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Impresso gerada em 09/09/2010
Publicado em nosso site em 06/09/2010
Guarda e manuteno de documentos trabalhistas e previdencirios - Roteiro de
Procedimentos
Roteiro - Previdencirio/Trabalhista - 2010/4731
Nota:
Roteiro elaborado em parceria com a Federao Nacional das Empresas de Servios Contbeis e das Empresas de Assessoramento,
Percias, Informaes e Pesquisas (Fenacon).
Sumrio
Introduo
I - Regras gerais
I.1 - Previdenciria
I.2 - Trabalhista
I.2.1 - Direito individual
I.2.2 - Administrao
II - Regras excepcionais
II.1 - Comisso de Conciliao Prvia
III - Quadros sinticos - Prazos de guarda
III.1 - Previdenciria
III.2 - Trabalhista
IV - Obrigaes Acessrias - Multas e Prazos de Entrega
IV.1 - Previdenciria - Multas
IV.2 - Trabalhista - Multas
IV.2.1 - Tabela das Multas administrativas de valor varivel (em UFIR)
IV.2.2 - Tabela das Multas Administrativas de Valor Fixo (em UFIR)
IV.2.3 - Tabela em UFIR de gradao das multas de valor varivel
IV.2.4 - Tabela em UFIR do percentual fixo (20%) aplicvel a todas as infraes
IV.2.5 - Tabela em UFIR de graduao de multas de valor varivel aplicvel aos critrios II e III, alnea "b", da tabela
anterior
IV.3 - Obrigaes acessrias - Prazos de entrega
V - Previdenciria
V.1 - Documentos
V.1.1 - Multas
V.1.1.1 - Reduo das multas
V.1.2 - Guia da Previdncia Social (GPS)
V.1.3 - Entidades Beneficentes de Assistncia Social (EBAS)
V.1.4 - Contribuintes Individuais
V.1.5 - Reteno dos 11% - Pessoas jurdicas
V.1.5.1 - Obrigaes acessrias da empresa contratada
V.1.5.2 - Obrigaes acessrias da empresa contratante
V.1.5.3 - Salrio-Educao
V.1.5.4 - Salrio-Famlia
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VI - Trabalhista
VI.1 - Trabalhador urbano e rural - documentos da relao empregatcia
VI.2 - Livros ou fichas de registro de empregados
VI.3 - Contrato de trabalho
VI.4 - Comunicao de Acidentes do Trabalho (CAT)
VI.5 - Multas
VI.5.1 - Reduo das multas
VI.6 - Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS
VI.7 - GFIP/SEFIP
VI.8 - GRRF
VI.9 - Relao Anual de Informaes Sociais - RAIS
VI.10 - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
VI.11 - Contribuio sindical
VI.12 - Seguro-Desemprego
VI.13 - Segurana e Sade em Medicina do Trabalho (SSMT)
Introduo
O prazo para guarda de documentos relaciona-se com o prazo decadencial e prescricional relativo a eventuais aes que lhes
sejam pertinentes e a constituio de crditos tributrios.
Assim, nesse primeiro momento, descreveremos os prazos para prescrio e decadncia, que em ltima anlise so os
mesmos prazos que devemos obedecer para a guarda de documentos.
Nota:
Em rpidas linhas, podemos definir a decadncia como o prazo que a Fazenda Pblica tem para constituir o crdito tributrio (p. ex. lavrar o
Auto de Infrao ou Notificao de Lanamento), logo, atinge o aspecto material do tributo. A prescrio', no entanto, refere-se ao direito de
cobrar o crdito constitudo (lanado pelo fisco ou declarado pelo prprio contribuinte, p. ex.), portanto, refere-se ao direito instrumental
("processual").
I - Regras gerais
I.1 - Previdenciria
O direito da Previdncia Social apurar e constituir seus crditos extingue-se aps 05 (cinco) anos (Smula Vinculante n 8
do STF c/c o art. 13 da Lei Complementar n 128/2008).
Na esfera previdenciria, a forma de inicio de contagem a mesma disciplinada pelo art. 173 do CTN.
I.2 - Trabalhista
I.2.1 - Direito individual
O direito de ingressar com reclamatria trabalhista, quanto a crditos resultantes das relaes de trabalho, prescreve em 5
(cinco) anos para o trabalhador urbano e rural, at o limite de dois anos aps a extino do contrato, conforme prev o inciso
XXIX do art. 7 da Constituio Federal de 1988.
Desse modo, os documentos pertinentes relao de empregado, que j contam com prazo superior a 05 (cinco anos),
podem ser inutilizados para fins reclamatrios.
I.2.2 - Administrao
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Alm da regra geral, que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda existem regras prprias de carter administrativo.
Neste contexto, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS (art. 23,
5 da Lei n 8.036/1990).
Outros documentos, para efeitos de comprovao do de tempo de servio de empregados e ex-empregados, podem ser
guardados por tempo indeterminado.
II - Regras excepcionais
No obstante a norma geral regular prazos decadenciais e prescricionais bem como suas formas de contagem, podem
ocorrer pendncias judiciais ou administrativas e nesses casos, os livros, documentos e papis relacionais devem ser
guardados enquanto no prescrito os prazos de interposio das eventuais aes.
II.1 - Comisso de Conciliao Prvia
O prazo prescricional ser suspenso a partir da provocao da Comisso de Conciliao Prvia (CPP), recomeando a fluir,
pelo que lhe resta, a partir da tentativa frustrada de conciliao ou no trmino do prazo de 10 (dez) dias da tentativa da
conciliao, conforme prev o art. 625-G da Consolidao das Leis do Trabalho (CLT).
III - Quadros sinticos - Prazos de guarda
III.1 - Previdenciria
Documento Prazo de guarda
Comunicao de Acidente de Trabalho (CAT) 05 anos
Comprovante de entrega da Guia da Previdncia Social (GPS)
ao sindicato representativo da categoria profissional mais
numerosa entre os empregados
05 anos
Comprovante de pagamento de benefcios reembolsados pelo
INSS
05 anos
Documentos relativos reteno dos 11% sobre nota fiscal,
fatura ou recibo de prestao de servios
05 anos
Documentos que comprovem a iseno da contribuio
previdenciria
05 anos
Folha de pagamento (fins exclusivamente previdencirios) 05 anos
Guia da Previdncia Social (GPS) 05 anos
Lanamentos contbeis de fatos geradores das contribuies
previdencirias
05 anos
Salrio-Educao - documentos relacionados ao benefcio 05 anos
Salrio-Famlia - documentos relacionados ao benefcio 05 anos
III.2 -Trabalhista
Documento Prazo de guarda
Acordo de compensao de horas* 5 anos
Acordo de prorrogao de horas* 5 anos
Adiantamento salarial - comprovante* 5 anos
Atestado de Sade Ocupacional (ASO) 20 anos, no mnimo, aps o desligamento do trabalhador.
Autorizao de descontos* 5 anos
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Aviso prvio - comunicado* 5 anos
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) 36 meses a contar da data do envio
Carta com pedido de demisso* 5 anos
Comisso Interna de Preveno de Acidentes (CIPA) -
Processo eleitoral
5 anos
Contrato de trabalho* Indeterminado
Controle de ponto* 5 anos
Folha de pagamento* 5 anos
Fundo de Garantia do Tempo de Servio (FGTS) - depsitos e
documentos relacionados
30 anos
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de
Servio e Informaes Previdncia Social (GFIP)
30 anos
Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS (GRRF) 30 anos
Livros ou fichas de registro de empregados* Indeterminado
Mapa de Avaliao Anual (SESMT) 5 anos
Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional (PCMSO) 20 anos
Programa de Preveno de Riscos Ambientais (PPRA) -
Histrico tcnico de desempenho
20 anos
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos
Recibo de pagamento de frias* 5 anos
Recibo de pagamento de salrio* 5 anos
Recibo de pagamento do 13 salrio* 5 anos
Recibo de pagamento de abono pecunirio* 5 anos
Recibo de entrega, relatrio impresso ou cpia dos arquivos da
RAIS
5 anos
Resumo Estatstico Anual - Indstria da construo civil 3 anos
Seguro Desemprego (Comunicao de Dispensa e
Requerimento do Seguro-Desemprego)
5 anos contados a partir da dispensa do empregado
Nota:
Para estes casos no h fundamentao legal, trata-se de entendimento.
IV - Obrigaes Acessrias - Multas e Prazos de Entrega
IV.1 - Previdenciria - Multas
Obrigao Multa
GFIP/SEFIP enviada com incorrees ou omisses R$ 20,00 para cada grupo de 10 informaes incorretas ou
omitidas
Falta de entrega da GFIP/SEFIP ou entrega em atraso 2% ao ms-calendrio ou frao, incidentes sobre o montante
das contribuies informadas, ainda que integralmente pagas,
limitada a 20%
Deixar a empresa de preparar folha de pagamento das
remuneraes pagas, devidas ou creditadas a todos os
segurados a seu servio, de acordo com o Decreto n
3.048/1999 e com os demais padres e normas estabelecidas
pelo INSS.
a partir de R$ 1.431,79
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Deixar a empresa de se matricular no Instituto Nacional do
Seguro Social, dentro de 30 (trinta) dias contados da data do
incio de suas atividades, quando no sujeita a inscrio no
Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica (CNPJ)
a partir de R$ 1.431,79
Deixar a empresa de elaborar e manter atualizado Perfil
Profissiogrfico Previdencirio (PPP) abrangendo as atividades
desenvolvidas pelo trabalhador e de fornecer a este, quando da
resciso do contrato de trabalho, cpia autntica deste
documento.
A partir de R$ 1.431,79
Deixar a empresa de descontar da remunerao paga aos
segurados a seu servio importncia proveniente de dvida ou
responsabilidade por eles contrada junto seguridade social,
relativa a benefcios pagos indevidamente.
A partir de R$ 1.431,79
Deixar a empresa de matricular no INSS obra de construo
civil de sua propriedade ou executada sob sua responsabilidade
no prazo de 30 (trinta) dias do incio das respectivas atividades.
A partir de R$ 1.431,79
Deixar o Titular de Cartrio de Registro Civil de Pessoas
Naturais de comunicar ao Instituto Nacional do Seguro Social,
at o dia dez de cada ms, a ocorrncia ou a no-ocorrncia de
bitos, no ms imediatamente anterior, bem como enviar
informaes inexatas, conforme o disposto no art. 228 do
Decreto n 3.048/1999.
A partir de R$ 1.431,79
Deixar a empresa de efetuar os descontos das contribuies
devidas pelos segurados a seu servio.
A partir de R$ 1.431,79
Deixar de comunicar acidente ocorrido com segurado
empregado, por via do formulrio de Comunicao de Acidente
de Trabalho (CAT)
De R$ 510,00 a R$ 3.467,40
Deixar a empresa de manter laudo tcnico atualizado com
referncia aos agentes nocivos existentes no ambiente de
trabalho de seus trabalhadores ou de emitir documento de
comprovao de efetiva exposio em desacordo com o
respectivo laudo.
A partir de R$ 14.317,78
Deixar a empresa de lanar mensalmente, em ttulos prprios
de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores
de todas as contribuies, o montante das quantias descontadas,
as contribuies da empresa e os totais recolhidos.
a partir de R$ 14.317,78
Deixar a empresa de apresentar ao INSS e Secretaria da
Receita Federal os documentos que contenham as informaes
cadastrais, financeiras e contbeis de interesse dos mesmos, na
forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessrios
fiscalizao.
a partir de R$ 14.317,78
Deixar a empresa de exibir os documentos e livros relacionados
com as contribuies previstas no Decreto 3.048/1999 ou
apresent-los sem atender s formalidades legais exigidas ou
contendo informao diversa da realidade ou, ainda, com
omisso de informao verdadeira.
a partir de R$ 14.317,78
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Deixar de encaminhar ao sindicato representativo da categoria
profissional mais numerosa entre seus empregados, at o dia
dez de cada ms, cpia da Guia da Previdncia Social
relativamente competncia anterior
De R$ 188,37 a R$ 18.837,83
Deixar de afixar cpia da Guia da Previdncia Social,
relativamente competncia anterior, durante o perodo de um
ms, no quadro de horrio de que trata o art. 74 da
Consolidao das Leis do Trabalho (CLT)
De R$ 188,37 a R$ 18.837,83
For verificada divergncia entre os valores informados pela
empresa e pelo Instituto Nacional do Seguro Social sobre as
contribuies recolhidas na mesma competncia
De R$ 188,37 a R$ 18.837,83
IV.2 - Trabalhista - Multas
IV.2.1 - Tabela das Multas administrativas de valor varivel (em UFIR)*
Natureza Quantidade Observaes
Mnimo Mximo
Segurana do Trabalho 630,4745 6.304,4745 Valor mximo na reincidncia,
resistncia, artifcio, simulao
Medicina do Trabalho 378,2847 3.782,8472 Valor mximo na reincidncia,
embarao, resistncia, artifcio,
simulao
FGTS: omitir informaes
sobre a conta vinculada do
trabalhador
2,0000 5,0000 Por empregado, dobrado na
reincidncia, fraude,
simulao, artifcio, ardil,
resistncia, embarao ou
desacato
FGTS: deixar de computar
parcela de remunerao
10,0000 100,0000 Por empregado, dobrado na
reincidncia, fraude,
simulao, artifcio ardil,
resistncia, embarao ou
desacato
FGTS: falta de depsito 10,0000 100,0000 Por empregado, dobrado na
reincidncia, fraude,
simulao, artifcio ardil,
resistncia, embarao ou
desacato
Seguro desemprego 400,0000 400.000,0000 Dobrado na reincidncia,
oposio ou desacato
RAIS: no entregar no prazo
previsto, entregar com erro,
omisso ou declarao falsa
400,0000 40.000,0000 Dobrado na reincidncia,
oposio ou desacato
Gradao conforme Portaria
MTB N 319, de 26.02.1993
(art. 6) e 1.127, de 22.11.1996
IV.2.2 - Tabela das Multas Administrativas de Valor Fixo (em UFIR)
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Natureza Base legal Multa(UFIR) Observaes
Falta de anotao na CTPS CLT, art. 54 378,2847
Falta de registro de empregado CLT, art. 47 378,2847 Por empregado, dobrado na
reincidncia
Falta de atualizao LRE/FRE CLT, art. 47, pargrafo nico 189,1424 Dobrado na reincidncia
Extravio ou inutilizao CTPS CLT, art. 52 189,1424
Reteno da CTPS CLT, art. 53 189,1424
Cobrana CTPS pelo Sindicato CLT, art. 56 1.134,8541
Anotao indevida na CTPS CLT, art. 435 378,2847
Contrato Individual de
Trabalho
CLT, art. 510 378,2847 Dobrado na reincidncia
13 salrio Lei n 7.855/1989 160,0000 Por empregado, dobrado na
reincidncia
Vale-transporte Lei n 7.855/1989, art. 3 160,0000 Por empregado, dobrado na
reincidncia
Entrega do CAGED c/ atraso
at 30 dias
Lei n 4.923/1965, art. 10,
pargrafo nico
4,2000 Por empregado
Entrega do CAGED c/ atraso
de 31 a 60 dias
Lei n 4.923/1965, art. 10,
pargrafo nico
6,3000 Por empregado
Entrega do CAGED c/ atraso
acima de 60 dias
Lei n 4.923/1965, art. 10,
pargrafo nico
12,6000 Por empregado
Nota:
* O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.
IV.2.3 - Tabela em UFIR de gradao das multas de valor varivel
Critrios Valor a ser atribudo
I - Natureza da infrao; Inteno do infrator de praticar a
infrao;, Meios ao alcance do infrator para cumprir a lei
20% do valor mximo previsto para a multa, equivalente ao
conjunto dos trs critrios. Obs.: Percentual fixo aplicvel a
todas as infraes, conforme tabela "B" a seguir.
II - Porte Econmico do Infrator De 8% a 40% do valor mximo prevista para a multa, conforme
tabela a seguir:
III - Extenso da infrao a) 40% do valor mximo previsto para a multa, quando se tratar
de infrao a:
Captulos II e III do Ttulo II da CLT (Durao do Trabalho e
Salrio Mnimo)
Captulos I e III do Ttulo III da CLT (Disposies especiais
sobre durao e condies de trabalho e do Trabalho da
Mulher)
Captulo I do Ttulo VII da CLT (Fiscalizao, Atuao e
Imposio de Multas)Art. 23 da Lei n 8.036/90 (Fundo de
Garantia do Tempo de Servio)
b) de 8% a 40% do valor mximo previsto para a multa
aplicvel s demais infraes, conforme tabela "C" a seguir.
Obs: O valor da multa corresponder soma dos valores resultantes da aplicao dos percentuais relativos aos trs nveis de
critrios anteriores (I, II e III).
IV.2.4 - Tabela em UFIR do percentual fixo (20%) aplicvel a todas as infraes
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Base legal
Arts. 75 e
351 da CLT
Art. 120 da
CLT
Art. 364 e
598 da CLT
Art. 401 da
CLT
Art. 603,
6 da CLT
Art. 16 da
Lei n
4.680/1965 e
art. 18 da
Lei n
5.889/1973
Art.13 do
Decreto-lei
n 972/1969
Art. 23, .
2, "a", da
Lei n
8.036/1990
Art. 23, 2,
"a" da Lei n
8.036/1990
756,5694 302,6277 1.513,1388 151,3138 378,2847 75,6569 107,1738 1,0000 20,0000
IV.2.5 - Tabela em UFIR de graduao de multas de valor varivel aplicvel aos critrios II e III, alnea "b", da tabela anterior
Quantidad
e de
empregad
os
% Base legal
Art. 75 e
351 da
CLT
Art. 120
da CLT
Arts. 364
e 598 da
CLT
Art. 401
da CLT
Art. 630,
6, da
CLT
Art. 16,
Lei n
4.680/65
Art. 18,
Lei n
5.889/73
Art. 13,
Decreto-l
ei n
972/69
Art. 23,
2, "a", da
Lei n
8.036/90
Art. 23,
2, da Lei
n
8.036/90
De 01 a
10
8 302,6277 121,0511 605,2555 60,5255 151,3138 30,2627 42,8695 0,4000 8,0000
De 11 a
30
16 605,2555 242,1022 1.210,511
1
121,0511 302,6277 60,5255 85,7390 0,8000 16,0000
De 31 a
60
24 907,8833 363,1533 1.815,766
6
181,5766 453,9416 90,7883 128,6086 1,2000 24,0000
De 61 a
100
32 1.210,511
1
484,2044 2.421,022
1
242,1022 605,2555 121,0511 171,4781 1,6000 32,0000
Acima de
100
40 1,513,138
8
605,2555 3.026,277
7
302,6277 756,5694 151,3138 214,3476 2,0000 40,0000
IV.3 - Obrigaes acessrias - Prazos de entrega
Obrigaes acessrias Prazos de entrega
GFIP/SEFIP Janeiro de 2010 - 05 de fevereiro de 2010Fevereiro de 2010 -
05 de maro de 2010Maro de 2010 - 07 de abril de 2010Abril
de 2010 - 07 de maio de 2010Maio de 2010 - 07 de junho de
2010Junho de 2010 - 07 de julho de 2010Julho de 2010 - 06 de
agosto de 2010Agosto de 2010 - 06 de setembro de
2010Setembro de 2010 - 07 de outubro de 2010Outubro de
2010 - 05 de novembro de 2010Novembro de 2010 - 07 de
dezembro de 2010Dezembro de 2010 - 07 de janeiro de
2011Competncia 13 (referente ao pagamento do 13 salrio)
-31 de janeiro de 2011
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CAGED
Janeiro de 2010 - 05 de fevereiro de 2010Fevereiro de 2010 -
05 de maro de 2010Maro de 2010 - 07 de abril de 2010Abril
de 2010 - 07 de maio de 2010Maio de 2010 - 07 de junho de
2010Junho de 2010 - 07 de julho de 2010Julho de 2010 - 06 de
agosto de 2010Agosto de 2010 - 06 de setembro de
2010Setembro de 2010 - 07 de outubro de 2010Outubro de
2010 - 05 de novembro de 2010Novembro de 2010 - 07 de
dezembro de 2010Dezembro de 2010 - 07 de janeiro de 2011
RAIS ano-base 2009 De 14 de janeiro de 2010 a 26 de maro de 2010
Nota:
Os prazos anteriormente mencionados so aplicveis ao exerccio de 2010.
V - Previdenciria
V.1 - Documentos
Os documentos a seguir relacionados devero ser arquivados na empresa, ficando disposio da fiscalizao durante 05
(cinco) anos:
a) folhas de pagamento das remuneraes pagas ou creditadas a todos os segurados a seu servio, devendo manter, em cada
estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento;
b) lanamentos contbeis dos fatos geradores, de forma discriminada, de todas as contribuies, o montante das quantias
descontadas, as contribuies da empresa e os totais recolhidos;
c) comprovante de entrega da Guia da Previdncia Social (GPS) ao sindicato representativo da categoria profissional mais
numerosa entre seus empregados at o dia 10 (dez) de cada ms, relativamente competncia do ms anterior;
d) Comunicao de Acidente do Trabalho (CAT).
Base normativa: art. 225 do Decreto n 3.048/1999 ; "caput" e 13 do art. 47 da Instruo Normativa RFB n 971/2009.
V.1.1 - Multas
A Portaria Interministerial MF/MPS n 333/2010 alterou as penalidades previdencirias a partir de janeiro de 2010. Assim,
as multas administrativas variam de R$ 510,00 (quinhentos e dez reais) e R$ 209.309,12 (duzentos e nove mil, trezentos e
nove reais e doze centavos).
V.1.1.1 - Reduo das multas
O art. 6 da Lei n 8.218/91 prev que ser concedida reduo da multa de lanamento de ofcio 50%, se for efetuado o
pagamento ou a compensao no prazo de 30 dias, contado da data em que o sujeito passivo foi notificado do lanamento.
No caso de provimento a recurso de ofcio interposto por autoridade julgadora de primeira instncia, aplica-se a reduo
30% para o caso de pagamento ou compensao, e 20% para o caso de parcelamento.
O art. 6 da Lei n 8.218/91 se aplica ao INSS em decorrncia da regra imposta pelo art. 35-A da Lei n 8.212/91.
Acarretar multa a partir de 1.431,79 (um mil quatrocentos e trinta e um reais e setenta e nove centavos) a empresa que
deixar:
- de preparar folha de pagamento das remuneraes pagas ou creditadas a todos os segurados a seus servios, de acordo com
o Regulamento da Previdncia Social, aprovado pelo Decreto 3.048/1999 e com demais padres e normas estabelecidas pelo
INSS;
- de se matricular no INSS, dentro de 30 (trinta) dias contados da data do incio de suas atividades, quando no sujeitos a
inscrio no Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica (CNPJ);
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- de descontar da remunerao paga aos segurados a seu servio importncia proveniente de dvida ou responsabilidade por
eles contrada junto seguridade social, relativa a benefcios pagos indevidamente;
- de efetuar os descontos das contribuies devidas pelos segurados a seu servio;
- de matricular no Instituto Nacional do Seguro Social obra de construo civil de sua propriedade ou executada sob sua
responsabilidade no prazo de 30 (trinta) dias do incio das respectivas atividades;
- de elaborar e manter atualizado Perfil Profissiogrfico Previdencirio (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas pelo
trabalhador e de fornecer a este, quando da resciso do contrato de trabalho, cpia autntica deste documento.
O titular de Cartrio de Registro Civil de Pessoas Naturais que deixar de comunicar ao INSS, at o dia 10 (dez) de cada
ms, a ocorrncia ou a no-ocorrncia de bitos, no ms imediatamente anterior, bem como enviar informaes inexatas,
conforme o disposto no art. 228 do Decreto n 3.048/1999, tambm ficar sujeito multa a partir de 1.431,79 (um mil
quatrocentos e trinta e um reais e setenta e nove centavos).
A multa variar entre R$ 510,00 (quinhentos e dez reais) e R$ 3.467, 40 (trs mil quatrocentos e sessenta e sete reais e
quarenta centavos) quando a empresa deixar de comunicar o acidente do trabalho ao INSS at o primeiro dia til seguinte ao
da ocorrncia, ou, de imediato em caso de morte (art. 286 do Decreto 3.048/1999 c/c art. 2 da Portaria Interministerial
MPS/MF n 333/2010).
Sofrer multa administrativa, a partir de R$ 14.317,78 (quatorze mil trezentos e dezessete reais e setenta e oito centavos), a
empresa que deixar de:
- lanar mensalmente, em ttulos prprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as
contribuies, o montante das quantias descontadas, as contribuies da empresa e os totais recolhidos;
- apresentar ao Instituto Nacional do Seguro Social e RFB os documentos que contenham as informaes cadastrais,
financeiras e contbeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessrios
fiscalizao;
- de exibir os documentos e livros relacionados com as contribuies previstas no Decreto 3.048/1999 ou apresent-los sem
atender s formalidades legais exigidas ou contendo informao diversa da realidade ou, ainda, com omisso de informao
verdadeira;
- de manter laudo tcnico atualizado com referncia aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus
trabalhadores ou emitir documento de comprovao de efetiva exposio em desacordo com o respectivo laudo.
Estar sujeita multa entre R$ 188,37 (cento e oitenta e oito reais e trinta e sete centavos) a R$ 18.837,83 (dezoito mil
oitocentos e trinta e sete reais e oitenta e trs centavos) a empresa:
- que deixar de encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, at
o dia 10 (dez) de cada ms, cpia da Guia da Previdncia Social relativamente competncia anterior;
- que empresa deixar de afixar cpia da Guia da Previdncia Social, relativamente competncia anterior, durante o perodo
de um ms, no quadro de horrio de que trata o art. 74 da Consolidao das Leis do Trabalho (CLT);
- que demonstrar divergncia entre os valores informados por ela e pelo INSS sobre as contribuies recolhidas na mesma
competncia.
Base normativa: art. 6 da Lei n 8.218/91; arts. 286 e 287 do Decreto n 3.048/99; arts. 2 e 8 da Portaria Interministerial
MPS/MF n 333/2010.
V.1.2 - Guia da Previdncia Social (GPS)
As contribuies sociais administradas pela RFB, destinadas Previdncia Social e as destinadas s outras entidades ou
fundos devero ser recolhidas por meio de Guia da Previdncia Social (GPS).
A GPS preenchida em 02 (duas) vias, a 1 via destinada ao INSS e a 2 via destinada ao contribuinte.
Na GPS devero constar as seguintes informaes:
a) identificao do sujeito passivo, pelo preenchimento do campo "identificador", no qual dever ser informado o CNPJ
(Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica) ou o CEI (Cadastro Especfico do INSS), para empresa ou equiparados, e o NIT
(Nmero de Inscrio do Trabalhador), para segurados empregado domstico, contribuinte individual, segurado especial ou
facultativo;
b) "cdigo de pagamento", que identifica a natureza do pagamento que est sendo efetuado;
c) "competncia", com 2 (dois) dgitos para o ms e 4 (quatro) dgitos para o ano;
d) "valor do INSS", que corresponde ao valor total das contribuies devidas Previdncia Social a ser recolhido na
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competncia, efetuando-se as compensaes e as dedues admitidas pela legislao em vigor;
e) "valor de outras entidades", que corresponde ao valor total das contribuies a serem recolhidas para outras entidades ou
fundos, com os quais a empresa no mantenha convnio, calculado mediante aplicao de alquota definida em razo da
atividade da empresa;
f) "atualizao monetria, juros e multa", que correspondem ao somatrio de atualizao monetria, se houver, multa e juros
de mora devidos em decorrncia de recolhimento aps o prazo de vencimento, calculados sobre o somatrio dos valores
mencionados nas linhas "d" e "e";
g) "total", que corresponde ao somatrio das importncias a serem recolhidas.
Dever, obrigatoriamente, ser utilizada GPS distinta, por estabelecimento da empresa identificado por CNPJ ou por
matrcula CEI especfica; obra de construo civil identificada por matrcula CEI; cdigo que identifica a natureza do
pagamento da empresa; competncia de recolhimento.
Base normativa: arts. 395 e 396 da Instruo Normativa RFB n 971/2009.
V.1.3 - Entidades Beneficentes de Assistncia Social (EBAS)
A entidade beneficente certificada pela RFB far jus iseno do pagamento da contribuio previdenciria patronal e das
contribuies provenientes do faturamento e do lucro, destinadas Seguridade Social, desde que atenda, cumulativamente,
aos seguintes requisitos:
a) no percebam seus diretores, conselheiros, scios, instituidores ou benfeitores, remunerao, vantagens ou benefcios,
direta ou indiretamente, por qualquer forma ou ttulo, em razo das competncias, funes ou atividades que lhes sejam
atribudas pelos respectivos atos constitutivos;
b) aplique suas rendas, seus recursos e eventual supervit integralmente no territrio nacional, na manuteno e
desenvolvimento de seus objetivos institucionais;
c) apresente certido negativa ou certido positiva com efeito de negativa de dbitos relativos aos tributos administrados
pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e certificado de regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Servio
(FGTS);
d) mantenha escriturao contbil regular que registre as receitas e despesas, bem como a aplicao em gratuidade de forma
segregada, em consonncia com as normas emanadas do Conselho Federal de Contabilidade;
e) no distribua resultados, dividendos, bonificaes, participaes ou parcelas do seu patrimnio, sob qualquer forma ou
pretexto;
f) conserve em boa ordem, pelo prazo de 10 (dez) anos, contado da data da emisso, os documentos que comprovem a
origem e a aplicao de seus recursos e os relativos a atos ou operaes realizados que impliquem modificao da situao
patrimonial;
g) cumpra as obrigaes acessrias estabelecidas na legislao tributria;
h) apresente as demonstraes contbeis e financeiras devidamente auditadas por auditor independente legalmente
habilitado nos Conselhos Regionais de Contabilidade quando a receita bruta anual auferida for superior ao limite fixado pela
Lei Complementar n 123, de 14 de dezembro de 2006.
A iseno ora tratada no se estende a entidade com personalidade jurdica prpria constituda e mantida pela entidade
qual a iseno foi concedida.
A entidade interessada na certificao dever apresentar, juntamente com o requerimento, todos os documentos necessrios
comprovao dos requisitos de que trata a Lei n 12.101/2009.
Para efeitos previdencirios, entendemos que a documentao relacionada iseno dever permanecer disposio da
fiscalizao por um perodo de 05 (cinco) anos.
Base normativa: arts. 21, 29 e 30 da Lei n 12.101/2009.
V.1.4 - Contribuintes Individuais
Conforme o art. 12 da Lei 8.212/1991, ser considerado contribuinte individual, dentre outros, aquele que presta servio de
natureza urbana ou rural, em carter eventual, a uma ou mais empresas, sem relao de emprego.
O segurado aposentado pelo Regime Geral de Previdncia Social (RGPS) que estiver exercendo ou que voltar a exercer
atividade abrangida por este Regime segurado obrigatrio em relao a essa atividade, ficando sujeito s contribuies
previdencirias, para fins de custeio da Seguridade Social.
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Para comprovar o exerccio da atividade remunerada, com vistas concesso de benefcios, ser exigido do contribuinte, a
qualquer tempo, os recolhimentos das correspondentes contribuies.
Sendo assim, entendemos que todos os comprovantes das contribuies previdencirias devem ser guardados por tempo
indeterminado pelo contribuinte individual.
Base normativa: "caput", inciso V e 4 art. 12 da Lei n 8.212/1991.
V.1.5 - Reteno dos 11% - Pessoas jurdicas
Estaro sujeitos reteno, se contratados mediante cesso de mo-de-obra ou empreitada, os servios de:
- limpeza, conservao ou zeladoria, que se constituam em varrio, lavagem, enceramento ou em outros servios
destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservao de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificaes, instalaes,
dependncias, logradouros, vias pblicas, ptios ou de reas de uso comum;
- vigilncia ou segurana, que tenham por finalidade a garantia da integridade fsica de pessoas ou a preservao de bens
patrimoniais;
- construo civil, que envolvam a construo, a demolio, a reforma ou o acrscimo de edificaes ou de qualquer
benfeitoria agregada ao solo ou ao subsolo ou obras complementares que se integrem a esse conjunto, tais como a reparao
de jardins ou de passeios, a colocao de grades ou de instrumentos de recreao, de urbanizao ou de sinalizao de
rodovias ou de vias pblicas;
- natureza rural, que se constituam em desmatamento, lenhamento, arao ou gradeamento, capina, colocao ou reparao
de cercas, irrigao, adubao, controle de pragas ou de ervas daninhas, plantio, colheita, lavagem, limpeza, manejo de
animais, tosquia, inseminao, castrao, marcao, ordenhamento e embalagem ou extrao de produtos de origem animal
ou vegetal;
- digitao, que compreendam a insero de dados em meio informatizado por operao de teclados ou de similares;
- preparao de dados para processamento, executados com vistas a viabilizar ou a facilitar o processamento de
informaes, tais como o escaneamento manual ou a leitura tica.
Alm disso, estaro sujeitos reteno, se contratados mediante cesso de mo-de-obra, os servios de:
- acabamento, que envolvam a concluso, o preparo final ou a incorporao das ltimas partes ou dos componentes de
produtos, para o fim de coloc-los em condio de uso;
- embalagem, relacionados com o preparo de produtos ou de mercadorias visando preservao ou conservao de suas
caractersticas para transporte ou guarda;
- acondicionamento, compreendendo os servios envolvidos no processo de colocao ordenada dos produtos quando do seu
armazenamento ou transporte, a exemplo de sua colocao em paletes, empilhamento, amarrao, dentre outros;
- cobrana, que objetivem o recebimento de quaisquer valores devidos empresa contratante, ainda que executados
periodicamente;
- coleta ou reciclagem de lixo ou de resduos, que envolvam a busca, o transporte, a separao, o tratamento ou a
transformao de materiais inservveis ou resultantes de processos produtivos, exceto quando realizados com a utilizao de
equipamentos tipo contineres ou caambas estacionrias;
- copa, que envolvam a preparao, o manuseio e a distribuio de todo ou de qualquer produto alimentcio;
- hotelaria, que concorram para o atendimento ao hspede em hotel, pousada, paciente em hospital, clnica ou em outros
estabelecimentos do gnero;
- corte ou ligao de servios pblicos, que tenham como objetivo a interrupo ou a conexo do fornecimento de gua, de
esgoto, de energia eltrica, de gs ou de telecomunicaes;
- distribuio, que se constituam em entrega, em locais predeterminados, ainda que em via pblica, de bebidas, de
alimentos, de discos, de panfletos, de peridicos, de jornais, de revistas ou de amostras, dentre outros produtos, mesmo que
distribudos no mesmo perodo a vrios contratantes;
- treinamento e ensino, assim considerados como o conjunto de servios envolvidos na transmisso de conhecimentos para a
instruo ou para a capacitao de pessoas;
- entrega de contas e de documentos, que tenham como finalidade fazer chegar ao destinatrio documentos diversos tais
como, conta de gua, conta de energia eltrica, conta de telefone, boleto de cobrana, carto de crdito, mala direta ou
similares;
- ligao de medidores, que tenham por objeto a instalao de equipamentos destinados a aferir o consumo ou a utilizao
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de determinado produto ou servio;
- leitura de medidores, aqueles executados, periodicamente, para a coleta das informaes aferidas por esses equipamentos,
tais como a velocidade (radar), o consumo de gua, de gs ou de energia eltrica;
- manuteno de instalaes, de mquinas ou de equipamentos, quando indispensveis ao seu funcionamento regular e
permanente e desde que mantida equipe disposio da contratante;
- montagem, que envolvam a reunio sistemtica, conforme disposio predeterminada em processo industrial ou artesanal,
das peas de um dispositivo, de um mecanismo ou de qualquer objeto, de modo que possa funcionar ou atingir o fim a que
se destina;
- operao de mquinas, de equipamentos e de veculos relacionados com a sua movimentao ou funcionamento,
envolvendo servios do tipo manobra de veculo, operao de guindaste, painel eletroeletrnico, trator, colheitadeira,
moenda, empilhadeira ou caminho fora-de-estrada;
- operao de pedgio ou de terminal de transporte, que envolvam a manuteno, a conservao, a limpeza ou o
aparelhamento de terminal de passageiros terrestre, areo ou aqutico, de rodovia, de via pblica, e que envolvam servios
prestados diretamente aos usurios;
- operao de transporte de passageiros, inclusive nos casos de concesso ou de subconcesso, envolvendo o deslocamento
de pessoas por meio terrestre, aqutico ou areo;
- portaria, recepo ou ascensorista, realizados com vistas ao ordenamento ou ao controle do trnsito de pessoas em locais
de acesso pblico ou distribuio de encomendas ou de documentos;
- recepo, triagem ou movimentao, relacionados ao recebimento, contagem, conferncia, seleo ou ao
remanejamento de materiais;
- promoo de vendas ou de eventos, que tenham por finalidade colocar em evidncia as qualidades de produtos ou a
realizao de shows, de feiras, de convenes, de rodeios, de festas ou de jogos;
- secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas administrativas;
- sade, quando prestados por empresas da rea da sade e direcionados ao atendimento de pacientes, tendo em vista avaliar,
recuperar, manter ou melhorar o estado fsico, mental ou emocional desses pacientes;
- telefonia ou de telemarketing, que envolvam a operao de centrais ou de aparelhos telefnicos ou de teleatendimento.
exaustiva a relao dos servios sujeitos reteno, mas a pormenorizao das tarefas compreendidas em cada um dos
servios, exemplificativa.
A importncia retida dever ser recolhida pela empresa contratante at o dia 20 (vinte) do ms seguinte ao da emisso da
nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios, antecipando-se esse prazo para o dia til imediatamente anterior
quando no houver expediente bancrio naquele dia, informando, no campo identificador da GPS, o CNPJ do
estabelecimento da empresa contratada ou a matrcula CEI da obra de construo civil, conforme o caso e, no campo nome
ou denominao social, a denominao social desta, seguida da denominao social da empresa contratante.
As ME e EPP optantes pelo SIMPLES Nacional que prestarem servios mediante cesso de mo-de-obra ou empreitada no
esto sujeitas reteno referida no art. 31 da Lei n 8.212/1991, sobre o valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de
prestao de servios emitidos, excetuada:
a) a ME ou a EPP tributada na forma dos Anexos IV e V da Lei Complementar n 123, de 2006, para os fatos geradores
ocorridos at 31 de dezembro de 2008;
b) a ME ou a EPP tributada na forma do Anexo IV da Lei Complementar n 123, de 2006, para os fatos geradores ocorridos
a partir de 1 de janeiro de 2009.
A aplicao das linhas "a" e "b" se restringe s atividades elencadas nos 2 e 3 do art. 219 do Decreto n 3.048/1999, e,
no que couberem, s disposies do Captulo VIII do Ttulo II da Instruo Normativa RFB n 971/2009 (arts. 112 a 150).
A ME ou a EPP que exera atividades tributadas na forma do Anexo III, at 31 de dezembro de 2008, e tributadas na forma
dos Anexos III e V, a partir de 1 de janeiro de 2009, todos da Lei Complementar n 123, de 2006, estar sujeita excluso
do SIMPLES Nacional na hiptese de prestao de servios mediante cesso ou locao de mo-de-obra, em face do
disposto no inciso XII do art. 17 e no 5-H do art. 18 da referida Lei Complementar.
Base normativa: arts. 117, 118, 119, 129 e 191 da Instruo Normativa RFB n 971/2009.
V.1.5.1 - Obrigaes acessrias da empresa contratada
A empresa contratada dever elaborar:
a) folhas de pagamento distintas e o respectivo resumo geral, para cada estabelecimento ou obra de construo civil da
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empresa contratante, relacionando todos os segurados alocados na prestao de servios;
b) GFIP com as informaes relativas aos tomadores de servios, para cada estabelecimento da empresa contratante ou cada
obra de construo civil, utilizando o cdigo de recolhimento prprio da atividade, conforme normas previstas no Manual
da GFIP;
c) demonstrativo mensal por contratante e por contrato, assinado pelo seu representante legal, contendo:
- a denominao social e o CNPJ da contratante, ou a matrcula CEI da obra de construo civil, conforme o caso;
- o nmero e a data de emisso da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios;
- o valor bruto, o valor retido e o valor lquido recebido relativo nota fiscal, fatura ou ao recibo de prestao de servios;
- a totalizao dos valores e sua consolidao por obra de construo civil ou por estabelecimento da contratante, conforme
o caso.
Aplica-se o disposto empresa prestadora de servios por intermdio de consrcio, em relao sua participao no
empreendimento, ainda que o faturamento se d em nome do consrcio.
A empresa contratada fica dispensada de elaborar folha de pagamento e GFIP com informaes distintas por
estabelecimento ou obra de construo civil em que realizar tarefa ou prestar servios, quando, comprovadamente, utilizar
os mesmos segurados para atender a vrias empresas contratantes, alternadamente, no mesmo perodo, inviabilizando a
individualizao da remunerao desses segurados por tarefa ou por servio contratado.
So considerados servios prestados alternadamente, aqueles em que a tarefa ou o servio contratado seja executado por
trabalhador ou equipe de trabalho em vrios estabelecimentos ou vrias obras de uma mesma contratante ou de vrios
contratantes, por etapas, numa mesma competncia, e que envolvam os servios que no compem o Custo Unitrio Bsico
(CUB), relacionados no Anexo VIII da Instruo Normativa RFB n 971/2009.
A contratada, legalmente obrigada a manter escriturao contbil formalizada, est obrigada a registrar, mensalmente, em
contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuies sociais, inclusive a reteno sobre o valor da prestao de
servios.
O lanamento da reteno na escriturao contbil dever discriminar:
a) o valor bruto dos servios;
b) o valor da reteno;
c) o valor lquido a receber.
Na contabilidade em que houver lanamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestao de
servios e pela soma total da reteno, por ms, por contratante, a empresa contratada dever manter em registros auxiliares
a discriminao desses valores, por contratante.
Base normativa: arts. 134 a 137 da Instruo Normativa RFB n 971/2009.
V.1.5.2 - Obrigaes acessrias da empresa contratante
A empresa contratante fica obrigada a manter em arquivo, por empresa contratada, em ordem cronolgica, disposio da
RFB, pelo prazo de 05 (cinco) anos, as correspondentes notas fiscais, faturas ou recibos de prestao de servios e cpia das
GFIP.
No caso de subcontratao, tambm necessrio manter disposio da fiscalizao, por 05 anos, as cpias:
a) das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestao de servios das subcontratadas com o destaque da reteno;
b) dos comprovantes de arrecadao dos valores retidos das subcontratadas;
c) das GFIP, elaboradas pelas subcontratadas, onde conste no campo "CNPJ/CEI do tomador/obra", o CNPJ da contratada
ou a matrcula CEI da obra e, no campo "Denominao social do tomador/ obra", a denominao social da empresa
contratada.
Tratando-se de servios contratados por meio de consrcio, necessrio deixar disposio da RFB, pelo prazo de 05
(cinco) anos, os seguintes documentos:
a) cpia das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestao de servios das consorciadas com o destaque da reteno
correspondente;
b) cpia das GFIP, elaboradas pelas consorciadas com o seu CNPJ identificador, onde conste no campo "CNPJ/CEI do
tomador/ obra", o CNPJ do consrcio ou a matrcula CEI da obra e, no campo "Denominao social do tomador/obra", a
denominao social do consrcio ou o nome da obra contratada;
c) relao de empresas consorciadas, com os seguintes dados:
- razo social da consorciada;
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- identificador CNPJ da consorciada;
- participao da consorciada de acordo com os atos constitutivos do consrcio;
- relatrio, por competncia, de notas fiscais, faturas ou recibos, emitidos por consorciada, do qual constem o nmero e o
valor do documento.
A contratante, legalmente obrigada a manter escriturao contbil formalizada, est obrigada a registrar, mensalmente, em
contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuies sociais, inclusive a reteno sobre o valor dos servios
contratados.
O lanamento da reteno na escriturao contbil dever discriminar:
a) o valor bruto dos servios;
b) o valor da reteno;
c) o valor lquido a pagar.
Na contabilidade em que houver lanamento pela soma total das notas fiscais, das faturas ou dos recibos de prestao de
servios e pela soma total da reteno, por ms, por contratada, a empresa contratante dever manter em registros auxiliares
a discriminao desses valores, individualizados por contratada.
A empresa contratante, legalmente dispensada da apresentao da escriturao contbil, dever elaborar demonstrativo
mensal, assinado pelo seu representante legal, relativo a cada contrato, contendo as seguintes informaes:
a) a denominao social e o CNPJ da contratada;
b) o nmero e a data da emisso da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios;
c) o valor bruto, a reteno e o valor lquido pago relativo nota fiscal, fatura ou ao recibo de prestao de servios;
d) a totalizao dos valores e sua consolidao por obra de construo civil e por estabelecimento da contratada, conforme o
caso.
Base normativa: arts. 138 a 141 da Instruo Normativa RFB n 971/2009.
V.1.5.3 - Salrio-Educao
O art. 212 da Constituio Federal de 1988 declara que "a educao bsica pblica ter como fonte adicional de
financiamento a contribuio social do salrio-educao, recolhida pelas empresas na forma da lei."
Em regra, a contribuio do salrio-educao arrecadada e fiscalizada pela RFB e transferida, posteriormente, para rgos
vinculados educao.
A alquota do salrio-educao de 2,5% (dois e meio por cento) e incide sobre a mesma base utilizada para o clculo das
contribuies destinadas Previdncia Social, sendo devida pela empresa ou pessoa equiparada em relao a segurados
empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestam servios.
A empresa dever manter sob sua guarda, durante 05 (cinco) anos, todos os documentos relacionados ao salrio-educao.
Base normativa: "caput" e 5 do art. 212 da Constituio Federal de 1988, Lei n 9.766/1998; art. 13 da Lei Complementar
n 128/2008; art. 109 e Anexo II da Instruo Normativa RFB n 971/2009; Smula Vinculante n 8 do STF.
V.1.5.4 - Salrio-Famlia
O salrio-famlia ser devido, mensalmente, ao segurado empregado, exceto ao domstico, e ao trabalhador avulso, na
proporo do respectivo nmero de filhos ou equiparados, desde que tenham salrio-de-contribuio inferior ou igual a R$
810,18 (oitocentos e dez reais e dezoito centavos).
O valor da cota do salrio-famlia por filho ou equiparado de qualquer condio, at quatorze anos de idade, ou invlido de
qualquer idade, a partir de 1 de janeiro de 2010, de:
a) R$ 27,64 (vinte e sete reais e sessenta e quatro centavos) para o segurado com remunerao mensal no superior a R$
539,03 (quinhentos e trinta e nove reais e trs centavos);
b) R$ 19,48 (dezenove reais e quarenta e oito centavos) para o segurado com remunerao mensal superior a R$ 539,03
(quinhentos e trinta e nove reais e trs centavos) e igual ou inferior a R$ 810,18 (oitocentos e dez reais e dezoito centavos).
O salrio-famlia ser devido a partir do ms em que for apresentada empresa ou ao rgo gestor mo-de-obra ou ao
sindicato dos trabalhadores avulsos ou ao INSS, a documentao abaixo:
a) CP (Carteira Profissional) ou CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social);
b) certido de nascimento do filho (original e cpia);
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c) caderneta de vacinao ou equivalente, quando dependente conte com at 6 (seis) anos de idade;
d) comprovao de invalidez, a cargo da Percia Mdica do INSS, quando dependente maior de 14 (quatorze) anos; e
e) comprovante de freqncia escola, quando dependente a partir de 7 (sete) anos.
A empresa dever conservar, durante 05 (cinco) anos, os comprovantes dos pagamentos de salrio-famlia e as cpias da
documentao relacionada anteriormente, para exame da fiscalizao do INSS.
Base normativa: art. 13 da Lei Complementar n 128/2008; art. 65 da Lei 8.213/1991; art. 4 da Portaria Interministerial
MF/MPS n 333/2010; art. 290 da Instruo Normativa INSS n 45/2010 e Smula Vinculante n 8 do STF.
VI - Trabalhista
VI.1 - Trabalhador urbano e rural - documentos da relao empregatcia
O inciso XXIX do art. 7 da Constituio Federal de 1988 prev que os crditos resultantes da relao de trabalho
prescrevem em 05 (cinco) anos para os trabalhadores urbanos e rurais, at o limite de 02 (dois) anos aps a extino do
contrato.
O prazo prescricional no se aplica aos trabalhadores menores de 18 anos.
Assim, para efeitos trabalhistas, entendemos que a documentao relacionada ao contrato de trabalho dever ser armazenada
por 05 (cinco) anos. Seguem alguns exemplos:
a) acordo de compensao de horas;
b) acordo de prorrogao de horas;
c) comprovante de pagamento de adiantamento salarial;
d) autorizao de descontos;
e) comunicado de aviso prvio;
f) carta com pedido de demisso;
g) documentos relacionados ao processo eleitoral da CIPA;
h) controle de ponto;
i) folha de pagamento;
j) Mapa de Avaliao Anual (SESMT);
k) recibo de entrega do vale-transporte;
l) recibo de pagamento de frias;
m) recibo de pagamento de salrio;
n) recibo de pagamento do 13 salrio;
o) recibo de pagamento de abono pecunirio.
Convm que seja mantida a documentao relativa s relaes de trabalho pelo prazo mencionado, visto que durante a
fluncia dos mesmos, havendo fiscalizao e/ou reclamao trabalhista ajuizada, a empresa ter que apresentar provas
documentais em sua defesa.
Base normativa: "caput" e inciso XXIX do art. 7 da Constituio Federal; arts. 11 e 440 da CLT.
VI.2 - Livros ou fichas de registro de empregados
Quanto aos livros ou fichas de registro de empregados aconselhamos que sejam conservados por prazo indeterminado, pois
esses documentos so de incontestvel valor para efeito de comprovao do tempo de vnculo empregatcio dos empregados
e ex-empregados.
VI.3 - Contrato de trabalho
O contrato de trabalho tambm considerado de incontestvel valor para efeito de comprovao do tempo de vnculo
empregatcio dos trabalhadores, assim como os livros ou fichas de registro de empregados, devendo ser conservado por
prazo indeterminado.
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VI.4 - Comunicao de Acidentes do Trabalho (CAT)
O art. 19 da Lei n 8.213/1991 conceitua acidente do trabalho como sendo aquele que ocorre pelo exerccio do trabalho a
servio da empresa ou pelo exerccio do trabalho dos segurados especiais, provocando leso corporal ou perturbao
funcional que causa a morte ou a perda ou reduo, permanente ou temporria, da capacidade para o trabalho.
A empresa dever comunicar o acidente do trabalho Previdncia Social at o 1 (primeiro) dia til seguinte ao da
ocorrncia e, em caso de morte, de imediato, autoridade competente, sob pena de multa varivel entre o limite mnimo (R$
510,00) e o limite mximo (R$ 3.467,40) do salrio-de-contribuio, sucessivamente aumentada nas reincidncias, aplicada
e cobrada pela Previdncia Social.
Da Comunicao de Acidente de Trabalho (CAT) recebero cpia fiel o acidentado ou seus dependentes, bem como o
sindicato a que corresponda a sua categoria.
Na falta de comunicao por parte da empresa, podem formaliza-la o prprio acidentado, seus dependentes, a entidade
sindical competente, o mdico que o assistiu ou qualquer autoridade pblica, no prevalecendo neste caso o prazo previsto
anteriormente. Todavia, esta prtica no exime a empresa de responsabilidade pela falta do cumprimento de emisso do
CAT dentro do prazo legal.
O formulrio do Comunicado de Acidente do Trabalho (CAT) dever ser guardado pelo prazo de 05 (cinco) anos.
Base normativa: arts. 19 e 22 da Lei 8.213/1991; art. 13 da Lei Complementar n 128/2008; art. 2 da Portaria
Interministerial MF/MPS n 333/2010; Smula Vinculante n 8 do STF.
VI.5 - Multas
Compete ao Ministrio do Trabalho e Emprego aplicar multas concernentes s infraes previstas na CLT, ao Fundo de
Garantia de Tempo de Servio (FGTS), Seguro Desemprego, 13 salrio, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
(CAGED), entre outras.
Neste contexto, a Portaria MTB n 290/1997 apresenta valores mnimo e mximo das multas administrativas no mbito
trabalhista.
As multas administrativas variveis, quando a lei no determinar sua imposio pelo valor mximo, sero graduadas
observando-se os seguintes critrios:
- Natureza da infrao (art. 75 e 351 da CLT);
- Inteno do infrator (art. 75 e 351 da CLT);
- Meios ao alcance do infrator para cumprir a lei (art. 5 da Lei n 7.855/1989)
- Extenso da infrao (art. 75 e 351 da CLT);
- Situao financeira do infrator (art. 5 da Lei n 7.855/1989)
O valor final da multa administrativa varivel ser calculado aplicando-se o percentual fixo de 20% do valor mximo
previsto na lei, acrescidos os percentuais de 8% a 40%, conforme o porte econmico do infrator e de 40%, conforme a
extenso da infrao, cumulativamente, nos termos das tabelas constantes no Anexo III da Portaria MTB n 290/1997.
Base normativa: Portaria MTB n 290/1997.
VI.5.1 - Reduo das multas
De toda deciso que impuser multa por infrao das leis e disposies reguladoras do trabalho, e no havendo forma
especial de processo, caber recurso ao rgo competente do Ministrio do Trabalho e Emprego.
Os recursos devem ser interpostos no prazo de 10 (dez) dias, contados do recebimento da notificao, perante a autoridade
que houver imposto a muita, a qual, depois de os informar, encaminh-los- autoridade de instncia superior.
Ao infrator que renunciar interposio de recursos, a multa ser reduzida em 50% (cinquenta por cento), devendo a multa
ser recolhida ao rgo competente, no prazo de 10 (dez) dias, contado do recebimento da notificao ou da publicao do
edital.
Para expedir a guia de recolhimento, o infrator dever juntar a notificao com a prova da data de seu recebimento, ou folha
do rgo oficial que publicou o edital.
Base normativa: arts. 635 e 636 da CLT; Portaria MTB n 290/1997.
VI.6 - Fundo de Garantia do Tempo de Servio - FGTS
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Todos os documentos relacionados ao FGTS devem permanecer guardados pelo perodo de 30 anos.
Tal orientao tem como base o 5 do art. 23 da Lei 8.036/1990, que estabelece que o processo de fiscalizao, de
autuao e de imposio de multas respeitar prescrio trintenria em relao o FGTS.
Base normativa: "caput" e 5 da Lei n 8.036/1990.
VI.7 - GFIP/SEFIP
GFIP significa Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social.
SEFIP o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social.
A empresa dever guardar pelo prazo de 30 (trinta) anos toda documentao relacionada GFIP/SEFIP relacionada ao
FGTS. O SEFIP gera o arquivo NRA.SFP (onde o NRA o nmero do respectivo arquivo), que contm as informaes
destinadas ao FGTS e Previdncia Social.
Os registros constantes do arquivo magntico (NRA.SFP) no necessitam ser reproduzidos em meio papel, salvo para
permitir a comprovao do cumprimento desta obrigao ou por exigncia legal.
O arquivo NRA.SFP, referente ao recolhimento/declarao, deve ser transmitido pelo Conectividade Social at o dia 7 (sete)
do ms seguinte quele em que a remunerao foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido
outro fato gerador de contribuio ou informao Previdncia Social. Caso no haja expediente bancrio, a transmisso
deve ser antecipada para o dia de expediente bancrio imediatamente anterior. O arquivo referente competncia 13,
destinado exclusivamente Previdncia Social, deve ser transmitido at o dia 31 (trinta e um) de janeiro do ano seguinte ao
da referida competncia.
O contribuinte que deixar de apresentar a GFIP/SEFIP no prazo fixado ou que a apresentar com incorrees ou omisses
ser intimado a apresent-la ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se- s seguintes multas:
a) de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informaes incorretas ou omitidas; e
b) de 2% (dois por cento) ao ms-calendrio ou frao, incidentes sobre o montante das contribuies informadas, ainda
que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declarao ou entrega aps o prazo, limitada a 20% (vinte por
cento).
Ser considerado como termo inicial o dia seguinte ao trmino do prazo fixado para entrega da declarao e como termo
final a data da efetiva entrega ou, no caso de no apresentao, a data da lavratura do auto de infrao ou da notificao de
lanamento.
As multas sero reduzidas:
a) metade, quando a declarao for apresentada aps o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofcio; ou
b) a 75% (setenta e cinco por cento), se houver apresentao da declarao no prazo fixado em intimao.
A multa mnima a ser aplicada ser de:
a) R$ 200,00 (duzentos reais), tratando-se de omisso de declarao sem ocorrncia de fatos geradores de contribuio
previdenciria; e
b) R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.
Base normativa: art. 23, 5 da Lei n 8.036/1990; art. 32-A da Lei n 8.212/1991; Captulo I do Manual da GFIP/SEFIP
para usurios do SEFIP 8.4, aprovado pela Instruo Normativa RFB n 880/2008.
VI.8 - GRRF
O aplicativo cliente da GRRF (Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS) o instrumento criado para que os
empregadores faam o recolhimento rescisrio do Fundo de Garantia do Tempo de Servio.
A documentao relacionada GRRF dever ser mantida em arquivo pelo prazo de 30 (trinta) anos.
Base normativa: "caput" e 5 do art. 23 da Lei 8.036/1990; Circular CEF n 450/2008.
VI.9 - Relao Anual de Informaes Sociais - RAIS
Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Relao Anual de
Informaes Sociais (RAIS), as informaes referentes a cada um de seus empregados, de acordo com o Decreto n 76.900,
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de 23 de dezembro de 1975.
O responsvel pelo fornecimento das informaes deve observar, rigorosamente, as orientaes para o correto
preenchimento da RAIS, evitando prejuzos ao() estabelecimento/entidade e, em especial, aos empregados/servidores, no
que se refere ao recebimento do abono salarial.
O estabelecimento/entidade com vnculo empregatcio, no ano-base, dever utilizar obrigatoriamente o Programa Gerador
de Declarao RAIS (GDRAIS) para declarar e fazer a transmisso pela internet.
O estabelecimento/entidade sem vnculo empregatcio (RAIS NEGATIVA), dever informar apenas os campos que
identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas GDRAIS ou RAIS Negativa Web.
O estabelecimento obrigado a manter arquivados, durante 5 (cinco) anos, disposio do trabalhador e da Fiscalizao do
Trabalho, os seguintes documentos comprobatrios do cumprimento das obrigaes relativas ao Ministrio do Trabalho e
Emprego (MTE):
a) o relatrio impresso ou a cpia dos arquivos;
b) o Recibo de Entrega da RAIS.
Conforme determina o art. 2 da Portaria n 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria n 688, de 24 de abril de
2009, o empregador que no entregar a RAIS no prazo legal ficar sujeito multa prevista no art. 25 da Lei n 7.998, de
1990, a ser cobrada em valores monetrios a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro
centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados at a data de
entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infrao, se este ocorrer primeiro.
O valor da multa resultante da aplicao, anteriormente prevista, quando decorrente da lavratura de Auto de infrao, dever
ser acrescido de percentuais, em relao ao valor mximo da multa prevista no art. 25 da Lei n 7.998, de 1990, a critrio da
autoridade julgadora, na seguinte proporo:
a) de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;
b) de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;
c) de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
d) de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados;e) de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500
empregados.
A lavratura do auto de infrao, com a aplicao ou no da multa correspondente ao
atraso, no entrega da RAIS ou entrega com erros ou omisses, no isenta o empregador
da obrigatoriedade de prestar as informaes requeridas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego.
O perodo da entrega da RAIS definido anualmente pelo Ministrio do Trabalho e Emprego, e divulgado por meio de
portaria.
Base normativa: art. 25 da Lei n 7.998/1990; art. 1 do Decreto n 76.900/1975; Portaria MTE n 2.590/2009.
VI.10 - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
As empresas que dispensarem ou admitirem empregados ficam obrigadas a fazer a respectiva comunicao ao Ministrio do
Trabalho e Emprego at o dia 07 do ms subsequente quele em que ocorreu movimentao de empregados.
O arquivo do CAGED dever ser enviado ao MTE via Internet ou entregue em suas Delegacias Regionais do Trabalho e
Emprego, Subdelegacias ou Agncias de Atendimento.
A cpia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentao Processada, devero ser mantidos no estabelecimento
a que se referem, pelo prazo de 36 meses a contar da data do envio, para fins de comprovao perante a fiscalizao
trabalhista.
O envio ou entrega do CAGED fora do prazo sujeitar a empresa ao pagamento de multa administrativa. A referida multa
calculada de acordo com o tempo de atraso e a quantidade de empregados omitidos, conforme segue:
Entrega de CAGED c/ atraso at 30 dias 4,2000 UFIRs Por empregado
Entrega de CAGED c/ atraso de 31 at 60 dias 6,3000 UFIRs Por empregado
Entrega de CAGED c/ atraso acima de 60 dias 12,6000 UFIRs Por empregado
Nota:
O valor da unidade de UFIR equivale a R$ 1,0641.
Base normativa: art. 1 da Lei 4.923/1965; Portaria MTE n 235/2003; Portaria MTB n 290/1997.
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VI.11- Contribuio sindical
A contribuio sindical devida por empregados, trabalhadores autnomos, profissionais liberais e empresas/empregadores
no recebeu pela Consolidao das Leis do Trabalho (CLT), ou ato complementar, tratamento diferenciado relativo
decadncia e prescrio. Desse modo, entendemos que as regras contidas no CTN relativas decadncia e prescrio devem
ser aplicadas para as contribuies sindicais.
O CTN estabelece que o direito da Fazenda Pblica constituir o crdito tributrio extingue-se aps 05 (cinco) anos. O
referido prazo contado do primeiro dia do exerccio seguinte quele em que o lanamento do crdito tributrio poderia ser
procedido ou da data em que se tornar definitiva a deciso que houver anulado, por vcio formal, o lanamento
anteriormente efetuado.
Base normativa: art. 173 c/c "caput" e 4 do art. 150 do Cdigo Tributrio Nacional (CTN).
VI.12 - Seguro-Desemprego
O comprovantes de entrega da Comunicao de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD) devero
ser conservados pelo empregador, juntamente com a ficha de registro do trabalhador dispensado, pelo prazo de 05 (cinco)
anos, contados a partir da data de dispensa.
Base normativa: "caput" e pargrafo nico do art. 5 da Resoluo do CODEFAT n 393/2004.
VI.13 - Segurana e Sade em Medicina do Trabalho (SSMT)
As Normas Regulamentadoras (NR), relativas segurana e medicina do trabalho, so de observncia obrigatria pelas
empresas privadas e pblicas e pelos rgos pblicos da administrao direta e indireta, bem como pelos rgos dos Poderes
Legislativo e Judicirio, que possuam empregados regidos pela Consolidao das Leis do Trabalho - CLT (item 1.1 da NR
-1, aprovada pela Portaria MTE n 3.214/1978).
A seguir, esto relacionados alguns dos documentos pertinentes SSMT e o tempo de guarda dos mesmos:
a) os dados obtidos nos exames mdicos, incluindo avaliao clnica e exames complementares, as concluses e as medidas
aplicadas registrados em pronturio clnico individual, de responsabilidade do mdico-coordenador do PCMSO (Programa
de Controle Mdico de Sade Ocupacional), devero ser armazenados pelo perodo mnimo de 20 (vinte) anos aps o
desligamento do trabalhador.
Base normativa: subitem 7.4.5.1 da NR 7, aprovada pela Portaria MTE n 3.214/1978.
b) todos os documentos relativos ao processo eleitoral da CIPA devem ser guardados por um perodo mnimo de 05 (cinco)
anos.
Base normativa: subitem 5.40 da NR 5, aprovado pela Portaria MTE n 3.214/1978.
c) a empresa obrigada a constituir Servio Especializado em Engenharia de Segurana e em Medicina do Trabalho
(SESMT) deve manter arquivado, por 05 (cinco) anos, o comprovante de entrega do Mapa de Avaliao Anual, contendo
avaliao anual dos acidentes do trabalho, doenas ocupacionais e agentes de insalubridade.
Base normativa: subitem 4.12 da NR 4, aprovado pela Portaria MTE n 3.214/1978.
d) as empresas de construo civil devem manter arquivados, pelo prazo de 03 (trs) anos, a cpia e o protocolo de
encaminhamento do formulrio Resumo Estatstico Anual FUNDACENTRO.
Base normativa: subitem 18.32.2 da NR 18, aprovado pela Portaria MTE n 3.214/1978.
e) o registro de dados, estruturado de forma a constituir um histrico tcnico administrativo do desempenho do Programa de
Preveno de Riscos Ambientais (PPRA) deve ser mantido pelo prazo de 20 (vinte) anos.
Base normativa: subitem 9.3.8 da NR 9, aprovada pela Portaria MTE n 3.214/1978.
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