SEPARATA DE EXCEL INTERMEDIO 2007

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Interfaz de usuario de la cinta de opciones
De Excel 2007










Menu Office
En esta versin de Microsoft Office 2007,
los comandos para Crear, Guardar,
Abrir, Imprimir as como configurar las
opciones del programa se encuentran
alojados en el men que se despliega al
hacer clic en el Botn de Office
localizado en el vrtice superior izquierdo
de la pantalla.















Barra de herramientas de acceso rpido La barra de
herramientas de acceso rpido aparece de forma
predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel
y proporciona acceso rpido a herramientas que se utilizan
con frecuencia. Puede personalizarla agregndole
comandos.


Barra de herramientas de acceso rpido
1
3
2
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EXCEL EXPERT 2007

Base de Datos:


Base de Datos

1. Def. Conjunto de informacin organizada en filas y columnas
2. Partes: Nombre del Campo y Registros

Repaso:
Como Seleccionar una Base de datos y parte de ella.
Desplazamiento dentro de la base de datos.
Inmovilizar Paneles
Dividir la Pantalla

Fijar Ttulos o Inmovilizar Paneles:

1. Ubicarse debajo de los ttulos
2. Ficha: Vista
3. Grupo: Ventana
4. Comando: Inmovilizar Paneles
Luego Escoger la opcin

Desactivar la fijacin de los ttulos

1. Ficha: Vista
2. Grupo: Ventana
3. Comando: Inmovilizar Paneles
Movilizar paneles

Dividir Pantalla:

1. Ubicarse
2. Ficha: Vista
3. Grupo: Ventana
4. Comando: Dividir (icono)

Para quitar la divisin de la pantalla

1. Hacer doble clic en la lnea de divisin


















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FILTROS AVANZADOS

Este comando nos permite realizar bsqueda o consultas de datos en forma ms
completa y compleja, es de gran utilidad.

1) ESTABLECER LOS TRES RANGOS :

RANGO DE LA BASE DE DATOS
RANGO DE CRITERIO
RANGO DE SALIDA O COPIAR A

Nota importante: ubicar dentro de la hoja el lugar de los rangos de criterio y
salida

2) UBICARSE DENTRO DE LA BASE DE DATOS
3) FICHA: DATOS
4) Grupo: Ordenar y Filtrar
5) Comando: Avanzadas (Aparece esta caja de dialogo se indicara los rangos)















Agrupar y Esquema

Permite Agrupar la informacin en Columnas o Filas, para una mejor comodidad de
trabajo y lectura.

1) Seleccionar las filas o columnas que se necesitan
2) FICHA: DATOS
3) Grupo: Esquema
4) Comando: Agrupar


Auto esquema:

1) Seleccionar el Cuadro (debe tener formulas)
2) FICHA: DATOS
3) Grupo: Esquema
4) Comando: Agrupar (escoger)
Autoesquema






Marcar
siempre este
botn para
cada nuevo
filtro
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Sub Totales
Facilita sumar y realizar otras operaciones por grupos de concepto previamente
ordenados de forma rpida y sencilla.

1) Ordenar la base de datos por el campo o columna que se necesita
2) Ubicarse dentro de la base de datos
3) FICHA: DATOS
4) Grupo: Esquema
5) Comando: Subtotales
Aparece una caja de dialogo en la
Que se indicara lo que se necesita
Aceptar.









Sub Totales Anidados:

Permite realizar subtotales dentro de otro subtotal (Grupos), previamente ordenados de
acuerdo a los campos que se necesiten.

1. Ordenar la base de datos por los campos o columnas que se necesita en el
orden que se necesite (ejemplo Mes, Vendedor, Importe)
2. Ubicarse dentro de la base de datos
3. Primero hallar un subtotal (ejemplo mes)
4. Luego puede ser por vendedor (en la caja
de dialogo desactive )
5. As sucesivamente.


Ejemplo:



















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Consolidar Datos

Este comando facilita el consolidar datos de diferentes hojas en un solo cuadro (sumar y
otras operaciones matemticas).

1) Preferible darle nombre a los rangos a consolidar
2) Ubicarse donde se consolidan los datos
3) FICHA: DATOS
4) Grupo: Herramientas de Datos
5) Comando: Consolidar
Aparece una caja de dialogo donde se indicara e ingresar los
rangos a consolidar
Aceptar.






















Eliminar Nombre de rangos

FICHA: FORMULAS
Grupo: Nombres Definidos
Comando: Administrador de Nombres
Aparece esta caja de dialogo donde se
Indica el nombre del rango a eliminar
Eliminar
Aceptar
Cerrar



















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TABLAS DINMICAS PARTE 1

Definicin: Es una tabla resumen organizada de acuerdo a las necesidades del Usuario
Finalidad: Analizar la informacin

1) FICHA: Insertar
2) Grupo: Tabla
3) Comando: Tabla Dinmica / Tabla Dinmica
Aparece una caja de dialogo
(Se indicara el destino de la tabla dinmica)
Aceptar
Nota: Ubicarse dentro de la base de datos

Explicacin:














Tablas Dinmicas Parte 2

1. Repaso de tablas dinmicas
2. Auto formatos
3. Formulas (campo calculado, proyecciones y otras operaciones)
4. Agrupar por fechas
5. Varias tablas dinmicas de una misma base de datos
6. Subtotales
7. Parte %





Obtener Datos externos

1) Una base de datos de Access a Excel
2) Access es un programa que maneja base de datos, que trabaja a nivel de
tablas, esta tablas son idnticas a las hojas de Excel
3) La extensin de Access es; mdb
4) El archivo de Access que nos sirve de ejemplo se llama Neptuno.mdb
5) Ficha: Datos
6) Grupo: Obtener datos externos
7) Comando: De otras Fuentes
Desde Microsoft Query





Luego Continuar con el asistente
Pagina



DATOS

F
I
L
A
Columna
Colocar
aqu
campos
de texto
Colocar aqu campos numricos
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TEXTO EN COLUMNA

Permite separar informacin en columnas, cuando se importa datos de otros programas,
esta informacin viene junta con nmeros y textos, luego hay que separarla.

1) Si es necesario, insertar columnas
2) Seleccionar el rango que se necesita
3) FICHA: DATOS
4) Grupo: Herramientas de datos
5) Comando: Texto en Columnas
Continuar con el asistente ..




























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IMPORTAR DATOS (de un programa de texto, Block de Notas)

Se tiene un archivo de texto (block de Notas) que contiene la informacin
importar a Excel

1. Ficha: Datos
2. Grupo: Obtener datos externos
3. Comando: Desde texto
Ubicar el Archivo
A importar

Luego Continuar con el asistente



VALIDACIN

Permite el ingreso de datos, sin necesidad de escribir: Clientes, Productos
Personal, etc.. E ingresar informacin guiados por mensajes

1. Tener la lista en algn sitio
2. Seleccionar el rango que se
necesita
3. Ficha: Datos
4. Grupo: Herramientas de datos
5. Comando Validacin de Datos
Lista
Ingresar la lista
Aceptar











Eliminar una Lista (Botn) Validacin

1) Seleccionar el Rango
2) FICHA: Datos
3) Grupo: Herramientas de datos
4) Comando: Validacin de Datos / Borrar Todos








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Quitar Duplicados

Este comando permite eliminar filas duplicadas en la hoja de clculo

1) Ubicar en la base de datos
2) FICHA: Datos
3) Grupo: Herramientas de datos
4) Comando: Quitar Duplicados

Apere una caja de dialogo

Luego se procede hacer clic en el botn Anular seleccin, para desmarcar los campos
seleccionados, a continuacin se marca el campo o nombre de columna ms apropiado
para quitar los duplicados.



























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Explicacin de las Principales Funciones


Funciones Bsicas de Excel:


Se utiliza las siguientes alternativas ---- Insertar Funcin Autosuma Ficha Formula


Las Funciones son formulas ya establecidas en Excel y son de fcil uso, basta con escribir
el nombre de la funcin y aparece la lista de alternativas ejemplo:

1. =Promedio(Rango)
2. =Max(Rango)
3. =Min(Rango)
4. =Contar(Rango)
5. =HOY(), NOS DA LA FECHA ACTUAL
6. =AHORA(), NOS DA LA HORA ACTUAL, CAMBIAR EL
FORMATO A SOLAMENTE HORA.

Tambin se usa el icono de autosuma








El Uso de las funciones dos formas: utilizando la FICHA Formulas, el Grupo Biblioteca de
Funciones en este grupo se encuentran todas las funciones clasificadas por categoras,
Grupo Nombres definidos, facilidad para darle nombre a los rangos y facilitar el uso de
las funciones y creacin de formulas. Grupo Auditoria de formulas para ver cmo fueron
creadas las formulas y las celdas y hojas que intervienen. Y Escribindolas las funciones
que se necesiten.

1) Funciones de base de datos
2) Funciones Matemticas
3) Funciones lgicas
4) Funciones de bsqueda
5) ndice, Coincidir
6) Funciones de texto
7) Fecha y Hora
8) Funcin Financiera
9) Estadsticas











Codigos especiales
Alt 130
Alt 160
Alt 61 =
Alt 62 >
Alt 63 ?
Alt 60 <
Alt 64 @
Alt 92 \
Alt 94 ^
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FUNCIONES DE BASE DE DATOS

BD Funciones

1) =BDSUMA(Base de datos, N de Columna, Criterio)







BD FUNCIONES (FUNCIONES DE BASE DE DATOS)
(utiliza toda la base de datos, incluye los ttulos)
=BDSUMA(BASE DE DATOS,N DE COLUMNA, CRITERIO)
=BDPROMEDIO(BASE DE DATOS,N DE COLUMNA, CRITERIO)
=BDMAX(BASE DE DATOS,N DE COLUMNA, CRITERIO)
=BDMIN(BASE DE DATOS,N DE COLUMNA, CRITERIO)
=BDCONTAR(BASE DE DATOS,N DE COLUMNA, CRITERIO)
Nota importante:
Preferible darle nombre a la base de datos, debe incluir los ttulos, (toda la base de datos)

FUNCIONES MATEMTICAS

1) =SUMAR.SI(Rango, criterio, rango de Suma)






2) =CONTAR.SI(Rango, criterio)







Nota Importante:

Preferible darle nombre a los rangos a utilizar, No incluir los ttulos

FUNCIN POTENCIA

Eleva un nmero a la potencia que se indique, se utiliza la Funcin Potencia o en su forma
corta ^
=POTENCIA(nmero, potencia)





Funcin de base
de datos
Base de
datos
competa
N de
columna
Lo que se
indique en el
criterio
Funcin Potencia Numero Potencia
Rango de
quienes sumar
De acuerdo de lo
que se indique en el
criterio
Rango que contiene
importe a sumar
Rango de
quienes sumar
Contar Condicional
Suma Condicional
De acuerdo de lo
que se indique en
el criterio
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FUNCIN SUMAPRODUCTO

Multiplica matrices y devuelve la suma total del producto.

=SUMAPRODUCTO(matriz1,matriz2,matriz3; ...)





Funcin Lgica =SI( )

Explicacin general de la funcin lgica

=SI(A>B, A+B, 0)
Si A > B esta es la prueba lgica o condicin, es verdad, se cumple realiza la suma A + B , Si no
se cumple la condicin, es falsa realiza la otra operacin , simplemente coloca un Cero
=SI(G=14,Aprobado,Desaprobado)
Si G=14 esta es la prueba lgica o condicin, es verdad, se cumple coloca la palabra
Aprobado (tiene que ir entre comillas)
Si no se cumple la condicin, es falsa realiza la otra operacin , simplemente coloca
Desaprobado (tiene que ir entre comillas)
=SI(R>=7, R-A+B, )
Si E>=7 esta es la prueba lgica o condicin, es verdad, se cumple realiza la operacin R-A+B.
Si no se cumple la condicin, es falsa realiza la otra operacin, simplemente coloca dos comillas
, significa vaci, nada.
=SI(y(G=14,D<10),G*3-20,Revisar)
Con esta funcin se est evaluando dos condiciones G=14 y D<10, ambas condiciones tiene
que ser verdaderas, se cumplan para que realice la operacin G*3-20.
Si no se cumple ambas condiciones o una de ellas fallen, realiza la otra operacin, simplemente
coloca la palabra Revisar.
=SI(o(G=R,A>=15),Tiene Crdito,)
Con esta funcin se est evaluando dos condiciones G=R o A>=15, ambas condiciones tiene
que ser verdaderas, o basta que una de ellas se cumpla para que coloque la palabra Tiene
Crdito.
Si no se cumple ambas condiciones, realiza la otra operacin, simplemente coloca dos comillas,
significa vaci.

FORMATO CONDICIONAL

Este comando nos permite darle formato a las celdas que contiene importes y textos, para una
mejor lectura y comprensin. El formato es de acuerdo a l contenido de las celdas y estos formatos
se actualizan segn se realicen cambios.

1) Seleccionar el rango
2) FICHA: Inicio
3) Grupo: Estilo
4) Comandos: Formato Condicional / Escoger Nueva regla o
Administrador de reglas
Funcin sumaproducto Matriz 1 Matriz 2.
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En esta Caja de dialogo establecer la regla para el formato condicional
















Nota:
Hay ms opciones de fcil aplicacin para resultar las celdas segn los importes que contengan. (Ver primer
cuadro)

Funcin de Bsqueda Vertical (Dato Exacto)

=BUSCARV(X,rango,columna,0)
















Funcin de Bsqueda vertical
Valor Buscado
En un Rango de celdas
Columna a la derecha
De la tabla
Dato exacto
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Funcin de Bsqueda Horizontal

Para bsqueda de valores exactos, se coloca cero como argumento final

=BUSCARH(X,rango,fila,0)








Funcin de Bsqueda Vertical u Horizontal (datos por aproximacin)

Para bsqueda de valores por aproximacin, como argumento final se coloca 1 o nada,
Como por ejemplo, Impuesto, comisiones, importes.

=BUSCARV(X,rango,columna)

=BUSCARH(X,rango,fila)

FUNCIN NDICE

Permite la bsqueda de datos, trabaja asociada con los botones de control (Celda
Vinculada). O un nmero que indica fila
=INDICE (Matriz, Fila o Celda Vinculada)

=INDICE(matriz,nm_fila,nm_columna)


FUNCIN NDICE Y COINCIDIR

Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor
especificado en un orden especificado

=COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada,tipo_de_coincidencia)














Funcin de Bsqueda
Horizontal
Valor Buscado en el rango o
matriz
En un Rango de celdas o
Matriz
N de fila hacia abajo
De la tabla
Dato exacto
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FUNCIONES DE TEXTO

1) =IZQUIERDA(Texto, N de Caracteres)
2) =DERECHA(Texto, N de Caracteres)
3) =CONCATENAR(Ref1, Ref2,Ref3,..) En Su Forma Corta : &
4) =TEXTO(Fecha,MMM)
5) =EXTRAE(Texto,Posicion Inicial,N de Caracteres)
6) =MAYUSC(Texto)
7) =MINUSC(Texto)
8) =NOMPROPIO(Texto)

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

=HOY() Da la fecha de la PC, Fecha Actual
=AHORA() Da la Hora actual (Cambiar formato)
=DIA( ) Da el da de una fecha
=MES( ) Da el mes de una fecha
=AO( ) Da el ao de una fecha
=DIA.LAB() Da el nmero de la seria de una fecha ms los das
indicados, luego cambiar el formato a fecha, (considera los
das laborales)
=DIAS.LAB( ) Devuelve el nmero total de das laborales entre dos fechas.

FUNCION FINANCIERA

=PAGO (TASA, PLAZO,-PRESTAMO o VA) - HALLAR LA CUOTA FIJA

FUNCIONES ESTADISTICA

Principales Funciones estadsticas bsicas.

1) =CONTAR.SI( )
2) =CONTAR.BLANCO( )
3) =MODA( )
4) =MEDIANA( )
5) =FRECUENCIA( )
6) =JERARQUIA( )
7) =TENDENCIA( )

HERRAMIENTAS DE AUDITORIA DE LAS FORMULAS

Este comando permite conocer y evaluar las formulas y funciones utilizadas en la hoja de
clculo y entender su funcionamiento.
1) Ubicarse en una formula
2) FICHA: Formula
3) Grupo : Auditoria de formulas
4) Comandos: Indicar el comando que se necesita









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BUSCAR OBJETIVO

Este comando permite obtener resultados en forma rpida, suponiendo diferentes
hiptesis. (Que pasa si se realiza un cambio en una variable).

5) Ubicarse en una formula
6) FICHA: Datos
7) Grupo : Herramientas de Datos
8) Comandos: Anlisis Y si / Buscar Objetivo
Luego indicar los cambios
Aceptar









Nota: La Celda a cambiar no debe tener formula

ESCENARIOS

Permite darle nombre a diferentes escenarios y guardar los datos y mostrarlo de forma
ordenada y practica cuando se necesiten. Suponiendo diferentes situaciones.

1) Seleccionar las celdas cambiantes (no deben tener formulas)
2) FICHA: Datos
3) Grupo : Herramientas de Datos
4) Comandos: Anlisis Y si / Administrador de escenarios
Aparece una caja de dialogo
Donde se ingresaran los escenarios
(Nombres y datos)
Aceptar



















1) Hacer clic en agregar
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ACTIVAR LOS CONTROLES

Para usar los controles activar la ficha del Programador:

1) Clic al Botn de Office
2) Opciones de Excel
3) Ms Frecuentes
4) Marcar : Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones
5) Se activarla la Ficha Programador Grupo Controles
Insertar
6) Utilizar el control necesario para el caso
7) Modificar sus propiedades (haciendo doble clic sobre el control)

Uso de Controles

1. FICHA: Programador
2. Grupo : Controles
3. Comandos: Insertar













1) Aparece esta caja de
Dialogo, hacer clic en
Agregar

3) Ingresar los valores de las
Celdas cambiantes, si se
Ingresan ms escenarios,
Hacer clic en agregar o
Aceptar para finalizar

2) Darle nombre al
Escenario, indicar el rango
De las celda cambiantes
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Controles del Formulario


Cuadro de Grupo y Botones de Opcin:













Barra de Formulario: es una herramienta para usarlos con nmeros y porcentajes.
Clic en la barra de formulario y luego dibujarlo en el lugar que se necesita, para ingresar a
sus propiedades doble clic sobre el botn (seleccionado), si esta desmarcado botn
derecho del Mouse y escoger el Comando Formato de Control, luego vincular con la celda
que se desee que cambie (para nmeros enteros no decimales).
Si es porcentaje se vincula con una celda diferente, y luego hacer la formula en la celda
que se desee que cambie (para porcentajes: la celda vinculada / 100)



























Vincular este primer botn con una celda cualquiera,
En esta celda aparece un nmero de orden, que luego es
asociado con una funcin para hacer otra tarea
complementaria
Cuadro de Grupo
Botones de
Opcin
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Cuadro Combinado (Lista desplegable), se utiliza para Clientes, proveedores,
productos, personas, cargos etc.



















En la caja de dialogo: Rango de Entrada Ingresar la lista
Vincular con la celda es una celda cualquier

Con la celda vinculada se utiliza para realizar una tarea complementaria, utilizando una
funcin: ndice o Buscar (Ejemplo)























SEPARATA DE EXCEL INTERMEDIO 2007

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FORMULARIO EN LA HOJA DE CLCULO

Este formulario nos facilita el manejo de la base de datos, ingresar informacin,
eliminar registros, buscar registros, modificar y revisar.

1) Ubicarse dentro de la base de datos
2) Ubicar el Icono en la Barra de Acceso Rpido

Nota: Activarlo y ubicarlo en la barra de acceso rpido, utilizando el Botn de Office.




















Herramientas de Colaboracin y Seguridad

Proteccin de las Hojas de clculos

Proteger un libro o Archivo

Compartir un Libro: explicacin en el manual de Excel.

Ficha: Revisar
Grupo: Cambios
Comando: Compartir libro
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Luego proteger la hoja de clculo:

Ficha: Inicio
Grupo: Celdas
Comando: Formato de Celdas (clic en
proteger hoja)



























Y finalmente ingresar la contrasea
Y repetirla en la segunda Caja.
































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Proteger un libro o Archivo:

1) Clic en el botn de
Office
2) Preparar
3) Cifrar Documento
4) Ingresar la
Contrasea Repetirla
en la segunda caja
5) Grabar (darle nombre
si es la primera vez).

















Compartir un Libro: explicacin en el manual de Excel.

Ficha: Revisar
Grupo: Cambios
Comando: Compartir libro
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MACROS EN EXCEL

Grabar una Macro

Es grabar una tarea repetitiva a travs de los cdigos de Visual Basic.

1) Tener clara la idea de la tarea a grabar
2) Activar la Grabadora de macros
Haciendo Clic en el Icono de la Barra de Estado lado Izquierdo



Luego se le asigna un nombre a la macro













3) Comenzar a realizar la tarea a travs de los comandos necesarios.
4) Terminada la tarea DETENER LA GRABACION, de las macros.
Haciendo Clic en el Icono de la Barra de Estado lado Izquierdo



5) Luego se procede a colocar un botn para ejecutar la Macro, cundo se
necesite.

MACROS DE VISUAL BASIC

Def. Las Macros son cdigos de Visual Basic, escritos en forma lgica para realizar una
tarea rutinaria y tediosa. La Macros se Escriben en Mdulos.

La Macro empieza:

Sub Nombre de la macro ( )
Aqu se escriben las lneas de
Programacin

Termina: End Sub

Para ingresar a Visual Basic: Sobre el nombre de la Hoja Botn derecho del Mouse
Escoger Ver Cdigo, luego insertar Modulo y continuacin comenzar a escribir los cdigo.