GESTIN POR PROCESOS

1. Definicin de Proceso
Se considera proceso al conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que
transforman insumos (elementos de entrada), agregndoles valor en cada una de las
actividades que se llevan a cabo, convirtindolos en productos y servicios (elementos de
salida), que satisfacen unas necesidades explicitas de clientes.
Los procesos tienen tres caractersticas importantes:
a) Generalmente son transversales en la organizacin jerrquica y en las grandes
divisiones funcionales de la empresa (estudios, produccin, marketing, ventas, finanzas,
personal, planificacin, compras, etc.)
b) Cada proceso tiene una salida global nica.
c) Cada proceso tienen un cliente que puede ser interno o externo.
Principios de los Procesos:
Los procesos pueden ser industriales (en los que entran y salen materiales) o de
gestin (en los que entra y sale informacin).
Los procesos existen en cualquier organizacin aunque nunca se hayan
identificado ni definido: los procesos constituyen lo que hacemos y cmo lo
hacemos.
En una organizacin, prcticamente cualquier actividad o tarea puede ser
encuadrada en algn proceso.
No existen procesos sin un producto o servicio.
No existe cliente sin un producto o servicio.
No existe producto o servicio sin un proceso.

2. Definicin de Gestin por procesos
La Gestin por Procesos se basa en la modelizacin de los sistemas como un conjunto de
procesos interrelacionados mediante vnculos causa-efecto. El propsito final de la
Gestin por Procesos es asegurar que todos los procesos de una organizacin se
desarrollan de forma coordinada, mejorando la efectividad y la satisfaccin de todas las
partes interesadas (clientes, accionistas, personal, proveedores, sociedad en general).

La Gestin por Procesos se considera una metodologa para la administracin y mejora de
los procesos de la compaa, dicha metodologa tiene cuatro fases:
Identificacin.- cuyos objetivos son identificar e interrelacionar los procesos de la
compaa, y seleccionar que procesos han de mejorarse por considerarse crticos
para la consecucin de su visin y objetivos. En esta fase solo participan los altos
directivos de la compaa que debern definir la compaa en trmino de
procesos, seleccionar los procesos a mejorar, nombrar responsables y equipos de
los procesos y establecer objetivos para cada proceso.

Planificacin.- Participa el responsable y su equipo de proceso, para analizar la
situacin actual de los procesos y preparar un diseo adecuado. Aqu se define las
necesidades del proceso y de sus clientes, se establecen indicadores, se analiza y
mejora el proceso.

Transferencia.- Su propsito es transferir a la lnea el proceso mejorado. Participa
el responsable y su equipo. Se identifican y analizan los problemas potenciales y se
establece e implanta un plan de accin.

Gestin operacional.- Se debe verificar que se satisfaga los requerimientos de los
clientes y de la compaa, y comprobar que el proceso se desarrolla con los
mnimos costes. Participa el responsable, su equipo y toda persona involucrada en
l. Aqu el proceso se debe poner bajo control, se revisa peridicamente y se
mejora continuamente.
Por qu la Gestin por Procesos?
Porque las eficiencias de los procesos revelan que tan eficiente es la empresa u
organizacin. La mayora de estas empresas, que han tomado conciencia sobre esto, han
podido reaccionar ante la ineficiencia de sus organizaciones departamentales con sus
nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del
proceso y trabajando con una visin de objetivo en el cliente.
Para qu la Gestin por Procesos?
o Para mejorar continuamente las actividades desarrolladas.
o Para reducir la variabilidad innecesaria.
o Para eliminar ineficiencias asociadas a la repetitividad de actividades.
o Para optimizar la utilizacin de los recursos.

La Gestin por Procesos conlleva a:
Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la
organizacin.
Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los
procesos tanto desde el punto de vista interno (indicadores de rendimiento) como
externo (indicadores de percepcin).
Una designacin de responsables de proceso, que deben supervisar y mejorar el
cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado (calidad,
productividad, medioambiente, seguridad y salud laboral).
El anlisis y definicin de los procesos permite:
Establecer un esquema de evaluacin de la organizacin en su conjunto
(definiendo indicadores de los procesos).
Comprender las relaciones causa-efecto de los problemas de una organizacin y
por lo tanto atajar los problemas desde su raz.
Definir las responsabilidades de un modo sencillo y directo (asignando
responsables por proceso y por actividad).
Fomentar la comunicacin interna y la participacin en la gestin.
Evitar la Departamentalizacin de la empresa.
Facilitar la Mejora Continua (Gestin del Cambio).
Simplificar la documentacin de los sistemas de gestin.
Evitar despilfarros de todo tipo.
Facilitar la Integracin de los diferentes sistemas de gestin

3. Ventajas de la gestin por procesos

Mejora la competitividad de la empresa.
Reconoce la existencia de procesos internos.
Mide el proceso en relacin con el valor aadido percibido por el cliente.
Identifica las necesidades del cliente tanto interno como externo y orienta la
empresa hacia su satisfaccin.
Las actividades realizadas y la toma de decisiones estn muy prximas al
cliente.
Establece responsables de cada proceso.
Establece objetivos e indicadores para cada proceso.
Mide el grado de satisfaccin del cliente.
Promueve la mejora continua de los procesos. La mayora de los errores
cometidos residen en los procesos, si los mejoramos continuamente
eliminaremos las causas que provocan esos errores.
Pasamos de una mentalidad de lo que hacemos a para quin lo hacemos.
Reduce costes internos innecesarios.
Distribuye los recursos de forma ms eficiente.

4. Dificultades de la gestin por procesos
La dificultad, grande por cierto, no estiba en la componente tcnica de esta forma de gestionar
una Empresa, sino en el cambio de actitud de las personas.
Algunos de los paradigmas bajo los que nos hemos educado, como la lgica Tayloriana, el
organigrama y la Jerarqua, han de ser puestos en entredicho, al igual que determinados
valores culturales vistos ahora como un freno a la creatividad.