21

2. PROPUESTA DE CREACIN DE LA PMO

2.1 DEFINICIN DEL MODELO DE LA PMO

Para la definicin de la PMO depende del tipo de organizacin, existen varios
factores que la condicionan:

Nivel de Madurez en Gestin de Proyectos
Apoyo organizacional y de la alta gerencia
Presupuesto y Recursos
Complejidad de los Proyectos

Existen varios modelos y tipos de PMO, se debe seleccionar o adaptar la que
mejor se ajuste a la cultura organizacional y al diagnstico realizado.

A continuacin se ilustran algunos de los modelos de PMO:

22

Imagen 2.1 Modelos de PMO (Casey Perck)

Fuente: Adaptacin realizada por Rodriguez, Sbragia, Gonzales. En Revista
Espacio, Vol 23, ao 2002

Imagen 2.2 Modelos de PMO (Handbook, Gerard Hill)

23

Imagen 2.3 Modelos de PMO (P. Dinsmore & J. Cabannis-Brewin)

Fuente: The AMA handbook of Project Management, Second Edition

Imagen 2.4 Modelos de PMO (Harold Kezner)

Fuente: Project Management Best Practices Achieving Global Excellence, Harold
Kezner, PhD, PMP
24

La siguiente propuesta de modelo o ruta a seguir de la PMO para la Corporacin

Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia, fue construida basada en
fundamentos tericos acerca de la PMO y con la percepcin que se tiene de la
organizacin.


2.1.1 Qu es la PMO en la Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de
Antioquia?

Es un rea transversal que apoya la gestin de programas y proyectos de la
Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia, en busca del
mejoramiento continuo y contribucin al cumplimiento de los objetivos
institucionales.


2.1.2 Misin

Garantizar que los programas y proyectos que ejecuta la Corporacin Centro de
Ciencia y Tecnologa de Antioquia para sus clientes o patrocinadores se
25

planifiquen, ejecuten y cierren siguiendo los lineamientos organizacionales y el

cumplimiento de estndares de oportunidad, calidad y eficiencia.


2.1.3 Visin

En ao y medio contar con una PMO establecida, acoplada a la organizacin que
agregue valor a la efectiva planificacin y ejecucin de los proyectos.


2.1.4 Objetivo General

Establecer una PMO como un rea transversal que a travs de diferentes
estrategias y mecanismos aporte al mejoramiento del desempeo de programas y
proyectos de la Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.



26

2.1.5 Objetivos Especficos

Generar polticas, procedimientos, instructivos, formatos y dems que sean
necesarios para la normalizacin de la gestin de los programas y proyectos.
Capacitar al personal en gestin de proyectos (Gua PMBOK del PMI,
normalizacin, lecciones aprendidas y software, entre otros).
Medir el desempeo de los proyectos.
Velar por la generacin y proteccin de la informacin de los proyectos
siguiendo los estndares establecidos.
Identificar las buenas prcticas registradas en la gestin de proyectos que
contribuyan a la mejora continua.
Establecer canales y protocolos de comunicacin que faciliten la
coordinacin entre los programas y proyectos y las reas transversales de la
Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.
Identificar plataformas, herramientas y aplicativos que contribuyan a mejorar
la gestin de programas y proyectos en la Corporacin Centro de Ciencia y
Tecnologa de Antioquia.
Fomentar la cultura en torno a la gestin de proyectos.



27

2.1.6 Beneficios Esperados

Polticas definidas y apropiadas
Procesos claros y documentados.
Personal con cultura hacia la gestin de proyectos.
Seguimiento y control adecuado y veraz.
Suministro de informacin oportuna para toma de decisiones.
Mejora en comunicacin entre reas y proyectos.
Utilizacin de mejores prcticas.
Aumento en la satisfaccin de los interesados.

2.1.7 Factores claves de xito

Institucionalizacin de la PMO.
Apoyo del Comit de Direccin.
Seguimiento y control de resultados concretos de la PMO (Cuantitativos y
cualitativos).
Generacin de metodologas y procesos formales de gestin de proyectos.
Creacin de cultura de gestin de proyectos.
Director de la PMO con experiencia y conocimiento en gestin de proyectos.
28

Respetar la asignacin de los recursos de la PMO.

Gobernabilidad y estrategia organizacional.

2.1.8 Exclusiones

No participa en la seleccin de los proyectos a desarrollar.
No asigna recursos a los proyectos.
No gestiona ni aprueba cambios en los proyectos (Alcance, tiempo, costos).
No participa en el proceso de gestin de propuestas.

2.1.9 Supuestos

Se garantiza la sostenibilidad de la PMO, siendo un rea transversal de la
Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.
La PMO depende del nmero de proyectos y programas que se gestionan y
ejecutan en la Corporacin Centro de Ciencia y Tecnologa de Antioquia.


29

2.1.10 Restricciones

Tipo de contratos del personal que ejecuta proyectos.
Experiencia del personal de programas y proyectos en gestin de proyectos.
Capacidad de desarrollo de herramientas TICs
5

Tiempo de dedicacin en la gestin de los proyectos.

2.1.11 Responsabilidades de la PMO
Imagen 2.5 Responsabilidades de la PMO

5
Tecnologas de la informacin y comunicacin
PMO
Normalizacin
de GDP
Capacitacin
Monitoreo y
seguimiento
Fomento a GDP
Gestin del
conocimiento
Definicin de
polticas.
Definicin de
procedimientos
manuales y
formatos.
Definicin de
procedimiento de
auditoras a
proyectos de
cumplimiento de la
normalizacin.

Metodologas de
formacin.
Manuales y
tutoriales.
Entrenamiento
Induccin
Orientacin y
asesora en
aplicacin de
normalizacin.

Empaquetamiento
de lecciones
aprendidas en la
gestin de
proyectos.
Coordinacin de
la indexacin y
manejo de la
informacin de
los proyectos.
Incorporacin de
la cultura de
gestin de
proyectos en
todos los niveles
de la Corporacin
Centro de
Ciencia y
Tecnologa de
Antioquia.
Identificacin de
indicadores.
Seguimiento al
cumplimiento de
los indicadores.
Seguimiento y
evaluacin de
desempeo del
proyecto
(Presupuesto,
hitos y holgura).
Auditora a
proyectos.

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PMO
31

2.1.13 Roles y responsabilidades de la PMO

Parte de la configuracin de la PMO es la definicin del personal que asuma los
siguientes roles y responsabilidades:

Tabla 2.1 Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades
Direccin
- Desarrollar las estrategias para la puesta en marcha de la PMO.
- Planear, dirigir y evaluar las estrategias y actividades de la PMO.
- Proponer acciones de mejora a los procesos y plataformas de gestin
de proyectos.
- Atender consultas, brindar asesora y soporte a los coordinadores y
asistentes de proyectos.
- Evaluar el cumplimiento de los objetivos de la PMO.
- Analizar los indicadores de desempeo de los proyectos.
- Trazar y desarrollar la trayectoria de desarrollo de la PMO.




32

Tabla 2.1 (Continuacin)

Rol Responsabilidades
Apoyo
- Apoyar a la Direccin de la PMO en la atencin y soporte a los
coordinadores y asistentes de proyectos.
- Ejecutar y proponer las acciones necesarias para mejorar los
procesos de gestin de proyectos.
- Apoyar en los procesos de capacitacin de gestin de proyectos.
- Llevar a cabo auditoras a los procesos de gestin de proyectos.




33

2.1.14 Esquema de trabajo en el tiempo

La meta de evolucin en el tiempo de la PMO es en dos aos y medio estar
ejecutando procesos de mejora continua.

Imagen 2.7 Esquema de Trabajo en el Tiempo



34

2.2 ESTRATEGIAS DE PUESTA EN MARCHA

La primera actividad que se debe desarrollar es la institucionalizacin de la PMO,
a travs de la firma del acta de constitucin y la socializacin al personal. Anexo B
Acta de constitucin de la PMO.

Para la puesta en marcha de la PMO estn previstas en cinco responsabilidades:
Normalizacin de gestin de proyectos.
Capacitacin.
Monitoreo y Seguimiento.
Fomento a la gestin de proyectos
Gestin del conocimiento.

Cabe anotar que las responsabilidades se retroalimentan entre s y se pueden
gestionar en paralelo, a cada una de ellas se les asignan metas a corto, mediano y
largo plazo. Las metas a corto plazo estn previstas para un ao y medio, a
mediano plazo hasta 2 aos y a largo plazo hasta 2.5 aos.

A continuacin se describen las metas para cada una de las responsabilidades:
35

2.2.1 Normalizacin de gestin de proyectos

Tabla 2.2 Metas de normalizacin
Tiempo Descripcin de las metas
Corto
Modelo de la PMO.
Proceso fase cero o gestin de propuestas, procesos de iniciacin,
planificacin (alcance, tiempo, costos y adquisiciones), ejecucin,
seguimiento y control y cierre
Auditoras al cumplimiento de procesos de gestin de proyecto.
Lecciones aprendidas.
Bases de datos.
Material de apoyo para las capacitaciones en gestin de proyectos.
Contenido de gestin de proyectos para la induccin.
Manuales de procesos vrs share point 2010.
Diseo y configuracin del sitio de trabajo de la PMO.
Mediano
Procesos de planificacin (integracin, calidad, recursos humanos y
riesgos).
Protocolo de comunicacin entre proyectos y reas.
Actualizacin de los procedimientos con la gua PMBOK versin 5.
Largo Mejoramiento contino.

36

2.2.2 Capacitacin

Tabla 2.3 Metas de capacitacin
Tiempo Descripcin de las metas
Corto
Socializacin de la PMO y el modelo de trabajo a seguir.
Proceso fase cero o gestin de propuestas, proceso de iniciacin de
proyectos, planificacin (alcance, tiempo, costos y adquisiciones),
seguimiento y control y cierre.
Preparacin de grupo de auditores.
Difusin de resultados de lecciones aprendidas.
Herramientas tecnolgicas.
Mediano
Procesos de planificacin (integracin, calidad, recursos humanos y
riesgos).
Actualizacin de los procedimientos con la gua PMBOK versin 5.
Semilleros de PMP`s.
Largo Mejoramiento contino.




37

2.2.3 Monitoreo y Seguimiento

Tabla 2.4 Metas de monitoreo y seguimiento
Tiempo Descripcin de las metas
Corto
Seguimiento al desempeo de los proyectos en cuanto a cumplimiento de
hitos y presupuesto
Informe mensual para la Direccin del estado de los proyectos y de la
gestin de la PMO
Aplicacin de auditoras de los procesos de gestin de proyectos.
Mediano
Validacin del plan para la direccin del proyecto vrs la ejecucin.
Largo
Evaluacin Expost de los proyectos.
Gestin de calidad de los proyectos para garantizar que cumplan con los
estndares requeridos por los patrocinadores.





38

2.2.4 Fomento a la gestin de proyectos

Tabla 2.5 Metas de fomento a la gestin de proyectos
Tiempo Descripcin de las metas
Corto
Campaa de promocin de la PMO y a la gestin de proyectos.
Participacin en las reuniones de lneas con el objeto de mejorar los
procesos y las comunicaciones.
Mediano
Cambio de cultura organizacional y lenguaje comn en torno a los
proyectos.
Largo Mejoramiento contino.

2.2.5 Gestin del conocimiento

Tabla 2.6 Metas de gestin del conocimiento
Tiempo Descripcin de las metas
Corto Levantamiento de lecciones aprendidas.
Mediano
Empaquetar las lecciones aprendidas y comunicarlas oportunamente.
Aplicacin de las buenas prcticas que se obtengan en los proyectos.
Largo Mejoramiento contino.