INSTRUCTIVO PLAN DE ADQUISICIONES

PROYECTOS MECESUP2 (07/01/2008)

Como es de su conocimiento, el convenio de prstamo 7317-CH suscrito con el BIRF establece la
obligatoriedad de confeccionar un lan de !d"uisiciones !nual para los pro#ectos ad$udicados el
a%o &''( # en adelante) *l lan deber+ ser sometido a revisi,n previa del rograma -*C*./& a
principios de cada a%o # en adelante actuali0ado semestralmente) 1a revisi,n previa ser+ reali0ada
por los analistas del Fondo de Innovaci,n !cadmica en lo relativo a la pertinencia # oportunidad #
por los integrantes de la /nidad de !d"uisiciones # Contratos en los relativo a elegibilidad # pla0os)
ara pro#ectos de &''(, la primera rogramaci,n correspondi, al periodo desde la total
tramitaci,n del decreto "ue aprueba el convenio del pro#ecto 2asta diciembre de &''73 la segunda
rogramaci,n ser+ por la totalidad del a%o siguiente 4&''56 # as7 sucesivamente, para cada a%o,
2asta el trmino del pro#ecto) 1a primera actuali0aci,n corresponder+ a la *$ecuci,n &''7 # la
segunda *$ecuci,n corresponder+ a mitad de a%o 4$unio6, # as7 sucesivamente para cada semestre)
ara aunar criterios en la *$ecuci,n &''7 # rogramaci,n &''5 agradeceremos tener presente las
siguientes consideraciones8
CONSIDERACIONES EN LA PROGRAMACIN
1a programaci,n correspondiente al nuevo a%o o per7odo 4en este caso &''56 debe registrarse
en las filas en blanco "ue se encuentran a continuaci,n de la totalidad de los actividades por
7temes programadas en el a%o anterior, es decir, a continuaci,n de la programaci,n el &''7, si
la 2ubiera) ara ello a la planilla "ue se le ad$unta, se le 2an incorporado nuevas filas en
blanco en el mismo orden e igual formato "ue las &''7 diferenci+ndose en el a%o de
rogramaci,n)
/na actividad programada inicialmente en determinado per7odo # no reali0ada durante dic2o
per7odo 9: puede planificarse nuevamente en el per7odo siguiente, si no "ue continuar+ como
rogramada # la *$ecuci,n mostrar+ cuando se 2a#a reali0ado) 4/na fila por procedimiento
programado6
CONSIDERACIONES EN LA EJECUCIN
*s importante se%alar "ue en la e$ecuci,n se pueden presentar diferentes situaciones, no obstante
lo principal es "ue8
Como se indic, anteriormente, todas las actividades programadas para un per7odo
determinado # no reali0adas durante ese per7odo 9: deben volver a planificarse en el per7odo
siguiente) .er+ en los campos asociados a la e$ecuci,n 4fundamentalmente en las columnas
mes de e$ecuci,n # a%os de inicio # termino de pagos6, en los cuales se visuali0ar+ el per7odo
efectivo de e$ecuci,n #;u otra desviaci,n)
Cada procedimiento o actividad planificada, al momento de su e$ecuci,n, puede presentar
desviaciones en el tipo de procedimientos utili0ado, actividades reali0adas, tiempos, montos u
otros, "ue deber+ ser $ustificada brevemente en la columna <:bservaciones=) .,lo en los
siguientes casos se deber+ insertar filas nuevas8 i6 actividades nuevas no contempladas
originalmente en la programaci,n, ii6 la ad$udicaci,n del contrato o actividad correspondi, a
m+s de un proveedor, iii6 reitemi0aciones # iv6 reempla0o de una actividad por otra,
ara los casos anteriores donde se re"uiera insertar filas nuevas, s,lo se deben completar los
campos asociados a informaci,n general 4Item de >asto, Categor7a de >asto, rocedimiento #
Revisi,n revia6 # las Columnas de la *$ecuci,n, es decir, 9: se deben completar los campos
o columnas correspondientes a la rogramaci,n)
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
INSTRUCTIVO PLAN DE ADQUISICIONES
PROYECTOS MECESUP2 (07/01/2008)
1.- El Plan ! A"#$%$&$'n!% ( %# O)*!+$,'
*l lan de !d"uisiciones es un instrumento de planificaci,n # seguimiento "ue tiene como ob$etivo
me$orar la gesti,n de los pro#ectos # "ue adem+s permite8
identificar la cantidad # tipo de procedimientos de ad"uisiciones, contrataciones #;o actividades
con financiamiento total o parcial de -ecesup contempladas para e$ecutar durante un a%o
calendario de un pro#ecto
identificar avances # desviaciones de lo programado versus lo e$ecutado para seguimiento de
avance del pro#ecto)
ara el cumplimiento de estos ob$etivos, es de vital importancia "ue la informaci,n "ue proporcione
cada Instituci,n de *ducaci,n .uperior 4I*.6, se a$uste a las actividades aprobadas en el ro#ecto
# a los pla0os reales "ue se re"uiera para iniciar los procedimientos)
2.- -'./a+' !l Plan ! A"#$%$&$'n!%
*l formato del lan est+ elaborado en una planilla e?cel "ue contiene filas por cada procedimiento
# columnas para identificar informaci,n asociada a ellos) or lo anterior, la I*. deber+ insertar
tantas filas como procedimientos se programen #;o e$ecuten)
1a planilla contiene listas desplegables # comentarios "ue a#udan a completar los campos de
informaci,n)
.e 2a dise%ado una planilla para cada e$e estratgico # tema del pro#ecto identificando en cada
caso, los diferentes tipos de procedimientos # gastos elegibles permitidos seg@n las bases del
concurso)
*l lan se deber+ completar en & etapas8
*tapa 18 rogramaci,n de las !ctividades
*tapa &8 *$ecuci,n del lan de !d"uisiciones
0.- E+a1a% !l Plan ! A"#$%$&$'n!%
E+a1a 12 P.'3.a/a&$4n ! la% A&+$,$a!%
!nualmente, el personal encargado de la elaboraci,n del lan en la I*., deber+ coordinar con el
director del pro#ecto un programa de traba$o para un a%o calendario, seg@n las necesidades del
pro#ecto # en directa relaci,n con la memoria de c+lculo del mismo)
Aic2o programa de traba$o se refle$ar+ en el lan de !d"uisiciones a travs de la programaci,n de
procedimientos de ad"uisiciones o contrataciones, en sus diferentes 7tems # categor7as de gasto)
*ste lan deber+ ser sometido anualmente a revisi,n previa por parte de -ecesup, antes del inicio
de cual"uier procedimiento)
1a programaci,n de procedimientos, deber+ registrarse en las primeras columnas incorporando
informaci,n en todos los campos "ue 2acen referencia a la programaci,n de un procedimiento #
"ue se detallan m+s adelante)
E% $/1'.+an+! %!5ala. "#! !l 1lan ! a"#$%$&$'n!% !n 6'./a a&#/#la+$,a7 1!.' $6!.!n&$aa
1'. a5'% &'n+!/1la.8 la 1lan$6$&a&$4n ( !*!&#&$4n !l 1.'(!&+'.
E+a1a 22 E*!&#&$4n !l Plan ! A"#$%$&$'n!%
&
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
Cada seis meses, la instituci,n deber+ actuali0ar el lan de !d"uisiciones con informaci,n de los
procedimientos e$ecutados) ara ello deber+ completar los campos de informaci,n en la misma fila
donde se program, el procedimiento, pero en las columnas destinadas a informar el estado de
reali0aci,n de un procedimiento # "ue se detallan m+s adelante)
9.- Plan ! A"#$%$&$'n!% 1a.a P.'(!&+'% 200:
*l lan de !d"uisiciones de los pro#ectos &''(, por una parte contempla procedimientos
programados desde la total tramitaci,n del decreto "ue aprueba el convenio 2asta diciembre de
&''7, los cuales fueron identificados en la columna <a%o de programaci,n= como <&''7=) or otra
parte # a continuaci,n de la programaci,n &''7, si corresponde, se deber+n programar todas
a"uellas actividades ;ad"uisiciones; contrataciones contempladas de reali0ar durante el a%o &''5,
los cuales deben ser identificadas en la columna <a%o de programaci,n= como <&''5, # as7
sucesivamente, para cada a%o, 2asta el termino del pro#ecto)
1a primera actuali0aci,n del lan de pro#ectos &''( deber+ contemplar s,lo los procedimientos
e$ecutados a diciembre de &''7 4programados # no programados6) 1a siguiente actuali0aci,n ser+
semestralmente en la fec2a "ue el rograma se%ale)
;.- Ca/1'% ! In6'./a&$4n !l Plan ! A"#$%$&$'n!%
*l lan de !d"uisiciones contempla los siguientes &a/1'% ! $n6'./a&$4n2
Campos de informaci,n "ue identifican el pro#ecto8
-
Instituci,n
-
C,digo de ro#ecto
-
Fec2a de Inicio del ro#ecto
-
*$e *stratgico
1
-
Bema del ro#ecto
&
-
resupuesto -ecesup Botal 4C6
-
resupuesto Contraparte Botal
4C6
-
Botal resupuesto ro#ecto 4C6
Campos de informaci,n "ue identifican el procedimiento8
-
Dtem de >asto
-
Categor7a del >asto
-
rocedimiento
-
Revisi,n previa
Campos de informaci,n "ue identifican las *tapas de rogramaci,n # !ctuali0aci,n8
*tapa 18 rogramaci,n de las !ctividades *tapa &8 *$ecuci,n del lan de !d"uisiciones
-onto rogramado -ecesup en C
-onto rogramado Contraparte en C
Bipo de Cambio 4C;/.C6
-onto Botal rogramado /.C
Aescripci,n
!%o de rogramaci,n
-es rogramado
-es *$ecutado
!%o Inicio ago
!%o Brmino ago
Aescripci,n
Bienes;erfeccionamiento;Consultor7a;:bras
reali0ado
-onto Botal Contrato4s6 -ecesup en C
-onto Botal Contrato4s6 Contraparte en C
-onto Botal Contrato4s6 en C
-onto Botal Contrato4s6 en /.C
1 *l nombre del *$e *stratgico se encuentra predefinido)
2 *l Bema del ro#ecto se encuentra predefinido)
3
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
9ombre del proveedor;contratista;firma
consultora;contratado o becario !d$udicado
-onto Botal *$ecutado -ecesup en C
-onto Botal *$ecutado Contraparte en C
Campos de informaci,n "ue identifican .aldos8
1as celdas relativas a estos campos de informaci,n est+n predefinidas con f,rmulas, por lo cual, la
informaci,n se generar+ autom+ticamente3 por lo "ue no deben modificarse ni eliminarse)
.aldo del Contrato -ecesup en C
.aldo del Contrato Contraparte en C
Aiferencia entre programado # contrato
-ecesup en C
Aiferencia entre programado # contrato
Contraparte en C
:bservaciones
:.- C'n6!&&$4n !l Plan ! A"#$%$&$'n!% ( &a/1'% ! $n6'./a&$4n ! &aa E+a1a
!ntes de completar el lan, la I*. dispondr+ de un listado de las ad"uisiciones, obras, actividades
de perfeccionamiento # asistencia tcnica "ue se reali0ar+n en un per7odo determinado 4a%o
calendario6, verificando previamente su elegibilidad de acuerdo a las 9ormas del BIRF, las bases
del concurso # la memoria de c+lculo aprobada del pro#ecto)
1a I*. deber+ registrar toda la informaci,n solicitada en los siguientes campos de informaci,n8
I+!/ ! <a%+'8 -uestra el 7tem de gasto8 Bienes, :bras, erfeccionamiento #;o !sistencia
Bcnica)
Ca+!3'.=a !l <a%+'2 1ista desplegable donde se debe seleccionar la categor7a de gasto
correspondiente al Item de gasto, seg@n bases de concurso # memoria de calculo aprobada
para el pro#ecto, esto es8
I+!/ ! <a%+' Ca+!3'.=a !l <a%+'
Bienes *"uip) de !po#o a la Aocencia # el !prendi0a$e
*"uip)de !cceso a la Informaci,n
*"uipamiento Cient7fico para rogramas de Aoctorado
9acionales
!l2a$amiento
:bras Construcci,n
Remodelaci,n
Habilitaci,n
erfeccionamiento Contrataci,n de !cadmicos con >rado de Aoctor
Contrataci,n de ost-Aoctorados
Contrataci,n de !cadmicos con -aestr7a para la >esti,n e
Innovaci,n Curricular
Contrataci,n de rofesionales para la >esti,n !cadmica
Becas de Aoctorado
Becas de ostdoctorado
Becas de -aestr7a para la >esti,n e Innovaci,n
Becas de -aestr7a
Becas de Idioma
Becas de Complemento
Becas de Aoctorado para *studiantes en rogramas
9acionales
Becas en el *?tran$ero para Aoctorandos en Besis
E
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
Becas de -ovilidad *studiantil
Fisitas de *specialistas al ro#ecto
*stad7as de *speciali0aci,n
*stad7as de Braba$o Con$unto
asant7as Becnol,gicas en *mpresas 9acionales
!sistencia Bcnica !sistencia Bcnica
P.'&!$/$!n+'2 1ista desplegable donde se debe seleccionar el procedimiento asociado al
monto en /.C para Bienes # :bras # seg@n la naturale0a de la contrataci,n para !sistencia
Bcnica)
Bienes 1icitaciones @blicas Internacionales
1icitaciones Internacionales 1imitadas
1icitaciones @blicas 9acionales
Comparaci,n de recios
Compra Airecta 4e?cepcional6
:bras 1icitaciones @blicas Internacionales
1icitaciones @blicas 9acionales
Comparaci,n de recios
!sistencia
Bcnica
.elecci,n Basada en Calidad # Costo 4.BCC6 Firmas consultoras
.elecci,n Basada en el -enor Costo 4.B-C6 Firmas consultoras
.elecci,n Basada en las calificaciones de los consultores 4.CC6 Firmas
consultoras
.elecci,n Basada en /na .ola Fuente 4..F6 Firmas consultoras
4*?cepcional6
.elecci,n de Consultor Individual 4CI6 ersona 9atural
.elecci,n Basada en /na .ola Fuente 4..FCI6 ersona 9atural
4*?cepcional6
R!,$%$4n P.!,$a2 1ista desplegable donde se debe seleccionar la instancia de revisi,n previa8
</C= 4/nidad de Coordinaci,n del rograma6, <BIRF= 4Banco -undial6 o <9o re"uiere=, seg@n
corresponda)
E+a1a 12 P.'3.a/a&$4n ! la% A&+$,$a!%
M'n+' P.'3.a/a' M!&!%#1 !n >2 Completar con el monto programado "ue financiar+
-ecesup para el procedimiento espec7fico)
M'n+' P.'3.a/a' C'n+.a1a.+! !n >2 Completar con el monto programado "ue financiar+
la contraparte para el procedimiento espec7fico)
T$1' ! Ca/)$' (>/US>)2 .e%alar el tipo de cambio seg@n informaci,n del Banco Central)
M'n+' T'+al P.'3.a/a' US>2 -uestra el monto total en d,lares seg@n el tipo de cambio
se%alado para el procedimiento espec7fico)
D!%&.$1&$4n2 Completar con la descripci,n de la ad"uisici,n, contrataci,n #;o actividad
programada la "ue deber+ ser co2erente con el lan de Braba$o aprobado para el pro#ecto, las
Bases del Concurso # la elegibilidad adem+s de los Convenios 4"ue inclu#en las normas
BIRF6)
A5' ! P.'3.a/a&$4n2 Lista desplegable donde se deber+ seleccionar el a%o de inicio de la
!d"uisici,n; Contrataci,n #;o !ctividad, considerando como inicio, la fec2a de env7o de
invitaci,n, publicaci,n del llamado o entrevistas, confecci,n del borrador de contrato, seg@n
corresponda)
G
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2

M!% P.'3.a/a'2 1ista desplegable donde se debe seleccionar el mes de inicio de la

!d"uisici,n;Contrataci,n #;o !ctividad, considerando como inicio, la fec2a de env7o de
invitaci,n, publicaci,n del llamado o entrevistas, confecci,n del borrador de contrato, seg@n
corresponda)

*n la Figura 9H1, se muestra un e$emplo de lan de !d"uisiciones, en su primera *tapa

correspondiente a la rogramaci,n de !ctividades para el !%o 1 # !%o &)
E+a1a 22 E*!&#&$4n !l Plan ! A"#$%$&$'n!%
*n esta etapa, la I*. deber+ registrar la informaci,n de cada procedimiento o actividad e$ecutada
para lo cual deber+ completar los siguientes campos de informaci,n8
M!% E*!&#+a'8 1ista desplegable donde se debe seleccionar el mes en "ue efectivamente se
inici, la !d"uisici,n;Contrataci,n #;o !ctividad, considerando como inicio, la fec2a de env7o de
invitaci,n, publicaci,n del llamado o entrevistas, seg@n corresponda)
A5' In$&$' Pa3'2 1ista desplegable a partir de la cual se debe seleccionar el a%o en "ue
efectivamente se comen0aron a e$ecutar los pagos o gastos asociados a la !d"uisici,n;
Contrataci,n #;o !ctividad)
A5' T!./$n' Pa3'2 1ista desplegable a partir de la cual se debe seleccionar el a%o en "ue
efectivamente se reali0a el @ltimo pago o gasto asociado a la !d"uisici,n; Contrataci,n #;o
!ctividad)

D!%&.$1&$4n ?$!n!% /P!.6!&&$'na/$!n+' /C'n%#l+'.=a /O).a% .!al$@a'2 Completar con la

descripci,n de la ad"uisici,n, contrataci,n #;o actividad efectivamente e$ecutada)
M'n+' T'+al C'n+.a+'(%) M!&!%#1 !n >2 .e debe completar con el monto total del
procedimiento reali0ado, es decir, el monto del contrato o de los contratos si es "ue el
procedimiento resulta en m+s de un contrato # "ue ser+ financiado con aporte de -ecesup)
M'n+' T'+al C'n+.a+'(%) C'n+.a1a.+! !n >2 Idem al anterior pero con aporte de contraparte)
M'n+' T'+al C'n+.a+'(%) !n >2 autom+ticamente # a partir de una formula predefinida 4"ue
suma los valores registrados en las columnas monto total -ecesup # monto total Contraparte6
se registra el valor total del contrato u orden de compra)
M'n+' T'+al C'n+.a+'(%) !n US>2 se debe ingresar el valor total del contrato e"uivalente en
/.C utili0ando el tipo de cambio seg@n informaci,n del Banco Central e?istente al momento de
suscribir el contrato #;o emisi,n de la orden de compra) *s importante "ue sea registrada la
formula de conversi,n, es decir, el monto del contrato en C dividido por el tipo de cambio
utili0ado)
N'/).! !l 1.',!!'./&'n+.a+$%+a/&'n+.a+a' ' )!&a.$' A*#$&a'8 *s el campo donde
deber+ registrar el 4los6 nombre4s6 del proveedor4es6, contratista4s6, consultor, contratado o
becario4s6, "ue suscribi, contrato, detallando el monto para cada uno)
M'n+' T'+al E*!&#+a' M!&!%#1 !n >2 Completar con el monto del contrato4s6 efectivamente
pagado4s6 con aporte de -ecesup, a la fec2a de rendici,n del lan)
M'n+' T'+al E*!&#+a' C'n+.a1a.+! !n >2 Idem al anterior pero con aporte de contraparte)
O)%!.,a&$'n!%2 Completar con las desviaciones relevantes de los procedimientos;actividades
e$ecutados con relaci,n a lo programado, en general,
(
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
reitemi0aciones, no reali0aci,n de actividades, reali0aci,n de actividad nuevas # no
contempladas originalmente, reempla0o de una actividad #a programada por otra,
modificaciones al procedimiento, entre otras)
*n la Figura 9H&, se muestra un e$emplo de lan !ctuali0ado para el !%o 1)
7.- R!%1'n%a)l!% ! la A1.')a&$4n ( S!3#$/$!n+' !l Plan ! A"#$%$&$'n!% !n
MECESUP2
*n la aprobaci,n # seguimiento del lan participan tres instancias del rograma -*C*./& "ue,
coordinadamente, revisar+n la informaci,n contenida en cada lan de !d"uisiciones 4seg@n
pro#ecto ad$udicado6)
*l proceso de revisi,n seg@n etapa consiste en8
ETAPA -'n' ! Inn',a&$4n Un$a ! A"#$%$&$'n!% (
A&+'% ( C'n+.a+'%
E+a1a !
A1.')a&$4n
!l Plan
Ferificar+ la consistencia
de cada lan por
pro#ecto, seg@n lo
aprobado por -emoria de
C+lculo Reformulada del
ro#ecto)
Ferificar+ la elegibilidad de
los procedimientos
programados de acuerdo lo
establecido en las 9ormas
del BIRF, Bases de
Concurso # -anual de
:peraciones -ecesup &)
E+a1a !
S!3#$/$!n+'
!l Plan
A&+#al$@a'
Bomar+ conocimiento del
avance del plan de
ad"uisiciones # de sus
desviaciones cr7ticas)
Ferificar+ la elegibilidad de
los procedimientos
e$ecutados de acuerdo lo
establecido en las 9ormas
del BIRF, Bases de
Concurso # -anual de
:peraciones -ecesup&) !l
mismo tiempo revisar+ el
avance en la e$ecuci,n de
los procedimientos;
actividades, seg@n lo
programado)
*l rograma -*C*./&, a travs de la /nidad de !d"uisiciones, informar+ la aprobaci,n del lan
o enviar+ las observaciones consolidadas de ambas instancias a las I*.) .e debe tener presente
"ue dic2o proceso de aclaraci,n #;o correcci,n contempla un pla0o m+?imo de 3 d7as)
7
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
-$3#.a NA12 E*!/1l' ! Plan ! A"#$%$&$'n!% &'n P.'3.a/a&$4n ! A&+$,$a!% !n !l a5' 1 ( a5' 2
5
Instructivo Plan de Adquisiciones
Programa Mecesup 2
-$3#.a NA22 E*!/1l' ! E*!&#&$4n !l Plan ! A"#$%$&$'n!% !n !l a5' 1.
I