Modulo 1 PDF

1
Submdulo

PROPSITO:

Que el estudiante sea competente en el diseo de la estructura organizacional que
ms se adecue a la naturaleza y caractersticas de un negocio, utilizando
adecuadamente las bases para ello; asumiendo actitudes de inters por el auto-
aprendizaje, colaboracin y respeto.

COMPETENCIA:

Disear la estructura organizacional de un negocio.

CONTENIDO:

1.1 Identificar los elementos y conceptos bsicos de administracin.

1.2 Elaborar un manual de organizacin, determinando el tipo de estructura ms
adecuada para un negocio de acuerdo a sus caractersticas operativas y las
necesidades y preferencias del interesado; determinando las actividades del personal
de acuerdo a la naturaleza de las funciones que se requieren desempear en el
negocio y estableciendo por escrito los elementos de la identificacin, la descripcin
de actividades y las especificaciones que se deben cumplir para desempear cada
uno de los puestos de un negocio.

1.3 Formular las polticas y procedimientos esenciales para el desempeo de las
funciones del personal.

Estructuraorganizacional

2

La competencia profesional que se desarrolla en est submdulo es:

Analizar y clasificar informacin proveniente de fuentes internas y externas.

Las competencias genricas que tienen mayor probabilidad de desarrollarse para
contribuir a las competencias profesionales son:

COMPETENCIA
5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de mtodos
establecidos.

ATRIBUTO

5.1. Ordena informacin de acuerdo a categoras, jerarquas y relaciones.

5.3 Identifica los sistemas y reglas o principios medulares que subyacen a una serie de
fenmenos

El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que aprendas a
elaborar la estructura organizacional de un negocio. Desde conceptos bsicos de
administracin hasta la elaboracin del manual de organizacin donde determines las
actividades del personal de acuerdo a la naturaleza de las funciones que se requieren
desempear en el negocio y la elaboracin de polticas y procedimientos esenciales
para el desempeo de las funciones del personal.

Para facilitarte la adquisicin de las competencias propuestas realiza las siguientes
actividades que te indicar tu maestro:

Menciona tus expectativas y lo que esperas al finalizar tu trnsito por el
mdulo. Retomando lo que viste en tercer y cuarto semestres, manifiesta lo
que esperas ver en este mdulo que empieza.

____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

3
ACTIVIDAD DE COEVALUACIN
Contesta el siguiente examen diagnstico subrayando la respuesta
correcta, que le permitir a tu maestro saber el nivel de conocimientos
que tienes acerca de lo que vers en este mdulo. Una vez
contestado intercambia tu gua de aprendizaje con el compaero de al
lado. Tu profesor mencionara las respuestas correctas para cada
reactivo.
Califica las respuestas de tu compaero y anota tu nombre en el espacio que dice
REVIS Anota tambin el nmero de aciertos que obtuvo

1. Selecciona dos elementos que componen el concepto de administracin:

a) Planear y Organizar b) Interna y Externa
c) Polticas y Procedimientos d) Recursos y Grupo social

2. Son dos caractersticas de la administracin:

a) Dirigir y Controlar b) Motivar y Compensar
c) Saludar y Gratificar d) Universalidad y Especificidad.

3. Menciona cinco ciencias que se relacionen con la administracin.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________

4. Menciona las etapas del proceso administrativo.

a) Ilustrar y Conocer b) Recurso y Plan
c) Auditar y Convencer d) Planear, Organizar, Dirigir y Controlar.

5. Selecciona dos de las subetapas de la planeacin:

a) Dirigir y Controlar b) Divisin y Coordinacin
c) Medicin y Correccin d) Objetivos y Propsitos.

REVIS. NUMERO DE ACIERTOS..


4

CONTENIDO:

1.1 Identificar los elementos y conceptos bsicos de administracin.

Actividad 01.
Realiza una investigacin bibliogrfica del concepto de Administracin y comenta las
definiciones encontradas frente a grupo para identificar los elementos comunes a todas
ellas y poder llegar a una definicin propia.

Actividad 02.
Da lectura a los temas correspondientes a la administracin, importancia de la
administracin, principios y caractersticas de la administracin.

CONCEPTO DE ADMINISTRACIN

La Administracin es una actividad inherente a cualquier grupo social. A partir de esto,
es posible conceptualizar la administracin, en una forma simple, como:

El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener
un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles .

Comnmente se dice que: Administracin es hacer algo a
travs de otros. Sin embargo, es conveniente emitir una definicin
ms formal de la misma.

Algunas definiciones de administracin comunes son:

Henry Sisk y Mario Sverdlik: Es la coordinacin de todos los recursos a travs del
proceso de planeacin, direccin y control, a fin de lograr objetivos establecidos.

Robert F. Buchele: El proceso de trabajar con y a travs de otras personas a fin de lograr
los objetivos de una organizacin formal.

Harold Koontz y Cyril ODonnell: Es la direccin de un organismo social y su efectividad
en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

Isaac Guzmn Valdivia: Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de
otras personas para obtener determinados resultados.

George R. Ferry: Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo
ajeno.

American Managment Association: La Administracin es la actividad por la cual se
obtienen determinados resultados a travs del esfuerzo y la cooperacin de otros.

Jos A. Fernndez Arena: Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado.

5
Joseph L. Massie: Mtodo por el cual un grupo en cooperacin dirige sus acciones hacia
metas comunes. Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de
personas (los gerentes) coordinan las actividades de otras.

Si se analizan detenidamente las definiciones anteriores, podemos observar que en
todas ellas se encuentran presentes los siguientes elementos:

1. Objetivo. Esto significa que la administracin siempre est
encaminada al logro de resultados o fines.

2. Eficacia. Consiste en lograr los objetivos; satisfaciendo los
requerimientos del producto o servicio en trminos de cantidad y
tiempo.

3. Eficiencia. Significa hacer las cosas correctamente. Es lograr los objetivos con el
menor uso de recursos, es decir, optimizando tiempo, dinero, materiales, etc. sin
sacrificar los requerimientos de calidad.

4. Grupo Social. La administracin generalmente se da en grupos
sociales: Familia, industrias, comercios, gobierno, empresas de
servicio, equipos deportivos, etc. El caso de negocios muy
pequeos donde no se cuenta con empleados y el dueo es el
nico que realiza todas las funciones constituye una de las
excepciones.

5. Recursos. En todo tipo de empresas o negocios existen cuatro
tipos de recursos que deben ser coordinados en forma eficiente y
eficaz los cuales son los recursos humanos, materiales,
financieros y tcnicos.

6. Productividad. Es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un
determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo
de recursos, es decir, hacer lo mismo con menos recursos o hacer ms con los mismos
recursos.

7. Proceso Administrativo. Para que los objetivos del grupo social o individuo puedan
lograrse con la mayor productividad posible, es necesario manejar de manera eficaz y
eficiente los recursos con que cuenta. Esto nicamente puede lograrse si se utiliza el
proceso administrativo, es decir, si se lleva a cabo una adecuada plantacin,
organizacin, integracin, direccin y control.

A partir de los elementos anteriores se puede formular una definicin integradora de
administracin como la siguiente: Administrar es el manejo eficaz y eficiente de los recursos de
un grupo social o individuo a travs del proceso administrativo, con el fin de lograr sus
objetivos con la mayor productividad posible.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN

1. Es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier
organismo social ya sean empresas grandes, o pequeos o medianos
negocios.

6
2. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad.

3. Contribuye al bienestar de la comunidad a proporcionar lineamientos para optimizar el
aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos,
todo lo cual tiene mltiples connotaciones en las diversas actividades del hombre.

4. Genera mayor productividad y eficiencia en cualquier empresa al aplicarse correctamente.

CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN

a) Universalidad: Existe en cualquier grupo social y se puede aplicar
lo mismo en una empresa industrial, comercial o de servicios, en el
ejrcito, hospital, escuela, evento deportivo, etc.

b) Valor instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente
prctica, resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s
misma. Mediante sta se busca obtener determinados resultados.

c) Unidad temporal: Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases y etapas en
el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La administracin
es un proceso dinmico en la que todas sus partes existen simultneamente.

d) Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una
organizacin formal.

e) Especificidad: Aunque la administracin se auxilia de otras ciencias y tcnicas, tiene
caractersticas propias que le proporcionan su carcter especfico. Es decir no puede
confundirse con otras disciplinas afines, como en ocasiones ha sucedido con la
contabilidad o la ingeniera industrial.

f) Interdisciplinariedad: La administracin es afn a todas
aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en
el trabajo.

g) Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las
necesidades propias de cada grupo social en donde se aplica.
La rigidez en la administracin es inoperante.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN

Diferentes estudiosos de la administracin, pertenecientes a diversas escuelas han
postulado a lo largo del tiempo principios administrativos que posteriormente se clasificaron
para cada una de las etapas del proceso administrativo. La aplicacin de stos es
indispensable para lograr una administracin racional.

Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general
que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa y que difcilmente
se ponen en tela de juicio.
7
Actividad 03.
Realiza una investigacin bibliogrfica acerca de las siguientes disciplinas que se
relacionan con la administracin, entregando por escrito un reporte. Utiliza la siguiente
lista de cotejo para realizar tu investigacin.

a) Sociologa
b) Psicologa
c) Derecho
d) Economa
e) Antropologa

ACTIVIDAD DE COEVALUACIN
LISTA DE COTEJO

Nombre del alumno:
Actividad 03. Investigacin bibliogrfica
INDICADORES S NO OBSERVACIONES
1.- Contiene portada con datos del alumno

2.- Investiga todas las disciplinas
proporcionadas, anotando su
definicin

3.- Anota la relacin entre la disciplina y la
administracin

4.- Anota la referencia bibliogrfica

Intercambia tu reporte escrito con un compaero, para realizar una
COEVALUACIN.

ALUMNO QUE REVIS: __________________

Actividad 04.

Organzate en equipos, mximo de 5 personas, para realizar la dinmica construyendo
cubos la cual te servir como introduccin al tema de proceso administrativo.

Instrucciones:

1. Forma equipos de 5 6 personas. El maestro te asignar a un equipo evitando en la
medida de lo posible, que queden conformados con los mismos alumnos de siempre, es
decir, har la seleccin de los integrantes al azar. Es importante que todos los equipos
cuenten con el mismo nmero de integrantes.
2. Nombrar un coordinador en cada equipo.
3. Debes estar puntual para la siguiente clase y ponerte de acuerdo con los dems
integrantes del equipo para traer el siguiente material:

f) Matemticas
g) Ingeniera Industrial
h) Contabilidad
i) Ergonoma
j) Informtica

8
2 cartulinas blancas (el profesor te indicar el tipo a fin de que todos los equipos la
consigan del mismo tamao)
2 tijeras
2 piezas de papel carbn
2 reglas
2 gomas o pegamento
4 plumones de diversos colores
4. Una vez que han trado el material, cada equipo forme un crculo para trabajar. Si
alguien llega tarde o no trae el material no habr concesiones, pues ese tipo de
comportamiento forma parte de lo que se pretende observar y utilizarse para el enfoque
formativo que implica esta dinmica.
5. Cada equipo recibir un molde para elaborar cubos de 4 cm
3
con el material que se les
solicit. Contarn con una hora para realizar esta actividad.
6. Llegada la hora, se declarar el fin de actividades.
7. Ganar el equipo que elabore el mayor nmero de cubos, stos contarn, siempre y
cuando estn bien hechos y decorados con los plumones solicitados para tal efecto.

Actividad 05.
Una vez concluida la dinmica, cada equipo participa, mencionando cmo planearon el
trabajo, cmo se organizaron, quin dirigi los esfuerzos y cmo podran mejorar su
desempeo.

ACTIVIDAD DE AUTOEVALUACIN POR EQUIPO
Terminadas las actividades y disminuida la algaraba y la tensin, analiza con tu equipo
lo siguiente:

Se planearon las actividades? __________________________________________

Se defini claramente el objetivo? Se subdividi el trabajo en tareas ms
pequeas? Fue equitativa la asignacin de las cargas de trabajo?
___________________________________________________________________

Qu procedimientos y qu estrategias se siguieron?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Surgi alguna clase de liderazgo que rivalizar con el del coordinador del equipo?
___________________________________________________________________
Quin se encarg de motivar a los integrantes del equipo? ___________________

Se mantuvo una atmsfera de respeto y camaradera? ______________________

Se desperdici material? Por qu? _____________________________________

___________________________________________________________________

Se trabaj realmente en equipo? ________________________________________

En qu se fall? _____________________________________________________

9
PROTOTIPO DE CUBO


10
Actividad 06.
Da lectura al material de apoyo correspondiente al tema: Proceso administrativo,
teniendo como marco de referencia la dinmica realizada.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para
llevar a cabo una actividad.

Al estudiar la unidad temporal de la administracin se
mencion que sta comprende varias fases, etapas o funciones,
cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el
mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina
correctamente.

Podemos definir el proceso administrativo como la
administracin en accin, o tambin como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la
administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Para comprender este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo
social, que es donde se manifiesta la administracin, con un organismo animal. Si se observa
cmo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrn distinguir dos fases o etapas
primordiales:

Una primera etapa de estructuracin que consiste en la construccin del organismo. As,
a partir de una clula se diferencian los tejidos y rganos hasta lograr su plenitud funcional.
Una segunda etapa de operacin es, en la que una vez que se ha estructurado completamente
el organismo, ste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes.

De manera similar, este fenmeno se manifiesta al administrar un grupo social. As se
observa, cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases:

Una estructural en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor manera de
obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr
lo establecido durante el perodo de estructuracin.

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick las llaman: Mecnica y dinmica de la
administracin. La mecnica administrativa era parte terica de la administracin en la que se
establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la
dinmica se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Aparte George Terry
establece que estas fases estn constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco
cuestionamientos bsicos de la administracin.

11

A continuacin, se definen cada una de las etapas del proceso administrativo, los
principios administrativos aplicables en cada una de ellas, as como sus elementos o etapas
ms importantes que se dan en las mismas.

PLANEACIN

Es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de
accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un
esquema detallado que habr de realizarse en el futuro.

PRINCIPIOS DE PLANEACIN

Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse.

Objetividad y Cuantificacin. Cuando se planee es necesario basarse en datos reales,
razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o
clculos arbitrarios. Este principio, conocido tambin como el principio de precisin,
establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadsticas, estudios de
mercado, estudios de factibilidad, clculos probabilsticas, modelos matemticos y datos
numricos.

As mismo, establece que la planeacin ser ms confiable en tanto que pueda ser
cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones
(porcentajes, unidades, volumen, etc.).

Administracin
Mecnica
Dinmica
Planeacin

Organizacin

Direccin

Control
Qu se quiere hacer?

Qu se va a hacer?
Cmo se va a
hacer?
Ver que se haga
Cmo se ha
realizado?

12
Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de accin
que se ajusten fcilmente a las condiciones.

Unidad. Todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general,
y dirigirse al logro de los propsitos y objetivos generales, de tal manera que sean
consistentes en cuanto a su enfoque, y armnicos en cuanto al equilibrio e interrelacin
que debe existir entre estos.

Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo
plazo), ser necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere que se abandonen los
propsitos, sino que el negocio tendr que modificar los cursos de accin (estrategias), y
consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para
lograrlos.

ETAPAS DE LA PLANEACIN

Los tipos de planes que resultan de cada una de las etapas en el proceso de planeacin
son los siguientes:
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Polticas
Reglas
Programas
Presupuestos
Procedimientos

ORGANIZACIN

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los
recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de
actividades, con el fin de realizar y simplificar las funciones del grupo social.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN

Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la
organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la
empresa. Es decir, la existencia de un puesto slo es justificable si
sirve para alcanzar realmente los objetivos.

Especializacin. Este principio afirma que el trabajo de una persona,
debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola
actividad. El trabajo se realizar ms fcilmente si se subdivide en
actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms
especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor
ser su eficiencia y destreza.

13
Paridad de autoridad responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad, y
viceversa. No tiene caso hacer responsable a una persona por determinado trabajo; si no
se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera, que resulta
absurdo conceder autoridad para realizar una funcin; si no se le hace responsable por
los resultados.

Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y
decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no
debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba
rdenes de dos o ms jefes, slo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e
ineficiencia.

Amplitud de control. Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben
reportar a un superior, de tal manera que ste pueda realizar sus funciones
eficientemente.

Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura de organizacin requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. La organizacin
que es adecuada para un negocio en un momento dado, puede no serlo posteriormente.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN

Divisin del trabajo
Jerarquizacin
Departamentalizacin

TCNICAS DE ORGANIZACIN

1. Organigramas
2. Manuales
3. Anlisis de Puestos

DIRECCIN

La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la
gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, la comunicacin y la
supervisin.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIN

De la armona del objetivo o coordinacin de intereses. La direccin ser eficiente en
tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Los objetivos de la empresa slo podrn alcanzarse si los subordinados se interesan en
ellos, lo que se facilitar si sus objetivos individuales e intereses personales son
satisfechos al conseguir las metas de la organizacin y si stas no se contraponen a su

14
autorrealizacin. Asimismo establece que los objetivos de todos los departamentos y
secciones debern relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su
ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la
organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los
subordinados como los jefes deben estar como un
requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad
personal o arbitrio. Puntualiza la importancia de impersonalizar
las rdenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar
de la autoridad, ya que lo anterior ocasiona conflictos y baja
moral.

De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos
se realicen con mayor facilidad.

De la va jerrquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin
establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea
transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos,
fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, as
como prdidas de tiempo.

De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan
durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no
tomar una decisin en relacin con un conflicto, por insignificante que parezca, puede
originar que ste se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. La anterior
situacin se puede asemejar a la de una pequea bola de nieve que surja en la cima de la
montaa y que al ir descendiendo pueda provocar una avalancha.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se
antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al administrador a
pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias
y emprender diversas alternativas. Los conflictos no son ms que pequeos focos rojos
que surgen en la vida normal de cualquier empresa; proporcionan indicios de que algo
est funcionando mal. Este principio aconseja el anlisis de los conflictos y su
aprovechamiento mediante el establecimiento de opciones distintas a las que
aparentemente pueden existir.

ETAPAS DE DIRECCIN

Liderazgo
Toma de decisiones
Integracin

a) Reclutamiento
b) Seleccin
c) Introduccin o induccin
d) Capacitacin y desarrollo

Motivacin
15
Comunicacin
Supervisin

CONTROL

La evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever
desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

PRINCIPIOS DE CONTROL

1. Del objetivo. El control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos.

2. Principio de la oportunidad. El control necesita ser
oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que suceda el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas con anticipacin.

3. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control
debe justificar el costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las
ventajas reales que reporte; de nada sirve establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que reditan resultan menores que el costo y el tiempo que
implica su implantacin.

4. De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

5. De las desviaciones. Todas las variaciones y desviaciones que se presentan en
relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias
para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las
mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

6. De la funcin controlada. Por ningn motivo debe comprender
a la funcin controlada, ya que pierde efectividad el control. Este
principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin
que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad
a controlar. Una aplicacin clara de este principio se puede
encontrar en el siguiente ejemplo: El control que elabora los
estados financieros de una empresa no ser la persona ms
idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que
en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter
personal.

ETAPAS DE CONTROL

Establecimiento de estndares

Medicin de resultados


16
Comparacin de resultados con el estndar

Identificacin de desviaciones

Correccin

Retroalimentacin

1.2 Elaborar un manual de organizacin, determinando el tipo de estructura
ms adecuada para un negocio de acuerdo a sus caractersticas operativas y las
necesidades y preferencias del interesado; determinando las actividades del
personal de acuerdo a la naturaleza de las funciones que se requieren
desempear en el negocio y estableciendo por escrito los elementos de
identificacin, la descripcin de actividades y las especificaciones que se deben
cumplir para desempear cada uno de los puestos de un negocio.

Actividad 07.
Da lectura a los temas correspondientes a generalidades de los manuales
administrativos, objetivo de los manuales y al proceso de elaboracin del manual de
organizacin, subrayando lo ms importante.

GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

TIPOS DE MANUALES

Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, informacin o instrucciones sobre la historia, organizacin,
polticas, procedimientos de una organizacin que se consideren
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo.

Los manuales administrativos se pueden clasificar por su
contenido, por su funcin especfica o por su rea de aplicacin.

1. Por su contenido pueden ser manuales de:

Historia de la organizacin
Polticas
Procedimientos
Contenido mltiple
De servicios al pblico

Por ejemplo, el manual de organizacin contiene informacin detallada referente a,
directorio, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades
orgnicas, as como la descripcin de puestos.

17
El manual de procedimientos presenta sistemas y tcnicas especficas que sealan el
procedimiento que se debe de seguir para lograr el trabajo de todo el personal, de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempee responsabilidades especficas.

2. Por su funcin especfica o rea de actividad pueden ser manuales de:

Ventas
Produccin
Finanzas
Personal
Otras funciones
Generales

Por ejemplo, los manuales de operacin financiera, en los
que se establecen instrucciones especficas sobre el manejo de
los recursos y su registro en una empresa o dependencia.

3. Por su rea de aplicacin pueden ser manuales:

Macroadministrativos
Microadministrativos

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Los manuales administrativos sirven para explicar las normas ms
generales con un lenguaje que puedan comprender los empleados de todos
los niveles; facilitar el adiestramiento y orientacin del personal; coadyuvar a
normalizar controles en los trmites de procedimientos y uniformar las
actividades.

Los manuales administrativos permiten alcanzar los siguientes objetivos:

Presentar una visin de conjunto de la empresa o negocio.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad o puesto para deslindar
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la
repeticin de instrucciones y directrices.

Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de medidas de
modernizacin administrativas.

Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.


18
Servir de medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, que facilite su
incorporacin a la empresa o negocio.

Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Ser instrumento til para la orientacin e informacin al pblico.

MANUAL DE ORGANIZACIN

Manual de organizacin. Es un documento que expone con
detalle la estructura de la organizacin y seala los puestos y la
relacin existente entre ellos. Explica la jerarqua, los grados de
autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los
rganos de la empresa o negocio.

Pueden existir manuales generales de organizacin que se
refieren a toda la empresa y manuales de organizacin especficos o
departamentales que se refieren a una unidad orgnica o particular
o a una funcin especfica.

EL MANUAL DE ORGANIZACIN EN PEQUEOS NEGOCIOS

Si bien es cierto que grandes y medianas empresas en todo lo ancho y largo de nuestro
pas carecen de un manual de organizacin, esto no le resta importancia. En los pequeos
negocios al igual que en los grandes, el contar con un manual de organizacin aunque sea
sencillo (y debe serlo) trae muchos beneficios. An si slo existen 3 4 puestos el manual nos
presenta una visin integral del negocio a travs del organigrama. Los trabajadores, aunque
sea slo uno, contar con un documento, en este caso el anlisis de puesto correspondiente,
que le indicar cul es su funcin genrica y cules son todas las actividades especficas que
debe desempear, si son dos o ms empleados permitir deslindar responsabilidades en la
omisin de alguna de ellas.

Orientar al personal de nuevo ingreso ya que contar inmediatamente con un listado
de todas las actividades que deber realizar y en que condiciones deber llevarlas a cabo. De
no existir este documento, tendra que comunicrsele en forma oral con los correspondientes
inconvenientes.

CONTENIDO DE MANUAL DE ORGANIZACIN

Portada
ndice
Introduccin
Antecedentes histricos
Declaracin de objetivos de la empresa o negocio
Base legal
Organigrama
Funciones
Anlisis de puestos
Glosario de trminos
19
Actividad 08.
Lee el material de apoyo correspondiente a los conceptos del anlisis y diseo de la
estructura de organizacin.

PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

La realizacin del manual de organizacin an cuando sea para negocios pequeos,
implica el dominio de los principales conceptos de organizacin y la seleccin y diseo de la
estructura de organizacin ms adecuada a las caractersticas y naturaleza de la empresa o
negocio.

DIVISIN DEL TRABAJO

Al disear la estructura de organizacin, es preciso dividir el
trabajo administrativo en unidades orgnicas y delegar tareas para
poder cumplir con los objetivos de la organizacin. Estas actividades
traen como consecuencia la existencia de la especializacin y los
niveles jerrquicos.

Divisin del trabajo: Es la separacin y delimitacin de las
actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin,
eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y
perfeccionamiento en el trabajo.

Jerarquizacin: Jerarqua proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior
y principal en la jerarqua eclesistica. El trmino jerarqua fue empleado, originalmente, para
describir el sistema de gobierno de la Iglesia que consta de clrigos escalonados en grados.

Desde el punto de vista administrativo:

Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de
rango, grado o importancia.

Los niveles jerrquicos, son el conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado
de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que realicen.

La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del
establecimiento de centros de autoridad (comunicacin) que se relacionen entre s con
precisin.

Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza:

Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los
mnimos e indispensables.

Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional o staff) de cada nivel.


20
RGANOS O UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Son cada una de las partes que constituyen la estructura de una empresa o negocio y
pueden ser, desde las ms especficas como puestos hasta departamentos, direcciones,
gerencias, coordinaciones, divisiones, sectores, etc.

PUESTO

Es la unidad de trabajo ms especfica e impersonal
compuesta por una serie de actividades a realizar, ciertas
especificaciones que debe reunir su titular y por determinadas
condiciones bajo las cuales deben de realizarse.

Ejemplos: Mensajero, Gerente General, intendente,
secretaria, empleado de mostrador, repartidor, agente de
ventas, almacenista, jefe de almacn, coordinador de zona,
empaquetador, maquinista, cocinero, mesera, etc.

DEPARTAMENTO

Es una unidad de trabajo resultado de la agrupacin de actividades bajo ciertos criterios
de similitud y que puede estar compuesta por dos o ms puestos de la misma naturaleza.

Ejemplos: Departamento de compras, departamento de ventas, departamento de
tesorera, departamento de atencin a clientes, departamento de contabilidad, departamento de
personal, departamento de produccin, departamento de almacn, etc.

DEPARTAMENTALIZACIN

La departamentalizacin se logra mediante una divisin orgnica que permite a la
empresa desempear con eficiencias sus diversas actividades.

A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas,
con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin.

a) SECUENCIA DE DEPARTAMENTALIZACIN. Al departamentalizar es conveniente
seguir la siguiente secuencia:

1) Listar todas las funciones de la empresa.
2) Clasificarlas.
3) Agruparlas segn un orden jerrquico.
4) Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos.
5) Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre las
funciones y los puestos.
6) Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos.
7) El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern
relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa, y de las
funciones involucradas.

21
b) TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN. De acuerdo con la situacin especfica de
cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalizacin; los ms
usuales son:

1. Funcional. Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las
actividades anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin y,
con ello, una mayor eficiencia del personal.

2. Por productos. Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin
de diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con base en un
producto o grupo de productos relacionados entre s. Ejemplo: La divisin de una
empresa en departamentos de producto: Qumicos, colorantes, farmacuticos.

3. Geogrfica o por territorios. Este tipo de departamentalizacin proporciona un
instrumento lgico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan
actividades en sectores alejados fsicamente o cuando el tramo de operaciones y de
personal supervisado es muy extenso y est disperso en reas muy grandes. Se
utiliza principalmente en el rea de ventas, ejemplo: Dividir a una empresa en zonas
regionales.

Finanzas
Contabilida
d
Tesorera Presupuestos
Productos
Farmacuticos
Qumicos
Colorantes

22

4. Clientes. Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos
compradores o clientes. Por lo general, se aplica en empresas comerciales,
principalmente en los almacenes aunque puede tambin utilizarse con base en
determinados mercados.

5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya
empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si
reporta ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la
capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera. El
agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadora en otro, es un claro
ejemplo de la departamentalizacin por equipos.

Ventas regionales
Bajo
Sureste Norte
Ventas ropa
J nior Damas Nios Caballeros
23

La divisin de una planta automotriz de acuerdo con cada una de las etapas de su
proceso, como: Fundicin, ensamble, pintura, pulido, etc., nos muestra la departamentalizacin
por procesos.

Secuencia. Este tipo de departamentalizacin se utiliza por lo general en niveles
intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones tcnicas o econmicas, es
necesario departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo; as, una
empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin, puede establecer secciones que
controlen cada uno de los turnos (fig. 1); o, cuando se trata de labores que manejan una gran
cantidad de nmeros o letras, por ejemplo un departamento de cobranzas que maneja infinidad
de tarjetas de crdito, establece diversas secciones de acuerdo con la numeracin de las
tarjetas, o bien, con los apellidos de los cuentahabientes (fig. 2).

Produccin
Troqueladoras
Taladros Fresadoras
Tornos
Fundicin
Soldadura
Pintura
Ensamble
Proceso

24

Fig. 1

Fig. 2

ANLISIS Y DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La organizacin formal de una empresa o negocio se
compone de cierto nmero de niveles jerrquicos o niveles
funcionales establecidos en el organigrama, con nfasis en las
funciones y las tareas. La organizacin formal se refiere a la
estructura y al proceso de la organizacin.

Cuentas por cobrar
Clientes
D-G
Clientes
H-N
Clientes
O-Z
Clientes
A-C
Produccin
Turno
matutino
Turno
vespertino
Turno
nocturno
25
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN

Es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que se interrelaciona las
unidades orgnicas y la manera en que se desarrollan las actividades.

La estructura de organizacin, en otros trminos es el esqueleto en el que se pueden
visualizar las unidades orgnicas y sus relaciones de interdependencia.

Los principales tipos de estructuras de organizacin que existen son los siguientes:

a) Estructura Simple
b) Estructura Funcional
c) Estructura Divisional
d) Estructura Matricial
e) Estructura Sectorial
f) Estructura de Conglomerado

Analizaremos las dos primeras estructuras por ser stas las ms comunes para
pequeas y medianas empresas.

LA ESTRUCTURA SIMPLE

La mayora de las empresas comienzan como
aventuras empresariales con una estructura simple, formada
por los propietarios y los empleados. Una estructura simple se
define ms bien por lo que no es, que por lo que es. No es una
estructura complicada. Con esto se quiere decir que tiene un
grado de departamentalizacin nulo o escaso, gran amplitud de
control, una autoridad centralizada en una sola persona y poca
formalizacin.

Es una organizacin plana que tiene nicamente dos o tres niveles verticales, una
distribucin informal de empleados y un solo individuo en quien recae toda la autoridad para la
toma de decisiones. La estructura simple es ms comn entre los negocios pequeos en los
cuales el propietario y el gerente son la misma persona. Las fortalezas de la estructura simple
son obvias: Es rpida, flexible, se puede mantener a bajo costo y la rendicin de cuentas es
clara. Una importante debilidad es que resulta difcil lograr que esta estructura sea eficaz
cuando no se trata de empresas pequeas. Resulta cada vez ms inadecuada a medida que
crece la empresa, porque sus reglas poco formales y su centralizacin alta provocan una
sobrecarga de informacin en el nivel alto quien es el dueo o gerente. Otra debilidad de la
estructura simple es que implica un alto riesgo porque todo depende de una sola persona. Si
algo le ocurre a esa persona, el centro de informacin y la toma de decisiones en el negocio se
pierden.


26

EJEMPLOS

La figura anterior, es un organigrama de una estructura simple comn a muchos
pequeos negocios con dos niveles jerrquicos y cuatro rganos (puestos).

ESTRUCTURA FUNCIONAL

Ampla a toda la organizacin el concepto de departamentalizacin funcional. Bajo una
estructura funcional, la gerencia disea una organizacin basada en la idea de agrupar las
especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas. La fuerza de la estructura
funcional reside en las ventajas de ahorro que pueden lograrse en virtud de la especializacin.
Al reunir las especialidades de carcter similar se logran obtener economas de escala, se
minimiza la duplicacin de personas y equipos y se consigue que los empleados estn ms
cmodos pues pueden alternar con personas que hablan su mismo idioma. Las desventajas
de la estructura funcional adems de ser ms costosa reside en el hecho de que se pueden
perder de vista las metas de la empresa al buscar tan solo metas funcionales o
departamentales.

La anterior grfica, es un organigrama representando una estructura funcional comn a
pequeos y medianos negocios donde encontramos cuatro rganos en el segundo nivel
jerrquico que constituyen departamentos.

Dueo
Empleado de
mostrador
Repartidor Intendente
Gerente
Compras
Personal
Produccin
Ventas
27
Actividad 09.
A partir de la siguiente lista de negocios comunes, determina los principales puestos
que se requieren en cada uno de ellos. Posteriormente evala tu trabajo con
indicaciones de tu profesor y participa activamente respetando los comentarios de tus
compaeros.

ACTIVIDAD DE AUTOEVALUACIN

TIPO DE NEGOCIO PUESTOS

1

RESTAURANTE 2

3

1

CARPINTERA 2

3

1
SERVICIO DE ANIMACIN DE FIESTAS
2
INFANTILES
3

1
SERVICIO DE ORGANIZACIN
2
DE BODAS Y QUINCEAERAS
3

1
SERVICIO DE LIMPIEZA DE
2
JARDINES
3

1
SERVICIO DE IMPRESIN DE TINTA
2
A CAMISETAS
3

1
FBRICA DE ROPA
2
3


28

Actividad 10.
Realiza ejercicios de distintos tipos de departamentalizacin.

Actividad 11.
Selecciona con una X el tipo de estructura organizacional ms adecuada para los
siguientes tipos de negocios. Una vez terminado, proporcinaselo a tu profesor para su
revisin.

ACTIVIDAD DE HETEROEVALUACIN

TIPO DE NEGOCIO ESTRUCTURA SIMPLE ESTRUCTURA FUNCIONAL
Fbrica regional de muebles

Distribuidora de artculos de
oficina y papelera

Florera

Servicio y Reparacin de
computadoras

Estudio Fotogrfico

Actividad 12
Lee el siguiente material de apoyo correspondiente a: Definicin, clasificacin y
elaboracin de organigramas.

ORGANIGRAMAS

Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los
organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una empresa, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la
autoridad, existentes dentro de ella.
Los organigramas puede clasificarse en:

Organigramas
Por su objeto
Estructurales. Muestran slo la estructura
administrativa de la empresa.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la
grfica, adems de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de los
departamentos.
Especiales. Se destaca alguna
Por su rea
Generales. Presentan toda la organizacin;
se llaman tambin cartas maestras.
Departamentales. Representan la
organizacin de un departamento o
seccin
Por su
contenido
Esquemticos. Contienen slo los rganos
principales, se elaboran para el pblico, no
contienen detalles.
Analticos. Ms detallados y tcnicos.
29

Existen tres formas de representar los organigramas:

1. Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

2. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.

Gerente general
Finanzas Abastecimientos Personal Mercadotecnia
Asamblea de
accionistas
Gerente general
Mercadotecnia
Finanzas
Personal
Abastecimientos

30

3. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

4. Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la
periferia.

Mercadotecnia
Finanzas
Personal
Abastecimientos
Gerente general
Gerente general
Mercadotecnia
Personal
Abastecimientos
Finanzas
31

Actividad 13.
Elabora el organigrama para un negocio determinado.

Actividad 14.
Da lectura al siguiente tema correspondiente a descripcin de funciones y anlisis de
Puestos para que puedas realizar los necesarios para tu negocio.

ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS

La descripcin de puestos sirve en el manual de
organizacin para el reclutamiento y seleccin de
personal; para identificar necesidades de capacitacin y
desarrollo del personal, y para servir de base en la
calificacin de mritos y la evaluacin de puestos.

La descripcin de puestos resulta del anlisis e
investigacin de las tareas que se asignan a una persona
dentro de una empresa. As, el anlisis de puestos se
define como la determinacin de las tareas que componen
un puesto.

Chiavenato define la descripcin de puestos como la relacin detallada de atribuciones
o tareas del cargo (qu hace el ocupante), de los mtodos empleados para la ejecucin de
esas atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos de cargo (para qu lo hace).

El puesto es la unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida por un conjunto de
operaciones que debe realizar aptitudes que de asumir el titular en determinadas condiciones
de trabajo.

En el anlisis de puestos, se necesitan utilizar las tcnicas de investigacin para
recopilar la informacin que ya expusimos, como la observacin directa, el cuestionario y la
entrevista o una combinacin de stas.

La descripcin del anlisis de puestos comprende dos fases principales: Una
referente a la descripcin del puesto en el que se seala la actividad genrica del mismo y
las actividades especficas permanentes, peridicas y espordicas o eventuales; y otra
referente a la especificacin del puesto, en la que se describen habilidades, conocimientos,
aptitudes, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo que se deben reunir para
desempear las tareas del puesto.

32

UN FORMATO GENERAL DE UN ANLISIS DE PUESTO ES EL SIGUIENTE:
ANLISIS DE PUESTO

Nombre del puesto _________________________________
Fecha de anlisis ___________

Contactos Permanentes Internos:___________________________________________

Contactos Permanentes Externos: ___________________________

1. Descripcin genrica del puesto
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

2. Descripcin especfica del puesto

1. Funciones permanentes_____________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. Funciones peridicas ________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_________________________________________________________________
________________________________________________________________
3. Funciones espordicas ______________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
_________________________________________________________________
________________________________________________________________

3. Especificacin del puesto

a) Materiales o productos que se manejan

________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

33
b) Equipos que utiliza
________________________________________________________________
________________________________________________________________
c) Lugar donde se encuentra localizado especficamente el puesto
________________________________________________________________

4. Habilidad fsica

Entrenamiento
Agilidad
Destreza
Rapidez

5. Habilidad mental

Criterio o iniciativa
Conocimientos
Capacidad de expresin

6. Escolaridad

Primaria Secundaria Bachillerato Licenciatura Maestra Doctorado Otros

7. Experiencia

Precisin
Complejidad de labores
Coordinacin

8. Esfuerzo fsico

Fuerza fsica requerida
Tensin muscular
Cansancio fsico
Postura

0 5 10

0 Nulo
5 Estndar
10 Superior
0 5 10

0 5 10

0 5 10


34

9. Esfuerzo mental

Atencin visual o auditiva

Fatiga nerviosa
Tensin nerviosa

Concentracin
Volumen de trabajo
Ritmo de trabajo

10. Responsabilidad por persona (nmero)

Subordinados directos Subordinados indirectos

Naturaleza del trabajo supervisado

0 5 10
Riesgos fsicos personales a terceras personas

11. Responsabilidad por funciones

Analizar
Custodiar
Decidir
Dirigir

Ejecutar
Informar
Juzgar
Representar
Supervisar

0 5 10

Funcin
Constante Peridica Espordica

Calificado
No
calificado
Administrativo
35

12. Responsabilidad por valores

Materiales
Productos
Maquinaria y equipo

Herramienta
Instalaciones
Procesos

Dinero
Datos

Confidenciales

13. Condiciones de trabajo

Temperatura
Humedad
Ventilacin

Iluminacin
Ruidos
Riesgos

Enfermedades profesionales
Accidentes

Aislamiento

Monotona

Trabajo nocturno o dominical _______________________________________________

14. Evaluacin econmica del puesto

Rango de salario mensual inicial de $ _____________________ a $ ______________

Justificacin de la proposicin anterior
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Hasta pesos
1000 10000 100000 1000000 10000000

Subnormal Normal Mejor que normal


36
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Actividad 15.
En equipo de 3 4 personas analiza el siguiente anlisis de puesto, poniendo atencin a
las partes que lo componen y las reglas que deben observarse para su elaboracin.

ANLISIS DEL PUESTO DE CAJERO-VENDEDOR

Nombre del puesto: Cajero Vendedor Jefe inmediato: Supervisor de Cajeros

Fecha de anlisis: 26 de Abril de 2011

Contactos Permanentes Internos: Supervisor de Cajeros
Almacenista
Encargado de trasladar efectivo al banco

Externos: Clientes y proveedores:

1. Descripcin genrica del puesto

Prestar una atencin especializada a los clientes en el punto de venta,
realizando la recaudacin de las ventas con la caja recaudadora asignada. Estimular las
ventas, garantizar la solicitud de las mercancas ms vendidas y la seguridad del local.

2. Descripcin especfica del puesto

a) Funciones permanentes
Realizar las funciones del vendedor atendiendo a los clientes, practicando
las reglas de cortesa.
Conocer todos los productos que se ofertan en el punto de venta as como
tallas, nmeros, colores, precios y cdigos de los mismos.
Atender de forma eficiente las quejas y solicitudes de los clientes
Solicitar adecuadamente al cliente la informacin referida y de acuerdo con
esto cobra en la moneda o formas de pagos autorizadas.
Responder durante la jornada laboral por el fondo de cambio y la
recaudacin diaria tomando las medidas que garanticen la no existencia de
sobrantes ni faltantes en la caja.
Cumplir con las orientaciones que regulan las operaciones de la caja.
Realizar el inventario en el punto de venta diario de 5 a 10% de los productos
existentes en el local.
Cuidar que la caja se mantenga en buen estado tcnico y mantener su rea
de trabajo ordenada y limpia.
37
Cumplir con las normas de proteccin e higiene del trabajo
Retirar al terminar el turno el fondo de cambio y liquidar el resto del efectivo
por ventas conforme a los controles establecidos.
Realizar diariamente el reporte de cajero (con cantidad de ventas y nmero
de propinas).
Preparar la bolsa de entrega del efectivo a los encargados de trasladarlo a
las oficinas bancarias.
Solicitar a la unidad comercial las mercancas que han sido ms vendidas.
Organizar las mercancas en los anaqueles y poner o mantener de forma
visible los precios de los productos.
Atender simultneamente las ventas y las inspecciones que acuden al punto
de venta.
Operar y resolver problemas con la caja registradora, equivocaciones en sus
acciones o errores en las decisiones de los clientes.
Responder por el estado de los medios bsicos del punto de venta
(ventilador, caja registradora, nevera y aire acondicionado)
Mantener el control de los productos perecedero que estn por perder su
vida comercial.
Dar entrada y salida, a travs de tarjetas de existencias, a los productos que
llegan a la unidad proveniente de los almacenes y otros puntos de ventas.
Emitir el comprobante de compra as como las garantas y propiedades de
los productos.
Instalar el sistema de alarma y el sistema contra incendios al terminar la
jornada laboral.
Evacuar los productos del punto de venta en caso de fenmenos
atmosfricos o catstrofes.
Acudir al punto de venta en caso de activarse el sistema de alarma del
mismo.

b) Funciones peridicas
Realizar semanalmente un reporte de las ventas y borrar la memoria de la
caja registradora.
Realizar el inventario mensualmente en el punto de venta de todos
Los productos existentes en el local.

c) Funciones espordicas
Evacuar los productos del punto de venta en caso de fenmenos
atmosfricos o catstrofes.
Asistir a cursos de capacitacin y adiestramiento.

3. Especificacin del puesto

a) Materiales o productos que se manejan.
Mercancas diversas para su venta.

b) Equipos que utiliza.
Caja Registradora.
Etiquetadora.

38

c) Lugar donde se encuentra localizado especficamente el puesto.
Punto de venta.
4. Habilidad fsica

Entrenamiento
Agilidad
Destreza
Rapidez

5. Habilidad mental

Criterio o iniciativa
Conocimientos
Capacidad de expresin

6. Escolaridad

Primaria Secundaria Bachillerato Licenciatura Maestra Doctorado Otros
x

7. Experiencia: 1 ao en puesto similar

Precisin
Complejidad de labores
Coordinacin: 5

8. Esfuerzo fsico

Fuerza fsica requerida
Tensin muscular
Cansancio fsico

0 5 10
x
x
x
x
0 Nulo
5 Estndar
10 Superior
0 5 10

x
x

x
0 5 10

x

x
0 5 10

x

x

x

39

Postura: Sentado, de pie

9. Esfuerzo mental

Atencin visual o auditiva
Fatiga nerviosa
Tensin nerviosa
Concentracin
Volumen de trabajo
Ritmo de trabajo
Habilidad numrica

10. Responsabilidad por persona (nmero)

Subordinados directos Subordinados indirectos

Naturaleza del trabajo supervisado

0 5 10
Riesgos fsicos personales a terceras
personas

11. Responsabilidad por funciones

Analizar
Custodiar
Decidir
Dirigir
Ejecutar
Informar
Juzgar
Representar
Supervisar

x
0 5 10

x

x

x

x

x
x
0 0
Funcin
Constante Peridica Espordica

x

x
x

x

x

Calificado
No
calificado
Administrativo

40

12. Responsabilidad por valores

Materiales
Productos
Maquinaria y equipo
Herramienta
Instalaciones
Procesos
Dinero
Datos
Confidenciales

13. Condiciones de trabajo

Temperatura
Humedad
Ventilacin
Iluminacin
Ruidos
Riesgos
Enfermedades profesionales
Accidentes
Aislamiento
Monotona

Trabajo nocturno o dominical: No

14. Evaluacin econmica del puesto

Rango de salario mensual inicial de $ 3,200.00 a $ 4,250.00

Justificacin de la proposicin anterior. Se considera un trabajo que requiere
experiencia especializada que implica adems riesgo personal. Por otra parte, implica
una gran responsabilidad para manejar los inventarios en su nivel deseado y para
Hasta pesos
1000 10000 100000 1000000 10000000

x

x

x

x

x

Subnormal Normal
Mejor que
normal

x

x
x

x
x
x

x
x

x

x
41
custodiar el efectivo.

Actividad 16.
Elabora los anlisis de puestos necesarios para tu negocio.

Actividad 17.
Presenta el manual de organizacin de tu negocio con todos los elementos que debe de
contener.

1.3 Formular las polticas y procedimientos esenciales para el desempeo de
las funciones del personal.

Actividad 18.
Da lectura al siguiente material de apoyo correspondiente a los temas: Definicin,
caractersticas, importancia y lineamientos para la formulacin de las polticas,
definicin, caractersticas, importancia y lineamientos para la formulacin de los
procedimientos.

POLTICAS

La palabra poltica proviene del griego politik que significa arte de gobernar una
nacin; el diccionario seala que la poltica es el arte o traza con que se maneja un asunto. A
su vez, traza significa plan para realizar un fin.

Generalmente, este vocablo tiene dos acepciones: El que se utiliza en la burocracia
gubernamental, y que se refiere a la red de interacciones por medio de las cuales se adquiere,
transfiere y ejerce el poder, que no tiene nada que ver con las metas de un determinado grupo
social y otro, en el que se le considera una etapa del proceso de la planeacin y que ser el
que se acepte en este contexto:

En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian el logro
de objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias, habiendo sido establecidas en
funcin de stas. En ocasiones se confunde a las polticas con las reglas, siendo la diferencia
que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comportamiento,
que deber seguir o evitar en situaciones especficas el personal de una empresa; de tal
manera que, mientras las reglas son estrictas, las polticas son flexibles.

Las polticas son guas para orientar la accin; son criterios,
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre
problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.

42
A continuacin, se presentan ejemplos de reglas y polticas a fin de que se distingan
claramente:

Reglas

Las operaciones de ventas se realizarn nicamente de contado.
Los pedidos forneos no se surtirn si antes no se ha cubierto el importe de los
lineamientos.

Polticas

Las comisiones de los vendedores se pagarn de acuerdo con el volumen de ventas
que stos efecten.
Al seleccionar agentes vendedores, ser preferible que sean personas del sexo
femenino.

Como se observa en las reglas, las personas que ejecutan la
accin deben cumplirla tajantemente y al pie de la letra; son rgidas y
determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse tal y como
se especfica; comnmente, su incumplimiento se sanciona. En cambio,
las polticas determinan lmites ms amplios y permiten mayor iniciativa
por parte de las personas que realicen la accin. En sntesis, tanto las
polticas como las reglas determinan un esquema de conducta que
debe seguir el personal de una empresa; su reflexin y eleccin,
mientras que las reglas no dan margen de interpretacin.

CLASIFICACIN DE LAS POLTICAS

Las polticas, de acuerdo con el nivel jerrquico en que se formulen y con las reas que
abarquen, pueden ser:

1. Estratgicas o generales: Se formulan a nivel de alta gerencia y su funcin es
establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada.
Ejemplo: Los empleados que laboran en la empresa tendrn la posibilidad de ascender
de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigedad.

2. Tcticas o departamentales: Son lineamientos especficos que se refieren a cada
departamento. Ejemplo: El departamento de produccin, determinar los turnos de
trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales.

3. Operativas o especficas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que
ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo
regular, se asignan a los niveles inferiores. Ejemplo: Seccin de tornos: De ocurrir una
falla en el equipo, es conveniente reportarla al supervisor en turno o, en su caso, al
servicio de mantenimiento.

Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contribuir a
lograr las aspiraciones de la empresa. Asimismo su redaccin debe ser clara, accesible y de
contenido realista, de tal forma que su interpretacin sea uniforme.
43

En cuanto a su origen las polticas pueden ser:

1. Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa, por ejemplo: La
competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales,
asociaciones profesionistas, proveedores, clientes, etc.

2. Consultadas. Normalmente, dentro de una empresa existen actos espordicos que dan
lugar a que el personal tenga que ocurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un
problema, originndose as, estas polticas.

3. Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la
correcta accin y decisin, del personal en sus actividades.

4. Implcitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a
situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que
origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la
organizacin, por ejemplo: Una empresa no ha determinado cul ser el lmite de
entrada de su personal y a ste se le acepta hasta con 15 minutos de retraso; esto
puede originar una poltica implcita. Lo ideal es que, a partir de esta situacin, se
formule la poltica por escrito y se d a conocer a todo el personal. En conclusin, las
polticas implcitas son aqullas que se originan en la costumbre y se dan por aceptadas
en virtud de que se aplican, aunque no estn oficializadas por escrito.

IMPORTANCIA

Las polticas son imprescindibles para el xito del
plan, dado que:

Facilitan la delegacin de autoridad.
Motivan y estimulan al personal, al dejar a su
libre arbitrio ciertas decisiones.
Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al
minimizar las consultas innecesarias que
pueden hacer sus subordinados.
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones.
Facilitan la induccin del nuevo personal.

LINEAMIENTOS PARA SU FORMULACIN

Para que una poltica sea operante y cumpla con su finalidad, debe:

a) Establecer por escrito, y drsele validez.
b) Redactarse claramente y con precisin.
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las dems polticas.

44
e) Revisarse peridicamente
f) Ser razonable y aplicable a la prctica.
g) Estar acorde con los objetivos de la empresa.
h) Debe ser estable con su formulacin.
i) Ser flexible.

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades
rutinarias y especficas; se establecen de acuerdo con la situacin de cada empresa, de su
estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, disponibilidad de equipo y
material, incentivos y muchos otros factores.

El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades;
nos indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los mtodos, mismos
que van implcitos en el procedimiento.

Los mtodos son ms detallados que los procedimientos y se establecen en las
actividades rutinarias y repetitivas.

Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente relacionados, ya que los
primeros determinan el orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades, y los
segundos indican cmo efectuar dichas actividades, por tanto, los mtodos son parte de los
procedimientos.

Un ejemplo de un procedimiento puede ser la fabricacin del soporte de un motor:

1. Corte de lmina.
2. Doblez de la lmina.
3. Embutido de tornillos.
4. Fosfatizado de estas piezas.
5. Preparacin de gomas.
6. Rebabeo.
7. Ensamble.
8. Pintura y acabado.
9. Almacenamiento.

Los mtodos indicaran la forma de realizar el corte y doblez de la lmina, la manera de
llevar a cabo el fosfatizado, el modo de realizar el ajuste, etc.

Dadas las caractersticas de los procedimientos en lo que se refiere que son muy
Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la
secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de
un trabajo repetitivo.
Un mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad
previamente establecida.
45
especficos y detallados, su establecimiento, bsicamente, corresponde al nivel operativo. Cada
unidad de las que forman un rea tendr un procedimiento especfico. Ejemplo: El
procedimiento para la funcin de crdito y cobranzas, difiere del procedimiento de caja. El
trmino bsicamente no elimina la posibilidad de que un procedimiento se implante en el nivel
tctico. De hecho se implantan a este nivel, abarcando, especficamente, un rea de actividad.

IMPORTANCIA

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:

Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.
Promueven la eficiencia y especializacin.
Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.
Determinan cmo deben ejecutarse las actividades, y tambin cundo y quin debe
realizarlas.
Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

LINEAMIENTOS PARA SU APLICACIN

Para que los procedimientos cumplan su funcin, es necesario que:

Previamente a su aplicacin, se capacite al personal.
Sean muy accesibles y fciles de interpretar.
Se representen grficamente.
Que se evite la automatizacin del personal.
Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.
Se revisen peridicamente.
Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada departamento o
seccin.
No deben ser demasiado rgidos.
Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
La supervisin no debe ser muy rigorista.


46

Actividad 19.
A partir de la siguiente lista de enunciados clasifica los que son polticas y
procedimientos.

Escribe en la columna derecha si el enunciado hace referencia a una poltica o a un
procedimiento. Una vez terminado, proporcinaselo a tu profesor para su revisin.

ACTIVIDAD DE HETEROEVALUACIN

ENUNCIADO CLASIFICACIN
Acomodar las hojas, perforar las pastas y hojas
con precisin, colocar el arillo, insertar las
pastas y hojas.

Encender la mquina, seleccionar inicio,
seleccionar programas, seleccionar
herramientas del sistema, seleccionar liberador
de espacio, seleccionar unidad, aceptar.

Mezclar ingredientes, colocar la mezcla en el
recipiente, poner el recipiente en el horno,
esperar 6 minutos, sacar del horno el
recipiente, enfriar, decorar.

Al quejarse un cliente por un mal servicio,
deber reembolsrsele el importe siempre y
cuando su actitud sea tal que ponga en
entredicho la imagen del negocio frente a los
dems clientes presentes.

Ningn agente de compras deber aceptar
regalos de los proveedores a excepcin de
aquellos de valor puramente nominal y que no
afecten significativamente su seleccin.

Saludar al cliente, preguntar que se le ofrece,
cumplir con su solicitud, agradecer su
preferencia.

Otorgar crdito siempre y cuando cumpla con
los requisitos bsicos y adems genere cierta
confianza con base en su apariencia y
actitudes.

Acomodar la mercanca, atendiendo a su
demanda y caractersticas fsicas.

Actividad 20.
Atiende a la exposicin del docente acerca de los temas correspondientes a las
funciones bsicas de un negocio para que puedas realizar la actividad 21 con respecto a
tu negocio.

Por funcin, se entiende un conjunto de actividades de la misma naturaleza agrupadas
47
para diversos efectos de carcter administrativo.

Desde la aparicin de las Escuelas de Administracin, se ha hecho hincapi en las
funciones bsicas de la empresa, as tenemos que Henry Farol, el principal exponente de la
escuela Funcionalista u Organicista, identific las principales actividades (o reas funcionales)
que, segn l, deberan realizarse en cualquier organizacin de la siguiente forma:

Tcnicas
Comerciales
Financieras
Seguridad
Contabilidad
Gerencia
Con el transcurso del tiempo, las funciones se han
manejado de manera ms especfica, llegando a considerarse
entre otras a las funciones de informtica, crdito y cobranza,
tesorera, ventas, calidad, almacn, mantenimiento,
mercadotecnia, compras, personal o recursos humanos, etc.

El nmero y el grado de detalle de las mismas; sin
embargo, dependern fundamentalmente del tamao y el giro de
la empresa, stas sern muy diferentes si estamos hablando de
una guardera, de un hospital, de una escuela, de una farmacia, de
una distribuidora de artculos de oficina o de una fbrica donde se
elaboran figuras de foam.

Sin embargo, algunas de las funciones comunes a muchos pequeos negocios y en las
que se deben formular polticas, procedimientos y objetivos, son las siguientes:

Ventas
Atencin al cliente
Manejo de efectivo
Control de inventarios

Actividad 21.
Redacta un documento que contenga lo siguiente para tu negocio determinado:

- dos polticas y un procedimiento de ventas.
- dos polticas y un procedimiento de atencin al cliente.
- dos polticas de manejo de efectivo.
- dos polticas de control de inventarios.

Realiza una exposicin en equipos y comenta tus conclusiones sobre la elaboracin del
manual y las polticas y procedimientos que manejaron. Exponga solo el jefe de cada
equipo


48

PRODUCTOS

CONOCIMIENTO
Conocimiento acerca de los elementos y conceptos bsicos de Administracin.

PRODUCTOS.
Manual de organizacin

Documento que contenga documento que contenga polticas y procedimientos para un
negocio determinado:
Dos polticas y un procedimiento de ventas.
Dos polticas y un procedimiento de atencin al cliente.
Dos polticas de manejo de efectivo.
Dos polticas de control de inventarios.

I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN
NOMBRE DEL EVALUADOR:

FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:

IECL
Cdigo Ttulo
Perfil de la NTCL que se evala

Unidad:
Cdigo Ttulo

Nivel

Manejo de Recursos, Registro
y Cobro de Mercancas
Integrar el personal
Control de inventarios
Preparar el rea de registro y cobro de productos,
mercancas y servicios en establecimientos
Operar el sistema para el registro y cobro de productos,
mercancas y servicios en establecimientos.
Estructura organizacional
49
Elementos:

1.1. Identificar los elementos y conceptos bsicos de administracin.

CONTENIDO

EXAMEN

1.2. Elaborar un manual de organizacin determinando el tipo de estructura ms
adecuada para un negocio de acuerdo a sus caractersticas operativas y las
necesidades y preferencias del interesado; determinando las actividades del personal de
acuerdo a la naturaleza de las funciones que se requieren desempear en el negocio y
estableciendo por escrito los elementos de la identificacin, la descripcin de
actividades y las especificaciones que se deben cumplir.

CONTENIDO

ASPECTOS A EVALUAR S NO NA
El Manual de Organizacin contiene:
1- Portada
2.- ndice
3.- Introduccin
4.- Historia de la empresa
5.- Declaracin de objetivos
6.- Base legal
7.- Organigrama
8.- Funciones
9.- Anlisis de puestos
10.- Glosario de trminos
Estructura de la Organizacin:
1.- El tipo de estructura es adecuada de acuerdo a las caractersticas del
negocio

Elaboracin del Organigrama:
1.- Lneas de autoridad y responsabilidad bien trazadas
2.- Los ttulos de los rganos son apropiados
Los Anlisis de Puestos incluyen:
1.- Encabezado
2.- Descripcin genrica
3.- Descripcin especfica
4.- Especificacin del puesto


50

1.3. Formular las polticas y procedimientos esenciales para el desempeo de las
funciones del personal.

CONTENIDO
ASPECTOS A EVALUAR S NO NA
Polticas:
De ventas
1.- Dos
De Atencin al cliente
1.- Dos
De manejo de efectivo
1.- Dos
De control de Inventarios
1.- Dos
Procedimientos:
De ventas
1.- Secuencia
3.- De acuerdo a la naturaleza y tamao del negocio
De Atencin al Cliente
1.- Secuencia
3.- De acuerdo a la naturaleza y tamao del negocio

Intento de evaluacin Intento de evaluacin Intento de evaluacin
1 2 3
Domina el contenido No domina el contenido
Juicio de la evaluacin del submdulo 1 (con letra) : (con nmero):

Contenido Juicio de evaluacin

IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS Y CONCEPTOS BSICOS DE
ADMINISTRACIN.

CON
LETRA
CON
NMERO

ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN DETERMINANDO EL TIPO
DE ESTRUCTURA MS ADECUADA PARA UN NEGOCIO DE ACUERDO
A SUS CARACTERSTICAS OPERATIVAS Y LAS NECESIDADES Y
PREFERENCIAS DEL INTERESADO; DETERMINANDO LAS
ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE ACUERDO A LA NATURALEZA DE
LAS FUNCIONES QUE SE REQUIEREN DESEMPEAR EN EL NEGOCIO
Y ESTABLECIENDO POR ESCRITO LOS ELEMENTOS DE LA
IDENTIFICACIN, LA DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Y LAS
ESPECIFICACIONES QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA DESEMPEAR
CADA UNO DE LOS PUESTOS DE UN NEGOCIO.

51

FORMULAR LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS ESENCIALES PARA
EL DESEMPEO DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL

Modulo 1 PDF

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Modulo 1 PDF

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

1

Вам также может понравиться