1 Parte 1. Presentacin y Resumen del Proyecto Nombre del Proyecto:_ _____________________________________________ _ Entidad Proponente: Entidad Ejecutora: Nombre del Responsable : ________ Caro: !ependencia: Correo electrnico: _______________________________________________ !ireccin: "el#fono: _______________ Fa$: Ciudad: !uracin del Proyecto %en meses&: !escripcin sucinta del proyecto: Presupuesto del proyecto: 'porte E$terno: 'porte Nacional: Costo "otal: 1 Propuesta a manera indicativa o de referencia por la Agencia Presidencial de Cooperacin Internacional de Colombia 2 !istribucin eor(fica: !epartamentos: )unicipios: Cobertura Nacional: Parte *. +nformacin del proyecto 1. C,N"E-", En esta parte se debe presentar el marco de referencia del proyecto, a partir de las siguientes preguntas: ./012 Es la definicin ms especfica del tema del proyecto, luego de tener una !idea" del mismo# Con esta respuesta se debe definir $u% se $uiere o puede lograr con el proyecto para atender un problema o cambiar una situacin# .!3N!E2: El mbito de un proyecto se plantea en torno a las siguientes variables: Poblacin meta o poblacin ob&etivo: Entendida como grupo ob&etivo al $ue se dirigen, en forma directa, la accin y los beneficios del proyecto# Cobertura: Indicar la locali'acin, rea geogrfica de incidencia del proyecto# .C04N!,2: (e debe plantear inicialmente el pla'o considerado para la e&ecucin del proyecto, lo cual puede luego a&ustarse dependiendo de los recursos disponibles o la definicin del cronograma de actividades $ue se van a reali'ar# ./0+1NE52: A partir de un anlisis de involucrados, se identificaran: )eneficiarios: *eciben los resultados y beneficios del proyecto# E&ecutores: +uienes van a participar en la reali'acin del proyecto# Afectados: Aun$ue no son e&ecutores ni beneficiarios, se afectan por la reali'acin del mismo# .P'R' /012: +ue se espera alcan'ar con el proyecto# , *. 'N"ECE!EN"E5 6 705"+F+C'C+,N !E8 PR,6EC", -os Antecedentes del proyecto corresponden a la descripcin de la situacin anterior y actual del problema $ue se $uiere resolver e intervenir# En esta descripcin se deben mencionar todos los aspectos relevantes del proyecto: actores involucrados, marco general de la situacin, marco institucional, sntesis de la situacin y en general todos los puntos relevantes $ue anteceden al proyecto# -a &ustificacin responde a la pregunta .por $u%/# (e debe e0plicar la necesidad de la intervencin con este proyecto, en t%rminos de las dificultades $ue lo originan# En este aspecto se debe presentar la &ustificacin del proyecto, tanto para el pas y la entidad e&ecutora, como para la cooperacin internacional# En esta seccin se debe indicar de la manera ms clara posible, como se alinea el proyecto con la Estrategia 1acional de Cooperacin Internacional, el Plan 1acional de 2esarrollo y los planes sectoriales y territoriales# Igualmente, es necesario indicar cmo se armoni'a y se complementa con otras iniciativas afines, $u% tipos de sinergias se desarrollan y cul es la estrategia $ue garanti'ar la sostenibilidad de la intervencin 9. )'"R+: !E 'N48+5+5 !E +N;,80CR'!,5 Con este anlisis se busca establecer la participacin de los diferentes actores en el proyecto, sus intereses, e0pectativas y posibles formas de vinculacin# (e trata de determinar a la poblacin ob&etivo $ue ser beneficiaria, as como los e&ecutores, posibles afectados, y financiadores del proyecto# Para este anlisis es necesario: Identificar los grupos, entidades o personas relacionados con el proyecto $ue puedan verse beneficiados o afectados por el mismo# Caracteri'arlos con una descripcin de sus caractersticas e intereses# 2efinir categoras de ellos, tales como beneficiarios, oponentes, per&udicados, entidades financiadoras o reguladoras# Impacto de cada grupo identificado en el desarrollo del proyecto# 3 El siguiente grfico ilustra una posible forma de registrar el anlisis de involucrados: <R0P,5 +N"ERE5E5 , E-PEC"'"+;'5 5,=RE E8 PR,6EC", C'P'C+!'!E5 'C"0'8E5 P,5+=8E5 PR,=8E)'5 REC0R5,5 C,N /0E C0EN"'N C,NF8+C",5 FREN"E '8 PR,6EC", Algunos m%todos para el anlisis de los involucrados: 4apas de relaciones, matri' de campos de fuer'as, anlisis de interaccin, anlisis de los grupos destinatarios, anlisis organi'acional, 2iagnstico Participativo *pido 52P*6# Citados por 7I8 !Planificacin de proyectos orientada a ob&etivos 589PP6, 9rientaciones para la planificacin de proyectos y programas nuevos y en curso"# >. P8'N"E')+EN", !E8 PR,=8E)' 2ado $ue el propsito de un proyecto es solucionar un problema, me&orar una situacin o atender una necesidad, es conveniente, antes de iniciar el dise:o del proyecto, delimitar y describir claramente cul es el problema o la situacin $ue se pretende atender# Es importante para la formulacin del proyecto y para su %0ito en el logro de metas y ob&etivos, una clara y correcta definicin del problema o situacin $ue se va a atende,r# (i la definicin del problema o situacin $ue se desea atender es incorrecta, difcilmente un proyecto puede alcan'ar resultados efectivos# ;ay varias metodologas recomendadas por las fuentes cooperantes para reali'ar, de forma participativa, el anlisis de problemas# El presente manual en el siguiente captulo ilustra una de ellas, denominada !anlisis de problemas" y !anlisis sist%mico"# El e&emplo de proyecto $ue se presenta a continuacin busca entregar una gua para $ue todas las personas $ue consulten este manual, obtengan una gua prctica e ilustrativa de cmo formular un proyecto incluyendo la fase de identificacin# 2< ?. )'"R+: !E P8'N+F+C'C+,N @)'RC, 8,<+C, !E5CR+PC+3N +N!+C'!,RE5 F0EN"E5 !E ;ER+F+C'C+3N 50P0E5",5 Finalidad: 2escripcin de la solucin al problema $ue se =a diagnosticado# Es la definicin de cmo el proyecto contribuir a la solucin del problema# -os indicadores a nivel de la finalidad miden el impacto general $ue tendr el proyecto# (on especficos en t%rminos de cantidad, calidad y tiempo, grupo social y lugar si es relevante# (on las fuentes de informacin $ue se pueden utili'ar para verificar $ue los ob&etivos se lograron# Pueden incluir material publicado, inspeccin visual, encuestas por muestreo, etc# *iesgos: Indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones importantes necesarias para la sustentabilidad y continuidad en el tiempo de los beneficios generados por el proyecto# ,bjetiAo: Es el impacto del resultado esperado al final del periodo de e&ecucin# El ttulo del proyecto debe surgir de la definicin del ob&etivo# El marco lgico re$uiere $ue cada proyecto tenga solamente un ob&etivo# -os indicadores a nivel del ob&etivo describen el efecto logrado al final del proyecto# 2eben incluir metas $ue refle&en la situacin al finali'ar el mismo # Cada indicador especifica cantidad, calidad y tiempo de los resultados por alcan'ar# (on las fuentes $ue el e&ecutor o evaluador pueden consultar para verificar si los ob&etivos se estn logrando, pueden indicar $ue e0iste un problema y sugieren cambios en los componentes# Pueden adems, incluir material publicado, inspeccin visual, encuestas, actas, etc# *iesgos: Indican los acontecimientos, las condiciones o decisiones $ue tienen $ue ocurrir para $ue el proyecto contribuya significativamente al logro de la finalidad# Resultados o productos: -ogro intermedio de cuya combinacin se espera lograr el ob&etivo, deben ser concretos y medibles, no deben ser mas de 3# (on las obras, estudios, servicios y capacitacin especficos $ue se re$uiere $ue produ'ca la gerencia del proyecto -os indicadores de los resultados son descripciones breves pero claras de cada uno de los productos $ue tienen $ue terminarse durante la e&ecucin# Cada uno debe especificar cantidad, calidad y oportunidad# >uentes de informacin para verificar $ue los resultados se =an e&ecutado# Incluyen inspeccin de sitio, informes actas, informes del auditor, etc# *iesgos: (on los acontecimientos, las condiciones o las decisiones $ue tienen $ue ocurrir para $ue los resultados del proyecto alcancen el propsito para el cual se llev a cabo# 2? 'ctiAidades: (on las acciones generales $ue el e&ecutor debe cumplir para desarrollar cada uno de los productos o resultados, e Implican costos# (e =ace una lista de actividades en orden cronolgico para cada producto# Es el punto de partida del plan de e&ecucin# 1A @ 1o Aplica# -as actividades no tienen Indicadores en el 4arco -gico, las sub actividades del Plan 9perativo si llevan Indicadores# *iesgos: -os supuestos son los acontecimientos, condiciones o decisiones fuera de control del gerente del proyecto $ue tienen $ue suceder para completar los resultados del proyecto# -a propuesta de intervencin de un proyecto est fundamentada en la primera columna del 4arco -gico, a continuacin se presenta una breve e0plicacin de cada nivel de logro: 1# Finalidad: *esponde a la pregunta .Para Bu#2 .Con Bu# fin2 (e refiere a un estado general al cual el proyecto contribuye, &unto con otros proyectos, luego de obtenido el ob&etivo# -a finalidad describe el cambio $ue se $uiere lograr en el sector en el cual se ubica el proyecto# 2# ,bjetiAo: El ob&etivo es el /u# y responde a la preunta ./u# Bueremos lorar directamente2 A este ob&etivo se debe comprometer el proyecto, ya $ue su logro no depende de otras intervenciones sino de la reali'acin de este proyecto# El ob&etivo es, adems, el E7E en torno al cual traba&ar el proyecto y debe estar dirigido al me&oramiento de las condiciones actuales de la poblacin ob&etivo del proyecto# -a redaccin se =ace en tiempo verbal presente 5igual puede redactarse en pasado6 para dar la idea de $ue se trata de un estado futuro ya conseguido 5esta misma situacin ocurre con la redaccin de los resultados6# Con ello se facilitan las mediciones posteriores por medio de los indicadores, dado $ue se espera $ue a una fec=a determinada se pueda ,A afirmar $ue tal estado deseado ya es una realidad# (e facilita con ello igualmente la articulacin de medios y fines# 9. Resultados: -os resultados son los !productos" del proyecto e indican el Cmo se obtendrn los logros concretos# Pueden considerarse como los !componentes" del proyecto# As tambi%n, puede ser denominado este nivel de logro en el 4arco -gico# 2eben ser precisos y medibles, de tal manera $ue sobre ellos puedan dise:arse indicadores $ue verifi$uen su cumplimiento# 2eben estar redactados en tiempo presente o pasado, como ya se indic para el ob&etivo, y se debe evitar el uso de verbos d%biles $ue no se comprometen con nada, no indican un logro o resultado, y dificultan el dise:o de actividades concretas en un tiempo determinado# Por ello, se recomienda la utili'acin de verbos duros, como los $ue aparecen en el siguiente cuadro a manera de e&emplo: ;ER=, !1=+8 ;ER=, F0ER"E Propiciar Establecer Propender Implantar Coadyuvar 9rdenar Apoyar Instalar Integrar Erradicar >omentar *educir Colaborar Aumentar Contribuir Aplicar >. 'ctiAidades: -as actividades son el medio a trav%s del cual se concreta el logro de los resultados# Por esto, deben formularse actividades para cada uno de los resultados# Cada actividad debe: ser concreta, medible o ,1 cuantificableB proponer aspectos t%cnicos $ue permitan un avance respecto a las condiciones actuales e0istentesB plantear una sola idea $ue pueda programarse en el tiempo 5en un cronograma6B y se recomienda iniciar su redaccin con verbos duros en infinitivo# C# +ndicadores: -os indicadores representan las se:ales $ue permiten determinar =asta $u% punto el proyecto =a cumplido lo propuesto# 4iden el nivel de !logro" y permiten, durante el monitoreo y el seguimiento, determinar si el proyecto debe a&ustarse, reformularse o replantear las actividades para obtener los logros previstos# -os indicadores tambi%n son muy Dtiles en la etapa de evaluacin final, para establecer la contribucin del proyecto al desarrollo o al me&oramiento de las condiciones de vida de la poblacin ob&eto# C. En resumenD los indicadores: E 4uestran cmo puede ser medido el desempe:o de un proyecto# E Especifican de manera precisa cada nivel de logro 5resultados, ob&etivo, finalidad6# E Establecen metas para anali'ar en $u% medida se =a cumplido lo planeado# E Para el dise:o de los indicadores =ay $ue tener en cuenta lo siguiente: F0NC+,NE5 !E8 +N!+C'!,R E0plicitar: sacar afuera lo implcito# E0presar claramente lo $ue se entiende# Ferificar: Probar C'R'C"ERE5"+C'5 Central: 2ebe medir lo esencial 5o el nDcleo6# Plausible: -o $ue mide el indicador debe ser atribuible al proyecto# 9b&etivo: 1o debe depender de otras mediciones# Econmico: 1o debe ser costoso obtenerlo# C,)P,NEN"E5 !E 8,5 +N!+C'!,RE5 +ui%n: -os ob&etivo# beneficiarios o grupo 2nde: -ugar# Cundo: Giempo# +u%: -o $ue pretende solucionar# Cmo o de $u% tipo: Efecto calidad# o Cunto: Cantidad# ,2 H# Fuentes de ;erificacin: (e:alan dnde se puede obtener la informacin sobre los indicadores, para verificar $ue los logros propuestos se alcan'aron# (e deben proponer indicadores cuya informacin sea factible obtener y esta columna del 4arco -gico indica el medio por el cual se conseguirn los datos respectivos# -as fuentes de verificacin pueden ser, por e&emplo: estadsticas, videos, encuestas, entrevistas, visitas de campo, etc# <# 5upuestos: Puesto $ue el proyecto se desarrollar en un entorno, el cual puede condicionar su reali'acin, es necesario prever las condiciones e0ternas no mane&ables desde el proyecto, $ue sean necesarias en cada fase de su e&ecucin, es decir, las condiciones e0ternas no mane&ables $ue deben darse, una ve' reali'adas las Actividades, para alcan'ar los *esultadosB una ve' logrados los *esultados, para conseguir el 9b&etivoB una ve' logrado el 9b&etivo, para $ue %ste contribuya a la >inalidad, y finalmente para $ue los procesos generados por esta estrategia sean sostenibles# -os supuestos se colocan en la matri' siempre en positivo# F. )'RC, +N5"+"0C+,N'8 En esta parte se debe incluir la informacin relevante de las entidades $ue participan en el proyecto, como su marco legal, estructura orgnica, estatutos, mbito de &urisdiccin, funciones, planes y programas relacionados# Igualmente, la ubicacin del proyecto dentro de la estructura orgnica de la entidad, y un anlisis de su capacidad t%cnica y operativa para adelantar el proyecto# Gambi%n se debe presentar en $u% forma la entidad e&ecutora puede asegurar la sostenibilidad de las acciones del proyecto, una ve' el mismo concluya, es decir, la capacidad de continuar por s misma el proyecto, luego de terminada la cooperacin internacional, as como la capacidad real para asegurar dic=a continuidad# 1G. )EC'N+5),5 !E C,,R!+N'C+,N Incluir los arreglos institucionales $ue sean necesarios para la e&ecucin del proyecto, tales como acuerdos, convenios o contratos a reali'ar previamente o durante la e&ecucin del proyecto, y $ue sean indispensables para poner en marc=a las actividades del mismo# Indicar las condiciones previas a la iniciacin del proyecto, $ue estn a cargo de la entidad e&ecutora, tales como construccin y adecuacin de infraestructuras, seleccin y capacitacin de personal colombiano de contraparte, apropiacin de contrapartidas en el presupuesto de las ,, instituciones involucradas, o recopilacin de documentos, informes y estudios necesarios para el proyecto# 11. PRE50P0E5", El presupuesto debe ser elaborado siguiendo el es$uema presentado en la fic=a para la presentacin del perfil de proyectos propuesta en este documento# Este es solo una gua, de tal manera $ue si necesita ms espacio para nuevos rubros o ms a:os, puede elaborar el presupuesto en otra =o&a siguiendo el mismo es$uema# A continuacin se e0plica cada una de las columnas del presupuesto sugerido: En la primera columna se desglosan los diferentes recursos $ue puede necesitar el proyecto, de acuerdo con la definicin de !rubros" $ue se presenta ms adelante# Estos recursos deben distribuirse en dos partes: el aporte de contrapartida 5nacional, departamental, municipal, de la sociedad civil, etc#6 y la cooperacin internacional solicitada# En las siguientes columnas aparecen los a:os en los cuales se e&ecutar el proyecto y para cada uno de ellos se debe registrar el costo de los recursos previstos para e&ecutar el proyecto# 2ebe recordarse $ue los recursos de aporte en especie de contrapartida, si los =ay, siempre se deben valorar mediante la cuantificacin proporcional de su costo para cada a:o, de acuerdo con el plan de uso de los mismos# En la Dltima columna se debe registrar el costo total de cada recurso, $ue corresponde a la suma =ori'ontal de los costos de cada uno de los a:os# As mismo, para conocer el costo total del aporte nacional para cada a:o, sume en forma vertical y registre en la Dltima fila los costos respectivos# Igual operacin debe reali'ar para el aporte internacional# En la Dltima fila del presupuesto debe aparecer el costo total del proyecto, para cada a:o, cuyo valor es la suma de las filas de costo total del aporte nacional ms la de costo total del aporte internacional# 2efinicin de conceptos del presupuesto: A continuacin se presenta una definicin de cada uno de los recursos en los cuales se debe distribuir el presupuesto, cuya e0plicacin es igual tanto para los recursos de aporte colombiano como para los aportes internacionales: a& Personal: Corresponde a los recursos =umanos $ue se re$uieren para adelantar las labores de e&ecucin del proyecto# (e deben clasificar como: coordinador, e0pertos, profesionales y personal administrativo de apoyo# Cada uno de estos componentes debe tener un detalle, es decir, no se deben presentar agrupados# Por esta ra'n se debe indicar la caracterstica de la persona 5e&emplo: e0perto a I e0perto en medio ambienteB profesional I economista, personal de apoyo I au0iliares6# ,3 b& Capacitacin: Comprende: pasantas nacionales, pasantas internacionales, entrenamiento a personal de la institucin colombiana por reali'ar en el puesto de ,C traba&o, y cursos o seminarios# (lo debe incluir las actividades de capacitacin directamente vinculadas al proyecto# Es necesario cuantificar el costo de estos, especificando el criterio utili'ado para calcularlo# Por e&emplo: dos seminarios internacionales por un a:o con un costo de 23 millones de pesos cada una I 3< millones de pesos# c& c& 5ubcontratos: (e deben incluir los costos para actividades de promocin, divulgacin, impresos, publicaciones, u otros gastos $ue se deban cubrir por medio de contratos con terceros para reali'ar actividades especficas del proyecto# d& EBuipos: Comprende, por un lado, materiales, suministros, gastos de oficinaB y, por otro lado, e$uipos, como ma$uinaria, e$uipos de oficina, tecnologa especial, etc# Incluir Dnicamente a$uellos e$uipos $ue sean necesarios para el logro de los ob&etivos del proyecto# Adems, no es conveniente incluir en la cooperacin solicitada, a$uellos e$uipos para el funcionamiento normal de la entidad e&ecutora y $ue deben ser cubiertos por su presupuesto de funcionamiento# Es importante tener en cuenta $ue, en lo posible, los e$uipos solicitados a la cooperacin internacional impli$uen transferencia de tecnologa al pas# e& ;iajes: Cuantificar el costo de los pasa&es y viticos, para los via&es tanto nacionales como internacionales, de las personas $ue reali'arn las actividades previstas en el proyecto fuera de su sede de traba&o# f& +nfraestructura: Comprende los costos de las adecuaciones, compra de terrenos, compra de edificios, obras de ingeniera, etc#, $ue el proyecto re$uiera para cumplir sus ob&etivos# Es importante tener en cuenta $ue, por lo general, este componente debe ser cubierto con los aportes colombianos, por$ue normalmente la cooperacin internacional no reembolsable no se interesa por financiar este tipo de gastos, tal como se e0plic en los criterios de seleccin# & )iscel(neos: Incluir en este punto otros gastos $ue no tengan relacin con los componentes anteriores y $ue se necesiten para e&ecutar el proyecto# Por e&emplo, mantenimiento de e$uipos, ca&a menor e imprevistos# (e pueden incluir fondos especiales o fondos rotatorios, en a$uellos casos $ue se &ustifi$uen para atender las necesidades de capital semilla o de financiamiento de algunos gastos# Ane0o 2AJ>JA,< Ane0o ,# Plan de Inversin ,K Cuadro No. 1 Presupuesto del Proyecto Parte a& 'porte Nacional %En dlares& DETALLE DE PRESUPUESTO PROYECTOS DE CONTRAPARTIDA I. GASTOS DE INVERSION CANTID AD UNIDA D VALO R UNITAR TOTAL PROYEC TO APOR TE APC APORT E SOLICITA OTRO S APORT 1. GASTOS DE PERSONAL Expertos Profesionales Tcnicos Capacitadores Asistenciales Subtotal Gastos de personal . GASTOS GENERALES Co!ponente Capa"#ta"#$n Talleres Seminarios Pasantas Co!pra de e%u#pos Equipos afnes al objeto del proyecto V#&t#"os ' Gastos de (#a)e iajes !acionales iajes "nternacionales I!presos ' Publ#"a"#ones Campa#as Edici$n de libros% re&istas% escritos% etc' Publicidad y propa(anda )i&ul(aci$n en medios etc' *afnes+ Subtotal Gastos Generales *. GASTOS EN IN+RAESTRUCTURA Compra de terrenos Compra de edifcios Adecuaciones ,H , dem-s obras de in(eniera afnes al proyecto ,< Subtotal Gastos en #n,raestru"tura TOTAL GASTOS DE INVERSION II. GASTOS OPERATIVOS Y-O AD.INISTRATIVO 1. GASTOS GENERALES .ater#ales ' su!#n#stros Combustibles )otaciones Papelera y .tiles de escritorio Co!un#"a"#ones ' Transporte Embalaje Ser&icios de trasmisi$n de informaci$n Correo )em-s comunicaciones en /onas apartadas Ser(#"#os P/bl#"os Telefona m$&il celular Arrenda!#entos Arrendamientos bienes muebles Arrendamientos bienes inmuebles Otros Gastos no "las#0"ados Subtotal Gastos Generales TOTAL GASTOS OPERATIVOS Y-O AD.INISTRATIVOS GRAN TOTAL GASTOS DE INVERSION 1 GASTOS OPERATIVOS Y-O AD.INISTRATIVOS Gasa de cambio utili'ada: Parte b& 'porte de Cooperacin +nternacional solicitado %en dlares& Re"ursos A2o 1 A2o A2o * Total APORTE INTERNACIONAL ,? Personal Coord#nador 3A E3perto a E3perto b Pro,es#onal 3 Pro,es#onal ' Subtotal personal Capa"#ta"#$n 4e"as #nterna"#onales Pasant5as na"#onales Pasant5as #nterna"#onales Subtotal "apa"#ta"#$n Sub"ontratos Pro!o"#$n D#(ul6a"#$n I!presos7 publ#"a"#ones Otros Subtotal sub"ontratos E%u#pos Subtotal e%u#pos V#a)es Na"#onales Interna"#onales Subtotal V#a)es .#s"el&neos Subtotal !#s"el&neos Total aporte #nterna"#onal 89 Costo total pro'e"to 8119 Gasa de cambio utili'ada: H3