PROYECTO 2

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA WORD Y ACCESS

A travs de un ejemplo aplicado, se explicarn los pasos a seguir para utilizar esta herramienta de
Word. En primer lugar debes tener creada la Base de Datos y guardada en algn directorio de tu
computador. Para el ejemplo, se cre un listado con empleados de una empresa, en la cual se
detalla su rut, nombre, correo electrnico, gerencia a la cual pertenece, cargo que ocupa y la fecha
de ingreso a la compaa.





Una vez hecho esto, debes dirigirte a la pestaa datos externos, presionar en ms, y por
ltimo clickear sobre Combinar con Microsoft Office Word. Para esto es necesario tener abierta
la tabla que deseas exportar.






Ahora aparecer una ventana en donde puedes elegir si utilizar un archivo Word ya existente, o
uno nuevo. En este caso seleccionamos la segunda opcin, y luego debes clickear en aceptar, lo
cual abrir el documento de Word en blanco, ubicado en la pestaa de correspondencia.





El siguiente paso a seguir, es hacer click sobre Iniciar combinacin de correspondencia, y
seleccionar el tipo de documento en el que se trabajar; stos pueden ser carta, mensajes de
correo electrnico, sobres, etiquetas o listas de direcciones. Utilizaremos el primero puesto que es
el tpicamente ms utilizado, y por ende es ideal partir por conocer cmo se utiliza ste. Notar que
de igual manera, al lado derecho de la ventana encontrars un panel que te ir diciendo paso a
paso lo que debes hacer, es por lo anterior que este tutorial va enfocado a las opciones del panel
superior, ya que podra resultar menos intuitivo y ms flexible.







Ahora, no es necesario que la carta la dirijas a todas las personas que se encuentran en la base de
datos proveniente desde Access. Esto se modifica en la pestaa Editar destinatarios, que
mostrar un listado en el cual podrs deseleccionar gente si as lo deseas, esto clickeando sobre el
check-in. Notar que aqu no es necesario Seleccionar destinatarios ya que en un principio
importaste los datos desde Acces





En el ejemplo anterior, la destinataria Nicole Orellana Velasco no ser incluida dentro de las cartas
que se crearn. Lo nico que se hizo fue presionar la casilla check-in al costado de su nombre.
Adems, como se puede observar en la imagen, tienes la posibilidad de Restringir la lista de
destinatarios, de tal manera que puedes darle cierto orden (por ejemplo, alfabtico), filtrar segn
criterios que ingresa el usuario, buscar duplicados que Word sugiere, buscar destinatarios
especficos que el usuario sabe a-priori quiere o no enviar esta carta, o por ltimo, validar
direcciones.

Una vez hecho click en aceptar, debes comenzar a redactar tu carta. Lo interesante aqu, es
crear un archivo genrico, que vaya cambiando ciertas partes especficas del documento, con el fin
de ahorrar tiempo para quin lo est confeccionando. En el ejemplo se mostrar una carta de
invitacin para los empleados a la fiesta de aniversario, en donde el remitente y su respectiva
gerencia sern campos combinados, es decir, campos que sern extrados automticamente
desde la base de datos. El procedimiento es escribir normalmente la carta, y en la frase que
deber variar segn cada persona, se debe presionar sobre el men desplegable de Insertar
campo combinado y seleccionar el campo que corresponda, como se ve a continuacin:







En el documento se escribi manualmente la palabra Estimado (a), y a continuacin se insert el
campo NOMBRE haciendo lo antes mencionado (subrayado en verde punteado). Al aparecer entre
estos parntesis significa que se trata de un campo variable segn cada destinatario. Es as como
pudes continuar escribiendo tu carta e ir agregando campos segn estimes conveniente. Aqu
tenemos la carta terminada:









Finalmente, lo que queda es ver la vista previa de las cartas, para esto debes presionar el cono
Vista previa de resultados, los cuales puedes mover con las flechas ubicadas al lado derecho. Si
marcas Resaltar campos de combinacin podrs ubicarlos fcilmente en tu archivo, ya que se
marcarn en color gris.











Para finalizar, en el costado derecho de la barra de herramientas, en Finalizar y combinar
tendrs tres opciones:
Editar documentos individuales: lo cual abrir un nuevo archivo con cada una de las cartas,
en caso de que quieras editar algunos de manera particular. Para volver a modificarlos
todos juntos, debes hacerlo en el documento original, que an sigue abierto.
Imprimir documentos: abrir la pestaa de impresin en donde puedes personalizar esta
operacin segn tus requerimientos.
Enviar mensajes de correo electrnico.




Como ves, es bastante fcil combinar correspondencia. Como ya se mencion, tambin podras
hacerlo utilizando una consulta, en donde ya hayas filtrado a los destinatarios segn ciertos
criterios, esto en caso de que se trate de una base de datos mucho ms grande y compleja de
filtrar manualmente.

A modo de recomendacin, es ideal tener los campos ya ordenados en la misma base de datos,
como por ejemplo, tener en el orden correcto el nombre de la persona, y no el apellido y despus
el nombre, que es algo bastante comn en las bases de datos, y podra implicar en tener
resultados no tan satisfactorios al realizar un documento que puede necesitarse sea formal y estar
escrito de modo correcto.