EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Administración por Proyectos/Planes de Mejora

Con este concepto nos referimos al proceso que debemos seguir para lograr la
implantación de un cambio deseado optimizando la utilización de los recursos y
evitando sorpresas desagradables durante su ejecución. Los pasos a seguir se
muestran en el siguiente esquema:

PASOS PARA EJECUTAR UN PROYECTO DE MEJORA

A) DEFINICION DEL 1. Definir el nombre, los objetivos

PROYECTO específicos, su alcance, los
(Carátula) indicadores, las metas y las
estrategias.

B) ORGANIZACIÓN 2. Nombrar al líder de proyecto

DEL PROYECTO 3. Selección adecuada de los
(DET) miembros del equipo

4. Definir acciones para

solucionar las causas de los
C) DIAGRAMA DE problemas
GANTT 5. Descomponer cada acción en
actividades de trabajo
específicas
6. Determinar para actividad el
tiempo, el responsable y los
recursos necesarios

D) IMPLEMENTACIÓN, 7. Coordinar y ejecutar las

SEGUIMIENTO DE acciones
AVANCES Y 8. Dar seguimiento constante
EVALUACIÓN DE 9. Evaluar los resultados
RESULTADOS obtenidos
10. Documentar

En Las siguientes páginas se detallaran los aspectos que integran cada una de
las fases que la administración de proyectos nos plantea

1
A. Definición del proyecto

1. ¿Cuál es el nombre del proyecto?

Aquí se bautiza al proyecto con el nombre que le permitirá a la comunidad

escolar identificarlo, se recomiendan utilizar cinco o menos palabras y de ser
posible hacer un juego de palabras fácil de memorizar para que todos se refieran
a él de esta forma.

2. ¿Qué son los objetivos del proyecto?

Los objetivos son enunciados de lo que se desea lograr en el futuro, que

incluyen el propósito del proyecto y deben responder a la pregunta: ¿Qué se
desea obtener con la realización de este proyecto?

3. ¿Cuál es el alcance del proyecto?

El alcance nos presenta una descripción clara y completa de los limites en los
que se desarrollará el proyecto y responde a las preguntas:
¿Cuál es el área de competencia del proyecto?
¿Qué no es área de competencia del proyecto?
En esta parte debe definirse cuál es el contenidos del proyecto y, si es necesario
dejar por escrito lo que no esta dentro de éste. Algunas veces durante la
ejecución tendrá que modificarse el alcance haciendo los cambios requeridos en
la programación.

4. ¿Cuáles son los indicadores del proyecto?

Los indicadores del proyecto son las variables medibles que definimos de
manera específica para poder dar seguimiento y controlar el avance y los
resultados del proyecto, ya que estos nos dirán si se están cumpliendo las metas
parciales que nos llevaran a la meta final y al logro de los objetivos

5. ¿Qué son las metas del proyecto?

Las metas especifican numéricamente cuánto deseamos obtener como

resultado final de este proyecto y para cuando, en que fecha, en función de los
indicadores que se han definido

Tanto los objetivos como las metas deben ser

• Factibles, que se puedan llevar a cabo
• Aceptados por los responsables de su logro
• Motivadores
• Comprensibles, claros y concretos
• Congruentes entre sí

6. ¿Qué son las estrategias?

2
Las estrategias definen la forma en que se logrará el propósito y responden a la
pregunta: ¿Cómo se logran los objetivos del proyecto?. Para definir las
estrategias es necesario aplicar metodologías de análisis y solución de
problemas como son la lluvia de ideas, el diagrama causa-efecto y el diagrama
de árbol entre otras.

B. Organización del proyecto

1. ¿Quién es el líder del proyecto?

Es la persona, solo una, encargada de coordinar las actividades del proyecto y
de reportar los avances del mismo al Consejo de Calidad

2. ¿Quiénes son los miembros del equipo de mejora

Aquellas integrantes del personal de la escuela que están interesadas en

participar en la solución del problema que dio origen al Proyecto de Mejora.
La participación puede estar definida porque poseen los conocimientos
necesarios para el desarrollo del proyecto o simplemente porque les interesa
participar en él.

3. ¿Qué es el DET (Desglose Estructurado de Trabajo)?

Es la representación del alcance del proyecto en forma de paquetes de trabajo.

La contribución principal de su uso en un Proyecto de Mejora es el de distribuir
la carga de trabajo cuando el proyecto es demasiado grande. El DET debe
contener lo siguiente:
• El líder del proyecto es quien nombra a los responsables de cada
paquete
• Los paquetes de trabajo, son las áreas en que se desarrollará el
proyecto
• Las actividades a realizar para lograr los objetivos y metas del
proyecto
• El responsable por actividad, sólo uno para cada actividad

C. Diagrama de Gantt

1. ¿Qué son las acciones?

Son el conjunto ordenado de pasos para lograr un fin y se orientan a combatir

las causas de los principales problemas detectados a través del diagnostico
estratégico. Las acciones definen la forma en que se logrará el propósito.

2. ¿Cómo se definen las acciones?

3
Para establecerlas es necesario trazar un plan general de acción, de la
participación de cada uno de los integrantes, es decir lo que va a hacer el equipo
en su conjunto para alcanzar los objetivos que se ha planteado.

3. ¿Qué es el Diagrama de Gantt?

Es una útil herramienta grafica que se utiliza tanto para la programación del
proyecto como para darle seguimiento y evaluar el avance del mismo. Una
grafica de Gantt debe de incluir:
• Las actividades que se deben desarrollar
• Los responsables de cada actividad
• El tiempo programado para cada actividad
• El tiempo real que toma cada actividad
• El registro del avance tanto programado como real de cada
actividad
• El avance total del proyecto

D. Implementación, seguimiento de avances, evaluación de resultados y

documentación.

1. ¿Qué debe tener en cuenta durante su ejecución?

Lo trascendental de un Proyecto de mejora no es cuanto tiempo dediquemos a

definirlo, sino que tanto actuamos en él, conforme a lo que se planeó para
alcanzar el objetivo. Es así que durante la ejecución se deberá cuidar que cada
uno de los integrantes del equipo de trabajo implemente las actividades que se
comprometió a realizar, conforme a los acuerdos que el mismo equipo
estableció.

2. ¿Qué es el seguimiento de avances?

El seguimiento consiste en verificar la ejecución del proyecto a través del registro

detallado de lo que sucede con cada una de sus actividades, así como el
cumplimiento de los acuerdos y compromisos establecidos entre los integrantes
del equipo de trabajo, ya que así podemos asegurarnos que los contratiempos
que se lleguen a presentar durante la ejecución del proyecto podrán ser
superados exitosamente para alcanzar los objetivos en el tiempo estipulado. Por
esta razón deberemos dar seguimiento:
• Al avance real en relación al avance programado
• A la evolución de los indicadores

3. ¿Cuándo se debe iniciar el seguimiento de un proyecto?

4
Dado que el seguimiento es esencial para ayudarnos a concluir un proyecto de
manera exitosa, el Consejo de Calidad y el líder del equipo deberán desde el
inicio definir el plan de seguimiento, en el que se contemplan:
• Los mecanismos que seguirán
• Los instrumentos que se emplearán
• La periodicidad con que deberá realizarse
• Quienes serán los responsables de realizarlo.

Como ya se mencionó anteriormente la Gráfica de Gantt es una valiosa

herramienta en el trabajo por proyectos, pero gran parte de su utilidad radica en
ser un instrumento sencillo para registrar el avance de las actividades. Otra
herramienta indispensable son los gráficos para registrar los cambios en los
indicadores. También son útiles los informes escritos y las juntas de trabajo.

4. ¿Quién es el responsable del seguimiento de un Proyecto de mejora?

Esta tarea es responsabilidad de todos los integrantes del equipo de manera

conjunta con el Consejo de Calidad, quienes por medio de juntas de trabajo (ver
anexo manejo de juntas), informes escritos y el uso del Diagrama de Gantt
podrán irte verificando el estado que guarda cada una de las actividades del
proyecto.

5. ¿Qué diferencia hay entre el seguimiento y la evaluación del proyecto?

Para establecer la diferencia entre ambos partiremos de las siguientes

definiciones de evaluación: “ Es un proceso que consiste en obtener información
sistemática y objetiva acerca de un fenomenito y en interpretar dicha información
a fin de seleccionar entre distintas alternativas de decisión”. 1“Por evaluación
entendemos…la acción de juzgar, de inferir juicios a partir de cierta información
desprendida directa o indirectamente de la realidad evaluada, o bien atribuir o
negar calidades y cualidades al objeto evaluado o, finalmente establecer reales
valoraciones en relación con lo enjuiciado”.2 A partir de estos conceptos vemos
que hay dos elementos relevantes:
• La obtención de información objetiva
• La interpretación

El primero de estos elementos, la obtención sistemática de datos objetivos del

proyecto, corresponde al seguimiento. En el Proyecto de mejora los indicadores
que se establecen en la fase de la planeación es uno de los elementos a medir,
otros elementos serían si cada actividad se va cumpliendo en la fecha
establecida previamente. Ambos aspectos se realizan en la fase de seguimiento.

El segundo elemento, indispensable para que se de la evaluación es la

interpretación o juicio de valor de los datos que se obtienen a través de la
medición. Esta interpretación se convierte en la guía para la toma de decisiones
futuras en cuanto al proyecto que estamos evaluando. Es importante destacar
1
Irene González Livas, Análisis e interpretación de resultados de la evaluación educativa pp 14
2
Fernando Carreño H., Enfoques y principios teóricos de la evaluación pp19

5
que mientras mas significado tenga cada una de las unidades de medición
establecidas en los Proyectos de mejora (indicadores, costo, tiempo, etc.) menor
será la interpretación que se tenga que hacer de los resultados finales, por lo
que gran parte del peso de una evaluación recae sobre la medición y el tiempo
invertido en la definición del proyecto aquí recobra gran importancia.

Es conveniente señalar que medición y evaluación no son sinónimos, ya que

uno de los conceptos implica al otro, la evaluación excede a la medición, aún
cuando parte de ella para la selección de las alternativas. El elemento distintivo
entre estos dos conceptos es precisamente la interpretación de la información
que ha sido recabada.

MEDICIÓN EVALUACIÓN

6. ¿Que se debe hacer si durante el seguimiento del proyecto observamos

que existe atraso en el cumplimiento de las actividades programadas?

Aquí es uno de los puntos donde la interpretación de la información nos va a

llevar a tomar decisiones, ya que el no concluir alguna de las actividades en la
fecha establecida puede ser una limitante para el inicio de otras, lo que llevaría
al equipo a no concluir el proyecto en la fecha establecida. En este caso se
deberán emprender acciones correctivas, como:

• Reprogramar el resto de las actividades para cumplir con la fecha final

• Redistribuir las actividades para que puedan ser realizadas en el tiempo
programado para el proyecto

Aquí es importante destacar que en base a la evaluación podremos hacer los

ajustes necesarios para lograr el cumplimiento de las metas parciales, pero que
nunca deberemos modificar la meta final del proyecto, ni la fecha de conclusión
del mismo

7. ¿Qué se debe hacer si la medición de los indicadores nos muestra que

estos no se modifican o si la modificación es muy lenta?

Lo primero sería verificar el logro de cada una de las actividades y asegurar el

cumplimiento de las metas parciales, ya que si estas no se cumplen esa podría
ser la causa. Pero si a pesar de esto los indicadores nos muestran el avance
6
esperado deberemos cambiar la estrategia elegida ya que la que pusimos en
práctica no fue la adecuada.

La medición periódica y sistemática de los indicadores del Proyecto de mejora

durante la ejecución, nos permitirá confirmar si las acciones que estamos
emprendiendo son las correctas para alcanzar la meta.

8. ¿Se debe hacer una evaluación final del proyecto?

Sí, al finalizar la ejecución del proyecto deberemos evaluar los siguientes

aspectos:
• Si satisface las necesidades de nuestros usuarios y clientes
• Si se cumplió con el programa establecido
• Si cumplió con la meta final
• Si cumplió con el costo estimado o menos

Si el equipo de trabajo cumple satisfactoriamente con estos cuatro aspectos el

Consejo de Calidad deberá reconocer el éxito que han alcanzado

9. ¿Por qué fracasan los proyectos?

Las tres principales razones por las que fracasa un proyecto son:
• No se planeo adecuadamente
• No se tuvo un control adecuado durante la ejecución
• Uso de materiales, de recursos y de herramientas obsoletas y/o
inefectivas
• No hubo registro de datos que facilitaran una evaluación correcta y
oportuna
Estas situaciones se pueden reducir notablemente al seguir la metodología
propuesta en la administración de proyectos, como lo hemos visto en las
páginas anteriores, pero es de suma importancia documentar cada uno de los
pasos que se han seguido desde el inicio. Para facilitar el registro de la
información relevante de cada proyecto utilizaremos la carpeta de
aseguramiento, en la que conservaremos, entre otros, los siguientes
documentos de cada Proyecto de Mejora:
• Carátula del Proyecto
• DET
• Diagrama de Gantt
• Grafico para medir el avance de los indicadores del proyecto (grafica de
tendencia)
• Minutas de las juntas del equipo
• Minutas de las juntas del equipo con el Consejo de Calidad