Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Instituto Politcnico de los Llanos
Ncleo Calabozo
PN !d"inistracin de E"presas
acilitador #a$%
Carlos Blanco
Calabozo& Marzo de '()'*
Integrantes:
No+uera ,recia C*I% )-*./'*0)1
2liveros Rosa C*I% )/*)31*-1(
Rodr4+uez Mar4a C*I% )/*5/5*(1/
6apata Mila+ro C*I% )0*10.*)/3
7eccin 8/9 7abatino
INTRODUCCION
Una :or"a de poder conse+uir los ob;etivos en una or+anizacin es
des+losarlos de :or"a <ue se puedan plantear el an=lisis de las desviaciones
"ediante una >erra"ienta <ue nos indi<ue si esta"os consi+uiendo los
ob;etivos propuestos& dic>a >erra"ienta es el control de +estin*
El presente traba;o describe las caracter4sticas +enerales del proceso
de control de +estin& para ello se e?plicar= breve"ente su si+ni:icado
conceptual @ su relacin con la plani:icacin& ele"entos de control de
+estin& e indicadores de +estin& se estudiar= "u@ espec4:ica"ente el
control de +estin co"o instru"ento racionalizador de las "etas trazadas*
Cmo planificar para el control de gestin?
El control de +estin es el punto de partida para la "e;ora de
est=ndares "ediante la plani:icacin se orienta a las acciones en
correspondencia con las estrate+ias trazadas >acia "e;ores resultados& se
cuenta con el control para saber si los resultados satis:acen los ob;etivos
trazados*
Aa"bin se considera <ue el control de +estin no debe ser reducido a
la :uncin de control #entendido co"o evaluacin @ correccin del
dese"peBo sola"ente$ sino <ue co"prende ta"bin la :ase de plani:icacin
#por<ue durante el proceso de de:inir ob;etivos se deter"inan las :or"as de
"edirlos& @ su cuanti:icacin en el est=ndar$& <ue a su vez est= deter"inada
por los procesos de "e;ora"iento <ue son los <ue le otor+an la capacidad de
dia+nstico al control de +estin& el cual per"ite conocer el co"porta"iento
de la e"presa de acuerdo con la plani:icacin establecida& para lue+o ser
capaz de unir todas las =reas @ departa"entos con un :in co"n% "edir el
resultado de una +estin respecto al cu"pli"iento de unos ob;etivos
previa"ente :i;ados*
7e puede decir <ue el control de +estin es un instru"ento el cual
aporta una a@uda a la decisin @ sus tiles de direccin van a per"itir a los
directores de la e"presa alcanzar los ob;etivosC es una :uncin
descentralizada @ coordinada para la plani:icacin de ob;etivos& aco"paBada
de un plan de accin @ la veri:icacin de <ue los ob;etivos >an sido
alcanzados* Para el desarrollo de un control e:ectivo es necesario aplicar una
plani:icacin estrat+ica <ue oriente los procesos or+anizacionales&
brind=ndole la posibilidad a la +erencia de e;ecutar las actividades orientadas
al lo+ro de sus ob;etivosC corri+iendo desviaciones <ue puedan a:ectar su
"isin*
Por lo tanto& se re<uiere el desarrollo de los ele"entos& as4 co"o el
proceso de la plani:icacin vinculando a todos sus "ie"brosC para <ue
puedan cu"plir a cabalidad cada una de sus :unciones*
Elaboracin de presupuesto Elementos del control
El Control Presupuestario constitu@e una de las principales
>erra"ientas de apo@o al Control de ,estin debido a <ue nos per"ite
alcanzar con "a@or e:ectividad los presupuestos <ue >an sido :or"ulados*
7u ob;etivo es el de co"probar la obtencin de los resultados previstos @
para <ue este se cu"pla se necesita de la in:or"acin contable de cada
centro de responsabilidad& @ es a<u4 donde el Control de ,estin revisa el
buen uso de los recursos entre+ados @ la calidad de los servicios prestados*
El Control Presupuestario establece previa"ente los est=ndares& o
sea los criterios adecuados para co"parar los resultados obtenidos& realiza
"ediciones del dese"peBoC es decir& co"para el dese"peBo real con los
est=ndares prede:inidos& lo+rando as4 una adecuada deteccin de las
desviaciones* Una vez <ue se deter"ina la "a+nitud @ si+ni:icacin de stas&
se evala cu=les son las "edidas correctivas a desarrollar para <ue las
desviaciones no si+an ocurriendo*
El Control Presupuestario se puede de:inir co"o un siste"a :or"al
orientado al cu"pli"iento de las :unciones ad"inistrativas de plani:icacin&
coordinacin @ control*
Dentro del "arco establecido por la plani:icacin estrat+ica& el
Control Presupuestario co"prende la especi:icacin de las "etas de la
E"presa& un plan de resultados detallado por centros de responsabilidad& un
plan de inversiones @ :inancia"iento& un siste"a de in:or"es peridicos
detallados co"parando la realidad con el plan @ procedi"ientos de
se+ui"iento*
El proceso de realizacin @ control del presupuesto re<uiere de una
"etodolo+4a @ >erra"ienta <ue per"ita de una :or"a pr=ctica @ sencilla por
responsable analizar si los in+resos @ +astos previstos de una or+anizacin
per"iten obtener los resultados previstos& adicional"ente la tesorer4a
prevista debe per"itir ta"bin conocer si tene"os li<uidez su:iciente para
a:rontar el pr?i"o aBo* El control del presupuesto es un instru"ento
:unda"ental para conocer si se podr= alcanzar los resultados previstos si
ade"=s cada responsable controla su =rea de actuacin "ediante el an=lisis
de las desviaciones en cuanto se produzcan resultados ne+ativos se puede
actuar de :or"a in"ediata& el control presupuestario per"ite opti"izar la
utilizacin de los recursos para conse+uir los resultados previstos*
Elementos del control de gestin
Dentro de los ele"entos del control de +estin pode"os seBalar dosC
Los Ele"entos Eu"anos @ Ele"entos Acnicos*
Elementos !umanos"
El recurso >u"ano& en el Control de ,estin& re<uiere participacin
se+n el nivel de autoridad con el <ue :ue e"bestido al asi+narse las
responsabilidades en la or+anizacin& as4 co"o en el estableci"iento de
est=ndares de dese"peBo& en la deter"inacin de un estilo de +estin
acorde a los valores @ creencias de la cultura or+anizacional @ en el
reconoci"iento de los lo+ros alcanzados*
La participacin de las personas& en de:initiva constitu@e la accin&
la e;ecucin& la +estin* ! nuestro ;uicio el control de ,estin es
principal"ente el control de actuar de los e;ecutivos de las e"presas&
ade"=s de la +estin de los otros niveles in:eriores& lo cual re<uiere de la
e?istencia de los ele"entos tcnicos #plani:icacin estrat+ica& diseBo
or+anizacional& siste"as de in:or"acin$ <ue proporcionen el conte?to dentro
del cual se realizara el control de las personas*
En de:initiva& el ele"ento >u"ano corresponde al ob;eto del Control
de ,estin& @a <ue co"o sabe"os es <uien to"a las decisiones @ lleva a
cabo la +estin* Las >abilidades tcnicas& las capacidades @ conoci"ientos
<ue los "ie"bros traen a la or+anizacin son& desde lue+o& un :actor
decisivo del <ue depender= la co"petencia con <ue realizan su traba;o @ por
ende per"iten el lo+ro de los ob;etivos de la E"presa* Por ello& debe"os
preocuparnos co"o es <ue las personas se co"portan dentro de las
or+anizaciones @ cu=les son las variables <ue pueden a:ectar dic>o
co"porta"iento*
El co"porta"iento or+anizacional es una disciplina <ue estudia la
:or"a en <ue los individuos& +rupos @ estructuras e;ercen in:luencia sobre la
conducta >u"ana al interior de las or+anizaciones* Los ele"entos claves en
el co"porta"iento or+anizacional son las personas& las estructuras& la
tecnolo+4a @ el a"biente en el <ue :uncionan* Cuando las personas se
renen en una or+anizacin para alcanzar un ob;etivo& necesitan al+n tipo
de estructura* Las personas utilizan ta"bin la tecnolo+4a para realizar el
traba;o <ue se proponen d "odo <ue e?iste interaccin de personas&
estructuras @ tecnolo+4a* !de"=s& estos ele"entos tienen la in:luencia del
"edio a"biente @& a su vez& in:lu@en en l*
Personas
Estructura
Aecnolo+4a
Medio !"biente*
El co"porta"iento or+anizacional
Elementos T#cnicos
$" %a planificacin estrat#gica
Plani:icacin estrat+ica >o@ es una necesidad i"periosa para poder
co"petir e:iciente"ente& por lo <ue puede seBalar <ue& el adoptar una
"etodolo+4a de plani:icacin& es una i"posicin del a"biente para poder
adaptarse al ca"bio de "anera e?itosa* La estrate+ia posesiona las
or+anizaciones& las unidades estrat+icas de los ne+ocios @ los productos en
el a"biente* El proceso de planeacin estrat+ica co"prende la
deter"inacin de las "etas de la or+anizacin @ de las estrate+ias
adecuadas para alcanzarlas*
Las estrate+ias son los cursos de accin <ue una or+anizacin adopta co"o
"edio para alcanzar sus "etas& las estrate+ias son los planes +randes e
i"portantes& e?presan de una :or"a +eneral la direccin en <ue se supone
<ue la or+anizacin >a de orientarse*
!un<ue la plani:icacin estrat+ica se describe a "enudo co"o una
:or"ulacin de la estrate+ia& es "=s e?acto de:inirla co"o revisin de la
estrate+ia& es decir& co"o un proceso de to"a de decisiones sobre las
"odi:icaciones <ue se >an de introducir en las estrate+ias e?istentes& @ no
co"o la :or"ulacin de un +rupo co"pleto de estrate+ias*
El control de +estin debe ser entendido co"o una >erra"ienta de
apo@o @ control de la e;ecucin del plan estrat+ico @ no solo del presupuesto
co"o +eneral"ente se tiende a si"pli:icar& convirtindose en un "ecanis"o
de an=lisis de las desviaciones& e?plicacin de estas @ proponiendo
alternativas de solucin por lo <ue si"ult=nea"ente este siste"a de control
de +estin retroali"enta al @a "encionado plan estrat+ico*
&" El dise'o organi(acional
Por "edio de la plani:icacin estrat+ica& la E"presa de:ine <ue
<uiere ser& se :i;a "etas& establece ob;etivos& @ :inal"ente revisa las
estrate+ias necesarias para lo+rar esos ob;etivos* Para llevar a la pr=ctica lo
de:inido en la plani:icacin estrat+ica se >ace necesario contar con un
"edio a travs del cual lo plani:icado se apo@e @ se >a+a viable& este "edio
est= :or"ado por una serie de ele"entos <ue en con;unto reciben el no"bre
de diseBo or+anizacional*
El diseBo de la or+anizacin involucra establecer la :or"a <ue to"ara
en el ordena"iento de los recursos& @ los :lu;os de co"unicacin& la
de:inicin de la autoridad @& la asi+nacin de responsabilidades& es por tanto&
el "edio por el cual la plani:icacin estrat+ica es llevada a la pr=ctica& esto
i"plica <ue el diseBo debe proveer las condiciones necesarias <ue :aciliten el
lo+ro de los ob;etivos& "etas @ estrate+ias de la or+anizacin*
En otras palabras& el diseBo or+anizacional seBala la :or"a <ue
to"ara el ordena"iento @ ad"inistracin de los recursos >u"anos&
"ateriales& :inancieros& tecnol+icas& los :lu;os de co"unicacin& la
dele+acin de autoridad @ la se+re+acin de :unciones* En de:initiva&
deter"ina la estructura de la :ir"a& la cual va desde las cl=sicas :or"as
:uncionales& "atriciales& territoriales& etctera*& >asta una co"binacin de
ellas*
7e puede caracterizar el diseBo or+anizacional a travs de los si+uientes
tpicos%
Co"ple;idad
Denota el +rado de diversin o di:erenciacin de las actividades* Es as4 co"o
pode"os distin+uir una divisin >orizontal& una vertical @ una espacial* La
divisin >orizontal est= dada por el +rado de especializacin al interior de la
entidad por lo tanto& a "a@or especializacin& "a@or co"ple;idad* La divisin
vertical i"plica la pro:undidad de la ;erar<u4a or+anizacional& @ la divisin
espacial& la dispersin +eo+r=:ica entre las instalaciones :4sicas @ el personal*
or"alizacin
7e re:iere al nivel de estandarizacin de los car+os de una or+anizacin* Es
decir& <ue +rado de libertad @ :le?ibilidad e?iste en la realizacin de las
labores por parte de las distintas personas co"ponentes de la entidad& en
:uncin de la i"portancia <ue se le asi+ne a la aplicacin de procedi"ientos
@ re+las*
Centralizacin
El +rado de centralizacin depende de la autono"4a en la to"a de
decisiones* 7i la alta +erencia es <uien deter"ina las pautas de accin& @ los
niveles de +erencia in:erior se li"itan sola"ente a cu"plir con dic>as pautas&
esta"os :rente a una estructura centralizada* En ca"bio si la autoridad en la
to"a de decisiones recae sobre los +erentes <ue est=n directa"ente
relacionados con una actividad deter"inada& nos encontra"os ante una
estructura descentralizada*
El diseBo or+anizacional i"plica considerar cinco ele"entos relacionados
entre s4% Las co"unicaciones& distribucin del poder& centros de
responsabilidad& estructura or+anizacional @ la estrate+ia de la E"presa*
)" %os *istemas de Informacin
La necesidad de acceder a in:or"acin est= presente no solo en los
procesos de to"a de decisiones "=s o "enos "4"icos u operacionales* Es
necesario acceder a in:or"acin relevante en todas las actividades <ue
tienen lu+ar durante el dese"peBo de ne+ocios de cual<uier E"presa& desde
la plani:icacin @ de:inicin de ob;etivos >asta el control de consecucin de
los "is"os& pasando por el diseBo @ puesta en pr=ctica de acciones
enca"inadas a conse+uir los ob;etivos :i;ados*
7e puede de:inir a los 7iste"as de In:or"acin co"o a a<uel con;unto
:or"al de procesos <ue& operando sobre una coleccin de datos estructurada
de acuerdo a las necesidades de una E"presa& recopila& elabora @ distribu@e
la in:or"acin necesaria para la operacin de dic>a E"presa @ para las
actividades de direccin @ de control respectiva"ente& apo@ando as4& los
procesos de to"a de decisiones necesarias para dese"peBar las :unciones
de ne+ocios de la E"presa de acuerdo con su estrate+ia* !l >acer re:erencia
a :unciones @ estrate+ias de ne+ocios& se pretende decir e?pl4cita"ente <ue
el siste"a de in:or"acin de la E"presa debe estar al servicio de su en:o<ue
de ne+ocios* !l :in @ al cabo el siste"a de in:or"acin es sola"ente uno "=s
de los ele"entos <ue la E"presa diseBa @ utiliza para conse+uir sus
ob;etivos @ es necesario <ue se coordine con ellos*
La in:or"acin apo@a la decisin& la <ue a travs de la accin +enera la
actividad* ! su vez& la actividad es re+ulada por el siste"a de control& el cual
se apo@a en la in:or"acin* De esta "anera& el control a travs de la
in:or"acin retroali"enta la decisin& reduciendo el ries+o de <ue los
resultados obtenidos sean di:erentes a los resultados esperados& dando
:or"a a un proceso reiterado de retroali"entacin* En otras palabras& el
siste"a de in:or"acin re<uiere del siste"a de control para validar sus
salidas& de "anera <ue la or+anizacin ten+a un razonable +rado de
con:ianza en la in:or"acin <ue se le provee @& el siste"a de control re<uiere
del siste"a de in:or"acin para poder e:ectuar sus evaluaciones @
deter"inar las necesidades de correccin*
+rincipios de Control de ,estin"
Los siste"as de control se basan en una serie de principios b=sicos&
los cuales per"iten alcanzar los ob;etivos propuestos por todo siste"a de
control* ! saber son%
Uso de la Contabilidad co"o ele"ento in:or"ativo
Econo"4a del Control
Control por e?cepcin
Control por responsabilidades
Inte+racin de los siste"as de control
Coincidencia entre el presupuesto @ el plan de cuentas contable
In:or"acin pertinente& precisa& sinttica @ oportuna
Medidas adecuadas co"o consecuencia del control
Elaboracin de indicadores de ,estin
Los indicadores de +estin son "edidas utilizadas para deter"inar el
?ito de un pro@ecto o una or+anizacin* Los indicadores de +estin suelen
establecerse por los l4deres del pro@ecto u or+anizacin& @ son
posterior"ente utilizados continua"ente a lo lar+o del ciclo de vida& para
evaluar el dese"peBo @ los resultados*
Los Indicadores de +estin son "edios& instru"entos o "ecanis"os
para evaluar >asta <u punto o en <u "edida se est=n lo+rando los
ob;etivos estrat+icos*
Representan una unidad de "edida +erencial <ue per"ite evaluar el
dese"peBo de una or+anizacin :rente a sus "etas& ob;etivos @
responsabilidades con los +rupos de re:erencia*
Producen in:or"acin para analizar el dese"peBo de cual<uier =rea
de la or+anizacin @ veri:icar el cu"pli"iento de los ob;etivos en tr"inos de
resultados*
Diferentes tipos de Indicadores de gestin"
Indicadores de cu"pli"iento% con base en <ue el cu"pli"iento
tiene <ue ver con la conclusin de una tarea* Los indicadores
de cu"pli"iento est=n relacionados con las razones <ue
indican el +rado de consecucin de tareas @Fo traba;os*
E;e"plo% cu"pli"iento del pro+ra"a de pedidos*
Indicadores de evaluacin% la evaluacin tiene <ue ver con el
rendi"iento <ue se obtiene de una tarea& traba;o o proceso* Los
indicadores de evaluacin est=n relacionados con las razones
@Fo los "todos <ue a@udan a identi:icar nuestras :ortalezas&
debilidades @ oportunidades de "e;ora* E;e"plo% evaluacin del
proceso de +estin de pedidos*
Indicadores de e:iciencia% teniendo en cuenta <ue e:iciencia
tiene <ue ver con la actitud @ la capacidad para llevar a cabo un
traba;o o una tarea con el "4ni"o de recursos* Los indicadores
de e:iciencia est=n relacionados con las razones <ue indican los
recursos invertidos en la consecucin de tareas @Fo traba;os*
E;e"plo% Aie"po :abricacin de un producto& razn de piezas F
>ora& rotacin de inventarios*
Indicadores de e:icacia% e:icaz tiene <ue ver con >acer e:ectivo
un intento o propsito* Los indicadores de e:icacia est=n
relacionados con las razones <ue indican capacidad o acierto
en la consecucin de tareas @Fo traba;os* E;e"plo% +rado de
satis:accin de los clientes con relacin a los pedidos*
Indicadores de +estin% teniendo en cuenta <ue +estin tiene
<ue ver con ad"inistrar @Fo establecer acciones concretas para
>acer realidad las tareas @Fo traba;os pro+ra"ados @
plani:icados* Los indicadores de +estin est=n relacionados con
las razones <ue per"iten ad"inistrar real"ente un proceso*
E;e"plo% ad"inistracin @Fo +estin de los al"acenes de
productos en proceso de :abricacin @ de los cuellos de botella*
CONC%U*ION
El control de +estin re<uiere de una interpretacin a"plia en torno a
los ele"entos b=sicos <ue intervienen en el proceso& por un lado se tiene
<ue el control parte de un ob;etivo de:inido dentro de par="etros de alcance
de lo+ros& @ por el otro& el control e?i+e tcnicas espec4:icas para llevarlo a
cabo de una "anera e:ectiva dentro de un conte?to or+anizacional concreto*
El control de +estin ordena& crea @ opti"iza los procedi"ientos de
una e"presa para lo+rar su "=?i"o desarrollo con los recursos <ue posee*
Aodo esto lleva a pensar <ue el control es un "ecanis"o <ue per"ite
corre+ir desviaciones a travs de indicadores cualitativos @ cuantitativos
dentro de un conte?to social a"plio& a :in de lo+rar el cu"pli"iento de los
ob;etivos claves para el ?ito or+anizacional& es decir& el control se entiende
no co"o un proceso neta"ente tcnico de se+ui"iento& sino ta"bin co"o
un proceso in:or"al donde se evalan :actores culturales& or+anizativos&
>u"anos @ +rupales*
La aplicacin de un control en las or+anizaciones busca atender dos
:inalidades principales% Corre+ir :allas o errores e?istentes% G Prevenir nuevas
:allas o errores de los procesos*
El 7iste"a de Control de ,estin es en tr"inos sencillos de:inir%
<uin& c"o @ cu=ndo& aplicar= las estrate+ias de control @ evaluar= los
actores Cr4ticos de H?ito de la or+anizacin& ade"=s de <uin to"ar= @
e;ecutar= las decisiones correctivas en los di:erentes niveles de la entidad*