Universidad Privada Antenor Orrego

Facultad de Ingeniera
Escuela Profesional de Computacin y Sistemas
ALUMNOS:
Castillo Quispe Meliton.
Chvez Bernab Royce.
Perez Riofrio Rocky
Saldaa Reyes Brayam.

CICLO: VI

DOCENTE:
Ing: Henry Mendoza Puerta.

CURSO:
Ingeniera de Software de Gestin.
TEMA:
DESARROLLO DE UN SISTEMA INFORMTICO BASADO EN PLATAFORMA WEB
PARA MEJORAR EL PROCESO DE TRMITE DOCUMENTARIO DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PACASMAYO SAN PEDRO DE LLOC

TRUJILLO- PERU
2014- II

Contenido
1. Resea Histrica .................................................................................................................................... 3
2. Ubicacin ............................................................................................................................................... 3
3. Visin ..................................................................................................................................................... 3
4. Misin .................................................................................................................................................... 3
5. Organigrama ......................................................................................................................................... 4
6. Problema De Investigacin ................................................................................................................... 5
6.1. Problemtica. .................................................................................................................................... 5
6.1.1. Efectos del problema. ................................................................................................................... 5
6.1.2. Causas del Problema. .................................................................................................................... 6
6.1.3. Definicin del problema ............................................................................................................... 6
7. Objetivos ............................................................................................................................................... 8
7.1. Objetivos Generales. ......................................................................................................................... 8
7.2. Objetivos Especficos. ....................................................................................................................... 8
8. Desarrollo de la Propuesta. .................................................................................................................. 8
8.1. Fases de Inicio. .................................................................................................................................. 8
8.1.1. Modelado de Negocio. .................................................................................................................. 9
8.1.1.1. Modelo de Caso de uso de negocio ........................................................................................ 10
8.1.1.2. Diagrama de caso de uso de negocio ......................................... Error! Bookmark not defined.
8.1.1.3. Descripcin de Actores de Negocio ........................................................................................ 11
8.1.1.4. Caso de uso vs sus objetivos ................................................................................................... 11
8.1.1.5. Especificacin de Casos de uso de Negocio ........................................................................... 12
8.1.1.6. Modelado de Anlisis de Negocio: Vista Interna. .................................................................. 12
8.1.1.7. Lista de entidades de Negocio. ............................................................................................... 14
8.1.2. Diagrama de Objeto de Negocio por caso de uso de Negocio .................................................. 15
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..................................................................................................................................................................... 15




1. Resea Histrica
La Municipalidad de San Pedro de Lloc, fue creada por la ley nacional S/N de 1857,
asumieron sus cargos. Los ciudadanos electos en el acto comicial oportunamente
convocados por el gobernador del Territorio, para construir el 17 de marzo de 1857,
bajo la presidencia del seor pedro Alfredo B. Primer consejo Municipal.
Acompaaron al primer intendente municipal de San Pedro de Lloc, en calidad de
concejales los seores Alejandro Estevez y Juan M. Daunes, y los doctores Abdn
Pereyra y Enrique Groppo. Como secretario actu el seor Luis Argent. Con una
positiva obra realizada y un saldo a favor en caja, B fue reelegido en 1915.
2. Ubicacin
Jr. Dos de Mayo N 360 San Pedro de Lloc.
3. Visin
La Municipalidad Provincial de Pacasmayo ser una Institucin que ha logrado realizar
su gestin tcnica y administrativa en el nivel de EXELENCIA CON ROSTRO HUMANO,
con autoridades y trabajadores eficientes y capacitados trabajando con buenos
indicadores de gestin, como garanta de la sostenibilidad y rentabilidad de los servicios
y actividades que promueven el desarrollo de la comunidad provincial y local.

4. Misin
La Municipalidad Provincial de Pacasmayo cuenta con una estructura y organizacin
que cumple con los requisitos bsicos de gestin, que inicia un proceso de reconversin
por decisin de sus autoridades y ejecutivos para adecuarse a los nuevos retos de la
descentralizacin, para convertirse en una institucin competitiva que responda a las
nuevas exigencias que establecen las normas legales, a fin de generar el proceso de
desarrollo social y econmico que requiere la provincia y otorgar servicios de calidad a
los ciudadanos

5. Organigrama

6. Problema De Investigacin
6.1. Problemtica.
La Municipalidad Provincial de Pacasmayo tiene limitaciones para la gestin
documentaria y atencin al ciudadano.

Por su parte los ciudadanos y empresas en la Provincia, perciben trabas y/o
limitaciones al efectuar diversos trmites administrativos, lo cual no permite
seriedad en las autorizaciones que requieren de la municipalidad para el
desarrollo de sus actividades e inversiones.

Dado de la Municipalidad Provincial de Pacasmayo, atiende directamente y
provee de servicios pblicos en el mbito de sus competencias a la poblacin de
su provincia, en lo que corresponde a la gestin documentaria generada por
trmites diversos de los administrados y contribuyentes se aprecia que esta no
cuenta con los sistemas informticos que permitan una adecuada recepcin,
atencin, control y archivo de la documentacin, la cual se registra de forma
manual; el equipamiento y recurso humano escaso y/o demuestra bajo
rendimiento, entre otros por lo que se requiere modernizar la gestin
documentaria para una rpida y oportuna atencin a los usuarios que permita
generar oportunidades de inversin y desarrollo para la poblacin de Pacasmayo.

6.1.1. Efectos del problema.
Aumento del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento,
debido a que se repiten las tareas, ocasionando olvidos y/o documentos
traspapelados.
Incremento de costos en el uso de papel, aumentando drsticamente los
gastos por este concepto.
La Ubicacin de un documento en trmite tarda mucho tiempo al tener
que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un
determinado documento pues que no dispone de acceso instantneo a la
informacin especfica.
La Documentacin emitida no tiene un formato estndar (cartas, memos,
oficios, resoluciones, convenios, etc.).

6.1.2. Causas del Problema.
La falta de capacitacin en las tecnologas de la Informacin y
telecomunicaciones.
Empleo de procesos deficientes de gestin al no tener una
estandarizacin de los procesos y un ptimo flujo de la documentacin.
No Contar con un sistema informtico de apoyo que permita mantener un
ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad e integridad.


6.1.3. Definicin del problema
En el proceso de gestin de trmite documentario actual, no permite tener el
control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye
dentro de la municipalidad, por tanto esto aumenta el tiempo en el flujo de la
documentacin, a esto se suma la falta de un formato estndar en los
documentos de los cuales son impresos de manera excesiva aumentando as
los costos.







Pictograma

7. Objetivos
7.1. Objetivos Generales.
Priorizar la atencin de los usuarios y administrados, simplificando los procesos
administrativos, con la incorporacin de Tecnologa de Informacin y
Comunicacin que permitir mejorar la calidad del servicio y transparencia que
sustentan los procesos de modernizacin del Estado.

7.2. Objetivos Especficos.
Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento,
debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos
traspapelados.

Ubicacin rpida de un documento en trmite o cerrado, lgica y fsicamente.

Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de
actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.

Disminucin del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este
concepto.

Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de
acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.

Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).
8. Desarrollo de la Propuesta.
Para el desarrollo de la propuesta se aplicar la metodologa de Rational Unified Process
de modo que provea el soporte tcnico y metodolgico en el desarrollo del sistema de
trmite documentario. Considerando esto, en ste captulo se incluir el detalle para las
fases de inicio y elaboracin y adicionalmente se esbozarn las fases posteriores de
construccin y transicin para dar una visin global de todo el proceso.
8.1. Fases de Inicio.
El propsito general en esta fase es establecer los objetivos para el ciclo de vida
del producto software a implementar. Durante esta fase se definir el modelo del
negocio y el alcance del proyecto. Se identificaran todos los actores y casos de
uso.
Los objetivos especficos de esta fase sern:
Establecer el mbito del proyecto y sus lmites.
Encontrar los casos de uso crticos del sistema, los escenarios bsicos que
definen la funcionalidad.
Durante la fase de inicio se definirn el modelo del negocio y el alcance del
proyecto, siendo los artefactos desarrollados:
El Modelo de Casos de Uso del Negocio.
El Modelo de Casos de Uso del Negocio.
Especificacin de los Casos de Uso del Negocio.
El Modelo de Objetos del Negocio.
El Modelo de Dominio del Problema.
Un glosario con la terminologa clave del dominio del problema.
8.1.1. Modelado de Negocio.
El Modelado del Negocio es el primer flujo de trabajo o disciplina de la
metodologa RUP, y consiste en conocer la estructura y la dinmica de la
organizacin, as como conocer los problemas actuales e identificar mejoras
dentro de la organizacin.
Con esta disciplina se pretende llegar a un mejor entendimiento de la
institucin, los principales motivos para ejecutar esta disciplina son los
siguientes: asegurarse de que el producto ser algo til y no un obstculo,
conseguir que se ajuste de la mejor forma posible en la organizacin donde se
va a implantar; y tener un marco comn para el desarrollador, los clientes y
los usuarios finales.
Los principales objetivos son:
Asegurar que clientes y desarrolladores tengamos un entendimiento
comn de la institucin.
Entender el problema actual en la institucin e identificar potenciales
mejoras.
Entender la estructura y la dinmica de la institucin
Para lograr estos objetivos, el modelado de negocio describir como
desarrollar una visin de la nueva organizacin, basado en esta visin se
definirn procesos, roles y responsabilidades de la institucin por medio de
un Modelo de Casos de Uso del Negocio. Los artefactos del modelo de
negocio servirn como entrada y referencia para la definicin de los
requerimientos del sistema.

8.1.1.1. Modelo de Caso de uso de negocio
Un modelo de casos de uso del negocio describe los procesos del
negocio en trminos de casos de uso y actores que corresponden a
procesos del negocio y trabajadores o clientes respectivamente.

A continuacin se presenta este modelo el cual corresponde al
proceso de trmite documentario de la Municipalidad Provincial de
Pacasmayo San pedro de Lloc.







rea encargada
Seguimiento de Documento
Solicitante
Gestin de Documentos
Persona Natural
Persona Juridica
Empleado
8.1.1.2. Descripcin de Actores de Negocio
Actores del Negocio Descripcin

Es la persona que solicita un
documento al sistema y requiere
respuestas ante su documento
ingresado

Es la persona que interactuar
con el Sistema de trmite
documentario, quien se
encargara de la recepcin y
registro de cualquier documento
que ingresa a la institucin.

8.1.1.3. Caso de uso vs sus objetivos



Solicitante
rea encargada
8.1.1.4. Especificacin de Casos de uso de Negocio
NOMBRE GESTIN DE DOCUMENTO
DESCRIPCION
El solicitante comienza el CU cuando solicita un
trmite documentario en el rea de mesa de
partes de la municipalidad. De acuerdo a la
necesidad del solicitante la gestin ser diferente.
ACTORES DE NEGOCIO Solicitante reas internas
ENTRADAS Solicitud de documento
MEJORAS
Generar un trmite documentario de la manera
ms eficaz y sin contratiempos.

NOMBRE SEGUIMIENTO DE DOCUMENTO
DESCRIPCION El solicitante y el encargado de rea puede
consultar el estado del documento y la ubicacin
actual del documento.
ACTORES DE NEGOCIO Solicitante reas internas
ENTRADAS Documento
MEJORAS Ahorra tiempo al buscar un documento




8.1.1.5. Modelado de Anlisis de Negocio: Vista Interna.
LISTA DE AUTORES DE NEGOCIO



NOMBRE DESCRIPCION
Administrador
-Presenta solicitud
-Recibe licencia
-Recibe el cargo de ingreso enumerado
Unidad de registros civil
Recepcin solicitud y verifica expediente, fija fecha
de celebracin
Alcalde
-Toma nota de la apelacin, firma resolucin en
caso de estar conforme caso contrario devuelve a
la gerencia para rectificacin, o de no encuentra
solucin informe al tribunal fiscal
Fedatario
Comprueba documento y da fe firma documento y
devuelve al administrador
Auxiliar tramite
documentario
-Recepciona solicitudes, nmero de expediente
deriva a secretaria general o rea afectada
Secretaria General
-Recepciona expediente, toma nota y deriva al
responsables de entrega de informacin
-Analiza solicitud. Si no existe reconsideracin
previa, devuelve al administrador. Caso contrario
adjunta reconsideraciones y deriva a gerencia
administrativa y al alcalde adjunta.
Gerencia Administrativa
-Toma nota de la apelacin, elabora informes y
entrega al alcalde
Tribunal fiscal -Recibe solicitud del alcalde y emite resolucin
Unidad responsable
-Elabora informe y entrega a jefe o superiores para
la firma
Gerencia responsable
-Toma nota de la reconsideracin, firma
resolucin, devuelve a mesa de partes e informa a
la alcalda y entrega propuesta de resolucin para
firma
Tramite documentario
administrador
-Entrega resolucin al administrador
rea responsable de
entrega de informacin
-Coordina con rea responsable, elabora
informacin y devuelve informe a secretaria
Gerencia
-Toma nota del informe, y solicita atencin,
anotando en la solicitud acciones a tomar.
-recibe resolucin y firma el documento y enva a
mesa de partes
Caja -emite recibo de pago
Tramite documentario
-Recepciona la licencia, registra, devuelve al
administrador y archiva
-Recepciona el expediente con el recibo de pago,
registra, enumera, deriva
-Recepciona la constancia, registra devuelve al
administrador y archiva
Unidad de trnsito y
seguridad vial
-Analiza requisitos, sino cumple emite informe
denegado, deriva
-Registra, emite duplicado de la licencia, deriva
Gerente de desarrollo
social y servicios pblicos
-Recepciona la licencia, firma, deriva


LISTA DE TRABAJADORES DE NEGOCIO

NOMBRE DESCRIPCION
Secretaria de mesa de
partes
Recibe y registra finalmente la documentacin.
Secretaria del rea
encargada
Recibe la documentacin de parte de la secretaria
de mesa de partes. Ella solo registra cualquier
ocurrencia con el trmite y/o documentacin.
Gerente del rea encargada
Es quien aprueba la documentacin inicial para su
respectivo trmite.
rea encargada
El rea abarca a todos los participantes en el
proceso de tramitacin.



8.1.1.6. Lista de entidades de Negocio.
LISTA DE ENTIDADES DE NEGOCIO

NOMBRE DESCRIPCION
Documento interno,
externo
Son aquellos documentos generados por
unidades orgnicas de la municipalidad,
administrativos y entidades pblicas.
Adjuntos
Son los documentos importantes guardados en el
sistema
Requisitos
Condiciones que debe contener los documentos
presentados para proceder en el tramite
Empleado
E s la persona indicado a quien se le entregara los
documentos en sus respectivas oficinas.
rea
El rea abarca a todos los participantes en el
proceso de tramitacin
Solicitante
Es la persona quien da inicio un tramite
Oficina
Lugar donde se realiza un trabajo profesional de
gestin, administracin, etc.
Movimientos
Es cuando se deriva un documento a cualquier
rea



8.1.1.7. Diagrama de Objeto de Negocio por caso de uso de
Negocio
Gestin de Documento

Seguimiento de Documento


8.1.1.8. MODELO DE DOMINIO














8.1.2. Requerimientos Funcionales:
El Desarrollo del Sistema Informtico de Gestin Documentaria de MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
PACASMAYO, que deber comprender los siguientes requerimientos:
Registrar los documentos
Realizar consulta de estado de los documentos
Derivar documentos
Seguimientos de los documentos
Ver el historial de los documentos archivados
Generar reportes
DESCRIPCION DE LOS REQUERIMIENTOS:
Proceso de registro Documental:

El sistema debe permitir el proceso a cargo de mesa de parte del registro de todos los
documentos ingresados a la municipalidad y la salida de documentos emitidos por la
municipalidad dirigidos a otros rganos o administrados.

Generacin de cargo automtico para los administrados, indicando el nmero correlativo del
documento ingresado (autogenerado), respetando el orden de ingreso o salida.

debe permitir registrar datos del documento ingresado, indicando como mnimo su nmero,
naturaleza, remitente destinatario.

Generar Hoja de Ruta del documento ingresado, debiendo permitir registrar las derivaciones
subsiguientes que fueran necesarias.

Registro de documentos externos provenientes, registrando diversos datos como: identificacin
del documento recibido (N, fecha, asunto, remitente nombre y cargo, original, copia, entre
otros).

Proceso de Derivacin de Documentos:

El sistema debe permitir la derivacin de los documentos segn corresponda a las necesidades
propias del asunto o procedimiento administrativo a que se refiera el escrito, lo cual significa que
el documento puede navegar por diversas reas de la municipalidad.

Debe permitir establecer flujos predeterminados para documentos especficos o procedimientos
administrativos que lo requieran.


Proceso de Seguimiento:

Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados a la Municipalidad, y conocer su
estado, con la finalidad de incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno y/o
externo.

Facilitar la consulta de documentos segn el perfil de acceso por usuarios.

Ubicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos, todas las fechas