision to charter this project. 1. El Cliente brindara toda la informacin necesaria para realizar el proyecto 2. El cliente debe hacerse responsable si no cumple con las horas pactadas de reuniones 3. El CLIENTE deber sustituir todo el hardware que est obsoleto o averiado a juicio del GRUPO. El GRUPO si el CLIENTE estuviese interesado puede facilitar el hardware a sustituir en rgimen de arrendamiento o de compra. Si el CLIENTE adquiere por su cuenta el hardware a sustituir, deber adquirirlo del nivel que exija el GRUPO. 4. El cliente debe contar con software necesario para la aplicacin del software con su respectiva licencia. El GRUPO si el CLIENTE estuviese interesado puede facilitar el software a sustituir. Si el CLIENTE adquiere por su cuenta el software, deber adquirirlo del nivel que exija el GRUPO. 5. El cliente comunicar al GRUPO si se origina alguna avera, a travs de llamada telefnica, envo de fax o de correo electrnico. 6. El cliente debe contar con un equipo tcnico para la respectiva instalacin de red que se necesite para la instalacin del sistema (software). 7. MODIFICACIN Las Partes podrn modificar el contrato de mutuo acuerdo y por escrito. 8. RESOLUCIN Las Partes podrn resolver el Contrato, con derecho a la indemnizacin de daos y perjuicios causados, en caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas en el mismo. 5.4. Constraints Constraints are boundary conditions that the project must stay within. List and describe the constraints applicable to this project. 1. ALCANCE Automatizar la gestin del personal(desde la evaluacin hasta la asignacin de horarios de trabajo y sueldo), automatizar la gestin de citas (asignacin de hora y fecha y medico) y registro de pacientes (informacin personal, mantenimiento, Historia clnica) 2. TIEMPO El plazo de duracin del presente Contrato es de (3 meses) a partir da 16/ 04/2014. 3. COSTO El proyecto tendr un costo de 50 000 nuevos soles
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Page 5 of 9 Template Version: 1 6. Project Requirements / Deliverables The Project Requirements / Deliverables define what the project must accomplish, including the customer/ user requirements and products / services to be provided by the project. Project Charter y cronograma Modelado Del Negocio Modelo De Requerimientos Modelo Del Anlisis Y Diseo Modelo De Implementacin Y Prueba Implantacin Informe Final
7. Project Management Milestones and Deliverables 8. Provide a list of Project Management Milestones and Deliverables. This list of deliverables is not the same as the products and services provided by the project, but is specific to the management of the project. An example of a Project Management Milestone is the Project Plan Completed.
9. Costs / Budget Identify the initial funding required by the project and/or committed to this project by the project sponsor. Additional funding may be requested / committed upon completion of the detailed project plan. Purpose Amount Source Transporte S/. 500.00 Luis Daz Rebaza Hardware S/. 10000.00 Luis Daz Rebaza Software s/5000.00 Luis Diaz Rebaza Servicios(Luz , Agua) s/. 5000.00 Luis Daz Rebaza Recursos humanos s/. 29000.00 Luis Daz Rebaza documentacin s/ 500.00 Luis Daz Rebaza Milestone / Deliverable Estimated Date Responsible I ndividual Hito1: Project Charter Y Cronograma 21/04/2014 Santillan Chuquiruna Milagros Hito2: Modelado Del Negocio 05/05/2014 Obregon Alayo Tatiana Hito3: Modelo De Requerimientos 19/05/2014 Medina Castaeda Alexis Hito4: Modelo Del Anlisis Y Diseo 02/06/2014 Lozada Quilcat, Stefhanie Hito5: Modelo De Implementacin Y Prueba 16/06/2014 Ugas Montoya, Candy Hito 6: Implantacin 23/06/2014 Santillan Chuquiruna Milagros Hito 7: Informe Final 30/06/2014 Santillan Chuquiruna Milagros
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10. Personnel & Other Resources Identify the personnel and other resources required by the project and/or committed to this project by the project sponsor. Additional resources may be committed upon completion of the detailed project plan. Resources Description Project Team Santillan Chuquiruna Milagros, Medina Castaeda Alexis,Obregon Alayo Tatiana, Lozada Quilcat Stefhanie, Ugas Montoya Candy. Support Grafcom Facilities El Sponsor est de acuerdo con el desarrollo del proyecto Equipment Hardware (IBM, HP) Software Tools Microsoft Project, IBM Rational Software Architect, Visual Studio 2010, SQLServer 2012 Other
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Page 7 of 9 Template Version: 1 11. Project Risks Risks are statements of issues or problems that have the potential to arise but have not yet occurred. List and describe the initial risks for this project.
Tipo de riesgo Riesgos Posibles Probabi- lidad Impacto Ponderado Tecnolgicos Los usuarios no dominan informatica 60% 3 1.8 Peronas Falta de tiempo y coordinacion de horarios 50% 4 2 Procesos Gestionar Personal medico Gestionar Pacientes Gestionar Citas
30% 30% 30%
3 3 3
0.9 0.9 0.9 Producto Falta de actualizaciones 40% 3 1.2
Tabla de Probabilidad de los riesgos Probabilidades Rango(%) Muy Baja [ 00.00 29.99] Baja [ 30.00 49.99] Moderada [ 50.00 69.99] Alta [ 70.00 89.99] Muy Alta [ 90.00 100.00]
Tabla de Impacto de los Riesgos Valor Ponderacin 1 Muy Leve 2 Leve 3 Moderado 4 De Consideracin 5 Catastrfico
Atenuadores para manejar los riesgos
Monitorear riesgos (responsabilidad de gerencia de proyecto)
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Page 8 of 9 Template Version: 1 12. Project Organization 12.1. Project Organization Chart Provide a graphic depiction of the projects organizational structure. The projects hierarchal diagram begins with the project sponsor and includes all project stakeholders.
12.2. Roles & Responsibilities Describe the Roles and Responsibilities of all project stakeholders identified for this project. Stakeholder Title Name Roles & Responsibilities Sponsor Daz Rebaza Luis Carlos Auspicia el proyecto Jefe de proyecto Santillan Chuquiruna Milagros Encargada de la gestin del proyecto Analista Lozada Quilcat, Stefhanie Anlisis de requerimientos Diseador Ugas Montoya, Candy Anlisis de diseo. Implementacin y pruebas Obregon Alayo Tatiana, Encaradas del desarrollo y las pruebas implantacion Medina Castaeda Alexis Encargado de hacer la instalacion del software
SPONSOR Diaz Rebaza ANALISTA Lozada Quilcat DISEADOR Ugas Montoya PROGRAMADOR Y PRUEBAS Medina Castaeda IMPLANTACION Obregon Alayo JEFE DE PROYECTO Santillan Chuquiruna Developed By and For the Use of the PMI Baltimore Chapter
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13. Approval Signatures The Signatures of the people below document acceptance and approval of the formal Project Charter. The Sponsor Representative must have the authority to commit the organizations resources to the project. The Project Manager is empowered by this charter to proceed with the project as outlined in the charter. Position/Title Signature/Printed Name/Title Date Sponsor Representative