Hospital Codigo: Ea & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL |C&TG9, Simén Bolivar GESTION DE GEREN vintage | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 PLANEACION ‘x eae REVISO: APROBO: \hecroe G Dy Oficina asesora de Planeacién- axe Foduy Comité de Comunicaciones fupo og eee bissal Coico) erence FECHA: FECHA: 30 de Julio de 2015 $0 Ge uo 2015 30 de Julio de 2015 Pagina 1 de 4sCodigo: BS eee INSTITUCIONAL C400 og | enoopital |, |___ GESTION DE GERENCIAY vei | | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | Ld PLANEACION. 1. OBJETIVO. Establecer los lineamientos para recibir, producir, tramitar, divulgar y difundir las comunicaciones escritas y/o audiovisuales de transmision interna y externa; de forma tal que se garantice la oportunidad, confidencialidad y custodia, minimizando los riesgos que atenten contra la seguridad de la informacion en EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL. 2. ALCANCE, Este Documento es una guia practica que se aplica a todas las areas y/o grupos funcionales del HOSPITAL SIMON BOLIVAR Ill NIVEL ESE, que reciban y/o envien cualquier tipo de comunicacién institucional tanto a nivel interno como externo. Por lo tanto se define como grupo objetivo del Documento de Comunicaciones a todos los trabajadores del Hospital Simén Bolivar Ill Nivel ESE de las Areas Asistencial y Administrativa, sin importar su modalidad de contratacién, que sean portadores y receptores de informacién institucional de la ESE. 3. DEFINICIONES. 31 ABREVIATURA Tipo de abreviacién que consiste en la representacién grafica reducida de una palabra mediante la supresi6n de letras finales o centrales, y que suele cerrarse con punto. 3.2 ACRONIMO Tipo de sigla que se pronuncia como una palabra. Vocablo formado por la union de elementos de dos o mas palabras, constituido por el principio de la primera y el final de {a uitima. 3.3 ACTO ADMINISTRATIVO. El acto administrativo, es el medio a través del cual la Administraci6n publica cumple su objetivo de satisfacer los intereses colectivos o de interés pUblico. Es la formalizacion de la voluntad administrativa, y debe ser dictado de conformidad con el principio de legalidad. , 3.4 ARCHIVO ELECTRONICO Actuacién administrativa de almacenamiento de documentos o expedientes administrativos en formato electrénico con el objeto de asegurar la identidad y la integridad de la informacién que contienen a largo termino; siguiendo la estructura Pagina 2 de 45,Codigo: BSB COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | C8490. Hospital ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y mene DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | PLANEACION ee a | organico-funcional del productor, quien los conservara como registro de la gestion de una persona, area o proceso. 3.5 ASUNTO Materia de que se trata. Sintesis del contenido de la comunicacién. 3.6 CARGO Empleo de la persona que desempefia cierta responsabilidad y quien figuraré como responsable de expedicién del documento. 3.7 CARTA Comunicacién escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones, personas naturales y viceversa, 3.8 CARTELERA El término cartelera se utiliza para denominar a aquelias estructuras colgantes que se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las cuales se colocan avisos, notificaciones, fechas y diferente informacion importante para que la gente interesada pueda acceder a ella y estar al tanto de los datos transmitidos. 3.9 CERTIFICADO Es un documento de cardcter probatorio que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o de un acto solemne. 3.10 CIRCULAR Las circulares se expiden con propésitos internos meramente administrativos, para informar, regular o establecer modalidades en la marcha de la Administraci6n publica o aspectos generales externos, no comprendidos en los reglamentos interiores del trabajo y se limitan al mero ambito doméstico de sus titulares. 3.11 COMUNICACION EMPRESARIAL La comunicacién empresarial consiste en el proceso de emision y recepcién de mensajes dentro-de una organizacién, la cual puede ser interna o basada en relaciones dentro de la organizacién, 0 externa en la cual se deben transmitir mensajes que Teflejen los objetivos institucionales de la organizacién, 3.12 COMUNICACION EXTERNA La comunicacién externa de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relacién con los diferentes publicos Pagina 3 de 45Codigo: GGD-DO-130-001 BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL clita tah: GESTION DE GERENCIAY | Se Sinan Beir DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Versién: 3 PLANEACION objetivos del negocio, asi como proyectar una imagen favorable de la compatiia 0 promover actividades, productos o servicios. 3.13 COMUNICACION INTERNA La comunicaci6n interna est conformada por todos aquellos medios informativos que se emplean en la organizacién: avisos, comunicados, memorandos, circulares, boletines, érdenes de trabajo, etcétera. Este tipo de comunicacién se efectia solo cuando el emisor y el receptor pertenecen al mismo grupo de trabajo de la organizaci6n. Permite proyectar de manera formal y conceptual la imagen institucional 3,14 CONSTANCIA Escrito en que se ha hecho constar algiin acto o hecho, a veces de manera fehaciente. 3.15 CORRESPONDENCIA La correspondencia interna comprende toda aquella comunicacién escrita que surge del intercambio de las diferentes dependencias de la Entidad, mediante la cual se emiten conceptos, ordenan actividades, se trazan politicas y procesos y toda aquella que contenga informacién de relevancia institucional. La correspondencia externa es toda clase de comunicacién escrita que es emitida por la ESE 0 dirigida a ella, en la cual se emiten conceptos y/o decisiones institucionales que le competen y que tienen como interlocutor entidades, empresas y organismos externos pero con algtin tipo de vinculo con la ESE. 3.16 DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO Es el registro de informacion generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electronicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o la empresa en raz6n de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivisticos. 3.17 DOCUMENTO ORIGINAL Es la fuente primaria de informacion utilizada con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. 3.18 ESTRATEGIA DE COMUNICACION La estrategia de comunicacién es el conjunto de decisiones y_prioridades basadas en el andlisis y el diagnéstico que definen tanto la tarea como el modo de cumplirla por parte de las herramientas de comunicacién disponibles. Prioriza objetivos y valora la informacion disponible tanto sobre el contenido o entidad objeto de comunicacién, como sobre los sujetos receptores de esa comunicacién, asi como establece decisiones tanto fen materia de contenidos como en la utilizacion de canales o herramientas de comunicacion Pagina 4 do 45Codigo: COMUNIGACIONES INSTITUCIONAL |22t%0:, & Hospital ache CP eit ene soci ‘sete mee Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y vvinaere'se DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | version: 3 | i ___PLANEACION 3.19 INFORME Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio 0 proyecto, relativo a un caso conereto para conocer los resultados de Procesos administrativos. 3.20 INTERLINEADO Conjunto de espacios entre las lineas de un escrito. 3.21 MEMORANDO EI memorando és un escrito breve por el que se intercambia informacion entre diferentes departamentos de una organizacion para comunicar alguna indicacié recomendacién, instruccién o disposicion 3.22 OFICIO Comunicacién escrita, referente a los asuntos de las administraciones publicas. 3.23 PROTOCOLO Gonjunto de normas y procedimientos utiles para la transmisién de datos, conocido por el emisor y el receptor. 3.24 RADICACION DE COMUNICACIONES Es el procedimiento por medio del cual, el Hospital asignan un ntimero consecutivo, a fas Comunicaciones recibidas o radicadas en la oficina de correspondencia, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio, con el propésito de oficializar su {ramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos téminos Se empiezan a contar a partir del dia siguiente de radicado el documento. Un Procedimiento similar debera seguir cada una de las Areas y Grupos funcionales, con respecto a los documentos emitidos por cada uno de ellas, los cuales también deberan contar con un niimero consecutivo de registro de las mismas. 3.25 REGISTRO DE COMUNICACIONES Es el procedimiento de trémite interno por medio del cual la Entidad registra en un sistema de correspondencia bien sea escrito y/o digital, todas las comunicaciones Producidas o recibidas, reconociendo para su respectivo seguimiento datos tales como: Nombre de la Persona.-temitente 0 destinataria, Nombre o cédigo de la(s) dependencia(s) competente(s), niimero de radicacién, nombre del empleado responsable del trémite, anexos y tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Pagina 5 de 4s,Codigo: BS | COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | GGD-DO-130-001 olccttsl, | GESTIONDEGERENCIAY. =| se" | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO yeas 3 | PLANEAGION oti ae fea 3.26 SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo érgano 0 sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. 3.27 SOBRE Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega y envio. 3.28 SIGLA Palabra formada por el conjunto de letras iniciales de una expresion compleja. ¢j., O(rganizacién de) N(aciones) U(nidas) 3.29 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producides o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo 0 permanencia en cada fase del archivo. 4, RESPONSABLES El Comité de Comunicaciones ser el responsable de difundir y velar por el ‘cumplimiento del Documento de Comunicaciones, asi como de implementar las estrategias y correctivos que se requieran para su éptimo uso. De igual forma todos los trabajadores del HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL deberan ajustar el ejercicio de sus actividades relacionadas con manejo de la informacién, en cumplimiento a los lineamientos aqui dirimidos. §, CONSIDERACIONES ESPECIALES Este numeral se refiere basicamente a las comunicaciones que la Institucién produce, recibe y despacha en observancia de sus funciones. Todas las 4reas y Grupos funcionales de EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL elaboran las comunicaciones externas y/o internas de acuerdo con las especificaciones que la Institucién establezca para ello y en los formatos que sean autorizados por el Grupo Funcional de Calidad. Las comunicaciones estan conformadas por unos factores internos (fondo) y otros externos (forma), ambos igualmente importantes para proyectar una buena imagen corporativa, Pagina 6 de 45,Codigo COMUNIGACIONES INSTITUGIONAL | CT 50, 30.001 = Sete | GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 PLANEACION Para la remisién de correspondencia, cabe mencionar que existen documentos de alta confidencialidad, razén por la cual se realizara la apertura y revision directamente desde el Area de Gerencia. Asi mismo, todas las comunicaciones interna y externa de la organizacién se direccionaran en primera instancia al area de Correspondencia para su debido procedimiento de registro, direccionamiento e ingreso formal, el cual seré mencionado en este Documento. Toda correspondencia de cardcter privado que llegue a la Entidad, a titulo personal citando 0 no el cargo del funcionario, no generar tramites para la Institucién, Por lo cual queda prohibido el ingreso de este tipo de comunicaciones. 5.1 FACTORES INTERNOS (FONDO) Acontinuacién se describen los Factores Internos que se pueden tener en cuenta en EL. HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL, para producir comunicaciones: * Para ser transparente y claro se recomienda que el estilo de redaccién sea personalizado. Ejemplo: Manera correcta: Con mucho gusto, le enviamos la lista de... Manera incorrecta: Conforme a su solicitud es enviado el informe... * Para la presentacién de las comunicaciones escritas se sugiere claridad, concisién, precisién, sencillez y vigor expresivo en la exposicién de ideas. Claridad: Hacer comprensible un texto y facil de entender. Se logra cuando se evitan las generalizaciones, las ideas incompletas o desorganizadas, las palabras rebuscadas 0 ambiguas y los términos técnicos, sin la explicacién correspondiente. Se pierde por el uso inadecuado de los signos de puntuacién, de los elementos gramaticales como adverbios, articulos, conjunciones y preposiciones. Concisi6n: Tiene que ver con la brevedad, Ia sintesis 0 economia lingUistica. Se ‘obtiene utilizando el menor numero de palabras y eliminando los detalles innecesarios, es decir utilizando siempre las palabras precisas. Sencillez: Se refleja en la redaccion cuando se utilizan palabras simples, en un nivel de habla formal, sin rebuscamientos ni tecnicismos excesivos y sin expresiones coloquiales. Pagina 7 de 45,Cédigo: ‘GGD-DO-130-001 seer | ae GESTION DE GERENCIAY oat | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Version: 3 PLANEACION _ | w& COMUNICACIONES INSTITUCIONAL Es la propiedad del texto que se refiere al proceso de la informacién, seleccionando lo relevante, manteniendo la unidad y organizacién del texto a través de estructuras légicas, manejo de parrafos o a través de orden cronolgico y espacial Cohesién: es una propiedad superficial del texto y hace referencia a la forma de telacionar oraciones. Redactar bien no consiste en colocar oraciones bien redactadas unas a continuacién de otras, aun cuando se refieran al mismo tema. Las oraciones son apropiadas contextualmente cuando expresan proposiciones de tal modo que armonizan con el desarrollo proposicional del texto como un todo. Estilo y léxico o vocabulario: El estilo es la manera peculiar del autor. Hay estilos densos, pesados, claros o confusos, lo cual puede facilitar o dificultar la labor del lector. Una sintaxis fluida y un vocabulario al alcance del lector 0 demasiado técnico y rebuscado también incide en la comprension. * Acontinuacién se listan algunas frases apropiadas con las que se puede iniciar una comunicacién: Estamos interesados en el convenio entre. De acuerdo con el contrato 1987 del 20 de febrero de... Con mucho gusto, le enviamos la lista de.... Le agradecemos su carta del 4 de octubre de... Le comunicamos que la reunién... Le adjuntamos los informes para el analisis del... Recibimos su informe del 12 de septiembre de 2012... Le felicitamos por la exitosa campafia social que. De acuerdo con sus instrucciones, le adjuntamos. En atencién a su amable solicitud, con mucho gusto le enviamos la propuesta. En relacién con su comunicacién del 31 de agosto de 2012, nuestra empresa. Le adjuntamos copia del contrato numero 1547, solicitado por usted para. Le solicitamos informacién acerca de la programacién de capacitacién Le informamos que la produccién... Le enviamos los documentos para la gestion ; © Para iniciar una comunicacién, NO se recomienda usar: Acusamos recibo. Hemos recibido.. Debidamente diligenciada y firmada... Me dirijo a ustedes para... Deseo agradecerle.... Pagina 8 de 45codigo: = & COMUNICACIONES INSTITUGIONAL | 26102. 1 4. ug Hospital | a és _| Seance ‘Sim6n Bolivar GESTION DE GERENCIA Y ‘Finite DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | version: 3 PLANEACION Agradeciéndole la atencién... Agradezco por anticipado.... Me permito 0 nos permitimos comunicarte... Debemos informarle... Esperando, atendiendo, confirmando (gerundios) A partir de la fecha Estamos adjuntando, anexando, incluyendo, enviando... Adjunto encontrara, adjunto a la presente encontraran, Comedidamente.... Le ruego el favor... Con el fin de. En la fecha de hoy. Con la finalidad de que.... Me complace darle a conocer... El objetivo de la presente. * La comunicacién, antes de la despedida, lleva un parrafo en el que se plantea, con toda amabilidad, el cierre de la misma. Estas son algunas frases apropiadas que se pueden usar para concluir este parrafo: Le agradeceremos cualquier informacién al respecto. Esperamos tener el gusto de atenderle muy pronto, para... Cualquier informacién adicional, seré analizada, a fin de... Esperamos una nueva oportunidad para servirles. Esperamos sus gratas noticias, muy importantes para nosotros. Les hacemos llegar nuestros deseos de éxito para usted y su empresa. Gracias por su amable colaboracién. Le agradeceremos su pronta respuesta a nuestra consulta, Su confirmacién nos permitiré atender con mucho gusto su solicitud. Su participacion en este evento, sera para nosotros muy importante. Le agradeceremos sus comentarios al respecto. Sus solicitudes siempre seran atendidas a la mayor brevedad posible. Muchas gracias por su amable atencién Agradecemos su gentil colaboracién. , Para nosotros es un gusto servile. §.2FACTORES EXTERNOS (FORMA) A continuacién se describen los Factores Externos que se recomienda tener en cuenta para producir comunicaciones: Pagina 9 de 45,Codigo: B&B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL 6 p"50.130-001 | & faizsa acinar GESTION DE GERENCIAY_ 7a ae eee DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | l PLANEACION Presentacién nitida y ordenada en procesador de palabras (Word), exentos de errores dactilograficos, ortogréficos, gramaticales, de redacoién o de puntuacion © Se utiliza papeleria entre 75 y 90 gr. No se utiliza papel reciclable para imprimir comunicaciones externas. Las tintas de impresién se sugieren de color negro. ‘* Todos los parrafos del documento comienzan contra el margen izquierdo y sin dejar sangria Para puntuar el texto después de punto seguido se dejan dos espacios; y después de punto aparte, dos interlineas. Los dos puntos se escriben inmediatamente después de la palabra, seguido de dos espacios. Después de coma y punto y coma, se deja un espacio. * En cuanto a los mérgenes laterales, se recomiendan los siguientes, cuya determinacién se toma de acuerdo con la extensién de la carta: Superior entre 3. cm y 4 om Inferior entre 2 cm y 3 om Lateral izquierdo entre 3. cm y 4 om Lateral derecho entre 2. cm y 3.0m 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. 6.1 MEDIOS DE COMUNICACIONES INTERNAS 6.1.1 BOLETIN Se trata de una herramienta sumamente practica para la difusion de informacion, mas alld de la cercanfa o lejania que tengamos con los grupos a quienes intentamos llegar con la informacion. Puede ser impreso o digital, aunque debido a los menores costos que implica y a su facilidad de distribucién, el soporte virtual se ha vuelto el mas utilizado. De acuerdo al tipo de informacién que incluya, el boletin permite informar a varios grupos de interés al mismo tiempo. Por eso se recomienda que contenga secciones, claramente identificadas, que le permitan al lector reconocer de antemano donde esta la informacién que le interesa y comenzar la lectura por all. Como boletin informativo, el Hospital Simén Bolivar viene trabajando su edicion semanal de BOGOTA SALUD que circula todos los miércoles con informacién completa en el plano internacional, nacional, distrital; en especial con las noticias de la Red Publica y del Hospital. Desde este escenario informativo se proyecta la buena imagen de la institucién hospitalaria. Se encuentra en la PAGINA WEB consultando el link de PUBLICACIONES y en este momento tiene mas de 180 ediciones publicadas. Llega a Pagina 10 de 45] Codigo: | & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL [COTO @ | Hospital Simén Bolivar |" GESTION DE GERENCIA Y oso Senn DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 PLANEACION la poblacién hospitalaria, a las demas instituciones de la Red Publica, Secretaria de Salud y medios de comunicacién. Otro boletin de reciente nacimiento (2013) es “Simén dice”, una publicacién sobre la cual hasta el momento se estan explorando sus amplias posibilidades de divulgacion de informacién a nivel institucional. De esta forma y con miras a la optimizacién del gasto, la accesibilidad y agilidad en la difusi6n de los boletines, se decide que estas publicaciones tendran como medio de difusi6n la pagina web institucional Para publicar en cualquiera de los dos (2) boletines, el procedimiento a seguir es remitir la informacién que se desea publicar al Comité de Comunicaciones, quien se encargaré de estudiar la pertinencia de su contenido, la forma de presentacion y la fecha de publicacién. Cabe mencionar que con el propésito de salvaguardar la seguridad de la informacién y la imagen institucional, el Comité de Comunicaciones es aut6nomo y libre de abstenerse de publicar comunicacién de cardcter negativo. 6.1.2 COMUNICADOS DE PRENSA Un comunicado de prensa es una declaracién, una nota, un informe oun parte que comunica una informacién para su conocimiento public. El comunicado puede ser elaborado por una persona, una empresa, una organizacién o un gobierno y suele ser difundido a través de los medios de comunicacién masiva, a través del vocero institucional o quien éste delegue. La aprobacién para la emision de comunicados de prensa sera decisién unica y exclusiva de la Gerencia y/o el vocero institucional, quien decidir la pertinencia y necesidad de su emisidn. Para la elaboracién del comunicado, la informacién debera ser suministrada por la Subgerencia a la que competa el asunto en cuestion y debidamente consolidada por el comité de Comunicaciones, quien hard la revision de estilo a que haya lugar y a su vez se encargaré de remitirlo a los medios de comunicacién que lo requieran, bien sea por medio impreso 0 electrénico 6.1.3 INTRANET Z La intranet o red interna de Intemet es una herramienta de gran utilidad como punto de contacto y generacién de sinergias laborales. Normalmente, es utilizada como espacio de intercambio de documentos entre personas de la organizacién cuando se encuentran distantes 0 manejan volimenes de informacién considerables (por ejemplo materiales de difusion informatizados, notas de prensa, formularios de trabajo) Pagina 11 de 45Codigo: B | COMUNICACIONES INSTITUCIONAL Gop no-130.001 | | sintgeeltal |, |___ GESTION DE GERENCIA Y ve sie DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | ____PLANEACION Entre sus principales ventajas podemos mencionar: - Permite crear un reservorio de informacién ilimitado y siempre al alcance de la mano. - Pone estos materiales a disposicién de todos los miembros de la organizacién, tanto desde dentro como desde fuera de la red. - Por lo anterior, permite descargar documentacién desde cualquier punto geografico, lo que resulta de utilidad a la hora de consultar material para una reunion, enviar archivos para un evento, etcétera. -Funciona como archivo de otras herramientas de comunicacién (boletines digitales, comunicados, recortes de prensa). = Un punto critico de esta herramienta es que demanda actualizacién constante. Ademés, precisa organizar la informacion segtin criterios compartidos, para que todos los usuarios puedan utilizarla efectivamente Si bien no es tan comtin el uso de Intranet en una institucién hospitalaria, el concepto de espacio virtual donde compartir archivos e informacion se esta difundiendo cada vez més en el sector social gracias a las herramientas tecnolégicas a las que se puede acceder, incluso en muchos casos de forma gratuita. Esta es una herramienta dentro de la red informatica intema de la institucién, basada en los estandares de calidad de manejo de la informacién e Internet. El objetivo esta en organizar el escritorio de cada individuo para que sea receptor de la informacién que se genera desde lo institucional. EI Intranet y la informacion que alli se “cuelgue” sera verificada en su forma y contenido por el Comité de Comunicaciones en coordinacién con la Oficina de Recursos de la Informacion. 6.1.4 CARTELERA La cartelera es una herramienta de comunicacién que esta dirigida generalmente a los grupos que cotidianamente circulan en /a institucién. Permite brindar informacion de manera mas informal sobre temas operativos, de la gestion cotidiana 0 “social”. + ’ Se caracteriza por ser una herramienta visual y didactica que permite publicar informacion sobre un tema especifico, utilizando como medios los textos, imagenes y otros elementos complementarios. En ellas se ubica informacion sobre eventos, camparias e informacion de caracter institucional. Se encuentran ubicadas en cada piso de las instalaciones hospitalarias y tienen una actualizacién semanal. La informacion publicada esta dirigida al personal asistencial y administrative del hospital que se jina 12 de 45COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | C&!g9: GGD-D0-130-001 Hospital = |__ a Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 PLANEACION desplaza por los espacios de amplia circulacién de la Entidad. En cualquier caso, y para que el medio funcione efectivamente, se hace necesaria su constante actualizacion y renovacién periédica La responsabilidad de autorizacién de publicacién y actualizacién de la informacion de las carteleras estard a cargo del Comité de Comunicaciones, quien recepcionaré la informacién que cualquier trabajador, Area y/o Grupo funcional desee publicar. verificando su contenido y el tiempo de su publicacién por un tiempo limitado. EI Comité de Comunicaciones sera el responsable de definir el disefio de estas carteleras y su contenido el cual estaré encaminado en los siguientes aspectos: - Informacién general. - Comunicados de interés para el funcionario 0 usuario. - Reconocimientos a la labor. - Fechas especiales. - Resultados de indicadores de gestion. - Informes de gestion. ~ Entre otros, que se determine sean benéficos para una comunicacién efectiva. 6.1.5 REUNIONES DE ACTUALIZACION Herramienta de comunicacién insustituible e indispensable, las reuniones y encuentros sirven para brindar informacion y para generar la participacién, el intercambio de opiniones y la difusién de objetivos institucionales que alinean a un grupo de personas detras de los mismos fines. Su uso es particularmente efectivo para la cohesion global de la organizacion, ya que permite que miembros de distintos ambitos o dreas se interioricen sobre el trabajo de los demas, profundizando el conocimiento institucional Es importante tener en cuenta que estos espacios requieren de una persona que cumpla el rol de facilitador del didlogo, con el objetivo de apuntar a la pluralidad de voces, y garantizar que todos los que deseen expresarse logren hacerlo. La desventaja de las reuniones es, normalmente, la dificultad de mantenerlas en el tiempo, ya sea por cuestiones de agenda o de volumen de trabajo, sobre todo teniendo en cuenta que su mejor provecho se da cuando la mayoria de los grupos internos participan de ella. Hay que recordar que cuando las reuniones resultan complicadas de organizar debido a que los miembros de la organizacién operan muy dispersos geogréficamerite, se puede recurrir a las nuevas tecnologias para mantener llamados o videoconferencias. Estas reuniones serdn coordinadas por el Grupo Funcional de Calidad con el apoyo del Comité de Comunicaciones, quienes programaran las reuniones en el momento en que se consideren necesario o por lo menos una vez al mes para actualizar a la Pagina 13 de 45Codigo: B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL Gp150.130.001 | Oy! Hospital GESTION DE GERENCIAY sae | ‘Simén Bolivar DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Version: 3 | _PLANEAGION | poblacién hospitalaria sobre los diferentes procesos de comunicacién y gestion de la calidad. 6.1.6 PAGINA WEB En un principio, la pagina web fue utilizada como una extensién natural y digital del folleto institucional: volcaba toda aquella informacién sobre lo que deseaba que se conociera (informacién institucional, actividades, noticias). Hoy, las posibilidades que brindan las tecnologias de la informacion y la usabilidad que ha ganado el medio revolucioné la herramienta, que sirve también como canal de ‘comunicacién bidireccional con los grupos de interés (por ejemplo, mediante el uso de foros, grupos de discusién) o a través de blogs. Sus principales ventajas son: Aimacenar gran cantidad de informacion y jerarquizarla para que sea el mismo usuario el que elija como recorrerla, Sirve para la difusion y también como espacio de didlogo y de intercambio, permite actualizaciones rapidas a bajo costo (sin necesidad de reimpresién). El Hospital Simon Bolivar cuenta en su pagina web institucional con informacion de interés general y toda aquella informacion que por normatividad debe ser publicada para verificacién piblica o de los entes de control. Toda informacién alli publicada es verificada en su forma y contenido por el Comité de Comunicaciones en coordinacion con la Oficina de Recursos de la Informacién. 6.1.7 OTROS CANALES DE COMUNCACION - REDES SOCIALES Dentro de las nuevas herramientas que posibilitan los medios electronicos se encuentran las siguientes: FACEBOOK Emergid hace unos afios para instalarse en las organizaciones con un uso institucional. Permite la expresion a través de imagenes, texto y videos, la inclusién de hipervinculos a paginas web asi como a otras redes sociales, el envio de informacion de forma piiblica y privada y la posibilidad de tener un contacto instantaneo. Es un medio de difusién con gran poder de visibilidad pero exige un cierto tiempo para la carga de noticias con una frecuencia sostenida y periédica. Ademas, requiere que la organizacin difunda cual es su pagina en Facebook para que otros puedan acceder a la informacion. El Hospital Simén Bolivar Ill NIVEL ESE cuenta actualmente con perfil institucional FACEBOOK. Cabe mencionar que esta pagina social ha permitido a la ESE identificar necesidades y direccionar requerimientos, gracias a la comunicacién entablada con los usuarios por este medio. Pagina 14 de 45Codigo: & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL |COTGO, by) Hospital one ‘coger Simén Bolivar GESTION DE GERENCIAY ‘i Si DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION z El perfil institucional de Facebook es coordinado de manera conjunta entre el Comité de Comunicaciones y la Oficina de Recursos de la Informacion. TWITTER Funciona en red y sirve para emitir informacion, compartir links, videos y textos de extension maxima de 140 caracteres, los cuales aparecen en la pagina del usuario de forma instanténea. Una organizacién puede, ademas, suscribirse a los tweets de otro usuario y transformarse en su seguidor. Se usa desde la web o a través de otros dispositivos y tiene un costo muy bajo para las organizaciones. La periodicidad de publicacién de informacién debe ser alta, idealmente diaria. La realidad es que la posibilidad de desarrollar nuevos canales de comunicacién sélo tiene como limitante nuestra imaginacién. Las alternativas son infinitas y slo deberemos encontrar la mas acorde para el destinatario y los objetivos que nos planteamos. Actualmente el HOSPITAL SIMON BOLIVAR ESE Ill NIVEL cuenta con perfil de Twitter, con su cuenta @HSBolivar EI perfil institucional de Twitter es coordinado por el Comité de Comunicaciones quien se encarga de su publicacién y seguimiento. 6.2 COMUNICACIONES EXTERNAS (CARTAS) Para la emisién de comunicaciones externas, en EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL se utilizar la plantilla de comunicacién externa aprobada para tal fin, la cual incluye los siguientes componentes: ©@7e® Formato: Deberd usarse el formato institucional aprobado, con los logotipos autorizados y aprobados y con la tabla en el margen inferior en la cual se registra los nombres de los responsables de su elaboracién, verificacién y aprobacién. {<_ Numero: indica el consecutivo de la comunicacién extema. Corresponde al cédigo asignado por cada rea funcional seguin el orden de las comunicaciones que les sea asignado. A Ciudad y fecha: a una interlinea del nimero se coloca el nombre de la ciudadde origen, seguida de una coma. A continuacién, se coloca la fecha, de la siguiente manera: Bogoté D.C., 20 de abril de 2012. Pagina 15 de 45,Cédigo: w& COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | Se 50.430.001 singceital |, |___ GESTION DE GERENGIA Y ‘sitar | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versisn: 3 _ | PLANEACION, | | on a a ©) Datos del destinatario: a partir de la ciudad y la fecha se dejan de tres a cuatro interlineas para colocar los datos del destinatario los cuales deben contener: tratamiento, nombre completo, cargo, nombre de la empresa, direccion (si es necesario) y ciudad Para escribir el nombre, se hace con maylscula fija y negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos. Cuando los nombres de los cargos son demasiado extensos, se pueden repartir en dos lineas para guardar armonia con los datos restantes. El nombre de la empresa se escribe con mayuscula inicial y respetando las abreviaturas y otras denominaciones que éste contenga Respecto a la direccién no se abrevian las palabras avenida, calle, carrera, diagonal, barrios y demés. Si la direccién est en otro departamento, se debe colocar la ciudad, seguido del departamento, Si la carta va para el exterior se escribe el nombre del pais en la linea siguiente de la ciudad. Ejemplo: Doctor ROBERTO CARLOS ANDRADE ARAUJO Gerente General Suramericana de Seguros S.A Calle 67 11-40 Medellin, Antioquia Hah Asunto: Se escribe en mayscula inicial, seguido de dos puntos y, preferiblemente sin exceder de cuatro palabras; se escribe una sintesis del contenido de la carta. Ejemplo: Asunto: Invitacién a reunion %<_Saludo o vocativo: se coloca a dos interlineas del asunto, se considera una frase inicidl de cortesia que puede estar contenida o no, en el primer parrafo. Tanto para las damas como para los caballeros se acostumbra usar el apellido en las comunicaciones formales. Ejempios: Cordial saludo, doctora Rodriguez. (Notese que en este caso, la frase termina en punto) Pagina 16 de 45,B&B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL Hospital |_ a Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PLANEACION Version: 3 Estimada doctora Rodriguez: (En este caso, finaliza en dos puntos). G2) Texto o contenido de la carta: empieza a tres interlineas del asunto o saludo. Es el cuerpo del mensaje, se redacta en forma clara, breve y cortes, A nivel general se redacta en primera persona del plural (nosotros) o en impersonal, porque se representa a un grupo institucional, aunque se trate de un unico firmante. Se utiliza el tratamiento de Usted. Los parrafos se separan por dos interlineas. Se recomienda no exceder cuatro parrafos y cada parrafo contener entre dos y cinco interlineas. “®aD Despedida: se coloca a dos interlineas del texto. Se utiliza una palabra seguida de coma, o una frase de cortesia seguida de punto. En ningin momento, se usan las dos en el mismo documento. Ejemplos: Atentamente, Hasta tener sus noticias. ve Firma: se ubica a partir de! margen izquierdo, de cuatro a seis interlineas de la despedida; anotando el nombre del remitente en mayuscula sostenida y negrilla. El cargo se anota en la linea siguiente con mayuiscula inicial, sin centrar. La firma se coloca sobre el nombre digitado y en caso de dos firmantes se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja. En caso de més de dos firmantes si el numero es impar, el ultimo se centra, 1C1@D —_Anexos: se deben relacionar en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del cargo del firmante, se anota la palabra anexo o anexos seguida de dos puntos. ‘Se enuncia el tipo de anexo y la cantidad, entre paréntesis. El numero del anexo se escribe en letras, si es menor de diez; si pasa de diez en adelante, se escribe en numero. Ejemplo: ‘Anexos: Disco compacto (uno) Informe (12 paginas). Pagina 17 de 48Codigo: | GGD-DO-130-001 & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL ontioRtl, |___ GESTION DE GERENCIAY ate DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION | Tres (10 folios, un cheque y un folleto). Si la comunicacién tiene anexos, se anota en la base de datos la cantidad y tipo de anexos, los cuales deben estar relacionados y adjuntados al original. En caso de paquetes, éstos se remiten bien cerrados y seguros, de tal manera que permitan un facil traslado. El area remitente organiza el paquete y se responsabiliza del despacho. 4M Copia: cuando se envia copia de la carta, ésta se relaciona a dos interlineas del cargo del remitente o de la linea de anexo, si los hay, se escribe la palabra Copia, seguida de dos puntos y luego se escriben los datos de los destinatarios asi: Tratamiento, nombre completo, ZB cargo y empresa, si no es la misma instituci6n. Todos estos datos deben ir separados por coma y en el mismo renglén. Ejemplo: Copia: Seftor Carlos Castro Gonzalez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Ea —dentificacin del transcriptor: A dos interlineas del titimo renglén se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la proyeccién, trascripcion, aprobacién y demas actividades relacionadas con la elaboracién de la comunicacién; cuando sea necesario se debe aclarar el rol desemperiado por cada uno de los participantes, Si la persona que firma es la misma que redacta, transcribe, proyecta, aprueba o demas actividades, no se requiere su identificacién. an Paginas adicionales: cuando la carta tiene mas de una pagina se tiene en cuenta: utilizar el membrete en todas las paginas, el mismo tamafio y color del papel. Se coloca un encabezado, es decir un renglén explicativo de continuidad (Nombre de destinatario y fecha) y el numero de la pagina. Estos aspectos se indican a dos interlineas del membrete. El primer parrafo de la linea siguiente se inicia a dos interlineas del encabezado. Margen izquierdo Margen derecho Sefiora Claudia’B. de Montoya 09-08-17 2 45. SOBRE Es un elemento vital para la identificacion y proteccién de las comunicaciones. Los datos del destinatario y los del remitente son escritos en la parte delantera del sobre. Pueden ir impresos, 0 si es preciso escribir a mano, en letra imprenta. Pagina 18 de 45,Codigo: & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL |COd90. Hospital ahead i, eee ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y Merete DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION Los datos del remitente se indican en el parte superior izquierda del sobre. Los datos del destinatario se escriben en la mitad del sobre (a partir del segundo tercio). Se escriben en interlineacién sencilla Cuando se trata de un destino intemacional, los datos se escriben en el idioma oficial del pais de destino o en inglés. En la direccién se respeta la nomenclatura y los términos del pais de destino tales como casilla, cajén, P.O.Box, Pstfach, entre otros. La parte superior derecha del sobre se deja libre para sellos y estampillas del servicio de correo. Acontinuacién se colocan los datos que se relacionarse en el sobre: Tratamiento 0 titulo académico, con mayiiscula inicial. Nombre y apellidos en mayuiscula sostenida; no se utiliza negrilla, Cargo, con mayuiscula inicial, Empresa: se anota la razén social, sigla o acrénimo. En caso de nombre completo, la escritura se efecttia con mayiscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener. ¥ Direccién o apartado: solo se utiliza una de las dos. En el caso de la direcci6n se utilizan las palabras completas: calle, carrera, avenida, transversal, diagonal, circunvalacién, etc.; sin abreviar y con su respectivo numero; a continuaci6n los numeros de placa de la puerta, separados por un guion. Se dejan tres espacios. entre el numero de la calle y el de la puerta. No se utiliza ni la abreviatura ni el signo numero. En el caso de direcciones que involucren letras, éstas deben ir separadas del nimero y en maydisculas. ¥ Destino: puede ser local, nacional o internacional. En todo los casos se escribe el nombre de la ciudad, en mayuiscula sostenida. Cuando el destino es nacional se coloca el nombre de la ciudad y del departamento, separados por comas; para capitales de departamento no es necesario el nombre de éste ultimo. Para destino internacionales, en el renglén siguiente de la ciudad se escribe el nombre del pais en mayiscula sostenida y en espafiol, para asegurar su despacho. KAKA Si se trata de envios locales, se recomienda que los sobres contengan los datos del destinatario en concordancia con los digitados en la carta, Se omite el departamento. En envios nacionales, cuando se utiliza servicio de aeropuerto, se escribe el numero de teléfono del destinatario. Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en maytsculas, unidas al numero. Cuando sea necesario, se especifica en numero o letras las oficinas, piso, local, bloque, etc. Pagina 19 de 45& COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | 22490: 4, ) meusmren | einen ane __ GESTION DE GERENCIA Y aiogamman sai | | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 PLANEACION | Ejemplo: Calle 364 piso 3. Solo estén autorizados para firmar las comunicaciones externas los jefes, directores, coordinadores, auditores clinicos de acuerdo al area al que pertenezca la comunicacion, con excepcién de las comunicaciones con asuntos de apertura de cuentas bancarias, pagos a bancos, asignacién de cargos entre otros que se relacionen con la alta gerencia, los cuales deberan ser firmados por el gerente y/o subgerente. Para la firma del documento se recomienda utilizar esfero de color negro, de tinta seca. La comunicacion se elabora en original y una copia: original para el destinatario, una copia para el consecutive de! area que produce, la cual se archiva en la unidad de conservacién (carpeta) de la serie a la que pertenezca el documento, junto con una copia magnética de! documento incluyendo las copias completas. Todo documento que cuente con la firma de la Gerente deberd ser registrado dejar una copia en el archivo de la gerencia, independientemente del Area o Grupo Funcional por el cual haya sido expedido. No obstante, cada Area o Grupo funcional debera conservar copia del documento que elaboré con la posterior constancia de su envio y recibido al destinatario. El incumplimiento de cualquiera de los requisites minimos puede ser causal de devolucién de la comunicacién a la dependencia productora para su correccién. 6.3 COMUNICACIONES INTERNAS. La comunicacién interna se envia siguiendo la estructura organica de la empresa, de manera lineal descendente (del jefe a los subalternos) u horizontal (entre areas del mismo nivel). Para las comunicaciones internas del Hospital debera usarse el formato institucional aprobado, con los logotipos autorizados y aprobados y con la tabla en el margen inferior en la cual se registra los nombres de los responsables de su elaboracién, verificacién y aprobacién. La comunicacién interna puede tener uno de los siguientes objetivos: V Informar sobre un hecho en forma breve, expresar necesidades o hacer requerimientos v Regular o aclarar una situaci6n. ¥ Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto Pagina 20 de 45Cédigo: B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | E°800 Hospital Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | PLANEACION Dar respuesta a una comunicacién interna recibida Reiterar una informacién, requerimiento o solicitud urgente Conocer detalles sobre un aspecto determinado Impugnar o corregir una situacién, Confirmar eventos ocurridos 0 pendientes. Solicitar 0 remitir informacién, documentos u objetos. Felicitar, invitar 0 convocar a reuniones no protocolarias. Hacer llamados de atencién y otros. KAKA KKK Cuando un trabajador reciba una comunicacién interna direccionada a él, y deba dar respuesta, si no est autorizado para firmar comunicaciones internas, la respuesta se hace mediante carta, la cual debera ser radica en el area de Correspondencia de la Entidad. EI namero de radicacién y fecha de la Comunicacién Interna es asignado directamente Por el area o grupo funcional encargado de la elaboracién, quien deberé conservar copia de! mismo dentro de sus registros de informacién y constancia de fecha y hora de recepcién del mismo, por parte del Area a la cual se dirige. Con el fin de agilizar las comunicaciones intemas y ahorrar costos de impresi6n, para comunicarse al interior de cada oficina o entre las unidades funcionales. Las comunicaciones internas no se radican en el Centro de Documentacién e Informacion, sino que cada uno de los miembros de estas oficinas llevara su propio consecutivo, tanto para los memorandos como para los correos electrénicos con personal de la empresa Asi mismo las comunicaciones internas pueden ser enviadas por correo electronico y podran ser debidamente registradas en el archivo correspondiente al area o Grupo Funcional, en aras de agilizar los procesos de informacién y optimizacién de gastos y dejando constancia de su envio o recibo siempre y cuando su tramite lo amerite. Los siguientes, son los formatos institucionales establecidos para la gestion de: + Oficios Internos + Oficios Externgs Resoluciones’ Circulares Pagina 21 de 45Codigo: Sk COMUNICACIONES INSTITUCIONAL B2t28 0.430.001 a Simin Bolver | pap GESTION DE GERENCIAY | ec DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION OFICIO INTERNO: # Consecutivo Bogota D. C. (Estos datos seran dligenciados por la dependencia que remite el ofcio) Doctor (a) NOMBRE DEL DESTINATARIO (Hacer uso de Negrilla) Cargo y Dependencia Hospital Simén Bolivar II Nivel ESE Ciudad (La informacion del destinatarlo deberd contar oon justificacion hacia el margen izquierdo) ASUNTO: Referencia breve que hace alusion al contenido del oficio, El saludo deberd ser breve y usar un lenguaje respetuoso y cordial, Los offcios intomnos insttucionales doberdn contar con las especicaciones aqul descritas: 7 ormato: tamaro carta % Uso'de margenes: Configuracién Normal: mérgenes superior @ inferior 2.5 om. lequierdo y derecho 3 em. Fuente tinogratios: Aral % Tamatio “dla uente: Se aceptan textos con letras entre 10 y 12 puntos, acorde con la extension del texto a escribir en el ofcio, en busca de optimizar los espacios de la mejor manera, recpacio de intrineado a uiizar deberd ser 1,0 El contenido que conforma el cuerpo del ofcio daberd contar con justiieacion completa v- Solo'se permite hacer uso de cursivas para referencia de tas textuales, para resaltar tex00s, 0 en los casos parioulares que abajo se mencionan. ¥ Gon mirae al cumplimiento de una gestion optima frente alas politcas ambientales y ta racionalizacion col gasto frente al consumo de papel, los ofcios que exceden 7 pagina deberan sor improsos por ambas caras de Ia hola. Porfavor antes de imprimir revise errors de digtacion y ortoaréicos Ses ol caso, no oNide star después de la firma del remitenta, los destinatarios a los {quo so enviara copia del ofcio, con nombre da la persona a la qUo se rernite y la Bependencia a la que pertenace al interior del Hospital Se recomienda fuente Arial 1609.0 10 puntos, 2 permite ol uso do cursivas AS ss Pagina 22 de 4s‘Codigo: Bw COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | EOP 139.004 Hospital a i Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION V. Sies.el caso, registre el numero de anexos al oficio, en numero y letras. Se permite et uso de cursivas, Y Todos los oficios intermos deberan incluir el cuadro de verificacion que figura al finalzar el presente formato. Este cuadro no debera excader los 2,5 em de altura y dobera Ir justificado con la margen del oficio, se sugiere el uso de fuente Calibri con tamano de letra entra 6 y 7 puntos. Y Se solicita no cambiar’ la distribucién de los logos e informacién institucion: climinar ninguno de los datos que alll figura, Y EI formato en el que se encuentran contenidas las presentes recomendaciones. ‘cuenta con los pardmetros aqui sugerides, de manera que puede hacer uso del Cordialmente, (Dejar espacio suficiente para el registro de la firma) FIRMA DEL REMITENTE Cargo © denominacion (La firma debera ir escrita en maydscula fia, justificada al margen izquierdo, en negrilla y cursiva. No hacer uso de subrayado) 28, 2ta, Senla Eemaraia Sanches Rocigues.— Subgerente Admini Hosp! Sinn efivar simén @oltvar Pagina 23 de 45Codigo: B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL G°T9P 1 a4 einer ene GESTION DE GERENCIA Y | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Version: 3 Pee eas PLANEACION Wears OFICIO EXTERN « Bogota D. c. (Estos datos vendran digitados en el ofcio, pero serén diigenciados en la Gerencia una vez haya sido trade el oficio) Doctor (a) NOMBRE DEL DESTINATARIO (Hacer uso de Negrlla) Cargo Namie de la Entidad, Empresa u Organizacién a la que representa. Direccién geogréfica 6 correo electrénico Ciudad (La informacion det destinatario debera contar con justiicecion hacia el margen izquierdo) ASUNTO: Deberd dligenclarse siempre que deba relacionarse algin tipo de proceso © rnamero de digenela, como en el caso de las respuestas a entes de control, Se escribe en NNearila,elternando use de mayisculas y mindsculas. NO hacer uso de letras cursivas. El saludo debera ser breve y usar un lenguale respetuoso y cordial Los ofcios exteros frmados por la Gerencia doberan contar con las especificaciones, aqui deserts: Formato: tamario carta, Y Uso de mérgenes! Configuracién Normel: mérgenes superior € inferior 2,5 cm. lequierdo y derecho 3 em. Fuente tipagratica: Arial Y TTamafo. de la fuente: Se aceptan textos con letras entre 10 y 12 puntos, acorde con le extension del texto @ eserbir en el ofcio, en busca de optimizar los espacios de ‘mejor manera, El espacio de interineado a utlizar debera ser 1,0 El contenido que conforma el cuerpo del oficio deberé contar con justifcacién completa. Solo se permite hacer uso de cursivas para referencia de ctas textuales, para resalter textos, 0 en los casos pariculares que abajo se meneionan, Gon miras al cumplimlento de una gestion gptima frente a las paliticas ambientales y Ja racionalizacién del gasto frente al consumo de papel, los oficios que exceden 1 pagina deberan ser impresos par ambas caras de la hoi. Bibs el caso, no olvide citar despues de la firma de la Gerencia, los destinatarios a los que se enviard copia del ofcio, con nombre de la persotba a la que se remite y la A8 BS Ese, BOGOTA nba cemeas HU? Pagina 24 de 45Codigo: | BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | GATOR) a ao, | Hospital z Simé6n Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION _ Entidad a la que representa, Se recomienda fuente Arial de 9 0 10 puntos, 28 permite eluso de cursive ¥. Si es ol caso, revise 61 ntmero de anexos al oficlo, en numero y letras. Se permite use de cursivas, ¥ Todos los oficios extemnos deberén inclulr el cuadro de verifieacién que figura al finalizar el presente formato. Este cuadro no debera exeeder los 3 cm de altura y diebere Ir justifeado con la margen del oficio, se sugiere el uso de fuente Calibri con temafio de letra entre 6 y 7 puntos ¥ Pata los oficios externés alligancle todos los dates aule figuran en el cuadro de. verificacién, que se encuentra al final del presente formato, incluidos los nameros die radicado tanto internos como exteros. or favor antes de Imprimir revise errores de digitacion y ortograficos. Se solicita no cambiar la distribucién de los logos @ informacion institucional, nt eliminar ninguno de los datos que alll aura. v El formato en ol que se encuentran contenidas las presentes recomendaciones, euenta con los parametros aqul sugeridos, de manera que puede hacer uso del mismo, a6 Cordiaimente, (Dejar espacio suriciente para el registro de la firma) VIVIANA FERNANDA MENESES ROMERO Gerente (Laima debera ir escita en maydscula fa, justificada al margen Izqulerdo, en negril cursiva, No hacer uso de subrayado) 3, Dre Sonle Hemeraisa Sénchex Rodrigues Suégerente Adminitrative Hospta Simén Bellver Sexes letras taser) Se oe — = o S&S whe =e Hus?) Pagina 25 de 45Codigo: BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | G60/00.130-001 simactioivar |__ GESTION DE GERENCIAY eco Simin DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 ___ PLANEACION. RESOLUCIONES: HOSPITAL SIMON BOLIVAR Ill NIVEL - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO Resolucién No. XxX Lun miembro de Ia Junta Directive det Hospital Las resoluciones fmiadas por la Gerencia deberdn contar con Ins especifiesciones de forma aaul deve 2 Formato: tamario OFICIO, Uso" de margenes: Configuracion Normal: mérgenes superior © inferior 2.5 em. lequiereo y derecho 3 em. Funte tposraics: Ariat Tamano "de a fuente: Se aceptan textos con latras entre 10 y 12 puntos, acorde con el texto a eseribr en er ofcio, en busca de optimizar los espacios de la ¥, Eleepacis de interlineado a utlizar debera ser 1.0 Y El'contonids ue ‘conforma el cuerpo del oficio debera contar con justiteacion referencia de cltas textuales, para reseltar politica ambientales y Sfielos que exeaden 1 esos por ambas caras dela hola. Frente 1 los aspectos de fondo, 7 Fodas las Resokicrones debon contar con un encabezado en el cusl se presente ol fumere y resumen ds Ia Resolucion, Dicho encabezado debe figurar en todas y e208, Una so las pagines que ta sompanen. v Eh' a arden de elaboracién Se prosenta bl contenido de la resolucion ast PARTE. LA GERENTE DEL HOSPITAL SIMON BOLIVAR EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO En uso de sus facultades y en especial Ias_ conferidas en el articulo 20 del Acuerdo 17 del {19 de diciembre de 1907, expedido por el Concejo de Gogela, y el Aniculo 21 del Acuerdo 16 do 1998, expesido por Ia Junta Bective det Hospital Simon Bollvar Ill Nivel Empresa Social del Estado, y (Tho cantrado, en mayasculas fas y con Negila. Cuerpo del texto haciendo Uso de ‘maydsculge altemas con mindseulas y jusifcacion completa) PARTE CONSIDERANDO. (Titulo contrado, en maysculas Fias y con Negila, Cuerpo del texto haciendo uso de aydaculas eternas con mindsculas y Jsticacion completa) PARTES Que en mérto de lo expuesto, REQUELVE Ss eee. — ROCOTA Pagina 26 de 45,Codigo: &B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | C%T9P 9 94 Hospital - ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Si _PLANEACION rine se HOSPITAL SIMON BOLIVAR Ill NIVEL - EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO Resoluctén No. 200% ARTICULO PRIMER: Ordenar y eutorizar cl page ... ARTIGULO "SEGUNDO: “E| "Gaels “que ecasiona’ el cumplimiento de ta presente Revolucion set hare con, ergo a) prasupussia cel Hosphal ‘Sinan Geiivar fil” Nivel, Empresa Social del estado, con immnulaciontpresupu ARTICULO TERCERO: La presente Resolucien rige a partir de expedicisn. (Fitulo centrado, en mayiculas jas y con Negra. Subtitulos al margen txquierdo en mayoscula ta y negriia, Cuerpo dal texts haslende use de maydeculas alterna con minusculae y justifioacion completa) VY La fecha de ta Resolucion tendré justificacién contrada y se presentars ast COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bagets. D.C. a loz (La firma debers ir eccrita on mayuecule fila, justifeacisn centrada, en nesarilia ¥ sursiva. No hacer uso de subrayado. Dejar espacio suficientes para sl registra, ela nme) VIVIANA FERNANDA MENESES ROMERO vy ToUas ios resoluciones deberan inclu @l cuadro de Veriflcacion que figura al finslizar Justifieado con la margen del cficio, se sugiere of uso de fuente Calibri con tamano de leva entre © y 7 puntos vy Se .siita Ae” Eambiar ta distribu eliminar ninguno de los datos que alll figura, lon institucional, ni Pagina 27 de 45,BS COMUNICACIONES INSTITUGIONAL S292, 130.004 ‘eine aediear GESTION DE GERENCIA Y | isin DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 LL PLANEACION CIRCULAR: ea CIRCULAR No. XxX (Texto centrado en mayascula fja, en letra Arial de tamafio 14 puntos, con negrilla) PARA: Nombre, carge y/o nombre del grupo al que se dirige Ia circular. (espacio) DI Viviana Fernanda Meneses Romero Gerente — Hospital Simén Bolivar Ill Nivel ESE, (espacio) ASUNTO: Tema principal al que hace alusién al contenido de la circular. (espacio) FECHA: — Bogota, dia, mes y afo. (Solo se haré uso de mayasculas fijas para la asignacién de items tal como arriba se describe, el diligenciamiento de los mismos sera escrito altemando el uso de Maytisculas y minusculas. Se solicita tener on cuenta los espacios de tabulado que arriba se muestran) Las circulares deberdn contar con las especificaciones aqul deseritas: 7 Formato: tamafo carta 2 020"de margenss: Contiguracion Normal: margenes superior ¢ inferior 2.5 em, Izquierdo y derecho 2 em v Fuente tipogramica: arial % Tamate ae la fuente: Se aceptan textos con letras entre 10 y 12 puntos, aeorde con la extension del texto a escribir en Ia circular, en busca de optmizar los espacios de la mejor manera. oP etpacio de interlineado a utlizar debera ser 1,0 El “contenido quo. conforma ei" cuerpo dela circular deberé contar con justificacion completa SSto'ce permite nacer uso de cursivas para referencia de cltas textualee y/o para resaltar textos. Bon irae al cumplimiento de una gestion dptima frente a tae politicas ambientales y la racionalizacion del gasto frente al consumo de papel, tas Greulares que excedien 1 pagina deberan ser Impresas por ambas carao de la hola Tolkis tas circulares deberan inclulr e1 cuadro de verifcacion que ngura al Inallzar el presente formato. Este cuadro no debera exceder foe 2,8.em de MS Pagina 28 de 45Cédigo: BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL |ZO700. 4 Hospitat | _ 2 [ies ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIAY DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | version: 3 PLANEACION ww eee altura y debera ir justificado con la margen del oficlo, se sugiere el uso de fuente Calibri con tamano de letra entre 6 y 7 puntos. ¥ Se solicita no cambiar la distribucién de los logos ¢ Informacion institucional, ni eliminar ninguno de los datos que alll figura. Por favor antes de imprimir revise errores de digitacion y ortograficos, El formato en el que se encuentran contenidas’ las presentes Fecomendaciones cuenta con los parémetros aquf sugerides, de manera que puede hacer uso del mismo. AS Cordiaimente, (Dejar espacio suficiente para el registro de ta firma) VIVIANA FERNANDA MENESES ROMERO Gerente (La firma debera ir escrita on mayiscula fija, justificada al margen Izquierdo, en hegrilla y cursiva. No hacer uso de subrayado) Pagina 29 de 45,as Codigo: B COMUNICAGIONES INSTITUCIONAL | Go797 5.135 004 Oe) si Bihar | GESTION DE GERENGIAY ae | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | PLANEACION | 6.3.1 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Los certificados que expide EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL seran expedidos por las instancias autorizadas para tal fin y en los siguientes casos: ¥ Tiempo de servicio. ¥ Experiencia. ¥ Salarios u honorarios. ¥ Jomada labora. ¥ Comportamiento del trabajador. Para la emisién de certificados y constancias, EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E INIVEL se utiliza la plantilla la cual incluye’ 1 CODIGO DE LA OFICINA Y CONSECUTIVO: El documento se inicia con la identificacién de la oficina productora y el nimero consecutivo, que se inicia cada afio, Las siglas de cada area se encuentran establecidas en el “Procedimiento del proceso del sistema de calidad 2. IDENTIFICACION: Las expresiones CERTIFICA 0 HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos, se escriben de tres a cuatro interlineas del cargo, centradas y en maytisculas sostenida. 3. TEXTO: De tres a cuatro interlineas de la identificacion y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjuncién Que, a la que siguen los datos del solicitante: tratamiento, nombre completo en mayiscula sostenida, y el numero del documento de identidad; bien sea NIT, C.C. 0 el que corresponda. En el ultimo parrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacién, y de preferencia, se incluye el destinatario, se coloca la ciudad y fecha actual. 4 NOMBRE Y FIRMA: El nombre de la persona responsable se escribe en maytiscula sostenida, de cuatro a seis interlineas del Ultimo renglon. 6.3.2 CORREO ELECTRONICO. 7 El correo electrénico es una herramienta de comunicacién de la empresa que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrénicos 0 cartas electronicas) mediante sistemas de comunicacién electronicos, bien sea a nivel interno 0 extemo. Por medio de mensajes de correo electronico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales dependiendo del sistema que Pagina 30 de 45Codigo: BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | COH9E 0 49, Hospital| ms a ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIAY DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste estén logrando que el correo electrénico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. En raz6n de la practicidad de su utilizacién la Entidad ha asignado usuarios de correo electronico institucional a los trabajadores de las diferentes areas o Grupos funcionales del Hospital, que asi lo requieran en ejercicio de su funcién; para lo cual se insta a su manejo responsable y para finalidades institucionales. Cuando se redacten mensajes para enviar a través del correo electrénico institucional, se recomienda aplicar estas normas semanticas y estéticas: v Un E-mail debe ser breve. ¥ Se recomienda después de la direccién electronica, escribir un saludo corto. Ejemplo: Apreciada ingeniera Debe utilizarse letra minuscula para el texto y nunca maytiscula sostenida. v Evitar las introducciones ceremoniosas, como "Muy respetado doctor... A través de la presente, me permito participarle de..." Se debe escribir el asunto, de manera corta y diciente Cuidar la ortografia y en general la correspondencia del texto. Al final, agregue una despedida corta, ejemplo: Cordialmente, y el nombre de la persona que envia el mensaje. EI correo electrénico es util cuando se trata de enviar instrucciones o datos precisos. Cuando hay emociones fuertes de por medio, es mas recomendable el teléfono o la comunicacién cara a cara. S44 < De igual manera se presentan las siguientes PROHIBICIONES en el uso del correo electronico institucional: Y Queda prohibido distribuir, acceder o guardar material ofensivo, amenazante, abusivo, obsceno, racista, ilegal o no laboral utilizando los medios electrénicos. ¥ Interceptar el correo electrénico de otros usuarios. ¥ Enviar correo electrénico utilizando el nombre de usuario de otro funcignario, sin su debida autorizacion. Enviar mensajes de manera masiva (por ejemplo cadenas de cartas y relativos a falsos virus), excepto si contienen informacién de interés Institucional. ¥ Utilizar cuentas personales para tratar temas profesionales relacionados con EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E III NIVEL; para ello, es de uso obligado la utilizacién de una cuenta corporativa; salvo bajo autorizacién expresa de la Pagina 31 de 45| | | Codigo: B | COMUNIGAGIONES INSTITUGIONAL | 57'59.130-001 aoa _GESTIONDEGERENCIAY = | nan Sine Bciar Simén Bolivar | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 | PLANEACION Gerencia 0 Coordinador inmediato con excusa en caso de presentarse problemas con las cuentas corporativas. v Enviar mensajes con direcciones no asignadas por los responsables de la ‘empresa y manipular las cabeceras de correo electrénico saliente. v Revelar a terceros, a través de cualquier medio, el contenido de cualquier dato del directorio de EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL, salvo que se hiciera en cumplimiento de fines estrictamente profesionales 0 se tuviera autorizacién por parte de la empresa para ello. ¥ Utilizar correo corporativo para asuntos personales sin autorizacién. ¥ Toda comunicacién por correo electrénico corporativo o cuentas personales autorizadas deben respetar los lineamientos de confidencialidad de la informacion. Y Se recomienda que los correos enviados que excedan el limite de los datos adjuntos sean enviados mediante correos con archivos fragmentados 0 mediante otros medios. NORMAS DE BUEN USO DEL CORREO ELECTRONICO Los usuarios son los Unicos responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso. En todo momento debera cumplir con las normas que establece EL. HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL para su manejo. Es deber de los usuarios del servicio de correo electronico evacuar periédicamente la informacion contenida en sus buzones, que no tenga valor probatorio, de manera que no excedan los limites de tamafio asignados. 6.3.3 MENSAJE ENVIADO POR FAX La Instituci6n es responsable del manejo adecuado de este equipo, cuyo propésito es agilizar el envio de documentos. El documento que ha sido enviado a través de fax no reemplaza al original y por lo tanto serd indispensable remitir éste a su destinatario. Los documentos que sean recibidos por éste medio deberén ser debidamente radicados como recibidos en la Oficina de correspondencia y copiados para su conservacién mientras se recibe el respectivo impreso. Posteriormente se dard el mismo tramite que a un documento recibido en fisico. s ” 6.4 RECIBO DE COMUNICACIONES. Las comunicaciones de EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL. Se reciben Unicamente a través de la Oficina de Correspondencia, quien se encargaré de recibir, radicar, registrar y direccionar a las dependencias competentes, de acuerdo con su contenido, Pagina 32 de 45& COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | °°d'9°: Hospital |_ i eee aL ‘Simé6n Bolivar GESTION DE GERENCIA Y GGD-D0-130-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION Normas para el recibo de comunicaciones Procedi Todos los documentos que ingresan a EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E Ill NIVEL deben radicarse en la oficina destinada para tal fin. Sdlo el numero y hora de radicacién da validez, para todos los efectos, a los documentos que ingresen a la Institucion. El empleado que reciba documentos directamente en las oficinas, sera responsable disciplinariamente de las implicaciones. En cada una de las dependencias en las cuales funcione un aparato de fax, hay un empleado responsable de su recepcién. Los documentos recibidos a través del fax deberdn ser enviados a la oficina de correspondencia para su debida radicacién y distribucién. Esta persona responder por las implicaciones del mal tramite dado a alguno de estos documentos, con el fin de llevar los controles necesarios. El documento recibido debe tener, como minimo, los siguientes requisitos: Nombre claro del remitente. Namero de cédula o NIT. Direccién de la empresa o residencia. Numero de teléfono. Direccién electronica, si la comunicacién ha sido enviada por este medio. El tema principal debe ser competencia de EL HOSPITAL SIMON BOLIVAR E.S.E III NIVEL Toda comunicacién recibida con caracteristicas de Derecho de Peticién, tutela o notificaciones con caracter de especiales, deberan ser direccionados de manera inmediata a la Oficina Asesora Juridica y desde alli se direccionara con el area implicada para su respectivo tramite. Al momento de enviar o recibir informaci6n la Oficina de Correspondencia debera verificar que todos los anexos estén contados y presentes en su totalidad, tal como se relaciona en la carta remitente. Se devolveran, sin abrir, las comunicaciones que por error, se hayan recibido en la empresa. PRENS nto para el recibo de comunicaciones. Recepcién de documentos - Se verifica que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la empresa, para efectos de su radicacién y registro, con el propésito de dar inicio a los tramites correspondientes. Pagina 33 de 45| | codigo: BS COMUNICACIONES INSTITUGIONAL | G¢'0.130-001 w si oeeitel a |__GESTION DEGERENCIAY voi ap DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 at PLANEACION _ - La recepcién implica una clasificacién inicial, previa a la radicacién, en los siguientes grupos: Comunicaciones externas. Comunicaciones internas. Folletos, revistas, publicaciones y paquetes. Comunicaciones empresariales con caracter confidencial. - Todas las comunicaciones recibidas que vengan en sobre cerrado, son abiertas, excepto si el sobre se indica especificamente que es confidencial; en este caso, se debe respetar su indicacién y radicarla en el sobre, registrarla y entregarla cerrada = Si se trata de comunicaciones internas, se verifica que ésta sea firmada por el personal autorizado para ello. - Si el documento llega a través de fax, se procede a su registro y radicacion. Cuando se reciba el original, el fax es eliminado y reemplazado por el original, al que se le asigna el mismo numero de radicado colocando la observacién en el campo de descripcién de anexo en la base de datos de correspondencia. - Si los documentos 0 paquetes son transportados por la empresa de mensajeria, se verifica que las guias coincidan con éste, se firma la guia y conserva una copia de la misma. Radicacion de documentos La radicacion es la asignacién de un numero consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Articulo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, segun la cual toda comunicacién es recibida dejando constancia de la fecha y hora de recibo. Se deberan radicar tanto comunicaciones internas como externas (cartas). En ejercicio de la actividad se deberdn tener en cuenta las siguientes tareas © Registrar numero, fecha y hora de radicacién, en original y en la copia. * Entrega de la copia, como constancia de recibo, al usuario. * No s¢@ podran reservar ntimeros de radicacién, ni habra numeros repetidos, enmeridados, corregidos 0 tachados. + La numeracién serd asignada en estricto orden de recepcién de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada Al comenzar cada affo, se iniciara la radicacién consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecanicos 0 automatizados. Pagina 34 de 45,Codigo: COMUNICACIONES INSTITUCIONAL |C&T00 0, ‘Sim6n Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION 6.5 DIGITALIZACION DEL DOCUMENTO En pro de generar un archivo magnético en el cual se registre toda la correspondencia recibida y enviada por cada una de las areas y Grupos funcionales del Hospital, seran responsables de escanear los oficios con su respectivo radicado y generar un back up constante de la informacion almacenada en los dispositivos asignados para tal fin. Se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias: * La persona asignada procede a digitalizar el documento, verificando que la calidad de la imagen sea legible y que se haya procesado todo el documento, completamente. * Conformar el consecutivo de comunicaciones en formato digital de manera articulada con los registros fisicos de la correspondencia. 6.6 DESPACHO DE COMUNICACIONES. ‘Se denomina correspondencia despachada al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de! Hospital en desarrollo de sus funciones, con destino externo. En el despacho de comunicaciones se deberén tener en cuenta los siguientes lineamientos: v La persona designada por cada Area o Grupo funcional luego de asignar el numero de consecutivo correspondiente y haber procedido a su registro y copiado, debera remitir el comunicado a la Oficina de Correspondencia, quien se encargaré del envio. ¥ La Oficina de Correspondencia deberé llevar en desarrollo de su actividad un registro de las comunicaciones enviadas, junto con el nombre claro del responsable, y evidencia fisica de entrega de los mismos. ¥ Una vez enviada la informacién por la Oficina de Correspondencia, se entregara al , femitente la constancia fisica de recibido del documento, en donde se deja + constancia del nombre, fecha y hora de recepcién del mismo. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y BASE LEGAL Ley 80 de 1989, Por el cual se crea el Archivo General de la Nacion, Pagina 35 de 45& Hospital Simén Bolivar Codigo: COMUNICAGIONES INSTITUCIONAL Gen50.130.001 __ GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 Lo PLANEACION 2 Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos 3 ‘Acuerdo 007 de 1994, Reglamento General de Archivos. ‘Acuerdo 060 de 2007, Por el cual se establecen pautas para la 4 administracién de las comunicaciones oficiales en las entidades piblicas y las privadas que cumplen funciones publicas. : Lay 43 de 1913, Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1990, Aticulo 7, Sobre mensajes de datos y fimas z digitales. : Cédigo Penal, Aniculo 237, Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Cédigo de Comercio: Articulo 48, Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el 8 asiento de operaciones, Articulo 51, Comprobantes y correspondencia como parte integral de la’ contabilidad, Articulo '54, Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial a Decreto 1584 de 1904, Documentacién indispensable Registro proponentes Cémaras de Comercio. 10 Decreto 2150 de 1995: a Circular Interna AGN No.13 de 1989, No se deben utilizar micro untas o esferos de tinta himeda, 12 NTC 1673. “Papel y cart6n: papel para escribir e imprimir” a NTC 2228. “Equipos y tiles de oficina, Tinta lquida para escribir. NTC 2676. Durablidad soportes, aplicable a los soportes “4 digitales, ‘Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), caracteristicas dimensionales, fisicas y magnéticas”. 15 NTC 3393. Elaboracion documentos comerciales. NTC 4436. "Papel para documentos de archivo: requisites para la a permanencia y durabilidad” Pagina 36 de 45Codigo: eS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | C2700, 49, Hospital |__ ; ‘Sim6n Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PLANEACION Version: 3 penis DEL VOCERO INSTITUCIONAL Esta Guia fue consolidada con el fin de facilitar las herramientas necesarias para que el vocero de la Institucién tenga una excelente relacién con los medios de comunicacién y proyecte una buena imagen ante la opinion publica EI vocero corporativo es ante la opinién publica la persona moral y juridicamente responsable de las situaciones presentes en la Institucién. Para el caso del Hospital ‘Simén Bolivar el vocero institucional oficial es el (Ia) Gerente de la Institucién quien a su vez serd la Unica persona autorizada para delegar este rol de comunicacién. Acontinuacién se presentan unas observaciones generales a tener en cuenta: - Si interviene el (la) Gerente de la organizacién, es un tema de alta importancia y por tanto indelegable. - Si el vocero interviene oportunamente, demuestra el interés de la organizacién hacia los afectados. - Si el vocero interviene en exceso o demasiado pronto, dramatiza el problema. = Si el vocero no interviene de manera oportuna, da la impresién de validacion, desorganizacién, desinterés o miedo hacia el problema, De esta manera, es importante determinar que el vocero institucional autorizado para el Hospital Simén Bolivar es el Gerente o quien haga sus veces; quien a su vez serd la Unica persona en capacidad de delegar la voceria al Subgerente o funcionario que considere pertinente de acuerdo a la informacién a socializar con los medios de comunicacién. Algunas de las caracteristicas que ha de poseer el vocero institucional o quien haga sus veces son: Credibilidad. Autoridad. Conviccién: estar en lo cierto no es suficiente, tiene que parecerlo. Si no cuenta con la experiencia en el contacto con los medios, al menos si de be demostyar la tranquilidad y la naturalidad para incursionar ante ellos. ¥ Empatia para sintonizarse con la situacion. AAAS Acontinuacién se presentan algunas sugerencias a tener en cuenta frente al manejo de medios de comunicacién: Pagina 37 de 45Codigo: BSB COMUNICAGIONES INSTITUCIONAL G¢r/D0.130.001 | ‘eeeceomee” Hospi! | —@ESTIONDEG reel oo | simon Bomar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 - Identifique el tema sobre el cual va a ser entrevistado (a) y documente con antelacién suficiente la informacion objeto de la noticia. -Conozea el nombre de los periodistas y el medio en el cual trabajan. - Unos minutos antes de salir al aire, dialogue con el entrevistador, preguntele que espera de él con la entrevista y coméntele qué tipo de informacion usted puede ofrecer. Tenga en cuenta que el trato verbal que usted establezca con el entrevistador, previo a la entrevista, hara que él se haga una imagen negativa o positiva de usted. = Lleve escritos items que no quiera olvidar o datos que requieran un alto grado de exactitud, pero nunca escriba sus respuestas de antemano, esto destruye la naturalidad de la entrevista. - La mayoria de los entrevistadores respetardn su solicitud de no formular preguntas personales que le generen molestia y/o que en poco o nada contribuyan al desarrollo de la noticia. = Pregntele al entrevistador sobre el tiempo asignado para la entrevista y acuerden algun tipo de sefial para que usted sepa cuando debe concluir su intervencion. - Este alerta sobre la coherencia y exactitud de la informacién a divulgar sin emitir especulaciones 0 informacion adicional a la oficialmente suministrada. = Cuide la fuerza, entonacién y modulacién de la voz. - Mantenga una actitud seria que refleje la imparcialidad de la informacién, sin dejarse llevar por posiciones subjetivas o comentarios emocionales. = Mantenga en todo momento el contacto visual con el entrevistador. ‘A continuacién encontraré algunas preguntas que debera tener en cuenta el vocero institucional o su delegado con el fin de prepararse antes de una alocucién a medios de comunicacién: - ESobre qué aspectos especificos se tratard la entrevista? = {De cuanto tiempo dispone para su intervencion? - En caso de intervenir en una entrevista en la que puedan participar més entrevistados, zqué aspectos tratara cada uno de ellos y cual es la intencionalidad de la realizacién de una intervencién conjunta? 8.1 Recomendaciones a tener en cuenta para una intervencién en radio. - La peculiaridad de una entrevista radial es que es una conversacién en tres sentidos: entre usted, su anfitrin y un micr6fono. = Apunte el nombre de la emisora, el programa y los nombres de quienes lo entrevistan. - Hable hacia el micréfono a una distancia no superior de 30 centimetros (Un cuarta de distancia del micréfono) - Hable sencilla y naturaimente, sin carraspear, escupir,titubear, ni afectar la voz. Evite al maximo el uso de muletilas. Pagina 38 de 4sCédigo: BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | C207 39 oo, Hospital = |_ ti ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 | PLANEACION - Espere que el interlocutor termine la pregunta antes de contestar. Cuando las voces de varias personas se sobreponen, el oyente no entiende nada y apaga el radio o cambia de estacion. - De ser necesario tenga a la mano papel y lapiz; y escriba sin hacer ruido. - Al cometer cualquier error, olvido © equivocacién, pida disculpas y aclare la informacién con tranquilidad y elocuenci - Permanezea concentrado en la entrevista, evitando distracciones que se ocasionen en los movimientos de pies y manos, - Este atento a las luces de la cabina. Cuando el bombillo esta en verde, no esta al aire. Cuando esta en rojo, esta al aire y todos los ruidos del estudio son escuchados en piiblico. - Mientras hable no toque el micréfono, no se tape la boca, ni haga ruido con el asiento, ni con los papeles. Al terminar de leer una hoja déjela caer suavemente a un lado de la mesa o al piso, -Aprenda a descifrar el lenguaje de la radio Palmas de la mano boca arriba: Subir la voz. Palmas de las manos boca abajo: Bajar la voz. Contar con los dedos, tres, dos, uno: Minutos que le quedan para terminar de hablar. Circulo con los dedos: Vamos muy bien. Un dedo sobre la nariz: Terminamos justo a tiempo. Cortarse la cabeza con la mano: El programa salido del aire Al finalizar la entrevista despidase amablemente y dé las gracias. 8.2 Recomenda nes a tener en cuenta para una entrevista telefénica. - Identifique y anote en un lugar visible el nombre del (la) periodista y el medio informativo al cual pertenece. - Identifique el tema sobre el cual va_a ser entrevistado (a) y documente la informacién objeto de la noticia. Solicite en su entorno no ser interrumpido. Evite al maximo posibles distractores 0 interrupciones, ~ Reciba la llamada en un aislado de ruido. - Si la sefial se defegtuosa, hagaselo saber al p comunicacién. dista, para asi reanudar la 8.3 Recomendaciones a tener en cuenta para una entrevista en television. - Conozea el nombre de los periodistas y el medio en el cual trabajan. Pagina 39 de 45,- Codigo: | BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL G&T92 5.004 Hospital | Pesensen Genrer: SESTION DE GERENCIA Y | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION I - Pregiintele al periodista el tema sobre el cual desea entrevistarlo para saber si puede darle algun comentario. De no ser asi, exprésele de forma cortés que en ese momento usted no dard declaraciones. - Identifique el tema sobre el cual va a ser entrevistado(a) y documente la informacion objeto de la noticia. - Preséntese impecable, use ropa con la cual se sienta comodo y que sea adecuada al cargo al cual ostenta dentro de la Institucién. - Si la entrevista en su oficina, busque fondos en que la imagen donde usted esta sea limpia, elegante y profesional. Evite ruidos visuales. Solicite a su secretaria no ser interrumpido. - Siga las indicaciones del director 0 coordinador del programa y haga abstraccién de las camaras, simule una conversacién tranquila con el entrevistador. - Hable despacio, vocalice, el tono de la voz debe ser medido, pero natural. Evite al maximo el uso de muletillas. 8.4 Recomendaciones a tener en cuenta para una entrevista en Medios escritos. - Puede ser grabada o solicitada por escrito, el periodista pregunta y usted responde. - No ofrezea informacién que el periodista no haya solicitado - Si ve que hay alguna opinién que se pueda prestar para tergiversaciones, aclarela desde el mismo momento en que surge en usted la duda. - No solicite correcciones inocuas. Solicite la aclaracién del medio s6lo si se trata realmente de algo importante, Si el periodista se niega, usted tiene derecho a comunicarse con el editor de la secoién. - Jamés solicite ver la nota antes de ser publicada. Ningén medio de renombre lo permite porque esto quiere decir que desconfia de la honestidad y seriedad del periodista y del mismo medio. 8.5 Recomendaciones a tener en cuenta para tomas fotogréficas. - Arregle su aspecto fisico de manera que se vea fresco y natural. - Cuide la altura y posicién de la cabeza para evitar salir con doble papada - Sonria de manera natural, sin que la gesticulacién deforme sus facciones. - Si se trata de un informe de prensa, prepare el encabezado que le gustaria leer. - Entregue un material de excelente calidad, con fotografias que se adapten al estilo de cada medio de comunicacién, en alta resolugién, con nitidez, etc. - Mantenga un estudio de fotografia actualizado para cuando se requiera. Si las fotografias no son recientes, exija la publicacién de la fecha en que fueron tomadas. Pagina 40 de 45,Codigo: & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | BAN. 149.004 Hospital eat pi | sl come Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y wee DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 o ____ PLANEACION | 8.6 Recomendaciones a tener en cuenta para emisiones extraordinarias y en situaciones criticas. La mayoria de las entrevistas son experiencias agradables y representan grandes oportunidades, bien sea ante un programa en vivo o pregrabado. No obstante, si el tema es controvertido y debe enfrentarse a varias preguntas agudas formuladas por una persona no muy amistosa, tenga cuidado e insista en que la entrevista sea en vivo y no grabada, debido a que usted carece totalmente del control sobre el producto terminado y el entrevistador tiene la posibilidad de contar, arreglar, editar e inclusiva distorsionar lo que usted dijo - Requiera de su equipo de comunicacién una investigacién previa sobre el periodista, el medio, los temas y en general el tema al que se enfrentara. Después tome la decision sobre si aceptar o deciinar la invitacion. - Conserve una posicién receptiva y cordial, no se ponga a la defensiva ni se muestre host. - Tenga a mano los datos pertinentes: si faltan algunos, ofrézcase a conseguirlos inmediatamente y cumpla su palabra. - Demuestre interés por las preguntas, concéntrese en las respuestas y de a la entrevista la importancia que merece. - Al transmitir la informacién, trate de verla desde el Angulo del editor, dandole el caracter de noticia - Ante situaciones criticas trate de no delegar las entrevistas y en lo posible, acuda y responda personalmente. Lo contrario acarreara la desaprobacién del periodista y cabida a suposiciones sin fundamento. - En algunas ocasiones las preguntas realizadas por los entrevistadores suelen ser espinosas, mal intencionadas e incluso hostiles. Cuando no le guste una pregunta, ignérela y conteste algo que considere mas conveniente y/o apropiado. Incluso, antes de contestar, replantee la pregunta de tal modo que la respuesta tenga un sentido mas favorable para la situacion y la Entidad que representa. - Esté atento a las preguntas engafiosas. Los presentadores son muy astutos, formulan preguntas hipotéticas, plantean premisas falsas y le piden opinar sobre lo que estén pensando los demas invitados. En vez de caer en la trampa es preferible sefialar lo imaginario de la situacién con palabras amables ante el presentador y la audiencia. - Muchos productores creen qué la mejor manera de demostrar que un tema es polémico consiste en sacar a dos o mds personas para que lo discutan. Recuérdelo antes de perder la calma durante la emision y mostrarse combativo, Escuche sinceramente a sus opositores y defiéndase, pero no se deje provocar. - Busque atenuar las noticias oriticas 0 negativas para evitar que el posicionamiento negativo de la Entidad se arraigue en la mente del puiblico. Pagina 41 de 45Codigo: | BS COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | 228°", 1 44 wi sineoeitl 4, |___GESTION DEGERENCIAY sein ei DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACIONG Nakasero: | - En situaciones confusas en que la Entidad deba esclarecer ciertas situaciones y salvaguardar su buen nombre, el vocero institucional debera ser visible para dar a conocer su opinién. Alli dos factores son claves: hacerse ver y hacerse entender. - Nunca dé por sentado que los demas ven una situacién como la ve usted. - Construya relaciones de colaboracién con los medios de comunicacién. - En caso de catastrofe, evite el sensacionalismo. - Actie de forma responsable. - No pida supresiones de informacién a los medios de comunicaciones, dada la falta de credibilidad que ello generaria hacia la Institucion y hacia el vocero institucional. PROTOCOLOS PARA EL MANEJO DE MEDIOS DE COMUNICACI Teniendo en cuenta que un proceso de comunicacién debe estar en concordancia con los principios de la Institucién, generando credibilidad y la confianza en el escenario de lo puiblico, los siguientes son los protocolos para el manejo de medios de comunicacién en el Hospital ‘Simén Bolivar Ill Nivel E.S.E. 9.1 MANEJO INTERNO PARA MEDIOS DE COMUNICACION - Toda informacién que se ventile desde los medios de comunicacién en la cual se haga referencia a hechos en los cuales se trasiaden pacientes a la institucion hospitalaria debe ser reportada en primera instancia a la Gerencia e inmediatamente al vocero institucional (Gerente) (a quien éste delegue. La Gerencia del Hospital debe ser la primera en conocer de los hechos que son materia de informacién a través de los medios, y una vez se cumpla esta directrz, la informacién se manejard de acuerdo a los mismos protocolos institucionales para el manejo de medios de comunicacién. -Una vez identificado el hecho que es materia de despliegue en los medios de comunicacién, y antes de dar tramite a la informacion ante la opinién publica, la Oficina de Comunicaciones del Hospital debera consultar ante la Oficina de Comunicaciones de la Secretaria Distrital de Salud sila divulgacién de la informacién estard a cargo del Hospital Simén Bolivar o el Secretario de Salud (O encargado) a través del vocero (a) que esta Entidad asigne. Esto teniendo en cuenta la existencia de casos en los cuales se compromete el sector de la Red Publica, ante lo cual seria la Secretaria Distrital de Salud la encargada del manejo de los medios. -Una vez se tenga el aval de la Secretaria Distrital de Salud y de la Gerencia del Hospital, la informacién la entregara el vocero institucional o a quien éste designe, quien a su vez se limitaré a entregar Gnicamente el parte médico o la informacién en lo referente al tema asistencial -oficio de nuestra Institucién- sin extenderser en detalles no requeridos ni comentarios subjetivos, sin vulnerar la intimidad del paciente ni enfatizar en detalles que son netamente relatives a la investigacién o a las autoridades pertinentes del caso. Acorde con el derecho a la privacidad del paciente, no se dar su nombre sin su autorizacién, pero se podrén emitir datos demograficos generales y circunstancias de su ingreso a la Institucion. Pagina 42 de 45Codigo & COMUNICACIONES INSTITUCIONAL |COG2: Hospital fa Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 | PLANEACION | ~ La informacién remitida a los medios de comunicacién en general (Radio, Prensa, Televisién, Medios electrénicos y alternativos) sera siempre suministrada por la Gerencia de! Hospital, o por el directivo o funcionario que ésta asigne. ~ En caso que la Gerencia no éste en disponibilidad para la emision de la informacion o acorde con el tema a tratar, ésta podra delegar a un vocero institucional asignado (Subgerente Cientifico, Subgerente Administrativo, Subgerente Financiero). -Una vez se tenga el aval de la Secretaria Distrital de Salud y/o de la Gerencia del Hospital, a informaci6n sera difundida por el vocero institucional, quien se limitara a entregar Gnicamente la informacién suministrada, el parte médico o los datos referentes al tema asistencial -razén de ser de la ESE-, sin emitir juicios subjetivos, vulnerar la intimidad del paciente ni extenderse en detalles que son netamente relativos a la investigacién o a las autoridades del caso. Acorde con el derecho a la privacidad del paciente, no se daré su nombre sin su autorizacién, pero se odrén emitir datos demograficos generales y circunstancias de su ingreso a la Institucién. -Una vez son convocados los medios de comunicacién para dar un parte médico, el vocero institucional emitird la informacién del caso. Dada la situacién que algunos periodistas no estén presentes al momento de la emisién de la rueda de prensa, el periodista delegado por el Comité de Comunicaciones hard entrega de un comunicado oficial impreso que contenga la misma informacién difundida previamente. De esta manera, se busca evitar la emisién de comunicaciones repetitivas de manera individual y para no interferir con el normal desarrollo en las actividades institucionales del vocero -E| vocero institucional en su informacién a los medios de comunicacién no debe comentar hechos del suceso tales como: descripcién de eventos, presencia de sospechosos o presuncién de estado del paciente al momento del hecho, etc. Lo anterior para proteger la intimidad e integridad del paciente ante situaciones presumibles y competentes a otras entidades publicas ylo judiciales. En consecuencia y por ser parte de la Misién Institucional, el vocero solo entregara la informacién relacionada con la prestaci6n del servicio asistencia Cabe resaltar que no se debe dar a conocer la identidad de menores de edad, pacientes de salud mental, casos de agresion sexual y otros casos en los cuales cursa de por medio una investigacién por parte de las autoridades competentes. -Se reunira al grupo de periodistas para la provisién de informacién al exterior de las Instalaciones de la institucién (Extramuros -entrada 1, entrada 2 0 entrada a Urgencias) con el fin de limitar y controlar el acceso del personal de apoyo periodistico (Camardgrafos - fot6grafos) y periodistas sin la autorizacion por parte de la Gerencia y con el debido acompariamiento del personal de vigilancia y/o periodista del Hospital. -En lo posible y cuando se trata de suministrar informacion para television o registro de imagenes fotogréficas, el vocero institucional debe hacerse presente ante los medios con los elementos de identificacién distintivos de! hospital. Es decir portar en lugar visible el carné Pagina 43 de 45,Codigo: GGD-DO-130-001 B COMUNICACIONES INSTITUCIONAL. cima eacitear GESTION DE GERENCIA Y ‘nse gin Botiar DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Version: 3 PLANEACION of institucional y vestir blusa blanca con logotipo del Hospital Simén Bolivar si pertenece al personal asistencial -En caso de requerirse la presentacién de un comunicado de prensa, éste serd elaborado bajo la supervisién del lider del Comité de Comunicaciones, teniendo en cuenta la informacién suministrada por las areas correspondientes y sera suministrado a los medios de comunicacién una vez cuente con el aval de la Gerencia - En caso que un profesional de la salud vinculado al Hospital Simén Bolivar sea contactado por algiin medio de comunicacion para temas relacionados con el Hospital y su Misién, deberé informarlo al Comité de Comunicaciones y a la Gerencia, quienes procederan a conceder autorizacién de la entrevista. De lo contrario, si el funcionario decide emitir algun tipo de declaracién sin el aval institucional, sera sujeto de las acciones disciplinarias a que haya lugar. -Se prohibe al personal en general (Asistencial y Administrativo) suministrar informacién a los medios de comunicacién sobre temas relacionados con la Institucién y/o actividades derivadas en el ejercicio de su Misién; ya que esta es competencia exclusiva de la Gerencia a través del \Vocero institucional y/o a quien este delegue. -E| personal de seguridad deberd informar de manera inmediata a la Gerencia en caso de identificar personal de medios de comunicacién en las areas externas del Hospital. Cabe mencionar, que si bien no esté prohibida la grabacién de tomas externas como fachadas y los usuarios pueden conceder entrevistas al exterior de la Institucién, es deber del Comité de Comunicaciones identificar el tema de interés de los medios para no permitir que se distorsione la informacién relacionada con el Hospital Simén Bolivar. 9.2 MANEJO EXTERNO PARA MEDIOS DE COMUNICACION =Todo ingreso de un medio de comunicacién a las instalaciones del Hospital con sus herramientas de trabajo (Camaras de video, camaras fotogréficas y grabadoras) sera autorizados Unica y exclusivamente por la Gerencia. Previo ingreso a las instalaciones, se deben registrar estos elementos en el libro de minuta de la compafia de vigilancia, quien ademas se encargara de verificar el ingreso y egreso de estos elementos. -El desplazamiento de material periodistico al interior de la institucién (Camaras de video, cémaras fotograficas y grabadoras) se permitira -previa autorizacion de la Gerencia- sdlo y exclusivamente con el acompafiamiento de la oficina de comunicaciones 0 con la persona a quien la Gerencia asigne. Esto se hard una vez los periodistas y su equipo definan la nota que van a realizar y tengan claro los elementos consignados dentro de los protecolos para el manejo de los medios de comunicacién al interior del Hospital. -Previo al inicio de una nota periodistica y/o entrevista sobre temas especificos, toma de imagenes de apoyo, material para informative noticioso, especial periodistico, documentales, etc.; el coordinador de la nota o periodista a cargo, debera diligenciar el formato de aceptacién del’ Protocolo de Comunicaciones del Hospital Simén Bolivar, identificado como Pagina 44 de 45Codigo: Ge COMUNICACIONES INSTITUCIONAL | C°CG2: A, Hospital _ “sagan ‘Simén Bolivar GESTION DE GERENCIA Y inwese | DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO | Versién: 3 | PLANEACION | AUTORIZAGION PARA USO DE INFORMACION DEL PACIENTE EN LOS MEDIOS DE COMUNICACION (Cédigo: GCF-FO-025). “Antes de iniciar el registro de! material periodistico, debe quedar claro para el personal vinculado con el medio de comunicacién, que no esta permitida la toma de imagenes en cdmara fotografica, camara de video o celular a pacientes que se encuentran en las diferentes areas de la institucién. Maxime, se les debe enfatizar que tampoco se pueden tomar imagenes de menores de edad que se encuentren en condicién de hospitalizados o que vayan a un servicio de la instituci6n. -Para el caso de especiales 0 notas periodisticas de amplio cubrimiento como ediciones especiales 0 ampliacién de una informacién, el periodista deberd enviar previamente las preguntas y estas serén valoradas por Gerencia y el Comité de Comunicaciones para asi realizar el respectivo tramite y dar respuesta oportuna. -La institucién no se hard responsable de los elementos o material periodistico que deje el medio de comunicacién en el parqueadero o dentro de las instalaciones. Ese material debe ser responsabilidad Unica del personal que ingresa a la institucién a realizar su trabajo informativo.