1. Qu es una base de datos?

Captulo siguiente: 2 - Los elementos de las Bases de Datos

Orden en los datos.- En la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades
tales como personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades estn
representadas por los operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las
facturas. En un hospital nos encontraramos con los mdicos, pacientes, enfermeras,
cuadros clnicos, etc. Puesto ue en cada caso se de!e tra!a"ar con una #ran cantidad de
datos, sur#e la necesidad de almacenarlos de manera ue nos resulten de fcil acceso en
cada momento $, por consi#uiente, %tiles a nuestras actividades. &i por e"emplo cada da
de!emos #estionar varias decenas de clientes $ facturas, utili'aremos un sistema para
memori'ar los datos como, por e"emplo, un fichero, ms !ien antes ue recurrir
%nicamente a la memoria.
Las fichas aparecen rea#rupadas en archivos, cada uno de los cuales contiene en #eneral
las fichas de un s(lo tipo, las de los proveedores o las de los productos. Este sistema
recibe el nombre de base de datos, ue no es nin#una otra cosa ms ue una colecci(n
de informaciones tales como el catlo#o de los ficheros de una !i!lioteca, un listn
telef(nico o una enciclopedia. Los pro#ramas de #esti(n de !ase de datos )Data!ase*
estn pro#ramados para reali'ar operaciones que nos permiten acceder y,
eventualmente, modiicar los datos almacenados. Estas operaciones consisten en+
-,ntroducci(n, cancelaci(n, modificaci(n $ !%sueda de datos a partir de los criterios
seleccionados por el usuario de orden, clasificaci(n e impresi(n de los listados, por
e"emplo, !a"o el formato de etiuetas adhesivas para so!res.
El pro#rama ms difundido a escala mundial para estos fines es el -icrosoft .ccess.
Para ponerlo en marcha es suficiente con hacer clic/ una sola ve' so!re la !arra de
herramientas de Office o !ien seleccionndolo a travs de ,nicio0Pro#ramas0-icrosoft
.ccess.
.parecer inmediatamente una venta con la posi!ilidad de seleccionar o crear una Base
de datos utili'ando los recursos del asistente. 1odas las opciones ue se nos presentan
son+
-Base de datos vaca
-.sistente para !ase de datos
-.!re la !ase de datos e2istente
!. "os elementos de las #ases de $atos
Captulo anterior: 3 - 45u es una !ase de datos6
Captulo siguiente: 7 - Protecci(n de una !ase de datos
.sistente para la !ase de datos.- 8aciendo clic/ so!re el icono con la 9varita m#ica9 se
a!re una ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los cuales e2iste
la posi!ilidad de esco#er el ue ms le interese )por e"emplo, 9,nventario domstico9*.
Es el pro#rama uien reali'a automticamente todas las estructuras necesarias tales
como las ta!las, mscaras, consultas, etc. Los asistentes pueden utili'arse tam!in como
punto de partida par su dise:o principal e inte#rarlo despus en otras ta!las, consultas,
etc. Es en realidad, un peue:o pro#rama ue coloca unas pre#untas en sucesi(n a las
cuales de!emos responder so!re lo ue deseamos reali'ar.
Base de datos en !lanco.- &eleccionado esta opci(n tras a!rir el pro#rama se nos
pre#unta d(nde deseamos #uardar la !ase de datos $ con u nom!re. 1ras esto, de!e
hacer clic/ so!re ;rear $ se a!rir la ventana Data!ase, ue contiene los seis tipos de
o!"etos ue caracteri'an la estructura de .ccess+
<emos u si#nifican +
-1a!las+ son el 9cora'(n9 de la Base de datos $ aparecen en una ho"a electr(nica
formada por filas )informes* $ columnas )campos*. El informe contiene una vo' de la
Base de datos, mientras ue el campo contiene cada uno de los detalles.
-;onsultas )5uer$*+ son 9herramientas9 ue sirven para 9eliminar9 todos los datos ue
no interesan haciendo aparecer %nicamente auellos ue interesan.
--scaras o formularios+ permiten la visuali'aci(n $ la #esti(n de los datos contenidos
en las ta!las $ en las consultas. =ormalmente representan la interface principal entre el
pro#rama $ el usuario para ue de este modo resulte ms fcil la introducci(n de los
datos.
->eport o informes+ recopilan los datos de las ta!las o consultas para permitir su
impresi(n o anlisis, facilitando la individuali'aci(n de los datos ms improtantes.
--acros+ automati'an las funciones de la !ase de datos
--(dulos+ re#istran de .ccess Basic )pro#ramaci(n*.
Las ta!las, informes, formularios $ consultas aparecen en diversos momentos, pero
estn vinculados entre ellos. Las ta!las representan el centro de cada actividad+ el resto
de o!"etos interact%an con los datos indicados en las ta!las.
%. &rotecci'n de una base de datos
Captulo anterior: 2 - Los elementos de las Bases de Datos
Captulo siguiente: ? - 1ecla de &elecci(n >pida en .ccess
@na !ase de datos correctamente dise:ada nos permite acceder fcilmente a las
informaciones. ;uando se dise:e, se de!en tener en cuenta los si#uientes aspectos+
-Definir el o!"etivo de la Base de datos esta!leciendo las informaciones ue se desean
memori'ar.
-Definir las ta!las, dividiendo las informaciones en diversos ar#umentos cada uno de los
cuales constituir una ta!la de la !ase de datos.
-Definir los campos, esta!leciendo las informaciones ue se desean memori'ar en cada
ta!la.
-Definir las relaciones, anali'ando los datos de cada ta!la $ esta!leciendo de u modo
se de!en relacionar entre ellos.
La fase ms importante de la pro$ecci(n es la si#uiente+ es una !uena costum!re dedicar
mucho tiempo para pensar en u ta!las ser necesario introducir todos nuestros datos $
tam!in caracteri'ar los datos ue sern introducidos en las ta!las, imponiendo las
re#las necesarias a las cuales de!ern someterse. De este modo, se facilita la
introducci(n $ se impide el tecleado de los valores err(neos.
(. )ecla de *elecci'n +,pida en -ccess
Captulo anterior: 7 - Protecci(n de una !ase de datos
Captulo siguiente: A - 1a!las
.horrando tiempo.- .l#unas veces es mucho ms rpido utili'ar el teclado ue el rat(n.
En realidad, las teclas de selecci(n permiten e"ecutar directamente los comandos
i#norando el men%. ;on .ccess e2iste la posi!ilidad de utili'ar las teclas de selecci(n
rpida de muchas maneras, como por e"emplo para acceder a los comandos $ a los
!otones de la !arra de herramientas o para introducir la fecha actual.
. veces, las teclas de selecci(n rpida se indican al lado del nom!re del comando en los
men% de .ccess. En el men% .rchivo, por e"emplo, para el comando ,mprimir aparecen
las teclas de selecci(n rpida ;trlB,.
Para poseer un listado completo de las teclas de selecci(n rpida, se puede utili'ar el
.sistente de Office. Para ello, ha$ ue pulsar C3 para visuali'ar el .sistente de Office $
escri!ir las teclas de selecci(n rpida en el cuadro de te2to ue aparecer.
<eamos al#unas de las ms ha!ituales+
.unciones Combinaci'n de teclas
,ntroducir la fecha actual ;1>LBD
,ntroducir la hora actual ;1>LB+
,ntroducir una fila en un campo de te2to o comentario ;1>LB,=<,O
,ntroducir los datos del mismo campo del re#istro anterior ;1>LBE
.nular las modificaciones reali'adas en el campo actual E&;
.nular las modificaciones reali'adas en el re#istro actual
E&; E&; )pulsar E&; dos
veces*
<er la ventana de la !ase de datos C33
.!rir una nueva !ase de datos ;1>LB=
.!rir una !ase de datos e2istente ;1>LBO
4Pasar por <isual Basic6 Editor en la anterior ventana
activa $ viceversa
.L1BC33
Encuentra $ sustitu$e ;1>LBC
;opia ;1>LB;
Pe#a ;1>LB<
.nula )@ndo* ;1>LBF
/. )ablas
Captulo anterior: ? - 1ecla de &elecci(n >pida en .ccess
Captulo siguiente: G - 1a!las+ vista dise:o, a:adir campo, !orrar $ #uardar ta!la
@na ta!la es un con"unto de datos ue se refieren a un determinado ar#umento. Los
datos se su!dividen en columnas )campos* $ filas )re#istros*D cada campo contiene un
%nico dato relativo, por e"emplo, a una personas, mientras ue un re#istro contiene todas
las informaciones relativas a la misma persona.
;reaci(n de una ta!la.- Para crear una ta!la se de!e seleccionar el !ot(n =uevo en
1a!las $ en la ventana ue se a!re, seleccionar una de las cinco posi!ilidades ue
presenta+
-<ista de ho"a de datos+ para crear una nueva ta!la en la ue se pueden a:adir, modificar
o anali'ar los re#istros.
-<ista dise:o+ para crear o modificar la estructura de una ta!la. En la parte superior de la
ventana ta!la se especifican los campos ue se desean insertar, mientras ue en la parte
inferior se especifican las propiedades para cada campo ue sirven para me"orar la
funcionalidad de la !ase de datos.
-.sistente para ta!las+ para crear automticamente una ta!la. .!ra la primera ventana.
En su interior seleccionaremos el tipo de ta!la en el recuadro 91a!la de e"emplos9 $ los
campos ue deseamos introducir en el recuadro 9;ampos de e"emplo9. Para estos
campos de!emos seleccionar el campo $ hacer clic/ en el !ot(n de ,nsertar0, haciendo
clic/ so!re otro0 aparecen ad"untos todos los campos. 8aciendo clic/ so!re &i#uiente,
se a!re la se#unda ventana en donde le daremos el nom!re de la ta!la, para hacer de
nuevo clic/ en &i#uiente.
En la tercera ele#iremos s, una ve' creada la ta!la si desea+
--odificar el dise:o de la ta!la
-,ntroducir datos directamente en la ta!la
-,ntroducir datos en la ta!la usando un formulario ue crea el .sistente
-,mportar ta!la+ importa ta!las de un archivo e2terno a la !ase de datos. &e solicitar la
carpeta $ el nom!re del archivo deseado.
-<incular ta!la+ crea ta!las en la !ase de datos actual ue estn vinculadas a ta!las de un
archivo e2terno.
@na ve' creada la ta!la, es posi!le visuali'arla en <ista dise:o o <ista ho"a de datos.
0. )ablas: vista dise1o, a1adir campo, borrar y guardar tabla
Captulo anterior: A - 1a!las
Captulo siguiente: H - 1a!las+ a#re#ar informes $ personali'ar ta!las
1a!las vista dise:o.- ;uando se crea una ta!la se especifica el nom!re del campo )un
m2imo de G? caracteres* en la misma fila $ el tipo de datos ue contendr definiendo la
naturale'a de los mismos. De hecho, haciendo clic/ so!re las filas de!a"o de 1ipo de
datos, aparece una flecha ue, activada con un clic/, a!re un men% desple#a!le en cu$o
interior podemos esco#er entre+
Enoque )ipo de datos )ama1o
1e2to
1e2to o te2to con n%meros ue no precisan
de clculos matemticos como un n%mero
de fa2
8asta 2AA caracteres
-emo
1e2to lar#o o te2to numrico 8asta GA.A7A caracteres
=umrico
=%meros utili'ados para clculos
matemticos. El predefinido es Entero lar#o
.pro2. entre -2 mil
millones $ B2 mil
millones
CechaI8ora
<alores fechas $ hora para los a:os entre
3JJ $ KKKK
-oneda
<alores para divisas ue tiene de 3 a ?
decimales
;ontador
=%mero secuencial unvoco
&I=o
;ontienen un %nico valor entre dos+ &I=o
OnIOff
O!"eto OLE
1e2to o te2to numrico utili'ado como
direcci(n para un vnculo hiperte2tual
.sistente para
!%suedas...
;rea un campo ue permite seleccionar
valores de otras ta!las
.:adir un campo.- Para a:adir un campo, cuando dudemos so!re u nom!re asi#narle,
o so!re el tipo de datos ue contendr, podemos recurrir al #enerador de campos. Para
a:adir un campo se de!e+
-8acer clic/ en la fila en la cual se desea a:adir un campo
-8acer clic/ so!re el !ot(n derecho )men% conte2tual* $ seleccionar Lenerar.
-&eleccionar una ta!la del cuadro 91a!las de e"emplo9
-&eleccionar un nom!re del campo del cuadro 9campos de e"emplo9.
-&eleccionar .ceptar.
Para especificar el tipo de datos, $a ue por defecto aparece siempre 9te2to9, es
suficiente con hacer clic/ so!re la flecha ue aparece $ seleccionar los datos deseados
del men% ue aparece.
=ueva disposici(n $ supresi(n de campos.- Para despla'ar un campo se de!e+
-&eleccionar el campo so!re el selector a la i'uierda del nom!re del campo
-8acer clic/ nuevamente so!re el selector $ arrastrarlo a su nueva disposici(n
Para eliminar un campo es suficiente con seleccionarlo $ pulsar la tecla &upr.
Luardar una ta!la.- Despus de ha!er a:adido un campo a una ta!la se selecciona el
comando Luardar como del men% .rchivo $ se escri!e el nom!re deseado. &u salimos
de la ta!la sin ha!er #uardado los datos, se nos pre#untar si deseamos #uardarlos o si
ueremos definir una clave principal.
1a!la vista como ho"a de datos.-
;uando estamos en la modalidad estructura se pueden a:adir campos o aportar otras
modificaciones a la estructura de la ta!la. Para a:adir, modificar o ver los datos es
necesario pasar a la modalidad 8o"a de datos haciendo clic so!re el icono adecuado )o
!ien en <ista dise:o o <ista 8o"a de datos del men% <er*.
2. )ablas: agregar inormes y personali3ar tablas
Captulo anterior: G - 1a!las+ vista dise:o, a:adir campo, !orrar $ #uardar ta!la
Captulo siguiente: M - -odificar una ta!la ue contiene datos
.#re#ar informes.- &i la estructura $a posee una estructura definida, es suficiente con
pasar a la vista de la ho"a de datos $ empe'ar a escri!ir. Para despla'arse dentro de los
informes se puede usar la tecla 1a! o !ien, si la ta!la es corta, hacer clic/ so!re el
informe deseado o !ien escri!ir el n%mero de informe en la parte inferior de la p#ina $
pulsar Enviar. 8aciendo clic/ so!re el %ltimo !ot(n se puede a:adir un informe al final
de la ta!la.
Para cam!iar el nom!re de una ta!la es suficiente con seleccionarla en la venta de la
!ase de datos $ seleccionar el comando ;am!iar nom!re del men% -odificar )o !ien
utili'ar el men% conte2tual, haciendo clic/ con la tecla derecha so!re el nom!re de la
ta!la seleccionada*.
Personali'aci(n de una ta!la.- En una ta!la, con la vista dise:o, es posi!le controlar el
aspecto de los datos, evitar errores de introduci(n $ especificar valores predefinidos,
para lo cual se de!e+
-8acer clic/ so!re el campo interesado )las propiedades aparecern en la parte inferior
de la ventana ta!la*.
-8acer clic/ so!re las propiedades del campo ue se desea a!rir.
-Luardar al cerrar.
4. 5odiicar una tabla que contiene datos
Captulo anterior: H - 1a!las+ a#re#ar informes $ personali'ar ta!las
Captulo siguiente: K - -ane"o de los campos
Puede suceder ue, despus de ha!er dise:ado una !ase de datos, sur"a la necesidad de
llevar a ca!o modificaciones a:adiendo o eliminado campos, o !ien cam!iando los
informes. Para tal fin, de!e tener en cuenta ue si se elimina un campo de una ta!la ser
preciso eliminarlo de las fichas, consultas e informes !asados en esa ta!la.
-odificar el ancho de una columna.- Para ensanchar una columna se de!e+
-;olocar el puntero del rat(n a la derecha del selector de campo de la columna ue se
desea redimensionar
-.rrastrar hasta o!tener el tama:o deseado.
-1am!in es posi!le hacer do!le clic/ so!re el !orde derecho del selector de campo de
la columna a ensanchar+ de esta manera la columna se redimensiona de acuerdo con la
inscripci(n ms lar#a.
Despla'ar una columna.- Para despla'ar una columna se de!e+
-&eleccionar la columna deseada haciendo clic/ so!re el selector de campo.
-8acer clic/ nuevamente so!re el selector $ arrastrar )Iaparece una !arra ms #ruesa en
correspondencia con el punto de destino*.
Luardando la ta!la al cerrar, se memori'an las modificaciones.
;opiarIarrastrar $ eliminar datos.- En caso necesario, es posi!le copiarIarrastrar $ pe#ar
los datos de un campo a otro o de una ta!la a otra, recordando ue para seleccionar un
campo es suficiente con hacer clic/ en su selector adecuado, mientras ue para
seleccionar todos los informes se de!e hacer clic/ so!re el selector situado en el n#ulo
superior i'uierdo. Para arrastrarIcopiar los datos incluidos en un campo se de!e+
-&eleccionar los datos ue sirven.
-8acer clic/ so!re el icono copiar o cortar.
-.rrastrar al campo de destino+ si se desea sustituir el valor actual del campo de destino
se de!e seleccionar el campo completo.
-8acer clic/ so!re el icono pe#ar.
6. 5ane7o de los campos
Captulo anterior: M - -odificar una ta!la ue contiene datos
Captulo siguiente: 3J - 1ipos de !ase de datos
&olicitud de introducci(n de datos en un campo.- &i se desea ue un campo conten#a un
valor para cada informe, se de!e seleccionar la propiedad 9,nde2ado9 del campo 9&9 en
<ista Dise:o. De este modo impedir la memori'aci(n de un valor =ulo en el campo. &i
se pretende #uardar un informe ue no conten#a nin#%n valor en un campo considerado
necesario, aparecer un mensa"e $ no se acceder a #uardar el informe hasta ue no se
ha$a introducido el valor en el campo.
,ntroducir un nuevo campo en una ta!la $a e2istente.- Para reali'ar este paso de!emos
a!rir la ta!la en <ista Dise:o $ hacer clic/ en el campo en ue se desea introducir al#o $
despus utili'ar el comando Cilas del men% ,nsertar. -s tarde asi#naremos el nom!re
deseado al nuevo campo. Para eliminar un campo, es suficiente con seleccionarlo $
eli#ir el comando Eliminar filas del men% Edici(n.
Base de datos vinculadas $ la clave principal.- .ccess funciona de un modo ms efica'
si se define una clave principal ue consiste en un campo )o ms* ue identifica de
modo unvoco cada uno de los informes de la ta!la. . menudo, como clave primaria se
utili'a un n%mero o c(di#o de identificaci(n ),d* dado ue este tipo de valores siempre
es diferente para cada informe )no se puede, por e"emplo, utili'ar el nom!re porue no
es unvoco*. ;uando se #uarda una ta!la sin ha!er especificado la clave primaria, se
pre#unta si desea crear una. Eli#iendo 9&9, se crear utili'ando el campo ,d.
18. )ipos de base de datos
Captulo anterior: K - -ane"o de los campos
Captulo siguiente: 33 - ;onsultas
Esencialmente, e2isten dos tipos de !ases de datos+
-Clot-file+ tipo E2cel, en donde todos los datos relacionados entre ellos se sit%an en una
%nica ta!la con el consi#uiente pro!lema ue cada noticia com%n a diversos informes
de!e repetirse para cada uno de ellos.
-<nculos+ como .ccess, en donde se utili'an varias ta!las vinculadas entre ellas.
<nculos.- @n vnculo permite introducir informaci(n de una ta!la en el informe de otra
a travs de un identificador ),d*. Las venta"as ue ofrece una !ase de datos vinculada
son diferentes+
-.horro de tiempo, $a ue los mismos datos se introducen una sola ve'
-.horro de espacio, $a ue la !ase de datos tiene dimensiones ms reducidas
->educci(n de errores determinados por la introducci(n de datos
Para crear una relaci(n entre dos ta!las se de!e+
-.!rir la !ase de datos, mientras ue las ta!las de!en estar cerradas
-Ele"ir 8erramientas >elaciones
-En la ventana -ostrar ta!la ue se a!re, ele#ir las ta!las deseadas $ hacer clic/ so!re el
!ot(n .#re#ar )al finali'ar, hacer clic/ so!re el !ot(n ;errar*
-.rrastrar uno de los campos implicados en la relaci(n a la ta!la deseada.
11. Consultas
Captulo anterior: 3J - 1ipos de !ase de datos
Captulo siguiente: 32 - ;rear una consulta
@so de las consultas.- La funcionalidad de una !ase de datos se encuentra en su
capacidad de ver los datos deseados or#ani'ados en !ase a un cierto orden. @na consulta
es una herramienta ue consiste en poder solicitar los datos memori'ados. Las ms
frecuentes son las de selecci(n ue consisten en ver los datos de las ta!las, anali'arlos $,
eventualmente, modificarlos. Los datos solicitados se visuali'an en una D$naset, ue
muestra un con"unto dinmico de datos procedentes de una o ms ta!las. E2iste la
posi!ilidad de a#re#ar $ modificar los datos en el campo del D$naset, as como en una
ta!la. Las modificaciones tendrn efecto so!re las ta!las de ori#en de la misma !ase de
datos.
;on las consultas se puede+
-Ele#ir determinados campos de una ta!la
-Ele#ir los re#istros )por e"emplo, las personas nacidas en un determinado a:o*
-Ordenar los re#istros )por e"emplo, en orden alfa!tico ascendente o descendente*
-E"ecutar clculos )campos calculados* para, por e"emplo, crear un campo ue
multipliue el precio por la cantidad e2istente $ ue despus memorice el resultado.
1!. Crear una consulta
Captulo anterior: 33 - ;onsultas
Captulo siguiente: 37 - ;rear una consulta+ vista dise:o
E2iste la posi!ilidad de crear una consulta mediante el asistente o !ien manualmente,
eli#iendo <er dise:o.
.sistente.- E2isten cuatro posi!ilidades para la creaci(n de consultas mediante el
asistente. <emos+
3- .sistente para consultas sencillas+ crea una consulta de selecci(n so!re la !ase de los
campos seleccionados $ es el tipo ms com%n de consulta. Para crearla de!e+
-.!rir la !ase de datos $ hacer clic/ so!re la ficha ;onsultas
-8acer clic/ en el !ot(n nuevo
-8acer clic/ en .sistente para consultas sencillas $ despus en .ceptar
-En la ventana ue se a!re, seleccionar la ta!la de la cual desea llevarse los datos de la
1a!laI;onsultas
-8acer clic/ en un nom!re de campo en el cuadro de ;ampos disponi!les $ so!re el
!ot(n 0 para introducirlo )o !ien so!re el !ot(n 00 para introducirlos todos*
-Ele#ir, si fuese necesario, otra ta!la $ ad"untar los campos ulteriores
-.si#nar un ttulo a la consulta $ hacer clic/ en el !ot(n 1erminar
-.sistente para consultas de referencias cru'adas+ crea una consulta de referencias
cru'adas para ver datos en un formato compacto seme"ante al de una ho"a de clculo.
-.sistente para consultas de !uscar duplicados+ crea una consulta ue !usca re#istros
con valores de campo duplicados en un campo de una sola ta!la o consulta.
-.sistente para consultas de !uscar no coincidentes+ crea una consulta para !uscar en
una ta!la los re#istros ue no tienes re#istros relacionados en otra ta!la.
1%. Crear una consulta: vista dise1o
Captulo anterior: 32 - ;rear una consulta
Captulo siguiente: 3? - Operaciones $ modificaci(n de ;onsultas
<ista dise:o.- En la venta se muestra la ta!la ue se a!re. &e de!e seleccionar la ta!la o
la consulta )o am!as* ue interesa en la ficha respectiva haciendo clic/ so!re el !ot(n
.:adir $ finalmente pulsando so!re ;errar. Para seleccionar ms voces en un orden
suelto, ha#a clic/ manteniendo pulsada la tecla ;trl. Para seleccionar todas las voces,
ha#a clic/ so!re la primera $ despus so!re la %ltima, manteniendo pulsada la tecla
-a$%s., o !ien ha#a clic/ en la primera $ arrastre.
En la venta ;onsultas de selecci(n aparecer una lista de campos. &e puede hacer clic/
so!re el nom!re de campo $ arrastrarlo a la fila inferior llamada ;ampo. ;ada columna
contiene las informaciones relativas al campo influido en la consulta. Para a#re#ar ms
campos es suficiente con seleccionar los campos deseados manteniendo pulsada la tecla
;trl $ despus arrastrarlos todos "untos a la cuadrcula 5BE )consultas por e"emplo+
5uer$ B$ E2ample*. Para a:adir todos los campos "untos, se de!e seleccionar el
asterisco situado en la parte superior de la lista de los campos $ arrastrarlo hasta la
cuadrcula. &i se han seleccionado ms ta!las, se podrn ver las lneas ue las unen
)"oin* $ ue nos muestran de u modo un re#istro de una ta!la est vinculado con el
re#istro de otra.
;lases de vistas de una ;onsulta.- La ventana consulta dispone de tres tipos de vistas+
-Dise:o+ para crear una consulta o modificar una $a e2istente. En tal caso, dispone de
herramientas #rficas para crear la consulta.
-8o"a de datos+ para e2aminar los datos e2trados de la consulta.
1(. 9peraciones y modiicaci'n de Consultas
Captulo anterior: 37 - ;rear una consulta+ vista dise:o
Captulo siguiente: 3A - ;onsultas+ esta!lecer criterios
=ueva u!icaci(n, introducci(n $ supresi(n de campos.- Para despla'ar un campo de!e+
-&eleccionarlo haciendo clic/ so!re el selector de campo
-8acer clic/ nuevamente so!re el selector $ arrastrar la columna a una nueva posici(n.
<ista de un D$naset.- Despus de hacer dise:ado la consulta, e2iste la posi!ilidad de ver
el D$naset correspondiente utili'ando el !ot(n <er ue aparece en la ho"a de datos. Para
re#resar a la anterior vista es suficiente con hacer clic/ en el icono <ista dise:o )e2iste
la posi!ilidad de reali'ar las modificaciones $ despus re#resar a la vista anterior*.
;am!iar el nom!re a un campo de una consulta.- Para cam!iar el nom!re de un campo
se de!e+
-.!rir la consulta en <ista dise:o.
-8acer clic/ a la i'uierda de la primera letra del nom!re del campo en la cuadrcula
5BE.
-,ntroducir el nuevo nom!re se#uido de dos puntos )+*
Planteamiento del tipo de orden.- ;uando se e"ecuta una consulta se ve el D$nsaet
correspondiente $ del modo ms sencillo la interpretaci(n de los datos si estn
ordenados. La creaci(n de una consulta ue ordene los datos resulta %til si se desea ver
los datos ordenados en un formulario o en un informe. Para especificar el tipo de orden
se de!e+
-8acer clic/ so!re la celda Ordenar en el 5BE )>e#istros* relativa al campo a ordenar, $
despus hacer clic/ so!re la flecha de selecci(n.
-Ele#ir 9.scendente9 o 9Descendente9
E2iste la posi!ilidad de especificar un tipo de orden para ms campos.
1/. Consultas: establecer criterios
Captulo anterior: 3? - Operaciones $ modificaci(n de ;onsultas
Captulo siguiente: 3G - ;onsultas+ re#istros con valores, campos calculados
Esta!lecer criterios.- El esta!lecimiento de criterios permite limitar el D$naset
correspondiente a determinados re#istros. Los criterios se especifican a partir de una
e2presi(n ue indica los re#istros a incluir $ ue puede ser simple )por e"emplo, todos
los re#istros vinculados con filiales espa:olas se encontrarn escri!iendo 9Espa:a9* o
un poco ms comple"a )encontrar todos los re#istros vinculados a los representados en
edades comprendidas entre los 2J $ los 7J a:os, escri!iremos+ BetNeen 2J and 7J*. @na
e2presi(n puede ser tecleada directamente en la cuadrcula 5BE en el recuadro
9;riterios9 a partir de una descripci(n precisa )para las filiales espa:olas del e"emplo
anterior, podemos escri!ir+ Espa:a, OEspa:a, 9Espa:a9, O9,talia9* o !ien podemos
recurrir al #enerador de e2presiones. En dicho caso se de!e+
-&eleccionar la celda ;riterios de la cuadrcula 5BE.
-8acer clic/ so!re la tecla derecha $ ele#ir el comando Lenerar.
-En la venta ue se a!re, llamada Lenerador de E2presiones, escri!iremos todo lo ue
se desee recurriendo cuando sea posi!le a las funciones $a presentes.
@tili'aci(n de los caracteres Poll$.- Durante el dise:o de una consulta e2iste la
posi!ilidad de seleccionar los campos ue contienen una serie de caracteres )por
e"emplo, todos los nom!res ue empie'an por la letra B...*. Los caracteres Poll$
fundamentalmente son+
-6, sirve para un %nico carcter, u!icado en esa posici(n.
-Q, sirve para una cantidad cualuiera de caracteres u!icados en esa posici(n.
Por e"emplo+
Pa6la, mostrara Pa!la, Paula, etc.
Qimo, mostrara veintsimo, tri#simo, etc.
&elecci(n de re#istros ue no se corresponden con un valor determinado.- Para llevar a
ca!o esto, utili'aremos el operador =ot. De este modo, si deseamos !uscar todos los
nom!res ue empiecen por la letra &, escri!iremos =ot &Q.
Planteamiento de los criterios ms importantes.- En una consulta e2iste la posi!ilidad de
esta!lecer diversos criterios para un campo utili'ando los operadores .nd $ Or. Por
e"emplo, para seleccionar todos los apellidos ue empiecen por la letra B $ ue
conten#an la letra &, escri!iremos 9BQ9 .nd li/e 9Q&Q9. &i utili'amos el operador Or,
conse#uiremos ue satisfa#a un criterio o !ien el otro.
10. Consultas: registros con valores, campos calculados
Captulo anterior: 3A - ;onsultas+ esta!lecer criterios
Captulo siguiente: 3H - 1ipo de consultas
&elecci(n de los re#istros ue contienen valores.- E2iste la posi!ilidad de seleccionar
los re#istros se#%n si contienen menos de die' valores )por e"emplo, son las cifras ue
posee un n%mero de fa2*. Para llevarlo a ca!o, se de!e introducir en los criterios, de!a"o
del campo ele#ido )por e"emplo, el fa2*, la inscripci(n ,& =O1 =@LL -E& =O =@LO-
)o =O1 =@LL -=O =@LO-, es decir, ue no sea un valor nulo*.
;rear campos calculados.- E2iste la posi!ilidad de crear en el 5BE campos calculados $
ue estos e"ecuten correctamente los clculos. &i por e"emplo $a tenemos el campo
Precio @nitario $ el de ;antidad, podemos crear un nuevo campo para calcular el Precio
1otal. La redacci(n en este caso sera+
-Precio 1otal+ RPrecio @nitarioSQR;antidadS )los nom!res de los campos de!en ir entre
corchetes*.
O !ien,, para calcular el descuento de diversos o!"etos, podemos insertar la f(rmula
1otal+O RPrecioS-RPrecioSQRDescuentoSI3JJ
;lculo de f(rmulas en las consultas.- E2iste la posi!ilidad de reali'ar pre#untas
vinculadas a #rupos de datos. Esto puede reali'arse con las consultas con f(rmulas. Para
llevarlo a ca!o se de!e+
-;rear una consulta $ arrastrar los datos ue se deseen al 5BE
-Ele#ir el comando 1otales del men% <er.
En la cuadrcula 5BE aparecer la fila 9C(rmula9 con el valor predeterminado
9.#rupaci(n9. En la celda f(rmula, de!a"o de cada campo, de!e seleccionar el tipo de
f(rmula )por e"emplo, ;uenta, para calcular la cantidad de re#istros, &uma, -edia,
-2imo $ -nimo, etc., con el si#nificado conocido*.
12. )ipo de consultas
Captulo anterior: 3G - ;onsultas+ re#istros con valores, campos calculados
Captulo siguiente: 3M - Cormularios
;onsultas de comandos.- @na consulta de comandos aporta modificaciones a muchos
re#istros con una %nica operaci(n. E2isten cuatro tipos de consultas de comando+ de
Eliminaci(n, de .ctuali'aci(n, de .lineaci(n $ de ;reaci(n de 1a!las.
-;onsultas de eliminaci(n+ este tipo de consulta elimina un #rupo de re#istros de una o
ms ta!las. E2iste la posi!ilidad, por e"emplo, de utili'ar una consulta de eliminaci(n
para reempla'ar los productos ue se han de"ado de producir o para auellos so!re los
cuales no e2isten pedidos. ;on las consultas de eliminaci(n siempre se eliminan
re#istros internos $ no %nicamente determinados campos de su interior.
-;onsultas de actuali'aci(n+ este tipo aporta modificaciones #lo!ales a uno o ms
ta!las. E2iste la posi!ilidad, por e"emplo, de aumentar en un 3J por ciento el precio de
todos los productos lcteos o aumentar los salarios en un A por ciento a las personas
pertenecientes a una determinada cate#ora la!oral.
-;onsultas de alineaci(n+ estas consultas a#re#an un #rupo de re#istros de una o ms
ta!las al final de una o ms ta!las. &upon#amos, por e"emplo, ue se han conse#uido
nuevos clientes $ e2iste una !ase de datos ue contiene una ta!la de informaci(n so!re
estos. En ve' de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la ta!la
correspondiente de ;lientes.
-;onsultas de creaci(n de ta!las+ este tipo de consultas crea una nueva ta!la !asndose
en todos los datos o parte de estos e2istentes en una o ms ta!las.
-;onsultas de parmetros+ una consulta de parmetros es una consulta ue, cuando se
e"ecuta, muestra una ventana de dilo#o ue solicita informaciones, como por e"emplo
criterios para recuperar re#istros o un valor ue se desea insertar en un campo.
-;onsultas de !uscar duplicados+ encuentra los re#istros repetidos en una misma ta!la.
14. .ormularios
Captulo anterior: 3H - 1ipo de consultas
Captulo siguiente: 3K - Cormularios
Los formularios permiten or#ani'ar los datos de manera anlo#a a las fichas en los
documentos a rellenar, introducir los datos en la !ase de datos, verlos e imprimirlos.
;rear un formulario.- E2iste la posi!ilidad de crear un formulario utili'ando un asistente
o !ien automticamente mediante el .sistente para formularios. El .sistente para
formularios reali'a ms rpidamente el proceso de creaci(n de un formulario e"ecutando
automticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le
solicitan las informaciones $ se crea un formulario !asndose en las respuestas dadas.
1am!in es posi!le ir a <ista Dise:o para personali'ar el formulario.
;rear un formulario utili'ando el Cormulario de Entrada.- El formulario de Entada crea
un formulario ue visuali'a todos los campos $ los re#istros de la ta!la o consultas
seleccionadas. ;ada campo se muestra en una fila diferente con una etiueta a la
i'uierda. Para hacer esto es necesario+
-En la ventana de la !ase de datos, ele#ir la ficha 1a!las o ;onsultas.
-8acer clic/ en la ta!la o en la consulta so!re la cual deseamos ue se !ase el
formulario o !ien a!rir la ta!la o la consulta en cualuier vista.
-8acer clic/ so!re la flecha "unto al !ot(n =uevo o!"eto de la !arra de herramientas, $
despus hacer clic/ nuevamente so!re Cormulario de inicio.
;rear un formulario con un asistente.- Para ello de!eremos+
-En la venta de la !ase de datos, ele#ir la ficha Cormularios $ hacer clic/ so!re el !ot(n
nuevo.
-En la ventana de dilo#o =uevo Cormulario, esco#er el asistente ue se desee utili'ar.
. la i'uierda de la ventana de dilo#o aparecer una descripci(n del asistente.
-8acer clic/ en el nom!re de la ta!la o de la consulta ue inclu$e los datos so!re los
cuales desea ue se !ase el formulario.
-Pulsar .ceptar.
&i ha esco#ido la opci(n .sistente para Cormularios, .sistente para Lrficos o .sistente
para 1a!las Dinmicas, si#a las indicaciones ue aparecen en la ventana de dilo#o del
.sistente.
16. .ormularios
Captulo anterior: 3M - Cormularios
Captulo siguiente: 2J - -odificar un formulario
;rear un formulario sin el asistente.- Para ello de!eremos+
-En la ventana de la !ase de datos, ele#ir la ficha Cormularios $ hacer clic/ en el !ot(n
=uevo.
-En la ventana de dilo#o =uevo Cormulario, ele#ir <ista dise:o.
-Ele#ir <er Lista de campos $ hacer clic/ en el nom!re de la ta!la o de la consulta ue
inclu$e los datos so!re los cuales desea ue se !ase el formulario.
-8acer clic/ en el campo deseado $ arrastrarlo hasta el interior del formulario.
&i el formulario no de!e contener datos, por e"emplo, cuando se desee crear un
formulario para a!rir otros formularios u otros informes, o !ien se desea crear una
ventana de dilo#o personali'ada, no realice nin#una selecci(n en esta lista.
=ota+ si desea crear un formulario ue utilice los datos de ms ta!las, !ase el formulario
en una consulta ue conten#a las ta!las ue desea incluir. Cinalmente, pulse .ceptar.
La ventana del formulario se visuali'a en Dise:o, pero e2isten otras posi!ilidades para
visuali'arla+ <ista Dise:o, <ista Cormulario, <ista 8o"a de Datos $ <ista Preliminar.
<eamos+D
-<ista dise:o+ se utili'a para crear un nuevo formulario o para modificar las
caractersticas de uno $a e2istente.
-<ista Cormulario+ se utili'a para visuali'ar todos los campos de los re#istros $ hacerse
una idea de la forma del formulario.
-<ista 8o"a de Datos+ se utili'a para a#re#ar, modificar o ver los datos.
-<ista Preliminar+ se utili'a para controlar el aspecto ue tendr el formulario en la
p#ina impresa.
Eli#iendo <ista Dise:o aparece un rea de tra!a"o or#ani'ada con las herramientas
necesarias para la reali'aci(n de un dise:o. En ella aparecen etiuetas $ controles
vinculados a diversos campos, el cuadro de herramientas, la paleta de colores $ la lista
de campos )si el formulario no se ha reali'ado con el asistente, para poder crear los
controles de!e hacer clic/ so!re el nom!re del campo $ arrastrarlo hasta el formulario*.
!8. 5odiicar un ormulario
Captulo anterior: 3K - Cormularios
Captulo siguiente: 23 - Dise:ar un formulario
&eleccionar, despla'ar $ modificar los controles.- @na ve' creado el formulario con la
a$uda del asistente, puede presentrsele la necesidad de despla'ar o redimensionar
al#unos controles. Esto solamente puede hacerlo despus de ha!erlos seleccionado
haciendo clic/ encima de ellos. .l#unos controles )cuadros de te2to o cuadros de
control* disponen de una etiueta ad"unta ue se puede seleccionar con"untamente con
el control. &i selecciona un cuadro de te2to, a su alrededor aparecern los cuadrillos de
redimensi(n )movindose a su alrededor aparece una peue:a mano ne#ra para
arrastrarlos*, mientras ue la etiueta dispondr de un %nico cuadrillo para el arrastre.
&ucede lo contrario si selecciona la etiueta. &i reali'a el arrastre manteniendo pulsada
la tecla -a$%s., entonces se reali'ar tanto en hori'ontal como en vertical. Para
redimensionar un control respecto a otro se de!e+
-&eleccionar los controles de redimensionar.
-Ele#ir el tama:o del men% Cormato.
-Ele#ir entre opciones e2istentes )."ustar al ms alto, al ms corto, el ms estrecho $ el
ms ancho*
;opiar un control.- Para copiar un control es necesario+
-&eleccionar el control deseado
-Ele#ir Duplicar en el men% Edici(n
E2iste la posi!ilidad de usar %nicamente la tcnica del copiar-pe#ar.
Eliminar un control.- Para eliminar un control con la etiueta ad"unta, !asta con
seleccionar el control $ pulsar &upr. Para eliminar %nicamente la etiueta, !asta con
seleccionarla pulsar &upr.
.linear los controles.- E2iste la posi!ilidad de alinear los controles de la cuadrcula o
!ien uno al lado del otro. En el primer caso se de!e+
-&eleccionarlos utili'ando la herramienta &eleccionar o!"eto )flecha !lanca*
-Esco#er el comando .linear del men% Cormato $ despus la cuadrcula
En el se#undo caso se de!e+
-&eleccionar los controles ue se encuentran en la misma columna o en la misma fila.
-Ele"ir el comando .linear del men% Cormato $ despus ,'uierda o Derecha, o !ien
.rri!a o .!a"o.
Espaciado uniforme de los controles.- &i deseamos ue entre los controles e2ista el
mismo espacio de!emos+
-&eleccionarlos
-Ele#ir el comando Espacio hori'ontal o vertical del men% Cormato
-&eleccionar Espacios i#uales
!1. $ise1ar un ormulario
Captulo anterior: 2J - -odificar un formulario
Captulo siguiente: 22 - Dise:ar un formulario, ms opciones
E2iste la posi!ilidad de a!rir un formulario en !lanco $ a:adirle todos los controles ue
se deseen. Estos pueden distin#uirse entre+
-Dependientes+ su fuente es un campo de una ta!la o de una consulta. Puede contener
te2tos, fechas o n%meros.
-,ndependientes+ no disponen de una fuente de datos $ se utili'an para ver
informaciones, lneas, rectn#ulos o im#enes.
-;alculados+ su fuente de datos es una e2presi(n )por e"emplo, ORPrecio unitarioSQJ,HA*.
;rear controles de cuadros de te2to.- E2iste la posi!ilidad de crear un control vinculado
a un campo, seleccionando este %ltimo de la lista de campos $ arrastrndolo hasta el
formulario. .s se crea un cuadro predeterminado, con una etiueta ad"unta ue, por
defecto, utili'a el nom!re del campo como ttulo.
1am!in podemos crear un control utili'ando el ;uadro de herramientas $ escri!iendo
directamente el nom!re del campo en el control o !ien seleccionndolo en la ta!la de
propiedades del propio control )!a"o el nom!re Ori#en de ;ontrol*, ue se a!re
seleccionando el control $ haciendo clic/ en su interior con el !ot(n derecho $ eli#iendo
Propiedades0Datos. En el caso del nom!re de una etiueta podemos proceder del
mismo modo, escri!iendo directamente en su interior o !ien a!riendo la ta!la de
propiedades $ escri!indolo en la vo' Etiuetas.
!!. $ise1ar un ormulario, m,s opciones
Captulo anterior: 23 - Dise:ar un formulario
Captulo siguiente: 27 - Personali'ar formularios
;rear controles no asociados.- &e utili'a el cuadro de herramientas ue se a!re
automticamente cuando se muestra el formulario en la modalidad de dise:o. Para hacer
esto se de!e+
-8acer clic/ so!re la herramienta correspondiente al control ue se desea crear.
-8acer clic/ en el formulario en la posici(n en ue se desea situar el n#ulo superior
i'uierdo del control, despus se arrastra )haciendo clic/ $ soltando el !ot(n del rat(n*
$ se crea un control de tama:o de estndares.
&i se desean reali'ar diversos controles se de!e !louear la herramienta ue se est
utili'ando $ hacer do!le clic/ so!re sta. Para desactivar la funci(n, de!e hacer clic/
nuevamente so!re la herramienta.
;rear un cuadro de te2to calculado.- Para ello de!emos+
-8acer clic/ so!re la herramienta ;uadro de te2to despus de ha!er visto los campos de
la 1a!la en la cual deseamos operar.
-8acer clic/ en el formulario $ arrastrarlo hasta los tama:os deseados.
-1eclear el sm!olo de i#ual se#uido de una e2presi(n )por e"emplo, ORPrecio
@nitarioSQ3,3*
.#re#ar selecciones.- La funcionalidad de un formulario puede me"orarse a#re#ando
otras secciones a su cuerpo )en total son cinco*. <emos+
-Enca!e'ado de formulario+ muestra el ttulo del formulario, eventuales instrucciones
relativas a su uso o !otones de comandos ue a!ren las fichas vinculadas )aparece
impreso una sola ve' al principio de la p#ina*
-Enca!e'ado de p#ina+ en la parte superior de cada p#ina aparecen informaciones
tales como el ttulo.
-;uerpo+ muestra los informes.
-Pie de p#ina )p#ina*+ en la parte inferior de cada p#ina muestra informaci(n variada,
como la fecha $ el n%mero de p#ina.
-Pie de p#ina )formulario*+ muestra diversas informaciones como instrucciones
relativas al uso del formulario.
Para a:adir o despla'ar enca!e'ados $ pies de p#ina de!emos recurrir al comando
Enca!e'ado $ Pie de p#0P#ina $ enca!e'ado0Pie de p#. Cormulario, del men% <er.
Para modificar las dimensiones de una secci(n, en <ista dise:o es suficiente con situar
el puntero del rat(n en el !orde superior de la secci(n $ arrastrarlo hasta conse#uir las
medidas deseadas.
!%. &ersonali3ar ormularios
Captulo anterior: 22 - Dise:ar un formulario, ms opciones
Captulo siguiente: 2? - Los valores &I=o
Personali'ar un formulario.- Esta operaci(n nos permite me"orar el aspecto #rfico $
convertir en ms funcional el uso de una !ase de datos. &e pueden insertar listas de
opciones, !otones ue permitan la apertura de un formulario $ aplicarlos a las mismas
im#enes. .dems, se puede sustituir un cuadro de te2to por un cuadro de resumen o
por un con"unto de opciones ue permiten seleccionar un valor en ve' de teclearlo.
Cinalmente, se pueden usar rectn#ulos o lneas para resaltar informaciones claves o
para crear efectos especiales tales como el som!reado.
Disponer de un listado de opciones en un recuadro de resumen.- -uchas veces resulta
ms sencillo ele#ir un valor de una lista antes ue teclearlo. Para tal fin, .ccess dispone
de dos tipos de controles ue suministran listados de opciones arrastra!les, es decir, los
;uadros de resumen $ los ;uadros com!inados. El ;uadro de resumen est formado
por un listado de valores, siempre visi!le, en el cual se puede reali'ar una selecci(n. @n
cuadro com!inado es la com!inaci(n de un cuadro de te2to $ de uno de resumen en un
%nico control+ el listado aparecer %nicamente cuando se a!ra.
;rear con el asistente.- Para ello de!eremos+
-&i todava no ha sido activado, hacer clic/ so!re la herramienta .sistente para controles
en el cuadro de herramientas.
-8acer clic/ so!re la herramienta ;uadro com!inado o de resumen.
-8acer clic/ en el formulario en el punto donde se desee insertar el control.
-&e#uir las instrucciones de la ventana de dilo#o ue se a!ren sucesivamente $ despus
hacer clic/ en 1erminar.
!(. "os valores *:;o
Captulo anterior: 27 - Personali'ar formularios
Captulo siguiente: 2A - @so de los !otones de comando
<ista de los valores &I=o con cuadros de control, !otones de opciones $ alternar.- Para
esta!lecer los valores &I=o podemos utili'ar como controles los cuadros de control, los
!otones de opciones $ los !otones de alternar. La diferencia entre estos o!"etos consiste
%nicamente en su aspecto. <eamos+
-@n cuadro de control seleccionado est marcado por un si#no de inicio.
-@n !ot(n de opciones seleccionado inclu$e un punto.
-@n !ot(n de alternar seleccionado aparece pulsado.
Estos controles son particularmente %tiles cuando estn vinculados a campos &I=o+
cuando se selecciona o se desactiva un cuadro de control, un !ot(n de opciones o un
!ot(n de alternar vinculado a un campo &I=o, el valor aparecer en la cuadrcula o
consulta disponi!le. Por e"emplo, si en una cuadrcula para un producto se inserta el
campo disponi!le )con tipo de datos &I=o*, e2iste la posi!ilidad de crear un formulario
con un control reali'ado seleccionando la herramienta id(nea, haciendo clic/ so!re el
campo disponi!le $ arrastrndolo al formulario+ haciendo clic/ en el control <ista
formulario, el dato aparecer en la ta!la. Para hacer esto es necesario+
->eali'ar un nuevo formulario en <ista dise:o seleccionado la ta!la de ori#en de los
datos
-8acer clic/ so!re la herramienta Bot(n de alternar, determinar el tama:o deseado,
hacer clic/ en su interior $ escri!ir 9Disponi!le9.
-8acer clic/ en su interior con el !ot(n derecho $ ele#ir Propiedades0Datos08acer
clic/ so!re la flecha $ esco#er Disponi!le.
!/. <so de los botones de comando
Captulo anterior: 2? - Los valores &I=o
Captulo siguiente: 2G - @so de los !otones de comando+ som!reado
El !ot(n de comando se utili'a para acelerar una operaci(n )apertura de un formulario,
despla'amiento entre informes, etc.*, para lo cual se precisa escri!ir una macro o un
procedimiento de evento de .ccess Basic. Podemos utili'ar los !otones predefinidos
reali'a!les con el asistente o !ien los podemos dise:ar nosotros mismos.
;rear un !ot(n de comando con el asistente.- Para ello de!eremos+
-Ele#ir el !ot(n .sistente para controles si no se encuentra $a activado.
-8acer clic/ en el formulario en el punto en el ue se desea situar el n#ulo superior
i'uierdo del !ot(n $ arrastrar a los tama:os deseados.
-&e#uir las instrucciones de la ventana ue se a!rir inmediatamente )ele#ir entre
insertar un ttulo o una ima#en*.
;am!iando a <ista formulario se puede verificar si la posici(n del !ot(n es la deseada
o, si no, se puede modificar re#resando a <ista dise:o.
;rear un !ot(n sin el asistente.- Para ello de!eremos se#uir los si#uientes pasos+
-Desactivar la herramienta .sistente para controles
-8acer clic/ so!re la herramienta Bot(n de comando
-8acer clic/ en el punto de formulario en donde se desea situar el n#ulo superior
i'uierdo del control $ arrastrar.
-8acer clic/ en el interior del !ot(n $ teclear el nom!re ue deseamos asi#narle.
-8acer clic/ con la tecla derecha en el interior del !ot(n $ ele#ir Lenerar
evento0Lenerador de macros $ esco#er la columna .cciones de la funci(n ue de!e
desarrollar la macro.
E2iste la posi!ilidad de asi#nar un ttulo al !ot(n operando a travs de la ta!la de
propiedades )Propiedades0Cormato0,ma#en0seleccionar el Lenerador de im#enes*.
.:adir efectos especiales.- La funcionalidad de un formulario estri!a en la capacidad de
evidenciar las informaciones ms importantes $ en la simplificaci(n en la introducci(n
de datos. Para tal fin, al#unos retoues #rficos podran me"orar estos dos aspectos )de
todos modos, de!emos tener en cuenta ue si el formulario de!e imprimirse es
contraproducente el uso de colores $ efectos tridimenensionales*, as como tam!in
puede recurrirse al uso de elementos #rficos tales como rectn#ulos, efectos
tridimensionales, som!reados, etc.
!0. <so de los botones de comando: sombreado
Captulo anterior: 2A - @so de los !otones de comando
Captulo siguiente: 2H - @so de e2presiones
&om!reado.- Para crear un efecto de som!reado se de!e+
-Ele#ir la herramienta rectn#ulo $ dise:arlo.
-&o!reponerlo al control $ cam!iarle el tama:o de manera ue sea li#eramente ms
#rande.
-;olorearlo $ disponerlo en un se#undo plano.
-Desactivar el comando ;uadrcula del men% <er. &eleccionar el control $ situarlo en la
posici(n deseada.
&elecci(n de un #rupo de opciones.- @n #rupo de opciones se utili'a para presentar un
con"unto limitado de alternativas+ el de un formulario est constituido por una serie de
cuadros de control, !otones de opciones o !otones de alternar incluidos en un marco con
una etiueta vinculada. Para crearlo se puede recurrir al .sistente.
;rear con el asistente.- Para ello, de!eremos+
-8acer clic/ so!re la herramienta .sistente para controles.
-8acer clic/ en Lrupo de opciones en el cuadro de herramientas.
-8acer clic/ en el formulario en el punto en el cual se desea situar el n#ulo superior
i'uierdo.
-&e#uir las instrucciones de la ventana ue se a!re inmediatamente.
-.ctivar con la tecla derecha la ta!la de propiedades $ en la vo' Ori#en controles,
insertar el nom!re del campo.
;rear sin el asistente.- <amos a se#uir los si#uientes pasos+
-Deseleccionar la herramienta .sistente para controles
-8acer clic/ so!re la herramienta Lrupo de opciones
-;rear el #rupo haciendo clic/ so!re el formulario, o !ien, si se desea unirlo a un
campo, seleccionarlo $ arrastrarlo hasta ste.
-8acer clic/ so!re la herramienta !ot(n de alternar, cuadro de controles o !ot(n de
opciones.
-Despla'arse por el interior del #rupo $ hacer clic/ para insertar el control )repetir los
pasos ? $ A para todos los controles a insertar*
-.!rir la ta!la de propiedades $ escri!ir el nom!re del campo en ori#en de control.
-8acer clic/ so!re cada control e insertar el te2to deseado. Para tener los controles a la
misma distancia en vertical u hori'ontal, seleccionarlos sin la etiueta $ teclear Espacio
<ertical u 8ori'ontal del men% Cormato $ despus Espacio i#ual.
!2. <so de e=presiones
Captulo anterior: 2G - @so de los !otones de comando+ som!reado
Captulo siguiente: 2M - ,nsertar o!"etos diversos
Las e2presiones se usan para ver informaciones ue no pueden ser o!tenidas
diariamente de la !ase de datos. Por e"emplo, para calcular el precio descontado a un
producto se puede insertar un cuadro de te2to ue multiplica el campo Precio unitario
por un determinado valor )por e"emplo, J,HA para un descuento del 2A por ciento*.
Los caminos para introducir una e2presi(n.- E2isten dos vas posi!les para ello.
<eamos+
-@sar un cuadro de te2to donde se escri!e directamente la e2presi(n precedida por el
si#no de i#ual e inclu$endo el nom!re del campo entre corchetes.
-,ntroducir la e2presi(n en la ta!la de propiedades en la vo' Ori#en de controles.
-@sar de nuevo la ta!la de propiedades sirvindose en este caso del #enerador de
e2presiones )siempre de Ori#en de controles*
;om!inar valores de te2to.- &i desea ver al mismo tiempo los valores de dos o ms
campos e2iste la posi!ilidad de com!inarlos utili'ando una e2presi(n apta. Por e"emplo,
para com!inar Direcci(n, ;iudad $ ;apital, $a presentes en tres campos distintos, se
puede emplear la si#uiente e2presi(n+ ORDirecci(nS T 9,9 T R;iudadS T 99 R;apitalS )el
si#no T sirve para com!inar dos o ms controles*.
!4. >nsertar ob7etos diversos
Captulo anterior: 2H - @so de e2presiones
Captulo siguiente: 2K - ,nformes, macros, etc.
.:adir o!"etos procedentes de otras aplicaciones.- @n o!"eto es una unidad de
informaci(n creada a partir de una aplicaci(n para UindoNs ue soporta Ole. ;uando
un o!"eto se incorpora a un formulario, ste pasa a formar parte del archivo de la !ase
de datos )-d!*. &in em!ar#o, un o!"eto vinculado aparece memori'ado en el archivo en
ue ha sido creado $ el formulario %nicamente memori'a la posici(n del archivo o!"eto
$ visuali'a una representaci(n del o!"eto vinculado.
Para insertar una ima#en.- &e puede insertar el campo ,ma#en en una ta!la $ seleccionar
en <ista dise:o, en 91ipo de datos9 O!"eto Ole. Puede cam!iar a <ista 8o"a de datos si
hace clic/ so!re el campo de im#enes $ despus so!re el comando O!"eto del men%
,nsertar. En la ventana ue se a!re se esco#e ;rear =uevo $ a la aplicaci(n ue desea
usar para dise:ar )para re#resar a .ccess, hacer clic/ so!re .rchivo $ ele#ir el comando
>e#resar a la ta!la* o !ien ;rear archivo, !uscando el dise:o en el directorio donde est
#uardado.
El dise:o se puede ver lue#o en un formulario creado usando el campo ,ma#en
)arrastrando el formulario*. El tama:o de la ventana puede re#ularse en <ista dise:o
actuando so!re los cuadraditos adecuados. Para insertar la ima#en se puede usar un
marco o!"eto vinculado o no vinculado.
,nsertar #rficos.- E2iste la posi!ilidad de reali'ar un formulario con el .sistente para
#rficos. Para llevar esto a ca!o se de!e+
-Despus de hacer clic/ so!re el !ot(n =uevo, lue#o ele#ir el .sistente para Lrficos.
-&e#uir las instrucciones en las diversas ventanas ue se a!ren sucesivamente.
.dems, e2iste la posi!ilidad de reali'ar un #rfico de un formulario $a dise:ado
eli#iendo ,nsertar #rfico.
!6. >normes, macros, etc.
Captulo anterior: 2M - ,nsertar o!"etos diversos
Captulo siguiente: 7J - Dise:o de un informe
@n informe es un con"unto de informaciones or#ani'adas $ formateadas !asndose en
las e2i#encias del usuario $ consiste en e2traer $ presentar los datos !a"o el formato de
facturas, etiuetas, postales, listines telef(nicos... E2iste la posi!ilidad de dise:ar
informes ue presenten las informaciones del modo ue se desee #racias al uso de
diversos elementos #rficos, de te2to, de im#enes... Los informes son esenciales para
or#ani'ar e imprimir los datos en un estilo profesional.
;rear un informe.- .ntes de crear un informe es necesario esta!lecer la procedencia de
los datos+ si se encuentran en una ta!la, vincularemos el informe a la ta!laD sin em!ar#o,
si se encuentran en ms ta!las, lo vincularemos a una consulta.
;reaci(n de un informe con el asistente.- @sando el asistente se puede crear
rpidamente un modelo de informe $ lue#o introducir modificaciones eventuales. Para
hacer esto se de!e+
-8acer clic/ en ,nformes de la !ase de datos.
-Ele#ir el !ot(n =uevo $ en la ventana de dilo#o hacer clic/ so!re =uevo informe,
seleccionando la ta!la o consulta de ori#en para el informe.
-Ele#ir el !ot(n .sistente.
.hora, de!emos ele#ir el tipo de asistente deseado. =os encontramos con las si#uientes
opciones+
-.sistente para informes+ crea automticamente un informe !asado en los campos
seleccionados.
-.utoinforme+ columnas. ;rea automticamente un informe en columnas.
-.utoinforme+ ta!ular. ;rea automticamente un informe ta!ular.
-.utoinforme para #rficos+ crea un informe con un #rfico.
-.sistente para etiuetas+ crea un informa con formato para imprimir etiuetas.
&eleccionar entre las opciones ue se presentan en las diversas ventanas ue se a!ren
sucesivamente.
;rear sin el asistente.- Para ello de!eremos+
-Ele#ir los ,nformes de la ventana Base de datos.
-8acer clic/ en el !ot(n =uevo+ se a!rir una ventana de dilo#o =uevo informe en la
cual seleccionaremos la ta!laIconsulta de ori#en de los datos.
-Ele#ir el !ot(n informe en !lanco+ se a!rir el informe en <ista dise:o.
%8. $ise1o de un inorme
Captulo anterior: 2K - ,nformes, macros, etc.
Captulo siguiente: 73 - @so de e2presiones en los informes
Dise:o de un informe.- Puede suceder, despus de ha!er creado un informe con el
asistente, ue sur"a la necesidad de modificarlo insertando los controles necesarios. Para
crear cuadros de te2to vinculados o calculados se hace del mismo modo ue en el caso
de los formularios, as como tam!in para el uso de las herramientas. Los controles
etiueta se usan en la ma$ora de los informes creados $ pueden utili'arse para los
ttulos $ dems.
Personali'ar los formatos de vista de datos.- -odifica los cuadros de te2to+ los cuadros
de te2to son los controles utili'ados con ma$or frecuencia en los informes, $a ue
permiten visuali'ar diversos tipos de datos, como nom!res, direcciones, n%meros de
telfono... <inculando las propiedades se puede modificar el tama:o o el aspecto de los
cuadros los datos ue conten#an. <inculando las propiedades 9.umentar9 $ 9>educir9 a
9&9, se pueden re#ular verticalmente las dimensiones del campo )so!re todo para los
campos -emo, ue pueden ser mu$ lar#os*.
E2iste la posi!ilidad de utili'ar cuadros de control, !otones de opciones $ controles
aut(nomos para visuali'ar los valores &I=o. .s, si tenemos un cuado con el campo
;oste, podemos crear un campo de control, hacer clic/ con la tecla derecha en el
sm!olo de control $ en ;rear control insertar la inscripci(n OR;osteS03A.JJJ. De este
modo en el informe aparecern con el si#no carcter superior %nicamente los o!"etos
superiores a esta cifra. &i se crea un cuadro de te2to, cuando se pasa a vista preliminar,
se a!re una venta donde se solicita escri!ir los datos ue desea ue apare'can en el
informe.
Orden de los datos.- ;uando se imprime un informe se intenta or#ani'ar del modo ms
funcional, ordenndolo, por e"emplo, por orden alfa!tico. El tipo de orden se encuentra
en la ventana Ordenar $ a#rupar. Para ello se de!e+
-.!rir el informe en <ista dise:o.
-Ele#ir ordenar $ a#rupar en del men% <er.
-@tili'ar la parte superior de la ventana para esco#er el campo so!re la !ase del cual
ordenar $ el tipo de orden )ascendente, descendente, etc.*.
%1. <so de e=presiones en los inormes
Captulo anterior: 7J - Dise:o de un informe
Captulo siguiente: 72 - Ciltrar los datos
-ane"o de e2presiones.- Las e2presiones permiten reali'ar clculos matemticos $
administrar valores de te2to, por e"emplo, com!inando dos o ms campos para formar
un %nico valor. Para llevar a ca!o esta operaci(n, como en el caso de las fichas, se
de!er+
-8acer clic/ en la herramienta cuadro de te2to.
-8acer clic/ en el interior del informe
-8acer clic/ dentro del cuadro $ escri!ir la e2presi(n adecuada )por e"emplo,
ORPrecioSQ3,3 para o!tener un precio al 3J por ciento*
La e2presi(n tam!in se puede introducir en la ta!la de propiedades en ;rear control
directamente o !ien activando el Lenerador de e2presiones. Para insertar un n%mero de
p#ina es suficiente con insertar un cuadro de te2to con la e2presi(n OP#ina en el
enca!e'ado o en el pie de p#ina.
%!. .iltrar los datos
Captulo anterior: 73 - @so de e2presiones en los informes
Captulo siguiente: 77 - -acro
,r al #rano.- &e recurre a la operaci(n de filtraci(n cuando se desean eliminar muchos
informes, de tal modo ue apare'can s(lo auellos ue nos interesan. Para aplicar un
filtro podemos recurrir a dos mtodos+
Ciltro por selecci(n+ es el mtodo ms sencillo para reali'ar filtraciones, pero antes de
usarlo se de!e locali'ar en la ta!la un e"emplo del valor ue de!e encontrarse en los
informes filtrados. Para ello+
-Ele#ir el campo ue conten#a un e"emplo del valor ue de!e encontrarse en todos los
informes filtrados.
-&eleccionar eventualmente s(lo una parte de la vo' del campo )por e"emplo, en el
campo .pellidos, seleccionar la letra B si deseamos todos los informes ue empie'an
por esa letra*
-8acer clic/ en el !ot(n filtro para selecci(n.
Ciltro para formulario+ es un mtodo ms potente respecto del anterior en cuanto ue
permite la inserci(n de e2presiones l(#icas para locali'ar informes. <emos+
-.!rir el formulario en <ista ho"a de datos $ hacer clic/ so!re el !ot(n de Ciltro
formulario
-.parece un formulario en !lanco con una %nica fila de informes. 8acer clic/ en el
campo en el cual deseamos vincular un criterio )tam!in se puede usar menor de...
ma$or de...*
%%. 5acro
Captulo anterior: 72 - Ciltrar los datos
Captulo siguiente: 7? - @so de las condiciones en las macros
@so de las macro.- @na macro e"ecuta automticamente una o ms operaciones
repetidas, cada una de las cuales reci!e el nom!re de acciones. .ccess viene provisto de
una lista de acciones utili'a!les para la creaci(n de una macro. Las macros sirven para+
-.!rir al mismo tiempo dos fichas $ o!servar los datos ue ha$ vinculados entre am!as
-Buscar los informes
-.utomati'ar las transferencias de datos
;rear un macro.- Para ello de!emos+
-En la ventana Base de datos, hacer clic so!re el !ot(n correspondiente
-8acer clic en el !ot(n =uevo+ se a!re una ventana -acro cu$a parte superior se usa
para la inserci(n de las acciones )tam!in se pueden introducir comentarios*. Los
ar#umentos de una acci(n se encuentran en la parte inferior de la ventana.
Para a#re#ar una acci(n se pueden utili'ar dos mtodos+ &eleccionar la acci(n deseada
de la lista de acciones ue aparece haciendo clic en la columna .cciones $ despus
so!re la flecha hacia la derecha. En la parte inferior, .r#umentos de acci(n, indicaremos
en la vo' =om!re del formulario, el nom!re del formulario ue deseamos a!rir con la
macro. .rrastrando un o!"eto, como por e"emplo un formulario, de la ventana de la Base
de datos hasta la ventana macro de la columna .cci(n.
Esta!lecer ar#umentos.- La ma$ora de las acciones disponen de ar#umentos ue
aportan informaciones posteriores so!re la modalidad de e"ecuci(n, especificando los
o!"etos o datos a utili'ar. Por e"emplo, la acci(n .!rir ta!la dispone del ar#umento
9=om!re de la ta!la9 ue indica la ta!la ue de!e ser a!ierta )en caso ue se arrastre la
ta!la, el ar#umento se a#re#a automticamente*.
>eali'aci(n de una copia de se#uridad.- &e puede utili'ar el comando Luardar como del
men% .rchivo, pero si se sale sin #uardar los cam!ios, le pre#untar si desea e"ecutar
esta acci(n antes de salir.
E"ecutar un macro.- E2iste la posi!ilidad de e"ecutar una macro de la ventana macro
haciendo clic so!re el icono E"ecutar, o !ien en la ventana Base de datos, haciendo clic
so!re el !ot(n E"ecutar.
%(. <so de las condiciones en las macros
Captulo anterior: 77 - -acro
Captulo siguiente: 7A - @so de macros con los formularios
En ciertos casos e2iste la posi!ilidad de e"ecutar una acci(n de una macro %nicamente
en los casos en ue se verifica cierta condici(n, es decir, una e2presi(n ue sea
verificada o no $ ue diri#ir la macro hasta cierta direcci(n. Estas condiciones se
encuentran en la columna 9;ondici(n9 de la ventana macro.
Para a#re#ar una condici(n de!emos+
-8acer clic, en la ventana macro, en el !ot(n condiciones
-En la columna 9;ondici(n9 ue aparece, introducir una e2presi(n condicional
-En la columna 9.cci(n9, introducir la acci(n a e"ecutar en el caso en ue el valor de las
condiciones sea verdadero.
B%sueda de pro!lemas en la e"ecuci(n de las macros.- E2iste la posi!ilidad de utili'ar
dos caractersticas ue facilitan la individuali'aci(n de los pro!lemas relativos a las
macros. <emos su e"ecuci(n paso a paso+
-.!rir la macro en vista dise:o
-Ele#ir el icono paso a paso de la !arra de herramientas
-E"ecutar la macro se#%n un %nico procedimiento
-Ele#ir el !ot(n paso a paso para e"ecutar la operaci(n visuali'ada en la ventana de
dilo#o.
&i la acci(n depende de una condici(n ue tiene un valor falso, en este caso no se
e"ecutar.
<entana de dilo#o .cci(n no e"ecutada+
;uando aparece el mensa"e de error de una macro, esco#iendo .ceptar ver la ventana
de dilo#o .cci(n no e"ecutada )la misma de la macro paso a paso* con el %nico !ot(n
disponi!le, el de Detener.
%/. <so de macros con los ormularios
Captulo anterior: 7? - @so de las condiciones en las macros
Captulo siguiente: 7G - ,mprimir un informe a partir de una macro
;uando se utili'a un formulario, ciertas operaciones e"ecutadas en el mismo )cam!io de
un informe a otro, do!le clic so!re el control...* son reconocidas por .ccess como
eventos. . cada evento le corresponde una propiedad evento. E2iste la posi!ilidad de
usar el #enerador de macros para crear una macro $ esta!lecer las propiedades de
eventos automticamente.
Bot(n de los comandos para a!rir un formulario.- E2isten dos procedimientos, vemos.
Primer procedimiento+
-En vista dise:o de un formulario, hacer clic en la herramienta Bot(n de comando,
despus de ha!er seleccionado el asistente, $ lue#o en el formulario en el punto en
donde se desea insertar el mismo !ot(n.
-8acer clic en el !ot(n con la tecla derecha $ en la ta!la de propiedades esco#er el
cuadro al cual se desea vincular la acci(n )por e"emplo En clic*
-.!rir el #enerador de macros haciendo clic a la derecha del cuadro
-En la ventana Luardar como ue aparece, teclear el nom!re de la macro $ ele#ir
.ceptar
-,ntroducir las acciones ue la macro de!er e"ecutar $ despus ele#ir ;errar del men%
.rchivo
&e#undo procedimiento+
-ientras se utili'a un formulario, e2iste la posi!ilidad de hacer clic en el !ot(n de
comando para a!rir otro formulario. Para hacerlo, se usa la acci(n 9.!rirCormulario9,
ue dispone de ar#umentos ue se pueden utili'ar para especificar el formulario a a!rir,
el con"unto de informes ue se uieren ver $ otros aspectos de la ventana del formulario.
Para llevar a ca!o est acci(n, se de!e+
-En la ventana macro, crear una nueva macro
-.rrastrar el formulario ue se desea a!rir de la ventana Base de datos hasta la fila
9.cci(n9 de la ventana macro
-Luardar la macro
%0. >mprimir un inorme a partir de una macro
Captulo anterior: 7A - @so de macros con los formularios
Captulo siguiente: 7H - &elecci(n de los informes a imprimir
;reando una macro ue imprima un informe ser posi!le e"ecutar esta opci(n haciendo
clic so!re el !ot(n de un formulario. Para imprimir un informe e2iste la posi!ilidad de
utili'ar la acci(n 9.!rir informe9 o 9,mprimir9.
-.!rir informe+ cuando se uiere limitar la cantidad de informes a imprimir, dispone de
ar#umentos ue se pueden utili'ar para especificar el informe a a!rir, la vista en ue
desea a!rirlo
-,mprimir+ para esta!lecer las operaciones de impresi(n. ;onsiste en especificar el
intervalo de p#inas, el n%mero de copias $ la calidad de la impresi(n deseados.
@sar un !ot(n de comando para imprimir un informe.- Para imprimir un informe es
necesario escri!ir unas macro ue use la acci(n 9.!rir informe9 o 9,mprimir9 $ despus
especificar la macro como predefinida de la propiedad 9En clic9 del !ot(n de comando.
La acci(n 9.!ririnforme9 dispone de la condici(n 9Uhere9 ue se usa para seleccionar
los informes a imprimir. <emos paso a paso+
-8acer clic en el !ot(n nuevo en la ventana Base de datos para crear una macro
-.rrastrar el informe a imprimir de la ventana de la !ase de datos a una fila 9.cci(n9 de
la ventana macro. La acci(n 9.!ririnforme9 se a:adir a la macro $ el correspondiente
ar#umento 9<ista9 se esta!lecer a 9<ista preliminar9. &i se desea imprimir ense#uida
e2iste la posi!ilidad de modificar este predefinido en 9,mprimir9.
%2. *elecci'n de los inormes a imprimir
Captulo anterior: 7G - ,mprimir un informe a partir de una macro
En papel.- .l#unas !ases de datos pueden contener centenares de informes, por lo cual
e2iste la posi!ilidad de simplificar la elecci(n seleccionando los ue se imprimen ms a
menudo de una ventana de dilo#o personali'ada )del tipo pop-up condicionado o
propiedad emer#ente condicionada*.
El usuario puede seleccionar un informe de la ventana de dilo#o $ hacer clic so!re un
!ot(n de comando para imprimirlo.
La ventana de dilo#o podr disponer de+
-@n #rupo de opciones, un cuadro de resumen o un cuadro com!inado donde se
encuentra la lista de los informes.
-@na serie de !otones de comando, cada uno de los cuales lleva por ttulo el nom!re de
un informe.