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DE GESTION COMMERCIALE
AI'usage des petites entreprises du secteur de la planificationfamiliale
The Enterprise_. ,.
W%-"_
Program
1616 N.For' Myer Dr., 11th Floor
John Snow, Inc.
Arlington, VA 22209 U.S.A.
En collaboration avec
T6lex: 272896 JSIW UR
Birch&DavisInternational, Inc.
T16phone: (703) 528-7474
Coverdale Organization, Inc.
John Short &Associates, Inc.
NOTIONS ELEMENTAIRES
DE GESTION COMMERCIALE
SI'usage des petitesentreprises dusecteur de la planificationfamiliale
The Enterprise
Program
U
1616 N.Fort Myer Dr., 11th Floor JohnSnow, Inc.
Arlington, VA 22209 U.S.A. Encollaboration avec
T6lex: 272896JSIW UR Birch &Davis International, Inc.
T61phone: (703) 528-7474 Coverdale Organization, Inc.
JohnShort &Associates, Inc.
flit
Ce manuela 6 r6dig6 parEve E.Epstein
autitred'un contratpass6 avecle Programme Entreprise, JohnSnow, Inc.
Nousremercionstout particulirement noscollguesdeI':nstitut ghan~en 'Management Development &Pro-
ductivityInstitute"d'Accra, ainsi queNanetteBrey Magnani (World Education, Inc.), Aquinous devonsla mise
au point des essais pratiques et la coordination de la production du manuel. Les illustrations sont de
JeniYamada. TriceAtchison s'estcharg6e de I'd5sitionMlectronique, Maroli Licardiede latraductionespa-
gnole etGis~leBisacciade la traductionfrangaise. Lesessaispratiques ontdts effectusau Kenyaavec
leconcoursdu projetJSI/FPPS et duKenya Rural Enterprise Program, en R~publique dominicaineavecle
concoursd'Adoplafam et deWorld '7kiucation. Inc., etaux Philippines avLcleconcours dubureau localdu
Programme Entreprise
Lacopieou la reproductin d'extraits de cotouvrageAdes fins noncommerdale pvurra Otre effoctutesans autorisafonpr alable de
I'6diteur. Pourtoute reproductionAdesfinsco-nmerciales, une autorisatiandevrai.o pr6alable6tre obtenue duProgramme Entreprise.
PROJETFINANCE PAR LAGENCE DES EfATS-UNIS POUR LE DEVELOPPEMENT INTERNATIONAL, CONTRAT N
AID/DPE-
3034-C-00-5072-O0.
Les opinions et interprdtations pr6sentdes sontcelles des collaborateurs du Programme Entreprise ot ne sont pas n6cossairement
cellos deI'Agencedes Etats-Unis pourle Dveloppementinternational.
Mars 1991
Notions 6I6mentairesdegestioncommerciale
TABLEDES MATIERES
Quelques mots d'introduction .............................................................................................. i
C:.-vipre1. Lacomptabilit6 debase d'une petiteentreprise ............................................. 1
Chapitre 2. Calcul des cofits, fixationdes prixde vos services ...................................... 38
Chapitre 3. Lesbudgets ................................................................................................ 51
Chapite4. Comment d~terminer lemontantdufonds d, roulement............... 61
Chapitre 5. Lespr6visionsde tr6sorerie ...................................................................... 65
Chapitre %- .. Mesure de larentabilit6 de votreentreprise .................................................... 75
Index alphabdique desnotions de base .......................................................................... 79
Annexe: Formulaires en blanc ...................................................................................... 81
Notionselementairesdegestioncommerciale
QUELQUES MOTS D'INTRODUCTION
Cemanuel a6t6r6dig6 Apartir de ladocumentation pedagogique utilisdelors d'unstage de
formation commerciale organis6 tAccra, au Ghana,parle MDPI(Manazment Development and
Prciuctivity Institute). Lestage 6taitdestin6 A240sages-femmes du secieur priv6, adh6rentes de
la(IRMA (Ghana Registered Midwives Association). Dansle cadre d'uncontrat p-,.ss6 avec John
Snow, Inc. etleProgramme Entreprise,le MDPI avaittoutd'abord6valud les besoinsde formation
commerciale dessages-ferrunes, apr~s quoi deux stages avaient6t6organisds: unstagede troisjours
donnant une formation 616mentaire en gestion commerciale, etun stage dei6vision pr61iminaire de
deuxjours. L'accent avait6t6mis surla comptabilit6 de base,la planifi-
cation commerciale et lesd6cisions financi~res. A la suitedu stage ,, .,
lesdocuments p6dagogiques ontdt6r6unis, avec les adaptations ., r
n6cessaires, pour former ]aversion pr6liniinaire du prdsent ,-' ,
manuel. Cetteversion pr6liminaire a6t mise l'essai dans
trois pays - R6publique dominicaine, Kenya et Philip- ""JI .
pines - sous ladirection de World Education, Inc. t ,.
aveclaparticipation de 10 personnes dans chacun
de- pays. Les personneqqui ontprispart auxes- /
saisrepr6sentaicat diverses professions: sages-
femnmes, formateurs appartenant Atdes ONG,
comptables, propritaires et directrices de
matemit6s oucliniques. C'est surla base des -
r6sultats de ces essais que la version finale /...
du present manuel a 6t6 mise au".
Aquiservira ce manuel?
Cemanuel estdestin6aux !L !-- ,-, . _ .,-
propri6taires et directrices ou ....,,...t-,.
directeurs de maternit6s, -
cliniques, ou autres petites en-
treprisesde prestatior ssanitaires
ii Notions elementairesdegestioncommerciale
fournissantdes services deplanification familiale. Le manuel expliquede fagon simpleI'essentiel
de ce quetoutchefd'entreprise doitsavoiren mati~re decomptabilit6, de planification commerciale
etde gestion financi~re pourdirigerson affaireavec succis. On suppose quelelecteur poss~dedes
notions 616mentaires d'arithmetique - addition, soustraction, multiplicationetdivision,pourcentages.
Certaines personnesjugeront peut-etrc n6cessaire de faire unstage pr~liminaire derevision de ces
notions g~n6rales.
Le manuel pourra 6galement ,tre utilis6 pardes formatewus. Prenantpourguide ladocumen-
tationpr6sent6e ici,ceux-ci pourront modifierle texteen fonction desexigences du public auquel
ils s'adresseront; ils adapteront les exemples Ala situation locale etau mode de travail des entre-
prises.
Quelsservices pourra rendrecemanuel?
Les difficult6s affront6es parles chefs de petites entreprises fournissant des prestations de
planification familiale sont un peu partout les memes. Le ddsirde se consacrer au service de la
clientele se heurte Ala n6cessit6 depreter attention aux t&chesd'administration courante,notanment
6crizures comptables et planification commerciale. Ces entreprises sont souvent g6r6es par des
professionnels de lasant6 n'ayant aucune formation - ou trspeu - en gestioncommerciale. Bien
souvent cespersonnes nesont pas t l'aisedans le travail degestion, et ne voientpasle rapportentre
uiegestion bien faiteetlaqualit6des prestations deservices. D'autrepart,6tantdonn6 leurs faibles
marges bn6ficiaires, leschefs d'entreprises nedisposentgu~rede fondspourpayerdescemptables,
des sp6cialistesde la gestion des stocks ou desconseilsjuridiques, nipours'inscrire Aun cours de
gest'oncommerciale. Parsuite, l'entreprise estsouvent moinsrentable qu'ellenepourrait l'8tre,et
parfois le service delaclientele est6galement affect6.
Dans ce manuel, lesnotions debase et lestechniques de gestion sontexpliqu~es de faqon trs
simple. Letexte sepr~sente commeune s6ried'exercices pratiques, avecdes instructions Asuivre
"pas Apas" pourtoutes sortes de tiches essentielles: comment organiserettenirles livresetdocu-
ments comptables, comment analyser les cots et fixer les prix, comment faire des pr6visions
budg6taires etcontr6lerlesrdalisations, comment 6valuer lesr6sultats del'entreprise. Desexemples
detaill6s sont foumis, etpermettent devoircomment lestechniques peuventr~ellement s'appliquer
auxentreprises du secteurdelaplanification familiale.
Notions 6I6mentairesdegestioncommerciale
Grice Acc que vous apprendrez dans ce manuel, vous serezen mesurede:
* tenirsans difficultd une sdrie d'6critures comptables
* d6terminervoscoits r~els et fixervos prixjudicieusement
" dtablir unbudgetet en faire usage
* rassembler les 616ments qui vous permettront de juger de la santd
financi~re de votreentreprise
" estimerle montant desr6serves de trsoreriedont vousavez besoin
* fairedes plans d'aveniretcontr6ler les r6sultats devotre entreprise
" mesurerceque vous rapporte votreentreprise, ettrouverdes moyens
d'accroftre vos Wn6fices.
1
CHAPITRE1. LA COMPTABILITE DEBASE
D'UNE PETITEENTREPRISE
Que tirerez-vous de cechapitre?
Vous n'avez besoin ni d'un ordinateur ni d'un expert comptable pour tenir
commeil faut les comptes de votre entreprise, 11 existe des m6thodes comptables
simplesetfacilesque vouspouvez liratiquerpar vous-m~me. Dansce chapitre, nous
expliquonsen detail quelles sortesdelivres vous devrez tenir. Nous muntronspar
desexemples comment organiseretenregistrer les informations. Nous vousmontrons
6galement comment rdcapituler et analyser vos donn6es comptables de fagon A
pouvoirprendre vos d6cisions de gestion.
Le chefd'entreprise doit connaitre Atout moment la situation financi~re de scnentreprise.
Cecivaut pour lepetit n6gociantcomme pourledirecteur d'un6tablissement sanitaireou pourlechef
d'une grosse societ6 industrielle. Lorsque vousconnaissez la situation financi~re de votre entre-
prise, vous savezdecombien d'argent peutdisposer celle-ci poursesd6penses, combien d'argent
elle doitAses fournisseurs demarchandises etservices, etcombien d'argent luidoiventsesclients.
Le chefd'entrepfise doit6galement savoir combien d'argentilluifautpourassurerchaque
mois lagestioncourante. A combien semontelapaye mensuelle dessalari6s? Quelestle montant
Adebourserpourles produits pharmaceutiques, les autressortes de fournitures, lesachats d'instru-
ments, les frais detransport,d'eauetd'6lectricit6, etpour
d'autres d6penses de premi6re n6cessitV? L'entreprise
encaisse-t-elle assez d'argentchaque mois pourregler
tous ces frais?
Enoutre, le chefd'entreprise abesoin desavoirs'il
tire de son entreprise toutle b~n~fice possible. Peut-atre
Jya-t-il du gaspilage- frais detransports inutiles, stocks
surabondants, employdsne faisantpas bien leurtravail.
Peut-8tre faites-vous payer trop peu vos services, par
rapport auxtarifs des autres organismes du lieu, auprix
"' ide revientdevos prestations, etauxmoyens financiersde
vos clients.
2 Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
Avec unecomptabilit6 bien tenue, le chefd'entreprise ripondra plusfacilement Atoutes ces
questions, et se tiendra mieux au courant de la sant6 financi~re de son entreprise. D'autre part,
enregistrant le d6taildetoutes lesop6rations pass6es, les livres etdocumentscomptables permettent
auchefd'entreprise de d6cider ce qu'il faut faire pouram6liorer sasituation Al'avenir. Si vous
voulezg6rer productivement votreentreprise, etr6aliser chaque ann6edesbMn6fices satisfaisants,
ilestindispensable que vousteniez unecomptabilit6. Cette comptabilit6 vous aidera Ai r6pondre aux
questions6nunr6esci-apr~s. Pourvous rendrecompte si vousdisposezactuellement desrenseigne-
ments comptables n6cessaires, lisez toutd'abordtoutes les questions de notre liste, puiscochez A
gauche des questions auxquelles vouspouvez r6pondre avec les renseignements dontvotus disposez.
Faites le bilan desrenseignements comptables en votrepossession:
Etes-vousenmesurederepondreauxquestionssuivantes?
/
CJ Leprix que vous demandez pourvos services est-iljuste?
~1 Vendez-vous suffisamment deprestations de chaque cat6gorie?
j Avez-vous suffisamment deproduits en stock? En avez-vous trop?
~ Votre situation de trdsorerie est-elle bonne?
I Avez-vous assez d'argentpourcouvrirvos frais mensuels?
J! Ya-t-il beauceup declients qui vousdoiventde l'argentdepuis longtemps?
fJ Combien d'argent pouvez-vous pr6leverpourvotre propre usage?
(J Outre ler6glement devosfraismensuels, disposez-vous d'assezd'argent
pourvaloriservotreentreprise en achetant desmat6riels etdesfoumitures
suppl6mentaires? '1
[fJ Avez-vous trop d'employ6s, ou troppeu?
jJ Devriez-vous envisagerd'emprunter Avotre banquepouraider
votre entreprise? Est-ce qu'unetelle d6marche vous aiderait,ou
bien ne servirait-elle qu'A accroitre votre endettement Along
terme?
El Dans l'ensemble, l'entreprise rapporte-t-elle?
S'ily a desquestions faceauxquelles vous n'avezpas coch6,lalecture de cemanuel pourra
vousaiderAtrouver lar6ponse. Vous pouvezfairedes plansmieux 6tudi6s etg6rerplusproductive-
3
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'Onepetiteentrepfise
mentvotre entreprise. Une foisque vous aurez 6tabli votresyst6me d'6critures etque vous aurez
pris 'habitude d'enregistrerr6guli~rement vos operations, vous constaterez les avantages quevous
procurera cetensemble organis6 d'informations, pourl'am6lioration de votre entreprise.
I1y abiendes faqonsde tenirdes comptes. Certains syst~mes sonttr~s compliqu6s etexigent
uneformation consid6rable. Pourvous quidirigezunepetite entreprise, ilpourra sufftired'adopter
un syst~mecomptable tr~s simple,6tabli parvous-mnme et vous permettant de faire seule tous les
travaux.
Aux pages qui suivent, vous trouverez tout d'abord la description de 12 documents
comptables debase, suivie d'instructionspour lapr6paration etl'utilisation d'uner~capitulation
finandkre mensuelle. Lesdocuments etlestechniques recommand6s ici n'exigent aucuneconnais-
sance sp&cialis6e, etpeuvent 6tre utilis6s Apeu pros dansn'importe quelle situation. Cependant il
se peutque, pourdesraisons ayanttrait Ala16gislation fiscale ou Ad'autresr~glementations locales,
vous soyez dans l'obligation d'apporter quelques
modifications ilapr6sentation des documents ou aux
termes comptables employ6s. Nousvous conseillons
donc deconsulter uncomptable ou une autrepersonne [
comp6tente, pourvous assurerquece syst~me convi-
entdans votre cas.
LES DOCUMENTS COMPTABLES DE BASE
Les 12 documents de base sont:
1.Fichedecaisse menus frais
2. Bordereau de sortie de caisse
3.Carnet de requs
4.Facture de vente/
5.Journal des ventes "
6.Registre de payemensuelle
7. Journal des recettes
8. Journal des paiements
9. Livre des d6biteurs
10. Livre descr6diteurs
11. Registre de stock
I 12. Registre des biens d'equipement
4
Chapitre 1. La comptabilit debased'unepetiteentreprise
Vous trouverez auxpages qui suivent des sp6cimens de chacun deces documents, avec des
exemples deleurutilisation.
Tous documents comptables - fiches, bordereaux, factures, re4us, ainsi que les pages des
journaux, livresetregistres - doivent8tre num6rot6s de fagon continue. Tousdocuments doivent
8treconserv6s enlieu stir. Les factures d'achat, lesrelev6s bancaires ettoute correspondance rela-
tive auxop6rations commerciales doivent 8tredat6s etclass6sdans des dossiers sp6ciaux.
Comme vous allezle voir,vous aurez besoin d'uncertain nombre deformulaires pourtenir
vos livresetdocuments comptablescomme nous le recommandons. Certains imprirn6s, comme les
carnets de requs, existent dans le commerce et sont peu coilteux. D'autres sont plus on6reux.
Cependant vouspouvez cr6er vous-m~me vos formulaires en utilisantsoit du papierordinaire soit
desblocs ou cahiers venduspour les 6criturescomptables, surlesquels vous tracerez deslignes hori-
zontales etverticales selon lan6cessit6. D'autre part,vous trouverez en annexe unes6rie deformu-
lairesen blanc,que vous pourrezreproduire pourvousen servir. Vous n'aurez donc aucune diffi-
cult6 Aconstituervos 12 documents comptables, quine representeront pas un investissement con-
sid6rable.
1.Fiches decaisse menus frais
Lespetites entreprises ontgeneralement affaire Adeux cat6gories defonds enesIees:d'une
part leurcaissepourmenusfrais,etd'autre partleurs recettes encaissees enespkces:
Caisse pourmenus frais
I1s'agitdesespeces que vous gardez tdisposition pour vosd6penses
courantes - achats desavon ou de serviettes,taxisetc. Peut-8tre meme
r6glez-vous enespeces certaines factures (6lectricit6, eauparexemple).
Vousanprovisionnez votrecaisse menusfraisenfirant survotre compte TEL
bancaire. Lorsque lacaisse est vide, vous lareapprovisionnez de la
meme mani~re.
Recettesencaiss~es enespces
Il s'agitdesesp-ces remises parvos clientsen paiementdesprestations. Vousdonnez
un requ I chaque client (voirplusloinau n*3). Normalement, cesespiesdevraient
Etredepos6esen banque imm6diatement; sicelan'estpaspossible, gardez-les enlieu
saret d6posez-les des que possible.
I1est importantque cesdeux cat6goriesde fondsenespeces deeurents6par6es. Sivousles
mdlangez, vous risquezde neplus savoir I combien semontent vos recettes, etde plusles esp&ees
risquent d'8tre perdues ouvol6es.
5
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debasedunepetiteentreprise
Vos recettes encaisses en espcesseront enregistr6es aujournal desrecettes, comme nous
l'expliquons Alapage 12. IInefautpasmettreces esp~ces dans votre cassette pourmenus frais. En
casd'urgence, sivous ne pouvez vous rendre Ala banque lejourm~me, vous mettrez peut-8treces
esp&es dans la cassette Atitre provisoire, mais dansce cas ilfaudra passerune 6criture spskiale
indiquant Aquelle date les fonds entrent dans la cassette et quelle date ils en sortent pour 8tre
d~pos~s en banque. Ceci estexpliqu6 plusloin.
Vos esp&es pourmenus fraisdoivent 8tre enferm6es clans une cassette, confi6e Ala garde
d'une seulepersonne. Nousreproduisons ci-aprts un modele simplede fichede caissemenus frais
quepourrez utiliserpourtenir le compte de vos esp&ces. Cette fiche devra rester Al'int~rieur de
lacassette, oujuste Ac6td, de sortequ'ilsoit facile d'yinscrire toutes lesoperations au moment oi
ellesont lieu. Chaque foisque l'onprend ou quel'onmetde l'argentdans la caisse,ceci doit8tre
enregistrd surla fiche, avec ladateet lemontant delasomme deplac6e. Lorsque vous arrivez aubas
de lafiche, allezremplir,surladroitede lafiche, les cases correspondant aux numdros 1A 5. Vous
proc~derez comme suit:
1. Faites le total delacolonne "Entr~es" surla gauche, etreportezce total dans
lacase 1"Total entr6es".
2. Reportez dans lacase 2"Solde au d6part" le montant figurant en haut etA
droite dela fichecomme "solde de la fiche pr&tc~ente".
3. Additionnez lescases 1et2etinscrivez le sous-total dans la case 3.
FICHE DE CAISSE MENUS FRAIS Fiche n
4
Date Entrees Sorties
4/1/89
4/1/89 2,00
8,00 Solde dela
fiche pr6c~dente:
100,00
15/1/89 10,00 Solde decette fiche:
20/1/89
22/1/89
20,00
15,00
1. Totalentrees 113,00
28/1/89 10,00 2. +Solde + 100,00
1/2/89
2/2/89
100,00
50,00
au d6part
3. Sous-total 213,00
4/2/89
5/2/89
11,00*
11,00* 4. -Totalsorties - 124,00
5. Solde de cette 89,00
fiche
Total 113,00 124,00
6 Chapitre 1. Lacomptabilit6 debase dunepetiteentreprise
4. Faites le total delacolonne "Sorties" surla gauche, etreportez le totaldans
lacase 4.
5. Soustrayez lacase 4 delacase 3pourobtenirle "solde decette fiche". Ins-
scrivez cemontant dans lacase 5. Reportezensuite cemontant surla fiche
suivante,en hautetAdroite, comme "solde delafiche prdcddente".
Vousaurezuncontrble permanent devotre caissemenusfrais si vousinscrivez soigneusement
toutes vosoperations, etfaiteslarcapitulation dechaque fiche ensuivant les cinq instructions ci-
dessus.
Les indications portdes surle spdcimen de fiche decaisse ci-dessusreprdsentent la situation
hypoth6tique suivante: lafiche n' 3avait un solde de 100,00, report6 ici au hautde la fichen' 4.
(1) Le4janvier 1989, vous avezpris 8,00dans lacassette pouralleracheterdes
serviettes au march6. Lesserviettes ne vous ontcofit6 que6,00,etvousavez
donc remis 2,00dans lacassette le m~mejour.
(2) Le 15 janvier,vous avezpris 10,00 quevous avez donn6sAvotreassistante
pourpayer un taxi.
(3) Le 20janvier, vous avez achet6 des blocs de papier que vous avez payds
20,00enesp~ces.
(4) Le 22janvier, vous avez pris un taxi pour vous rendre dans un magasin
d'6quipement, etvous avezpay6 15,00enespces au chauffeur.
(5) Le28janvier,vous avezachet6 du savonau march6, etvous avezpay6 10,00
enesp~ces.
(6) Le lerfdvrier, vous 8tes all6e Ala banque et avez pr6lev6 100,00 pour les
mettredans lacassette.
(7) Le 2 fdvrier, vous avez pris 50,00 dans la cassette pour payer la facture
d'6lectricit.
(8) Le 4f6vrier, MmeLita vous aversd 11,00 enesp&ces pourpayerune sdance
deconseil en planification familiale (5,00) et6plaquettes depilules(1,00 la
plaquette). Vous nepouviezvous rendreAlabanque cejour-1b, etvousavez
misl'argentdans lacassettedes menus frais. Vous avezmis unastdrisque (*)
Ac6t6 du montant pourindiquer qu'il s'agissait d'une recette encaiss6e en
espbces. N'oubliez pas dc mettre un astdrisque Ac6t6 desrecettesencaissdes
en espbces quevous placez provisoirement dans la cassettedes menus frais.
(9) Le 5f6vrier, vousavezretir6 dela cassetteles 11,00 quevous aviezrequsde
MmeLita, etvous les avezddpossen banque. Vousavez Anouveau misun
astdrisque (*)Ac6t6du montantpour indiquerqu'il s'agissait d'unpaiement
qui vous avait c't6 fait en espbces, et non d'un rdglement de menus frais.
N'oubliez pas demettre un astdrisque Ac6td des montants repr6sentant des
recettes encaiss6es en espe'ces, que vousdeposez ou reprenezdans lacassette
des menus frais.
7 Chapitre 1. Lacomptabitit6 debase d'unepetiteentreprise
(10) Quardvous 6tes arrivde au basde la fiche n' 4,votre total pourla colonne
"Entr6es", surla gauche, 6taitde 113,00. Votre totalpourla colonne "Sor-
ties"6taitde 124,00. Vous avezensuitecalcul6 le soldedecette fiche,quiest
le requn 64.
(4) Le 10janvier,Mine Polaestvenue chezvous pou accoucher, ce quicofite
200,00. Elleestrest&e troisjours. Avant sondepart, vousluiavezdonn6 des
conseils enmati~re de planification familiale, cequi cofite 5,00,et vous lui
avezvendu 3plaquettes depilules A1,00 pi&ce. Ellevousdevait donc autotal
208,00,qu'ellevousaverses parch~que, etvous lui avezremis lerequ no 65.
(5) MineWilliams 6tait venueaccoucher chezvous le4decembre, et 6taitrest.e
deux jours. Enpartant, elle avaitditqu'elle n'avaitpas d'argentmais
qu'elle vous paierait en janvier. Vous lui aviez remis la facture
no 42,de 200,00. Vous n'aviez pass6 aucune6criture aujournal
desrecettes ded6cembre, puisquevous n'aviezen faitrienen-
caiss6. Le 15janvier,son marivous aremis unchquede
50,00 en acompte, disant qu'il paierait le solde dans
deux semaines environ. Vous luiavezdonn6 lerequ,(
no 66.
(6) Le 15janvier, MIme Lita estvenue faire vac- ;'
f
ciner ses deux enfants.
Vous avez fait A
chaqueenfant une injection cofitant 1,00.
Mme Lita vous a pay6e en esp~ces, et
vous luiavez remis lerequ no 67.
(7) Vous avez continu6d'enregistrer vosre-
cettes dejanvier (surle sp6cimen, nous
avons indiqu6 "suite des recettes") et
vous avezr6capitul6 chaque colonne A _
la findu mois.
16
Chapitre 1. Lacomptabilit6debased'unepetiteentroprise
8. Journal des paiements
C'estaujournal despaiements que vousenregistrez tous les paiements faitsparvotreentre-
prise, en esp-esou parcheque. Comme vous leverrez,cejournal indique Alafois le montantdu
paiementetson objet. Parcons&luent, unjournal despaiements bien tenuvous aide Aanalyservos
cofits et Avoiroii vavotreargent. Cecivouspermettra enoutre demontrer auxautorit6s fiscales et
autresce que cofite l'exploitation de votre entrepise.
Voiciun spimendejournal des paiements:
JOURNALDES PAIEMENTS Page 4
Montant Cat6gorie de d6pense
Autres
Date Destinataire n
0
ch. Espbc. Cheque Sal. Pharma. fourn. Fourn. Fourn. Equip. FG Autres
PF clin. bur.
5/1/89 Pharmavente 32 200,00 200,00
10/1/89Ciedes eaux -- 25,00 25,00
15/1/89Metrom6dical 33 150,00 150,00
15/189Bak:lover 34 - 400,00 40000
17/1/89LingerieABC 35 40,00 40,00
18/1/89Caisse.men.fr 36 (50,00) 50,00
30/1/89Oto -- 500,00 500,00
R fcaptulation mensuelle 175,00 840,00 500,00 200,00 150,00 40,00 - 425,00
Voici l'explication des abr6viations:
Sal Salaires vers6s Avous-m8me etaux autres membres permanents du
personnel, y compris charges sociales
Pharma Produits pharmaceutiques, contraceptifs et autres, n6cessaires aux
soins
Autres Autres fournituies pourla planification familiale (prservatifs,com-
Fourn PF prim6s effervescents, st6rilets (DIU),autres articles n6cessaires aux
soins)
Fourn clin Fournitures pourla clinique (parexemplethermomtres, draps, ser-
vi.ettes, pansements)
Fourn bur Fournituresde bureau (parexemple papier,stylos, blocs comptables)
Equip Equipement (engdn6ral gros mat6riels assez cofiteux qui sontcenses
durer longtemps, par exemple lits, bureau, appareillage d'ac-
couchement, tensiom~tre, v6hicule)
17
Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
FG Frais g6n~raux. Cette cat~gorie comprend les frais g6neraux lis
1'exploitation de votre entreprise. Voici des exemples de frais qui
existentpeut-8tre dans votrecas:
Fraisginiraux
Loyerouremboursement d'emprunt Eau
Entretien bftiment (si l'entreprise estpropridtaire) Electricit
Imp6t foncier(si l'entreprise estproprid6taire) T616phone
Honoraires deconsultations comptables oujuridiques Transports
Patenteoudroits d'enregistrement Assurances
Abonnements revuesprofessionnelles Intdr~ts desemprunts
Cotisations associations professionnelles Imp6ts ettaxes
Autres Inscrivez ici toute d6pense qui necorrespond Aaucune dessept
premieres colonnes.
Ces cat6gories de d6penses conviendront dans l'ensemble pour les petites entreprises de
prestations de services deplanification familiale. Cependant vouspourrezenchoisird'autressi vous
lepr6f6rez,etvouspourrezaussi ajouter descolonnes suppl6mentaires aujournal sic'estn6cessaire.
Vous trouverez en annexe un formulaire de journal des paiements sur lequel les cat6gories de
d6penses ont6t6 laiss6esenblanc, defaqon quevous puissiezd6signer vo3 propres categories. Nous
allons Apr6sent examiner comment ilfaut tenirle journal des paiements. De m~me qu - pourle
journal des recettes, vous inscrirez une seule opration parligne.
Lorsquevousfaitesunpaiementenespeces
L'enregistrement des paiements enesp&ces comporte cinqoperations successives tris simples:
1. Ecrivez ladate Alacolonne "Date".
2. Ala colonne "Destinataire", indiquezle nomde lapersonne oudela soci6t6
Alaquelle vousremettez le paiement.
3. Barrez lacolonne"N~ch" (numnro dechique), puisquevouspayezenesp.ces
etnon parcheque.
4. Inscrivez lemontant pay6dans la colonne "Espces"de la rubrique "Mon-
tant".
5. Inscrivez le montant dans laou les colonnes qui conviennent, Alarubrique
"Cat6gorie de d6pense".
Parexemple, si le paiement vaAvotrefournisseur de produits pharmaceu-
tiques, l'6criture sera port6e dans lacolonne "Pharma". Si vous faites un
?aiement qui correspond Adeux cat6gories de d6penses, vous ventilerez le
montantentre les deuxcolonnes correspondantes, en vousassurant que letotal
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Chapitre 1. Lacomptabilit6 debased'unepetiteentreprise
desdeuxchiffies est6gal Aceluique vous avezport6 dans lacolonne "Mon-
tant".
Parexemple, si vous payez Ala soci6t6 M6trom6dical des fournitures de
clinique (catdgorie"Fourn clin")etunappareillage d'accouchement (cat6go-
ie"Equip"),vous inscrirez les montants correspondants dans ces deux colon-
nes.
ATTENTION!
Chaque fois quevous effectuez unpaiement en espces,
vousinscrivez deux fois lemontant: unefois Aiarubrique"Mon-
tant" (colonne"Espces")etune foisAlarubrique"Cat~gorie de
d~pense". Vous utilisezautant decolonnes de depenses qu'ille
faut pourventilercorrectement le paiement.
Lorsquevousfaitesunpaiementparcheque
Lescinqopdrations n6cessaires pourl'enregistrement despaiements effectu6sparch&luesont
semblables cellesque nous avonsd&crites ci-dessus pourlespaiements en esp&ces, mais Ala rubri-
que "Montant", vousutiliserez cettefois la colonne "Cheque".
1. Ecrivez ladate Ala colonne "Date".
2. A lacolonne "Destinataire", indiquez le nomdelapersonneou delasocit6
Alaquelle vous remettezle paiement.
3. Indiquez le nuin6ro duchbque dansla colonne"N'ch".
4. Inscrivez le montantpay6 dans lacolonr.e"Cheque" de la rubrique "Mon-
tant".
5. Inscrivez le montant danslaoulescolonnes quiconviennent, Alarubrique
"Cat6gorie ded6pense".
ATTENTION!
Chaque fois quevous effectuez unpaiementparcheque,
vousinscrivezdeux fois lemontant: une roisAlarubrique"Mon-
tant" (colonne "Chique")et unefois ' larubrique "Catfgoriede
dipense". Vous utilisezautant decolonnes de d~penses qu'ille
faut pourventiler correctement le paiement.
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Chapitre 1. Lacomptabilit6 de based'unepetiteentreprise
Lorsquevousretirezdel'argentdevotreconpte
bancairepourlemettredanslacassettedesmenusfrais
C'estuneopdration d'unenature particuli~re, qui doit8treenregistr6e danslejournal des
paiements. Voicicomment vous proc6derez:
1. Ecrivez la dateAla colonne "Date".
2. A la colonne "Destinataire", 6crivez
"caisse
menus
frais".
3. Si vous faites un cheque Ala banque
pour obtenir les especes, 6crivez le
numdro duch&que Alacolonne "N'ch".
Si vous faites seulement un retrait de
fonds sans 6mission de cheque, barrez
la colonne"N'ch".
4. Inscrivez lemontant entreparentheses /
Ala colonne "Esp~ces" de la rubrique
"Montant". Mettre le nombre entre
parentheses signifie que le nombre est
n6gatif. Enr6alit6 aucun paiement enesp&esn'esteffectu6ici. Cettesomme
serad6pens6eplus tard,et des6critures serontpass~es Alacolonne"Esp~ces"
Amesure que ces d6penses s'effectueront.
5. Inscrivez le montant Ala colonne "Ch~ue" de larubrique "Montant". Ne
mettez pasdeparenthesesdans cettecolonne, carcette foisils'agitbiend'un
paiement effectu6 Apaitirde votre compte.
Notezque cette sorted'op6ration nedonne lieuAaucune 6criture Alarubrique "Catdgorie
de ddpenst". Toutes lesautresoperations exigent une &riture Acette rubrique.
Recapitulationmensuelledujournaldespaiements
De m~me que lejournal desrecettes, celui despaiements doitfaire l'objetd'unerdcapitu-
lationAlaI'm dechaque mois. I1s'agittout simplementde fairelasomme dechacune descolonnes
"Montant" et"Objet dupaiement". Vous porteztous les totaux surla,mnmeligne au basdelafeuille.
Ensuite vous recommencez sur une nouvelle feuille pourle mois suivant. Reportez-vous 4notre
exemple pourvoircomment se pr6sente lar6capitulation.
Dufaitque chaque paiement effectu6 estinscrit deuxfois, une foisAlarubrique "Montant"
et une fois Ala rubrique "Cat6gorie de d6pense", les totaux de ces deux rubriques devraient re
6gaux:
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Chapitre 1. LacomptabilitM debased'unepetiteentreprise
Rubrique"Montant" Rubrique"Catigorie"
Esp.ces Sal
+Chque +Pharma
Total +Autresfoum PF
+Fourn clin
+Fourn bur
+ M
+Autres
Total
Faites vostotaux etvdrifiezqu'ilssontegaux. S'ilsnele sontpas,revoyezvos dcritures du
mois, ligne parligne, pour trouver l'erreur,etcorrigez-la. Notez queles deux 6crituresconcemant
lacaisse menus frais s'annulentl'une l'autre Ala rubrique"Montant": vous ajoutez le nombre de
lacolonne "Ch~que", et vous soustrayez celui delacolonne "Especes" parce que, 6tant entrepa-
rentheses, il a unevaleur n6gative.
Dans l'exempledejournal despaiementsfigurant Alapage 16, nous avons indiqu6 les6cri-
tures suivantes:
(1) Le 5janvier 1989, vous avezachet6 desproduitspharmaceutiques Ala soci6t6
Pharmavente. Vous avez pay6 200,00 parch~que n' 32.
(2) Le 10janvier, vous avezr6gl6 en esp&es la facture de 25,00de laCompa-
gnie deseaux.