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3 - PROCESOS DE LA DI RECCI N DE PROYECTOS

52 2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK

) Quinta edicin
3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
Las siguientes secciones identican y describen los cinco Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
necesarios en todo proyecto. Estos cinco Grupos de Procesos cuentan con dependencias bien denidas;
normalmente se ejecutan en cada proyecto y tienen un elevado grado de interaccin entre s. Estos cinco
Grupos de Procesos son independientes de las reas de aplicacin y del enfoque de las industrias. Los Grupos
de Procesos individuales y los procesos individuales a menudo se repiten antes de concluir el proyecto y pueden
presentar interacciones dentro de un Grupo de Procesos y entre Grupos de Procesos. Estas interacciones, cuya
naturaleza vara de un proyecto a otro, pueden realizarse o no en un orden determinado.
El diagrama de ujo de procesos, Grco 3-3, proporciona un resumen global del ujo bsico y de las
interacciones entre los Grupos de Procesos y los interesados concretos. Los procesos de la direccin de
proyectos estn vinculados por entradas y salidas especcas, de modo que el resultado de un proceso se
convierte en la entrada de otro proceso, aunque no necesariamente en el mismo Grupo de Procesos. Los
Grupos de Procesos no son fases del ciclo de vida del proyecto. De hecho, es posible que todos los
Grupos de Procesos se lleven a cabo dentro de una fase. Dado que los proyectos estn separados en fases
diferenciadas o subcomponentes, como por ejemplo desarrollo conceptual, estudio de viabilidad, diseo,
prototipo, construccin, o prueba, etc., por lo general todos los Grupos de Procesos se repiten en cada fase o
componente segn se explic anteriormente y como se ilustra en el Grco 3-2.
Los procesos de la direccin de proyectos se muestran en el Grupo de Procesos en el cual ocurre la mayor
parte de las actividades relacionadas. Por ejemplo, un proceso que normalmente se lleva a cabo en la fase de
planicacin se sita en el mbito del Grupo de Procesos de Planicacin. Cuando este proceso se actualiza a
travs de un proceso o actividad del Grupo de Procesos de Ejecucin, no se considera como un proceso nuevo
dentro del Grupo de Procesos de Ejecucin, sino que contina siendo un proceso o actividad del Grupo de
Procesos de Planicacin. La naturaleza iterativa de la direccin de proyectos signica que se pueden reutilizar
procesos de cualquier grupo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, en respuesta a un evento
de riesgo, ejecutar una respuesta a los riesgos podra motivar un anlisis ms profundo, el cual conducira a
otra iteracin del proceso Identicar los Riesgos y de los procesos asociados Realizar el Anlisis Cualitativo de
Riesgos y Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos, a n de evaluar el impacto.
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Grupo de
Procesos
de Inicio
Grupo de
Procesos de
Monitoreo
y Control
Grupo de
Procesos de
Planificacin
Grupo de
Procesos de
Ejecucin
Grupo de
Procesos
de Cierre
Iniciador del
Proyecto o
Patrocinador
Empresa/
Organizacin
Cliente
Vendedores
Plan para la
direccin del
proyecto
Decisiones de hacer
o comprar
Criterios de seleccin
de proveedores
Entregables
Solicitudes de cambio
Informacin de desempeo del trabajo
Vendedores seleccionados
Entregables aceptados
Documentacin de las adquisiciones
NOTA: Las lneas de puntos ms oscuras representan las relaciones entre Grupos de Procesos; las lneas de puntos ms claras son externas a los Grupos de Procesos.
Propuestas de
los vendedores
Adjudicacin
del contrato
de adquisicin
Requisitos
Activos de los
procesos de la
organizacin
Factores
ambientales
de la empresa
Registro de
interesados
Acta de
constitucin
del proyecto
Documentos de
las adquisiciones
Enunciado del trabajo del proyecto
Caso de negocio
Acuerdos
Calendarios
de recursos
Producto, servicio
o resultado final
Solicitudes de
cambio aprobadas
Medidas de control
de calidad
Informes de desempeo
Documentos
del Proyecto
Grfico 3-3. Interacciones entre Procesos de la Direccin de Proyectos
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3.3 Grupo de Procesos de Inicio
El Grupo de Procesos de Inicio est compuesto por aquellos procesos realizados para denir un nuevo
proyecto o una nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorizacin para iniciar el proyecto o fase.
Dentro del mbito de los procesos de inicio es donde se dene el alcance inicial y se comprometen los recursos
nancieros iniciales. Adems, se identican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer
alguna inuencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente, si an no hubiera sido nombrado, se
selecciona el director del proyecto. Esta informacin se registra en el acta de constitucin del proyecto y en
el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el acta de constitucin del proyecto, ste se
considera ocialmente autorizado. Aunque el equipo de direccin del proyecto puede colaborar en la redaccin
de esta acta, este estndar supone que la evaluacin, la aprobacin y el nanciamiento del caso de negocio
se manejan fuera de los lmites del proyecto (Grco 3-4). El lmite de un proyecto se dene como el momento
en que se autoriza el inicio o la nalizacin de un proyecto o de una fase de un proyecto. El propsito clave
de este Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propsito del proyecto, darles
visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cmo su participacin en el proyecto y sus fases asociadas
puede asegurar el logro de sus expectativas. Estos procesos ayudan a establecer la visin del proyecto: qu es
lo que se necesita realizar.
Lmites
del Proyecto
Entregables
del Proyecto
Registros
del Proyecto
Usuarios
Finales
Activos de
los Procesos
Procesos de
Monitoreo y Control
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Inicio
Procesos
de Cierre
Procesos de
Ejecucin
Entradas al
Proyecto
Iniciador del
Proyecto /
Patrocinador
Grfico 3-4. Lmites del Proyecto
Los proyectos complejos de gran tamao deberan dividirse en fases separadas. En dichos proyectos, los
procesos de Inicio se llevan a cabo en las fases subsiguientes a n de validar las decisiones tomadas durante
los procesos originales de Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto y de Identicar a los Interesados.
Ejecutar los procesos de Inicio en el comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la
necesidad de negocio que el proyecto se comprometi a abordar. Se comprueban los criterios de xito y se
revisan la inuencia, las fuerzas impulsoras y los objetivos de los interesados del proyecto. Se toma entonces
una decisin sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender el proyecto.
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Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el inicio genera un entendimiento
comn de los criterios de xito, reduce los gastos generales de participacin y, en general, mejora la aceptacin
de los entregables y la satisfaccin del cliente y los dems interesados.
Los procesos de inicio podran realizarse a nivel de la organizacin, programa o portafolio y estaran, en este
caso, fuera del nivel de control del proyecto. Por ejemplo, antes de iniciar un proyecto, podra documentarse
la necesidad de requisitos de alto nivel como parte de una iniciativa ms amplia de la organizacin. Podra
utilizarse un proceso de evaluacin de alternativas para establecer la viabilidad de la nueva tarea. Podran
describirse los objetivos del proyecto con claridad, e incluir las razones por las que un proyecto especco
resulta la mejor alternativa para cumplir los requisitos. La documentacin que respalde esta decisin tambin
podra contener la declaracin inicial del alcance del proyecto, los entregables, la duracin del proyecto y una
estimacin de los recursos, de cara al anlisis de la inversin por la organizacin. Como parte de los procesos
de Inicio, se otorga autoridad al director del proyecto para que utilice recursos de la organizacin en las
actividades posteriores del proyecto.
3.4 Grupo de Procesos de Planificacin
El Grupo de Procesos de Planicacin est compuesto por aquellos procesos realizados para establecer
el alcance total del esfuerzo, denir y renar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para
alcanzar dichos objetivos. Los procesos de Planicacin desarrollan el plan para la direccin del proyecto y
los documentos del proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo. La naturaleza compleja de la direccin de
proyectos puede requerir el uso de reiterados ciclos de retroalimentacin para un anlisis adicional. A medida
que se va recopilando y comprendiendo ms informacin o ms caractersticas del proyecto, es probable que
se requiera una planicacin adicional. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del
proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de planicacin y posiblemente
algunos de los procesos de inicio. Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la direccin del
proyecto recibe el nombre de elaboracin progresiva, para indicar que la planicacin y la documentacin son
actividades iterativas y continuas. El benecio clave de este Grupo de Procesos consiste en trazar la estrategia
y las tcticas, as como la lnea de accin o ruta para completar con xito el proyecto o fase. Cuando se gestiona
correctamente el Grupo de Procesos de Planicacin, resulta mucho ms sencillo conseguir la aceptacin y
la participacin de los interesados. Estos procesos expresan cmo se llevar esto a cabo y establecen la ruta
hasta el objetivo deseado.
El plan para la direccin del proyecto y los documentos del proyecto, desarrollados como salidas del Grupo
de Procesos de Planicacin, explorarn todos los aspectos de alcance, tiempo, costo, calidad, comunicaciones,
recursos humanos, riesgos, adquisiciones y participacin de los interesados.
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Las actualizaciones surgidas de los cambios aprobados a lo largo del proyecto (en general durante los
procesos de Monitoreo y Control y especcamente durante el proceso Dirigir y Gestionar el Trabajo del
Proyecto) pueden tener un impacto considerable en determinadas partes del plan para la direccin del proyecto
y en los documentos del proyecto. Las actualizaciones de estos documentos aportan mayor precisin en torno
al cronograma, a los costos y a los recursos requeridos para cumplir con el alcance denido para el proyecto.
El equipo del proyecto persigue el aporte y estimula la participacin de todos los interesados tanto durante
la planicacin del proyecto como en el desarrollo del plan para la direccin del proyecto y de los documentos
del mismo. Dado que el acto de obtener retroalimentacin y renar los documentos no puede prolongarse de
manera indenida, son los procedimientos establecidos por la organizacin los que dictan en qu momento se
termina la planicacin inicial. Estos procedimientos se vern afectados por la naturaleza del proyecto, por los
lmites establecidos del proyecto, por las actividades de monitoreo y control adecuadas y por el entorno en que
el proyecto se llevar a cabo.
Otras posibles interacciones entre los procesos dentro del Grupo de Procesos de Planicacin dependern
de la naturaleza del proyecto. En algunos proyectos, por ejemplo, los riesgos sern mnimos o no identicables
mientras no se haya realizado un esfuerzo importante de planicacin. En ese momento, el equipo podra darse
cuenta de que los objetivos con respecto a cronograma y costos resultan demasiado agresivos y que implican
un mayor riesgo que el contemplado previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como
actualizaciones al plan para la direccin del proyecto o a los diversos documentos del proyecto.
3.5 Grupo de Procesos de Ejecucin
El Grupo de Procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos realizados para completar el
trabajo denido en el plan para la direccin del proyecto a n de cumplir con las especicaciones del mismo.
Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados,
as como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la direccin del proyecto.
Durante la ejecucin del proyecto, en funcin de los resultados obtenidos, se puede requerir una actualizacin
de la planicacin y una revisin de la lnea base. Esto puede incluir cambios en la duracin prevista de las
actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los recursos, as como riesgos no previstos. Tales
variaciones pueden afectar al plan para la direccin del proyecto o a los documentos del proyecto, y pueden
requerir un anlisis detallado y el desarrollo de respuestas de direccin de proyectos adecuadas. Los resultados
del anlisis pueden dar lugar a solicitudes de cambio que, en caso de ser aprobadas, podran modicar el plan
para la direccin del proyecto u otros documentos del mismo, y posiblemente requerir el establecimiento de
nuevas lneas base. Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizar en la realizacin de los procesos del
Grupo de Procesos de Ejecucin.
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3.6 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control est compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear,
analizar y dirigir el progreso y el desempeo del proyecto, para identicar reas en las que el plan requiera
cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El benecio clave de este Grupo de Procesos radica en
que el desempeo del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, y tambin como consecuencia de
eventos adecuados o de determinadas condiciones de excepcin, a n de identicar variaciones respecto del
plan para la direccin del proyecto. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control tambin implica:
Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles
problemas,
Monitorear las actividades del proyecto, comparndolas con el plan para la direccin del proyecto y
con la lnea base para la medicin del desempeo del proyecto, e
Inuir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios o la gestin de la conguracin,
de modo que nicamente se implementen cambios aprobados.
Este monitoreo continuo proporciona al equipo del proyecto conocimiento sobre la salud del proyecto
y permite identicar las reas que requieren ms atencin. El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
no slo monitorea y controla el trabajo que se est realizando dentro de un Grupo de Procesos, sino que
tambin monitorea y controla el esfuerzo global dedicado al proyecto. En proyectos de varias fases, el Grupo de
Procesos de Monitoreo y Control coordina las fases del proyecto a n de implementar las acciones correctivas
o preventivas necesarias para que el proyecto cumpla con el plan para la direccin del proyecto. Esta revisin
puede dar lugar a actualizaciones recomendadas y aprobadas del plan para la direccin del proyecto. Por
ejemplo, el incumplimiento de la fecha de nalizacin de una actividad puede requerir ajustes y soluciones de
compromiso entre los objetivos de presupuesto y de cronograma. Con el n de reducir o controlar los gastos
generales, se puede considerar la implantacin de procedimientos de gestin por excepcin y otras tcnicas
de gestin.
3.7 Grupo de Procesos de Cierre
El Grupo de Procesos de Cierre est compuesto por aquellos procesos realizados para nalizar todas
las actividades a travs de todos los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos, a n de completar
formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales. Este Grupo de Procesos, una
vez completado, verica que los procesos denidos se han completado dentro de todos los Grupos de Procesos
a n de cerrar el proyecto o una fase del mismo, segn corresponda, y establece formalmente que el proyecto
o fase del mismo ha nalizado.