You are on page 1of 13

AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN :

PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI, DAN UTANG


USAHA
A. Akun dan Kelas Transaksi Dalam Siklus Akuisisi dan Pembayaran

Tujuan keseluruhan dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk
mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta
pengeluaran kas bagi akuisisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-
prinsip akuntansi yang diterima umum.

Terdapat tiga kelas transaksi yang dimasukkan dalam siklus :
1. Akuisisi barang dan jasa
2. Pengeluaran kas
3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian

B. Fungsi Bisnis Dalam Siklus Serta Dokumen dan Catatan Yang Terkait

Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang
diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis.
Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh
karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir sengan
pembayaran utang usaha.
Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi
siklus ini. Bentuk pasti dari permintaan itu dan persetujuan yang diperlukan tergantung
pada sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan. Dokumen yang umum digunakan
meliputi :
a. Permintaan Pembelian (purchase requisition)
Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang.

b. Pesanan Pembelian (purchase order)
Dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut
mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang serta jasa yang
ingin dibeli perusahaan dan sering kali digunakan untuk menunjukkan otorisasi akuisisi.
c. Faktur Vendor (vendors invoice)
Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu
akuisisi. Faktur tersebut menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang
diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan, dan total jumlahnya.
d. Memo debet (debit memo)
Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang
terutang kepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan.
e. Voucher (voucher)
Sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam menetapkan cara yang formal
untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap
transaksi akuisisi diberi nomor urut.
f. File Transaksi Akuisisi
File yang dibuat computer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh
sitem akuntansi selama suatu periode.
g. Jurnal Akuisisi (listing)
Laporan ini dibuat dari file transaksi akuisisi dan umumnya meliputi nama vendor,
tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun.
h. File Induk Utang Usaha (accounts payable master file )
Digunakan untuk mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran keas, serta retur dan
pengurangan akuisisi untuk setiap vendor.
i. Neraca saldo utang Usaha (accounts payable trial balance)
Mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau
voucher pada suatu waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung dari file induk utang
usaha.

j. Laporan Vendor (vendors statement)
Dokumen yang disisipkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal,
akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.
k. Cek
Dokumen ini umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah
jatuh tempo. Cek ini dibuat melalui computer berdasarkan informasi yang tercantum
dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima.
l. File Transaksi Pengeluaran Kas (cash disbursement transaction file)
File yang dibuat dengan computer yang mencantumkan semua transaksi pengeluaran kas
yang diproses oleh system akuntansi selama suatu periode.
m. Jurnal atau listing Pengeluaran Kas (cash disbursement journal or listing)
Listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang
mencantumkansemua transaski selama setiap periode waktu.

C. Bagaimana E-Commerce Mempengaruhi Siklus akuisisi dan Pembayaran

Perusahaan menggunakan internet dan opsi e-commerce lainnya untuk
merampingkan proses akuisisi barang dan jasa serta proses lainnya seputar manajemen
mata rantai suplai. Sementara itu, EDI telah digunakan selama bertahun-tahun oleh
pemasok dan pelanggan besar, yaitu teknologi berdasarkan internet yang sekarang
memungkinkan hubungan elektronik antara pemasok dan pelanggan yang lebih kecil.
Informasi mengenai deskripsi produk, penetapan harga, skedul pengiriman, dan syarat
lainnya telah tersedia di Internet melalui website vendor dan database yang dapat
diakses dengan mudah lainnya. Agen pembelian mengakses informasi mengenai produk
yang diperlukan dari host of provider sebelum mengambil keputusan akuisisi.


D. Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif
Atas Transaksi

Pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk siklus
akuisisi dan pembayaran dibagi ke dalam dua bidang yang luas :
1. Pengujian akuisisi :
a. Fungsi memroses pembelian,
b. Fungsi menerima barang dan jasa,
c. Fungsi mengakui kewajiban
2. Pengujian pembayaran, yang menyangkut fungsi keempat yaitu memroses dan mencatat
pengeluaran kas.

Pengendalian Internal Kunci Untuk Setiap Fungsi Bisnis
1. Otorisasi Pembelian
Otorisasi yang tepat untuk melakukan akuisisi akan memastikan bahwa barang dan jasa
yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan perusahaan yang diotorisasi, dan
menghindari akuisisi item yang berlebihan atau tidak diperlukan.












Gambar 1 : Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif atas Transaksi untuk Siklus Akuisisi dan Pembayaran


















* Luas pengujian pengendalian ditentukan oleh ketergantungan yang direncanakan
pada pengendalian. Untuk perusahaan publik, pengujian harus cukup untuk menerbitkan
opini mengenai pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.

2. Pemisahan penyimpanan Aktiva dari fungsi Lainnya
Untuk mencegah pencurian dan penyalahgunaan, barang tersebut harus dikendalikan
secara fisik dari saat penerimaannya hingga penggunaan atau pelepasannya.
3. Pencatatan yang Tepat Waktu dan Review Independent atas Transaksi
Memahami pengendalian internal-akuisisi
dan pengeluaran kas
Menilai resiko pengendalian yang direncanakan-
akuisisi dan pengeluaran kas
Merancang pengujian pengendalian
dan pengujian substantif atas
transaksi untuk akuisisi dan
pengeluaran kas guna memenuhi
tujuan audit yang berkaitan dengan
transaksi
Menentukan luas pengujian
pengendalian*
Prosedur Audit

Ukuran Sampel
Item Yang Akan Dipilih
Penetapan Waktu
Dalam beberapa perusahaan , pencatatan kewajiban atas akuisisi dibuat atas dasar
penerimaan barang dan jasa. Dalam perusahaan lainnya, pencatatatn ditangguhkan
hingga faktur vendor diterima.
4. Otorisasi Pembayuaran
Pengendalian yang paling penting terhadap pengeluaran kas termasuk :
a. Penandatanganan cek oleh individu yang memiliki wewenang yang tepat
b. Pemisahan tanggung jawab untuk menandatangani cek dan melaksanakan fungsi utang
usaha
c. Pemeriksaan yang dicatat atas dokumen pendukung oleh si penendatanganan cek pada
saat ditandatangani.
Merancang pengujian pengendalian dan substantif atas transaksi untuk akuisisi.
Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi akuisisi :
1. Akuisisi yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang diterima, konsisten dengan
kepentingan utama klien (keterjadian).
2. Akuisisi yang ada telah dicatat (kelengkapan).
3. Akuisisi telah dicatat secara akurat (keakuratan).
4. Transaksi akuisisi telah dicantumkan dengan benar dalam file induk pesediaan dan utang
usaha serta diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran).
5. Akuisisi telah diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi) .
6. Transaksi akuisisi telah dicatat pada tanggal yang benar (penetapan waktu).



Empat dari enam tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi akuisisi harus diperiksa seacara
lebih teliti. Kebenaran banyak akun aktiva, kewajiban, dan beban tergantung pada pencatatan
transaksi yang benar dalam jurnal akuisisi, terutama yang berhubungan dengan keempat tujuan
tersebut :
Akuisisi yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang diterima, konsisten dengan
kepentingan utama klien (keterjadian).
Akuisisi yang ada telah dicatat (kelengkapan).
Akuisisi telah dicatat secara akurat (keakuratan).
Akuisisi telah diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi).
Merancang pengujian pengendalian dan substantif atas transaksi untuk pengeluaran kas.
Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi pengeluaran kas :
1. Pengeluaran kas yang dicatat adalah untuk barang dan jasayang benar benar diterima
(keterjadian).
2. Transaksi pengeluaran kas yang ada telah dicatat (kelengkapan).
3. Transaksi pengeluaran kas yang dicatat sudah akurat (keakuratan).
4. Transaksi pengeluaran kas telah dicantumkan dengan benar dalam file induk utang
usaha dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran).
5. Transaksi pengeluaran kas telah diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi).
6. Transaksi pengeluaran kas telah dicatat pada tanggal yang benar (penetapan waktu).
Sampling atribut untuk pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi
Terdapat tiga perbedaan yang penting antara akuisisi dan pembayaran dibandingkan dengan
siklus lainnya :
1. Banyak akun yang terlibat dalam siklus ini, termasuk laporan laba rugi dan neraca. Hal
ini meningkatkan potensi salah saji klasifikasi, yang mungkin akan mempengaruhi laba.
2. Transaksi dalam siklus ini dituntut pertimbangan yang signifikan, seperti biaya lease dan
kontruksi. hal ini mengakibatkan kemungkinan salah saji.
3. Auditor sering kali memisahkan item item yang bernilai besar dan tidak biasa serta
mengujinya atas dasar 100 persen.

Metodologi untuk Merancang Pengujian atas Rincian Saldo Utang Usaha

Tahap I

Tahap I

Tahap I


Tahap II

Tahap III
Tahap III



Mengidentifikasi risiko
bisnis yang mempengaruhi
utang usaha
Menetapkan salah saji yang dapat
ditoleransi dan menilai risiko
inheren untuk utang usaha
Menilai risiko
pengendalian untuk siklus
akuisisi dan pembayaran
Merancang dan melaksanakan
pengujian pengendalian dan
substantif atas transaksi untuk
siklus akuisisi dan pembayaran
Merancang dan melaksanakan
prosedur analitis untuk utang usaha
Merancang pengujian atas rincian
saldo utang usaha untuk
memenuhi tujuan audit yang
berkaitan dengan saldo
Prosedur audit
Ukuran sampel
Item yang akan dipilih
Penetapan waktu
Mengidentifikasi risiko bisnis klien yang mempengaruhi utang usaha.
Fokus terkini perusahaan pada perbaikan aktivitas manajemen mata rantai suplainya
menimbulkan banyak perubahan dalam perancangan sistem yang digunakan untuk mengawali
serta mencatat aktivitas akuisisi dan pembayaran.
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai risiko inheren.
Sejumlah besar transaksi dapat mempengaruhi utang usaha. Auditor umumnya menetapkan salah
saji yang dapat ditoleransi relatif tinggi untuk utang usaha. Auditor juga menilai resiko inheren
sebagai sedang atau tinggi.
Menilai risiko pengendalian dan merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian
dan substantif atas transaksi.
Auditor harus memiliki pemahaman yang menyeluruh tentang bagaimana pengendalian tersebut
berhubungan dengan utang usaha.
Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk utang usaha.
Auditor harus membandingkan total beban tahun berjalan dengan tahun sebelumnya untuk
mengungkapkan salah saji utang usaha serta akun beban.
Merancang pengujian atas rincian saldo utang usaha.
Tujuan audit atas utang usaha secara keseluruhan adalah untuk menentukan apakah saldo utang
usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan secara layak. Merancang pengujian atas
rincian saldo utang usaha, termasuk dalam pengujian kewajiban setelah periode.




Prosedur Analitis untuk Siklus Akuisisi dan Pembayaran
Prosedur Analitis Salah Saji yang Mungkin
Membandingkan saldo akun beban yang
berhubungan dengan akuisisi dengan tahun
sebelumnya
Salah saji utang usaha dan beban
Mereview daftar utang usaha untuk melihat
utang yang tidak biasa, nonvendor dan
utang berbunga
Klasifikasi salah saji untuk kewajiban
nondagang
Membandingkan utang usaha individual
dengan tahun sebelumnya
Akun yang tidak tercatat atau tidak ada,
atau salah saji
Menghitung rasio, seperti pembelian dibagi
dengan utang usaha, dan utang usaha
dibagi dengan kewajiban lancar
Akun yang tidak tercatat atau tidak ada,
atau salah saji
Tujuan audit yang berkaitan dengan saldo di Bab 16 yang digunakan untuk
memverifikasi piutang usaha digunakan juga pada kewajiban, namun dengan tiga
modifikasi kecil :
1. Tujuan nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Nilai realisasi hanya dapat
diterapkan pada aktiva.
2. Aspek hak dalam tujuan hak dan kewajiban tidak dapat diterapkan pada kewajiban.
3. Untuk kewajiban, penekanan diberikan pada pencarian kurang saji dan bukan lebih saji.

Pengujian Kewajiban setelah Periode
Karena menekankan pada kurang saji dalam akun kewajiban, pengujian kewajiban
setelah periode (out-of-period liabilities test) merupakan hal yang penting bagi utang
usaha. Luas pengujian untuk mengungkapkan utang usaha yang belum tercatat sangat
tergantung pada penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo akun yang
potensial. Prosedur audit yang sama yang digunakan untuk mengungkapkan utang yang
belum tercatat dapat diterapkan pada tujuan keakuratan. Berikut adalah prosedur audit
yang umum :
Memeriksa Dokumentasi yang Mendasari Pengeluaran Kas Selanjutnya
Memeriksa Dokumentasi yang Mendasari untuk Tagihan yang Belum Dibayar Beberapa
Minggu Sebelum Akhir Tahun
Menelusuri Laporan Penerimaan yang Dikeluarkan Sebelum Akhir Tahun ke Faktur
Vendor Terkait
Menelusuri Laporan Vendor yang Menunjukkan Saldo yang Jatuh Tempo ke Neraca
Saldo Utang Usaha
Mengirim Konfirmasi ke Vendor dengan Siapa Klien Melakukan Bisnis

Pengujian Pisah Batas
Pengujian pisah batas (cutoff tests) utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah
transaksi yang dicatat beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca dicantumkan
pada periode yang benar.

1. Hubungan Pisah Batas dengan Observasi Titik Persediaan
Informasi pisah batas untuk akuisisi harus diperoleh selama observasi fisik persediaan.
Pada saat tersebut, auditor harus mereview prosedur dalam departemen penerimaan
untuk menentukan bahwa semua persediaan yang diterima telah dihitung, dan auditor
harus mencatat pada dokumentasi audit nomor laporan penerimaan terakhir dimana
persediaan dilibatkan dalam perhitungan fisik.
2. Persediaan dalam Perjalanan
Menyangkut utang usaha, auditor harus membedakan antara akuisisi persediaan atas
dasar FOB destination dan atas dasar FOB origin. Untuk FOB destination, hak akan
berpindah ke pembeli ketika persediaan diterima, sehingga hanya persediaan yang
diterima pada atau sebelum tanggal neraca yang harus dimasukkan dalam persediaan dan
utang usaha pada akhir tahun. Jika akuisisi dilakukan atas dasar FOB origin, perusahaan
harus mencatat persediaan dan utang usaha yang terkait pada periode berjalan jika
pengiriman dilakukan pada atau sebelum tanggal neraca. Auditor dapat menentukan
apakah persediaan diakuisisi atas dasar FOB destination atau FOB origin dengan
memeriksa faktur vendor.

Reliabilitas Bukti
Auditor harus memahami reliabilitas relatif dari tiga jenis utama bukti yang umumnya
digunakan untuk memverifikasi utang usaha : faktur vendor, laporan vendor dan
konfirmasi.

Perbedaan Antara Faktur Vendor dan Laporan Vendor
Auditor akan memperoleh bukti yang sangat andal mengenai setiap transaksi ketika
mereka memeriksa faktur vendor dan dokumen pendukung terkait, seperti laporan
penerimaan dan pesanan pembelian. Laporan vendor seperti faktur untuk memverifikasi
setiap transaksi tidak begitu disukai karena hanya mencantumkan total jumlah transaksi,
sedangkan unit yang diperoleh, harga, ongkos angkut dan data lainnya tidak
dicantumkan.
Laporan vendor lebih unggul dalam memverifikasi utang usaha karena mencantumkan
saldo akhir. Sedangkan faktur vendor lebih unggul dalam memverifikasi transaksi
karena auditor memverifikasi setiap transaksi dan faktur menunjukkan rincian akuisisi.


Perbedaan Antara Laporan Vendor dan Konfirmasi
Perbedaan yang paling penting antara laporan vendor dan konfirmasi utang usaha
terletak pada sumber informasinya. Laporan vendor disiapkan oleh vendor (pihak ketiga
yang independen) tetapi berada di tengah klien pada saat auditor memperiksanya. Hal ini
memberikan klien kesempatan untuk mengubah laporan vendor atau menyimpan laporan
tertentu dari auditor
Respons terhadap permintaan konfirmasi utang usaha umumnya berupa laporan
tersendiri yang dikirimkan langsung ke kantor akuntan publik oleh vendor. Respons
tersebut menyediakan informasi yang sama dengan laporan vendor tetapi lebih dapat
diandalkan. Selain itu konfirmasi utang usaha seringkali melibatkan permintaan
informasi mengenai wesel bayar dan penerimaan utang serta persediaan konsinyasi yang
dimiliki oleh vendor.

Ukuran Sampel
Ukuran sampel untuk pengujian utang usaha sangat bervariasi, tergantung pada faktor-
faktor seperti materialitas utang usaha, jumlah utang yang beredar, penilaian risiko
pengendalian dan utang tahun sebelumnya. Jika pengendalian internal klien lemah, yang
bukan merupakan hal yang umum untuk utang usaha, hampir semua item populasi harus
diverifikasi. Pada situasi lainnya, pengujian yang minimal mungkin sudah mencukupi