Вы находитесь на странице: 1из 4

Software Aplicado Actividade Comercial

NOTA DE ENCOMENDA:

É um documento comercial que dá origem ao fornecimento de produtos. Através dele,

o comprador dá a conhecer ao vendedor as mercadorias que pretende adquirir, bem como

as condições em que o deseja fazer (qualidade, quantidade e outras condições).

É um documento característico do comércio por grosso e é emitido em duplicado pelo

comprador, ficando o original com o vendedor (devidamente assinado pelo comprador) e o duplicado com o comprador.

FACTURA:

A factura é o documento no qual o vendedor indica as condições gerais de transacção e faz o apuramento final do valor das mercadorias fornecidas. Sendo assim, neste documento, o vendedor indica ao comprador os seguintes valores:

O valor da mercadoria.

O valor dos descontos efectuados.

O valor das despesas imputadas ao cliente.

O valor do IVA.

Segundo o Artº 35º do Código do IVA, a factura deve ser emitida pelo vendedor, até ao 5º dia útil ao da realização da transacção. Deve ser preenchida em duplicado, destinando-se o original ao comprador e a cópia ao vendedor.

Segundo o mesmo artigo, as facturas devem ser numeradas sequencialmente e devem conter os elementos, que representam a legenda da factura que seguidamente se apresenta.

NOTA DE CRÉDITO:

Á semelhança da nota de débito, a nota de crédito deve ser emitida em duplicado, pelo vendedor, quando as rectificações correspondem à redução do valor da factura ou por erros cometidos por excesso.

Os motivos que originam a emissão da nota de crédito poderão ser os seguintes:

Erro de soma, cometidos por excesso, isto é o valor da factura é superior ao valor real da transacção.

Devoluções de mercadorias ou embalagens;

Descontos concedidos pelo vendedor, que não constaram da factura.

Tal como na nota de débito, há que incluir a regularização do IVA.

Software Aplicado Actividade Comercial

RECIBO:

Na fase do pagamento, o documento usado é o recibo, no qual o vendedor indica ao comprador o valor da sua transacção. Este documento é uma prova de pagamento. É emitido em duplicado, pelo vendedor, ficando o original para o comprador.

Na UFCD Software Aplicado Actividade Comercial começamos por ver o que era o contrato de compra e venda, mais propriamente as suas fases, e para melhor compreensão da matéria resolvermos alguns exercícios no qual procedemos ao preenchimento da cadeia documental do Contrato de compra e venda, Nota de encomenda (desenvolvimento), Factura (desenvolvimentos) Nota de credito (desenvolvimento) recibo(desenvolvimento) e como forma de pagamento preencheu-se um cheque.

A formadora entretanto instalou nos computadores o programa primavera software, este programa é uma base de dados para as empresas que tiram vantagens em reunir as principais áreas (compras, vendas, tesouraria, recursos humanos, etc), evitando duplicação de informação, tendo acesso à informação que de outra forma poderia se perder, evitando recursos em informação registada e duplicada. Mas antes de instalar o programa é necessário seguir alguns passos:

INSTALAÇÃO Para poder efectuar o download de PRIMAVERA EXPRESS deve começar por se registar no site da PRIMAVERA, indicando os dados solicitados. Receberá de imediato por email a notificação de registo efectuado. Por se registar no site da PRIMAVERA BSS passará a receber as notificações sobre as novas versões que venham a ser disponibilizadas e, também, informação sobre truques e dicas úteis para a utilização do seu produto. Para o download do produto use o link que faz parte do e-mail que recebeu após o registo. Escolha preferencialmente a opção SAVE de modo a salvaguardar o ficheiro em disco antes de proceder à sua instalação. O tempo para o download dos 170 Mbytes dependerá dos recursos que tem disponíveis, especialmente da largura de banda utilizada. À partida, a instalação do software exigirá do utilizador apenas a aceitação e confirmação das opções sugeridas no ecrã. No final da instalação o produto deverá automaticamente entrar em funcionamento. INTRODUZIR OS DADOS DA EMPRESA Começe por abrir o programa Administrador. Posicione-se na empresa EXPRESS Empresa de Trabalho. Com o botão direito do rato escolha a opção Propriedades e preencha os campos principais com a informação sobre a sua empresa que irá constar nos documentos a emitir: Nome da empresa, Morada, …, Nº Contribuinte. ABERTURA DA EMPRESA Abra o programa PRIMAVERA EXPRESS. O produto leva consigo duas empresas criadas:

Uma empresa de demonstração que lhe será útil para poder consultar, por exemplo, a forma como as tabelas são preenchidas;

Software Aplicado Actividade Comercial

Uma empresa, de nome EXPRESS, que será a empresa a utilizar para registar as suas operações. Escolha esta última para poder seguir com os seus trabalhos. CRIAÇÃO DE ARTIGOS Agora que entrou no produto, constatará que as tabelas principais, Artigos e Clientes, não estão naturalmente preenchidas. É precisamente por aí que deve começar. Abra a tabela de artigos e através da opção NOVO aceda ao registo de um artigo. Preencha os dados solicitados pelos vários separadores activos. Não se esqueça principalmente dos seguintes campos: Tipo de Artigo, Taxa de Iva, PVP do artigo. Se não pretende gerir o stock de determinado artigo deve desactivar a opção Movimenta Stock. Depois de preencher os campos da ficha do artigo, GRAVE o registo. Repita a operação para a introdução de todos os artigos. CRIAÇÃO DE CLIENTES Siga o processo descrito para os Artigos, mas agora para a tabela de Clientes. Verá que esta tabela já tem registado um cliente de código VD, para utilização nas vendas para clientes indiscriminados, por exemplo as Venda a Dinheiro. Preencha todos os dados solicitados nos primeiros quatro separadores da ficha do Cliente, de modo a poder facturar de seguida sem problemas. ENTRADA EM STOCK Para dar entrada de stock escolha a opção Stocks presente no navegador. Escolha o documento Entrada Stock e introduza os artigos e respectivas quantidades e valores. Agora que tem Clientes e Artigos introduzidos pode passar de imediato à emissão dos documentos de vendas. No entanto, caso pretenda gerir stocks, deve começar, não sendo obrigado a tal, por registar as entradas da mercadoria. Se não o fizer, aquando da emissão da factura será notificado sobre a inexistência do artigo em stock. Pode, no entanto, confirmar a factura, ficando o stock do referido artigo com unidades negativas, situação que poderá actualizar a qualquer momento através de uma entrada em stock, na opção de stocks. FACTURAÇÃO Para facturar ou emitir qualquer documento de vendas, escolha a opção Vendas/Enc. Clientes presente no navegador. Já na janela de Vendas comece por escolher o documento que pretende utilizar. Identifique depois o Cliente, pressionando F4 para aceder à lista de Clientes. No editor de linhas identifique o Código do Artigo e pressione ENTER para mudar de coluna e de linha. Não deixe de observar as opções a que pode aceder através do menu disponível via botão direito do seu mouse. No final, escolha GRAVAR para guardar o documento ou IMPRIMIR para guardar e imprimir de seguida. Se o documento que acabou de introduzir for um documento a crédito, já poderá ver esse mesmo crédito lançado na opção de Contas Correntes. RECEBIMENTOS Para processar um recebimento e emitir o respectivo documento de liquidação, escolha a opção Operações sobre C/C.

Software Aplicado Actividade Comercial

Começe por Identificar o Cliente. De seguida, escolha o tipo de documento a processar. À partida, para a liquidação de uma factura por exemplo, deverá utilizar o Documento de Recebimento. Na grelha de documentos a liquidar, marque na coluna mais à direita o(s) documentos que vai liquidar. Pode liquidar um documento parcialmente, escrevendo o valor a liquidar na coluna a Pagar. Depois de identificar o(s) documentos a liquidar escolha CONFIRMAR. A seguinte janela vai-lhe a aparecer no ecrã onde deverá identificar os dados do documento de liquidação. No final escolha IMPRIMIR se pretender gravar e imprimir a nota de liquidação, isto é, o recibo. ECRÃ DE POS A emissão de documentos de venda pode ser feita através de um ecrã específico de

POS.

Se escolher a entrada de programa de nome “PRIMAVERA EXPRESS – Ponto de Venda” acederá a um interface que lhe permitirá gerir um Posto de Venda de forma mais profissional. Conseguirá por esta via, entre outras coisas, controlar o Fundo de Maneio diário da sua caixa; gerir trocos e meios de pagamento; operar de forma bem mais rápida com recurso a teclas rápidas; gerir a abertura de uma gaveta de dinheiro e gerir um visor/display de cliente; manter vários documentos em aberto, enfim, fazer a gestão de um Ponto de Venda.