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Elementos de la Conciliacin Bancaria

Los elementos que forman parte de una Conciliacin Bancaria son los
siguientes:

Depsitos: Estn constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente
por concepto de las ventas al contado, los cobros.

Cheques girados: Son los cheques emitidos por la empresa por concepto de las
compras efectuadas al contado, los pagos a terceros y los abonos.

Cheque certificado: Cheque cuyo pago al beneficiario es garantizado por el
banco, por medio de un endoso o garanta real. Supone una obligacin de pago
para el banco, hacindose inmediatamente el cargo al cuenta habiente (cliente).
Para los efectos de la conciliacin se considera un cheque pagado

Nota de crdito: Se llama as al documento que enva el banco a sus cuentas
habientes (clientes) para aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones
como intereses ganados, cobros de documentos (Documentos por Cobrar), cobros
de facturas (Cuentas por Cobrar), remesas de tarjetas dbito y/o crdito,
diferencias en depsitos (Sobrante en Depsitos Nocturnos), prstamos
solicitados, y otros conceptos.

Notas de dbito: Documento que enva el banco a sus cuenta habientes (clientes)
por concepto de disminucin del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales
como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos
bancarios, diferencias en depsitos (Faltante en Depsitos Nocturnos), cargos por
tarjeta dbito y/o crdito, carta de crdito (Documentos por Pagar), pagos de
obligaciones, y otros conceptos.

Carta de crdito: Instrumento financiero emitido por un banco a peticin de un
proveedor, en el que el banco garantiza cancelar a un beneficiario, previa
presentacin de los documentos especificados en la carta de crdito. Se usa
generalmente en las importaciones de bienes.

Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de
haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliacin, el mismo
no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer Abonado
en los libros de la empresa y no estar Cargado en el estado de cuenta bancario
hasta que sea cobrado.

Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general se envan al
final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados
en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por
concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre
otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto
de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros,
que por no haberse recibido la informacin respectiva del mismo no se ha
registrado en los libros de la empresa.

Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos que se realizaron pero
que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se registran con un
monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se registran con un
monto por encima o por debajo del monto de emitido.


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Conciilliiaciin Bancariia y Controll de Tesorera..
Conc ac n Bancar a y Contro de Tesorer a
Ulllttiima Actttuallliizaciiin:: 26--04--03
U tim a Ac u a izzac n: 26-0 4-0 3
U ma Ac ua ac n 26 04 03

Notas sobre conciliacin bancaria control de tesorera.

Indice
1.- Introduccin. ............................................................................................................. 1
2.- Origen de las diferencias bancarias...................................................................... 1
3.- Errores frecuentes de conciliacin ........................................................................ 2
4.- Elementos necesarios y pasos a seguir en la conciliacin bancaria............... 2
5.- Registro de las diferencias. .................................................................................... 3
6.- Requisitos que se deben exigir a un software o modulo de conciliacin
bancaria........................................................................................................................... 3
6.1.- Requisitos previos. ........................................................................................... 3
6.2.- Requisitos o funcionalidades exigibles a las aplicaciones informticas de
conciliacin bancaria. ................................................................................................ 4
6.3.- Control de tesorera y gestin bancaria. ....................................................... 5

1.- Introduccin.
La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el
extractobancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.
La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las
constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un
bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses entre la empresa y el
banco.
La conciliacin bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

2.- Origen de las diferencias bancarias.
Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas
operaciones por falta de informacin.
Uno de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero.
Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recin
lo har cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se
conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.
Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. sta los registra en
seguida en el libro banco, pero la acreditacin por parte del banco no es inmediata, ya
que estos cheques entran en el canje interno (depsitos de cheques contra el mismo
banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cmaras compensadoras
(cheques de otros bancos). Esta diferencia se denomina depsitos en trnsito o depsitos
no acreditados.
Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias son emitidas por el banco
y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco efecta en la cuenta
corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:
Porno haber recibido la nota de dbito o crdito.
La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz.

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Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo
en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el
caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de
cheques, comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que
graben estos servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se
deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son diferencias
reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es
suyo.

3.- Errores frecuentes de conciliacin
Los errores ms frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:


registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un importe
distinto al correcto.
omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior.
Errores al calcular los saldos del libro banco.
Cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar
un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.
El banco puede cometer los mismos errores.
En resumen:
cheques pendientes
Por falta de informacin depsitos en trnsito
DIFERENCIAS
dbitos o crditos no contabilizados
de la empresa
Errores u omisiones
del banco

4.- Elementos necesarios y pasos a seguir en la
conciliacin bancaria.
Elementos necesarios:
Extracto bancario
Libro banco
Conciliacindel perodo anterior
Pasos:
Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los
dbitos del extracto sern los crditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se
hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando
coinciden.
Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias.
Luego se determina qu clase de diferencias son (cheques pendientes, depsitos
no acreditados, notas de dbito o crdito no contabilizados, errores u omisiones).
Se realiza la conciliacin propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del
trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las
diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliacin es
indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo del libro
banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto
bancario.

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CONCILIACIN BANCARIA AL: / /

BANCO...................
Saldo segn libro banco
ms:
cheques pendientes
notas de crdito no contabilizadas por la empresa
errores u omisiones de la empresa que disminuyeron el saldo
errores u omisiones del banco que han incrementado el saldo
otros
menos:
depsitos no acreditados
dbitos no contabilizados
errores u omisiones de la empresa que incrementen el saldo
errores u omisiones del banco que disminuyen el saldo
otros
SUBTOTAL
SALDO SEGN RESUMEN DE CUENTA DEL BANCO

Si el SUBTOTAL coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliacin ha
terminado. Si el SUBTOTAL no coincide an existendiferencias, y corresponde revisar
todo el procedimiento.
Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las
diferencias.
Si se realiza la conciliacin bancaria partiendo del saldo en el extracto bancario, los
conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman.

5.- Registro de las diferencias.
Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan (diferencias
temporales), NO es necesario realizar ningn registro. Ejemplos de estas diferencias
son: cheques pendientes, depsitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos
con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda.
Ejemplos de estas diferencias son: notas de dbito o crdito no contabilizadas, errores u
omisiones de la empresa.

6.- Requisitos que se deben exigir a un software o
modulo de conciliacin bancaria.
(Extraido y adaptado de http://www.tesoreria.com/notic_artic/2_software/pr1_03.htm )

6.1.- Requisitos previos.
Recordemos que este tipo de software o mdulo asociado a una aplicacin ms
generalista tiene como objetivo Conciliar los extractos bancarios con los apuntes
contables registrados por la empresa, de una manera rpida, sencilla y con total
seguridad.

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Una primera cuestin a tener en cuenta es que nuestra aplicacin financiera contable
debe ser capaz de o seria recomendable que contara con la posibilidad de extraer en un
fichero tipo
Es aconsejable que la empresa debe ser capaz de extraer de su aplicacin de
contabilidad un ASCII con informacin estructuradasobre los movimientos contables,
conteniendo stos determidados campos mnimos imprescindibles para conciliar
(importe, fecha, signo, cdigo de cuenta). En la imagen inferior se muestra la estructura
de un fichero contable tipo.

Ilustracin 1

Por otro lado nuestra entidad financiera nos debe facilitar el acceso a los extractos
bancarios de todas las cuentas a conciliar en formato normalizado (norma 43). La
recepcin de ste tipo de ficheros se suele efectuar a travs de las bancas por internet
proporcionadas por las entidades bancarias o mediante aplicaciones de comunicaciones
con bancos que automatizan ste proceso.

6.2.- Requisitos o funcionalidades exigibles a las aplicaciones
informticas de conciliacin bancaria.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente el programa o mdulo debe adaptarse a la
estructura del fichero contable proporcionado por la empresa.

Ilustracin 2

Por otro lado debe contener una funcin para el tratamiento tratamiento de rechazados
en la integracin del fichero cotable.

Ilustracin 3

La opcin de conciliacin automatica de movimientos es de vital importancia es este
tipo de aplicaciones, conjuntamente con la presentacin de movimientos preconciliados

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Ilustracin 4

Ilustracin 5

Esta opcin anterior se combina con la posibilidad de conciliacin manual de los
movimientos.

En este caso de conciliacin manual es especialmente relevante la presentacin de
multiples opciones para presentar la informacin en esta conciliacin manual as como
de diversos criterios de conciliacin adems del criterio importe quesiempre es exigible
(nmero de cheque, texto, referencia, etc.)

6.3.- Control de tesorera y gestin bancaria.
Este mdulo u opcin va ms all que la simple conciliacin bancaria, normalmente este
tipo de opciones estan asociadas a aplicaciones especificas de control de tesoreria y en
concreto de control de extracto bancario.
Estas aplicaciones son la puerta de entrada para los extractos y movimientos recibidos
de las entidades financieras. El carcter multibancario de la aplicacin debe permitir
integrar ficheros normalizados recibidos de todas las entidades financieras con las que
trabaje la empresa.
Por tanto el objetivo bsico de este tipo de aplicaciones de control y gestin bancaria se
puede resumir en los siguientes puntos:
Gestionar la informacin suministrada por los bancos en sus extractos.
Control de movimientos, saldos e intereses de sus cuentas bancarias.
Disponer de un histrico de extractos bancarios en el que se puedan efectuar
rpidas consultas mediante filtros.

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Igual que en el caso anteriormente expuesto de conciliacin bancaria es necesario o es
un requisito el poder contar con un acceso a los extractos bancarios de todas las cuentas
a gesionar, en formato normalizado (norma 43). La recepcin de ste tipo de ficheros se
suele efectuar a travs de las bancas por internet proporcionadas por las entidades
bancarias o mediante aplicaciones de comunicaciones con bancos que automatizan ste
proceso (EDItran).
Las funcionalidades de este tipo de aplicacin estan orientadas a :
1. Integrar y almacenar los extractos bancarios recibidosmediante formatos
normalizados (N.43, swift, etc.)

..........
Ilustracin 6

2. Controles de seguridad. La aplicacin debe comprobar que los ficheros a
integrar son los que correspoden, verificando saldos iniciales y finales,
coherencia de la informacin interna del fichero, etc. En el caso de que los
ficheros sean rechazados se informar sobre cual es el motivo de rechazo para su
posterior correccin.

Ilustracin 7

3. Los ficheros de los extractos bancarios (norma 43) deben poderse generar
manualmente en la aplicacin a partir de la informacin suministrada va fax o
internet. Excepcionalmente resulta muy til esta opcin cuando existen
problemas reiterados en la recepcin de un fichero bancario por el mtodo
tradicional.

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Ilustracin 8

4. Consulta de extractos bancarios hasta el ms mnimo detalle de cada uno de los
movimientos que lo componen.

Ilustracin 9

5. Consulta de saldos en fecha operacin y en fecha valor por cuenta o
consolidados, por bancos o empresas.

Ilustracin 10

6. Opcin de bsqueda rpida de movimientos entre todas las cuentas.

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Ilustracin 11

7. Estadsticas de reparto del negocio bancario por importe o nmero, con
visualizacin grfica o numrica.

Ilustracin 12

8. Posicin diaria de tesorera por fecha valor y operacin. Diferentes estados de
agrupacin: empresas, bancos, divisas y cuentas.

9. Liquidacin de intereses de las cuentas. Previamente se habrn parametrizado
todos los tipos y comisiones que intervienen en el clculo de la liquidacin.

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