Diagramas de Flujo

(Flujogramas o Fluxogramas)
Taller Directores
Escuelas Beneficiarias 2007
Noviembre de 2009
SISTEMA Y PROCESOS
Sistema:
Una serie de acciones, componentes, departamentos o
procesos que se interelacionan para un propsito.
Sub-sistema:
Son las divisiones de un sistema.
Proceso:
Es una parte del sistema que tiene un principio y un fin.
Al interelacionarse entre si forman el sistema.
ANLISIS DE PROCESOS
Permite que se identifique el flujo o
secuencia real de los eventos en un
proceso de cualquier producto o servicio.
Muestra reas problemticas, redundancia,
pasos innecesarios y posibles reas de
simplificacin del proceso.
FLUJOGRAMA DE UN PROCESO
Los flujogramas se utilizan para
explicar como una serie de procesos
pueden subdividirse para componer
al sistema.
Son representaciones grficas de la
solucin a un problema.
Detallan paso a paso la solucin
utilizando smbolos y flechas.
FLUJOGRAMA
Especifican las actividades de un
proceso.
Proporcionan una comprensin
detallada de los pasos que influyen
en el problema.
Muestran las etapas del proceso
que no aportan al mismo.
Sirven como herramienta de
capacitacin para comprender un
proceso completo.
Smbolos del flujograma
Lneas de flujo o
flechas. Muestran la
direccin del flujo de
datos o secuencia de
instrucciones.
Smbolos del
flujograma
Inicio y final
del proceso
Actividad o
paso individual
Punto de
decisin
Medicin
Documento
Datos
almacenados
Smbolos
Conector en la pgina.
Se utiliza para conectar
secciones del flujograma
en una misma pgina.
Conector fuera de la
pgina. Se utiliza para
conectar secciones de
flujograma que se
encuentran en pginas
diferentes. Es
conveniente utilizar una
letra para rotularlo.
Reglas para dibujar flujogramas
Las instrucciones deben ser escritas dentro de los
smbolos.
Si tiene que hacer alguna anotacin o comentario
hgalo al lado del smbolo.
Un flujograma siempre comienza arriba en la pgina y
fluye hacia abajo, si es ms complejo puede
extenderse horizontalmente segn la necesidad.
Si necesita ms de una pgina dibuje por columnas y
utilice conectores.
Utilice algn programa de computadoras o
una plantilla para dibujar los flujogramas.
Haga los smbolos lo suficientemente
grandes como para que lo que escriba en
ellos sea fcil de leer.
Rotule cada papel con el mdulo que
contiene para poder hacer referencia rpida
a los mismos.
Ejemplo de flujograma:
Proyecto de Modernizacin de
Secretaras de Educacin
MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL
Repblica de Colombia
Objetivo
Controlar y hacer seguimiento a la planta de personal docente y administrativo de la
SE, manteniendo actualizada la informacin teniendo en cuenta los cambios de la
matrcula y las novedades administrativas que afectan dicha planta, basndose en
los parmetros de viabilizacin de planta establecidos por el MEN y la Entidad
Territorial, adems de brindar informacin oportuna y veraz que apoye la toma de
decisiones.
Ejemplo n 1:
Subproceso :
CONTROLAR LA PLANTA DE PERSONAL
Alcance
Inicia con la planeacin de actividades propias del control de planta, comprende la
recepcin de la informacin de los cambios de planta, el anlisis de cubrimiento de
vacantes, y finaliza con la realizacin de los informes consolidados de planta de
personal.
Responsable
Auxiliar administrativo de recursos humanos.
Ej. Diagrama de flujo:
Inicio
Recibir informacin de cambios
en la planta de personal
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
2
Si
RECURSOS HUMANOS
Fin
Generar necesidad de
cubrimiento de vacante
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
4
Analizar la vacante de personal
para determinar su cubrimiento
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
3
Si
H02.03. Seleccin
de Personal
No
Se debe cubrir
vacante?
No
Es una
actividad
planeada?
Planear actividades de control de
planta de personal
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
1
Realizar informes consolidados
de la planta de personal
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
(PLANTA, NOMBRAMIENTO,
INDUCCIN)
5
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Generar y aprobar reportes de
personal
PROF. UNIVERSITARIO DE
RECURSOS HUMANOS (PLANTA,
NOMBRAMIENTO, INDUCCIN) /
PROF. ESPECIALIZADO DE
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
6
H01.03. Administrar
las novedades de
planta de personal
OBJETIVO
Consolidar y validar la informacin correspondiente al clculo de la proyeccin
de cupos reportada por los Establecimientos Educativos a travs de las
diferentes instancias para analizar la informacin y buscar estrategias para
garantizar la continuidad de los alumnos.
ALCANCE
El subproceso inicia cuando la Unidad desconcentrada recibe los reportes
diligenciados de proyeccin de cupos de los Establecimientos Educativos, se
valida, verifica y consolida la informacin para garantizar la continuidad de los
alumnos y finaliza con el envo por parte de la Secretara de Educacin de la
informacin reportada de proyeccin de cupos al Ministerio de Educacin
Nacional.
Ejemplo n 2:
FLUJ OGRAMA Ejemplo 2
Existen
Inconsistencias?
7
Solicitar correccin de
inconsistencias al Rector
del Establecimiento
Educativo
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
Si
Inicio
2
Recibir reportes de
proyeccin de cupos de los
Establecimientos Educativos
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
No
6
Verificar Inconsistencias
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
A
UNIDADES DESCONCENTRADAS
3
Consolidar la Informacin
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
Esta consolidada la
informacin de todas las
instancias o jerarquas?
Si
5
Enviar oficio solicitando
informacin de proyeccin al
Establecimiento Educativo
4
Verificar consolidacin de
todas las instancias.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE APOYO
No
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
11
Generar reportes de
proyeccin
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
10
Analizar informacin de
proyeccin de cupos
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
8
Definir Muestra, programar
y preparar visitas de
auditoria
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
C05.01 Auditoria de
Matricula
9
A
C02.01 Proyectar e
identificar estrategias de
ampliacin de oferta y
requerimientos bsicos
1
12
Enviar informacin de
proyeccin de cupos a la
Secretara de Educacin
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE APOYO
A 2,13
C02.02.F03
Certificado de
Calidad de la
Informacin
C02.01.F01
Determinacin del
numero de cupos y
grupos a nivel de
sede, modelo, jornada
y grado
C02.01.F02
Identificacin de
fuentes alternativas
de cupos para
garantizar la
continuidad de los
estudiantes
matriculados
C02.01.F03
Planeacin de
convenios de
Continuidad
C02.02.F02
Solcitud de
correccin de
inconsistencias.
Oficio solicitud de
informacin
M03.01.F03 Acto
administrativo o
comunicacin
escrita
Hay
Inconsistencias?
19
Comunicar y enviar a Unidad
desconcentrada o Municipio para
realizar correcciones
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE ACCESO
COBERTURA, ACCESO
13
Recibir reportes de proyeccin
de cupos de los
Establecimientos Educativos
TCNICO OPERATIVO DE
ACCESO
Si
C02.02.F01
Control de
Consolidacin
17
Validar informacin de proyeccin de
cupos
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE
ACCESO
18
Verificar inconsistencias
PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE
COBERTURA
16
Generar reportes de proyeccin
TCNICO OPERATIVO DE ACCESO
Consolidar la proyeccin de
todos los Establecimientos
Educativos de su jurisdiccin
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DE ACCESO
Esta
la proyeccin de todos
los Establecimientos
Educativos
15
Enviar oficio solicitando
informacin de proyeccin al
Establecimiento Educativo
TCNICO OPERATIVO DE ACCESO
No
A 1,2
Si
De
1,12
A 1,2
20
Definir Muestra,
programar y preparar
visitas de auditoria
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE
ACCESO
C05.01. Auditoria de
Matricula
21
A 3, 22-
25
No
C02.02.F02
Solcitud de
correccin de
inconsistencias.
Oficio solicitud de
informacin
M03.01.F03 Acto
administrativo o
comunicacin
escrita
14
COBERTURA / ACCESO / PERMANENCIA
22
Analizar fuentes de cupos y
recursos adicionales para
continuidad
23
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE
PERMANENCIA / PROFESIONAL
UNIVERSITARIO DE ACCESO
Programar y realizar visitas a una
muestra de los EE de su
jurisdiccin para verificar solicitud
de recursos
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE
ACCESO
C02.01.F01
Determinacin del numero
de cupos y grupos a nivel
de sede, modelo, jornada
y grado
Requiere recursos
adicionales?
Si
C02.03. Identificar
estrategias de acceso y
permanencia
24
COMIT DE COBERTURA
25
Revisar y aprobar la
oferta
MIEMBROS COMIT
No
26
Enviar al MEN
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Fin
N0201. Archivo de
Gestin
27
De 2, 18
C02.01.F02
Identificacin de
fuentes alternativas
de cupos para
garantizar la
continuidad de los
estudiantes
matriculados C02.01.F03
Planeacin de
convenios de
Continuidad
C02.02.F04
Informe
Ejecutivo
Resultados de
Aprobacion de
Oferta
A01.01
Anlisis de la
informacin
estratgica
del sector
C03.01
Solicitar
reserva
(prematricula)
y reservar
cupos para
alumnos
antiguos
Fuentes consultadas
Proyecto de Modernizacin de la Secretara de Educacin. Ministerio de Educacin
Nacional. Rca. de Colombia.
GOMEZ CEJAS, Guillermo. Sistemas administrativos. Anlisis y Diseos.
Editorial Mc Graw Gil. Ao 1.997.
CHIAVENATO, Idalberto. Iniciacin a la organizacin y control. Editorial Mc Graw
Gil. Ao 1.993.
GMEZ RONDN, Francisco. Sistemas y procedimientos administrativos. Editorial
Mc Graw Gil. Ao 1.995.
Gestin por procesos. Oficina de Gestin y control de la calidad. Universidad Miguel
Hernndez. 2006.
ORGANIGRAMA
Definicin
Un organigrama es la representacin grfica
de la estructura orgnica de una institucin o
de una de sus reas o unidades
administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre s los rganos
que la componen.
En l se especifican las redes de autoridad y
comunicacin formales de la organizacin.
Utilidad
Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin, puesto
que nos proporcionan una imagen formal de la organizacin,
facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente
de consulta oficial.
Representan un elemento tcnico valioso para el anlisis
organizacional:
La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicacin.
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa
en cada departamento o seccin de la misma.
Ventajas
Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin.
Muestra quin depende de quin.
Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compaa, organizacin o institucin, sus puntos fuertes y dbiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseanza y medio de
informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa.
Se utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios
que se propongan en la reorganizacin, al hacer planes a corto y largo
plazo, y al formular el plan ideal.
Los organigramas deben contener nombres
de funciones y no de personas; cuando se
desea que estos ltimos figuren, conviene
colocar dentro del mismo cuadro, con una
letra mayor el nombre del puesto y con letra
menor el nombre de la persona que lo ocupe.
Los organigramas no pueden representar un
nmero muy grande de elementos de
organizacin... Los colores, lneas gruesas,
etc., los hace confusos.
Informacin a recoger para la
elaboracin de un organigrama:
Informacin sobre unidades: nmero de personas que trabajan
en la institucin, nmero de niveles, partiendo del rgano en que
radique la autoridad total y los rganos que comprenden cada nivel,
puestos que corresponden a cada rgano y plazas que comprenden
cada puesto.
Informacin sobre relaciones: otros rganos y tipo de relaciones
que tienen los rganos de cada uno de los niveles de la estructura
administrativa.
Informacin sobre funciones o labores:
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere
informacin sobre las funciones o labores que realice cada una de
las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.
La elaboracin de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
Planeacin de una organizacin nueva.
Representacin de una organizacin existente.
Fuentes de informacin
Los archivos de la institucin, los empleados y funcionarios, los locales de
oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Mtodos de recoleccin de datos
Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos, reformas,
boletines, etc.).
Cuestionarios escritos.
Entrevistas con jefes y empleados.
Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se
observa de las oficinas y talleres donde se labora). Lo ideal es usar una
combinacin de los cuatro.
Anlisis de datos
La informacin recogida debe ser
sometida a un procedimiento de
anlisis e interpretacin.
Analizada, interpretada y
confirmada toda la informacin, se
est en condiciones de proceder a
la elaboracin del organigrama.
Organigramas
verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir
del titular en la parte superior, desagregando los diferentes
niveles jerrquicos en forma escalonada.
Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo
cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin.
Organigramas
horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo.
Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga
a columnas, mientras que las relaciones entre las
unidades por lneas se disponen horizontalmente.
Organigramas mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales
con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se
recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un
gran nmero de unidades en la base.
Figuras usadas en los
organigramas
Las unidades administrativas se representan por
rectngulos y las relaciones por lneas.
Los organigramas estructurales consisten en cierto
nmero de rectngulos que representan personas,
puestos u otras unidades, los que estn colocados y
conectados por lneas, las cules indican la cadena de
mando (la jerarqua de los empleados); de tal manera
pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad
y clase de la relacin que los liga.
Los organigramas funcionales incluyen, adems, un
texto que expresa las principales funciones o labores de
las unidades.
Representacin de
las unidades
Para representacin de las unidades conviene usar
siempre rectngulos. No es recomendable el uso
de crculos, rombos, elipses u otras figuras
geomtricas que hacen ms difcil la comprensin
del organigrama.
No es necesario hacer unos rectngulos ms
grandes que otros para destacar la importancia de
alguna unidad. sta se la da su colocacin en el
organigrama y su relacin con las dems unidades.
Colocacin de las figuras
La disposicin de las unidades en el organigrama debe
ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles
jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales
varan segn su naturaleza, funciones, sector, mbito,
contenido y presentacin.
Lneas de conexin
Son las diversas relaciones que se dan entre las
unidades que integran la estructura orgnica, las cules
se representan por medio de lneas.
Recomendaciones:
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia
abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad,
adems de crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo
estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar
vinculadas a l por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el
organigrama. La importancia o jerarqua de un rgano no se amplifica
marcando ms las lneas.
Relacin de asesora interna
Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la
estructura organizacional. Estas unidades asesoras estn conformadas con
recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos de la
organizacin.
Su ubicacin en el organigrama se suele representar por medio de lneas
continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando
de la unidad a la cual se adscriben.
Relacin de asesora externa
Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que
aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus
funciones en forma independiente de sta.
Su colocacin en el organigrama se hace a travs de lneas de trazo
discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la
unidad de la cual dependen jerrquicamente.
Fuentes consultadas
DUHALT Krauss, Miguel. Los manuales de procedimientos en las oficinas pblicas.
Contadura y Administracin, Mxico: FCA- UNAM, 1990.
Franklin Fincowsky ,Enrique B. Organizacin de empresas. Anlisis, diseo y
estructura Mxico. Mc Grall Hill 1998, pp 64-93.
GMEZ Ceja, Guillermo. Sistemas administrativos: Anlisis y diseo. Mxico: Mc
Graw Hill Interamericana de Mxico, 1997.
Koontz Harold y Weihrich, Heinz. Administracin, Mxico, Mc Graw
Hill/Interamericana de Mxico, (5. Edicin), 1994.
REYES Ponce, Agustn; Administracin de Empresas, Mxico, Editorial Limusa,
1976, pp 226.
STONER, James A.F., Administracin, Mxico, Editorial Prentice-Hall
Hispanoamericana, 1994, pp 281,282.
VALENCIA Rodrguez Joaqun, Elaborar y usar los manuales administrativos,
Mxico, Editorial ECAFSA, 2.Edicin 1992 (novena reimp.1999), pp 36.