Es un catlogo, un depsito, de los elementos en un sistema. Como su
nombre lo sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estn estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de la organizacin. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Los elementos ms importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos. Si los analistas desean conocer cuntos caracteres abarca un determinado dato o qu otros nombres recibe en distintas partes del sistema, o dnde se utiliza, encontrarn las respuestas en un diccionario de datos desarrollado en forma apropiada. El diccionario se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos de sistemas.
Definicin de Elementos El nivel ms importante de datos es el elemento dato. (es probable que usted conozca otros nombres que se le dan a este trmino: campo dato o parte elemental.). Ninguna unidad ms pequea tiene significado para los analistas de sistemas o usuarios. Los elementos dato son los bloques bsicos para todos los dems datos del sistema. Por si mismo conllevan suficiente significado para ningn usuario.
Diccionario de datos Contiene las caractersticas lgicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la informacin, se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo.
Caractersticas Diccionario de Datos En muchas aplicaciones de sistemas de informacin, el volumen de datos es esencial (ms de lo que un analista puede seguir de cerca con facilidad). Cuando trabajan sobre un sistema varios equipos de analistas, la tarea de coordinar las definiciones de los datos se vuelve ms compleja. Los individuos dependen de las definiciones establecidas por otros y de sus propias suposiciones con respecto a las especificaciones de los datos. Debido a esto, a menos que todos se renan casi todos los das (lo que ocurre muy rara vez), es virtualmente imposible tener una coordinacin aceptable de datos Los diccionarios de datos son un componente importante del anlisis estructurado ya que por s solos los diagramas de flujo de datos no describen el objeto de la investigacin. El diccionario de datos proporciona ms informacin relacionada con el sistema. Esta seccin estudia lo que es un diccionario de datos, por qu es necesario en el anlisis de flujo de datos y cmo desarrollarlo. Para describir los diccionarios de datos se utilizar el ejemplo del sistema de contabilidad. Las caractersticas por tipo:
Naturaleza de las transacciones: las actividades de la empresa que se llevan a cabo mientras se emplea el sistema. Preguntas: solicitudes para la recuperacin o procesamiento de informacin para generar una respuesta especfica. Archivos y bases de datos: detalles de las transacciones y registros maestros que son de inters para la organizacin. Capacidad del sistema: Habilidad del sistema para aceptar, procesar y almacenar transacciones y datos. Localizar errores y omisiones en el sistema, detectan dificultades, y las presentan en un informe. Aun en los manuales, se revelan errores.
Contenido de un registro del diccionario El diccionario tiene dos tipos de descripciones para el flujo de datos del sistema, son los elementos datos y estructura de datos.
Elemento de dato Son los bloques bsicos para todos los dems datos del sistema, por si mismos no le dan un significado suficiente al usuario. Se agrupan para formar una estructura de datos. Cada entrada en el diccionario consiste de un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos por el sistema.
En los elementos de datos se encuentra:
Cada uno est identificado con: Un nombre: para distinguir un dato de otro. Descripcin: indica lo que representa en el sistema. Alias: porque un dato puede recibir varios nombres, dependiendo de quin uso este dato. Longitud: porque es de importancia de saber la cantidad de espacio necesario para cada dato. Valores de los datos: porque en algunos procesos solo son permitidos valores muy especficos para los datos. Si los valores de los datos estn restringidos a un intervalo especifico, esto debe estar en la entrada del diccionario. Estructura de datos: es un grupo de datos que estn relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema. Descripcin: Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes. Se pueden utilizar las siguientes combinaciones ya sea individualmente o en conjuncin con alguna otra. Relacin secuencial: define los componentes que siempre se incluyen en una estructura de datos. Relacin de seleccin: (uno u otro), define las alternativas para datos o estructuras de datos incluidos en una estructura de datos. Relacin de iteracin: (repetitiva), define la repeticin de un componente. Relacin opcional: los datos pueden o no estar incluidos, o sea, una o ninguna iteracin.
Estructuras de Datos Una estructura de datos es un grupo de datos elementales que estn relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema.
Uso Del Diccionario de Datos:
Para manejar los detalles en sistemas muy grandes, ya que tienen enormes cantidades de datos, aun en los sistemas ms chicos hay gran cantidad de datos. Los sistemas al sufrir cambios continuos, es muy difcil manejar todos los detalles. Por eso se registra la informacin, ya sea sobre hoja de papel o usando procesadores de texto. Los analistas ms organizados usan el diccionario de datos automatizados diseados especficamente para el anlisis y diseo de software.
Para asignarle un solo significado a cada uno de los elementos y actividades del sistema. Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar significados comunes para los elementos y actividades del sistema y registrando detalles adicionales relacionados con el flujo de datos en el sistema, de tal manera que todo pueda localizarse con rapidez.
Para documentar las caractersticas del sistema, incluyendo partes o componentes as como los aspectos que los distinguen. Tambin es necesario saber bajo qu circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con qu frecuencia ocurren. Produciendo una comprensin ms completa. Una vez que las caractersticas estn articuladas y registradas, todos los participantes en el proyecto tendrn una fuente comn de informacin con respecto al sistema.
Para facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema. Determina si son necesarias nuevas caractersticas o si estn en orden los cambios de cualquier tipo.