Вы находитесь на странице: 1из 64

MANUAL DE

CONTRATACION DEL
FONDO DE SERVICIOS
EDUCATIVOS




Acuerdo 07 de 06 de junio de 2014 del Consejo Directivo

INSTITUCION EDUCATIVA SANTA TERESITA
ARAUCA - ARAUCA
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

1

ACUERDO No. 007
(Del 06 DE JUNIO DE 2014)

Por medio del cual se MODIFICA EL MANUAL DE CONTRATACION de la Institucin Educativa Santa
Teresita.

El Consejo Directivo de la Institucin Educativa Santa Teresita del municipio de Arauca (Arauca), en uso de
las atribuciones que le confiere la Ley 115 de 1994, la Ley 715 de 2001 y el Decreto reglamentario 4791 de
2008,

CONSIDERANDO:

a. Que es funcin del Consejo Directivo tomar las decisiones que afecten el funcionamiento de la
institucin, excepto las que sean competencia de otra autoridad.

b. Que la Ley 715 de 2001 en su artculo 13 inciso 1 establece que todos los actos y contratos que tengan
por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de Servicios
Educativos se harn respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad y se
harn con el propsito fundamental de proteger los derechos de los nios y de los jvenes, y de
conseguir eficacia y celeridad en la atencin del servicio educativo, y economa en el uso de los recursos
pblicos.

c. Que la Ley 715 de 2001 en su artculo 13 inciso 2 establece que los actos y contratos celebrados en los
Fondos de Servicios Educativos de cuanta superior a 20 salarios mnimos mensuales se regirn por las
reglas de la contratacin estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza y las circunstancias en las que
se celebren.

d. Que la Ley 715 de 2001 en su artculo 13 inciso 4 establece que con estricta sujecin a los principios y
propsitos enunciados en el primer inciso del artculo 13 y a los reglamentos de esta Ley, el Consejo
Directivo de cada establecimiento podr sealar, con base en la experiencia y en el anlisis concreto de
las necesidades del establecimiento, los trmites, garantas y constancias que deben cumplirse para que
el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que
deban registrarse en el Fondo, y cuya cuanta sea inferior a veinte (20) salarios mnimos mensuales. El
Consejo puede exigir, adems, que ciertos actos o contratos requieran una autorizacin suya especfica.

e. Que el artculo 5 del Decreto 4791 de 2008 en su numeral 6) establece como funcin del Consejo
Directivo reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas para toda
contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes.

f. Que es funcin del Consejo Directivo en concordancia con el artculo 5 del Decreto 4791 de 2008 en su
numeral 5) determinar los actos y contratos que requieran su autorizacin expresa.

g. Que es responsabilidad del Rector de la Institucin Educativa, en concordancia con el artculo 6 del
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

2
Decreto 4791 de 2008 numeral 4) celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los
gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de acuerdo con el Flujo de Caja y el
plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorera.

h. Que el artculo 17 del Decreto 4791 de 2008 establece que la celebracin de contratos a que haya lugar
con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujecin a lo dispuesto en
el estatuto contractual de la administracin pblica, cuando supere la cuanta de veinte (20) salarios
mnimos legales mensuales vigentes.

i. Que el Estatuto Contractual de la Administracin Pblica se encuentra conformado por la Ley 80 de
1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y
contratacin pblica.

j. Que el Gobierno Nacional a travs del Decreto 4170 de 2011 cre la Agencia Nacional de Contratacin
Pblica Colombia Compra Eficiente como ente rector de la contratacin pblica para desarrollar e
impulsar polticas pblicas y herramientas orientadas a asegurar que el sistema de compras y
contratacin pblica obtenga resultados ptimos en trminos de la valoracin del dinero pblico a travs
de un proceso transparente.

k. Que la Agencia Nacional de Contratacin Pblica expidi de conformidad con el Decreto 1510 de 2013
artculos 4, los diferentes manuales que trazan los lineamientos generales que aplican a los diferentes
procesos establecidos, entre ellos: i) Lineamientos generales para la expedicin de manuales de
contratacin; ii) Manual de la modalidad de seleccin de mnima cuanta;

l. Que la Institucin Educativa Santa Teresita mediante el Acuerdo No. 010 del 30 de agosto de 2011
modific el manual de contratacin de conformidad con lo establecido en el Decreto 0734 de 2012 el
cual fue derogado en su totalidad por el Decreto 1510 de 2013, razn por la cual es necesario ajustar
nuevamente el manual de conformidad con el artculo 160 del mismo y las diferentes guas expedidas
por Colombia Compra Eficiente.

m. Que por lo anteriormente expuesto,


ACUERDA:

CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIN

ARTICULO 1 NATURALEZA JURDICA DE LA INSTITUCIN Y UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DEL
ESTADO. La Institucin Educativa Santa Teresita, es una institucin educativa de carcter oficial
perteneciente a la Secretara de Educacin del Departamento de Arauca, cuya misin se comporta con toda
fidelidad al mando de la Constitucin Poltica que reza: Son fines esenciales del Estado: servir a la
comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitucin.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

3
La Institucin Educativa Santa Teresita, tiene como visin para el ao 2015 Ser la Institucin lder en la
formacin social integral, propiciadora de una elevada calidad de vida, impulsora del desarrollo tecnolgico, la
creatividad, el pensamiento crtico y el comportamiento espiritual Teresiano.

ARTCULO 2 MODELO CONTRACTUAL DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA. El modelo contractual de la
Institucin Educativa se encuentra soportado en los principios de la Constitucin Poltica, la contratacin
estatal y la funcin pblica, buscando que el resultado de las actividades desarrolladas con la aplicacin del
Modelo Contractual incremente la optimizacin de los recursos y potencie las herramientas de vigilancia y
control de la actividad contractual y administrativa, facilitando la participacin de los diferentes actores
contractuales.

El presente manual servir de gua de gestin y orientacin en el desarrollo de la actividad contractual,
buscando que la adquisicin de bienes y servicios para el cumplimiento de los fines de la Institucin Educativa
se realice con los ms altos niveles de eficiencia y celeridad, teniendo en cuenta que el xito del proceso se
logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas y con la
coordinacin entre las diferentes dependencias o servidores que participan en el mismo.

ARTCULO 3 MARCO NORMATIVO. El manejo pre-contractual, contractual y post-contractual se ceir al
siguiente marco normativo:

Constitucin Poltica de 1991, artculos 83, 84, 86, 88, 90,150, 209, y 333 entre otros.
Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Publica.
Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos.
Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin
pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.
Ley 715 de 2001, captulo III artculos 11, 12, 13 y 14.
Ley 734 de 2002, mediante la cual se expide el cdigo disciplinario nico.
Decreto 4791 de 2008 por el cual se reglamentan parcialmente los artculos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715
de 2001 en relacin con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos estatales.
Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica artculo
94 Mnima cuanta.
Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trmites innecesarios existentes en la administracin pblica.
Decreto 1510 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacin pblica.

ARTCULO 4 PRINCIPIOS DE CONTRATACION. Los procesos contractuales que realice la Institucin
Educativa se regirn por los principios consagrados en la Constitucin Poltica y la ley, ellos son:

Principio de transparencia. En la contratacin que efecte el Fondo de Servicios Educativos de la
Institucin Educativa se garantizar la imparcialidad y por consiguiente la escogencia objetiva de los
contratistas, por lo tanto, la escogencia se efectuar siempre con arreglo a las modalidades de seleccin del
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

4
contratista establecidas en la Ley 1150 de 2007 y en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 para los contratos
superiores a 20 smmlv y para los inferiores se sujetar a lo establecido en el presente manual. Las
actuaciones de la administracin del Fondo de Servicios Educativos sern pblicas y los expedientes que las
contengan igualmente sern abiertos al pblico, observndose los requerimientos definidos en el Estatuto
General de Contratacin de la Administracin Pblica.

Principio de economa. En la actuacin contractual que realice el Fondo de Servicios de la Institucin
Educativa se observar rigurosamente los principios de celeridad y eficacia eliminando trmites innecesarios,
adoptando mecanismos y procedimientos giles, existiendo partidas y disponibilidad presupuestales y la
aprobacin de reservas y compromisos y garantizndose que la institucin educativa escoger la propuesta
ms favorable.

Principio de responsabilidad. La contratacin que efecte el Fondo de Servicios Educativos se basar en
la bsqueda del cumplimiento de los fines de la contratacin, la vigilancia de la correcta ejecucin del contrato
y la proteccin de los derechos de la institucin educativa, el contratista y de los terceros que puedan verse
afectados por la ejecucin del contrato, sin embargo, la responsabilidad no slo ser para la institucin
educativa sino tambin para el contratista, asesores e interventores.

Principio de imparcialidad. La contratacin del Fondo de Servicios Educativos se har con rectitud,
equidad, neutralidad, objetividad, ecuanimidad y legitimidad, oponindose rotundamente a la subjetividad,
parcialidad, tendenciosidad, arbitrariedad y al exclusivismo.

Principio de eficiencia. La contratacin que efecte el Fondo de Servicios Educativos de la Institucin
Educativa apuntar hacia la solucin de las necesidades de la institucin educativa en la bsqueda del
alcance de su misin y su visin, de los objetivos estratgicos y el alcance del perfil del estudiante, para lo
cual garantizar la competencia, la igualdad y la pulcritud y nitidez de los procedimientos utilizados.

Buena fe. Los procesos que se surtan con ocasin de la contratacin deben ceirse a los postulados de la
buena fe, la cual se presume en todas las actividades que se adelante.

Planeacin. Toda contratacin que realice la Institucin Educativa debe responder a una planeacin previa,
encaminada al cumplimiento del objeto contratado, fundamentndose en planes, programas o proyectos,
estudios de mercadeo y presupuestos previos.

Calidad. Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratacin, controlar la calidad de los bienes y
servicios que se obtengan como resultado de la ejecucin de los respectivos compromisos. En este sentido,
se exigir que los bienes y servicios adquiridos se ajusten a los requisitos mnimos previstos en las normas
tcnicas obligatorias de carcter nacional o aquellos establecidos previamente por la Institucin Educativa.

Celeridad. Las normas y procedimientos establecidos en este manual deben ser utilizados como un medio
para agilizar las decisiones y para que los trmites de la contratacin se cumplan con eficiencia y eficacia.

ARTCULO 5 COMPETENCIA PARA CONTRATAR. A pesar que la Institucin Educativa, es un
establecimiento sin personera jurdica, la competencia para celebrar los actos y contratos en la Institucin
Educativa con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativo, le corresponder al Seor Rector quien
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

5
es el ordenador del gasto de conformidad con los artculos 4 y 6 del Decreto 4791 de 2008 en consonancia
con la Ley 715 de 2001 artculo 13 inciso 3 y dentro de los lmites y las condiciones que fija el presente
Manual de Contratacin.

ARTCULO 6 RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. El Rector y los contratistas respondern por sus
actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones que sean contrarios a los principios de la contratacin y
administracin pblica as como a sus deberes, por lo que respondern civil, penal, fiscal y disciplinariamente.
De acuerdo con la accin de repeticin responden con su propio patrimonio.

Por virtud de la Ley 734 de 2002 la responsabilidad disciplinaria y fiscal se extiende en determinado grado a
los particulares que contratan con el Estado.

ARTCULO 7 TERMINOS GENERALES DEL PROCESO DE CONTRATACION EN LA INSTITUCIN
EDUCATIVA: El Consejo Directivo establece que:

1. En virtud de los principios y propsitos de la funcin administrativa (igualdad, moralidad, imparcialidad y
publicidad) de conformidad con la Ley 715 de 2001 artculo 13 inciso 4 y el Decreto 4791 de 2008
reglamentar todos los actos y contratos que celebre la Institucin Educativa de cuanta inferior a 20
salarios mnimos mensuales legales vigentes.

2. Para los procesos contractuales de cuanta superior a 20 salarios mnimos mensuales, de conformidad
con la Ley 715 de 2001 artculo 13 inciso 2 y el Decreto 4791 de 2008 artculo 17, aplicar el Estatuto
General de Contratacin de la Administracin Pblica (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto
1510 de 2013 y todas las guas, manuales, circulares y dems lineamientos que expida la Agencia
Nacional de Contratacin Colombia Compra Eficiente).

ARTCULO 8 CONTRATACIN DE ASESORA PROFESIONAL. Teniendo en cuenta que en la Institucin
Educativa no cuenta con personal profesional calificado que oriente y apoye los diferentes procesos
contractuales en sus diferentes reas, para el caso de la seleccin abreviada, contratacin directa y/o
licitacin pblica, la Institucin Educativa podr contratar un profesional con experiencia en el rea que se
requiera que brinde apoyo en el diseo y elaboracin de los diferentes documentos y acompae el proceso en
sus diferentes etapas.

ARTICULO 9. PROHIBICIN DE LA CONTRATACIN DIRECTA EN PERIODO ELECTORAL. De
conformidad con lo establecido en la Ley 996 de 2005, la Institucin Educativa no podr hacer uso de la
modalidad de seleccin de contratacin directa ni de contratacin inferior a 20 smmlv (procedimiento para
contratacin de 0 a 10 smmlv) por mera solicitud de cotizaciones dentro de los cuatro (4) meses anteriores a
las elecciones presidenciales, por lo tanto, de requerir realizar una contratacin en esta poca deber
realizarla a travs de invitacin pblica de conformidad con lo establecido para la contratacin superior a 10
smmlv y dems modalidades que aplican invitacin pblica.

Para las dems elecciones distintas a las presidenciales, incluidas las elecciones atpicas, podr celebrarse
contratacin directa y contratacin inferior a 20 smmlv (procedimiento para contratacin de 0 a 10 smmlv) por
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

6
mera solicitud de cotizaciones pero no celebrar contratos o convenios interadministrativos cuando ejecuten
recursos pblicos, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.

Entindase por contratacin directa, toda aquella contratacin que se realiza sin convocatoria o invitacin
pblica.

ARTCULO 10 - MODALIDADES DE SELECCIN: De conformidad con la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791
de 2008 y el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica la seleccin del contratista que
efecte la Institucin Educativa se realizar mediante las siguientes modalidades de seleccin que regularn
la contratacin que efecte la Institucin Educativa:

1. Rgimen especial: Contratacin inferior a 20 smmlv (Ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008 y manual
de contratacin).
2. Contratacin de Mnima cuanta.
3. Contratacin Directa.
4. Seleccin abreviada.
5. Licitacin pblica.

ARTICULO 11. PUBLICACIN. Con el fin de dar cumplimiento a los principios de publicidad y transparencia
la Institucin Educativa publicar sus procesos contractuales as:

Publicar en el SECOP todos los procesos contractuales iguales o superiores a 20 smmlv de
conformidad con lo establecido en el artculo 19 del Decreto 1510 de 2013.

Publicar en la pgina web de la Institucin o en la cartelera principal de la Institucin los documentos
correspondientes a los procesos contractuales cuya cuanta sea inferior a 20 smmlv en la forma definida
en el numeral 16.3 del presente manual; y

Publicar en el SECOP todos los contratos celebrados de cuanta inferior a 20 smmlv como actividad
contractual en la modalidad de rgimen especial, de acuerdo a lo establecido por Colombia Compra
Eficiente.

ARTICULO 12. EXCEPCIONES: Se exceptuarn del cumplimiento del proceso contractual las erogaciones
que realice el Fondo de Servicios Educativos de la Institucin Educativa, por concepto de servicios pblicos,
gastos de viaje y viticos, gastos bancarios y desembolsos a travs de la caja menor, por cuanto no
constituyen contratacin y los terceros no poseen la calidad de contratistas sino de entidad pblica y/o
servidor pblico en comisin.

CAPITULO II. PLANEACIN CONTRACTUAL

ARTICULO 13 PLANEACION CONTRACTUAL: El rector ser quien ejecuta el presupuesto y deber
ceirse a lo dispuesto y aprobado en el Plan Anual de Adquisiciones de conformidad con lo establecido en el
en el Presupuesto, el Flujo de Caja y el Plan de Mejoramiento Institucional con el fin de dar cumplimiento a los
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

7
artculos 5, 6, 10 y 11 del Decreto 4791 de 2008.

13.1 EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Es el documento en donde se proyectan los bienes, servicios y obras que requiere contratar la Institucin
Educativa para la respectiva vigencia y sirve como herramienta para adelantar el seguimiento a la satisfaccin
de las necesidades y a sus niveles de servicio. Es el mismo programa general de compras al que se refiere el
pargrafo 1 del artculo 11 del Decreto 4791 de 2008, el plan general de compras al que se refiere el artculo
74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto.

La planeacin de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Mejoramiento Institucional, pero se va
perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual, el Presupuesto Anual y el Flujo de
Caja, guardando estricta coherencia con estos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al
detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios previos de cada proceso contractual.

13.1.1 Elaboracin. Las personas encargadas en la Institucin Educativa de la proyeccin y elaboracin del
Plan de Adquisiciones Anual son el Rector y el(a) tesorero(a) con apoyo del almacenista y dems personal
que se requiera.

Los insumos para realizar el Plan de Adquisiciones Anual es el Plan de Mejoramiento Institucional, el Plan
Operativo Anual, el proyecto de presupuesto de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de
funcionamiento e inversin; con el fin de que las adquisiciones estn articuladas con los objetivos de la
institucin. De igual manera para su preparacin, se recolecta informacin de diferentes fuentes: Necesidades
sentidas por el personal de la institucin, informacin histrica, bases de datos, variacin de los precios u
otros datos necesarios para hacer la proyeccin de cifras, que permitan formular el plan lo ms ajustado a la
realidad, respetando los principios de economa y eficacia contemplados en la norma, en busca de la
estandarizacin y consistencia en las adquisiciones.

De conformidad con lo establecido en el artculo 4 del Decreto 1510 de 2013 y teniendo en cuenta la Gua
para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones expedido por Colombia Compra Eficiente, en el Plan Anual de
Adquisiciones se deben incluir:

1. La declaracin estratgica: Nombre de la Institucin, direccin, telfono, pgina web, la misin y la
visin, la perspectiva estratgica (incluyendo proyectos claves, informacin til para posibles
proveedores, polticas y programas previstos para el ao para el cual es elaborado el Plan Anual de
Adquisiciones y presupuesto anual), informacin de contacto, valor total del Plan Anual de
Adquisiciones, Lmite de contratacin de menor cuanta, lmite de contratacin de mnima cuanta y
fecha de ltima actualizacin del Plan Anual de Adquisiciones.

2. Todos los bienes, obras y servicios que se requiere contratar y que se han identificado
plenamente, los cuales debern estar enumerados utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de
Naciones Unidas con el mximo nivel posible de descripcin de este clasificador (el clasificador se
encuentra en la pgina de Colombia Compra Eficiente). Adems se deber indicar el valor estimado del
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

8
contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Institucin pagar el bien, obra o servicio, la
modalidad de seleccin del contratista y la fecha aproximada en la cual se iniciar el proceso de
contratacin.

3. Las necesidades que ha identificado pero que desconoce el producto preciso que las satisface,
caso en el cual debe incluir la descripcin de la necesidad y los posibles cdigos de los bienes y
servicios que podran suplir la necesidad.

La Institucin Educativa adoptar el modelo de Plan Anual de Adquisiciones establecido por Colombia
Compra Eficiente en la Gua para Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

13.1.2 Anlisis y adopcin. El Plan Anual de Adquisiciones despus de su elaboracin, deber ser llevado
ante el Consejo Directivo para su anlisis, respectivos ajustes y adopcin del mismo, a travs de un Acuerdo.

13.1.3 Publicacin. La Institucin Educativa debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las
actualizaciones del mismo en su pgina web y en el SECOP antes del 31 de enero de cada ao y actualizarse
por lo menos una vez al ao.

13.1.4 Ejecucin. Las personas encargadas en la Institucin Educativa de la ejecucin del Plan de
Adquisiciones Anual son el Rector y el(a) tesorero(a). Todo proceso contractual que se inicie deber estar
incluido en este (pargrafo 1 artculo 11 Decreto 4791 de 2008), de lo contrario deber seguirse el
procedimiento para su inclusin y luego de modificarlo a travs de Acuerdo del Consejo Directivo se podr
proceder a realizar el proceso de contratacin.

13.1.5 Evaluacin y seguimiento. El Rector debe hacer seguimiento a la ejecucin del Plan Anual de
Adquisiciones en los trminos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los
ajustes correspondientes cada vez que se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte
del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir la informacin al Consejo Directivo para su
correspondiente revisin y aprobacin.



CAPITULO III. DEL PROCESO CONTRACTUAL

ARTICULO 14. Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y trmites que la
Institucin Educativa debe realizar para la adquisicin de los bienes, servicios u obras que se requieran para
el cumplimiento de sus funciones.

ARTICULO 15. ETAPA PRECONTRACTUAL. Esta etapa tiene como objetivo la planeacin y preparacin
del proceso contractual y comprende entre otros aspectos: la definicin de la necesidad que se requiere
satisfacer, el anlisis del sector, la determinacin de los requisitos habilitantes, la evaluacin del riesgo, la
definicin de la modalidad de contratacin a utilizar, las autorizaciones cuando haya lugar, entre otros;
aspectos que debern reflejarse en los estudios y documentos previos.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

9

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el
Decreto 1510 de 2013, en esta etapa se determinar la modalidad de seleccin que deba realizarse:
Contratacin inferior a 20 smmlv, Mnima cuanta, contratacin directa, seleccin abreviada o licitacin
pblica.

15.1 ESTUDIOS PREVIOS. Antes de iniciar cualquier trmite contractual la Rectora con apoyo de la
Tesorera y/o Almacn, segn defina, elaborar los anlisis sobre la necesidad del bien o servicio que se
requiera de acuerdo con el Plan de Adquisiciones Anual, as como si es conveniente y oportuno realizar la
contratacin y bajo qu requerimientos, para lo cual se diligenciar el formato de estudios previos que forma
parte de este manual y que contiene los aspectos mnimos requeridos por el Decreto 1510 de 2013
reglamentario de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007.

Sin perjuicio de lo descrito anteriormente, al estudio previo se le puede incluir todos los dems aspectos que
se considere necesarios para complementarlos, de tal manera que, los oferentes interesados, puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido, as como el de la distribucin de riesgos que la Institucin
Educativa propone y en general para que cuenten con la informacin suficiente para la ejecucin del contrato.

Los estudios y documentos previos son el primer paso de la etapa preparatoria del proceso pre-contractual y
consiste en el anlisis anticipado que realizar la institucin educativa con el fin de contar con los elementos
de juicio necesarios para establecer la mejor forma de suplir la necesidad especfica para la cual se realiza el
proceso de contratacin; tienen como objetivo comprobar: 1) La existencia real de la necesidad de adquisicin
del bien o servicio que se va a contratar y que la misma se encuentre prevista en el plan de mejoramiento
institucional, el presupuesto y el plan de adquisiciones anual; 2) Realizar el anlisis del sector y de los riesgos
que conllevan la contratacin; 3) Definir los requisitos habilitantes necesarios; 4) Establecer la existencia

En cumplimiento de los principios de planeacin y de responsabilidad, la elaboracin de los estudios previos
aplica para toda contratacin, debido a que el objetivo es proteger el patrimonio pblico de la institucin de
posibles riesgos y sobrecostos a travs del anlisis del sector, situacin que es prevista en el Decreto 1510 de
2013.

15.1.1 Elementos mnimos del estudio previo, artculo 20 del Decreto 1510 de 2013:

1. La descripcin de la necesidad que la Institucin Educativa pretende satisfacer con la contratacin. De
manera escrita y detallada se deben establecer las razones que justifican el qu, el por qu y el para qu
de la contratacin.
En este punto se debe consignar la historia del por qu se necesita contratar y lo esperado con la
contratacin a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversin de los recursos del Fondo,
como evidencia de la debida planeacin. Debe describirse la necesidad de adquirir los bienes, servicios o
de realizar el proyecto haciendo especial nfasis en los aspectos ms relevantes, que expliquen de
manera clara el entorno de la situacin y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se
estn presentando o que podran llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratacin.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

10
Responder a las preguntas de qu necesita la institucin contratar, por qu necesita contratarlo, para qu
necesita contratarlo y la relacin que existe entre la necesidad identificada y el objeto a contratar.

En este anlisis deben concretarse los siguientes aspectos:

La necesidad de la Institucin que se pretende satisfacer con la contratacin.
Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
Verificacin de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan de Adquisiciones Anual de la
Institucin o inclusin de sta a travs del ajuste respectivo.
Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus
recursos.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar. En este
punto es necesario hacer una descripcin de cmo se puede llevar a cabo la solucin de la necesidad
planteada y por qu se requiere especficamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniente
del tipo de contrato recomendado (mediante la contratacin de un bien o servicio, la ejecucin de un
proyecto o la realizacin de un estudio, diseo o prediseo).

Se deben definir los elementos esenciales del contrato, as:

a. Objeto: De manera concreta, clara, corta y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar
se debe redactar el objeto del contrato, sin incluir cantidades, fechas o lugares especficos. Se debe
evitar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.

Tambin deber establecerse el alcance del objeto contractual definiendo el lugar de ejecucin, la
poblacin beneficiaria, las fechas importantes dentro de la ejecucin del contrato y dems condiciones
de tiempo, modo y lugar en que se desarrollar el contrato.

b. Especificaciones tcnicas: Al contrario del objeto del contrato, en las especificaciones se procede a
definir de la forma ms detallada y descriptiva posible, cada uno de los bienes, servicios u obra que
se pretenden adquirir, as:

Denominacin clara, precisa y detallada del bien o servicio, estableciendo la calidad mnima y/o
los patrones de desempeo mnimos requeridos.
Codificacin del bien, servicio u obra de acuerdo con la Gua para la Codificacin de Bienes y
Servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan de
Adquisiciones Anual.
La unidad de medida.
La cantidad de bienes y/o servicios requeridos.

Igualmente, se deben definir los compromisos, declaraciones y acreditaciones que debern efectuar
los proponentes en materia tcnica, que sern verificados por la Institucin como requisito habilitante
DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el perodo de evaluacin de las ofertas.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

11

Tambin se deben establecer los servicios conexos que se requieran solicitar y que deriven del
cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y
correctivos, soportes tcnicos, entrega de manuales, atencin dentro de cierto perodo de tiempo,
instalaciones requeridas, transporte, entre otros.

c. Identificacin del contrato a celebrar: Desde la elaboracin de los estudios previos deber realizarse
el anlisis sobre la naturaleza y caractersticas del objeto a contratar, con el fin de identificar de
manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podr ser uno de los enumerados de manera
enunciativa en el artculo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y
comercial de conformidad con el artculo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del
principio de autonoma de la voluntad.

Se deber definir adems el plazo del contrato, el cual es el tiempo real y cierto, legal o
convencionalmente establecido por la Institucin en el que se espera que se cumplan las
obligaciones a cargo del contratista, especificando si corresponde a meses, das hbiles o
calendario.

Para la determinacin del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artculo 8 de la Ley
819 de 2003, la programacin, elaboracin, aprobacin y ejecucin del presupuesto de cada vigencia
fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a
satisfaccin antes del 31 de diciembre de cada anualidad.

Si es necesario, tambin se proceder a establecer las obligaciones del contrato, siendo estas los
compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios previos y
sern esenciales para el adecuado desarrollo y ejecucin del objeto contractual.

3. La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin.
En todo proceso contractual debern indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario
que justifican la seleccin del contratista, en los trminos del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 o de
conformidad con lo establecido en el presente reglamento para la contratacin inferior a 20 smmlv de
conformidad con la Ley 715 de 2001.

Es esencial la determinacin de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de seleccin,
pues el objeto del contrato, y en especial su cuanta, determinar la manera en que deba seleccionarse al
contratista.

Por lo tanto, en este punto se especificar la modalidad de contratacin que aplica para el proceso de
contratacin y las normas que lo fundamentan.

4. El valor estimado del contrato y la justificacin del mismo. Corresponde al costo econmico que
tendr el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es muy importante contar con la
elaboracin de un anlisis tcnico correcto que lo soporte, en el que deber constar la realizacin de las
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

12
comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o
condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la Institucin.

Cuando el valor del contrato est determinado por precios unitarios, la Institucin deber incluir la forma
como los calcul y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos.

Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

a. Anlisis del sector: En esta etapa la Institucin debe realizar el anlisis necesario para definir y
conocer el sector o mercado al cual pertenecen los bienes, servicios u obras que requiere, desde la
perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, tcnica y de anlisis de riesgo, teniendo en
cuenta los aspectos generales, el estudio de la oferta (Quin vende? Cul es la dinmica de
produccin, distribucin y comercializacin?) y el estudio de la demanda (Cmo han sido antes los
procesos contractuales similares realizados por la Institucin? Cmo otras entidades han realizado
contratos similares?).

b. Los estudios de costos: Con base en las especificaciones tcnicas y dems caractersticas de la
contratacin a realizar, el almacenista de la institucin educativa deber efectuar un estudio de
mercado muy completo que permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar teniendo en
cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto.

Se debern tener en cuenta dentro del clculo de los precios:

Los valores de transporte (fletes cuando haya lugar), seguros, impuestos, descuentos y dems
gastos en que deba incurrir el oferente para la entrega de los bienes o servicios.
Los costos de oportunidad, acorde con las variables de oportunidad para la adquisicin del bien o
servicio, o construccin de la obra, puede citarse la estacionalidad del bien, la saturacin de los
mercados, las bajas y alzas de los precios por diversos factores, entre otras.
Valoracin de beneficios, se tendrn en cuenta entre otros, los pagos anticipados, las
adjudicaciones parciales, las entregas parciales, ya que estas variables forman parte en la
proyeccin de precios justos.
Las condiciones del contrato tales como la forma de pago, el plazo de entrega, el lugar y sitio de
entrega, entre otras.

c. Condiciones comerciales: Se debe especificar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la
oferta, la garanta en meses del producto requerido. En la forma de pago, debe precisarse si se har
o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cmo se efectuarn los
pagos al contratista (pagos parciales, pago nico, mensual, bimensual, entre otros).

d. Imputacin presupuestal: Se deber establecer adems, el rubro del presupuesto de gastos al cual se
cargar el valor del contrato detallando el nmero del certificado de disponibilidad presupuestal que lo
respalda.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

13
5. Los criterios para seleccionar la oferta ms favorable. En cumplimiento de la seleccin objetiva del
contratista, se debern establecer criterios que sern objeto de evaluacin y clasificacin, los cuales
permitirn concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el
ofrecimiento ms favorable para la Institucin y los fines que ella busca.

Dichos criterios no podrn determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario pblico, sino acorde con
los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el
artculo 88 de la Ley 1474 de 2011. As mismo, se establecern los criterios de seleccin teniendo en
cuenta lo definido por Colombia Compra Eficiente en el Manual para Determinar y Verificar los Requisitos
Habilitantes en los Procesos de Contratacin en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del
contrato, es decir, que deber atenderse la relacin entre el contrato que se pretende celebrar y la
experiencia del proponente, su capacidad jurdica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben identificar los requisitos habilitantes que debern cumplir los proponentes y su forma
de acreditacin, teniendo en cuenta: a) el riesgo del proceso de contratacin; b) el valor del contrato objeto
del proceso de contratacin; c) el anlisis del sector econmico respectivo; y d) el conocimiento de fondo
de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

6. El anlisis de riesgo y la forma de mitigarlo. De conformidad con el artculo 4 de la Ley 1150 de 2007 y
17 del Decreto 1510 de 2013, la Institucin Educativa tiene la obligacin de realizar un anlisis que incluya
la tipificacin, valoracin y asignacin de riesgos previsibles involucrados en la contratacin. Se entiende
que constituyen riesgos involucrados en la contratacin todos aquellos eventos que pueden generar
efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso de contratacin o en la
ejecucin de un contrato.

El anlisis de riesgos previsibles se har siempre para todas las modalidades de contratacin, teniendo en
cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. En el estudio
previo se debern tipificar los riesgos que puedan presentarse durante el proceso de seleccin, la
adjudicacin y la ejecucin del contrato, con el fin de cuantificarlos y sealar al sujeto contractual que
soportar, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la
forma en que se recobrar el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

La Institucin Educativa con base en el Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo en los
Procesos de Contratacin emitido por Colombia Compra Eficiente establecer el sistema de
administracin de Riesgos.

7. Las garantas que la Institucin contempla exigir en el proceso de contratacin. Estimados los
riesgos previsibles, la Institucin Educativa establecer cmo mitigar tales riesgos de acuerdo con los
trminos previstos en el artculo 110 y siguientes del captulo I, Ttulo III del Decreto 1510 de 2013 y
dems normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

No sern obligatorias las garantas en los siguientes casos:
1. Los contratos celebrados por rgimen especial de contratacin inferior a 20 smmlv.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

14
2. Los contratos celebrados por el procedimiento de mnima cuanta.
3. Los contratos celebrados por contratacin directa.
4. Los contratos de seguros.
5. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
6. Los contratos interadministrativos.

De manera general, los mecanismos de cobertura del riesgo, que la Institucin Educativa solicite,
consistirn en plizas de seguros expedidas por compaa de seguros legalmente establecidas en
Colombia y cubrirn los siguientes riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales:

RIESGOS VALOR MINIMO
ASEGURABLE
APLICACIN Y VIGENCIA

SERIEDAD DE LA OFERTA
Equivalente al 10%
del valor total del
presupuesto oficial
En las modalidades de seleccin abreviada y licitacin pblica
con vigencia de 3 meses contados a partir de la fecha del
cierre del proceso.


CUMPLIMIENTO
Equivalente al 10%
del valor del
contrato.
Para todo contrato superior a 20 smmlv por el trmino de
ejecucin del contrato y cuatro (4) meses ms. Cubre el valor
de la clusula penal y las multas.
CALIDAD Y CORRECTO
FUNCIONAMIENTO DE LOS
BIENES Y EQUIPOS
SUMINISTRADOS
Equivalente al 20%
del valor del
contrato.
Para todo contrato de suministro de bienes devolutivos de
valor superior a 20 smmlv por el trmino de ejecucin del
contrato y cuatro (4) meses ms.


CALIDAD DE LOS SERVICIOS
Se determina de
acuerdo al objeto, el
valor, la naturaleza
y las obligaciones
Para todo contrato de servicio profesional superior a 20 smmlv
teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato por
el trmino de ejecucin del contrato y cuatro (4) meses ms.
BUEN MANEJO Y CORRECTA
INVERSIN DEL ANTICIPO
Equivalente al
100% del monto del
anticipo entregado
Para todo contrato donde se pacte anticipo sin importar el
monto del contrato, por el trmino de ejecucin de este y
cuatro (4) meses ms.
DEVOLUCION DE PAGO
ANTICIPADO
Equivalente al
100% del monto del
pago anticipado.
Para todo contrato donde se pacte pago anticipado sin
importar el monto del contrato, por el trmino de ejecucin de
este y cuatro (4) meses ms.
PAGO DE SALARIOS Y
PRESTACIONES SOCIALES E
INDEM-NIZACIONES LABORALES
Equivalente mnimo
al 5% del valor del
contrato.
Para todo contrato donde el contratista utilice personal para la
ejecucin del mismo sin importar la cuanta, por el trmino de
duracin del contrato y tres (3) aos ms.


RESPONSABILIDAD
EXTRACONTRAC-TUAL
En todo caso igual
o superior a 200
smmlv
Para contratos de obra o cuyo objeto o naturaleza pueda
generar eventuales reclamaciones de terceros con ocasin de
la ejecucin del contrato, por el trmino de ejecucin del
contrato.
ESTABILIDAD Y CALIDAD DE LA
OBRA
Equivalente al 30%
del valor total del
contrato
Para todo contrato de confeccin de obra, por cinco (5) aos
contados a partir del recibido a satisfaccin de la obra.

Estos elementos mnimos previstos se complementarn con los exigidos de manera puntual en las diversas
modalidades de seleccin, sin embargo, cuando la contratacin sea inferior a 20 smmlv o de mnima cuanta
no sern aplicables y aplicarn los definidos en la misma.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

15
El estudio previo ser el documento fundamental para la proyeccin del pliego de condiciones de los procesos
contractuales adelantados por la Institucin Educativa y se publicar en el SECOP junto con el proyecto de
pliego de condiciones, cuando se requiera de acuerdo a la modalidad.

15.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Teniendo en cuenta el anlisis del sector y el estudio de costos
realizado de acuerdo a las especificaciones tcnicas del bien o servicio a contratar, la Rectora solicitar a la
Tesorera la expedicin del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, el cual har parte integral de
los estudios previos.

15.3 AUTORIZACIONES Y/O LICENCIAS O PERMISOS. Como parte de los estudios previos, la Rectora
deber efectuar los anlisis necesarios para determinar si antes de iniciar el respectivo proceso contractual se
requieren autorizaciones, licencias o permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias
correspondientes.

15.4 REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES JURIDICOS APLICABLES A TODO PROCESO
CONTRACTUAL. Los requisitos mnimos habilitantes miden la aptitud del proponente para participar en un
proceso de contratacin como oferente y estn referidos a su capacidad jurdica, financiera, organizacional y
su experiencia. El propsito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mnimas para los
proponentes de tal manera que la Institucin pueda establecer quines estn en condiciones de cumplir con el
objeto del proceso de contratacin.

Los requisitos mnimos habilitantes jurdicos se establecen con el fin de revisar la idoneidad del
contratista y verificar su capacidad jurdica para obligarse y cumplir con el objeto del contrato. Por lo tanto, l a
Institucin Educativa en todos sus procesos contractuales exigir a los proponentes el cumplimiento de los
siguientes requisitos mnimos habilitantes jurdicos, sin perjuicio de los que sean exigidos de manera
especfica en cada modalidad:

1. Para personas naturales en caso de suministro, venta o prestacin de servicios a todo costo (diferentes
a personales o profesionales), son:

a. Fotocopia de la cdula para personas naturales.
b. Fotocopia del RUT.
c. Certificado de matrcula mercantil original con fecha de expedicin inferior a 30 das calendario.
d. Certificado de antecedentes disciplinarios (expedido por la Procuradura) con fecha de expedicin
inferior a 30 das calendario.
e. Certificado de antecedentes fiscales (expedido por la Contralora) con fecha de expedicin inferior a
30 das calendario.
f. Consulta de antecedentes judiciales (la realiza la Institucin Educativa en el portal web de la Polica
Nacional) con fecha de expedicin inferior a 30 das calendario.
g. Copia del ltimo pago de seguridad social (salud y pensin como independiente o empleador) que
deber corresponder con el mes de fecha de celebracin del contrato, siempre y cuando aplique de
conformidad con la normatividad vigente en la materia.
h. Declaracin de ausencia de inhabilidades e incompatibilidades.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

16


2. Para personas naturales que van a prestar servicios personales o profesionales, son:

a. Fotocopia de la cdula.
b. Fotocopia del RUT.
c. Certificado de antecedentes disciplinarios (expedido por la Procuradura) con fecha de expedicin
inferior a 30 das calendario.
d. Certificado de antecedentes fiscales (expedido por la Contralora) con fecha de expedicin inferior a
30 das calendario.
e. Consulta de antecedentes judiciales (la realiza la Institucin Educativa en el portal web de la Polica
Nacional) con fecha de expedicin inferior a 30 das calendario.
f. Copia del ltimo pago de seguridad social (salud y pensin como independiente) que deber
corresponder con el mes de fecha de celebracin del contrato, siempre y cuando aplique de
conformidad con la normatividad vigente en la materia.
g. Declaracin de ausencia de inhabilidades e incompatibilidades.
h. Hoja de vida en el formato de la CNSC donde conste la idoneidad y la experiencia con copia de los
respectivos diplomas o certificados de idoneidad y certificados de experiencia.
i. Copia de la tarjeta profesional (para servicios profesional).


3. Los requisitos mnimos habilitantes para personas jurdicas son:

a. Fotocopia del RUT de la persona jurdica.
b. Certificado de matrcula mercantil donde conste la representacin legal original, con fecha de
expedicin inferior a 30 das calendario.
c. Fotocopia de la cdula del representante legal.
d. Certificado de antecedentes disciplinarios para la persona jurdica y su representante legal, con fecha
de expedicin inferior a 30 das calendario.
e. Certificado de antecedentes fiscales para la persona jurdica y su representante legal, con fecha de
expedicin inferior a 30 das calendario.
f. Consulta de antecedentes judiciales para la persona jurdica y su representante legal, con fecha de
expedicin inferior a 30 das calendario.
g. Copia del ltimo pagos de seguridad social de la empresa o certificado firmado por el revisor fiscal de
estar cumpliendo con la obligacin.
h. Declaracin de ausencia de inhabilidades e incompatibilidades para la persona jurdica y el
representante legal.


Si la persona jurdica va a prestar servicios de tipo profesional o consultora debe anexar los
certificados que acrediten la experiencia y las hojas de vida de las personas que van a trabajar en
representacin de la empresa.

15.5 REGLA DE SUBSANABILIDAD: De conformidad con lo previsto en el pargrafo 1 del artculo 5 de la
Ley 1150 de 2007, en la Institucin Educativa primar lo sustancial sobre lo formal en todo proceso de
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

17
seleccin de contratistas, por lo tanto, no podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la
falta de documentos referentes a la futura contratacin o al proponente, no necesarios para la comparacin de
las propuestas que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no
constituyan los factores de escogencia establecidos por la Institucin en el pliego de condiciones.

Tales requisitos o documentos sern requeridos por la Institucin en condiciones de igualdad para todos los
proponentes hasta la adjudicacin, o hasta el momento en que la Institucin lo establezca en los pliegos de
condiciones para las modalidades de licitacin y seleccin abreviada o en los estudios previos para los
contratos inferiores a 20 smmlv y contratacin directa, sin desconocer el principio establecido en el inciso
anterior.

En ningn caso, la Institucin Educativa podr sealar taxativamente los requisitos o documentos
subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones o en la invitacin, ni permitir que se subsanen
asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias
ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

ARTICULO 16. PROCESO DE SELECCIN. La seleccin del contratista se llevar a cabo en la Institucin
Educativa a travs de la aplicacin de la respectiva modalidad de contratacin, teniendo en cuenta la
naturaleza del contrato y el monto del mismo, los procedimientos que se aplicarn correspondern de acuerdo
con la respectiva modalidad.

16.1 IDENTIFICACIN DE LA MODALIDAD A APLICAR. Para establecer la modalidad de seleccin que
aplica a la contratacin que pretenda adelantar la Institucin Educativa, se determinar por la combinacin
objeto y cuanta, as:

1. Si el objeto del contrato pertenece a algunos de los casos establecidos para contratacin directa (ver
numeral 16.2 de este Manual), sin importar el monto, se realizar a travs de la modalidad de
contratacin directa.

2. Si el objeto contractual no pertenece a la modalidad de contratacin directa y el monto es inferior a 20
smmlv se utilizarn las reglas definidas para dicha contratacin en este manual.


3. Si el monto es igual o superior a 20 smmlv e inferior al 10% de la menor cuanta (inferior a 28 smmlv) y
el objeto no pertenece a los casos establecidos para contratacin directa, se aplicar la modalidad de
mnima cuanta.

4. Si el monto es igual o superior al 10% de la menor cuanta (igual o superior a 28 smmlv) e inferior a la
menor cuanta (280 smmlv) y el objeto no pertenece a la contratacin directa, se debe analizar si el
objeto es la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn
utilizacin, en cuyo caso se aplicar la seleccin abreviada por subasta inversa.

5. Si el monto es igual o superior al 10% de la menor cuanta (igual o superior a 28 smmlv) e inferior a la
menor cuanta (280 smmlv) y el objeto no pertenece a la contratacin directa ni es la adquisicin de
bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, se aplicar la seleccin
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

18
abreviada por menor cuanta.

6. Si el monto es igual o superior a la menor cuanta (280 smmlv) y el objeto no pertenece a algn caso de
contratacin directa proceder la modalidad de licitacin pblica.

Las modalidades de seleccin establecidas por la Ley se aplican de acuerdo a los factores determinantes
relacionados con la naturaleza del objeto a contratar y la cuanta. Estas modalidades tienen procedimientos
diferentes entre s respecto de sus trminos, sus etapas y sus formalidades. Sin embargo, existen elementos
estructurales que las caracterizan, de manera que es posible identificar un esquema general dentro de su
procedimiento.

16.2 PROCEDIMIENTOS DE LA MODALIDAD DIRECTA. La Institucin Educativa aplicar la modalidad de
contratacin directa, de conformidad con la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, en los siguientes
casos sin importar la cuanta:

Para la celebracin de contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para
la ejecucin de trabajos artsticos que slo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.
Para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
Cuando no exista pluralidad de oferentes.
Para la celebracin de contratos interadministrativos.
Urgencia manifiesta.


PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIN DIRECTA
No. ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE
1 Verificar la inclusin del requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones y
solicitar la elaboracin del estudio previo.
Rectora
2 Elaborar el estudio previo conforme al contenido establecido en el artculo
15.1 del presente manual.
Tesorera con apoyo del rea
requirente
3 Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Tesorera
4 Revisar y aprobar con su firma el estudio previo. Rectora con apoyo del rea
jurdica / financiera
5 Expedir la Resolucin de justificacin de la contratacin directa en los
trminos del numeral 16.2.1
Rectora con apoyo del rea
jurdica / Financiera
6 Realizar la evaluacin de la(s) oferta(s) presentada(s) y el respectivo
informe que incluya la verificacin de la capacidad jurdica, la experiencia
y/o la capacidad financiera segn el caso
Rectora y Tesorera,
funcionario o contratista
designado para ello, sin que se
requiera de comit.
7 Elaborar la minuta del contrato de conformidad con lo establecido en el
numeral 17.1.1 de este manual.
Tesorera
8 Revisar el contrato y hacer los ajustes que se requieran. Rectora y/o rea jurdica o
asesor jurdico
9 Celebrar el contrato y solicitar las plizas que se requieran. Rectora
10 Revisin de plizas expedidas, si se han solicitado y expedicin de Tesorera
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

19
aprobacin de pliza
11 Expedicin del registro presupuestal Tesorera
12 Designacin de supervisor mediante resolucin Rectora
13 Expedicin y firma de acta de inicio para todo contrato superior a 20 smmlv Elabora: Tesorera. Firma:
Contratista y supervisor.
14 Publicacin en el SECOP del contrato celebrado. Usuario SECOP
15. Ejecucin del contrato, modificaciones y dems que se requieren. Contratista, supervisor,
tesorera y rectora.
16. Liquidacin del contrato, a la finalizacin del contrato y a ms tardar dentro
de los 4 meses siguientes.
Elabora: Tesorera
Revisa y aprueba: Rectora
Firma: Supervisor, contratista y
rector.

16.2.1 Resolucin de justificacin de la contratacin directa. Cuando proceda el uso de la modalidad de
seleccin de contratacin directa, la Rectora con apoyo del rea jurdica elaborar un acto administrativo
(resolucin) de justificacin de la misma que contendr:

1. La causal que se invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
3. El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigir al contratista.
4. El lugar en donde se podrn consultar los estudios y documentos previos.

Esta resolucin no ser necesaria para los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la
gestin (inciso 2 artculo 74 del Decreto 1510 de 2013).

16.2.2 Publicacin. En los casos de contratacin directa slo se publicar en el SECOP:

1. El acto administrativo de justificacin de la contratacin.
2. El contrato, las adiciones, prrrogas, modificaciones o suspensiones, las cesiones del contrato
previamente autorizadas por la Institucin y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se
profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a sta.
3. El acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral, cuando
hubiere lugar a ella.

16.2.3 No obligatoriedad de garantas. En la contratacin directa la exigencia de garantas establecidas en
el Decreto 1510 de 2013 no es obligatoria y ser voluntario de la Institucin Educativa exigirlas o no
dependiendo del anlisis de riesgos que se realice, lo cual deber quedar determinado en los estudios
previos.

16.2.4 Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin. Los servicios
profesionales y de apoyo a la gestin corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de
consultora que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Institucin, as como los relacionados con
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

20
actividades operativas, logsticas o asistenciales, tales como: Servicios contables, servicios jurdicos, diseo y
elaboracin de proyectos de infraestructura, digitacin, apoyo a la gestin administrativa, apoyo a la ejecucin
de proyectos, apoyo logstico de eventos, instructores, entre otros.

Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin la Institucin podr contratar
directamente con la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que
haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el rea de que se trate, sin que sea
necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual se dejar constancia, tanto en el estudio
previo, como en el anlisis de la(s) oferta(s).

Para la contratacin de trabajos artsticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales, la Institucin evidenciar dicha situacin en los estudios previos y en el anlisis de la oferta.

16.2.5 Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. Teniendo en cuenta lo
establecido en el Decreto Ley 591 de 1991, sern actividades cientficas y tecnolgicas, las siguientes:

a. La investigacin cientfica y desarrollo tecnolgico, desarrollo de nuevos productos y procesos, creacin y
apoyo a centros cientficos y tecnolgicos y conformacin de redes de investigacin e informacin.

b. La difusin cientfica y tecnolgica, esto es, informacin, publicacin, divulgacin y asesora en ciencia y
tecnologa.

c. Los servicios cientficos y tecnolgicos que se refieren a la realizacin de planes, estudios, estadsticas y
censos de ciencia y tecnologa, a la homologacin, normatizacin, metrologa, certificacin y control de
calidad; a la prospeccin de recursos, a la promocin cientfica y tecnolgica; a la realizacin de
seminarios y talleres de ciencia y tecnologa, as como a la promocin y gestin de sistemas de calidad
total y de evaluacin tecnolgica.

d. Los proyectos de innovacin que incorporen tecnologa, creacin, generacin, apropiacin y adaptacin de
la misma, as como la creacin y el apoyo de incubadoras de empresas, a parques tecnolgicos y a
empresas de base tecnolgica.

16.2.6 Cuando no exista pluralidad de oferentes. La Institucin Educativa, tambin podr contratar
directamente sin necesidad de procedimiento alguno de seleccin cuando slo exista una persona que pueda
proveer el bien o el servicio que se requiere, por ser titular de los derechos de propiedad industrial, intelectual
o los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo o cuando no existiere ms
de una persona inscrita en el registro nico de proponentes.

16.2.7 Contratos interadministrativos. La Institucin Educativa podr celebrar directamente contratos
interadministrativos con las entidades estatales sealadas en el artculo 2 de la Ley 80 de 1993, siempre que
las obligaciones del mismo tengan relacin directa con el objeto de la Institucin Educativa, para cual deber
elaborar la correspondiente resolucin de justificacin de la contratacin.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

21
Si en la realizacin del contrato interadministrativo, la Institucin Educativa compromete recursos econmicos
estos tendrn su correspondiente registro presupuestal de acuerdo con las normas orgnicas del
presupuesto.

16.2.8 Urgencia manifiesta. La Institucin Educativa podr contratar directamente cuando se encuentre
frente a una situacin de urgencia manifiesta, el artculo 42 de la Ley 80 de 1993 establece que existe
urgencia manifiesta cuando:

Se requiera atender situaciones de calamidad, desastres naturales, o de fuerza mayor.
Se requiera solucionar la paralizacin de un servicio pblico esencial a travs del suministro de bienes, la
prestacin de servicios o la ejecucin de obras.
Se requiera atender situaciones relacionadas con los estados de excepcin.

La urgencia manifiesta deber ser declarada a travs de acto administrativo expedido por la autoridad
competente y ratificada debidamente por el Rector.

Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la urgencia manifiesta, se autoriza la realizacin
de los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto de la Institucin Educativa
observando lo previsto en la Ley Orgnica del Presupuesto y en concordancia con lo establecido por la Ley 80
de 1993 en el pargrafo del artculo 42.

Cuando se presente una urgencia manifiesta dentro de lo posible se deber realizar la negociacin con el
contratista, en el cual las dos partes, se pongan de acuerdo sobre el monto y la celebracin del contrato, sin
embargo, de no ser posible porque la situacin requiere de solucin inmediata sin dilaciones, se prescindir
del escrito y an del acuerdo acerca de la remuneracin para dar inicio al contrato; de tal forma que la
contraprestacin econmica se acordar durante la ejecucin del mismo. En ambos casos, el contratista
antes o durante el proceso contractual deber constituir por lo menos la garanta de estabilidad de la obra,
buena calidad y funcionamiento.

Procedimiento para celebrar contratacin en urgencia manifiesta:

1. La rectora informa a la autoridad competente del evento que origina la urgencia y solicita su
declaracin.
2. La autoridad competente declara de la urgencia manifiesta.
3. La rectora ratifica mediante resolucin motivada la urgencia manifiesta.
4. No se requiere de ofertas.
5. Disponibilidad presupuestal.
6. Adjudicacin del contrato.
7. Elaboracin del contrato.
8. Garanta.
9. Publicacin en el SECOP del contrato y del acta de liquidacin.
NOTA: Declarada la urgencia manifiesta el contratista podr de manera inmediata iniciar la ejecucin del
contrato, previo a la celebracin del mismo.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

22

De acuerdo con el artculo 43 de la Ley 80 de 1993, posterior a la adjudicacin del contrato y su celebracin,
la Institucin Educativa enviar copia de la declaracin de urgencia manifiesta, del documento de adjudicacin
del contrato, del contrato, el expediente contentivo de los antecedentes administrativos, de la actuacin y de
las pruebas de los hechos a la Contralora Correspondiente.

El uso indebido de la contratacin de urgencia manifiesta, ser causal de mala conducta (artculo 43 de la Ley
80 de 1993).

16.3 CONTRATACIN INFERIOR A 20 SMMLV. La Institucin aplicar las siguientes reglas definidas por el
Consejo Directivo para todas aquellas adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda 20
smmlv, siempre y cuando su objeto no clasifique dentro de la contratacin directa, caso en el cual deber
efectuarse el procedimiento establecido para la misma.

Estos procedimientos son establecidos en concordancia con la facultad otorgada por el artculo 13 de la Ley
715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 al Consejo Directivo.

16.3.1 Procedimiento para contratacin de 0 a 5 smmlv

PROCEDIMIENTOS CONTRATACIN DE 0 A 5 SMMLV
No. ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE
1 Verificar la inclusin del requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones. Rectora
2 Ordenar el inicio del proceso de seleccin. Rectora
3 Solicitar mnimo dos cotizaciones para la justificacin del valor del contrato
proyectado.
Almacenista
4 Elaborar el estudio previo, conforme al contenido establecido en el
numeral 16.3.2 de este manual.
Tesorera
5 Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Tesorera
6 Aprobar con su firma el estudio previo. Rectora
7 Solicitar cotizaciones Almacenista y Rectora
8 Recepcionar las cotizaciones que lleguen realizando el respectivo
radicado.
Secretara
9 Realizar el anlisis de ofertas presentadas, utilizando como nico factor de
seleccin EL MENOR PRECIO.
Rectora.
10 Trasladar a Tesorera el anlisis de ofertas junto con las cotizaciones para
la respectiva verificacin de requisitos mnimos habilitantes jurdicos.
Rectora
11 Verificar en el proponente de menor precio el cumplimiento de los
requisitos mnimos habilitantes jurdicos establecidos en el numeral 15.4
de este manual y el cumplimiento de las condiciones tcnicas solicitadas
en el estudio previo y realizar solicitud de subsanabilidad si es necesario.
Tesorera.
12 Elaboracin y aprobacin del informe de anlisis de cotizaciones. Elabora: Tesorera
Revisa y aprueba: Rectora
13 Proyectar contrato de clusulas esenciales. Tesorera.
14 Revisar y firmar contrato de clusulas esenciales y revisar requisitos
mnimos habilitantes jurdicos.
Rectora.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

23
15 Expedicin del registro presupuestal Tesorera
16 Designacin de Supervisor, cuando se estime conveniente y se requiera, a
travs de Resolucin
Rectora
17 Publicacin del contrato en el SECOP Tesorera
17 Ejecucin del contrato, modificaciones y dems que se requieren. Contratista, rectora, tesorera y
dems
17 Acta de recibido a satisfaccin para contratos de servicios.

Elabora: Supervisin o tesorera
Revisa y aprueba: Rectora
18 Entrada de almacn para contratos de suministros. Elabora y firma: Almacenista

16.3.2 Estudio previo. La Tesorera proyectar el estudio previo que contendr:

1. La descripcin corta y clara sobre la necesidad que se requiere satisfacer.
2. Sealamiento del objeto a contratar con sus respectivas caractersticas tcnicas, el objeto deber ser
identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de conformidad con lo establecido
en el Plan Anual de Adquisiciones y con Colombia Compra Eficiente.
3. Las condiciones tcnicas exigidas.
4. El plazo de ejecucin del contrato y el tipo de contrato que realizar con su respectiva forma de pago.
5. El valor estimado del contrato, su justificacin y el certificado de disponibilidad presupuestal que
respalda la contratacin.
6. De haberse previsto las garantas exigibles al contratista.

16.3.3 Evaluacin de ofertas. La verificacin y la evaluacin de las ofertas ser adelantada por el Rector,
quien deber realizar dicha labor de manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el
presente numeral.

Factor de seleccin: Para todos los casos el factor de seleccin que se aplicar para esta modalidad es el
MENOR PRECIO. De esta manera, se realizar revisin a las ofertas para establecer cul es la de menor
precio, establecer el orden de elegibilidad y luego proceder a verificar en la oferta de menor precio el
cumplimiento de los requisitos mnimos habilitantes jurdicos establecidos en el numeral 13.4 de este Manual
y las condiciones tcnicas solicitadas en el estudio previo, observando la regla de subsanabilidad establecida
en el numeral 13.5 del presente manual.

En caso de empate a menor precio, la Rectora adjudicar a quien haya entregado primero la oferta entre los
empatados, segn el orden de entrega de las mismas.

Cuando la Institucin considere que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, segn la informacin
que se obtiene, podr requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por l
ofertado. Analizadas las explicaciones, se podr:

1. Dar continuidad de la oferta en el proceso de seleccin, cuando el valor de la misma responde a
circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

24
proponente.
2. Rechazar la oferta en el proceso de seleccin, cuando el proponente no justifique de manera objetiva las
circunstancias que le permiten ofrecer a bajo precio, lo cual puede poner en riesgo el proceso y el
cumplimiento de las obligaciones contractuales si se le adjudica el contrato a dicho proponente.

Cuando la oferta se rechace, la Rectora podr optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el
segundo mejor precio y as sucesivamente o por declarar desierto el proceso.
La Institucin podr adjudicar el contrato cuando slo se haya presentado una oferta, y sta cumpla con los
requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en el estudio
previo y se ajuste al presupuesto designado por la Institucin para dicha adquisicin.
16.3.4 Procedimiento para contratacin de 5 a 20 smmlv

PROCEDIMIENTOS DE 5 A 20 SMMLV
No. ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE
1 Verificar la inclusin del requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones. Rectora
2 Ordenar el inicio del proceso de seleccin Rectora
3 Solicitar cotizaciones para la justificacin del valor del contrato proyectado. Almacenista
4 Elaborar el estudio previo, conforme al contenido establecido en el numeral
16.3.2 de este manual.
Tesorera
5 Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Tesorera
6 Aprobar el estudio previo. Rectora
7 Proyectar la invitacin pblica conforme al contenido establecido en el
numeral 16.3.5 de este manual.
Tesorera
8 Revisar la invitacin pblica, hacer los correspondientes ajustes y aprobar. Rectora
9 Publicar en la pgina web y/o en la cartelera de la Institucin la invitacin
pblica junto con los estudios previos por un trmino de tres (3) das hbiles,
dejando constancia de la fijacin y desfijacin.
Tesorera
10 Recepcionar las ofertas que lleguen realizando el respectivo radicado. Secretara
11 Realizar el anlisis de ofertas presentadas, utilizando como nico factor de
seleccin EL MENOR PRECIO.
Rectora
12 Trasladar a Tesorera el anlisis junto con las ofertas para la respectiva
verificacin de requisitos mnimos habilitantes.
Rectora
13 Verificar en el proponente de menor precio el cumplimiento de los requisitos
mnimos habilitantes jurdicos establecidos en el numeral 15.4 de este
manual y el cumplimiento de las condiciones tcnicas solicitadas en el
estudio previo y realizar solicitud de subsanabilidad si es necesario.
Tesorera.
14 Revisin y aprobacin del informe de anlisis de ofertas Rectoria
15

Publicar en la pgina web y/o en la cartelera principal de la institucin el
respectivo informe de anlisis de ofertas y de verificacin de requisitos.
Tesorera.
16 Proyectar contrato de acuerdo al numeral 17.1.1 del Manual. Tesorera.
17 Revisar y firmar contrato y revisar requisitos mnimos habilitantes. Rectora.
18 Revisin de plizas expedidas, si se han solicitado y expedicin de
aprobacin de pliza
Tesorera
19 Expedicin del registro presupuestal Tesorera
20 Designacin de Supervisor a travs de Resolucin Rectora
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

25

21

Expedicin y firma de acta de inicio.
Elabora: tesorera
Firma: supervisor y Contratista
22 Publicacin del contrato en el SECOP Tesorera
23 Ejecucin del contrato, modificaciones y dems que se requieren. Contratista, Rectora, tesorera
y dems.
24 Entrada de almacn para contratos de suministros. Elabora y firma: Almacenista
25 Expedicin de actas de recibo parciales cuando se requieran. Elabora: Tesoreria
Firma: supervisor y contratista
26 Recibido a satisfaccin para contratos de servicios, mantenimiento y obra. Elabora y firma: supervisor y
contratista

27

Liquidacin del contrato, a la finalizacin del contrato y a ms tardar dentro
de los 4 meses siguientes.
Elabora: tesorera
Revisa y aprueba: Rectora
Firman: Supervisor, Rectora y
Contratista.
28 Publicar el acta de liquidacin en el SECOP Tesorera

16.3.5 Contenido de la invitacin pblica en cartelera:

a. El objeto a contratar.
b. Valor estimado del contrato, forma de pago y disponibilidad.
c. La modalidad de seleccin que se utilizar.
d. Tipo de contrato y plazo estimado.
e. Condiciones para participar (requisitos mnimos habilitantes solicitados).
f. Cronograma.
g. Anlisis de riesgos y garantas.

El aviso de convocatoria se publicar en la pgina web y/o en la cartelera principal de la Institucin Educativa
con tres (3) das hbiles.

16.3.6 Documento contractual. Para esta modalidad de contratacin, se elaborar contrato de clusulas
esenciales y dependiendo del anlisis que se realice (riesgos y garantas) se elaborar contrato con clusulas
excepcionales, ver numeral 17.1.1 de este manual.

16.3.7 Las garantas en la contratacin inferior a 20 smmlv. Las garantas no son obligatorias en los
contratos inferiores a 20 smmlv, en el evento en el cual la Institucin lo estime necesario, teniendo en cuenta
el anlisis de riesgos, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y la forma de pago, podr solicitarla
justificndolo en el estudio previo.

Cuando se requiere solicitar garanta, la solicitud de la misma se har acorde con lo establecido en el numeral
15.1 del presente manual acorde con lo definido en el Decreto 1510 de 2013 ttulo III Garantas en la
contratacin de la administracin pblica.

Sin embargo, si el contrato es de obra, mantenimiento y/o adecuacin y se requiere pactar el pago de algn
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

26
anticipo, sin importar la cuanta, se requerir por obligacin de la expedicin de una pliza por parte del
contratista que ampare el 100% del valor del anticipo y el cumplimiento por un equivalente al 10% del valor
del contrato y dems que sean necesarias.

16.4 PROCEDIMIENTOS DE LA MODALIDAD DE MINIMA CUANTA. La Institucin Educativa aplicar la
modalidad de contratacin de mnima cuanta para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor
oscile entre 20 y 28 smmlv, independientemente de su objeto salvo que pertenezca a una causal de
contratacin directa, de conformidad con las reglas establecidas en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el
Captulo V del Decreto 1510 de 2013.

PROCEDIMIENTOS DE MINIMA CUANTA
No. ACTIVIDADES AREA RESPONSABLE
1 Verificar la inclusin del requerimiento en el Plan Anual de Adquisiciones. Rectora
2 Ordenar el inicio del proceso de seleccin. Rectora
3 Solicitar cotizaciones para la justificacin del valor del contrato proyectado. Tesorera
4 Elaborar el estudio previo conforme al contenido establecido en el numeral
16.4.1 de este manual.
Tesorera
5 Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal Tesorera
6 Proyectar la invitacin pblica conforme al contenido establecido en el
numeral 16.4.2 de este manual.
Tesorera
7 Revisar la invitacin pblica y el estudio previo junto con soportes para
hacer los correspondientes ajustes.
Rectora en apoyo rea jurdica
y/o financiera.
8 Aprobar con su firma el estudio previo y la invitacin pblica Rectora
9 Publicar en el SECOP la invitacin pblica junto con los estudios previos por
un trmino de mnimo (1) da hbil.
Usuario SECOP
10 Realizar cierre del proceso con levantamiento de acta del cierre y recibo de
ofertas, de acuerdo al numeral 16.4.3 de este manual.
Rectora
11 Publicar en el SECOP el acta de cierre y recibo de ofertas. Usuario SECOP
12 Realizar la evaluacin de las ofertas presentadas y el respectivo informe que
incluya la verificacin de la capacidad jurdica y/o experiencia y/o financiera
segn el caso, teniendo en cuenta el numeral 16.4.4 de este manual.
Funcionario o contratista
designado para ello, sin que se
requiera de comit.
13 Publicar en el SECOP el respectivo informe de evaluacin de ofertas por
mnimo un da habil.
Usuario SECOP
14 Formulacin de observaciones nicamente el da hbil siguiente a la
publicacin del informe.
Oferente y dems interesados
15 Elaboracin de la comunicacin de aceptacin de oferta (contrato), teniendo
en cuenta si se requiere pliza o no de acuerdo a lo establecido en los
estudios previos.
Rectora en apoyo de la
tesorera
16 Proyeccin de respuestas a observaciones realizadas. Rectora en apoyo del rea
jurdica / financiera
17 Revisin de la comunicacin de aceptacin de oferta (contrato) y firma. Rectora en apoyo del rea
jurdica
18 Publicacin en el SECOP de la comunicacin de aceptacin de oferta, la
propuesta ganadora y las respuestas a las observaciones y el contrato.
Usuario SECOP da hbil
siguiente a las observaciones
19 Revisin de plizas expedidas, si se han solicitado y expedicin de Tesorera
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

27
aprobacin de pliza
20 Expedicin del registro presupuestal Tesorera
21 Designacin de Supervisor, cuando se estime conveniente y se requiera, a
travs de Resolucin
Rectora
22
Expedicin y firma de acta de inicio.
Elabora: tesorera
Firma: supervisor y Contratista
23 Ejecucin del contrato, modificaciones y dems que se requieren. Contratista, Rectora, tesorera
y dems.
24 Entrada de almacn para contratos de suministros. Elabora y firma: Almacenista
25 Expedicin de actas de recibo parciales cuando se requieran. Elabora: Tesoreria
Firma: supervisor y contratista
26 Recibido a satisfaccin para contratos de servicios, mantenimiento y obra. Elabora y firma: supervisor y
contratista

27

Liquidacin del contrato, a la finalizacin del contrato y a ms tardar dentro
de los 4 meses siguientes.
Elabora: tesorera
Revisa y aprueba: Rectora
Firman: Supervisor, Rectora y
Contratista.
28 Publicacin del acta de liquidacin en el SECOP Tesorera

16.4.1 Estudio previo. Para la modalidad de mnima cuanta, el artculo 84 del Decreto 1510 de 2013
establece que debe contener:

1. La descripcin sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratacin.
2. La descripcin del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios.
3. Las condiciones tcnicas exigidas.
4. El valor estimado del contrato y su justificacin.
5. El plazo de ejecucin del contrato.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratacin.

16.4.2 Contenido de la invitacin pblica. De conformidad con lo definido por Colombia Compra Eficiente,
la invitacin pblica para la contratacin de mnima cuanta deber contener:

1. La descripcin del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios.
2. Las condiciones tcnicas exigidas.
3. El valor estimado del contrato y su justificacin.
4. La forma de acreditar la capacidad jurdica (requisitos habilitantes jurdicos numeral 13.4 manual)
5. La forma de acreditar la experiencia mnima, no es un requisito obligatorio, sin embargo, si de acuerdo al
anlisis del sector y de la naturaleza del contrato se requiere, debe referirse a la experiencia del oferente
en las actividades objeto del proceso contractual y debern demostrarse con copias de contratos o
certificaciones de contrataciones anteriores cuyo objeto contractual fuera similar)
6. La forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones tcnicas.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

28
7. La capacidad financiera mnima, no es un requisito obligatorio, sin embargo si se proyecta realizar pagos
al contrato antes de la entrega a satisfaccin de los bienes, obras o servicios objeto del contrato se
puede existir una capacidad financiera mnima.
8. El cronograma del proceso de seleccin.
9. El plazo o condiciones del pago a cargo de la Institucin.
10. La indicacin del requerimiento de garantas, cuando estas sean exigidas.

16.4.3 Acta de cierre. Es el documento elaborado por la Institucin para dejar constancia de la presentacin
de las ofertas en el cual debe constar el nombre del oferente y la hora de presentacin de la oferta. La
Institucin publicar en el SECOP el acta de cierre en la oportunidad establecida para el efecto en el
cronograma del proceso de contratacin y si en este no se estableci la fecha correspondiente debe
publicarse a ms tardar el da hbil siguiente a la fecha de presentacin de las ofertas.

16.4.4 Evaluacin de ofertas e informe. La verificacin y la evaluacin de las ofertas ser adelantada por
quien sea designado por el Rector sin que se requiera de conformar un comit. El designado podr ser un
funcionario o un contratista, quienes debern realizar dicha labor de manera objetiva, cindose
exclusivamente a las reglas contenidas en la invitacin pblica, con el fin de recomendar a la Rectora el
sentido de la decisin a adoptar de conformidad con la evaluacin efectuada.

Factor de seleccin: Para todos los casos el factor de seleccin que se aplicar para esta modalidad es el
MENOR PRECIO. De esta manera, la Institucin adjudicar el proceso de contratacin al oferente que
cumpla con todas las condiciones exigidas en los estudios previos y la invitacin a participar y que ofrezca el
menor valor. No hay lugar a puntajes para evaluar las ofertas sobre las caractersticas del objeto a contratar,
su calidad o condiciones.

Se realizar revisin a las ofertas para establecer cul es la de menor precio, establecer el orden de
elegibilidad y luego proceder a verificar el cumplimiento de los requisitos mnimos habilitantes, para la oferta
de menor precio, observando la regla de subsanabilidad establecida en el numeral 13.5 del presente manual.

En caso de empate a menor precio, la Rectora adjudicar a quien haya entregado primero la oferta entre los
empatados, segn el orden de entrega de las mismas.

Cuando la Institucin considere que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, segn la informacin
que se obtiene, podr requerir al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por l
ofertado. Analizadas las explicaciones, se podr:

1. Dar continuidad de la oferta en el proceso de seleccin, cuando el valor de la misma responde a
circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho
proponente.

2. Rechazar la oferta en el proceso de seleccin, cuando el proponente no justifique de manera objetiva las
circunstancias que le permiten ofrecer a bajo precio, lo cual puede poner en riesgo el proceso y el
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

29
cumplimiento de las obligaciones contractuales si se le adjudica el contrato a dicho proponente.

Cuando la oferta se rechace, la Rectora podr optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el
segundo mejor precio y as sucesivamente o por declarar desierto el proceso.

El proceso de evaluacin deber quedar documentado en el informe de evaluacin en el cual deber
indicarse si el oferente cumpli con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitacin a
participar, el valor de su oferta y la fecha y hora de presentacin de la oferta.

La Institucin podr adjudicar el contrato cuando slo se haya presentado una oferta, y sta cumpla con los
requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitacin
pblica.

16.4.5 Documento contractual. Para esta modalidad de contratacin, no hay necesidad de un contrato
propiamente dicho, pues la comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos
el contrato celebrado, con base en el cual se efectuar el respectivo registro presupuestal.

16.4.6 Garantas. La Institucin no est obligada a exigir garantas en los procesos de contratacin de
mnima cuanta. Sin embargo, si decide exigir garantas debe ser una consecuencia del anlisis del riesgo del
proceso y del sector econmico al cual pertenecen los posibles oferentes.



16.5 PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS COMUNES A LAS MODALIDADES DE SELECCIN
ABREVIADA Y LICITACIN PBLICA

16.5.1 Aviso de convocatoria. La seleccin del contratista se realizar a travs de convocatoria pblica
para las modalidades de seleccin abreviada y licitacin pblica, cuyo aviso se publicar en el SECOP y en la
pgina web de la Institucin y contendr:

a. El nombre y direccin de la Institucin.
b. La direccin, el correo electrnico y el telfono en donde la Institucin atender a los interesados en el
proceso de contratacin y la direccin y el correo electrnico en donde los proponentes deben presentar
los documentos en desarrollo del proceso de contratacin.
c. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.
d. La modalidad de seleccin del contratista.
e. El plazo estimado del contrato.
f. La fecha lmite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentacin de
la misma.
g. El valor estimado del contrato y la manifestacin expresa de que la Institucin cuenta con la
disponibilidad presupuestal.
h. Mencin de si la contratacin est cobijada por un acuerdo comercial.
i. Mencin de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

30
j. Enumeracin y breve descripcin de las condiciones para participar en el proceso de contratacin.
k. Indicar si en el proceso de contratacin hay lugar a precalificacin.
l. El cronograma.
m. La forma como los interesados pueden consultar los documentos del proceso.

El aviso de convocatoria se publicar en el SECOP junto con el proyecto de pliego de condiciones.

16.5.2 Pliego de condiciones. El pliego de condiciones es el documento que contiene las reglas del
proceso de seleccin a las que se someten los proponentes y el oferente favorecido durante el lapso del
mismo y, ms all, durante la vida del contrato, definiendo los requisitos tcnicos y operativos necesarios para
el desarrollo del objeto contractual y estableciendo de manera clara y objetiva las pautas de participacin,
teniendo en cuenta lo establecido previamente en el estudio previo.

De conformidad con la Ley 1150 de 2007 artculo 2 pargrafo 4 los pliegos de condiciones no tendrn costo,
por lo tanto, para la expedicin de copias de estos documentos se cobrar nicamente el costo de las copias
(fotocopias) de los mismos, segn el artculo 24 del Cdigo Contencioso Administrativo.

Los pliegos de condiciones contendrn:
a. La descripcin tcnica detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el
cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del
mismo.
b. La modalidad del proceso de seleccin y su justificacin.
c. Los criterios de seleccin, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya
lugar.
d. Las condiciones de costo y/o calidad que la Institucin debe tener en cuenta para la seleccin objetiva,
de acuerdo con la modalidad de seleccin del contratista.
e. Las reglas aplicables a la presentacin de las ofertas, su evaluacin y a la adjudicacin del contrato.
f. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
g. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinacin de si debe haber lugar a la
entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este
pueda generar.
h. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignacin del riesgo entre las partes
contratantes.
i. Las garantas exigidas en el proceso de contratacin y sus condiciones.
j. La mencin de si la Institucin y el contrato objeto de los pliegos de condiciones estn cubiertos por un
acuerdo comercial.
k. Los trminos, condiciones y minuta del contrato.
l. Los trminos de la supervisin y/o de la interventora del contrato.
m. El plazo dentro del cual la Institucin puede expedir adendas.
n. El cronograma.

La institucin educativa, dentro de la etapa preparatoria, elaborar el proyecto de pliego de condiciones, el
cual publicar en el SECOP junto con el aviso de convocatoria as:

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

31
Para la seleccin abreviada con una antelacin no inferior a cinco (5) das hbiles a la fecha que ordena
su apertura, de conformidad con el cronograma establecido en el proyecto de pliego de condiciones.
Para la licitacin pblica con una antelacin no inferior a diez (10) das hbiles a la fecha que ordena su
apertura, de conformidad con el cronograma establecido en el mismo proyecto.

Durante este tiempo, se recibirn las observaciones que realicen los interesados al proyecto de pliego de
condiciones para su respectivo estudio y de ser el caso, realizar el respectivo ajuste o modificacin, la
aceptacin o rechazo de las observaciones la realizar la rectora de la institucin de manera motivada a
travs de documento escrito.

El pliego de condiciones definitivo es el resultado de los ajustes que se realicen al proyecto, se publica en el
SECOP junto con el acto administrativo general de apertura del proceso de seleccin de conformidad con el
cronograma en l mismo establecido, previo el procedimiento anteriormente descrito.

La modificacin del pliego de condiciones se realizar a travs de adendas expedidas antes del
vencimiento del plazo para presentar ofertas. La Institucin puede expedir adendas para modificar el
cronograma una vez vencido el trmino para la presentacin de las ofertas y antes de la adjudicacin del
contrato.

La Institucin debe publicar las adendas en los das hbiles, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m. a ms tardar el
da hbil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentacin, salvo
en la licitacin pblica pues de conformidad con la ley la publicacin debe hacerse con tres (3) das de
anticipacin.

16.5.3 Acto administrativo de apertura del proceso de seleccin. Para dar inicio al proceso de seleccin
para las modalidades de seleccin abreviada o licitacin pblica el Rector expedir una resolucin motivada
de apertura, que contendr:

a. El objeto de la contratacin a realizar.
b. La modalidad de seleccin que corresponda a la contratacin.
c. El cronograma del proceso, con indicacin expresa de las fechas y lugares en que se llevarn a cabo las
audiencias que correspondan.
d. El lugar fsico o electrnico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y
documentos previos.
e. La convocatoria para las veeduras ciudadanas.
f. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgnicas correspondientes.
g. Los dems asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de
seleccin.
El proceso de seleccin podr suspenderse a travs de resolucin motivada expedida por el Rector cuando
se considere que existen circunstancias de inters general que requieren analizarse o que pueden afectar la
normal culminacin del proceso.

16.5.4 Comit evaluador. Para llevar a cabo la evaluacin de las propuestas y las manifestaciones de
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

32
inters, la Institucin puede designar un comit evaluador, conformado por servidores pblicos o por
particulares contratados a travs de prestacin de servicios profesionales, que deber realizar dicha labor de
manera objetiva, cindose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.

El comit evaluador recomendar al Rector el sentido de la decisin a adoptar de conformidad con la
evaluacin efectuada. El carcter asesor del comit no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor
encomendada y estar sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

Si por alguna razn, la Rectora no se acoge a la recomendacin efectuada por el comit evaluador, deber
justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

16.5.5 Factores de escogencia y calificacin. Los factores de escogencia y calificacin que la institucin
educativa establezca en los pliegos de condiciones tendrn en cuenta los siguientes criterios:

a. Sern objeto de verificacin como requisitos habilitantes para la participacin en el proceso de seleccin
y no otorgarn puntaje: la capacidad jurdica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organizacin de los proponentes.

Esta verificacin y exigencia de requisitos ser proporcional y adecuada a la naturaleza del contrato a
suscribir y a su valor.

b. La oferta ms favorable se determinar de la siguiente manera:

1. En el caso de la seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin el ofrecimiento ms favorable ser aquel que d el menor
precio a la institucin.

2. En los procesos de seleccin por licitacin y de seleccin abreviada para la contratacin de menor
cuanta, la oferta ms ventajosa ser la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:
a. La ponderacin de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y frmulas sealadas en el
pliego de condiciones.
b. La ponderacin de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin de costo
beneficio para la institucin educativa, para lo cual el pliego de condiciones establecer:
Las condiciones tcnicas y econmicas mnimas de la oferta.
Las condiciones tcnicas adicionales que para la institucin representen ventajas de calidad o de
funcionamiento. Dichas condiciones podrn consistir en aspectos tales como el uso de tecnologa o
materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duracin del bien, obra o servicio.
Las condiciones econmicas adicionales que para la institucin educativa representen ventajas
cuantificables en trminos monetarios, como por ejemplo, la forma de pago, descuentos por adjudicacin
de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entrega, mayor garanta del bien o servicio
respecto de la mnima requerida, impacto econmico sobre las condiciones preexistentes en la
institucin directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asuncin de riesgos previsibles
identificados, servicios o bienes adicionales a los presupuestados por la institucin y que representen un
mayor grado de satisfaccin para la Institucin, entre otras.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

33
Los valores monetarios que se asignarn a cada ofrecimiento tcnico o econmico adicional, de manera
que permitan la ponderacin de las ofertas presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificar
monetariamente, segn el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido
en los estudios previos.

Para efectos de comparacin de las ofertas, la institucin educativa calcular la relacin costo
beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores monetarios de cada una de
las condiciones tcnicas y econmicas adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo sealado
anteriormente. La mejor relacin costo beneficio para la institucin estar representada por aquella
oferta que, aplicada la metodologa anterior, obtenga la cifra ms baja.

Se le adjudicar el contrato al proponente que haya presentado la oferta con la mejor relacin costo
beneficio. El contrato se suscribir por el precio total ofrecido.

En todo caso se observar lo dispuesto en el Decreto 1510 de 2013 artculo 26.

16.5.6 Registro nico de Proponentes. Adems de los requisitos habilitantes jurdicos establecidos en el
numeral 13.4 del presente manual, en las modalidades de seleccin abreviada y licitacin pblica se requerir
la previa inscripcin por parte del contratista al Registro nico de Proponentes, para lo cual deber anexar
a su propuesta el respectivo certificado donde conste la clasificacin y dems requisitos establecidos en el
Decreto 1510 de 2013 Captulo V.

16.5.7 Requisitos habilitantes de experiencia y capacidad organizacional. La Institucin Educativa
definir en los pliegos las condiciones de experiencia y capacidad financiera y organizacional a exigir, como
requisito habilitante del proceso de seleccin en las modalidades de seleccin abreviada y licitacin pblica,
las cuales correspondern proporcional y adecuadamente a las condiciones, caractersticas tcnicas y valor
del bien, servicio u obra a contratar.

16.6 PROCEDIMIENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIN ABREVIADA. La Institucin Educativa har
uso de la modalidad de seleccin abreviada para procesos de seleccin superiores a 28 smmlv en los
siguientes casos:

Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn
utilizacin.
Contratacin de menor cuanta.
Por declaratoria de desierta de una licitacin pblica.

16.6.1 Adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin. Los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes son aquellos que poseen las
mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas y
comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos.

El diseo o caractersticas descriptivas es el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la
apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la
capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la institucin educativa, en la medida en que
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1

34
no alteran sus ventajas funcionales.

Los bienes y servicios de comn utilizacin son aquellos requeridos por la institucin educativa y ofrecidos
en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en trminos de prestaciones mnimas y
suficientes para la satisfaccin de sus necesidades, como por ejemplo, papelera y suministros,
computadores, equipos y mobiliario, entre otros. No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes: Las
obras pblicas y los servicios intelectuales.

Los bienes y servicios de carcter homogneo no se caracterizarn por la marca, salvo que la satisfaccin de
la necesidad de que se trate as lo exija, circunstancia esta que deber acreditarse en los estudios previos
elaborados, sin que la justificacin pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.

Para la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn
utilizacin la Institucin Educativa utilizar el procedimiento de la subasta inversa presencial para llevar a
cabo la seleccin del contratista.

Lo anterior, debido a que el SECOP an no ha puesto en operacin la plataforma tecnolgica para la
realizacin de subastas electrnicas, la Institucin Educativa no cuenta con el presupuesto suficiente para
contratar la realizacin de una plataforma electrnica.

La subasta inversa presencial es el proceso de puja dinmica de negociacin de precios efectuada
presencialmente entre proveedores y/o prestadores de servicios preseleccionados para conseguir la
adjudicacin de un contrato, mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado de
acuerdo a lo establecido en los pliegos de condiciones, ganando el contratista que oferte a menor precio el
lote o producto. El proceso que se llevar a cabo se describe en la Tabla 1.

16.6.2 Contratacin de menor cuanta. De conformidad con el artculo 2 numeral 2 literal b) de la Ley 1150
de 2007, la Institucin Educativa efectuar la seleccin del contratista por medio de la modalidad de menor
cuanta para todos aquellos contratos donde el bien o servicio requerido no sea de condiciones tcnicas
uniformes y de comn utilizacin y cuyo costo de adquisicin oscile entre 28 y 280 salarios mnimos
mensuales legales vigentes, teniendo en cuenta el presupuesto de la Institucin Educativa. Entre ellos se
encuentran los contratos de mantenimiento y obra pblica, la compra de vveres y alimentos, la compra de
libros y material didctico, entre otros.

En la Tabla 2 se encuentra el proceso que se llevar a cabo para la realizacin de la seleccin.


TABLA 1. Etapa pre-contractual, contractual y post-contractual del proceso de seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin
ETAPA PRE-CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
1 Elaboracin de los
estudios previos
(Responsable del
rea en donde se
encuentra la
necesidad o
Rectora en apoyo
del asesor jurdico o
quien haga sus
veces)
Ley 1150/2007
Decreto 1510 de
2013, artculos 20
y 40.
Los estudios previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto
de pliego de condiciones, como por ejemplo, estudios de factibilidad y prefactibilidad, diseos y planos, entre otros.
Los estudios previos deben contener como mnimo los requisitos establecidos en el numeral 13.1 del presente Manual de
Contratacin, adems de una ficha tcnica por cada bien o servicio de caracterstica tcnica uniforme y de comn utilizacin a
ser adquirido mediante la subasta, la cual incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad y
deber contener como mnimo:
a. Denominacin de bien o servicio.
b. Denominacin tcnica del bien o servicio.
c. Unidad de medida.
d. Descripcin general.
2 Disponibilidad
presupuestal
El tesorero expedir el Certificado de Disponibilidad que respaldar la seleccin abreviada.
3 Elaboracin del
proyecto de pliego
de condiciones.
(Rectora - apoyo
jurdico)
Ley 1150/2007
Decreto 1510 de
2013, artculo 22
El proyecto de pliego de condiciones se elaborar teniendo en cuenta el contenido descrito en el numeral 14.5.2 del presente
manual.
Adems, en los mismos se indicar la fecha y hora de inicio de la subasta, la periodicidad de los lances, el margen mnimo para
mejorar ofertas durante la subasta inversa.
4 Aviso de
convocatoria
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
articulo 21
El aviso de convocatoria se elaborar de conformidad con lo descrito en el numeral 14.5.1 de este manual.
5 Publicacin en el
SECOP
Usuario SECOP
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
art. 22 y 23
El aviso de convocatoria y el proyecto de pliego de condiciones junto con la indicacin del lugar fsico o electrnico en que se
podrn consultar los estudios y documentos previos se publicarn en el SECOP con una antelacin no inferior a 5 das hbiles a
la fecha de apertura del proceso.
6 Observaciones y
sugerencias al
proyecto de pliego
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
art. 23 y 25
La rectora junto con el apoyo jurdico revisarn y emitirn las apreciaciones de la institucin sobre las observaciones y
sugerencias realizadas al proyecto del pliego de condiciones.
7 Elaboracin del
pliego de
condiciones
definitivo
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
art. 22 y 25
El apoyo jurdico, realiza los ajustes al proyecto de acuerdo con las observaciones efectuadas emitindose as el pliego de
condiciones definitivo, manteniendo la estructura descrita en el numeral 14.5.2 y deben estar listos al mismo tiempo de la
Resolucin de apertura. Adems, se seala en los mismos, el plazo mximo para la expedicin de adendas.
8 Resolucin de
apertura
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
art. 24
La Rectora con apoyo jurdico elabora la resolucin de apertura del proceso conforme a lo descrito en el numeral 14.5.3 de este
manual.






Continuacin Tabla 1.

ETAPA PRE- CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
9 Publicacin en el
SECOP
Ley 1150/2007
Dec 1510/13
El usuario SECOP publicar la Resolucin de apertura y el pliego de condiciones definitivo se publican en el SECOP el mismo da de
su expedicin o mximo tres (3) das despus.



10


Diligencia de
apertura
Los miembros del Consejo Directivo o sus delegados para el correspondiente proceso asistirn a la apertura del proceso de
seleccin, cuyo secretario dar lectura a la resolucin de apertura, se constatar por los asistentes la existencia del correspondiente
CDP, que se hayan hechos las publicaciones necesarias, que el libro radicador de procesos de seleccin de contratistas se
encuentre debidamente diligenciado y foliado y que la correspondiente urna para guardar las propuestas se encuentre vaca y
procedern a cerrarla, todo lo cual quedar bajo la responsabilidad de la Tesorera de la Institucin.
11 Expedicin de
copias del pliego
de condiciones
Ley 1150/2007
art. 2 par. 4
C.C.A. art. 24
La Tesorera de la Institucin se encargar de atender la consulta y expedicin de copias del pliego de condiciones mientras dure el
trmino de recepcin de propuestas, cobrando solo el costo de sus fotocopias.
12 Modificacin del
pliego de
Condiciones
Apoyo jurdico
Ley 1150/2007
Dec 1510/13
art. 25
En caso que sea necesario efectuar modificaciones al pliego de condiciones, dentro del plazo establecido en el mismo, se real izarn
las respectivas adendas dndolas a conocer a los oferentes interesados.
13 Aclaraciones y
Respuestas
Ley 1150/2007
Dec 1510/13
Cuando los proponentes realicen observaciones al pliego de condiciones, las aclaraciones y respuestas que d la Institucin
Educativa tendrn nicamente valor interpretativo.
14 Publicacin en el
SECOP
Usuario SECOP
Ley 1150/2007
Decreto 1510
/13 art. 25
Las adendas que se realicen al pliego de condiciones se publican en el SECOP en los das hbiles entre las 7:00 a.m. y las 7:00
p.m. a ms tardar el da hbil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentacin
15 Recepcin de
Propuestas
Tesorera
Ley 1150/2007
Dec 1510/13
artculo 41
En el momento sealado en el pliego, los proponentes presentan sus propuestas completas en dos sobres: En uno ir la propuesta
comercial incluyendo la informacin sobre la capacidad jurdica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organizacin y en el otro ir la propuesta econmica e inicial de precio.
16 Cierre de la
seleccin
abreviada
Rectora y Comit
Evaluador
Ley 1150/2007
Decreto 1510
de 2013
El cierre del proceso deber efectuarse en la fecha y hora sealada en los pliegos de condiciones. De la diligencia se levantar un
acta, que ser suscrita por los presentes, se abrirn slo las propuestas comerciales, dejando constancia en el acta del cumplimiento
del trmino del plazo, las propuestas recibidas con el nombre de los proponentes, cantidad de folios tanto de los originales como de
las copias.
17 Verificacin de
requisitos
habilitantes
Ley 1150/2007
Decreto 1510
de 2013. Art. 41
El Comit evaluador verificar el cumplimiento por parte de los proponentes de los requisitos establecidos en el pliego de
condiciones de conformidad con el numeral 14.5.4 de este manual y los definidos en el pliego de condiciones.
18 Publicacin en el
SECOP
Ley 1150/2007
Decreto
1510/13 art. 41
El informe de verificacin de requisitos habilitantes se publicar en el SECOP, sealando los proponentes que no se consideran
habilitados y a los cuales se les conceder un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos
habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas.





Continuacin Tabla 1.
ETAPA PRE- CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
19 Re-verificacin de
requisitos
habilitantes
Ley 1150/2007
Decreto
1510/13
Tesorera recepciona los documentos o requisitos de los proponentes no habilitados y nuevamente el Comit Evaluador verifica para
establecer su subsanabilidad y por consiguiente su habilitacin para continuar en el proceso de seleccin. De ello, se elabora un
acta.




20


Falta de
pluralidad de
oferentes

Rectora con
apoyo jurdico




Ley 1150/2007
Decreto
1510/13 artculo
41.
Para que pueda llevarse a cabo la subasta, de la verificacin y re-verificacin de requisitos deben resultar habilitados por lo menos
dos (2) proponentes.
Si en el proceso de contratacin se presenta un nico oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha tcnica y est
habilitado, la Institucin puede adjudicarle el contrato al nico oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad
presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
Si no se presentara ningn proponente para participar en la subasta, se ampliar el plazo para la presentacin de los documentos
habilitantes y la oferta inicial de precio, por el trmino indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningn caso podr ser mayor
de la mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningn proponente, la Instituci n declarar desierto el
proceso de seleccin.











21






Realizacin de la
subasta




Rectora en apoyo
administrativo y
jurdico









Ley 1150/2007
Decreto 1510
de 2013.
Artculos 41, 42
y 43

El da establecido en el pliego de condiciones, se efecta la subasta inversa en audiencia pblica con la participacin de los
proponentes habilitados, para ello se realizan los siguientes pasos:
1. Antes de iniciar la subasta se les entregan sobres y formularios a los proponentes presentes para la presentacin de sus lances,
en ellos, consignarn nicamente el precio ofertado o la expresin clara e inequvoca de que no se har ningn lance de mejor a.
2. Se da inicio a la audiencia pblica, levantando un acta de la misma.
3. La identidad de los proponentes habilitados para presentar lances de precios slo ser revelada hasta la adjudicacin del contrato.
A cada proponente se le asignar una contrasea con la cual se identificar a lo largo de la misma.
4. Se abren los sobres con los precios iniciales entregados con las propuestas y se comunica a los participantes cul fue la menor de
ellas, sin dar a conocer el nombre.
5. Los participantes tienen un tiempo, de acuerdo a lo establecido en el pliego de condiciones, para hacer un lance que mejor e la
menor de las ofertas iniciales de precio, el cual registrarn en los formularios e introducirn en los sobres entregados.
6. Un funcionario de la Institucin Educativa recoge los sobres cerrados de todos los participantes.
7. La Institucin Educativa registra los lances vlidos y los ordena descendentemente y luego dar a conocer nicamente el menor
precio ofertado.
8. Los proponentes que no presentaron un lance vlido no podrn seguir presentndolos.
9. Se repetir el procedimiento de los numerales anteriores, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningn
lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
10. Una vez terminado, se adjudica el contrato a la menor oferta y se har pblico el resultado del certamen incluyendo la identidad
de los proponentes.
11. En caso de existir empate, se adjudicar el contrato al que present la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se
desempatar por medio de sorteo.
De todo ello, se deja constancia en el acta de la audiencia.




Continuacin Tabla 1.


ETAPA PRE- CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
22 Resolucin
adjudicacin
El rector de la Institucin Educativa con apoyo jurdico expedir la Resolucin de adjudicacin del contrato de conformidad con el
resultado de la audiencia de subasta inversa.
23 Publicacin en el
SECOP
Decreto 1510/13 El acta de la audiencia de subasta inversa y la resolucin de adjudicacin del contrato se publican en el SECOP, el mismo da de
su expedicin.


ETAPA CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO




24
Celebracin y
perfeccionamiento del
contrato
(Rectora en apoyo del
asesor jurdico o quien
haga sus veces)


Ley 80/93 art. 40 y 41
Ley 1150/2007

Posterior a la adjudicacin, el contratista y la Institucin Educativa deben reunirse y celebrar el contrato de
conformidad con las normas establecidas y de acuerdo a los pliegos de condiciones.
Para la ejecucin del contrato se requiere:
Existencia de la disponibilidad presupuestal.
Existencia del registro presupuestal.
Aprobacin de la garanta.
Publicacin del contrato en el SECOP (usuario SECOP)
25 Seguimiento tcnico,
administrativo y jurdico del
contrato
Ley 80/93 art. 4, 5, 25, 26,
50, 51, 52, 53 y 56
Con el propsito de asegurar el cumplimiento del objeto contractual y en caso de requerirse el sealamiento
de las responsabilidades por la no ejecucin o por el incumplimiento parcial del mismo, es obligatoria la
designacin de un interventor, quien se encargar de realizar el seguimiento respectivo.


ETAPA POST-CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
26 Liquidacin del contrato
(Rectora y
supervisin)
Ley 1150/2007 art. 11

La liquidacin se realizar por mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones, de no existir
tal trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino
previsto para la ejecucin.
La Institucin Educativa deber publicar en el SECOP el acta de liquidacin de mutuo acuerdo o el acto
administrativo de liquidacin unilateral.




TABLA 2. Etapa pre-contractual, contractual y post-contractual del proceso de seleccin abreviada por menor cuanta


ETAPA PRE-CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
1 Elaboracin de los
estudios previos
(Rectora en apoyo
del asesor jurdico)
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Articulo 20
Los estudios previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyect o de
pliego de condiciones, como por ejemplo, estudios de factibilidad y prefactibilidad, diseos y planos, entre otros.
Los estudios previos deben contener como mnimo los requisitos establecidos en el numeral 13.1 del presente Manual de
Contratacin.
2 Disponibilidad
presupuestal
El tesorero expedir el Certificado de Disponibilidad que respaldar la seleccin abreviada por menor cuanta.
3 Proyecto de pliego
de condiciones.
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculo 22
El proyecto de pliego de condiciones se elaborar teniendo en cuenta el contenido descrito en el numeral 14.5.2 de este Manual.
(apoyo jurdico)
4 Aviso de
convocatoria
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculo 21
El aviso de convocatoria se elaborar de conformidad con lo descrito en el numeral 14.5.1 de este Manual. (Rectora y apoyo
jurdico)
5 Publicacin en el
SECOP
Usuario SECOP
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculo 19
El aviso de convocatoria y el proyecto de pliego de condiciones junto con la indicacin del lugar fsico o electrnico en que se
podrn consultar los estudios y documentos previos se publicarn en el SECOP con una antelacin no inferior a 5 das hbiles a la
fecha de apertura del proceso.
6 Respuesta a
observaciones
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculo 23 y 25
La rectora junto con el apoyo jurdico revisar y emitirn las apreciaciones de la institucin sobre las observaciones y sugerencias
realizadas al proyecto del pliego.
7 Resolucin de
apertura
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculo 24
La Rectora con apoyo jurdico elabora la resolucin de apertura del proceso conforme a lo descrito en el numeral 14.5.3 de este
Manual.
8 Elaboracin del
pliego de
condiciones
definitivo
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculos 22 y 25
El proyecto de pliego de condiciones se ajusta de acuerdo con las observaciones efectuadas y se emite el pliego de condiciones
definitivo, manteniendo la estructura descrita en el numeral 14.5.2 de este Manual y debe estar listo al mismo tiempo de la
Resolucin de apertura. Adems, se seala en los mismos, el plazo mximo para la expedicin de adendas.
9 Publicacin en el
SECOP
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
La Resolucin de apertura y el pliego de condiciones definitivo se publican en el SECOP el mismo da de su expedicin o mximo
tres (3) das despus.

10

Diligencia de
apertura
Los miembros del Consejo Directivo o sus delegados para el correspondiente proceso asistirn a la apertura del proceso de
seleccin, cuyo secretario dar lectura a la resolucin de apertura, se constatar por los asistentes la existencia del
correspondiente CDP, que se hayan hechos las publicaciones necesarias, que el libro radicador de procesos de seleccin de
contratistas se encuentre debidamente diligenciado y foliado y que la correspondiente urna para guardar las propuestas se
encuentre vaca y procedern a cerrarla, todo lo cual quedar bajo la responsabilidad de la Tesorera de la Institucin.





Continuacin Tabla 2.

ETAPA PRE-CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO




11



Conformacin
de la lista de
posibles
oferentes



Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Art. 59
Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar debern
manifestar su inters a travs del mecanismo sealado en el pliego de condiciones y deber contener, adems de l a expresin clara
del inters en participar, el sealamiento de formas de contacto y comunicacin eficaces a travs de los cuales la Institucin Educativa
podr informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pblica de sorteo, en caso que la misma tenga
lugar.
De esta forma la lista de posibles oferentes se conformar con aquellos que manifiesten su inters. Cuando el nmero sea inf erior o
igual a 10 se deber adelantar el proceso de seleccin con todos ellos.
La manifestacin de inters en participar es requisito habilitante para la presentacin de la respectiva oferta.
En caso de no presentarse manifestacin de inters dentro del trmino previsto, la institucin declarar el proceso desierto.




12

Sorteo de
consolidacin
de oferentes
Rectora con
apoyo adminis-
trativo y jurdico


Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Art. 59
Si al conformarse la lista de posibles oferentes, el nmero de los mismos fuere superior a 10, el Rector deber realizar un sorteo para
consolidarlos, en un nmero no inferior a ste, cuyos elegidos podrn presentar oferta en el proceso de seleccin.
Para llevar a cabo la consolidacin, el sorteo se realizar en audiencia pblica que podr llevarse a cabo el da hbil sigui ente al
vencimiento del trmino para manifestar inters, previa comunicacin a todos los que lo manifestaron. De la audiencia se levantar
acta, dejando constancia del procedimiento realizado, qu oferentes fueron los beneficiados y del mecanismo que se utiliz para
confirmar con cada interesado sobre el conocimiento del da y hora de realizacin de la audiencia, mecanismo que deber estar
establecido en el pliego de condiciones.
En caso de realizarse el sorteo, el plazo sealado en el pliego de condiciones para la presentacin de ofertas comenzar a contarse a
partir del da hbil siguiente al de la realizacin del sorteo.
13 Publicacin del
acta del sorteo
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
El acta que se levante de la audiencia del sorteo de consolidacin de oferentes se publicar en el SECOP.
14 Expedicin de
copias pliegos
de condiciones
Ley 1150/2007
art. 2 par. 4
La Tesorera de la Institucin se encargar de atender la consulta y expedicin de copias del pliego de condiciones mientras dure el
trmino de recepcin de propuestas, para lo cual, slo se cobrar el costo de las fotocopias de los mismos.
15 Modificacin
del pliego de
condiciones
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Articulo 25
En caso que sea necesario efectuar modificaciones al pliego de condiciones, dentro del plazo establecido en el mismo, se realizarn
las respectivas adendas dndolas a conocer a los oferentes interesados, las cuales debern expedirse y publicarse a ms tardar el da
hbil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentaci n.
16 Aclaraciones y
respuestas
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Cuando los proponentes realicen observaciones al pliego de condiciones, las aclaraciones y respuestas que d la Institucin Educativa
tendrn nicamente valor interpretativo y se harn a travs de oficio dirigido al oferente interesado.
17 Publicacin en
el SECOP
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Las adendas que se realicen al pliego de condiciones se publican en el SECOP el mismo da de su expedicin o a ms tardar el da
hbil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentacin.
18 Recepcin de
propuestas
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Artculo 19 y 23
En el momento sealado en el pliego, los proponentes presentan sus propuestas de acuerdo a los requi sitos y trminos sealados en
el mismo, las cuales sern depositadas en la urna dispuesta para tal fin en la Tesorera.
En ningn caso, el trmino que se seale en el pliego de condiciones para la presentacin de las propuestas podr ser inferior a cinco
(5) das hbiles.




Continuacin Tabla 2.

ETAPA PRE-CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
19 Cierre de la
seleccin
(Rectora)
El cierre del proceso deber efectuarse en la fecha y hora sealada en el pliego de condiciones. De la diligencia se levantar un
acta, que ser suscrita por los presentes, se constatar el buen estado de la urna y se abrir junto con las propuestas, dejando
constancia en el acta del cumplimiento del trmino del plazo, las propuestas recibidas con el nombre de l os proponentes, cantidad de
folios originales como copias.


20



Evaluacin de las
Propuestas

Comit Evaluador



Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
Art. 27 y 28
El Comit Evaluador llevar a cabo el estudio tcnico, anlisis y evaluacin del cumplimiento de los requisitos exigidos y los factores
de escogencia sealados en el pliego de condiciones. Dentro del estudio efectuado determinarn cual es la oferta ms favorable y
ser aquella que obtenga la puntuacin ms alta de acuerdo a la ponderacin de los elementos de calidad y precio obtenidos
mediante la aplicacin de las frmulas sealadas en el pliego de condiciones, de acuerdo con lo establecido en el numeral 14.5.2 de
este Manual.
En ningn caso, el trmino de evaluacin de las propuestas podr ser mayor que el trmino sealado para la presentacin de las
mismas, salvo que mediante acto administrativo motivado, la institucin lo extienda hasta por un trmino igual al inicialment e
previsto.
De lo anterior, se levantar un informe sealando la propuesta ms favorable.
21 Publicacin del
Informe del
Comit
Evaluador
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
art. 59
El informe de evaluacin se publicar en el SECOP durante tres (3) das hbiles, trmino durante el cual los oferentes podrn
presentar observaciones a la misma, las cuales sern resueltas por la institucin en el acto de adjudicacin del proceso de seleccin.
22 Resolucin de
adjudicacin
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
El rector con apoyo jurdico expedir la Resolucin de adjudicacin del contrato de conformidad con los resultados obtenidos de la
evaluacin de las propuestas.
23 Publicacin en el
SECOP
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
La resolucin de adjudicacin del contrato se publican en el SECOP, el mismo da de su expedicin. Har parte de su contenido la
respuesta que la institucin d a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluacin.



24
Celebracin y
perfeccionamiento
del contrato
(Rectora en
apoyo del asesor
jurdico o quien
haga sus veces)

Ley 80/93 art. 40
y 41
Ley 1150/2007
Decreto 1510/13
artculo 34
Posterior a la adjudicacin, el contratista y la Institucin Educativa deben reunirse y celebrar el contrato de conformidad con las
normas establecidas y de acuerdo a los pliegos de condiciones.
Para la ejecucin del contrato se requiere:
Existencia de la disponibilidad presupuestal.
Existencia del registro presupuestal.
Aprobacin de la garanta.
La Institucin Educativa deber publicar en el SECOP el contrato, las adiciones, las modificaciones o suspensiones y la inf ormacin
sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a esta.
25 Seguimiento
tcnico,
administrativo y
jurdico del
contrato
Ley 80/93 art. 4,
5, 25, 26, 50, 51,
52, 53 y 56
Con el propsito de asegurar el cumplimiento del objeto contractual y en caso de requerirse el sealamiento de las
responsabilidades por la no ejecucin o por el incumplimiento parcial del mismo, es obligatoria la designacin de un supervisor o
interventor, quien se encargar de realizar el seguimiento respectivo.



Continuacin Tabla 2.

ETAPA POST-CONTRACTUAL
No. PASO NORMA DETALLE DEL PROCEDIMIENTO
26 Liquidacin del contrato
(Rectora y supervisin)
Ley 1150 / 2007 La liquidacin se realizar por mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones, de no existir tal
trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para
la ejecucin.
La Institucin Educativa deber publicar en el SECOP el acta de liquidacin de mutuo acuerdo o el acto
administrativo de liquidacin unilateral.


I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



43
16.7 PROCEDIMIENTO DE LA LICITACION PUBLICA: La escogencia del contratista que efecte la
Institucin Educativa se realizar a travs de licitacin pblica cuando no aplique la modalidad de seleccin
abreviada o cuando el monto de la contratacin sea superior a la menor cuanta establecida en la Ley 1150 de
2007 que para la Institucin Educativa son 280 smmlv.

La licitacin pblica es el procedimiento mediante el cual la Institucin Educativa formula pblicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccionar
entre ellas la ms favorable basado en criterios primordialmente econmicos, se lleva a cabo para la
adquisicin de bienes, la contratacin de obra y la adquisicin de servicios no especializados.

El proceso a realizarse para la seleccin del proponente, adjudicacin y celebracin del contrato se realizar
de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y la Ley 80 de 1993 y
dems normas concordantes.

16.8 DECLARATORIA DESIERTA DE LA LICITACION PBLICA. Una licitacin podr declararse desierta,
sin oferentes ni adjudicatarios, cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del
oferente, bien puede ser porque no se present oferta alguna, o ninguna de las ofertas se ajusta al pliego de
condiciones, o en general, cuando falte voluntad de participacin.

La Institucin Educativa tambin podr declarar una licitacin desierta cuando se compruebe la existencia de
acuerdos entre proponentes para manejar la adjudicacin del contrato, cuando la informacin suministrada
por los oferentes sea desproporcionada o falsa, cuando se haya violado la reserva de las propuestas
cuando desaparezca la necesidad de contratar, entre otras.

La declaracin se har a travs de resolucin en el que se sealarn en forma expresa y detallada las
razones que han conducido a esa decisin. Y persistiendo la necesidad de contratar se ordenar mediante
resolucin tambin, la apertura del proceso de contratacin mediante seleccin abreviada dentro de los cuatro
(4) meses siguientes a la declaratoria desierta aplicando las reglas sealadas para el procedimiento de
seleccin abreviada de menor cuanta, para lo cual debe prescindir de: Recibir manifestaciones de inters y
realizar el sorteo de oferentes.

El trmino para declarar una licitacin desierta es el mismo trmino que se haya definido en el pliego de
condiciones para la adjudicacin de la licitacin, es decir, que la declaratoria debe realizarse durante este
trmino o ser nula.

La institucin podr modificar los elementos de la futura contratacin que a su criterio hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la
terminacin exitosa de la licitacin realizada. En ningn caso podr modificar el objeto esencial de la
contratacin.

ARTICULO 17. ETAPA CONTRACTUAL. Es la etapa comprendida entre la celebracin del contrato y el
vencimiento del plazo contractual.

17.1 EL DOCUMENTO CONTRACTUAL CONTRATO: Se le denomina documento contractual y/o contrato
a todo acto jurdico o acuerdo de voluntades que celebra la Institucin Educativa, que sea generador de
obligaciones, sin importar que este previsto en el derecho pblico o privado, que sea tpico o atpico, o que se
derive del ejercicio de la autonoma de la voluntad. Los contratos que celebre el fondo de servicios educativos
una vez celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin escrita del rector.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



44

Los contratos que celebre la Institucin Educativa deben constar siempre por escrito y no requieren ser
elevados a escritura pblica, con excepcin de aquellos que impliquen mutacin del dominio o imposicin de
gravmenes y servidumbre sobre bienes inmuebles, y en general aquellos que conforme a las normas legales
vigentes deban cumplir con dicha formalidad.

17.1.1 Contenido de los contratos: Los contratos celebrados por la Institucin Educativa debern realizarse
en hoja membreteada de la Institucin Educativa y contener los siguientes elementos definidos como
clusulas:

CLAUSULAS ESENCIALES:

1. Identificacin de las partes. En la minuta del contrato se deber identificar de manera plena la
Institucin Educativa, el Rector y el contratista (nombre completo No Cdula, Nit), sealando si este
ltimo es persona natural o jurdica, si es persona jurdica tambin se sealar el NIT de la misma, se
verificar que su duracin no sea inferior a la del plazo del contrato y un ao ms y que el representante
legal que lo suscriba est facultado para celebrar el contrato.

2. Nmero de identificacin. Cada contrato deber estar debidamente numerado y radicado en orden
consecutivo y por anualidad, sin importar la naturaleza del mismo, una vez se encuentre perfeccionado.
Los contratos interadministrativos y los convenios tendrn una numeracin independiente cada uno.

3. Objeto. El objeto del contrato corresponde a la actividad que debe desarrollar o bien que debe entregar
el contratista y es lo que espera obtener el Fondo de Servicios Educativos de la contratacin. El objeto
del contrato no puede alterarse dentro de su ejecucin, si esto ocurre el nuevo objeto hace que surja un
nuevo contrato que deber someterse a los requisitos previos de la contratacin. El objeto del contrato
determina la clase del contrato a realizarse.

4. Obligaciones del contratista: En este elemento y/o clusula se detallarn especficamente las
obligaciones y/o actividades que desarrollar el contratista para dar fiel cumplimiento al objeto del
contrato.

5. Obligaciones del contratante: Como en todo acuerdo de partes, la institucin educativa para lograr el
cumplimiento del objeto del contrato, tambin tendr obligaciones que cumplir, las cuales se
especificarn detalladamente en esta clusula.

6. Valor. Corresponde al valor total incluido el IVA, segn el caso, que cancelar el contratante al
contratista como contraprestacin al servicio o al bien recibido. El pago se puede pactar en distintas
modalidades, que se acuerdan en virtud de principio de la autonoma de voluntad.

7. Forma de pago. En los contratos que celebre la Institucin Educativa el pago se podr pactar de
acuerdo a la libre voluntad de las partes. El Fondo de Servicios Educativos podr acordar realizar pagos
anticipados en casos especiales donde el Rector lo considere conveniente para el buen desarrollo del
contrato. La entrega de anticipos o pagos anticipados en ningn momento podr exceder el 50% del
valor del contrato.

No podr darse inicio a la ejecucin de un contrato en el cual se haya pactado anticipo o pago anticipado
hasta tanto este sea entregado al contratista, salvo que expresamente se pacte lo contrario.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



45

8. Duracin. Es el momento en que debe comenzar o cesar los efectos de las obligaciones. Si se pacta
de manera expresa en un contrato pueden existir tres clases de duracin:

Duracin para el cumplimiento de la prestacin del servicio o entrega del bien por parte del contratista
(termino de ejecucin). Corresponde al trmino en el cual el contratista debe entregar el objeto del
contrato, el bien o el servicio.

Duracin para el cumplimiento de la prestacin por parte del fondo de servicios educativos corresponde
al plazo consagrado en el contrato para que la institucin haga entrega de los valores acordados.

Duracin de vigencia Contractual. El contrato permanecer vigente una vez perfeccionado, dentro del
plazo para el cumplimiento del contratista y durante el trmino establecido para su liquidacin.

Los contratos celebrados por la Institucin Educativa (compromisos adquiridos) en una determinada
vigencia fiscal debern tener su ejecucin y duracin en la misma, de tal forma que su finalizacin y
entrega a satisfaccin se realice dentro de la vigencia respectiva a ms tardar el 31 de diciembre de la
misma, con el objeto de dar cumplimiento al artculo 19 del Decreto 4730 del 28 de diciembre del 2005
en concordancia con la Ley 819 del 2003 el cual establece que los rganos que hacen parte del
Presupuesto General de la Nacin slo podrn adquirir compromisos cuya ejecucin, entendida como
entrega de bienes o prestacin de servicios, se realice en la respectiva vigencia fiscal.

9. Imputacin presupuestal. La imputacin presupuestal corresponde a la clusula en la cual la
Institucin Educativa definir el rubro presupuestal por el cual se imputar el contrato al presupuesto de
la Institucin definiendo as la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal y el
consecuente Registro Presupuestal.

10. Perfeccionamiento y ejecucin. La Institucin Educativa mediante este elemento establece las
caractersticas por las cuales se entender perfeccionamiento el contrato para dar inicio al mismo. En la
Institucin el contrato se entender perfeccionado cuando:
a. Exista el certificado de disponibilidad presupuestal.
b. Exista el respectivo registro presupuestal.
c. Exista la aprobacin de las garantas contractuales y su respectiva aprobacin.

11. Inhabilidades e incompatibilidades. Bajo este elemento se declara que el contratista no se encuentra
inmerso en ninguna causal de de inhabilidad y/o incompatibilidad para realizar la respectiva contratacin.

12. Domicilios y leyes. Con este elemento se deja constancia de cules sern las normas bajo las cuales
se ampara la contratacin y el domicilio y/o ciudad donde se celebra y donde se resolvern todos los
aspectos del contrato.

CLAUSULAS EXCEPCIONALES:

13. Garantas. Las garantas consistirn en plizas expedidas por compaas de seguros legalmente
autorizadas para funcionar en Colombia. Las garantas deben constituirse en todos los procesos
contractuales salvo en los siguientes contratos en los cuales no son obligatorias:

a. Cuando el monto del contrato no supere los 20 smmlv y no posea pago anticipado.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



46
b. Contratacin de mnima cuanta.
c. Convenios interadministrativos.
d. Contratos de seguros; y
e. Contratos de arrendamiento.

La garanta de cumplimiento de las obligaciones debe pactarse en todos los contratos que celebre la
Institucin Educativa, excepto los nombrados anteriormente, cubrir los perjuicios derivados del
incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista y sern pactadas bajo las
condiciones establecidas en el artculo 17 del presente manual debindose suscribir dentro de los cinco
das hbiles siguientes al perfeccionamiento del contrato y en todo caso, observando lo establecido en el
Ttulo V del Decreto 0734 de 2012.

14. Multas. Las multas corresponden a penas aplicables frente a incumplimientos parciales en las
obligaciones de las partes y no constituyen clusulas excepcionales, no obstante, en el contrato podrn
pactarse el cobro de multas en caso de mora o incumplimiento hasta por la suma del 10% del valor total
del contrato.

15. Penal Pecuniaria. Es una clusula propia del derecho comn que puede pactarse en dos formas: como
estimacin total y parcial de los perjuicios que se genera eventualmente como consecuencia del
incumplimiento de las obligaciones y como pena con independencia de los perjuicios que se causen en
razn de la inobservancia. En los contratos que celebre la Institucin Educativa, pactar una pena
pecuniaria equivalente al diez (10%) por ciento del valor del contrato, en caso de declaratoria de
caducidad o de incumplimiento.

En todo caso, para la imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, la Institucin
Educativa observar el procedimiento establecido en el artculo 86 de la Ley 1474 de 2011 y el artculo
8.1.10 del Decreto 0734 de 2012 con el fin de respetar el debido proceso al afectado.

16. Clusulas de interpretacin, modificacin y terminacin unilateral y caducidad. Son aquellas
estipulaciones contractuales que le permiten a la Institucin Educativa imponer su voluntad al contratista
en forma unilateral, mediante el ejercicio de su potestad administrativa asignada por la Ley 80 de 1993.
En el caso en que estas clusulas no sean incluidas en algn contrato en el cual fueren obligatorias, se
entendern como escritas y formarn parte del acuerdo y facultativamente en los contratos de
compraventa, suministro, prestacin de servicios y arrendamiento, cuando el arrendador es la Institucin
Educativa.

17. Legalizacin y publicacin, en esta clusula se estipula a cuenta de quin, sea el contratista o el
contratante, corrern los costos de legalizacin y publicacin del contrato.

18. Supervisin y/o interventora, Cuando se contrate mano de obra, servicios tcnicos o profesionales,
construccin, remodelacin, entre otros, el Rector deber asignar a un servidor pblico de la Institucin
con conocimientos en el rea respectiva como supervisor del contrato o ser l mismo quien efecte las
veces de supervisor. Esto para verificar que las condiciones objeto del contrato se realicen sin perjuicio
para la Institucin Educativa.
Cuando la obra sea ejecutada con recursos de la Alcalda o algn organismo del gobierno, el Rector
vigilar el desarrollo de la obra o servicio a fin que cumpla con lo previsto en las condiciones del contrato
e informar de las anomalas presentadas a la entidad correspondiente.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



47
19. Clusula compromisoria. Se podr incluir dentro del contrato, esta clusula que permita someter a la
decisin de rbitros las distintas diferencias que puedan surgir por razn de la celebracin, ejecucin,
desarrollo o liquidacin del contrato, en concordancia con el artculo 70 de la Ley 80 de 1993.

17.1.2 Tipos de contratos:

1. Contrato de Suministro de Materiales y/o Bienes: El contrato de Suministros es el acuerdo
contractual que tiene su sustento en la adquisicin de bienes muebles, que obtendr la Institucin
Educativa con ocasin de sus necesidades, cuya ejecucin ser en periodos sucesivos (de tracto
sucesivo) y sobre las cuales se pacta un valor acorde con los precios del mercado.

Este contrato podr utilizarse tambien para la adquisicin de bienes, suministros o servicios cuyas
condiciones de precios o cantidad son variables, el proceso de negociacin se fundamenta en valores
estimados, su duracin se prolonga en el tiempo y el pago se realiza a travs de pagos parciales de
conformidad con los pedidos solicitados con cargo al contrato y debidamente entregados por el
contratista, como por ejemplo, el suministro de papelera o materiales para mantenimiento para toda la
vigencia

2. Contrato de Obra. Se denominan contratos de obra aquellos que celebra el Fondo de Servicios
Educativos para la construccin y adecuacin e instalacin sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea
la modalidad de ejecucin y pago.

3. Contrato de Prestacin de Servicios. Los contratos de Prestacin de servicios son los que celebra el
Fondo de Servicios Educativos para desarrollar actividades relacionadas con su funcionamiento. Estos
contratos solo podrn celebrarse con personas naturales y/o jurdicas cuando dichas actividades no
puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados, en ningn caso
estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el trmino
estrictamente indispensable.

4. Contrato de compraventa

5. Contrato de Mantenimiento de equipos

6. Contrato de adquisicin de plizas

7. Contrato de arrendamiento

17.2 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIN DEL CONTRATO

Los contratos que celebre la Institucin Educativa se entendern perfeccionados y listos para ejecutarse
cuando:

1. Exista el certificado de disponibilidad presupuestal.
2. Exista el registro presupuestal.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



48
3. Existan y estn aprobadas las garantas que se hayan solicitado de acuerdo a la necesidad de amparo.
4. Exista el acta de inicio debidamente firmada por las partes.

17.3 DE LOS ANTICIPOS EN LOS CONTRATOS

En los contratos de obra o de mantenimiento o de adecuacin que celebre la Institucin Educativa, de
conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones o segn se establezca en la invitacin para la
contratacin de mnima cuanta, podr pactarse el pago de anticipos que en ningn caso podrn ser
superiores al 50% del valor total del respectivo contrato.

En todo caso, cuando se pacte el pago de anticipo en cualquier contrato, no importa el monto, el contratista
expedir una garanta para el buen manejo del anticipo equivalente al 100% del valor total del anticipo.

17.4 MODIFICACIN DE LOS CONTRATOS

La modificacin contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado
del contrato, bien sea porque la Institucin Educativa lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta
figura es la que comnmente se conoce como otrosi que consiste en una modificacin hecha por las partes
de mutuo acuerdo o bilateral.

Es necesario tener en cuenta, que los acuerdos plasmados en los contratos obedecen a su esencia y su
naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello,
solamente podr ser objeto de modificacin contractual las clusulas que no alteren de manera la esencia o
naturaleza de lo inicialmente pactado.

De esta manera, si durante la ejecucin de un contrato, es necesario introducirle modificaciones, para evitar la
paralizacin o la afectacin grave de la prestacin del servicio educativo, la Institucin Educativa podr
hacerlo mediante documento escrito (otrosi o modificacin) adicional firmado por las partes. Para el caso en
el cual no se llegue a un acuerdo entre las partes, la institucin educativa podr hacer la correspondiente
modificacin mediante Resolucin debidamente motivada.

La modificacin podr consistir en la supresin o adicin de obras, trabajos, suministros o servicios. Las
modificaciones podrn alterar el valor del contrato hasta por un cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del
contrato.

El contratista podr renunciar a la continuacin de la ejecucin de un contrato cuando las modificaciones
alteren el valor del mismo en un 20% o ms del valor inicial y se ordenar la liquidacin del contrato. La
Institucin Educativa deber adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar
la terminacin del objeto del mismo.

Las modificaciones podrn ser solicitadas por cualquiera de las partes, mediante el diligenciamiento de la
solicitud debidamente justificada y avalada por el supervisor y/o interventor y podrn referirse a la prrroga,
modificaciones especiales o adiciones en valor.

Cualquier modificacin a los contratos celebrados por la Institucin Educativa, debe solicitarse, como mnimo,
con quince das de anticipacin a la fecha de vencimiento del plazo del contrato, con excepcin de los
contratos que tengan un plazo menor a lo establecido para lo cual se deber solicitar con un trmino no
inferior a una semana.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



49

La modificacin de cualquier clusula de los contratos que hayan requerido publicacin en el SECOP dar
lugar a su publicacin y aquellas modificaciones de clusulas que originen cambio en el valor inicial del
contrato deben comunicarse a la aseguradora.

17.5 PRRROGA DEL PLAZO DEL CONTRATO

A los contratos se les podr prorrogar su plazo, de acuerdo al anlisis efectuado de las condiciones y
ejecucin contractual, para desarrollar las actividades que se hayan visto interrumpidas o que no se han
podido cumplir por causa ajena al contratista.

En este evento al igual que cualquier otra modificacin deber existir la respectiva Resolucin de rectora
motivada y un informe parcial de supervisin o interventora.

El plazo es diferente a la vigencia del contrato; por plazo se entiende el periodo de tiempo dentro del cual el
contratista se comprometi a desarrollar las obligaciones contractuales y cumplir con el objeto contractual.

La vigencia comprende el plazo del contrato y el trmino para su liquidacin; es decir, hasta tanto no este
liquidado el contrato se entiende vigente.

La prrroga dar lugar a la ampliacin de la garanta nica y publicacin, en aquellos contratos que
inicialmente hayan requerido el establecimiento de garantas y publicacin en el SECOP.

17.6 SUSPENSIN Y REINICIO DEL CONTRATO

En desarrollo del principio de la autonoma de la voluntad, la Institucin Educativa y el contratista, podrn de
mutuo acuerdo, suspender la ejecucin del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite
continuar con la ejecucin del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de inters
pblico que impiden la ejecucin temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no
puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una
condicin. La finalidad de la suspensin del contrato, es una medida excepcional.

La suspensin no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo
provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.

Para llevar a cabo la suspensin de un contrato, se requiere de la manifestacin escrita de suspensin por
parte del contratista o el requerimiento por parte de la Institucin Educativa, en donde se manifiesten las
razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. Si el contrato tiene supervisor y/o
interventor, se requiere la justificacin y concepto del mismo recomendando la suspensin del contrato
exponiendo las razones de ndole tcnico, social, jurdico, financiero, entre otros, que soportan la respectiva
suspensin. Luego se suscribe entre las partes el acta de suspensin con el visto bueno del supervisor y/o
interventor. En el acta de suspensin se debe dejar claro la fecha de suspensin y de reanudacin del
contrato.

Superados los hechos que llevaron a la suspensin del contrato, las partes debern suscribir el acta de
reinicio, de la cual se deber remitir copia a la aseguradora para la respectiva ampliacin de la garanta.

17.7 CESIN DEL CONTRATO
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



50

Una de las principales caractersticas de los contratos estatales es que son intuito personae, por lo tanto, una
vez celebrados no podrn cederse sin previa autorizacin escrita de la Institucin Educativa.

El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesin de los contratos, una relacionada
con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (ver artculo 20 de este manual) a las
que se suman las dems que se dispongan en las normas y, otra, es la realizada por mutuo acuerdo entre las
partes.

Cuando se celebra esta cesin, se est entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir,
que la persona a quien se le cede el contrato cesionario queda con la obligacin de ejecutar el contrato a
favor de la Institucin Educativa.

Cuando la cesin sea por mutuo acuerdo, se requiere:

1. Solicitud mediante oficio del contratista al Rector, de la autorizacin para realizar la cesin del contrato,
indicando su justificacin y las causas que le imposibilitan seguir ejecutando el mismo;
2. Si el contrato tiene supervisor y/o interventor, este debe presentar un informe detallado justificando y
presentando las circunstancias que dan lugar a la cesin del contrato;
3. El Rector determinar la conveniencia para la Institucin y proceder a autorizar o rechazar la cesin
mediante acto administrativo.
4. Se suscribir un acta de cesin del contrato entre las partes, en donde se plasmar expresamente el
estado en que queda la ejecucin del contrato.
5. El cesionario deber tramitar la expedicin o modificacin de la garanta nica que ampare sus
obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los
impuestos a que haya lugar.

17.8 SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA: Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la
ocurrencia de actos de corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, la Institucin
Educativa en cabeza del Rector, est obligada a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto
contratado a travs de un supervisor o un interventor, segn corresponda, de conformidad con los artculos
82, 83, 84 y 85 de la Ley 1474 de 2011.

La supervisin consiste en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y jurdico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma Institucin Educativa cuando no requieren
conocimientos especializados. Para la supervisin, cuando se requiere conocimientos especializados, la
Institucin podr contratar personal de apoyo, a travs de los contratos de prestacin de servicios que sean
requeridos.

La interventora consiste en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona
natural o jurdica contratada para tal fin por la Institucin, cuando el seguimiento del contrato suponga
conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen.

En la Institucin Educativa es obligatoria la contratacin de una interventora para todos los contratos que
hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitacin, en especial, el contrato de obra. La
interventora podr ser contratada con una persona natural o jurdica.

Para los contratos de menor cuanta (280 smmlv) y superiores a 28 smmlv el Consejo Directivo faculta al
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



51
Seor Rector para que solicite a travs de un Convenio con la Gobernacin de Arauca la asignacin de un
funcionario competente para que realice la interventora con base en los principios de coordinacin y
concurrencia establecidos en la Ley 489 de 1998 artculos 6 y 14.

Para todos aquellos contratos inferiores a 28 smmlv el Rector de la Institucin realizar la funcin de
supervisin o delegar segn sea el caso, a un funcionario de la Institucin que tenga los conocimientos
bsicos en el rea respectiva de acuerdo al objeto del contrato para ejercer su supervisin, con el fin de vigilar
que el contratista cumpla el contrato dentro de las estipulaciones y trminos establecidos y la calidad de los
bienes y servicios recibidos sea la correspondiente con las mnimas normas que para ello rigen en Colombia.

Funcin de los interventores y/o supervisores. Los parmetros que deben tener en cuenta el interventor
y/o supervisor para ejercer su funcin en los diferentes contratos para lo cual son designados son, entre otros,
los siguientes, los cuales varan de acuerdo con la clase de contrato.

Con respecto al cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato:

1. Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecucin y de cualquier otro
documento que haga parte del contrato.

2. Verificar que el objeto y los trminos del contrato se cumplan en las condiciones estipuladas.

3. Velar por que los recursos de la Institucin Educativa sean ejecutados de conformidad con el objeto
contractual

4. Efectuar todos sus actos relacionados con el contrato en forma escrita y con copia a la carpeta del
contrato y para el archivo personal.

Con respecto a la ejecucin idnea y oportuna del objeto del contrato:

1. Rechazar los servicios, bienes u objetos que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es
el caso su respectivo cambio.

2. Verificar que los bienes se reciban en las condiciones del contrato para lo cual deber comprobar su
funcionamiento.

3. Verificar que los servicios se realicen en las condiciones del contrato, para lo cual deber comprobar su
calidad e idoneidad.

4. Rechazar los servicios que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el caso su
respectiva reconsideracin.

5. Ordenar la suspensin de los trabajos que se estn ejecutando en forma incorrecta hasta tanto el
contratista cumpla con las especificaciones previstas en el contrato.

6. Inspeccionar los trabajos verificando el cumplimiento de las normas tcnicas y especificaciones exigidas
por el respectivo contrato.

7. Ejercer permanentemente control sobre la calidad de los materiales y elementos, vigilando su utilizacin
y almacenamiento, rechazando oportunamente aquellos que no cumplan las especificaciones o
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



52
condiciones.

Con respecto al seguimiento permanente de la ejecucin del contrato en sus diferentes etapas:

1. Rendir los informes parciales que se le soliciten y el informe final de ejecucin y certificar el cumplimiento
del objeto contractual, acompaado del respectivo informe contable.

2. Diligenciar el (los) informe de interventora con datos exactos y con la descripcin detallada de la
ejecucin contractual, en donde conste, entre otros aspectos, las reuniones realizadas, los problemas
presentados, las soluciones acordadas, los llamados de atencin, los productos devueltos o
reconsiderados, los productos o bienes recibidos.

3. La frecuencia de los informes debe ser trimestral, cada vez que se haga una modificacin al contrato y al
finalizar el mismo. Si el plazo del contrato es inferior a los tres meses, deber existir un informe
intermedio y uno final.

4. Someter a consideracin previa de la Rectora las modificaciones relativas a las condiciones del contrato.
Toda solicitud de modificacin, deber estar acompaada de la correspondiente justificacin tcnica y
econmica, y la viabilidad presupuestal y financiera correspondiente.

5. Solicitar informes bimestrales al contratista sobre la ejecucin de los convenios o contratos, en los
trminos o plazos previstos para tal efecto.

6. Conceptuar sobre la necesidad de las actividades o items complementarias no previstas y los
correspondientes precios unitarios propuestos por el contratista, analizando su incidencia en el valor del
contrato.

7. Efectuar evaluaciones peridicas de la ejecucin del contrato para establecer, si es del caso, los
incumplimientos del contratista, y solicitar la aplicacin de las sanciones a que hubiere lugar, todo con la
debida sustentacin y antelacin.

8. Velar porque la ejecucin del contrato no ocasione daos a terceros y si esto llegare a suceder, tomar las
medidas necesarias para evitar el riesgo de futuras reclamaciones a la Institucin Educativa.

9. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista, de las disposiciones legales de carcter laboral vigente y
exigir que en la obra se apliquen las normas de seguridad industrial que sean de cumplimiento
obligatorio.

Con respecto a la formulacin de recomendaciones tendientes a la debida ejecucin del contrato o informar
cualquier anomala:

1. Comunicar por escrito a la rectora en forma inmediata todas las determinaciones tomadas y enviar copia
de todas las comunicaciones u rdenes dirigidas al contratista.

2. Atender las reclamaciones, sugerencias y dems solicitudes elevadas por el contratista, resolviendo
aquellas que sean de su competencia o dando traslado de las que no lo sean, adjuntando su concepto al
respecto.

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



53
3. Solo en los casos fortuitos o de fuerza mayor no previsibles por las partes, se solicitar con la debida
anticipacin al rector, la respectiva autorizacin para incrementar las cantidades de obra no previstas en
el contrato, siempre que guarden coherencia con el objeto general y especfico del contrato.

4. Comunicar al rector, en forma inmediata, todas las determinaciones tomadas en desarrollo de los
trabajos y enviar copia de todas las comunicaciones.

Con respecto a la organizacin de los documentos:

1. Elaborar las siguientes actas, en las fechas en que realmente se produzcan los hechos a que se refieren,
-Dependiendo del contrato-:

a. Acta de iniciacin
b. Acta de recibo total o parcial del contrato, o de cumplimiento total o parcial
c. Acta de convenios o acuerdos.

2. Organizar el archivo propio de la interventora. Cada interventor, por contrato, deber tener copia de los
documentos que le hacen parte como: pliegos, propuestas, actas, informes, requisitos de
perfeccionamiento y ejecucin.

3. Verificar que la Institucin Educativa est amparada por las garantas contractuales establecidas. As
mismo, exigir con la debida anticipacin su renovacin o modificacin, si fuere del caso.

4. Verificar el cumplimiento de aportes de seguridad social y parafiscal por parte del contratista.

Con respecto a la liquidacin del contrato:

1. El interventor deber elaborar el balance econmico financiero del contrato, con base en las actas de
recibo parcial, recibo a satisfaccin de los trabajos o servicios, documentos que se sometern a la
aprobacin por parte del contratista.

2. Elaborar el informe final de gestin y el certificado de cumplimiento del objeto contractual, los cuales
formarn parte integral del acta de liquidacin.

3. Reunirse con el contratista para verificar los informes finales y acuerdos que debe estipularse en el acta
de seguimiento, antes de ser enviados a la Rectora de la Institucin Educativa.

ARTCULO 18. ETAPA POST-CONTRACTUAL. Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la
liquidacin del mismo.

18.1 LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS: De conformidad con lo expuesto en el artculo 11 de la Ley 1150
de 2007, la liquidacin de los contratos se har de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal trmino,
la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la
ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del
acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que
le haga la institucin educativa, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Institucin tendr
la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



54
dispuesto en el artculo 136 del C.C.A.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidacin, la misma podr ser realizada
en cualquier tiempo dentro de los dos aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los incisos
anteriores, de muto acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 136 del C.C.A.

Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo, y en este evento
la liquidacin unilateral slo proceder en relacin con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

En el acta de liquidacin constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegasen las partes
para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidacin se exigir al contratista la ampliacin, si es del caso, de la garanta del contrato a la
estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios,
al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las
obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.

De conformidad con el artculo 217 del Decreto 019 de 2012 la liquidacin del contrato no ser obligatoria en
los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.

El acta de liquidacin deber contener:

1. La identificacin de las partes que la suscriben.
2. Nmero y clase del contrato.
3. El objeto del contrato.
4. La fecha de perfeccionamiento.
5. Trmino y/o duracin del contrato.
6. Las modificaciones realizadas al contrato.
7. El valor del contrato.
8. Los valores girados y ejecutados.
9. La forma y fechas de los pagos efectuados.
10. Relacin del informe de gestin final y del certificado de cumplimiento del objeto contractual.
11. Un balance econmico y financiero.
12. La consideracin de que existen saldos a favor de alguna de las partes, o que el contratista y/o las
partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto.
13. La enunciacin de la obligacin de consignar los saldos junto con sus rendimientos a la tesorera de la
institucin educativa, si los hubiere.
14. La enunciacin de que el acta presta mrito y de su aplicacin unilateral en el evento que no sea firmada
por el contratista.
15. La fecha.
16. Si hay salvedad por alguna de las partes, debern consignarse las observaciones y rplicas al respecto.

ARTICULO 19. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO OTORGADOS POR LA INSTITUCIN EDUCATIVA.
De conformidad con lo establecido en el artculo 8 del Decreto 4791 de 2008 se pueden presentar dos (2)
tipos de arrendamientos:

1. Arrendamiento de forma permanente, que corresponde a todos aquellos contratos que se celebran por 5
o ms meses durante el ao, como lo son el arrendamiento de cafeteras, papeleras, aulas,
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



55
polideportivos y otros espacios fsicos institucionales.

2. Arrendamiento de forma eventual, que corresponde a todos aquellos arrendamientos que se dan tan
slo por unos das o unas horas, como arriendo de auditorios, salas de audiovisuales, entre otros, para
la realizacin de algn tipo de evento por parte de un tercero.

A continuacin se definen los procedimientos a seguir en ambos casos.

19.1 ARRENDAMIENTOS DE FORMA PERMANENTE

Para que la Institucin Educativa pueda arrendar de manera permanente cualquier tipo de bien mueble o
inmueble, se sujetar a los siguientes procedimientos:

1. Realizar un estudio previo del arrendamiento, en el cual se establezca:
a) Identificacin plena del bien que se pretende arrendar: Ubicacin, tamao, disponibilidad del bien
en cuanto a tiempo y espacio, descripcin de los servicios pblicos a usar (energa, agua,
alcantarillado, gas) si son independientes o estn conexos a los del colegio.
b) La razn que origina la posibilidad de arrendarlo.
c) El posible valor del canon mensual de arrendamiento, sustentado de conformidad con un estudio
en el cual se establezca que se garantiza el cubrimiento de costos (servicios pblicos que sean
conexos a los de la Institucin) y la forma de pago.
d) Obligaciones del arrendatario, de acuerdo al bien que se pretende arrendar.
e) Justificacin de los factores para seleccionar la oferta ms favorable: Criterios jurdicos
(documentos legales), Criterios financieros (precio ofertado sea igual o superior al valor propuesto
por la Institucin) y Criterios tcnicos (condiciones especiales solicitadas).
f) Anlisis de posibles riesgos y definicin de mecanismos de cobertura.

2. Enviar a la Secretara de Educacin Departamental de Arauca una copia del estudio previo realizado
solicitando la correspondiente aprobacin.

3. Realizar invitacin pblica en cartelera y/o pgina web institucional para quienes estn interesados en
tomar en arriendo el bien, previa aprobacin de la Secretara de Educacin. A la invitacin pblica se le
anexar el estudio previo.

4. Recepcionar las ofertas que lleguen, dentro de los trminos establecidos en la invitacin pblica.

5. En reunin el Consejo Directivo, abrir las propuestas, las analizar y seleccionar al oferente que
adems de ofrecer el pago del mismo canon de arrendamiento o de haberlo mejorado, cumpla con las
condiciones jurdicas y tcnicas exigidas en el estudio previo, de lo cual se elaborar un informe firmado
por el Consejo Directivo.

6. El Rector, con base en el resultado del informe del Consejo Directivo, emitir una Resolucin para
adjudicar el contrato de arrendamiento al oferente seleccionado.

7. Se elaborar el contrato de arrendamiento y se celebrar, y de requerirlo conforme al estudio previo se
solicitarn las garantas correspondientes y se aprobarn.

19.2 ARRENDAMIENTO DE FORMA EVENTUAL
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



56

Para que la Institucin Educativa pueda arrendar de manera eventual cualquier tipo de bien mueble o
inmueble, se sujetar a los siguientes procedimientos:

1. Cada ao, al inicio de cada vigencia, el Consejo Directivo a travs de Acuerdo autorizar al Rector para
arrendar y/o alquilar de forma eventual, aquellos bienes que puedan ser objeto como: Auditorios,
polideportivos, aulas especiales, silletera, equipos, entre otros, durante esa vigencia fiscal, para cual
definir en el mismo acuerdo las tarifas que se debern cobrar por hora o da de alquiler.

2. La persona interesada en tomar el arrendamiento, deber presentar ante la Rectora solicitud escrita
especificando el bien que requiere arrendar, el tiempo de arrendamiento y las condiciones.

3. La Rectora a travs de Resolucin autorizar el arrendamiento del bien, definiendo a quin se le
arrienda, por cunto tiempo se le arrienda, el valor del arriendo y las condiciones en las cuales deber
ser restituido, que deben corresponder a las mismas en las cuales le fue entregado.

CAPITULO IV. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

ARTICULO 20. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR: Las inhabilidades e
incompatibilidades recogen una relacin de circunstancias vinculadas con la persona misma del contratista y
cuya presencia impide la celebracin del contrato, so pena de verse afectado de nulidad, y sin perjuicio de las
sanciones administrativas y penales a que haya lugar.

Para efectos de la celebracin de contratos, la Institucin Educativa, dar aplicacin estricta al Rgimen de
inhabilidades e incompatibilidades consagrado en la legislacin vigente, en especial a lo dispuesto en los
artculos 8, 9 y 10 de la Ley 80 de 1993, el artculo 18 de la Ley 1150 de 2007 y los artculos 1, 4 y 90 de la
Ley 1474 del 12 de julio de 2011 Ley Anticorrupcin.

A ttulo enunciativo no podrn contratar con la Institucin Educativa las personas que se encuentren dentro de
las siguientes inhabilidades e incompatibilidades:

Por estricta prohibicin Constitucional y legal. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por
la Constitucin y las leyes. Artculo 127, inciso 1; conc.:ibdem, art.180, num,4 de la Constitucin Poltica, Ley
11 de 1.973, en su artculo 1, inciso final, artculo 2., literal c), la ley 136 de 1994 en su artculo 47 y el decreto
590 de 1.993. artculo 10 de la ley 80 de 1.993. Ley 734 de 2002.

Por violar la disposicin anterior. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron
contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados. Esta actuacin afectar de nulidad absoluta,
tanto la actuacin como la vinculacin contractual, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que hubiere
lugar.

Por Caducidad declarada. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad. Se hace extensiva por un
lapso de cinco (5) aos, contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto administrativo que la declar.

Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, as como a las
sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.
Por sentencia Judicial. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de
interdiccin de derechos y funciones pblicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



57
destitucin.

Por no suscribir el contrato adjudicado. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato
estatal adjudicado, se excepta cuando exista fuerza mayor o caso fortuito, caso en las cuales, probadas, no
se har efectiva, en calidad de sancin, la garanta de seriedad de la propuesta y se adjudicara el contrato al
proponente calificado en segundo lugar.

Por incurrir en actos de corrupcin. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables
judicialmente por la comisin de delitos contra la administracin pblica cuya pena sea privativa de la libertad
o que afecten el patrimonio del Estado o quienes hayan sido condenados por delitos relacionados con la
pertenencia, promocin o financiacin de grupos ilegales, delitos de lesa humanidad, narcotrfico en
Colombia o en el exterior, o soborno transnacional, con excepcin de delitos culposos.

Esta inhabilidad tendr una duracin de 20 aos y se extender a las sociedades en las que sean socias tales
personas, a sus matrices y a sus subordinadas, con excepcin de las sociedades annimas abiertas.

Por ser ex empleado pblico. Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel
directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estn vinculados a
cualquier ttulo, durante los dos (2) aos siguientes al retiro del ejercicio del cargo pblico, cuando el objeto
que desarrollen tenga relacin con el sector al cual prestaron sus servicios.

Esta inhabilidad tambin operar para las personas que se encuentren dentro del primer grado de
consaguinidad, primero de afinidad, o primero civil del ex empleado pblico.

Por incumplimiento reiterado. El contratista que incurra en alguna de las siguientes conductas quedar
inhabilitado por tres (3) aos contados a partir de la inscripcin de la ltima multa o incumplimiento en el RUP:

g) Haber sido objeto de imposicin de cinco (5) o ms multas durante la ejecucin de uno o varios
contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales.
h) Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por lo menos dos (2) contratos
durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales.
i) Haber sido objeto de imposicin de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma vigencia
fiscal, con una o varias entidades estatales.

Esta inhabilidad se extender a los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado sta
inhabilidad, as como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha
declaratoria.

Los servidores pblicos. Se debe tener en cuenta lo siguiente:

Todos los servidores de la administracin pblica, mientras ejerzan como tal, no podrn contratar con el
Estado.
Los funcionarios de la Institucin Educativa con direccin y manejo o que sean del nivel directivo,
asesor, ejecutivo o los miembros del Consejo Directivo no podrn contratar con el Estado, la
incompatibilidad para contratar se extiende por el trmino de un ao a partir de la desvinculacin o retiro.

Si los servidores pblicos, por la naturaleza de sus funciones, no tienen facultad decisoria, al dejar su
cargo por retiro del servicio voluntario o retiro no sancionatorio, desaparece la incompatibilidad, pues al
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



58
contrario de las dems causales, esta no se prolonga por determinado tiempo.

Por parentesco. Las personas que tengan vnculos de parentesco, padres, hijos, hermanos, suegros,
cuados, cnyuge o compaero o compaera permanente, con los servidores pblicos del nivel directivo,
asesor, ejecutivo o con los miembros del consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno
de la Institucin Educativa.

Las corporaciones, asociaciones, fundaciones, las sociedades annimas que no tengan el carcter de
abiertas, as como las sociedades de responsabilidad limitada y las dems sociedades de personas en las
que desempee un cargo de direccin o manejo el cnyuge o compaero permanente o el hijo o el hermano o
el nieto o el padre o el abuelo o el yerno o la nuera o el cuado o el suegro o un adoptante o un adoptado de
cualquier servidor pblico de la Institucin Educativa que se desempee en los niveles directivo, asesor o
ejecutivo o sea miembro del consejo directivo.

Por parentesco dentro de un mismo proceso de seleccin. Quienes sean cnyuges o compaeros
permanentes, y quienes sean padres, hermanos o cuados con cualquier otra persona que formalmente haya
presentado propuesta para una misma licitacin o concurso.

Las sociedades distintas a las annimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus
socios sean hijo o hermano o nieto o padre o abuelo o yerno o nuera o cuado o suegro del representante
legal o cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta para una
misma licitacin o concurso.

Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente de la comisin de los
siguientes delitos: Peculado, concusin, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno
transnacional, as como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Adems, quedarn inhbiles las sociedades
de las cuales estas personas sean socias, con excepcin de las sociedades annimas abiertas.

En todo contrato, no importa el monto, se debe incluir una clusula en la que el contratista manifiesta
expresamente que no se halla incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas
en las normas vigentes. Igual circunstancia debe expresarse en la carta de presentacin de la propuesta o
cotizacin.

ARTICULO 21. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES: Si en desarrollo del
proceso de seleccin o perfeccionado el contrato, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad en la persona
del licitante, concursante o contratista, sin que hubiese existido con anterioridad a la vinculacin contractual,
se deben adoptar las siguientes medidas:

1. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, ste ceder el contrato previa
autorizacin escrita por parte de la Rectora de la Institucin Educativa o, si ello no fuere posible,
renunciar a su ejecucin.
2. Cuando sobrevenga en un proponente dentro de una licitacin o proceso de seleccin, se entender que
renuncia a la participacin en el proceso y a los derechos surgidos del mismo.
3. Si sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unin temporal, ste ceder su participacin a
un tercero previa autorizacin escrita de la rectora de la Institucin Educativa. En ningn caso podr
haber cesin del contrato entre quienes integran el consorcio o unin temporal.


I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



59
CAPITULO V. ADMINISTRACIN DE LAS CONTROVERSIAS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS

ARTICULO 22. MECANISMOS PARA LA SOLUCION DIRECTA DE CONTROVERSIAS
CONTRACTUALES: La Institucin Educativa buscar solucionar en forma gil y directa las controversias
surgidas con motivo de la actividad contractual, acudiendo, para tal efecto, a la conciliacin, la amigable
composicin, la transaccin y el arbitramento.

Dichos mecanismos solo podrn realizarse previa informacin, asesora y atencin de la Rectora en
coordinacin con el asesor jurdico o con quien haga sus veces.



CAPITULO VI. ADMINISTRACIN Y GESTIN DE DOCUMENTOS

ARTICULO 23. ADMINISTRACIN Y GESTIN DE DOCUMENTOS. La Institucin Educativa acoge dentro
de su actuar la gestin por procesos, en consecuencia el proceso de Contratacin Administrativa deber
aplicar a cabalidad todos los procesos de orden transversal a la Administracin entre los cuales se encuentra
el proceso de Gestin Documental, cuyos lineamientos se encuentran determinados en el Sistema Integrado
de Gestin, como un proceso de apoyo cuyo objetivo es gestionar el recibo y entrega de correspondencia, la
administracin, custodia y consulta de los documentos y la asesora y capacitacin en temas de archivo bajo
criterios de calidad y oportunidad.

Finalmente es preciso tener en cuenta que de conformidad con el modelo contractual adoptado por la
Institucin, se define como funcionario responsable del proceso de gestin documental en las etapas de
planeacin, pre-contractual, contractual y post-contractual al tesorero pagador de la Institucin Educativa o
quien haga sus veces, quien asume el rol logstico de administracin de la documentacin contractual,
encargndose as de mantener actualizado los expedientes de contratacin en medio fsico y electrnico en
tiempo real hasta la finalizacin y liquidacin del contrato.

La elaboracin y expedicin de los documentos que se originan en el proceso de contratacin estar a cargo
del o los funcionarios responsables de acuerdo con lo sealado en el presente manual para cada modalidad
de contratacin.

Ahora bien, cuando el contrato amerite la asignacin de un supervisor, al funcionario encargado de tal labor,
le corresponde mantener el expediente actualizado y en orden hasta la liquidacin del mismo y despus
deber entregar al tesorero pagador el expediente para su correspondiente archivo. Tratndose de
interventoras, deber consignarse como obligacin del contratista, incluir dentro del expediente del contrato,
cada uno de los documentos e informes que se originen con ocasin de su ejecucin.

En cuanto a la publicacin de los documentos en los diferentes medios, le corresponde al servidor pblico con
el rol logstico de conformidad con lo establecido en este manual.


CAPITULO VII. REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL

ARTICULO 24. MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO. Para la imposicin de
multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, as como para la estimacin de los perjuicios sufridos
por la Institucin Educativa contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



60
el artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, la Institucin observar el procedimiento establecido en el artculo 86
de la Ley 1474 de 2011.

El Rector ser el encargado de tramitar el proceso sancionatorio contra contratistas. El procedimiento
adoptado para la imposicin de multas, exigencias de clusula penal y declaratoria de caducidad se soporta
en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la funcin pblica, conforme a lo
preceptuado en los artculos 29 y 209 de la Constitucin Poltica y a los principios orientadores de las
actuaciones administrativas a que se refiere el artculo 3 del Cdigo de Procedimiento Administrativo de lo
Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podr imponer multa alguna sin que se surta el
procedimiento sealado por la Ley, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligacin
pendiente si sta an era requerida por la Institucin.

CAPITULO VII. BUENAS PRCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIN

ARTICULO 25. BUENAS PRCTICAS DURANTE EL PROCESO CONTRACTUAL

1. El Instrumento de Planeacin es la piedra angular para que el proceso de contratacin inicie con todas
las garantas de transparencia e integridad, por eso la planeacin debe ser una constante en la gestin
contractual. Para ello es indispensable elaborar juiciosamente el Plan Anual de Adquisiciones el cual
debe estar aprobado y publicado en el SECOP a ms tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal.

2. En caso de contradiccin entre lo consignado en el presente Manual y las normas legales y
reglamentarias vigentes en la materia, prevalecern estas ltimas.

3. La publicacin electrnica de los actos y de todos los documentos que se generen en desarrollo del
proceso de contratacin debern hacerse en la fecha de su expedicin, o a ms tardar dentro de los tres
(3) das hbiles siguientes.

4. Se recomienda no hacer uso de certificados de disponibilidad presupuestal globales que sirvan de
soporte de varias necesidades, lo anterior para garantizar el respaldo de los recursos.

5. Todos los documentos deben ir con la fecha en la cual son elaborados.

6. Cuando se trate de procesos complejos, bien sea por su naturaleza o cuanta, se recomienda contratar a
un asesor jurdico experto en contratacin administrativa para la asesora del proceso y la solicitud de
acompaamiento de la Procuradura correspondiente, en ejercicio de su funcin preventiva. De igual
forma se recomienda para los procesos de Licitacin Pblica, solicitar la asistencia de los entes de
control, Procuradura, Contralora y Oficinas de Control a la audiencia de adjudicacin.

7. Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a error a los proponentes y que
impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin limitada o que dependan de la voluntad exclusiva
de la Institucin.

8. Durante la etapa de evaluacin de las ofertas, el comit evaluador o quien realice la evaluacin atender
la regla de subsanabilidad establecida en el numeral 15.5 de este Manual de conformidad con lo previsto
en los numerales 2,3 y 4 del artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.

9. En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales que se generen durante todo el
proceso de contratacin.
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



61

10. Durante la ejecucin del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la contratacin y adoptar
las medidas necesarias para mitigarlos.

11. La suspensin del contrato, la revisin de precios, la potestad de modificacin unilateral de los contratos,
son prcticas de buena gestin reguladas por la Ley 80 de 1993 o delimitadas por la jurisprudencia, que
utilizadas correctamente pueden dar solucin a las contingencias en forma gil y significar una
negociacin ventajosa o ahorro de recursos pblicos (Sentencia del Consejo de Estado. Radicacin
10880, fecha 9/10/1997, consejero ponente: Jess Mara Ballesteros, artculo 16 Ley 80 de 1993).

12. La revisin peridica de precios es una facultad que puede usar la administracin para impedir que se
configure la ruptura del equilibrio econmico (Sentencia Consejo de Estado. Radicado 11194, fecha
15/02/1999).

13. Antes de cualquier modificacin unilateral por parte de la Institucin se deben agotar todos los
instrumentos y mecanismos que le permitan una solucin de comn acuerdo.

14. La celebracin de contratos de la Institucin Educativa con cualquier cooperativa o asociacin se
someter a los procesos de seleccin segn la modalidad estipulados en este Manual en los que
participarn en igualdad de condiciones con los particulares. (Artculo 10 Ley 1150 de 2007)

Queda prohibido a la administracin de la Institucin Educativa celebrar contratos con cooperativas o
precooperativas de trabajo asociado que tengan como objeto el suministro de mano de obra temporal o
remisin de trabajadores en misin con el fin de que estos atiendan laborales o trabajos propios de un
funcionario de planta que generen relaciones de subordinacin o dependencia con la Institucin. Lo
anterior, atendiendo lo establecido en el Decreto 4588 del 2006 artculo 17 y con el nimo de evitar
sanciones de tipo econmico con cargo a la Institucin o a su Rector en caso que la cooperativa no
responda con sus obligaciones.

15. La administracin y la tesorera de la Institucin Educativa, en concordancia con el artculo 19 de la Ley
1150 de 2007, llevarn un registro de presentacin por parte de los contratistas de los documentos
requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, con el fin de respetar el orden de
presentacin de los pagos y del derecho de turno. Dicho registro ser pblico.

Lo dispuesto en este numeral no se aplicar respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido
presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos
en el contrato del cual se derivan.

16. En concordancia con el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007, todos los proponentes y contratistas que
aspiren o celebren contratos con la Institucin Educativa debern acreditar que se encuentran al da en
el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios
del Sena, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, tanto para la celebracin del contrato como para la
realizacin de cada pago derivado del mismo.

17. En todas las etapas del proceso de contratacin se garantizar el cumplimiento de los principios de la
contratacin pblica, contenidos en la Constitucin Poltica de Colombia y en la Ley, en especial los
contenidos en el Decreto 019 de 2012.

ARTICULO 26. PRACTICAS ANTICORRUPCIN. Como estrategias para prevenir la corrupcin y controlar
la efectividad de la Gestin Contractual, la Institucin cuenta con las siguientes estrategias:
I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



62

1. En la Institucin Educativa se defini un modelo de contratacin que responde a los principios de
transparencia, seleccin objetiva y planeacin.
2. Se realizan acciones de verificacin inmediata como mecanismos para ejercer el control y vigilancia.
3. Se tiene establecida una metodologa para la rendicin de cuentas donde se pone a disposicin de la
comunidad lo que hacemos como Institucin en el manejo de los recursos pblicos.
4. En las carteleras institucionales y en la pgina web de la Institucin se publican constantemente los
diferentes procesos contractuales y los informes de rendicin de cuentas para conocimiento de toda la
comunidad educativa.

ARTICULO 27. CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTNDAR. El cumplimiento de las
reglas del modelo estndar de control interno est relacionado con los controles establecidos en el
procedimiento. Para el proceso de contratacin se tienen los manuales que definen requisitos mnimos,
tiempos, responsables, al igual que las normas que rigen el proceso contractual.

El proceso tiene establecidos unos riesgos y dentro de la metodologa de administracin del riesgo bajo la
cual trabaja la Institucin Educativa se tienen establecidos los controles a los mismos y sus tratamientos.

Para la Institucin Educativa es determinante la visibilidad en la contratacin, por ello adems de publicar los
procesos contractuales en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica de acuerdo con lo establecido
por la Agencia Nacional de Contratacin Colombia Compra Eficiente se publican los procesos en la pgina
web de la Institucin Educativa y en las carteleras principales.

ARTICULO 28. USO DE HERRAMIENTAS ELECTRONICAS PARA LA GESTIN CONTRACTUAL. La
Institucin Educativa ha implementado el uso de dos (2) herramientas informticas para la gestin contractual,
las cuales se encuentran enfocadas en resolver las necesidades propias de la contratacin institucional, as
como para realizar un control sobre las tareas y/o actividades que se deben realizar en las etapas pre-
contractual, contractual y post-contractual.

En primer lugar, se encuentra el Software Integra Online en donde se hace el registro de la documentacin
contractual, facilitando la generacin de reportes requeridos, permite asignar de manera automtica el nmero
del contrato por el sistema, hacindolos coincidir con el nmero del estudio previo, permitiendo un mayor
control.

La Institucin a travs de su pgina web institucional www.santateresita.edu.co permite el acceso de los
ciudadanos, veeduras ciudadanas y posibles oferentes a sus procesos contractuales estableciendo una
entrada directa a los avisos de convocatoria de los diferentes procesos contractuales y a los contratos
suscritos. Tambin se encuentra para su consulta y descarga, el manual de contratacin de la Institucin y
toda la informacin para la realizacin de la supervisin de los contratos.

Finalmente, los canales virtuales para los clientes externos, usuarios y posibles oferentes encuentran
comunicacin directa a travs del correo electrnico institucional stateresitarauca@yahoo.es.

ARTICULO 29. MECANISMOS DE PARTICIPACIN CIUDADANA. En el marco de nuestro modelo
contractual y como estrategias de control a la contratacin por parte de la comunidad, la Institucin Educativa
ha definido los siguientes mecanismos de participacin ciudadana:

I.E. SANTA TERESITA ARAUCA
MANUAL DE CONTRATACION
NIT 834.000.166-1



63
Las auditoras ciudadanas, como una herramienta que facilita la comunicacin directa entre la comunidad
educativa y la Institucin Educativa y la Rendicin de Cuentas como mecanismos de participacin que
permite a la comunidad educativa interactuar desde sus intereses y solucin de problemas planteados en el
Plan de Mejoramiento Institucional.

CAPITULO VIII. REFORMA, DEROGACIN Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIN

ARTCULO 30. VIGENCIA DEL MANUAL. La vigencia del manual de contratacin de la Institucin Educativa
ser a partir de su aprobacin por parte del Consejo Directivo, el cual ser adoptado mediante Acuerdo. El
Consejo Directivo conservar siempre la facultad de modificarlo y derogarlo.

ARTICULO 31. SOCIALIZACION: La Rectora en coordinacin con el Comit de Control Interno, sern los
encargados de difundir el Manual de Contratacin de tal forma que todos los funcionarios que intervengan en
los procesos de contratacin de la Institucin Educativa apliquen las disposiciones all contenidas.

ARTICULO 32. El presente acuerdo rige a partir de su expedicin y deroga las disposiciones que le sean
contrarias.

Dado en Arauca, a los seis (6) das del mes de junio de 2014.

PUBLQUESE Y CMPLASE,

MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO



Lic. NELSON GAUTA JAIMES MARTHA LIBIA CARDONA BUENO
Rector Secretaria



JACQUELINE MEDINA SANCHEZ LEIDY MORENO
Representante Profesores Sede Representante profesores Sede Divino Nio
Santa Teresita y Oscar Mogolln Jaimes



EMIR FERNANDO PERALES OSCAR JIMENEZ TURIZO
Representante padres de familia Representante padres de familia Sede Divino
Sede Santa Teresita Nio y Oscar Mogolln Jaimes



GINNA ALEJANDRA GALVAN GALVIS
Representante de alumnos