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CONSOLIDACIN DE LA ESTRATEGIA DE MEJORA ADMINISTRATIVA EN
LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL 2008 2012

CONSOLIDACIN DE LA ESTRATEGIA DE MEJORA
ADMINISTRATIVA EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
FEDERAL 2008 2012

Modelo Integral de Mejora Administrativa

Octubre 2012


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Contenido del Informe
1 RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................................ 4
2 ANTECEDENTES ..................................................................................................................................... 5
2.1 ESTRATEGIA DE MEJORA ADMINISTRATIVA ..................................................................................................... 5
2.2 LEAN GOVERNMENT .................................................................................................................................. 6
2.3 GESTIN DE PROYECTOS ........................................................................................................................... 10
3 MODELO INTEGRAL DE MEJORA ADMINISTRATIVA ............................................................................ 12
3.1 INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 12
3.2 ELEMENTOS DEL MODELO INTEGRAL DE MEJORA ADMINISTRATIVA .................................................................. 14
3.2.1 Actualizacin Normativa ............................................................................................................. 14
3.2.2 Simplificacin y Estandarizacin de Procesos ............................................................................. 15
3.2.3 Seleccin de Proyectos de Mejora Administrativa ...................................................................... 16
3.2.4 Ejecucin de Proyectos de Mejora Administrativa (Lean Six Sigma) ........................................... 17
3.2.5 Difusin, Comunicacin, Transferencia y Formacin .................................................................. 18
3.2.6 Oficina de Seguimiento y Mejora Continua................................................................................. 19
3.3 MAPA DE RELACIONES DEL MODELO INTEGRAL DE MEJORA ADMINISTRATIVA .................................................... 21
4 ALINEACIN DE LA ESTRATEGIA DE MEJORA ADMINISTRATIVA AL MODELO INTEGRAL DE MEJORA
ADMINISTRATIVA ...................................................................................................................................... 22
4.1 FACTORES CRTICOS DE XITO ..................................................................................................................... 24
4.2 ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN .................................................................................................................. 25


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ndice de tablas y grficos
Grfico 1. Esquema de la Estrategia de Mejora Administrativa .......................................................... 5
Grfico 2. Modelo de Relaciones de los Elementos de la Estrategia de Mejora Administrativa ........ 6
Grfico 3. Enfoque Lean Six Sigma .................................................................................................... 9
Grfico 4. Comparativo metodologa Lean Six Sigma ...................................................................... 10
Grfico 5. Modelo Integral de Mejora Administrativa ........................................................................ 14
Grfico 6. Ciclo DMAIC ..................................................................................................................... 17
Grfico 7. Etapas de la Metodologa ................................................................................................. 18
Grfico 8. Mapa de Relaciones del Modelo Integral de Mejora Administrativa ................................ 21
Grfico 9 Estrategia de Implantacin: Dependencias y Relaciones ................................................. 26
Grfico 10 Estrategia de Implantacin: Impacto vs Complejidad ..................................................... 27


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1 Resumen Ejecutivo
El presente documento introduce el Modelo Integral de Mejora Administrativa para la
Administracin Pblica Federal. Este modelo es la evolucin de la Estrategia de Mejora
Administrativa creada con base en los objetivos del Programa Especial de Mejora de la Gestin
en la Administracin Pblica Federal 2008 - 2012.
El Modelo Integral de Mejora Administrativa toma las mejores prcticas de:
Lean Government: basada en Lean y Six Sigma, el cual busca reducir los recursos y el
tiempo de ciclo de los procesos, sin aumentar la presin sobre los ejecutores, consiguiendo
as mayor productividad de la Administracin Pblica Federal.
Gestin de Proyectos del Project Management Institute (PMI): metodologa que facilita
una ejecucin y seguimiento ptimo de proyectos.

El Modelo Integral de Mejora Administrativa incluye 6 elementos: Actualizacin Normativa;
Simplificacin y Estandarizacin de Procesos; Seleccin de Proyectos de Mejora
Administrativa; Ejecucin de Proyectos de Mejora Administrativa; Difusin, Comunicacin,
Transferencia y Formacin; y Oficina de Seguimientos y Mejora Continua. Estos elementos en
conjunto aportan estructura y metodologa para llevar a la Administracin Pblica Federal al estadio
de Mejora Continua.
Finalmente, se presentan los factores crticos y una estrategia de implantacin recomendados para
alcanzar de manera exitosa la excelencia en la Administracin Pblica Federal.


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2 Antecedentes
2.1 Estrategia de Mejora Administrativa
Grfico 1. Esquema de la Estrategia de Mejora Administrativa

La Estrategia de Mejora Administrativa impulsa los objetivos del Programa Especial de Mejora de la
Gestin a travs de tres ejes de actuacin y un elemento transversal de seguimiento: Normas,
Procesos y Costos como ejes y los diagnsticos de eficiencia administrativa como elemento
transversal de seguimiento. Las Normas incluyen las actividades relacionadas con la Regulacin
Base Cero, los Procesos consideran la implementacin de los Manuales Administrativos de
Aplicacin General y los Costos los Modelos de Eficiencia Administrativa. El seguimiento y la
verificacin del cumplimiento de los elementos de la Estrategia de Mejora Administrativa
corresponden a los rganos Internos de Control y los diagnsticos de eficiencia administrativa,
diseados por la Unidad de Polticas de Mejora de la Gestin Pblica, son una herramienta til
para ello. A continuacin se muestran en el grfico los diferentes elementos de la Estrategia de
Mejora Administrativa y la relacin que existe entre ellos.


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Grfico 2. Modelo de Relaciones de los Elementos de la Estrategia de Mejora Administrativa

2.2 Lean Government
Es un enfoque para alcanzar una Administracin Pblica Federal gil y eficiente orientada a la
mejora continua. Este enfoque tiene el objetivo de reducir los recursos, los plazos, y aumentar la
productividad de la Administracin Pblica Federal sin incrementar la presin sobre el personal.
Lean Government se fundamenta en dos metodologas mundialmente reconocidas:
Lean: Esta metodologa se origina en Toyota (entre los aos 1948 y 1975) y busca
incrementar la velocidad y la agilidad de los procesos, liberar capacidad de activos y de
recursos, eliminando o reduciendo su uso cuando estas actividades no agregan valor al
producto o servicio que generan.
Contencin
Normativa
MAAG
Diagnsticos OIC
Tala Regulatoria
Modelos de
Eficiencia
Administrativa
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Regulacin Base Cero
*Algunos Modelos de Eficiencia Administrativa estn relacionados con los MAAG
Fuente: Elaboracin propia con base en la informacin proporcionada por la SFP
Relacin Fuerte
Relacin Dbil


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Six Sigma: Se origina en Motorola en 1982 y posteriormente es perfeccionada por General
Electric. Busca mejorar los procesos a travs de la medicin y el anlisis estadstico de los
factores que contribuyen a su funcionamiento y rendimiento. Sigue una serie de pasos
conocida como DMAIC acrnimo en ingls Definir (Define), Medir (Measure), Analizar
(Analyze), Mejorar (Improve) y Controlar (Control).

Lean Government permite a la Administracin Pblica Federal ver cmo operan sus procesos
administrativos y equipar a la organizacin de una metodologa para que los disee e implemente
de una forma ms orientada al ciudadano, enfocada a conseguir los resultados deseados,
ayudando a hacer visibles los desperdicios de cualquier proceso con el fin de proceder a su
reduccin o eliminacin. Dichos desperdicios se pueden encontrar en muchos de los procesos
administrativos, significando trabajo que no aade ningn valor al ciudadano ni a la propia
institucin. Algunos estudios de los procesos administrativos (Fuente: EPA (United States
Enviromental Protection Agency)) han detectado que el trabajo que no aade valor al resultado
deseado del proceso normalmente supone ms del 50% del total de tiempo del proceso o de los
costos del proceso, dejando un substancial espacio para la mejora.
Las metodologas Lean y Six Sigma fueron desarrolladas para su empleo en el sector privado y
teniendo como objetivo los procesos industriales, sin embargo ha habido un progreso continuo
hacia la adaptacin de su uso en los servicios y procesos administrativos. El inters del sector
pblico por Lean y Six Sigma parece aumentar a medida que se van alcanzando en el sector
privado fuertes resultados de mejora de la eficiencia en los procesos. Las primeras experiencias de
aplicacin de Lean Government las encontramos en organizaciones del gobierno de Estados
Unidos a partir del ao 2000, desde el Ministerio de Trabajo de Connecticut a la Ciudad de Fort
Wayne. Algunos otros ejemplos de instituciones que han aplicado Lean Government son:
Generalitat de Catalunya en el 2010, Agencia Europea de Armonizacin del Mercado Interior
(OHIM), Ayuntamiento de Barcelona, Agencia Catalana del Agua (ACA), Ministerio de Trabajo
Cataln, Gobierno de la Comunidad de Madrid, Ministerio de Administraciones Pblicas de
Catalua, Fuerzas Armadas estadounidense, por mencionar algunas. Muchas son las
Administraciones Pblicas que han implementado Lean Six Sigma como metodologa de mejora
continua de procesos, alcanzando los siguientes resultados:
Reduccin de los tiempos de proceso en ms de un 65% sin verse afectados los pasos del
proceso de valor aadido.


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Disposicin de ms tiempo para el personal en tareas crticas.
Reduccin del nmero de relaciones entre actores hasta en un 60%.
Reduccin del nmero de documentos hasta en 30%.
Reduccin del nmero de defectos influenciables en ms del 90%.
Captura de ahorros.
Mejora de la consistencia del servicio y reduccin de su variabilidad.
Incremento de la satisfaccin del ciudadano como consecuencia de la reduccin en la
frecuencia y magnitud de las quejas presentadas.
Incremento de la moral de empleados pblicos involucrados en los procesos de mejora.

Lean Government permite:
Mejorar la calidad
Reducir errores en la gestin
Aumentar la calidad y, por tanto, su percepcin por parte de los ciudadanos

Eliminar los desperdicios
Tiempos de espera entre trmites
Duplicidades
Movimientos de expedientes y documentos

Reducir el Lead Time
Tiempos muertos
Tiempos de ciclo

Mientras que en el Sector Industrial este enfoque genera productos para clientes a travs de
procesos de operacin industriales ejecutados por obreros/empleados, en la Administracin


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Pblica Federal ofrece servicios pblicos para los ciudadanos a travs de procesos de operacin
sustantivos ejecutados por servidores pblicos.
Grfico 3. Enfoque Lean Six Sigma

El enfoque Lean Government rompe con las metodologas tradicionales porque utiliza un riguroso
proceso de medida y tratamiento de datos, que permite tomar decisiones con base en resultados
objetivos y, consecuentemente, mejora el rendimiento operativo de una organizacin. A
continuacin se muestra una tabla comparativa de la metodologa Lean Six Sigma y las
metodologas tradicionales que describe en diferentes niveles las ventajas de utilizar la
metodologa Lean Six Sigma en cuanto a transparencia de las decisiones, alineacin con los
planes estratgicos y la bsqueda de la excelencia.


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Grfico 4. Comparativo metodologa Lean Six Sigma

2.3 Gestin de Proyectos
El Project Management Institute (PMI) es el instituto encargado de recopilar las mejores prcticas
en materia de administracin de proyectos, las cuales se pueden encontrar en el Project
Management Book of Knowledge (PMBoK). ste establece una serie de actividades que se deben
de realizar para gestionar de manera ptima un proyecto, dichas actividades se dividen en 9 reas
de gestin:
Gestin de Alcance: Gestin de Nuevos Requerimientos y Solicitudes de Cambio.
Anlisis de las solicitudes en trminos de impacto, alternativas, propuesta y negociacin de
la solucin.
Gestin de Tiempo: Identificacin y priorizacin de tareas (WBS, Work Breakdown
Structure), estimacin de esfuerzos, control y gestin de la planificacin.
Gestin de Riesgo: Identificacin y anticipacin de riesgos y problemas. Anlisis de
impacto y de alternativas de mitigacin del impacto. Entrega de propuesta de acciones
preventivas. Resolucin de conflictos entre proyectos.
Gestin de Calidad: Formacin, distribucin y supervisin de cumplimiento de estndares
y normativas de calidad. Coordinacin de las auditoras de calidad. Seguimiento de las no


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conformidades y acciones correctivas derivadas del proceso de aseguramiento de la
calidad.
Gestin de Adquisiciones: Gestin de Proveedores y Subcontratados. Aseguramiento
del cumplimiento de los contratos y Acuerdos de Niveles de Servicio.
Gestin de Recursos Humanos: Gestin de Asignaciones. Gestin de la Formacin.
Estimacin de la capacidad productiva basado en los recursos disponibles y proyectos en
cartera. Control de tiempos de dedicacin a proyectos.
Gestin de Costos: Control de los costos incurridos en el proyecto, control del
presupuesto de los proyectos.
Gestin de la Integracin entre Proyectos: Definicin de un alcance preliminar, las
normas de gestin del proyecto, su ejecucin y gestin, monitorizacin y control, control
integrado de cambios que van a efectuarse sobre el mismo as como el cierre del proyecto.
Gestin de Resultados: Aseguramiento de la alineacin de las soluciones tecnolgicas
con los objetivos y necesidades del negocio, facilitando la consecucin de beneficios.
Entrega de informes de alto nivel del estado de los proyectos en trminos de costos,
tiempo, recursos, a los involucrados en los proyectos.


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3 Modelo Integral de Mejora Administrativa
3.1 Introduccin
El Modelo Integral de Mejora Administrativa para la Administracin Pblica Federal est basado en
mejores prcticas internacionales y en la Estrategia de Mejora Administrativa de la Secretara de la
Funcin Pblica. Este modelo se adapta a las instituciones que estn por iniciar o que ya han
iniciado con los procesos de Mejora Administrativa. Incluye los elementos desde actualizacin
normativa hasta una oficina de proyectos encargada de asegurar la mejora continua. Adems, este
modelo se basa en la metodologa de Lean Government que busca la mejora continua y en el
Project Management Institute para la gestin de proyectos.
El Modelo Integral de Mejora Administrativa fue desarrollado expresamente para la Administracin
Pblica Federal Mexicana con base en la Estrategia de Mejora Administrativa implementada por la
Secretara de la Funcin Pblica y adaptada con algunas de las mejores prcticas, por lo que no
existe precedente de este Modelo Integral en la Administracin Pblica Federal.
Los elementos del Modelo Integral han sido implementados de manera exitosa en diferentes
proyectos del sector privado, sin embargo, para su implementacin en el sector pblico se requiere
considerar sus propias caractersticas y su responsabilidad hacia la sociedad:
La Administracin Pblica Federal cuenta con fines y objetivos con un valor sustantivo de
cara a los ciudadanos beneficiados con sus servicios.
Su funcionamiento y estructura orgnica est definida y regulada por normas y reglas.
Sus recursos econmicos provienen del presupuesto pblico, y son destinados para su
ejercicio en rubros especficos de la gestin.
Debido a lo anterior, y en pro de la comunicacin abierta hacia los ciudadanos, cada Gobierno
genera un plan estratgico (Plan Nacional de Desarrollo), el cual contiene para el perodo de
gestin los objetivos y estrategias a seguir por toda la Administracin Pblica.
En cuanto a experiencias internacionales en la implementacin de los elementos del Modelo
Integral en el sector pblico, podemos mencionar al gobierno de la Generalitat de Catalunya, donde
a partir de su Plan de Gobierno 2011-2014 se desprende el objetivo de establecer una poltica de
gestin por procesos. Derivado de ello, la Secretara de la Funcin Pblica y Modernizacin de la
Administracin estableci una Oficina Tcnica encargada de estandarizar los procesos, gestionar


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el asesoramiento a las instituciones y fomentar la mejora continua a travs de la gestin del
cambio.
Los elementos comunes entre nuestro referente y el Modelo Integral son los siguientes:
Ambos proceden del Plan de Gobierno.
Integran como factores elementales la estandarizacin, la mejora continua y la gestin del
cambio con todas las instituciones.
Su objetivo principal es la eficiencia en los procesos, a travs de la cual se obtienen
ahorros, simplificacin de las actividades y reduccin de normas.
Incluyen un organismo facilitador de la comunicacin, seguimiento y formacin central que
se relaciona con las dependencias y entidades de manera continua.
Los objetivos y funciones de esta Oficina Tcnica son similares a los establecidos en el Modelo
Integral, por lo que lo consideramos un claro referente.
En la experiencia de la Generalitat de Catalunya, el alcance del proyecto incluy el establecimiento
de la Oficina Tcnica, el acompaamiento en la ejecucin de proyectos piloto y la formacin de los
miembros de la Oficina Tcnica. El Modelo Integral y las guas metodolgicas que lo acompaan
contienen todos los recursos para poder llevar a cabo la implementacin en la Administracin
Pblica Federal.
Para el caso de la Administracin Pblica Federal mexicana el Plan Nacional de Desarrollo 2007-
2012 da origen al Programa Especial de Mejora de la Gestin y, como consecuencia, ay la
Estrategia de Mejora Administrativa, conformando los dos primeros pilares del Modelo Integral:
Actualizacin Normativa y Simplificacin y Estandarizacin de Procesos, que constituyen las
acciones realizadas por la Secretara de la Funcin Pblica para el Programa Especial de Mejora
de la Gestin. Los siguientes dos pilares, Seleccin de Proyectos de Mejora Administrativa y
Ejecucin de Proyectos de Mejora Administrativa (Lean Six Sigma), estn enfocados en la
evolucin hacia la mejora continua. Las bases son: Difusin, Comunicacin, Transferencia y
Formacin y la Oficina de Seguimiento y Mejora Continua. Estos elementos trabajan
transversalmente, tomando los requerimientos de los pilares y distribuyendo de acuerdo a su
naturaleza los esfuerzos necesarios e integrando los resultados y avances logrados.


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El Modelo Integral de Mejora Administrativa es un marco de referencia para el impulso y ejecucin
de proyectos orientados a la simplificacin y optimizacin de los procesos de la Administracin
Pblica Federal.
A continuacin se muestra el grfico que representa el Modelo Integral de Mejora Administrativa:
Grfico 5. Modelo Integral de Mejora Administrativa

3.2 Elementos del Modelo Integral de Mejora Administrativa
3.2.1 Actualizacin Normativa

La Regulacin Base Cero es una iniciativa que nace en el Programa Especial de Mejora de la
Gestin 2008-2012 y es un pilar del Modelo Integral de Mejora Administrativa. Este elemento ha
tenido mucho xito en la Administracin Pblica Federal, ya que ha logrado derogar 16,413 normas
(de las cuales 10,370 son normas administrativas). Es importante que la Administracin Pblica
Federal, como parte de la eficiencia administrativa que busca, contine simplificando la forma de
operar, ya que mucha normativa detiene el progreso de cualquier administracin. Debido a la


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relevancia de conservar la simplificacin a la hora de operar el Modelo Integral de Mejora
Administrativa, mantenemos como mejor prctica y pilar a la Regulacin Base Cero.
Este pilar:
1. Contiene una gua que incluya el proceso integral de actualizacin y simplificacin
normativa a travs de la Tala Regulatoria y la Contencin Normativa:
La Tala Regulatoria permite derogar toda la normatividad innecesaria.
La Contencin Normativa evita que las instituciones de Gobierno acumulen nueva
Normativa.
2. Busca que las instituciones gubernamentales definan y analicen el inventario de normas
bajo las cuales se encuentran operando, a fin de determinar la regulacin interna
sustantiva y adjetiva indispensable para su funcionamiento.

3.2.2 Simplificacin y Estandarizacin de Procesos

La simplificacin y estandarizacin de procesos constituyen el segundo pilar del Modelo Integral de
Mejora Administrativa. Los Manuales Administrativos de Aplicacin General son instrumentos
elaborados bajo la coordinacin de la Secretara de la Funcin Pblica para simplificar y
estandarizar los procesos administrativos de la Administracin Pblica Federal. Dichos Manuales
han sido un excelente instrumento ya que han logrado crear un marco normativo comn en las
siguientes materias: Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico; Auditora;
Control Interno, Obra Pblica y Servicios Relacionados con las Mismas; Recursos Financieros;
Recursos Humanos; Recursos Materiales y Servicios Generales; Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones, y Transparencia.
A nivel global se ha identificado la necesidad de mejorar el orden y control sobre los procesos y
servicios de la Administracin Pblica, es por eso que el segundo pilar contiene una gua para la


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revisin y/o actualizacin de los Manuales Administrativos de Aplicacin General, estandarizando y
homologando sus procesos a travs de toda la Administracin Pblica Federal. Los Manuales son
un buen inicio para que las instituciones piensen en procesos y no en funciones, lo cual es
elemental para implementar Lean Government.

3.2.3 Seleccin de Proyectos de Mejora Administrativa

La Secretara de la Funcin Pblica ha desarrollado la gua para identificar proyectos de mejora, la
cual a travs de una metodologa de 7 pasos permite a las instituciones integrar y priorizar sus
proyectos de mejora. Asimismo, en la Gua Tcnica del Sistema Procesos Eficientes se menciona
a la matriz de correlaciones como una herramienta que ayuda a priorizar los procesos para su
mejora.
La seleccin y priorizacin de proyectos conforman el tercer pilar del Modelo Integral de Mejora
Administrativa. Uno de los factores crticos de xito para ejecutar un programa de mejora continua
es seleccionar y priorizar los proyectos ms factibles y con mayor impacto en las instituciones. Este
pilar adapta las guas existentes a una metodologa de Lean Government.
La metodologa de identificacin, seleccin y priorizacin de proyectos define cules son las etapas
a seguir, desde la identificacin de criterios de seleccin hasta la planificacin de los proyectos de
mejora administrativa. Asimismo, se definen los criterios que estn alineados con los ejes
estratgicos del Gobierno Federal y se priorizan de acuerdo a criterios objetivos. Esta metodologa
permite conocer la planificacin de los proyectos de mejora a medio plazo y garantizar que los
esfuerzos de la mejora administrativa se centren en los procesos con un alto impacto en mejoras
administrativas.


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3.2.4 Ejecucin de Proyectos de Mejora Administrativa (Lean Six Sigma)

Otro de los factores crticos de xito en un proyecto de Mejora Administrativa es la forma en que
ste se ejecuta. Es necesario establecer una metodologa que permita realizar los proyectos de
manera exitosa, por lo anterior el cuarto pilar del Modelo Integral de Mejora Administrativa
establece una gua de ejecucin de proyectos basada en la mejor prctica Lean Six Sigma.
La metodologa de Ejecucin de Proyectos de Mejora Administrativa es una gua en fases y pasos
a seguir para ejecutar proyectos de optimizacin de procesos adaptada a las caractersticas de la
Administracin Pblica Federal. El Modelo Integral de Mejora Administrativa incluye las diferentes
fases de un proyecto estndar: optimizacin, implementacin y seguimiento. Todas las fases van
acompaadas de herramientas que permiten llevarlas a cabo, stas se aplican segn las
necesidades de cada proyecto.
La metodologa del Modelo Integral de Mejora Administrativa cuenta con 17 etapas y sta sigue el
ciclo DMAIC, como se muestra en el siguiente grfico:
Grfico 6. Ciclo DMAIC


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Las etapas de la metodologa se describen en el siguiente grfico:
Grfico 7. Etapas de la Metodologa

3.2.5 Difusin, Comunicacin, Transferencia y Formacin

Este peldao del Modelo Integral de Mejora Administrativa se fundamenta en la Gestin del
Cambio, que es una herramienta que permite que las instituciones adopten y acepten
adecuadamente los cambios establecidos. .
Los elementos de Difusin, Comunicacin, Transferencia y Formacin se orientan a dotar a la
Administracin Pblica Federal de la preparacin necesaria para la ejecucin de proyectos de
Mejora Administrativa (Desregulacin, Estandarizacin, Optimizacin de Procesos) y a difundir la
nueva filosofa de mejora continua interna y externamente. Para ello se actua en 2 mbitos:


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Difusin de los resultados del Modelo Integral de Mejora Administrativa, Comunicacin
entre la Administracin Pblica Federal y la Secretara de la Funcin Pblica y
Transferencia del conocimiento adquirido.
Formacin para la capacitacin.

3.2.6 Oficina de Seguimiento y Mejora Continua

El Modelo Integral de Mejora Administrativa propone la creacin de una Oficina de Seguimiento y
Mejora Continua alineada a las mejores prcticas mencionadas en el PMBoK.
Esta Oficina vela por el funcionamiento efectivo y transparente del Modelo Integral de Mejora
Administrativa en todas las instituciones de la Administracin Pblica Federal y lleva el control de
los proyectos de mejora enfocados en el aumento de la eficiencia operativa y la eficacia
administrativa, asesorando a las instituciones, evaluando el cumplimiento de resultados e impacto y
aplicando los correctivos necesarios para el cumplimiento de los objetivos marcados.
La Oficina de Seguimiento y Mejora Continua debe tener las siguientes competencias:
Identificar constantemente oportunidades de mejora, teniendo en cuenta las lneas
estratgicas y objetivos del Gobierno Federal, la Oficina traduce estas directrices a una
lista de proyectos priorizados y definidos, proponiendo la optimizacin de aquellos
procesos o servicios de mximo impacto econmico y de satisfaccin del ciudadano.
Liderar, ejecutar y hacer el seguimiento de los proyectos de mejora presentando de forma
sistemtica los resultados a la Secretara de la Funcin Pblica, desde la optimizacin de
los procesos de negocio hasta la implementacin tecnolgica y automatizacin.
Formar al resto de la Organizacin en la metodologa y las herramientas de ejecucin de
proyectos del Modelo Integral de Mejora Administrativa (basadas en Lean Six Sigma)
segn roles y responsabilidades.
Aumentar la eficiencia de trabajo y reasignar recursos a tareas de ms rentabilidad.
Crear una estructura propia dentro de la Secretara de la Funcin Pblica, para liderar y
gestionar cualquier iniciativa o proyecto de mejora.


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Obtener ahorros econmicos con resultados tangibles y controlables.
Liderar un cambio cultural en la Administracin Pblica que ser clave para la
transformacin.
Se recomienda que la Oficina de Seguimiento y Mejora Continua mantenga una interaccin similar
a la que se tuvo en la creacin de los Manuales Administrativos de Aplicacin General entre la
Secretara de la Funcin Pblica y las instituciones de la Administracin Pblica Federal, creando
un equipo mixto de Optimizacin y Mejora Continua.


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3.3 Mapa de Relaciones del Modelo Integral de Mejora Administrativa
Una vez descrito el Modelo Integral de Mejora Administrativa, se presenta continuacin un Mapa de
Relaciones que muestra la interrelacin que tienen sus elementos:
Grfico 8. Mapa de Relaciones del Modelo Integral de Mejora Administrativa

Del grfico anterior, se pueden distinguir dos secciones en este Mapa de Relaciones, la parte
superior que es la ejecutada por las instituciones de la Administracin Pblica Federal y la seccin
inferior que es la parte que gestiona la Secretara de la Funcin Pblica.
La primera parte de la seccin implementada por las instituciones contempla la Contencin
Normativa, Tala Regulatoria y los Manuales Administrativos de Aplicacin General que
conforman la Regulacin Base Cero y corresponden a los pilares Actualizacin Normativa y
Simplificacin y Estandarizacin de Procesos. La segunda parte de esta seccin contempla la
Seleccin y Priorizacin de Proyectos (pilar Seleccin de Proyectos de Mejora Administrativa)
que proveer una metodologa que permita a las instituciones filtrar sus proyectos y seleccionar los
ms viables y con mayor impacto y la Ejecucin de Proyectos (pilar Ejecucin de Proyectos de
Mejora Administrativa) que proporcionar una metodologa basada en Lean Government y el
Project Management Institute (PMI). Se puede observar en el Mapa de Relaciones que los
proyectos de mejora surgen a travs de las iniciativas identificadas de la Regulacin Base Cero, sin
excluir los proyectos de implementacin de mejoras identificadas a travs de los diagnsticos de


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eficiencia administrativa, los proyectos de implementacin de modelos de eficiencia administrativa
y los generados por otros programas.
En la seccin gestionada por la Secretara de la Funcin Pblica, correspondiente a la base del
Partenn del Modelo Integral, se encuentra la Oficina de Seguimiento y Mejora Continua que
ser la encargada de mantener la comunicacin y darle seguimiento a los proyectos ejecutados
con la Administracin Pblica Federal. Los dos elementos que la rodean servirn para garantizar
una ejecucin e interaccin ptima entre la Oficina y sus interlocutores, y son parte fundamental de
la Gestin del cambio. En la parte izquierda se encuentra la Difusin, Comunicacin y
Transferencia que garantizar una comunicacin continua y eficiente entre las instituciones y la
Secretara de la Funcin Pblica. En la parte derecha se encuentra la Formacin que servir para
capacitar a los ejecutores para que la transferencia de conocimiento sea ms fcil.
La Oficina de Seguimiento y Mejora Continua mide, a travs de los diagnsticos de los rganos
Internos de Control, el estado de los indicadores de eficiencia de procesos y los resultados de los
proyectos de mejora implementados en las instituciones.
Otras responsabilidades de la Oficina de Seguimiento y Mejora Continua son: garantizar que los
proyectos de mejora se ejecuten de una manera correcta obteniendo los resultados esperados,
ayudar a identificar proyectos de impacto para las instituciones y facilitar el cambio de cultura que
las instituciones deben afrontar.

4 Alineacin de la Estrategia de Mejora Administrativa al Modelo
Integral de Mejora Administrativa
Como parte de la modernizacin de la Administracin Pblica Federal, la Estrategia de Mejora
Administrativa evoluciona a un Modelo Integral, conservando los objetivos definidos en un principio
por el Programa Especial de Mejora de la Gestin para la Administracin Pblica Federal 2008 -
2012. En este sentido, cada elemento del Modelo Integral de Mejora Administrativa contempla las
actividades, herramientas y requerimientos para su aplicacin y mantenimiento congruentes con su
alcance especfico. Asimismo, el objetivo, actividades y herramientas consideradas para cada
elemento del Modelo Integral de Mejora Administrativa sern descritos en guas de mejora y/o
actualizacin, conforme a lo siguiente:


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Actualizacin Normativa
Establecer la forma en que cada institucin mantendr vigente la mnima cantidad de
normativas necesarias para la regulacin y control de sus procesos administrativos.
Reforzar ante las instituciones la contencin normativa, evitando emitir nuevas
regulaciones, salvo en las excepciones definidas en el ACUERDO por el que se instruye a
las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, as como a la
Procuradura General de la Repblica a abstenerse de emitir regulacin en las materias
que se indican.
Indicar, a los responsables de la implementacin del modelo, los pasos a seguir en las
revisiones peridicas de la normatividad disponible, actualizando su inventario normativo
respecto de las actualizaciones, eliminaciones y creaciones requeridas.

Simplificacin y Estandarizacin de Procesos
Alinear la operacin administrativa de las instituciones, eliminando exigencias y/o
formalidades innecesarias, documentando las actividades que los conforman para facilitar
su anlisis y actualizacin, para asegurar el cumplimiento de lo establecido en los
Manuales Administrativos de Aplicacin General.
Definir los pasos a seguir para la implantacin derivada de las actualizaciones a los
Manuales Administrativos de Aplicacin General, a fin de asegurar que las instituciones
homologuen y ejecuten de manera consistente dichos cambios en sus procesos
administrativos.

Seleccin de Proyectos de Mejora Administrativa
Adaptar las guas de seleccin y priorizacin de proyectos, desarrolladas por la Secretara
de la Funcin Pblica, a la metodologa de Lean Government de tal forma que las
instituciones de la Administracin Pblica Federal identifiquen los proyectos bajo los cuales
sean ordenados y puestos en marcha los proyectos de mejora con mayor impacto para
obtener mejores resultados.


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Ejecucin de Proyectos de Mejora Administrativa (Lean Six Sigma)
Definir los pasos a seguir para asegurar una exitosa puesta en marcha de los proyectos,
conforme a la metodologa Lean Government, con miras a la bsqueda de obtener una
cultura de mejora continua y lograr los resultados esperados.

Difusin, Comunicacin, Transferencia y Formacin
Definir las consideraciones para la definicin de la estrategia de comunicacin y
capacitacin a seguir, como resultado de la oficializacin desde el propio Modelo Integral
de Mejora Administrativa, hasta los cambios derivados de los proyectos de mejora a los
procesos y sus resultados.

Oficina de Seguimiento y Mejora Continua
Definir las directrices bajo las cuales se gestionar el seguimiento de los proyectos a cargo
de las instituciones, as como la adopcin y madurez de la cultura de mejora continua en la
Administracin Pblica Federal.
Apoyar a las instituciones de la Administracin Pblica Federal y garantizar la ptima
ejecucin de las acciones emitidas por la Secretara de la Funcin Pblica y aquellas
derivadas de los Proyectos de Mejora Administrativa.
Crear la estructura y lineamientos para que la Oficina de Seguimiento y Mejora Continua
opere de manera eficiente y est alineada a las necesidades del modelo.

4.1 Factores crticos de xito
Para implementar el Modelo Integral de Mejora Administrativa, considerando los principios de Lean
Government, es necesario que la Administracin Pblica Federal asegure lo siguiente:
Patrocinio por parte de las Oficialas Mayores o equivalentes definidos para cada
institucin, logrando y fortaleciendo el compromiso de los tomadores de decisiones en
cada una, tales como Titulares de Unidad y Directores de rea responsables de la
operacin dentro del alcance de los procesos administrativos.
Definir objetivos claros para el Modelo Integral de Mejora Administrativa, difundindolos a
todas las instituciones, garantizando su entendimiento por los funcionarios responsables de


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la ejecucin de los procesos administrativos as como el logro de los resultados esperados.
Los objetivos deben ser especficos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en
tiempo, para cada proyecto de mejora que definan las instituciones y dems acciones
implementadas por la Secretara de la Funcin Pblica.
Definir mtricas e informacin que determinen claramente el punto de partida de los
procesos administrativos de cada institucin, as como los objetivos y resultados de las
mejoras introducidas.
Identificar a los agentes clave (impulsores) para la implementacin de las mejoras a los
procesos administrativos, as como participantes externos directamente involucrados.
Definir y poner en marcha una estrategia de comunicacin proactiva, transparente y
coordinada.
Definir y poner en marcha una estrategia de seguimiento del proyecto de mejora eficaz y
continua.

4.2 Estrategia de Implantacin
Para implantar de manera correcta el Modelo Integral de Mejora Administrativa es necesario
generar una estrategia mediante diversas lneas de accin. La Secretara de la Funcin Pblica
identificar dicha estrategia en coordinacin con la Administracin Pblica Federal. Para ello, se
sugiere considerar las dependencias y relaciones de los procesos, as como su impacto y grado de
complejidad, organizndolos en proyectos, para garantizar el orden, control y aseguramiento de la
implantacin.
Dependencias y Relaciones
Esta metodologa permite priorizar las lneas de accin de la estrategia de implementacin
del Modelo Integral de Mejora Administrativa, analizando y segmentando cada una, para la
definicin de los proyectos a realizarse, considerando el orden que guardan con respecto a
los elementos del modelo y niveles de madurez de las instituciones. Lo anterior para
asegurar que la implementacin sea realizada con una secuencia lgica y gestionando el
cambio de forma estructurada para facilitar la adaptacin y comprensin para los actores
involucrados.


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En primer lugar son analizadas las lneas de accin definidas por la Secretara de la
Funcin Pblica, para identificar las relaciones y dependencias entre ellas, considerando el
contexto de cada institucin. Posteriormente las lneas de accin son agrupadas segn el
nivel de relacin que existe entre ellas y los elementos del modelo que involucran, de modo
que se establezca un orden cronolgico y secuencial para la implantacin, como se
muestra en el siguiente grfico:
Grfico 9 Estrategia de Implantacin: Dependencias y Relaciones

La aplicacin de esta metodologa obedece a la implantacin completa de cada elemento
del Modelo Integral de Mejora Administrativa, independientemente del esfuerzo que esto
implique para la Secretara de la Funcin Pblica y las instituciones de la Administracin
Pblica Federal.

Impacto vs Complejidad:
En este caso, la metodologa prioriza la implantacin conforme a diversos parmetros
implicados en cada lnea de accin definida, tales como cantidad de cambios requeridos en
la Administracin Pblica Federal a causa del Modelo Integral de Mejora Administrativa en
comparacin con la Estrategia de Mejora Administrativa, la creacin y/o cambio de roles, el
nmero de reas involucradas e instituciones, las dependencias entre elementos del
modelo, las instituciones y con actores externos, la optimizacin de tiempos, entre otros.

Como punto de partida, es necesario definir y ponderar tanto los parmetros a medir como
el impacto que tendrn en las instituciones y su operativa actual. Posteriormente se deber
determinar la complejidad de ejecutar las lneas de accin, agrupndolas segn la relacin
que guardan entre impacto vs complejidad. Esto es representado en grfico, separando por
olas la implantacin de cada accin.

En el siguiente grfico se muestran las dos etapas que integran esta metodologa:


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Grfico 10 Estrategia de Implantacin: Impacto vs Complejidad

Esta metodologa considera el estado que guarda cada institucin respecto a los
parmetros definidos, pudiendo abarcar diferentes elementos del Modelo Integral de
Mejora Administrativa en cada ola de implantacin.

Finalmente, cabe destacar que las metodologa aqu presentadas no son excluyentes, pudindose
emplear cada uno o ambas, segn los objetivos de mejora establecidos para la Administracin
Pblica Federal. Asimismo, la estrategia definida debe contribuir a incrementar el nivel de madurez
del Modelo Integral de Mejora Administrativa, ponindolo a prueba, adaptndolo y actualizndolo
en los puntos necesarios.

Nota aclaratoria: Este documento es resultado de la consultora Consolidacin de la estrategia de
mejora administrativa en la Administracin Pblica Federal 2008-2012, su contenido puede
actualizarse de acuerdo al contenido de los documentos en proceso de desarrollo de la consultora.

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LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL 2008 2012

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