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GESTION DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PUBLICO

DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVISTICA


II

ORGANIZACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
ALICIA CASAS de BARRAN
ANDREW GRIFFIN
LAURA MILLAR
MICHAEL ROPER
CONSEJO UNIVERSIDAD DE LA INTERNATIONAL
INTERNACIONAL REPUBLICA RECORDS MANAGEMENT
DE ARCHIVOS ARCHIVO GENERAL TRUST

1
AGRADECIMIENTOS
Anne Thurston, OBE, por su generoso apoyo y amistad desde 1989.
IRMT (Internaciona Records Management Trust!, por a autori"aci#n para e uso de os
materiaes de M$%R (Management o& $u'ic %ector Records!(.
$ro&esora Mireya )ae*as por sus prontas respuestas.
$ro&esoras Ayudantes de )urso +ic. +iiana ,argiuo y Arch. +ourdes Ramos por su
permanente cooperaci#n.
A a -ni.ersidad de a Rep/'ica, -ruguay por su apoyo a tra'a*o archi.0stico.
1
INTRODUCCION
Organizacin y control de documentos administrativos, propone continuar e
desarroo de una serie integrada de apoyos 'i'iogr2&icos, en espa3o, en e &ormato de
ense3an"a programada (incorporando recursos did2cticos! 4ue pueda ser usada para
estudio indi.idua5 como parte de un programa de educaci#n a distancia5 o como
instrumento de apoyo en cases magistraes o taeres. +os antecedentes pueden
encontrarse en materiaes de Internationa Records Management Trust
1
, 4ue &ueron
adaptados a a reaidad documenta i'eroamericana, reci'ida de Espa3a, tratando de
superar as di&icutades idiom2ticas y termino#gicas, de a herencia angosa*ona de os
materiaes audidos.
Aun4ue en os inicios, a archi.oog0a &ue considerada como compementaria a
estudio de a historia y era sin#nimo de capacidad para preparar as &uentes y poneras a
disposici#n de a in.estigaci#n, pu'icando y editando documentos, a gesti#n de os
documentos administrati.os &orm# parte de os contenidos de os panes de estudio de a
discipina en toda I'eroam6rica.

En este .oumen se tratan una serie de cuestiones reacionadas con os documentos
administrati.os
1
y a gesti#n de os mismos. %e considera e pape esencia 4ue eos
tienen para apoyar a e&iciencia de a administraci#n, a rendici#n de cuentas y e estado
de derecho. %e e7amina as caracter0sticas de os documentos como testimonios
con&ia'es y precisos de as decisiones y as acciones 4ue documentan. %on
considerados os principios de contro y as necesidades &undamentaes de un sistema
de gesti#n de documentos. +uego, se e7aminan con detae os mecanismos y as
pr2cticas 4ue go'iernan e contro os documentos corrientes y semicorrientes desde su
creaci#n. Este contro asegura 4ue os documentos sean mantenidos y recuperados con
e&iciencia para e uso de a administraci#n a a .e" 4ue asegura a posi'iidad de una
gesti#n e&ica" en todas as &ases de cico .ita. .
Asimismo, se estudia e e7pediente, documento m/tipe, heredado de a
administraci#n coonia espa3oa usado por a mayor parte de as organi"aciones
p/'icas en I'eroam6rica.
((((((((((((((((((((((((((((((((((((
1
Internationa Records Management Trust
8
th
9oor, : ;atton ,arden
+ondon E)I< 8A=
-nited >ingdom
http?@@AAA.irmt.org
1
%e utii"a Bdocumentos administrati.osB siguiendo a terminoogia usada en? ;ERE=IA ;ERRERA,
Antonia. BE de'ate so're a gesti#n documentaB, en Mtodos de Informacin, enCmar, 1998
D
)omo se ha mani&estado este te7to puede ser utii"ado para estudio indi.idua5 como
parte de un programa de educaci#n a distancia5 o como instrumento de apoyo en cases
magistraes o taeres.
En as propuestas de educaci#n a distancia, o en modaidad semipresencia, os
procesos de ense3an"a y aprendi"a*e no tienen ugar en un espacio compartido por
aumnos y docentes ni acontecen en &orma simut2nea sino 4ue se encuentran
mediati"adas a tra.6s de os materiaes usados.
E principa pro'ema 4ue de'en a&rontar am'os actores, estudiantes y pro&esores es a
ausencia de una reaci#n cara a cara y es a0 donde os materiaes escritos, en cua4uier
soporte, tratan de enar ese .ac0o y a a .e" reso.er os pro'emas 4ue por este moti.o
puedan aparecer. =e a0 a centraidad de estos materiaes, 4ue tam'i6n en os sistemas
presenciaes tienen un pape protag#nico. %on instrumentos de ense3ar y aprender 4ue
Bse caracteri"an por codi&icar a in&ormaci#n mediante a utii"aci#n de engua*e
te7tua, e sistema sim'#ico dominanteB.

%e ha procurado en este te7to &a.orecer e aprendi"a*e de os contenidos m2s
ree.antes de tema centra, os documentos administrati.os, tratando de 4ue os nue.os
sa'eres puedan ser incorporados a a estructura cogniti.a de 4uienes aprenden. %e ha
agregado un con*unto de acti.idades en as 4ue e estudiante podr2 poner en *uego sus
recursos, estrategias y ha'iidades de &orma de participar acti.amente en e proceso de
construcci#n de su propio conocimiento.
+a reai"aci#n de acti.idades taes como e an2isis de casos, &ormuaci#n de
hip#tesis, interpretaci#n de posiciones distintas, esta'ecimiento de reaciones
conceptuaes, creemos, contri'uir2 a a generaci#n de capacidades 4ue ha'iiten a
estudiante a a resouci#n independiente de os pro'emas 4ue en e &uturo puedan egar
a pante2rsee.

)omo somos conscientes de as di&icutades 4ue a ense3an"a a distancia de a
Archi.oog0a puede presentar apostamos por ea en su su'&orma? a semipresenciaidad
y aportamos este tra'a*o con a esperan"a de 4ue egue a ser /ti a 4uienes se acercan a
a discipina.
A. ). de B.
8
I LOS DOCUMENTOS
En este cap0tuo se e7aminan os conceptos centraes de os documentos. %e e7ponen
as ideas internacionaes m2s recientes so're e pape de os documentos en a sociedad,
se esta'ecen as caracter0sticas esenciaes y se presentan agunos principios generaes
reati.os a a gesti#n y e mantenimiento de os documentos. +os temas considerados
incuyen?
+a importancia de os documentos
+os documentos como testimonio ( o, prue'a!
)aracter0sticas esenciaes de os documentos
)ico .ita de os documentos y concepto de continuo
+os principios generaes de a gesti#n y e mantenimiento de os documentos
-suarios de os documentos
1 LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS
<inguna instituci#n gu'ernamenta u organi"aci#n pri.ada podr0a so're.i.ir sin
documentar sus acti.idades. O&icina aguna podr0a &uncionar 'ien si tu.iera 4ue
depender soamente de a memoria de sus &uncionarios para recordar as transacciones
e&ectuadas.
%in documentos cua4uier administraci#n organi"ada de*ar0a r2pidamente de &uncionar.
+os documentos y espec0&icamente a in&ormaci#n 4ue contienen, son uno de os
recursos &undamentaes 4ue as instituciones necesitan para poder reai"ar sus
operaciones e&ica"mente.
As0 como una organi"aci#n podr0a seguir &uncionando con escasos recursos humanos,
econ#micos o materiaes, no podr0a &uncionar si no mantu.iera sus documentos y &uera
posi'e e acceso a os mismos.
Actiid!d 1
Antes de continuar a ectura de este cap0tuo escri'a cinco ra"ones, por o menos, por
as cuaes, a su *uicio, os documentos son importantes. EFu6 tareas administrati.as
ayudan a reai"arG EFu6 'ene&icios proporcionan os documentos a os ciudadanosG
En e conte7to de as acti.idades administrati.as de as organi"aciones os documentos
ayudan a?
H
$roporcionar una memoria corporati.a
9ormuar po0ticas
Tomar decisiones apropiadas
Acan"ar m2s e&iciencia, producti.idad y coherencia
)umpir con os re4uisitos egaes y as reguaciones .igentes
$roteger os intereses de a organi"aci#n y a4ueos de su persona y sus cientes
Reducir os riesgos reacionados con a &ata de prue'as de decisiones y acciones
=ocumentar acti.idades y ogros
En e sector p/'ico os documentos son &undamentaes para e concepto de democracia.
+a in&ormaci#n documentada apoya a protecci#n de os derechos humanos, e estado de
derecho y e trato *usto e igua de os ciudadanos. +os ciudadanos tienen derecho a
esperar 4ue ha'r2 prue'as documentaes con&ia'es y precisas de as decisiones y
acciones de go'ierno.
$or e*empo, os documentos son imprescindi'es para determinar con precisi#n si os
recursos recaudados por e estado en inter6s de os ciudadanos son gastados de una
manera 4ue os 'ene&icie? en ser.icios de saud, educaci#n y otros.
M2s aun, os documentos son os 4ue protegen os derechos de os ciudadanos,
.er'igracia, e derecho de propiedad de a tierra, documentado mediante registros
catastraes y t0tuos de propiedad, o os derechos a una *u'iaci#n o una pensi#n,
documentados mediante os e7pedientes de persona, amados tam'i6n ega*os
personaes. )uando os derechos personaes no son respetados, son os documentos os
4ue permiten a os ciudadanos soicitar u o'tener a reparaci#n ega.

L"# d"c$%e&t"# c"%" te#ti%"&i"
<ing/n go'ierno ni ninguna organi"aci#n podr0an ser responsa'ii"ados por acto
aguno si no e7isten documentos 4ue o&re"can testimonio registrado de sus acti.idades.
+a responsa'iidad se esta'ece cuando es posi'e mostrar prue'as de 4ue os
&uncionarios p/'icos sa'0an o 4ue hu'ieran de'ido sa'er, 4ue medidas tomaron y e
resutado de sus acti.idades.
+os documentos testimonian e cumpimiento de eyes, regamentos y procedimientos.
+os documentos con&ia'es pueden ser.ir de prue'a para mostrar a'usos de &unci#n,
ma uso de os recursos, e incumpimiento de compromisos o normati.a &inanciera.
I
+os documentos o&recen testimonios .eri&ica'es de &raude y pueden conducir a 4uienes
in.estigan a as ra0ces de a corrupci#n. +os documentos 'ien administrados pueden
o'rar como una restricci#n e&iciente en &unci#n de su costo. %iempre ser2 m2s 'arato
pre.enir un &raude 4ue e costo 4ue a corrupci#n y su en*uiciamiento tienen para e
Estado.
+os documentos cooperan con a preser.aci#n de a memoria coecti.a de os pue'os.
+a conser.aci#n permanente de os documentos con .aor hist#rico ayuda a esta'ecer
a cadena de a historia pues os mismos son prue'as esenciaes. =an a os pue'os su
sentido de identidad, sir.en como memoria y con&orman e patrimonio documenta de
un pa0s.
%in em'argo, no siempre as acti.idades de una organi"aci#n resutan autom2ticamente
en a creaci#n de documentos. ;ay oportunidades en 4ue a creaci#n de documento no
es concomitante con a acti.idad. )uando se crean, os documentos de'en ser accesi'es
y utii"a'es mientras tengan .aor. )onsecuentemente, as instituciones tienen 4ue
esta'ecer estrategias y procedimientos para asegurar 4ue os documentos se crean, se
conser.an y es posi'e su acceso cuando se necesitan. Estas son &unciones de a ,esti#n
de documentos. En Brasi se de&ine a ,esti#n de documentos de archi.o en e =ecreto
<J 8.91H de 11 de diciem're de 1KKD.
D
D
E =ecreto <J 8.91H de 11 de =e"em'ro de 1KKD. Dispoe sobre o Sistema de Gestao de Documentos de
Aruivo ! SIGA, da administra"ao p#blica federal e d$ outras provid%ncias&& En e Art.1J, <umera 1?
'onsidera!se gestao de documentos, com base no art& () da *ei n)& +&,-. de + de /aneiro de ,.., o
con/unto de procedimentos e opera"oes tcnicas referents 0 produ"ao, tramita"ao, uso avalia"ao e
aruivamento dos documentos, em fase corrente e inermedi$ria, independente do suporte, visando a sua
elimina"ao ou recol1imento para guarda permanente&
En e <umera 1? 2ara os fins deste Decreto, consideram!se documentos de aruivo aueles produzidos e
recebidos por rgaos e entidades da administra"ao p#blica federal, em decorr%ncia do e3erc4cio de
fun"oes e atividades espec4ficas, ualuer ue se/a o suporte da informa"ao ou a natureza dos
documentos&
:
L! 'e#ti(& de d"c$%e&t"# )*ete&de
#$%i&i#t*!* e+ d"c$%e&t" !)*")i!d" e& e+
c"&te,t" !)*")i!d" ! +! )e*#"&! !)*")i!d! e& e+
%"%e&t" !)*")i!d" - c"& e+ %e&"* c"#t" )"#i.+e
+a Ge#ti(& de d"c$%e&t"# es e con*unto de tareas y
procedimientos orientados a ograr econom0a y
e&iciencia en a creaci#n, e mantenimiento, e uso y a
disposici#n de os documentos de una organi"aci#n
durante todo su cico de .ida y de hacer 4ue a
in&ormaci#n 4ue contienen est6 disponi'e en apoyo
de 4uehacer de esa organi"aci#n y de os usuarios
e7ternos a ea 4ue o re4uieran.
)uando os sistemas documentaes no &uncionan apropiadamente hay consecuencias
gra.es para e go'ierno y os ciudadanos en genera. $or e*empo?
+os &uncionarios se .en o'igados a tomar decisiones so're una 'ase ad 1oc sin a
.enta*a de una memoria instituciona5
<o es posi'e pro'ar un &raude ni reai"ar in&ormes ni auditor0a signi&icantes5
+as acciones de go'ierno no son transparentes5
+os ciudadanos no pueden e7igir o proteger sus derechos5

+os ciudadanos no pueden hacer una contri'uci#n in&ormada a proceso de
go'ierno5
%e menosca'a a memoria coecti.a de a naci#n.
-no de os retos de hoy es asegurar 4ue de a masa de datos y de in&ormaci#n creados
en pape y en &orma eectr#nica sea posi'e o'tener prue'as con&ia'es de transacciones
de negocios. Fue as prue'as sean accesi'es y 4ue sea posi'e daras de 'a*a cuando
ya no son necesarias.
De/i&ici"&e# de d"c$%e&t"
Actiid!d 0
Antes de continuar a ectura de este cap0tuo, escri'a su propia de&inici#n de
documento. E)u2 es, a su *uicio, a di&erencia entre documentos e in&ormaci#nG
5n Gestin de Documentos del Sector 2ublico desde una perspectiva arc1iv4stica I, se
e3pusieron definiciones de documento de arc1ivo& De au4 en mas cuando aparezca la
palabra documento referir$ a documento de arc1ivo&
E t6rmino documentos incuye todos os documentos 4ue as instituciones o os
indi.iduos crean o reci'en durante as transacciones administrati.as y e*ecuti.as. +os
documentos espe*an as acti.idades de as 4ue son producto.
%e reai"an en una .ariedad de &ormas &0sicas, como unidades documentaes simpes en
pape, e7pedientes, ega*os, mapas, &otogra&0as, micro&ormas y datos en &orma
eectr#nica. =e hecho, os documentos producidos o mantenidos en un ordenador no
tienen &orma &0sica y e7isten soamente en tanto con*untos #gicos de datos eectr#nicos,
sin em'argo, son documentos.
8
E com/n denominador 4ue de&ine a os documentos es su nacimiento como producto de
determinadas acti.idades, de as 4ue dan testimonio, creados por persona &0sica o
*ur0dica en e marco de su competencia y 4ue &orman con*untos org2nicos.
E documento impica prue'a escrita o registrada de aguna otra manera y conser.ada de
suerte 4ue se pueda eer y tener acceso a ea una y otra .e". +os documentos pueden
transmitir in&ormaci#n independientemente de a memoria humana. 9inamente, pueden
tener ag/n .aor para a in.estigaci#n en di.ersas ramas de sa'er, pero os documentos
no se crean en inter6s de in.estigadores &uturos.
+os documentos son conser.ados por 4uienes son responsa'es de su creaci#n, en e
cumpimiento de acti.idades o as transacciones 4ue denotan, o en nom're de esas
personas, y se conser.an para e uso &uturo de sus creadores o 4uienes es sucedan.
E car2cter testimonial (pro'atorio! es o 4ue distingue a os documentos de otros tipos
de datos o in&ormaciones . En primer ugar, os documentos son testimonio.
111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111

+a i&/"*%!ci(& es e conocimiento a cua se e da sentido
por su conte7to.
+os d!t"# son a representaci#n de a in&ormaci#n de una
manera &ormai"ada apropiada para a comunicaci#n, a
interpretaci#n y a tramitaci#n.
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
$or e*empo, os materiaes pu'icados pueden proporcionar in&ormaci#n importante
para apoyar as acti.idades administrati.as, pero no proporcionan prue'as de taes
acti.idades.
+os documentos son m2s 4ue os datos 4ue contienen. +os documentos o&recen datos e
in&ormaciones, signi&icado y conte7to a estar intr0nsecamente igados a a acti.idad 4ue
documentan y de a 4ue dan testimonio. %#o os documentos sir.en como prue'a de a
reai"aci#n de tr2mites.
E t6rmino documento es usado a4u0 en e sentido de una unidad separada de
in&ormaci#n registrada. $uede ser una entidad &0sica e inteectua (como una carta, un
memor2ndum, un in&orme o una impresi#n de un documento creado en computadora! o
9
+os d"c$%e&t"# son in&ormaci#n registrada en cua4uier
&orma o medio, creados o reci'idos, conser.ados y usados
por una organi"aci#n o un indi.iduo en a transacci#n de
negocios o a reai"aci#n de asuntos y 4ue se guardan como
testimonio de dicha acti.idad.
'ien una entidad inteectua soamente (como un documento creado y guardado en
&orma eectr#nica en una computadora!.
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
-n documento es una unidad de in&ormaci#n registrada
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
0 LAS CARACTER2STICAS ESENCIALES DE LOS DOCUMENTOS
+os documentos espe*an as acti.idades de as 4ue son producto. =e'ido a 4ue deri.an
de sucesos reaes, representan una imagen congelada a 4ue &i*a una acci#n en su
conte7to particuar de? &unci#n, autoridad, ugar y momento. Es posi'e esta'ecer
ciertas caracter0sticas esenciaes.
+os documentos?
son est2ticos en su &orma
tienen autoridad
son singuares cuando est2n en su conte7to
son aut6nticos
8
3 LA CALIDAD DE LOS DOCUMENTOS
As0 como es necesario crear y conser.ar os documentos para proporcionar una prue'a
documenta, esos documentos tienen 4ue tener caidad e integridad su&icientes. $ara 4ue
as instituciones est6n en condiciones de reai"ar sus &unciones administrati.as
e&icientemente y puedan ser responsa'es, tienen 4ue mantener documentos 0ntegros y
&iees. %in eos os &uncionarios no podr0an reai"ar sus cometidos adecuadamente. +a
puesta en marcha de ese cometido no podr0a ser con.enida y os derechos &inancieros,
egaes y de otra 0ndoe de a organi"aci#n, sus cientes y otras personas a&ectadas por
sus acciones y sus decisiones no podr0an ser protegidos.
$ara e.ar a ca'o su prop#sito de proporcionar una prue'a con&ia'e, os documentos
de'en ser &iees, competos e integraes.
+os documentos, ya sean en pape o en &orma eectr#nica de'en ser?
i&te'*!+e#4 de'er2 producirse un documento para cada transacci#n administrati.a,
de a 4ue dar2 testimonio5
8
En Gestin de documentos del sector 2#blico desde una perspectiva arc1iv4stica I, se desarroan os
conceptos de caracter0sticas de os documentos.
1K
/ie+4 un documento de'e registrar con precisi#n a transacci#n para a cua &ue
creado5
!dec$!d"4 un documento de'e ser adecuado para os prop#sitos para os cuaes se
conser.a ( es decir, e documento de'e contener a in&ormaci#n necesaria par dar
prue'a de a transacci#n 4ue documenta!5
c"%)+et" - #i'&i/ic!&te4 as0 como de'e contener in&ormaci#n su&iciente para
documentar una transacci#n, un documento de'e incuir in&ormaci#n su&iciente
so're e conte7to en e cua &ue creado y usado, so're su estructura o su &orma &0sica
y so're sus .0ncuos con otros documentos, para 4ue sea posi'e comprender su
contenido5
c"%)*e&#i.+e - $ti+i5!.+e4 de'e ser posi'e e7traer de documento a in&ormaci#n
4ue contiene y 4ue pretende comunicar5 y ser posi'e usaro sin 4ue se pierda
in&ormaci#n5
!$t6&tic"4 de'e ser posi'e compro'ar 4ue e documento es o 4ue dice ser5
i&!+te*!d"4 ninguna in&ormaci#n de documento ha'r2 sido 'orrada, aterada o
perdida, 'ien sea intencionamente o por accidente, una .e" 4ue a transacci#n 4ue
dio origen a mismo se ha &inai"ado ( en otras paa'ras, os documentos se
mantendr2n seguros y se e.itar2 e acceso a eos o a su uso, no autori"ado!5
E documento, adem2s cumpir2 con cuaes4uier re4uisitos de reguaci#n y de
responsa'iidad de a organi"aci#n 4ue o cre#, por e*empo, re4uisitos de auditor0a.
=e esto se desprende 4ue os documentos de'en ser integraes y competos, con&ia'es y
aut6nticos, de'er ser administrados con sistemas de gesti#n 4ue os controan durante su
cico de .ida, desde su creaci#n hasta su disposici#n &ina y su tratamiento en os
archi.os hist#ricos.
Actiid!d 3
$uede usted dar dos e*empos de tipos de documentos 4ue no satis&acen os criterios
se3aados anteriormenteG Escri'a, por o menos, un e*empo de cada una de as
cuaidades siguientes de os documentos?
1. integra
1. &ie
D. adecuado
8. competo y signi&icante
H. comprensi'e y utii"a'e
I. aut6ntico
:. inaterado
7 PRINCIPIOS ARCHIV2SITICOS
11
+os principios archi.0sticos est2n 'asados en a )*"cede&ci! de os documentos, es
decir, en as &unciones 4ue os produ*eron, y en e conte7to en e cua &ueron creados y
uego usados.
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
+a )*"cede&ci! se re&iere a a o&icina de origen de os
documentos
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
E P*i&ci)i" de )*"cede&ci! hace hincapi6 en as caracter0sticas conceptuaes m2s 4ue
en as caracter0sticas &0sicas de os documentos. )omo .imos, e car2cter probatorio y
testimonial de os documentos es o 4ue os distingue de otras cases de in&ormaci#n, no
su &ormato &0sico.
+a procedencia tam'i6n 'rinda os eementos de 'ase para a recuperaci#n de a
in&ormaci#n de os documentos. E conocimiento de 8$i6& cre# o us# un documento y
d(&de, c$9&d" y )"*8$6 proporciona a ca.e para a recuperaci#n de os documentos.
Estos conceptos se dan a mano con e criterio tradiciona de archi.ista, en e cua e
P*i&ci)i" de )*"cede&ci! o de Re#)et" )"* +"# /"&d"# o Respect des fonds: es e
centro principa y no as caracter0sticas &0sicas de os documentos y su contenido o
asunto principa. $or consiguiente, os archi.istas y 4uienes son responsa'es de os
documentos de una organi"aci#n de'en ocuparse de eos desde e momento mismo de
su creaci#n y no ser receptores pasi.os de documentos 4ue ya han cumpido con os
o'*eti.os por os 4ue &ueron creados.
<o es su&iciente con estudiar e documento, y su naturae"a &0sica y sus caracter0sticas.
+os pro&esionaes de os documentos de'en comprender as &unciones, as acti.idades y
as pr2cticas de tra'a*o de a empresa 4ue &ueron causa de 4ue os documentos &ueran
creados. Esto re4uiere 4ue participen en su cuidado desde e comien"o de su cico de
.ida y 4ue se ocupen de eos como parte de una atenci#n ininterrumpida y continua.
$or e*empo, no .ae a pena dise3ar un es4uema de casi&icaci#n 4ue no se e4uipara con
os procesos administrati.os 4ue &ueron causa de 4ue os documentos se casi&icaran.
Iguamente es i#gico esperar 4ue os documentos eguen a Archi.o sin ha'eros
e.auado y ha'er esta'ecido pa"os de conser.aci#n y determinado 4u6 es o 4ue de'e
guardarse. En muchos casos os documentos ya no estar2n disponi'es para e.auaros si
no son considerados desde e momento mismo de su creaci#n.
+os principios de Cic+" Vit!+ y de C"&ti&$": ya indicados en Gestin de documentos
del Sector 2ublico desde una perspectiva arc1iv4stica, I, ser2n e7puestos nue.amente ya
4ue son os principios &undamentaes en os cuaes se 'asa todo e cuidado de os
documentos.
E+ Cic+" Vit!+ de +"# d"c$%e&t"#
E concepto de )ico Lita de os documentos se deri.a de concepto de a .ida de un
organismo 'io#gico e cua nace, .i.e y muere. =e a misma manera un documento se
11
crea, se usa mientras tiene un .aor continuo y, uego, es sometido a una e.auaci#n 4ue
determina su eiminaci#n o su trans&erencia a un archi.o hist#rico.
%in un programa de gesti#n 4ue controe os documentos desde e momento mismo de
su creaci#n en e inicio de )ico Lita, a4ueos 4ue tienen .aor permanente no podr2n
ser identi&icados y sa.aguardados de suerte 4ue, en su de'ido momento, puedan ocupar
su ugar como parte de egado hist#rico y cutura de a naci#n.
F!#e# de+ Cic+" Vit!+ de +"# d"c$%e&t"#
)omo &ue indicado, e concepto de )ico Lita en a .ersi#n m2s simpe, se .en as
edades 'io#gicas como e4ui.aentes a as &ases de a .ida de un documento? &ase preC
archi.istica, &ase administrati.a y &ase hist#rica.
9ase $re Carchi.0stica =ocumentos acti.os Archi.os de ,esti#n
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
9ase Administrati.a =ocumentos semiacti.os Archi.os Administrati.os
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
9ase ;ist#rica =ocumentos inacti.os Archi.os ;ist#ricos
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
En a &ase preCarchi.0stica, os documentos son usados reguarmente en a reai"aci#n
de os asuntos corrientes y son mantenidos en Archi.os de O&icina, tam'i6n
denominados de ,esti#n o de Tr2mite.
+os Arc1ivos de Gestin, est2n con&ormados por
documentos 4ue se usan
ha'ituamente para a reai"aci#n de asuntos
corrientes de una instituci#n o de un indi.iduo.
Estos documentos son amados acti.os o corrientes.
-na .e" cumpida a transacci#n 4ue moti.# a creaci#n de documento, ser2 re4uerido
de manera poco &recuente en a reai"aci#n de asuntos corrientes. A estos documentos se
es denomina documentos, semiacti.os o semicorrientes y se mantienen en os Archi.os
Administrati.os de as instituciones . En os pa0ses i'eroamericanos en os 4ue e7isten
Archi.os Intermedios o Archi.os de )oncentraci#n, os documentos en $a"o
precauciona de conser.aci#n son mantenidos en estos repositorios,
+os Arc1ivos Administrativos y los Arc1ivos Intermedios
guardan documentos 4ue se re4uieren de manera poco &recuente en a
reai"aci#n de os asuntos corrientes. Estos documentos se aman
semiacti.os o semicorrientes.
1D
En a &ase hist#rica, os documentos ya no son usados para a reai"aci#n de os asuntos
corrientes. Estos documentos, uego de e.auados y determinado su .aor permanente
son preser.ados en os Archi.os ;ist#ricos por su .aor testimonia y de in.estigaci#n.
+os documentos 1istricos son documentos 4ue ya no
se necesitan para a reai"aci#n de os asuntos corrientes,
y 4ue por su .aor permanente son preser.ados en archi.os hist#ricos
%e aman tam'i6n documentos inacti.os o no corrientes.
E+ P*i&ci)i" de+ C"&ti&$"
E principio de )ico Lita reconoce 4ue os documentos son creados, usados,
conser.ados y, uego de sometidos a e.auaci#n pueden ser dados de 'a*a por ser
o'soetos o preser.ados como hist#ricos por su .aor duradero.
E principio de )ontinuo sugiere 4ue hay cuatro acciones continuas o recurrentes en a
.ida de os documentos? Identi&icaci#n de os documentos5 contro inteectua de os
mismos, disposici#n de acceso a eos5 y contro &0sico de os documentos. =e acuerdo
con e principio de )ontinuo, a distinci#n entre gesti#n de documentos administrati.os
e hist#ricos no necesita ser mantenida r0gidamente.
Este principio es reconocido por as instituciones de ense3an"a archi.0stica uni.ersitaria
en I'eroam6rica, donde a &ormaci#n pro&esiona en Archi.oog0a es integra.
B+a primer seme*an"a entre os modeos uni.ersitarios radica en 4ue a &ormaci#n 4ue
actuamente se imparte en todas as instituciones uni.ersitarias e BintegraB. E graduado est2
capacitado para pani&icar y dirigir programas de gesti#n de documentos y para administrar y@o
gestionar archi.os hist#ricos. +a dicotom0a archi.ista Cgestor de documentos no e7iste a4u0. @
M.@ +os modeos de &ormaci#n archi.istica .igentes en a regi#n est2n constituidos por
curricua en as 4ue est2 &uertemente representado e tema gesti#n de documentos.B
H
P*"ce#" Acci"&e# de +! Ge#ti(&
de d"c$%e&t"# !d%i&i#t*!ti"#
Acci"&e# de +! Ge#ti(&
de d"c$%e&t"# ;i#t(*ic"#
1. Identi&icaci#n
y ad4uisici#n
)reaci#n o reci'o %eecci#n o ad4uisici#n
1. )ontro inteectua )asi&icaci#n en un sistema #gico )asi&icaci#n, ordenaci#n y
descripci#n
D. Acceso -so y )onser.aci#n Re&erencia y uso
8. )ontro &0sico E.auaci#n con 'a*a o
trans&erencia como hist#rico
H
A. )asas de Barran? B+os documentos en #r'itaB. A+A, EneC=ic 1KK1.Bogot2, )oom'ia.
18
Figura 1: Cuatro Acciones del Cuidado de Documento
$artiendo de este principio se ha esta'ecido un modeo uni&icado. E modeo muestra e
patr#n de continuidad. )uatro acciones contin/an o recurren durante a .ida de un
documento y atra.iesan e 0mite tradiciona entre a gesti#n de documentos
administrati.os e hist#ricos. Estas acciones son?
a creaci#n o ad4uisici#n de documento5
su coocaci#n en un sistema #gico documentado 4ue go'ierna su casi&icaci#n y
ordenaci#n, y &aciita su recuperaci#n durante su cico de .ida5
su e.auaci#n de .aor continuo, registrada en un pan de disposici#n con e&ecto en
e tiempo de'ido mediante una acci#n de .aoraci#n apropiada5
su conser.aci#n y uso, es decir si es conser.ado en a o&icina de origen, en un
archi.o de ,esti#n, en un archi.o )entra, en un archi.o Intermedio o en un Archi.o
;ist#rico, y si es usado por su creador o por un sucesor en &unciones o por una
tercera parte como un in.estigador u otro usuario.
A*c;i" Administrati.o Intermedio ;ist#rico
O)e*!ci"&e#
An$lisis An2isis de proceso de tr2mite Recepci#n en e Archi.o Acceso a Archi.o ;ist#rico
de )oncentraci#n
'reacin )reaci#n o Recepci#n )onser.aci#n de documentaci#n, )asi&icaci#n, ordenaci#n
casi&icaci#n y ordenaci#n. y descripci#n
'ontrol )asi&icaci#n, Archi.aci#n Re.isi#n (.aor secundario!
=ocumentaci#n
5valuacin $rograma (.aores primarios %eguridad de ,uarda $reser.aci#n y
(conser.aci#n y secundarios! )onser.aci#n
'onservacin O&icina@)arpeta Acceso o&icia Acceso $/'ico@E7tensi#n
y 6so ,uarda Acceso o&icia
Disposicin Trans&erencia a Archi.o de Trans&erencia a Archi.o
)oncentraci#n o Ba*a ;ist#rico o Ba*a
Re#)"&#!.i+id!d 7uncionario a cargo Arc1ivista Arc1ivista
De la gestin de los
Documentos o Arc1ivista
Figura 2: El Mtodo del continuo para Administrar Documentos durante su Ciclo
Vital
1H
< E+ PROPSITO DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS
Actiid!d 7
Antes de continuar a ectura, ponga por escrito su comprensi#n de prop#sito de a
gesti#n de documentos 'asada en a in&ormaci#n 4ue usted ha e0do hasta ahora en este
programa de estudio. E$uede indicar tres .enta*as, por o menos, de un programa de
gesti#n de documentos en &uncionamientoG
En 0neas generaes, puede decirse 4ue, a gesti#n de documentos se ocupa de todos os
procesos por os cuaes a in&ormaci#n registrada ayuda a as instituciones a satis&acer
sus necesidades operati.as y administrati.as y sus necesidades de rendici#n de cuentas.
+a gesti#n de documentos no tiene un &in en si misma? es un componente decisi.o de a
acti.idad administrati.a y, en un sentido m2s ampio, un piar para e &uncionamiento
e&iciente de os organi"aciones, y con e tiempo, de a sociedad en genera.
+a e&iciencia de as instituciones se 'asa en e acceso oportuno a a in&ormaci#n cuando
esta es re4uerida. +a gesti#n de documentos es &undamenta para a &ormuaci#n de
po0ticas, a toma de decisiones, as operaciones administrati.as y a rendici#n
responsa'e de a organi"aci#n. E proceso de a gesti#n de documentos capta prue'as
de as transacciones de una organi"aci#n, documenta sus acti.idades y sus decisiones, y
proporciona un acceso &2ci a esas prue'as.
+a gesti#n de documentos permite a una instituci#n crear, mantener, usar, guardar y
hacer una e.auaci#n de sus documentos de una manera e&ica" y e&iciente en &unci#n de
su costo y disponer de eos para su destrucci#n o guarda permanente en &unci#n de su
.aor continuo.
+a gesti#n de documentos promue.e a agrupaci#n y a distri'uci#n de a in&ormaci#n,
y contri'uye a 'uen uso de os antecedentes y de a e7periencia de a organi"aci#n. +a
gesti#n de documentos tam'i6n hace posi'e 4ue a organi"aci#n est6 en condiciones de
controar e .oumen de os documentos 4ue produce, reci'e y amacena. Esto no s#o es
importante por ra"ones de econom0a y e&icacia ya 4ue e mantenimiento de documentos
es costoso5 tam'i6n promue.e a e&iciencia operati.a a me*orar e acceso a a
in&ormaci#n mediante a 'a*a de os documentos 4ue ya no se necesitan en as
transacciones corrientes. $or /timo, a gesti#n de documentos con programas de
e.auaci#n controa e retiro y a disposici#n de os documentos, una .e" 4ue su .aor
para os prop#sitos administrati.os se ha e7tinguido.
Tomando en cuenta os conceptos de a administraci#n de documentos mencionados
anteriormente, podemos resumir os prop#sitos de a gesti#n de documentos de a
manera siguiente?
1I
gestionar os documentos durante todo su cico de .ida, comen"ando por e dise3o
de un programa de atenci#n y conser.aci#n de documentos hasta a 'a*a de os
documentos o su trans&erencia y atenci#n en os archi.os hist#ricos5
proporcionar ser.icios para satis&acer as necesidades y proteger os intereses de a
organi"aci#n, su persona y sus cientes o usuarios5
ograr documentaci#n competa, precisa, con&ia'e y utii"a'e para satis&acer sus
necesidades egaes, de reguaci#n, pro'atorias y de rendici#n de cuentas5
gestionar os documentos como recursos documentaes5
&omentar a e&iciencia y a econom0a mediante pr2cticas de mantenimiento de
documentos 'ien conce'idas.
+as 5tapas principales en el establecimiento de un programa de gestin de documentos
integrada, se e7pone en e .o. I de Gestin de documentos del Sector p#blico desde
una perspectiva arc1iv4stica&
E+ c"&ce)t" de+ %!&te&i%ie&t" de d"c$%e&t"#
E t6rmino mantenimiento de documentos ya ha sido mencionado, pero E4u6 signi&ica
e7actamenteG
E mantenimiento de documentos es una &unci#n meduar de a gesti#n de documentos.
;a e.oucionado desde a necesidad de preser.ar y conser.ar testimonios competos,
con&ia'es y precisos de os derechos, as decisiones y as transacciones, y a &uente de
autoridad de estos testimonios.
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
E mantenimiento de documentos entra3a os procesos de
creaci#n y mantenimiento de documentos competos y
&iees de as acti.idades administrati.as.
CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC
+os documentos pueden no surgir autom2ticamente de as operaciones o acti.idades
administrati.as, ni tampoco son organi"ados necesariamente en una &orma utiitaria.
$or e*empo, a comunicaci#n de una carta como parte de a acti.idad administrati.a
suee signi&icar a creaci#n de una carta origina 4ue ser2 remitida y, uego, e
mantenimiento de una copia de origina. Tanto para e 4ue reci'e como para e 4ue
en.0a estos documentos, os mismos ser.ir2n como testimonio de a acti.idad
reai"ada.
$uede suceder 4ue otras acti.idades administrati.as como decisiones tomadas
tee&#nicamente, o por imposi'iidad de hecho, no producen a mismo tiempo un
documento. Tam'i6n, de igua manera, una transacci#n o un mensa*e eectr#nico no crea
autom2ticamente un documento, ta como ha sido de&inido a4u0. %in em'argo, as
1:
acti.idades administrati.as de'er2n documentarse por escrito en a primera oportunidad
posterior 4ue sea posi'e
I
.
Es preciso hacer un es&uer"o dei'erado para registrar a transacci#n o e mensa*e y asir
esa acti.idad en un sistema de mantenimiento de documentos de manera 4ue a prue'a
de a misma se conser.e y sea accesi'e.
)omo un principio genera, e prop#sito de sistema siempre de'er2 ser integrar a
producci#n y a captura de os documentos en e proceso administrati.o. +os
documentos de'en ser os productos naturaes de os sistemas usados para reai"ar os
negocios y as transacciones. Esto es especiamente importante en e caso de os
sistemas eectr#nicos. E uso de as tecnoog0as de a in&ormaci#n por as
administraciones no ha hecho as cosas m2s simpes. $or e*empo, as reuniones
&ormaes de'en ser documentadas en agendas, actas y documentos seme*antes. =e igua
manera, os documentos transmitidos por correo eectr#nico de'en ser conser.ados de
suerte 4ue su contenido y su conte7to se preser.en y sean accesi'es.
Actiid!d <
E$uede usted indicar tres acti.idades 4ue siempre se documentanG E$uede usted indicar
tres acti.idades 4ue no se documentanG ;aga una ista de mayor n/mero de acti.idades
4ue se e ocurran y preg/ntese por 4u6 se as documenta o por 4u6 no se o hace.
E=e'er0an ser documentadasG E$or 4u6 y por 4u6 noG
+as organi"aciones necesitan esta'ecer estrategias espec0&icas para asegurar 4ue sus
acti.idades sean documentadas. +a producci#n y e mantenimiento de documentos
de'en &ormar parte de a cutura de a organi"aci#n. Am'as acti.idades de'en ser una
responsa'iidad coecti.a de persona en di&erentes ni.ees dentro de una organi"aci#n.
$or e*empo, a4ueos &uncionarios 4ue toman decisiones tienen 4ue ser responsa'es de
asegurar 4ue os documentos producidos en e cumpimiento de acti.idades de a
administraci#n sean incorporados en e sistema de conser.aci#n de documentos. Esto
signi&ica generamente 4ue todos o documentos 4ue se crean o se reci'en en e curso de
su tra'a*o sean correctamente archi.ados.
Asimismo, e persona a cargo de os documentos es responsa'e de asegurar 4ue a
documentaci#n apropiada est6 disponi'e en e momento oportuno. Todas as personas
4ue participan en e cuidado de os documentos de'en tener responsa'iidades
caramente de&inidas.
I
En -ruguay, e =ecreto HKK@991 de 1: setiem're de 1991 4ue regua e $rocedimiento Administrati.o
en genera, dispone en e art0cuo <J 18? 2odr$ prescindirse del forma escrita, cuando correspondiere, si
mediare urgencia o imposibilidad de 1ec1o& 5n el caso, sin embargo, deber$ documentarse por escrito el
acto en la primera oportunidad posterior ue sea posible, salvo ue se trate de actos cuyos efectos se
1ayan agotado y respecto de los cuales la comprobacin no tenga razonable /ustificacin, caso en el cual
tal documentacin no ser$ necesaria&
18
+os sistemas de conser.aci#n de documentos, en cua4uier soporte, pape, eectr#nicos
o una com'inaci#n de am'as &ormas, son en esencia un con*unto de procedimientos y
controes para asegurar 4ue?
se creen documentos,
se capten (aprehendan! os documentos,
os documentos sean competos y &iees,
os documentos puedan ser identi&icados y encontrados cuando se necesitan,
os documentos sean accesi'es,
os documentos sean seguros,
os documentos sean conser.ados mientras son necesarios
se asignen responsa'iidades para as &unciones de mantenimiento de os
documentos.
En resumen, e prop#sito principa de mantenimiento de documentos es controar os
procesos de creaci#n, identi&icaci#n, organi"aci#n, acceso, uso, conser.aci#n, guarda y
disposici#n de os documentos. +os re4uisitos de a conser.aci#n de documentos y os
sistemas de contro 4ue cone.a son e7aminados con detae en os cap0tuos siguientes.
= USUARIOS DE LOS DOCUMENTOS
)omo ya se ha .isto, os documentos son e producto de una acti.idad administrati.a.
+os documentos se crean como BconsecuenciaB de a acti.idad 4ue e.idencian o para
testimoniar a misma. +os documentos a'astecen a a memoria corporati.a5 son una
&uente de in&ormaci#n so're decisiones, sucesos y transacciones 4ue ocurrieron en e
pasado.
%in em'argo, os documentos no se usan necesariamente s#o para e prop#sito para e
cua &ueron creados. +os documentos, tanto en as o&icinas gu'ernamentaes como en as
instituciones archi.0sticas pueden ser usados para una gran .ariedad de prop#sitos como
os siguientes?
+os go'iernos necesitan documentos 'ien gestionados para apoyar e estado de
derecho, para rendir cuentas de sus acciones y para asegurar 4ue os intereses de os
ciudadanos est6n protegidos.
+os &uncionarios e*ecuti.os necesitan documentos para poder &ormuar po0ticas y
tomar decisiones so're a 'ase de una in&ormaci#n 'ien organi"ada, precisa y ca'a.
+os &uncionarios de acci#n y os administradores superiores necesitan documentos
'ien estructurados, competos y accesi'es a e&ectos de tener a in&ormaci#n
19
disponi'e para apicar po0ticas, suministrar ser.icios a os ciudadanos, administrar
os recursos y reai"ar su tra'a*o.
+os auditores y otros reguadores necesitan acceso a a in&ormaci#n 4ue contienen
os documentos para asegurar 4ue os recursos han sido usados *usti&icadamente y
con pro'idad, 4ue os programas y procedimientos han sido reai"ados y 4ue se han
cumpido as normas.
+os ombudsmen o vigilantes o&iciaes necesitan os documentos para determinar si
as decisiones y acciones han sido *ustas y e4uitati.as.
+os administrados necesitan tener acceso a a in&ormaci#n 4ue contienen os
documentos para asegurar 4ue sus derechos y sus intereses est6n protegidos y para
poder contri'uir de manera in&ormada a proceso de go'ierno.
+os historiadores e in.estigadores necesitan acceso a os documentos como
testimonios de o 4ue sucedi# en e pasado.
+a comunidad en genera necesita 4ue ciertos documentos se conser.en de manera
permanente en os archi.os para 4ue a sociedad actua pueda reacionarse con e
pasado.
Resumen
En este cap0tuo se ha e7puesto os conceptos de os documentos. %e ha e7aminado a
importancia de 6stos para e go'ierno y para a sociedad y e .aor 4ue tienen como
1K
testimonios. %e han e7puesto as caracter0sticas esenciaes de os documentos y se ha
indicado c#mo os archi.istas y os responsa'es de eos est2n me*or situados para
comprender os conceptos y e .aor de os mismos. %e ha presentado os modeos de
)ico Lita y de )ontinuo en a gesti#n de documentos. 9inamente, han sido
considerados os principios generaes de a gesti#n y a conser.aci#n de os documentos
as0 como a .ariedad de usos de os mismos.
En este cap0tuo se ha dado de&iniciones de?
a gesti#n de documentos
os documentos
a in&ormaci#n
os datos
a procedencia
os documentos corrientes
os documentos semicorrientes
os documentos hist#ricos
a conser.aci#n de os documentos
P*e'$&t!# de e#t$di"
1 EFu6 son os documentosG
1 EFu6 es a in&ormaci#nG
D EFu6 es o 4ue os documentos ayudan a hacer a una organi"aci#nG
8 E$or 4u6 os documentos de sector p/'ico son &undamentaes para e concepto
de democraciaG
H E=e 4u6 manera os documentos sir.en como prue'aG
I E)#mo preser.an os documentos a memoria coecti.a de a naci#nG
: EFu6 es a gesti#n de documentosG
8 EFu6 puede ocurrir a go'ierno y a os ciudadanos cuando un sistema de
documentos se desorgani"aG
11
9 =e&ina os t6rminos siguientes reacionados con a caidad de os documentos?
integraes
&iees
adecuados
competos y signi&icantes
comprensi'es y utii"a'es
aut6nticos
inaterados
con&ia'es.
1K E7pi4ue e $rincipio de procedencia
11 EFu6 es e concepto de )ico LitaG
11 E7pi4ue e concepto de continuo.
1D =e&ina os documentos corrientes (de tr2mite!, semicorrientes (concentraci#n!.
18 E)u2es son as acciones de a gesti#n de documentos, en todo e cico de .ida
4ue cone.a e proceso de identi&icaci#n y ad4uisici#n de documentosG
1H E)u2es son as acciones de a gesti#n de documentos, en todo su cico de .ida
4ue cone.a e proceso de proporcionar acceso a os documentosG
1I E)u2es son as acciones de a gesti#n de documentos 4ue cone.a e contro
&0sico de os documentosG
1: =escri'a cinco prop#sitos de a gesti#n de documentos.
18 E7pi4ue e concepto de conser.aci#n de documentos.
19 EFu6 procesos est2n controados por sistemas de conser.aci#n de documentosG
1K EFui6nes son usuarios de os documentos y por4ue os usanG
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!d 1
;ay muchas ra"ones de 4ue os documentos sean importantes, agunas de as cuaes se
indican en este cap0tuo. )ompare sus respuestas con a in&ormaci#n dada a4u0 y
enmiende a ista si o desea para a3adir m2s in&ormaci#n.
Actiid!d 0
11
)ompare, de nue.o, sus propias de&iniciones y e7picaciones con a in&ormaci#n
proporcionada en este cap0tuo. E%e a*usta su de&inici#n de os documentos a a
proporcionada a4u0G
Actiid!d 3
-n documento puede no ser i&te'*!+ si ha sido creado soamente para agunas
acti.idades y no para otras. %i e proceso es especia no siempre se o'tienen prue'as
cuando de'er0an o'tenerse. EFu6 pasa si se e.an actas de agunas reuniones mas no de
otrasG E documento &ina, 4ue de'er0a contener a totaidad de a in&ormaci#n, no puede
ser considerado integra.
Es posi'e 4ue un documento no sea /ie+ si contiene in&ormaci#n &asa dei'eradamente
o si no representa todos os hechos 4ue de'er0an ha'er sido documentados. EFu6 ocurre
si as actas registran 4ue hu'o personas presentes pero otros documentos prue'an 4ue
no &ue as0G Ta &asi&icaci#n hace 4ue e documento sea in&ie y, por ende, sospechoso.
Es posi'e 4ue un documento no sea !dec$!d" si &ata una parte de mismo o
in&ormaci#n importante por e*empo, 4ui6n &ue e autor de documento, cu2ndo &ue
hecho o por4u6 &ue hecho. EFu6 pasa si s#o se han guardado as dos /timas p2ginas de
as actas pero &ata a primera 4ue o&rece in&ormaci#n conte7tua? Ecu2ndo se reai"# a
reuni#n, d#nde se e.# a ca'o, etc.G E documento no ser0a adecuado.
-n documento 4ue no identi&ica a organi"aci#n o e organismo 4ue o crea, un
documento a cua e &atan secciones o 4ue no puede ser .incuado con otros
documentos no es c"%)+et" y signi&icante. EFu6 pasa si un documento hu'iera sido
sacado de e7pediente de 4ue &orma parte y es mantenido sooG %u conte7to se ha'r2
perdido y no ser2 competo ni signi&icante.
EFu6 pasa si un documento eectr#nico no puede ser a'ierto o e0do usando cua4uier
soft8are disponi'e en a organi"aci#nG Es posi'e 4ue ese documento ya no sea
c"%)*e&#i.+e " $ti+i5!.+e por4ue nadie puede tener acceso a a in&ormaci#n en e disco
de a computadora.
%i un documento &ue creado &asamente o si no se puede mostrar 4ue e documento es un
documento .erdadero, es posi'e 4ue no sea !$t6&tic". EFu6 pasa si as actas &ueron
.uetas a escri'ir por uno de os miem'ros de conse*o despu6s de a reuni#nG Es
posi'e 4ue as actas no sean a .ersi#n aut6ntica apro'ada.
%i una parte de un documento est2 'orrada, escrita de nue.o o se ha perdido e
documento no estar2 i&!+te*!d". EFu6 pasa si as actas originaes &ueron 'orradas y si
e miem'ro de conse*o .o.i# a escri'iras a m24uina 'as2ndose en su memoria para
recordar o 4ue se di*o en a reuni#nG E intento por recrear as actas puede ser honrado
pero, a pesar de esto, os documentos estar2n aterados.
%i os documentos no cumpen os re4uisitos de reguaci#n o de responsa'iidad no
ser2n c"&/i!.+e#. EFu6 pasa si as actas de a reuni#n de'0an ser archi.adas de acuerdo
con un procedimiento particuar pero esto no se hi"o por4ue se perdieron y &ueron
1D
creadas de nue.o por un miem'ro de conse*oG. +as actas ya no cumpen os
procedimientos se3aados.
Actiid!d 7
)ompare sus respuestas con a in&ormaci#n proporcionada en este cap0tuo. E%e a*ustan
sus respuestas a a de&inici#n dada en esta ecci#nG EO'ser.a usted .enta*as seme*antes
a as 4ue se han e7puesto a4u0G
Actiid!d <
E=ocumenta usted siempre e dep#sito de che4ue de su saario o sus pagos reguares
por gastosG +a mayor parte de a gente documenta as transacciones &inancieras por4ue
desean garanti"ar 4ue cuentan con una prue'a de ha'er pagado una cuenta o ha'er
reci'ido un pago. EFu6 decir de otras acti.idades diariasG E=ocumenta usted
e7actamente cu2ndo ega a su tra'a*o o cu2ndo sae de mismoG E=ocumenta usted o
4ue amor"#G E=ocumenta usted todas as amadas tee&#nicas 4ue hace o 4ue reci'eG
+a gente tiende a no documentar as acti.idades m2s cotidianas por4ue hay pocas
ra"ones para tener 4ue pro'ar, m2s tarde, 4ue reai"# esa tarea particuar.
EN si usted reci'iera una amada tee&#nica tur'adora mientras tra'a*aG Es posi'e 4ue
usted documente esta amada para in&ormar a su super.isor. -sted puede comprender
4ue a amada &ue inapropiada y 4ue ha'r0a 4ue tomar aguna medida en e &uturo, de
suerte 4ue usted desea tener una Oprue'aP de 4ue reci'i# esa amada y 4ue &ue
pertur'adora.
II EL CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
E )ap0tuo II, 5l control de los documentos, e7pone as nociones y principios
&undamentaes 4ue cone.an os mecanismos usados para controar os documentos.
Muchos de os temas 4ue se consideran a4u0 son ampiados m2s adeante. Este cap0tuo
proporciona un &undamento te#rico para e contro de os documentos5 en e )ap0tuo
III, se amp0a so're este &undamento a e7aminar a in&raestructura necesaria para un
sistema de gesti#n de documentos. E cap0tuo IL descri'e uego os procesos reaes de
esta'ecimiento de sistemas nue.os o me*ores. +os cap0tuos posteriores tratan de os
es4uemas de casi&icaci#n y de os procedimientos detaados para a organi"aci#n y e
contro de os documentos.

+os temas 4ue se consideran en este cap0tuo incuyen?
18
os principios generaes de contro de os documentos5
a p6rdida de contro5
e ni.e de contro primario? a serie documenta
os ni.ees de contro secundario? e registro, a casi&icaci#n, a inde7aci#n, a
'/s4ueda y a e.auaci#n y a disposici#n documenta.
1 PRINCIPIOS DEL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
$or muy 'ueno 4ue pueda ser en teor0a un sistema de gesti#n de documentos, en a
pr2ctica ser2 s#o tan 'ueno como e ni.e de contro 4ue se e*er"a so're os eementos
4ue componen e sistema.
E esta'ecimiento de un contro so're a creaci#n y so're a organi"aci#n de os
documentos de'en considerarse como as &unciones m2s importantes de a conser.aci#n
de os documentos puesto 4ue son un re4uisito de todas as otras &unciones de
mantenimiento de documentos? accesi'iidad, guarda y disposici#n documenta.
<o es posi'e decidir por cu2nto tiempo se retendr2 o se guardar2 un documento o c#mo
se podr2 asegurar su uso (accesi'iidad! sin ha'er tenido un contro desde e momento
mismo de su creaci#n en a o&icina de origen y de su recepci#n en a o&icina de tr2mite.
Esto entra3a un conocimiento de as &unciones y@o de as acti.idades 4ue dieron ugar a
documento y e conte7to en e cua &ue creado as0 como a naturae"a y as
caracter0sticas esenciaes de mismo.
En e )ap0tuo IL se trata con m2s detae e resta'ecimiento de contro de os
documentos cuando os sistemas no han estado &uncionando 'ien.
+os sistemas e&icientes controan tanto os documentos indi.iduaes y con*untos de
documentos reacionados como os metadatos o a in&ormaci#n so're os documentos
mismos. (Fui6n os cre#, cu2ndo, en d#nde, para 4u6 prop#sito &ueron creados, etc.!
+os %et!d!t"# se re&ieren en a in&ormaci#n so're un
documento 4ue e7pica os procesos t6cnicos y
administrati.os usados para crear manipuar usar y
guardar e documento.
5l trmino metadatos se usa con frecuencia en
relacin con la administracin de los
documentos electrnicos&
+os sistemas de contro pueden ser grandes o pe4ue3os, pueden &uncionar en os
Archi.os Administrati.os tradicionaes ( de ,esti#n, o )entraes!, en Archi.os
Intermedios (de )oncentraci#n!, y en repositorios de documentos permanentes o
Archi.os ;ist#ricos, en un medio eectr#nico o *untos en aguna com'inaci#n de
os tres.
1H
Independientemente de su acance, e prop#sito genera de contro es constante. Es e
de determinar y organi"ar os documentos producidos por sistemas de mantenimiento de
documentos de manera 4ue e acceso a eos pueda ser &2ci, 4ue puedan ser guardados y
mantenidos, y puedan ser recuperados &2cimente para su uso apropiado por personas
autori"adas durante e tiempo 4ue se re4uiera.
E+ )*")(#it" de+ c"&t*"+ de d"c$%e&t"# e# dete*%i&!*
- "*'!&i5!* +"# d"c$%e&t"# )*"d$cid"# )"* #i#te%!#
de %!&te&i%ie&t" de d"c$%e&t"# de %"d" 8$e e+
!cce#" ! e++"# #$ '$!*d! - #$ %!&te&i%ie&t" )$ed!&
#e* /9ci+e# - 8$e )$ed!& #e* *ec$)e*!d"# /9ci+%e&te
)!*! #e* $#!d"#>
P6*did! de+ c"&t*"+
En e pasado, as personas 4ue se dedica'an a mantenimiento de os documentos han
podido responder a as necesidades 'urocr2ticas y empresariaes de'ido a ritmo ento
de cam'io administrati.o y a a e.ouci#n gradua de os medios en os 4ue se crea'an
os documentos.
A mismo tiempo, e acance y a e7tensi#n de a administraci#n hicieron 4ue e
.oumen de documentos producido haya estado dentro de 0mites mane*a'es. %in
em'argo, m2s recientemente os pro&esionaes de os documentos no han podido seguir
e ritmo .eo" de cam'io ya 4ue as acti.idades de estado se han ampiado con rapide".
Adem2s, en as /timas d6cadas a tecnoog0a de a in&ormaci#n ha dado un gran sato
adeante sin a menor consideraci#n por a caidad de os documentos producidos y a
preser.aci#n de prue'as en e transcurso de tiempo. +a pro&esi#n de documentos ha
respondido con entitud tanto a reto de as tecnoog0as y os sistemas de comunicaci#n
nue.os como a as necesidades de os creadores y os usuarios de documentos en e
mundo moderno.
E enorme .oumen de os documentos de pape, a naturae"a no &0sica de os
documentos eectr#nicos, a pre&erencia en os datos y a in&ormaci#n m2s 4ue en a
prue'a conte7tua, y e crecimiento r2pido en e uso de computadoras personaes
amena"an con desencadenar un caos en e mane*o de os documentos. Agunos s0ntomas
de a incapacidad para gestonar os documentos con e&iciencia son?
a p6rdida de contro so're a creaci#n y e uso de documentos5
a p6rdida de contro so're e acceso5
a &ragmentaci#n de os documentos o&iciaes5
a e7istencia de .ersiones di&erentes de a misma in&ormaci#n y a &ata de un
documento de&initi.o o aut6ntico5
1I
a p6rdida de in&ormaci#n conte7tua, como e creador y a &echa de a creaci#n de
documento5
a &aciidad con a 4ue os documentos eectr#nicos pueden ser cam'iados5
as di&icutades, reacionadas con a tecnoog0a, en a recuperaci#n de os
documentos5
e ma uso de documentos, como e acceso no autori"ado y a aternancia de
documentos.
En agunos casos, e desarroo tecno#gico y a mayor dependencia de a in&ormaci#n
eectr#nica han resutado en una p6rdida de contro. En otros, e coapso de os sistemas
de registro tradicionaes, siempre de*ados de ado, es e 4ue tiene a cupa. En am'os
casos, as consecuencias son seme*antes? a &ata de sistemas de contro con&ia'es, os
&uncionarios de acci#n y os usuarios de os documentos se con.ierten en creadores y
administradores de sus propios documentos y mantienen 6stos para satis&acer sus
propias necesidades imitadas e inmediatas.
En todo e mundo os pa0ses se .en amena"ados por e desmoronamiento de contro de
os documentos. Esto ha impusado a os archi.istas y administradores de documentos a
intentar dise3ar c#digos nacionaes de pr2cticas y normas para a administraci#n de os
documentos. Estos c#digos y normas proporcionan una gu0a en a impantaci#n de
estrategias y procedimientos en cua4uier organi"aci#n 4ue necesita controar y
administrar sus documentos para satis&acer sus propias necesidades empresariaes,
egaes y de rendici#n de cuentas5 as0 como as de su persona y sus cientes, y as
necesidades cuturaes m2s .astas de a sociedad en con*unto. +a <orma Austraiana,
9ecords Management, AS :(.;&, ! ,..< es un e*empo de una norma naciona para a
administraci#n de documentos. A partir de ea se desarro#, con e consenso de os
pa0ses participantes de a I%O?
ISO ,-:+. ! , Information and documentation ! 9ecords Management& 2art ,= General
ISO>?9 ,-:+.! @ Information and documentation A 9ecords Management& 2art @=
Guidelines&

;ay dos ni.ees principaes en os 4ue es posi'e controar os documentos? e ni.e
primario (serie documenta! y e ni.e secundario (registro, casi&icaci#n, inde7aci#n,
'/s4ueda, e.auaci#n y disposici#n documenta!.
Actiid!d =
EFu6 mecanismos conoce usted para controarG E)#mo se crean, se usan y se mantienen
os documentosG E)ree usted 4ue esos sistemas son e&icaces o podr0an ser me*oradosG
E)#mo se podr0an me*orarG $onga por escrito e mayor n/mero de mecanismos 4ue
puedan usarse para controar os documentos y descri'a, en cada uno de eos, as
medidas 4ue usted podr0a tomar para 4ue &uncionen con m2s e&iciencia.
1:
0 NIVEL DE CONTROL PRIMARIO4 CONTROL DE SERIES
En I'eroam6rica, e sistema principa de conser.aci#n de documentos usado por as
instituciones p/'icas ha sido e heredado de a administraci#n coonia espa3oa. A/n
antes de descu'rimiento, en Espa3a se *unta'an todos os documentos reati.os a
determinado asunto o negocio en un ega*o o e7pediente a 4ue se e pro.e0a de una tapa
de cuero en a 4ue se anota'an os datos re&erenciaes de contenido. +a tradici#n
*udicia inspirada en e derecho romano, muy .i.a en a pen0nsua I'6rica, y e &uerte
contro estata so're os s/'ditos, hicieron de a administraci#n a ca.e de a
dominaci#n coonia, as0, a 'urocracia, a ey escrita y e e7pediente se con.irtieron en
os medios &a.oritos de contro rea so're a sociedad y a econom0a.
:
)uando as
coonias nacieron a a .ida independiente hicieron suya, esta administraci#n
controadora y su instrumento principa, e e7pediente, &ormato documenta 4ue sigue
siendo utii"ado a/n hasta nuestros d0as. BAl e3tremo de ue creemos ue actualmente
ser4a casi imposible desterrarlo de las pr$cticas administrativasB&
+


A+'$&!# de/i&ici"&e#
=e acuerdo con a norma I%A= (,! Bel e3pediente es una unidad organizada de
documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el
proceso de organizacin arc1iv4stica, porue refiere al mismo tema, actividad o asunto&
5l e3pediente es generalmente la unidad b$sica de la serie
.
&

Todos os documentos reci'idos o producidos en e curso de os tr2mites diarios,
re&eridos a determinado asunto se re/nen con&ormando e7pedientes. E contenido de
cada e7pediente se reaciona por o genera con una &unci#n, una acti.idad o un tema
particuar.
$ara e =iccionario de Terminoog0a Archi.0stica e e7pediente es Bunidad documental
formada por un con/unto de documentos generado org$nica y funcionalmente por un
su/eto productor en la resolucin de un mismo asuntoB&
,;
Mientras 4ue en a primera de&inici#n os documentos 4ue con&orman e e7pediente eran
*e$&id"# por e productor, a4u0 son 'e&e*!d"# por e mismo.
En su Introducci#n a a Archi.oog0a, L2"4ue" dice 4ue Be3pediente puede definirse
como con/unto de papeles ue refle/an una sola tramitacin ue se cierra con un
documento dispositivo, generalmente un decreto, una resolucin final, etc&B
,,
+a administraci#n 'rasie3a denomina processo a e7pediente. 2rocesso& 6nidade
documental em ue se re#nem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso
:
Qohn +ynch. Spanis1 'olonial Administration, ,C+@!,+,;. +ondon ? Athone $ress, 19H8.
Qohn +ynch. Administracin colonial espaDola, ,C+@!,+,;& Buenos Aires ? E-=EBA, 19I1.
8
Qorge R. Emiiani. 5l e3pediente administrativo& )#rdo'a ? )I=A, 198K.
9
ISAD EGF Gorma internacional general de descripcin arc1iv4stica& Madrid ? Ministerio de Educaci#n
)utura y =eporte, 1KKK.
1K
Diccionario de terminolog4a arc1iv4stica. Madrid ? Ministerio de )utura, 199H.
11
Manue L2"4ue". Introduccin a la Arc1ivolog4a& Buenos Aires, 1998.
18
de uma a"ao administrativa ou /udici$ira, formando um con/unto materialmente
indivis4vel&
,@

En casi todos os pa0ses i'eromericanos, e $rocedimiento administrati.o normai"a y
rega a &ormaci#n de e7pedientes.
1D
E7isten e7pedientes regados os 4ue Bse
caracterizan porue siguen unas normas establecidas por un marco reglamentario y,
por tanto, parte de sus documentos son comues para todos los e3pedientes, como es el
caso de los e3pedientes de inspeccin, concesin de licencias o seleccin de personal&
5n cambio los e3pedientes no reglados 1acen referencia a las actividades ue lleva a
cabo una institucin, pero ue no est$n definidas en ning#n procedimiento
administrativo y, por lo tanto no, no est$n su/etas a un marco legal, como la
organizacin de un congreso, la elaboracin de organigramas o de un programa
interno de cooperacinB&
,:
$ara os documentos de pape, e e7pediente es a entidad &0sica, constituida
principamente por documentos de pape 4ue se mantienen *untos por4ue est2n
reacionados. -n e7pediente &0sico cuenta su propia historia separada, documenta una
es&era de asuntos o un tipo de transacci#n particuar 'ien de&inidos.
;oy, muchas organi"aciones crean una parte, cada .e" mayor, de sus documentos
usando tecnoog0as eectr#nicas. +os documentos 4ue se crean o se reci'en
eectr#nicamente (como documentos escritos con procesadores de te7tos y mensa*es de
correo eectr#nico! pueden ser impresos como copias en pape y ser a3adidos a os
e7pedientes pertinentes. Aternati.amente, estos documentos eectr#nicos pueden
permanecer en un sistema de archi.aci#n eectr#nico (separado! 4ue dupica e sistema
de archi.aci#n de documentos de pape.
$ara prop#sitos pr2cticos, &recuentemente es pre&eri'e imprimir os mensa*es
eectr#nicos y archi.ar e documento impreso, especiamente si e sistema de
conser.aci#n de documentos es una me"ca de documentos de pape y eectr#nicos. Es
posi'e conser.ar documentos eectr#nicos en ugar de eso, pero os procesos 4ue esta
opci#n cone.a pueden ser 'astante compe*os y os costos tecno#gicos no son
insigni&icantes.
%in em'argo, independientemente de 4ue os e7pedientes sean con*untos de documentos
de pape o documentos .incuados eectr#nicamente y guardados en a computadora, e
e7pediente sigue siendo a entidad inteectua '2sica 4ue re/ne os documentos
reacionados con a misma &unci#n o acti.idad. +a archi.aci#n es parte necesaria de a
gesti#n de documentos en un medio de o&icina.
As0 como os documentos pueden &ormar parte de e7pedientes, 6stos /timos pueden ser
organi"ados en series. E ni.e primario de casi&icaci#n, ordenaci#n y de contro de os
documentos es por series y a unidad '2sica de a serie es e e7pediente.
11
A.M. de Ameida )amargo, ;eoisa +i'erai Beotto& Dicion$rio de terminologia aruiv4stica. %ao
$auo ? AAB@<%$, 199I.
1D
En -ruguay? Decreto -;;>..,Gormas generales de actuacin admininistrativa en la Admistracin
'entral& 1: de setiem're de 1991.
18
Ram#n A'erch 9ugueras. *os arc1ivos, entre la memoria 1istrica y la sociedad del conocimiento&
Barceona ? -O), 1KKD.
19
+a #e*ie es e ni.e de casi&icaci#n y ordenaci#n de os
e7pedientes y otros documentos de un organismo una
instituci#n o un indi.iduo 4ue re/ne a4ueos
documentos 4ue se reacionan con a misma &unci#n o
acti.idad o 4ue tienen una &orma com/n o aguna otra
reaci#n 4ue deri.a de su creaci#n su recepci#n o su uso.
+os documentos se .incuan por4ue?
se reacionan con as mismas &unciones y acti.idades5
son os productos de esas &unciones y acti.idades.
)uando os sistemas de contro 'asados en series est2n 'ien conce'idos y se apican de
manera sistem2tica ayudan a &aciitar a recuperaci#n m2s a2 de a &ase acti.a hasta as
&ases semiacti.a e hist#rica de cico de .ida. +a gesti#n regada de os documentos
corrientes y semicorrientes en e Archi.o de ,esti#n primero, en e Archi.o )entra e
Intermedio uego, asegura 4ue as decisiones de .aoraci#n se redu"can o m2s posi'e
a una rutina. Asegura tam'i6n 4ue a casi&icaci#n y disposici#n de os documentos de
.aor permanente de acuerdo con os principios de a procedencia y e respeto por e
orden origina se ogren &2cimente.
E contro de documentos 'asado en series, amado control de serie, tam'i6n hace
posi'e a trans&erencia de toda una serie de e7pedientes con a &unci#n 4ue cumpe
cuando hay una reorgani"aci#n administrati.a.
E+ c"&t*"+ de #e*ie e# +! c+!#i/ic!ci(& - di#)"#ici(&
+('ic! de +"# d"c$%e&t"# e& #e*ie# c"%" .!#e de #$
'e#ti(&>
Actiid!d ?
E$uede usted indicar tres o cuatro series de documentos de su organi"aci#nG Recuerde
4ue as series est2n .incuadas por4ue os documentos se reacionan con as mismas
&unciones y acti.idades y 4ue os documentos son os productos de esas &unciones y
acti.idades.
Escri'a una descripci#n de por o menos tres a cuatro series de documentos y e7pi4ue
as &unciones y as acti.idades 4ue os documentos denotan. E)#mo se administran esos
documentosG E%on controados como una serie o como e7pedientes indi.iduaesG
E)#mo podr0a usted asegurar 4ue os documentos sean controados como una serieG
DK

A&9+i#i# de #i#te%!# e%)*e#!*i!+e#
E an2isis de sistemas empresariaes se usa para determinar e ni.e de serie de a
casi&icaci#n, ordenaci#n y proporciona a estructura #gica para e contro de a serie.
+os documentos 4ue constituyen a serie comparten generamente e mismo conte7to
empresaria5 son creados, acumuados y usados como parte de os mismos procesos. As0,
series de documentos di&erentes denotan &unciones y procesos empresariaes di&erentes
de organismo.
E an2isis de sistemas empresariaes, agunas .eces amado an2isis &unciona, puede
ser apicado a cua4uier organi"aci#n, independientemente de su tama3o o de si se
encuentra en e go'ierno centra o oca o en e sector pri.ado. +a organi"aci#n se .e
como un sistema con componentes reacionados entre s0.
E an2isis de sistemas empresariaes identi&ica y desgosa a organi"aci#n en as partes
4ue a componen. Es un medio para comprender as &unciones empresariaes de una
organi"aci#n y as acti.idades y transacciones 4ue se reai"an como parte de esas
&unciones. E an2isis de sistemas empresariaes nos dice o 4ue una organi"aci#n hace
para acan"ar sus o'*eti.os y muestra as .incuaciones entre as tareas, as personas y a
in&ormaci#n.
5n An2isis de %istemas Empresariaes se
tratar$ con m$s detalle este tema&
+a gesti#n de documentos puede usar e an2isis de sistemas empresariaes como una
herramienta para comprender c#mo os documentos y as empresas &uncionan *untos. E
an2isis de as &unciones y acti.idades empresariaes de una organi"aci#n se usa tam'i6n
como una 'ase para panear e es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n, para determinar
os re4uisitos de conser.aci#n y disposici#n de sus documentos.
5n el 'ap4tulo IH se trata con m$s detalle la
utilizacin del an$lisis de procesos de
sistemas para establecer o reestructurar un
sistema de gestin de documentos&
5n Reestructuraci#n de %istemas de Archi.os
de Tr2mite? -n Manua de $rocedimientos se
frecen algunos e/emplos de la manera en ue
el an$lisis de sistemas empresariales puede
relacionarse con las series de documentos&
0 NIVELES DE CONTROL SECUNDARIO
)omo hemos .isto, a serie de documentos es e ni.e de contro primario durante e
cico de .ida de os mismos. En un ni.e m2s 'a*o se usan otros mecanismos de contro
D1
para gestionar os documentos desde su creaci#n o recepci#n y para 4ue puedan ser
identi&icados, recuperados y usados cuando es necesario.
En e ni.e secundario se usan cinco mecanismos principaes para a gesti#n sistem2tica
de os documentos?
*e'i#t*"4 proporcionar una prue'a de 4ue un documento ha sido creado o reci'ido,
tam'ien denominado registro de entrada5
c+!#i/ic!ci(&4 asignar un documento a su ugar &0sico e inteectua apropiado en e
sistema de gesti#n de documentos5
c"di/ic!ci(&4 eti4uetar os documentos para 4ue puedan ser consutados y
recuperados5
*!#t*e"4 documentar e mo.imiento &0sico de os documentos de suerte 4ue su
u'icaci#n se conoce en cua4uier momento, en a ho*a de tr2mite de os e7pedientes
administrati.os, por e*empo5
e!+$!ci(& - di#)"#ici(&4 tomar as medidas apropiadas tan pronto como un
documento ha pasado de a &ase prearc1iv4stica a a &ase de Administrati.a.
L! 'e#ti(& de d"c$%e&t"# #e .!#! e& e+ c"&t*"+
e/icie&te de +"# d"c$%e&t"# de t*9%ite>
Re'i#t*" de e&t*!d!
E acto de registrar un documento proporciona una prue'a de 4ue e mismo ha sido
creado o reci'ido y ha sido captado por e sistema de conser.aci#n de documentos. =e
manera caracter0stica, e registro consiste en proporcionar una descripci#n 're.e de
documento y 'ien sea un identi&icador singuar o e identi&icador singuar de con*unto
de documentos, por e*empo, e e7pediente, en e cua e documento ha sido coocado.
E *e'i#t*" de e&t*!d! es e proceso de registrar
in&ormaci#n normai"ada so're un documento de suerte
4ue es captado en un sistema de conser.aci#n de
documentos.

E registro de as cartas recibidas en un registro de entrada de correspondencia es un
e*empo de este proceso. Este es un sistema de registro 'asado en e documento5
controa os documentos uno por uno. Leremos mas adeante 4ue no se de'e organi"ar a
correspondencia por cartas recibidas o cartas enviadas, por4ue de esta &orma se
destruye a unidad de os contenidos de as cartas y se impide sa'er 4u6 se contest#.
=entro de a serie, 'orrespondencia, esas cartas reci'idas constituir0an una su'serie. %e
D1
entiende por su'serie e grupo de documentos archi.ados *untos para &aciitar su uso,
como un &oder, un .oumen o un registro.

Agunos sistemas de mantenimiento de documentos, como e 0ndice de un sistema de
archi.aci#n, est2n 'asados en as series. +a correspondencia de entrada se trata de
manera di&erente en un sistema 'asado en os e7pedientes. )uando un documento se
reci'e, se determina, primero, si ya se ha iniciado un e7pediente so're a acti.idad o e
tema con e 4ue e documento se reaciona. %i e7iste un e7pediente, e documento es
coocado inmediatamente en 6 y es en.iado a 4uien corresponda para a prosecuci#n de
su tr2mite. %i no e7iste ta e7pediente y e procedimiento as0 o indica, se inicia uno
nue.o. +os e7pedientes nue.os son registrados cuando se a'ren por primera .e" y se
registran detaes de os mismos en a documentaci#n de contro. E t6rmino e3pedientes
registrados es usado com/nmente para descri'ir os archi.os organi"ados y numerados
en un es4uema de casi&icaci#n.
En muchos sistemas, hay una reaci#n entre sistemas 'asados en documentos y sistemas
'asados en series. $or e*empo, un registro de entrada de correspondencia indicar2 e
e7pediente o a carpeta en a 4ue cada carta o e documento ha sido coocado. )ada
carpeta puede incuir, a &rente, una ista de todos os documentos 4ue contiene.
En os sistemas de conser.aci#n de documentos tradicionaes, como e de Bristish )i.i
%er.ice, cada documento era registrado. %in em'argo, os sistemas 'asados en
documentos han sido reempa"ados en gran parte por sistemas 'asados en series de'ido
a .oumen de documentos 6stas pueden contener. En .e" de ser registrados
indi.iduamente, os documentos tienden ahora a ser coocados inmediatamente en e
e7pediente a 4u6 corresponda 4ue con&ormar2 un documento 4ue ser2 procesado
indi.iduamente. %in em'argo, es posi'e 4ue e registro a/n se reser.e para tipos de
documentos especiai"ados, como memoranda numerados, por e*empo.
+os documentos pueden ser registrados por &uncionarios de acci#n o por e persona de
documentos, dependiendo de tipo de unidad documenta y de as responsa'iidades de
miem'ro de persona. +a unidad documenta es e eemento '2sico de a serie 4ue
puede estar constituido por un soo documento o por .arios 4ue &ormen un e7pediente.
+os &uncionarios de acci#n pueden encargarse de registrar ciertos tipos de documentos
4ue representan es&eras especiai"adas de asuntos, como a emisi#n de pr6stamos
hipotecarios. En e caso de os documentos diarios reacionados con as principaes
&unciones y acti.idades de un organismo, como a correspondencia de entrada, se
necesitar2 e registro centra de a Reguadora o -nidad de Tr2mite.
En os sistemas 'asados en documentos a in&ormaci#n 4ue se asienta en e registro
puede incuir?
un identi&icador singuar
a &echa de registro
e nom're de documento
a indicaci#n de contenido
DD
e autor
e remitente
e reci'idor
a &orma &0sica
e medio de transmisi#n
os .0ncuos con documentos reacionados.
+os sistemas eectr#nicos 'asados en documentos de'en esta'ecer su sistema de
registro seg/n e sistema para os documentos de pape. %in em'argo, e sistema necesita
tam'i6n registrar detaes de soft8are en e cua e documento &ue creado o capturado y
otra in&ormaci#n estructura o conte7tua (metadatos!.
Actiid!d @
E)onoce como se registran os documentos en su organi"aci#nG ;aga una descripci#n
de proceso usado y de a in&ormaci#n captada durante e registro. E7pi4ue de 4u6
&orma se de'er0an registrar os documentos 4ue se reci'en o reci6n creados.
C+!#i/ic!ci(&
+a casi&icaci#n es e proceso por e cua os documentos se asignan a su ugar
apropiado en una casi&icaci#n y ordenaci#n #gica, 4ue permite su identi&icaci#n. +a
casi&icaci#n entra3a dar a os documentos un identi&icador singuar o n/mero de
re&erencia e cua se asigna de acuerdo con regas predeterminadas.
+a c+!#i/ic!ci(& es e proceso de asignar un documento
a su ugar &0sico e inteectua apropiado en un es4uema
de casi&icaci#n.
+a casi&icaci#n de documentos de'e tener en cuenta a estructura, as &unciones y as
acti.idades 4ue ya e7isten en e organismo as0 como sus di.isiones y su'di.isiones.
As0, os documentos pueden ser casi&icados y ordenados en una estructura 4ue
corresponde a a a'or 4ue se est2 documentando, haciendo m2s &2ci decidir d#nde se
archi.ar2n os documentos y d#nde pueden ser encontrados. $or o genera, a
casi&icaci#n entra3a a organi"aci#n de os documentos en categor0as mutuamente
e7cusi.as de manera 4ue no pueda ha'er dudas en e ugar apropiado para una pie"a
indi.idua. +a categor0a en e ni.e superior ser2 a serie, pero en un es4uema de
casi&icaci#n de cua4uier grado de compe*idad ha'r2 m2s di.isiones en su'series.
D8
+os es4uemas de casi&icaci#n sueen ser *er2r4uicos. Es decir, &ormar2n una estructura
de 2r'o, con ni.ees m/tipes si es necesario. En gran medida, os es4uemas de
casi&icaci#n pueden estar predeterminados so're a 'ase de an2isis de os sistemas
empresariaes, pero de'en ser o su&icientemente &e7i'es para acomodar estructuras,
&unciones y acti.idades nue.as y .aria'es. A mismo tiempo, de'en ser re.isadas
constantemente para determinar si siguen satis&aciendo as necesidades. +os es4uemas
de casi&icaci#n 'asados en e an2isis de sistemas empresariaes se esta'ecer2n en
consuta con os usuarios.
+os re4uisitos principaes de un es4uema de casi&icaci#n son?
se ea'orar2 para apoyar a a organi"aci#n en cuesti#n5
permitir2 4ue se asignen n/meros o c#digos de re&erencia a cada pie"a 4ue re4uiera
ser casi&icada5
estar2 penamente documentado de modo 4ue as regas, a estructura y e
.oca'uario usados para casi&icar os documentos sean constantes y precisos5
se mantendr2 actuai"ado y &e7i'e para denotar os cam'ios en as &unciones y as
acti.idades.
5n el )ap0tuo L se consideran con m$s
detalle los esuemas de clasificacin y
codificacin&

Actiid!d A
E)onoce c#mo se casi&ican os documentos en su organi"aci#nG =e ser as0, haga una
descripci#n 're.e de proceso usado y a in&ormaci#n captada durante a casi&icaci#n.
=e no ser as0, e7pi4ue c#mo se organi"an os documentos.
)omo o'ser.amos anteriormente, a casi&icaci#n organi"a as pie"as de acuerdo con
una casi&icaci#n y ordenaci#n estructurada 4ue muestra a procedencia de os
documentos y sus mutuas reaciones #gicas. +a casi&icaci#n indica e conte7to de os
documentos. +a inde7aci#n, por otra parte, es usada como un medio r2pido de acceso
por tema, independientemente de conte7to o de a procedencia. En t6rminos generaes,
cuanto mayor es a .ariedad de materiaes capturados por e 0ndice, mayor es e riesgo
de 4ue se pierda precisi#n de'ido a a &ata de in&ormaci#n conte7tua. $or e*empo, si
en una instituci#n pe4ue3a se hace un 0ndice de todo un sistema de in&ormaci#n
(incuidos os documentos o&iciaes, as pu'icaciones, a 'i'ioteca! es posi'e 4ue se
proporcione muchas re&erencias impertinentes cuando se 4uiera 'uscar un tema
espec0&ico.
+a inde7aci#n cone.a apicar t6rminos o etiuetas a os documentos indi.iduaes para
4ue puedan ser 'uscados y recuperados. +a inde7aci#n 'asada en e tema o en a
DH
acti.idad empresaria suee ser m2s e&iciente si os t6rminos usados son controados. $or
e*empo, es me*or usar soamente un t6rmino como agricultura o cultivo 4ue usar os
dos y, 4ui"2s, no encontrar esos documentos indi"ados 'a*o uno u otro t6rmino.
+a herramienta usada para controar e .oca'uario en un 0ndice es e tesauro.
-n te#!$*" es un .oca'uario controado y estructurado
de paa'ras principaes.
%i e t6rmino recupera'e es simpemente un nom're (como e nom're de una persona,
organi"aci#n o 2rea geogr2&ica! puede 4ue no sea necesario controar e .oca'uario
pero se necesitar2n regas reati.as a orden de os nom'res (e /timo nom're en primer
ugar!, e uso o no uso de a're.iaturas y e tratamiento 4ue se dar2 a di.ersas maneras
ortogr2&icas de escri'ir esos nom'res. Es posi'e incuir nom'res propios en una lista
de autoridad 4ue incuya todos os nom'res usados en su &orma ha'itua.
-na ista de !$t"*id!d es una ista de &ormas
uni&ormadas de paa'ras ca.e con incusi#n de nom'res
(personaes, corporati.os y geogr2&icos! usados como
puntos de acceso a recuperar a in&ormaci#n.
%i se usa un 0ndice especia para inde7ar os e7pedientes de po0ticas, operati.os y
administrati.os, es pro'a'e 4ue ocurran pro'emas como os siguientes?
Es posi'e 4ue documentos so're un mismo tema est6n coocados en e7pedientes
di&erentes.
+as series de e7pedientes no contengan in&ormaci#n competa.
+os e7pedientes y os documentos no puedan ser encontrados &2cimente cuando se
necesitan de'ido a 4ue hay una incertidum're so're e t6rmino usado para
inde7aros.
+os procedimientos de conser.aci#n y de .aoraci#n no puedan ser apicados de
manera con&ia'e y e&iciente.
-na ista de paa'ras ca.e es un e*empo de .oca'uario controado.
-na )!+!.*! c+!e es un t6rmino o una com'inaci#n de
paa'ras usadas en e t0tuo o e te7to de un documento
simpe o un e7pediente o en un 0ndice estructurado 4ue
caracteri"a su contenido y &aciita su recuperaci#n.
DI
-na ista de paa'ras ca.e es un istado a&a'6tico (agunas .eces amado ista de
autoridad! de todos os t6rminos est2ndar entre os 4ue se seeccionar2n as paa'ras
asentadas en e 0ndice.
-na +i#t! de )!+!.*!# c+!e es un .oca'uario
controado 4ue imita a opci#n de paa'ras a casi&icar o
inde7ar e7pedientes.
+a ista de paa'ras ca.e es un mecanismo de contro. =icha ista imita a manera en
4ue os documentos indi.iduaes se casi&ican y se inde7an, imponiendo precisi#n y
congruencia a proceso de inde7aci#n.
As0, de'er2 indicar a sus usuarios y operadores d#nde se coocar2n os documentos
so're temas particuares o d#nde ha'r2 4ue 'uscaros. A imitar a opci#n de paa'ras
4ue se usar2n a asignar t0tuos a os e7pedientes, un .oca'uario controado, o ista de
paa'ras ca.e, ayuda en e proceso de ea'oraci#n de 0ndices y eimina a incertidum're
so're e ugar en e 4ue se archi.ar2n os documentos.
)ada .e" con m2s &recuencia as organi"aciones tienden a compartir in&ormaci#n entre
sus di.isiones y departamentos, tanto en pape como en &orma eectr#nica. )omo
resutado de esto, una serie de miem'ros de persona en di&erentes u'icaciones
participan en e proceso de dar nom're y recuperar e7pedientes y otros documentos.
En taes circunstancias se necesitar2 un tesauro o .oca'uario controado 4ue sir.a a
toda a organi"aci#n. Este documento necesitar2 incuir t6rminos de especialistas
pertinentes a departamentos indi.iduaes as0 como t6rminos 4ue se reacionan con a
organi"aci#n en con*unto. Aun4ue es posi'e ad4uirir tesauros ya hechos, suee ser
necesario ea'orar e tesauro dentro de a organi"aci#n para os prop#sitos de os
documentos, de manera 4ue satis&aga as necesidades de a organi"aci#n.
)omo ya se o'ser.#, es posi'e usar un .oca'uario controado meramente como una
herramienta para apoyar un es4uema de casi&icaci#n. $or e*empo, a imitar os
t6rminos usados para casi&icar os e7pedientes, se ograr2 coherencia y uni&ormidad
haciendo posi'e 4ue os e7pedientes so're temas o acti.idades particuares sea
encontrado con m2s &aciidad. +os e*empos de es4uemas de casi&icaci#n en as 9iguras
18 y 1H son iustraciones de un .oca'uario controado 4ue es una ista de autoridad de
t6rminos 4ue imita a manera en 4ue os e7pedientes se casi&ican.
+os pasos principaes para ea'orar un .oca'uario controado se indican a
continuaci#n. Agunos de estos pueden darse a mismo tiempo.
1. )omprender as &unciones y acti.idades de a organi"aci#n.
1. Esta'ecer t6rminos para a recuperaci#n anai"ando as &unciones y as acti.idades,
coment2ndoas con os &uncionarios de acci#n y estudiando os programas de
tra'a*o, as istas de e7pedientes 4ue ya e7isten y otra documentaci#n disponi'e.
D:
D. =e&inir e acance de .oca'uario controado, por e*empo, e ni.e o a pro&undidad
de a inde7aci#n y si se incuir2n nom'res propios y t6rminos muy generaes.
8. Ea'orar a ista de autoridad de t6rminos
H. Ea'orar e tesauro o cua entra3ar2?
decidir si as &rases necesitan &ragmentarse en sus partes componentes o si se
conser.ar2n como &rases5
decidir si cua4uier t6rmino indi.idua necesita com'inarse en &rases
compuestas5
identi&icar grupos de t6rminos en t6rminos m2s .astos y m2s estrechos5
identi&icar os t6rminos no permitidos e incorporar re&erencias cru"adas de
t6rminos permitidos5
incuir indicadores de uso y usado para R os t6rminos permitidos con
pre&erencia a os t6rminos no permitidos y a incusi#n de t6rminos
permitidos5
escri'ir notas 4ue e7pi4ue c#mo se de&ine un t6rmino para os prop#sitos de
tesauro.
*a creacin de un vocabulario controlado o
una lista de palabras clave se e3amina con
m$s detalle en el )ap0tuo LI& ?ambin se dan
e/emplos en el Manua de Reestructuraci#n de
a -nidad de Tr2mite.
+a inde7aci#n es una a'or 4ue re4uiere cuidado y coherencia. -na ista de paa'ras
ca.e perder2 r2pidamente su utiidad y su con&ia'iidad si no e7iste un contro de a
adici#n de nue.as paa'ras ca.e. $or esta ra"#n, as istas de paa'ras ca.e y os
.oca'uarios controados de'en ser administradas por pro&esionaes de a gesti#n de
documentos.
+a inde7aci#n, 4ue originamente &ue una tarea meramente manua, puede ser reai"ada
ahora con computadoras, en grados de compe*idad di&erentes. %e dispone de .arios
programas de computaci#n, pero se escoger2n con cuidado para asegurar 4ue pueden
cumpir os re4uisitos operati.os.
En a pr2ctica, a casi&icaci#n y a inde7aci#n son interdependientes. $or e*empo, en un
sistema de administraci#n de serie de e7pedientes caracter0stico, cada .e" 4ue se
registra un e7pediente nue.o es coocado en su categor0a o serie apropiada y se e da un
t0tuo 4ue representa su contenido. A mismo tiempo, se inde7a 'a*o t6rminos (tomados
de un .oca'uario controado! 4ue representan a &unci#n o 4ue est2n incuidos en e
t0tuo de e7pediente. En e sistema de codi&icaci#n con paa'ras ca.e (considerado en
D8
e )ap0tuo L! os propios t6rminos de inde7aci#n se usan para generar a re&erencia de
e7pediente, a cua se e asigna en e momento de su creaci#n.
En un sistema eectr#nico, os con.encionaismos so're a designaci#n de os
e7pedientes y as estructuras de directorio uni&ormadas de'er2n reacionarse o m2s
estrechamente posi'e con e sistema de casi&icaci#n e inde7aci#n adoptado por a
organi"aci#n.
Actiid!d 1B
)onoce aguna organi"aci#n en a 4ue os documentos est2n inde7adosG E%e usa un
.oca'uario controadoG E%e cuenta con un tesauroG Escri'a una descripci#n de proceso
usado para inde7ar os documentos y os criterios usados para escoger t6rminos para a
inde7aci#n. %i a organi"aci#n no inde7a os documentos e7pi4ue c#mo os usuarios
tienen acceso a eos.
R!#t*e"
E prop#sito de rastreo es documentar os mo.imientos de os documentos de manera
4ue a organi"aci#n sepa d#nde se encuentran en cua4uier momento. E rastreo tam'i6n
se puede utii"ar para .igiar e uso de documentos y para mantener un rastro audita'e
de os procesos de mantenimiento de documentos, como e acceso a os documentos por
parte de os usuarios.
Adem2s, e rastreo puede ser usado para asegurar, por e*empo, 4ue un documento
particuar est2 en manos de a persona a a cua &ue asignado y 4ue se tomen medidas
para su de.ouci#n en una &echa determinada.
E *!#t*e" es e proceso de documentar os mo.imientos
y e uso de os documentos de manera 4ue se sepa su
paradero en cua4uier momento.
=e manera caracter0stica, os sistemas de rastreo 4ue .igian e mo.imiento &0sico de os
documentos controan a e7pedici#n de documentos, su trans&erencia entre o&icinas o
personas y su regreso a su ugar de guarda. )omo m0nimo, este contro de'e registrar e
identi&icador de a pie"a (por o genera su n/mero de re&erencia!, a persona o a o&icina
a a cua se ha trans&erido y a &echa de ese mo.imiento.
*os controles de rastreo de e3pedientes se
tratan en el )ap0tuo LIII&
En sistemas de rastreo muy compe*os, es posi'e 4ue haya controes eectr#nicos. $or
e*empo, os e7pedientes pueden estar marcados con c#digos de 'arras indi.iduaes 4ue
son escaneados en e sistema de rastreo cuando ocurre un mo.imiento de un e7pediente.
D9
<ing/n sistema de rastreo puede o&recer garant0a. En ocasiones, os documentos pasan
de una persona a otra o de una o&icina a otra sin 4ue ese mo.imiento sea captado por e
sistema de conser.aci#n de documentos. $or consiguiente, os sistemas de rastreo
pueden ser compementados por una encuesta o una auditor4a &0sica de os documentos
para actuai"ar su u'icaci#n.
Actiid!d 11
EE7iste un sistema de rastreo en a organi"aci#n 4ue usted conoceG EFu6 es o 4ue .igia
e sistema de rastreoG Escri'a una descripci#n de proceso usado para rastrear
documentos. %i a organi"aci#n no rastrea os documentos, e7pi4ue c#mo se mane*a e
mo.imiento de os mismos.
E!+$!ci(& - di#)"#ici(& d"c$%e&t!+
+a e.auaci#n cone.a dos tareas. En primer ugar est2 e proceso de decidir cu2es
documentos de'en ser mantenidos por su .aor continuo para sus creadores y usuarios
para a reai"aci#n de sus asuntos, y por cu2nto tiempo ser2n mantenidos. En segundo
ugar est2 e proceso de decidir cu2es documentos tienen un .aor duradero para
prop#sitos distintos a a4ueos para os 4ue &ueron creados, por e*empo, para a
in.estigaci#n hist#rica.
+a e!+$!ci(& es e proceso 4ue determina e .aor de
os documentos para su uso uterior para cua4uier
prop#sito y e tiempo durante e cua ese .aor
continuar2. +a e.auaci#n se ama tam'i6n .aoraci#n o
seecci#n.
+a di#)"#ici(& documenta se re&iere a as acciones 4ue
se reai"an como una consecuencia de a e.auaci#n de
os documentos. <o es sin#nimo de 'a*a o destrucci#n
aun cuando 6sta pueda ser una opci#n de a disposici#n.
-n resutado de a e.auaci#n es e pan de disposici#n tam'i6n denominado ta'a de
retenci#n y destino &ina. Este documento identi&ica todas a serie de documentos
creados o mantenidos por un organismo, se3aa as decisiones de .aoraci#n 4ue se han
tomado, especi&ica os per0odos durante os cuaes as series de'en conser.arse y su
ugar de custodia, y autori"a su disposici#n en e momento apropiado ('ien sea a 'a*a
de os documentos o su trans&erencia a Archi.o ;ist#rico!.
8K
E pan de di#)"#ici(& es e documento de contro 4ue
registra as decisiones de a .aoraci#n y prescri'e a
acci#n de di#)"#ici(&. Tam'i6n se conoce con e nom're
de cat2ogo de disposici#n, ta'a de retenci#n y destino
&ina, o pan de retenci#n y tr0a.
Taela de Temporalidade: Instrumento aprovado pela autoridade competente ue
regula a destina"ao final dos documentos EeiminaSao ou guarda permanente!, define
prazo para sua guarda temporaria (.igencia, prescriSao, procauSao!, em fun"ao de seus
valores legais, fiscais, administrativos etc& e determina prazos para sua transferencia,
recol1imento e elimina"ao
,-
&
%in em'argo, es posi'e 4ue a e.auaci#n se e&ect/e por otras ra"ones 4ue a de
esta'ecer un pan de disposici#n. $or e*empo, es posi'e 4ue toda una serie de
e7pedientes sean .aorados o revisados con e &in de determinar si de'en ser
conser.ados o no. A4u0 e prop#sito ser2 decidir cu2es e7pedientes tienen un .aor
continuo, 'ien sea de orden administrati.o o hist#rico, y cuaes no tienen ya .aor
aguno y pueden ser dados de 'a*a. <ormamente, os criterios adoptados para tomar
estas decisiones de'er2n estar documentados. +a e.auaci#n se e&ect/a so're as series.
+a e.auaci#n y a disposici#n *untas proporcionan un poderoso mecanismo de contro
para asegurar 4ue os documentos de .aor continuo para usos administrati.os sean
conser.ados mientras se necesiten y sean arregados de manera apropiada, 'ien sea
d2ndoos de 'a*a o trans&iri6ndoos a un archi.o hist#rico tan pronto como ese .aor ha
terminado.
*a valoracin, retencin y disposicin se
e3aminan en Esta'ecimiento de %istemas de
E.auaci#n de os =ocumentos.
+a paneaci#n de a e.auaci#n y disposici#n de'e emprenderse en a etapa de a
creaci#n de documento y no a t6rmino de su .ida acti.a. Especiamente teniendo en
cuenta e uso cada .e" mayor de as computadoras para a administraci#n de a
in&ormaci#n, e apa"amiento de a .aoraci#n hasta 4ue os documentos tengan cinco,
die" o HK a3os corre e peigro de 4ue esos documentos se pierdan. $or e*empo, aguna
in&ormaci#n eectr#nica conser.ada en ciertas 'ases de datos puede estar cam'iando
constantemente y no acan"ar nunca a condici#n de documentos en una &orma est2tica a
menos de se emprenda aguna medida espec0&ica. %i taes datos necesitan ser captados
como un documento, ha'r2 4ue dar os pasos necesarios para esta'ecer controes en e
sistema.
+a paneaci#n de a e.auaci#n y a disposici#n de'e?
determinar os documentos necesarios para captar testimonios su&icientes de as
acti.idades administrati.as5
determinar e tiempo durante e cua se guardar2n os documentos5
1H
Ieda $imenta Bernarde"? 'omo avaliar documentos de aruivo& %ao $auo ? Ar4ui.o do Estado, 1998.
81
decidir y documentar e &ormato y a u'icaci#n en 4ue se guardar2n os documentos5
determinar a disposici#n &ina de os documentos ('a*a o preser.aci#n como
documentos hist#ricos!.
Actiid!d 10
E)#mo se e.a/an os documentos en a organi"aci#nG E%e e&ect/a a disposici#n de os
documentos seg/n un procedimiento &ormaG Escri'a una descripci#n de proceso de
e.auaci#n y disposici#n usado en a instituci#n. %i no hu'iera ta proceso, e7pi4ue
c#mo os documentos son sacados de as o&icinas y son dados de 'a*a o trans&eridos a
cuidado de Archi.o ;ist#rico.
81
Re#$%e&
E )apituo II ha considerado os principios generaes de contro de documentos. %e ha
e7aminado o 4ue ocurre cuando hay una p6rdida de contro de os documentos. %e ha
e7aminado tam'i6n e ni.e de contro primario (serie! y os ni.ees de contro secundarios
(registro, casi&icaci#n, inde7aci#n, rastreo y .aoraci#n y disposici#n!.
%e ha proporcionado de&iniciones de os t6rminos siguientes5 as0 como una e7picaci#n de
su signi&icado y su &unci#n?
metadatos
series
registro
casi&icaci#n
inde7aci#n
tesauro
ista de autoridad
paa'ra ca.e
ista de paa'ras ca.e
rastreo
e.auaci#n
disposici#n
pan de disposici#n.
8D
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. EFu6 son os metadatosG
1. E)u2 es e prop#sito de contro de documentosG
D. Indi4ue por o menos cinco s0ntomas de a p6rdida de contro
8. E7pi4ue e concepto de contro de a serie
H. EFu6 es a serieG
I. E$or 4u6 os documentos se .incuan en una serieG
:. EFu6 es e concepto de an2isis de sistemas empresariaesG
8. E)#mo se reaciona e an2isis de sistemas empresariaes con e contro de series de
documentosG
9. E)u2es son os cinco mecanismos principaes usados como ni.ees secundarios de
contro de documentosG
1K. =e&ina e registro
11. EFu6 es un sistema 'asado en documentosG
11. EFu6 es un sistema 'asado en series de e7pedientesG
1D. EFu6 case de in&ormaci#n de'e asentarse en un registro 'asado en documentosG
18. =e&ina a casi&icaci#n
1H. E)u2es son os cuatro re4uisitos principaes de un es4uema de casi&icaci#nG
1I. =e&ina a inde7aci#n
1:. EFu6 es un tesauro y por 4u6 es importante en a inde7aci#nG
18. EFu6 es una ista de autoridad y por 4u6 es importante en a inde7aci#nG
19. EFu6 pro'emas pueden presentarse si a inde7aci#n no se apega a ninguna regaG
1K. EFu6 es una ista de paa'ras ca.eG
88
11. E)u2es son os pasos principaes en a ea'oraci#n de un .oca'uario controadoG
11. =e&ina e rastreo.
1D. E)u2 es e prop#sito de rastreoG
18. =e&ina a e.auaci#n
1H. E)u2es son as dos tareas 4ue cone.a a .aoraci#nG
1I. EFu6 es a disposici#nG
1:. EFu6 es un pan de disposici#n documentaG
18. E$or 4u6 e proceso de .aoraci#n y disposici#n documenta se considera como un
mecanismo de controG
8H
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!de# =110
)ada una de estas acti.idades ha sido paneadas para permitire comparar a in&ormaci#n
proporcionada en esta ecci#n con a reaidad de cuidado de os documentos en una
organi"aci#n. +as acti.idades &orman una 'ase para su a'or &utura y, por eo, o aentamos
a 4ue dedi4ue ag/n tiempo a in.estigar cada uno de os sistemas esta'ecidos en a
instituci#n, a a 4ue usted tenga acceso, para os di.ersos tipos de contro de documentos y
a 4ue, despu6s, compare esa in&ormaci#n con as sugerencias o&recidas en este cap0tuo.
Estos di.ersos sistemas de contro ser2n e7aminados con m2s detae en capituos
posteriores.
8I
III INFRAESTRUCTURA PARA UN
SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS
E )apituo II e7amin# os principios de contro y a organi"aci#n de os documentos en
&ase administrati.a en e ni.e primario (serie! y en os ni.ees secundarios (registro de
entrada, casi&icaci#n, inde7aci#n, e.auaci#n y disposici#n!. )on esta 'ase te#rica, se
e7aminan os principios 4ue cone.a e esta'ecimiento de a in&raestructura para un nue.o
sistema de gesti#n de os documentos. Esto ir2 seguido por un cap0tuo so're e
esta'ecimiento de sistemas de mantenimiento de documentos. +os cap0tuos anteriores
e7aminan con detae os mecanismos espec0&icos para e contro? os es4uemas de
casi&icaci#n y e contro de as series de e7pedientes y unidades documentaes simpes.
+as organi"aciones tienen 4ue contar con estrategias para asegurar a prue'a pena y precisa
de sus decisiones5 para 4ue sus acciones y sus transacciones sean registradas, captadas y
mantenidas por sistemas de conser.aci#n de documentos. %e necesitan estrategias para
determinar c#mo, cu2ndo, d#nde y en 4u6 &orma a in&ormaci#n de'e captarse en
documentos como testimonio y conser.arse durante e tiempo 4ue sea necesario. +as
estrategias tam'i6n se necesitan para disponer os documentos de manera e7pedita y
apropiada, 'ien sea mediante su 'a*a o mediante su trans&erencia a un Archi.o ;ist#rico
una .e" 4ue su .aor se ha e7tinguido.
+os temas 4ue se e7aminan en e )ap0tuo III incuyen?

a reai"aci#n de un an2isis de as necesidades


e dise3o de a in&raestructura
e marIeting de a administraci#n de documentos
e esta'ecimiento de o'*eti.os y a medici#n de desempe3o.
'ada uno de estos temas ser$ e3aminado con m$s
detalle m$s adelante, particularmente en=
Esta'ecimiento de a In&raestructura para %er.icios de
Archi.os y en Administraci#n de Recursos para
%er.icios de Archi.os.
1 ANALISIS DE LAS NECESIDADES
+os documentos no se crean aisados, son productos de a acti.idad administrati.a de a
instituci#n. $ara determinar a case de sistema de gesti#n de documentos 4ue se re4uiere es
8:
necesario .er m2s a2 de os documentos producidos y concentrarse en os procesos de su
creaci#n y uso, y e conte7to instituciona.
A comprender as &unciones y as acti.idades de a organi"aci#n se pondr2n de mani&iesto,
sus necesidades para preser.ar as prue'as documentaes.
+a primera tarea a dise3ar un sistema de gesti#n de documentos es reai"ar un an2isis de
as necesidades de os documentos de a organi"aci#n.
-n an2isis de as necesidades consistir2 en?
1. =e&inir una po0tica de gesti#n de documentos para a organi"aci#n (si no e7iste una o
si a 4ue e7iste es inadecuada! y con.enir en esa po0tica. +a po0tica de'er2 decarar e
pape de a gesti#n de documentos en a organi"aci#n y a manera en 4ue se reaciona
con as necesidades de mantenimiento de documentos. +a po0tica esta'ecer2 os
o'*eti.os de programa de gesti#n de documentos, .incuado con as metas generaes
de a organi"aci#n. +a po0tica de&inir2 as responsa'iidades de persona en todos os
ni.ees.
1. Esta'ecer2 as necesidades de a organi"aci#n en materia de documentos. Esto incuir2,
en t6rminos generaes, os sistemas de gesti#n de documentos y as pr2cticas, y os
procesos 4ue se re4uieren para captar y mantener documentos adecuados de as
acti.idades administrati.as de a instituci#n.
D. =eterminar2 e persona y a estructura de a instituci#n 4ue se re4uieren para satis&acer
as necesidades de a misma en materia de documentos. Esto incuir2 a u'icaci#n y a
responsa'iidad de a &unci#n de gesti#n de documentos y de su persona.
8. =eterminar2 ni.ees de apoyo &inanciero. %er2 necesario e compromiso de a
administraci#n superior de a organi"aci#n de apoyar e programa de gesti#n de
documentos y de asignar &ondos adecuados para esta'ecero y mantenero.
H. Indicar2 os o'*eti.os de ser.icio y as mediciones de desempe3o. E esta'ecimiento y
a .igiancia de o'*eti.os de ser.icio son maneras /ties de medir e impacto de un
programa de gesti#n de documentos, persuadiendo a a administraci#n superior de as
.enta*as y asegurando un apoyo &inanciero constante.
+as secciones siguientes e7aminan a in&raestructura ampia para un sistema de gesti#n de
documentos.
*a determinacin de las necesidades espec4ficas de un
sistema de administracin de documentos y los
mecanismos principales del control de los documentos
son temas ue se e3aminar$n en cap4tulos ulteriores&
88
Actiid!d 13
E)onoce usted aguna instituci#n 4ue haya reai"ado aguna .e" un an2isis de as
necesidades de su gesti#n de documentosG %i es posi'e, e7amine e an2isis y os
resutados y trate de determinar si se contestaron as preguntas siguientes?
E;ay una po0tica de gesti#n de documentos y es adecuadaG
E)u2es son as necesidades de documentos de a instituci#nG
E)u2es son as necesidades de persona y de estructura de organi"aci#n para 4ue un
programa de gesti#n de documentos &uncioneG
EFu6 apoyo &inanciero se precisaG
E%e han esta'ecido o'*eti.os y mediciones de desempe3oG
0 EL DISECO DE LA INFRAESTRUCTURA
<o hay un sistema de gesti#n de documentos 4ue sea apica'e en todas partes. )ada
organismo, cada di.isi#n y su'di.isi#n de mismo necesitan esta'ecer un sistema
pertinente a su tra'a*o. Adem2s, e sistema de'e ser apropiado a as necesidades de su
persona y de'e satis&acer todos os re4uisitos de reguaci#n y de rendici#n de cuentas.
Adem2s, este sistema de'e ser anai"ado peri#dicamente y adaptado o redise3ado a medida
4ue e tra'a*o y as necesidades cam'ien.
L"# #i#te%!# de 'e#ti(& de d"c$%e&t"# de.e&
e#t!.+ece*#e )!*! #!ti#/!ce* +!# &ece#id!de#
i&diid$!+e# de c!d! "*'!&i#%">
-n sistema de gesti#n de documentos e&iciente es un componente principa de sistema de
gesti#n administrati.a de cua4uier organismo. +as &unciones de contro 4ue e*erce pueden
hacer una contri'uci#n crucia a ogro de os o'*eti.os y a e&iciencia administrati.a. En
reaidad, un programa de gesti#n de documentos s#o &uncionar2 con e&iciencia si se ha
esta'ecido como una parte de entorno administrati.o m2s .asto, de suerte 4ue os
procedimientos re&e*en o'*eti.os administrati.os generaes.
89
Aun4ue muchas de as decisiones 4ue a&ectan a gesti#n de documentos est2n &ueran de
contro directo de os responsa'es de os documentos y de os archi.istas, es posi'e para
un responsa'e de os documentos entusiasta, 'ien preparado y persistente hacer una
contri'uci#n importante a proceso. En este cap0tuo se e7aminar2 esas es&eras en as 4ue
os gestores de documentos pueden participar con m2s e&icacia.
*os temas ue se e3aminan a continuacin se
consideran con m$s detalle en Esta'ecimiento de
In&raestructura para %er.icios de documentos y
Archi.os.
Le'i#+!ci(&
+a 'ase de toda autoridad en a gesti#n de documentos es una egisaci#n competa y
actuai"ada o 'ien, en as organi"aciones no gu'ernamentaes, decaraciones de po0ticas?
Esta egisaci#n o estos documentos de autoridad de'en incuir os eementos siguientes?
+os documentos de'en estar de&inidos con precisi#n de manera 4ue a egisaci#n
a'ar4ue a os documentos en todos os medios y &ormatos, e incorpore os documentos
creados o reci'idos en todos os ni.ees en todas as partes de a organi"aci#n como a
e*ecuti.a, a *udicia y a egisati.a en e go'ierno. En e sector p/'ico esto incuye as
instituciones paraestataes y regionaes y otras organi"aciones de go'ierno oca. En e
sector pri.ado esto incuye a todos os organismos u operaciones su'ordinados o
asociados.
+a responsa'iidad primaria por a gesti#n de os documentos durante su cico de .ida
de'er2 estar caramente asignada y os papees de os &uncionarios principaes y de
director de ,esti#n de =ocumentos estar2n de&inidos.
%e esta'ecer2 una estructura para a e.auaci#n continua y a disposici#n apropiada de
todos os documentos de un organismo.
%e esta'ecer2n regas para a trans&erencia ordenada y oportuna de os documentos de
concentraci#n (en pa"o precauciona de conser.aci#n! 4ue tengan un .aor continuo a
un Archi.o Intermedio y de os documentos 4ue tengan un .aor permanente a un
Archi.o ;ist#rico. +os documentos .igentes de'en permanecer en e Archi.o
Administrati.o.
HK
Actiid!d 17
EFu6 egisaci#n o documentos de autoridad hay para go'ernar sus sistemas de gesti#n de
documentos en su organi"aci#nG E)onsidera a egisaci#n os cinco puntos se3aados
anteriormenteG
EEst2n de&inidos os documentos con precisi#nG
EA'arca a egisaci#n os documentos en todos os mediosG
EEst2 a responsa'iidad por e cuidado de os documentos caramente asignadaG
E%e cuenta con una estructura para a .aoraci#n continua y a disposici#n
apropiadaG
E%e cuenta con regas para a trans&erencia ordenada de documentos de
concentraci#n a un Archi.o de Intermedio y de os hist#ricos a un Archi.o
;ist#ricoG
%i su organi"aci#n no cuenta con ta egisaci#n o taes documentos de autoridad E4u6 har0a
usted para esta'ecer e proceso de redacci#n de esta case de documentosG
U.ic!ci(& de +! U&id!d de Ge#ti(& de D"c$%e&t"#
+a unidad de gesti#n de documentos de'e estar situada en a di.isi#n de administraci#n
centra de un organismo. Esto es esencia para 4ue a administraci#n y as operaciones sean
e&icaces. E *e&e de esta unidad tendr2 un rango e4ui.aente a de otros *e&es de otras ramas
dentro de esa di.isi#n. E *e&e tendr2 0neas de comunicaci#n caras con e director de a
di.isi#n y con e director de organismo cada uno de os cuaes tendr2 a responsa'iidad
&ina por a e&iciencia de sistema de gesti#n de documentos en e organismo
H1
M i n i s t r o
P e r s o n a l d e R e g i s t r o
y D o c u m e n t o s
S u p e r v i s i n d e D o c u m e n t o s
O f i c i n a C e n t r a l d e D o c u m e n t o s
D e p a r t a m e n t o d e T I
D i r e c c i n d e A d m i n i s t r a c i n
P e r s o n a l d e R e g i s t r o
y D o c u m e n t o s
S u p e r v i s i n d e D o c u m e n t o s
O f i c i a l 1 D o c t o s . o c a l e s
A d m i n i s t r a c i n d e D o c u m e n t o s
D e p t o . d e ! e s t i n d e D o c u m e n t o s
D i r e c c i n d e I n f o r m a c i n
P e r s o n a l d e R e g i s t r o
y D o c u m e n t o s
S u p e r v i s i n d e D o c u m e n t o s
O f i c i a l " d e D o c t o s . o c a l e s
D e p a r t a m e n t o d e # i $ l i o t e c a
P e r s o n a l d e I n f o r m a c i n
S u $ s e c r e t a r % a & A d m i n i s t r a c i n C e n t r a l '
S e c r e t a r % a ! e n e r a l
Figura !: "icaci#n de la "nidad de $esti#n de Documentos en la Estructura
Administrati%a de un &rganismo'
)uando un organismo esta'ece una estrategia de in&ormaci#n integrada 4ue a'arca no s#o
os documentos sino tam'i6n datos eectr#nicos internos y e7ternos, materiaes de
'i'ioteca y otras &uentes de in&ormaci#n, as ramas pro&esionaes respecti.as pueden
constituir una su'di.isi#n de administraci#n de a in&ormaci#n de a rama de administraci#n
centra, esta su'di.isi#n ser2 /ti.
L! $&id!d de !d%i&i#t*!ci(& de d"c$%e&t"# e#t!*9
#it$!d! de&t*" de +! dii#i(& de !d%i&i#t*!ci(&
ce&t*!+ de $& "*'!&i#%">
Actiid!d 1<
EEn d#nde se encuentra a unidad de administraci#n de documentos dentro de a *erar4u0a
de a organi"aci#nG EEst2 'ien situada o podr0a estar en una posici#n m2s .enta*osaG
Escri'a una descripci#n de su u'icaci#n actua y, uego, una descripci#n de su u'icaci#n
idea. %i o desea, puede ea'orar dos organigramas como e 4ue mostramos m2s arri'a, uno
4ue mostrar2 d#nde est2 u'icado ahora y e otro, d#nde estar0a u'icado en una situaci#n
idea.
H1
C"+!."*!ci(& c"& Ot*"# E#)eci!+i#t!#
En agunos organismos, .arios componentes de sistema de gesti#n de documentos (como
os encargados de organi"aci#n y m6todos! pueden estar a cargo de especiaistas separados
con os cuaes e gestor de documentos de'er2 cooperar.
Incuso cuando todos os eementos son responsa'iidad de a gesti#n de documentos, 6sta
puede coa'orar con una .ariedad de especiaistas dentro y &uera de organismo taes como?
&uncionarios de acci#n en reaci#n con a creaci#n y e uso de os documentos.
-n /$&ci"&!*i" de !cci(& es un &uncionario dedicado a
a administraci#n de un sector de un organismo o a a
e*ecuci#n de sus &unciones y acti.idades.
con archi.istas en reaci#n con a disposici#n de os documentos.
-n !*c;ii#t! es un pro&esiona cuyo o'*eto de tra'a*o
es os documentos en todo su cico .ita 4ue puede
tra'a*ar con otros pro&esionaes de a in&ormaci#n (como
'i'iotecarios y administradores de 'ases de datos! en e
conte7to de programa de in&ormaci#n m2s .asto de
organismo.
y con administradores de a in&ormaci#n en reaci#n con recursos eectr#nicos y otros
recursos de in&ormaci#n.
-n !d%i&i#t*!d"* de i&/"*%!ci(& es una persona 4ue
se ocupa de a paneaci#n, e contro y a e7potaci#n de
os recursos de in&ormaci#n de una organi"aci#n en
apoyo de sus asuntos.
=e'e ha'er, adem2s, una coa'oraci#n entre a gesti#n de documentos y os
administradores superiores y a4ueos 4ue &ormuan as po0ticas responsa'es de a
apro'aci#n de sistemas nue.os o de as ateraciones de os sistemas esta'ecidos. Tam'i6n
en ese caso, e ni.e en e 4ue a coa'oraci#n ocurre depender2 de tama3o de organismo y
de grado de pericia de a administraci#n de documentos en e mismo. En as
organi"aciones grandes, en as 4ue hay una escaa su&iciente para tener un pro&esiona de
documentos superior residente, as cuestiones de po0ticas pueden ser de'atidas y resuetas
dentro de a organi"aci#n, con insumos imitados de a ,esti#n de =ocumentos. M2s
adeante se o&rece m2s orientaci#n para os organismos de menores dimensiones.
HD
A$t"*id!d F$&ci"&!+
+a responsa'iidad de os documentos en un organismo se deegar2 en a gesti#n de
documentos siempre 4ue sea posi'e. E grado de autoridad de gestor de documentos
de'er2 di.ugarse con caridad en todo e organismo.
En particuar, a gesti#n de documentos de organismo estar2 autori"ada para esta'ecer un
sistema de administraci#n de documentos, como se descri'e en este m#duo, y para instituir
os procedimientos necesarios para apicara. %e dar2 e apoyo de ni.e m2s ato con e &in
de asegurar 4ue todos os directores de di.isiones y ramas tengan instrucciones de cooperar
en a e*ecuci#n de este sistema.
+a documentaci#n necesaria para apicar y controar e sistema de gesti#n de documentos
se e7pedir2 con a autori"aci#n de director de organismo o de director de a ,esti#n de
=ocumentos. %o're todo e gestor de documentos de organismo esta'ecer2 una autoridad
persona 'asada en su pericia y en sus normas pro&esionaes.
A)"-" P*"/e#i"&!+
E persona de documentos de organismo podr2 re4uerir e apoyo de director de ,esti#n
de =ocumentos no s#o en a o'tenci#n de conse*o t6cnico y pro&esiona, sino tam'i6n en
sus tratos con &uncionarios superiores. %e esta'ecer2n mecanismos para 4ue e persona de
a unidad de persona de documentos y de a ,esti#n de =ocumentos coopere y coa'ore.
+a ,esti#n de =ocumentos puede estar estrechamente in.oucrada en a capacitaci#n o con
a .igiancia y a medici#n de desempe3o.
O*'!&i#%"# )e8$eD"#
En organismos pe4ue3os 4ue tienen sus propios sistemas de gesti#n de documentos no
siempre ser2 posi'e contar con gestor de documentos dedicado 4ue tenga a
capacitaci#n y as capacidades administrati.as apropiadas. En estas circunstancias,
a autoridad para a gesti#n de documentos puede tener 4ue asignarse a un
administrador de documentos 4ue a'arca una serie de organismos o a un pro&esiona
de os documentos en a ,esti#n de =ocumentos centra. )ua4uiera de estos
arregos asegurar2 4ue e director de ser.icios de documentos de organismo pueda
recurrir a un conse*o t6cnico y pro&esiona, y estar apoyado a tratar con os
responsa'es de as po0ticas en e organismo o en su organi"aci#n matri".
D"t!ci(& de )e*#"&!+
+a caidad de cua4uier sistema de gesti#n de documentos est2 directamente reacionada
con a caidad de persona 4ue tra'a*a en 6. +a a'or reai"ada con documentos de'e ser
.ista como una carrera de m6rito para a4ueos 4ue tienen una 'uena instrucci#n, y son
inteigentes e industriosos. <o es un empeo de /timo recurso para as personas 4ue no
enan os re4uisitos necesarios o 4ue son incompetentes y pere"osas.
H8
E& +!# E#c$e+!# U&ie*#it!*i!# I.e*"!%e*ic!&!# +!
Ge#ti(& de d"c$%e&t"# e# $&! !#i'&!t$*! 8$e /"*%!
)!*te de +"# )+!&e# de e#t$di" de A*c;i"+"'E!
1=
E responsa'e de os documentos de organismo, en coa'oraci#n con e director de a
,esti#n de =ocumentos, es responsa'e de asegurar 4ue os miem'ros de persona est6n
adecuadamente capacitados y 4ue os &uncionarios de acci#n cono"can sus papees
particuares. %e esta'ecer2n normas, manuaes y directrices apropiados para compementar
a capacitaci#n y a instrucci#n.
Ac"%"d!ci(&

+as Reguadoras o -nidades de Tr2mite de'en estar situadas en un ugar accesi'e a os
&uncionarios de acci#n y estar separadas de otras unidades administrati.as, como e ser.icio
de mecanogra&0a. +as -nidades de Tr2mite tendr2n un tama3o adecuado para a'ergar tanto
os documentos como e persona responsa'e de os mismos. +a acomodaci#n de'e ser
segura y estar 'ien mantenida y su construcci#n ser2 o su&icientemente &uerte para soportar
e peso de os documentos.
E8$i)" - M!te*i!+e# de O/ici&!
%e proporcionar2 e4uipo su&iciente y apropiado para e mane*o y a guarda de os
documentos de tr2mite en a -nidad de Tr2mite. %e contar2 con una pro.isi#n adecuada de
cu'iertas de e7pedientes, contenedores y otros materiaes de o&icina. %iempre ha'r2 una
pro.isi#n adecuada de &ormuarios y documentaci#n de contro.
Fi&!&5!#
-n re4uisito de todos os recursos mencionados es e &inanciamiento adecuado. En as
estimaciones anuaes se tomar2n as medidas adecuadas para contar con &ondos su&icientes
con e &in de 4ue a unidad de gesti#n de documentos pueda cumpir sus &unciones
apropiadamente. +o idea es 4ue a unidad cuente con su propio presupuesto pero si esto no
&uera posi'e, se considerar2 una cantidad adecuada en e presupuesto de a di.isi#n de a
cua &orma parte.
+os recursos &inancieros, 'ien sean de presupuesto propio de a unidad o de presupuesto
de a di.isi#n, se mane*ar2n con prudencia de acuerdo con as prioridades esta'ecidas. %e
ograr2 o'tener un .aor por e dinero gastado mediante un programa de gastos para e
persona, a acomodaci#n, e e4uipo y os materiaes 4ue se e4uipare con os re4uisitos para
suministrar un programa de gesti#n de documentos e&iciente y econ#mico.
1I
A. )asas de Barran? T,esti#n de documentos en pa0ses de I'eroam6rica y e )ari'eU. )on&erencia de $re
)ongreso de VIL )ongreso Internaciona de Archi.os. %e.ia, 1KKK.
%e hace un an2isis detaado de as horas c2tedra 4ue a asignatura ,estion de documentos ocupa en os
panes de estudio de os di&erentes pa0ses.
HH
Actiid!d 1=
Escri'a una descripci#n 're.e de a situaci#n actua, en un organismo 4ue cono"ca, en o
4ue respecta a o siguiente?
apoyo pro&esiona
ni.e de dotaci#n de persona
acomodaci#n
e4uipo y suministros
recursos &inancieros.
A continuaci#n, indi4ue por escrito tres cam'ios 4ue usted har0a en cada categor0a para
me*orar su situaci#n. <ota? es posi'e 4ue usted no tenga in&ormaci#n detaada so're
agunas de estas categor0as, pero haga o me*or 4ue pueda con a in&ormaci#n 4ue tiene.
3 DIVULGACIN DE LAS VENTAJAS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS
E responsa'e de a gesti#n documentos no puede con&iar soamente en a egisaci#n, as
po0ticas o su autoridad &unciona para asegurar e acatamiento de sistema de gesti#n de
documentos en todo e organismo. Es esencia 4ue persuada de sus .enta*as mediante a
di.ugaci#n de as mismas.
E responsa'e de documentos necesita persuadir tanto a a administraci#n superior como a
os *e&es de as di.isiones y ramas. E programa de gesti#n de documentos se presentar2
como un ser.icio 4ue puede ayudaros a acan"ar sus prop#sitos y o'*eti.os mediante a
disposici#n e&iciente y econ#mica de a in&ormaci#n 4ue necesitan para as operaciones 4ue
reai"an.
Esta persuasi#n y esta di.ugaci#n precisa una 'uena comunicaci#n, tanto escrita como
ora, as0 como consutas con os administradores y e persona en todos os ni.ees de
organismo, con e &in de im'uir en eos un sentido de propiedad compartida de os
sistemas.
E# e#e&ci!+ di$+'!* e+ )*"'*!%! de 'e#ti(& de
d"c$%e&t"# - )e*#$!di* de #$# e&t!F!# )!*! ".te&e*
!)"-">
Adem2s, esta di.ugaci#n y esta persuasi#n no son ago 4ue pueda hacerse una soa .e"
para, uego, o.idarse competamente de asunto. +a causa de a atenci#n permanente a os
HI
documentos de'e ser predicada constantemente para mantener e inter6s y a participaci#n.
Esto se ogra mediante una capacitaci#n adecuada, e esta'ecimiento y e mantenimiento
de normas5 manuaes y directrices5 a concienti"aci#n y otras acti.idades de promoci#n. %e
apro.echar2n todas as oportunidades para proporcionar un sentido caro de a importancia
4ue a gesti#n de documentos tiene y para promo.er su 'uena pr2ctica.
Es esencia, tam'i6n, suministrar e ser.icio 4ue se ha prometido. +a rapide", a precisi#n,
a con&ia'iidad y a con&idenciaidad de'en ser garanti"adas. %e tratar2n as 4ue*as r2pida y
satis&actoriamente. %e esta'ecer2n o'*eti.os de ser.icio y se .igiar2n os mismos. %e
administrar2n os recursos de manera 4ue .agan o 4ue cuestan.
Actiid!d 1?
E;ay o ha ha'ido un programa esta'ecido para di.ugar as .enta*as de a gesti#n de
documentos dentro o &uera de su organi"aci#nG =e ser as0 escri'a una descripci#n 're.e de
mismo. =e no ser as0 escri'a un pan 're.e de a manera en 4ue usted di.ugar0a os
ser.icios de a gesti#n de documentos. EFu6 puntos so'resaientes su'rayar0a ustedG EA
4ui6nes se dirigir0a usted en este pan de di.ugaci#nG
7 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DE SERVICIO Y
MEDICION DEL DESEMPECO
E esta'ecimiento y a .igiancia de o'*eti.os de ser.icio (amado tam'i6n medici#n de
desempe3o! son maneras /ties de e.auar a e&icacia de un programa de gesti#n de
documentos y de demostrar sus 'ene&icios a os administradores superiores.
*as mediciones del desempeDo se e3aminan en
Administraci#n de Recursos para %er.icios de y
Archi.os.
Esto entra3a ago m2s 4ue contar os ni.ees de acti.idad de a unidad de gesti#n de
documentos aun cuando as medidas cuantitati.as pueden ser /ties a e7poner os recursos
necesarios para mantener o me*orar esos ni.ees. E esta'ecimiento de o'*eti.os de
ser.icio y a .igiancia de os mismos entra3a medir a reaci#n de os recursos 4ue
a'astecen a ese ser.icio (insumos! con o 4ue a unidad acan"a utii"ando esos recursos
(productos!.
)uando se ha esta'ecido un sistema de gesti#n de documentos nue.o es importante
demostrar y cuanti&icar as me*oras 4ue ha ogrado acan"ar. Esto precisar2 medir as
acti.idades de documentos antes y despu6s de esta'ecimiento de sistema nue.o. +as
mediciones tomadas antes se aman mediciones de referencia. +a cuanti&icaci#n de a
reducci#n de as demoras o de a con&ia'iidad mayor para encontrar os documentos son
H:
una prue'a de a e&icacia de os sistemas nue.os. Adem2s, una .e" 4ue se han demostrado
as me*oras, es posi'e esta'ecer nue.os o'*eti.os.
+a recoecci#n y e.auaci#n de in&ormaci#n estad0stica re4uiere mucho tiempo. $or
consiguiente, es importante asegurar 4ue os datos y as ci&ras recogidas sean pertinentes a
prop#sito de medir e desempe3o. Adem2s, es importante ser seecti.o a determinar cu2es
es&eras de acti.idad principaes estar2n su*etas a os o'*eti.os de ser.icio. $ara os
documentos de tr2mite es posi'e esta'ecer o'*eti.os de ser.icio para?
e registro y a circuaci#n de correspondencia reci'ida5
a identi&icaci#n y entrega de documentos soicitados por &uncionarios de acci#n.
+as medidas cuantitati.as m2s pertinentes a a administraci#n de documentos en &ase
administrati.a son?
e n/mero de pie"as de correspondencia u otros documentos reci'idos y en.iados5
e n/mero de e7pedientes nue.os creados5
e n/mero de e7pedientes e7istentes soicitados por a administraci#n5
e n/mero de series de e7pedientes desao*adas 'ien sea mediante su 'a*a o su trasado
a Archi.o Intermedio.
Es posi'e medir e desempe3o en as es&eras siguientes?
a caidad de ser.icio, como e porcenta*e de &uncionarios (usuarios! 4ue e7presan su
satis&acci#n con e ser.icio proporcionado por a -nidad de Tr2mite (determinado
mediante un cuestionario peri#dico!5
o'*eti.os determinados, como ograr un 9HW de 67ito en e registro y a circuaci#n de
correspondencia interna en un pa"o de cuatro horas despu6s de ha'erse reci'ido.
.aor por e dinero 4ue cuesta, como determinar e costo por pie"a de correspondencia
tramitada, e costo por soicitud de e7pediente mane*ado y e costo de guarda de cada
e7pediente guardado.
H8
Re#$%e&
E )ap0tuo III ha e7aminado os principios 4ue cone.a e esta'ecimiento de una
in&raestructura para un sistema de gesti#n de documentos. ;a considerado e concepto de
an2isis de as necesidades. ;a tratado os temas siguientes en reaci#n con e dise3o de una
in&raestructura de sistema?
egisaci#n
u'icaci#n de a unidad de gesti#n de documentos
autoridad &unciona
apoyo pro&esiona
organismos pe4ue3os
dotaci#n de persona
acomodaci#n
e4uipo y materiaes de o&icina
&inan"as
di.ugaci#n de as .enta*as de a gesti#n de documentos
o'*eti.os de ser.icio y medici#n de desempe3o.
E )ap0tuo III ha o&recido de&iniciones de?
&uncionario de acci#n
archi.ista
administraci#n de a in&ormaci#n.
H9
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. EFu6 es un an2isis de necesidades y 4u6 prop#sito tieneG
1. E)u2es son as cuatro es&eras 4ue de'en e7aminarse en un an2isis de as necesidadesG
D. E$or 4u6 os organismos de'en esta'ecer sus propios sistemas de gesti#n de
documentosG
8. E$or 4u6 a egisaci#n es importante para a 'uena gesti#n de os documentosG
H. EFu6 eementos de'en incuirse en a egisaci#n o en os documentos de autoridadG
I. EEn d#nde est2 me*or situada una unidad de gesti#n de documentos dentro de a
organi"aci#nG
:. E)on cu2es otros especiaistas e persona a cargo de os documentos puede necesitar
coa'orarG
8. E$or 4u6 e gestor de documentos de'e tener responsa'iidad por os documentos en
una organi"aci#nG
9. EFu6 cases de apoyo pro&esiona necesita a gesti#n de documentosG
1K. E)u2 es a manera me*or de dar autoridad a a gesti#n de documentos en os
organismos pe4ue3osG
11. E$or 4u6 e persona de documentos de'e estar 'ien capacitadoG
11. EFu6 necesidades de acomodaci#n tienen as O&icinas@Reguadoras de Tr2miteG
1D. EFu6 necesidades de e4uipo y de /ties de o&icina tienen as O&icinas@Reguadoras de
Tr2miteG
18. E$or 4u6 se necesitan &ondos apropiados para e &uncionamiento de una unidad de
gesti#n de documentosG
1H. E)u2 es e concepto de di.ugaci#n de as .enta*as de a gesti#n de documentosG
1I. E$or 4u6 os responsa'es de os documentos necesitan di.ugar as .enta*as de su
a'orG
1:. E)u2 es e prop#sito de esta'ecer o'*eti.os de ser.icioG
IK
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!de# 1311@
Todas estas acti.idades han sido esta'ecidas para 4ue usted pueda comparar a reaidad de
su situaci#n con a in&ormaci#n proporcionada en este cap0tuo. $ara cada acti.idad usted
de'er2 imaginar 4ue se encuentra en un puesto de responsa'iidad administrati.a e intentar2
competar as preguntas en a mayor medida posi'e. +uego, compare sus respuestas con as
sugerencias o&recidas en este cap0tuo y considere c#mo podr0a cam'iar sus respuestas o
adaptar as sugerencias para satis&acer as necesidades de a organi"aci#n.
<o hay respuestas acertadas o euivocadas a estas preguntas5 o 4ue es importante es 4ue
usted o'tenga una idea de a manera en 4ue a in&ormaci#n o&recida en este cap0tuo es
pertinente a su propio entorno y c#mo podr0a utii"ar as sugerencias 4ue se han hecho.
I1
IV ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS
DE MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS
+os )ap0tuos II y III han e7aminado os principios de contro de documentos y a
estructura para un sistema de gesti#n de documentos. E )ap0tuo IL e7amina os principios
y as pr2cticas 4ue cone.a e esta'ecimiento de sistemas de conser.aci#n de documentos
'ien conce'idos o e &ortaecimiento de estos sistemas. E esta'ecimiento de sistemas
e&icientes es cr0tico para e contro de os documentos. +os cap0tuos posteriores
e7aminar2n con m2s detae os mecanismos y os procedimientos espec0&icos para e
contro de os documentos. +os temas e7aminados a4u0 incuyen?
a respuesta a as necesidades .aria'es
e coapso de contro de os documentos
os o'*eti.os estrat6gicos de un sistema de conser.aci#n de documentos
e an2isis de as necesidades de un sistema de mantenimiento de documentos
e desao*o de un .oumen atrasado de series de e7pedientes cerrados
e contro centrai"ado o descentrai"ado
a introducci#n de &unciones de contro y de puntos de contro.
1 RESPUESTA A LAS NECESIDADES VARIABLES
;ay cuatro situaciones en as 4ue es necesario esta'ecer sistemas de mantenimiento de
documentos?
cuando un sistema de mantenimiento de documentos se ha desmoronado
cuando e sistema de mantenimiento de documentos no satis&ace as necesidades de
in&ormaci#n
cuando se crea un organismo nue.o o se reestructura un organismo
cuando se instaan sistemas de in&ormaci#n eectr#nicos en a organi"aci#n.
I1
E an2isis &unciona es a 'ase para todo o 4ue se indica a continuaci#n. -na .e" 4ue os
procesos y as acti.idades empresariaes han sido comprendidos, tomadas as decisiones
so're as series documentaes, es posi'e apicar e es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n,
a retenci#n y a disposici#n.
$ara 4ue e sistema de mantenimiento de documentos satis&aga as necesidades es
necesario 4ue haya sido esta'ecido de acuerdo con as &unciones, as acti.idades y as
tareas de organismo a cua sir.e.
%i una encuesta y un an2isis iniciaes muestran 4ue e sistema principa &unciona 'ien y
4ue soamente &aa en agunas es&eras (por e*empo, os documentos contienen a
in&ormaci#n correcta pero no pueden ser encontrados cuando os &uncionarios os soicitan!,
es posi'e 4ue s#o sea necesario cam'iar agunos de os mecanismos de contro. %i a
encuesta muestra 4ue os documentos, y a in&ormaci#n 4ue contienen, no est2n siendo
captados por e sistema de mantenimiento de documentos puede 4ue sea necesario
reestructurar e sistema de gesti#n documenta.
)uando e an2isis y a encuesta han sido competados, a descongesti#n (es decir, a
trans&erencia de os documentos hist#ricos! puede e.arse a ca'o. -na .e" 4ue os
documentos en &ase administrati.a pueden ser e7aminados y 4ue no se han perdido en a
con&usi#n de documentos hist#ricos adicionaes, ser2 posi'e tomar decisiones so're os
cam'ios 4ue se necesitan.
Es importante reai"ar e mismo an2isis, tanto si un sistema necesita una reorgani"aci#n
competa como si es ine&iciente s#o en parte. +os sistemas coapsados, o sistemas 4ue no
satis&acen as necesidades de in&ormaci#n de un organismo, son a menudo a ra"#n para
em'arcarse en un programa para esta'ecer nue.os sistemas de mantenimiento de
documentos. Antes de considerar detaadamente os pasos 4ue hay 4ue dar para ograr e
contro de os documentos o para esta'ecer sistemas nue.os, es necesario e7aminar as
causas y as consecuencias de os sistemas 4ue han su&rido un coapso.
)uando e sistema de administraci#n de documentos re4uiere una reestructuraci#n radica,
es pro'a'e 4ue e =irector de a administraci#n, e Qe&e de organismo o e *e&e de ,esti#n
de =ocumentos instigue re&ormas. E responsa'e de documentos de organismo
super.isar2 pro'a'emente os cam'ios su'siguientes, ta .e" en consuta con e *e&e de a
,esti#n de =ocumentos. En os organismos pe4ue3os, o en a4ueos en donde hay escasa
pericia en e tratamiento de os documentos, e e*ercicio de reestructuraci#n ser2 dirigido
por a ,esti#n de =ocumentos.
ID
Actiid!d 1A
E;a ocurrido en su organi"aci#n aguno de os hechos siguientesG
E sistema de mantenimiento de documentos se ha coapsado
E sistema de mantenimiento de documentos no satis&ace as necesidades de
in&ormaci#n
%e ha creado un organismo nue.o o se ha estructurado un organismo
%e han instaado sistemas de in&ormaci#n eectr#nicos en a organi"aci#n.
=e ser as0, escri'a una descripci#n 're.e de hecho y e7pi4ue si as necesidades de
conser.aci#n de documentos de a organi"aci#n han sido consideradas como parte de
mismo. $or e*empo Ese ha intentado me*orar os sistemas despu6s de su coapsoG E;u'o
procesos de cam'io cuando se esta'ecieron os sistemas computari"adosG
10 COLAPSO DEL CONTROL DE DOCUMENTOS
Tradicionamente, e centro de un sistema de contro de documentos est2 en a Reguadora
de Tr2mites, amada tam'i6n -nidad de Tr2mite o Registro.
-na Re'$+!d"*! o U&id!d de T*9%ite es una unidad o
una o&icina responsa'e de a creaci#n, e registro, e
contro, a conser.aci#n y e mo.imiento de os
e7pedientes y documentos 4ue se necesitan para os
asuntos corrientes.
+a Reguadora de'e ser responsa'e de todos os eementos de contro de documentos. %in
em'argo, con demasiada &recuencia su pape ha degenerado en un tra'a*o rutinario de
registro y archi.aci#n de correspondencia. )omo resutado de esto, a e&icacia de esta
unidad ha disminuido y su condici#n tam'i6n.
Esto, a su .e", ha aentado a opini#n e4ui.ocada de 4ue e tra'a*o de gesti#n de os
documentos puede ser asignado a un persona de escasa capacidad y escasos ogros.
*os elementos principales del control de
documentos A control de series, registro,
clasificacin, inde3acin, rastreo y disposicin A
fueron e3puestos en el 'ap4tulo II&
I8
$or desgracia, *unto con esta degeneraci#n de a acti.idad de a -nidad de Registro ha
ocurrido, con &recuencia, e coapso de sistema de registro mismo. En agunas situaciones
esta o&icina ha sido a'rumada por a carga de papeeo deri.ada de a e7pansi#n de una
secretar0a pe4ue3a en un aparato administrati.o competo de un estado moderno o de una
gran empresa.
+os sistemas de mane*o de documentos se desmoronan, os sistemas de casi&icaci#n y
codi&icaci#n decaen, as series de e7pedientes se des'ordan, os e7pedientes .aiosos no
pueden ser recuperados y os e7pedientes redundantes no se dan de 'a*a. )omo resutado, e
organismo se 4ueda sin espacio de guarda5 con &recuencia se .e en situaciones em'ara"osas
cuando no es posi'e recuperar e7pedientes y otros documentos5 desperdicia es&uer"os
considera'es de persona en argas '/s4uedas 4ue, con &recuencia, son improducti.as5 y
no puede ocai"ar o proporcionar os documentos adecuados para &ines egaes, de
auditor0a y otros prop#sitos de rendici#n de cuentas.
)uando os sistemas de registro centraes se desmoronan, os documentos 4ue no han sido
archi.ados aca'an siendo retenidos en as unidades administrati.as y de operaci#n5 os
e7pedientes de*an de circuar5 y sistemas de archi.aci#n paraeos son esta'ecidos por
&uncionarios 4ue no con&0an en a -nidad de Tr2mite. +a in&ormaci#n se .ue.e
&ragmentada y dispersa y no puede ser compartida. En e&ecto, se ha esta'ecido un sistema
de documentos descentrai"ado, pero, no est2 controado y no pueden atender a as
necesidades de organismo.
-na souci#n de estos pro'emas puede consistir en esta'ecer un sistema de documentos
competamente descentrai"ado 'a*o un contro centra. $or consiguiente, una decisi#n
primordia para resta'ecer e contro es si un sistema centrai"ado o descentrai"ado ser2
me*or para satis&acer as necesidades de organismo. Esta disyunti.a surge tanto en un
organismo cuando puede ser necesario esta'ecer su'unidades de sistema centrai"ado,
como entre organismos cuando as &unciones y as responsa'iidades son trans&eridas, por
e*empo, de un ministerio centra a as administraciones distritaes.
M$s adelante, en esta leccin, e3aminaremos las
cuestiones relacionadas con el control
centralizado comparadas con las del control
descentralizado&
+a $&id!d de 'e#ti(& de d"c$%e&t"# es a unidad
administrati.a de un organismo 4ue es responsa'e de
cuidado de os documentos de mismo durante todo su
cico de .ida.
Actiid!d 0B
IH
E)u2 es e nom're de a parte de su organi"aci#n responsa'e de cuidado de os
documentosG E)u2es son as o'igaciones de ese organismoG A su *uicio, Ecu2 ser0a e
e&ecto si e nom're &uese cam'iado a de 6nidad de Gestin de DocumentosG
3 OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE UN SISTEMA DE CONSERVACION
DE DOCUMENTOS
<o importando si a &unci#n de documentos est2 centrai"ada o descentrai"ada, de'er2
ha'er un patr#n congruente de super.isi#n y contro. E 4ue ese contro pro.enga de
responsa'e de documentos de os organismos, de un responsa'e de documentos a cargo
de .arios organismos o de a ,esti#n de =ocumentos depender2 de tama3o y a
compe*idad de organismo.
$ara e*ercer ese contro se necesitar2 tomar as medidas siguientes?
Esta'ecer y mantener sistemas y procedimientos de conser.aci#n de documentos
apropiados.
Esta'ecer y super.isar normas para a apicaci#n de esos sistemas y procedimientos.
$roporcionar manuaes y directrices pertinentes y de &2ci comprensi#n.
)apacitar a persona de ser.icio de documentos y a os &uncionarios de acci#n.
)rear y mantener a documentaci#n de contro necesaria.
$roporcionar contro de autoridad para a asignaci#n de t0tuos de series y esta'ecer
sistemas apropiados para su casi&icaci#n, codi&icaci#n e inde7aci#n.
Asignar responsa'iidad por a conser.aci#n o a archi.aci#n de documentos con
m/tipes copias (taes como in&ormes, directrices, actas de comit6 y documentos!.
Ligiar a archi.aci#n en sistemas descentrai"ados y corregir a archi.aci#n err#nea, a
maa comprensi#n de os t0tuos, a archi.aci#n de documentos e&0meros y dupicados.
Asegurar a guarda y a seguridad adecuadas de todos os documentos de un organismo.
Esta'ecer un programa de documentos .itaes.
=eterminar as necesidades de medios de con.ersi#n de os documentos.
Asegurar a disposici#n adecuada con programas con.enidos.
II
7 ANALISIS DE LAS NECESIDADES DE UN SISTEMA DE CONSERVACION
DE DOCUMENTOS
)omo o'ser.amos en e )ap0tuo II, e an2isis de os sistemas empresariaes es un paso
inicia de suma importancia para esta'ecer un sistema de gesti#n de documentos
apropiado.
*os principios del an$lisis de sistemas
empresariales se e3ponen en el 'ap4tulo II, y se
e3aminan con m$s detalle en An$lisis de Sistemas
5mpresariales&
E an2isis de sistemas empresariaes se usa para comprender a manera en 4ue una
organi"aci#n &unciona y usa su in&ormaci#n. A incuir e proceso empresaria en e
conte7to de as necesidades de in&ormaci#n de a organi"aci#n es posi'e rastrear e &u*o de
documentos y de in&ormaci#n ascendente, descendente y entre as estructuras
administrati.as en e desempe3o de &unciones y acti.idades espec0&icas. Este an2isis se usa
como una 'ase para dise3ar nue.os sistemas de mantenimiento de documentos o para
moderni"ar os sistemas 4ue ya e7isten.
=e'ido a 4ue es una herramienta ana0tica, e an2isis de sistemas empresariaes tiene
muchas .enta*as /ties y pr2cticas. $ermite a responsa'e de os documentos idear sistemas
&uncionaes creando os mecanismos apropiados para e cuidado os documentos de una
organi"aci#n.
E an2isis esta'ece os puntos en os cuaes se toman y se apican as decisiones, se
reai"an as po0ticas y se e*ecutan as medidas. E an2isis esta'ece 4u6 in&ormaci#n se
necesita en cada uno de estos puntos para asegurar 4ue se tomen as decisiones y se
api4uen as medidas adecuadas. E an2isis de sistemas empresariaes determina cu2
in&ormaci#n es digna de ser captada en sistema de mantenimiento de documentos para
apoyar as operaciones de a empresa y asegurar a rendici#n de cuentas. E an2isis de
sistemas empresariaes esta'ece tam'i6n a &orma en a 4ue a in&ormaci#n de'e ser
registrada.
Espec0&icamente, e an2isis de sistemas empresariaes ayuda a gestor de documentos a
.er en d#nde hay &u*os de in&ormaci#n en a organi"aci#n5
en d#nde a in&ormaci#n apoya a os procesos empresariaes5
comparar as necesidades de in&ormaci#n con a in&ormaci#n 4ue ya se tiene5
I:
esta'ecer sistemas de &u*o de tra'a*o y esta'ecer os insumos y os productos para os
sistemas5
eiminar dupicaciones5
determinar e &ormato apropiado de os documentos5
determinar as reaciones entre categor0as de documentos5
determinar a casi&icaci#n y ordenaci#n #gicas de os documentos en series5
dise3ar es4uemas de casi&icaci#n para os documentos5
dar a os documentos n/meros de re&erencia #gicos5
determinar as u'icaciones ideaes para a guarda de documentos5
esta'ecer os documentos .itaes5
esta'ecer os documentos de .aor duradero5
proporcionar un rastro de auditor0a de as pr2cticas de mantenimiento de documentos5
esta'ecer panes de retenci#n y disposici#n de os documentos
.
Actiid!d 01
Re.ise cada una de as acciones enumeradas a continuaci#n y escri'a una descripci#n 're.e
de si usted cree 4ue esa tarea podr0a me*orarse en su organi"aci#n. E%e reai"a esa tarea en
su organismoG %i es as0 E&unciona con e&icienciaG E)#mo se podr0a me*orarG
Eimine a dupicaci#n en a creaci#n y retenci#n de os documentos.
=etermine e &ormato apropiado de os documentos.
=etermine a casi&icaci#n y ordenaci#n #gicas de os documentos en series.
$anee es4uemas de casi&icaci#n para os documentos.
=etermine as u'icaciones ideaes para a guarda de documentos.
Esta'e"ca os documentos .itaes.
I8
Esta'e"ca os documentos de .aor duradero.
Ea'ore programas de retenci#n y disposici#n de documentos.
Re!+i5!ci(& de $&! E&c$e#t! de D"c$%e&t"#
-n componente importante de un an2isis de sistemas empresariaes es a encuesta de
documentos. +a encuesta u'ica y esta'ece os documentos e7istentes de una organi"aci#n
y os reaciona con sus &unciones y sus necesidades de in&ormaci#n actuaes. +a encuesta de
documentos tam'i6n esta'ecer2 os documentos de concentraci#n y os documentos
hist#ricos en e sistema actua antes de su .aoraci#n y disposici#n.
-na e&c$e#t! de d"c$%e&t"# apica as t6cnicas de an2isis
de sistemas empresariaes a a recoecci#n de in&ormaci#n
'2sica so're a cantidad, a &orma &0sica y e tipo a u'icaci#n,
a condici#n &0sica as instaaciones de guarda, a .eocidad de
acumuaci#n os usos y otros datos seme*antes so're os
documentos de una organi"aci#n.
+a correaci#n entre e sistema de mantenimiento de documentos e7istente y as &unciones y
necesidades de a organi"aci#n es una medida de a su&iciencia de sistema y una indicaci#n
de si se necesita una reestructuraci#n radica o una re&orma menor.
)omo o'ser.amos anteriormente, cuando se necesita una reestructuraci#n radica, e
an2isis de sistemas empresariaes proporcionar2 un medio para esta'ecer un nue.o
es4uema de casi&icaci#n de documentos.
*a clasificacin se considera en el 'ap4tulo H&
I&t*"d$cci(& de $& Si#te%! N$e" " MeF"*!d"
+os procedimientos 4ue se apegan a a pr$ctica me/or para apicar nue.os sistemas de
conser.aci#n de documentos en as -nidades de Tr2mite se descri'en con detae en e
Manual de 9eestructura de la 6nidad de ?r$mite& +as secciones siguientes resumen os
pasos en este proceso.
E primer paso en cua4uier e*ercicio de reestructura es asegurar 4ue e acance de e*ercicio
se de&ina y 4ue se con.enga en a misma. E director o miem'ro superior de persona de a
,esti#n de =ocumentos se reunir2 con e director o miem'ro superior de persona de
organismo con e &in de asegurar 4ue hay un compromiso tota con a e*ercicio de
reestructura y 4ue se contar2 con todo e apoyo necesario. +uego, as dos partes escri'ir2n
e cometido u o'*eto preciso de&iniendo?
I9
e acance de e*ercicio de reestructura y o 4ue entra3ar25
4ui6n es responsa'e de 4u65
os resutados y 'ene&icios esperados5
e costo5
e marco crono#gico.
L! *ee#t*$ct$*! *e8$ie*e 8$e e+ !+c!&ce: +"# %!*c"#
c*"&"+('ic"#: - +!# *e#)"&#!.i+id!de#: #e i&di8$e& c"&
)*eci#i(&>
E director de organismo designar2 un super.isor de e*ercicio y de&inir2 su
responsa'iidad por escrito. Este super.isor de'er2 tener a *erar4u0a su&iciente para actuar
como un catai"ador y mediador durante e e*ercicio. +o idea es 4ue este super.isor tenga
una responsa'iidad administrati.a en as &unciones documentaes. -na .e" 4ue e
super.isor ha sido designado, todas as soicitudes e in.estigaciones reati.as a e*ercicio se
coordinar2n por su medio.
E director de a ,esti#n de =ocumentos designar2 a un 0der para enca'e"ar e grupo de
reestructura compuesto por miem'ros de a ,esti#n de =ocumentos y otros pro&esionaes
de a in&ormaci#n cuando sea apropiado. E persona de documentos de organismo tam'i6n
podr2 ayudar en e e*ercicio de reestructura siempre y cuando haya reci'ido a capacitaci#n
adecuada.
E 0der necesitar2 instruir a e4uipo so're e acance y a metodoog0a de e*ercicio. +uego,
e e4uipo har2 una e7posici#n a a administraci#n superior y media de organismo para
e7picar as ra"ones de e*ercicio de reestructura, o 4ue entra3a y e marco crono#gico
para e.aro a ca'o.
Rec"+ecci(& de D!t"#
-na .e" 4ue e e*ercicio de reestructura ha sido programado se podr2 iniciar a coecta de
datos. Esto comprende tres pasos?
reunir in&ormaci#n de antecedentes
reai"ar una encuesta de documentos
reai"ar entre.istas con &uncionarios de acci#n y persona de documentos.
:K
Agunas de estas acti.idades necesitar2n reai"arse a mismo tiempo. $or e*empo, as
entre.istas con e persona para determinar es&eras adicionaes en as 4ue se precisa
in&ormaci#n '2sica. +a encuesta de documentos entra3ar2 ha'ar con e persona de
documentos.
E dirigente de e4uipo y e super.isor reunir2n in&ormaci#n '2sica para 4ue e e4uipo a
estudie. Toda a in&ormaci#n reunida estar2 &echada y se indicar2 su &uente. +a
disponi'iidad y e acance de a in&ormaci#n '2sica .ariar2n en cada organismo.
*as fuentes de informacin pertinente se indican
en el Manual de 9eestructura de la 6nidad de
?r$mite&
A reunir in&ormaci#n '2sica es importante no perder de .ista e prop#sito genera? ograr
una comprensi#n de a organi"aci#n y as &unciones de organismo y empe"ar a esta'ecer
un panorama de as necesidades de in&ormaci#n.
E+ )*")(#it" de *e$&i* i&/"*%!ci(& .9#ic! e#
c"%)*e&de* +! "*'!&i5!ci(& +!# /$&ci"&e# - +!#
&ece#id!de# de i&/"*%!ci(& de+ "*'!&i#%">
Re!+i5!ci(& de $&! E&c$e#t! de D"c$%e&t"#
+os miem'ros de e4uipo reai"ar2n una encuesta de documentos (amada tam'i6n
in.entario o auditor0a de documentos! para proporcionar un panorama de a estructura de
in&ormaci#n y de as necesidades generaes de organismo.
Esta reuni#n competa y sistem2tica de in&ormaci#n so're os documentos creados,
reci'idos y guardados por e organismo se reai"ar2 mediante un cuestionario y entre.istas
con os &uncionarios de acci#n y e persona de documentos en todos os ni.ees.
+a encuesta de documentos permitir2 a e4uipo de reestructura?
a.eriguar cu2es documentos e7isten y reunir in&ormaci#n pertinente acerca de eos5
comprender c#mo se usan os documentos5
determinar y soucionar os pro'emas de conser.aci#n de documentos5

esta'ecer programas de disposici#n5


estimuar e inter6s en e tra'a*o de documentos y acrecentar su per&i.
:1
+as encuestas y as entre.istas de documentos se reai"ar2n usando &ormuario est2ndar. En
e Manual de 9eestructuracin de la 6nidad de ?r$mite se o&rece in&ormaci#n adiciona.
Re!+i5!ci(& de E&t*ei#t!#
+as entre.istas con e persona superior permitir2n a dirigente de e4uipo o'tener una
comprensi#n me*or de a in&ormaci#n de organismo y compementar2n a in&ormaci#n
reunida durante a encuesta de documentos.
+as entre.istas se estructurar2n minuciosamente, de pre&erencia con una ista preparada de
preguntas est2ndar 4ue se pantear2n de manera 4ue a in&ormaci#n 4ue se re/na sea
competa y ca'a en a mayor medida posi'e. En e Manual de 9eestructura de la 6nidad
de ?r$mite se incuye una ista de preguntas posi'es en taes entre.istas.
A&9+i#i# de D!t"#
+os anaistas de documentos usan t6cnicas de an2isis de a administraci#n para e7aminar
as estructuras y as operaciones de a organi"aci#n con e &in de comprender 4u6 tra'a*o se
reai"a y por 4u6, 4u6 in&ormaci#n necesita a organi"aci#n y sus necesidades de
mantenimiento de datos.
Estos pro&esionaes anai"an esta in&ormaci#n con e &in de recomendar medios pr2cticos de
rea"ar a e&iciencia y de economi"ar costos mediante e dise3o de sistemas me*orados. +os
diagramas de &u*o se usan para iustrar a manera en 4ue a organi"aci#n est2 estructurada y
en 4ue produce, reci'e y usa su in&ormaci#n.
-sando esta metodoog0a, e e4uipo de reestructuraci#n har2 una ista de as &unciones y
acti.idades reai"adas por cada di.isi#n y rama de organismo, y esta'ecer2 diagramas de
&u*o para iustrar?
as reaciones entre as di.isiones de organismo5
as reaciones internas y e7ternas de as ramas y as o&icinas dentro de una di.isi#n5 e
&u*o de in&ormaci#n 4ue entra y sae de eas5
e proceso de a in&ormaci#n y a generaci#n de documentos.
E e4uipo anai"ar2 tam'i6n as notas de a entre.ista y de a encuesta y otra in&ormaci#n
reunida con e &in de asegurar a in&ormaci#n siguiente?
:1
EFu6 tra'a*o de documentos se est2 haciendoG EFui6n o 4ui6nes hacen ese tra'a*oG
E)u2ndo o hacenG EEn d#nde o hacenG
EEst2n os documentos casi&icados y ordenados5 son controados de manera 4ue se
&aciite a recuperaci#n de in&ormaci#nG
E;asta 4u6 punto os procedimientos de mane*o de documentos actuaes se amodan a
as necesidades de organismo en reaci#n con sus &unciones, acti.idades, pr2cticas de
tra'a*o y cuaes4uier re4uisitos estatutarios o regamentariosG
E e4uipo, tra'a*ando estrechamente con e persona de documentos de organismo,
e.auar2 os resutados de a encuesta con e &in de determinar o siguiente?
EEs posi'e me*orar as operaciones de registro y guarda de os documentosG
EEs posi'e me*orar os sistemas de contro de documentos (registro, casi&icaci#n,
codi&icaci#n, inde7aci#n, rastreo y .aoraci#n y disposici#n!G
EEst2n protegidos os documentos de acceso no autori"ado y de p6rdidaG E)u2n segura
y am'ientamente correcta es a guarda corrienteG
E$ueden me*orarse as disposiciones de registro y guarda de os e7pedientesG
E$uede ser usado con m2s e&iciencia e e4uipo de archi.aci#nG E<ecesita ser reparado o
su'stituidoG E%er0an m2s e&icaces otros m6todos de guardaG
EFu6 documentos pueden ser incuidos en una ista y trans&eridos a Archi.o de
)oncentraci#n, a otro ugar de guarda de menor costo o a Archi.o ;ist#ricoG
$uede ser consoidado aguno de os documentos (por e*empo, Ees posi'e 4ue os
e7pedientes temporaes se me"cen con os e7pedientes permanentesG
E)u2es documentos pueden ser dados de 'a*a de acuerdo con as resouciones de
disposici#n actuaesG E)#mo se dar2n de 'a*a esos documentosG EFu6 .oumen tienenG
EFu6 cantidades de documentos hist#ricos no est2n incuidas en e cat2ogo de
disposici#n actuaG
E)u2 es a carga de tra'a*o de organismo y de sus di.isiones y ramasG E)u2 es e
.oumen de documentos de tr2mite 4ue se guarda en un momento dadoG E)on 4u6
&recuencia son consutados y por 4ui6nG
E)u2 es a tasa de crecimiento pro'a'e de os documentos de tr2mite de organismoG
:D
E)u2nto persona se dedica a tra'a*o de documentosG E)u2es son sus grados o sus
ni.ees de empeoG
A continuaci#n, e e4uipo reunir2 as necesidades de in&ormaci#n de organismo 4ue han
sido esta'ecidas por os diagramas de &u*o y a organi"aci#n de tra'a*o de documentos
seg/n haya determinado a encuesta. -na .e" 4ue e e4uipo tenga esta in&ormaci#n
proceder2 a o siguiente?
Idear2 un sistema de administraci#n de documentos 4ue e4uipare a creaci#n de
documentos y os procedimientos de mane*o con as necesidades de in&ormaci#n.
=eterminar2 os puntos de contro necesarios para registrar a creaci#n, a recepci#n y e
mo.imiento de os documentos.
$reparar2 nue.os &ormuarios de documentos y documentaci#n de contro si es
necesario.
Esta'ecer2 un .oca'uario controado o ista de paa'ras ca.e para uso de organismo,
'asado en sus &unciones, sus acti.idades y sus es&eras de asuntos.
)acuar2 e n/mero y a u'icaci#n de -nidades de Tr2mite, Registros y guardas de
e7pedientes5 e n/mero y os grados de persona de documentos necesarios para apicar
y mane*ar ese sistema.
Esta'ecer2 procedimientos para mane*ar os documentos en pa"o precauciona de
conser.aci#n.
$reparar2 programas preiminares de disposici#n.
Recomendar2 otros medios pr2cticos de aumentar a e&iciencia y ograr econom0as de
costos.
E.auar2 as necesidades de capacitaci#n de persona de documentos y de os usuarios
de os mismos para mane*ar e nue.o sistema..
Ea'orar2 y entregar2 un programa de capacitaci#n para e7picar c#mo &unciona e
sistema nue.o.
=espu6s de ha'eras de'atido con e super.isor, as concusiones de e4uipo se incorporar2n
a un in&orme &orma a director de a ,esti#n de =ocumentos y a director de organismo.
Este in&orme ser2 caro y conciso. Tratar2 e7cusi.amente de as cuestiones e*ecuti.as de
inter6s para a administraci#n superior y no as cuestiones pro&esionaes de inter6s para os
responsa'es de os documentosC
:8
+a puesta en pr2ctica podr2 comen"ar una .e" 4ue e in&orme y sus recomendaciones hayan
sido apro'ados por escrito tanto por e director de a ,esti#n de =ocumentos como por e
director de organismo.
< CONTROL CENTRALIZADO Y DESCENTRALIZADO
E resta'ecimiento de contro de un sistema de mantenimiento de documentos no signi&ica
necesariamente e resta'ecimiento de una soa -nidad de Tr2mite centra para todos os
documentos de un organismo.
)uando un organismo es grande y ocupa una serie de edi&icios, ser2 necesario cierto grado
de descentrai"aci#n. %in em'argo, a coordinaci#n de os sistemas de mantenimiento de
documentos en todo e organismo es necesaria para asegurar e tratamiento m2s e&iciente de
os documentos y e mantenimiento de normas apropiadas. Aun cuando es posi'e 4ue se
usen sistemas di&erentes, todos eos estar2n su*etos a as mismas normas.
L! de#ce&t*!+i5!ci(& de +"# #i#te%!# de d"c$%e&t"# #e
e/ect$!*9 c"& )*ec!$ci(&>
)omo rega genera, es pre&eri'e descentrai"ar con precauci#n. $or e*empo, se podr0a
esta'ecer una -nidad de Tr2mite centra en e edi&icio donde est2n as o&icinas centraes
con una su'unidad en cada uno de os otros edi&icios ocupados por e organismo.
)uando un organismo tiene una estructura de deegaciones regionaes u otras ramas ocaes,
cada una de eas de'er2 tener su propio sistema de documentos. )ada sistema dupicar2 e
sistema centra y estar2 su*eto a contro centra. +uego, ser2 posi'e asignar m2s
responsa'iidad a medida 4ue se esta'ece una discipina en e mane*o de documentos en e
ni.e de deegaci#n o rama.
En muchos pa0ses, a tendencia o'ser.ada en os /timos a3os ha sido esta'ecer sistemas
de documentos descentrai"ados. En taes sistemas, e tra'a*o cotidiano de mane*o de
documentos y e7pedientes5 y e mantenimiento y a recuperaci#n de os e7pedientes
acti.os5 se reai"an en su'unidades de a -nidad de Tr2mite, situadas dentro de as
di.isiones y de as deegaciones a as cuaes atienden. E persona de documentos conoce
as &unciones y os sistemas de &uncionamiento de su organismo y es consutado en as
a'ores de casi&icaci#n y .aoraci#n.
Todo este tra'a*o de documentos es reai"ado 'a*o e contro genera de una -nidad de
Tr2mite centra enca'e"ada por un pro&esiona de documentos. Este contro genera asegura
a con&ormidad con os sistemas y as normas en todo e organismo.
+a introducci#n de a computadora en a -nidad de Tr2mite, especiamente cuando es parte
de una red de 2rea oca (RA+! ha &aciitado a descentrai"aci#n ya 4ue o&rece a
:H
oportunidad de controar os e7pedientes centramente a a .e" 4ue os u'ica cerca de os
&uncionarios de acci#n.
-na *ed de 9*e! +"c!+ es una red situada en un 2rea
reati.amente imitada como un edi&icio un ministerio de
go'ierno o un recinto uni.ersitario. Tam'i6n suee
designarse como una RA+.
*a computarizacin de los sistemas de control de
documentos se e3amina en Automati"aci#n de os
%er.icios de =ocumentos.
%ea cua &uere e grado de descentrai"aci#n es esencia asegurar a continuidad entre cada
-nidad de Tr2mite o su'unidad y as &unciones de as di.isiones y ramas 4ue atiende y, por
ende, as series de e7pedientes usados por eas. +as series de e7pedientes se trans&erir2n
entre as -nidades de Tr2mite cuando se trans&ieran &unciones dentro de organismo.
Es necesario tomar en cuenta una serie de &actores a considerar a descentrai"aci#n de os
sistemas de documentos. Entre esos &actores est2n os siguientes?
EEstar2n me*or os ser.icios a os usuariosG E;a'r2 aguna .enta*a en una mayor
pro7imidad de os documentosG ETendr2n os usuarios menor acceso en otras 2reas de a
administraci#nG
EFu6 consecuencias tiene en a dotaci#n de personaG
E%e necesitar2 m2s persona de documentosG E%e cuenta con persona de capacidad
su&icienteG
E)u2es son as consecuencias en a guarda y e e4uipoG
E%e necesitar2n nue.as 2reas de guarda, m2s estanter0a y m2s archi.adoresG
E;ay &ondos su&icientes para os recursos adicionaes 4ue se re4uierenG
E=ispondr2n as unidades descentrai"adas de apoyo y gu0a pro&esionaes, cuando se
necesitenG
E%er2 e ni.e de contro de os documentos seme*ante a e*ercido en e sistema centraG
E;ay consideraciones de seguridadG
:I
EEs posi'e mantener una coordinaci#n e&ica" con sistemas dispersosG $or e*empo,
Epueden ser e&ica"mente distri'uidas as .ersiones actuai"adas de .oca'uario
controado o de 0ndice de paa'ras ca.eG
EAentar2n a dupicaci#n os sistemas descentrai"adosG
E9uncionar2n con e&icacia os procedimientos de .aoraci#n y disposici#nG
Actiid!d 00
E +os documentos en su organi"aci#n est2n en un sistema descentrai"adoG E;ay una
com'inaci#n de estos sistemas descentri"adosG E=e 4u6 manera cree usted 4ue os
documentos se gestionan me*or y por 4u6G
= DESALOJO DE UN VOLUMEN ATRASADO DE EGPEDIENTES CERRADOS
Antes de proceder a introducir sistemas de conser.aci#n de documentos nue.os o me*ores
es necesario eiminar os documentos 4ue ya no se usan de una manera constante. Incuso
sistemas 4ue han estado &uncionando 'astante 'ien sueen incuir documentos 4ue hu'ieran
de'ido eiminarse de a guarda, uego de su e.auaci#n.
+a eiminaci#n de documentos sin .aor de guarda y 4ue no se usan puede contri'uir a
esta'ecer un cam'io nota'e en os sistemas de mantenimiento de documentos. +as
condiciones &0sicas me*oran nota'emente cuando grandes cantidades de materiaes sin
.aor son separadas de os archi.os. +a recuperaci#n de contro inteectua de os
documentos restantes se ogra con m2s &aciidad cuando s#o os documentos 4ue apoyan
&unciones y acti.idades corrientes permanecen en e ugar de guarda de os archi.os de
sistema.
Antes de iniciar un e*ercicio de desao*o de un .oumen de documentos atrasados es
importante tran4uii"ar a os usuarios asegur2ndoes 4ue os documentos importantes no se
dar2n de 'a*a y seguir2n siendo accesi'es. A 4uitar os documentos m2s .ie*os y
coocaros en un orden me*or, estos documentos ser2n m2s &2cimente accesi'es en
reaidad, a igua 4ue os documentos 4ue permane"can en e mismo ugar.
E primer paso para desao*ar e .oumen de documentos .ie*os 4ue no se usan, es decidir
una &echa para a 'a*a de as pie"as de sistema corriente. $or e*empo, si una serie de
e7pedientes no ha estado en uso acti.a durante tres a3os, podr2 ser e.auada y
e.entuamente 4uitada de sistema.
::
*os procesos de valoracin y ba/a se tratan en
5stablecimiento de Sistemas de Haloracin de
Documentos&
+os documentos seeccionados de'er2n ser mantenidos u organi"ados por series,
(casi&icados y ordenados por n/mero de e7pediente y .aorados!. Es posi'e 4ue haya 4ue
reai"ar primero una casi&icaci#n genera, seguida de otra m2s detaada. %i os documentos
ya est2n casi&icados podr2n estar coocados o mantenidos en ese orden. %i no hay una
casi&icaci#n con&ia'e, o si hay una me"ca de sistemas, ta .e" sea necesario ordenar os
documentos en 'o4ues crono#gicos dentro de sus series principaes. Esto &aciitar2 a
guarda, a recuperaci#n, a e.auaci#n y a tr0a &ina. Recuerde a de&inici#n de serie 4ue
dimos anteriormente?
+a #e*ie es e ni.e de casi&icaci#n y ordenaci#n de os
documentos de un organismo instituci#n o indi.iduo 4ue
re/ne a4ueos documentos 4ue se reacionan con a
misma &unci#n o acti.idad o 4ue tienen una &orma
com/n o aguna otra reaci#n deri.ada de su creaci#n su
recepci#n o su uso.
%e necesitar2 apicar panes de retenci#n generaes y espec0&icos de organismo. %i estos
panes no e7isten ser2 preciso esta'eceros so're a 'ase de an2isis de sistemas
empresariaes y a encuesta de documentos. $or e*empo, es posi'e 4ue os documentos
sustanti.os (4ue documentan transacciones espec0&icas de organismo y e cumpimiento de
sus po0ticas! de'an ser re.isados en un pa"o de die" a3os despu6s de su &echa de causura.
+os e7pedientes &aciitati.os 4ue se reacionan con cuestiones rutinarias de o&icina pueden
ser re.isados despu6s de cinco a3os.
+os d"c$%e&t"# #$#t!&ti"# se reacionan con os
asuntos meduares de a organi"aci#n y documentan
transacciones espec0&icas de organismo y e
esta'ecimiento y e*ecuci#n de sus po0ticas.
+os d"c$%e&t"# /!ci+it!ti"# se reacionan con a4ueas
acti.idades administrati.as generaes 4ue son comunes a
todas as organi"aciones, taes como e mantenimiento de
recursos, e cuidado de a panta &0sica u otras cuestiones
rutinarias de o&icina.
:8
5stos tipos de documentos se consideran con m$s
detalle en el cap4tulo siguiente&
%er2 necesario egar a un acuerdo para dar de 'a*a a4ueos documentos casi&icados sin
.aor durante e e*ercicio de descongesti#n.
Todos os documentos e&0meros, os materiaes 4ue no son documentos y os materiaes
'i'iogr2&icos 4ue puedan egar a archi.o se separar2n de os documentos. +os materiaes
e&0meros se dar2n de 'a*a a menos 4ue o&re"can una in&ormaci#n importante so're as
acti.idades de organismo en cuyo caso ser2n trasadados a Archi.o para ser e7aminados.
+os materiaes pu'icados 4ue ya no se necesitan pueden ser o&recidos a una 'i'ioteca
apropiada, +os materiaes pu'icados y 4ue son documentos de'er2n coocarse en un centro
de documentacin o "ona de guarda separada 'a*o e contro de a unidad de gesti#n de
documentos.
+os %!te*i!+e# e/E%e*"# incuyen di.ersos materiaes
impresos y pu'icados como anuncios cartees piegos
suetos tar*etas y &oetos creados para uso a corto pa"o.
%i aguna .e" se sacan documentos de os sistemas acti.os siempre estar2n su*etos a
aguna acci#n &utura de suerte 4ue puedan ser captados en e sistema de e.auaci#n y
disposici#n y nunca .ue.an a ser pasados por ato. Este proceso asegura 4ue no causen
m2s pro'emas de congesti#n en e &uturo. $or e*empo, os e7pedientes cerrados
identi&icados para retenci#n ser2n istados por serie y n/mero de e7pediente, metidos en
ca*as y sacados de a guarda de documentos de concentraci#n, como a de un Archi.o
Intermedio. A mismo tiempo, as medidas de e.auaci#n y disposici#n y as &echas
correspondientes se determinar2n para cada serie. $or e*empo, en e caso de os
e7pedientes de po0ticas, es posi'e 4ue sea necesario asignar acciones de disposici#n a
cada serie documenta.
5l proceso de trasladar los documentos a una
guarda de ba/o costo se describe en ,esti#n de
=ocumentos en Archi.os de )oncentraci#n.
Actiid!d 03
E;ay documentos en su organi"aci#n 4ue no se usan actuamente, 4ue son m2s .ie*os o 4ue
hu'ieran de'ido 4uitarse hace tiempoG =e ser posi'e, e7amine agunos de esos
documentos y procure determinar cu2n .ie*os son y 4u6 &unciones o acti.idades
representan. A su *uicio Eser0a posi'e retirar estos documentosG EAd#nde podr0an ser
en.iadosG EA un Archi.o IntermedioG EA Archi.o ;ist#ricoG
:9
? ESTABLECIMIENTO DE PUNTOS DE CONTROL
$ara ser e&ica" un sistema de mantenimiento de'e e*ercer un contro so're os procesos de
creaci#n, recepci#n, distri'uci#n, uso y disposici#n de os documentos. Esto se hace
mediante a documentacin de control. A continuaci#n damos una e7posici#n genera de
concepto de creaci#n de documentaci#n de contro5 os pasos espec0&icos para crear esta
documentaci#n se indican con detae en os )ap0tuos LII y LIII en e Manual de
2rocedimientos de la 6nidad de ?r$mite&
+a d"c$%e&t!ci(& de c"&t*"+ es in&ormaci#n registrada
4ue .igia y go'ierna a creaci#n a recepci#n a
distri'uci#n e uso y a disposici#n de os documentos.
+a documentaci#n de contro puede ser necesaria en os puntos siguientes de proceso de
documentos?
a creaci#n de documentos5 por e*empo, a preparaci#n de correspondencia de saida
por &uncionarios de acci#n5
a recepci#n de documentos5 por e*empo, a recepci#n de correspondencia de entrada o
de correo eectr#nico procedente de &uera de organismo5
e despacho de documentos5 por e*empo una carta o un correo eectr#nico5
a iniciaci#n de un e7pediente5
e mo.imiento de un documento entre e Registro y un &uncionario o entre &uncionarios5
a archi.aci#n de un documento en un e7pediente 4ue ya e7iste5
a recuperaci#n de un e7pediente o un documento 4ue ya e7iste desde su ugar de
guarda5
e mo.imiento de un e7pediente entre e Registro y un &uncionario o entre &uncionarios5
a reposici#n de un e7pediente en su ugar de guarda apropiado5
a causura de un contenedor (carpeta,&oder! cuando se ha .ueto demasiado
.ouminoso o cuando su contenido acan"a una edad determinada5
8K
e trasado de una serie documenta de un ugar de guarda a otro, por e*empo, de guarda
acti.a a guarda semiacti.a5
a recuperaci#n de una serie y su de.ouci#n a a guarda semiacti.a5
e mo.imiento de e7pedientes semiacti.os5
a 'a*a de un e7pediente 4ue ya no tiene .aor.
En un medio eectr#nico, una re&erencia de auditor0a de os documentos .istos, modi&icados
o 'orrados tam'i6n ser2 una caracter0stica est2ndar de sistema.
%i cua4uiera de estos controes no estu.iera esta'ecido, o no &uncionase, e sistema de
gesti#n de documentos puede descomponerse y os documentos estar2n ma coocados o se
perder2n.
Actiid!d 07
EFu6 documentaci#n de contro e7iste en su organi"aci#n para administrar as tareas
siguientesG
creaci#n de documentos,
recepci#n de documentos,
iniciaci#n de un e7pediente,
causura de un contenedor cuando se ha .ueto demasiado .ouminoso o cuando
su contenido ega a cierta edad,
trasado de un un e7pediente de un ugar de guarda a otro,
por e*empo, de guarda acti.a a guarda semiacti.a,
'a*a de un e7pediente 4ue ya no tiene .aor.
E)ree usted 4ue a documentaci#n de contro podr0a me*orarG E)#mo a me*orar0aG $ara
cada una de as tareas indicadas en esta acti.idad escri'a una descripci#n 're.e de as
medidas 4ue usted tomar0a para me*orar os procesos.
D"c$%e&t!ci(& de C"&t*"+

$ara e*ercer contro en e sistema de conser.aci#n de documentos es necesario crear y
mantener sistemas de documentaci#n apropiados. En a mayor0a de os casos, a
documentaci#n ser2 en &orma de pape, aun cuando ahora es posi'e dupicar esta
documentaci#n en un sistema de administraci#n de documentos computari"ado.
L! d"c$%e&t!ci(& de c"&t*"+ !d%i&i#t*! e+ #i#te%! de
d"c$%e&t"# - !#e'$*! c";e*e&ci! e& +! )*9ctic!>
81
Tanto si e sistema de contro es manua o est2 computari"ado como si es una me"ca de
am'os, un sistema caracter0stico puede incuir os eementos siguientes?
registros de correspondencia para registrar e reci'o y e en.0o de correspondencia y de
otras comunicaciones e7ternas e internas y a u'icaci#n de a correspondencia reci'ida
y copias de a correspondencia en.iada5
un es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n para asignar documentos a su ugar
apropiado en una casi&icaci#n y ordenaci#n #gicas y para generar n/meros de
re&erencia5
registros de documentaes para registrar a creaci#n de cada e7pediente5
panos documentaes para registrar a e7istencia y a u'icaci#n de cada e7pediente
dentro de es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n5
0ndices y@o istas de es4uema de casi&icaci#n y t0tuos de e7pedientes5
una ista controada de t6rminos de 0ndice5
rastreo de documentos para documentar e mo.imiento de os e7pedientes y permitir
4ue su u'icaci#n corriente se sepa en cua4uier momento5
&ormuarios de trasado para documentar e mo.imiento de a documentaci#n
semiacti.a desde sistemas acti.os a una guarda de menor costo y su recuperaci#n
cuando se necesite5
programas de disposici#n (ta'as o caendarios de conser.aci#n! para documentar as
decisiones de e.auaci#n y ser.ir como autoridad para a disposici#n (en a pr2ctica
pueden com'inarse con os es4uemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n!5
cat2ogo de os documentos para registrar a terminaci#n de a acci#n administrati.a
autori"ada por programas de disposici#n.
Muc1os de estos sistemas de control se e3aminan
con m$s detalle en cap4tulos posteriores y en el
Manua de $rocedimientos de a -nidad de
Tr2mite.
5l mane/o de los documentos de concentracin se
tratar$ detalladamente en ,esti#n de
=ocumentos en os Archi.os de )oncentraci#n.
*os programas de disposicin se e3aminar$n en e
81
Esta'ecimiento de %istemas de E.auaci#n de
=ocumentos.
8D
Re#$%e&
E )ap0tuo IL ha considerado os principios y as pr2cticas 4ue cone.a e esta'ecimiento
de sistemas de conser.aci#n de documentos 'ien conce'idos. %e ha e7aminado a necesidad
de responder a as necesidades .aria'es de os documentos y ha tratado e
desmoronamiento de contro de documentos. Este cap0tuo ha e7aminado os o'*eti.os
estrat6gicos de un sistema de conser.aci#n de documentos. ;a se3aado c#mo se
determinan as necesidades de un sistema nue.o mediante e an2isis de sistemas
empresariaes y e an2isis de os datos reunidos en una encuesta de documentos y en
entre.istas con e persona. %e ha considerado as opciones para e contro de sistemas
centrai"ado y descentrai"ado y se ha se3aado os procesos 4ue cone.a e desao*o de
e7pedientes concuidos no trans&eridos. 9inamente se ha e7puesto a idea de os puntos de
contro en os sistemas de conser.aci#n de documentos.
%e han o&recido de&iniciones de os t6rminos y os conceptos siguientes?
Reguadora, Registro, o -nidad de Tr2mite,
unidad de gesti#n de documentos,
encuesta de documentos,
red de 2rea oca,
series
documentos sustanti.os,
documentos &aciitati.os,
materiaes e&0meros,
documentaci#n de contro.
88
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. =escri'a tres situaciones en as 4ue se necesita introducir nue.os sistemas de
conser.aci#n de documentos.
1. E$or 4u6 e an2isis &unciona es cr0tico para esta'ecer o me*orar sistemas de
conser.aci#n de documentosG
D. EFu6 es una -nidad de Tramite (Registro o Reguadora!G
8. E)u2es son as responsa'iidades de un Registro o -nidad de Tr2miteG
H. EFu6 es a unidad de ,esti#n de documentosG
I. =escri'a por o menos ocho medidas 4ue es posi'e tomar para controar os procesos
de conser.aci#n de documentos.
:. E=e 4u6 manera e an2isis de sistemas empresariaes ayuda a gestor de documentosG
8. EFu6 es una encuesta de documentosG
9. E$or 4u6 de'e reai"arse una encuesta de documentos a re.isar un sistema de
conser.aci#n de documentosG
1K. EFu6 acance de'e ser determinado a panear un e*ercicio de reestructuraci#nG
11. E)u2es son os pasos 4ue cone.a a coecci#n de datos para un e*ercicio de
reestructuraci#nG
11. E)u2 es e prop#sito de a reuni#n de in&ormaci#nG
1D. EFu6 es o 4ue una encuesta de documentos permitir2 hacer a e4uipo de
reestructuraci#nG
18. E=e 4u6 manera as entre.istas pueden ayudar en una encuesta de documentosG
1H. E)#mo se 'usca in&ormaci#n cuando se anai"an datosG
1I. Indi4ue por o menos cinco preguntas 4ue e e*ercicio de reestructuraci#n pretender
contestar.
1:. E)u2es son as die" acciones 4ue e e4uipo de reestructuraci#n de documentos puede
determinar una .e" 4ue ha estudiado as necesidades de in&ormaci#n de organismoG
8H
18. E)u2 es a di&erencia entre e contro de documentos centrai"ado y e descentrai"adoG
19. EFu6 preguntas de'en considerarse a determinar si hay 4ue descentrai"ar os sistemas
de documentosG
1K. E$or 4u6 es importante dar de 'a*a os documentos 4ue ya no se usan ha'ituamente
cuando se comien"a a impantar sistemas de conser.aci#n de documentos nue.os o
me*oradosG
11. E)#mo de'en organi"arse os documentos 4ue ser2n dados de 'a*aG
11. E)u2 es a di&erencia entre documentos sustanti.os y documentos &aciitati.osG
1D. )uando os documentos son sacados de os sistemas acti.os E4u6 medida hay 4ue
tomar siempre para 4ue no causen pro'emas de congesti#n en e &uturoG
18. EFu6 es a documentaci#n de controG
1H. EEn 4u6 puntos en e proceso de documentos puede ser necesaria a documentaci#n de
controG
1I. EFu6 cases de eementos pueden encontrarse en un sistema de contro caracter0sticoG
8I
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!d 1A
Esta acti.idad tiene por o'*eto ayudaro a comparar as sugerencias de este cap0tuo con a
reaidad de su organi"aci#n. $rocure encontrar a mayor in&ormaci#n posi'e so're e
cuidado de documentos en su organi"aci#n, ya 4ue esta in&ormaci#n o ayudar2 a
comprender estas ecciones y e dar2 una comprensi#n m2s cara de a manera en 4ue os
documentos son y pueden ser gestionados.
Actiid!d 0B
)onsidere as consecuencias po0ticas y en a organi"aci#n 4ue tendr0a ha'er cam'iado e
nom're de esta /tima. EO&recer2 m2s o menos in&uencia un cam'io de nom'reG E)#mo
podr0a usted asegurar 4ue a gesti#n de documentos se con.irtiese en una parte m2s centra
de a administraci#n de su organi"aci#nG
Actiid!d 01
Estudie as sugerencias hechas en este cap0tuo para tener ideas so're a manera de me*orar
os procesos. Adem2s, usted aprender2 m2s so're estos procesos a medida 4ue se adentre en
a ectura de este programa de estudio.
Actiid!d 00
;ay .enta*as e incon.enientes tanto en os sistemas centrai"ados como en os
descentrai"ados. E &actor m2s importante es 4ue a decisi#n de descentrai"ar o de mane*ar
os documentos centramente sea una decisi#n dei'erada, tomada en pro de os me*ores
intereses de a organi"aci#n y de sus documentos. Estudie cuidadosamente a in&ormaci#n
o&recida en esta ecci#n para o'tener m2s ideas so're a centrai"aci#n y a
descentrai"aci#n.
Actiid!d 03
+a descongesti#n es una acti.idad com/n y /ti en a gesti#n de documentos y de'e
considerarse como una parte .aiosa de tra'a*o con documentos. Es importante no
considerar esto como un ma uso de tiempo o hacer este tra'a*o con premura y, uego, de*ar
4ue os documentos .ue.an a atascar e sistema m2s tarde.
8:
V GESTIN DE SERIES
DOCUMENTALES
+os cuatro primeros cap0tuos han e7aminado os conceptos generaes de documentos, os
principios de contro de os mismos, a estructura para un programa de gesti#n de
documentos y os principios para esta'ecer sistemas de conser.aci#n de documentos 'ien
conce'idos. E )ap0tuo L e7amina os re4uisitos para administrar series documentaes y
considera una .ariedad de opciones para a casi&icaci#n y codi&icaci#n de as series de
documentos. +as ecciones uteriores e7aminar2n con m2s detae todos os sistemas y os
procedimientos de contro para os documentos.
+os temas incuidos en e )ap0tuo L incuyen?
tipos de documentos
casi&icaci#n y ordenaci#n (organi"aci#n! de e7pedientes dentro de as series
sistemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n
tipos de sistemas de archi.aci#n
tipos de sistemas de codi&icaci#n
documentaci#n de os sistemas de archi.aci#n
casi&icaci#n y ordenaci#n (organi"aci#n! de os e7pedientes eectr#nicos.
1 TIPOS DE DOCUMENTOS
A crear series de documentos es /ti distinguir entre as categor0as documentaes
di&erentes. +a mayor parte de os organismos crean una ampia .ariedad de documentos,
pero agunas categor0as comunes generaes pueden ser esta'ecidas?
+os documentos de pol4ticas se reacionan con a &ormuaci#n de po0ticas y
procedimientos por e organismo.
+as documentos de )"+Etic!# son documentos
reacionados con a creaci#n de po0ticas y
procedimientos.
88
+os documentos sustantivos, o de temas tratan de a apicaci#n de as po0ticas y os
procedimientos de organismo (a distinci#n entre documentos de po0ticas y
documentos sustantivos no siempre es cara cuando se est2 esta'eciendo una po0tica!.
+os d"c$%e&t"# #$#t!&ti"# se reacionan con e
4uehacer principa de a organi"aci#n y documentan
transacciones espec0&icas de organismo y e
esta'ecimiento y e*ecuci#n de as po0ticas.
os documentos facilitativos o de buen gobierno (comunes a todas as organi"aciones!
tratan de temas taes como edi&icios5 e4uipos y suministros5 &inan"as y persona5 as0
como de a administraci#n genera interna.
+os d"c$%e&t"# /!ci+it!ti"# se reacionan con as
acti.idades administrati.as generaes comunes a todas
as organi"aciones taes como e mantenimiento de
recursos e cuidado de a panta &0sica u otros asuntos de
o&icina rutinarios.
os e7pedientes de casos contienen in&ormaci#n seme*ante en una escaa ampia de, por
e*empo, indi.iduos u organi"aciones, 4ue sueen denotar as &unciones y acti.idades
particuares de organismo. E tipo de e7pediente de caso m2s com/n es e e7pediente
de persona tam'i6n denominado ega*o persona.
+os d"c$%e&t"#He,)edie&te# de c!#"# se reacionan con
una acci#n, un hecho, una persona, un ugar, un proyecto
espec0&ico u otros temas. Agunas .eces se designa a os
e7pedientes de casos e7pedientes de proyectos. Tam'i6n
se usa e t6rmino documentos de casos particuares.
+os documentos de caso re4uieren m2s e7picaci#n. Estos documentos se reacionan con a
reai"aci#n de os negocios o con a apicaci#n de po0ticas o de egisaci#n en o 4ue
respecta a casos indi.iduaes. )ada e7pediente indi.idua dentro de a serie concierne a una
persona, instituci#n o ugar aparte, pero es seme*ante por su &orma y contenido a otros
e7pedientes en esas series. %i se producen e7pedientes de caso en gran cantidad (por
e*empo, m2s de 1H e7pedientes! necesitar2n ser casi&icados y ordenados aparte de os
e7pedientes de po0ticas, operati.os y administrati.os como se hace ha'ituamente con os
ega*os personaes.
89
L"# d"c$%e&t"# de c!#"# #e *e+!ci"&!& c"& )e*#"&!#
"*'!&i5!ci"&e# - +$'!*e# i&diid$!+e# " ! !+'$&! "t*!
c!*!cte*E#tic! c"%I&>
E reconocimiento de estas distinciones entre documentos sustanti.os, &aciitati.os, y de
casos contri'uye a dar m2s especi&icidad a as series de e7pedientes, a as su'series y a os
t0tuos de as series. +a distinci#n tam'i6n es particuarmente importante en e conte7to de
a e.auaci#n y a disposici#n.
Actiid!d 0<
E7amine documentos en su organi"aci#n y encuentre e*empos espec0&icos de
e7pedientes de po0ticas
e7pedientes sustanti.os
e7pedientes &aciitati.os
e7pedientes de casos
$ara cada tipo de e7pedientes e7pi4ue c#mo se han asignado cinco t0tuos y c#mo se han
organi"ado os mismos.
0 CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS DENTRO DE
LAS SERIES
5l concepto de las series se trata en el 'ap4tulo II&
+a casi&icaci#n y ordenaci#n de as series y de os documentos dentro de as series de'er2
ser o m2s simpe posi'e. <ormamente, a estructura no necesitar2 e7tenderse m2s a2 de
dos ni.ees? a serie y a su'serie.
En e ni.e primario, cada una de as &unciones espec0&icas y ampias es&eras de acti.idades
(o tareas! de organismo (o de una di.isi#n o rama de ese organismo en un sistema
descentrai"ado! de'er2 ser parte de una serie separada.
En e ni.e in&erior, cada tema preciso tratado a reai"ar a &unci#n o a acti.idad de'er2 ser
parte de una su'serie.
En os grandes sistemas de archi.aci#n en os 4ue as &unciones y as acti.idades est2n
caramente de&inidas, ser2 posi'e crear una casi&icaci#n y ordenaci#n *er2r4uicas de as
9K
series. $or e*empo, una de as &unciones de un organismo podr0a ser a capacitacin. En un
organismo pe4ue3o, todos os e7pedientes de capacitaci#n podr0an ser acomodados dentro
de una serie. En un organismo mayor 4ue genere un mayor n/mero de e7pedientes de
capacitaci#n es posi'e 4ue se necesite aguna su'di.isi#n. $or e*empo, a 'apacitacin
podr0a desgosarse en su'series separadas para capacitacin interna, cursos de
capacitacin e3terna, capacitacin profesional, capacitacin en el e3tran/ero, etc. $ara
todos os prop#sitos pr2cticos, as su'series m2s espec0&icas se tratar2n como si &ueran
series separadas. %in em'argo, su reaci#n mutua se denotar2 en a disposici#n *er2r4uica de
a casi&icaci#n y de es4uema de codi&icaci#n.
O*'!&i5!ci(& )e8$eD! O*'!&i5!ci(& '*!&de
(erie: )apacitaci#n (erie: )apacitaci#n
Documentos: )apacitaci#n interna
)ursos de capacitaci#n e7terna
)apacitaci#n pro&esiona
(userie: )apacitaci#n interna
)ursos de capacitaci#n e7terna
)apacitaci#n pro&esiona
(userie: )apacitaci#n interna
Documentos: An2isis de sistemas empresariaes
)apacitaci#n en emergencias
Orientaci#n de persona
T*!#+!d" de Se*ie# de D"c$%e&t"#
A reacionar a serie con &unciones espec0&icas mediante e an2isis de sistemas
empresariaes se &aciita e trasado de os documentos entre as -nidades de Tr2mite
ocaes cuando ocurren reorgani"aciones. Esta trasado de documentos es necesario en
situaciones taes como
cuando una unidad operati.a pasa de un ugar a otro,
cuando una &unci#n es trans&erida de una unidad a otra,
cuando una &unci#n es trans&erida de go'ierno centra a a administraci#n regiona.
<ormamente una serie de documentos ser2 cerrada cuando ocurre una reorgani"aci#n y se
a'rir2 una nue.a serie documenta. %in em'argo, cuando os cam'ios ocurren soamente en
os ni.ees m2s atos de a administraci#n, pero a &unci#n o a acti.idad sigue reai"2ndose
de igua manera, por e mismo persona y en e mismo ugar, podr2n seguir us2ndose as
mismas series.
+as trans&erencias de &unci#n dentro de os organismos o entre eos entra3an no s#o e
trasado de series de archi.os de tr2mite sino tam'i6n a trans&erencia de responsa'iidad
por cua4uier documento en pa"o precauciona reacionado con a &unci#n trans&erida.
91
)omo ya o'ser.amos en cap0tuos anteriores, a serie es e ni.e principa en e cua as
decisiones de e.auaci#n y disposici#n se tomar2n y apicar2n.
Actiid!d 0=
E)#mo se gestionan os documentos cuando as &unciones o as acti.idades son trans&eridas
de un organismo a otro o cuando son reorgani"adas dentro de su instituci#nG Escri'a una
descripci#n 're.e de os procesos seguidos e indi4ue si hay procedimientos &ormamente
documentados esta'ecidos o si se idean nue.os m6todos cada .e" 4ue as &unciones se
reorgani"an.
3 CLASIFICACIN Y CODIFICACIN
-n es4uema de casi&icaci#n organi"a os documentos en una disposici#n #gica. +a
casi&icaci#n se e&ect/a en reaci#n con a procedencia de documento es decir, a &unci#n y
e conte7to en e cua e documento se ha creado. +a inde7aci#n, por otra parte, se reaciona
con e tema de os documentos y no esta'ece distinci#n aguna en cuanto a su conte7to.
Recuerde as de&iniciones proporcionadas en e )ap0tuo II.
+a c+!#i/ic!ci(& es e proceso de asignar un documento
a su ugar &0sico e inteectua apropiado dentro de un
sistema de casi&icaci#n.
+a c"di/ic!ci(& es e proceso de eti4uetar os
documentos de manera 4ue puedan ser consutados y
recuperados.
<ing/n es4uema de casi&icaci#n es per&ecto y cua4uiera de eos agrupar2 ine.ita'emente
agunas pie"as 4ue se reacionan con m2s de un tema. -n 0ndice ('asado normamente en
un .oca'uario controado! de'e compensar esto proporcionando m2s de un t6rmino de
recuperaci#n para cada documento.
Muchos sistemas de archi.aci#n de go'ierno y de as empresas est2n 'asados en a funcin
por4ue 6sta proporciona a estructura m2s #gica y m2s /ti para e es4uema de
casi&icaci#n. +as &unciones representan as responsa'iidades generaes y as es&eras de
tra'a*o de a organi"aci#n. +as &unciones de una organi"aci#n est2n de&inidas como sus
es&eras de negocios principaes? as &unciones son o 4ue una organi"aci#n hace. +as
&unciones se reacionan con e prop#sito de organismo, a ra"#n de su e7istencia.
91
En un ni.e m2s 'a*o, as acti.idades son os medios por os 4ue e organismo reai"a sus
&unciones. -n es4uema de archi.aci#n 'asado en as &unciones y as acti.idades asegura
4ue os documentos se mantengan en una casi&icaci#n y ordenaci#n 4ue re&e*a e tra'a*o
4ue e.# a su producci#n. =icho en pocas paa'ras, e m6todo &unciona .incua os
documentos 4ue se reacionan con as mismas acti.idades.
%in em'argo, es posi'e 4ue agunos es4uemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n de'an tomar
en cuenta otros &actores, como e departamento 4ue origin# os documentos o e asunto
principa tratado en os mismos. En gran medida, e es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n
puede ser predeterminado so're a 'ase de an2isis de sistemas empresariaes. %in
em'argo, de'e e7istir &e7i'iidad de incorporar a sistema de manera 4ue as estructuras,
as &unciones, as acti.idades y as responsa'iidades nue.as o .aria'es puedan ser
incuidas.
<o tiene caso tener un es4uema 4ue se3aa per&ectamente e tra'a*o de una organi"aci#n,
pero 4ue no permite a inserci#n de nue.as series cuando surgen acti.idades nue.as. $or
consiguiente, e an2isis de sistemas empresariaes es un proceso constante5 de'er2 repetirse
de .e" en cuando con e &in de mantener actuai"ados os es4uemas de casi&icaci#n y
codi&icaci#n.
E es4uema de casi&icaci#n tam'i6n o&rece normamente regas por as cuaes se da a cada
documento un n/mero de re&erencia singuar. A esto se e da e nom're de codi&icaci#n.
-n #i#te%! de c"di/ic!ci(& es una representaci#n de un
es4uema de casi&icaci#n con etras y@o n/meros y de
acuerdo con un con*unto de regas preesta'ecidas.
$articuarmente en e ni.e de series puede ser di&0ci predecir 4u6 temas surgir2n en e
&uturo. -n es4uema de casi&icaci#n por e cua se asignan c#digos o n/mero de re&erencia a
os e7pedientes, como sea necesario, ser2 m2s &e7i'e 4ue un es4uema de casi&icaci#n y
codi&icaci#n predeterminado y r0gido.
)omo rega genera, cuanto m2s re&e*e un sistema de codi&icaci#n as reaciones
*er2r4uicas entre os documentos, m2s di&0ci ser2 insertar nue.os temas y c#digos. Es
necesario tener esto presente a considerar a rapide" de cam'io en e medio administrati.o
actua.
+as principaes caracter0sticas de un sistema de codi&icaci#n o de n/meros de re&erencia son
as siguientes?
=e'e generar n/meros de re&erencia singuares para cada pie"a 4ue se .a a casi&icar.
=e'e ser o m2s simpe posi'e.
9D
=e'e proporcionar un orden patente, es decir, a casi&icaci#n y ordenaci#n de as pie"as
en e sistema ser2n #gicas y predeci'es.
=e'e ser ine4u0.oco en su &orma o su &ormato? por e*empo, no ha'r2 opci#n entre
may/scuas y min/scuas o entre a presencia o a &ata de un eemento.
%us eementos se podr2n distinguir con caridad? por e*empo, AB@8H@89@K1.
Se+ecci(& de Si#te%!# de C+!#i/ic!ci(& - C"di/ic!ci(&

;ay muchos sistemas di&erentes de casi&icaci#n y codi&icaci#n de series y no hay ra"ones
estrictas para escoger un sistema. +a eecci#n de un sistema depender2 de una suma de
&actores como?
e tama3o y a compe*idad de organismo5
a .ariedad de sus asuntos5
a cantidad de e7pedientes y otros documentos5
a presencia de e7pedientes de casos5
a rapide" de creaci#n de series y documentos nue.os5
e costo de instaaci#n y mantenimiento de sistema5
a &aciidad o a di&icutad con a 4ue as series y documentos pueden ser organi"ados
en categor0as mutuamente e7cuyentes 4ue denotan &unciones y acti.idades espec0&icas5
a capacitaci#n necesaria para mane*ar y sostener e sistema5
e ni.e de capacidades de persona de documentos.
+os sistemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n de documentos de'er2n panearse para 4ue
satis&agan as necesidades de organismo a 4ue sir.en. +os re4uisitos de un sistema de
archi.aci#n se esta'ecen con m2s detae en a 9igura I.
98
Actiid!d 0?
Re&i6rase a tra'a*o 4ue reai"# en a Acti.idad 9 en a cua se e pregunt# si os
documentos en su organi"aci#n esta'an casi&icados y, de ser as0, c#mo se casi&ica'an. $ara
esta acti.idad e7amine e sistema (o sistemas! de casi&icaci#n usado y escri'a una
descripci#n 're.e de si e sistema de casi&icaci#n parece tener en cuenta
e tama3o y a compe*idad de organismo,
e acance de sus asuntos,
a cantidad de e7pedientes y otros documentos,
a presencia de e7pedientes de casos,
a rapide" de creaci#n de nue.os documentos,
e costo de a instaaci#n y e mantenimiento de sistema,
a &aciidad con a 4ue os e7pedientes y documentos pueden organi"arse,
a capacitaci#n necesaria para mane*ar y sostener e sistema,
e ni.e de capacidades de persona de documentos.

9H
Re8$i#it"# de $& Si#te%! de A*c;i!ci(&
-n sistema de archi.aci#n de'e apoyar as necesidades de a empresa o de a
organi"aci#n?
=e'e ser adecuado a a organi"aci#n a a cua sir.e y apoyar a toma de decisiones y as
acti.idades de a administraci#n.
=e'e satis&acer as necesidades de os usuarios.
=e'e proporcionar a me*or, m2s &2ci y m2s simpe souci#n.
=e'e ser e&iciente en &unci#n de su costo.
=e'e corresponderse con os recursos, con e4uipo, &ondos o persona adecuados.
<o de'e depender de recursos e7ternos para sus necesidades operati.as.
-n sistema de archi.aci#n de'e ser &2ci de comprender, usar y mantener?
=e'e estar 'asado en a #gica o en e sentido com/n.
=e'e ser comprendido por os operadores (e persona de documentos! y por os
usuarios.
=e'e ser independiente de a memoria humana.
=e'e usar procesos simpes.
=e'e inspirar con&ian"a a os operadores y os usuarios.
-n sistema de archi.aci#n de'e ser preciso?
=e'e minimi"ar as dudas so're d#nde archi.ar documentos.
=e'e hacer posi'e a r2pida identi&icaci#n y recuperaci#n de os e7pedientes.
-n sistema de archi.aci#n de'e ser competo y ca'a?
=e'e a'arcar todos os e7pedientes y dem2s documentos 4ue necesitan ser incuidos.
=e'e poder incuir e7pedientes 4ue puedan ser creados en e &uturo.
=e'e ser &e7i'e y permitir su e7pansi#n, su contracci#n o su reorgani"aci#n.
-n sistema de archi.aci#n de'e estar respadado por un manua de procedimientos y
materiaes de capacitaci#n.
=e'e estar documentado de manera cara y tota.
Todos os procedimientos ser2n e7picados en pasos de &2ci seguimiento.
=e'e proporcionar copias maestras de todos os &ormuarios, con e*empos competos.
=e'e estar apoyado por programas de capacitaci#n.
=e'e estar apoyado por e conse*o o a gu0a pro&esionaes.
-n sistema de archi.aci#n de'e ser &2cimente automati"ado?
=e'e ser capa" de aguna &orma de automati"aci#n /ti, independientemente de 4ue
6sta haya sido paneada, como e proceso de te7tos, a inde7aci#n computari"ada, a
administraci#n de datos de 'ase o un sistema de mantenimiento de documentos
computari"ado.
9I
Figura ): Re*uisitos de un (istema de Arc+i%aci#n
7 TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVACIN
En su aspecto m2s simpe, un es4uema de ordenaci#n puede ser un con*unto de t0tuos de
e7pedientes dispuestos a&a'6ticamente en una serie. En este ni.e no hay n/meros de
re&erencia de e7pedientes, ni 0ndice ni un .oca'uario controado para os t0tuos de os
e7pedientes. Este sistema satis&acer2 as necesidades de una o&icina pe4ue3a con no m2s de
DK a HK e7pedientes y con poca e7pansi#n.
Incuso en una o&icina muy pe4ue3a este sistema simpe o&recer2 incon.enientes. $or
e*empo, no ha'r2 ning/n medio para asignar una re&erencia de e7pediente a una carta 4ue
se en.0a, re&erencia 4ue puede ser /ti para ocai"ar e e7pediente cuando se reci'e una
respuesta mencionando a re&erencia. Adem2s, a medida 4ue e sistema crece, ha'r2 e
peigro de crear un e7pediente nue.o cuando ya e7iste uno so're ese tema.
-n sistema de codi&icaci#n simpe podr0a imponerse a sistema (por e*empo, e7pediente
K1, e7pediente K1, etc.!, haciendo posi'e 4ue se asigne un n/mero de re&erencia a os
e7pedientes. %in em'argo, este sistema a/n tendr0a incon.enientes. +as .enta*as y os
incon.enientes de este sistema m2s simpe se indican en a 9igura H.
O*de&!ci(& A+/!.6tic! )"* TEt$+"
Adec$!d! )!*!? sistemas de documentos de una serie
HK e7pedientes o menos
n/mero escaso de usuarios
sistemas est2ticos
Ve&t!F!#4 &2cies de comprender
costos de instaaci#n m0nimos
no dependientes de regas o de persona 'ien capacitado
sin necesidad de n/meros de re&erencia
I&c"&e&ie&te#4 casi&icaci#n y ordenaci#n ar'itrarias, no 'asadas en a #gica
dependientes de a memoria
a menudo dependientes de usuario R os usuarios escogen t0tuos
di&icutades de recuperaci#n si e sistema se e7pande
pro'a'e archi.aci#n e4ui.ocada a medida 4ue e n/mero
de e7pedientes aumenta
e sistema &aar2 a e7pandirse
no permite re&erencias a e7pedientes
9:
Figura ,: Venta-as e incon%enientes de un sistema simple de arc+i%aci#n alfatica'
$ocos sistemas de archi.aci#n son est2ticos. )recen a medida 4ue se producen y reci'en
documentos, 4ue se desarroan acti.idades y 4ue surgen nue.os temas. Adem2s, os
sistemas de archi.aci#n de cua4uier compe*idad necesitan estar 'asados en
procedimientos #gicos 4ue puedan ser comprendidos por una persona con poco
conocimiento de contenido de os e7pedientes. =e nada sir.e tener un sistema de
archi.aci#n 'asado en e conocimiento persona o en a memoria de un indi.iduo? e acceso
a os documentos ser2 di&0ci si no imposi'e cuando esa persona no se encuentre en a
o&icina. $uede ocurrir un caos si esa persona a'andona su cargo y no hay nadie m2s 4ue
comprenda e sistema de archi.aci#n.
E tama3o de sistema no de'e determinar a .eocidad de recuperaci#n de una unidad
documenta o un e7pediente. +os sistemas de'en dise3arse de manera 4ue permitan una
r2pida identi&icaci#n y recuperaci#n de os documentos. En principio, no de'er2 re4uerir
m2s tiempo encontrar un e7pediente entre 8KK 4ue entre 1KK, si os mecanismos de contro
son e&icientes y &uncionan de'idamente.
$ara cua4uier sistema de HK e7pedientes o m2s se necesitar2, como m0nimo, una ista de
acti.idades, temas o asuntos tratados por e organismo para ser.ir como una gu0a de
casi&icaci#n y para controar a archi.aci#n y a recuperaci#n de documentos. En os
sistemas mayores, una estructura de casi&icaci#n #gica, un .oca'uario de t6rminos
controado y aguna &orma de inde7aci#n de os documentos ser2n necesarios.
*as consideraciones generales relativas a
vocabularios controlados e inde3acin se
e3aminan en el 'ap4tulo II&
)omo ya indicamos, e an2isis de &unciones y acti.idades o&rece una 'ase para organi"ar
os e7pedientes. A .incuar a administraci#n de e7pedientes con as &unciones y as
acti.idades, os e7pedientes corresponder2n a patrones de tra'a*o. As0 mismo, as pie"as
reacionadas se mantienen *untas y es m2s &2ci encontrar os documentos cuando se
necesitan.
$or o genera, os sistemas de archi.aci#n 'asados en as &unciones@acti.idades
proporcionan a casi&icaci#n de documentos m2s signi&icante y 4ue se comprende con m2s
&aciidad. %in em'argo, en ocasiones no es &2ci esta'ecer una distinci#n cara entre as
acti.idades y eso puede e.ar a una con&usi#n a asignar e7pedientes a su ugar adecuado
en e es4uema de casi&icaci#n.
$or e*empo, si hay una su'serie de e7pedientes 4ue trata de a 'apacitacin y otra 4ue
trata de a 'omputarizacin Ea cu2 su'serie se asignar2 un e7pediente 4ue trata de a
'apacitacin en computadorasG
En agunos casos, as &unciones no pueden ser su'di.ididas &2cimente en categor0as
con.enientes o &uncionaes. Es posi'e 4ue e tra'a*o de organismo no est6 organi"ado por
&unciones o su'&unciones.
98
Agunas .eces a naturae"a de tra'a*o est2 su*eta a un cam'io constante. Adem2s, e
persona 4ue mane*a e sistema de documentos puede no tener e ni.e de comprensi#n o
os antecedentes educati.os necesarios para e.auar as reaciones *er2r4uicas. En taes
situaciones se necesita un m6todo de casi&icaci#n 4ue no dependa de una categori"aci#n
precisa.
-n sistema de estos es e sistema de c#digo de paa'ras ca.e. Este sistema inde7a os
documentos de acuerdo con sus temas generaes en ugar de consideraros en categor0as
*er2r4uicas por de'a*o de ni.e de a serie. E sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e
tam'i6n puede e7pandirse con &aciidad? nue.as acti.idades y nue.os temas pueden
insertarse a medida 4ue surgen.
$or otra parte, un sistema *er2r4uico 'ien dise3ado, 4ue organi"a os documentos en
categor0as o su'series por de'a*o de ni.e de a serie, proporcionar2 una estructura
&2cimente comprensi'e a sistema de archi.aci#n. -na estructura *er2r4uica es
particuarmente /ti cuando a administraci#n es esta'e y as &unciones ya est2n caramente
de&inidas. Es m2s di&0ci apicar un sistema *er2r4uico cuando e 4uehacer de un organismo
cam'ia o crece constantemente o cuando sus &unciones son menos caras.
+as secciones siguientes consideran un n/mero de sistemas de ordenaci#n aternati.os y
e7aminan sus .enta*as y sus incon.enientes. +os sistemas no son mutuamente e7cuyentes.
E uso de un sistema en un ni.e de ordenaci#n particuar, o para una categor0a particuar de
documentos, no e7cuye e uso de un sistema di&erente en otro ni.e o para otra categor0a.
$or e*empo, una serie de e7pedientes de caso puede ser ordenada de acuerdo con un
sistema num6rico o a&a'6tico, mientras 4ue os e7pedientes de po0ticas y administraci#n
en a misma -nidad de Tr2mite podr2n ordenarse de acuerdo con sistemas *er2r4uicos o de
codi&icaci#n por paa'ras ca.e.
Si#te%!# Je*9*8$ic"#
+os sistemas *er2r4uicos est2n dise3ados para di.idir e 8$e;!ce* de un organismo en una
*erar4u0a de ni.ees. E n/mero de ni.ees en a *erar4u0a depender2 de grado en 4ue e
tra'a*o de organismo pueda di.idirse en es&eras 'ien de&inidas. E n/mero de ni.ees
depender2 tam'i6n de n/mero de documentos 4ue es pro'a'e 4ue se creen en cada es&era.
En a parte superior de a *erar4u0a est2n as &unciones generaes (series!. Estas est2n
su'di.ididas en &unciones o acti.idades m2s estrechas, representadas por su'series, 4ue, a
su .e", pueden ser descompuestas en acti.idades o temas. $or e*empo?
Edi&icios (&unci#n@serie genera!
Mantenimiento (&unci#n@su'serie m2s estrecha!
$intura (acti.idad@su'su'serie!
99
+os sistemas *er2r4uicos tam'i6n pueden ser e7puestos en estructuras de organi"aci#n, pero
es m2s pro'a'e 4ue sean m2s e&icaces y tengan m2s &e7i'iidad si re&e*an es&eras de
8$e;!ce*e# en ugar de desao*os o ramas y o&icinas.
Hase Sistemas Jasados en la 5structura de la
Organizacin m$s adelante&
+os sistemas *er2r4uicos de ni.ees m/tipes no tienen necesariamente 4ue generar c#digos
de re&erencia compe*os de m/tipes partes o *erar4u0a o e7pedientes compe*os. +a 9igura
8 iustra a estructura *er2r4uica de a &unci#n genera Administracin. +a &unci#n de
Administraci#n est2 di.idida en dos su'series? 2roductividad y 5ficiencia y
O$rocedimientos y %er.icios de O&icinaP. )ada una de estas, a su .e", est2 su'di.idida en
sus propias su'su'series. )ada ni.e en a *erar4u0a est2 representado por una etra
(Administraci#n X M5 $roducti.idad y E&iciencia X B5 Estudios de a E&iciencia X Y, y as0
por e estio!. Estas etras suministran a primera parte de a re&erencia de e7pediente para
cada e7pediente, indicando con eo su u'icaci#n e7acta en a *erar4u0a. En e e*empo 4ue
aca'amos de dar un e7pediente en a su'su'serie Estudios de a E&iciencia ser2 asignado a
c#digo MJK.
$ara prop#sitos pr2cticos, como cuando se apican instrucciones de di#)"#ici(& a
su'su'serie puede ser tratada como si &uera una serie.
1KK
I+$#t*!ci(& de $& Si#te%! de A*c;i!ci(& Je*9*8$ic" de Nie+e# MI+ti)+e#
Administraci#n
M
(%erie!
$roducti.idad y E&iciencia $rocedimientos y %er.icios de O&icina
MB M)
(%u'serie! (%u'serie!
E&iciencia )omputari"aci#n Mensa*eros Te6&onos
MBY MBVM)N M)Z
(%u'su'serie! (%u'su'serie! (%u'su'serie! (%u'su'serie!
E7pedientes E7pedientes E7pedientes E7pedientes
Re#$%e& de +! C"di/ic!ci(&
M Administraci#n
MB $roducti.idad y E&iciencia
MBY Estudios de E&iciencia
MBV )omputari"aci#n
M) $rocedimientos y %er.icios de O&icina
M)N Mensa*eros
M)Z Te6&onos
Figura .: (istema -er/r*uico de ni%eles m0ltiples refle-ado en la codificaci#n'
A medida 4ue as &unciones se descomponen en es&eras m2s estrechas, resuta una
organi"aci#n de os documentos m2s precisa. %i os sistemas *er2r4uicos est2n 'ien
dise3ados, son precisos y est2n 'asados en un .oca'uario controado de t6rminos 4ue
de&inen y prescri'en cada ni.e y cada categor0a, no de*an duda aguna so're d#nde
archi.ar o encontrar os documentos.
En e e*empo anterior, a casi&icaci#n es o'.ia para un e7pediente 4ue trata de os sistemas
de te6&onos de organismo. Adem2s, os sistemas *er2r4uicos 'ien dise3ados permiten a
trans&erencia &2ci de os documentos a otra -nidad de Tr2mite en caso de una
reorgani"aci#n de as &unciones y as acti.idades.
%in em'argo, os sistemas *er2r4uicos re4uieren 4ue os administradores y operadores de
sistema tengan una comprensi#n ca'a de as &unciones y as acti.idades de toda a
1K1
organi"aci#n y de a manera en 4ue se desarroar2n. Es pro'a'e 4ue e sistema demuestre
ser in&e7i'e si se asignan responsa'iidades nue.as e impre.istas o si ocurren cam'ios de
hincapi6 importantes. $or e*empo, si es&eras de 8$e;!ce* estrechas se e7panden
r2pidamente para con.ertirse en acti.idades importantes, puede ser di&0ci re&e*ar estos
cam'ios en e sistema de archi.aci#n. +a creaci#n de muchas series nue.as, a medida 4ue
cada &unci#n se esta'ece, puede resutar em'ara"osa en una estructura con series 4ue se
trasapan.
)omo ya di*imos, os sistemas *er2r4uicos de'en ir unidos a un .oca'uario controado para
asegurar 4ue os e7pedientes 4ue tratan de temas particuares sean coocados en as mismas
categor0as. E mismo es4uema de casi&icaci#n proporcionar2 e .oca'uario controado
imitando os t6rminos 'a*o os cuaes se etiuetan os e7pedientes. Este concepto es
iustrado en as 9igura I.
%in em'argo, es posi'e 4ue os sistemas *er2r4uicos 4ue incuyen muchos documentos o
4ue tienen muchas capas necesiten un 0ndice de os t0tuos de os mismos para ayudar a su
recuperaci#n. $ara asegurar 4ue e tema de os documentos sea captado ca'amente por e
0ndice, puede ser necesario 4ue cada documento est6 inde7ado por o menos de dos
maneras, de acuerdo con dos paa'ras o t6rminos tomados de t0tuo o reacionado con e
contenido de mismo. E 0ndice puede incuir tam'i6n os nom'res de personas,
organi"aciones, 2reas geogr2&icas, etc., si os mismos aparecen en e t0tuo de documento o
constituyen e tema principa de mismo.
+os sistemas de archi.aci#n *er2r4uicos permiten una ampia gama de sistemas de
codi&icaci#n 'asados, por e*empo, en c#digos de etras signi&icantes o no, o en secuencias
num6ricas o a&anum6ricas.
+as .enta*as y os incon.enientes de os sistemas *er2r4uicos se e7ponen en a 9igura : a
continuaci#n.
1K1
Se*ie de D"c$%e&t"# MI+ti)+e#4
C+!#i/ic!ci(& Je*9*8$ic! )"* F$&ci(& - )"* Actiid!dHTe%!
Adec$!d! )!*!4 sistemas grandes, m2s compe*os si est2n 'ien administrados5
1KK a 1KKK [ e7pedientes5
usuarios m/tipes5
sistemas en os 4ue es posi'e se3aar con precisi#n as
&unciones@acti.idades en a serie5
sistemas compartidos por deegaciones@departamentos5
Ve&t!F!#4 &2ci de comprender, si est2 'ien dise3ada permite
series y su'series m/tipes5 adecuada para cua4uier sistema desde
os simpes a os de ni.ees m/tipes5
a estructura #gica permite m2s precisi#n5
menos dependencia de a memoria si se usa con un 0ndice de
.oca'uario controado5
permite m2s e7pansi#n en e n/mero de documentos5
puede mostrar reaciones #gicas entre documentos5
apropiada para e7pedientes de po0ticas y administraci#n5 pero
tam'i6n se puede usar para e7pedientes de casos5
permite a separaci#n de &unciones cuando ocurre una
reorgani"aci#n5
I&c"&e&ie&te#4 depende de an2isis preciso de as &unciones y acti.idades5
e an2isis de'e mantenerse actuai"ado5
re4uiere mantenimiento cuidadoso y preciso5
puede causar incertidum're si as &unciones y@o as acti.idades se
trasapan o no son caras5
costos ee.ados de esta'ecimiento para un sistema compe*o5
re4uiere coherencia y precisi#n, adhesi#n a as regas y operadores
capacitados5
os sistemas mayores re4uieren un .oca'uario controado5
os sistemas grandes compartidos re4uerir2n ni.ees m/tipes, o
cua e.ar2 a m2s compe*idad5
puede producir n/meros de re&erencia de documentos compe*os5
puede re4uerir un administrador de sistemas capacitado.
Figura 1: Venta-as e 2ncon%enientes de un sistema de Arc+i%aci#n 3er/r*uica de (eries
de Documentos M0ltiples'
1KD
Si#te%!# .!#!d"# e& +! E#t*$ct$*! de +! O*'!&i5!ci(&
Estos sistemas re&e*an a estructura administrati.a de organismo y e tra'a*o reai"ado en
cada ni.e. En este sentido tam'i6n son *er2r4uicos. =e'ido a 4ue a estructura de a
organi"aci#n suee 'asarse en a di.isi#n de &unciones, estos sistemas de archi.aci#n
pueden aseme*arse a os sistemas *er2r4uicos 'asados en as &unciones y as acti.idades. %in
em'argo, ha'r2 di&icutades de casi&icaci#n si as &unciones son compartidas por unidades
di&erentes de organismo.
+os sistemas 'asados meramente en a estructura de a organi"aci#n se usaron ampiamente
en e pasado y ser2n comunes en os sistemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n m2s .ie*os. -n
e*empo ser0a? Ministerio de Agricultura= Divisin Agropecuaria= Departamento de
Ganader4a= 9ama de Ganado Hacuno.
Estos sistemas son de di&0ci adaptaci#n a os cam'ios administrati.os, taes como cuando
as di.isiones o os departamentos se di.iden o se com'inan o cuando os organismos se
reestructuran. $uede ser di&0ci casi&icar y archi.ar documentos cuando e tra'a*o es
compartido entre departamentos o ramas.
Adem2s, es posi'e 4ue estos sistemas no enca*en 'ien con otros procedimientos de gesti#n
de documentos, como a e.auaci#n y a .!F! 4ue re&e*an generamente &unciones m2s 4ue
una organi"aci#n administrati.a. +a serie de documentos de una rama puede contener una
me"ca de documentos sustanti.os y &aciitati.os rutinarios.
%in em'argo, en cua4uier organi"aci#n grande y compe*a se encontrar2 cierto grado de
casi&icaci#n y ordenaci#n por a estructura de a organi"aci#n. En e ni.e de casi&icaci#n
y ordenaci#n por encima de ni.e de serie (&unci#n!, un grupo de series de documentos
reacionados con e tra'a*o de una di.isi#n o un organismo espec0&ico estar2 .incuado por
e es4uema de casi&icaci#n.
Esta casi&icaci#n y ordenaci#n de a organi"aci#n es especiamente cierta en un sistema
descentrai"ado en e cua di.isiones di&erentes est2n asociadas con -nidades de Tr2mite
particuares, como Oficina de Administracin de 2ersonal, Divisin de Servicios de
Administracin EDSAF. En este e*empo, a =%A puede tener su propio con*unto de series de
documentos, casi&icados y codi&icados singuarmente, en particuar si administr# sus
propios documentos en su propia O&icina de Tr2mite.
Si#te%!# de C"di/ic!ci(& )"* P!+!.*!# C+!e
A igua 4ue otros sistemas e&icientes de ordenaci#n de documentos, os sistemas de
codi&icaci#n por paa'ras ca.e os organi"an en series. %in em'argo, por de'a*o de ni.e
de serie, os sistemas de paa'ras ca.e no dependen de una organi"aci#n de os
documentos en su'series. $or consiguiente, pueden considerarse menos r0gidos 4ue, por
e*empo, os sistemas *er2r4uicos.
1K8
Recurriendo a un e*empo ya mencionado, en un sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e
no importa si un documento so're 'apacitacin en 'omputadoras est2 situado 'a*o
'apacitacin o 'a*o 'omputarizacin ya 4ue e 0ndice de paa'ras ca.e har2 posi'e
encontraro 'a*o cua4uiera de estos t6rminos. As0, os sistemas de casi&icaci#n 'asados en
0ndices de paa'ras ca.e 'ien dise3ados o .oca'uario controado a/n pueden aunar as
&unciones, as acti.idades y os temas de a misma naturae"a. =e'ido a 4ue os documentos
so're os mismos temas o so're temas estrechamente reacionados est2n inde7ados por as
mismas paa'ras ca.e, se unir2n en e 0ndice.
+as paa'ras ca.e pueden representar &unciones, acti.idades, transacciones, temas o
incuso nom'res propios. %in em'argo, a inde7aci#n de'e ser congruente. =e no ser as0,
os documentos so're os mismos temas o so're temas parecidos no se unir2n en e 0ndice.
En os sistemas de codi&icaci#n por paa'ras ca.e, e 0ndice de paa'ras ca.e es a
principa herramienta para archi.ar y recuperar documentos. Esto es di&erente a o 4ue
ocurre en e sistema *er2r4uico de ni.ees m/tipes en e 4ue est2n casi&icados en
categor0as mutuamente e7cuyentes.
-na .enta*a mani&iesta de sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e es 4ue o'iga a a
discipina de inde7ar os documentos, por su t0tuo o su contenido, 'a*o dos paa'ras ca.e,
por o menos, tomadas de .oca'uario controado o ista de paa'ras ca.e. %i e 0ndice se
reai"a con precisi#n e resutado puede ser una herramienta e7ceente y con&ia'e para a
casi&icaci#n y a recuperaci#n.
%in em'argo, de'ido a 4ue e 0ndice es a herramienta cr0tica para a recuperaci#n, as
personas 4ue ea'oran y o mantienen de'en tener un gran dominio de a ista de paa'ras
ca.e. Esta ista de paa'ras ca.e de'e e7picarse por s0 misma y ser o m2s simpe posi'e.
-na rega rudimentaria pero e&ica" es 4ue si a ista de paa'ras ca.e pasa de HKK t6rminos
ser2 di&0ci de usar.
E sistema de paa'ras ca.e es particuarmente /ti para archi.ar con*untos documentaes
en os cuaes a estructura *er2r4uica de as &unciones y acti.idades o as reaciones entre as
mismas no son &2cies de distinguir o est2n su*etas a cam'ios. Tam'i6n es un sistema /ti en
os casos en os 4ue e persona no tiene as capacidades para anai"ar as reaciones
*er2r4uicas con e&icacia. $or otra parte, puede ser di&0ci separar os documentos cuando as
&unciones de a o&icina se reorgani"an a menos 4ue as series est6n de&inidas estrechamente.
+as .enta*as y os incon.enientes de sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e se
esta'ecen en a 9igura 8.
M$s adelante en este cap4tulo se consideran los
mtodos para usar sistemas de codificacin por
palabras clave para asignar n#meros a los
documentos&
1KH
Si#te%! de I&de,!ci(& )"* P!+!.*!# C+!e
Adec$!d" )!*!4 grandes sistemas si est2n 'ien administrados5
1KK a 1KKK [ e7pedientes5
usuarios m/tipes5
sistemas en toda a organi"aci#n
Ve&t!F!#4 una .e" dominado, es &2ci de usar.
-n sistema puede &uncionar para muchos organismos5
permite a e7pansi#n e inserci#n de nue.os documentos5
recuperaci#n e&iciente si a inde7aci#n es precisa5
o'iga a a discipina de inde7ar5
a estructura de 0ndice o'iga a un grado de precisi#n5
proporciona un es4uema de ordenaci#n reati.amente simpe5
e 0ndice muestra .incuaciones entre os documentos5
re4uiere documentos au7iiares de contro m0nimos5
puede &uncionar con 67ito5 incuso cuando as distinciones entre
&unciones y@o acti.idades no son caras5
organi"a po0ticas, administraci#n, e7pedientes de casos.
I&c"&e&ie&te#4 iniciamente parece un sistema compe*o5
depende de a interpretaci#n y e mantenimiento cuidadosos y
precisos de 0ndice de paa'ras ca.e5
a recuperaci#n depende de a precisi#n de a inde7aci#n de
documento5
os costos de esta'ecimiento son ee.ados5
re4uiere operadores capacitados5
re4uiere un administrador de sistema e7perto5
re4uiere congruencia y cuidado en a inde7aci#n5
puede &aar si no se mantienen documentos de contro5
es menos &2ci .er reaciones entre series y su'series 4ue en os
sistemas *er2r4uicos5
puede causar di&icutades si as &unciones se separan5
as re&erencias de documento tienen poco sentido para os
&uncionarios de acci#n5
re4uiere .igiancia por gestores de documentos capaces.
Figura 4: Venta-as e 2ncon%enientes de un (istema de 2nde5aci#n por 6alaras cla%e'
1KI
Si#te%!# A+/!.6tic"#
+os sistemas de ordenaci#n a&a'6ticos, en os cuaes a casi&icaci#n es por e nom're de
una persona, un ugar o una instituci#n tienen a .enta*a de ser autoinde3antes. %in
em'argo, a inde7aci#n s#o puede 'asarse en un t6rmino (por e*empo, e apeido! a
menos 4ue a recuperaci#n computari"ada sea posi'e. +os sistemas computari"ados
pueden 'uscar normamente cua4uier t6rmino o parte de un t6rmino, como un nom're de
pia o parte de un apeido.
+os sistemas a&a'6ticos re4uieren instrucciones espec0&icas para a casi&icaci#n (como
etra por etra o paa'ra por paa'ra!. Estos sistemas dependen tam'i6n de una archi.aci#n
precisa, a cua depende, a su .e", de a capacidad de operador, particuarmente en os
sistemas grandes, para casi&icar as pie"as a&a'6ticamente con una con&ia'iidad tota. %in
em'argo, os sistemas a&a'6ticos son &2cies de operar y tienen apicaciones e.identes en
as series de archi.os de casos.
Aun4ue os sistemas a&a'6ticos pueden permitir una inde7aci#n e&iciente, no resutan
e&icientes. +os documentos nue.os tienen 4ue ser enca*ados en a secuencia e7istente,
haciendo 4ue sea necesario mo.eros con &recuencia para crear m2s espacio. -n m6todo
aternati.o ser0a numerar os documentos, asignando e n/mero siguiente disponi'e a cada
nue.o e7pediente creado y manteniendo un 0ndice separado 4ue .incue os n/meros de
documentos con os nom'res o os temas de os mismos. %in em'argo, pueden presentarse
muchos casos en os 4ue e hecho de mo.er os documentos es m2s e&iciente en &unci#n de
su costo 4ue tener 4ue asignar n/meros y ea'orar un 0ndice separado.
Actiid!d 0@
+ea cuidadosamente cada uno de os sistemas de ordenaci#n indicados m2s arri'a. -na .e"
4ue haya e0do todo acerca de eos, escri'a una descripci#n 're.e de cada uno y, uego,
indi4ue cu2 es e 4ue usted considera m2s #gico para os tipos de documentos 4ue usted
usa con m2s &recuencia. Indi4ue por 4u6 escogi# ese sistema y e7ponga tam'i6n cua4uier
incon.eniente 4ue .ea en os otros sistemas.
< TIPOS DE SISTEMAS DE CODIFICACIN
-na .e" 4ue a estructura de a serie ha sido determinada y 4ue un sistema de ordenaci#n ha
sido seeccionado, ser2 necesario tomar una decisi#n so're a manera de producir c#digos o
n/meros de re&erencia para os e7pedientes y os documentos simpes 4ue de'en ser
ordenados
)on e7cepci#n de os sistemas a&a'6ticos simpes, todos os sistemas de ordenaci#n
dependen de c#digos num6ricos o a&anum6ricos. Estos c#digos coocan os documentos en
su ugar apropiado y proporcionan una serie concisa y singuar5 as0 como sus
1K:
identi&icaciones. +os sistemas de casi&icaci#n tam'i6n pueden indicar reaciones #gicas
entre series y entre documentos dentro de una serie, o cua no hacen un 0ndice a&a'6tico ni
os t0tuos de os documentos. E conocimiento de estas reaciones puede ser importante
para os usuarios de os documentos y es sin duda importante para a e.auaci#n.
+as reaciones son tam'i6n una gu0a para a casi&icaci#n en os archi.os hist#ricos cuando
e orden &0sico origina ha sido cam'iado.
L"# #i#te%!# de "*de&!ci(& de)e&de& de c(di'"#
&$%6*ic"# " !+/!&$%6*ic"#>
%in em'argo, a codi&icaci#n se mantendr2 o m2s simpe posi'e. +os c#digos no
consistir2n en m2s de cuatro eementos5 tres ser2 pre&eri'e.
En muchos sistemas, e c#digo primario, o e primer eemento de n/mero de re&erencia, es
representado por caracteres a&a'6ticos. E uso de etras proporciona una gama m2s ampia
de c#digos (hay 1I etras disponi'es, en comparaci#n con os n/meros de K a 9!. %in
em'argo, en a pr2ctica toda a gama de etras raras .eces se re4uiere.
<o es pertinente usar c#digos mnem#nicos o signi&icantes. Estos son c#digos 4ue son
a're.iaturas o acr#nimos de os nom'res de as o&icinas o de as &unciones. $or e*empo,
$O+ por Rama de $o0ticas es un c#digo signi&icante, a igua 4ue I<L por Rama de
In.estigaci#n.
E uso de c#digos estrictamente imita as etras 4ue se pueden usar. As0 mismo, as o&icinas
o as &unciones pueden cam'iar con e tiempo, o cua signi&ica 4ue os c#digos tam'i6n
de'er2n cam'iar. Esta a'or puede e7igir mucho tiempo. $or e*empo, si a Rama de
In.estigaci#n reci'i# e nue.o nom're de )orporati.a? In.estigaci#n, ser0a posi'e cam'iar
e c#digo a )OR o )ORI<. %in em'argo, os e7pedientes m2s .ie*os no de'en cam'iarse y
puede ser 4ue resute muy di&0ci .incuar os e7pedientes nue.os con os .ie*osC
*os sistemas de ordenacin y codificacin ideados para
series documentales y documentos de papel tambin se
pueden adaptar y aplicarse a directorios y documentos
electrnicos& *a identificacin de documentos
electrnicos se considera en Gestin de Documentos
5lectrnicos&
Es posi'e usar una .ariedad de sistemas de codi&icaci#n para representar a ordenaci#n de
documentos de un organismo. En as secciones siguientes se e7aminar2n seis tipos de
sistemas de codi&icaci#n para iustrar a .ariedad de opciones?
sistemas decimaes
sistemas de m/tipes partes
1K8
sistemas a&anum6ricos
sistemas de n/meros corridos
sistemas de 'o4ues de n/meros
sistemas de c#digo de paa'ras ca.e.
A igua 4ue os es4uemas de ordenaci#n, os sistemas de codi&icaci#n no son mutuamente
e7cuyentes. E uso de un sistema en un ni.e particuar no e7cuye e uso de un sistema
di&erente en otro ni.e. $or e*empo, os sistemas decimaes, de partes m/tipes y
a&anum6ricos pueden usarse con sistemas de ordenaci#n directamente .incuados con
&unciones y acti.idades administrati.as, como os sistemas *er2r4uicos. E sistema de
n/meros corridos es m2s apropiado para os e7pedientes de casos, especiamente cuando
&orman una serie independiente como os ega*os de persona. E sistema de 'o4ue de
n/meros es una .ariante de sistema de n/meros corridos y puede usarse cuando hay una
casi&icaci#n genera de acuerdo con a &unci#n5 mas no necesariamente una su'di.isi#n
detaada en acti.idades y es&eras de tra'a*o. E sistema de c#digo de paa'ras ca.e se usa
con &recuencia *unto con a inde7aci#n por paa'ras ca.e y proporciona un sistema &irme
cuando as distinciones entre as acti.idades (su'series! no son caras.
Si#te%!# Deci%!+e#
+os sistemas decimaes est2n 'asados en dos secuencias num6ricas, una antes y a otra
despu6s de un punto decima.
E primer n/mero (o n/mero primario! de dos, tres o cuatro d0gitos representa e tema
principa de a serie. En gran medida est2 determinado por e sistema de an2isis
e%)*e#!*i!+> $or e*empo, -C- X Mantenimiento de 5dificios. $uede ha'er 'rechas en
a secuencia de n/meros para acomodar nue.as &unciones o acti.idades.
E n/mero despu6s de punto decima representa un aspecto de tema principa (en
e&ecto una su'serie o agrupamiento de e7pedientes!. $or e*empo, -C-&;( X
Mantenimiento de Edi&icios? $intura. Esto ir0a seguido por e n/mero de e7pediente
indi.idua? H:H.KD.K1.
Estos sistemas decimaes pueden tener una seme*an"a super&icia con a casi&icaci#n por
temas y sistemas de codi&icaci#n de as 'i'iotecas (como )=- o =eAey!. %in em'argo, os
t6rminos de temas usados en os sistemas 'i'iotecarios sueen ser demasiado a'stractos,
in&e7i'es o detaados para poderos apicar a os documentos.
1K9
Si#te%!# de P!*te# MI+ti)+e#

+os sistemas de partes m/tipes son seme*antes a os sistemas decimaes. %in em'argo, os
sistemas de partes m/tipes pueden producir c#digos argos e inc#modos y puede producir
una serie de n/meros de re&erencia 4ue contienen una cantidad de eementos di&erente.
+os sistemas de m/tipes partes est2n 'asados en una com'inaci#n de c#digos num6ricos o
a&anum6ricos, en a cua cada c#digo representa uno de os ni.ees (o su'ni.ees! de
casi&icaci#n y est2 separado por e siguiente por una diagona (@!. $or e*empo, -C>;->;(
podr0a ser e c#digo para un e7pediente en a su'serie 5dificios= Mantenimiento= 2intura5
<+>:@ podr0a ser e c#digo para un e7pediente en a su'serie He14culos de Motor?
Mantenimiento.
Tam'i6n os c#digos en e ni.e de serie est2n predeterminados en gran medida por e
an2isis de sistemas e%)*e#!*i!+e#> +os n/meros de e7pediente indi.iduaes sueen ser
asignados en secuencia. As0, -C>;->;(>;, es e primer e7pediente en a su'serie 5dificios=
Mantenimiento= 2intura.
Si#te%!# de C"di/ic!ci(& A+/!.6tic"# - A+/!&$%6*ic"#

)ua4uiera de os sistemas ya descritos pueden ser usados en com'inaci#n con c#digos
a&a'6ticos o etras. +as etras pueden representar e ni.e de serie de a organi"aci#n de
documentos. +a apicaci#n de c#digos de etras a ni.ees m2s 'a*os, particuarmente
c#digos signi&icantes, puede parecer un sistema m2s &2ci para e usuario. $or e*empo, e
e7pediente 2ersonal= *icencia= ?raba/o 7le3ible est2 representado por 259>*I'>7*L. %in
em'argo esta codi&icaci#n es .unera'e por4ue e sistema puede 4uedarse r2pidamente sin
c#digos signi&icantes. Adem2s, os c#digos perder2n su signi&icado cuando as &unciones
sean reorgani"adas o os nom'res, cam'iados.
+a 9igura 9 a continuaci#n iustra un es4uema de casi&icaci#n 'asado en c#digos de etras
signi&icantes.
11K
EFe%)+" de C(di'"# de Let*!# #i'&i/ic!&te#
A=M@$\E@ELA X Administraci#n? $roducti.idad y E&iciencia? E.auaci#n de
$ersona
A=M@$\E@)OM X Administraci#n? $roducti.idad y E&iciencia? )omputari"aci#n
A=M@$\E@RE9 X Administraci#n? $roducti.idad y E&iciencia? Re.isiones de
E&iciencia
A=M@$\E@OR, X Administraci#n? $roducti.idad y E&iciencia? Organi"aci#n y
M6todos
A=M@$\%@)OE X Administraci#n? $rocedimientos y %er.icios de O&icina? )orreo
Eectr#nico
A=M@$\%@ME< X Administraci#n? $rocedimientos y %er.icios de O&icina? Mensa*eros
A=M@$\%@RE$ X Administraci#n? $rocedimientos y %er.icios de O&icina?
Reprogra&0a
A=M@$\%@TE+ X Administraci#n? $rocedimientos y %er.icios de O&icina? Te6&onos
Figura 7: E-emplo de un es*uema de clasificaci#n asado en c#digos de letras
significantes
+os sistemas de c#digos a&a'6ticos 'asados en c#digos de etras no signi&icantes se pueden
e7pandir &2cimente. %in em'argo, pueden ser m2s di&0cies de mantener a medida 4ue e
sistema crece. Adem2s, con a mayor compe*idad, hay mayor margen de errores. $or
e*empo, os c#digos 577 y 557 podr0an con&undirse &2cimente y os documentos podr0an
ser archi.ados err#neamente con &aciidad.
Si#te%!# de NI%e*"# C"**id"#
+os sistemas de n/meros corridos dan a cada nue.o documento e n/mero siguiente en una
secuencia corrida, independientemente de tema de mismo. Estos sistemas usan con
e&iciencia e espacio de guarda ya 4ue no hay 4ue de*ar 'rechas o haceras en una secuencia
para acomodar documentos nue.os. En e pasado, os sistemas de n/meros corridos se
usaron com/nmente para os e7pedientes de po0ticas y administrati.os pero ahora han sido
descartados en gran parte.
+os sistemas de n/meros corridos dependen por entero de un 0ndice con&ia'e y preciso o
de sistemas de recuperaci#n computari"ados. Adem2s, carecen de mecanismo para
proporcionar .incuaciones entre documentaci#n reacionada creada en momentos
di&erentes. $ueden presentarse pro'emas e.identes a medida 4ue os documentos se
111
me"can en un orden aeatorio independientemente de sus .aores distintos actuaes. %in
em'argo, os sistemas de n/meros corridos pueden ser adecuados para os e7pedientes de
casos en os e tema es esenciamente e mismo pero cada e7pediente se reaciona con un
caso indi.idua.
Aun4ue, en genera, os sistemas num6ricos pueden dar m2s precisi#n, est2n su*etos a
errores humanos. Es &2ci con&undir o transponer n/meros en series de cuatro, cinco, seis o
m2s d0gitos y, en consecuencia, archi.ar ma os documentos o coocaros err#neamente.
Agunos sistemas con gran n/mero de e7pedientes de casos y argos n/meros de
e7pedientes, como os e7pedientes de pacientes hospitaarios, superan esta di&icutad
&ormando pares de d0gitos.
$or e*empo, a u'icaci#n de e7pediente :+<-C@., se identi&ica m2s &2cimente cuando a
re&erencia se descompone en pares de d0gitos como? :+ <- C@ .,. -n uso particuar de este
m6todo es a arc1ivacin por par de d4gitos final. As0, e e7pediente :+ <- C@ ., se cooca
con todos os otros e7pedientes terminados con e par de d0gitos .,. En e n/mero ., se
coocan *untos os e7pedientes con e segundo hasta e /timo par de d0gitos C@, en e d0gito
C@ se coocan e7pedientes con e tercer hasta e /timo par de d0gitos <-. En e d0gito <- os
e7pedientes se coocan en e orden de primer par de d0gitos :+.
Si#te%!# de B+"8$e# de NI%e*"#
+os sistemas de 'o4ues de n/meros son una .ariante de sistema de n/meros corridos, pero
incuyen una casi&icaci#n de ato ni.e de acuerdo con a &unci#n o a acti.idad. En otras
paa'ras, 'o4ues predeterminados de n/meros consecuti.os se asignan a &unciones y
categor0as de acti.idades generaes. A os documentos 4ue tratan de aspectos espec0&icos de
esas &unciones o acti.idades se asignan n/meros en secuencia dentro de 'o4ue.
$or e*empo, e 'o4ue de n/meros .(;;,!.(,;; se asigna a Salud 2#blica. +a primera
hiera en e 'o4ue es .(;;,= Maternidad y 2roteccin de la Infancia, e segundo es .(;;@=
2roteccin de los 'iegos y as0 por e estio. =os e7pedientes reacionados con 2roteccin
de los 'iegos pueden distinguirse por os n/meros &inaes .(;;@>;, y .(;;@>;@.
Es posi'e 4ue se presenten di&icutades si os 'o4ues han sido asignados pre.iamente a
&unciones 4ue necesitan ser di.ididas. $or e*empo, si Transporte &uera a ser di.idido en
Transporte -r'ano y Transporte Rura ser0a imposi'e di.idir os n/meros de os 'o4ues.
;a'r0a 4ue asignar nue.os n/meros a as dos &unciones nue.as y os documentos mas
.ie*os ya no podr0an encontrarse con os nue.os.
=e igua manera, si es&eras de acti.idad particuares se e7panden mucho y hay un
crecimiento no paneado de n/mero de e7pedientes en un 'o4ue determinado, es posi'e
4ue e sistema de numeraci#n &ae.
111
Si#te%!# de C"di/ic!ci(& )"* P!+!.*!# C+!e
Incuimos a4u0 tam'i6n un sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e por4ue, adem2s de
ser un es4uema de casi&icaci#n es un es4uema de codi&icaci#n. Taes sistemas asignan
c#digos num6ricos a palabras clave 4ue representan acti.idades, materias o temas de os
4ue tratan os documentos. En e ni.e m2s ato, a documentaci#n est2 organi"ada en series
'asadas en &unciones pero, dentro de as series, os documentos est2n ordenados y
codi&icados de acuerdo con dos paa'ras ca.e, 4ue representan e contenido de cada uno,
tomadas de una ista maestra de paa'ras ca.e. +a ista de paa'ras ca.e es un .oca'uario
controado 4ue imita a opci#n de paa'ras a inde7ar, con o cua ogra a precisi#n
necesaria para a casi&icaci#n y a recuperaci#n.
)omo o'ser.amos a ha'ar so're a casi&icaci#n, os sistemas de c#digos de paa'ras
ca.e son especiamente apropiados cuando hay di&icutades para determinar a *erar4u0a de
as &unciones y acti.idades dentro de un organismo o cuando taes &unciones y acti.idades
se encuentran en un estado din2mico de cam'io.
E sistema puede ser usado con e&icacia para esta'ecer *erar4u0as si e c#digo para e
t6rmino indicador o m2s importante se cooca primero. =e esta manera os documentos
so're e mismo tema se reunir2n &0sica e inteectuamente dentro de sistema de archi.aci#n
&ormando, en e&ecto, su'series.
%in em'argo, es posi'e 4ue e persona de documentos care"ca de a e7periencia para sa'er
cu2 es e t6rmino m2s signi&icante. $or e*empo, a casi&icar e e7pediente Ministerio de
Salud= Mubilacin Anticipada se necesita tomar una decisi#n so're si e primer t6rmino
CCMinisterio de Salud RC o e segundo RC Mubilacin Anticipada R se pondr2 primero.
-na manera de hacer 4ue a casi&icaci#n sea m2s &2ci para e persona es no hacer
distinciones entre a importancia reati.a de os dos t6rminos sino casi&icar os c#digos por
su orden num6rico poniendo primero siempre e n/mero m2s 'a*o. Esto se iustra con e
e*empo siguiente.
Imagine 4ue as tres paa'ras ca.e Ministerio de Salud, Mubilacin Anticipada y
'onstancias de 'apacitacin est2n representadas por os c#digos @C, C y -<. +os
e7pedientes Servicios de Administraci#n= Mubilacin Anticipada en el Ministerio de Salud
y Servicios de Administracin= 'onstancias de 'apacitacin para el Ministerio de Salud se
codi&icar2n AB@:@1: y AB@1:@HI (en donde AB representa a serie Servicios de
Administracin!.
Aun4ue este c#digo est2 separado &0sicamente de os dos e7pedientes 4ue tratan de
Ministerio de %aud, se reunir2n en e 0ndice de e7pedientes por4ue comparten a misma
paa'ra ca.e Ministerio de Salud 'a*o a cua am'as ser2n inde7adas. As0, a 'uscar
Ministerio de Salud en e 0ndice se ocai"ar2n am'os e7pedientes. A continuaci#n se
muestra una re&erencia de e7pediente por c#digo de paa'ras ca.e en a 9igura 1K.
11D
AB@:@1:@K1 es e primer e7pediente 4ue trata de Mubilacin Anticipada en
el Ministerio de Salud?
AB es e c#digo para a serie de e7pedientes Servicios de
Administraci#n
: es e c#digo para a paa'ra ca.e Mubilacin Anticipada
1: es e c#digo para a paa'ra ca.e Ministerio de Salud
K1 es e primer e7pediente 4ue se crear2 con estas dos paa'ras
ca.e representando su contenido.
Figura 18: Referencia de documentaci#n por palara cla%e caracter9stica'
+os sistemas de codi&icaci#n por paa'ras ca.e producen ine.ita'emente 'rechas en a
numeraci#n de os documentos ya 4ue no todos os n/meros se usan en com'inaci#n con
cada otro n/mero. )on 'rechas en a numeraci#n no es posi'e e7aminar os n/meros de
re&erencia de e7pediente soos y determinar si &atan e7pedientes indi.iduaes. $or e*empo,
e e7pediente AB@D@18 puede ser a primera re&erencia 4ue empie"a con AB@D. Es posi'e
4ue os e7pedientes con os n/meros de re&erencia AB@D@1 a D@1: no e7istan pero esto no se
sa'r2 si no se consuta una ista de e7pedientes. =e manera seme*ante, e segundo
e7pediente 4ue comien"a con AB@D puede ser AB@D@H1. Es posi'e 4ue os e7pedientes
AB@D@18 a D@H1 no e7istan.
%in em'argo, esta de&iciencia no se imita a sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e. +os
sistemas de numeraci#n por 'o4ues tam'i6n producen 'rechas en a numeraci#n. =e
hecho, cua4uier sistema de codi&icaci#n crear2 'rechas a medida 4ue os documentos
concuyen e tr2mite y sean dados de 'a*a de sistema.
Actiid!d 0A
+ea cuidadosamente o indicado so're cada uno de os sistemas de codi&icaci#n. -na .e"
4ue haya e0do so're todos eos, escri'a una descripci#n 're.e de cada uno de eos y,
uego, indi4ue cu2 sistema es, a su *uicio, e m2s #gico para e tipo de documentos 4ue
usted usa con m2s &recuencia. Indi4ue por4u6 escogi# ese sistema y, tam'i6n, se3ae
cua4uier incon.eniente 4ue .ea en este o en os otros sistemas.
118
= DOCUMENTACIN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVACIN
%ea cua &uere e sistema de casi&icaci#n y codi&icaci#n 4ue se esco*a, s#o &uncionar2 con
e&icacia si est2 documentado adecuadamente y si se mantiene de manera apropiada. ;ay
dos ni.ees de documentaci#n re4uerida para controar os sistemas de archi.aci#n?

documentaci#n de sistema
a documentaci#n de e7pedientes indi.idua
+a documentaci#n de sistema se mantiene para proporcionar una estructura #gica? c#mo
se organi"a e sistema de archi.aci#n en serie y su'series representadas por sus c#digos5
d#nde se coocar2n as series indi.iduaes una .e" creadas5 y 'a*o 4u6 enca'e"ados se
'uscar2n os documentos en e 0ndice o en e .oca'uario controado. +a documentaci#n de
sistema consiste en e es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n mismo, e pan de
archi.aci#n y e .oca'uario controado, es decir, e 0ndice estructurado o tesauro de os
t6rminos clave.
Se &ece#it!& t*e# ;e**!%ie&t!# )!*! d"c$%e&t!* $&
#i#te%! de !*c;i!ci(&4 e+ e#8$e%! de c+!#i/ic!ci(& -
c"di/ic!ci(&: e+ )+!& de !*c;i!ci(&: - e+ "c!.$+!*i"
c"&t*"+!d" " E&dice e#t*$ct$*!d">
+a documentaci#n de sistema se descri'e con
m2s detae a continuaci#n.
+a documentaci#n de e7pediente se mantiene para registrar a e7istencia de cada uno a
medida 4ue se crea. Esta documentaci#n muestra d#nde de'er2n guardarse os documentos,
hace posi'e 4ue os e7pedientes indi.iduaes so're temas espec0&icos se encuentren con
rapide" y os u'ica cuando est2n en uso. +a documentaci#n de e7pediente consiste en e
diario de e7pediente, a ho*a de tr2mite de mismo y e 0ndice competo 4ue contiene todos
os asientos de os e7pedientes en e sistema.
Se &ece#it!& t*e# d"c$%e&t"# )!*! *e'i#t*!* +"#
e,)edie&te# i&diid$!+e# e& $& #i#te%! de
!*c;i!ci(&J e+ di!*i" de e,)edie&te# +! ;"F! de
t*9%ite de+ e,)edie&te - e+ E&dice de e,)edie&te#>
+a documentaci#n de contro de e7pediente se
descri'e en cap0tuos posteriores.
En agunos sistemas, a documentaci#n de sistema y de e7pediente puede com'inarse para
ser.ir a os prop#sitos de am'as. $or e*empo, as ho*as de tr2nsito (4ue registran os
mo.imientos de e7pediente!, tam'i6n amadas ho*as de tr2mite, pueden ser organi"adas en
series, su'series y orden num6rico de e7pediente. As0, pueden ser.ir tam'i6n como e pan
11H
de documentos no corrientes (una ista competa de os documentos no corrientes en e
sistema!.
=e igua manera, e .oca'uario controado, 4ue contiene todas as re&erencias cru"adas de
t6rminos pre&eridos, t6rminos reacionados, t6rminos m2s generaes y t6rminos m2s
restringidos, puede ser.ir tam'i6n como 0ndice de e7pedientes. En un sistema de gesti#n de
documentos computari"ados es posi'e a'arcar todos os tipos de documentaci#n de contro
en una soa 'ase de datos.
Estos conceptos se e7picar2n m2s a &ondo
con&orme se considere a documentaci#n.
-na documentaci#n de sistema de archi.aci#n, con incusi#n de os es4uemas de
casi&icaci#n y codi&icaci#n, e pan de archi.aci#n y istas de paa'ras ca.e se considerar2
archi.0stico y se programar2 para su preser.aci#n permanente.
Actiid!d 3B
EFu6 cases de documentaci#n se usan actuamente en su organi"aci#n para mantener os
sistemas de archi.aci#nG E)ree usted 4ue esos sistemas sean adecuadosG E)#mo os
me*orar0a ustedG
? ESKUEMAS DE CLASIFICACIN Y CODIFICACIN
E es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n escrito o impreso o&rece un panorama competo
de ni.e de as series (y su'series!. Esta documentaci#n permite a persona de documentos
y a os usuarios de os archi.os .er a estructura para a casi&icaci#n de os documentos y
a organi"aci#n *er2r4uica de as series y su'series.
En o 4ue respecta a documentaci#n sustanti.a, e es4uema ser2 espec0&ico de cada
organismo, como se iustra en a 9igura 11.
11I
11KK RIF-EZA $E)-ARIA N AL])O+A C $+A<EA)I^<
111K RIF-EZA $E)-ARIA N AL])O+A C E%TA=]%TI)A%
111K RIF-EZA $E)-ARIA N AL])O+A C %-B%I=IO%
11DK RIF-EZA $E)-ARIA N AL])O+AC ,A<A=O LA)-<O
118K RIF-EZA $E)-ARIA N AL])O+A C ,A<A=O )ABA++AR
11HK RIF-EZA $E)-ARIA N AL])O+A C ALE% =E )ORRA+
11HK.KK $o0ticas
11HK.K1 A.es dom6sticas
11HK.K1 $atos
11HK.KD ,ansos
11HK.K8 $a.os
Figura 11' Clasificaci#n : Es*uema de Codificaci#n: Documentos sustanti%os'
$ara os documentos &aciitati.os, 4ue pueden adoptar una &orma seme*ante en muchas
unidades en toda una organi"aci#n, e es4uema puede ser ea'orado centramente (.6ase a
9igura 11 a continuaci#n!. %in em'argo, puede ser necesario a*ustar e es4uema en un
organismo espec0&ico para tomar en cuenta as .ariaciones ocaes.
HKK E=I9I)IO% R <E)E%I=A=E%
HKH E=I9I)IO% R ,A%TO% N 9A)T-RA%
H1H E=I9I)IO% R I<9ORME% N E%TA=]%TI)A%
HDK E=I9I)IO% R A=F-I%I)IO<E%
HDH E=I9I)IO% R A+TERA)IO<E% N RE$ARA)IO<E%
H8K E=I9I)IO% R )O<%TR-))I^<
H8H E=I9I)IO% R =A_O%
HHH E=I9I)IO% R =E%TR-))I^<
H:H E=I9I)IO% C MA<TE<IMIE<TO
H:H.KK $o0ticas y procedimientos
H:H.K1 Reparaciones y reno.aciones
H:H.K1 %er.icios de conser*er0a
H:H.KD $intura
H:H.DK In&ormes de inspecci#n
Figura 12: Es*uema de Clasificaci#n : Codificaci#n: documentos facilitati%os'
En ning/n caso se permitir2 4ue e es4uema se .ue.a demasiado r0gido y imitante. =e .e"
en cuando es posi'e 4ue se necesite a3adir nue.as series o su'series, o 4ue as series o
su'series 4ue ya e7isten se di.idan o se com'inen. %e de*ar2 4ue os es4uemas de
casi&icaci#n y codi&icaci#n se desarroen para re&e*ar e crecimiento de sistema de
archi.aci#n.
11:
+os es4uemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n tam'i6n pueden ser.ir como 'ase para os
programas de disposici#n.
@ LISTAS DE RELACION DE CONTENIDO
+as istas de reaci#n de contenido (amados tam'i6n istas de e7pedientes! registran uno
por uno os documentos en cada serie o su'serie.
U&! *e+!ci(& de c"&te&id" e# $&! +i#t! det!++!d! de +"#
e,)edie&te# de&t*" de $& #i#te%! de "*de&!ci(& de
d"c$%e&t"#>
+a reaci#n de contenido o&rece una ista competa de todos os e7pedientes en e sistema y
muestran d#nde enca*a cada uno de eos en e es4uema de ordenaci#n. Estas istas de
reaci#n pueden mantenerse en &orma de ho*as suetas dentro de carpetas, en tar*etas o
como istas computari"adas.
+os detaes de cada documento se incuyen en e &ormuario, a tar*eta o a ista y os
asientos se disponen en orden de n/mero de e7pediente por series o su'series. +as ho*as de
tr2mite (tr2nsito! (consideradas en e )apituo LIII! pueden ser.ir como una ista de
e7pedientes as0 como de registro de a circuaci#n de os e7pedientes.
+as istas de reaci#n de contenido se aman tam'i6n registros de documentos y as istas
de e7pedientes se aman agunas .eces E&dice# de e,)edie&te#. %in em'argo, estos
t6rminos de'en ser e.itados para no crear con&usiones con registros de correspondencia y
de documentos y con 0ndices a&a'6ticos.
A VOCABULARIOS CONTROLADOS
E concepto de os .oca'uarios controados &ue presentado en e )ap0tuo II. A igua 4ue
os 0ndices de as series (de&inidos en os es4uemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n! y os
documentos (enumerados en os panos o istas de documentos!, son esenciaes para a
identi&icaci#n y a recuperaci#n de documento adecuado.
$ara a mayor0a de os prop#sitos pr2cticos, e .oca'uario controado (4ue muestra os
t6rminos pre&eridos o as paa'ras ca.e 4ue se usar2n as0 como os .0ncuos entre os
t6rminos! puede com'inarse con os asientos en e 0ndice para cada documento indi.idua
con e o'*eto de &ormar un soo 0ndice a&a'6tico. %in em'argo, no hay ra"#n para 4ue no
haya un .oca'uario controado 4ue indi4ue os t6rminos 'a*o os cuaes os documentos
ser2n inde7ados, y un 0ndice separado para os mismos 4ue se3ae os indicadores (tomados
de .oca'uario controado! de os documentos indi.iduaes.
118
En un sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.e e mismo es4uema de casi&icaci#n
proporciona e 0ndice de documentos, simpi&icando con eo a documentaci#n de contro.
1B CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE LOS EGPEDIENTES
ELECTRNICOS
En os sistemas de computadora, es posi'e esta'ecer es4uemas de archi.aci#n, seme*antes
a os de os sistemas de pape, para as apicaciones, 'ases de datos y ho*as de an2isis. %in
em'argo, a terminoog0a de os sistemas de computadora es di&erente e incuso puede
di&erir de un sistema a otro.
En e uso genera, un arc+i%o eectr#nico es un documento eectr#nico o una apicaci#n.
$or consiguiente, no es e e4ui.aente de un documento de pape.
E e4ui.aente eectr#nico de un e7pediente de pape es un subdirectorio, e cua es un
con*unto inteectua de archi.os eectr#nicos (documentos!. -n directorio es un con*unto
inteectua de archi.os y su'directorios. En otras paa'ras, es e e4ui.aente de una serie de
pape.
)ada uno de os ni.ees de casi&icaci#n y ordenaci#n #gicas est2 representado por un
c#digo o nom're, e cua consiste caracter0sticamente en ocho caracteres a&anum6ricos,
teniendo e ni.e &ina una e7tensi#n de tres caracteres para representar e tipo archi.o
(documento! como te7to tratado, 'ase de datos u ho*a de an2isis. +a com'inaci#n de estos
c#digos constituye a .0a o cadena de caracteres.
E administrador de arc+i%os es a herramienta en un sistema de computadora o en un
medio eectr#nico 4ue organi"a os archi.os, su'directorios y directorios. Incuye un
directorio 4ue representa a organi"aci#n y muestra as reaciones *er2r4uicas y es, as0, e
e4ui.aente de es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n de documentos de pape y a ista
de os mismos.
119
Re#$%e&
E )ap0tuo L ha e7aminado a casi&icaci#n y codi&icaci#n de os e7pedientes por series.
;a considerado, primero, as categor0as principaes de e7pedientes y a casi&icaci#n y
ordenaci#n de os mismos dentro de series. +uego, ha se3aado os principios generaes de
a casi&icaci#n y a codi&icaci#n y a manera en 4ue de'en seeccionarse es4uemas
particuares. %e ha e7aminado os siguientes tipos de archi.aci#n?
sistemas *er2r4uicos
sistemas 'asados en a estructura de a organi"aci#n
sistemas de codi&icaci#n por paa'ras ca.e
sistemas a&a'6ticos.
;a considerado os siguientes tipos de sistemas de codi&icaci#n?
=ecimaes
de partes m/tipes
a&a'6ticos y a&anum6ricos
de n/meros corridos
de 'o4ues de n/meros
de paa'ras ca.e.
E )ap0tuo L ha e7aminado os procedimientos principaes necesarios para documentar un
sistema de archi.aci#n. 9inamente ha considerado 're.emente a casi&icaci#n de
e7pedientes en as computadoras.
Este cap0tuo ha de&inido os t6rminos siguientes?
e7pedientes de po0ticas
documentos y e7pedientes sustanti.os
documentos y e7pedientes &aciitati.os
documentos y e7pedientes de casos
casi&icaci#n
inde7aci#n
sistema de codi&icaci#n
istas de reaci#n de contenido
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. E7pi4ue e prop#sito de os e7pedientes de po0ticas.
1. E7pi4ue e prop#sito de os documentos sustanti.os
D. E7pi4ue e prop#sito de os documentos &aciitati.os
8. E7pi4ue e prop#sito de os e7pedientes de casos.
H. E$or 4u6 os e7pedientes de'en organi"arse dentro de seriesG
I. E=e 4u6 manera a reorgani"aci#n puede a&ectar a documentaci#nG
:. E7pi4ue e concepto de casi&icaci#n.
8. E)u2 es a di&erencia entre casi&icaci#n e inde7aci#nG
9. E7pi4ue e concepto de a codi&icaci#n.
1K. E)u2 es a di&erencia entre casi&icaci#n y codi&icaci#nG
11. =escri'a cinco caracter0sticas principaes de un sistema de codi&icaci#n o de n/meros
de re&erencia.
11. =escri'a cinco &actores, por o menos, 4ue de'en considerarse a seeccionar sistemas
de ordenaci#n y codi&icaci#n.
1D. =escri'a con e mayor detae posi'e as necesidades de un sistema de archi.aci#n.
18. E)u2es son as .enta*as y os incon.enientes de un sistema de ordenaci#n a&a'6ticoG
1H. EFu6 es un sistema *er2r4uicoG
1I. E)u2es son as .enta*as y os incon.enientes de un sistema *er2r4uicoG
1:. E$or 4u6 os sistemas 4ue est2n 'asados en a estructura de a organi"aci#n son di&0cies
de adaptarG
18. EFu6 es un sistema de codi&icaci#n por paa'ras ca.eG
19. E)u2es son as .enta*as y os incon.enientes de un sistema de codi&icaci#n por
paa'ras ca.eG
1K. =escri'a cada uno de os seis tipos de sistema de codi&icaci#n considerados en este
cap0tuo e indi4ue as .enta*as y os incon.enientes de cada uno de eos.
11. E)u2es son agunas de as preocupaciones 4ue cone.a a numeraci#n de os
documentosG
11. EFu6 es a documentaci#n de sistema y por 4u6 es importanteG
1D. EFu6 es a documentaci#n de e7pediente indi.idua y por 4u6 es importanteG
18. E$or 4u6 un es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n escrito o impreso es .aiosoG
1H. EFu6 es una ista de reaci#n de contenido y por 4u6 es /tiG
1I. E$or 4u6 os .oca'uarios controados son /tiesG
1:. EFu6 t6rminos usados para a gesti#n de documentos en sistemas de computadora
di&ieren de os t6rminos usados en sistemas de papeG E$or 4u6 a di&erencia de
terminoog0a es un pro'ema para os responsa'es de os documentosG
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!de# 0<13B
)ada una de estas acti.idades ha sido dise3ada para ayudaro a comparar a in&ormaci#n
proporcionada en este cap0tuo con as reaidades en su organi"aci#n. -sted de'er2 usar
estas acti.idades como a 'ase para e7aminar sus propios sistemas de mantenimiento de
documentos y considerar maneras en 4ue podr0a apicar a in&ormaci#n o&recida en este
programa de estudio.
-sted de'er2 tomar notas minuciosas de estas acti.idades y re&erirse nue.amente a eas a
medida 4ue a.an"a en este y otros m#duos en e programa de estudio.
VI CREACIN Y CONTROL DE EGPEDIENTES
E )ap0tuo anterior e7amin# os re4uisitos para administrar as series documentaes y
consider# agunas opciones para casi&icar os documentos y codi&icar os sistemas. E
)ap0tuo LI e7amina os procesos 4ue cone.a a creaci#n y e contro de os e7pedientes.
+os temas e7aminados incuyen?
e e7pediente &0sico
os procedimientos de archi.aci#n
a apertura de un e7pediente nue.o
a tituaci#n de os e7pedientes
a creaci#n de una ista de paa'ras ca.e
e esta'ecimiento de contro en e7pedientes nue.os.
1 EL EGPEDIENTE F2SICO
$ara os documentos de pape, e e7pediente es a encarnaci#n &0sica de un concepto
inteectua? un n/mero de documentos 4ue se mantienen *untos por4ue se reacionan con
una acti.idad o un tema particuar. $or ende, soemos pensar en un e7pediente como en un
o'*eto &0sico. %in em'argo, es importante tener presente a distinci#n entre e7pedientes
&0sicos y e7pedientes inteectuaes. +os e7pedientes (archi.os! de computadora o
e7pedientes eectr#nicos no tienen una &orma &0sica (si no han sido impresos! y e7isten
soamente como con*untos &0sicos de datos eectr#nicos 4ue pueden ser .istos como
in&ormaci#n en a pantaa. -n e7pediente (archi.o! de computadora puede ser un
documento reai"ado con procesador de te7to, un 0ndice o una 'ase de datos.
-n e,)edie&te es (1! -na unidad organi"ada (carpeta,
.oumen, etc.! de documentos agrupados 'ien sea para su
uso corriente por e creador o en e proceso de
casi&icaci#n archi.0stica por4ue se reacionan con e
mismo tema, acti.idad o transacci#n. -n e7pediente es
ha'ituamente a unidad '2sica en una serie documenta
-n e,)edie&te e+ect*(&ic" L!*c;i"M se de&ine tam'i6n
como (1! un con*unto de datos guardados dentro de un
sistema de computadora.
+as cu'iertas de e7pedientes de pape, amadas tam'i6n carpetas, sueen estar hechas de
pape mania r0gido o cartoncio, cortadas un poco m2s grandes 4ue as dimensiones de os
documentos 4ue se archi.ar2n y do'adas para encerrar esos documentos y, as0, minimi"ar
os da3os a causa de mane*o y e uso.
N" e# )e*ti&e&te $#!* c$.ie*t!# de e,)edie&te# %9#
de+'!d!# -! 8$e #e *"%)e& - d!D!& c"& /*ec$e&ci! -
e# &ece#!*i" *ee%)+!5!*+!# %9# ! %e&$d" 8$e +!# 8$e
#"& %9# '*$e#!#>
)on &recuencia, as cu'iertas de e7pedientes est2n pre.iamente impresas con os t0tuos de
organismo y de a di.isi#n o rama apropiada de mismo. )aracter0sticamente incuyen
espacios para a in&ormaci#n siguiente?

t0tuo de e7pediente
c#digos de casi&icaci#n
paa'ras ca.e o t6rminos de 0ndice
&echa de apertura
re&erencias a e7pedientes pre.ios, de continuaci#n o reacionados
casi&icaci#n de seguridad
in&ormaci#n so're retenci#n y di#)"#ici(&
A menudo as cu'iertas de e7pedientes tienen tam'i6n una cuadr0cua (o escaa! para
registrar a circuaci#n de e7pediente cuando est2 en uso.
En un sistema de gesti#n de documentos automati"ado es posi'e preparar &2cimente
mar'etes de e7pedientes 4ue muestran os t0tuos y os n/meros. En un sistema
automati"ado tam'i6n se pueden preparar mar'etes en .arias copias, una para e e7pediente
y as otras para a ho*a de tr2nsito de e7pediente y e registro de mo.imiento de
e7pediente. (Estos mecanismos se e7aminan en e )ap0tuo LIII!. Tam'i6n es posi'e
producir mar'etes autom2ticamente con c#digos de 'arras egi'es por m24uina 4ue pueden
usarse para rastrear os e7pedientes.
+a paa'ra ingesa file (e7pediente! se deri.a de a paa'ra atina filum a cua signi&ica hio5
toda.0a es com/n 4ue os documentos de un e7pediente se aseguren con un corde con
herretes con&eccionado con hios torcidos. En pa0ses 4ue siguen a pr2ctica 'rit2nica, este
corde, amado ?reasury tag, se insertar2 en un ori&icio per&orado en a es4uina superior
i"4uierda de a cu'ierta do'ada de e7pediente y en a misma posici#n en cada documento.
Este sistema sigue siendo e m2s 'arato y m2s &2ci para asegurar documentos dentro de un
e7pediente con e riesgo m0nimo de perder in&ormaci#n por e ori&icio inicia.
C"& /*ec$e&ci! +"# d"c$%e&t"# #e !#e'$*!& e& +"#
e,)edie&te# $#!&d" %!*.ete# " c!*)et!# de !*'"++!#>
5l mtodo correcto de insertar un marbete en la
cubierta de una carpeta se describe en el Manua de
$rocedimientos de a -nidad de Tr2mite.
Otros sistemas usan dos mar'etes asegurados a tra.6s de ori&icios en e ado i"4uierdo de a
cu'ierta de e7pediente y os documentos. Otra .ariante es a carpeta de 'arra o de argoas
en a cua se coocan os documentos despu6s de ha'er per&orado en su ado i"4uierdo tres o
cuatro ori&icios. Estos sistemas son m2s seguros pero tienden a ser m2s caros 4ue e sistema
de ?reasury tag. Adem2s, dar .ueta a os papees resuta m2s di&0ci y si os documentos
no tienen m2rgenes adecuados en am'os ados, e riesgo de perder in&ormaci#n es mayor.
%i os e7pedientes .an a ser retenidos por ag/n tiempo, especiamente en cimas caientes y
h/medos, e meta usado en as carpetas de 'arra y de argoas puede corroerse causando
da3os a os documentos. +os e7tremos de meta (herretes! de os cordees y as argoas, os
su*etadores de pape o os a&ieres usados para asegurar documentos indi.iduaes dentro de
e7pediente tam'i6n se pueden o7idar. =e ser posi'e, es pre&eri'e usar componentes 4ue
no sean met2icos sino de p2stico inerte.
L"# e,)edie&te# &" de.e& ++e'!* ! #e* t!& '*$e#"# 8$e
&" #e )$ed!& %!&eF!* c"& /!ci+id!d - #e'$*id!d>
=e acuerdo con a norma de procedimiento 4ue regua e tramite, en -ruguay? B?odo
e3pediente administrativo de m$s de cuarenta p$ginas, deber$ ser debidamente cosidoB&
B'uando un e3pediente administrativo alcance a cien 1o/as, se formar$ una segunda pieza
o las ue sean necesaria siempre ue no uedaren divididos escritos o documentos ue
constituyan un solo te3to, en cuyo caso se deber$ mantener la unidad de los mismos
prescindiendo del n#mero de 1o/as& *as piezas correr$n agregadas por cordn& 'ada pieza
llevar$ una car$tula en donde se repetir$n las caracter4sticas del e3pediente y se indicar$
el n#mero ue le corresponda a auellaB&
,C
%iempre de'e ha'er un tramo i're su&iciente de mar'ete, 'arra o argoas de manera 4ue
os documentos puedan ho*earse sin peigro y eerse con &aciidad sin 4ue os ori&icios
per&orados en e pape se a'ran y os papees se desprendan. Estos desgarros no s#o da3an
a os documentos sino 4ue a3aden e riesgo de 4ue e contenido de contendor 4uede
desordenado o se pierda. )uando ocurren da3os a as cu'iertas de as carpetas o a os
documentos no de'er2n repararse nunca con cinta adhesi.a. +a cinta adhesi.a decoora y
da3a e pape a cua se adhiere y a mancha 4ue produce es muy di&0ci de 4uitar. %e
1:
5l nuevo procedimiento administrativo& =ecreto <J HKK de 1: de setiem're de 1991.
'uscar2 e conse*o de un conser.ador de archi.os para reparar e7pedientes y dem2s
documentos da3ados.

2ara m$s informacin sobre cuestiones de
preservacin como el uso de cinta ad1esiva vase
$reser.aci#n de =ocumentos.
Actiid!d 31
E)#mo se aseguran en as carpetas os documentos en su organi"aci#nG E$uede usted
indicar tres maneras en 4ue podr0a cam'iar e proceso de asegurar papees en archi.os con
e &in de mane*ar os documentos con m2s e&iciencia y protegerosG
0 ARCHIVACIN DE UNIDADES DOCUMENTALES
L"# d"c$%e&t"# #e !*c;i!*9& e& e+ "*de& e& 8$e #e
*eci.ie*"& " #e c*e!*"&>
E mantenimiento de orden correcto de os documentos dentro de un e7pediente esta'ece
e conte7to en e 4ue as decisiones se toman y as acciones se e&ect/an y con&irma a
secuencia de esas transacciones. $or o tanto, os papees se archi.ar2n en e mismo orden
4ue as transacciones de as cuaes &orman parte. %in em'argo, este principio no es o
mismo 4ue decir 4ue cada pape indi.idua de'e ser archi.ado en orden crono#gico.
+os documentos de'en coocarse en su e7pediente en e orden en 4ue son creados o
reci'idos. +os papees reacionados, como una carta reci'ida y sus ane7os, se tratan en este
sentido como un documento. As0, una copia de una carta en.iada puede ser archi.ada antes
de una carta reci'ida en una &echa m2s tard0a pero 4ue ta .e" &ue escrita en una &echa m2s
temprana. +a carta reci'ida no se ha'r2 .isto antes de 4ue a carta en.iada haya sido
despachada. Este orden de archi.aci#n re&e*a a secuencia correcta de os asuntos. +a
archi.aci#n estricta de os documentos en e orden de creaci#n y reci'o es una rega simpe
de seguir y &2ci de mantener con coherencia cuando una serie de personas son responsa'es
de a archi.aci#n.
-n m6todo aternati.o es coocar *untos dentro de una carpeta todos os papees
reacionados con cada transacci#n, como correspondencia reci'ida y ane7os, actas
asociadas y memoranda y una copia de a respuesta en.iada. Este m6todo asegura 4ue os
papees reacionados con di&erentes transacciones no est6n archi.ados intercaados5 os
usuarios de os e7pedientes pueden .er &2cimente a secuencia de os documentos
reacionados con cada asunto.
E incon.eniente de este m6todo es 4ue no siempre es posi'e 4ue e persona de
documentos o os &uncionarios de acci#n determinen cu2ndo a documentaci#n reacionada
con una transacci#n particuar est2 competa. $or e*empo, es posi'e 4ue se reci'a m2s
correspondencia. E contenido de os e7pedientes tiene 4ue ser ordenado de manera 4ue os
documentos 4ue se reacionan con una secuencia particuar de asuntos puedan ser
insertados en e ugar correcto.
Esta di&icutad puede ser superada agunas .eces usando di.isores de e7pedientes para
separar as transacciones distintas comprendidas en as carpetas. %in em'argo, estos
sistemas son m2s caros ya 4ue usan m2s materia de o&icina y, adem2s, pueden ser di&0cies
de mane*ar y re4uerir mucho tiempo. $or estas ra"ones, e m6todo crono#gico descrito
anteriormente se pre&iere.
M6t"d"# de !*c;i!ci(&
;ay m6todos de archi.aci#n di&erentes.
E m6todo de atr$s 1acia adelante es e m2s com/n y a opci#n pre&erida. )ada documento
nue.o se a3ade encima de os documentos precedentes de suerte 4ue e documento creado o
reci'ido m2s recientemente siempre est2 encima. Este m6todo es &2ci de mane*ar, no
re4uiere 4ue os documentos sean mo.idos y asegura 4ue os /timos documentos sean
o'*eto de a atenci#n r2pida de &uncionario de acci#n.
L! !*c;i!ci(& de d"c$%e&t"# !D!die&d" c!d!
d"c$%e&t" &$e" e&ci%! e# e+ %6t"d" %9# /9ci+ de
%!&te&e* e+ "*de& c*"&"+('ic">
B5l orden de los documentos en la carpetilla es preferible ue sea de forma ue al abrirla
se vea en primer lugar el #ltimo documento, correspondiente al #ltimo tr$mite realizado,
uedando al final del documento ue origin el inicio del e3pediente, es decir, de aba/o
1acia arriba, pues de este modo al abrir la carpetilla se sabr$ en u momento del tr$mite
se encuentra el e3pediente& ;a ordenaci#n interna del e5pediente es una ordenaci#n
procedimental *ue %iene dada por la propia estructura del procedimiento' <o es una
ordenaci#n con%encional o con%enida como la arc+i%9stica, sino de secuencia del
procedimiento='
14

18
Ana =up2 de Mora. Manual de arc1ivos de oficina para gestores& Madrid ? )omunidad de Madrid.
)onser*er0a de Educaci#n y )utura, 199:.
En e m6todo opuesto, e de delante 1acia atr$s, cada documento nue.o se a3ade de'a*o de
os documentos precedentes. Este sistema es &2ci de mane*ar s#o si se usan carpetas de
argoas o de 'arra. Este m6todo no o&rece r2pidamente os /timos documentos a a
atenci#n de &uncionario de acci#n aun4ue hace 4ue a re.isi#n crono#gica sea m2s &2ci
marginamente.
En agunos sistemas, os documentos son coocados en secuencias crono#gicas separadas
tanto en e ado i"4uierdo como en e ado derecho de un e7pediente, estando per&orados os
de a i"4uierda en a es4uina superior derecha cuando se usa e sistema de corde con
herretes. Este m6todo puede ser usado para separar actas e instrucciones internas asociadas
con documentos indi.iduaes de correspondencia reci'ida y en.iada, memoranda, in&ormes
y otros documentos de transacciones.
Este sistema de divisin de la carpeta se usa raras .eces ahora de'ido, en 'uena parte, a
4ue se considera 4ue re4uiere demasiado tiempo y es muy e7igente para poder mantenero
adecuadamente. %in em'argo, tiene a .enta*a de dirigir a os &uncionarios de acci#n y a
persona de documentos a a correspondencia, as instrucciones y as notas 4ue re4uieren su
atenci#n, de suerte 4ue no tienen 4ue e7aminar todo e contenido.
E sistema de carpeta dividido es usado con &recuencia *unto con a &oiaci#n de
documentos. +a &oiaci#n es e proceso de numerar os documentos consecuti.amente en a
carpeta, comen"ando con e n/mero uno, en e orden en e cua son archi.ados. +uego, os
documentos son istados en e orden de numeraci#n de &oio so're ho*as pe4ue3as, en e
ado i"4uierdo de a parte interna de a cu'ierta de a carpeta, proporcionando una ista de
contenido.
+a &oiaci#n minimi"a a necesidad de escri'ir instrucciones en os documentos mismos.
%in em'argo, un sistema de &oio tiene pro'a'iidades de degenerar a menos 4ue os
&uncionarios de acci#n y e persona de documentos o mane*en con precisi#n y coherencia.
5l mtodo recomendado para foliar documentos
se describe en el Manual de $rocedimientos de a
-nidad de Tr2mite.
E sistema de carpeta dividida tam'i6n se ha usado para separar documentos de .aor
e&0mero (ha'ituamente a a i"4uierda! de a4ueos 4ue tienen un .aor m2s duradero (por o
genera, a a derecha! o para conser.ar una e7istencia de dupicados (por o genera, a a
i"4uierda!. )omo rega genera es me*or interarchi.ar todos os documentos pertinentes con
e &in de esta'ecer a continuidad de as transacciones registradas en y coocar materiaes
puramente e&0meros en carpetas separadas, o no archi.ar documentos e&0meros en o
a'souto (esto se trata m2s a'a*o con m2s detae!.
NK$6 e# +" 8$e ;!- 8$e !*c;i!*O
+os documentos de &ondo de'en ser archi.ados, sin em'argo, no todas as pie"as de pape
4ue reci'e un organismo de'en ser coocadas en un archi.o.
Entre os documentos 4ue de'en ser archi.ados &igura toda a correspondencia reci'ida, as
actas internas reati.as a a correspondencia y correspondencia en.iada. As0 mismo, se
archi.ar2n os documentos producidos internamente de car2cter administrati.o, &inanciero,
ega y operati.o. +os documentos de .aor e&0mero y os dupicados no se archi.ar2n.
L"# d"c$%e&t"# de /"&d" de.e& #e* !*c;i!d"#4 +"#
d"c$%e&t"# e/E%e*"# &" de.e& c"&#e*!*#e e& +"#
A*c;i"#>
$or e*empo, os siguientes tipos de documentos no son archi.ados normamente?
proyectos preiminares, 'ien sean manuscritos o escritos a m24uina, 4ue no di&ieren en
esencia de proyectos posteriores o de as .ersiones &inaes 4ue s0 se archi.ar2n5
copias de correspondencia y documentos internos, como actas de comit6s y papees,
in&ormes y directrices, proporcionadas para in&ormaci#n soamente, sin anotaciones,
4ue no tienen pertinencia con e 4uehacer continuo de organismo.
)opias separadas o dupicadas de documentos.
materiaes e&0meros, como cat2ogos de &a'ricantes y pro.eedores, anuncios,
in.itaciones a actos sociaes y recortes de peri#dicos circuados soamente para
in&ormaci#n.
Este materia se guardar2 por separado, se retendr2 s#o mientras est6 .igente y, uego, ser2
dado de 'a*a.
<o siempre es pr2ctico coocar &0sicamente agunas cases de documentos, como in&ormes o
pu'icaciones, en una carpeta. As0 mismo, agunas pie"as en &ormatos no estandari"ados
como t0tuos de propiedad 4ue no &orman parte de un e7pediente administrati.o,
&otogra&0as, mapas, panos o di'u*os pueden necesitar aguna &orma de protecci#n adiciona.
-na serie de opciones es posi'e para taes pie"as.
+as -nidades de Tr2mite pueden optar por mane*ar un centro bibliotecario y de
documentacin en e cua se coocan os in&ormes y otras pie"as .ouminosas. %er2
necesario esta'ecer un sistema de re&erencias cru"adas de suerte 4ue as pie"as puedan ser
.incuadas con sus e7pedientes matrices y con os documentos archi.ados asociados. +os
in&ormes y as pu'icaciones pueden ser coocados en recipientes apropiados taes como
ca*as, so'res o carteras5 cada recipiente puede ser marcado o eti4uetado con e c#digo de
casi&icaci#n de e7pediente o e7pedientes matrices. E documento archi.ado con e cua a
pie"a &ue reci'ida originamente tam'i6n se anotar2 para indicar a u'icaci#n de a pie"a en
e centro de documentaci#n.
$ie"as taes como t0tuos de propiedad, &otogra&0as y panos do'ados podr2n permanecer
con un e7pediente pero de'er2n coocarse 'a*o una cu'ierta protectora como un so're, a
cua ser2 marcada para indicar su contenido. E so're podr2 ser coocado con cua4uier
documentaci#n reacionada en su posici#n correcta y se asegurar2 e corde con herrete
mar'ete o se unir2 mediante e mismo a a parte interna de a cu'ierta posterior. Tam'i6n en
este caso a cu'ierta y cuaes4uier documentos asociados dentro de cuerpo principa de
e7pediente necesitar2n tener re&erencias cru"adas.
NC$9&d" - )"* 8$i6& #e !*c;i!& +"# e,)edie&te#O
Es necesario esta'ecer procedimientos de archi.aci#n y o'igar a su cumpimiento. %ean
cuaes &ueren esos procedimientos, a coherencia en su apicaci#n es crucia. )u2ndo y por
4ui6n se archi.an os documentos depender2 de tipo de sistema de contro usado.
=onde hay un sistema centrai"ado tradiciona de mantenimiento de documentos, a
correspondencia reci'ida es a'ierta y registrada en a -nidad de Tr2mite de organismo,
reacionada o coocada en e e7pediente pertinente (ya e7istente o nue.o! y, uego, es
pasada a &uncionario apropiado para tomar disposiciones a respecto.
En agunos sistemas, m2s compe*os, a correspondencia reci'ida es circuada primero en
tandas para ser previamente e3aminada por un miem'ro superior de persona. Esta persona
decide cu2 &uncionario de acci#n se ocupar2 de cada pie"a y marcar2 a correspondencia en
consecuencia. =espu6s de ha'er circuado, e contenedor de correspondencia reci'ida,
ahora anotado con instrucciones, regresar2 a a -nidad de Tr2mite para ser distri'uido a os
&uncionarios de acci#n pertinentes. -na .ariante de este sistema son circuar os materiaes
no s#o a m2s ato &uncionario de persona sino tam'i6n a otros &uncionarios superiores de
manera 4ue est6n actuai"ados so're as cuestiones pertinentes. En este caso, es importante
mantener a ista de circuaci#n o m2s 're.e posi'e de modo 4ue se minimice cua4uier
demora 4ue pudiera ha'er en e mane*o de a correspondencia.
*a circulacin de correspondencia se e3amina
con m$s detalle en el 'ap4tulo HII&&
Actiid!d 30
E7amine as pr2cticas de archi.aci#n en su organi"aci#n y conteste as preguntas
siguientes?
E)#mo se a3aden os documentos a as carpetasG E=e atr2s hacia deanteG E=e deante
hacia atr2sG E=e otra maneraG
EFu6 materiaes se a3aden a as carpetasG E;ay ago 4ue no se a3adeG EFu6 se hace con
eoG
EFui6n es responsa'e de a archi.aci#nG E)#mo se procesan y re.isan os documentos
antes de a archi.aci#nG
3 CREACIN DE NUEVOS EGPEDIENTES
+o 4ue desencadena a apertura de un e7pediente nue.o de'e ser a recepci#n o a
generaci#n de un documento so're un tema nue.o. )uando surge un tema nue.o en e
proceso administrati.o, un nue.o e7pediente de'e ser a'ierto para contener os
documentos. =e igua manera, cuando un tema e7istente se su'di.ide en nue.os temas
separados, un nue.o e7pediente de'er2 a'rirse para cada tema nue.o.
)ada e7pediente de'e tener un t0tuo 4ue descri'a su contenido con precisi#n y concisi#n.
=e'e ser casi&icado y codi&icado de manera 4ue su n/mero de c#digo o identi&i4ue
singuarmente y 4ue pueda ser usado para registraro con prop#sitos de identi&icaci#n en e
sistema de contro.
$ara asegurar e contro y a coherencia, os e7pedientes de'er2n ser a'iertos, tituados,
casi&icados y codi&icados s#o por e persona de a -nidad de Tr2mite interesada. %in
em'argo, e persona de a -nidad de Tr2mite de'er2 consutar con os &uncionarios de
acci#n pertinentes cuando sea necesario. +os &uncionarios de acci#n pueden tener un
conocimiento esencia so're a necesidad de nue.os e7pedientes y a terminoog0a
apropiada 4ue usar para e tema en cuesti#n.
7 APERTURA DE EGPEDIENTES NUEVOS
)uando un documento ega, o es necesario iniciar un e7pediente administrati.o, e
persona de a -nidad de Tr2mite de'e decidir si ya se cuenta con un e7pediente apropiado.
Esto se e&ect/a .eri&icando os t0tuos pertinentes de 0ndice de e7pedientes (o de in.entario
de e7pedientes sino se cuenta con un 0ndice!. %i no e7iste un e7pediente apropiado ser2
necesario crear uno nue.o, casi&icaro y dare un t0tuo y un n/mero.
B5s necesario evitar la e3istencia de documentos aislados y amontonados& 5n el momento
de su creacin o recepcin cada uno debe pasar inmediatamente al e3pediente al ue
pertenece& Si no se procede de esta manera, cada vez ser$ m$s $rduo identificar su lugar y,
por muy ordenados ue estn, su acceso ser$ cada vez m$s dif4cil, corriendo el riesgo de
e3traviarse y mezclarse unos con otrosB
,.
<ing/n contenedor nue.o se a'rir2 antes de 4ue haya correspondencia o documentaci#n
4ue o acompa3e. +a apertura de contenedores con a e7pectati.a de correspondencia &utura
es un desperdicio de es&uer"os y de cu'iertas .aiosas y, o 4ue es peor, puede e.ar a
con&usi#n en e 0ndice de carpetas.
%i hu'iera aguna duda so're si se re4uiere un contenedor nue.o, e persona de a -nidad
de Tr2mite pedir2 conse*o a &uncionario de acci#n pertinente. Adem2s, se aentar2 a os
&uncionarios de acci#n a indicar sus necesidades
.
%i se re4uiere un e7pediente nue.o, e persona de a -nidad de Tr2mite de'er2 re&e7ionar
cuidadosamente so're o 4ue contendr2 y c#mo se desarroar2. )ada uno de'e reacionarse
con un soo tema, una acti.idad 'ien de&inida o un tipo de transacci#n particuar. )ada
e7pediente administrati.o cuenta su propia historia. Mientras e e7pediente cuente una
historia por derecho propio no es importante 4ue sea poco .ouminoso o 4ue se desarroe
en .arias partes.
C!d! e,)edie&te !d%i&i#t*!ti" #e *e+!ci"&! c"& $&
#"+" te%! " $&! !ctiid!d .ie& de/i&id!>
.
*os procesos de cierre de e3pedientes se tratan
m$s adelante en esta leccin&
Actiid!d 33
E)#mo se a'ren e7pedientes nue.os en su organi"aci#nG EEst2n os contenedores di.ididos
en partesG E7pi4ue os procesos usados.
< TITULACIN DE EGPEDIENTES
E t0tuo de e7pediente estar2 compuesto por una serie de paa'ras, t6rminos o &rases
usados en com'inaci#n para descri'ir ine4u0.ocamente e tema espec0&ico o e contenido
de e7pediente en su conte7to &unciona.
19
Maria +uisa )onde Lia.erde. Manual de tratamiento de Arc1ivos Administrativos& Madrid ? =irecci#n de
Archi.os Estataes, 1991.
+a tituaci#n de os e7pedientes de'e ser controada con cuidado. E uso de paa'ras y
&rases di&erentes para descri'ir e mismo tema causar2 di&icutades e.identes en a
archi.aci#n y ocai"aci#n de os documentos. $ara ograr coherencia, as palabras clave
usadas en os t0tuos de os e7pedientes se controar2n usando istas de autoridad para os
nom'res propios y .oca'uarios controados o tesauros para os t6rminos de temas. +as
de&iniciones o&recidas en e )ap0tuo II se repiten a4u0.
-n te#!$*" es un "c!.$+!*i" controado y estructurado de paa'ras
ca.e.
-na +i#t! de !$t"*id!d es una ista de &ormas estandari"adas de
paa'ras ca.e, con incusi#n de nom'res (personaes, corporati.os y
geogr2&icos! usados como puntos de acceso en a recuperaci#n de
in&ormaci#n.
-na )!+!.*! c+!e es un t6rmino o una com'inaci#n de paa'ras
usadas en e t0tuo o en e te7to de un documento o un e7pediente, o
en un 0ndice estructurado, 4ue caracteri"a su contenido y &aciita su
recuperaci#n.
-na ista de paa'ras ca.e es un mecanismo de contro. Este mecanismo imita a manera
en 4ue os documentos indi.iduaes se casi&ican e inde7an imponiendo precisi#n y
coherencia en e proceso de inde7aci#n. As0, de'e indicar a sus usuarios y operadores d#nde
coocar os documentos so're temas particuares o d#nde 'uscaros.
-na ista de paa'ras ca.e puede proporcionar, adem2s, un .oca'uario est2ndar 4ue se
usar2 a dar t0tuo a os e7pedientes. A imitar a opci#n de paa'ras 4ue se usar2n cuando
se asignan t0tuos a os e7pedientes, un .oca'uario controado o ista de paa'ras ca.e
ayuda en e proceso de inde7aci#n y eimina incertidum'res so're d#nde archi.ar os
documentos.
)ada .e" con m2s &recuencia, as organi"aciones comparten in&ormaci#n entre di.isiones y
departamentos, tanto en pape como en &orma eectr#nica. )omo resutado de esto, e
persona en toda a organi"aci#n est2 in.oucrado en os procesos de dar nom're a
e7pedientes y documentos y recuperaros. En estas circunstancias se necesita un tesauro o
.oca'uario controado 4ue se use en toda a organi"aci#n.
Este tesauro 4ue a'ar4ue a toda a corporaci#n de'er2 incuir t6rminos especializados
pertinentes a departamentos indi.iduaes as0 como t6rminos 4ue se reacionan con a
organi"aci#n en con*unto. Aun4ue es posi'e ad4uirir tesauros ya pu'icados, suee ser
necesario ea'orar un tesauro interno para os &ines de os documentos de suerte 4ue
satis&aga as necesidades de a organi"aci#n.
L"# tEt$+"# de +"# e,)edie&te# #e*9& c+!*"# - )*eci#"# -
)*")"*ci"&!*9& det!++e# .*ee# )e*" !dec$!d"# #".*e
#$ c"&te&id">
E t0tuo de e7pediente ser2 o m2s descripti.o posi'e de suerte 4ue proporcione detaes
adecuados de su contenido actua y paneado y ser2, a a .e", o m2s 're.e posi'e. E t0tuo
de'er2 dar a usuario una idea cara de o 4ue contiene e e7pediente.
A mismo tiempo, e e7pediente ser2 o su&icientemente espec0&ico para 4ue e persona de
a -nidad de Tr2mite no use un e7pediente para a'arcar aspectos di&erentes de asunto
origina 4ue reamente de'er2n ser os temas de .arios e7pedientes. +os t0tuos de os
e7pedientes descri'ir2n su contenido y contri'uir2n a conocimiento de os materiaes 4ue
&orman parte de eos.
+os con.encionaismos de designaci#n de e7pedientes para e7pedientes o documentos de
pape se apicar2n tam'i6n a dar nom're a directorios y archi.os en documentos con te7to
eectr#nico, aun4ue puede ha'er imitaciones en e n/mero de caracteres o de etras 4ue es
posi'e usar en os sistemas eectr#nicos.
E orden de os t6rminos en e t0tuo puede comen"ar con e tema genera (concepto
primario! y continuar con as es&eras de temas o acti.idades m2s espec0&icas, por e*empo?
5suema de Servicio= 'lase Administrativa= Gueva 5dicin. <o todos os t0tuos de
e7pedientes tienen una *erar4u0a de t6rminos cara5 e uso de t6rminos 4ue son coherentes y
caros es m2s importante 4ue e orden en e 4ue aparecen en e t0tuo de e7pediente.
En muchos casos, e eemento primario de t0tuo de e7pediente suee ser mani&iesto.
)orresponder2 a a serie o a su'serie de a cua e e7pediente &orma parte. En un sistema
orientado &uncionamente, e t6rmino se reacionar2 con una es&era &unciona primaria, por
e*empo personal, o con una su'&unci#n o acti.idad dentro de esa es&era, por e*empo
/ubilacin.
E eemento secundario de t0tuo ser2 o m2s conciso posi'e pero denotar2 con precisi#n e
contenido de e7pediente y no dupicar2 e t0tuo de otro e7pediente con os mismos
eementos primarios. $uede aseme*arse a engua*e natura pero os t6rminos sustanti.os
usados pueden necesitar 'asarse en una ista de paa'ras ca.e. -na &rase espec0&ica puede
ser Mubilacin anticipada en el Ministerio de Salud en donde Ministerio de Salud y
Mubilacin, o ta .e" Mubilacin Anticipada son paa'ras ca.e. %in em'argo, no ha'r2 a
o'igaci#n de usar paa'ras ca.e en os t0tuos de os e7pedientes. E t0tuo 4ue descri'a
me*or e contenido de manera precisa y concisa ser2 e escogido. E uso o'igado de
t6rminos de paa'ras ca.e puede e.ar a t0tuos torpes y crear am'ig`edades.
A a3adir nue.os documentos a un e7pediente, e persona se asegurar2 4ue e t0tuo de
mismo sigue denotando su contenido y, en particuar, 4ue no se ha .ueto demasiado
genera.
Si ;$.ie*! !+'$&! d$d! #".*e e+ tEt$+" de $&
e,)edie&te #e c"&#$+t!*9& +!# #$'e*e&ci!# c"& $&
/$&ci"&!*i" de !cci(& !)*")i!d">
<o es *uicioso cam'iar e t0tuo de un e7pediente a menos 4ue sea a'soutamente necesario.
+os &uncionarios de acci#n se &amiiari"an con os t0tuos y e cam'io de os mismos e.a a
con&usiones. Es pre&eri'e crear nue.os e7pedientes o su'e7pedientes para nue.os
documentos 4ue no se a*ustan a t0tuo de e7pediente .ie*o y, en caso necesario, esta'ecer
re&erencias cru"adas entre e7pedientes. )uando e cam'io de t0tuo de un e7pediente
pare"ca *usti&icado, se o'tendr2 e permiso correspondiente de un miem'ro superior de
persona de a -nidad de Tr2mite. Es necesario asegurar 4ue toda a documentaci#n de
contro est6 apropiadamente actuai"ada, con incusi#n de 0ndice de e7pedientes.
Actiid!d 37
E)#mo se asignan os t0tuos de e7pedientes en su organi"aci#nG E7pi4ue e proceso 4ue se
sigue.
= CREACIN DE UN VOCABULARIO CONTROLADO O LISTA DE
PALABRAS CLAVE
*os principios generales de los vocabularios
controlados se consideran en el 'ap4tulo II&
-n .oca'uario controado imita a opci#n de paa'ras 4ue se usar2n a casi&icar o inde7ar
e7pedientes y otros documentos, y, con eo, ogra precisi#n. Este .oca'uario controado
sir.e como una ista de autoridad (proporcionando as &ormas est2ndar para os nom'res
personaes, corporati.os y geogr2&icos!. %ir.e, adem2s, como un tesauro, controando os
t6rminos 4ue se usar2n (os t6rminos pre&eridos, os t6rminos reacionados, os t6rminos
m2s generaes y os t6rminos m2s restringidos! y esta'eciendo reaciones entre eos
mediante re&erencias cru"adas. +as reaciones entre t6rminos se consideran con m2s detae
m2s adeante.
U& "c!.$+!*i" c"&t*"+!d" +i%it! +! ")ci(& de
)!+!.*!# !+ c+!#i/ic!* " i&de,!* +"# e,)edie&te# - "t*"#
d"c$%e&t"#>
En un go'ierno pe4ue3o y centrai"ado, como e de una pro.incia o una regi#n o en
empresas pe4ue3as, es posi'e 4ue a ,esti#n de =ocumentos mantenga un .oca'uario
centrai"ado o ista de paa'ras ca.e. En as organi"aciones mayores es m2s pr2ctico
mantener istas de paa'ras ca.e en e ni.e de organismo 'a*o a gu0a de a ,esti#n de
=ocumentos. En e /timo caso, un &uncionario superior de a unidad de gesti#n de
documentos de organismo tendr2 a responsa'iidad de apro'ar t6rminos nue.os cuando
os enca'e"ados de 0ndice necesarios para descri'ir un e7pediente nue.o no e7isten.
)omo en e caso de apertura de e7pedientes nue.os, os t6rminos nue.os de 0ndice se
esta'ecer2n a medida 4ue sur*a a necesidad sin anticipar necesidades &uturas. E o'*eti.o
no es compiar un es4uema de casi&icaci#n uni.ersa como os 4ue se usan en as
'i'iotecas. E prop#sito es crear una herramienta &unciona para e uso inmediato y oca de
os e7pedientes 4ue ya se encuentran en e sistema. En agunos casos es posi'e compiar
una ista '2sica de nue.as paa'ras ca.e tom2ndoas de os t0tuos de os e7pedientes
corrientes 4ue ya e7isten. Tam'i6n es posi'e adaptar a ista de paa'ras ca.e 4ue ya e7iste
cuando se e*ecuta un programa de reestructuraci#n. $or otra parte, es esencia no continuar
as pr2cticas .ie*as 4ue ta .e" no satis&acen as necesidades actuaes. -na ista de paa'ras
ca.e de'er2 'asarse, adem2s, en e an2isis minucioso de as &unciones y as acti.idades,
como se indica en e )ap0tuo II.
*a elaboracin de un vocabulario controlado o
4ndice de palabras clave se describir$ con m$s
detalle en el Manua de Reestructuraci#n de a
-nidad de Tr2mite.
+as paa'ras ca.e usadas en os t0tuos pueden ser nom'res propios (de personas, ugares,
organi"aciones, etc.! o t6rminos de temas, 4ue pueden ser entidades concretas (como
escuelas!, o conceptos a'stractos (como educacin!. $ueden ser nom'res soos (como
/ubilacin! o t6rminos compuestos. +os t6rminos compuestos pueden ser &rases de nom'res
(como educacin del adulto o Ministerio de Salud o nom'res cai&icados por ad*eti.os
(como retiro forzoso!.
Aun4ue todos os e*empos en este cap0tuo est2n en espa3o y usan e a&a'eto espa3o, os
mismos principios generaes son .2idos si &uere e idioma portugu6s.
+a eecci#n de paa'ras es importante. $ueden incuir paa'ras deri.adas de otros idiomas
(como safari!, e7presiones con.enidas (como libro blanco!, acr#nimos (como 6G5S'O!,
a're.iaturas (como Interpol! y nom'res comerciaes (como Lero3 o Kindo8s!. %in
em'argo, estas paa'ras s#o se usar2n si son comprendidas ampiamente y si no hay
aternati.as me*ores. +a *erga se e.itar2.
%e tendr2 cuidado con e uso de paa'ras 4ue tienen m2s de una acepci#n. $or e*empo, a
paa'ra derec1os puede signi&icar, entre otras cosas, as &acutades de una persona so're
aguna cosa y, tam'i6n, puede signi&icar arancees. Esta case de t6rminos s#o se usar2 en
paa'ras compuestas, por e*empo, derec1os de propiedad o derec1os de aduana en as 4ue
su signi&icado es caro.

Re+!ci"&e# e&t*e t6*%i&"# e& $& "c!.$+!*i" c"&t*"+!d"
Agunos de os t6rminos en un .oca'uario controado o ista de paa'ras ca.e se
reacionar2n entre s0. ;ay tres tipos de reaciones?
una reaci#n de e4ui.aencia (t6rminos 4ue signi&ican o mismo!
una reaci#n *er2r4uica (t6rminos m2s generaes y t6rminos m2s restringidos!
una reaci#n de asociaci#n (t6rminos 4ue est2n asociados entre s0 pero 4ue no son ni
m2s generaes ni m2s restringidos!.
E7iste una reaci#n de e4ui.aencia cuando dos paa'ras di&erentes tienen e mismo
signi&icado o un signi&icado muy seme*ante. %#o uno de os t6rminos, e t6rmino pre&erido,
se usar2 como paa'ra ca.e. E otro t6rmino, no usado, aparecer2 en e .oca'uario
controado con una re&erencia cru"ada 4ue dirigir2 a os usuarios a t6rmino pre&erido.
$or e*empo, euipo puede ser e t6rmino pre&erido para mauinaria, a cua aparecer2 en e
.oca'uario controado s#o como? Mauinaria vase 5uipo.
-na reaci#n *er2r4uica e7iste cuando una paa'ra ca.e puede ser un t6rmino m2s
restringido 4ue otra paa'ra ca.e, o un t6rmino m2s genera para cua4uier n/mero de
t6rminos m2s restringidos.
$or e*empo, gastos de via/e es un t6rmino m2s restringido 4ue gastos y un t6rmino m2s
genera 4ue gastos de via/e en el e3tran/ero, todos os cuaes pueden ser t6rminos por
derecho propio. Aternati.amente, gastos de via/e en el e3tran/ero puede no ser un t6rmino
por derecho propio y cua4uier re&erencia a gastos de .ia*e en e e7tran*ero se inde7ar2 'a*o
e t6rmino m2s genera gastos de via/e. -na re&erencia cru"ada apropiada (gastos de .ia*e
en e e7tran*ero, vase gastos de .ia*e! tendr2 4ue estar incuida en e 0ndice.
;ay una reaci#n asociati.a cuando as paa'ras ca.e est2n estrechamente reacionadas
conceptuamente mas no *er2r4uicamente.
$or e*empo, escuelas tcnicas es un t6rmino reacionado con escuelas secundarias y
.ice.ersa. En este caso am'os t6rminos pueden ser usados en e .oca'uario controado
para dar m2s precisi#n a a inde7aci#n de dos aspectos di&erentes de un concepto m2s
genera. (-n t6rmino reacionado es e4ui.aente a vase tambin en a pr2ctica de
inde7aci#n est2ndar!.
+as reaciones pueden representarse *er2r4uicamente como se muestra en a 9igura 1D a
continuaci#n?
Agricutura (genera!
,anader0a (m2s restringido 4ue Agricutura!
,anado ca'aar (m2s restringido 4ue ,anader0a!
,anado .acuno (m2s restringido 4ue ,anader0a!
,anado porcino (m2s restringido 4ue ,anader0a!
Figura 1!: Representaci#n -er/r*uica de las relaciones entre trminos del 9ndice'
En e e*empo siguiente (9igura 18!, os t6rminos est2n ordenados a&a'6ticamente, con as
reaciones entre eos indicada
A,RI)-+T-RA
,anader0a (t6rmino m2s restringido!
A<IMA+E% =E ,RA<QA
-se ganader0a y a.icutura (t6rmino pre&erido!
A<IMA+E% LILO%
Animaes de ,ran*a (t6rmino 4ue no se usa!
Agricutura, ,anader0a y A.icutura (t6rmino m2s genera!
,anado, ,anado ca'aar, ganado porcino, a.es de corra (t6rminos m2s
restringidos!
ALE% =E )ORRA+
,anader0a y A.icutura (t6rmino m2s genera!
,anado, ganado ca'aar (t6rminos reacionados!
,A<A=ER]A
,anado (t6rmino m2s genera!
,anado ca'aar, ,anado .acuno (t6rminos reacionados!
,A<A=O )ABA++AR
,anado (t6rmino m2s genera!
,anader0a, A.es de )orra (t6rminos reacionados!
Figura 1): ;ista de palaras cla%e ordenada alfaticamente *ue muestra las relaciones'
A proporcionar estas .incuaciones, un .oca'uario controado es una herramienta esencia
para mane*ar un sistema de casi&icaci#n e inde7aci#n. $or otra parte, es necesario tener
cuidado de no so'recargar una ista de paa'ras ca.e con re&erencias cru"adas 4ue tienen
poco o ning/n prop#sito. E punto importante es eiminar cua4uier margen de
incertidum're y, con eo, reducir e riesgo de una identi&icaci#n y recuperaci#n poco
con&ia'es de unidades documentaes simpes y e7pedientes y, a mismo tiempo, hacer 4ue
e 0ndice sea o m2s &2ci de usar posi'e.
En agunos sistemas de archi.aci#n, as paa'ras ca.e &orman a 'ase de es4uema de
casi&icaci#n y codi&icaci#n. En estos casos se asigna a cada paa'ra ca.e un n/mero en
c#digo. Esto se muestra en a 9igura 1H.
*os sistemas de codificacin por palabras clave
se indican en el 'ap4tulo H
P!+!.*!# c+!e e& "*de& &$%6*ic" de &I%e*"# de c(di'"
1. ,o'ierno anom're de go'iernob
1. Ministerio anom're de ministeriob
D. $o0ticas
8. Qe&es de =epartamentos
H. Qe&es de %ecciones
I. $aneaci#n
:. Reuniones
8. A.isos y <oti&icaciones
9. $ersona
1K. ^rdenes generaes
11. 9inan"as y )uentas
11. =i.isi#n de %er.icios de
Administraci#n
1D. <om'ramientos
18. Instaaciones de O&icina
1H. Edi&icios
1I. cties y suministros de O&icina
1:. E4uipo y Mo'iiario
18. Mantenimiento
19. )ontratos
1K. Teecomunicaciones
11. Transporte
11. Acomodaci#n
1D. Estados -nidos de Am6rica de
<orte
18. )2cuos? Recurrentes
1H. )2cuos? =esarroo
1I. )uentas
1:. Auditor0a
18. In.estigaciones de Auditor0a
19. Bancos y Operaciones Bancarias
DK. )ompro'antes de pagos
D1. A4uier (de Edi&icios de ,o'ierno!
D1. $ago y )asi&icaci#n
DD. )ondiciones de %er.icios
D8. %indicatos
DH. %oicitudes
DI. ,rados secretariaes
D:. ,rados de o&icinistas
D8. 9uncionarios de Administraci#n
D9. =iscipina
8K. +icencia de Estudio
81. %u'sidios
81. =escripciones de $uestos
8D. )ontrataci#n
88. E.auaci#n (de persona!
8H. Tiempo adiciona
8I. )apacitaci#n
8:. =esarroo de $ersona
88. Asistencia T6cnica
89. Reino -nido
HK. $u'icaciones
H1. Administraci#n de =ocumentos
H1. Instrucciones 9inancieras
HD. $ensiones y ,rati&icaciones
H8. )omputadoras
HH. +egisaci#n
HI. 9uncionario de )apacitaci#n
H:. $rograma de Re&orma de a
Administraci#n $/'ica
P!+!.*!# C+!e )"* O*de& A+/!.6tic" c"& NI%e*"# de C(di'"
Acomodaci#n? 11
Administraci#n de =ocumentos? H1
A4uier (de Edi&icios de ,o'ierno!? D1
Asistencia T6cnica? 88
Auditor0a? 1:
A.isos y <oti&icaciones? 8
Bancos y Operaciones Bancarias? 19
)2cuos? =esarroo? 1H
)2cuos? Recurrentes? 18
)apacitaci#n? 8I
)ompro'antes de $ago? DK
)omputadoras? H8
)ondiciones de %er.icio? DD
)ontrataci#n? 8D
)ontratos? 19
)uentas? 1I
=esarroo de $ersona? 8:
=escripciones de $uestos? 81
=iscipina? D9
=i.isi#n de %er.icios de Administraci#n?
11
Edi&icios? 1H
E4uipo y Mo'iiario? 1:
Estados -nidos de Am6rica de <orte? 1D
E.auaci#n (de $ersona!? 88
9inan"as y )uentas? 11
9uncionarios de Administraci#n? D8
9uncionarios de )apacitaci#n? HI
,o'ierno anom're de go'iernob? 1
,rados de O&icinistas? D:
,rados secretariaes? DI
Instaaciones de O&icina? 18
Instrucciones 9inancieras? H1
In.estigaciones de Auditor0a? 18
Qe&es de =epartamentos? 8
Qe&es de %ecciones? H
+egisaci#n? HH
+icencia de Estudio? 8K
Mantenimiento? 18
Ministerio anom're de ministeriob? 1
<om'ramientos? 1D
^rdenes ,eneraes? 1K
$agos y )asi&icaci#n? D1
$ensiones y ,rati&icaciones? HD
$ersona? 9
$aneaci#n? I
$o0ticas? D
$rograma de Re&orma de a Administraci#n
$/'ica? H:
$u'icaciones? HK
Reino -nido? 89
Reuniones? :
%indicatos? D8
%oicitudes? DH
%u'sidios? 81
Teecomunicaciones? 1K
Tiempo Adiciona? 8H
Transporte? 11
cties y %uministros de O&icina?
Figura 1,: E-emplo de ;ista de 6alaras Cla%e con C#digos Asignados, ordenados
numrica : alfaticamente'
En os sistemas de c#digos por paa'ras ca.e se usan dos paa'ras ca.e para inde7ar cada
e7pediente. +os c#digos para estas paa'ras ca.e se usan para crear a re&erencia de
e7pediente. $or e*empo, en a serie AB ()apacitaci#n y =esarroo de $ersona! se ha
creado un e7pediente para 'apacitacin en 'omputadoras? esto producir2 a re&erencia de
e7pediente AB@8I@H8, en a 4ue 8I es e c#digo para a paa'ra ca.e capacitacin y H8 es e
c#digo para a paa'ra ca.e 'omputadoras. E e7pediente ser2 inde7ado 'a*o
'apacitacinN y 'omputadoras en e 0ndice de e7pedientes.
Actiid!d 3<
E-sa su organi"aci#n un .oca'uario controado para archi.arG =e ser as0, e7pi4ue c#mo
&unciona e sistema. En caso contrario, descri'a si usted considera, o no considera, 4ue ta
sistema ser0a .enta*oso y por 4u6 o por 4u6 no o ser0a.
? ESTABLECIMIENTO DE UN CONTROL EN LOS EGPEDIENTES
NUEVOS
-na .e" 4ue se ha creado un e7pediente nue.o, es esencia 4ue su e7istencia sea registrada
de manera ca'a. Esto permitir2 a a -nidad de Tr2mite administrar e e7pediente y
ocai"aro y entregaro cuando se necesite.
Es necesario mantener documentos de contro apropiados para cada e7pediente. %i aguno
de estos documentos egara a omitirse, a -nidad de Tr2mite no podr0a seguir e rastro de
e7pediente5 a organi"aci#n podr0a no cumpir su cometido con e&iciencia. +a
documentaci#n de contro precisa y competa es esencia. En un sistema caracter0stico, os
documentos de contro usados son e diario de e7pedientes, e 0ndice de e7pedientes y a
ho*a de tr2nsito de e7pediente.
L"# e,)edie&te# )$ede& #e* c"&t*"+!d"# -
!d%i&i#t*!d"# d$*!&te #$ $#" c"tidi!&" )"* e+ di!*i"
de e,)edie&te# e+ E&dice de e,)edie&te# - +! ;"F! de
t*9&#it" de+ e,)edie&te>
*a documentacin de control de e3pedientes se
indica au4 en l4neas generales y, con m$s detalle,
en el Manua de $rocedimientos de a -nidad de
Tr2mite.
M!&te&i%ie&t" de+ Di!*i" de E,)edie&te#
E diario de E7pedientes, 4ue se mantiene en &orma de ho*as suetas, se usa para registrar e
c#digo o e n/mero de re&erencia de e7pediente nue.o, su &echa de apertura, su t0tuo
competo y cua4uier n/mero de e7pediente pre.io (.6ase a 9igura 1I!. En os sistemas
grandes puede ser con.eniente mantener diarios de e7pedientes separados para cada serie
de e7pedientes.
Di!*i" de E,)edie&te#
N"> de Se*ie N"> de E,)edie&te Fec;! de
A)e*t$*!
TEt$+" de+
E,)edie&te
N"> de E,)edie&te
P*ei"
Figura 1.: Diario de E5pedientes
E diario de e7pedientes permite a persona de documentos .igiar os e7pedientes a'iertos
durante cua4uier per0odo determinado. A t6rmino de cada a3o, e persona de'er2 coocar
as ho*as de diario de e7pedientes en un e7pediente registrado y empe"ar ho*as nue.as.
Adem2s de ser.ir como e registro '2sico de a e7istencia de un e7pediente, e diario de
e7pedientes puede ser usado para producir estad0sticas de n/mero de e7pedientes a'iertos.
$ara sistemas de archi.aci#n nue.os o reestructurados, e diario de e7pedientes puede
usarse para registrar e n/mero de re&erencia de e7pediente correspondiente en e sistema
.ie*o.

I&de,!ci(& de+ E,)edie&te
E 0ndice de e7pedientes es a ca.e para una recuperaci#n r2pida5 de'er2 e*ercerse mucho
cuidado a preparar y usar este 0ndice. Es a herramienta '2sica de a -nidad de Tr2mite,
pero tam'i6n es posi'e 4ue os &uncionarios de acci#n o consuten. A t6rmino de cada d0a
de tra'a*o, e persona guardar2 este 0ndice de manera 4ue est6 seguro.
+os dos temas m2s importantes de 0ndice de'er2n esta'ecerse y se determinar2n as
paa'ras ca.e apropiadas. )omo ya o'ser.amos, estas paa'ras ca.e ser2n a4ueas 4ue
&iguran en e t0tuo de e7pediente o 'ien a4ueas 4ue indican con m2s precisi#n e
contenido de e7pediente.
Es posi'e 4ue a recuperaci#n de e7pediente me*ore a3adiendo una tercera o una cuarta
paa'ra ca.e. En este caso, e e7pediente tam'i6n podr2 ser inde7ado 'a*o cada una de
estas paa'ras ca.e adiciona.
L! H"F! de T*9&#it" de+ E,)edie&te
P
E tercer documento de contro usado para registrar a e7istencia de un e7pediente es a ho*a
de tr2nsito de e7pediente. Esta ho*a se usa tam'i6n para registrar os mo.imientos de
e7pediente cuando est2 en uso y muestra a u'icaci#n de e7pediente en cua4uier
momento.
*a 1o/a de tr$nsito del e3pediente se describe en la
el 'ap4tulo HIII y se presenta con detalle en el
Manua de $rocedimiento de a O&icina de Tr2mite.
Cie**e de +"# e,)edie&te#

<o se permitir2 4ue os e7pedientes se .ue.an demasiado .ouminosos ni tampoco 4ue
permane"can en uso demasiado tiempo. )uando son demasiado gruesos son m2s di&0cies
de mane*ar5 como resutado de esto, su contenido puede correr e riesgo de da3arse. +os
4ue est2n en uso demasiado tiempo tam'i6n pueden contener documentos 4ue ya no se
(
En Argentina se e conoce como &icha de pr6stamo
necesitan para a reai"aci#n de os asuntos corrientes. Adem2s, si permanecen a'iertos
durante un per0odo argo esto retrasar2 su di#)"#ici(&, 'ien sea guard2ndoos en un Archi.o
de )oncentraci#n, d2ndoos de 'a*a o en.i2ndoos a Archi.o ;ist#rico como un
documento de .aor duradero.
N" #e )e*%iti*9 8$e +"# e,)edie&te# #e $e+!&
de%!#i!d" "+$%i&"#"# " 8$e )e*%!&e5c!& e& $#"
de%!#i!d" tie%)">
E persona de a -nidad de Tr2mite determinar2 e grosor m27imo de un e7pediente
apropiado para e tipo de cu'iertas 4ue se usan. $or e*empo, un tama3o de D cm es un
0mite ra"ona'e para os e7pedientes unidos con un corde con herretes.
)uando e e7pediente acan"a ese tama3o de'er2 cerrarse y se a'rir2 una parte nue.a. Toda
a documentaci#n de contro ha'itua se crear2 para a parte nue.a.
%in em'argo, no de'er2 a'rirse una parte nue.a sin ha'er considerado cuidadosamente as
ra"ones por as 4ue se ha .ueto demasiado grueso. )onsidere o siguiente?
EEs e tema demasiado generaG %i os documentos tratan una .ariedad de aspectos
separados de tema es posi'e 4ue sea necesario a'rir otro contenedor aparte para cada
aspecto.
EEs demasiado argo e acance crono#gicoG %i e e7pediente a'arca mucho tiempo
pero os documentos primeros raras .eces se necesitan, se a'rir2n nue.os separados
para cada a3o ci.i o &isca.
Aun cuando os e7pedientes no se .ue.an demasiado gruesos, de'e ha'er un punto de
corte en su .ida como documentos de tr2mite. Esto est2 determinado por e cico de
.ida (generamente de tres a cinco a3os desde a &echa de apertura !. %in em'argo, en
agunas circunstancias ser2 posi'e asignar un per0odo espec0&ico en e programa de
di#)"#ici(& pertinente.
)oncierne a a -nidad de Tr2mite cuidar de 4ue no se a3adan documentos nue.os a
e7pedientes 4ue ya han sido cerrados. +a paa'ra '599ADO o 'OG'*6IDO se escri'ir2 o
se estampar2 diagonamente en etras negritas en a cu'ierta y, a ado, se indicar2 a &echa
de cierre.
$ara re&or"ar e cierre se puede coocar en 6, despu6s de /timo documento, un pe4ue3o
recordatorio de ese cierre en e cua se prohi'ir2 a3adir m2s documentos. %in em'argo, esto
no ser2 necesario si se sigue e procedimiento 4ue hemos indicado.
E+ cie**e de $& e,)edie&te #e d"c$%e&t!*9
/"*%!+%e&te )!*! !#e'$*!* 8$e &" #e !D!d!
i&/"*%!ci(& !dici"&!+ " 8$e &" ;!'!& c!%.i"# e& #$
c"&te&id">
Aun4ue no se puede e&ectuar ninguna acci#n en e7pedientes cerrados ni tampoco se
pueden a3adir nue.os documentos a os mismos, pueden seguir estando acti.os en e
sentido de 4ue se re4uieren para re&erencia en a reai"aci#n de di.ersos asuntos. $or
consiguiente, de'er2n estar disponi'es en a -nidad de Tr2mite durante cierto per0odo de
manera 4ue os &uncionarios de acci#n puedan re&erirse a eos. Este per0odo puede ser
uni&orme (por e*empo, un a3o! para todos, o 'ien puede ser especi&icado serie por serie en
os programas de di#)"#ici(&. %i os &uncionarios de acci#n soicitan estos e7pedientes, e
mo.imiento de cada uno de eos ser2 registrado en a ho*a de tr2nsito de e7pediente
pertinente e7actamente de igua manera 4ue cuando e e7pediente toda.0a esta'a acti.o.
Actiid!d 3=
E)#mo se cierran os e7pedientes en su organi"aci#nG E7pi4ue c#mo &unciona e sistema.
%i no se cuenta con un proceso &orma, descri'a si usted considera o no 4ue un sistema
&orma ser0a .enta*oso y por 4u6 o por 4u6 no.
Resumen
E )ap0tuo LI se ha ocupado de a creaci#n y e contro de os e7pedientes. =espu6s de
de&inir un e7pediente, ha esta'ecido una serie de procedimientos para reai"ar as acciones
siguientes?
e orden en 4ue os documentos de'en ser archi.ados
os m6todos de archi.aci#n
4u6 es o 4ue de'e archi.arse
cu2ndo y por 4ui6n de'en ser archi.ados os documentos
apertura de e7pedientes nue.os
tituaci#n de e7pedientes
creaci#n de un .oca'uario controado o ista de paa'ras ca.e
esta'ecimiento de un contro en os e7pedientes nue.os
cierre de e7pedientes
%e han de&inido os t6rminos siguientes?
e7pediente
cico de e7pediente
tesauro
ista de autoridad
paa'ra ca.e
ista de paa'ras ca.e.
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. E7pi4ue a di&erencia entre un e7pediente &0sico y un e7pediente inteectua.
1. EFu6 in&ormaci#n de'e aparecer en as cu'iertas de os e7pedientesG
D. E)#mo se pueden mantener *untos os e7pedientesG EFu6 peigros hay a ad*untar
documentos a os e7pedientesG
8. =escri'a dos maneras de a3adir documentos a e7pedientes.
H. E)#mo de'en mane*arse os documentos asociados durante a archi.aci#nG
I. EFu6 tipos de documentos no son archi.ados normamenteG
:. E)#mo de'en mane*arse estos materiaes si no se coocan en archi.osG
8. E$or 4u6 os procedimientos de archi.aci#n de'en ser esta'ecidos y acatadosG
9. E7pi4ue e procedimiento idea para a'rir un e7pediente nue.o.
1K. E$or 4u6 no de'en crearse nue.os contenedores mientras no haya documentos 4ue
coocar en eosG
11. E7pi4ue e concepto de un cico de e7pediente.
11. E)#mo de'en asignarse t0tuos a os e7pedientesG
1D. E$or 4u6 a asignaci#n de t0tuos a os e7pedientes de'e ser controadaG
18. E)#mo se pueden ordenar os t6rminos en un t0tuoG
1H. EFu6 cuestiones de'en considerarse a seeccionar paa'ras ca.eG
1I. EEscri'a tres reaciones 4ue pueden e7istir entre os t6rminos en un .oca'uario
controadoG Indi4ue cada reaci#n y e7pi4ue su prop#sito y su naturae"a.
1:. E)u2 es e prop#sito de diario de e7pedientesG
18. E)u2 es e prop#sito de 0ndice de e7pedientesG
19. EFu6 preguntas hay 4ue pantearse a considerar e cierre de un contenedorG
1K. E$or 4u6 e cierre de un contenedor de'e ser documentadoG
VII MANEJO DE LOS DOCUMENTOS
Antes de sigo VV os departamentos gu'ernamentaes so0an guardar as pie"as
indi.iduaes de correspondencia por separado en series numeradas5 esos documentos a
menudo esta'an encuadernados en grandes .o/menes. )ada pie"a era registrada con su
propio n/mero y as cone7iones entre pie"as (documentos pre.ios y uteriores! eran
mantenidas mediante registros detaados e 0ndices de manera 4ue a secuencia de as
transacciones pudiera seguirse.
)on e aumento de a 'urocracia y de os asuntos de go'ierno, as comunicaciones m2s
r2pidas y una cantidad cada .e" mayor de documentos 4ue se genera'an, estos sistemas de
conser.aci#n ya no &ueron un medio pr2ctico de mantener documentos coherentes y
accesi'es de a acti.idad de go'ierno. Entonces, os documentos reati.os a os mismos
temas se coocaron *untos en unidades de instaaci#n como carpetas, ca*as u otros
contenedores, (&oders o dossiers! con&orme se reci'0an o se produc0an. E centro principa
de este m#duo son estas unidades de instaaci#n. E prop#sito de este cap0tuo es e7aminar
os procesos para mane*ar os documentos indi.iduaes dentro de estas unidades.
$or consiguiente, e )apituo LII considera os principios generaes de mane*o de
documentos durante a &ase acti.a de cico de .ida. En e Manual de 2rocedimientos de la
6nidad de ?r$mite se o&rece una descripci#n m2s detaada de os procedimientos para
mane*ar documentos. +os temas 4ue se e7aminan a4u0 incuyen?
tipos de documentos
E4u6 es a gesti#n de documentosG
reci'o de correspondencia
registro de correspondencia reci'ida
circuaci#n de correspondencia
preparaci#n de correspondencia y de otros documentos producidos interiormente 4ue se
en.iar2n &uera de a o&icina.
registro de correspondencia y de otros documentos producidos interiormente 4ue se
en.iar2n
archi.o de correspondencia
mane*o de correspondencia ministeria, de &uncionarios superiores y con restricci#n
ega
1 TIPOS DE DOCUMENTOS
C
Recuerde a de/i&ici(& de documentos 4ue dimos con anterioridad?
+os d"c$%e&t"# son in&ormaci#n registrada en cua4uier
&orma o medio, creados o reci'idos, conser.ados y
usados por una organi"aci#n o un indi.iduo en a
transacci#n de negocios o a reai"aci#n de asuntos y 4ue
se guardan como testimonio de dicha acti.idad.
Muchos documentos son &ormas de correspondencia? cartas, memos y &a7es. %u prop#sito
es comunicar in&ormaci#n de una parte a otra. Estos documentos incuyen?
)orreo, en &orma de pape, reci'ido o en.iado
por correo
por e sistema de correo interno de organismo
por ser.icios de correo pri.ado
en mano
Otras &ormas de comunicaci#n como
teegramas y t6e7
&a7 (transmisi#n de &acs0mi!
correo eectr#nico (eCmai! y otras &ormas de in&ormaci#n eectr#nica por red (como
documentos reci'idos por Internet!.
Materia generado y circuado internamente como
in&ormes
circuares e instrucciones
&ormuarios
memoranda y otros documentos internos
actas y documentos de comit6.
-na organi"aci#n puede su&rir da3os si no es capa" de captar en un sistema de conser.aci#n
de documentos a4ueos 4ue egan, os producidos internamente y as copias de os 4ue se
en.0an o, m2s espec0&icamente, os testimonios 4ue contienen. Estos testimonios ma
coocados o no registrados pueden menosca'ar a e&iciencia de una organi"aci#n,
desperdiciar tiempo de persona, da3ar a rendici#n de cuentas y e7poner a a organi"aci#n
a un riesgo, por e*empo, cuando surgen contro.ersias o itigios.
0 NKUQ ES LA GESTIN DE DOCUMENTOSO
+a Gestin de Documentos es e mane*o y e contro sistem2ticos de a correspondencia 4ue
se reci'e y se en.0a y de os documentos 4ue se producen internamente desde su creaci#n o
su recepci#n durante e resto de su cico de .ida. +a gesti#n de documentos es un t6rmino
m2s ampio 4ue la administracin de correspondencia, administracin de correo y
telecomunicaciones y administracin del registro. )ada una de estas &ormas de
administraci#n es a'arcada por e acance m2s .asto de a ,esti#n de =ocumentos.
En Gestin de Documentos del Sector 2ublico
desde una perspectiva arc1iv4stica I, se o&reci#
de&iniciones de ,esti#n de documentos.

+a Ge#ti(& de D"c$%e&t"# apica os principios y as
t6cnicas de mane*o y e contro sistem2ticos de
correspondencia, de otros documentos reci'idos, y de
documentos producidos internamente con miras a su uso
continuo.
+a correspondencia de'e estar su*eta a as operaciones siguientes, ha'ituamente en orden
consecuti.o.
recepci#n y apertura de correspondencia
casi&icaci#n de a correspondencia 4ue re4uiere un mane*o especia
registro de a correspondencia 4ue se reci'e
registro de documentos de .aor, ad*untos, como che4ues y certi&icados
asociaci#n de a correspondencia reci'ida con un e7pediente, si correspondiere
circuaci#n de correspondencia para in&ormaci#n o respuesta
preparaci#n de a respuesta (ha'ituamente responsa'iidad de os &uncionarios de
acci#n!
registro de a correspondencia 4ue se en.0a
despacho de a correspondencia 4ue se en.0a
archi.o de a correspondencia reci'ida (origina! y en.iada (copia! y otros documentos
reacionados.
+os documentos 4ue se producen internamente, como in&ormes, instrucciones, &ormuarios,
memoranda y actas y papees de comit6, se mane*ar2n de igua manera 4ue a
correspondencia 4ue se en.0a? un documento de copia de cada uno, *unto con as actas y
anteproyectos se en.iar2n a a -nidad de Tr2mite para incorporaros en e sistema de
conser.aci#n de documentos. Esto puede entra3ar e registro y e archi.o de documentos
indi.iduaes en e caso de un sistema 'asado en documentos, o e archi.o soamente en e
caso de un sistema 'asado en carpetas.
Rece)ci(& de C"**e#)"&de&ci!
Toda a correspondencia 4ue se reci'e en un organismo se entregar2 a a -nidad de Tr2mite
de mismo en a 4ue se mane*ar2 de acuerdo con as instrucciones &i*as. Estas instrucciones
a'arcar2n tanto a correspondencia dirigida impersonamente a organismo como a
correspondencia dirigida a di.isiones o ramas espec0&icas o a &uncionarios designados. +as
instrucciones descri'ir2n tam'i6n os procedimientos para administrar correspondencia
reser.ada o no reser.ada y correspondencia marcada como privada o personal.
A procesar a correspondencia reci'ida 4ue .a dirigida a organismo impersonamente, os
procedimientos incuir2n o siguiente?
apertura o recepci#n por un &uncionario designado, ideamente en presencia de otro
&uncionario5
estampado de seo con a &echa de reci'o5
asignaci#n de un n/mero de serie en un orden consecuti.o en e 4ue e documento
indi.idua es a unidad de contro? esto puede adoptar a &orma de un n/mero en
secuencia (8I9!, un n/mero y, adem2s, e a3o (1:8@K8! o un n/mero y, adem2s, e mes y
e a3o (DD1@1K@K8!
identi&icaci#n y tratamiento adecuado de as pie"as casi&icadas como reser.adas
(secretas, con&idenciaes, etc.! y otras pie"as marcadas como personales o privadas.
identi&icaci#n, registro y, en caso apropiado, separaci#n de os en.0os y otros ane7os
.aiosos como partidas o certi&icados egaes con e &in de asegurar su protecci#n,
proporcionando, uego, re&erencias cru"adas a a correspondencia (os ane7os no
e.ar2n e seo de &echa o se marcar2n en ninguna otra &orma!.
ad*untar otros ane7os a a correspondencia de en.0o.
En un sistema de registro descentrai"ado, a correspondencia dirigida a di.isiones o ramas
de'e ser en.iada directamente a as -nidades de Tr2mite ocaes apropiadas. +os
procedimientos 4ue se recomiendan en este cap0tuo tam'i6n ser2n seguidos por e persona
de documentos oca.
+as instrucciones para mane*ar a correspondencia dirigida a &uncionarios especi&icando e
nom're de os mismos pueden .ariar seg/n sea e rango de destinatario. +a
correspondencia dirigida a &uncionarios su'aternos puede ser a'ierta y entregada en a
-nidad de Tr2mite e7actamente como se descri'i# anteriormente. %in em'argo, a
correspondencia dirigida a ministros y &uncionarios superiores puede tener 4ue ser en.iada
directamente a sus secretarios pri.ados para su tramitaci#n. Tanto si es mane*ada por a
-nidad de Tr2mite como si es mane*ada por un secretario, os procedimientos ser2n os
mismos 4ue os se3aados m2s arri'a.
)on &recuencia se apicar2n instrucciones especiaes a mane*o de a correspondencia
reser.ada. %i 'ien esta correspondencia puede ser mane*ada por separado, os
procedimientos '2sicos ser2n os mismos 4ue os indicados con anterioridad.
Re'i#t*" de C"**e#)"&de&ci! Reci.id!
En un sistema de registro tradiciona, en e 4ue e documento indi.idua es a unidad de
contro, a correspondencia se registra indi.iduamente despu6s de 4ue ha sido reci'ida y
a'ierta.
En otros sistemas, en 4ue a unidad de contro son carpetas u otras unidades de instaaci#n
como contenedores, os documentos no son registrados indi.iduamente. En estos sistemas,
a correspondencia se asocia con a carpeta correspondiente, reci'e un n/mero de folio si es
apropiado y, uego, es circuada.
5n el Manual de 2rocedimientos de la 6nidad de
?r$mite se da m$s informacin sobre los n#meros
de folio y la foliacin&
=e'ido a 4ue e sistema de contro 'asado en carpetas (&oders! eimina 'uena parte de
tra'a*o de o&icina rutinario, puede ser mane*ado por menos persona de documentos. %in
em'argo, ese persona de'e estar 'ien capacitado en e procedimiento documenta.
Agunos sistemas 'asados en carpetas o contenedores incorporan un 0ndice en e cua se
asientan paa'ras ca.e 4ue representan e tema de documento y os nom'res de
cuaes4uier indi.iduos u organi"aciones pertinentes. Aun4ue estos 0ndices ayudan a a
recuperaci#n, de'en ser estructurados y mane*ados con cuidado.
-na unidad de gesti#n de documentos nue.a o reestructurada de'er2 instituir iniciamente
un sistema en e cua as carpetas o os contenedores son a unidad de contro. %#o cuando
todos a4ueos 4ue participan en e mane*o de os documentos de tr2mite han ogrado un
ni.e ato de e7periencia con e sistema de contro e7istente orientado a documento, se
podr2 contempar e uso de sistema 'asado en contenedores y se a'andonar2 e registro de
a correspondencia. Esto es para a protecci#n de persona y de os usuarios de a -nidad
de Tr2mite.
+os sistemas automati"ados de gesti#n de documentos permiten crear una ampia gama de
documentaci#n de contro partiendo de un soo insumo. Estos sistemas hacen 4ue e contro
de os documentos sea m2s &2ci de mane*ar. $or eo, e contro de documentos se est2
con.irtiendo en una parte integra de os sistemas eectr#nicos de mane*o de documentos.
Re'i#t*"# de e&t*!d!

+os sistemas tradicionaes de registro de documentos entra3an a anotaci#n de detaes
so're e documento en un registro de correspondencia reci'ida amado tam'i6n, registro de
entrada. Estos registros adoptan a &orma de i'ros mayores, 'ien sea encuadernados o con
ho*as suetas y pueden ser impresos con anticipaci#n.
-n *e'i#t*" es un documento ha'ituamente un .oumen
en e cua se e&ect/a e asiento sistem2tico de datos.
A continuaci#n se da un e*empo de registro de correspondencia interna
Re'i#t*" de C"**e#)"&de&ci! I&te*&!
(1!
</mero de %erie (1!
9echa de a )arta (D!
9echa de Reci'o (8!
Remitente (H!
Re&erencia de Ministerio@=epartamento (I!
Tema (:!
9uncionario a cu2 se pas# e contenedor y 9echa de Archi.o (8!
</mero de contenedor
Figura11: Registro de Correspondencia 2nterna
+a in&ormaci#n inicia siguiente so're cada documento puede ser asentada en e registro
e n/mero de serie asignado a a correspondencia
a &echa de a correspondencia
a &echa de reci'o
cua4uier restricci#n ega
e nom're y a instituci#n u organismo de remitente
cua4uier re&erencia se3aada por e remitente
e tema de a correspondencia
e n/mero y a naturae"a de os ane7os.
Figura 14: Registro de Correspondencia 2nterna
L"# )*"cedi%ie&t"# .9#ic"# )!*! %!&eF!*
c"**e#)"&de&ci! i&te*&! #e*9& +"# %i#%"#
i&de)e&die&te%e&te de 8$i6& %!&eF! +"# d"c$%e&t"#>
En esta etapa, cuaes4uier ane7os .aiosos o documentos originaes taes como certi&icados
se asientan en e registro de en.0os o i'ro de e&ectos de .aor, e cua se iustra en a 9igura
19.
Re'i#t*" de E&E"#
;o*a <o. dddddddd
(1!
</mero de %erie (1!
9echa de Reci'o (D!
<om're de Remitente (8!
)antidad %#o )he4ues (I!
<om're y 9irma de 9uncionario 4ue A'ri# e En.0o
(Ha!
)#digo de Banco (H'!
</mero de )he4ue
<ota? +os asientos no se 'orrar2n. +os errores se corregir2n seg/n as regas pertinentes.
Figura 17: Registro de En%9o
En os sistemas en os 4ue a carpeta o contenedor es a unidad de contro y no se e.a un
registro de en.0os puede ser necesario a/n e mantenimiento de un registro de en.0os para
os &ines de conta'iidad y auditor0a.
)uando e tema de a correspondencia 4ue se reci'e ha sido determinado, a
correspondencia se coocar2 en un contenedor 4ue trate de ese tema ('ien sea uno 4ue ya
e7ista o uno nue.o! y se marcar2 para su circuaci#n como sea apropiado. En agunos
sistemas a correspondencia interna se circua a &uncionarios superiores designados para sus
instrucciones antes de archi.o. Esto se considera a continuaci#n.
+a in&ormaci#n adiciona siguiente de'er2 ser asentada en e registro entonces?
e c#digo de re&erencia de a carpeta o contenedor con e cua se asociar2 a
correspondencia5
a di.isi#n o rama o e nom're de &uncionario a cua se ha en.iado a correspondencia
para 4ue tome as disposiciones pertinentes.
A mismo tiempo, a escaa de circuaci#n en a cu'ierta anterior de contenedor se
competar2 y e mo.imiento de contenedor o tr2nsito de documento, 4ue e.a a -nidad
de Tr2mite, ser2 actuai"ado.
+os registros de correspondencia se programar2n para su preser.aci#n permanente, en parte
por su .aor continuo como instrumentos de consuta y en parte, tam'i6n, por4ue o&recen
un panorama genera de a naturae"a y e ni.e de acti.idad de organismo.
Re'i#t*"# c"%)$t!*i5!d"#
Ahora es posi'e reempa"ar os sistemas manuaes como os descriptos anteriormente con
sistemas automati"ados de mane*o de correspondencia 'asados en redes de 2rea ocaes o
incuso en microcomputadoras aut#nomas. En estos sistemas e registro es mantenido en
&orma eectr#nica y es consutado y actuai"ado por medio de una pantaa y un tecado de
computadora.
+os sistemas generaes de administraci#n de 'ases de datos (como dBase, )=%@I%I%@
)AR=BOV! pueden ser usados para este prop#sito, pero tam'i6n se dispone de sistemas
m2s compe*os (como )ORA y $ROCRIM%!, 4ue reai"an una gama m2s ampia de
&unciones de administraci#n de documentos.
Ci*c$+!ci(& de C"**e#)"&de&ci!
)uando sea posi'e, a correspondencia interna se asociar2 con e contenedor pertinente y
se circuar2 siguiendo una ruta predeterminada.
En as unidades de gesti#n de documentos de instituciones grandes en donde hay un gran
ni.e de pericia, con un persona de documentos capa" de decidir en a mayor0a de os casos
4u6 rama o 4u6 &uncionario de'e tratar a correspondencia en.iada, a correspondencia
nue.a puede ser en.iada a &uncionario de acci#n pertinente. %in em'argo, en agunas
organi"aciones compe*as, a correspondencia se cooca en una carpeta de circulacin y es
en.iada, primero, a uno o .arios &uncionarios superiores 4ue decidir2n cu2 de eos de'er2
ocuparse de cada pie"a. +a correspondencia, con instrucciones, es de.ueta uego a a
-nidad de Tr2mite para su archi.o y distri'uci#n.
+a circuaci#n puede ser de arri'a a'a*o o de a'a*o arri'a. En e sistema de arri'a a'a*o a
correspondencia es en.iada, a menudo en tandas diarias o dos .eces a d0a, a un &uncionario
superior designado en a di.isi#n o a rama responsa'e de a &unci#n con a cua se
reaciona e tema de a correspondencia. +uego, ese &uncionario superior determina a
acci#n 4ue ser2 apropiada y asigna a correspondencia, anotada en consecuencia, a un
&uncionario para 4ue redacte cua4uier respuesta para apro'aci#n y &irma. A menudo este
sistema hace 4ue a acci#n sea m2s enta ya 4ue toda a correspondencia de'e pasar por un
soo cueo de 'otea potencia dentro de a di.isi#n o a rama.
En e sistema de a'a*o arri'a, a correspondencia es en.iada directamente a &uncionario de
acci#n apropiado, e cua anota sus propuestas y redacta una respuesta, as somete a
apro'aci#n en e ni.e superior apropiado y act/a a reci'ir dicha apro'aci#n. Este sistema
de a'a*o arri'a tiende a aceerar a acci#n.
=e igua manera, a acci#n se aceera si a correspondencia no tiene 4ue pasar por todos os
ni.ees intermedios entre e &uncionario de acci#n y e &uncionario 4ue da a apro'aci#n.
)uando otros &uncionarios necesitan sa'er o 4ue est2 sucediendo pero no hacen una
contri'uci#n directa a a toma de decisi#n, ser2 su&iciente circuar copias de os documentos
para in&ormaci#n.
Actiid!d 3?
E)#mo se reci'e, procesa, circua y archi.a a correspondencia interna en su organi"aci#nG
Escri'a una descripci#n 're.e y prepare por o menos cuatro sugerencias de acciones 4ue
usted podr0a emprender para me*orar os procesos.
P*e)!*!ci(& de +! C"**e#)"&de&ci! 8$e #e e&i!*9 - de "t*"# d"c$%e&t"#
)*"d$cid"# i&te*&!%e&te>
=espu6s de a apro'aci#n en e ni.e correspondiente, os 'orradores de a correspondencia
4ue se en.iar2 ('ien sea en respuesta a correspondencia reci'ida o reci6n producidos dentro
de organismo! y de otros documentos generados internamente ser2n en.iados por e
&uncionario de acci#n para ser mecanogra&iados de acuerdo con as instrucciones
esta'ecidas.
En as grandes organi"aciones, as instrucciones esta'ecidas para preparar a
correspondencia 4ue se en.iar2 y otros documentos preparados internamente de'en incuir
os papees tanto de os &uncionarios de acci#n como de os operadores de tecados (con
incusi#n de secretarias, mecan#gra&as, procesadores de te7tos y, en os sistemas
automati"ados, os operadores de computadoras 4ue pueden ser os propios &uncionarios de
acci#n!. Estas instrucciones incuir2n os puntos siguientes?
+os te7tos 4ue se en.0en para ser mecanogra&iados estar2n escritos con caridad y ser2n
dictados con cuidado, atendiendo especiamente a a ortogra&0a de os nom'res propios,
os t6rminos t6cnicos y otras paa'ras poco &recuentes.
+a in&ormaci#n proporcionada a operador de tecado incuir2?
e nom're y a direcci#n de destinatario,
cua4uier marca de restricci#n ega o de pri.acidad,
as re&erencias de documento de organismo y de destinatario,
e nom're de signatario (normamente e &uncionario de acci#n en un sistema de
circuaci#n de a'a*o arri'a, e &uncionario 4ue ha dado su apro'aci#n en un sistema
de arri'a a'a*o!,
e n/mero de copias re4uerido.
os operadores de tecados usar2n pape mem'retado de organismo para a primera ho*a
de a correspondencia 4ue se en.0a (e mem'rete puede ser guardado como una pantia
en a computadora! y seguir2n as regas normaes de estio, disposici#n y &echado.
=espu6s de 4ue una carta mecanogra&iada o hecha en computadora ha sido re.isada y
&irmada, todas as copias se en.iar2n a a -nidad de Tr2mite *unto con a correspondencia
reci'ida, actas internas, 'orradores y a carpeta pertinente. -na copia de registro de cada
documento producido internamente ser2 en.iada para su archi.o.
)uando se dispone de sistemas de computadoras o procesadores de te7tos, puede ser m2s
e&iciente y econ#mico 4ue os propios &uncionarios de acci#n escri'an su propia
correspondencia y otros documentos producidos internamente 4ue ser2n en.iados. En este
caso, os &uncionarios en cuesti#n seguir2n as mismas regas estrictas de estio y de
disposici#n 4ue as mecan#gra&as y os operadores con e &in de asegurar a caidad y
coherencia de esa correspondencia.
Re'i#t*" de +! C"**e#)"&de&ci! 8$e #e e&i!*9 - de "t*"# d"c$%e&t"# )*"d$cid"#
i&te*&!%e&te
)uando os documentos son controados indi.iduamente, e persona de a -nidad de
Tr2mite registrar2 os detaes de a correspondencia en.iada y de otros documentos
producidos internamente.
E registro de a correspondencia 4ue se en.iar2 puede hacerse 'ien sea en un registro de
correspondencia en.iada separado, o registro de saida (.6ase a 9igura 11! o en un registro
com'inado de correspondencia de entrada y saida. En un registro com'inado, a
in&ormaci#n so're a correspondencia reci'ida se asienta normamente en a p2gina
i"4uierda mientras 4ue a in&ormaci#n so're a correspondencia en.iada resutante se
asienta en e ado opuesto, es decir, en a p2gina derecha. %in em'argo, son pre&eri'es dos
registros para 4ue haya una distinci#n cara entre as dos operaciones y no haya margen
para errores. +os registros de correspondencia en.iada tam'i6n pueden tener a &orma de un
i'ro mayor o de ho*as suetas y estar impresos pre.iamente.
+a in&ormaci#n registrada so're a correspondencia 4ue se en.0a puede incuir?
e n/mero de serie asignado a a correspondencia
una re&erencia cru"ada a a correspondencia reci'ida, si se usa un registro separado para
a correspondencia 4ue se en.0a, en cuyo caso se asentar2 en e registro de entrada una
re&erencia a a correspondencia en.iada5
a &echa de a correspondencia5
a &echa de en.0o5
cua4uier casi&icaci#n de restricci#n ega5
e nom're y a instituci#n o e organismo de destinatario5
a re&erencia de a carpeta principa5
re&erencias a otras carpetas en os 4ue se han coocado copias5
e asunto de a correspondencia, si se re4uiere5
e n/mero y a naturae"a de cuaes4uier ane7os5
a &orma de en.0o.
En os sistemas en os 4ue a carpeta es a unidad de contro y no se e.a un registro
detaado de este tipo, puede ser necesario mantener un registro de os en.0os por correo
para &ines de conta'iidad y auditor0a.
)uando aguna correspondencia es entregada por un mensa*ero, ser2 necesario mantener un
i'ro separado de entregas de mensa*ero en e cua se registrar2n todas as cartas entregadas
en esta &orma y 4ue en e 4ue e organismo o e &uncionario &irmar2 a reci'iras.
Re'i#t*" de C"**e#)"&de&ci! E&i!d!
(1!
</mero de %erie (1!
9echa de Reci'o para En.0o (D!
9echa de En.0o (8!
Asunto (H!
</mero de Re&erencia (I!
=estinatario (:!
Modo de en.0o
Figura 28: Registro de Correspondencia En%iada
A*c;i" de +! C"**e#)"&de&ci!
A terminar a acci#n, a -nidad de Tr2mite se encargar2 de .eri&icar 4ue a carpeta ha sido
de.ueta y 4ue todos os papees pertinentes a a transacci#n est2n o han sido archi.ados de
acuerdo con a pr2ctica norma. En esta etapa se actuai"ar2n tam'i6n os registros de
mo.imiento de a carpeta.
Actiid!d 3@
E)#mo se reci'en, tramitan, circuan y archi.an en su organi"aci#n a correspondencia
reci'ida y os documentos producidos internamenteG Escri'a una descripci#n 're.e y
prepare por o menos cuatro sugerencias de medidas 4ue usted podr0a tomar para me*orar
estos procesos.
3 MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA MINISTERIAL: DE LOS
FUNCIONARIOS SUPERIORES Y DE LA CORRESPONDENCIA CON
RESTRICCIONES LEGALES
Es posi'e 4ue haya 4ue tomar disposiciones especiaes para mane*ar a correspondencia
dirigida o en.iada a ministros y &uncionarios superiores.
En a medida posi'e, esta case de correspondencia se registrar2 y archi.ar2 de a manera
norma (aun4ue sea retrospecti.amente!. )uando esto no es posi'e, os secretarios de'er2n
mantener sistemas de registro y de archi.o 4ue sean paraeos a os sistemas principaes de
organismo y sean parte de os mismos, aun4ue est6n &0sicamente separados de eos, y 4ue
est6n su*etos a a super.isi#n y e contro generaes de &uncionario de =ocumentos.
+a correspondencia 4ue e.a marcas 4ue indican un ni.e ato de restricciones egaes
(como con&idencia, secreto o estrictamente con&idencia! tam'i6n puede re4uerir un
mane*o di&erente de acuerdo con as instrucciones esta'ecidas. Es posi'e 4ue esta
correspondencia de'a ser a'ierta por e destinatario si ning/n &uncionario de =ocumentos
tiene a acreditaci#n necesarias para hacero. +uego, es posi'e 4ue de'a ser anotada en un
registro secreto separado con re&erencias cru"adas en e registro principa. +os
procedimientos estar2n su*etos a a super.isi#n y e contro generaes de a ,esti#n de
=ocumentos de organismo.
En e&ecto, as o&icinas pri.adas y os registros secretos pueden considerarse como -nidades
de Tr2mite ocaes especiaes.
Actiid!d 3A
E)#mo os documentos ministeriaes y e materia con restricciones egaes son reci'idos,
tramitados, circuados y archi.ados en su organi"aci#nG Escri'a una descripci#n 're.e de a
mayor cantidad de in&ormaci#n posi'e 4ue usted pueda reunir so're este proceso y prepare
por o menos cuatro sugerencias de medidas 4ue usted podr0a tomar para me*orar os
sistemas.
Re#$%e&
E )ap0tuo LII ha indicado procedimientos para e mane*o de documentos indi.iduaes.
Esta ecci#n ha tratado espec0&icamente de?
e reci'o de correspondencia,
e registro de a correspondencia reci'ida,
a circuaci#n de a correspondencia,
a preparaci#n de correspondencia 4ue se en.iar2 y de otros documentos producidos
internamente,
e registro de a correspondencia 4ue se en.iar2 y de otros documentos producidos
internamente,
archi.o de a correspondencia,
mane*o de correspondencia ministeria, de &uncionarios superiores y de correspondencia
con restricciones egaes.
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. Indi4ue por o menos cinco tipos di&erentes de documentos.
1. E7pi4ue e concepto de a gesti#n de documentos.
D. E$or 4u6 es importante a gesti#n de documentosG
8. EFu6 operaciones sueen reai"arse a reci'ir y mane*ar correspondencia en generaG
H. EFu6 operaciones sueen reai"arse a reci'ir correspondencia internaG
I. E$or 4u6 se registran os documentosG
:. EFu6 in&ormaci#n podr0a incuirse en un registro de correspondencia reci'idaG
8. E)u2 es e prop#sito de un registro de en.0osG
9. E)u2es dos m6todos pueden usarse para circuar correspondenciaG
1K. E)#mo de'e prepararse a correspondencia 4ue se en.0aG
11. E)#mo de'e registrarse y mane*arse a correspondencia 4ue se en.0a y otros
documentos producidos internamenteG
11. EFu6 in&ormaci#n de'e ser registrada en un registro de correspondencia en.iadaG
1D. E$or 4u6 os documentos ministeriaes, os documentos dirigidos a &uncionarios
superiores y os documentos con restricciones egaes necesitan disposiciones
especiaes para mane*arosG
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!de# 3?13A
A igua 4ue as acti.idades se3aadas en os /timos cap0tuos, 6stas han sido dise3adas
para ayudaro a e7aminar as pr2cticas esta'ecidas en su organi"aci#n y compararas con
as sugerencias indicadas. +o aentamos a tomar notas minuciosas de a situaci#n en su
instituci#n de suerte 4ue usted pueda comparar sus o'ser.aciones a medida 4ue a.an"a en
este programa de estudio.
VIII CONSERVACIN Y USO DE DOCUMENTOS
E )ap0tuo LIII e7amina as tareas 4ue cone.a a conser.aci#n y uso de documentos
+os temas considerados incuyen?
guarda y seguridad
e4uipo de Archi.o Administrati.o
identi&icaci#n y recuperaci#n de documentos
contro de a circuaci#n de documentos
pr2cticas de buen gobierno
con.ersi#n a distintos medios
6na descripcin m$s detallada de los
procedimientos presentados au4 se ofrece en el
Manua de $rocedimientos de a -nidad de
Tr2mite.
1 GUARDA Y SEGURIDAD
)uando os documentos corrientes y semicorrientes no est2n en uso son guardados
generamente en e Archi.o Administrati.o. )uando e7iste Archi.o Intermedio o de
)oncentraci#n, os documentos en $a"o $recauciona de )onser.aci#n ser2n trasadados
a0. E Archi.o Administrati.o puede ser uno )entra 4ue atienda a todo un organismo o,
en un sistema m2s descentrai"ado, -nidades archi.0sticas o Archi.os ocaes 4ue atiendan
a as di.isiones y ramas de organismo, siempre 4ue sea posi'e estar2n con un contro
t6cnico centrai"ado.
*as cuestiones de guarda y seguridad se
e3aminan con m$s detalle en $reser.aci#n de
=ocumentos.
%#o cuando un sistema se ha esta'ecido espec0&icamente so're una 'ase totamente
descentrai"ada os documentos se guardar2n, s#o temporamente, en as o&icinas de os
&uncionarios de acci#n o en guardas de carpetas adyacentes 'a*o su contro directo.
-na e7cepci#n de esta rega genera puede tenerse 4ue hacer en as o&icinas de os ministros
o os &uncionarios superiores de organismo. Tam'i6n puede ser necesario esta'ecer una
guarda separada, segura y a prue'a de incendios o en una '#.eda para as carpetas u otros
contenedores 4ue mantengan documentos muy reser.ados o .aiosos.
%in em'argo, en todos estos casos de'er2 usarse un sistema de conser.aci#n y mane*o 4ue
se aseme*e a 4ue se usa para os documentos generaes de organismo y 4ue est6 'a*o e
contro de archi.ista de mismo.
Tam'i6n de'er2n tomarse disposiciones aparte para sa.aguardar os documentos esenciaes
o .itaes y as copias de respado de documentos eectr#nicos en un ugar apartado como e
Archi.o de )oncentraci#n, si o hu'iere.
Se e3aminan en $reser.aci#n de =ocumentos y en
$aneaci#n para Emergencias? -n Manua de
$rocedimientos.
+a entrada a Archi.o Administrati.o (o a cua4uier otro ugar en donde se guarden
documentos! de'er2 estar controada estrictamente. +as puertas y .entanas estar2n cerradas
cuando ning/n miem'ro de persona de Archi.o est2 presente. +as puertas ser2n &uertes,
con 'uenas cerraduras y todas as .entanas estar2n e4uipadas con trancas y re*as de
seguridad.
%e tomar2n medidas para e.itar y controar incendios. Estas medidas incuir2n a
prohi'ici#n de &umar en cua4uier ugar de Archi.o, a instaaci#n de detectores de humo y
aarmas, y se contar2 con e7tintores de &uego cuyo mantenimiento se cuidar2. %e reai"ar2n
simuaciones de incendios peri#dicas y se esta'ecer2 un pan de recuperaci#n en caso de
desastre 4ue ser2 pro'ado sistem2ticamente.
+os pisos ser2n o su&icientemente &uertes para aguantar e peso de grandes cantidades de
pape. Es posi'e 4ue e Archi.o se u'i4ue en uno de os pisos m2s 'a*os de edi&icio. %in
em'argo, a instaaci#n en e s#tano se e.itar2 ya 4ue tiene mucho riesgo de su&rir
inundaciones por &ugas de agua de as tu'er0as de as acantarias de e7terior, y de agua
usada para com'atir incendios en os pisos m2s atos de edi&icio.
E ugar ser2 adecuado para a'ergar e persona de e4uipo 4ue se necesita y os
documentos de os cuaes es responsa'e. E ugar estar2 'ien mantenido y contar2 con un
programa de impie"a peri#dica.
E8$i)" de+ A*c;i" Ad%i&i#t*!ti"

+os documentos se guardar2n de una manera segura. ;a'r2 mo'iiario de guarda
su&icientes para asegurar 4ue os documentos no se coo4uen de manera tan apretada 4ue no
sea posi'e mo.eros o reempa"aros. +os tipos de e4uipo 4ue se re4uieren para a guarda
de os contenedores estar2n determinados por e .oumen de documentos, e ni.e de uso
de os mismos y su grado de con&idenciaidad.
;ay dos maneras '2sicas de guardar documentos? e archi.o .ertica en archi.adores y e
archi.o atera en armarios o en estantes.
E archi.o .ertica, ha'ituamente en archi.adores de cuatro ca*ones, es apropiado para os
Archi.os de Tr2mite y carpetas pe4ue3as, para documentos con&idenciaes, y para a guarda
segura de documentos 4ue se mantienen temporamente en o&icinas. +os archi.adores
nunca se coocar2n uno so're otro5 e archi.ador coocado arri'a puede caer cuando sus
ca*ones est2n a'iertos.
E archi.o atera en armarios met2icos o en estantes (4ue pueden ser, sin peigro, m2s atos
4ue un archi.ador! es pre&eri'e para as cantidades grandes de e7pedientes de uso
&recuente, ya 4ue proporciona econom0as de espacio hasta de un HKW y ogra me*oras hasta
de DKW en a rapide" con 4ue se recuperan os contenedores. +as estanter0as met2icas
normai"adas son as mas pr2cticas por4ue son sencias de instaar y re.isten un grado de
seguridad mayor 4ue as construidas en madera 4ue aun a'undan en nuestros archi.os.
Es posi'e ograr econom0as de espacio mayores (hasta de 8KW! con as estanter0as m#.ies,
pero a recuperaci#n pueden ser m2s enta cuando os documentos est2n su*etos a mucho
uso. Adem2s, os pisos en os edi&icios tienen 4ue ser o 'astante resistentes para aguantar a
carga adiciona. $or otra parte, e riesgo de una descompostura mec2nica es mayor y e
costo tam'i6n o es.
L"# #i#te%!# de '$!*d! de.e& #e* *e#i#te&te#
ec"&(%ic"# - #e'$*"#>
;ay una serie de sistemas autom2ticos de guarda y recuperaci#n como carrusees,
recogedores de ca*as y recuperaci#n ayudada por computadora para micro&ormas, pero
estos sistemas son caros de instaar y de mantener.
$ara ayudar a ocai"ar y recuperar os ca*ones de archi.adores, os armarios y os estantes,
de'en estar caramente eti4uetados por un m6todo 4ue permita 4ue as eti4uetas se
actuaicen si e contenido .ue.e a ser ordenado.
%ea cua &uere e m6todo de guarda escogido, as unidades de guarda 4ue encierran
documentos con restricciones egaes y otros documentos con&idenciaes de'en poder
cerrarse.
Adem2s de e4uipo de guarda, e Archi.o necesita escritorios y mesas, e7tintores de
incendios, /ties de o&icina, archi.eros de tar*eta o de cinta y estantes para e contro de a
documentaci#n. )uando se cuenta con un sistema autom2tico de gesti#n de documentos se
re4uerir2n tam'i6n e 1ard8are y os suministros de computadora y se necesitar2 contar
con mantenimiento o con un con.enio de ser.icio para e e4uipo.
C"&te&ed"*e#
+os documentos semiacti.os 4ue ya no tienen uso &recuente de'er2n coocarse en ca*as en
ugar de guardarse suetos en estantes. Esto &aciita a recuperaci#n, imita e desgaste y
protege de &uego y e agua. +as ca*as 4ue se usan en esta etapa de cico de .ida de os
documentos no necesitan ser de caidad archi.0stica, pero si es necesario 4ue est6n
con&eccionadas en materiaes inertes 4ue no transmitan acide" a os documentos. -na
aternati.a menos satis&actoria pero m2s 'arata es poner os e7pedientes en carpetines 'ien
gruesos manteni6ndoos con separadores r0gidos en os estantes, coocados a inter.aos
&recuentes para aguantar os e7pedientes y e.itar 4ue se res'aen, caigan y se da3en. +os
separadores de estantes pueden ser hechos ocamente o se pueden o'tener con e e4uipo.
$ara os Archi.os de Tr2mite se puede encontrar ag/n e4uipo de guarda, tanto hori"onta
como atera, 4ue re4uiere 4ue os e7pedientes sean coocados en 'osas suspendidas de
riees en ugar de en estantes. Este e4uipo de archi.o suspendido es marginamente m2s
igero y &2ci de usar pero es posi'e 4ue a o'tenci#n de estas 'osas sea pro'em2tica ya
4ue son reati.amente caras. Adem2s, no o&recen e mismo grado de protecci#n 4ue as
ca*as. +as 'osas suspendidas tam'i6n pueden da3arse r2pidamente con e uso &recuente de
os documentos.
Actiid!d 7B
=escri'a as di.ersas maneras en 4ue os documentos se guardan en su organi"aci#n.
E$uede usted hacer, por o menos, cuatro sugerencias de medidas 4ue usted tomar0a para
me*orar a guarda de os documentosG
0 IDENTIFICACION Y RECUPERACION DE DOCUMENTOS
$ara &aciitar su identi&icaci#n y su recuperaci#n, os documentos de'en ser guardados por
e n/mero de serie, su'serie y e7pediente? es decir, en e orden correspondiente a de
es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n. )omo ya di*imos, os archi.adores, armarios,
estantes y ca*as de'en estar eti4uetados con caridad para indicar su contenido.
L"# e,)edie&te# #e '$!*d!*9& #i'$ie&d" e+ "*de&
c"**e#)"&die&te ! #$ c+!#i/ic!ci(& - c"di/ic!ci(&>
)on agunos tipos de e7pedientes, os c#digos de identi&icaci#n pueden ser .isi'es en os
omos de as ca*as cuando se coocan .erticamente. Otros sistemas usan a codi&icaci#n por
coores para identi&icar series e incuso e7pedientes indi.iduaes. )uando e suministro de
cu'iertas de coores particuares no es seguro, os sistemas de codi&icaci#n por coores no
son aconse*a'es.
3 CONTROL DE LA CIRCULACION DE EGPEDIENTES
E mo.imiento de os e7pedientes &uera de Archi.o se controar2 estrictamente. %e
esta'ecer2n regas y procedimientos 4ue ser2n distri'uidos ampiamente y se cuidar2 de
4ue se cumpan. +a cooperaci#n de os &uncionarios de acci#n y os usuarios de os
e7pedientes es esencia para 4ue os registros de mo.imiento de os e7pedientes sean
precisos y con&ia'es.
+as regas y os procedimientos a'arcar2n cuestiones taes como?
4ui6n tiene autoridad para tener acceso a os e7pedientes y para usaros, incuyendo
agunas restricciones especiaes so're categor0as particuares de e7pedientes (como os
e7pedientes con restricciones egaes y otros e7pedientes con&idenciaes, incuyen os
e7pedientes de persona!5
c#mo se registrar2 a circuaci#n de os e7pedientes y 4ui6n es responsa'e de asegurar
4ue a documentaci#n se mantenga actuai"ada5
cu2ndo os e7pedientes pueden pasar directamente de un &uncionario de acci#n a otro y
cu2ndo de'en pasar por e Archi.o5
cu2nto tiempo un &uncionario de acci#n puede retener un e7pediente sin recon&irmar e
retiro. E7iste aguna normati.a con reaci#n a os tiemposG
D"c$%e&t!ci(& de +! Ci*c$+!ci(&
$ara 4ue un Archi.o pueda ser e&iciente de'e sa'er, en cua4uier momento, a u'icaci#n de
cada uno de os e7pedientes de os cuaes es responsa'e. $or ende, ser2 necesario
esta'ecer un sistema para registrar cada mo.imiento de os e7pedientes y apicaro
estrictamente. Este sistema puede ser manua o autori"ado.
-n sistema manua de contro de a circuaci#n de os e7pedientes necesitar2, como
m0nimo, una ho*a de tr2nsito de e7pediente. Otros controes pueden incuir un &ormuario
de soicitud de un e7pediente, una ho*a de uso interno y un &ormuario de mo.imiento de
e7pediente.
H"F! de T*9&#it" de+ E,)edie&te

-na ho*a de tr2nsito de e7pediente (agunas .eces amada tar/eta indicadora! se crea para
cada e7pediente en e momento de a'riro. +a 9igura 11 muestra un e*empo.
E uso de a ho*a de tr2nsito de e7pediente se descri'e con m2s detae en e Manual de
2rocedimientos de la 6nidad de ?r$mite&
H"F! de T*9&#it" de+ E,)edie&te
,RA=O =E RE%TRI))IO<E% +E,A+E% dddddddddddddddddddddddddddddddddd
(Aumentar como sea necesario!
<cMERO =E+ EV$E=IE<TE dddddddddddddddddddddddddddddddddd
T]T-+O =E+ EV$E=IE<TE dddddddddddddddddddddddddddddddddd
T]T-+O% =E+ ]<=I)E
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
<cMERO $RELIO =E+ EV$E=IE<TE ddddddddddddddddddddddddddd
<cMERO %-B%I,-IE<TE =E+ EV$E=IE<TE ddddddddddddddddddddddddddd
E&i!d" ! Fec;! E&i!d" ! Fec;! E&i!d" ! Fec;!
Figura 21: >o-a de Tr/nsito del E5pediente
+as ho*as de tr2nsito de e7pediente est2n en &orma de ho*as suetas de manera 4ue pueden
ser ordenadas &2cimente en i'ros de tr2nsito de e7pedientes en e mismo orden
a&anum6rico 4ue os c#digos de os e7pedientes. %u prop#sito es mostrar a u'icaci#n, en
cua4uier momento, de todos os e7pedientes a'iertos por e -nidad de Tr2mite. Todos os
mo.imientos de os e7pedientes de'en ser registrados enseguida para 4ue e Archi.o pueda
dar un ser.icio e&iciente y con&ia'e.
)uando un e7pediente se cierra, e cierre se indicar2 en a ho*a de tr2nsito correspondiente.
)uando e e7pediente es dado de 'a*a o trasadado a Archi.o de )oncentraci#n o a
Archi.o ;ist#rico, este hecho se indicar2 en a ho*a y 6sta se trans&erir2 a un i'ro de
tr2nsito 4ue comprende os e7pedientes 4ue ya no se mantienen en e Archi.o
Administrati.o. Estas ho*as se programar2n para su preser.aci#n permanente5 proporcionan
un registro de o 4ue ha hecho con e e7pediente.
F"*%$+!*i" de S"+icit$d de E,)edie&te>
-n e7pediente sadr2 de Archi.o s#o en respuesta a una soicitud espec0&ica, e7cepto
cuando se pasa a un &uncionario de acci#n *unto con correspondencia reci'ida. -na
soicitud de e7pediente puede ser hecha por una persona, por te6&ono (o en 0nea en un
sistema computari"ado!, mediante una soicitud de Opresentaci#nP (4ue se descri'e m2s
adeante en este cap0tuo!o por un &ormuario de soicitud apropiadamente competado
(.6ase un e*empo en a 9igura 11!. E &ormuario de soicitud de e7pediente podr2
com'inarse con e &ormuario de mo.imiento de e7pediente (.6ase m2s a continuaci#n!.
F"*%$+!*i" de S"+icit$d de E,)edie&te
(%e ruega competar este &ormuario y en.iaro a Archi.o Administrati.o cuando usted
soicite un e7pediente.!
</mero de e7pediente? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
T0tuo de e7pediente? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
%oicitado por@$asado a ? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
-'icaci#n? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
9echa? dddddddddddddddddddddddddd 9irma? dddddddddddddddddddddddddddddddd
Figura 22: Formulario de (olicitud de E5pediente
H"F! e& U#" " F"*%$+!*i" de M"i%ie&t" de+ E,)edie&te
-na ho*a en uso es competada en e Archi.o y coocada en e estante o archi.ador en e
ugar de un e7pediente sacado. +a ho*a de tr2nsito no se usar2 para este prop#sito puesto
4ue entonces ya no ha'r0a un registro centra de os mo.imientos de e7pediente y ser0a
imposi'e determinar a u'icaci#n de mismo sin ir a os estantes o a archi.ador. %in
em'argo, una copia dupicada de a ho*a de tr2nsito, creada cuando e e7pediente se a'ri#,
ser2 una ho*a en uso acepta'e. Esta ho*a se guardar2 dentro de e7pediente cuando 6ste se
encuentre en su sitio y se 4uitar2 cuando sea sacado de ese ugar.
Aternati.amente, un dupicado de &ormuario de soicitud de e7pediente o de /timo
&ormuario de mo.imiento de e7pediente (.6ase a continuaci#n! ser.ir2 para este prop#sito.
F"*%$+!*i" de M"i%ie&t" de E,)edie&te
)uando un e7pediente pasa directamente de un &uncionario de acci#n a otro sin pasar por e
Archi.o, 6ste de'er2 ser in&ormado. Esto se puede hacer mediante un &ormuario o &icha de
mo.imiento de e7pediente (.6ase a 9igura 1D!. E &uncionario 4ue traspasa e e7pediente
es responsa'e de competar este &ormuario y de en.iaro a Archi.o.
Fic;! de M"i%ie&t" de E,)edie&te
Se $#!*9 )!*! %"i%ie&t"# de e,)edie&te# de +!*'" )+!5">
(%e ruega competar este &ormuario y en.iaro a Archi.o cuando usted pase un e7pediente
a otro &uncionario. Esto permitir2 asegurar 4ue os registros son e7actos.!
</mero de E7pediente? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
T0tuo de E7pediente? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
$asado a? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
-'icaci#n? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
9echa? dddddddddddddddddddddddd 9irma? ddddddddddddddddddddddddddddddd
Figura 2!: Fic+a de Mo%imiento de E5pediente
+a persona 4ue compete este &ormuario de'er2 asentar tam'i6n e nom're de nue.o
destinatario en a cuadr0cua de a cu'ierta de e7pediente. A reci'o de &ormuario de
mo.imiento de e7pediente, se actuai"ar2 a ho*a de tr2nsito de mismo y a ho*a en uso (si
se utii"a!. )omo ya di*imos, e &ormuario de mo.imiento de e7pediente puede ser
com'inado con e &ormuario de soicitud de e7pediente.
E uso constante de as &ichas de mo.imiento de e7pedientes re4uiere un ato grado de
discipina por parte de os usuarios de os mismos 4uienes de'en ser in&ormados de a
importancia de contar con registros e7actos de os mo.imientos de os e7pedientes.
5n el Manua de $rocedimientos de Archi.o
Administrati.o se encontrar$ m$s informacin
sobre las fic1as de movimiento de los e3pedientes&
-na .e" 4ue ha terminado su a'or con e e7pediente, e /timo &uncionario de acci#n a
cargo de mismo o de.o.er2 a Archi.o, acord2ndose de indicar su nom're en a cu'ierta
de e7pediente como destinatario de mismo. %u de.ouci#n se registrar2 en a ho*a de
tr2nsito de e7pediente, e e7pediente mismo .o.er2 a coocarse en e estante, a ho*a de
e7pediente en uso .o.er2 a ser coocada en e e7pediente y e &ormuario de soicitud de
mismo y cuaes4uier otros &ormuarios de mo.imientos de e7pediente (y os dupicados
utii"ados en ugar de una ho*a de e7pediente en uso! ser2n dados de 'a*a.
%e o'ser.ar2 4ue un sistema computari"ado seguir2 un proceso muy seme*ante pero os
pasos indi.iduaes ser2n, ha'ituamente, modi&icaciones en 0nea de una 'ase de datos. +as
/nicas acciones &0sicas 4ue se re4uieren ser2n a anotaci#n de nom're de destinatario en a
cuadr0cua de a cu'ierta de e7pediente y a coocaci#n en e estante de una &icha de
e7pediente en uso, producida por computadora, en ugar de e7pediente. Esta &icha se
recuperar2 cuando e e7pediente sea de.ueto.
Actiid!d 71
E)#mo se identi&ican, recuperan y circuan os documentos en su instituci#nG EFu6
&ormuarios o 4u6 sistemas se usanG E$uede usted se3aar por o menos cuatro sugerencias
de medidas 4ue podr0a tomar para me*orar estos procesosG
7 MEDIDAS DE ?"E< $&?2ER<&
E Archi.o Administrati.o reai"ar2 una serie de acti.idades de 'uen go'ierno con e &in de
mantener sus sistemas documentaes. Estas medidas incuyen?
a reai"aci#n de censos de e7pedientes5
e rastreo de os e7pedientes &atantes5
e recordatorio de os e7pedientes pendientes.
Re!+i5!ci(& de Ce&#"# de E,)edie&te#
E censo de e7pedientes de'er2 reai"arse a inter.aos sistem2ticos. En os sistemas en os
4ue e7isten dudas so're a e7actitud de os registros de mo.imientos de os e7pedientes, es
posi'e 4ue de'an reai"arse censos tan &recuentes como semanaes o cada 4uince d0as. -n
m6todo consiste en pedir a cada &uncionario de acci#n 4ue compete un &ormuario de censo
(.6ase a 9igura 1H! aun4ue es posi'e 4ue, en a primera ocasi#n, dicho censo sea m2s
competo y preciso si e &ormuario es competado por un miem'ro de persona de Archi.o
en coa'oraci#n con e &uncionario de acci#n. +uego, os datos arro*ados por e censo se
comparar2n con e propio censo de Archi.o de os e7pedientes 4ue guarda. )ua4uier
discrepancia de'er2 ser in.estigada.
F"*%$+!*i" de Ce&#" de E,)edie&te#
9echa? dddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddd
</mero de Re&erencia de E7pediente? dddddddddddddddddddddddddd
T0tuo de E7pediente-'icaci#n@9uncionario
9irmado?ddddddddddddddddddddddddddddIniciaes?ddddddddddddddddddddddddddd
Figura 2): Formulario de Censo de E5pedientes
R!#t*e" de E,)edie&te# F!+t!&te#
)uando parece 4ue un e7pediente ha sido ma coocado, 4ue no se e encuentra, a
iniciaci#n de a '/s4ueda de mismo incum'ir2 a &uncionario de acci#n a cua e &ue
entregado por /tima .e". %i esta '/s4ueda &uera in&ructuosa, e Archi.o circuar2 una nota
a todos os &uncionarios de organismo soicit2ndoes 4ue in.estiguen si tienen ese
e7pediente. %i esta soicitud tampoco tu.iera 67ito, se instituir2 una '/s4ueda &0sica en toda
a instituci#n.
Mientras e e7pediente &ate, se indicar2 en e documento de registro de saida a &rase
e3pediente faltante y se a'rir2 un e7pediente tempora (caramente marcado como ta! para
cua4uier pape 4ue se a3ada mientras se encuentra e documento origina. -na .e" 4ue e
documento origina ha sido recuperado, e e7pediente tempora se &usionar2 con 6.
E Archi.o Administrati.o mantendr2 una ista actuai"ada de os e7pedientes &atantes.
Rec"*d!t"*i" de +"# E,)edie&te# F!+t!&te#
)uando un e7pediente ha sido entregado a un &uncionario de acci#n durante un per0odo m2s
argo 4ue e permitido, se en.iar2 un recordatorio de e7pediente, soicitando a &uncionario
4ue o de.ue.a a Archi.o o 4ue con&irme 4ue a/n o necesita.
$ara disuadir a os &uncionarios de acci#n de a pr2ctica de retener os e7pedientes por4ue
es posi'e 4ue .ue.an a necesitaros en aguna &echa &utura, e Archi.o de'er2 apicar un
sistema de presentaci#n de e7pediente en cuesti#n. E &uncionario de acci#n de.ue.e e
e7pediente a Archi.o y especi&ica a &echa &utura en a 4ue desea 4ue .ue.an a
en.i2rseo.
E sistema de presentaci#n de e7pediente comien"a cuando e &uncionario de acci#n
de.ue.e e e7pediente a Archi.o *unto con una soicitud de nue.a asignaci#n de mismo,
proporcionando detaes de e7pediente y a &echa en a cua ser2 en.iado de nue.o a
&uncionario de acci#n.
En a Archi.o esta soicitud se asienta en un diario de $resentaciones 4ue puede tener a
&orma de un diario de escritorio. )uando e e7pediente de'e ser de.ueto, a necesidad de
mismo es con&irmada por e &uncionario de acci#n y e e7pediente es ocai"ado y asignado.
5l sistema y el diario de 2resentaciones se
describen con m$s detalle en el Manua de
$rocedimientos de a -nidad de Tr2mite.

Actiid!d 71
E)#mo se rastrean os documentos &atantes en su instituci#nG EFu6 &ormas o sistemas se
usanG E$uede usted hacer por o menos cuatro sugerencias de medidas 4ue podr0a tomar
para me*orar estos procesosG
< COPIADO DE LOS DOCUMENTOS
En ciertas circunstancias es necesario copiar os documentos de tr2mite. Este copiado s#o
se e&ectuar2 despu6s de ha'er considerado cuidadosamente e prop#sito para e cua se
necesitan esas copias y ha'er hecho una e.auaci#n de a &orma de copiado m2s apropiada y
m2s e&iciente en &unci#n de su costo.
E copiado puede ser un proceso /ti para administrar os documentos y para tener acceso a
a in&ormaci#n 4ue contienen y di.ugara. Adem2s, e copiado o reprogra&0a es una
herramienta usada para os &ines de preser.aci#n, es decir, de os procesos y as operaciones
4ue cone.a a protecci#n &0sica de os documentos de da3os o deterioro. +a administraci#n
de copiado, 4ue persigue e.itar copias e7cesi.as y a proi&eraci#n de pape, es un
eemento importante de sistema de administraci#n de archi.os de una instituci#n.
E7isten una .ariedad de procedimientos de copiado de documentos. Estos procedimientos
incuyen?
as copias eectrost2ticas (&otocopias o copias impresas!,
as copias en micro&orma,
as copias digitaes.
C")i!# E+ect*"#t9tic!#
+as copias eectrost2ticas (fotocopias o copias impresas! son os tipos de copia m2s &2cies
de producir en una o&icina. Estas copias son apropiadas para dupicar tandas cortas de
documentos indi.iduaes.
E e4uipo para producir &otocopias .a desde e simpe hasta e compe*o. +as me*ores
copiadoras imprimen so're pape y no entra3an ninguna preparaci#n 4u0mica especia.
)uando e e4uipo se mantiene apropiadamente y se usan os materiaes adecuados, estas
copias son pr2cticamente permanentes.
=e'ido a 4ue con &recuencia son di&0cies de distinguir de os documentos originaes, as
copias de'er2n ser estampadas con un seo con a paa'ra 'O2IA, especiamente cuando es
pro'a'e 4ue su admisi#n ega est6 en *uego.
Mic*"/"*%!#
+as micro&ormas (roo de micro&ime o micro&icha! son as m2s adecuadas para dupicar
gran n/mero de documentos (e7pedientes competos o hasta series competas!.
E e4uipo para producir micro&ormas es compe*o y caro. Este e4uipo de'e ser mantenido y
mane*ado por personas capacitadas en este procedimiento. $are eer micro&ormas se
necesitan tam'i6n ectoras especiaes de micro&ime o micro&icha.
En a es&era de a micro&imaci#n hay una serie competa de normas internacionaes
pertinentes. $or consiguiente, as micro&ormas 4ue han sido &imadas y procesadas so're
pe0cua .irgen de geatina de pata, necesitan ser conser.adas en un medio am'iente
adecuado y mane*adas con cuidado. +as copias so're pe0cua .irgen de dia"o y .esicuar
pueden durar mucho tiempo aun4ue no ser2n permanentes.
C")i!# Di'it!+e#
+as copias digitaes se producen usando un proceso amado proceso de imagen de
documento (=I$! por e cua as im2genes de documentos se con.ierten en &orma digita en
discos #pticos y, uego, se mane*an y recuperan eectr#nicamente.
Este proceso de'e distinguirse de reconocimiento de car2cter #ptico (O)R! e cua
con.ierte os caracteres indi.iduaes de un te7to en sus c#digos eectr#nicos est2ndar
(ha'ituamente A%)II! para e proceso de computadora mas no reproduce a imagen de
documento de origen.
E e4uipo necesario para mane*ar sistemas =I$ es caro y a/n no se cuenta con una serie
adecuada de normas internacionaes en este campo. Es m2s pro'a'e 4ue os sistemas =I$
sean /ties para automati"ar a o&icina y su &u*o de tra'a*o. E acceso a a in&ormaci#n es
m2s r2pido 4ue en os sistemas de micro&orma. %in em'argo, cuando a in&ormaci#n es
.ouminosa, e acceso a ea es poco &recuente y a rapide" no es un &actor crucia, es
pro'a'e 4ue as micro&ormas sean m2s e&icientes en &unci#n de su costo.
$or e contrario, a in&ormaci#n 4ue ha sido creada y mantenida en &orma eectr#nica puede
ser impresa. +a caidad de as impresiones puede ir desde a impresi#n de 'a*a resouci#n
por matri" de puntos en pape de computadora de poca caidad hasta a impresi#n de ata
resouci#n por chorro de tinta o por aser en pape permanente. Tam'i6n es posi'e producir
in&ormaci#n eectr#nica como saida micro&ormada de computadora ()OM!.

R!5"&e# )!*! C")i!*
A decidir 4ue &orma de copiado es apropiada ser2 necesario considerar 4u6 prop#sitos
tiene esa con.ersi#n y si e costo est2 *usti&icado.
Estos prop#sitos pueden incuir uno o todos de os 4ue se e7ponen a continuaci#n, 'ien sea
por separado o com'inados?
reducir os pro'emas de guarda
asegurar o preser.ar os documentos
hacer 4ue os documentos est6n disponi'es en .arios ugares.
C"&e*#i(& )!*! P*")(#it"# de G$!*d!
Muchos &a'ricantes y pro.eedores de e4uipo sugerir2n a su'stituci#n mediante
micro&imaci#n y proceso de imagen y a eiminaci#n su'siguiente de os documentos
originaes como una souci#n para os pro'emas de guarda de documentos de a
instituci#n.
)ua4uier propuesta de este tipo de'er2 ser sopesada cuidadosamente. +os costos se
comparar2n con os de mane*ar un sistema de gesti#n de archi.os 'ien conce'ido 4ue
incuya procedimientos apropiados y oportunos de .aoraci#n y di#)"#ici(& y a guarda
&uera de ugar de os documentos de concentraci#n.
+a decisi#n de con.ertir os documentos con e &in de ahorrar espacio de'er2 'asarse en una
serie de consideraciones con incusi#n de as siguientes?
5l costo de la microfilmacin o del proceso de imagen& +os costos no se imitan a
e4uipo, os materiaes, persona y acomodaci#n sino 4ue incuyen tam'i6n a
preparaci#n, a guarda, e mantenimiento y a recuperaci#n.
*a naturaleza de los documentos& %i os documentos no son de un tama3o, tono o coor
est2ndar, e proceso de &imaci#n o de di'it!+i5!ci(& puede ser m2s ento y e costo
unitario puede ser mayor. Adem2s, es posi'e 4ue a caidad de as copias disminuya.
*os reuisitos legales de conservar los originales& %i os documentos tienen un .aor
archi.0stico o si es pro'a'e 4ue se re4uieran para prop#sitos egaes y 4ue s#o se
admitan os originaes como prue'a, a destrucci#n no ser2 una opci#n y, por
consiguiente, no ha'r2 un ahorro de espacio.
C"&e*#i(& )!*! P*")(#it"# de Se'$*id!d " de P*e#e*!ci(&
+a micro&imaci#n de seguridad de os documentos esenciaes o as copias de respado de
os documentos eectr#nicos constituyen una &orma de seguro contra a p6rdida de os
originaes y de a in&ormaci#n 4ue contienen.
+as copias de seguridad de os documentos se guardar2n por separado de os originaes con
e &in de asegurar su protecci#n en caso de desastre.
+a copia de documentos para su preser.aci#n puede ser necesaria para asegurar su
e7istencia mientras tengan un .aor continuo para e organismo o un .aor archi.0stico para
otros usuarios potenciaes. Entre as ra"ones para e&ectuar copias de preser.aci#n &iguran
as siguientes?
'opia de documentos daDados& Es posi'e hacer copias por medios eectrost2ticos o
microgr2&icos y a consuta su'siguiente puede imitarse a as copias (o sustitutos! para
e.itar m2s da3os a os originaes.
'opia de documentos ue pueden decolorarse o deteriorarse& Es sensato hacer copias
eectrost2ticas de e7pedientes de mensa*es por &a7 u otras copias impresas en pape en
as 4ue a imagen se decoora pronto. Tam'i6n en estos casos ha'r2 4ue .er si e7iste
aguna normati.a 4ue disponga a inmediata copia de os &a7es y otras impresiones.
Impresin de documentos electrnicos& +os documentos eectr#nicos, con incusi#n de
os mensa*es por correo eectr#nico, pueden ser impresos y archi.ados en os
e7pedientes de pape pertinentes en donde no hay una seguridad su&iciente de
protecci#n a argo pa"o de documento eectr#nico. A a arga, a medida 4ue os
sistemas de archi.o eectr#nico empiecen a satis&acer todos os re4uisitos de a gesti#n
de documentos y 4ue os documentos eectr#nicos se .ue.an egamente admisi'es,
esta con.ersi#n de*ar2 de ser necesaria. Actuamente o es.
'opia para difusin& Es posi'e copiar documentos para ser usados simut2neamente en
distintos ugares. Estas copias protegen os originaes y pueden me*orar a e&iciencia y
a rapide" de a toma de decisiones y a e*ecuci#n de as mismas. +a di&usi#n puede
hacerse sacando copias en pape, copias en micro&ime o copias eectr#nicas de os
documentos.
5n $reser.aci#n de =ocumentos se trata el
copiado con fines de preservacin.
Actiid!d 70
E)u2ndo se copian documentos en su instituci#nG EFu6 criterios se apican para determinar
si se de'en sacar copiasG EEste proceso est2 &ormai"ado o noG =escri'a os procesos
seguidos y, uego, prepare por o menos cuatro sugerencias de medidas 4ue usted podr0a
tomar para me*oraros.
Re#$%e&
E )ap0tuo LIII ha e7aminado as cuestiones reacionadas con e mantenimiento y e uso
de os documentos. %e ha esta'ecido procedimientos para o siguiente?
guarda y seguridad,
e4uipo de a o&icina de documentos,
identi&icaci#n y recuperaci#n de e7pedientes,
contro y documentaci#n de a circuaci#n de e7pedientes,
medidas de 'uen go'ierno.
Tam'i6n se ha tratado a con.ersi#n en otros medios.
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. EFu6 medidas de'en tomarse para proteger os documentosG
1. EMientras est2n guardadosG
D. EFu6 tipos de e4uipo son me*ores para guardar documentosG
8. E$or 4u6 as ca*as de guarda de'en estar eti4uetadas con caridadG
H. E)#mo de'en guardarse os documentos con&idenciaes o con restricciones egaesG
I. EFu6 otro e4uipo se necesitar2 en un Archi.o Administrati.o, aparte de e4uipo de
guardaG
:. E$or 4u6 os documentos #e%i!cti"# de'en guardarse en ca*as y no suetos en
estantesG
8. E)#mo de'en mantenerse os e7pedientes para &aciitar su recuperaci#nG
9. EFu6 in&ormaci#n de'e ha'er en a cu'ierta de un e7pedienteG
1K. EFu6 regas hay 4ue esta'ecer para controar a circuaci#nG
11. EFu6 in&ormaci#n de'e aparecer en a cu'ierta de un e7pedienteG
11. EFu6 in&ormaci#n de'e incuirse en un &ormuario de mo.imiento de e7pedienteG
1D. E)u2 es e prop#sito de un censo de e7pedientesG
18. E$or 4u6 es necesario rastrear os e7pedientes &atantesG
1H. E)#mo pueden rastrearse os e7pedientes &atantesG
1I. E)#mo pueden ser reco'rados os e7pedientes pendientesG
1:. E$or 4u6 puede ser necesario copiar os documentos de tr2miteG
18. =escri'a os procesos de copiado disponi'es.
19. E)u2 es e prop#sito de con.ertir os documentos en otro &ormatoG
1K. EFu6 &actores hay 4ue considerar para determinar si os documentos ser2n con.ertidosG
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!de# 7B170
A igua 4ue otras acti.idades se3aadas en este .oumen, 6stas han sido dise3adas para
ayudaro a e7aminar as pr2cticas de su propia instituci#n y compararas con as sugerencias
4ue hemos o&recido. +o aentamos a tomar notas minuciosas de a situaci#n en su
instituci#n de manera 4ue pueda comparar sus o'ser.aciones a medida 4ue a.an"a en este
programa de estudio.
IG ASUNTOS KUE REKUERIRRN LA
ATENCIN DE LA ADMINISTRACIN SUPERIOR
+a gesti#n e&iciente de os documentos de .aor archi.0stico es &undamenta para 4ue una
organi"aci#n pueda reai"ar sus &unciones y cumpir sus o'igaciones. Es o'igaci#n de
pro&esiona a cargo comprender c#mo a gesti#n de os documentos y de a in&ormaci#n
pueden contri'uir a os prop#sitos y o'*eti.os generaes de a instituci#n y e7poner a
necesidad de cam'ios y me*oras de manera 4ue os administradores superiores y os
accionistas en a administraci#n pri.ada puedan comprender. =urante e proceso de
proponer y apicar sistemas nue.os es esencia o'tener e m2s peno apoyo de a
administraci#n superior y de os accionistas principaes.
Este )ap0tuo e7pone in&ormaci#n so're agunos de os argumentos principaes en apoyo
de una gesti#n e&iciente de documentos de .aor permanente.
1 LA IMPORTANCIA CRUCIAL DE LOS DOCUMENTOS
+os documentos, y a in&ormaci#n 4ue contienen, son un recurso crucia para una
organi"aci#n. <inguna organi"aci#n puede &uncionar con e&icacia sin documentos. +os
documentos se necesitan para?
esta'ecer y apicar as po0ticas
panear y tomar decisiones
mantenerse in&ormado de as acciones
ograr coherencia en a reai"aci#n de os asuntos
proporcionar ser.icios e&icientes a os ciudadanos
acan"ar m2s e&iciencia y producti.idad
cumpir os re4uisitos egaes y regamentarios
proteger os intereses de a organi"aci#n, su persona y sus cientes
reducir os riesgos 4ue cone.a a &ata de prue'as
proporcionar una memoria corporati.a y documentar as acti.idades y os ogros de a
organi"aci#n.
En un sentido m2s ampio, os documentos de sector p/'ico apoyan a protecci#n de os
derechos humanos, e estado de derecho y un tratamiento *usto e igua de os ciudadanos.
+a capacidad de os go'iernos para suministrar ser.icios a os ciudadanos est2 'asada en a
caidad y disponi'iidad de sus documentos.
+os documentos proporcionan prue'as documentaes con&ia'es y precisas, sin as cuaes
ning/n go'ierno puede rendir cuentas de sus decisiones y de sus actos. Adem2s os
documentos 'ien administrados pueden proporcionar una restricci#n e&iciente en &unci#n de
su costo de ma uso de os recursos de go'ierno. +a pre.enci#n de &raudes mediante e
mantenimiento de documentos precisos y 4ue pueden ser e7aminados es m2s 'arata 4ue e
costo de a corrupci#n o de en*uiciamiento.
+os documentos proporcionan os testimonios compro'a'es 4ue os &uncionarios,
auditores, ciudadanos interesados y representantes eegidos necesitan a in.estigar e
desempe3o de as organi"aciones gu'ernamentaes. Eos prue'an e cumpimiento o e
incumpimiento de as eyes, as regas y os procedimientos. +os documentos, y as prue'as
4ue contienen son os medios por os 4ue os go'iernos pueden crear un cima de con&ian"a
y demostrar e compromiso de atender a as necesidades de os ciudadanos.
+as naciones est2n reconociendo e .aor de os documentos administrati.os y os de .aor
archi.0stico para de&inir y cuti.ar una identidad naciona y para esta'ecer sociedades
'asadas en e conocimiento. E es&uer"o 4ue hacen agunas sociedades para destruir ciertos
documentos (como ha ocurrido, por e*empo, en %ierra +eona, )am'odia y >oso.o! es una
prue'a de poder 4ue tienen os documentos como a 'ase de conocimiento de una
sociedad.
0 NKUQ SUCEDE CUANDO LOS SISTEMAS DE
DOCUMENTOS NO FUNCIONANO
)uando os sistemas de documentos de sector p/'ico se coapsan o no &uncionan con
e&iciencia hay consecuencias gra.es para e go'ierno y para os ciudadanos?
+os &uncionarios se .en o'igados a tomar decisiones sin contar con a .enta*a de os
antecedentes o de a memoria instituciona5 a in&ormaci#n so're a cua de'en 'asarse
as decisiones y as acciones de go'ierno se ha perdido.
+os recursos se desperdician ya 4ue os documentos 4ue ya no se re4uieren siguen
guard2ndose5 e persona pierde e tiempo en '/s4uedas in&ructuosas de documentos
4ue no pueden ser haados.
+os &raudes no pueden ser demostrados, y no es posi'e reai"ar in&ormes y auditor0as
signi&icantes.
+as acciones de go'ierno no son transparentes.
+os proyectos de automati"aci#n &aan por4ue contienen datos 4ue no son con&ia'es.
+os ciudadanos no pueden e7igir sus derechos o protegeros, ni pueden ser amados a
cumpir sus de'eres y sus o'igaciones.
+os ciudadanos no pueden hacer una contri'uci#n in&ormada a proceso de go'ierno.
+a memoria coecti.a de a naci#n se menosca'a.
-no de os retos de nuestro tiempo es asegurar 4ue de a masa de datos e in&ormaci#n
creada en pape y en &orma eectr#nica, sea posi'e o'tener prue'as con&ia'es de
transacciones econ#micas y 4ue taes prue'as sean accesi'es y se eiminen con e&icacia
cuando ya no sean necesarias.
+os e&ectos de mantenimiento de documentos de&iciente pueden iustrarse en reaci#n con
pr2cticamente cua4uier es&era de acti.idad de go'ierno. +as consecuencias 4ue
mencionamos a continuaci#n son agunas de as 4ue se de'en, por e*empo, a un sistema de
archi.o ma estructurado?
separaci#n de papees reacionados de suerte 4ue a in&ormaci#n en os e7pedientes es
incompeta5
tiempo 4ue pierden os &uncionarios de acci#n y e persona de documentos en encontrar
y recuperar documentos5
me"ca de documentos importantes con materiaes e7tra3os de suerte 4ue es di&0ci usar
un e7pediente5
me"ca de asuntos sin ninguna reaci#n en e mismo e7pediente de modo 4ue a
secuencia de un asunto es di&0ci de seguir5 demandas incompati'es de &uncionarios de
acci#n para usar e mismo e7pediente5
t0tuos de e7pedientes am'iguos 4ue e.an a archi.aros ma5
p6rdida de papees importante de'ida a 4ue se archi.an ma5
costos m2s ee.ados de /ties de o&icina cuando se crean documentos
innecesariamente5
di&icutades para decidir a !+"*!ci(& de os documentos
+a administraci#n de&iciente de otras categor0as de documentos causa una serie de
pro'emas di&erentes. $or e*empo, sin documentos so're e persona 4ue sean con&ia'es y
est6n competos, no se podr2 .eri&icar e derecho a una pensi#n, a paneaci#n de recursos
humanos se .er2 gra.emente a&ectada y a corrupci#n y e &raude ser2n di&0cies de
descu'rir.
3 NO HAY ATAJOS
+as acti.idades de una organi"aci#n no resutan autom2ticamente en a producci#n de
documentos precisos y utii"a'es. %e necesitan estrategias 'ien desarroadas para asegurar
4ue os documentos est2n controados y mane*ados con e&iciencia. %e necesitan tam'i6n
procedimientos y normas 'ien de&inidos para asegurar 4ue se crean y se mantienen
documentos con&ia'es, 4ue est2n disponi'es para os usuarios cuando se necesitan y 4ue
se eiminan de manera apropiada cuando ya no son necesarios.
;ay una di&undida creencia en 4ue as computadoras reso.er2n os pro'emas de
in&ormaci#n y permitir2n a as organi"aciones dar un gran sato hasta un ni.e de desarroo
mayor. %in em'argo, a tecnoog0a misma no proporciona a souci#n de os sistemas de
documentos ma gestionados. +os proyectos de automati"aci#n 4ue tienen 67ito dependen
de a disponi'iidad de documentos precisos. +os intentos por esta'ecer sistemas
automati"ados so're sistemas 'asados en pape 4ue se han coapsado o 4ue son
inadecuados conducir2n ine.ita'emente a documentos no con&ia'es y a un desperdicio de
recursos. +os documentos eectr#nicos, especiamente, necesitan ser administrados con
e&icacia para ser con&ia'es y aut6nticos y para o&recer una prue'a compro'a'e con e
tiempo.
Aun cuando os principios &undamentaes para mantener documentos en un medio
eectr#nico son os mismos 4ue en un medio de pape, as capacidades 4ue se necesitan para
administrar documentos eectr#nicos pueden ser di&erentes. +os pro&esionaes de os
documentos y os especiaistas en a tecnoog0a de a in&ormaci#n necesitan cooperar
estrechamente.
7 DE KUQ MANERA LA AUTORIDAD SUPERIOR PUEDE AYUDAR
A LOS PROFESIONALES DE ARCHIVO
%e re4uiere tiempo y es&uer"o para reestructurar sistemas de documentos ya sean
administrati.os o de .aor permanente de suerte 4ue satis&agan as necesidades .aria'es de
una instituci#n. +os sistemas nue.os de'en estar 'asados en un an2isis minucioso de as
necesidades 4ue puede entra3ar e estudio detaado de os sistemas, procesos de negocios,
a in&ormaci#n 4ue contienen os documentos y e uso 4ue se hace de esa in&ormaci#n. $ara
satis&acer as necesidades, os sistemas nue.os de'en estar cuidadosamente dise3ados de
modo 4ue todos os procesos de creaci#n, recepci#n, distri'uci#n, uso y eiminaci#n de os
documentos est6n controados e&ica"mente. -na .e" 4ue se han dise3ado os sistemas
nue.os, su apicaci#n de'er2 ser paneada mediante un programa de capacitaci#n t6cnica
de persona de documentos y una capacitaci#n en conocimientos de os usuarios de os
mismos.
$or consiguiente, os pro&esionaes de archi.o necesitan e &irme apoyo de a autoridad
superior de suerte 4ue sea posi'e dedicar tiempo y recursos adecuados en a paneaci#n y
a apicaci#n de sistemas de documentos nue.os. Esta dedicaci#n dar2 'ene&icios? a
paneaci#n y a toma de me*ores decisiones, as econom0as de costos, a e&iciencia y a
producti.idad mayores, os am'ientes de tra'a*o me*ores y mayor responsa'iidad ser2n os
resutados de as me*oras en os sistemas de conser.aci#n de documentos.
+as instituciones necesitan promo.er un am'iente en e 4ue se estimue a e&iciente gesti#n
de os documentos en todo e cico de .ida. +a autoridad superior de'e apoyar un programa
4ue incuya o siguiente?
e esta'ecimiento de un ser.icio de documentos e&iciente 4ue satis&aga as necesidades
de a instituci#n5
a promoci#n de una cutura de documentos con&ia'es y accesi'es5
e &ortaecimiento de pape de a gesti#n de documentos y de os pro&esionaes de
archi.o en a instituci#n5
e esta'ecimiento y e &ortaecimiento de as eyes, os regamentos y as po0ticas so're
documentos, como sea apropiado5
a de&inici#n y apicaci#n de normas reacionadas con os documentos5
e suministro de incenti.os para una administraci#n de archi.os me*or y una acci#n
discipinaria para e mantenimiento de documentos de&iciente.
Actiid!d 73
Bas2ndose en a in&ormaci#n proporcionada en este cap0tuo as0 como en su tra'a*o en e
.oumen? Gestin de Documentos del Sector 2#blico? 2rincipios y 'onte3to (si usted o ha
competado!, re.isen as di.ersas cuestiones de autoridad superior 4ue hemos indicado.
+uego, imagine 4ue e han pedido 4ue presente un in&orme de posici#n a a autoridad
superior so're a reestructuraci#n de sistema de documentos para 4ue &uncione con m2s
e&iciencia.
Escri'a un es'o"o de os puntos 4ue usted tratar0a en este in&orme y, si tiene tiempo, escri'a
un 're.e anteproyecto de documento. Escri'a por o menos tanto como sea necesario, para
poder esta'ecer os puntos principaes 4ue usted pantear0a. Aseg/rese de .incuar as
cuestiones generaes se3aados a4u0 con as preocupaciones espec0&icas de su propia
organi"aci#n e intente determinar situaciones particuares 4ue podr0an proponerse como
e*empo de por4u6 os sistemas de documentos de'er0an me*or y c#mo podr0an hacero.
Re#$%e&
Este )ap0tuo ha e7aminado agunas de as cuestiones principaes 4ue de'en ser
comunicadas a a autoridad superior. Estas cuestiones incuyen?
os documentos como un recurso esencia para a reai"aci#n de as acti.idades de a
instituci#n5
a importancia crucia de os documentos como prue'a de as acciones y decisiones de
go'ierno5
e .aor de os documentos para ayudar a proteger os derechos humanos5
e pape crucia de os documentos para apoyar e suministro de programas y ser.icios5
e .aor de os documentos como memoria coecti.a de a naci#n5
a necesidad de esta'ecer estrategias para asegurar 4ue se creen documentos precisos y
4ue se mantengan y sean accesi'es5
as consecuencias 4ue e coapso de os sistemas de documentos tienen para os
go'iernos y os ciudadanos5
a necesidad de 4ue os proyectos de automati"aci#n est6n 'asados en sistemas de
conser.aci#n de documentos con&ia'es5
a necesidad de un &irme apoyo de a autoridad superior de suerte 4ue sea posi'e
asignar recursos adecuados a a paneaci#n y a apicaci#n de sistemas de documentos
nue.os5
a necesidad de promo.er una cutura de gesti#n de documentos e&ica".
P*e'$&t!# de E#t$di"
1. E7pi4ue por 4u6 os documentos son un recurso crucia para una organi"aci#n.
1. Indi4ue por o menos cinco acti.idades para as cuaes se necesitan documentos.
D. E$or 4u6 os documentos son importantes para una sociedadG
8. Indi4ue por o menos siete consecuencias negati.as 4ue e coapso de os sistemas de
archi.os p/'icos tiene para e go'ierno y os ciudadanos.
H. EFu6 consecuencias tiene un sistema de documentos ma estructuradoG
I. E$or 4u6 as computadoras se .en como una souci#n de os pro'emas de conser.aci#n
de documentos y por 4u6 no son reamente una souci#nG
:. Indi4ue por o menos cinco medidas 4ue a autoridad superior podr0a apoyar para
asegurar un sistema de documentos &unciona.
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!d 73
,ran parte de tra'a*o 4ue usted ha hecho en este curso ha sido e7poner muchos
pro'emas en su instituci#n 4ue podr0an atenderse en un proyecto de reestructuraci#n.
-sted de'er2 usar esta acti.idad como una 'ase para *untar todas sus ideas so're e cuidado
de os archi.os y consoidaras en un documento es4uem2tico. =edi4ue a esta acti.idad
todo e tiempo 4ue pueda *usti&icar para preparar un resumen de as cuestiones 4ue usted
considere 4ue de'er0an atenderse y, de ser posi'e, agunos de os pasos 4ue podr0an darse
para reorgani"ar os sistemas de documentos.
Mantenga esta in&ormaci#n disponi'e mientras contin/a e estudio de resto de este
programa de estudio, ya 4ue esta acti.idad puede proporcionare una in&ormaci#n '2sica
/ti mientras procede a e7aminar cuestiones m2s espec0&icas de mantenimiento de
documentos.
G NKUQ HACER DESPUESO
Este .oumen so're Organizacin y 'ontrol de Documentos Administrativos se ha centrado
en os principios y as pr2cticas de a organi"aci#n y e contro de os documentos
administrati.os. %e ha e7aminado as cuestiones siguientes?
os conceptos de os documentos, su importancia como prue'as y sus caracter0sticas
esenciaes5
os principios generaes de a gesti#n y e mantenimiento de documentos5
c#mo os documentos administrati.os son controados en e ni.e primario por as series
documentaes5
c#mo os documentos administrati.os son controados en e ni.e secundario por e
registro, a casi&icaci#n, a inde7aci#n y e rastreo de documentos y por a
administraci#n de su .aoraci#n y su di#)"#ici(&J
a in&raestructura para un sistema de administraci#n de documentos? po0ticas,
egisaci#n, responsa'iidad, dotaci#n de persona, recursos y otras necesidades
esenciaes5
os re4uisitos de os sistemas de mantenimiento de documentos 'ien conce'idos5
os sistemas de casi&icaci#n y codi&icaci#n de e7pedientes5
a creaci#n y e contro de os e7pedientes5
e mantenimiento y uso de os e7pedientes5
a administraci#n de documentos de .aor permanente.
1 ESTABLECIMIENTO DE PRIORIDADES PARA LA ACCIN
+os principios y as pr2cticas indicados en este .oumen son &undamentaes para a gesti#n
e&iciente de os documentos administrati.os. Estos principios y estas pr2cticas proporcionan
una 'uena 'ase te#rica y pr2ctica en os procesos de esta'ecimiento o me*ora de os
sistemas de gesti#n de documentos de .aor permanente. $ero a considerar me*oras en os
sistemas de su organi"aci#n E4u6 es o 4ue se de'e hacer primeroG )ada situaci#n ser2
di&erente. En agunos casos una reestructuraci#n competa de todo e sistema documenta
en toda a organi"aci#n puede ser necesaria. En otros, agunas partes de sistema pueden
estar &uncionando 'ien y s#o agunas es&eras espec0&icas necesitan me*orar.
Actiid!d 77
Bas2ndose en e tra'a*o 4ue usted ha hecho haciendo os e*ercicios panteados E4u6
prioridades esta'ecer0a para usted mismo con e &in de estudiar m2s acerca de a
administraci#n de archi.os y de poner en pr2cticas .arias recomendaciones 4ue se hacen
a4u0G EFu6 es o 4ue usted har0a primeroG EFu6 es o 4ue har0a despu6sG E$or 4u6G
Es posi'e o&recer agunas recomendaciones generaes. E primer paso es esta'ecer un pan
de acci#n 4ue pueda reci'ir ag/n apoyo de a administraci#n superior. )onsidere a ista
siguiente de prioridades como agunas sugerencias acerca de os pasos siguientes. Es
posi'e 4ue agunas de as acti.idades indicadas se trasapen y 4ue puedan ocurrir
simut2neamente.
P*i"*id!d 14 E!+$!* +! Sit$!ci(& Act$!+
E sistema de gesti#n de os archi.os administrati.os necesitar2 ser e.auado para
determinar sus puntos &uertes y sus puntos d6'ies. Esta e.auaci#n inicia de'er2
considerar a in&raestructura de sistema. En caso de una reestructuraci#n competa, de'er2
incuir todo o siguiente?
e marco egisati.o y regamentario o, en as organi"aciones no gu'ernamentaes, e
marco de po0ticas. $or e*empo Ea'arca a egisaci#n todas as categor0as de
documentosG EAsigna responsa'iidad por os documentos durante todo su cico de
.idaG
+a unidad responsa'e de os archi.os. ETiene autoridad su&iciente para in&uir en as
po0ticas y as pr2cticas corporati.as en a gesti#n de archi.osG ETiene .0ncuos directos
con a autoridad e*ecuti.a de a organi"aci#nG ETiene capacidades pro&esionaes y
apoyo adecuadosG
$ersona de documentos. EEs su&iciente ese personaG EEst2 de'idamente capacitadoG
En caso de no estaro E4u6 capacitaci#n re4uiereG E%e necesitan manuaes nue.os y
materiaes de gu0aG
Recursos de a o&icina de documentos. EEs a acomodaci#n en a o&icina y os ugares de
guarda adecuada para satis&acer as necesidadesG EEs segura y est2 'ien mantenidaG
E;ay pro.isi#n adecuada de e4uipo y /ties de o&icina y &inanciamiento adecuado para
4ue e Archi.o Administrati.o o a unidad pueda reai"ar sus &unciones con e&icaciaG
E estatus de a pro&esi#n de archi.os. E%e toma en serio a a gesti#n de documentos y
se e da una prioridad o su&icientemente ata dentro de a organi"aci#nG %i no es as0 Ese
necesita un programa para con.encer de sus 'ene&icios como ser.icio y e7picar as
.enta*as de una 'uena pr2cticaG
P*i"*id!d 04 Re!+i5!* $& A&9+i#i# de +!# Nece#id!de#
Esta es una e7tensi#n de a $rioridad 1. E)u2 es a necesidad de cam'ioG E cam'io puede
ser necesario por .arias ra"ones? una nue.a conciencia en a organi"aci#n de a necesidad
de me*ores sistemas documentaes5 una necesidad e7terna de esta'ecer cam'ios o me*oras,
por e*empo, una necesidad nue.a de documentar ciertas acti.idades o de hacer 4ue ciertos
documentos sean accesi'es con m2s &aciidad. )on &recuencia a necesidad de cam'io
surge de'ido a nue.as &unciones o acti.idades, nue.as estructuras de a organi"aci#n o
nue.as necesidades de in&ormaci#n.
+a necesidad perci'ida de'e ser anai"ada y comprendida antes de 4ue se puedan panear y
apicar nue.os sistemas para e mane*o de os documenatos. E acance de este an$lisis de
las necesidades depender2 de acance de a cuesti#n o de pro'ema 4ue hay 4ue tratar. En
e ni.e m2s ampio puede ser necesario e7aminar e programa y as po0ticas de a gesti#n
de os documentos para toda a instituci#n. E)u2es son sus o'*eti.os y sus metas
generaesG EEs necesario de&inir y acordar una po0tica de gesti#n de archi.os nue.aG %i se
re4uieren me*oras s#o en una parte espec0&ica de sistema de gesti#n de archi.os Ecu2es
son as nue.as necesidades 4ue hay 4ue satis&acer, c#mo pueden satis&acerse y c#mo se
incorporar2n os cam'ios en os patrones de tra'a*o de a organi"aci#nG
Entre otros &actores 4ue hay 4ue considerar &iguran os siguientes?
e sistema documenta 4ue se re4uiere, es decir, os procesos, en t6rminos generaes, 4ue
se re4uieren para captar y mantener documentos adecuados. $or e*empo, puede ser
necesario un es4uema de casi&icaci#n de documentos 'asada en a &unci#n, 4ue est6
'asado en as acti.idades corrientes5 o un sistema de rastreo de e7pedientes u otros
documentos m2s con&ia'e. $ara esta'ecer as necesidades de sistema ha'r2 4ue
preguntar a os interesados so're sus o'*eti.os y opiniones.
+a estructura de persona y de a organi"aci#n 4ue se re4uiere para satis&acer as
necesidades esta'ecidas.
E apoyo y os recursos &inancieros 4ue se necesitan, taes como e4uipo y medios de
guarda.
P*i"*id!d 34 P+!&e!* - P*e)!*!* +!# MeF"*!#
%i os sistemas de documentaci#n se han coapsado, se necesitar2 un programa de
reestructuraci#n competa. E primer paso ser2 reai"ar un an2isis de sistemas
e%)*e#!*i!+e# de suerte 4ue as &unciones y as acti.idades de a organi"aci#n de a
organi"aci#n, y sus &u*os de in&ormaci#n se comprendan. %er2 preciso conocer os detaes
de a manera en 4ue os &uncionarios de acci#n crean os documentos, tienen acceso a eos
y os usan. +as decisiones so're series de documentos, sistemas de casi&icaci#n y
codi&icaci#n y re4uisitos para a retenci#n y di#)"#ici(& de os documentos se 'asar2n en e
sistema de an2isis e%)*e#!*i!+. E m#duo An$lisis de Sistemas Empresariales o&rece una
gu0a detaada.
%i se necesita una reestructuraci#n tota, ha'r2 4ue reunir una ampia .ariedad de
in&ormaci#n '2sica, ser2 preciso reai"ar una encuesta de documentos competa y ha'r2 4ue
entre.istar a persona y a os interesados principaes. E Manua 9eestructuracin del
Arc1ivo Administrativo o&rece una descripci#n paso a paso de os procesos 4ue entra3a a
reestructuraci#n. %in em'argo, a/n cuando as me*oras en os sistemas de mantenimiento de
os archi.os sean imitadas, seguir2 siendo necesario un an2isis &unciona para 4ue os
sistemas nue.os se e4uiparen con as &unciones y as acti.idades de a organi"aci#n.
P*i"*id!d 74 Dete*%i&!* +"# P$&t"# de C"&t*"+
$ara 4ue un sistema de mantenimiento de documentos sea e&ica" de'e controar os
procesos de creaci#n, recepci#n, distri'uci#n, uso y di#)"#ici(& de os documentos. E
contro se e*erce mediante una .ariedad de documentaci#n como registros, 0ndices o
registros de os mo.imientos de os documentos. %i no hay controes esta'ecidos y si taes
controes no &uncionan con e&icacia, e sistema de conser.aci#n de archi.os se coapsar2.
+a in&ormaci#n reunida en a e.auaci#n de as necesidades y en e an2isis de sistemas
e%)*e#!*i!+e# ser2 crucia a decidir d#nde de'er2n coocarse os controes y a manera en
4ue &uncionar2n. $or e*empo Ec#mo os &uncionarios necesitan tener acceso a os
e7pedientes o a otros documentos G EFu6 controes se necesitan para 4ue os documentos
puedan ser identi&icados r2pidamente con a in&ormaci#n proporcionada por os
&uncionariosG )u2ndo os documentos se mue.en entre &uncionarios Ec#mo a -nidad de
Tr2mite de'e ser in&ormada de a nue.a u'icaci#n de os mismosG
P*i"*id!d <4 E#c"'e* $& Si#te%! de C"&#e*!ci(& de D"c$%e&t"# A)*")i!d"
Es necesario 4ue as necesidades de os &uncionarios a cargo de os =ocumentos se
cono"can, os &u*os de in&ormaci#n est6n se3aados y os puntos de contro hayan sido
determinados antes de panear sistemas de conser.aci#n de documentos. %in em'argo, otros
&actores determinan a eecci#n de sistema. E conocimiento deri.ado de an2isis de
sistemas e%)*e#!*i!+e# anterior tendr2 un uso crucia a este respecto. E)#mo &uye a
in&ormaci#n en a organi"aci#nG E)#mo os &uncionarios de acci#n necesitan tener acceso a
os documentos y a a in&ormaci#n 4ue contienenG EEs necesario registrar os documentos
indi.iduaes para 4ue puedan ser identi&icados y recuperados con rapide" cuando se
soicitanG =e ser as0, es posi'e 4ue se necesiten registros de entrada y saida y un sistema
de &oiaci#n. EO es su&iciente un sistema 'asado en carpetas si a necesidad de acceso puede
satis&acerse mediante a identi&icaci#n y a recuperaci#n a mismo tiempo todos os
documentos 4ue guardan reaci#n con un tema o una acti.idad espec0&icosG
%i se re4uiere un es4uema nue.o de casi&icaci#n y codi&icaci#n, 6ste tendr2 4ue poder
mane*ar a e7pansi#n pre.ista as0 como a posi'iidad de cam'io de a organi"aci#n. $or
e*empo Epueden os documentos reacionados con &unciones aut#nomas ser separados
&2cimente si hay a posi'iidad de una reorgani"aci#n de as responsa'iidadesG En un ni.e
m2s &unciona Epermitir2n as reglas de es4uema de casi&icaci#n y codi&icaci#n 4ue se
asignen n/meros de re&erencia 4ue sean #gicos y singuaresG
%#o en esta &ase ser2 posi'e tomar decisiones so're si os sistemas automati"ados o de
pape, o una com'inaci#n de am'os, pueden proporcionar a souci#n.
P*i"*id!d =4 C!)!cit!ci(& - T"%! de C"&cie&ci!
Antes de 4ue as me*oras se pongan en pr2ctica, tanto e persona de documentos como os
usuarios de os mismos de'en tener una comprensi#n ca'a de os sistemas y
procedimientos nue.os. +os nue.os sistemas no podr2n &uncionar si e persona pertinente
no est2 &amiiari"ado con eos y pueden tomar as medidas 4ue se necesitan. %in em'argo,
a capacitaci#n no se en&ocar2 soamente a os aspectos t6cnicos de os procedimientos
nue.os. E cam'io no siempre es 'ien reci'ido. $or consiguiente, ser2 necesario e7picar as
ra"ones de cam'io y as .enta*as 4ue proporcionar2 pues, de no hacero, se correr2 e
riesgo de 4ue os &uncionarios no cooperen penamente en os sistemas nue.os.
+os programas de capacitaci#n se panear2n con cuidado. +os cam'ios &undamentaes, por
e*empo, un nue.o sistema de archi.ado, tendr2 4ue ser e7picado y de'atido con todos os
usuarios de mismo. Esto se puede hacer mediante una serie de seminarios de toma de
conciencia en os 4ue considerar2n as ra"ones para a introducci#n de ese sistema nue.o
as0 como as necesidades de os &uncionarios de acci#n. +as sesiones de preguntas y
respuestas despu6s de una presentaci#n m2s &orma son particuarmente /ties.
+a capacitaci#n de persona de documentos se concentrar2 m2s en os detaes de os
procedimientos nue.os y, a mismo tiempo, e7picar2 e conte7to y as ra"ones de cam'io.
;a'r2 4ue ea'orar manuaes 4ue documenten e sistema nue.o. Es esencia 4ue durante e
programa de capacitaci#n se disponga de un manua y de otro materia de gu0a esencia.
0 OBTENCIN DE AYUDA
Muchas instituciones, particuarmente en pa0ses con recursos imitados, tienen poco acceso
a recursos para a a'or archi.0stica. %in em'argo, hay ugares a os 4ue usted puede acudir
a o'tener m2s in&ormaci#n o ayuda. A continuaci#n damos os nom'res y as direcciones de
organismos con os 4ue podr2 esta'ecer contacto para o'tener ayuda.
9efirase tambin a la seccin de Recursos
Adicionaes ue acompaDa al programa de
estudioO incluye informacin sobre una serie de
recursos&
Organi"aciones Internacionaes
I&te*&!ti"&!+ C"$&ci+ "& A*c;ie# LICAM
IK, rue des 9rancsCBourgeois
:HKKD $ar0s, 9rancia
Te? [DD K 1 8K 1: ID KI
9a7? [DD K 1 81 :1 1K IH
emai? icaeica.org
Ae'site? http?@@AAA.ica.org@
E Internationa )ounci on Archi.es es a organi"aci#n pro&esiona, internaciona y no
gu'ernamenta 4ue representa os intereses de os archi.os y os archi.istas en todo e
mundo. %us o'*eti.os son &omentar a preser.aci#n, e desarroo y e uso de egado
archi.0stico de mundo. E I)A agrupa administraciones de archi.os nacionaes,
asociaciones de archi.istas pro&esionaes, archi.os regionaes, ocaes y otros as0 como
archi.istas indi.iduaes.
Ramas Regionaes?
A+A R Asociaci#n +atinoamericana de Archi.os
Asociaci#n +atinoamericana de Archi.os es a rama i'eroamericana de )IA 4ue reune
archi.os nacionaes y generaes, asociaciones de archi.istas, archi.os regionaes, ocaes y
miem'ros indi.iduaes.
Es presidida por?
%ara ,on"2e" ;ern2nde"
=irectora ,enera
Archi.o ,enera de a <aci#n
)ra. I <J IC91
Bogot2
)oom'ia
Te6&ono? H: 1 DD: D1 11
9a7 ? H: 1 DD: 1K 19
aaearchi.ogenera.go..co
ARBI)A R Rama Regiona fra'e
)ARBI)A R Rama Regiona de )ari'e
)E<ARBI)A R Rama Regiona de f&rica )entra
EA%TI)A R Rama Regiona de Asia Orienta
$ARBI)A R Rama Regiona de $ac0&ico
%ARBI)A R Rama Regiona de Asia %udorienta
%YARBI)A R Rama Regiona de Asia %udoccidenta
YARBI)A R Rama Regiona de A&rica Occidenta
Actiid!d 7<
A.erig`e si su instituci#n tiene aguna in&ormaci#n so're aguno de os organismos
mencionados anteriormente. EReci'e su organi"aci#n pu'icaciones, participa en
con&erencias o reuniones o tra'a*a de aguna otra manera con cua4uiera de estos gruposG
A su *uicio Econ cu2es grupos de'er0a considerar su instituci#n comunicarse primero, si es
4ue considera hacero, y 4u6 esperar0a usted ograr con eoG E)#mo esta'ecer0a usted una
reaci#n producti.aG
3 RECURSOS ADICIONALES

;ay muchas pu'icaciones disponi'es so're e cuidado de os archi.os administrati.os.
)asi todos os archi.os nacionaes de I'erom6rica editan pu'icaciones peri#dicas 4ue
pueden ser encontradas en as p2ginas Ae' de os mismos. -na de as p2ginas m2s
competas es a de Ar4ui.o <aciona de Brasi? http?@@AAA.ar4ui.onaciona.'r
Re#$%e&
Este )ap0tuo ha o&recido un panorama de todo e .oumen Organizacin y 'ontrol de
Documentos Administrativos& +uego, se ha considerado como esta'ecer prioridades de
acci#n y ha sugerido 4ue as prioridades de acci#n principaes son as siguientes?
$rioridad 1? e.auar a situaci#n actua
$rioridad 1? reai"ar un an2isis de as necesidades
$rioridad D? panear y preparar as me*oras
$rioridad 8? determinar os puntos de contro
$rioridad H? escoger un sistema de mantenimiento de documentos apropiado
$rioridad I? capacitaci#n y toma de conciencia.
+uego, se ha indicado maneras de encontrar m2s in&ormaci#n o de o'tener ayuda en as
cuestiones de documentos.
P*e'$&t!# de E#t$di"
E7pi4ue con sus propias paa'ras por 4u6 as prioridades propuestas en esta ecci#n
se o&recen en ese orden.
Indi4ue dos de as organi"aciones mencionadas en esta ecci#n 4ue usted escoger0a
para esta'ecer contacto primero y e7pi4ue por 4u6.
Indi4ue dos de as pu'icaciones mencionadas en esta ecci#n 4ue usted ad4uirir0a
primero y e7pi4ue por 4u6.
Actiid!de# - C"%e&t!*i"#
Actiid!d 77
)ada instituci#n se encontrar2 en una etapa de desarroo di&erente por o 4ue respecta a
a administraci#n de archi.os. As0 mismo, cada persona tendr2 un ni.e di&erente de
conocimientos de as cuestiones de documentos. Es importante estudiar os materiaes
'2sicos primero y &amiiari"arse con os principios y conceptos principaes antes de
e7poraros con coegas o de eer te7tos m2s compe*os. %in em'argo, e contacto con
coegas y e acceso a otra iteratura es /ti y a participaci#n en asociaciones
pro&esionaes es una manera de ampiar sus hori"ontes y os de su instituci#n.
Actiid!d 7<
%i os recursos son imitados ser2 sensato comunicarse con organi"aciones
internacionaes primero, ya 4ue a menudo 6stas o'tienen y &itran in&ormaci#n de
asociaciones nacionaes o regionaes. As0, una in&ormaci#n muy /ti pasa a su
organi"aci#n mediante e grupo internaciona, o cua economi"a recursos a todos.
Tam'i6n es aconse*a'e centrarse en a in&ormaci#n so're administraci#n de archi.os
antes de o'tener pu'icaciones o in&ormaci#n especiai"adas.
Actiid!d 7=
)omo mencionamos en reaci#n con a Acti.idad 1, es importante empe"ar con a
in&ormaci#n genera y asegurarse de 4ue se cuenta con una 'uena 'i'ioteca de recursos
de pu'icaciones de introducci#n a tema antes de desarroar una 'i'ioteca m2s
especiai"ada.
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