LA MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD EN EL MANTENIMIENTO

PRINCIPALES PROBLEMAS ACTUALES DE LOS DEPARTAMENTOS

DE MANTENIMIENTO Y DE SUS RESPONSABLES.
Un gran nmero de departamentos de mantenimiento se encuentra en estos
comienzos del siglo xxi con problemas similares a los que exponemos a
continuacin:
Tienen planes de mantenimiento preventivos que exigen excesivos
recursos humanos de los cuales, muy a menudo, no disponen. Para
cumplir los planes de mantenimiento preventivo precisaran ms
personal pero su Direccin no se los asigna porque duda de la
eficiencia global del servicio de mantenimiento y de la conveniencia
estratgica de aumentar dichas plantillas puesto que, en muchas
ocasiones, la Direccin se est planteando abordar procesos de
externalizacin.
Los responsables del Mantenimiento no tienen tiempo para
cuestionarse el propio mantenimiento que hacen. El da a da les
satura, las urgencias les impiden reflexionar y hacer reingeniera. No
saben qu operaciones son realmente eficientes y cules no.
Las direcciones exigen, a pesar de las carencias de plantilla que sus
responsables de mantenimiento les comunican, cada vez mejores
resultados en coste, en disponibilidades y en fiabilidades; o en
cualquier otra ratio crucial para la empresa.
Las posibles iniciativas de mejora organizativa llevadas a cabo con
ingenieras o consultoras externas no les han ayudado realmente. Se
han limitado a plasmar, de forma bien estructurada y presentada, sus
propias ideas y las de sus colaboradorespero luego hay que llevarlas
a cabo, y esa difcil labor le queda a ellos.
MEJORA GLOBAL DE LA EFICACIA DEL SERVICIO
El enfoque de un anlisis de mejora de la productividad en un
Departamento de Mantenimiento puede y debe realizarse de dos formas:
1. Revisando la propia organizacin en s y plantendose qu mejoras
deben efectuarse para optimizar sus sistemas de planificacin, sus
sistemas de control de actividades, su capacidad para hacer
reingeniera de procesos, as como para implantar nuevas tcnicas y
mtodos entre los que hay que contemplar la externalizacin de
actividades en las que no somos competitivos.
2. Si estamos satisfechos con nuestra organizacin, qu mejoras de la
productividad deben plantearse y abordarse basadas en la
optimizacin de los rendimientos de los agentes que componen los
recursos humanos del Departamento?
Para ello vamos a aportar las bases que, desde el punto de vista y
experiencia del autor, deben fundamentar la mejora de la organizacin:
a. La planificacin de actividades debe contemplar la elaboracin de
planes maestros, programables con la periodicidad que la empresa o
servicio precise: anualmente, mensualmente, por horas de
funcionamiento, kilmetros etc. Esta planificacin debe realizarse
con tolerancias suficientes para que podamos saturar las jornadas de
nuestros agentes imprevistos. Con ello queremos decir que los
mantenimientos preventivos deberemos lanzarlos y ejecutarlos, a ser
posible, siempre en periodos de valle en los que nuestras plantillas
no estn saturadas por correctivo. Para ello es obvio que necesitamos
una herramienta adecuada de planificacin, lanzamiento y control,
fundamentada en rdenes de trabajo (OT ots) a partir de ahora,
que sern una herramienta fundamental para cualquier actividad de
mejora.
b. Los lanzamientos de rdenes de trabajo se realizarn con los criterios
de mxima utilizacin de recursos. Esto implica la minimizacin o
eliminacin de tiempos muertos entre el cierre de una OT y el
lanzamiento de la siguiente. Ello no es difcil con las herramientas
informticas que existen en el mercado para ello, pero se precisan
tiempos preestablecidos cuando sea posible y, si no los tenemos en el
momento de implantar esta nueva organizacin, con capacidad para
ir acumulando tiempos histricos de forma que nos permitan
disponer de una base mnima como valores referenciales de partida.
c. La mejora de la propia organizacin debe partir tambin de un
proceso crtico de reingeniera. Dicha reingeniera se fundamenta en
volver a definir los procesos, mtodos y tiempos totalmente desde
cero, con tres enfoques:
Reingeniera de la propia organizacin (planificacin,
lanzamientos, retroalimentacin, imputaciones de mano de obra
y repuestos, etc.)
Reingeniera de actividades preventivas y correctivas.
Reingeniera de procesos.
Reingeniera de medios humanos y tcnicos.

COMPARACION DE TCNICAS EN CUANTO A SU EFECTIVIDAD
Entendemos como efectividad la medida de la eficiencia de cada tcnica y, a
su vez, la eficiencia como la forma de evaluar el binomio de resultados
tcnicos: fiabilidad + disponibilidad asociada a un determinado coste. Dicho
coste Ct por unidad de tiempo, respondera a la frmula:

: Coste de mantenimiento de una mquina o instalacin por unidad de

tiempo.
CMP: Coste de mantenimiento preventivo.
N: Nmero de averas en el periodo de tiempo t.
CMC: Coste de avera (mano de obra, repuestos, lucro cesante, prdidas de de
produccin, ect.).
Se desprende de esta simple frmula que aquellas tcnicas de
mantenimiento preventivo que eviten, a igualdad de coste, ms averas en el
perodo considerado sern ms efectivas. Si, por aadidura, una tcnica
adems de ms efectiva que otra es ms econmica en su conjunto, nos
encontraramos en la situacin ideal.
En este apartado estamos tratando frmulas para mejorar la productividad
del Departamento y, obviamente, cuantas ms tcnicas enquistadas
sustituyamos por tcnicas ms eficientes, ms mejoraremos las ratios
tcnicas y disminuiremos los costes.
QUE SIGNIFICA CALIDAD EN MANTENIMIENTO
La calidad en la fabricacin de tornillos tiene un significado sencillo de
entender. Significa fabricar tornillos que alcancen las especificaciones
marcadas a un coste que permita obtener el beneficio deseado a la empresa
que los produce. Cuando hablamos de calidad en el servicio que presta un
restaurante nos referimos a la satisfaccin que provoca en el cliente el
conjunto de alimentos y servicios disfrutados (decoracin, amabilidad, etc)
en relacin al dinero pagado, o dicho de otra forma, al cumplimiento de las
expectativas del cliente en lo que recibe en relacin a lo que tiene que
abonar por ello.
Cuando nos referimos a calidad en mantenimiento, es conveniente definir
con exactitud a qu nos estamos refiriendo. Por calidad en mantenimiento
debemos entender lo siguiente:
MXIMA DISPONIBILIDAD AL MNIMO COSTE
Si desmenuzamos este ambicioso objetivo en pequeas metas menores, nos
encontramos que Mxima Disponibilidad al mnimo coste significa entre
otras cosas:
Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el
nivel de organizacin necesario.
Que la mano de obra est suficientemente cualificada para acometer
las tareas que sea necesario llevar a cabo.
Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo ms alto posible.
Que dispongamos de tiles y herramientas ms adecuadas para los
equipos que hay que atender.
Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los
requisitos necesarios.
Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el ms bajo
posible.
Que se disponga de los mtodos de trabajo ms adecuados para
acometer las tareas de mantenimiento.
Que las reparaciones que se efecten sean fiables, es decir, no
vuelvan a producirse en un largo periodo de tiempo.
Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia
de averas o intervenciones programadas no afecten al Plan de
Produccin y, por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o
internos).
Que dispongamos de informacin til y fiable sobre la evolucin del
mantenimiento que nos permita tomar decisiones.
CALIDAD Y MANO DE OBRA
En lo referente a mano de obra, acabamos de ver que identificamos Calidad
con cuatro aspectos: cantidad, organizacin, cualificacin y rendimiento. En
lo referente a la cantidad, un departamento de mantenimiento
adecuadamente dimensionado es aquel que no tiene personal esperando a
que se produzca una avera para intervenir. Tambin lo es aquel que es
capaz de responder ante un problema imprevisto con una celeridad acorde a
su importancia. Por tanto, es necesario dimensionar el departamento de
manera que lleguemos a un compromiso entre la disponibilidad de operarios
para intervenir de manera inmediata, cuyo exceso nos provocara un
derroche de recursos, y la disponibilidad de equipos, cuya parada podra
provocarnos prdidas econmicas por imposibilidad de cumplir el plan de
produccin. Derroche de recursos, frente a prdidas de produccin.
En lo referente a la organizacin, un departamento de mantenimiento bien
organizado es aquel en el que las diversas funciones estn adecuadamente
distribuidas. Es aquel en el que las responsabilidades de las personas y los
cargos estn perfectamente definidos. Es aquel que tiene una estructura
suficiente y que ha creado los cargos necesarios para responder a las
necesidades del departamento, con el mnimo de personal.
En cuanto a la cualificacin, un departamento de mantenimiento de calidad
es aquel cuyo personal est lo suficientemente cualificado para realizar las
tareas habituales. Es aquel que identifica las necesidades y elabora un Plan
de Formacin en el que se tienen en cuenta tanto la cualificacin actual de
sus miembros como la cualificacin deseable.
En lo referente a rendimiento, calidad en mantenimiento significa dedicar el
mnimo tiempo posible a tareas improductivas, definiendo como tales todas
aquellas que no suponen la intervencin directa en un equipo. Las tareas
improductivas ms habituales son las siguientes:
Traslados del operario de mantenimiento desde el taller al equipo en
el que tiene que intervenir.
Tiempo dedicado al diagnstico de averas.
Preparacin de materiales y herramientas.
Tiempo que transcurre entre la hora en que un operario se incorpora
a su puesto y el momento en que comienza el primer trabajo del da.
Tiempo que transcurre desde que el operario acaba su ltimo trabajo
y el momento de acabar su jornada.
Tiempo de exceso que un operario dedica a descansos, sobre el tiempo
que realmente debiera dedicar.
Tiempo de exceso entre el tiempo en que realmente realiza una tarea
y el tiempo que debiera haber utilizado en realizarla.
Tiempo de espera para recibir una orden de trabajo, un permiso para
intervenir, la parada, el enfriamiento o la despresurizacin de una
mquina.
Tambin son tareas improductivas las siguientes:
Tiempo dedicado a la redaccin de informes, documentacin de
intervenciones, cumplimentacin de partes de trabajo, partes de
horas, etc., del personal directo.